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Unternehmen geraten mitunter in wirtschaftliche Schwierigkeiten, wenn ihre Kunden die Rechnungen nicht bezahlen. Diese haben allerdings auch eine Verjährungsfrist.
In der Regel sind Firmen bestrebt, für erbrachte Leistungen zeitnah eine Rechnung zu stellen. Der Kunde muss diese innerhalb der geltenden Zahlungsfrist begleichen. Zahlt er nicht pünktlich, erhält er eine Mahnung mit einer erneuten Frist. Forderungen gelten jedoch nicht unbegrenzt.
Was bedeutet die Verjährung?
Verjährt eine Rechnung, haben Sie keinen Anspruch mehr auf eine Zahlung. Die Verjährung ist in den § 194 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) geregelt und beträgt drei Jahre. Haben Sie eine Rechnung gestellt und der Kunde zahlt nicht, haben Sie die Möglichkeit, ihn mit einer oder mehreren Mahnungen zur Zahlung aufzufordern.
Es spielt keine Rolle, ob Sie den Kunden mahnen oder nicht. Auch ohne Mahnung verjährt eine Rechnung nach drei Jahren. Es besteht dann nicht mehr die Pflicht, sie zu bezahlen. Sie erhalten das Geld für die erbrachte Leistung nicht.
Berechnung der Verjährungsfrist
Bei der Verjährung ist es irrelevant, ob es sich um eine Rechnung im B2B-Bereich unter Geschäftsleuten oder eine Rechnung an eine Privatperson handelt. Auch die Art der Leistung oder Ware ist nicht von Bedeutung. Haben Sie die Rechnung gestellt, beginnt die Verjährungsfrist ab dem Ende des Jahres der Rechnungsstellung.
Beispiel:
Für eine Rechnung, die Sie 2022 gestellt haben, begann die Verjährungsfrist am 31. Dezember 2022. Diese verjährt also am 31. Dezember 2025. Der Kunde muss ab dem 1. Januar 2026 nicht mehr zahlen.
Rechnungen nachträglich stellen
§ 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) regelt, dass Unternehmen innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung stellen müssen. Dadurch wird die Leistung korrekt abgerechnet und sichergestellt, dass die Umsatzsteuer gezahlt wird.
Die Forderung ist nach sechs Monaten nicht verjährt. Es ist möglich, eine Rechnung später noch rückwirkend zu stellen. Der Kunde kann sich auf die Verjährung berufen, wenn er drei Jahre, nachdem die Leistung erbracht wurde, noch keine Rechnung erhalten hat.
Verlängerung der Verjährungsfrist
Um Ihr Geld zu erhalten, haben Sie die Möglichkeit, die Verjährungsfrist von Rechnungen zu verlängern. Wenn Sie dem Kunden mehrmals Mahnungen gesendet haben und er nicht darauf reagiert hat, verlängern Sie die Verjährungsfrist mit einem gerichtlichen Mahnverfahren. Auf der sicheren Seite sind Sie, wenn Ihr Steuerberater dieses Verfahren einleitet. Die Frist verlängert sich dadurch auf 30 Jahre.
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Von Christine Holthoff
Von Leon Bensch