Qu'est-ce que le lettrage en comptabilité ?
Lettrer un compte : définition
C'est une opération qui consiste à associer les écritures comptables d'un journal à celles d'un autre journal, de façon à établir une correspondance entre les comptes. On affecte aux écritures en question un code (souvent représenté par une lettre ou combinaison de lettres) qui permet de les identifier et d'établir la correspondance entre eux.
Un moyen d'identification des factures impayées
Le lettrage comptable n'est pas une opération obligatoire en comptabilité. Cependant, c'est l'un des seuls moyens d'identification des factures impayées.
On peut également les identifier grâce au rapprochement comptable, méthode qui consiste à associer les écritures passées en comptabilité de celles passées en banque.
Quel est l'intérêt du lettrage comptable ?
Faire un lien entre une facture et un règlement
Son objectif réside dans l'établissement d'un lien entre les écritures comptables relatives à une même transaction. Ce lien est établi entre une facture et son règlement, qu'il s'agisse d'une facture fournisseur ou d'une facture client.
Le lettrage comptable joue un rôle crucial dans la détection des impayés en vue de leur relance, car il associe les factures réglées à leur règlement, tandis que les factures non réglées restent non lettrées.
Rapprocher les opérations de débit et de crédit
En outre, il favorise le rapprochement entre les opérations de débit et de crédit, assurant ainsi leur équilibre.
Quels sont les avantages du lettrage ?
Les avantages du lettrage se résument ainsi :
- simplifier de la recherche des opérations
- assurer la cohérence des informations comptables,
- faciliter la préparation des états financiers,
- repérer les possibles erreurs ou anomalies dans la comptabilité (erreur d'affectation, double règlement …).
Comment fonctionne le lettrage en comptabilité ?
Le lettrage peut s'effectuer de deux façons, manuelle ou automatique.
Affecter un code unique à chaque écriture de facture
Le responsable comptable va affecter à chaque écriture de facture la même lettre (un code unique) que celle attribuée à/au(x) écriture(s) de règlement de la facture.
Utiliser un logiciel de comptabilité
En cas de volume important d'opérations et de créances au montant différent, la fonction du logiciel permettra un rapprochement automatique des opérations. Économisant ainsi un travail fastidieux et chronophage.
Bon à savoir : seuls les comptes de tiers (de la classe 4) peuvent être lettrés. C'est généralement le cas des comptes clients (compte 41) et des comptes fournisseurs (compte 40).
Exemple de lettrage de compte
Imaginons une entreprise qui a reçu une facture d'un fournisseur d'un montant de 10 000 euros. Sa trésorerie connaissant quelques difficultés passagères, elle n'en a effectué qu'un paiement partiel, par le règlement d'un acompte de 7 000 euros.
Son comptable procédera de la façon suivante :
Dans un premier temps, il inscrira la facture au compte fournisseur (compte créditeur) sans la lettrer.
→ Facture fournisseur n° X (non lettrée) : 10 000 €
Puis, il inscrira le paiement partiel au compte de trésorerie (compte débiteur) sans le lettrer.
→ Paiement facture fournisseur n° X (non lettré) : 7000 €
Après paiement du solde de 3 000 €, le comptable pourra procéder au lettrage par l'attribution d'un code identique aux 3 écritures. Ce qui lui permettra, au moment du bilan comptable, de constater que le solde du compte fournisseur est bien égal à zéro, signe que l'entreprise n'est plus débitrice vis-à-vis de son fournisseur.
Une fois le lettrage effectué, l'ensemble des factures et pièces comptables doivent concorder avec les lignes des comptes fournisseurs et clients identifiées par le même code.