Dans un monde professionnel toujours plus compétitif, une bonne gestion des processus métiers assure l'efficacité et la performance d'une entreprise. C'est là qu'intervient le workflow, ou flux de travail en français. Il vise à coordonner les différentes étapes d'un projet en facilitant la circulation des données entre les acteurs concernés. Voyons ensemble comment fonctionne ce concept, ainsi que ses avantages et applications dans différents domaines.
Définition simple du concept
Lorsque l'on parle de workflow, on se réfère généralement à la structure d'organisation d'un projet ou d'une activité au sein d'une entreprise. Il définit les interactions entre chacun des participants et assure une meilleure prise en charge des besoins et des exigences du client. On peut également dire que c'est la manière dont les différentes tâches sont organisées et gérées pour atteindre un objectif précis.
Un workflow est composé de deux éléments clés. D'abord, il y a les étapes qui sont les actions à réaliser pour mener à bien le projet. Ensuite, il y a les données qui regroupent les informations nécessaires à l'exécution de ces actions. En d'autres termes, c'est un enchaînement de tâches orchestré par un système de gestion. Chaque tâche est tributaire des données produites lors des précédentes étapes et doit être achevée dans un laps de temps déterminé.
Les avantages du workflow
➕ Amélioration de la productivité
Le principal objectif du workflow est de rendre le travail plus efficace. Désormais combiné à l'intelligence artificielle, il élimine les erreurs, les doublons et les tâches inutiles qui peuvent survenir lors d'un processus mal organisé. En simplifiant ces aspects, il permet de gagner du temps. C'est aussi une façon de réduire les coûts de production et de renforcer la compétitivité de l'entreprise face à ses concurrents. Grâce au workflow, l'entreprise peut également automatiser certaines tâches récurrentes et chronophages. Elle s'affranchit de la génération de rapports ou la diffusion d'informations.
➕ Meilleure gestion des demandes clients
Une entreprise de services informatiques utilise un workflow pour gérer les demandes d'intervention formulées par ses clients. Les demandes sont enregistrées dans un système centralisé, puis triées et affectées aux techniciens compétents. A chaque étape du processus, le client est informé de l'avancement de sa demande. Pour sa part, le responsable du service suit les performances de ses équipes grâce à des indicateurs clés de performance.
➕ Optimisation des ressources
En structurant et rationalisant les différents processus métiers, le workflow garantit une meilleure allocation des ressources disponibles au sein d'une entreprise. Cela favorise une utilisation optimale des compétences de chacun. Il contribue également à éviter les surcharges de travail et les embouteillages. Ces engorgements peuvent impacter négativement la qualité des résultats.
➕ Amélioration de la communication
Un autre avantage important du workflow est qu'il permet une meilleure coordination entre les membres d'une équipe ou d'une organisation. Cela découle d'un partage efficace des informations et une fluidification des échanges. Chacun sait ce qu'il doit faire, dans quel ordre et avec quelles données, ce qui facilite grandement la prise de décision et limite les risques de malentendus ou d'incompréhensions.
➕ Optimisation des processus métiers
Dans un contexte de transformation numérique, une entreprise spécialisée dans le conseil en management décide d'optimiser ses processus métiers pour gagner en performance. Elle met en place un workflow informatique qui lui permet, dans un premier temps, de clarifier et documenter ses processus internes. Par la suite, elle va pouvoir analyser les performances (coût, délai, qualité) de chaque étape et identifier les axes d'amélioration. Pour aller plus loin, je vous invite à lire l'article de notre collègue Tahina R. intitulé « Personnalisation et automatisation des workflows de projet«
Applications du workflow dans différents secteurs :
Traitement de dossiers administratifs
Dans un contexte de bureau, le workflow sert notamment à faciliter l'avancement des demandes ou des réclamations en garantissant un suivi rigoureux des différentes étapes du processus. Il évite les erreurs issues d'une mauvaise communication entre les services concernés. Le suivi des validations, des contrôles et des directives est ainsi optimisé, ce qui améliore la satisfaction des clients.
Gestion de projet ou de campagne marketing
Le workflow est particulièrement utile lorsqu'on coordonne la réalisation d'un projet complexe impliquant plusieurs intervenants, comme par exemple lors de la conception d'un produit ou du lancement d'une campagne marketing. En définissant clairement les rôles et responsabilités de chacun, il permet d'assurer une meilleure collaboration et de suivre l'évolution du projet dans les meilleurs conditions possibles.
Management de processus industriel
Le workflow est également largement utilisé dans les projets industriels, notamment pour la planification et la gestion de la production. Il permet aux entreprises de rationaliser leurs processus et d'accroître leur efficacité en évitant les retards et les complications diverses. Les responsables de projet peuvent ainsi prévoir les ressources nécessaires, établir des plannings et optimiser les flux de matériaux pour maximiser la rentabilité.
Pilotage de projets informatiques
Enfin, le workflow trouve également sa place dans l'automatisation des traitements informatiques, où il vise à simplifier la gestion des flux de données et à assurer un traitement approprié des informations selon les besoins spécifiques de chaque entreprise. Cela se traduit par exemple par la mise en place de systèmes de workflow électronique pour le traitement des e-mails, des commandes en ligne ou encore des notifications internes.
Comment créer un workflow ?
Avant de commencer la conception du workflow, il est crucial d'identifier les objectifs à atteindre. Ils peuvent être relatifs aux ventes, au marketing ou encore à la gestion opérationnelle. Une fois ces objectifs fixés, il sera plus facile de structurer et hiérarchiser les processus à mettre en place.
Pour chaque étape du workflow, il vaut mieux attribuer les responsabilités à un ou plusieurs membres d'équipe, afin d'assurer un suivi optimal. Il peut s'agir de responsables de projet, de chefs d'équipe ou d'autres rôles clés dans l'entreprise. En outre, le flux de travail doit indiquer quels membres sont impliqués et quelles actions doivent être entreprises par chacun.
Créer un modèle Excel pour le workflow
L'utilisation de Microsoft Excel pour créer un workflow présente des avantages, principalement grâce à sa facilité d'utilisation liée à son interface familière et ses outils performants. Commencez par identifier les différentes étapes du workflow et notez-les dans des cellules séparées, en veillant à maintenir une disposition logique et cohérente.
Puis, associez chaque étape aux responsabilités attribuées précédemment. N'hésitez pas à utiliser des codes couleur ou des icônes pour représenter visuellement les différentes étapes et associations. Grâce aux fonctionnalités avancées de Microsoft Excel, il est possible d'automatiser certaines tâches liées à la gestion du workflow, comme l'envoi de notifications par e-mail aux membres concernés par une modification. Pour ce faire, vous pouvez utiliser les formules conditionnelles ainsi que des scripts VBA (Visual Basic for Applications).
S'appuyer sur Hubspot pour créer et gérer efficacement ses workflows
En plus de Microsoft Excel, de nombreuses solutions en ligne telles qu'Hubspot offrent également des outils performants et adaptés à la création de workflows. Hubspot propose notamment une plateforme complète dédiée au marketing, aux ventes et à la relation client, facilitant ainsi la collaboration et le suivi entre les différentes équipes.
Pour pouvoir profiter des avantages offerts par Hubspot, il est nécessaire de créer un compte. Vous pouvez choisir entre différentes formules tarifaires disponibles en fonction de vos besoins. Dans l'interface utilisateur d'Hubspot, vous pourrez facilement accéder à la section « Workflows » sous l'onglet « Automatisation ». Il faudra alors choisir le type de workflow souhaité ainsi que les critères déclencheurs. Pour cause, chaque workflow doit être basé sur des critères spécifiques qui permettent d'établir quand et comment celui-ci sera déclenché.
Ajouter les actions et les conditions. Un fois votre workflow créé, il vous faudra définir les différentes actions et étapes qu'il contient. Puis, pour chaque action, il conviendra de sélectionner les conditions requises pour la réalisation de celle-ci. Pour cela, vous disposerez d'un large choix d'éléments pré-définis allant des envois d'e-mails aux changements d'état de vos contacts. N'hésitez pas à effectuer plusieurs tests avec des données fictives ou des situations réelles pour vérifier si toutes les actions et conditions sont bien respectées et si les notifications sont correctement envoyées.
Optimiser son workflow de validation avec JIRA
JIRA fait partie des solutions reconnues pour faciliter la gestion des workflows. C'est une plateforme centralisée capable de suivre l'évolution des tâches, des validations et des approbations tout au long du cycle de vie d'un projet. Parmi les nombreuses fonctionnalités proposées par cet outil, on peut notamment citer la gestion de tickets et de demandes.
Pour chaque étape du processus de validation, JIRA permet de créer des tickets rassemblant toutes les informations pertinentes (description de la tâche, objectifs, délais, responsable, etc.). Chaque ticket se voit attribuer un statut (en cours, validé, refusé, etc.) qui évolue au fil des validations et approbations successives. Les différents intervenants peuvent ainsi suivre en temps réel l'état d'avancement du projet à travers un tableau de bord partagé.
JIRA offre également des options d'automatisation pour faciliter la gestion du workflow de validation. Par exemple, lorsqu'une tâche est marquée comme terminée, le système peut automatiquement la soumettre à validation et notifier les responsables concernés. De même, lorsque tous les tests fonctionnels requis sont passés avec succès, la phase d'approbation peut être déclenchée automatiquement.
Enfin, JIRA s'intègre aisément avec un grand nombre d'outils et de plateformes professionnels, facilitant ainsi le partage d'informations et la coordination entre les différentes équipes impliquées dans le processus de validation. Parmi les intégrations possibles, on peut citer les logiciels de gestion de version (Git, SVN), les services de messagerie instantanée (Slack, Microsoft Teams) ou encore les systèmes d'information géographique (ArcGIS).
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