Che si tratti di un concerto in un piccolo locale o di un festival che richiama centinaia di persone, l'organizzazione di un evento musicale è un'attività avvincente ma anche complessa da realizzare. C'è il concept dell'evento, da definire in fase di pianificazione, le normative da rispettare, la location da scegliere e infine tutto ciò che riguarda la promozione e la preparazione concreta dell'evento stesso. Occorre un'attenta pianificazione e promozione per dare vita a eventi musicali di successo, i fattori da tenere in considerazione sono tanti e li approfondiamo punto per punto in questa guida. In generale, quando si tratta di eventi musicali molto grandi dove ci sono tanti aspetti da tenere in considerazione, sia burocratici che organizzativi, la soluzione migliore è affidarsi a una delle tante agenzie che si occupano di organizzazione eventi. Non è indispensabile trovarne una nella propria città: molti professionisti, come questa agenzia eventi di Roma, non operano soltanto nella sede della città ma si occupano dell'organizzazione di eventi anche al di fuori della regione.
Permessi
La documentazione necessaria per un evento musicale è un tema molto articolato che meriterebbe una spiegazione a parte, anche perché può variare molto a seconda del tipo di evento e del luogo; ci limitiamo a dare delle indicazioni generali su alcuni permessi necessari per organizzare l'evento:
- richiesta di licenza di pubblico spettacolo presso il Comune che ospita l'evento musicale;
- richiesta di occupazione temporanea del suolo pubblico, se l'evento si svolge all'aperto o in luoghi pubblici;
- richiesta di patrocinio, se è coinvolto un ente pubblico;
- certificazione del corretto montaggio del palco e certificazioni della conformità degli impianti elettrici e di amplificazione, entrambe rilasciate da tecnici abilitati;
- dichiarazione o autocertificazione della presenza di assicurazione e servizi di pronto soccorso;
- permesso alla Siae
- autorizzazione del Comune nel caso in cui l'evento musicale possa superare i limiti vigenti per le sorgenti sonore e si utilizzano impianti di amplificazione o diffusione musicale.
Sicurezza
Quando si tratta di eventi che ospitano un cospicuo numero di persone, è importante far sì che tutto sia gestito in modo tale da garantire la massima sicurezza. Un accorgimento necessario riguarda gli striscioni, elementi immancabili in un festival musicale, in quanto si tratta dello strumento promozionale più usato negli eventi musicali di ogni tipo. Bisogna sempre ricordare che gli striscioni e altri strumenti promozionali per i concerti entrano a contatto con attrezzi potenzialmente pericolosi: luci, sigarette, motori, apparati elettrici… Per garantire la sicurezza dell'ambiente, dunque, è bene utilizzare materiali ignifughi per striscioni e bobine (ad esempio il TNT), onde evitare sgradevoli incidenti. Le transenne devono ovviamente essere sempre presenti all'interno di manifestazioni come queste, e si può pensare di trasformare anche queste in strumenti promozionali, ad esempio con i copritransenna grazie ai quali la transenna diventa un autentico cavalletto pubblicitario.
Manifesti e locandine
I manifesti e le locandine di un evento musicale sono elementi strategici per promuovere l'evento in giro per la città, attirando l'attenzione degli appassionati. Su manifesti e locandine chi è interessato all'evento deve trovare nome, orario e luogo di svolgimento dell'evento, informazioni sulle modalità di partecipazione ed eventuali sponsor e partner. Ma non basta: per essere realmente accattivante, una locandina deve suscitare stati d'animo, essere leggibile, lasciare da parte gli elementi superflui ("less is more") e molto altro.
Pianificazione del budget
La gestione del budget è una delle prime cose a cui pensare in fase di pianificazione di un evento. I costi da tenere in considerazione riguardano i permessi, l'affitto della location, il catering, il compenso della band, le attrezzature e l'allestimento, oltre ovviamente ai costi di promozione dell'evento. La produzione di un evento musicale ha costi molto variabili in relazione alla portata dell'evento stesso e delle figure coinvolte: banalmente, un artista solista ha costi più contenuti rispetto a un gruppo di più elementi. Per ricevere un sostegno economico e ammortizzare i costi dell'organizzazione del concerto, ci si può attivare per cercare degli sponsor operando una selezione fra contatti professionali e realtà imprenditoriali del territorio. Sarà necessario presentarsi all'eventuale sponsor spiegando chiaramente la visibilità che potrà ottenere all'interno dell'evento, in modo da rendergli comprensibile il vantaggio che potrebbe derivare dalla sua sponsorizzazione.
Location
La scelta della location è ovviamente fondamentale, in quanto va a influenzare una parte importante del budget e può determinare la riuscita dell'evento stesso. Se si sceglie una location già predisposta per i concerti, si ha il vantaggio di poter fare affidamento su una realtà già strutturata. Il luogo deve avere dimensioni proporzionate al numero di spettatori previsti, così come la posizione geografica deve poter garantire l'affluenza del pubblico, ma nel caso di un evento musicale l'aspetto più importante della location è probabilmente l'acustica. Occorre verificare se la location dispone di un sistema audio di buona qualità o se serve noleggiare attrezzature aggiuntive.