La continua crescita, le acquisizioni e la conseguente, rapida, internazionalizzazione hanno portato il Gruppo Sodalis alla decisione di uniformare e organizzare la gestione del capitale umano attraverso un'unica piattaforma. La scelta si è orientata verso SAP SuccessFactors, con un progetto implementato da Avvale, realtà internazionale specializzata nella trasformazione digitale, proprio per le specifiche competenze certificate sulle soluzioni SAP. Un progetto in piena lavorazione che prevede l'integrazione della suite SAP SuccessFactors HXM e che, grazie alle competenze di processo su SAP, vede l'estensione delle attività di Avvale anche sulla parte ERP di Sodalis. Il progetto in ambito ERP procederà in parallelo con un team dedicato di specialisti.
Sodalis è un Gruppo italiano focalizzato nel mercato Health, Beauty & Personal Care, la cui mission è creare benessere attraverso la qualità, la ricerca e l'innovazione dei propri marchi, tra cui i principali sono BioNike, ESI, Tesori d'Oriente, Vidal, Deborah Milano, Fresh & Clean, Lycia, L'Arbre Vert e Goovi. Attivo da più di 30 anni, il Gruppo ha una storia di crescita continua grazie alla sua capacità di integrare e sviluppare nuovi business. Con headquarter a Lodi, conta 14 società e filiali in Italia, Francia, Germania, Spagna e Portogallo e ha una distribuzione in oltre 40 paesi.
"La nostra crescita ha generato nuove esigenze, spingendoci verso l'adozione di un innovativo sistema di Gestione delle Risorse Umane, in linea con un mercato in continua evoluzione", – afferma Andrea De Giorgi, Group Human Resources Director di Sodalis Group. "Ma la vera sfida è guardare al continuo sviluppo della cultura digitale in azienda e poter cogliere tutte le opportunità che canali nuovi, come l'e-commerce, possono dare allo sviluppo del gruppo. Affinché questo possa realizzarsi è necessario innovare in maniera costante, andando a toccare e a migliorare nel profondo anche i processi".
E proprio la digitalizzazione dei processi è uno dei cardini su cui Sodalis si sta concentrando, non solamente sul lato dell'human resource, ma a livello di gruppo. Una necessità dovuta anche al forte ritmo di acquisizioni avvenute negli ultimi 20 anni, quasi una all'anno, contribuendo, ognuna di esse, a un aumento della complessità di gestione.
Ottimizzare crescita e complessità integrando organizzazione, processi e sistemi per dare valore alle persone
Lo scenario di partenza vedeva la presenza di molte realtà, insieme, ognuna con una propria specificità, per le quali cresceva però la necessità di avere una cultura comune e un senso di appartenenza a una singola entità.
Da qui, l'esigenza prioritaria in Sodalis di sviluppare un'organizzazione integrata, lavorando su più fronti. Innanzitutto, l'organizzazione, in modo da creare un linguaggio comune all'interno di tutto il gruppo, facendo chiarezza sui ruoli, sulle varie funzioni e le relazioni tra corporate e unità operative. In secondo luogo, processi robusti che colleghino l'organizzazione e siano in grado di gestire la complessità, per intervenire infine a livello dei sistemi, che rappresentano il terzo fronte, per governare i processi nel modo corretto. Organizzazione, processi e sistemi che ruotano poi intorno al cardine fondamentale che sono le persone e i talenti dell'azienda.
Avvale, il partner SAP con le competenze adatte a rispondere alle esigenze di Sodalis
Nel momento in cui Sodalis ha deciso di utilizzare SAP SuccessFactors come strumento per una gestione HR più integrata, trasparente e internazionale, Avvale è stata scelta come system integrator e consulente per il progetto, avendo al suo interno consolidate competenze su entrambi i fronti, sia lato HXM (Human Experience Management) sia ERP.
"Abbiamo deciso di lavorare con Avvale perché la loro proposta sposava perfettamente le nostre aspettative", riprende De Giorgi. "Cercavamo infatti un partner che ci consentisse di cogliere tutte le opportunità che SAP SuccessFactors offre e capire quali dei suoi moduli potessero rispondere alle nostre esigenze. Proprio la competenza tecnica dimostrata da Avvale ci ha convinto a sceglierli come partner per seguire tutto il progetto, che ha preso il via lo scorso ottobre".
"Fino dall'inizio, abbiamo dimostrato di possedere le competenze e le referenze necessarie per supportare Sodalis. Grazie alla nostra vasta esperienza, soprattutto nel campo delle risorse umane, eravamo in grado di porre domande specifiche fin da subito, consentendo così di formulare ulteriori approfondimenti concreti", interviene Gian Carlo Pera, partner e SAP Alliance Manager di Avvale. "Abbiamo avviato il progetto basandoci sullo standard di SAP, tuttavia, abbiamo sempre tenuto conto delle esigenze del cliente per garantire una soluzione completa e personalizzata, seguendo le best practice raccomandate dal sistema stesso e adattandoci alle sue specifiche caratteristiche".
HR e ERP, due progetti SAP paralleli che Avvale sta seguendo per Sodalis
Dall'incontro sono scaturiti due progetti paralleli: uno dedicato all'ottimizzazione delle risorse umane e l'altro focalizzato sulla ristrutturazione dei sistemi gestionali e transazionali del Gruppo, su cui due team distinti stanno attivamente lavorando.
Avvale dispone, infatti, di tutte le certificazioni per poter operare con il massimo delle competenze sulle soluzioni SAP, sia in ambito HXM che in ambito ERP, in termini di rivendita di sottoscrizioni e capacità progettuali. Ma l'esperienza sul campo è l'elemento che ha certamente il maggior peso nei processi decisionali di clienti del calibro di Sodalis, e referenze su questo mercato ad Avvale non mancano certo, avendo, in particolare, già realizzato un progetto presso un'azienda distributiva con caratteristiche simili a quelle di Sodalis.
Avvale si è distinta fin da subito per l'approccio concreto, in grado di centrare l'obiettivo senza particolari modifiche, che avrebbero potuto complicare o appesantire il progetto. La fase iniziale consiste nell'implementazione del sistema standard di SAP. Successivamente, una volta che il progetto sarà operativo, verranno valutate eventuali modifiche o personalizzazioni mirate esclusivamente a ottimizzare ulteriormente le prestazioni del sistema.
Le fasi del progetto
Il progetto procede per gradi, essendo SAP SuccessFactors HXM una suite a moduli. In particolare, al momento il lavoro è concentrato sul modulo Employee Central, che raccoglie tutte le anagrafiche e rappresenta la base da cui partire e che, nel processo di internazionalizzazione di Sodalis, faciliterà le interazioni con le filiali estere. Su Employee Central sono già state definite tutte le specifiche e attualmente il team di Avvale sta lavorando sull'ambiente di test.
Terminata questa fase verranno inseriti i moduli che permettono di gestire i processi.
Il primo di questi sarà quello di recruiting e di onboarding, che gestirà il contatto con il soggetto candidato dall'inizio fino all'eventuale ingresso in azienda. Il secondo modulo, che sarà in una fase successiva, riguarda invece la gestione delle performance dei dipendenti, con assegnazione degli obiettivi, valutazione e percorsi di miglioramento.
Insieme a Employee Central, in questa prima fase, per alcune realtà all'estero, in particolare Portogallo, Spagna e Germania, si sta lavorando anche sul sistema di gestione del time management delle presenze.