Всеми разновидностями ресурсов можно и нужно управлять. То же самое можно сказать про финансы. Их можно не только планировать, но и контролировать или расходовать, совершать другие действия. Все это относится также к остальным вариантам управления.
Как управлять проектами с помощью финансового планирования?
Планирование финансов имеет очень большое значение. Если сотрудник утвержден руководителем компании на должность менеджера проекта и должен создать новый продукт, то вначале ему придется рассчитать и обосновать потенциальные вложения. В противном случае будет сложно нанять работников, произвести закупку необходимых материальных средств, ПО, других ресурсов. Также будет невозможно сделать расчет потенциальной прибыли и рентабельности производства, обосновать необходимость в приобретениях и резервах.
Разработка плана существенно зависит от выбранных методов, имеющихся рисков, предпочтений стейкхолдеров. Все это нужно перевести в финансовый план, не забывая ни о чем. Это невозможно или очень трудно будет сделать без наличия опыта, понимания самого процесса планирования. Все эти составляющие, в том числе инвестиционные вложения, планы закупок, спринты, представляют собой одно целое. Это понимает рано или поздно каждый менеджер проекта. Совокупность данных элементов необходимо разделить на части, чтобы их можно было использовать для расчетов. Самыми понятными признаками таких частей должны стать доходы, расходы.
В предыдущей статье рассказывалось о выполнении декомпозиции задач в конкретных проектах. Для проведения декомпозиции финансов используются те же правила и применяются такие же критерии. Иногда проект имеет творческий характер и не приносит определенной выгоды в финансовом плане. Это относится к сопровождению имейл-рассылок, которые предназначены для повышения узнаваемости продукции бренда. Рассчитать уровень дохода в таком случае не получится. Но расходы на аренду сервисов, оплату работы специалистов, разработку макетов можно выразить в конкретных числах. Поэтому у творческого проекта должен быть свой финансовый план, причем ясный и четкий.
Для большинства проектов характерна невысокая точность планов. Это особенно проявляется в том случае, если работа ведется нерегулярно. Во время работы выясняется, что компания не имеет необходимых ресурсов, а сроки реализации планов определены неправильно. Некоторые детали требуют, чтобы были пересмотрены планы, вложения финансов, риски.
Часто финансовые планы растут бесконечно, но одновременно происходит истощение имеющейся финансовой подушки. Она могла бы рассматриваться как основа исходного бюджета. Таких финансов иногда не хватает для полной реализации проекта. Это является самой распространенной причиной, которая приводит к провалу проектов. В любом проекте самой важной частью является планирование в сфере финансов. Также в плане нужно зафиксировать все материальные или человеческие ресурсы, возможные риски, сроки реализации поставленных задач.
Выводы
Благодаря финансовому плану можно точно определить бюджет для реализации проекта и окончания работ в установленные сроки. Одновременно с планом финансов можно структурировать другие виды планов и сделать их более предметными. Данный план превращается в самый настоящий инструмент для контроля деятельности компании. При этом показатели вложений по плану можно сравнивать с реальными вложениями.
Особенности планирования финансов
Такое планирование бывает среднесрочным, краткосрочным или долгосрочным. Для каждого вида планов характерны свои особенности. Также каждый вид планирования отличается своей степенью детализации. В этом нет ничего необычного. Для обоснования и расчета расходов проекта, который уже работает, нужно составлять краткосрочный план. Его можно подготовить на месяц. Цикл можно привязать к периодичности спринтов. Это зависит от методов управления. Также имеют значение циклы отчетности.
Но для расчета капитальных вложений и окупаемости всего проекта необходимо составлять план долгосрочного типа. При этом точность финансовых планов и степень их детализации полностью связаны с разработанным проектом. Основной частью любого планирования в проекте должно стать финансовое планирование.
Чтобы решить конкретную задачу, нужно определить стоимость всех операций. Если на стратегическом уровне при планировании используются общие формулировки, то нужно делать примерные расчеты. При этом можно ориентироваться на ожидаемый результат или на имеющийся у руководителя опыт. Все риски стоит просчитать. Нужно определить возможные потери и их количество, а также найти ресурсы, чтобы компенсировать потери в будущем.
На долгое время не стоит составлять планы с большой детализацией. Это бессмысленно. На итоговый результат могут повлиять самые разные факторы. В расчете количества бумаги, которое потребуется на ремонт принтеров после их поломок, нет необходимости. Также не имеет значения количество энергии, которое потребуется для работы новой линии на производстве. Это нивелируется за счет стоимости продукции, основных услуг, подписок. За них будет платить потребитель.
Планы краткосрочного типа на таком фоне выглядят в более выигрышном свете. При более близком рассмотрении имеется возможность сделать точный расчет и учесть даже малейшие детали:
фонд для оплаты труда;
покупка ресурсов;
приобретение расходных материалов;
доходы, которые обычно указываются в плане продаж.
Накопление достаточного опыта позволит в будущем учитывать фактор сезонности, а также различные внешние факторы. К ним относится, например, повышение спроса, ухудшение каналов доставки.
Самым сложным считается среднесрочный уровень финансового планирования. В этом случае не нужно использовать абстрактные показатели, как при долгосрочном планировании. Детализировать вложения и расходы, которые будут возможны в будущем, также будет невозможно. Для планирования по отдельным направлениям недостаточно статистики и не имеется соответствующего опыта. Но расчет нужно выполнить в любом случае.
По этой причине среднесрочное планирование лучше всего выполнять на основе краткосрочного плана. Для этого необходимо использовать среднестатистические значения, которые появились после завершения нескольких краткосрочных периодов. В качестве резервов нужно заложить непредвиденные расходы, которые рассматриваются как потенциально возможные.
Если периодически происходят остановки производственной линии в результате поломок, то в среднесрочный бюджетный план можно заложить расходы на ремонт техники. При этом конкретные сроки указать невозможно, так как они случаются неожиданно. При наступлении неприятной ситуации можно будет располагать достаточным финансовым резервом, чтобы минимизировать опасные последствия.
Схема планирования расходов:
Постановка цели проекта. Для ее формулировки применяется SMART-формат. Нужно указывать конкретные сроки, а также использовать числовые показатели.
Далее требуется детализировать цели для всех служб или отделов, а также для отдельных специалистов. Это зависит от участия сотрудников в реализации проекта и степени такого участия.
Ответственные сотрудники, например, руководители служб или отделов, в рамках своих компетенций составляют планы по достижению поставленных целей. Также они оценивают возможные расходы.
Подготовленные планы и бюджеты нужно объединить в один план. Он передается на согласование руководителю проекта. Также план нужно согласовать по всем пунктам с собственниками: заказчиками проекта, инвесторами. Они должны высказать свое согласие или несогласие с планом. Некоторые требования собственник может изменить, что позволит сократить потенциальные расходы. Также можно обеспечить соответствие плана имеющемуся бюджету.
После проведения корректировок планы согласовываются с ответственными специалистами, руководителями отделов или служб.
Согласования завершаются, когда с планом соглашаются все стороны.
Какие пункты можно включить в план?
Каждый проект имеет свои особенности. В плане финансов для конкретного проекта стоит указать следующее:
Потенциальные доходы. Для этого разрабатывается план продаж.
Расходы, необходимые для обслуживания деятельности компании.
Затраты капитальные. Они отражаются как расходы на амортизацию.
Отчисления в налоговую службу.
Отчисления в кредитные организации, если имеются кредиты.
Составление плана позволит комплексно и точно оценить окупаемость проекта. Расходы и доходы можно конвертировать в прибыль. Это поможет оценить убыточность или прибыльность проекта.
Почему сложно составлять планы финансов?
В современных проектах ПО не предназначено для учета финансовых вложений при разработке планов. Они обычно включают задачи проектов и сроки их последующей реализации. Также в планах указываются ответственные за решение поставленных задач. С помощью профильных софтверных решений невозможно сделать расчет и обоснование затрат. Эта проблема существует на рынке. Решать подобную задачу достаточно сложно. Для этого могут использоваться различные программные платформы. Они применяются отдельно для формирования финансовых отчетов, для управления проектом, а также для контроля решения задач.
Для учета финансов существуют BPM-системы. Но они требуют достаточно сложной настройки, поэтому редко применяются. Такие системы делают все процессы в бизнесе и отчетность более сложными. Их применение приводит к утрате гибкости при составлении планов.