Как определить, что компании нужна автоматизация
Есть четыре большие группы признаков, по которым можно выявить, что компании пора внедрять информационную систему и автоматизировать свои бизнес-процессы.
Процессы в компании непрозрачны
Иногда собственники так и говорят: «У меня есть ощущение, что моя компания — "черный ящик"». Имеется в виду, что никому не понятно, что происходит внутри фирмы.
Видимые признаки этой проблемы:
Вы не можете получить важную информацию, в том числе узнать количественные показатели: размер дебиторской задолженности, скорость реализации запасов, объем складских остатков. Как результат — вы не можете влиять на компанию и принимать управленческие решения. Отчеты формируются вручную, а если нужна другая аналитика, то приходится долго ждать, пока информацию соберут из разрозненных источников.
У вас нет правдивых данных о финансовом состоянии фирмы и его динамике. Конечно, есть бухгалтерские отчеты, но они формируются за прошедший период времени, а значит, не показывают состояние компании в моменте. На их основании сложно принимать оперативные управленческие решения.
Отчетность некорректная. Разные люди приносят разные цифры. Например, вы хотите узнать объем складских остатков: логист дает одни цифры, а айтишник показывает другие данные из информационной системы.
Сотрудники компании или отдельных отделов активно сопротивляются фиксации задач и отчетам в письменном виде. Тем самым они делают свою работу непрозрачной и запутанной.
Руководители и сотрудники в отчетах о своей работе опираются не на количественные, а на качественные показатели. Например, на планерке говорят, что «все хорошо, клиенты довольны», а не оперируют цифрами.
Низкая эффективность процессов
И руководство, и сотрудники «пашут» чуть ли не 24/7, а денег по-прежнему нет? Объемы выручки в расчете на одного человека и количество сделок на одного продавца падают, а в сравнении с другими компаниями в отрасли ваши финансовые показатели явно отстают? Значит, есть проблема с эффективностью процессов. Вот по каким факторам можно это установить:
Вам приходится нанимать людей в отдел по требованию руководителя этого отдела, хотя объем работы не менялся. Количество продаж остается прежним, объем договоров тоже, а менеджеров почему-то нужно больше.
Сотрудники активно сопротивляются попыткам измерения результатов: количества звонков, сделок, задач, подготовленных документов и т.д. Скорее всего, они знают, что трудятся неэффективно, и не хотят, чтобы об этом узнало и руководство.
Есть ощущение — субъективное или основанное на фактах, что с увеличением числа сотрудников качество работы снижается.
«Лоскутная автоматизация» перестает справляться
«Лоскутная автоматизация» — это множество разных учетных систем в одной компании. Обычно такое бывает, когда компанию автоматизируют по частям.
Например, в отделе продаж — CRM-система, в бухгалтерии — своя учетная программа, у отдела документооборота — другое ПО. Кто-то вообще предпочитает Google-таблицы или Excel. И при этом никто не знает, как это все работает целиком.
Признаки того, что «лоскутная автоматизация» перестает справляться:
Количество учетных систем, в которых работают сотрудники, приближается к количеству отделов. Становится актуальным вопрос: как синхронизировать данные между всеми системами, чтобы не вводить их вручную. Обмены начинают ломаться, какую-то информацию и вовсе перенести нельзя.
Появился сотрудник, чьи обязанности — следить за порядком в Excel-файлах. Он смотрит, чтобы все таблички были актуальны, в них не «слетели» формулы.
У вас есть Excel-файл, в котором записаны все прочие Excel-таблицы и места, где они лежат.
Многие сотрудники, которые работают давно, знают, что надежнее всего сохранить информацию в своем блокноте или на рабочем ПК. Иначе данные легко могут потеряться, если попадут в поле «лоскутной» автоматизации.
Каждый руководитель начинает новый проект внедрения информационной системы конкретно в своем подразделении.
Нет технологии выполнения работы
Непонятно, как именно компания создает результат, благодаря которому получает доход.
Технология выполнения работ размыта, она находится в знаниях и мнениях отдельных сотрудников о том, как нужно выполнять те или иные действия. Нет единой системы, которая поддерживает эту технологию.
Признаки, по которым можно определить отсутствие технологии:
Есть чувство бесконтрольности и отсутствие понимания, как работают все процессы.
Люди обладают уникальными знаниями о своей работе, и в случае их ухода невозможно восстановить информацию, что они делали, и подхватить эти процессы. Такие «уникальные» работники могут пользоваться своим положением, чтобы просить прибавку к зарплате или другие особые условия.
Вы не понимаете, чем занимается каждый человек в компании.
Одинаковые процессы выполняются с разным качеством. Например, одни и те же документы могут быть подготовлены качественно или с ошибками. Что на это влияет — непонятно.
Руководители отделов не могут спрогнозировать сроки выполнения задач, заказов, проектов. Все работает в режиме «как получится».
Как автоматизация помогает решить проблемы
Итак, вы обнаружили у себя один из четырех признаков. Разберем, с чем поможет автоматизация:
Повысит прозрачность процессов
Основная цель внедрения информационной системы и, в частности, 1С — чтобы все пользователи работали в единой системе. В ней у каждого есть АРМ (автоматизированное рабочее место), с помощью которого сотрудник выполняет свои функции.
1С построена на объектах типа «Документ» — это отражение какого-то события, которое произошло в реальном мире. Из документов создаются цепочки, которые формализуют процесс.
Например: Формирование потребности — заказ поставщику — поступление товаров — приходный ордер — оплата поставщику — перемещение и инвентаризация товаров на складе — заказ от покупателя — отгрузка товаров покупателю — получение претензий (возврат) — выставление счета — получение оплаты от покупателя.
В конце можно рассчитать финансовый результат, себестоимость продукции и другие показатели.
Сотрудники в режиме реального времени отражают в 1С результаты своей работы, благодаря чему деятельность всех подразделений становится прозрачной. Чем больше процессов охватывает система, тем выше прозрачность.
Идеальное состояние компании — когда все сотрудники, включая топ-менеджмент, работают в программе. Кто-то вводит данные, кто-то их обрабатывает, кто-то получает из этих данных цифры. Благодаря системе легко узнать, как сформировалась каждая цифра. Кроме того, все сотрудники видят одинаковые показатели, так как они основаны на одинаковой первичной информации.
Внедрение программ 1С:Предприятие
Для нас внедрение — это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников
Сделает работу компании эффективнее
Благодаря внедрению системы многие сложные расчеты и целые участки работы можно упростить и стандартизировать, в том числе процессы закупок, продаж, производства и др. В 1С легко отследить проблемные участки, чтобы работать с ними точечно и улучшать качество отдельных процессов.
При найме новых сотрудников вы четко понимаете, какая у них будет роль, АРМ, какие задачи они будут решать. И точно уверены, что найм оправдан и приведет к росту продаж, ускорению закупок или повышению качества производства.
Обеспечивает единство данных
Одна информационная система или несколько грамотно спроектированных систем обеспечивают единую точку ввода любой информации. Все заказы ведутся в одной системе, имеют одинаковые номера и суммы, данные отдела продаж не отличаются от данных бухгалтерии. Любой документ и справочник заносятся единожды и оттуда попадают во все отделы организации. Нет проблемы с несинхронизированными данными. А если компания при этом отказывается от Excel-таблиц, то существенно улучшает свою производительность.
Информационная система позволяет упростить работу и оптимизировать количество персонала, который связан с поддержанием порядка в таблицах, обменами данных между системами и вводом информации в разные программы.
Стандартизирует технологию выполнения работ
В 1С можно настроить процессы достаточно жестко. Главное, чтобы они отражали принятые в компании и согласованные руководством технологии выполнения работ. Тогда сотрудники, непосредственно выполняющие работы, не смогут отклоняться от стандартов и будут выполнять процессы только в той последовательности, которая заложена в системе.
Например, если сначала есть ордер, а потом поступление товаров, сотрудник не может нарушить принятую последовательность и сломать процесс. 1С в этом случае выполняет так называемую «полицейскую» функцию, то есть ограничивает возможность пользователей совершать неправильные шаги и действия.
Нужно внедрить 1С? Обращайтесь к профессионалам компании «Корада». Для нас внедрение системы означает создание условий, при которых она решает задачи собственников бизнеса и сотрудников конкретной компании.
Что делать, когда обнаружили проблему
Если говорить кратко — есть смысл внедрить информационную систему. Самое важное при этом — не усилить хаос, не усугубить проблему и не уйти в сторону «лоскутной» автоматизации.
1. Подойдите к решению задачи комплексно: подробно опишите все ключевые бизнес-процессы, которые приносят конечному клиенту пользу, а компании — прибыль.
Например, в торговой компании это процессы от формирования потребности в товаре и заказа его у поставщиков до продажи и получения оплаты от клиентов. Процессы нужно описать в виде «какими они должны быть в идеале». Это описание должно быть понятно вам как собственнику компании.
2. Под эти процессы подберите систему.
Есть несколько десятков конфигураций 1С и несколько сотен отраслевых конфигураций. Чтобы правильно выбрать программу, нужна помощь профессионалов, которые хорошо разбираются в возможностях разных 1С.
3. Проведите моделирование:
разберитесь, как бизнес-процессы могут проходить в 1С;
настройте программные продукты;
поймите, каких функций вам не хватает, чтобы доработать программу.
4. Внедрите систему и перестройте процессы.
На этом этапе реальные процессы приводятся в соответствие с теми, которые настроены в системе. Чтобы сотрудники начали работать по-новому, нужно уведомить их об этом — издать ЛНА, провести встречи, стратегические сессии и совещания.
5. Загрузите в систему данные и обучите пользователей.
Теперь процессы прозрачны, а вы понимаете, как работает ваш бизнес, поэтому можете принимать быстрые и корректные управленческие решения на основе цифр.
Все эти этапы можно пройти самостоятельно или обратиться к подрядчику. При выборе обращайте внимание на то, какую проектную технологию он использует. Если нужно решить бизнес-задачу, потребуется подрядчик, у которого есть методика описания бизнес-процессов.
«Корада» — пример такой компании. Мы не просто работаем по ТЗ, а вместе с вами разбираемся в бизнес-процессах, помогаем проанализировать и перестроить их.
Правильно настроенная 1С помогает руководителю и собственнику моментально получать сигналы из любой точки компании и быстро реагировать на них. Автоматизация позволяет выйти на новый уровень принятия управленческих решений, помогает управлять бизнесом и быстро масштабировать его.
Внедрение программ 1С:Предприятие
Для нас внедрение — это не продажа лицензий. Внедрить 1С, это значит сделать так, чтобы система работала у вас в компании, и решала задачи как рядовых пользователей, так и собственников
Реклама: ООО «Корада», ИНН 7703733460, erid: LjN8KQD6K