Что делать, если сотрудник хочет работать удаленно
Многие сотрудники оценили преимущества удаленной работы еще в 2020 году. Поэтому сегодня любой работодатель может столкнуться с желанием сотрудника работать из дома.
В первую очередь, нужно определиться, удобно ли это работодателю. Ведь по общему правилу, такой перевод происходит только по взаимному соглашению между сторонами трудового договора. Сотрудник не может настаивать на этом. Такой позиции придерживается и Роструд.
Работодатель «против»
Если работодатель не хочет переводить сотрудника на удаленку, он должен быть готов обосновать свое решение в суде. Отказ работодателя сочтут правомерным, если соблюдаются такие условия (определение 8 КСОЮ от 07.03.2023 № 88-5420/2023):
Сотрудник не может трудиться дистанционно, поскольку его должностные обязанности предполагают очное присутствие на рабочем месте.
Работодатель не может предоставить сотруднику возможность работать удаленно.
Работодатель «за»
Если работодатель согласен с предложением сотрудника, потребуется подписать дополнительное соглашение к трудовому договору. В нем необходимо прописать:
Как долго сотрудник будет выполнять работу дистанционно — постоянно или временно (ч. 2 ст. 312.1 ТК).
Где сотрудник будет работать — например, населенный пункт, где он живет (ст. 57 ТК).
Какой режим рабочего времени установлен сотруднику и в каком порядке ему предоставляют отпуск (ст. 312.4 ТК).
Взаимодействуют стороны через ЭДО или нет, как сотрудник подает заявления, знакомится с линейно-нормативными актами (ЛНА), передает результаты работы и отчитывается о них, как и в какие сроки стороны подтверждают, что они получили информацию и документы друг от друга (ст. 312.3 ТК).
В каком порядке работодатель обеспечивает сотрудника техникой и другими ресурсами, необходимыми для его работы, либо компенсирует ему расходы за использование личного оборудования (ст. 312.6 ТК).
Какие обязанности в сфере охраны труда будет исполнять работодатель (ст. 312.7 ТК).
Условия, которые касаются взаимодействия дистанционных сотрудников с работодателем, могут быть прописаны в ЛНА работодателя — например, в Положении о дистанционной работе. В такой ситуации до подписания допсоглашения нужно ознакомить сотрудника с таким ЛНА под подпись, а в самом соглашении можно сослаться на положения этого документа.
Подписать допсоглашение и ознакомить сотрудника с ЛНА можно как в письменном, так и в электронном виде. Электронный документ подписывают УКЭП работодателя и УКЭП либо УНЭП сотрудника в соответствии с законодательством об электронной подписи.
Обратите внимание: если работодатель предлагает сотруднику перевестись на удаленку, а сотрудник не возражает, можно действовать в таком же порядке.
Такском поможет подобрать ключи электронной подписи для любых целей и организовать массовый выпуск электронных подписей сотрудникам прямо в офисе.
Может ли работодатель перевести сотрудника на удаленку по своей инициативе
Перевод из-за организационных изменений
Это стандартная процедура изменения условий трудового договора из-за того, что изменились организационные или технологические условия труда, например:
изменились техника и технология производства;
рабочие места усовершенствовали на основе их аттестации;
производство структурно реорганизовали.
Работодатель должен быть готов подтвердить, что именно такие изменения повлекли необходимость перевести сотрудника на удаленную работу.
Чтобы оформить перевод без нарушений, работодатель должен действовать так:
Письменно известить сотрудника об изменении условий трудового договора и о том, почему это необходимо. Это нужно сделать за два месяца до перевода на дистанционную работу.
Предложить сотруднику все вакантные должности в данной местности и в других местностях, когда это предусматривают коллективный, трудовой договор или соглашения — если он не согласен на перевод.
Уволить сотрудника по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК — если он откажется от предложенной работы.
Если после уведомления об изменении условий трудового договора сотрудник согласится перевестись на удаленку, дальше процедуру соблюдать необязательно — достаточно подписать с ним допсоглашение к трудовому договору (ст. 72 ТК).
Перевод в исключительных случаях
Трудовой кодекс позволяет временно переводить сотрудников на удаленку без их согласия, если произошли такие события:
катастрофа природного или техногенного характера;
производственная авария;
несчастный случай на производстве;
эпидемия или эпизоотия;
другие события, которые угрожают жизни населения;
органы госвласти или местного самоуправления приняли решение о временном переводе сотрудников на дистанционную работу.
Для этого работодателю нужно действовать так.
Шаг 1. Разработать и утвердить специальный ЛНА.
В нем прописывают положения из ч. 3 ст. 312.9 ТК — например, определяют перечень сотрудников, которые подлежат временному переводу на удаленку, срок перевода и правила организации их труда. Если в организации есть профсоюз, потребуется соблюсти процедуру учета его мнения.
Шаг 2. Ознакомить сотрудников с документом.
Всех сотрудников, которые подлежат переводу, нужно ознакомить с таким ЛНА. При этом ТК не требует делать это под подпись, работодатель вправе сам выбрать способ ознакомления. Главное — такой способ должен подтвердить, что сотрудник точно получил ЛНА. Например, его можно направить ценным письмом с описью вложения по адресу места жительства или пребывания сотрудника.
После этого сотрудники могут приступать к дистанционной работе и пользоваться всеми гарантиями, которые ТК предоставляет удаленщикам. Другие документы с ними подписывать не нужно.
Вернуться в офис потребуется, когда завершится срок перевода или даже раньше — если до истечения этого срока закончатся исключительные обстоятельства, которые стали причиной перевода.
Шаг 3. Уведомить службу занятости.
В службу занятости нужно направить отчет по форме приложения № 4 к приказу Минтруда от 26.01.2022 № 24. Это нужно сделать в течение трех рабочих дней со дня, когда работодатель принял решение о временном переводе.
Отчет нужно будет подавать каждый раз, когда меняется численность дистанционных сотрудников, но не чаще одного раза в день (письмо Минтруда от 08.04.2022 № 14-2/ООГ-2304). Это значит, что, когда срок временного перевода истечет, его необходимо подать снова.
Обратите внимание: если работодатель перевел сотрудника на удаленку и не обеспечил его рабочим оборудованием, сотрудник вправе отказаться работать. Время, в которое сотрудник не работал, признается простоем по причинам, которые не зависят от сторон трудового договора.
Нужно ли подавать форму ЕФС-1 при переводе сотрудника на удаленку
Когда сотрудника переводят на удаленную работу, в СФР необходимо подать подраздел 1.1 раздела 1 формы ЕФС-1. В графе 3 указывают «ПЕРЕВОД», а в графе 6 — код ОКЗ и код «ДИСТ». Сведения подают не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошел перевод.
Электронная подпись от «Такском» — простой и надежный способ подписывать документы с вашими работниками:
Вам больше не придется тратить время на встречи с дистанционными сотрудниками для подписания документов.
Электронная подпись гарантирует безопасность и защиту ваших документов от подделки.
Вы сможете подписывать документы прямо из своего офиса или дома, в любое удобное для вас время без физического носителя — токена.
А также с помощью сервиса от «Такском» можно удобно и быстро сдавать отчетность в любые контролирующие органы через интернет.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8JwGzN