Người lao động có hàng tá việc cần làm nhưng luôn xao nhãng và không thể hoàn thành chúng. Đây là thói quen thường ngày đặc trưng của nhiều nhân viên văn phòng. Khi làm việc, họ thường nghĩ đến nhiều thứ, dẫn đến mất tập trung, giảm hiệu quả và liên tục phải tăng ca.
Theo Báo cáo khảo sát về mức độ tập trung của nhân viên văn phòng Đài Loan (Trung Quốc), hơn 90% nhân viên văn phòng không đủ tập trung và kết quả là hơn 80% mắc sai lầm trong công việc. Một số đề xuất giúp người lao động tỏa sáng tại nơi làm việc.
1. Ngủ đủ giấc
Thiếu năng lượng là nguyên nhân chính dẫn đến thiếu tập trung. Vì vậy, chất lượng giấc ngủ tốt là bước đầu tiên để cải thiện khả năng tập trung.
Nhân viên văn phòng nên tránh tiếp xúc với những vật có hiệu ứng âm thanh, ánh sáng, màu sắc mạnh trong hai tiếng trước khi đi ngủ vào ban đêm. Bạn nên thay thế các hoạt động đi club, chơi trên máy tính bằng nghe nhạc nhẹ, uống sữa ấm, đọc sách. Những điều này có thể giúp bạn chìm vào giấc ngủ sâu.
2. Làm từng việc
Bạn rất dễ mất tập trung khi đang làm một việc mà đầu lại nghĩ về việc khác. Khi thường xuyên bị phân tâm bởi những việc còn dang dở sẽ dễ gây ra căng thẳng, hoảng sợ và cuối cùng không thể làm tốt cả hai việc đó.
Hãy lập thời gian biểu, viết ra To-Do-List trước khi làm việc. Sau đó sắp xếp theo mức độ quan trọng, cấp bách rồi hoàn thành từng việc. Khi lập kế hoạch, bạn cũng nên chừa khoảng trống giữa mỗi công việc.
3. Sử dụng các tiện ích hỗ trợ
Những phiền nhiễu bên ngoài thường là kẻ giết chết sự tập trung. Để tránh điều đó, nhiều người sử dụng các công cụ để chặn tiếng ồn bên ngoài như đeo tai nghe hoặc nghe tiếng ồn trắng với tần số cố định để giảm tác động của ngoại cảnh.
Việc vạch ra ranh giới rõ ràng giữa đời sống xã hội và công việc càng quan trọng hơn. Sử dụng một ứng dụng để đặt không hiển thị thông báo tin nhắn trong một khoảng thời gian nhất định nhằm tránh gián đoạn công việc. Bạn còn có thể sử dụng ứng dụng để đặt giới hạn thời gian tối đa cho việc sử dụng trang web. Bạn có thể kiểm soát thời gian dành cho mạng xã hội mỗi ngày và sử dụng nó để làm những việc quan trọng hơn.
Bạn nên phân chia giữa công việc và nghỉ ngơi, tức là bạn có 25 phút làm việc liên tục, sau đó nghỉ ngơi 5 phút. Nhờ đó, sự tập trung có thể được cải thiện.
4. Chuyển sự chú ý
Khi thời gian làm việc kéo dài, khả năng tập trung tự nhiên giảm. Các bác sĩ cũng nhắc nhở mọi người có thể tập trung tối đa 15 phút, hết thời gian nên nghỉ 5 phút. Làm việc liên tục tốt nhất không nên quá một giờ, nếu không hiệu quả có thể bị giảm.
Sau khi làm việc tập trung được một thời gian, bạn có thể dừng việc đang làm và cố tình đánh lạc hướng bản thân, chẳng hạn như rót một cốc nước, nhắm mắt thư giãn hoặc đi dạo. Bạn có thể sắp xếp lại suy nghĩ trước khi làm việc để tập trung và hiệu quả hơn.
5. Không làm việc và ăn cùng lúc
Để tiết kiệm thời gian, nhiều nhân viên văn phòng thường ăn trưa trong lúc làm việc. Nhìn bề ngoài nó rất hiệu quả vì tưởng chừng bạn có thể làm được hai việc cùng một lúc, nhưng điều này không tốt.
Thông tin được tiếp nhận mà không cần hiểu biết. Thông tin chỉ sau khi suy nghĩ mới trở thành kiến thức. Suy nghĩ cần sự tập trung. Vừa ăn vừa làm rất dễ phân tán sự chú ý. Hơn nữa, ăn quá nhiều sẽ khiến lượng đường trong máu tăng cao và insulin được tiết ra khiến bạn càng khó tập trung hơn.
6. Giữ môi trường làm việc đơn giản
Một môi trường làm việc bừa bộn có thể dễ dàng khiến mọi người mất tập trung. Đừng đặt những vật dụng không liên quan đến công việc trên bàn, chẳng hạn như đồ chơi điện tử và máy nghe nhạc MP3, để tránh bị phân tâm. Sẽ không thành vấn đề nếu bạn muốn đặt những vật dụng nhỏ hoặc cây cối trên bàn. Tuy nhiên, hãy nhớ dọn bàn để những vật dụng này khuất tầm nhìn của bạn.
Ngoài ra, chỉ mở những phần cửa sổ máy tính dùng làm việc, không mở game trực tuyến hoặc các trang web mua sắm, gây khó khăn khi phân biệt ranh giới giữa công việc và cuộc sống. Nếu muốn làm việc hiệu quả, hãy tan sở đúng giờ và thiết lập một không gian làm việc độc lập, không bị gián đoạn.
7. Tách biệt công việc và cuộc sống
Thói quen xấu của một số nhân viên văn phòng là trộn lẫn cuộc sống và công việc, chẳng hạn như đặt vé du lịch trực tuyến khi đang làm việc. Tốt hơn hết, bạn chỉ nên làm những thứ liên quan đến công việc trong giờ làm việc. Nếu bạn có những công việc khác không liên quan đến việc trước mắt, bạn có thể viết ra một danh sách, sau đó khi đã hoàn thành công việc hiện tại, bạn sẽ có nhiều thời gian rảnh hơn để giải quyết các đầu việc còn lại.