Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1948/93
z dnia 30 czerwca 1993 r.
zmieniające rozporządzenie (EWG) nr 1416/76 w sprawie przepisów finansowych mających zastosowanie do Europejskiego Centrum Kształcenia Zawodowego
RADA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Gospodarczą, w szczególności jego Artykuł 209,
uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 337/75 z dnia 10 lutego 1975 r. ustanawiające Europejskie Centrum Kształcenia Zawodowego [1], w szczególności jego art. 11,
uwzględniając propozycję przedstawioną przez Komisję [2],
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego [3],
uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego [4],
a także mając na uwadze co następuje:
zgodnie z art. 130 rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich z dnia 21 grudnia 1977 r. [5], przepisy finansowe dla Centrum powinny być jak najbardziej zbliżone do przepisów rozporządzenia finansowego i dlatego też wymagają uaktualnienia;
Traktat z dnia 22 lipca 1975 r. zmieniający niektóre przepisy finansowe Traktatów ustanawiających Wspólnoty Europejskie oraz Traktat ustanawiający wspólną Radę oraz wspólną Komisję Wspólnot Europejskich, zmodyfikował procedurę udzielania Komisji absolutorium z realizacji budżetu, a nazwę Trybunał Obrachunkowy zmienił na nazwę Komisja Obrachunkowa we wszystkich tekstach dotyczących Komisji Obrachunkowej;
rozporządzenie (EWG) nr 1416/76 [6] należy odpowiednio uzupełnić,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG) nr 1416/76 wprowadza się następujące zmiany:
1. artykuł 1 ust. 2 zastępuje się ust. 2 i 3:
"2. Niedopuszczalne jest zatwierdzanie wydatków na okres dłuższy niż rok budżetowy.
3. Wydatki administracyjne wynikające z:
- umów zawartych zgodnie z lokalnym zwyczajem, lub
- postanowień umów odnoszących się, w szczególności, do dostaw sprzętu,
na okres wykraczający poza rok budżetowy należy uwzględnić w planie dochodów i wydatków za rok budżetowy, w którym zostały poniesione.";
2. artykuł 2 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 2
Środki przyznawane w budżecie powinny być wykorzystane zgodnie z zasadami prawidłowej gospodarki finansowej a zwłaszcza zasadami oszczędności i efektywności kosztów. Należy wyznaczyć cele wymierne liczbowo i monitorować postępy w ich realizacji.";
3. artykuł 3 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"1. Z zastrzeżeniem przepisów art. 22 wszystkie dochody i wydatki należy uwzględniać w całości w planie dochodów i wydatków oraz w księgach rachunkowych bez żadnych zmian wprowadzanych celem dostosowania jednych do drugich.";
4. artykuł 3 ust. 2:
a) akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
"2. Suma dochodów pokrywa się z sumą wydatków.
Jednakże niektórych dochodów nie można wykorzystać na żaden inny cel, a mianowicie:
- dochodów przeznaczonych na cele szczególne, takich jak dochody z fundacji, subsydiów, darowizn i spadków,
- przychodów uzyskanych od stron trzecich w związku z pracą wykonaną na ich wniosek.";
b) akapity drugi i trzeci są oznaczone jako ust. 3.;
5. artykuł 4 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 4
Wszystkie pobierane dochody i ponoszone wydatki muszą znaleźć odzwierciedlenie w jednym z artykułów planu dochodów i wydatków.
Niedopuszczalne jest zaciąganie zobowiązań na wydatki, ani też zatwierdzanie wydatków przekraczających sumę zatwierdzonego przydziału środków, bez uszczerbku dla przepisów art. 22.";
6. artykuł 6 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 6
Wykorzystaniem środków przyznanych rządzą następujące zasady:
1. a) środki przyznane, co do których nie zaciągnięto jeszcze żadnych zobowiązań na koniec roku budżetowego, na który je przewidziano, z zasady przepadają;
b) środki przyznane na wynagrodzenia i diety dla personelu nie podlegają przeniesieniu;
c) środki przyznane, na które nie zaciągnięto zobowiązań na dzień 31 grudnia, podlegają przeniesieniu jedynie na następny rok budżetowy;
d) środki przyznane na płatności nadal nieuregulowane na dzień 31 grudnia, na które zaciągnięto zobowiązania należycie zaksięgowane w okresie między 1 stycznia a 31 grudnia, podlegają automatycznemu przeniesieniu wyłącznie na następny rok budżetowy;
2. w odniesieniu do środków przyznanych, o których mowa w ust. 1 lit. c), Komisja, najpóźniej do dnia 15 lutego, przekazuje organowi budżetowemu należycie uzasadnione podania o przeniesienie przyznanych środków, które Centrum przesłało do niej przed dniem 1 lutego.
Przeniesienie wyżej wymienionych środków przyznanych może być zaproponowane jedynie z wyjątkowo ważnych przyczyn dla zaspokojenia istotnych potrzeb, których zaspokojenie nie jest możliwe z przydziału środków przewidzianych na następny rok budżetowy. Tego rodzaju przeniesienia zasadniczo przeznaczone są na zaspokojenie potrzeb, na które przewidziano środki w poprzednim roku budżetowym, jednak, ze względu na niezależne od urzędnika ds. finansowych opóźnienia, nie mogły być one wykorzystane w planowanym terminie.
Parlament Europejski, po konsultacji z Radą, podejmuje działania w odpowiedzi na złożone podania o przeniesienie.
W przypadku braku decyzji ze strony organu budżetowego w terminie sześciu tygodni, podania o przeniesienie środków należy uznać za zatwierdzone;
3. niewykorzystane przychody i środki przyznane, pozostające do dyspozycji na dzień 31 grudnia, a pochodzące z darowizn, określone w art. 3 ust. 2, podlegają automatycznemu przeniesieniu;
4. następujące środki przyznane przepadają z końcem roku:
a) środki przyznane z poprzedniego roku budżetowego:
- środki przyznane przeniesione decyzją podjętą na mocy pkt. 1 lit. c), których nie przeznaczono na pokrycie zaciągniętych zobowiązań ani nie wypłacono,
- środki przyznane przeniesione automatycznie na mocy przepisów pkt. 1 lit. d), których nie wypłacono;
b) środki przyznane na rok budżetowy, które nie zostały przeniesione;
5. przed dniem 1 marca należy podać do wiadomości Komisji listę środków przyznanych do automatycznego przeniesienia. Komisja przekazuje tę listę do wiadomości Parlamentu Europejskiego oraz Rady;
6. do celów realizacji planu dochodów i wydatków, sposób wykorzystania środków przyznanych z przeniesienia należy wykazać osobno, dla każdej pozycji budżetowej, w każdym artykule ksiąg rachunkowych za bieżący rok budżetowy.";
7. do art. 7 dodaje się następujący akapit:
"Wydatki związane z opłatą czynszu oraz niektóre towarzyszące mu wydatki, płatne z góry zgodnie z przepisami prawa lub postanowieniami umów, mogą wymagać dokonania płatności, począwszy od dnia 20 grudnia, które obciążą środki przyznane na następny rok budżetowy.";
8. artykuł 8 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 8
1. Jeśli plan dochodów i wydatków nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, wówczas do zaciągniętych zobowiązań na wydatki oraz regulowania wydatków zasadniczo zatwierdzonych w ostatnim właściwie zatwierdzonym planie, stosuje się art. 204 Traktatu.
Pozycję wydatków należy uznać za zasadniczo zatwierdzoną w ostatnim właściwie zatwierdzonym planie, jeśli można by było obciążyć nią szczególną część w budżecie danego roku budżetowego.
2. Płatności można dokonywać co miesiąc w odniesieniu do dowolnego rozdziału budżetu do wartości jednej dwunastej całości środków przyznanych na dany rozdział budżetu na poprzedzający rok budżetowy, uwzględniwszy przelewy, o ile nie oznacza to pozostawienia do dyspozycji Centrum na dowolny miesiąc przydziału środków o wartości ponad jedną dwunastą sumy subsydiów zarezerwowanych dla Centrum w projekcie budżetu lub, w przypadku jego braku, we wstępnym projekcie budżetu Wspólnot. Zaciągnięte zobowiązania na wydatki mogą być księgowane na konto środków z odpowiednich rozdziałów budżetu do jednej czwartej całkowitej wartości przydziału środków przypadającej na dany rozdział budżetu w poprzednim roku finansowym, uwzględniwszy przelewy, powiększonej o jedną dwunastą za każdy zakończony miesiąc; niedopuszczalne jest jednak przekroczenie kwoty subsydiów zarezerwowanej dla Centrum w projekcie budżetu lub, w przypadku jego braku, we wstępnym projekcie budżetu Wspólnot.
3. Na wniosek zarządu Komisja, w obliczu potrzeb administracyjnych, może zatwierdzić wydatkowanie jednocześnie dwóch lub więcej dwunastych tymczasowych, pod warunkiem, że kwota zatwierdzona z każdego rozdziału nie przekroczy rocznego limitu ustanowionego w ust. 2.
4. Jeśli dla danego rozdziału zatwierdzone dwie dwunaste tymczasowe, lub więcej, przyznane w okolicznościach przewidzianych w ust. 3, nie umożliwią dokonania wydatków niezbędnych dla zapewnienia ciągłości działalności Centrum w danym obszarze, wówczas przekroczenie całkowitego limitu przewidzianego w ust. 3 może, wyjątkowo, zostać dopuszczone zgodnie z tą samą procedurą, pod warunkiem, że nie zostanie przekroczona całkowita suma przydziału środków przewidziana w planie dochodów i wydatków na poprzedni rok.";
9. skreśla się art. 9 rozporządzenia;
10. artykuł 10 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 10
Plan dochodów i wydatków sporządza się w ECU. Kurs ECU oraz zasady przeliczania ECU na waluty narodowe określa rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich.";
11. artykuł 11 ust. 2 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
"2. W przypadku pojawienia się nieuniknionych, wyjątkowych i nieprzewidzianych okoliczności zarząd Centrum może przesłać do Komisji uzupełniające lub poprawkowe dane szacunkowe. Tego rodzaju szacunkową prognozę przedkłada się i przyjmuje w takiej samej formie i według tej samej procedury, jak plan, którego szacunki dane te korygują. Należy je przedkładać, powołując się na ten plan.";
12. do art. 14 dodaje się następujący akapit:
"Plan oraz lista stanowisk podlegają opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich jednocześnie z budżetem Wspólnot.";
13. artykuł 15 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 15
Plan dochodów i wydatków należy podzielić na tytuły, rozdziały, artykuły i pozycje zależnie od rodzaju dochodów lub wydatków lub też ich celowości, stosując system klasyfikacji dziesiętnej.
Należy w nim uwidocznić:
1. względem planu dochodów:
a) dochód na dany rok budżetowy;
b) dochód zaksięgowany w poprzednim roku budżetowym oraz dochód ustalony za ostatni rok budżetowy, którego księgi rachunkowe zamknięto;
c) odpowiednie uwagi do każdej z rubryk budżetu;
2. odnośnie do planu wydatków:
a) środki przyznane na dany rok budżetowy w podziale na tytuły, rozdziały, artykuły i pozycje;
b) środki przyznane udostępnione w poprzednim roku budżetowym oraz rzeczywiste wydatki w ostatnim roku budżetowym, którego księgi rachunkowe zamknięto, powiększone o kwoty przeniesione, przy zastosowaniu tej samej klasyfikacji;
c) odpowiednie uwagi do każdej z rubryk;
d) w załączeniu plan działalności z wykazem liczby stałych i tymczasowych stanowisk pracy każdego stopnia w poszczególnych kategoriach ze wskazaniem liczby stanowisk zatwierdzonych na rok poprzedzający.";
14. artykuł 16 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 16
Plan działalności sporządzony przez organ budżetowy określa bezwzględny limit obowiązujący Centrum; niedopuszczalne jest powoływanie pracowników na nowe stanowiska wykraczając poza ramy określonego limitu.
Przypadki pracy w niepełnym wymiarze godzin dopuszczone przez dyrektora zgodnie z art. 29a rozporządzenia Rady (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1859/76 z dnia 29 czerwca 1976 r. ustanawiającego warunki zatrudnienia personelu Europejskiego Centrum Kształcenia Zawodowego [7] można zrównoważyć rekrutacją innych członków personelu w ramach limitów ustanowionych przez organ budżetowy na mocy procedury budżetowej.";
15. artykuł 17 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 17
Plan dochodów i wydatków należy wdrażać zgodnie z zasadą, że funkcje urzędnika zatwierdzającego (ds. finansowych) i księgującego (ds. księgowości) są pełnione przez inne osoby.
Przydziałem środków zarządza urzędnik ds. finansowych jako osoba ponosząca wyłączną odpowiedzialność za zaciąganie zobowiązań na wydatki, ustalanie sum do pobrania oraz wydawanie poleceń inkasa i wypłaty. Pobierania opłat i wypłat dokonuje urzędnik ds. księgowości. Obowiązki urzędnika zatwierdzającego (ds. finansowych), kontrolera finansowego oraz urzędników ds. księgowości są wzajemnie rozłączne.";
16. artykuł 18 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 18
Zarząd Centrum wdraża plan dochodów i wydatków na własną odpowiedzialność zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz w zakresie limitów przyznanych środków.
Za wyjątkiem przypadków przewidzianych w art. 23, 30, 38 i 41, dotyczących decyzji uchylających decyzje kontrolera finansowego, zarząd deleguje swoje uprawnienia na warunkach przez siebie określonych oraz w granicach limitów określonych w dokumencie delegowania, osobie upoważnionej, urzędnikowi ds. księgowości, kontrolerowi finansowemu oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Osoby upoważnione mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im uprawnień.";
17. po art. 18 dodaje się następujący artykuł:
"Artykuł 18a
W przypadku zarządzania transakcjami dochodów i wydatków za pomocą zintegrowanego systemu komputerowego, postanowienia sekcji II i III oraz tytułu VI stosuje się z należnym uwzględnieniem możliwości i wymagań zarządzania komputerowego. Dlatego też:
- dokumenty uwierzytelniające mogą pozostawać w posiadaniu urzędnika ds. finansowych oraz urzędnika ds. księgowości celem ich sprawdzenia,
- podpisy i zatwierdzenia mogą przyjmować formę właściwą dla systemu skomputeryzowanego.
Warunki realizacji przepisów niniejszego artykułu określają reguły realizacji zawarte w art. 76.";
18. artykuł 19 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 19
Kontroler finansowy z Komisji odpowiada za sprawdzenie zaciąganych zobowiązań i uregulowanie wszystkich wydatków oraz ustalanie i inkasowanie wszelkich dochodów Centrum, zgodnie z zasadami ustanowionymi w art. 2.
Urzędnik ten dokonuje monitorowania polegającego na inspekcji dokumentacji dotyczącej wydatków i dochodów oraz, jeśli to konieczne, kontroli na miejscu.
W wykonywaniu swoich obowiązków kontroler finansowy może być wspomagany przez jednego lub więcej asystentów.
Tworzenie systemów księgowości Centrum musi być konsultowane z kontrolerem finansowym. Kontroler ma prawo wglądu do danych zawartych w tych systemach.";
19. w art. 20:
a) po akapicie drugim dodaje się następujący akapit:
"Odpowiada on za sporządzenie sprawozdania finansowego przewidzianego w art. 66 i 67.";
b) dodaje się następujący akapit:
"Specjalne reguły mające zastosowanie do urzędnika ds. księgowości oraz jego asystentów ustanawiają zasady realizacji przewidziane w art. 76.";
20. w art. 21 dodaje się następujący akapit:
"4a. Środki przyznawane mogą podlegać przeniesieniu jedynie do rubryk budżetowych, na które zatwierdzono przydział środków lub wprowadzono zapis o znaczeniu symbolicznym w planie wydatków.";
21. w art. 22 lit. b) i c) otrzymują brzmienie:
"b) następujące kwoty można wykorzystać ponownie na cele rubryki, którą obciążono pierwotnym wydatkiem:
- dochody ze zwrotu kwot zapłaconych pomyłkowo z przydziałów środków przyznanych w planie dochodów i wydatków,
- przychody z dostawy towarów i usług dla innych instytucji i podmiotów, w tym dokonana przez te instytucje lub podmioty refundacja świadczeń za wyjazdy służbowe wypłaconych w ich imieniu,
- otrzymane wypłaty z ubezpieczenia,
- dochody z płatności związanych z wynajmem,
- dochody ze sprzedaży publikacji i filmów,
- zwrot podatków - zawartych w cenie produktu lub usługi dostarczonej Centrum - dokonany przez Państwa Członkowskie zgodnie z przepisami Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich,
- dochody za płatne dostawy towarów i usług,
- dochody ze sprzedaży pojazdów, sprzętu i instalacji, a także aparatury naukowej i technicznej, sprzętu i materiałów, w związku z ich wymianą lub złomowaniem.
Ponowne wykorzystanie powyższych kwot musi nastąpić przed końcem roku budżetowego następującego po roku budżetowym, w którym zostały pobrane.
Plan kont zawiera rachunki sum przejściowych do księgowania transakcji ponownego wykorzystania zarówno po stronie dochodów jak i wydatków;
c) możliwa jest korekta w odniesieniu do różnic kursowych pojawiających się w transakcjach budżetowych. Ostateczny bilans zysków i strat należy zawrzeć w bilansie za dany rok.";
22. artykuł 23 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 23
1. Każda operacja, która może prowadzić do powstania lub modyfikacji długu wobec Centrum, jest poprzedzona propozycją urzędnika ds. finansowych. Propozycja ta jest przesyłana kontrolerowi finansowemu do zatwierdzenia oraz urzędnikowi ds. księgowości celem tymczasowej rejestracji. Wskazuje ona zwłaszcza rodzaj dochodu, jego szacowaną wysokość oraz pozycję w budżecie, pod jaką zostanie wpisany, a także nazwę i opis dłużnika. Operacja podlega rejestracji po zatwierdzeniu przez kontrolera finansowego. Akceptacja ze strony kontrolera jest uzależniona od ustalenia czy:
a) dochód zaksięgowano na konto właściwej pozycji;
b) propozycja została sporządzona prawidłowo i stosownie do odpowiednich przepisów, zwłaszcza planu dochodów i wydatków, zasad obowiązujących Centrum oraz postanowień wszystkich przepisów wykonawczych do tych regulacji, a także zgodnie z zasadami sztuki dobrego zarządzania finansowego, określonych w art. 2.
Kontroler finansowy ma prawo nie udzielić akceptacji. Zarząd może, uzasadniwszy należycie swoją decyzję, i na własną odpowiedzialność, nie uwzględnić odmowy akceptacji. Decyzja zarządu jest ostateczna i wiążąca; zostaje przekazana do wiadomości kontrolera finansowego. Zarząd informuje Trybunał Obrachunkowy o wszystkich tego rodzaju decyzjach w terminie jednego miesiąca.
2. Właściwy urzędnik ds. finansowych wystawia dla każdego ustalonego długu polecenie inkasa przesyłane wraz z dokumentami uwierzytelniającymi do uprzedniego zatwierdzenia ze strony kontrolera finansowego. Po uzyskaniu akceptacji kontrolera finansowego polecenia inkasa podlegają rejestracji przez urzędnika ds. księgowości.
Przedmiotem akceptacji ze strony kontrolera finansowego jest ustalenie, czy:
a) dochód został zaksięgowany na konto odpowiedniej pozycji;
b) polecenie jest prawidłowe i zgodne ze stosownymi przepisami;
c) dokumenty uwierzytelniające są prawidłowe;
d) dłużnik został prawidłowo opisany;
e) wskazano odpowiedni termin wymagalności;
f) zastosowano się do zasad sztuki dobrego gospodarowania finansowego, określonych w art. 2;
g) kwota i waluta wymaganej sumy są prawidłowe.
W przypadku odmowy akceptacji ze strony kontrolera finansowego stosuje się przepisy ust. 1 akapit drugi.";
23. artykuł 24 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 24
1. Urzędnik ds. księgowości odpowiada za prawidłowo sporządzone polecenia inkasa.
Zachowuje on wszelką wymaganą staranność na rzecz odzyskania wszelkich środków należnych Centrum w terminie wskazanym na poleceniach inkasa oraz zapewnić ochronę praw należnych Centrum.
Urzędnik ds. księgowości powiadamia urzędnika ds. finansowych i kontrolera finansowego o wszelkich dochodach nieodzyskanych w ustalonym terminie.
2. Jeśli urzędnik ds. finansowych zrzeka się prawa do odzyskania ustalonego długu, przesyła uprzednio propozycję unieważnienia do zatwierdzenia przez kontrolera finansowego oraz do wiadomości urzędnika ds. księgowości.
Przedmiotem akceptacji ze strony kontrolera finansowego jest ustalenie, czy unieważnienie to jest prawidłowe i zgodne z zasadami dobrego gospodarowania finansowego określonego w art. 2. Propozycja podlega rejestracji przez urzędnika ds. księgowości.
W przypadku odmowy akceptacji zarząd może, w pełni uzasadniwszy swą decyzję i na własną odpowiedzialność, uchy lić odmowę. Jego decyzja zaś jest ostateczna i obowiązująca; kontroler finansowy zostaje o niej powiadomiony.
Zarząd informuje Trybunał Obrachunkowy o wszystkich tego rodzaju decyzjach w terminie jednego miesiąca.
Kontroler finansowy informuje zarząd o wszelkich przypadkach, gdy stwierdza, że nie sporządzono dokumentu ustanawiającego dług, czy nie odzyskano należnych sum.";
24. artykuł 27 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
"2. Warunki realizacji przepisów powyższego ust. 1 określają zasady realizacji przewidziane w art. 76. Warunki te zapewniają prowadzenie dokładnej ewidencji zaciąganych zobowiązań i ich zatwierdzeń na miarę rzeczywistych potrzeb.";
25. artykuł 28 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 28
Bez uszczerbku dla przepisów art. 18a, propozycje zaciągnięcia zobowiązań wraz z towarzyszącymi im dokumentami uwierzytelniającymi należy kierować do kontrolera finansowego oraz urzędnika ds. rachunkowości; w propozycji należy określić przede wszystkim cel wydatku, szacowaną kwotę, o jaką chodzi, o ile to możliwe - walutę płatności, odnośną pozycję w budżecie oraz nazwę i opis wierzyciela; propozycje zatwierdzone przez kontrolera finansowego podlegają rejestracji zgodnie z zasadami realizacji przewidzianymi w art. 76.";
26. w art. 29:
a) litera d) otrzymuje brzmienie:
"d) zastosowano prawidłowe zasady zarządzania finansowego określone w art. 2.";
b) akapit drugi otrzymuje brzmienie:
"Zatwierdzenie nie może być warunkowe.";
27. w art. 30 ostatnie zdanie akapitu trzeciego otrzymuje brzmienie:
"Zarząd informuje Trybunał Obrachunkowy o tego rodzaju decyzjach w terminie jednego miesiąca.";
28. (niniejsza zmiana do art. 33 nie dotyczy polskiej wersji językowej);
29. a) (niniejsza zmiana do art. 34 nie dotyczy polskiej wersji językowej);
b) w art. 34 akapit pierwszy tekst po trzecim tiret otrzymuje brzmienie:
"- kwota do zapłaty (cyfrą i słownie) wyrażona w ECU lub walucie krajowej,";
30. (niniejsza zmiana do art. 35 nie dotyczy polskiej wersji językowej);
31. artykuł 36 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 36
1. W przypadku płatności ratalnych do pierwszego polecenia płatności dołącza się dokumentację, na podstawie której można ustalić roszczenie wierzyciela do płatności odnośnej raty. W następnych poleceniach płatności należy odnieść się do wcześniej dostarczonych dokumentów uwierzytelniających oraz powtórzyć numer referencyjny pierwszego polecenia płatności.
2. Urzędnik ds. finansowych może przyznać personelowi zaliczki, jeśli istnieje zapis w rozporządzeniu, który przewiduje taką możliwość.
Urzędnik ds. finansowych może przyznać zaliczki na pokrycie kosztów refundowanych, których opłaty w imieniu Centrum dokona członek jego personelu.
Za wyjątkiem wpłat na rachunki zaliczek określonych w art. 43, niedopuszczalne jest wypłacanie zaliczek bez uprzedniej aprobaty kontrolera finansowego.";
32. artykuł 37 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 37
Bez uszczerbku dla postanowień art. 18a polecenia płatności przesyła się do kontrolera finansowego celem uzyskania jego uprzedniej zgody.
Przedmiotem uprzedniej zgody jest ustalenie, czy:
a) polecenie płatności zostało prawidłowo sporządzone,
b) polecenie płatności jest zgodne z zaciągniętym zobowiązaniem wydatkowym oraz że suma, na jaką opiewa, jest prawidłowa, uwzględniwszy zasady i wymogi dobrego zarządzania finansowego, określone w art. 2;
c) wydatek został zaksięgowany na konto właściwej pozycji w budżecie;
d) dysponuje się odpowiednimi środkami przyznanymi;
e) dokumenty uwierzytelniające są prawidłowe;
f) odbiorca płatności został poprawnie nazwany i opisany.";
33. (niniejsza zmiana do art. 39 nie dotyczy polskiej wersji językowej);
34. w art. 42 akapit drugi otrzymuje brzmienie:
"Procedurę otwierania takich rachunków, zarządzania nimi i korzystania z nich określają zasady realizacji przewidziane w art. 76. Zasady te w szczególności wskazują wydatki, które bezwzględnie muszą być opłacane czekiem, przelewem pocztowym lub bankowym i wymagają podpisu na czeku, przelewie pocztowym lub bankowym dwóch należycie upoważnionych urzędników, z których jeden to bezwzględnie urzędnik ds. księgowości, jego asystent lub administrator rachunku funduszy zaliczkowych.";
35. artykuł 43 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 43
Dla pokrycia niektórych kategorii wydatków można utworzyć rachunki funduszy zaliczkowych, zgodnie z zasadami realizacji przewidzianymi w art. 76.
Urzędnik ds. finansowych ma wyłączne prawo do zaopatrzenia rachunków zaliczkowych, poza sytuacjami wyjątkowymi, określonymi w przepisach wykonawczych do niniejszego rozporządzenia.
Przepisy te dotyczą zwłaszcza:
- mianowania administratorów rachunków zaliczkowych,
- rodzaju i maksymalnej kwoty każdej z pozycji wydatków do opłacenia,
- maksymalnej kwoty zaliczki, jakiej można udzielić,
- terminu sporządzenia dokumentów uwierzytelniających,
- zakresu odpowiedzialności administratorów rachunków zaliczkowych.";
36. po art. 43 dodaje się następującą sekcję:
"SEKCJA IIIa
ZARZĄDZANIE STANOWISKAMI PRACY
Artykuł 43a
1. Należy sporządzić, co następuje:
a) dokument definiujący stanowiska pracy z opisem zakresu obowiązków dla każdego stanowiska kategorii A;
b) schemat organizacyjny ukazujący organizację działów z wyszczególnieniem zadań każdej jednostki administracyjnej.
2. Jeśli w planie dochodów i wydatków przy danym stanowisku zaznaczono "do likwidacji", to przy następnej okazji powstania wakatu w trakcie trwania działań nie należy go zapełniać."
;
37. artykuł 44 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"1. Umowy kupna lub najmu budynków czy towarów, umowy o świadczenie usług lub umowy na wykonanie roboty budowlanej wymagają formy pisemnej. Za wyjątkiem umów dotyczących kupna lub leasingu wykonanego budynku, wszelkie umowy zawierane są w wyniku zaproszenia do dokonywanego w ramach procedury automatycznego przetargu publicznego albo procedury zaproszenia do składania ofert.
Jednakże w okolicznościach określonych w art. 46 umowy mogą być zawierane na zasadzie bezpośredniego porozumienia stron.
W przypadkach przewidzianych w art. 50 możliwe jest zawieranie umów na zasadzie wystawienia rachunku lub faktury.";
38. w art. 46 litera a) otrzymuje brzmienie:
"a) jeśli umowa kupna lub najmu towarów, świadczenia usług lub na roboty budowlane opiewa na sumę nieprzekraczającą limitu ustanowionego w zasadach realizacji przewidzianych w art. 126 rozporządzenia finansowego, jakie stosuje się do budżetu ogólnego Wspólnot, Centrum jest jednakowoż zobowiązane, w miarę możliwości i wszelkimi stosownymi środkami, do stworzenia warunków dla konkurowania dostawców, których z dużym prawdopodobieństwem można uznać za zdolnych dostarczyć owe towary lub usługi;";
39. artykuł 48 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 48
Umowy o wartości przekraczającej kwotę ustanowioną w zasadach realizacji przewidzianych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Komisji wymagają zatwierdzenia ze strony zarządu.";
40. w art. 49 ust. 3 wyrazy "których wartość przekracza 100000 jednostek rozliczeniowych" zastępuje się wyrazami "których wartość przekracza limit określony w zasadach realizacji przewidzianych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Wspólnot";
41. artykuł 50 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 50
Umowy mogą być zawierane poprzez wystawienie faktury lub rachunku kosztów, jeśli przewidywana wartość towarów, usług lub robót budowlanych nie przekracza limitu określonego w zasadach realizacji przewidzianych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Wspólnot";
42. artykuł 51 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 51
Przy zawieraniu umów określonych w niniejszym rozporządzeniu, Centrum przestrzega dyrektyw przyjętych przez Radę w ramach realizacji Traktatu w odniesieniu do zamówień publicznych na roboty, dostawy i usługi w każdym przypadku, gdy wartość umowy jest równa kwocie określonej w wyżej wymienionych dyrektywach lub większa od niej.";
43. artykuł 52 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 52
Stała ewidencja ilościowa wszystkich ruchomości i nieruchomości należących do Centrum musi być prowadzona zgodnie z modelem sporządzonym przez Komisję. Do ewidencji wprowadza się jedynie ruchomości o wartości wyższej niż określona w przepisach wykonawczych przewidzianych w art. 76.
Centrum przeprowadza kontrole wewnętrzne dla zapewnienia zgodności zapisów ewidencji ze stanem faktycznym";
44. artykuł 54 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
"Urzędnik ds. finansowych sporządza sprawozdanie lub zapis księgowy uwierzytelniony przez kontrolera finansowego za każdym razem, gdy przedmiot własności znajdujący się w inwentarzu jest sprzedany, bezpłatnie odstąpiony, złomowany, wynajęty lub zaginiony w wyniku utraty, kradzieży lub jakiegokolwiek innego powodu.";
45. artykuł 56 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 56
Księgi rachunkowe należy prowadzić w walucie ECU stosując zasadę podwójnej księgowości, według roku kalendarzowego. Należy w nich wykazać wszelkie dochody i wydatki z danego roku budżetowego; dla poparcia wierzytelności zapisów należy przechowywać dokumenty uwierzytelniające. Księgi rachunkowe można prowadzić dodatkowo w walucie kraju, w którym znajduje się siedziba Centrum.
Rachunek dochodów i wydatków oraz bilans sporządza się w walucie ECU.";
46. artykuł 57 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 57
W planie kont należy wprowadzić jednoznaczne rozróżnienie między kontami budżetowymi a kontami kasowymi.
Plan kont składa się z dwóch części:
a) kont wydatków i dochodów budżetowych, na których szczegółowo wykazuje się realizację planu dochodów i wydatków;
b) kont bilansowych, na których wykazuje się aktywa Centrum.
Konta te powinny obrazować oczekiwane rezultaty zobowiązań prawnych zaciągniętych przez Centrum.
Powinny one umożliwić sporządzenie bilansu rocznego aktywów oraz miesięcznych rachunków dochodów i wydatków w podziale na rozdziały i artykuły.
Powyższe sprawozdania przekazywane są kontrolerowi finansowemu, urzędnikowi finansowemu oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.";
47. artykuł 58 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 58
Wszelkie zaliczki, poza zaliczkami regularnymi, które podlegają okresowej analizie, należy rejestrować na koncie sum przejściowych, a rozliczać najpóźniej w roku budżetowym, który nastąpi po wypłacie zaliczki.
Jednakże zaliczki określone w art. 36 ust. 2 rozliczane są zwykle w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia projektu, na jaki je przyznano.";
48. artykuł 59 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 59
Szczegółowe warunki sporządzania planu kont oraz stosowania go dla obsługi transakcji dotyczących aktywów oraz realizacji budżetu określają zasady realizacji przewidziane w art. 76.";
49. w art. 61:
a) wyrazy "polecenia windykacji" zastępuje się wyrazami "polecenia inkasa" (dalsze zmiany nie dotyczą polskiej wersji językowej);
b) dodaje się następujący akapit:
"Te same zasady stosuje się w przypadku zaniedbania wystawienia polecenia płatności lub wystawienia go z nieuzasadnionym opóźnieniem, narażającego Centrum na odpowiedzialność z powództwa cywilnego stron trzecich.";
50. artykuł 62 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 62
1. Urzędnicy ds. księgowości oraz asystenci urzędników ds. księgowości powinni poddać się postępowaniu dyscyplinarnemu oraz, gdzie właściwe, obowiązkowi zapłaty odszkodowania za płatności, których dokonali niezgodnie z przepisami art. 40 akapitu trzeciego.
Powinni oni poddać się postępowaniu dyscyplinarnemu oraz obowiązkowi zapłaty rekompensaty za wszelkie straty lub uszczerbek pieniędzy, aktywów i dokumentów im powierzonych, jeśli ta strata lub uszczerbek wynikły z zamierzonego błędu lub poważnego zaniedbania z ich strony.
Na tych samych zasadach odpowiadają oni za prawidłowość wykonania otrzymanych przez nich poleceń z zakresu korzystania z kont bankowych i pocztowych rachunków przelewów i zarządzania nimi, a zwłaszcza:
a) w przypadku, gdy kwoty zwrotu kosztów lub płatności, jakich dokonali, nie są zgodne z kwotami widniejącymi na poleceniu inkasa lub płatności;
b) gdy dokonają wypłaty na rzecz strony innej niż uprawniony odbiorca.
2. Administratorzy funduszy zaliczkowych winni poddać się postępowaniu dyscyplinarnemu, i, stosownie do okoliczności, zapłacić odszkodowanie w następujących przypadkach:
a) jeśli nie są w stanie wykazać się należytymi gwarancjami, w postaci właściwych dokumentów, dokonanych przez siebie płatności;
b) gdy dokonają wypłaty na rzecz strony innej niż uprawniony odbiorca.
Powinni oni poddać się postępowaniu dyscyplinarnemu oraz obowiązkowi zapłaty rekompensaty za wszelkie straty lub uszczerbek pieniędzy, aktywów i dokumentów im powierzonych, jeśli strata ta lub uszczerbek wynikły z zamierzonego błędu lub poważnego zaniedbania z ich strony.
3. Urzędnik ds. księgowości, jego asystenci oraz administratorzy funduszy zaliczkowych winni ubezpieczyć się od ryzyka wynikającego z przepisów niniejszego artykułu.
Centrum pokrywa koszty odnośnego ubezpieczenia.";
51. artykuł otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 63
Obowiązek zapłaty rekompensaty oraz poddania się postępowaniu dyscyplinarnemu przez urzędników ds. finansowych, ds. księgowości, asystujących urzędników ds. księgowości oraz administratorów funduszy zaliczkowych można ustalić na podstawie przepisów rozporządzenia nr 1859/76.";
52. artykuł 65 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 65
Zarząd każdego roku sporządza rachunek dochodów i wydatków Centrum.
Rachunek obejmuje wszystkie transakcje dochodów i wydatków odnoszące się do poprzedniego roku budżetowego. Należy zachować tę samą formę i podział, jakie zastosowano w planie dochodów i wydatków.
Sporządzenie rachunku dochodów i wydatków poprzedza analiza zarządzania finansowego w rozpatrywanym roku. Dla celów przeprowadzenia tej analizy Centrum dostarcza szczegółowych danych o wdrażaniu zasad i celów wskazanych w art. 2.";
53. artykuł 66 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 66
Rachunek dochodów i wydatków obejmuje następujące tabele z podziałem zgodnym z nomenklaturą planu dochodów i wydatków Centrum:
1. zestawienie dochodów obejmujące:
- przewidywany dochód na dany rok budżetowy,
- korekty do przewidywanych dochodów naniesione w wyniku planów uzupełniających lub zmian do planu,
- należności powstałe w trakcie roku budżetowego,
- należności pozostające do ściągnięcia z poprzedniego roku budżetowego,
- dochód zebrany w trakcie roku budżetowego oraz przeniesiony zgodnie z art. 6 ust. 3,
- kwoty do pobrania na koniec roku budżetowego,
- unieważnienie ustalonych należności.
Do zestawienia należy, w miarę potrzeb, załączyć raporty wykazujące kwoty bilansowe i brutto z operacji określonych w art. 22;
2. zestawienie przedstawiające przepływy w środkach przyznanych za dany rok budżetowy, wykazujące:
- pierwotne środki przyznane,
- zmiany środków przyznanych wprowadzone w wyniku przelania,
- zmiany wprowadzone na mocy planów uzupełniających lub zmieniających pierwotne plany,
- ostateczne środki przyznane na dany rok budżetowy,
- środki przyznane przeniesione na mocy art. 6;
3. zestawienie przedstawiające wykorzystanie środków przyznanych przeznaczonych na dany rok budżetowy, wykazujące:
- zaciągnięte zobowiązania zaksięgowane w danym roku budżetowym i na jego konto,
- płatności dokonane w danym roku budżetowym i na jego konto,
- kwoty pozostające do zapłacenia w momencie zamknięcia roku budżetowego,
- środki przyznane przeniesione na mocy art. 6,
- anulowane środki przyznane.
Do zestawienia należy, w miarę potrzeb, załączyć raport wykazujący kwoty bilansowe i brutto z operacji określonych w art. 22;
4. zestawienie o wykorzystaniu środków przyznanych przeniesionych z poprzedniego roku budżetowego, wykazujące, co następuje:
- kwotę środków przyznanych z przeniesienia,
- płatności dokonane ze środków przyznanych z przeniesienia,
- niewykorzystane środki przyznane do anulowania.";
54. artykuł 67 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 67
1. Zarząd sporządza bilans aktywów i pasywów Centrum na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego.
Załącza się również wyciąg z kont z wykazem przepływów i bilansów rachunkowych, sporządzony na ten sam dzień.
Bilans obejmuje, po stronie aktywów, kwotę dochodów do pobrania, a po stronie pasywów, kwotę wydatków obciążających dany rok budżetowy, która nie została jeszcze zaksięgowana.
2. Powyższe dokumenty należy przedłożyć kontrolerowi finansowemu.";
55. artykuł 68 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 68
Najpóźniej do dnia 31 marca zarząd przesyła rachunek dochodów i wydatków oraz bilans Centrum za poprzedni rok budżetowy do Parlamentu Europejskiego, Rady, Komisji oraz Trybunału Obrachunkowego.";
56. w art. 69 wyrazy "Komisja Obrachunkowa" zastępuje się wyrazami "Trybunał Obrachunkowy";
57. w art. 70 wyrazy "Komisja Obrachunkowa" zastępuje się wyrazami "Trybunał Obrachunkowy";
58. w art. 71:
a) wyrazy "Komisja Obrachunkowa" zastępuje się wyrazami "Trybunał Obrachunkowy";
b) akapit drugi otrzymuje brzmienie:
"W szczególności Centrum oddaje do dyspozycji Trybunału Obrachunkowego wszelkie dokumenty dotyczące zawierania umów oraz wszystkie konta gotówkowe lub materiałowe, wszelkie zapisy księgowe lub dokumenty uwierzytelniające, a także istotne dla nich dokumenty administracyjne, wszystkie dokumenty dotyczące dochodów i wydatków, wszystkie ewidencje, listy stanowisk istniejących w działach, wszystkie dokumenty, które Trybunał Obrachunkowy może uznać za niezbędne w ramach kontroli rewizyjnej rachunku dochodów i wydatków prowadzonej na podstawie zapisów księgowych oraz kontroli na miejscu, całej dokumentacji oraz danych sporządzonych lub przechowywanych w formie elektronicznej.";
c) akapit czwarty otrzymuje brzmienie:
"Przedstawienia informacji wymienionych w lit. b) może zażądać jedynie Trybunał Obrachunkowy.";
d) akapit siódmy otrzymuje brzmienie:
"Przyznanie pomocy podmiotom spoza Centrum wymaga pisemnej zgody organów podlegających kontroli ze strony Trybunału Obrachunkowego w sprawie wykorzystania przyznanych kwot.";
59. artykuł 72 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 72
Do raportu Trybunału Obrachunkowego sporządzonego zgodnie z postanowieniami art. 206a Traktatu EWG stosuje się następujące postanowienia:
1. w terminie najpóźniej do dnia 15 lipca Trybunał Obrachunkowy przekazuje Centrum i Komisji wszelkie uwagi do rachunków i bilansu, które, jego zdaniem, winny znaleźć się w sprawozdaniach rocznych. Uwagi te pozostają poufne. Centrum przesyła swą odpowiedź do Trybunału Obrachunkowego oraz jednocześnie do Komisji w terminie najpóźniej do dnia 31 października;
2. raport Trybunału Obrachunkowego obejmuje ocenę prawidłowości zarządzania finansami;
3. Trybunał podejmuje wszelkie niezbędne kroki dla zapewnienia publikacji udzielonych przez Centrum odpowiedzi na zgłoszone uwagi niezwłocznie po zgłoszeniu uwag;
4. Trybunał Obrachunkowy przekazuje odpowiednim organom odpowiedzialnym za udzielanie absolutorium, Centrum oraz Komisji, w terminie najpóźniej do dnia 30 listopada, sprawozdanie roczne wraz z udzielonymi odpowiedziami na zgłoszone uwagi i zapewnia jego publikację w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.";
60. skreśla się art. 73;
61. artykuł 74 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 74
1. Parlament Europejski, działając zgodnie z zaleceniem Rady, podjętym kwalifikowaną większością głosów, udziela zarządowi absolutorium w zakresie wdrożenia planu dochodów i wydatków przed dniem 30 kwietnia następnego roku. Jeśli niemożliwe jest dotrzymanie tego terminu, Parlament Europejski lub Rada powiadamiają zarząd o przyczynach odroczenia swej decyzji.
Jeśli Parlament Europejski odracza swą decyzję w sprawie udzielenia absolutorium, zarząd dokłada wszelkich starań, aby jak najszybciej stworzyć odpowiednie warunki dla usunięcia przeszkód dla podjęcia tejże decyzji.
2. Decyzja o udzieleniu absolutorium dotyczy ksiąg rachunkowych wszystkich dochodów i wydatków Centrum, wynikłego salda oraz aktywów i pasywów Centrum wykazanych w bilansie. Powinna ona zawierać ocenę wywiązania się zarządu z obowiązku zarządzania budżetem w ostatnim roku budżetowym.
3. Kontroler finansowy uwzględnia uwagi zawarte w decyzjach o udzieleniu absolutorium.
4. Zarząd podejmuje wszelkie niezbędne kroki w celu zastosowania się do uwag zamieszczonych w decyzji o udzieleniu absolutorium.
5. W terminie do dnia 15 grudnia roku w którym podjęto decyzję o udzieleniu absolutorium, Centrum składa sprawozdanie z działań podjętych w związku z powyższymi uwagami, a w szczególności w związku z zaleceniami skierowanymi do oddziałów odpowiedzialnych za realizację budżetu. Sprawozdanie należy przekazać Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Centrum zdaje również sprawę z działań podjętych w świetle uwag zawartych w decyzji o udzieleniu absolutorium w załączniku do rachunku dochodów i wydatków za następny rok budżetowy.
6. Dokumenty uwierzytelniające dotyczące ksiąg rachunkowych, dokumenty, na podstawie których sporządzono rachunek dochodów i wydatków, oraz bilans roczny, należy przechowywać przez okres pięciu lat od daty decyzji o udzieleniu absolutorium z realizacji planu dochodów i wydatków.
Jednakże dokumenty odnoszące się do transakcji, które nie zostały ostatecznie zakończone, są przechowywane przez okres dłuższy od wyżej wskazanego, aż do końca roku następującego po roku ich ostatecznego sfinalizowania.";
62. artykuł 75 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 75
Zarząd jak najszybciej powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i działaniach podjętych zgodnie z przepisami art. 3, 6, 8, 14 i 21.
Trybunał Obrachunkowy oraz kontrolera finansowego powiadamia się o mianowaniu urzędników ds. finansowych, urzędnika ds. księgowości, jego asystentów i administratorów funduszy zaliczkowych oraz o decyzjach o delegacji uprawnień lub powołania na stanowiska zgodnie z art. 18, 20 i 43.
Zarząd informuje Trybunał Obrachunkowy o wszelkich przepisach wewnętrznych, jakie podejmuje odnośnie do kwestii finansowych.";
63. dodaje się następujący artykuł:
"Artykuł 75a
Do czasu wejścia w życie przepisów wykonawczych przewidzianych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanego w sprawach budżetu ogólnego Wspólnot, limity wartości, jakie wymagają określenia dla potrzeb art. 46, 48, 49 oraz 50, ustala się następująco:
- art. 46 lit. a): limit wartości umowy, poniżej którego możliwe jest zawieranie umów prywatnych, ustala się jako 10000 ECU,
- art. 48: limit, powyżej którego wymagane jest zezwolenie zarządu, ustala się na poziomie 35000 ECU,
- art. 49 akapit trzeci: próg, powyżej którego obowiązuje zabezpieczenie, ustala się na poziomie 250000 ECU,
- art. 50: limity wartości, poniżej których możliwe jest zawieranie umów na podstawie wystawienia faktury lub rachunku kosztów, wynoszą odpowiednio 750 i 2500na wydatki ponoszone poza siedzibą Centrum."
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia od daty jego opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Luksemburgu, dnia 30 czerwca 1993 r.