Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2909/2000
z dnia 29 grudnia 2000 r.
w sprawie zarządzania rachunkowością niefinansowych środków trwałych Wspólnot Europejskich
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie finansowe z dnia 21 grudnia 1977 r. mające zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [1], ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE, EWWiS, Euratom nr 2673/1999 [2], w szczególności jego art. 65-75,
uwzględniając rozporządzenie Komisji (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 z dnia 9 grudnia 1993 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r. [3], ostatnio zmienione decyzją 2000/716/WE [4], w szczególności jego art. 21,
po konsultacji z księgowymi Parlamentu Europejskiego, Rady, Trybunału Sprawiedliwości, Trybunału Obrachunkowego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego, Komitetu Regionów i Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
TYTUŁ 1
ZAKRES
Artykuł 1
Zakres obowiązywania
1. Niniejsze rozporządzenie stosuje się do operacji księgowania dotyczących materialnych i niematerialnych środków trwałych, które tworzą część mienia należącego do Wspólnot.
2. Wszystkie materialne i niematerialne środki trwałe, które, w zamierzeniu służą działalności Wspólnot w dłuższym okresie czasu w rozumieniu art. 65 rozporządzenia finansowego oraz art. 130 rozporządzenia (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93, mają być włączone do zapasów i stanowią część mienia należącego do Wspólnot oraz zostają wpisane do bilansu Wspólnot.
Artykuł 2
Zakres instytucjonalny
1. Niniejsze rozporządzenie będzie stosowane przez księgowych wszystkich instytucji.
2. Instytucjami są instytucje wymienione w art. 12 rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ II
STRUKTURA BILANSU
Artykuł 3
Struktura bilansu
Środki trwałe objęte niniejszym rozporządzeniem zostają wpisane po stronie aktywów w bilansie w pozycji "środki trwałe" i rozpisane w następujący sposób:
- wartości niematerialne i prawne,
- materialne środki trwałe:
- grunty i budynki,
- urządzenia, maszyny i narzędzia,
- meble i środki transportu,
- sprzęt komputerowy,
- leasing finansowy i podobne należności,
- inne materialne środki trwałe,
- materialne środki trwałe w budowie, zaliczki i wypłaty na poczet w odniesieniu do materialnych środków trwałych.
TYTUŁ III
PRZEPISY DOTYCZĄCE RÓŻNYCH POZYCJI BILANSU
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Artykuł 4
Leasing finansowy i podobne należności
1. Klasyfikacja najmu jako środków trwałych w rozumieniu niniejszego rozporządzenia opiera się na stopniu, do jakiego ryzyko i korzyści związane z własnością najmowanego środka leżą po stronie wynajmującego lub najemcy i zależy raczej od istoty transakcji, niż od formy umowy.
2. Najem jest klasyfikowany jako leasing finansowy lub podobne prawo w rozumieniu niniejszego rozporządzenia jeżeli przenosi on na najemcę, w znaczący sposób, ryzyko i korzyści związane z własnością środka.
3. Na ryzyko składają się możliwości strat związane z niewykorzystaniem zdolności, ze starzeniem się lub zmianami w efektywności pod względem kosztów w wyniku zmieniających się warunków ekonomicznych. Korzyści mogą stanowić oczekiwania wobec zyskownych operacji w trakcie okresu ekonomicznej użyteczności środka oraz zyski od wzrostu wartości lub realizacji wartości końcowej.
4. Środki objęte leasingiem finansowym, które nie przenoszą na najemcę, w znaczący sposób, ryzyka i korzyści związanych z własnością oraz środki objęte najmem dłuższym niż pięć lat, zostaną wpisane do załącznika do sprawozdania finansowego w rozdziale pozabilansowych zobowiązań.
Artykuł 5
Środki dodatkowe do środka głównego
Wartość lub okres użytkowania środków, które są nieodłączne lub stale powiązane z inną pozycją mienia ruchomego lub nieruchomego, powinny być dodane do wartości lub okresu użyteczności środka głównego, z którym są połączone.
Artykuł 6
Środki stanowiące część całości
Osobne składniki fragmentu wyposażenia lub instalacji technicznej stanowią część całości w przypadku gdy mogą działać tylko razem. W takim przypadku są one traktowane jako pojedynczy środek.
Rozdział 2
Przepisy szczególne
Artykuł 7
Grunty i budynki
1. Pozycja "grunty i budynki" obejmuje prawa własności i podobne prawa zdefiniowane w ustawodawstwie krajowym państwa, w którym znajduje się środek.
Za grunty uznaje się:
- grunty niezagospodarowane,
- grunty zagospodarowane,
- grunty zabudowane.
2. Za budynki uznaje się:
- budynki w nieograniczonym posiadaniu instytucji
- budynki we wspólnej własności z innymi właścicielami
- instalacje w rozumieniu ust. 3
3. Wszelkie pozycje mienia ruchomego, które są na stałe i nierozłącznie połączone z budynkiem (jak te zdefiniowane w ust. 2 tiret pierwsze i drugie stanowią instalacje.
Artykuł 8
Urządzenia, maszyny i narzędzia
Urządzenia i maszyny obejmują się różne urządzenia, obiekty, instrumenty i maszyny niezbędne do wykonywania czynności naukowych, technicznych i administracyjnych. Narzędzia obejmują wszystkie instrumenty i narzędzia, których stosowanie, w połączeniu z przedmiotem wyposażenia, specyfikuje to wyposażenie do konkretnego zastosowania.
Artykuł 9
Meble i środki transportu
Meble obejmują mienie ruchome, takie jak stoły, krzesła, szafki i biurka.
Środki transportu oznaczają park wszelkiego rodzaju pojazdów.
Artykuł 10
Sprzęt komputerowy
Sprzęt komputerowy obejmuje specjalne instalacje, maszyny i instrumenty, których zastosowanie wymaga oprogramowania, i które mają na celu przetwarzanie informacji.
Artykuł 11
Materialne środki trwałe w budowie
Nieukończone materialne środki trwałe w dniu zamknięcia rachunków są uznane jako materialne środki trwałe w budowie. Środek trwały jest uznany jako ukończony od momentu wprowadzenia go do użytku.
Artykuł 12
Niematerialne środki trwałe
1. Możliwe do zidentyfikowania środki o charakterze niepieniężnym i nieposiadające istoty fizycznej uznane są za niematerialne środki trwałe.
W celu włączenia tych środków do bilansu, muszą one być kontrolowane przez instytucje i muszą generować przyszłe ekonomiczne korzyści dla Wspólnot Europejskich.
2. Oprogramowanie komputerowe objęte licencją lub nabyte w ramach dużego kontraktu uznane jest za niematerialne środki trwałe.
Oprogramowanie komputerowe opracowane w ramach instytucji nie stanowi niematerialnych środków trwałych.
Artykuł 13
Inne materialne i niematerialne środki trwałe
Materialne środki trwałe w rozumieniu art. 7-11, które nie należą do poprzednich kategorii, takie jak ruchome półki, ścianki działowe, sztuczne podłogi i stropy, oraz przewody instalacji elektrycznej, uznane są za inne materialne środki trwałe. Niematerialne środki trwałe w rozumieniu art. 12, które nie należą do poprzednich kategorii (oprogramowanie komputerowe) uznane są za inne niematerialne środki trwałe.
Artykuł 14
Zaliczki i wypłaty na poczet w odniesieniu do nabycia środków trwałych
Kwoty wypłacone przez dostawcę przed rozpoczęciem wykonywania zamówienia lub następujące po udokumentowaniu częściowego wykonania kontraktu lub zamówienia, uznane są za zaliczki i wypłaty na poczet.
TYTUŁ IV
ZASADY WYCENY
Rozdział 1
Przepisy ogólne
Artykuł 15
Wycena
1. Środki trwałe wycenia się po ich cenie nabycia z wyjątkiem środków produkowanych przez Wspólnoty Europejskie, które wycenia się według ich kosztu produkcji, bez uszczerbku dla następujących ustępów.
2. Cena nabycia lub koszt produkcji środków trwałych, których użycie jest ograniczone w czasie, zostaje pomniejszona poprzez korektę wyceny obliczoną w taki sposób, aby systematycznie obniżać wartość tych środków w okresie ich użytkowania.
3. Korekta wyceny jest dokonywana dla środków trwałych bez względu na to, czy ich użytkowanie jest ograniczone w czasie, tak aby nadać im niższą wartość przypisaną w dniu bilansowym w przypadku gdy oczekuje się, że obniżenie ich wartości jest stałe.
Wycena po niższej wartości nie będzie utrzymana, w przypadku gdy nie występują już powody do korygowania wyceny.
4. Środki trwałe powinny być ponownie wycenione, w przypadku gdy, na podstawie niezależnej ekspertyzy, okaże się, że ich realna wartość jest wyższa od ich wartości księgowej. Taka aprecjacja musi być stała.
Artykuł 16
Wartość księgowa
Wartość księgowa środka trwałego jest równa cenie jego nabycia lub kosztowi wytworzenia, plus lub minus zmiana wyceny, obniżenie wartości i inne odpisane kwoty.
Artykuł 17
Zastosowanie euro
1. Środki trwałe wyrażane są w euro.
2. Jeżeli cena zakupu uiszczana jest w walucie innej niż euro, zostaje ona przeliczona na euro po kursie stosowanym w dniu nabycia.
3. Data nabycia lub data zaksięgowania odpowiada dniu, w którym ryzyko związane z własnością środka zostaje przeniesione na Wspólnoty Europejskie, co ogólnie odpowiada odbiorowi dostawy środka oraz otrzymaniu faktury; wszelkie rozbieżności między fakturowaniem, dostawą i przeniesieniem własności zostają wyrównane w dacie bilansu.
Artykuł 18
Cena nabycia - środki nabyte za opłatą
1. Cenę nabycia uzyskuje się poprzez dodanie do ceny zakupu wszelkich kosztów dodatkowych i kosztów nabycia.
2. Koszty dodatkowe zawierają koszty transportu za przewiezienie danej pozycji na miejsce jej wstępnej instalacji oraz koszt instalacji, montażu i ekspertyzy zapewniającej, że będzie ona działać zadowalająco, chyba że takie koszty zostały zafakturowane osobno na podstawie ceny stałej. Koszty dodatkowe zawierają także wydatki na ulepszenia, co skutkuje przedłużeniem okresu użyteczności środka trwałego i/lub polepszeniem jego działania.
3. Koszty nabycia zawierają opłaty dla architekta za zbudowanie i wyposażenie budynków lub części budynków.
4. Cena zakupu nie zawiera następujących pozycji kosztów:
a) VAT i podatków, które można odzyskać od władz publicznych na mocy Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich lub innych podobnych umów (Konwencja Wiedeńska, umowy z centralami);
b) kosztów transportu poniesionych po przywiezieniu danej pozycji na miejsce jej wstępnej instalacji;
c) kosztów i utrzymania i obsługi technicznej, podatków transferowych, opłat za usługi, innych niż opłaty dla architektów, prowizje, koszty obsługi prawnej, koszty gwarancji, koszty rozszerzenia gwarancji;
d) odsetek od pożyczek zaciągniętych w celu sfinansowania zakupu.
Artykuł 19
Środki nabyte bez opłat
1. Środki nabyte bez opłat wycenia się według ich wartości rynkowej. Jednakże dzieła sztuki wycenia się według wartości ubezpieczeniowej lub wartości szacunkowej lub, w przypadku gdy nie zostały one ubezpieczone czy wycenione, według kwoty symbolicznej.
2. Wartością rynkową środka jest cena, którą kupujący jest gotowy za niego zapłacić, z należnym uwzględnieniem jego stanu, lokalizacji oraz przy założeniu, że może on być nadal użytkowany.
3. Jeżeli nie można ustalić wartości rynkowej środka, należy posłużyć się wartością inwentarzową podobnego środka.
Artykuł 20
Koszt produkcji
1. Środki wyprodukowane przez Wspólnoty Europejskie wycenia się według ich kosztu produkcji.
2. Koszt produkcji uzyskuje się poprzez dodanie do ceny nabycia użytych surowców i surowców zużywalnych, kosztów, które można bezpośrednio przypisać produkcji danego środka.
3. Rozsądna proporcja kosztów, które można tylko pośrednio przypisać do danego środka, może być dodana do kosztów produkcyjnych w stopniu, w jakim odnoszą się one do okresu produkcji.
Rozdział 2
Przepisy szczególne
Artykuł 21
Leasing finansowy
1. Środki objęte leasingiem finansowym wycenia się według daty wejścia leasingu w życie według niższej z następujących dwóch wartości:
- wartości rynkowej środka,
- zdyskontowanej wartości należnej minimalnej płatności za najem.
2. Należna minimalna płatność za najem stanowi łączną kwotę (włącznie z płatnościami czynszowymi i, gdzie ma to zastosowanie, kosztami wykonania opcji kupna), która jest wymagana do zapłaty przez instytucję w okresie najmu, z wyłączeniem opłat za zarządzanie i podatków.
3. Stopę procentową użytą do obliczenia zdyskontowanych wartości płatności określonych w ust. 2 stanowi stopa dyskontowa wymieniona w umowie. Jeżeli nie jest to wyraźnie określone w umowie, stopę dyskontową, wynikającą z najmu, należy obliczyć.
Artykuł 22
Oprogramowanie komputerowe
1. Cena zakupu oprogramowania komputerowego objętego licencją, wymagającą od instytucji płacenia stałej opłaty bez względu na ilość użytkowników, stanowi wynagrodzenie wypłacane w celu uzyskania tego prawa.
2. Cena zakupu oprogramowania komputerowego nabytego w ramach dużego kontraktu, wymagającego od instytucji płacenia opłaty za każdego użytkownika, stanowi całkowitą cenę zapłaconą w odniesieniu do każdego użytkownika.
3. Zgodnie z przepisami art. 12, do ceny zakupu należy dodać następujące elementy, w celu uzyskania kosztu nabycia:
a) koszty dodatkowe pośrednio lub bezpośrednio związane z nabyciem, poniesione podczas doprowadzenia oprogramowania do zdolności użytkowej przed jego wprowadzeniem do użytku;
b) wydatki poniesione na ulepszenie istniejącego oprogramowania należy włączyć, jeżeli mają one wpływ na przedłużenie okresu użytkowania lub na poprawę działania oprogramowania.
4. Koszty nabycia nie zawierają następujących elementów:
a) kosztów wprowadzenia danych, poniesionych po wprowadzeniu oprogramowania do użytku;
b) kosztów utrzymania.
Artykuł 23
Zaliczki i płatności na poczet
Zaliczki i płatności na poczet wycenia się według ich wartości nominalnej.
Artykuł 24
Grunty i budynki
Nie ma potrzeby wyceniania działki gruntu lub budynku, które zostały przekazane na podstawie warunków zawieszających.
Rozdział 3
Zastąpienie jednego środka innym oraz ulepszenia
Artykuł 25
Zastąpienie
W przypadku gdy nowy środek jest nabyty w wyniku całkowitej wymiany za środek stary, lub gdy nowy środek jest nabyty w wyniku częściowej wymiany za środek stary, a w części poprzez płatność pieniężną, środek stary należy zdjąć z bilansu i wprowadzić do bilansu środek nowy według wartości rynkowej ustalonej zgodnie z art. 19.
Artykuł 26
Ulepszenia
Ulepszenia środków wprowadzonych do bilansu zwiększają ich wartość księgową. Ulepszenia wycenia się zgodnie z rozdziałami 1 i 2 niniejszego tytułu.
Rozdział 4
Amortyzacja
Artykuł 27
Definicja
1. Amortyzację należy rozumieć jako rachunkowe oszacowanie trwałego, i w normalnych warunkach, nieodwracalnego zmniejszenia wartości środka trwałego, wynikającego, na przykład, z jego użytkowania przez pewien okres czasu lub z technologicznego rozwoju. Powinna ona zawierać rozciągniętą w czasie, na oczekiwany okres użyteczności środka trwałego, wartość środka zgodnie w uprzednio ustalonym harmonogramem.
2. Amortyzacja rozpoczyna się w roku wprowadzenia środka do użytku i jest obliczana całymi latami, bez względu na moment w roku, w którym to wprowadzenie nastąpiło.
3. W przypadku gdy prawdziwy okres użyteczności środka przekracza jego okres amortyzacji, środek pozostaje w bilansie na końcu okresu amortyzacji, z amortyzacją odpowiadającą 100 % jego wartości księgowej.
Artykuł 28
Środki podlegające amortyzacji
1. Amortyzuje się wszystkie środki wprowadzone do bilansu, z wyjątkiem gruntów, środków trwałych w budowie, zaliczek i płatności na poczet zdefiniowanych w art. 14 niniejszego rozporządzenia i dzieł sztuki określonych w art. 19. Amortyzacja ta jest specyficzna dla środka, do którego się odnosi.
2. Środki o podobnych cechach technicznych lub prawnych mogą podlegać amortyzacji globalnej.
Artykuł 29
Zasady i metoda amortyzacji
1. Księgowy Komisji jest odpowiedzialny za ustalenie zasad i stawek amortyzacji oraz ustanowienie innych kryteriów lub ustaleń w celu stosowania zasad amortyzacji środków powierzonych instytucjom.
2. Stosowaną metodą amortyzacji jest metoda liniowa poza wyjątkami ustalonymi przez księgowego Komisji.
Artykuł 30
Stawki amortyzacji
1. Stosowanymi stawkami amortyzacji są te, wymienione w załączniku I, bez uszczerbku dla późniejszych korekt, ustalonych przez księgowego Komisji zgodnie z art. 29 ust. 1.
2. Dla niektórych kategorii środków (w tym mieszkań), posiadanych przez delegacje, znajdujących się w państwach nieczłonkowskich, księgowy Komisji może ustalić stawki specjalne.
Artykuł 31
Amortyzacja środków o zmienionej wycenie
W przypadku gdy następuje zmiana wyceny środka trwałego w rozumieniu art. 15, amortyzacja środka o zmienionej wycenie jest kontynuowana poprzez pozostały okres, na podstawie zmienionej wyceny.
Artykuł 32
Środki zastąpione i ulepszenia
1. W przypadku gdy jeden środek jest zastępowany innym, przy obliczeniu amortyzacji bierze się pod uwagę wartość nowego środka, ustaloną zgodnie z zasadami ustanowionymi w art. 25 oraz dzień, w którym nowy środek został wprowadzony do użytku.
2. W przypadku gdy nowy środek został ulepszony, amortyzacja ulepszonego środka jest kontynuowana poprzez jego pozostały okres, z należnym uwzględnieniem nowej wartości.
Rozdział 5
Strata lub zbycie
Artykuł 33
Strata lub zbycie
W przypadku gdy środek nie stanowi już dłużej części mienia należącego do Wspólnot w wyniku sprzedaży, przyjęcia w ramach częściowej wymiany przez stronę trzecią, złomowania, zbycia bez opłat, zniszczenia, straty lub kradzieży, bądź z jakichkolwiek innych powodów, jego wartość i skumulowana amortyzacja nie pojawi się już w bilansie.
TYTUŁ V
ZAKSIĘGOWANIE
Artykuł 34
Nabycie
1. Środki nabyte za opłatą są wykazywane po stronie aktywów bilansu w pozycji "środki trwałe" w odniesieniu do kwoty odpowiadającej cenie ich nabycia. Odpowiednikiem jest zmniejszenie kwoty środków pieniężnych w banku.
2. W przypadku gdy środek jest nabywany bez opłat, jego wartość rynkowa obciąża pozycję "środki trwałe" i uznaje pozycję "kapitał własny".
3. Towary wyprodukowane przez Wspólnoty obciążają stronę aktywów bilansu w pozycji "środki trwałe" według kosztu produkcji. Są one uznawane w rachunku dochodów i kosztów jako "wynik korekty - produkcja środków trwałych".
Artykuł 35
Leasing finansowy
Wartość środków objętych leasingiem finansowym, obliczana zgodnie z zasadami ustanowionymi w art. 21, należy wykazać w rachunku po stronie aktywów w pozycji "środki trwałe" i po stronie pasywów w pozycji "kapitał" w odniesieniu do kwoty zapłaconej oraz w pozycji "zobowiązania płatne po jednym roku" oraz "zobowiązania płatne w ciągu jednego roku" w odniesieniu do kwoty pozostającej do zapłacenia.
Artykuł 36
Korekty wartości
1. W celach przedstawienia w bilansie, korekt wartości w rozumieniu art. 15, dokonanych po amortyzacji, zmiany wyceny lub kwoty odpisane, należy włączyć bezpośrednio do środków trwałych.
2. Plan kont zawiera rachunki, w których amortyzacja, kwoty odpisane i zmiany wyceny są wykazane osobno.
3. Kwotami amortyzacji i odpisów należy obciążyć pozycję "wyniki korekty - amortyzacja/kwoty odpisane" w rachunku zysków i strat.
4. Kwota zmiany wyceny uznaje rachunek pasywów w pozycji "rezerwa z aktualizacji wyceny".
Artykuł 37
Strata lub zbycie
W przypadku gdy środek nie stanowi już dłużej części majątku należącego do Wspólnot w wyniku jednej z przyczyn określonych w art. 33, różnicę (dodatnią lub ujemną) między jego wartością księgową a kwotą uzyskaną przy jego stracie czy zbyciu, należy ująć w rachunku dochodów i kosztów jako "wyniki korekty - wycofanie środków trwałych".
TYTUŁ VI
SYSTEMY ZARZĄDZANIA
Artykuł 38
Systemy zarządzania
Systemy zarządzania środkami należącymi do Wspólnot będą w stanie dostarczać wszelkich potrzebnych danych do rozpoznania każdej pozycji. Systemy muszą pozwalać na sporządzanie okresowych spisów zapasów w celu sprawdzenia wpisów księgowych oraz obliczenia amortyzacji.
TYTUŁ VII
PRZEPISY KOŃCOWE I ODSTĘPSTWA
Artykuł 39
Dostosowanie
Komisja może dokonać wszelkich dostosowań do niniejszego rozporządzenia, które automatycznie wynikają ze zmian rozporządzenia finansowego lub rozporządzenia (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93.
Artykuł 40
Zgodność
Księgowy każdej instytucji zapewni, aby wszystkie wewnętrzne zasady dotyczące zarządzania zapasami były zgodne z niniejszym rozporządzeniem.
Artykuł 41
Uchylenie
Wszelkie inne zasady, które są w sprzeczności z przepisami niniejszego rozporządzenia zostają uchylone, w szczególności art. 2-8, 10, 27-29, 55-57 rozporządzenia w sprawie zapasów i zarządzania mieniem Komisji Europejskiej przyjętego przez procedurę pisemną dnia 22 stycznia 1997 r.
Artykuł 42
Odstępstwa
W drodze odstępstwa od art. 18, budynki nabyte przed 1981 r. zostają zaksięgowane przy użyciu kursu konwersji dla ecu z miesiąca stycznia 1981 r.
Artykuł 43
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 29 grudnia 2000 r.