Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002
z dnia 23 grudnia 2002 r.
ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich
SPIS TREŚCI
CZĘŚĆ PIERWSZA POSTANOWIENIA WSPÓLNE
TYTUŁ I PRZEDMIOT
TYTUŁ II ZASADY BUDŻETOWE
Rozdział 1 Zasady jedności i rzetelności budżetowej
Rozdział 2 Zasada jednoroczności
Rozdział 3 (Rozdział 4 rozporządzenia finansowego) Zasada jednostki rozliczeniowej
Rozdział 4 (Rozdział 5 rozporządzenia finansowego) Zasada uniwersalności
Rozdział 5 (Rozdział 6 rozporządzenia finansowego) Zasada specyfikacji
Rozdział 6 (Rozdział 7 rozporządzenia finansowego) Zasada należytego zarządzania finansami
Rozdział 7 (Rozdział 8 rozporządzenia finansowego) Zasada przejrzystości
TYTUŁ III OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU
Rozdział 1 Opracowanie budżetu
Rozdział 2 Struktura i prezentacja budżetu
TYTUŁ IV WYKONANIE BUDŻETU
Rozdział 1 Postanowienia ogólne
Rozdział 2 Metody wykonywania
Sekcja 1 Postanowienia ogólne
Sekcja 2 Przepisy szczególne
Rozdział 3 Podmioty działające w sferze finansów
Sekcja 1 Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów
Sekcja 2 Intendent
Sekcja 3 Księgowy
Sekcja 4 Administrator środków zaliczkowych
Rozdział 4 Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów
Sekcja 1 Zasady ogólne
Sekcja 2 Zasady mające zastosowanie do intendentów delegowanych i subdelegowanych
Rozdział 5 Operacje po stronie dochodów
Sekcja 1 Zasoby własne
Sekcja 2 Prognoza należności
Sekcja 3 Ustalanie należności
Sekcja 4 Zezwolenie na windykację należności
Sekcja 5 Windykacja
Rozdział 6 Operacje po stronie wydatków
Sekcja 1 Zaciąganie zobowiązań finansowych
Sekcja 2 Stwierdzanie prawidłowości wydatków
Sekcja 3 Zatwierdzanie wydatków
Sekcja 4 Realizacja wydatków
Sekcja 5 Terminy operacji po stronie wydatków
Rozdział 7 Systemy informatyczne
Rozdział 8 Audytor wewnętrzny
TYTUŁ V ZAMÓWIENIA
Rozdział 1 Postanowienia ogólne
Sekcja 1 Zakres i udzielanie zamówień
Sekcja 2 Ogłoszenie
Sekcja 3 Procedury przetargowe
Sekcja 4 Gwarancje i kontrola
Rozdział 2 Postanowienia mające zastosowane do zamówień udzielonych przez instytucje wspólnotowe na własny rachunek
TYTUŁ VI DOTACJE
Rozdział 1 Zakres
Rozdział 2 Zasady przyznawania dotacji
Rozdział 3 Procedura przyznawania dotacji
Rozdział 4 Płatności i kontrola
Rozdział 5 Wykonanie
TYTUŁ VII PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKÓW
Rozdział 1 Prezentacja sprawozdań
Rozdział 2 (Rozdział 3 rozporządzenia finansowego) Rachunkowość
Sekcja 1 Organizacja rachunków
Sekcja 2 Księgi rachunkowe
Sekcja 3 Plan kont
Sekcja 4 Rejestracja
Sekcja 5 Uzgodnienie i weryfikacja
Sekcja 6 Rachunki budżetowe
Rozdział 3 (Rozdział 4 rozporządzenia finansowego) Spis inwentarza
CZĘŚĆ DRUGA POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE
TYTUŁ I (TYTUŁ II ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) FUNDUSZE STRUKTURALNE
TYTUŁ II (TYTUŁ III ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) BADANIA
TYTUŁ III (TYTUŁ IV ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE
Rozdział 1 Postanowienia ogólne
Rozdział 2 Realizacja działań
Rozdział 3 Zamówienia
Rozdział 4 Dotacje
Rozdział 5 Konta zaliczkowe i inwentaryzacja
TYTUŁ IV (TYTUŁ V ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) URZĘDY EUROPEJSKIE
TYTUŁ V (TYTUŁ VI ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO) ŚRODKI ADMINISTRACYJNE
CZĘŚĆ TRZECIA POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
TYTUŁ I PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
TYTUŁ II PRZEPISY KOŃCOWE
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002/WE z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [1], w szczególności jego art. 183,
po konsultacji z Parlamentem Europejskim, Radą, Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, Trybunałem Obrachunkowym, Europejskim Komitetem Ekonomiczno-Społecznym, Komitetem Regionów, Rzecznikiem Praw Obywatelskich i Europejskim Inspektorem Ochrony Danych Osobowych,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Przepisy rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej "rozporządzeniem finansowym") zostały uproszczone w celu ograniczenia rozporządzenia do podstawowych zasad i definicji odnoszących się do ustalenia, realizacji i kontroli budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (zwanego dalej "budżetem").
(2) Te przepisy wykonawcze powinny nie tylko uzupełniać rozporządzenie finansowe w zakresie jego przepisów, do których wyraźnie odnoszą się przepisy wykonawcze, ale również w zakresie przepisów, których stosowanie wymaga środków wykonawczych, które mają być ustalone z wyprzedzeniem. W celach przejrzystości niezbędne jest zastąpienie rozporządzenia Komisji (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 z dnia 9 grudnia 1993 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania niektórych przepisów rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r. [2], ostatnio zmienionego rozporządzeniem (WE) nr 1687/2001 [3].
(3) W celu zapewnienia, aby zasady sektorowe były zgodne z zasadami budżetowymi określonymi w rozporządzeniu finansowym, powinien zostać opracowany spis wszystkich instrumentów regulacyjnych odnoszących się do realizacji budżetu oraz powinny zostać ustanowione przepisy dotyczące tego spisu, które mają być sporządzone przez Komisję i przedłożone władzy budżetowej.
(4) W odniesieniu do zasad budżetowych, w szczególności do zasady jednolitości, wymaganie, aby odsetki od płatności finansowanych z góry, które mają być spłacane do budżetu, były określone, oznacza, że wszelkie płatności finansowane z góry, pozostające mieniem Wspólnot, muszą zostać określone. Takie płatności finansowane z góry pozostają mieniem instytucji, chyba że akt podstawowy w rozumieniu art. 49 rozporządzenia finansowego stanowi inaczej oraz chyba że są one spłacane na podstawie umowy w ramach zamówienia publicznego pracownikom, instytucjom lub Państwom Członkowskim. Zasada ta powinna zostać określona zgodnie z rodzajem zarządzania (bezpośrednie lub pośrednie zarządzanie scentralizowane i zarządzanie dzielone). Nie stosuje się do zarządzania wspólnego, ponieważ w takich przypadkach środki finansowe Wspólnoty są łączone ze środkami finansowymi organizacji międzynarodowej. W przypadku gdy płatności finansowane z góry, które pozostają mieniem Wspólnot, przynoszą odsetki, odsetki te powinny być wpłacane do budżetu jako dochody różne.
(5) W odniesieniu do zasady jednoroczności istotne jest wyjaśnienie znaczenia rocznych środków i etapów przygotowawczych procedury przyznawania, które, jeżeli zostaną zakończone do dnia 31 grudnia, mogą umożliwić przeniesienie środków na pokrycie zobowiązań, które wówczas będą musiały zostać wykorzystane do dnia 31 marca następnego roku budżetowego.
(6) W odniesieniu do zasady jednostki rozliczeniowej, kursy które mają być wykorzystane do przeliczeń między EUR i innymi walutami, w związku z wymaganiami w zakresie zarządzania przepływem środków pieniężnych i rachunkami, powinny zostać określone.
(7) W odniesieniu do odstępstw od zasady uniwersalności traktowanie budżetowe dochodów przyznanych na określony cel, w szczególności wkładów Państw Członkowskich lub państw trzecich w zakresie niektórych programów wspólnotowych, powinno zostać określone, podobnie jak limity kompensowania wydatków i dochodów.
(8) W odniesieniu do zasady specyfikacji należy określić dokładną definicję obliczania procentu środków, które instytucje mają prawo przenieść na mocy posiadanej autonomii, oraz należy wprowadzić przepisy dotyczące władzy budżetowej w celu przyznania jej pełnych informacji przez szczegółowe wyjaśnienia wniosków o przeniesienie, które muszą być jej przedkładane.
(9) W odniesieniu do należytego zarządzania finansami niezbędne jest określenie celów oceny ex ante, przejściowej i ex post programów i działań, minimalnej częstotliwości, z jaką mają one być przeprowadzane, oraz informacji, jakie mają zostać przedstawione w legislacyjnym sprawozdaniu finansowym.
(10) W odniesieniu do opracowania i struktury budżetu niezbędne jest ustalenie treści ogólnego wstępu do budżetu, dokumentów roboczych wspierających budżet i uwag do budżetu w celu zapewnienia, aby władza budżetowa była w pełni poinformowana. W strukturze budżetu sporządzanego według działalności (BPD) należy również określić definicję i klasyfikację środków administracyjnych.
(11) W odniesieniu do wykonania budżetu właściwe jest przede wszystkim wyjaśnienie form, jakie mogą przyjąć akty podstawowe w dziedzinie wspólnotowej oraz w dziedzinach objętych Traktatem o Unii Europejskiej. Maksymalne kwoty środków, które mogą być wykonane w zakresie działań przygotowawczych i projektów pilotażowych bez istnienia aktów podstawowych, powinny zostać ustalone, a postanowienia Traktatów, powierzające szczególne uprawnienia bezpośrednio Komisji, powinny zostać wymienione.
(12) Akty, które mogą powodować konflikt interesów, powinny również zostać określone, wraz z procedurą, która ma być stosowana w takich przypadkach.
(13) W odniesieniu do różnych metod wykonywania budżetu należy ustanowić, że w przypadku gdy Komisja nie wykona budżetu bezpośrednio w ramach swoich służb, musi ona przede wszystkim zapewnić, aby podmioty, którym zamierza powierzyć zadania w zakresie wykonania posiadały procedury zarządzania oraz systemy kontroli i rachunkowości, które są odpowiednie i właściwe w odniesieniu do wymagań należytego zarządzania finansami.
(14) W odniesieniu do pośredniego scentralizowanego zarządzania, to znaczy zarządzania przekazanego przez Komisję agencjom wykonawczym lub organom regulowanym przez prawo wspólnotowe lub krajowym organom sektora publicznego lub organów wykonujących misję publiczną, niezbędne jest również ustanowienie ram takiego przekazania uprawnień i uzgodnień dotyczących ich wykonania przez akt przekazania uprawnień lub porozumienie. Agencje wykonawcze pozostające pod kontrolą Komisji powinny być uznawane za intendentów delegowanych tej instytucji wykonującej budżet Wspólnoty. W przypadku gdy organy krajowe muszą przeprowadzać czynności w zakresie wykonania budżetu, powinny one oferować odpowiednie gwarancje finansowe oraz powinny być wybierane w sposób przejrzysty, po przeprowadzeniu analizy efektywności pod względem kosztów, wskazującej przyczyny przekazania zarządzania takiemu organowi. Komisja występuje o wydanie opinii właściwego komitetu, zgodnie z aktem podstawowym dotyczącym wykonywania danych środków przed przekazaniem uprawnień organom krajowym. Podmioty prawa prywatnego, wykonujące zadania przygotowawcze lub pomocnicze w imieniu Komisji, powinny być wybierane zgodnie z procedurami przetargowymi.
(15) W zakresie zarządzania dzielonego z Państwami Członkowskimi lub zarządzania zdecentralizowanego z państwami trzecimi etapy i cele procedury rozliczania rachunków powinny zostać ustanowione bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, zawartych we właściwych regulacjach sektorowych.
(16) Wreszcie, w zakresie zarządzania wspólnego, należy objaśnić, że wkład wniesiony przez każdego darczyńcę w odniesieniu do każdego rodzaju wydatków nie musi być określony, jednakże działania subwencjonowane muszą być przedmiotem wszechstronnych kontroli; należy określić organizacje międzynarodowe kwalifikujące się do tego rodzaju zarządzania.
(17) W odniesieniu do roli podmiotów działających w sferze finansów reforma zarządzania finansami wraz z zaniechaniem scentralizowanych kontroli ex ante powoduje wzrost obowiązków intendentów w zakresie wszystkich dochodów i wydatków, włączając kwestię systemów kontroli wewnętrznej. Władza budżetowa powinna w przyszłości być powiadamiana o wyznaczaniu intendenta delegowanego lub o zakończeniu pełnienia przez niego obowiązków. Zatem zadania, obowiązki i zasady procedur, które mają być przestrzegane, powinny również zostać ustanowione. Internalizacja kontroli ex ante wymaga w szczególności wyraźnego rozróżnienia między zadaniami odnoszącymi się do rozpoczęcia operacji w zakresie wykonania budżetu i zadań odnoszących się do weryfikacji takich operacji. Ponadto każda instytucja powinna przyjąć kodeks standardów zawodowych, mający zastosowanie do pracowników odpowiedzialnych za weryfikacje ex ante i ex post. Należy ustanowić przepisy dotyczące obowiązków uznanych za ujęte w rocznym sprawozdaniu dla instytucji, która musi między innymi wskazać wyniki weryfikacji ex post; należy również dokonać uzgodnień dotyczących przechowywania dokumentów towarzyszących odnoszących się do przeprowadzanych operacji. Wreszcie wszystkie różne formy negocjacyjnej procedury przetargowej powinny, ponieważ stanowią one odstępstwa, być objęte szczególnym sprawozdaniem dla instytucji oraz zawiadomieniem władzy budżetowej.
(18) W celu objaśnienia obowiązków należy określić dokładną definicję zadań i obowiązków księgowego, w związku z systemami rachunkowości, zarządzaniem finansami, zarządzaniem rachunkami bankowymi i aktami osób trzecich. Uzgodnienia dotyczące zakończenia pełnienia obowiązków przez intendentów powinny również zostać określone.
(19) Warunki korzystania z kont zaliczkowych, system zarządzania, który stanowi wyjątek od normalnych procedur budżetowych, powinny również zostać ustanowione, jak również zadania i obowiązki administratorów środków zaliczkowych oraz intendentów i księgowych, w związku z kontrolą kont zaliczkowych. Władza budżetowa powinna zostać powiadomiona o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków.
(20) Po określeniu zadań i obowiązków każdego z podmiotów działających w sferze finansów mogą oni podlegać odpowiedzialności wyłącznie na warunkach określonych w regulaminie pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich oraz warunkach zatrudnienia innych pracowników. Jednakże nowy wyspecjalizowany zespół do spraw nieprawidłowości finansowych powinien zostać we właściwy sposób ustanowiony w każdej instytucji w celu ustalania, czy doszło do nieprawidłowości o charakterze finansowym. Procedura, przez którą intendent może występować o potwierdzenie instrukcji oraz za pomocą której może zostać zwolniony z jakiejkolwiek odpowiedzialności, również powinna zostać ustanowiona.
(21) W odniesieniu do dochodów z wyjątkiem szczególnego przypadku zasobów własnych, objętych rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1150/2000 z dnia 22 maja 2000 r. wykonującym decyzję 94/728/WE, Euratom w sprawie systemu środków własnych Wspólnoty [4], niezbędne jest określenie zadań i kontroli wchodzących w zakres odpowiedzialności intendentów na różnych etapach procedury: prognoza należności, a następnie zlecenia windykacji; przesłania noty debetowej powiadamiającej dłużnika, że należności zostały ustalone; obliczenie należnych odsetek za zwłokę; oraz wreszcie decyzja tam, gdzie jest to konieczne, o zrzeczeniu się tytułu dochodu budżetowego z zastrzeżeniem kryteriów, gwarantującym zgodność z należytym zarządzaniem finansami. Rola księgowego w ściąganiu dochodów oraz w przyznawaniu dodatkowego terminu płatności powinna zostać również określona.
(22) W odniesieniu do wydatków zależność między decyzjami finansowymi, zobowiązaniami całkowitymi i zobowiązaniami indywidualnymi, jak również cechy tych różnych etapów powinny zostać określone. Rozróżnienie między zobowiązaniem globalnym a indywidualnym zależy od stopnia, w jakim beneficjenci są określeni, a kwoty włączone. Tymczasowe zobowiązania ograniczone są do zwykłych wydatków administracyjnych i wydatków związanych z Europejskim Funduszem Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR). W celu ograniczenia ilości zobowiązań nieaktywnych środki odpowiadające zobowiązaniom, w odniesieniu do których nie dokonano płatności przez trzy lata, powinny być wycofane.
(23) Zatem niezbędne jest objaśnienie zależności między czynnościami w zakresie uznawania, zatwierdzania i płatności a kontrolami, jakie mają być przeprowadzane przez intendenta przy uznawaniu wydatków z adnotacją "dopuszczone do wypłaty" oraz przy zatwierdzaniu płatności przez sprawdzenie ważności zwolnienia z wszelkich zobowiązań, za które intendent ponosi całkowitą odpowiedzialność. Dokumenty, które mają być przedstawione na poparcie płatności, powinny być określone, a zasady ustanowione w odniesieniu do rozliczania płatności finansowanych z góry i płatności zaliczkowych. Wreszcie terminy stosowane do czynności w zakresie uznawania i płatności powinny zostać ustanowione z uwzględnieniem dyrektywy 2000/35/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 29 czerwca 2000 r. w sprawie zwalczania opóźnień w płatnościach w transakcjach handlowych [5].
(24) W zakresie kontroli wewnętrznej niezbędne jest ustanowienie procedury wyznaczania audytora i gwarantowania jego niezależności w ramach instytucji, która go wyznaczyła i której musi on składać sprawozdania dotyczące jego działalności; władza budżetowa powinna zostać powiadomiona o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków.
(25) W odniesieniu do zamówień przyjętą możliwością jest dodanie w niniejszym rozporządzeniu przepisów dyrektyw Rady 92/50/EWG [6], 93/36/EWG [7] oraz 93/37/EWG [8], ostatnio zmienionych dyrektywą Komisji 2001/78/WE [9], odnoszących się do procedur przetargowych odpowiednio na usługi, dostawy i roboty. Zatem niezbędne jest przede wszystkim określenie różnych rodzajów zamówień publicznych; stosowanych środków ogłaszania i publikowania; warunków, w których można wykorzystać określoną formę procedury, oraz podstawowych cech istniejących procedur; specyfikacji kryteriów wyboru i możliwych uzgodnień dotyczących udzielania zamówień; zasad dostępu do dokumentów przetargowych oraz zasad kontaktowania się z oferentami lub kandydatami; oraz w przypadku gdy Komisja udziela zamówień na własny rachunek, różnych progów stosowanych i zasad szacowania wartości zamówień, jakie mają być udzielone.
(26) Celem procedur przetargowych jest zaspokojenie potrzeb instytucji na najlepszych możliwych warunkach, jednocześnie gwarantując równy dostęp do zamówień publicznych i przestrzeganie zasad przejrzystości i niedyskryminacji. W celu zapewnienia przejrzystości i równego traktowania kandydatów, jak również pełnej odpowiedzialności intendentów za ostateczny wybór, niezbędne jest ustanowienie procedury otwierania, a następnie oceniania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu od wyznaczenia Komisji, aż po umotywowaną i udokumentowaną decyzję o udzieleniu zamówienia, za co ostatecznie odpowiada instytucja zamawiająca. Gwarancje finansowe konieczne do ochrony interesów finansowych Wspólnot powinny również zostać określone.
(27) Wreszcie niezbędne jest rozgraniczenie uprawnień instytucji zamawiających do nakładania kar administracyjnych w celu zapewnienia, aby kary były proporcjonalne i odstraszające, oraz w celu zapewnienia równego traktowania takiego jak między różnymi instytucjami i jak między departamentami.
(28) Zakres tytułu dotyczącego dotacji powinien zostać również objaśniony, w szczególności w odniesieniu do różnych metod wykonania budżetu, ale również w odniesieniu do rodzaju działania lub organu ogólnego interesu europejskiego kwalifikującego się do dotacji. Cechy rocznego programu pracy i zaproszenia do składania projektów powinny również zostać określone, jak również możliwe wyjątki w tym kontekście oraz możliwość skutku retroaktywnego, w szczególności w kontekście pomocy humanitarnej i zarządzania w sytuacjach kryzysowych, w odniesieniu do których ograniczenia są ściśle określone.
(29) Również w odniesieniu do wymagań przejrzystości, równego traktowania wnioskodawców oraz wzmocnienia odpowiedzialności intendentów procedura przetargowa powinna zostać ustanowiona, począwszy od składania wniosku o dotację do jego oceny przez Komisję, w świetle uprzednio określonych kryteriów selekcji i kryteriów udzielania zamówień, zanim intendent podejmie ostateczną, właściwie udokumentowaną decyzję.
(30) Należyte zarządzanie finansami wymaga, aby Komisja była chroniona gwarancjami: na etapie wniosków o dotacje przez organizowanie kontroli finansowych wniosków dotyczących znacznych kwot; następnie w chwili dokonywania wypłat w ramach płatności finansowanych z góry przez żądanie uprzednich gwarancji finansowych; oraz wreszcie na etapie ostatecznej płatności przez organizowanie kontroli finansowych wniosków, które dotyczą największych kwot i wiążą się z najwyższym ryzykiem. Należyte zarządzanie i zgodność z zasadami braku nastawienia na przynoszenie dochodu i współfinansowania również wymagają ustanowienia zasad rozgraniczających możliwe wykorzystanie płatności ryczałtowych. Wreszcie należyte zarządzanie środkami finansowymi Wspólnoty oznacza, że beneficjenci dotacji muszą przestrzegać zasad przejrzystości i równego traktowania potencjalnych wykonawców, jak również przestrzegać zasady, że zamówienie musi zostać udzielone ofercie przedstawiającej najwyższą wartość w stosunku do zaangażowanych pieniędzy, w przypadku gdy działalność jest częściowo objęta podwykonawstwem.
(31) Wreszcie uprawnienia do nakładania kar w tym kontekście powinny być zbliżone do uprawnień przyznanych w kontekście zamówień.
(32) W odniesieniu do prowadzenia i prezentacji sprawozdań każda z ogólnie przyjętych zasad rachunkowości, na których muszą być oparte sprawozdania finansowe, powinna zostać określona. Niezbędne jest również określenie warunków wpisywania transakcji do rachunków oraz zasad wyceniania aktywów i pasywów oraz tworzenia rezerw.
(33) Należy określić, że rachunkom instytucji musi towarzyszyć sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami, oraz należy określić szczegóły treści i przedstawiania elementów tworzących sprawozdania finansowe (bilans, rachunek wyniku gospodarczego, tabela przepływu środków i załącznik) oraz sprawozdania dotyczące wykonania budżetu (budżetowy rachunek wyniku i załącznik).
(34) W kwestiach rachunkowości należy określić, że księgowy każdej instytucji musi przedstawić dokumenty opisujące organizację rachunków i procedury rachunkowości tej instytucji oraz określić warunki, które mają być przestrzegane w ramach skomputeryzowanych systemów rachunkowości, w szczególności w zakresie ochrony dostępu oraz śladu audytowego wszelkich zmian dokonanych w systemie.
(35) W zakresie prowadzenia rachunków, niezbędne jest określenie zasad stosowanych ksiąg rachunkowych, zestawienia obrotów i sald, okresowego uzgodnienia całkowitych kwot w tych saldach i spisie oraz określenie części składowych planu kont, przyjętego przez księgowego Komisji. Zasady mające zastosowanie do rejestrowania operacji, w szczególności metody podwójnego zapisu, zasady konwersji operacji, które nie są denominowane w EUR, oraz dokumenty towarzyszące wpisom rachunkowym, powinny zostać ustanowione. Zawartość rejestrów księgowych powinna również zostać określona.
(36) Wreszcie niezbędne jest ustanowienie zasad odnoszących się do inwentaryzacji mienia oraz wyjaśnienie odpowiednich obowiązków księgowych i intendentów w tym zakresie, jak również zasad mających zastosowanie do odsprzedaży mienia ujętego w inwentarzu.
(37) W zakresie funduszy strukturalnych należy określić, że spłata płatności na rachunek w odniesieniu do danej operacji nie powoduje skutku ograniczenia wkładu z funduszu na tę operację.
(38) Rodzaje działań, bezpośrednich i pośrednich, które mogą być finansowane w sektorze badań, powinny zostać określone.
(39) W zakresie działań zewnętrznych przepisy wykonawcze, podobnie jak rozporządzenie finansowe, mają na celu ustanowienie przepisów dotyczących wyjątków, które odzwierciedlają szczególne cechy operacyjne tego sektora, głównie w odniesieniu do zamówień publicznych i przyznawania dotacji.
(40) W odniesieniu do zamówień publicznych te przepisy wykonawcze przyjmują treść przepisów decyzji Komisji z dnia 10 listopada 1999 r. w sprawie uproszczenia systemów zarządzania udzielaniem zamówień w ramach programów współpracy, realizowanych przez Dyrekcje Generalne ds. Stosunków Zewnętrznych, [10] wywierających skutek w postaci zasad dotyczących zamówień publicznych, różniących się od standardowych zasad różnymi ustalonymi progami oraz procedurami zarządzania, które zostały dostosowane do działań zewnętrznych.
(41) W odniesieniu do dotacji niezbędne jest wymienienie rodzajów działań, w odniesieniu do których możliwe jest odstępstwo od zasady współfinansowania określonej w art. 109 rozporządzenia finansowego. Ma to zastosowanie w szczególności do pomocy humanitarnej i pomocy w sytuacjach kryzysowych oraz działań w celu ochrony zdrowia i podstawowych praw narodów.
(42) W celu zapewnienia należytego zarządzania środkami wspólnotowymi niezbędne jest również określenie warunków wstępnych i zasad, które mają być zawarte w porozumieniach w przypadku, gdy zarządzanie środkami jest zdecentralizowane lub gdy wykorzystywane są konta zaliczkowe.
(43) Przepisy rozporządzenia finansowego odnoszące się do urzędów europejskich powinny zostać uzupełnione szczególnymi zasadami dotyczącymi Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich oraz przepisami upoważniającymi księgowego Komisji do przekazania niektórych jego zadań pracownikom tych urzędów. Należy również ustanowić procedury operacyjne w zakresie rachunków bankowych, do których otwierania urzędy europejskie mogą być uprawnione w imieniu Komisji.
(44) W odniesieniu do środków administracyjnych każda instytucja powinna powiadomić władzę budżetową o znaczących projektach budowlanych, które są w trakcie realizacji, to znaczy projektów, które zwiększają stan posiadanych zabudowań.
(45) Niezbędne jest określenie organów, które mogą otrzymywać dotacje pokrywane z budżetu oraz którym należy zapewnić zbiór zasad zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 185 rozporządzenia finansowego.
(46) Różne progi i kwoty określone w niniejszym rozporządzeniu powinny być regularnie uaktualniane przez powiązanie ich z inflacją zanotowaną we Wspólnocie z wyjątkiem progów stosowanych do zamówień publicznych,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
CZĘŚĆ PIERWSZA
POSTANOWIENIA WSPÓLNE
TYTUŁ I
PRZEDMIOT
Artykuł 1
Przedmiot(Artykuł 1 rozporządzenia finansowego)
Niniejsze rozporządzenie określa zasady wykonywania przepisów rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej "rozporządzeniem finansowym").
Instytucje, których dotyczy niniejsze rozporządzenie, są instytucjami w rozumieniu rozporządzenia finansowego.
Artykuł 2
Spis aktów legislacyjnych dotyczących wykonania budżetu(Artykuł 2 rozporządzenia finansowego)
Komisja prowadzi spis aktów określonych w art. 2 rozporządzenia finansowego. Komisja uaktualnia ten spis każdego roku oraz powiadamia odpowiednio władzę budżetową.
TYTUŁ II
ZASADY BUDŻETOWE
ROZDZIAŁ 1
Zasady jedności i rzetelności budżetowej
Artykuł 3
Zakres płatności finansowanych z góry pozostających mieniem Wspólnot(Artykuł 5 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Płatności finansowane z góry w rozumieniu art. 105 pozostają mieniem Wspólnot, chyba że akt podstawowy w rozumieniu art. 49 ust. 1 rozporządzenia finansowego stanowi inaczej. Przepis ten nie dotyczy płatności finansowanych z góry, wypłacanych na podstawie umowy w rozumieniu art. 88 rozporządzenia finansowego, Państwom Członkowskim lub na podstawie pomocy przedakcesyjnej lub zaliczek określonych w art. 265. Nie stosuje się do wspólnego zarządzania w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego.
2. W przypadku bezpośredniego zarządzania scentralizowanego w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego obejmującego szereg partnerów zasadę określoną w ust. 1 niniejszego artykułu stosuje się wyłącznie do głównego wykonawcy.
3. W przypadku zarządzania zdecentralizowanego oraz w przypadku pośredniego zarządzania scentralizowanego w rozumieniu art. 53 rozporządzenia finansowego zasadę określoną w ust. 1 niniejszego artykułu stosuje się wyłącznie do podmiotu otrzymującego płatności finansowane z góry bezpośrednio od Komisji.
4. Zasadę określoną w ust. 1 stosuje się do płatności finansowanych z góry wypłaconych na podstawie umów lub porozumień zawartych po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia.
5. Ustępy 1-4 pozostają bez uszczerbku dla wpisania płatności finansowanych z góry po stronie aktywów w sprawozdaniu finansowym, jak zostanie ustanowione w zasadach rachunkowości przewidzianych w art. 133 rozporządzenia finansowego.
Intendenci zapewniają księgowemu szczegóły umożliwiające mu określenie płatności finansowanych z góry, które pozostają mieniem Wspólnot.
Artykuł 4
Wpisanie do budżetu odsetek uzyskanych ze środków finansowych Wspólnoty(Artykuł 5 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy płatności finansowane z góry, które pozostają mieniem Wspólnoty zgodnie z art. 3, obciążone są odsetkami lub równoważnymi świadczeniami, są one wpłacane do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich (zwanego dalej "budżetem") jako dochody różne.
2. Intendenci zapewniają, aby na podstawie umów i porozumień zawartych z beneficjentami:
a) płatności finansowane z góry były wpłacane na rachunki, które umożliwiają określenie środków wypłacanych przez Wspólnoty; oraz
b) beneficjenci powiadamiali odpowiedniego intendenta o kwocie wszelkich odsetek lub równoważnych korzyści, uzyskanych z tych środków finansowych co najmniej raz w roku, jeżeli odsetki te stanowią znaczne kwoty, oraz w każdym przypadku gdy składane są wnioski o płatności zaliczkowe lub spłaty sald, które rozliczają płatności finansowane z góry.
3. Zgodnie z tytułem IV rozdział 5 właściwy intendent w momencie dokonywania wypłat w ramach płatności finansowanych z góry sporządza prognozę należności obejmującą wszelkie odsetki lub równoważne korzyści uzyskane na funduszach płatności finansowanych z góry.
Właściwy intendent, zgodnie z harmonogramem określonym w ust. 2 lit. b), sporządza zlecenie windykacji na kwotę odsetek określoną w ust. 1.
4. W przypadku gdy płatności finansowane z góry wypłacane są w ramach tej samej pozycji budżetu, na podstawie tego samego aktu podstawowego oraz beneficjentom objętym tą samą procedurą przetargową, intendent może sporządzić jedną prognozę należności w odniesieniu do szeregu dłużników.
ROZDZIAŁ 2
Zasada jednoroczności
Artykuł 5
Środki na rok budżetowy(Artykuł 8 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Środki na pokrycie zobowiązań i na pokrycie płatności przewidziane w budżecie na rok budżetowy, które muszą zostać wykorzystane w ciągu roku, składają się ze środków zatwierdzonych na ten rok budżetowy. Środkami zatwierdzonymi na rok budżetowy są:
a) środki przewidziane w budżecie, włączając budżety korygujące;
b) środki przeniesione;
c) środki udostępnione ponownie zgodnie z art. 157 i 181 ust. 5 rozporządzenia finansowego;
d) środki wynikające ze zwrotu zaliczek, które zostały spłacone zgodnie z art. 228;
e) środki przewidziane po otrzymaniu dochodu przyznanego w ciągu roku budżetowego lub w ciągu poprzednich lat budżetowych i niewykorzystane.
Artykuł 6
Przeniesienie środków(Artykuł 9 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Środki na pokrycie zobowiązań określone w art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego mogą być przeniesione wyłącznie, jeżeli zobowiązania nie mogły zostać zaciągnięte przed dniem 31 grudnia roku budżetowego z przyczyn, które nie mogą być przypisane intendentowi, lub jeżeli etapy przygotowawcze są wystarczająco zaawansowane, aby rozsądne było uznanie, że zobowiązania zostaną zaciągnięte nie później niż do dnia 31 marca następnego roku.
2. Etapami przygotowawczymi określonymi w art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które powinny być zakończone do dnia 31 grudnia roku budżetowego w celu umożliwienia przeniesienia na kolejny rok, są w szczególności:
a) w odniesieniu do zobowiązań globalnych w rozumieniu art. 76 rozporządzenia finansowego przyjęcie decyzji w sprawie finansowania lub zamknięcie do tego dnia konsultacji zainteresowanych służb w ramach każdej instytucji dotyczących przyjęcia decyzji;
b) w odniesieniu do zobowiązań indywidualnych w rozumieniu art. 76 rozporządzenia finansowego zaawansowany etap przygotowywania umów lub porozumień. Ten zaawansowany etap przygotowania umów lub porozumień oznacza zakończenie wyboru potencjalnych kontrahentów lub beneficjentów.
3. Środki przeniesione zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego, które nie zostały przyznane do dnia 31 marca następnego roku budżetowego, są automatycznie anulowane.
Komisja powiadamia władzę budżetową do dnia 15 kwietnia o środkach anulowanych w ten sposób.
4. Środki przeniesione w ten sposób zgodnie z art. 9 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego mogą być wykorzystane do dnia 31 grudnia następnego roku budżetowego.
5. Rachunki określają środki przeniesione w ten sposób.
6. Środki przyznane na wydatki personalne określone w art. 9 ust. 6 rozporządzenia finansowego są środkami na wynagrodzenia i dodatki dla członków i pracowników instytucji.
ROZDZIAŁ 3
(Rozdział 4 rozporządzenia finansowego)
Zasada jednostki rozliczeniowej
Artykuł 7
Kurs przeliczenia między euro a innymi walutami(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania regulacji sektorowych, przeliczenie między euro a inną walutą jest dokonywane przy wykorzystaniu dziennego kursu euro, opublikowanego w serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich.
2. Jeżeli dzienny kurs wymiany euro nie jest opublikowany w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich w odniesieniu do danej waluty, Komisja wykorzystuje kurs księgowy określony w ust. 3.
3. Do celów kont przewidzianych w art. 132-137 rozporządzenia finansowego oraz z zastrzeżeniem art. 213 przeliczenie między euro a inną walutą jest dokonywane przy wykorzystaniu miesięcznego kursu księgowego euro. Taki kurs księgowy ustalany jest przez Komisję za pomocą wszelkich źródeł informacji, jakie Komisja uzna za wiarygodne na podstawie kursu przedostatniego dnia roboczego miesiąca poprzedzającego dzień, w odniesieniu do którego kurs jest ustalany.
Artykuł 8
Kurs, który ma być wykorzystany do przeliczenia między euro a innymi walutami(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych wynikających ze stosowania regulacji sektorowych kurs, który ma być wykorzystany do przeliczenia między euro a innymi walutami, jest kursem dnia, w którym sporządzone jest zlecenie płatnicze lub zlecenie windykacji przez departament zatwierdzający.
2. W przypadku kont zaliczek w euro kurs, który ma być wykorzystany, jest ustalany do dnia płatności przez bank.
3. W przypadku kont zaliczek w walutach krajowych, określonych w art. 16 rozporządzenia finansowego, kurs, który ma być wykorzystany, jest kursem z miesiąca dokonania wydatków z konta zaliczek.
4. W odniesieniu do wydatków finansowanych przez Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR), Sekcja Gwarancji, kurs, który ma być wykorzystany w odniesieniu do miesiąca "n", wobec którego wydatki te zostały zadeklarowane zgodnie z art. 3 rozporządzenia Komisji (WE) nr 296/96 [11], jest kursem z dziesiątego dnia miesiąca "n + 1" lub z pierwszego dnia następującego po nim, w którym kurs został podany.
Kurs ten jest również wykorzystywany w odniesieniu do odpowiednich zaliczek przewidzianych w art. 4 i 5 rozporządzenia (WE) nr 296/96.
Artykuł 9
Informacje dotyczące transferów środków pieniężnych przez Komisję między różnymi walutami(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)
W każdym kwartale Komisja przesyła Państwom Członkowskim oświadczenie dotyczące transferów przeprowadzonych między walutami.
ROZDZIAŁ 4
(Rozdział 5 rozporządzenia finansowego)
Zasada uniwersalności
Artykuł 10
Struktura mająca na celu dostosowanie dochodów przyznanych na określony cel i zapewnienie odpowiednich środków(Artykuł 18 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla art. 12 i 13 struktura mająca na celu dostosowanie przyznanych w budżecie dochodów na określony cel obejmuje:
a) w zestawieniu dochodów każdej instytucji pozycję budżetu przeznaczoną dla dochodów;
b) w zestawieniu wydatków uwagi wskazujące, w ramach których pozycji można otrzymać środki odpowiadające przyznanym dochodom, które są udostępnione.
W przypadku określonym w akapicie pierwszym lit. a), jeżeli kwota takiego dochodu jest przewidywalna, zostaje ona wpisana w pozycję. Jeżeli kwota ta nie jest możliwa do przewidzenia, wpisuje się oznaczenie "p.m.", a szacowany dochód podany jest do wiadomości w uwagach.
2. Środki odpowiadające przyznanym dochodom mogą zostać udostępnione, zarówno jako środki na pokrycie zobowiązań, jak i jako środki na pokrycie płatności, jeżeli dochód został uzyskany przez instytucję, z wyjątkiem przypadku przewidzianego w art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego. Zostają one udostępnione automatycznie z wyjątkiem przypadku zwrotu płatności na rachunek określonego w art. 156 rozporządzenia finansowego oraz w przypadku korekt finansowych w związku z funduszami strukturalnymi.
Artykuł 11
Wkłady Państw Członkowskich na programy badawcze(Artykuł 18 ust. 1 lit. a) rozporządzenia finansowego)
1. Wkłady Państw Członkowskich na finansowanie niektórych dodatkowych programów badawczych przewidzianych w art. 5 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1150/2000 dokonywane są w następujący sposób:
a) siedem dwunastych kwoty przewidzianej w budżecie wypłacanych jest nie później niż do dnia 31 stycznia bieżącego roku budżetowego;
b) pozostałe pięć dwunastych wypłacanych jest nie później niż do dnia 15 lipca bieżącego roku budżetowego.
2. W przypadku gdy budżet nie został ostatecznie przyjęty przed rozpoczęciem roku budżetowego, wkłady przewidziane w ust. 1 oparte są na kwocie przewidzianej w budżecie na poprzedni rok budżetowy.
3. Wszelkie wkłady lub dodatkowe płatności, które są wymagalne od Państw Członkowskich, wpisane są do budżetu w rachunku lub w rachunkach Komisji w ciągu trzydziestu dni kalendarzowych od dnia wezwania do wpłaty.
4. Dokonane wypłaty wpisane są w rachunku przewidzianym w rozporządzeniu (WE, Euratom) nr 1150/2000 i podlegają warunkom ustanowionym w tym rozporządzeniu.
Artykuł 12
Przyznane dochody wynikające z udziału Państw EFTA w niektórych programach wspólnotowych(Artykuł 18 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego)
1. Strukturę budżetu mającą na celu dostosowanie do uczestnictwa Państw EFTA w niektórych programach wspólnotowych ustala się w następujący sposób:
a) w zestawieniu dochodów, pozycja z oznaczeniem "p.m." wpisana jest w celu dostosowania pełnej kwoty wkładu Państw EFTA w odniesieniu do danego roku budżetowego. Szacowana kwota jest wykazana w uwagach do budżetu;
b) zestawieniu wydatków:
i) uwagi do każdej pozycji odnoszące się do działań wspólnotowych, w których uczestniczą Państwa EFTA, wskazują "do wiadomości" szacowaną kwotę udziału;
ii) załącznik, stanowiący integralną część budżetu, określa wszystkie pozycje obejmujące działania wspólnotowe, w których uczestniczą Państwa EFTA.
Załącznik określony w akapicie pierwszym lit. b) ii) odzwierciedla i stanowi część struktury mającej na celu dostosowanie środków odpowiadających takiemu udziałowi, jak przewidziano w ust. 2, oraz umożliwienia realizacji wydatków.
2. Na mocy art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG) kwoty rocznego udziału Państw EFTA, potwierdzone Komisji przez Wspólny Komitet EOG zgodnie z art. 1 ust. 5 protokołu 32 załączonego do tego Porozumienia, stanowią podstawę zapewnienia na początku roku budżetowego, pełnych kwot odpowiadających środków na pokrycie zobowiązań i środków na pokrycie płatności.
3. Jeżeli, w ciągu roku budżetowego, dodatkowe środki są przewidziane w pozycjach budżetu z udziałem Państw EFTA, a Państwa EFTA nie są w stanie w ciągu tego roku dostosować swoich wkładów odpowiednio, w celu przestrzegania "czynnika proporcjonalności" przewidzianego w art. 82 Porozumienia o Europejskim Obszarze Gospodarczym, Komisja może, jako środek tymczasowy i wyjątkowy, wykorzystać własne zasoby pieniężne w celu płatności finansowanego z góry udziału Państw EFTA. W każdym przypadku gdy takie dodatkowe środki są zapewnione, Komisja, w najszybszym możliwym terminie, wzywa do wniesienia odpowiednich wkładów Państw EFTA. Komisja każdego roku powiadamia władzę budżetową o każdej takiej podjętej decyzji.
Płatności finansowane z góry zostają ujęte, najszybciej jak to możliwe, w budżecie na następny rok budżetowy.
4. Zgodnie z art. 18 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego wkłady finansowe Państw EFTA stanowią przyznane dochody. Księgowy przyjmuje właściwe środki w celu zapewnienia, aby wykorzystanie dochodów wynikających z tych wkładów oraz odpowiednich środków było odrębnie monitorowane.
W sprawozdaniu przewidzianym w art. 131 ust. 2 rozporządzenia finansowego Komisja wykazuje odrębnie etap wykonywania, zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków, odpowiadających udziałowi Państw EFTA.
Artykuł 13
Wpływy pieniężne z sankcji nałożonych na Państwa Członkowskie uznanych za mające nadmierny deficyt(Artykuł 18 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego)
Struktura budżetu przyjmującego wpływy pieniężne z sankcji określonych w sekcji 4 rozporządzenia Rady (WE) nr 1467/97 [12] ustala się w następujący sposób:
a) w zestawieniu dochodów oznaczenie "p.m." zostaje wpisane w celu dostosowania odsetek od tych kwot;
b) jednocześnie i bez uszczerbku dla art. 74 rozporządzenia finansowego wpisanie tych kwot w zestawieniu dochodów stanowi podstawę zapewnienia, w zestawieniu wydatków, środków na pokrycie zobowiązań i środków na pokrycie płatności. Środki te wykonywane są zgodnie z art. 17 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 14
Dopuszczenie płatności kwoty netto(Artykuł 20 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Na podstawie art. 20 ust. 1 rozporządzenia finansowego następujące potrącenia mogą być dokonane od wniosków o płatność, faktur lub oświadczeń, które są wówczas zatwierdzane do płatności kwoty netto:
a) kary nałożone na strony umów, włączając umowy w ramach zamówień publicznych;
b) dostosowania dotyczące kwot wypłaconych bezpodstawnie, które mogą być dokonane przez potrącenie bezpośrednie od nowej płatności tego samego rodzaju dla tego samego płatnika na podstawie rozdziału, artykułu i roku budżetowego, w odniesieniu do którego dokonana została nadpłata i który stanowi podstawę płatności zaliczkowych lub spłat sald.
Odliczenia, zwroty i rabaty na indywidualnych fakturach i wnioskach o płatność nie są zapisywane jako dochód wspólnotowy.
Artykuł 15
Rachunki dotyczące podatków kwalifikujących się do odzyskania(Artykuł 20 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Wszelkie podatki ponoszone przez Wspólnoty na podstawie art. 20 ust. 2 rozporządzenia finansowego wpisywane są do rachunku przejściowego do momentu, gdy zostaną zwrócone przez zainteresowane Państwa.
ROZDZIAŁ 5
(Rozdział 6 rozporządzenia finansowego)
Zasada specyfikacji
Artykuł 16
Procedury dokonywania przesunięć(Artykuł 22 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja może proponować władzy budżetowej, w ramach swojej sekcji budżetu, dokonanie przesunięć z jednego tytułu do innego przekraczających limit 10 % środków na rok budżetowy w pozycji, z której przeniesienie ma być dokonane. Instytucja ta odpowiednio powiadamia Komisję.
Przesunięcia te podlegają procedurze przewidzianej w art. 24 rozporządzenia finansowego.
2. Każda instytucja może, w ramach swojej sekcji budżetu, dokonywać przesunięć w ramach artykułów.
Artykuł 17
Zasady dotyczące obliczenia limitów przesunięć(Artykuł 23 rozporządzenia finansowego)
1. Procent określony w art. 22 ust. 1 oraz w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c) rozporządzenia finansowego obliczany jest w momencie złożenia wniosku o przesunięcie.
2. Do celów limitu określonego w art. 22 ust. 1 oraz w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) i c) rozporządzenia finansowego kwota, która ma być uwzględniona, jest sumą przesunięć, które mają być dokonane w pozycji, z której dokonywane jest przesunięcie po dostosowaniu dotyczącym wcześniej dokonanych przesunięć.
Artykuł 18
Wydatki administracyjne(Artykuł 23 rozporządzenia finansowego)
Wydatki określone w art. 23 ust. 1 akapit pierwszy lit. b) rozporządzenia finansowego obejmują, w odniesieniu do każdej dziedziny polityki, pozycje określone w art. 27.
Artykuł 19
Podstawy wniosków o przesunięcie środków(Artykuł 22 i 23 rozporządzenia finansowego)
Propozycjom dotyczącym dokonania przesunięć i wszelkim informacjom dla władzy budżetowej dotyczącym przesunięć dokonanych na podstawie art. 22 i 23 rozporządzenia finansowego towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty towarzyszące, przedstawiające wykonanie środków i szacunki wymagań aż do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, do których środki te mają zostać przeniesione, jak i w odniesieniu do pozycji, z których mają one zostać przeniesione.
Artykuł 20
Podstawy wniosków o dokonanie przesunięć z rezerwy na pomoc w nagłych wypadkach(Artykuł 26 rozporządzenia finansowego)
Propozycjom dotyczącym dokonania przesunięć w celu umożliwienia wykorzystania rezerwy na pomoc w nagłych wydatkach, określonej w art. 26 ust. 2 akapit pierwszy rozporządzenia finansowego, towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty towarzyszące wskazujące:
a) w odniesieniu do pozycji, do której przesunięcie ma zostać dokonane, najnowsze dostępne informacje dotyczące wykonania środków i szacunków wymagań aż do końca roku budżetowego;
b) w odniesieniu do wszystkich pozycji odnoszących się do działań zewnętrznych wykonanie środków do końca miesiąca poprzedzającego wniosek o dokonanie przesunięcia i szacunek wymagań do końca roku budżetowego, włączając porównanie z szacunkiem wstępnym;
c) analizę możliwości zmiany rozdziału środków.
ROZDZIAŁ 6
(Rozdział 7 rozporządzenia finansowego)
Zasada należytego zarządzania finansami
Artykuł 21
Ocena(Artykuł 27 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie propozycje dotyczące programów i działań pociągających za sobą wydatki lub zmniejszenie dochodu budżetu są przedmiotem oceny ex ante, która określa:
a) potrzebę, która ma być spełniona w krótkim lub długim terminie;
b) cele, które mają być osiągnięte;
c) oczekiwane wyniki i wskaźniki potrzebne do ich zmierzenia;
d) wartość dodaną zaangażowania wspólnotowego;
e) ryzyko, włączając nadużycie finansowe, związane z propozycjami i dostępnymi opcjami alternatywnymi;
f) doświadczenia wyniesione z podobnych sytuacji w przeszłości;
g) wielkość środków, zasoby ludzkie i inne wydatki administracyjne, które mają być rozdzielone z należytym uwzględnieniem zasady efektywności pod względem kosztów;
h) system monitorowania, który ma zostać utworzony.
2. Wszystkie programy i działania są następnie przedmiotem oceny przejściowej i/lub oceny ex post w zakresie przydzielonych zasobów ludzkich i finansowych oraz uzyskanych wyników w celu zweryfikowania, że są one zgodne z ustalonymi celami, w sposób następujący:
a) wyniki uzyskane przy realizacji wieloletniego programu są okresowo poddawane ocenie zgodnie z harmonogramem, który umożliwia uwzględnienie wyników tej oceny przy każdej decyzji w sprawie odnowienia, modyfikacji lub zawieszenia programu;
b) wyniki działań finansowanych corocznie poddawane są ocenie co najmniej raz na sześć lat.
W akapicie pierwszym lit. b) nie stosuje się do każdego z projektów lub działań prowadzonych w ramach tych działań, w odniesieniu do których może zostać spełnione wymaganie przez sprawozdanie końcowe przesłane przez organy, które realizowały działanie.
Artykuł 22
Sprawozdanie finansowe(Artykuł 28 rozporządzenia finansowego)
1. Wszelkie propozycje dotyczące aktu, przedłożone organowi prawodawczemu, które mogą mieć wpływ na budżet, włączając zmiany na szeregu stanowisk, zawierają sprawozdanie finansowe.
Sprawozdanie finansowe zawiera dane finansowe i gospodarcze do oceny przez organ prawodawczy potrzeby działań Wspólnoty. Zapewnia ono właściwe informacje dotyczące spójności z innymi instrumentami finansowymi i możliwej synergii.
W przypadku operacji wieloletnich sprawozdanie finansowe zawiera możliwy do przewidzenia schemat wymagań na dany rok w zakresie środków i stanowisk oraz ocenę ich średnioterminowego wpływu finansowego.
2. W celu zapobieżenia jakiemukolwiek ryzyku nadużyć finansowych lub nieprawidłowości, które mogłyby negatywnie wpłynąć na ochronę interesów finansowych Wspólnot, sprawozdanie finansowe przekazuje informacje dotyczące istniejącego i planowanego zapobiegania nadużyciom finansowym oraz środków ochronnych.
ROZDZIAŁ 7
(Rozdział 8 rozporządzenia finansowego)
Zasada przejrzystości
Artykuł 23
Tymczasowa publikacja budżetu skróconego(Artykuł 29 rozporządzenia finansowego)
W najszybszym możliwym terminie po ostatecznym uchwaleniu budżetu i w ciągu nie więcej niż czterech tygodni skrócone zapisy budżetowe zostają opublikowane na stronach internetowych instytucji, z inicjatywy Komisji, do czasu publikacji urzędowej w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
TYTUŁ III
OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Opracowanie budżetu
Artykuł 24
Ogólne wprowadzenie do wstępnego projektu budżetu(Artykuł 33 rozporządzenia finansowego)
Komisja sporządza wprowadzenie ogólne do wstępnego projektu budżetu.
Każda z sekcji wstępnego projektu budżetu poprzedzona jest wprowadzeniem, sporządzonym przez zainteresowaną instytucję.
Ogólne wprowadzenie zawiera:
a) tabele finansowe, obejmujące cały budżet;
b) w zakresie tytułów w sekcji Komisji:
i) opis polityk uzasadniających tytuł do środków, o które wnioskowano z należytym uwzględnieniem zasad i wymagań określonych w art. 27 i 33 ust. 2 lit. d) rozporządzenia finansowego;
ii) podstawy zmian w zakresie środków z jednego roku budżetowego na następny.
Artykuł 25
Dokumenty robocze dotyczące wstępnego projektu budżetu(Artykuł 30 i 33 rozporządzenia finansowego)
Do wstępnego projektu budżetu dołącza się następujące dokumenty robocze:
a) w odniesieniu do pracowników instytucji:
i) oświadczenie dotyczące polityki zatrudnienia pracowników stałych i tymczasowych;
ii) w odniesieniu do każdej kategorii pracowników, plan organizacyjny stanowisk budżetowych i osób na stanowiskach w dniu przedstawienia wstępnego projektu budżetu, wskazujący ich uszeregowanie według stopnia i jednostki administracyjnej;
iii) w przypadku gdy proponowana jest zmiana liczby osób na stanowiskach, oświadczenie dotyczącą przyczyn uzasadniających taką zmianę;
iv) wykaz stanowisk w podziale według dziedzin polityki;
b) szczegółowe oświadczenie dotyczące polityki udzielania i zaciągania pożyczek;
c) w odniesieniu do subsydiów dla organów określonych w art. 32 rozporządzenia finansowego szacunek dochodów i wydatków poprzedzony uzasadnieniem, sporządzony przez zainteresowane organy oraz, w odniesieniu do szkół europejskich, oświadczenie wskazujące dochody i wydatki, poprzedzone uzasadnieniem.
Artykuł 26
Wstępny projekt budżetów korygujących(Artykuł 37 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Wstępnemu projektowi budżetów korygujących towarzyszą oświadczenia odnoszące się do podstaw i informacji dotyczących wykonania budżetu za poprzednie lata budżetowe i bieżący rok, dostępne w chwili ich ustalenia.
ROZDZIAŁ 2
Struktura i prezentacja budżetu
Artykuł 27
Środki administracyjne(Artykuł 41 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy część dotycząca wydatków w ramach sekcji budżetu jest przedstawiona przy wykorzystaniu nomenklatury opartej na klasyfikacji według celu, środki administracyjne podzielone są według odrębnych pozycji według tytułu, zgodnie z następującą klasyfikacją:
a) wydatki na pracowników zatwierdzone w wykazie etatów: to jest kwota środków i liczba stanowisk odpowiadających tym wydatkom;
b) wydatki na pracowników zewnętrznych (włączając pracowników pomocniczych i pracowników agencji) oraz inne wydatki związane z zarządzaniem (włączając koszty reprezentacyjne i koszty związane z posiedzeniami);
c) wydatki na budynki i inne związane z tym wydatki, łącznie ze sprzątaniem i utrzymaniem, czynszem i kosztami wynajmu, telekomunikacji, wody, gazu i energii elektrycznej;
d) wydatki dodatkowe.
Sklasyfikowane według rodzaju wydatki administracyjne Komisji o charakterze wspólnym wszystkim tytułom określone są również w odrębnym sprawozdaniu skróconym.
Artykuł 28
Wydatki rzeczywiste w ostatnim roku budżetowym, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte(Artykuł 46 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego)
Do celów ustalania budżetu wydatki rzeczywiste w ostatnim roku budżetowym, w odniesieniu do których rachunki zostały zamknięte, są określone w sposób następujący:
a) w zakresie zobowiązań: zobowiązania wprowadzone do rachunków w ciągu roku budżetowego na środki na ten rok budżetowy, jak określono w art. 5;
b) w zakresie płatności: płatności dokonane w ciągu roku budżetowego, to znaczy, w odniesieniu do których zlecenie płatnicze zostało przesłane do banku, na środki na ten rok budżetowy, jak określono w tym samym artykule.
Artykuł 29
Uwagi do budżetu(Artykuł 46 ust. 1 lit. g) rozporządzenia finansowego)
Uwagi do budżetu obejmują:
a) odniesienia do aktu podstawowego, w przypadku gdy taki akt istnieje;
b) wszystkie właściwe wyjaśnienia dotyczące charakteru i celu środków.
Artykuł 30
Wykaz etatów(Artykuł 46 ust. 1 i 3 lit. a) rozporządzenia finansowego)
Pracowników Agencji Dostaw ujmuje się odrębnie w wykazie etatów Komisji.
TYTUŁ IV
WYKONANIE BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Postanowienia ogólne
Artykuł 31
Możliwe formy aktów podstawowych(Artykuł 49 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. W dziedzinie wspólnotowej akt podstawowy może mieć postać rozporządzenia, dyrektywy, decyzji [13] w rozumieniu art. 249 Traktatu WE lub decyzji sui generis.
2. W dziedzinie wspólnej polityki zagranicznej i bezpieczeństwa akt podstawowy może mieć jedną z form wymienionych w art. 13 ust. 2, art. 14 i 23 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej.
3. W dziedzinie współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych akt podstawowy może mieć jedną z form określonych w art. 34 ust. 2 Traktatu o Unii Europejskiej.
Artykuł 32
Maksymalne kwoty na projekty pilotażowe i działania przygotowawcze(Artykuł 49 ust. 2 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego)
1. Całkowita kwota środków na projekty pilotażowe określone w art. 49 ust. 2 lit. a) rozporządzenia finansowego nie może przekroczyć 32 milionów EUR w każdym roku budżetowym.
2. Całkowita kwota środków na nowe działania przygotowawcze określone w art. 49 ust. 2 lit. b) rozporządzenia finansowego nie może przekroczyć 30 milionów EUR w każdym roku budżetowym, a całkowita kwota środków faktycznie przyznanych na działania przygotowawcze nie może przekroczyć 75 milionów EUR.
Artykuł 33
Szczególne uprawnienia Komisji na podstawie Traktatów(Artykuł 49 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
1. Artykuły Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, które bezpośrednio przyznają szczególne uprawnienia Komisji, są następujące:
a) artykuł 138 (dialog społeczny);
b) artykuł 140 (badania, opinie i konsultacje w sprawach społecznych);
c) artykuł 143 i 145 (sprawozdania specjalne w sprawach społecznych);
d) artykuł 152 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach ochrony zdrowia);
e) artykuł 155 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji sieci transeuropejskich);
f) artykuł 157 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji w sprawach odnoszących się do przemysłu);
g) artykuł 159 akapit drugi (sprawozdanie w sprawie postępów w urzeczywistnianiu spójności gospodarczej i społecznej);
h) artykuł 165 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji badań i rozwoju technologicznego);
i) artykuł 173 (sprawozdanie w sprawie badań i rozwoju technologicznego);
j) artykuł 180 ust. 2 (inicjatywy w celu wsparcia koordynacji polityk w dziedzinie współpracy na rzecz rozwoju).
2. Artykuły Traktatu Euratom, które bezpośrednio przyznają szczególne uprawnienia Komisji, są następujące:
a) artykuł 70 (wsparcie finansowe w granicach określonych przez budżet w celu poszukiwania programów dla terytoriów Państw Członkowskich);
b) artykuł 77 et seq. (zabezpieczenia).
3. Przy przedstawianiu wstępnego projektu budżetu dalsze szczegóły mogą zostać dodane do wykazów określonych w ust. 1 i 2, wraz ze wskazaniem danych artykułów i kwot, których to dotyczy.
Artykuł 34
Definicja konfliktu interesów(Artykuł 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Akty, które mogą być unieważnione przez konflikt interesów w rozumieniu art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego, mogą między innymi przyjąć jedną z następujących form:
a) przyznanie sobie lub innym nieuzasadnionych bezpośrednich lub pośrednich korzyści;
b) odmowa przyznania beneficjentowi praw lub korzyści, do których jest on uprawniony;
c) wykonanie czynności niewłaściwej lub stanowiącej nadużycie lub zaniechanie wykonania czynności, które są nakazane.
2. Właściwym organem określonym w art. 52 ust. 1 rozporządzenia finansowego jest przełożony pracownika, którego sprawa dotyczy. Najwyższy rangą pracownik potwierdza na piśmie, czy istnieje konflikt interesów. Jeżeli konflikt interesów istnieje, najwyższy rangą pracownik osobiście podejmuje właściwą decyzję.
ROZDZIAŁ 2
Metody wykonywania
Sekcja 1
Postanowienia ogólne
Artykuł 35
Wcześniejsze kontrole przeprowadzane przez Komisję(Artykuł 53 i 56 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet przy wykorzystaniu dzielonego, zdecentralizowanego lub pośrednio scentralizowanego zarządzania, najpierw przeprowadza ona kontrole dokumentów i kontrole na miejscu, dotyczące istnienia, odpowiedniości i prawidłowego funkcjonowania w ramach podmiotów, którym powierza wykonanie, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, oraz, w przypadkach zarządzania zdecentralizowanego, w pełni lub częściowo zależnych od uzgodnionego stopnia decentralizacji, kontrole:
a) stosowanych procedur;
b) systemów kontroli;
c) systemów rachunkowości;
d) procedur przetargowych i przyznawania dotacji.
2. Komisja dokonuje przeglądów takich uzgodnień, jeżeli to konieczne, w każdym przypadku gdy występują znaczne zmiany procedur lub systemów w celu zapewnienia ciągłej zgodności z warunkami wymienionymi w ust. 1.
3. Podmioty określone w ust. 1 dostarczają Komisji, w określonym terminie, wszelkich informacji, o jakie wnioskuje, oraz powiadamiają ją bezzwłocznie o wszelkich istotnych zmianach procedur lub systemów. Komisja, odpowiednio, określa te obowiązki w instrumentach przekazania uprawnień lub w porozumieniach zawartych z tymi podmiotami.
4. W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet poprzez zarządzanie wspólne, umowy dotyczące weryfikacji zawarte z zainteresowanymi organizacjami międzynarodowymi mają zastosowanie.
Sekcja 2
Przepisy szczególne
Artykuł 36
Bezpośrednie zarządzanie scentralizowane(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy Komisja wykonuje budżet na zasadzie scentralizowanej, bezpośrednio w ramach swoich departamentów, zadania w zakresie wykonania realizowane są przez podmioty działające w sferze finansów w rozumieniu art. 58-68 rozporządzenia finansowego i zgodnie z warunkami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 37
Wykonywanie uprawnień przekazanych agencjom wykonawczym(Artykuł 54 ust. 2 lit. a) i art. 55 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzje o przekazaniu uprawnień agencjom wykonawczym upoważniają je, jako intendentów delegowanych, do wykonywania środków związanych z programem wspólnotowym, zarządzenie którym zostało im powierzone.
2. Uprawnienia przekazane agencji wykonawczej są wykonywane przez dyrektora agencji na podstawie art. 55 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
3. Instrument przekazania uprawnień wydany przez Komisję zawiera te same przepisy, które wymienione są w art. 39 ust. 2. Zostaje on formalnie przyjęty na piśmie przez dyrektora w imieniu agencji wykonawczej.
Artykuł 38
Warunki kwalifikacji krajowych organów sektora publicznego lub organów podlegających prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej, oraz warunki przekazania im uprawnień(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
1. Komisja może przekazać zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej krajowym organom sektora publicznego lub organom podlegającym prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej wyłącznie, jeżeli podlegają one prawu jednego z Państw Członkowskich lub Państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), lub krajów, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej, chyba że akt podstawowy stanowi inaczej.
2. Komisja zapewnia, aby organy lub podmioty określone w ust. 1 oferowały odpowiednie gwarancje finansowe, wydane najlepiej przez organ publiczny, w szczególności w zakresie pełnego uzyskania kwot należnych Komisji.
3. W przypadku gdy Komisja zamierza powierzyć zadania obejmujące sprawowanie władzy publicznej, w szczególności zadania w zakresie wykonania budżetu, organowi, określonemu w art. 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego, analizuje ona zgodność z zasadami ekonomii, skuteczności i wydajności. Jeżeli analiza ta wskazuje, że przekazanie uprawnień najlepiej spełnia wymagania należytego zarządzania finansami, Komisja przed przystąpieniem do wykonania delegacji wnioskuje o opinię właściwego komitetu, przewidzianą w akcie podstawowym, który może również wydać swoją opinię na temat planowanego zastosowania kryteriów wyboru.
Artykuł 39
Wyznaczenie krajowych organów sektora publicznego lub organów podlegających prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej(Artykuł 54 ust. 2 lit. c) rozporządzenia finansowego)
1. Krajowe organy sektora publicznego lub organy podlegające prawu prywatnemu, które wykonują zadania służby publicznej, podlegają prawu Państwa Członkowskiego lub państwa, w którym zostały one utworzone.
2. Takie organy lub podmioty wybierane są w sposób obiektywny i przejrzysty, po przeprowadzeniu analizy efektywności pod względem kosztów, w celu dopasowania wymagań w zakresie wykonania, określonych przez Komisję. Wybór ten nie może powodować żadnej dyskryminacji między różnymi Państwami Członkowskimi lub zainteresowanymi państwami.
3. W przypadkach zarządzania za pomocą sieci, wymagającego wyznaczenia, co najmniej jednego organu lub podmiotu Państwa Członkowskiego, lub zainteresowanego państwa, organ lub podmiot wyznaczony jest przez Państwo Członkowskie lub zainteresowane państwo zgodnie z przepisami aktu podstawowego.
We wszystkich innych przypadkach Komisja wyznacza te organy lub podmioty w porozumieniu z Państwami Członkowskimi lub zainteresowanymi państwami i zgodnie z przepisami aktu podstawowego.
Artykuł 40
Zgodność z zasadami zamówień publicznych(Artykuł 57 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy Komisja powierza zadania organom prywatnym na mocy art. 57 ust. 2 rozporządzenia finansowego, zawiera ona umowę zgodnie z przepisami części pierwszej tytuł V rozporządzenia finansowego.
Artykuł 41
Szczegółowe uzgodnienia dotyczące pośredniego zarządzania scentralizowanego(Artykuł 54 ust. 2 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy Komisja powierza zadania wykonawcze agencjom, organom lub podmiotom na mocy art. 54 ust. 2 lit. b) i c) rozporządzenia finansowego, zawiera ona z nimi porozumienie.
2. Porozumienie określone w ust. 1 zawiera następujące przepisy:
a) definicję powierzonych zadań;
b) warunki i szczegółowe uzgodnienia dotyczące realizacji zadań, włączając właściwe przepisy dotyczące rozgraniczenia obowiązków i organizowania kontroli, które mają być przeprowadzone;
c) zasady odnoszące się do składania sprawozdań do Komisji, w sprawie sposobu realizacji zadań;
d) warunki, na których wykonywanie zadań zostaje zakończone;
e) szczegółowe uzgodnienia dotyczące kontroli Komisji;
f) zasady dotyczące wykorzystania odrębnych rachunków bankowych beneficjenta, uzyskanych odsetek i sposobu ich wykorzystania;
g) przepisy zapewniające widoczność działań wspólnotowych zwłaszcza w odniesieniu do innej działalności organu;
h) zobowiązanie do powstrzymania się od wszelkich czynności, które mogą powodować konflikt interesów w rozumieniu art. 52 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
3. Agencje, organy i podmioty określone w ust. 1 nie mają statusu intendentów delegowanych.
Artykuł 42
Procedury rozliczeń w ramach zarządzania zdecentralizowanego lub dzielonego(Artykuł 53 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
1. Celem procedury rozliczeń, określonej w art. 53 ust. 5 rozporządzenia finansowego, jest zapewnienie, aby wydatki Państw Członkowskich w kontekście zarządzania dzielonego lub wydatki państw trzecich w kontekście zarządzania zdecentralizowanego, które mogą obciążać budżet wspólnotowy, były prowadzone w sposób właściwy i były zgodne ze stosowanymi regułami wspólnotowymi.
2. Bez uszczerbku dla przepisów szczególnych, zawartych w zasadach sektorowych, procedura rozliczeń obejmuje:
a) oświadczenie o wydatkach Państw Członkowskich lub państw trzecich w formie rachunków poświadczonych przez właściwy technicznie departament lub organ funkcjonalnie niezależny od agencji realizującej wydatki;
b) kontrole dokumentów i tam gdzie jest to stosowne, kontrole na miejscu prowadzone przez Komisję, niepodlegające limitom lub ograniczeniom, dotyczące zawartości tych rachunków oraz podstawowych transakcji, włączając kontrole przeprowadzone u beneficjentów;
c) ustalenie przez Komisję kwoty wydatków uznanych za obciążające budżet po zastosowaniu postępowania kontradyktoryjnego oraz po zawiadomieniu Państw Członkowskich lub państw trzecich;
d) obliczenie korekty finansowej wynikającej z różnicy między deklarowanymi wydatkami a wydatkami uznanymi za obciążające budżet;
e) zwrocie lub spłacie salda wynikającego z różnicy między uznanymi wydatkami a kwotami już wypłaconymi na rzecz Państw Członkowskich lub państw trzecich. Zwrotu dokonuje się przez potrącenie, jak określono w art. 83.
3. W kontekście zarządzania zdecentralizowanego procedurę rozliczeń opisaną w ust. 1 i 2 stosuje się zgodnie z uzgodnionym stopniem decentralizacji.
Artykuł 43
Zarządzanie wspólne(Artykuł 53 i 165 rozporządzenia finansowego)
1. Środki wykorzystane w ramach zarządzania wspólnego z organizacjami międzynarodowymi, w rozumieniu art. 53 i 165 rozporządzenia finansowego, finansują działania, których wykonanie wymaga zgromadzenia zasobów od szeregu darczyńców, w przypadku gdy nie jest racjonalnie możliwe lub właściwe przyznanie udziału wpłaconego przez każdego darczyńcę na każdy rodzaj wydatków.
Komisja zapewnia, aby istniały odpowiednie uzgodnienia dotyczące kontroli i kontroli całości działań.
2. Organizacjami międzynarodowymi określonymi w ust. 1 są:
a) międzynarodowe organizacje sektora publicznego utworzone na podstawie porozumień międzyrządowych oraz agencje wyspecjalizowane utworzone przez takie organizacje;
b) Międzynarodowy Komitet Czerwonego Krzyża (MKCK);
c) Międzynarodowa Federacja Stowarzyszeń Czerwonego Krzyża i Czerwonego Półksiężyca.
ROZDZIAŁ 3
Podmioty działające w sferze finansów
Sekcja 1
Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów
Artykuł 44
Prawa i obowiązki podmiotów działających w sferze finansów(Artykuł 58 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja zapewnia każdej osobie biorącej udział w decyzjach finansowych zasoby wymagane do wykonywania jej obowiązków i statut opisujący szczegółowo jego zadania, prawa i obowiązki.
Sekcja 2
Intendent
Artykuł 45
Pomoc dla intendentów delegowanych lub subdelegowanych(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy intendent może być wspomagany w wykonywaniu swoich obowiązków przez urzędników lub innych pracowników (zwani dalej "pracownikami"), którym powierzono, w ramach jego kompetencji, niektóre operacje wymagane do wykonania budżetu i przedstawienia informacji dotyczących finansów i zarządzania. W celu zapobieżenia wszelkim konfliktom interesów pracownicy wspomagający intendentów delegowanych lub subdelegowanych podlegają obowiązkom określonym w art. 52 rozporządzenia finansowego.
2. Każda instytucja powiadamia władzę budżetową w każdym przypadku, gdy intendent delegowany lub subdelegowany w stopniu A1 podejmuje obowiązki, zmienia ich zakres lub kończy ich pełnienie.
Artykuł 46
Wewnętrzne przepisy dotyczące delegacji(Artykuł 59 rozporządzenia finansowego)
Zgodnie z rozporządzeniem finansowym i niniejszym rozporządzeniem każda instytucja ustanawia w swoim wewnętrznym regulaminie takie środki zarządzania środkami, które uznaje za niezbędne do prawidłowego wykonania swojej sekcji budżetu.
Artykuł 47
Podział obowiązków wszczęcia i weryfikacji operacji(Artykuł 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Wszczęcie operacji oznacza wszystkie operacje, które normalnie przeprowadzane są przez pracowników określonych w art. 45 i które stanowią etap przygotowawczy do przyjęcia aktów wykonujących budżet przez właściwego intendenta delegowanego lub subdelegowanego.
2. Weryfikacja ex ante operacji oznacza wszystkie kontrole ex ante dokonywane przez właściwego intendenta, w celu zweryfikowania aspektów operacyjnych i finansowych.
3. Każda operacja podlega co najmniej jednej weryfikacji ex ante. Celem tej weryfikacji jest zapewnienie, aby:
a) wydatki i dochody były prawidłowe i zgodne ze stosowanymi przepisami, w szczególności z przepisami dotyczącymi budżetu i właściwych rozporządzeń oraz ze wszystkimi aktami przyjętymi w ramach wykonywania Traktatów lub rozporządzeń oraz tam gdzie jest to stosowne, warunkami umów;
b) zasada należytego zarządzania finansami określona w tytule II rozdział 7 rozporządzenia finansowego miała zastosowanie.
4. Weryfikacje ex post dokumentów i tam gdzie jest to stosowne, weryfikacje na miejscu, służą sprawdzeniu, czy operacje finansowane z budżetu są prawidłowo wykonywane, w szczególności, czy kryteria określone w ust. 3 są stosowane. Weryfikacje te mogą być organizowane na zasadzie próbnej, przy wykorzystaniu analizy ryzyka.
5. Urzędnicy lub inni pracownicy odpowiadający za weryfikacje, określone w ust. 2 i 4, są innymi osobami niż pracownicy wykonujący zadania w zakresie wszczęcia, określonego w ust. 1 i nie są ich podwładnymi.
Artykuł 48
Zarządzanie i wewnętrzne procedury kontrolne(Artykuł 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
Zarządzanie oraz systemy i procedury kontroli wewnętrznej mają na celu:
a) osiągnięcie celów polityk, programów i działań instytucji zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;
b) wykonywanie zasad prawa wspólnotowego i minimalnych standardów kontroli, ustanowionych przez instytucję;
c) ochrona aktywów instytucji i informacji;
d) zapobieganie i wykrywanie nieprawidłowości, błędów i nadużyć finansowych;
e) określenie i zapobieganie ryzyku związanemu z zarządzaniem;
f) zapewnienie rzetelnego przedstawienia informacji dotyczących finansowania i zarządzania;
g) prowadzenie dokumentów towarzyszących odnoszących się do wykonania budżetu i powstałych w wyniku jego wykonania oraz środków wykonania budżetu;
h) prowadzenie dokumentów odnoszących się do wcześniejszych gwarancji dla instytucji i prowadzenie rejestru w celu umożliwienia odpowiedniego monitorowania tych gwarancji.
Artykuł 49
Zachowanie dokumentów towarzyszących przez intendentów(Arykuł. 60 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
Systemy i procedury zarządzania dotyczące zachowania oryginalnych dokumentów towarzyszących przewidują, że:
a) dokumenty takie mają być ponumerowane;
b) dokumenty takie mają być datowane;
c) rejestry, które mogą być skomputeryzowane, mają być prowadzone tak, aby określać dokładną lokalizację takich dokumentów;
d) dokumenty takie mają być przechowywane przez co najmniej pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzielił absolutorium za rok budżetowy, do którego odnoszą się te dokumenty.
Dokumenty odnoszące się do operacji niezamkniętych ostatecznie przechowywane są przez okres dłuższy niż przewidziany w akapicie pierwszym lit. d), to znaczy do końca roku następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.
Artykuł 50
Kodeks standardów zawodowych(Artykuł 60 ust. 5 rozporządzenia finansowego)
1. Pracownicy wyznaczeni przez właściwego intendenta do weryfikowania operacji finansowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami lub odpowiednim doświadczeniem zawodowym lub po odpowiednim programie szkolenia.
2. Każda instytucja opracowuje kodeks standardów zawodowych, który określa, w sprawach kontroli wewnętrznej:
a) poziom kwalifikacji technicznych i finansowych wymaganych od pracowników, określonych w ust. 1;
b) obowiązek tych pracowników w zakresie odbywania ciągłych szkoleń;
c) misję, role i zadania im przydzielone;
d) zasady postępowania, w szczególności standardy etyki i uczciwości, których muszą oni przestrzegać, oraz prawa, z których mogą korzystać.
3. Każda instytucja wprowadza odpowiednie struktury rozpowszechniania do departamentów upoważniających i okresowego uaktualniania odpowiednich informacji dotyczących standardów kontroli oraz metod i technik dostępnych do tego celu.
Artykuł 51
Niepodjęcie działań przez intendenta delegowanego(Artykuł 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego)
Niepodjęcie działań przez intendenta delegowanego, jak określono w art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego, oznacza brak odpowiedzi w rozsądnym terminie, biorąc pod uwagę okoliczności sprawy i w każdym wypadku, w okresie nieprzekraczającym miesiąca.
Artykuł 52
Weryfikacja ex post i roczne sprawozdanie z działalności(Artykuł 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego)
Wyniki weryfikacji ex post, wraz z innymi sprawami, określone są w rocznym sprawozdaniu z działalności, przedłożonym swojej instytucji przez intendenta delegowanego.
Artykuł 53
Przekazywanie księgowemu informacji dotyczących finansów i zarządzania(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)
Intendent delegowany przesyła księgowemu, zgodnie z zasadami przyjętymi przez księgowego, informacje dotyczące finansów i zarządzania, wymagane do wykonywania obowiązków księgowego.
Artykuł 54
Sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych(Artykuł 60 rozporządzenia finansowego)
Intendenci delegowani rejestrują w odniesieniu do każdego roku budżetowego umowy zawarte przy stosowaniu procedur negocjacyjnych, określonych w art. 126, 127, 242, 244, 246 i 247. Jeżeli stosunek procedur negocjacyjnych do liczby zamówień udzielonych przez tego samego intendenta delegowanego wzrasta znacznie w odniesieniu do lat poprzednich lub jeżeli stosunek ten jest wyraźnie wyższy niż średnia odnotowana w odniesieniu do instytucji, właściwy intendent składa sprawozdanie do instytucji, określające wszelkie środki podjęte w celu odwrócenia tej tendencji. Każda instytucja przesyła władzy budżetowej sprawozdanie w sprawie procedur negocjacyjnych. W przypadku Komisji sprawozdanie to zostaje załączone do skróconego rocznego sprawozdania z działalności określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
Sekcja 3
Księgowy
Artykuł 55
Wyznaczanie księgowego(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja wyznacza księgowego spośród urzędników podlegających regulaminowi pracowniczemu urzędników Wspólnot Europejskich.
Księgowy jest obowiązkowo wybierany przez instytucję na podstawie jego szczególnych kwalifikacji potwierdzonych dyplomem lub równoważnym doświadczeniem zawodowym.
Artykuł 56
Zakończenie pełnienia obowiązków przez księgowego(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
1. Sprawozdanie przejściowe opracowywane jest bezzwłocznie w przypadku zakończenia pełnienia obowiązków przez księgowego.
Oświadczenie to składa się z rachunków przewidzianych w części pierwszej tytuł VII rozporządzenia finansowego, zamkniętych ostatniego dnia miesiąca, w którym księgowy kończy pełnienie swoich obowiązków.
2. Przejściowe oświadczenie rachunków nie jest wymagane, w przypadku gdy księgowy kończy pełnienie swoich obowiązków pod koniec roku budżetowego.
3. Oświadczenie przejściowe lub, w okolicznościach określonych w ust. 2, tymczasowe rachunki określone w art. 128 rozporządzenia finansowego zostają przekazane przez księgowego, który kończy pełnienie swoich obowiązków, lub, w przypadku gdy nie jest to możliwe, przez urzędnika w jego departamencie, nowemu księgowemu, który w ciągu nie więcej niż jednego miesiąca od dnia przekazania musi podpisać przyjęcie i może zgłosić zastrzeżenia.
4. Każda instytucja powiadamia władzę budżetową o wyznaczeniu lub zakończeniu pełnienia obowiązków przez księgowego.
Artykuł 57
Opinia w sprawie systemów rachunkowości i spisów(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
W przypadku gdy systemy zarządzania finansami utworzone przez intendenta dostarczają dane dotyczące rachunków instytucji lub są wykorzystywane do uzasadnienia danych zawartych w tych rachunkach, księgowy musi wydać zgodę na wprowadzenie lub modyfikację takich systemów.
Konsultuje się również księgowego w odniesieniu do wprowadzenia lub modyfikacji przez właściwych intendentów systemów spisu i systemów wyceny aktywów i pasywów.
Artykuł 58
Zarządzanie finansami(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy zapewnia, aby jego instytucja dysponowała wystarczającymi środkami finansowymi do pokrycia potrzeb gotówkowych, wynikających z wykonania budżetu.
2. Do celów ust. 1 księgowy tworzy systemy zarządzania gotówką, umożliwiające mu sporządzanie prognoz przepływu środków pieniężnych.
3. Księgowy Komisji rozdziela dostępne środki finansowe, zgodnie z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1150/2000.
Artykuł 59
Zarządzanie rachunkami bankowymi(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
1. W odniesieniu do wymagań zarządzania finansami księgowy może otwierać rachunki w imieniu instytucji w instytucjach finansowych lub krajowych bankach centralnych lub powodować otwieranie takich rachunków. W należycie uzasadnionych okolicznościach może on/ona otwierać rachunki w walutach innych niż EUR.
2. Księgowy negocjuje z instytucjami finansowymi warunki funkcjonowania rachunków, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, skuteczności i konkurencyjnych przetargów.
3. Co najmniej raz na pięć lat księgowy ponownie wszczyna konkurencyjne przetargi między instytucjami finansowymi, w których zostały otwarte rachunki.
4. Księgowy zapewnia ścisłą zgodność z warunkami obsługi rachunków otwartych w instytucjach finansowych.
5. Księgowy Komisji odpowiada po konsultacji z księgowymi innych instytucji za harmonizację warunków obsługi rachunków otwartych przez różne instytucje.
Artykuł 60
Podpisy na rachunkach(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
Warunki dotyczące otwierania, obsługi i wykorzystania rachunków przewidują, w zależności od wewnętrznych wymagań w zakresie kontroli, że czeki, polecenia przelewu bankowego i wszelkie inne operacje bankowe muszą być podpisane przez jednego lub więcej należycie upoważnionych pracowników.
W tym celu każda instytucja przekazuje wszystkim instytucjom finansowym, w której otworzyła rachunek nazwiska i wzory podpisów upoważnionych urzędników.
Artykuł 61
Zarządzanie saldami rachunków(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy zapewnia, aby saldo na rachunkach bankowych przewidzianych w art. 59 nie odbiegało znacznie od prognoz przepływu środków pieniężnych, określonych w art. 58 ust. 2 oraz w każdym przypadku, zapewnia, aby:
a) na żadnym z tych rachunków nie było debetu;
b) saldo rachunków w innych walutach było okresowo przeliczane na EUR.
2. Księgowy nie może utrzymywać sald na rachunkach w walucie obcej, które mogłyby powodować nadmierne straty dla instytucji, na skutek wahania kursu walutowego.
Artykuł 62
Operacje dotyczące przelewów i przeliczeń(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
Bez uszczerbku dla art. 69 księgowy prowadzi przelewy między rachunkami otwartymi w imieniu instytucji w instytucjach finansowych oraz dokonuje przeliczeń walutowych.
Artykuł 63
Metody dokonywania płatności(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
Płatności dokonywane są przelewem bankowym lub czekiem.
Artykuł 64
Akta dotyczące stron trzecich(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy może dokonywać płatności przelewem bankowym wyłącznie, jeżeli szczegółowe dane rachunku bankowego płatnika zostały uprzednio zamieszczone przez instytucję we wspólnych aktach.
Zamieszczanie w aktach szczegółowe dane rachunku bankowego płatnika lub modyfikacja tych szczegółowych danych oparte są na dokumencie, w formie papierowej lub elektronicznej, poświadczonym przez bank płatnika.
2. W celu dokonywania płatności przelewem bankowym intendenci mogą dokonać wpisu do zobowiązań wobec osoby trzeciej w imieniu ich instytucji wyłącznie, jeżeli osoba trzecia przekazała dokumentację wymaganą do wpisania jej do dokumentów.
Intendenci sprawdzają, czy dane szczegółowe rachunku bankowego, przekazane przez płatnika, są nadal ważne, w momencie sporządzania każdego zlecenia płatności.
W związku z pomocą przedakcesyjną zobowiązania indywidualne mogą być zawierane z władzami publicznymi w krajach, które złożyły wniosek o przystąpienie do Unii Europejskiej bez uprzedniego wpisu w aktach osoby trzeciej. W takich przypadkach intendent dokłada wszelkich starań w celu zapewnienia, aby wpis został dokonany najwcześniej, jak to możliwe. Porozumienia przewidują, że przekazanie Komisji danych szczegółowych rachunku bankowego płatnika jest warunkiem, który musi zostać spełniony przed dokonaniem pierwszej płatności.
Artykuł 65
Przechowywanie dokumentów towarzyszących przez księgowego(Artykuł 61 rozporządzenia finansowego)
Dokumenty towarzyszące dotyczące systemu rachunkowości oraz dotyczące przygotowania rachunków, określonych w art. 121 rozporządzenia finansowego, przechowywane są co najmniej przez pięć lat od dnia, w którym Parlament Europejski udzieli absolutorium za rok budżetowy, do którego odnoszą się dokumenty.
Jednakże dokumenty odnoszące się do operacji, które nie zostały ostatecznie zamknięte, są przechowywane przez dłuższy okres, to znaczy do końca roku, następującego po roku, w którym operacje zostały zamknięte.
Każda instytucja podejmuje decyzję, w którym departamencie mają być przechowywane dokumenty towarzyszące.
Sekcja 4
Administrator środków zaliczkowych
Artykuł 66
Warunki korzystania z kont zaliczkowych(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy, ze względu na ograniczone kwoty, których to dotyczy, dokonanie płatności w ramach procedur budżetowych jest materialnie niemożliwe lub nieskuteczne, konta zaliczkowe mogą być tworzone dla płatności takich wydatków.
2. Administrator środków zaliczkowych może tymczasowo uznawać i dokonywać płatności wydatków na polecenie właściwego intendenta.
3. Utworzenie konta zaliczkowego i wyznaczenie administratora środków zaliczkowych podlega decyzji księgowego na odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego intendenta. Decyzja ta określa odpowiednie obowiązki i zobowiązania administratora środków zaliczkowych i intendenta.
Zmiany warunków obsługi konta zaliczkowego podlegają również decyzji księgowego na odpowiednio uzasadniony wniosek właściwego intendenta.
Artykuł 67
Zasady dotyczące utworzenia i płatności(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
1. Decyzja o utworzeniu konta zaliczkowego i wyznaczająca administratora środków zaliczkowych oraz decyzja zmieniająca warunki obsługi konta zaliczkowego określa w szczególności:
a) maksymalną kwotę, która może być początkowo przewidziana jako zaliczka i jej cel;
b) czy rachunek bankowy lub rachunek żyro pocztowego ma być otwarty w imieniu instytucji;
c) charakter i maksymalną kwotę każdej pozycji wydatków, która może być wypłacona przez administratora środków zaliczkowych osobom trzecim lub pobierana od nich;
d) częstotliwość, z jaką dokumenty towarzyszące muszą być przedstawiane, procedurę przedstawiania tych dokumentów i uzgodnienia dotyczące przekazywania ich intendentowi do rozliczenia;
e) procedurę, która ma być zastosowana, jeżeli zaliczka ma być uzupełniona;
f) że transakcje zaliczkowe będą rozliczane przez intendenta nie później niż do końca następnego miesiąca, tak aby saldo rachunkowe i saldo rachunku bankowego mogły być uzgodnione;
g) okres ważności upoważnienia przyznanego administratorowi środków zaliczkowych przez księgowego;
h) tożsamość wyznaczonego administratorowi środków zaliczkowych.
2. W propozycjach decyzji tworzących konta zaliczkowe właściwy intendent zapewnia, aby:
a) zostało przyznane pierwszeństwo wykorzystaniu procedur budżetowych w przypadku, gdy istnieje dostęp do centralnego, skomputeryzowanego systemu rachunkowości;
b) konta zaliczkowe były wykorzystywane wyłącznie w uzasadnionych przypadkach.
Z wyjątkiem zaliczek szczególnych w dziedzinie pomocy humanitarnej i zarządzania w sytuacjach kryzysowych w rozumieniu art. 168 ust. 2 maksymalna kwota określona w ust. 1 lit. c) nie może przekroczyć 30000 EUR na każdą pozycję wydatków.
3. Administrator środków zaliczkowych może dokonywać płatności na rzecz osób trzecich na podstawie i w granicach:
a) wcześniejszych zobowiązań budżetowych i prawnych podpisanych przez właściwego intendenta;
b) dodatniego salda na rachunku zaliczkowym, w gotówce lub w banku.
4. Płatności z kont zaliczkowych mogą być dokonywane przelewem bankowym, czekiem lub w inny sposób.
5. Po dokonanych wypłatach następuje formalne uznanie ostateczne decyzji i/lub zleceń płatności podpisanych przez właściwego intendenta.
Artykuł 68
Wybór administratorów środków zaliczkowych(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są spośród urzędników kategorii A, B lub C. Jeżeli powstanie potrzeba, administratorzy środków zaliczkowych mogą być wybierani spośród pracowników podlegających warunkom zatrudnienia innych pracowników na poziomie równoważnym tym kategoriom. Administratorzy środków zaliczkowych wybierani są na podstawie ich wiedzy, umiejętności i szczególnych kwalifikacji, potwierdzonych dyplomami, odpowiednim doświadczeniem zawodowym lub odpowiednim programem szkolenia.
Artykuł 69
Pierwotny wkład kont zaliczkowych(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy dokonuje płatności zasilających konto zaliczkowe i monitoruje te konta z punktu widzenia otwarcia rachunków bankowych i przekazania uprawnień do składania podpisów oraz kontroli na miejscu i na rachunkach scentralizowanych. Księgowy zasila konta zaliczkowe. Zaliczki są wypłacane na rachunek bankowy otwarty do celów zaliczek.
Konta zaliczkowe mogą być również zasilane bezpośrednio przez różne dochody, które wynikają z:
a) sprzedaży wyposażenia;
b) publikacji;
c) różnych spłat;
d) odsetek.
Zaliczkę rozlicza się w zakresie wydatków albo dochodów różnych lub przyznanych, zgodnie z decyzją tworzącą konto zaliczkowe, określoną w art. 67 i przepisach rozporządzenia finansowego. Kwoty te są potrącane przez księgowego przy późniejszym uzupełnianiu sald kont zaliczkowych, których to dotyczy.
2. W celu w szczególności zapobieżenia jakimkolwiek stratom związanym z wymianą walut administrator środków zaliczkowych może dokonywać przelewów między różnymi rachunkami bankowymi odnoszącymi się do tej samej zaliczki.
Artykuł 70
Kontrole dokonywane przez intendentów i księgowych(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
1. Administrator środków zaliczkowych prowadzi rachunek środków finansowych, którymi dysponuje, w gotówce oraz w banku oraz rachunek dokonanych wypłat i otrzymanych kwot, zgodnie z zasadami i instrukcjami, wydanymi przez księgowego. Deklaracje w sprawie tych rachunków są dostępne w każdym momencie dla właściwego intendenta, a miesięczny wykaz transakcji wraz z dokumentami towarzyszącymi zostaje przesłany w następnym miesiącu intendentowi przez administratora środków zaliczkowych w celu rozliczenia operacji zaliczkowych.
2. Księgowy przeprowadza lub zapewnia uprzednio przeprowadzenie przez urzędnika lub innego pracownika w jego departamencie lub w zatwierdzającym departamencie szczególnie upoważnionym w tym celu kontrole, które normalnie powinny być wykonywane na miejscu i bez ostrzeżenia, aby zweryfikować istnienie środków finansowych, przydzielonych administratorom środków zaliczkowych i prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz aby sprawdzić, czy transakcje zaliczkowe są rozliczane w ustalonym terminie. Księgowy przekazuje wyniki tych kontroli właściwemu intendentowi.
Artykuł 71
Procedura przetargowa(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
Dokonane wypłaty z kont zaliczkowych mogą, w granicach ustanowionych w art. 129 ust. 4, polegać na płatności kosztów wynikających z faktur bez uprzedniego przyjęcia oferty.
ROZDZIAŁ 4
Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów
Sekcja 1
Zasady ogólne
Artykuł 72
Organy odpowiedzialne w kwestiach nadużyć finansowych(Art. 60 ust. 6 i art. 65 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Władze i organy określone w art. 60 ust. 6 i 65 ust. 2 rozporządzenia finansowego oznaczają organy wyznaczone na mocy regulaminu pracowniczego urzędników oraz warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanych dalej "regulaminami pracowniczymi") oraz na mocy decyzji instytucji wspólnotowych dotyczących warunków dochodzeń wewnętrznych w zakresie zapobiegania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim innym nielegalnym działaniom szkodzącym interesom Wspólnot.
Sekcja 2
Zasady stosowane do intendentów delegowanych lub subdelegowanych
Artykuł 73
Potwierdzenie instrukcji(Artykuł 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Intendent delegowany lub subdelegowany, otrzymujący wiążące instrukcje, które uznaje za niezgodne lub sprzeczne z zasadą należytego zarządzania finansami w szczególności, ponieważ instrukcje nie mogą zostać zrealizowane przy wykorzystaniu zasobów mu przydzielonych, pisemnie powiadamia o tym organ, który przekazał mu uprawnienia delegowane lub subdelegowane. Jeżeli instrukcje są potwierdzone pisemnie, a potwierdzenie jest otrzymane w odpowiednim czasie i jest wystarczająco jasne, w taki sposób, że odnosi się wyraźnie do punktów, które intendent delegowany lub subdelegowany zakwestionował, nie może on ponosić odpowiedzialności; realizuje on wówczas instrukcje, chyba że stanowią one naruszenie prawa karnego lub odpowiednich norm bezpieczeństwa.
2. Ustęp 1 stosuje się również w przypadkach, w których intendent dowiaduje się, w trakcie działania zgodnie z wiążącymi instrukcjami, że okoliczności danego przypadku mogą spowodować wyniknięcie nieprawidłowości.
3. Wszelkie instrukcje potwierdzone w okolicznościach opisanych w art. 66 ust. 2 rozporządzenia finansowego odnotowywane są przez właściwego intendenta delegowanego lub subdelegowanego oraz wymienione są w jego rocznym sprawozdaniu z działalności.
Artykuł 74
Nieprawidłowości finansowe(Artykuł 60 ust. 6 i art. 66 ust. 4 rozporządzenia)
Bez uszczerbku dla kompetencji Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) wyspecjalizowany zespół ds. nieprawidłowości finansowych jest właściwy w zakresie wszelkich naruszeń przepisów rozporządzenia finansowego lub przepisów odnoszących się do zarządzania finansami lub sprawdzania operacji, wynikających z działania lub zaniechania urzędnika lub innego pracownika.
Artykuł 75
Zespół do spraw nieprawidłowości finansowych(Artykuł 60 ust. 6 i art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Przypadki nieprawidłowości finansowych, jak określono w art. 74, przekazywane są Komisji określonej w art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego przez organ wyznaczający lub, tam gdzie jest to stosowne, przez organ uprawniony do zawierania umów o pracę w celu wydania opinii.
W przypadku gdy sprawa przekazana jej jest przez organ wyznaczający lub organ uprawniony do zawierania umów o pracę, zespół wydaje opinię oceniającą, czy nieprawidłowości w rozumieniu art. 74 miały miejsce, jak poważne są i jakie mogą być ich skutki. Jeżeli analiza zespołu wskazuje, że sprawa jej przekazana jest właściwa dla OLAF, bezzwłocznie zwraca akta sprawy organowi wyznaczającemu lub organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz jednocześnie powiadamia OLAF.
W przypadku gdy zespół określony w akapicie pierwszym jest bezpośrednio powiadomiony o sprawie przez pracownika, zgodnie z art. 60 ust. 6 rozporządzenia finansowego, przekazuje akta organowi wyznaczającego lub, tam gdzie jest to stosowne, organowi upoważnionemu do zawierania umów o pracę oraz powiadamia odpowiednio pracownika.
2. Każda instytucja, w zależności od swojej organizacji wewnętrznej, określa uzgodnienia operacyjne zespołu określonego w art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego oraz jego skład, który obejmuje zewnętrzną osobę, posiadającą wymagane kwalifikacje i wiedzę fachową.
ROZDZIAŁ 5
Operacje po stronie dochodów
Sekcja 1
Środki własne
Artykuł 76
Zasady stosowane do zasobów własnych(Artykuł 69 rozporządzenia finansowego)
Intendent opracowuje harmonogram wskazujący, kiedy środki własne, określone w decyzji w sprawie systemu środków własnych Wspólnot Europejskich, zostaną udostępnione Komisji.
Zasoby własne są ustalane i uzyskiwane zgodnie z zasadami przyjętymi na podstawie decyzji określonej w akapicie pierwszym.
Sekcja 2
Prognoza należności
Artykuł 77
Prognoza należności(Artykuł 70 rozporządzenia finansowego)
1. Prognoza należności określa rodzaj dochodu i pozycję budżetu, w ramach której mają one zostać zapisane, oraz w zakresie, w jakim jest to możliwe, dane dłużnika i oszacowaną kwotę.
Przy sporządzaniu prognozy należności właściwy intendent sprawdza w szczególności, czy:
a) dochody zapisano w odpowiedniej pozycji budżetowej;
b) prognoza jest prawidłowa i jest zgodna ze stosowanymi przepisami oraz z zasadą należytego zarządzania finansami.
2. Z zastrzeżeniem art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego prognoza należności nie ma wpływu na zaciąganie dostępnych zobowiązań. W przypadkach określonych w art. 18 rozporządzenia finansowego środki mogą zostać udostępnione jedynie po rzeczywistym uzyskaniu należnych kwot przez Wspólnoty.
Sekcja 3
Ustalanie należności
Artykuł 78
Procedura(Artykuł 71 rozporządzenia finansowego)
1. Ustalanie należności przez właściwego intendenta stanowi uznanie prawa Wspólnot w odniesieniu do dłużnika oraz ustalenie tytułu do żądania, aby dłużnik spłacił dług.
2. Zlecenie windykacji jest operacją, przez którą właściwy intendent wydaje księgowemu polecenie windykacji ustalonej kwoty.
3. Nota debetowa ma na celu powiadomienie dłużnika, że:
a) Wspólnoty ustaliły należność;
b) spłata długu wobec Wspólnot jest należna w określonym terminie (zwanym dalej "terminem płatności");
c) w przypadku niedokonania spłaty w terminie płatności dług obciążony jest odsetkami w wysokości określonej w art. 86, bez uszczerbku dla wszelkich mających zastosowanie regulacji szczególnych;
d) zawsze, gdy to możliwe, instytucja dokonuje windykacji przez potrącenie po uprzednim powiadomieniu dłużnika;
e) w przypadku niedokonania płatności w terminie płatności instytucja dokonuje windykacji przez wyegzekwowanie wszelkich uprzednio złożonych gwarancji;
f) jeżeli, po podjęciu tych kroków, kwota nie została w pełni uzyskana, instytucja dokonuje windykacji przez wykonanie decyzji zabezpieczonej zgodnie z art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub przez podjęcie działań prawnych.
Intendent przesyła dłużnikowi notę debetową wraz z kopią do księgowego.
Artykuł 79
Ustalanie należności(Artykuł 71 rozporządzenia finansowego)
W celu ustalenia należności właściwy intendent zapewnia, aby:
a) należność była pewna i nie podlegała żadnym warunkom;
b) należność była ustalona, dokładnie wyrażona w gotówce;
c) należność była należna i nie podlegała żadnemu terminowi spłaty;
d) dane dłużnika były poprawne;
e) kwota, która ma być pobrana, była zapisana we właściwej pozycji budżetu;
f) dokumenty towarzyszące były prawidłowe; oraz
g) zasada należytego zarządzania finansami była przestrzegana, w szczególności w odniesieniu do kryteriów określonych w art. 87 ust. 1 lit. a).
Artykuł 80
Dokumenty towarzyszące dotyczące ustalenia należności(Artykuł 71 rozporządzenia finansowego)
1. Ustalenie należności opiera się na dokumentach towarzyszących potwierdzających tytuł Wspólnot do należności.
2. Przed ustaleniem należności właściwy intendent osobiście sprawdza dokumenty towarzyszące lub na własną odpowiedzialność zapewnia, aby sprawdzanie zostało dokonane.
3. Dokumenty towarzyszące przechowywane są przez intendenta zgodnie z art. 48 i 49.
Sekcja 4
Zezwolenie na windykację należności
Artykuł 81
Ustalenie zlecenia windykacji(Artykuł 72 rozporządzenia finansowego)
1. Zlecenie windykacji określa:
a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego dochód ma być zapisany;
b) odniesienia do czynności lub zobowiązania prawnego, będącego źródłem długu i stanowiącego podstawę tytułu do windykacji;
c) artykuł budżetu oraz wszelkie mniejsze jednostki jego podziału, które mogą mieć zastosowanie, włączając, tam gdzie jest to stosowne, odniesienia do odpowiednich zobowiązań budżetowych;
d) kwotę, która ma podlegać windykacji, wyrażoną w EUR;
e) nazwę i adres dłużnika,
f) termin płatności; oraz
g) możliwą metodę uzyskania, włączając w szczególności windykację przez potrącenie lub wyegzekwowanie wszelkich złożonych gwarancji.
2. Zlecenie windykacji jest datowane i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesyłane księgowemu.
Sekcja 5
Windykacja
Artykuł 82
Formalności związane z pobieraniem(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)
1. W momencie windykacji należności księgowy dokonuje wpisu do rachunków oraz powiadamia właściwego intendenta.
2. Należy wydać pokwitowanie w odniesieniu do wszelkich płatności gotówkowych, dokonanych do księgowego lub administratora środków zaliczkowych.
Artykuł 83
Windykacja przez potrącenie(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)
Na każdym etapie procedury księgowy po powiadomieniu właściwego intendenta i dłużnika dokonuje windykacji ustalonych należności przez potrącenie w przypadkach, gdy dłużnik ma również roszczenie wobec Wspólnot, które są pewne, o ustalonej kwocie i należne w odniesieniu do kwoty ustalonej na podstawie zlecenia płatności.
Artykuł 84
Procedura windykacji w przypadku niedokonania płatności dobrowolnie(Artykuł 72 i 73 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla art. 83, jeżeli nie dokonano windykacji pełnej kwoty w terminie płatności określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego intendenta oraz bezzwłocznie wszczyna procedurę mającą na celu windykację przy wykorzystaniu wszystkich sposobów zapewnionych przez prawo, włączając, tam gdzie jest to stosowne przez wyegzekwowanie wszelkich gwarancji uprzednio złożonych.
2. Bez uszczerbku dla art. 83, w przypadku gdy metoda windykacji, określona w ust. 1, nie może być wykorzystana, a dłużnik nie dokonał spłaty w odpowiedzi na formalne upomnienie przesłane przez księgowego, księgowy zapewnia wykonanie decyzji o windykacji, zabezpieczonej zgodnie z art. 72 ust. 2 rozporządzenia finansowego lub przez podjęcie działań prawnych.
Artykuł 85
Dodatkowy termin do spłaty(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)
Księgowy we współpracy z właściwym intendentem może przyznać dodatkowy termin na spłatę wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika z odpowiednim wskazaniem przyczyn oraz pod warunkiem że dwa następujące warunki są spełnione:
a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stopy określonej w art. 86 za cały przyznany dodatkowo okres, począwszy od dnia, w którym płatność była początkowo należna; oraz
b) w celu ochrony praw Wspólnoty dłużnik składa gwarancję finansową, obejmującą nieuregulowany dług, zarówno kwotę główną, jak i odsetki, co jest zaakceptowane przez księgowego instytucji.
Gwarancja określona w akapicie pierwszym lit. b) może zostać zastąpiona solidarną gwarancją osoby trzeciej, zatwierdzoną przez księgowego instytucji.
Artykuł 86
Odsetki za zwłokę(Artykuł 71 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla wszelkich przepisów szczególnych, wynikających ze stosowania zasad sektorowych, wszelkie należności niespłacone w terminie płatności są obciążone odsetkami zgodnie z ust. 2 i 3.
2. Stopa procentowa w odniesieniu do należności niespłaconych w terminie płatności jest stopą stosowaną przez Europejski Bank Centralny do jego głównych operacji refinansowych, publikowana w serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich, obowiązująca pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, w którym przypada termin płatności, powiększona o:
a) siedem punktów procentowych, w przypadku gdy zdarzeniem tworzącym zobowiązanie jest zamówienie publiczne na dostawy lub usługi, określone w tytule V;
b) trzy i pół punktu procentowego we wszystkich innych przypadkach.
3. Odsetki obliczane są od dnia kalendarzowego, następującego po terminie płatności, określonym w nocie debetowej do dnia kalendarzowego, w którym dług zostanie spłacony w całości.
4. Wszelkie spłaty częściowe pokrywają przede wszystkim odsetki ustalone zgodnie z ust. 2 i 3.
5. W przypadku grzywien, jeżeli dłużnik zapewnia gwarancję finansową, która zostaje przyjęta przez księgowego w miejsce spłaty tymczasowej, stopa procentowa stosowana od terminu płatności jest stopą określoną w ust. 2, powiększona wyłącznie o jeden i pół punktu procentowego.
Artykuł 87
Odstąpienie od windykacji ustalonych należności(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy intendent może odstąpić od windykacji całości lub części ustalonej należności wyłącznie w następujących przypadkach:
a) jeżeli przewidywalny koszt windykacji przekraczałby kwotę, która ma być uzyskana, a odstąpienie nie zaszkodziłoby wizerunkowi Wspólnoty;
b) jeżeli nie można dokonać windykacji należności ze względu na wiek lub niewypłacalność dłużnika;
c) jeżeli windykacja jest niezgodna z zasadą proporcjonalności.
2. W przypadku określonym w ust. 1 lit. c) właściwy intendent działa zgodnie z wcześniej określonymi procedurami ustanowionymi w ramach każdej instytucji i stosuje następujące kryteria, które są obowiązkowe i stosowane we wszystkich okolicznościach:
a) stan faktyczny, uwzględniając zakres nieprawidłowości stanowiącej podstawę ustalenia należności (nadużycie finansowe, powrót do przestępstwa, zamiar, staranność, dobra wiara, oczywisty błąd);
b) wpływ, jaki odstąpienie od windykacji miałoby na funkcjonowanie Wspólnot i ich interesy finansowe (zaangażowane kwoty, ryzyko stworzenia precedensu, podważenie autorytetu prawa).
W zależności od okoliczności przypadku właściwy intendent może również mieć obowiązek uwzględnienia następujących kryteriów:
a) wszelkie zakłócenie konkurencji, które byłyby spowodowane przez odstąpienie od windykacji;
b) szkody gospodarcze i społeczne, które byłyby spowodowane, jeżeli miałaby zostać przeprowadzona windykacja długu w całości.
3. Decyzja o odstąpienia określona w art. 73 ust. 2 rozporządzenia finansowego jest uzasadniona i odnosi się do staranności stosowanej przy zabezpieczeniu uzyskania oraz zagadnień prawnych i stanu faktycznego, na którym oparte jest odstąpienie. Właściwy intendent odstępuje od windykacji zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 81.
4. Odstąpienie od windykacji ustalonych należności nie może zostać przekazane przez instytucję w przypadku, gdy kwota, która ma być objęta odstąpieniem:
a) wynosi 1000000 EUR lub więcej; lub
b) wynosi 100000 EUR lub więcej, w przypadku gdy stanowi to 25 % lub więcej ustalonej kwoty należności.
Poniżej progów określonych w akapicie pierwszym każda instytucja ustanawia w swoim regulaminie wewnętrznym warunki i procedurę przekazywania uprawnień mających na celu odstąpienie od windykacji ustalonego długu.
5. Każda instytucja przesyła każdego roku władzy budżetowej sprawozdanie w sprawie odstąpień, określonych w ust. 1-4 obejmujących 100000 EUR lub więcej. W przypadku Komisji sprawozdanie to jest załączone do skróconego rocznego sprawozdania z działalności, określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 88
Anulowanie ustalonych należności(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku błędu związanego z zagadnieniem prawnym właściwy intendent anuluje ustaloną należność zgodnie z art. 80 i 81; anulowanie to musi być odpowiednio uzasadnione.
2. Każda instytucja ustanawia w swoim wewnętrznym regulaminie warunki i procedurę przekazywania uprawnień do anulowania ustalonej należności.
Artykuł 89
Korekty techniczne i rachunkowe ustalonej należności(Artykuł 73 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy intendent koryguje ustaloną należność w górę lub w dół, jeżeli wykrycie błędu faktycznego wymaga zmiany kwoty pod warunkiem, że korekta nie pociąga za sobą zrzeczenia się ustalonego tytułu Wspólnot. Taka korekta dokonywana jest zgodnie z art. 80 i 81 oraz jest odpowiednio uzasadniona.
2. Każda instytucja ustanawia w swoim regulaminie wewnętrznym warunki i procedurę przekazywania uprawnień do dokonania korekt technicznych i rachunkowych ustalonej należności.
ROZDZIAŁ 6
Operacje po stronie wydatków
Artykuł 90
Decyzje w sprawie finansowania(Artykuł 75 rozporządzenia finansowego)
Decyzje w sprawie finansowania określają istotne składniki działania powodujące wydatki z budżetu.
Sekcja 1
Zaciąganie zobowiązań finansowych
Artykuł 91
Zobowiązania globalne i tymczasowe(Artykuł 76 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Globalne zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, która przewiduje późniejsze zawarcie jednego lub więcej zobowiązań prawnych lub przez zawarcie jednego lub więcej zobowiązań prawnych.
Umowy w sprawie finansowania w zakresie pomocy finansowej i wsparcia budżetowego, które stanowią zobowiązania prawne, mogą powodować powstanie płatności bez zawierania innych zobowiązań prawnych.
2. Tymczasowe zobowiązania budżetowe wykonywane są przez zawarcie jednego lub więcej zobowiązań prawnych, powodujących powstanie tytułu do późniejszych płatności lub, w przypadkach odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem lub na działalność związaną z komunikacją, zmierzającą do informowania o wydarzeniach wspólnotowych, realizowaną przez instytucje i bezpośrednio przez płatności.
Artykuł 92
Przyjęcie zobowiązań globalnych(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)
1. Zobowiązania globalne zaciągane są na podstawie decyzji w sprawie finansowania.
Zobowiązanie globalne zaciągane jest najpóźniej przed podjęciem decyzji w sprawie wyboru beneficjentów oraz w przypadku gdy wykonanie środków, których to dotyczy, obejmuje przyjęcie programu pracy w rozumieniu art. 166, najwcześniej po przyjęciu tego programu.
2. W przypadku gdy zobowiązanie globalne wykonywane jest przez zawarcie umowy w sprawie finansowania, ust. 1 akapit drugi nie stosuje się.
Artykuł 93
Umorzenie zobowiązań na skutek niedokonania płatności w ciągu trzech lat(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)
Kwota zobowiązania budżetowego odpowiadającego zobowiązaniu prawnemu, w odniesieniu do którego nie dokonano płatności, w rozumieniu art. 81 rozporządzenia finansowego, w ciągu trzech lat następujących po podpisaniu zobowiązania prawnego, zostaje umorzona.
Artykuł 94
Jedność podpisu(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)
1. Od zasady jedności podpisu dla zobowiązania budżetowego i odpowiadającemu mu zobowiązaniu prawnemu można odstąpić wyłącznie w następujących przypadkach:
a) jeżeli zobowiązania są tymczasowe;
b) jeżeli zobowiązania globalne odnoszą się do umów w sprawie finansowania zawartych z państwami trzecimi;
c) jeżeli decyzja instytucji stanowi zobowiązanie prawne;
d) jeżeli zobowiązanie globalne jest wykonywane przez szereg zobowiązań prawnych, w odniesieniu do których odpowiedzialność ponoszą różni intendenci delegowani;
e) jeżeli, w związku z kontami zaliczkowymi dostępnymi na działania zewnętrzne, zobowiązania prawne muszą być podpisywane przez pracowników jednostek lokalnych, określonych w art. 254.
2. Jeżeli właściwy intendent, który podpisał zobowiązanie budżetowe, jest niedostępny i pozostaje niedostępny przez okres niezgodny z terminami zawarcia zobowiązania prawnego, to zobowiązanie prawne zawierane jest przez osobę wyznaczoną zgodnie z zasadami zastępstwa przyjętymi przez każdą instytucję, pod warunkiem że osoba ta ma status intendenta, zgodnie z art. 59 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 95
Rejestracja indywidualnych zobowiązań prawnych(Artykuł 77 rozporządzenia finansowego)
W przypadku budżetowych zobowiązań globalnych, po których następuje kilka indywidualnych zobowiązań prawnych, właściwy intendent rejestruje w rachunkach centralnych kwoty tych następujących indywidualnych zobowiązań prawnych. Właściwy intendent sprawdza, czy kwota łączna nie przekracza kwoty zobowiązania globalnego, które je pokrywa.
Rejestracja w rachunkach wskazuje odniesienia zobowiązań globalnych, w odniesieniu do których zobowiązania indywidualne są zapisywane.
Właściwy intendent rejestruje kwoty w rachunkach przed podpisaniem odpowiednich indywidualnych zobowiązań prawnych.
Artykuł 96
Wydatki administracyjne objęte zobowiązaniami tymczasowymi(Artykuł 76 rozporządzenia finansowego)
Pozycje uznane za zwykłe wydatki administracyjne, które mogą stanowić podstawę zobowiązań tymczasowych, obejmują:
a) wydatki na pracowników bez względu na to, czy są oni objęci regulaminem pracowniczym, na inne zasoby ludzkie, emerytury i renty oraz na wynagrodzenie ekspertów;
b) wydatki odnoszące się do członków instytucji;
c) wydatki na szkolenia;
d) wydatki na konkursy, selekcję i rekrutację;
e) wydatki na wykonanie określonego zadania,
f) wydatki reprezentacyjne,
g) wydatki związane z posiedzeniami,
h) tłumaczy ustnych i/lub pisemnych zatrudnianych niezależnie;
i) wymiany urzędników,
j) powtarzające się koszty wynajmu nieruchomości i mienia ruchomego;
k) ubezpieczenia różne,
l) sprzątanie i utrzymanie,
m) wydatki związane z opieką społeczną;
n) korzystanie z usług telekomunikacyjnych;
o) opłaty finansowe;
p) koszty ochrony prawnej;
q) szkody, łącznie z odsetkami;
r) sprzęt roboczy;
s) wodę, gaz i energię elektryczną;
t) okresowe publikacje w wersji papierowej lub elektronicznej.
Sekcja 2
Stwierdzanie prawidłowości wydatków
Artykuł 97
Stwierdzanie prawidłowości i "dopuszczenie płatności"(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
1. Stwierdzanie prawidłowości wszelkich wydatków oparte jest na dokumentach towarzyszących w rozumieniu art. 104 potwierdzających tytuł wierzyciela na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie świadczonych, dostaw faktycznie zrealizowanych lub robót faktycznie przeprowadzonych lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność.
2. Właściwy intendent osobiście sprawdza dokumenty towarzyszące lub, na własną odpowiedzialność, zapewnia, aby sprawdzenie zostało dokonane, przed podjęciem decyzji w sprawie stwierdzenia prawidłowości wydatków.
3. Decyzja w sprawie stwierdzenia prawidłowości wyrażona jest przez podpisanie formułą "dopuszczona płatność" dowodu kasowego przez właściwego intendenta, przez urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia, upoważnionego na mocy formalnej decyzji intendenta. Takie decyzje upoważniające są przechowywane do celów przyszłych odniesień.
Artykuł 98
Dopuszczenie płatności umów w ramach zamówień publicznych(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności odpowiadających umowom w ramach zamówień publicznych adnotacja "dopuszczenie płatności" poświadcza, że:
a) instytucja otrzymała i formalnie zarejestrowała fakturę sporządzoną przez wykonawcę;
b) sama faktura lub dokument wewnętrzny, towarzyszący otrzymanej fakturze, zostały opatrzone adnotacją "potwierdzona prawidłowość" i podpisane przez urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia i należycie upoważnionego przez właściwego intendenta;
c) wszystkie aspekty związane z fakturą zostały sprawdzone przez właściwego intendenta lub na jego odpowiedzialność, w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i ważności płatności, jako spłaty długu.
Adnotacja "potwierdzona prawidłowość", określona w akapicie pierwszym lit. b), potwierdza, że usługi przewidziane w umowie zostały prawidłowo wykonane lub że dostawy przewidziane w umowie zostały prawidłowo zrealizowane, lub że roboty przewidziane w umowie zostały właściwie przeprowadzone. W odniesieniu do dostaw i robót urzędnik lub inny pracownik właściwy z technicznego punktu widzenia opracowuje tymczasowe zaświadczenie przyjęcia, następnie końcowe świadectwo przyjęcia pod koniec okresu gwarancji ustanowionego w umowie. Oba te zaświadczenia są ważne z adnotacją "potwierdzona prawidłowość".
Artykuł 99
Dopuszczenie płatności dotacji(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności odpowiadających dotacjom adnotacja "dopuszczona płatność" zaświadcza, że:
a) instytucja otrzymała i formalnie zarejestrowała wniosek o płatność sporządzony przez beneficjenta;
b) sam wniosek o płatność lub wewnętrzny dokument towarzyszący otrzymanemu wnioskowi o płatność został opatrzony adnotacją "potwierdzona prawidłowość" i podpisany przez urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia, upoważnionego przez właściwego intendenta; przez taką adnotację potwierdza on, że działanie lub program pracy realizowany przez beneficjenta jest w całym zakresie zgodny z umową w sprawie przyznania dotacji;
c) wszystkie aspekty wniosku o płatność zostały sprawdzone przez właściwego intendenta lub na jego odpowiedzialność, w celu określenia w szczególności kwoty do zapłaty i ważności płatności jako spłaty długu.
Artykuł 100
Dopuszczenie płatności wydatków personalnych(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do płatności odpowiadających wydatkom personalnym adnotacja "dopuszczenie płatności" potwierdza istnienie następujących dokumentów towarzyszących:
a) w zakresie wynagrodzenia miesięcznego:
i) pełna lista pracowników określająca wszystkie składniki wynagrodzenia;
ii) formularz (ankieta danych osobowych) oparty na decyzjach podjętych w każdym indywidualnym przypadku, wskazujący, gdy taka zmiana ma miejsce, wszelkie zmiany jakichkolwiek składników wynagrodzenia;
iii) w przypadku zatrudnienia lub mianowania poświadczona za zgodność z oryginałem kopia decyzji o zatrudnieniu lub mianowaniu, która towarzyszy zatwierdzeniu pierwszej wypłaty wynagrodzenia;
b) w zakresie innych wynagrodzeń (pracownicy wynagradzani według stawek godzinowych lub dziennych): oświadczenie podpisane przez upoważnionego urzędnika lub innego pracownika, wskazujące liczbę przepracowanych dni i godzin;
c) w zakresie pracy w godzinach nadliczbowych: oświadczenie podpisane przez upoważnionego urzędnika lub innego pracownika, potwierdzające ilość przepracowanych godzin nadliczbowych;
d) w zakresie kosztów:
i) polecenie wyjazdu podpisane przez właściwy organ;
ii) zestawienie kosztów delegacji, podpisane przez urzędnika wyznaczonego do wykonania określonego zadania i przez jego administracyjnego przełożonego, któremu przekazano odpowiednie uprawnienia, wskazujące w szczególności miejsce wykonania określonego zadania, daty i godziny wyjazdu i przyjazdu na miejsce wykonania określonego zadania, koszty podróży, koszty utrzymania oraz inne wydatki należycie zatwierdzone po przedstawieniu dokumentów towarzyszących;
e) w zakresie innych kosztów osobowych: dokumenty towarzyszące dotyczące decyzji stanowiących podstawę dokonania wydatków i określające wszystkie składniki obliczenia.
Artykuł 101
Forma materialna "dopuszczenia płatności"(Artykuł 79 rozporządzenia finansowego)
W systemie nieskomputeryzowanym "dopuszczenie płatności" przyjmuje formę pieczęci, obejmującej podpis właściwego intendenta, urzędnika lub innego pracownika właściwego z technicznego punktu widzenia, upoważnionego przez właściwego intendenta zgodnie z art. 97. W systemie skomputeryzowanym "dopuszczenie płatności" przyjmuje formę zatwierdzenia przy użyciu hasła osobistego właściwego intendenta, urzędnika lub innego pracownika właściwego z punktu widzenia technicznego, upoważnionego przez właściwego intendenta.
Sekcja 3
Autoryzacja płatności
Artykuł 102
Kontrole płatności przez intendenta(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
Przy sporządzaniu zlecenia płatności właściwy intendent zapewnia, aby:
a) zlecenie płatnicze zostało prawidłowo wydane, co oznacza, że odpowiednia decyzja o zatwierdzeniu została podjęta uprzednio w formie "dopuszczenia płatności", że dane szczegółowe płatnika są poprawne oraz że kwota jest należna;
b) zlecenie płatnicze odpowiada zobowiązaniu budżetowemu, w odniesieniu do którego jest zapisane;
c) wydatek został umieszczony we właściwej pozycji budżetu,
d) środki są dostępne.
Artykuł 103
Obowiązkowe dane szczegółowe na zleceniach płatniczych i przekazywanie do księgowego(Artykuł 80 rozporządzenia finansowego)
1. Zlecenie płatnicze określa:
a) rok budżetowy, w odniesieniu do którego wydatki mają być zapisane;
b) artykuł budżetu lub inne mniejsze jednostki jego podziału, które mogą być stosowane;
c) odniesienia do zobowiązania prawnego, stanowiącego podstawę tytułu do płatności;
d) odniesienia do zobowiązania budżetowego, w odniesieniu do którego ma ono zostać zapisane;
e) kwotę do zapłaty, wyrażona w EUR;
f) nazwisko, adres i dane szczegółowe rachunku bankowego płatnika;
g) cel wydatku;
h) formę zapłaty;
i) wpis pozycji do inwentarza zgodnie z art. 222.
2. Zlecenie płatnicze jest datowane i podpisane przez właściwego intendenta, następnie przesyłane księgowemu.
Sekcja 4
Realizacja wydatków
Artykuł 104
Dokumenty towarzyszące(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)
1. Płatności finansowane z góry, łącznie z przypadkami, w których są one podzielone na szereg płatności, realizowane są na podstawie umowy, porozumienia lub aktu podstawowego lub też na podstawie dokumentów towarzyszących, które umożliwiają sprawdzenie zgodności finansowanych działań z warunkami umowy lub porozumienia, których to dotyczy. Płatności zaliczkowe i spłaty sald oparte są na dokumentach towarzyszących, które umożliwiają sprawdzenie, że finansowane działanie zostało przeprowadzone zgodnie z warunkami umowy lub porozumienia zawartego z beneficjentem lub zgodnie z warunkami aktu podstawowego.
2. Właściwy intendent ustanawia zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami charakter dokumentów towarzyszących, określonych w ust. 1, zgodnie z aktem podstawowym i umowami oraz porozumieniami, zawartymi z beneficjentem. Przejściowe i końcowe sprawozdania z wykonania technicznego i finansowego stanowią dokumenty towarzyszące do celów ust. 1.
3. Dokumenty towarzyszące przechowywane są przez właściwego intendenta zgodnie z art. 48 i 49.
Artykuł 105
Zapisywanie płatności finansowanych z góry i płatności zaliczkowych(Artykuł 81 rozporządzenia finansowego)
1. Płatności finansowane z góry ma na celu umożliwienie beneficjentowi dokonania finansowania z góry. Może ono być podzielone na szereg płatności.
2. Płatność zaliczkowa, która może się powtarzać, ma na celu zwrócenie wydatków poniesionych przez beneficjenta na podstawie zestawienia wydatków w trakcie trwania działań. Może ona rozliczyć płatności finansowane z góry w całości lub częściowo, bez uszczerbku dla przepisów aktu podstawowego.
3. Zamknięcie wydatków przyjmuje formę płatności salda, która nie może się powtarzać i rozlicza wszystkie poprzedzające płatności lub zlecenie windykacji.
Sekcja 5
Terminy operacji po stronie wydatków
Artykuł 106
Terminy płatności i odsetki za zwłokę(Artykuł 83 rozporządzenia finansowego)
1. Kwoty należne wypłacane są w ciągu nie więcej niż czterdziestu pięciu dni kalendarzowych od dnia, w którym dopuszczalny wniosek o płatność zarejestrowany jest przez upoważniony departament właściwego intendenta; termin płatności oznacza dzień, w którym zaciągnięty został debet na rachunku instytucji.
Wniosek o płatność nie jest dopuszczalny, jeżeli co najmniej jeden z zasadniczych wymagań nie został spełniony.
2. Termin płatności określony w ust. 1 wynosi trzydzieści dni kalendarzowych na płatności odnoszące się do zamówień na usługi lub dostawy, z wyjątkiem wypadków, gdy umowa przewiduje inaczej.
3. W odniesieniu do umów lub porozumień, w ramach których płatność jest zależna od zatwierdzenia sprawozdania, termin do celów okresów płatności określonych w ust. 1 i 2 nie rozpoczyna się i biegnie jedynie od chwili zatwierdzenia danego sprawozdania, przy wyraźnym powiadomieniu beneficjenta lub pośrednio, ponieważ termin przyznany na mocy umowy na zatwierdzenie upłynął bez zawieszenia przez formalny dokument, przesłany beneficjentowi.
Termin przyznany na zatwierdzenie nie może przekroczyć:
a) 20 dni kalendarzowych w odniesieniu do bezpośrednich zamówień odnoszących się do dostaw towarów i usług;
b) 45 dni kalendarzowych w odniesieniu do innych zamówień i umów w sprawie przyznania dotacji;
c) 60 dni kalendarzowych w odniesieniu do umów dotyczących usług technicznych, które są szczególnie trudne do oceny.
4. Właściwy intendent może zawiesić termin płatności przez powiadomienie wierzycieli, w każdym momencie w trakcie trwania okresu, określonego w ust. 1, że wniosek o płatność nie może zostać spełniony, ponieważ kwota nie jest należna lub ponieważ odpowiednie dokumenty towarzyszące nie zostały przedstawione. Jeżeli informacja dotrze do wiadomości właściwego intendenta, który poddaje w wątpliwość kwalifikację wydatków, które znajdują się we wniosku o płatność, intendent może zawiesić termin płatności do celu dalszej weryfikacji, łącznie z kontrolami na miejscu, w celu zapewnienia przed dokonaniem płatności, aby wydatki faktycznie kwalifikowały się. Intendent powiadamia zainteresowanego beneficjenta najszybciej jak to możliwe.
Termin do celów pozostałego okresu płatności rozpoczyna się i biegnie od dnia, w którym prawidłowo sformułowany wniosek o płatność jest po raz pierwszy zarejestrowany.
5. W momencie upływu terminów ustanowionych w ust. 1 i 2 wierzyciel może w ciągu dwóch miesięcy od otrzymania nieterminowej płatności zażądać odsetek zgodnie z następującymi przepisami:
a) stopami procentowymi są stopy określone w art. 86 ust. 2 akapit pierwszy;
b) odsetki są płatne za okres, który upłynął od dnia kalendarzowego, następującego po upływie terminu płatności aż do dnia płatności.
Akapitu pierwszego nie stosuje się do Państw Członkowskich.
ROZDZIAŁ 7
Systemy informatyczne
Artykuł 107
Opis systemów informatycznych(Artykuł 84 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli systemy i podsystemy komputerowe są używane do przetwarzania operacji wykonania budżetu, wymagany jest pełny i aktualny opis każdego systemu lub podsystemu.
Każdy opis określa zawartość wszystkich obszarów danych i opisuje, w jaki sposób system traktuje każdą indywidualną operację. Pokazuje on szczegółowo, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnego śladu rewizyjnego dla każdej operacji.
Artykuł 108
Okresowe zabezpieczanie(Artykuł 84 rozporządzenia finansowego)
Dane w systemach i podsystemach komputerowych są okresowo zabezpieczane i przechowywane w bezpiecznym miejscu.
ROZDZIAŁ 8
Audytor wewnętrzny
Artykuł 109
Wyznaczanie audytora wewnętrznego(Artykuł 85 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja wyznacza swojego audytora wewnętrznego, zgodnie z ustaleniami, dostosowanymi do jej cech szczególnych i wymogów. Instytucja powiadamia władzę budżetową o wyznaczeniu audytora wewnętrznego.
2. Każda instytucja ustala, zgodnie z jej specyficznymi cechami i wymogami, zakres zadań audytora wewnętrznego oraz ustanawia szczegółowo cele i procedury wykonywania kontroli wewnętrznej z należytym stosowaniem międzynarodowych norm, dotyczących kontroli wewnętrznej.
3. Instytucja może wyznaczyć na audytora wewnętrznego na mocy jej szczególnych uprawnień, urzędnika lub innego pracownika, objętego regulaminem pracowniczym, wybranego spośród obywateli Państw Członkowskich.
4. Jeżeli dwie lub więcej instytucji wyznaczą tego samego audytora wewnętrznego, dokonują one niezbędnych uzgodnień dotyczących odpowiedzialności tego audytora za jego działania, jak przewiduje art. 114.
5. Instytucja powiadamia władzę budżetową, kiedy obowiązki audytora wewnętrznego dobiegają końca.
Artykuł 110
Zasoby operacyjne(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)
Instytucja zapewnia audytorowi wewnętrznemu zasoby wymagane do właściwego wykonywania jego obowiązków związanych z kontrolą i kartę obowiązków, zawierającą szczegóły dotyczące jego zadań, obowiązków i zobowiązań.
Artykuł 111
Program działań(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)
1. Audytor wewnętrzny przyjmuje swój program pracy i przekazuje go do instytucji.
2. Instytucja może zwrócić się do audytora wewnętrznego o przeprowadzenie kontroli, niewłączonych do programu pracy określonego w ust. 1.
Artykuł 112
Sprawozdania audytora wewnętrznego(Artykuł 86 rozporządzenia finansowego)
1. Audytor wewnętrzny składa instytucji roczne sprawozdanie z kontroli wewnętrznej przewidziane w art. 86 ust. 3 rozporządzenia finansowego, wykazujące liczbę i rodzaj przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, główne wydane zalecenia i działania podjęte w sprawie tych zaleceń.
Roczne sprawozdanie określa również wszelkie problemy systemowe, wykryte przez wyspecjalizowany zespół, utworzony na podstawie art. 66 ust. 4 rozporządzenia finansowego.
2. Każda instytucja rozważa, czy zalecenia wydane w sprawozdaniach audytora wewnętrznego są odpowiednie dla wymiany najlepszych praktyk z innymi instytucjami.
Artykuł 113
Niezależność(Artykuł 87 rozporządzenia finansowego)
Audytor wewnętrzny korzysta z całkowitej niezależności w przeprowadzaniu kontroli. Nie może otrzymywać poleceń, ani też nie może być ograniczony w żaden sposób, jeżeli chodzi o wykonywanie funkcji, które, w wyniku jego mianowania, powierzone mu są na podstawie rozporządzenia finansowego.
Artykuł 114
Odpowiedzialność audytora wewnętrznego(Artykuł 87 rozporządzenia finansowego)
Odpowiedzialność audytora wewnętrznego, jako urzędnika lub innego pracownika podlegającego regulaminowi pracowniczemu, może być zakwestionowana przez samą instytucję jedyniena warunkach określonych w tym artykule.
Instytucja podejmuje uzasadnioną decyzję w sprawie przeprowadzenia dochodzenia. Decyzja ta jest przekazywana zainteresowanej stronie. Instytucja może zaangażować w dochodzenie, na jej własną bezpośrednią odpowiedzialność, jednego lub wielu urzędników w stopniu równym lub wyższym niż stopień odnośnego pracownika. W trakcie dochodzenia poglądy zainteresowanej strony są brane pod uwagę.
Sprawozdanie z dochodzenia jest przekazywane zainteresowanej stronie, która następnie jest przesłuchiwana przez instytucję w sprawach objętych sprawozdaniem.
Na podstawie sprawozdania i przesłuchania, instytucja przyjmuje uzasadnioną decyzję kończącą procedurę lub uzasadnioną decyzję zgodnie z art. 22 i 86-89 regulaminu pracowniczego. Decyzje nakładające środki dyscyplinarne lub kary finansowe notyfikowane są zainteresowanym stronom i komunikowane, do celów informacyjnych, innym instytucjom i Trybunałowi Obrachunkowemu.
Zainteresowana strona może wnieść skargę na takie decyzjieprzed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, zgodnie z przepisami regulaminu pracowniczego.
Artykuł 115
Skarga przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich(Artykuł 87 rozporządzenia finansowego)
Bez uszczerbku dla środków zaskarżenia dopuszczonych przez regulamin pracowniczy audytor wewnętrzny może wnieść skargę bezpośrednio przed Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich w sprawach wszelkichczynności, odnoszących się do wykonywania jego obowiązków jako audytora wewnętrznego. Skarga ta musi być wniesioae w ciągu trzech miesięcy od dnia kalendarzowego, w którym odnośna czynność została notyfikowana.
Skargi są badane i rozpatrywane w trybie przewidzianym w art. 91 ust. 5 regulaminu pracowniczego.
TYTUŁ V
ZAMÓWIENIA
ROZDZIAŁ 1
Postanowienia ogólne
Sekcja 1
Zakres i udzielanie zamówień
Artykuł 116
Definicje i zakres(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia dotyczące budynków obejmują kupno, długoterminową dzierżawę, leasing, wynajem lub kupno na raty, z lub bez opcji zakupu, ziemi, istniejących budynków i innych nieruchomości.
2. Zamówienia na dostawy obejmują kupno, leasing, wynajem lub kupno na raty, z lub bez opcji zakupu, produktów. Dostawa tych produktów może ponadto obejmować czynności montażu i instalacji.
3. Zamówienia na roboty budowlane obejmują realizację lub zarówno realizację, jak i projekt, robót, lub realizację, niezależnie od środków, robót odpowiadających wymogom, określonym przez instytucję zamawiającą. Terminem "roboty" określa się wynik całości robót w zakresie budownictwa lub inżynierii, który może samoistnie spełniać funkcję gospodarczą lub techniczną.
4. Zamówienia na usługi obejmują wszystkie usługi intelektualne i nieintelektualne, inne niż te objęte zamówieniami na dostawy, zamówieniami na roboty budowlane oraz zamówieniami dotyczącymi budynków. Usługi te są wymienione w załączniku IA i IB do dyrektywy Rady 92/50/EWG.
5. Zamówienie obejmujące zarówno produkty, jak i usługi uważane jest za zamówienie na usługi, jeżeli wartość danych usług przekracza wartość produktów, objętych zamówieniem.
6. Terminy "dostawca", "wykonawca" i "usługodawca" odnoszą się do trzech kategorii podmiotów gospodarczych, osób fizycznych lub prawnych, które odpowiednio dostarczają produkty, wykonują roboty i świadczą usługi. Podmioty gospodarcze, które złożyły ofertę określane są jako "oferenci". Podmioty, które zgłosiły się z wnioskiem o dopuszczenie do wzięcia udziału w procedurze ograniczonej lub negocjacyjnej, określane są jako "kandydaci".
7. Departamenty instytucji wspólnotowych uważane są za instytucje zamawiające.
Artykuł 117
Umowy ramowe i umowy szczególne(Artykuł 88 rozporządzenia finansowego)
1. Umowa ramowa jest umową zawartą między instytucją zamawiającą a podmiotem gospodarczym do celów ustanowienia podstawowych warunków, regulujących serię zamówień szczególnych, które udzielane są w określonym okresie, w szczególności, w odniesieniu do czasu trwania, przedmiotu, ceny, warunków wykonania i przewidywanych ilości.
Instytucja zamawiająca może również zawierać wielokrotne umowy ramowe, które są oddzielnymi umowami o identycznych warunkach, przyznanych wielu dostawcom lub usługodawcom. Specyfikacje określone w art. 130 określają więc maksymalną liczbę podmiotów gospodarczych, z którymi instytucja zamawiająca zawrze umowy.
Czas trwania umów ramowych nie może przekroczyć czterech lat, z wyjątkiem przypadków wyjątkowych, uzasadnionych w sposób szczególny przez podmiot umowy ramowej.
Instytucje zamawiające nie mogą w sposób nienależyty wykorzystywać umów ramowych lub wykorzystywać ich w taki sposób, że celem lub skutkiem jest zapobieganie, ograniczanie lub naruszanie konkurencji.
2. Umowy szczególne oparte na umowach ramowych, określone w ust. 1, przyznawane są zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowach ramowych.
3. Wyłącznie umowy szczególne zawarte na podstawie umów ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.
Sekcja 2
Publikacja
Artykuł 118
Publikowanie zamówień objętych dyrektywami dotyczącymi zamówień publicznych(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Publikacja obejmuje wstępne ogłoszenie informacyjne, ogłoszenie o zamówieniu i ogłoszenie o udzieleniu zamówienia.
2. Wstępne ogłoszenie informacyjne jest ogłoszeniem, poprzez które instytucje zamawiające zawiadamiają, poprzez wskazanie, o przewidywanej wartości całkowitej zamówień, według kategorii usługi lub grup produktów oraz zasadnicze cechy zamówień na roboty budowlane, jakie zamierzają udzielić w ciągu roku budżetowego, w przypadku gdy szacowana wartość całkowita jest równa lub wyższa niż progi ustanowione w art. 157.
Wstępne ogłoszenie informacyjne przesyłane jest do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, najwcześniej jak to możliwe, i nie później niż do dnia 31 marca każdego roku budżetowego w przypadku zamówień na dostawy i usługi oraz, w przypadku zamówień na roboty budowlane, najwcześniej jak to możliwe po decyzji zatwierdzającej program tych zamówień.
3. Ogłoszenie o zamówieniu jest środkiem na poinformowanie przez instytucje zamawiające o ich zamiarze wszczęcia procedury przetargowej. Jest ono obowiązkowe w odniesieniu do zamówień, których wartość szacunkowa jest równa lub wyższa niż progi ustanowione w art. 158 ust. 1 lit. a) i c).
W procedurze otwartej ogłoszenie o zamówieniu określa termin, czas i miejsce posiedzenia komitetu otwierającego, który jest otwarty dla oferentów.
Instytucje zamawiające, zamierzające zorganizować konkurs, wydają ogłoszenie informujące o ich zamiarze.
4. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia określa wynik procedury przetargowej. W przypadku zamówień, których wartość jest równa lub wyższa niż progi, ustanowione w art. 158, ogłoszenie o udzieleniu zamówienia jest obowiązkowe. Nie jest ono obowiązkowe w odniesieniu do zamówień szczególnych, udzielanych na podstawie umowy ramowej.
Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich nie później niż na czterdzieści osiem dni kalendarzowych po zamknięciu procedury, to znaczy od dnia podpisania zamówienia.
5. Komunikaty sporządzane są zgodnie z wzorami, załączonymi do dyrektywy 2001/78/WE.
Artykuł 119
Publikowanie zamówień nieobjętych dyrektywami dotyczącymi zamówień publicznych(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia opiewające na kwotę nieprzekraczającą wartości progowych przewidzianych w art. 157 i 158 oraz zamówienia na usługi, określone w załączniku IB do dyrektywy Rady 92/50/EWG, ogłaszane są przez właściwe środki w celu zapewnienia przetargu i bezstronności procedury przetargowej. Ogłaszanie to obejmuje:
a) jeżeli nie opublikowano ogłoszenia o zamówieniu, określonego w art. 118 ust. 3, ogłoszenie o wezwaniu do okazania zainteresowania zamówieniem, obejmujące podobny przedmiot o wartości równej lub wyższej niż kwota określona w art. 128 ust. 1;
b) roczną publikację listy wykonawców, określającą przedmiot i wartość udzielonego zamówienia.
2. Lista wykonawców, którym udzielono zamówienia dotyczących nieruchomości, publikowana jest corocznie, wraz ze wskazaniem przedmiotu i wartości udzielonego zamówienia. Lista ta przesyłana jest do władzy budżetowej; w przypadku Komisji, zostaje ona załączona do skróconego rocznego sprawozdania z działalności, określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia finansowego.
3. Informacje dotyczące zamówień o wartości równej lub wyższej niż kwota określona w art. 128 ust. 1 przesyłane są do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich; roczna lista wykonawców przesyłana jest nie później niż do dnia 31 marca po zakończeniu roku budżetowego.
Ogłoszenia ex ante i roczna publikacja listy wykonawców innych zamówień zamieszczane są na stronach internetowych instytucji; publikacja ex post ma miejsce nie później niż do dnia 31 marca następnego roku budżetowego. Publikacja może również zostać zamieszczona w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich
Artykuł 120
Publikacja ogłoszeń(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
1. Urząd Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich publikuje ogłoszenia określone w art. 118 i 119 w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich nie później niż w ciągu dwunastu dni kalendarzowych od ich przesłania.
Okres ten jest skrócony do pięciu dni kalendarzowych, w przypadku procedur przyspieszonych, określonych w art. 142, oraz w przypadku gdy ogłoszenia zostały opracowane i przesłane w formie elektronicznej.
2. Zamawiający musi być w stanie udowodnić datę wysłania.
Artykuł 121
Inne formy ogłaszania(Artykuł 90 rozporządzenia finansowego)
Poza ogłaszaniem, przewidzianym w art. 118, 119 i 120, zamówienia mogą być ogłaszane w każdy inny sposób, mianowicie w formie elektronicznej. Ogłoszenia takie odnoszą się do ogłoszenia opublikowanego w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, jak przewidziano w art. 120, jeżeli taka publikacja miała miejsce i nie mogą poprzedzać publikacji tego ogłoszenia, które jest wyłącznym ogłoszeniem autentycznym.
Ogłoszenia te nie mogą wprowadzać żadnej dyskryminacji między kandydatami lub oferentami ani nie mogą zawierać szczegółów innych niż zawarte w ogłoszeniu o zamówieniu, jeżeli zostało ono opublikowane.
Sekcja 3
Procedury przetargowe
Artykuł 122
Rodzaje procedur przetargowych(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia udzielane są poprzez zaproszenie do składania ofert, przy zastosowaniu procedury otwartej, ograniczonej lub negocjacyjnej, po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu lub przy zastosowaniu procedury negocjacyjnej, bez wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, tam gdzie jest to stosowne, w następstwie przeprowadzenia konkursu.
2. Zaproszenie do składania ofert otwierane jest, jeżeli wszystkie zainteresowane podmioty gospodarcze mogą złożyć ofertę.
Zaproszenia do składania ofert są ograniczone, jeżeli wszystkie podmioty gospodarcze mogą wnioskować o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ale tylko kandydaci spełniający kryteria wyboru określone w art. 135 oraz zapraszani równocześnie i w formie pisemnej przez instytucje zamawiające mogą składać oferty.
Faza selekcji może być powtarzana w odniesieniu do każdego poszczególnego zamówienia lub może obejmować sporządzenie listy potencjalnych kandydatów, zgodnie z procedurą określoną w art. 128.
3. W procedurze negocjacyjnej instytucje zamawiające zasięgają opinii wybranych oferentów, którzy spełniają kryteria selekcji, ustanowione w art. 135, i negocjują warunki zamówienia z jednym lub z wieloma z nich.
W procedurach negocjacyjnych, jeżeli ogłoszenie o zamówieniu jest opublikowane, zgodnie z art. 127, instytucje zamawiające równocześnie i w formie pisemnej zapraszają wybranych kandydatów do negocjacji.
4. Konkursami są procedury, z nagrodami lub bez, umożliwiające instytucji zamawiającej uzyskanie planu lub projektu, wybranego przez komisję konkursową, przede wszystkim w dziedzinie architektury, inżynierii lądowej i wodnej lub przetwarzania danych.
Artykuł 123
Liczba kandydatów w procedurach ograniczonej i negocjacyjnej(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. W procedurze ograniczonej, włączając procedurę określoną w art. 128, liczba kandydatów zaproszonych do złożenia oferty nie może być mniejsza niż pięć, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełni kryteria selekcji.
Instytucja zamawiająca może również dopuścić maksymalnie dwudziestu kandydatów, w zależności od przedmiotu zamówienia oraz na podstawie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów selekcji. W takich przypadkach, zakres i kryteria są wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do składania ofert, określonych w art. 118 i 119.
W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert powinna być wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
2. W procedurach negocjacyjnych, liczba kandydatów zaproszonych do negocjacji nie może być mniejsza niż trzy, pod warunkiem że wystarczająca liczba kandydatów spełnia kryteria selekcji.
W każdym przypadku liczba kandydatów zaproszonych do składania ofert powinna być wystarczająca dla zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Akapit drugi nie stosuje się do zamówień dotyczących bardzo małych kwot, zgodnie z art. 129 ust. 3.
Artykuł 124
Uzgodnienia dotyczące procedur negocjacyjnych(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
Instytucje zamawiające negocjują z oferentami oferty, które złożyli w celu dostosowania ich do wymogów, wymienionych w ogłoszeniu o zamówieniu, określonym w art. 118 lub w specyfikacjach i wszelkich innych dodatkowych dokumentach oraz w celu znalezienia oferty, która proponuje najlepszą wartość.
W trakcie negocjacji instytucje zamawiające zapewniają równość traktowania dla wszystkich oferentów.
Artykuł 125
Konkursy(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. Zasady organizacji konkursu są przekazywane do podmiotów zainteresowanych wzięciem udziału w konkursach.
Liczba kandydatów zaproszonych do wzięcia udziału w konkursach musi być wystarczająca, aby zapewnić prawdziwą konkurencję.
2. Komisja konkursowa wyznaczana jest przez właściwego intendenta. Komisja konkursowa składa się wyłącznie z osób fizycznych niepowiązanych z uczestnikami konkursu. Jeżeli od uczestników konkursu wymagane są szczególne kwalifikacje zawodowe, co najmniej jedna trzecia część członków komisji powinna posiadać te same lub równoważne kwalifikacje.
Komisja konkursowa wydaje niezależne opinie. Jej opinie przyjmowane są na podstawie projektów przedłożonych jej anonimowo przez kandydatów i wyłącznie w świetle kryteriów określonych w ogłoszeniu o konkursie.
3. Propozycje komisji konkursowej oparte na cechach każdego projektu oraz jej uwagi rejestrowane są w sprawozdaniu, podpisywanym przez jej członków.
Kandydaci pozostają anonimowi do czasu wydania opinii komisji konkursowej.
4. Instytucja zamawiająca następnie podejmuje decyzję, podając nazwę (nazwisko) i adres wybranego kandydata oraz uzasadnienie wyboru, przez odniesienie do kryteriów wskazanych w ogłoszeniu o konkursie, w szczególności jeżeli różni się ona od propozycji zawartej w opinii komisji konkursowej.
Artykuł 126
Zastosowanie procedury negocjacyjnej, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą udzielać zamówień publiczne na usługi w procedurze negocjacyjnej, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, w następujących przypadkach:
a) jeżeli żadne lub odpowiednie oferty nie zostały złożone w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną, po zakończeniu procedury początkowej, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w dokumentach odnoszących się do zaproszenia do składania ofert, określonych w art. 130 nie są w znaczny sposób zmienione;
b) jeżeli z przyczyn technicznych, artystycznych, lub z przyczyn związanych z ochroną prawa wyłączności, zamówienie może być udzielone tylko określonemu podmiotowi gospodarczemu;
c) w stopniu, w jakim jest to absolutnie niezbędne, w przypadku gdy z wyjątkowo nagłych przyczyn, wynikłych z nieprzewidzianych zdarzeń niezależnych od instytucji zamawiających, które mogą zagrozić interesom Wspólnot, niemożliwym jest zastosowanie się do terminów ustalonych dla innych procedur i ustanowionych w art. 140, 141 i 142;
d) jeżeli zamówienie na usługi następuje po konkursie i musi, na podstawie stosowanych zasad, być przyznana zwycięzcy lub jednemu ze zwycięzców; w tym ostatnim przypadku, wszyscy zwycięzcy są zapraszani do uczestniczenia w negocjacjach;
e) w sprawie dodatkowych usług i robót, nieobjętych projektem rozważanym początkowo ani umową zawartą początkowo, ale które w związku z nieprzewidzianymi okolicznościami niezależnymi od instytucji zamawiającej, stały się niezbędne dla wykonania usług lub robót, podlegających warunkom wymienionym w ust. 2;
f) w sprawie dodatkowych zamówień, polegających na powtarzaniu podobnych usług lub robót budowlanych, powierzonych wykonawcom, którym udzielono wcześniejsze zamówienie dla tych samych instytucji zamawiających, pod warunkiem że przedmiot zamówienia odpowiada podstawowemu projektowi oraz, że pierwsze zamówienie zostało udzielone w ramach procedury otwartej lub ograniczonej;
g) w sprawie zamówień na dostawy:
i) w przypadku dodatkowych dostaw, dokonywanych przez pierwotnego dostawcę, których celem jest częściowe zastąpienie zwykłych dostaw lub instalacji, rozszerzenie istniejących dostaw lub instalacji w przypadku gdy zmiana dostawcy zobowiązywałaby podmiot zamawiający do nabywania materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu; okres obowiązywania takich zamówień, a także ponawianych zamówień nie może zasadniczo przekraczać trzech lat;
ii) jeżeli produkty są produkowane wyłącznie do celów badawczych, eksperymentalnych, naukowych lub rozwojowych, z wyjątkiem testów żywotności handlowej i produkcji na dużą skalę, mających na celu zwrot koszt prac badawczych i rozwojowych;
h) na zamówienia dotyczącenieruchomości, po przeszukaniu rynku lokalnego;
i) na zamówienia o wartości poniżej progów ustanowionych w art. 129 ust. 2.
2. W kwestii dodatkowych usług i prac, określonych w ust. 1 lit. e), instytucja zamawiająca może skorzystać z procedury negocjacyjnej, bez uprzedniej publikacji ogłoszenia o zamówieniu, pod warunkiem że przyznanie dokonane jest wykonawcy realizującemu zamówienie:
a) gdy dodatkowych zamówień ze względów technicznych i gospodarczych nie można oddzielić od głównego zamówienia bez istotnego uszczerbku dla instytucji zamawiającej; lub
b) gdy usługi te mogą być oddzielone od realizacji pierwotnego zamówienia, lecz są bezwarunkowo konieczne dla jego zakończenia.
Łączna wartość zamówień dodatkowych nie może przekroczyć 50 % kwoty zamówienia początkowego.
3. W przypadkach określonych w ust. 1 lit. f) opcja wykorzystania procedury negocjacyjnej zostaje wskazana, jak tylko pierwsze zamówienie zostanie poddane konkurencyjnemu przetargowi, a całkowity szacowany koszt zamówień dodatkowych jest uwzględniony przy obliczaniu progów określonych w art. 158. Procedura ta może być stosowana wyłącznie w ciągu trzech lat, następujących po zawarciu pierwotnej umowy.
Artykuł 127
Zastosowanie procedury negocjacyjnej po wcześniejszej publikacji ogłoszenia o zamówieniu(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną po opublikowaniu ogłoszeniu o zamówieniu w następujących przypadkach:
a) w przypadku złożenia ofert, które są nieprawidłowe lub niemożliwe do przyjęcia, przez odniesienie do kryteriów selekcji lub przyznania, w odpowiedzi na procedurę otwartą lub ograniczoną, która została zakończona, pod warunkiem że pierwotne warunki zamówienia, określone w dokumentach, odnoszących się do zaproszenia do składania ofert określonych w art. 130 nie są zmienione w znacznym stopniu;
b) w przypadku zamówień na usługi i roboty budowlane, w wyjątkowych sytuacjach, kiedy charakter usług lub robót lub ryzyko z nimi związane nie pozwalają na wcześniejsze całkowite oszacowanie kosztów przez oferenta;
c) jeżeli usługi, które mają być wykonane, w szczególności usługi finansowe lub intelektualne są tego rodzaju, iż specyfikacje zamówienia nie mogą być ustalone na tyle dokładnie, aby umożliwić udzielenie zamówienia poprzez wybór najlepszej oferty zgodnie z zasadami dotyczącymi procedury otwartej i ograniczonej;
d) w przypadku zamówień na roboty budowlane, jeżeli roboty wykonywane są wyłącznie do celów badawczych, kontrolnych lub rozwojowych, a nie mają na celu zapewnienia rentowności lub zwrotu kosztów prac badawczych i rozwojowych;
e) w przypadku zamówień na usługi, określonych w załączniku 1B do dyrektywy Rady 92/50/EWG, z zastrzeżeniem art. 126 ust. 1 i).
2. W przypadkach określonych w ust. 1 lit. a) instytucje zamawiające mogą powstrzymać się od opublikowania ogłoszenia o zamówieniu, jeżeli zawierają one w procedurze negocjacyjnej wszystkich oferentów, którzy spełniają kryteria wyboru oraz którzy, w trakcie ostatniej procedury, złożyli oferty, zgodnie z wymogami formalnymi procedury przetargowej.
Artykuł 128
Procedura ograniczona obejmująca zaproszenie do składania ofert(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. Zaproszenie do składania ofert stanowi środek wstępnej selekcji kandydatów, którzy zostaną zaproszeni do złożenia ofert w odpowiedzi na przyszłe zaproszenia ograniczone do udziału w przetargach o wartości 50000 EUR lub więcej, z zastrzeżeniem art. 126 i 127.
2. Lista sporządzona w następstwie zaproszenia do składania ofert jest ważna przez nie więcej niż trzy lata od dnia, w którym ogłoszenie, określone w art. 119 ust. 1 lit. a) zostaje przesłane do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich.
Każda zainteresowana osoba może złożyć wniosek w dowolnym momencie w trakcie trwania okresu ważności listy, poza trzema ostatnimi miesiącami tego okresu.
3. W przypadku gdy zamówienie szczególne ma zostać udzielone, instytucja zamawiająca zaprasza wszystkich kandydatów wpisanych na listę lub tylko niektórych z nich, na podstawie obiektywnych i niedyskryminujących kryteriów selekcji, szczególnych dla tego zamówienia, do złożenia oferty.
Artykuł 129
Zamówienia o niskiej wartości(Artykuł 91 rozporządzenia finansowego)
1. Procedura ograniczona co najmniej z pięcioma kandydatami, z którymi prowadzi się rozmowy, ale bez zaproszenia do składania ofert, może być stosowana w odniesieniu do zamówień o wartości niższej niż 50000 EUR, z zastrzeżeniem art. 126 i 127.
2. Procedura negocjacyjna co najmniej z trzema kandydatami może być stosowana w odniesieniu do zamówień o wartości niższej niż 13800 EUR
3. Zamówienia o wartości niższej niż 1050 EUR mogą być udzielane na podstawie jednego przetargu w drodze procedury negocjacyjnej.
4. Dokonane wypłaty z kont zaliczkowych lub na wydatki związane z ogłoszeniami, dotyczącymi wydarzeń wspólnotowych, realizowanymi przez instytucje, mogą polegać po prostu na płatnościach kosztów wynikających z faktur, bez uprzedniej zgody oferenta, w przypadku gdy wydatki są niższe niż 200 EUR.
Artykuł 130
Dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumenty dotyczące składania ofert obejmują co najmniej:
a) zaproszenie do złożenia oferty lub do negocjacji;
b) załączone specyfikacje, do których załączone są ogólne warunki i warunki stosowane do zamówień;
c) wzór zamówienia.
Dokumenty dotyczące zaproszenia do składania ofert zawierają odniesienie do ogłaszanych środków, podjętych na mocy art. 118-121.
2. Zaproszenie do składania ofert określa co najmniej:
a) zasady rządzące składaniem i przedstawianiem ofert, włączając w szczególności datę zakończenia i okres składania ofert, wszelkie wymogi, dotyczące stosowania standardowego formularza odpowiedzi, dokumenty do załączenia, włączając dowody możliwości finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych, określonych w art. 135 oraz adresy, na które muszą one zostać przesłane;
b) oraz że składanie ofert wiąże się z przyjęciem specyfikacji i warunków ogólnych oraz warunków określonych w ust. 1, do których odnosi się oferta, oraz że składanie ofert wiąże wykonawcę, któremu zamówienie zostaje udzielone w trakcie realizacji zamówienia;
c) okres, przez który oferta pozostaje ważna i nie może być zmieniona pod żadnym względem;
d) zakazuje wszelkich kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentem w trakcie trwania procedury, z wyjątkiem, na warunkach ustanowionych w art. 148, oraz w przypadku gdy przepisy tak nakazują, wizyt na miejscu, po określeniu dokłądnych warunków dotyczących takiej wizyty.
3. Specyfikacje co najmniej określają:
a) kryteria wyłączenia i selekcji, mających zastosowanie do zamówienia, z wyjątkiem procedury ograniczonej i negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia określonego w art. 127; w takich przypadkach, kryteria te określone są wyłącznie w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do składania ofert;
b) kryteria przyznawania i ich względną wagę, jeżeli nie jest to określone w ogłoszeniu o zamówieniu;
c) specyfikacje techniczne określone w art. 131;
d) minimalne wymagania, jakie muszą spełniać warianty, w procedurach, przewidzianych w art. 138 ust. 2, na podstawie których zamówienie jest udzielane oferentowi, proponującemu najbardziej korzystną ofertę pod względem ekonomicznym, w przypadku gdy instytucja zamawiająca nie określiła w ogłoszeniu o zamówieniu, że warianty takie nie są dozwolone;
e) określają, że Protokół w sprawie przywilejów i immunitetów lub, gdzie stosowne, Konwencje wiedeńskie o stosunkach dyplomatycznych lub o stosunkach konsularnych mają zastosowanie;
f) określają dowody na dostęp do zamówień, określone w art. 159.
4. Wzór zamówienia w szczególności:
a) określa kary za niezastosowanie się do jej klauzul;
b) określa szczegóły, które muszą być zawarte w fakturach lub w odpowiednich dokumentach towarzyszących, zgodnie z art. 98;
c) określa prawo stosowane do zamówienie oraz sąd właściwy do rozstrzygania sporów.
5. Instytucje zamawiające mogą zażądać informacji od oferenta, dotyczących dowolnej części zamówienia, jaką oferent może zamierzać powierzyć podwykonawcom, oraz dotyczących tożsamości podwykonawców.
Artykuł 131
Specyfikacje techniczne(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)
1. Specyfikacje techniczne muszą umożliwiać równy dostęp dla kandydatów i oferentów oraz nie mogą wpływać na tworzenie nieuzasadnionych przeszkód dla konkurencyjności przetargu.
Określają one cechy charakterystyczne wymagane od produktu, usługi, materiału lub robót, w odniesieniu do celu, na jaki są one przeznaczone przez instytucję zamawiającą.
2. Cechy określone w ust. 1 zawierają również:
a) poziomy jakości;
b) realizację z punktu widzenia środowiska naturalnego;
c) projekt dla wszelkiego użycia (włączając dostępność dla osób niepełnosprawnych);
d) poziomy i procedury oceny zgodności;
e) przydatność do użytku;
f) bezpieczeństwo lub wymiary, włączając, dla dostaw, nazwę sprzedawcy i instrukcję obsługi oraz, dla wszystkich zamówień, terminologię, oznakowanie, kontrolę i metody przeprowadzania kontroli, opakowanie zbiorcze, cechowanie i etykietowanie, procedury i metody produkcji;
g) w odniesieniu do zamówień na roboty budowlane, procedury, odnoszące się do zapewnienia jakości i zasady odnoszące się do projektu i kosztorysu, kontrolę, inspekcję i przyjęcie warunków dla robót oraz metody i techniki budowy oraz wszystkie warunki techniczne, które instytucja zamawiająca może nałożyć na podstawie ogólnych i szczegółowych regulacji, w związku z robotami zakończonymi i materiałami lub częściami, które obejmują.
3. Specyfikacje techniczne są sformułowane w sposób następujący:
a) poprzez odniesienie do standardów europejskich lub do europejskiej aprobaty technicznej lub wspólnych specyfikacji technicznych, jeżeli takie istnieją, do międzynarodowych standardów lub do innych technicznych materiałów referencyjnych, przedstawionych przez organy zajmujące się normami europejskimi lub, jeżeli to nie wystarczy, ich krajowych odpowiedników. Po każdym odniesieniu następuje wyrażenie "lub odpowiednik"; lub
b) w kwestii wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych; są one wystarczająco szczegółowe w celu umożliwienia oferentom ustalenia celu zamówienia i instytucjom zamawiającym udzielenia zamówienia; lub
c) poprzez połączenie tych dwóch metod formułowania.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości odniesienia się do specyfikacji, określonych w ust. 3 lit. a), nie mogą one odrzucić oferty na takiej podstawie, że nie odpowiada ona tym specyfikacjom, jeżeli oferent lub kandydat udowodni, w sposób satysfakcjonujący instytucji zamawiającej, przy użyciu wszelkich właściwych środków, że oferta spełnia podane wymogi w sposób równoważny.
5. W przypadku gdy instytucje zamawiające korzystają z możliwości przewidzianej w ust. 3 lit. b), do określenia specyfikacji w kwestii wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych, nie mogą one odrzucić oferty, która odpowiada normom krajowym, transponującym normy europejskie, europejskiej aprobacie technicznej lub wspólnej specyfikacji technicznej, normie międzynarodowej lub technicznemu materiałowi odnośnem, utworzonemu przez organy europejskie zajmujące się określaniem norm, jeżeli specyfikacje te odnoszą się do niezbędnych wymogów wykonawczych lub funkcjonalnych.
6. Poza przypadkami szczególnymi, należycie umotywowanymi przez podmiot zamówienia, specyfikacje te nie mogą odnosić się do konkretnej marki lub źródła, konkretnego procesu, do znaków towarowych, patentów, rodzajów lub do szczególnego pochodzenia lub produkcji, które skutkowałyby uprzywilejowaniem lub wyeliminowaniem niektórych produktów lub podmiotów gospodarczych.
Jeżeli niemożliwe jest zapewnienie wystarczająco szczegółowego i zrozumiałego opisu przedmiotu zamówienia, po odniesieniu następuje wyrażenie "lub odpowiednik".
Artykuł 132
Przegląd cen(Artykuł 92 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumenty odnoszące się do zaproszenia do składania ofert jasno określają, czy jednoznaczne, niepodlegające przeglądowi ceny muszą zostać podane.
2. Jeżeli tak nie jest, dokumenty odnoszące się do zaproszenia do składania ofert określają warunki i/lub formuły przeglądu cen w okresie trwania zamówienia. W takich przypadkach instytucja zamawiająca uwzględnia w szczególności:
a) przedmiot procedury przetargowej i sytuację gospodarczą, w jakiej ma to miejsce;
b) rodzaj zadań i zamówienia oraz jego czas trwania;
c) swój interes finansowy.
Artykuł 133
Sankcje administracyjne i finansowe(Artykuł 93-96 i 114 rozporządzenia finansowego)
1. Bez uszczerbku dla stosowaniakar umownych kandydaci lub oferenci i wykonawcy, którzy są winni złożenia fałszywych oświadczeń lub w stosunku do których stwierdzono poważne niedopełnienie ich zobowiązań wynikających z zamówienia we wcześniejszej procedurze przetargowej są wyłączeni ze wszystkich zamówień i dotacji, finansowanych przez budżet wspólnotowy na maksymalnie dwa lata od dnia, kiedy wykryte zostało naruszenie, potwierdzone po kontradyktoryjnej wymiania z wykonawcą.
Okres ten może być przedłużony do trzech lat w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od pierwszego naruszenia.
Na oferentów lub kandydatów, którzy zostali uznani za winnych złożenia fałszywych oświadczeń, nakłada się również sankcje finansowe, stanowiące 2-10 % całkowitej wartości udzielonego zamówienia.
Na wykonawców, w przypadku których wykryto poważne niedopełnienie ich zobowiązań umownych, nakłada się sankcje finansowe, stanowiące 2-10 % całkowitej wartości danego zamówienia.
Stawka może zostać powiększona do 4-20 % w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od pierwszego naruszenia.
2. W przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 lit. a), c) i d) rozporządzenia finansowego kandydaci lub oferenci wyłączeni są ze wszystkich zamówień i dotacji maksymalnie na okres dwóch lat od dnia wykrycia naruszenia, potwierdzonego po wymianie kontradyktoryjnej z wykonawcą.
W przypadkach określonych w art. 93 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia finansowego kandydaci lub oferenci wyłączeni są ze wszystkich zamówień i dotacji minimalnie na okres jednego roku i maksymalnie na okres czterech lat od dnia notyfikacji orzeczenia.
Okresy te mogą być przedłużone do pięciu lat, w przypadku kolejnego naruszenia w ciągu pięciu lat od pierwszego naruszenia lub pierwszego orzeczenia.
3. Przypadki określone w art. 93 ust. 1 lit. e) rozporządzenia finansowego są następujące:
a) przypadki nadużyć finansowych, określonych w art. 1 Konwencji o ochronie interesów finansowych Wspólnot Europejskich, sporządzonej na mocy aktu Rady z dnia 26 lipca 1995 r. [14];
b) przypadki korupcji, określone w art. 3 Konwencji w sprawie zwalczania korupcji, w którą zaangażowani są urzędnicy Wspólnot Europejskich lub urzędnicy Państw Członkowskich Unii Europejskiej, sporządzonej w akcie Rady z dnia 26 maja 1997 r. [15];
c) przypadki udziału w organizacjach przestępczych, określonych w art. 2 ust. 1 wspólnego działania Rady 98/733/WSiSW [16];
d) przypadki prania brudnych pieniędzy, określone w art. 1 dyrektywy Rady 91/308/EWG [17].
Artykuł 134
Dowody(Artykuł 96 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucja zamawiająca przyjmuje, jako wystarczający dowód, że kandydata lub oferenta nie dotyczy żadna z sytuacji opisanych w art. 93 ust. 1 lit. a), b) lub e) rozporządzenia finansowego, przedstawienie aktualnego zaświadczenia o niekaralności lub z barku, aktualny równoważny dokument wydany przez organ sądowy lub administracyjny w kraju pochodzenia, wykazujący, że wymogi te są spełnione.
2. Instytucja zamawiająca przyjmuje, jako wystarczający dowód, że kandydata lub oferenta nie dotyczy żadna z sytuacji, opisanych w art. 93 ust. 1 lit. d) rozporządzenia finansowego, ostatnie zaświadczenie, wydane przez właściwy organ danego państwa.
Jeżeli tego rodzaju zaświadczenie nie zostało wydane w danym kraju, może ono być zastąpione zaprzysiężonym lub, jeżeli to niemożliwe, uroczystym oświadczeniem, złożonym przez zainteresowaną stronę przed organem sądowym lub administracyjnym, notariuszem lub wykwalifikowanym organem zawodowym w jego kraju pochodzenia.
3. W zależności od ustawodawstwa kraju, w którym oferent lub kandydat ma zarejestrowaną działalność, dokumenty określone w ust. 1 i 2 odnoszą się do osób prawnych i/lub osób fizycznych, włączając, gdzie jest to uznane za niezbędne przez instytucję zamawiającą, dyrektorów spółek lub jakiekolwiek osoby o uprawnieniach do reprezentowania, podejmowania decyzji i prowadzenia kontroli w odniesieniu do kandydata lub oferenta.
Artykuł 135
Kryteria wyboru(Artykuł 97 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające opracowują jasne i niedyskryminujące kryteria wyboru.
2. Następujące kryteria wyboru mają zastosowanie w każdej procedurze przetargowej:
a) kwalifikowanie oferenta lub kandydata do wzięcia udziału w procedurze, kontrole, jakie zostały przeprowadzone w sprawie możliwych podstaw wyłączenia, określonych w art. 93 i 94 rozporządzenia finansowego;
b) kryteria oceny jego możliwości finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych.
Instytucja zamawiająca może ustanowić minimalny poziom możliwości, poniżej którego kandydaci nie mogą być wybierani.
3. Każdy oferent lub kandydat może zostać poproszony o udowodnienie, że jest on upoważniony do wykonania zamówienia na mocy prawa krajowego, o czym świadczy włączenie do rejestru handlowego lub zawodowego lub zaprzysiężone oświadczenie lub zaświadczenie, członkostwo w konkretnej organizacji, wyraźne zezwolenie lub wpis do rejestru VAT.
4. Instytucje zamawiające określają w ogłoszeniu o zamówieniu lub w zaproszeniu do składania ofert, wybrane odniesienia w celu sprawdzenia statusu i sytuacji prawnej oferentów lub kandydatów.
5. Informacje wymagane przez instytucję zamawiającą jako dowód możliwości finansowych, gospodarczych, technicznych i zawodowych kandydata lub oferenta nie mogą wykraczać poza przedmiot zamówienia i uwzględniają uzasadnienie podmiotów gospodarczych, jeżeli chodzi w szczególności o ochronę tajemnicy handlowej i technicznej spółki.
Artykuł 136
Możliwości gospodarcze i finansowe(Artykuł 97 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Dowody możliwości gospodarczej i finansowej mogą zostać dostarczone przez jeden lub więcej następujących dokumentów:
a) odpowiednie oświadczenia banku albo dowód ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej z tytułu wykonywania zawodu;
b) przedstawienie bilansów i wyciągów z bilansów co najmniej za ostatnie dwa lata, dla których rozliczenia zostały zamknięte, w przypadku gdy publikacja bilansów jest wymagana na mocy prawa spółek kraju, w którym podmiot gospodarczy prowadzi działalność;
c) oświadczenie o całkowitym obrocie i obrocie dotyczącym robót, dostaw lub usług, objętych zamówieniem w okresie, który nie może być dłuższy niż ostatnie trzy lata budżetowe.
2. Jeżeli, z jakichkolwiek szczególnych przyczyn, które instytucja zamawiająca uważa za uzasadnione, oferent lub kandydat nie jest w stanie dostarczyć materiałów żądanych przez instytucję zamawiającą, może on udowodnić swoje możliwości gospodarcze i finansowe przy wykorzystaniu innych środków, które instytucja zamawiająca uzna za właściwe.
3. Podmiot gospodarczy może, tam gdzie jest to stosowne i w odniesieniu do konkretnego zamówienia, polegać na możliwościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie ich łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby dla wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania ze strony tych pomiotów, że oddają mu swoje zasoby do dyspozycji.
Artykuł 137
Możliwości techniczne i zawodowe(Artykuł 97 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Możliwości techniczne i zawodowe podmiotów gospodarczych są oceniane i weryfikowane zgodnie z ust. 2 i 3. W procedurach przetargowych na dostawy wymagające działań instalacyjnych, usług i/lub robót możliwości te oceniane są w odniesieniu w szczególności do ich know-how, wydajności, doświadczenia i wiarygodności.
2. Dowody możliwości technicznych i zawodowych podmiotów gospodarczych mogą, w zależności od charakteru, ilości lub skali i celu dostaw, usług lub robót, które mają być zrealizowane, być dostarczone na podstawie następujących dokumentów:
a) wykształcenie i zawodowe kwalifikacje wykonawcy lub personelu kierowniczego spółki, a także, w szczególności, osoby lub osób odpowiedzialnych za wykonanie robót;
b) wykazy:
i) wykaz głównych dostaw, zrealizowanych w ciągu ostatnich trzech lat, z podaniem kwot, dat wykonania oraz odbiorców, publicznych lub prywatnych;
ii) robót zrealizowanych w ostatnich pięciu latach, z podaniem kwot, dat i miejsc wykonania. Wykazowi najważniejszych robót towarzyszą zaświadczenia dotyczące zadowalającej realizacji, określające, czy zostały one przeprowadzone w sposób profesjonalny i zostały w pełni zakończone;
c) opis wyposażenia technicznego, narzędzi i zakładów, wykorzystywanych przez spółkę do wykonania zamówienia na usługi lub na roboty budowlane;
d) opis środków wykorzystywanych w celu zapewnienia jakości dostaw i usług oraz opis programów naukowych i badawczych spółki;
e) wskazanie pracowników technicznych lub instytucji technicznych, niezależnie od tego, czy należą one bezpośrednio do dostawcy, w szczególności tych, odpowiedzialnych za kontrolę jakości;
f) w odniesieniu do dostaw: próbki, opisy i/lub autentyczne fotografie i/lub zaświadczenia sporządzone przez instytuty lub agencje, zajmujące się kontrolą jakości o uznanych kompetencjach do zaświadczania zgodności produktów z obowiązującymi specyfikacjami lub normami;
g) oświadczenie, z którego wynika roczne średnie zatrudnienie u usługodawcy lub wykonawcy w ciągu ostatnich trzech lat oraz liczba osób zajmujących tam kierownicze stanowiska w ostatnich trzech latach;
h) wskazanie części zamówienia, którą usługodawca zamierza zlecić podwykonawcy.
W przypadku gdy usługi lub dostawy, określone w lit. b) i) akapit pierwszy, dostarczane są instytucjom zamawiającym, dowody wykonania przyjmują formę zaświadczeń wydanych lub kontrasygnowanych przez właściwe władze.
3. W przypadku gdy usługi lub produkty, które mają zostać dostarczone, są skomplikowane lub, w wyjątkowych sytuacjach, są wymagane do celów szczególnych, dowody możliwości technicznych i zawodowych mogą być zapewnione poprzez kontrolę przeprowadzoną przez instytucję zamawiającą lub w jej imieniu przez właściwy organ urzędowy kraju, w którym usługodawca lub dostawca prowadzi działalność, na podstawie zgody tego organu. Kontrole te dotyczą możliwości produkcyjnych i technicznych dostawcy oraz, jeżeli to konieczne, jego programów naukowych i badawczych i środków kontroli jakości.
4. Podmiot gospodarczy może, tam gdzie jest to stosowne i w ramach konkretnego zamówienia, opierać się na możliwościach innych podmiotów, bez względu na charakter prawny powiązań, jakie go z nimi łączą. Musi on w takim przypadku udowodnić instytucji zamawiającej, że będzie miał do dyspozycji niezbędne zasoby do wykonania zamówienia, na przykład poprzez przedstawienie zobowiązania ze strony tych podmiotów, że oddają swoje zasoby do jego dyspozycji.
Artykuł 138
Ustalenia i kryteria udzielania(Artykuł 97 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia udzielane są w jeden z dwóch następujących sposobów:
a) na podstawie automatycznej procedury przetargowej, w którym to przypadku zamówienie jest udzielane oferentowi, który, składając prawidłową ofertę i spełniającą warunki ustanowione, podaje najniższą cenę;
b) lub poprzez przyjęcie oferty ekonomicznie najbardziej korzystnej.
2. Oferta propoekonomicznie najbardziej korzystna to ta, która przedstawia najkorzystniejszą relację między ceną a jakością, biorąc pod uwagę kryteria uzasadnione przedmiotem zamówienia, takie jak cena giełdowa, zalety techniczne, cechy estetyczne i funkcjonalne, cechy pod kątem środowiska naturalnego, koszty eksploatacji, rentowność lub terminy dostaw, usługi posprzedażne i pomoc techniczna.
3. Instytucja zamawiająca określa, w ogłoszeniu o zamówieniu lub w specyfikacjach, wskaźniki korygujące, jakie zastosuje do każdego z kryteriów, w celu określenia oferty ekonomicznie najbardziej korzystnej.
Wskaźniki zastosowane do cen w odniesieniu do innych kryteriów nie mogą powodować neutralizacji ceny przy wyborze wykonawcy.
Jeżeli, w szczególnych przypadkach, zastosowanie wskaźników jest technicznie niemożliwe, w szczególności w kwestii przedmiotu zamówienia, instytucja zamawiająca określa co najmniej odwrotną kolejność według ważności, zgodnie z którą kryteria mają być stosowane.
Artykuł 139
Nienormalnie niskie oferty(Artykuł 97 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli w przypadku konkretnego zamówienia oferty wydają się nienormalnie niskie w stosunku do świadczeń, zamawiający zobowiązany jest przed odrzuceniem tych ofert zwrócić się na piśmie do oferenta o podanie szczegółów, dotyczących tych elementów ofert, które uważa za istotne, oraz zweryfikować je z uwzględnieniem otrzymanych wyjaśnień.
Instytucja zamawiająca może w szczególności wziąć pod uwagę wyjaśnienia odnoszące się do:
a) ekonomiki procesu produkcyjnego, świadczenia usług lub metod budowy;
b) wybranych rozwiązań technicznych lub szczególnie korzystnych warunków dostępnych dla oferenta;
c) oryginalności oferty.
2. Jeżeli instytucja zamawiająca ustali, że oferta jest nienormalnie niska ze wzgledu na zastosowanie pomocy państwa, może ona odrzucić ofertę wyłącznie na tej podstawie, wyłącznie w przypadku gdy oferent nie jest w stanie udowodnić, w rozsądnym czasie, ustalonym przez instytucję zamawiającą, że dana pomoc została przyznana ostatecznie i zgodnie z procedurami i decyzjami, określonymi w uregulowaniach wspólnotowych w sprawie pomocy państwa.
Artykuł 140
Terminy przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu(Artykuł 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Terminy przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, ustanowione w dniach kalendarzowych przez instytucje zamawiające, są wystarczająco długie, aby zapewnić zainteresowanym stronom rozsądny i właściwy okres na przygotowanie i złożenie swoich ofert, biorąc w szczególności pod uwagę złożoność zamówienia lub potrzebę złożenia wizyty w miejscach lub skonsultowania na miejscu dokumentów załączonych do specyfikacji.
2. W procedurach otwartych termin przyjęcia ofert jest nie krótszy niż pięćdziesiąt dwa dni od dnia, w którym przesłano ogłoszenie o zamówieniu.
3. W procedurach ograniczonych i negocjacyjnych, jeżeli ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane, termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu jest nie krótszy niż trzydzieści siedem dni od dnia, w którym przesłano ogłoszenie o zamówieniu.
W procedurach ograniczonych w odniesieniu do zamówień powyżej progów ustanowionych w art. 158 termin przyjmowania ofert jest nie krótszy niż czterdzieści dni od dnia, w którym przesłano zaproszenie do składania ofert.
W procedurach ograniczonych określonych w art. 128 termin przyjmowania ofert jest nie krótszy niż dwadzieścia jeden dni od dnia, w którym przesłano zaproszenie do składania ofert.
4. W przypadku gdy instytucje zamawiające, zgodnie z art. 118, przesłały do publikacji wstępne ogłoszenie informacyjne, zawierające wszystkie informacje, wymagane w ogłoszeniu o zamówieniu nie mniej niż pięćdziesiąt dwa dni i nie więcej niż dwanaście miesięcy przed dniem przesłania ogłoszenia o zamówieniu, termin przyjmowania ofert może ogólnie zostać skrócony do trzydziestu sześciu dni, ale w żadnych okolicznościach nie może być krótszy niż dwadzieścia dwa dni od dnia przesłania ogłoszenia o zamówieniu, w przypadku procedur otwartych lub może być skrócony do dwudziestu sześciu dni od dnia przesłania zaproszenia do składania ofert, w przypadku procedur ograniczonych.
Artykuł 141
Termin na dostęp do dokumentów zaproszenia do składania ofert(Artykuł 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Pod warunkiem że wniosek został złożony we właściwym czasie, przed nieprzekraczalnym terminem składania ofert, specyfikacje i dokumenty dodatkowe przesyłane są w ciągu sześciu dni kalendarzowych od przyjęcia wniosku do wszystkich podmiotów gospodarczych, które składały wnioski o specyfikacje lub wyraziły zainteresowanie złożeniem oferty.
2. Pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony w odpowiednim czasie dodatkowe informacje, odnoszące się do specyfikacji dostarczane są równocześnie wszystkim podmiotom gospodarczym, które złożyły wniosek o specyfikacje lub wyraziły zainteresowanie złożeniem oferty nie później niż sześć dni przed nieprzekraczalnym terminem przyjmowania ofert lub, w przypadku wniosku o informacje otrzymane mniej niż osiem dni kalendarzowych przed nieprzekraczalnym terminem przyjmowania ofert, najwcześniej jak to możliwe po przyjęciu wniosku.
3. Jeżeli, niezależnie od przyczyny, specyfikacje i dokumenty dodatkowe lub informacje nie mogą zostać dostarczone w terminie określonym w ust. 1 i 2 lub jeżeli oferty mogą być składane dopiero po wizycie na miejscu lub po konsultacji na miejscu dokumentów, załączonych do specyfikacji, terminy przyjmowania ofert, określonych w art. 140, zostają przedłużone w celu umożliwienia wszystkim podmiotom gospodarczym zapoznania się z odpowiednimi informacjami do przygotowania ofert, z zastrzeżeniem przepisów art. 240. Przedłużenie to ogłaszane jest we właściwy sposób, zgodnie z ustaleniami, określonymi w art. 118-121.
4. Jeżeli wszystkie dokumenty zaproszenia do składania ofert są w pełni, łatwo i bezpośrednio dostępne w formie elektronicznej, ogłoszenie o zamówieniu, określone w art. 118 ust. 3, podaje adres strony internetowej, na której dokumenty są udostępnione.
W takich przypadkach dodatkowe dokumenty i informacje są również w pełni, łatwo i bezpośrednio udostępniane, natychmiast po dostarczeniu ich wszystkim podmiotom gospodarczym, które wnioskowały o specyfikacje lub wyraziły zainteresowanie złożeniem oferty.
Artykuł 142
Terminy w nagłych przypadkach(Artykuł 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Jeżeli właściwie umotywowany nagły przypadek sprawia, że terminy ustanowione w art. 140 ust. 3 są niemożliwe do wykonania, instytucje zamawiające mogą ustalić następujące terminy, wyrażone w dniach kalendarzowych:
a) termin składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, wynoszący nie mniej niż piętnaście dni od daty wysłania ogłoszenia;
b) termin składania ofert wynoszący nie mniej niż dziesięć dni od daty wysłania zaproszenia do składania ofert.
2. Pod warunkiem że wniosek w tej sprawie został złożony we właściwym czasie, dodatkowe informacje dotyczące specyfikacji są przekazywane wszystkim kandydatom nie później niż cztery dni kalendarzowe przed nieprzekraczalnym terminem przyjmowania ofert.
Artykuł 143
Metody informowania(Artykuły 98 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu składane są w formie listownej, za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej; wnioski złożone za pośrednictwem faksu lub poczty elektronicznej potwierdzane są w formie listownej przed wygaśnięciem terminów określonych w art. 140 i 251.
2. Oferenci mogą składać oferty:
a) za pośrednictwem poczty i w tym celu dokumenty zaproszenia do składania ofert określają, że odpowiednią datą jest data wysyłki poleconej, o czym świadczy data stempla pocztowego; lub
b) przez osobiste dostarczenie do siedziby instytucji przez oferenta lub poprzez agenta, włączając pośrednictwo spółki kurierskiej; w tym celu dokumenty zaproszenia do składania ofert określają, poza informacjami określonymi w art. 130 ust. 2 lit. a), organ administracyjny, do którego oferty mają być składane, na podstawie podpisanego i opatrzonego datą pokwitowania.
3. W celu zachowania tajemnicy i uniknięcia wszelkich trudności w przypadku ofert przesyłanych w formie listownej zaproszenie do składania ofert musi zawierać następujący przepis:
"Oferty należy składać w zaklejonej kopercie, umieszczonej w drugiej zaklejonej kopercie. Na kopercie wewnętrznej należy umieścić, poza nazwą departamentu, do którego jest adresowana, wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, słowa: "Zaproszenie do składania ofert - nie otwierać przy rozdzielaniu poczty". W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych muszą one być zaklejone taśmą klejącą, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie."
Artykuł 144
Gwarancje przetargowe(Artykuł 98 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
Instytucja zamawiająca może zażądać gwarancji przetargowej, złożonej zgodnie z art. 150, stanowiącej 1-2 % całkowitej wartości zamówienia.
Gwarancja przetargowa jest zwracana w momencie udzielenia zamówienia. Jeżeli oferta nie zostanie złożona w określonym nieprzekraczalnym terminie lub jeżeli oferta zostaje później wycofana, gwarancja zostaje zatrzymana.
Artykuł 145
Otwarcie ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu(Artykuł 98 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, które spełniają wymogi art. 143 ust. 1 i 2, zostają otwarte.
2. W przypadku gdy wartość zamówienia przekracza próg, ustanowiony w art. 129 ust. 2, właściwy intendent wyznacza komitet do celów otwierania ofert.
Komitet składa się z co najmniej trzech osób, reprezentujących co najmniej dwa podmioty organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają zobowiązaniom, ustanowionym w art. 52 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, określonych w art. 252, jeżeli nie ma oddzielnych podmiotów, wymóg dotyczący podmiotów organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych między nimi nie stosuje się.
3. Jeden lub więcej członków komitetu otwierającego parafuje dokumenty, potwierdzając datę i godzinę wysyłki każdej oferty.
Parafują oni również:
a) każdą stronę każdej oferty; lub
b) okładkę i strony zawierające szczegóły dotyczące finansów każdej oferty, przy czym prawidłowość oferty początkowej jest zagwarantowana poprzez dowolne odpowiednie techniki, zastosowane przez organ administracyjny, niezależny od upoważniającego organu administracyjnego, z wyjątkiem przypadku określonego w ust. 2 akapit trzeci.
W przypadku gdy zamówienie udzielone jest na podstawie automatycznej procedury przetargowej zgodnie z art. 138 ust. 1 lit. a), ceny notowane w ofertach, spełniające wymogi, są podawane do wiadomości.
Członkowie komitetu podpisują pisemne sprawozdanie z otwarcia otrzymanych ofert, który określa te oferty, które spełniają wymogi, oraz te, które ich nie spełniają, oraz podaje podstawy, na których oferty zostały odrzucone za brak zgodności, przez odniesienie do metod składania ofert, określonych w art. 143.
Artykuł 146
Komitet ds. Oceny Ofert i Wniosków o Dopuszczenie do Udziału w Postępowaniu(Artykuł 98 ust. 4 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, co do których zadeklarowano, że są zgodne z wymogami, oceniane są i porządkowane przez komitet oceniający na podstawie kryteriów wyłączenia, wyboru i udzielania zamówień, określonych wcześniej.
Komitet wyznaczany jest przez właściwego intendenta w celu wydania opinii w sprawie zamówień o wartości powyżej progu, określonego w art. 129 ust. 2.
2. Komitet oceniający składa się co najmniej z trzech osób reprezentujących co najmniej dwa podmioty organizacyjne zainteresowanej instytucji, niemających między sobą żadnych powiązań hierarchicznych. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają zobowiązaniom, ustanowionym w art. 52 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych, określonych w art. 254, jeżeli nie ma oddzielnych podmiotów, wymóg dotyczący podmiotów organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych między nimi nie ma zastosowania.
Komitet oceniający może być złożony z tych samych członków co komitet otwierający oferty.
3. Wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty, które nie spełniają wszystkich wymogów zasadniczych, wymienionych w dokumentach towarzyszących zaproszeniom do składania ofert lub szczególnych wymagań w nich ustanowionych, są odrzucane.
Jednakże komitet oceniający może poprosić kandydatów lub oferentów o dostarczenie dodatkowych materiałów lub o objaśnienie dokumentów towarzyszących, złożonych w związku z kryteriami wyłączenia i kryteriami wyboru, w wyznaczonym terminie.
4. W przypadku nienormalnie niskich ofert, określonych w art. 139 niniejszego rozporządzenia, komitet oceniający żąda wszelkich istotnych informacji dotyczących zawartości oferty.
Artykuł 147
Wyniki oceny(Artykuł 99 i 100 rozporządzenia finansowego)
1. Pisemne sprawozdanie z oceny i klasyfikacji wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i ofert, co do których zadeklarowano, że spełniają wymogi, zostaje sporządzone i opatrzone datą. Jest ono podpisywane przez wszystkich członków komitetu oceniającego. Jest ono przechowywane do wglądu w przyszłości.
2. Pisemne sprawozdanie zawiera co najmniej następujące informacje:
a) nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość umowy lub umowy ramowej;
b) nazwy wykluczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
c) nazwy dopuszczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;
d) przyczyny odrzucenia ofert uznanych za nienormalnie niskie;
e) nazwy proponowanych kandydatów lub wykonawców i przyczyny takiego wyboru oraz, jeżeli jest znana, część umowy lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza zlecić podwykonawcom.
3. Instytucja zamawiająca podejmuje wówczas decyzję, podając co najmniej następujące informacje:
a) nazwę i adres instytucji zamawiającej, przedmiot i wartość umowy lub umowy ramowej;
b) nazwy wykluczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich odrzucenia;
c) nazwy dopuszczonych kandydatów lub oferentów oraz powody ich wyboru;
d) przyczyny odrzucenia ofert, uznanych za nienormalnie niskie;
e) nazwy wybranych kandydatów lub wykonawców oraz przyczyny takiego wyboru, przez odniesienie do kryteriów wyboru i przyznawania, ogłoszonych wcześniej oraz, jeżeli jest znana, część umowy lub umowy ramowej, jaką wykonawca zamierza zlecić podwykonawcom;
f) w przypadku procedur negocjacyjnych okoliczności określone w art. 126, 127, 242, 244, 246 i 247, które uzasadniają ich zastosowanie;
g) gdzie stosowne, przyczyny, dla których instytucja zamawiająca podjęła decyzję o nieudzieleniu zamówienia.
Artykuł 148
Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami(Artykuł 99 rozporządzenia finansowego)
1. Kontakty między instytucjami zamawiającymi i oferentami w trakcie procedury przetargowej mogą mieć miejsce, w drodze wyjątku, zgodnie z warunkami wymienionymi w ust. 2 i 3.
2. Przed dniem zakończenia przyjmowania ofert, w kwestii dokumentów dodatkowych i informacji, określonych w art. 141, instytucja zamawiająca może:
a) w przypadku oferentów przekazać dodatkowe informacje wyłącznie do celów wyjaśnienia charakteru zamówienia, informacje te przekazywane są tego samego dnia wszystkim oferentom, którzy wnioskowali o specyfikacje;
b) w przypadku samej instytucji, jeżeli wykryje ona błąd, brak dokładności, pominięcie lub inny rodzaj pomyłki urzędniczej w tekście ogłoszenia o zamówieniu, zaproszeniu do składania ofert lub specyfikacji, instytucja powiadamia zainteresowane osoby tego samego dnia i w identyczny sposób, mający zastosowanie do początkowych zaproszeń do składania ofert.
3. Jeżeli, po otwarciu ofert, wymagane są jakieś wyjaśnienia w związku z ofertą lub jeżeli oczywiste pomyłki urzędnicze w ofercie wymagają skorygowania, instytucja zamawiająca może skontaktować się z oferentem, mimo że taki kontakt nie może prowadzić do jakiejkolwiek zmiany warunków oferty.
4. W każdym przypadku gdy kontakt zostanie nawiązany, zostaje sporządzona "nota do akt".
Artykuł 149
Informacje dla oferentów i kandydatów(Artykuł 100 ust. 2 i art. 101 rozporządzenia finansowego)
1. Instytucje zamawiające najszybciej, jak to możliwe, informują kandydatów i oferentów o decyzjach podjętych, dotyczących udzielenia zamówień, włączając powody ze względu na które zdecydowały one o nie udzieleniu zamówienia, na które odbył się konkurencyjny przetarg lub o wszczęciu procedury.
2. Instytucja zamawiająca, w ciągu nie więcej niż piętnastu dni kalendarzowych od dnia, w którym przyjęto pisemny wniosek, przekazuje informacje, przewidziane w art. 100 ust. 2 rozporządzenia finansowego.
Sekcja 4
Gwarancje i kontrola
Artykuł 150
Wcześniejsze gwarancje(Artykuł 102 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy dostawcy, wykonawcy lub usługodawcy są zobowiązani do złożenia wcześniejszej gwarancji, musi ona dotyczyć kwoty i okresu, wystarczających dla jej uruchomienia.
2. Gwarancję dostarcza bank lub upoważniona instytucja finansowa. Może ona być zastąpiona łączną gwarancją strony trzeciej.
Gwarancja denominowana jest w EUR.
Gwarancja ma skutek w postaci wykorzystania stanowiska banku lub instytucji finansowej lub strony trzeciej jako nieodwołalnego zabezpieczenia lub pierwszego odpowiedzialnego poręczyciela zobowiązań wykonawcy.
Artykuł 151
Gwarancja wykonania(Artykuł 102 rozporządzenia finansowego)
1. Z zastrzeżeniem art. 250 intendent może zażądać gwarancji wykonania zgodnie z normalnymi warunkami handlowymi, dotyczącymi zamówień na dostawy i usługi, oraz zgodnie ze szczególnymi specyfikacjami dotyczącymi zamówień na roboty budowlane.
Gwarancja ta jest obowiązkowa powyżej 345000 EUR w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane.
2. Gwarancja odpowiadająca 10 % całkowitej wartości zamówienia może być utworzona poprzez odliczenia od płatności w trakcie i po ich dokonaniu.
Może ona być zastąpiona kwotą odliczoną od płatności ostatecznej, w celu utworzenia gwarancji do momentu ostatecznej akceptacji usług, dostaw lub robót.
3. Gwarancje są zwracane zgodnie z warunkami zamówienia, z wyjątkiem wypadków, w których zamówienie nie zostało zrealizowane lub zostało zrealizowane niepoprawnie lub realizacja została zakończona z opóźnieniem. W takich przypadkach część gwarancji zostaje zatrzymana, w zależności od zakresu poniesionych szkód.
Artykuł 152
Gwarancja na płatności finansowane z góry(Artykuł 102 rozporządzenia finansowego)
Gwarancja jest wymagana w zamian za płatność objętą finansowaniem wstępnym, przekraczającym 150000 EUR.
Gwarancja zostaje zwrócona w trakcie lub po odliczeniu płatności finansowanych z góry od płatności zaliczkowych lub płatności sald wykonawcy, zgodnie z warunkami zamówienia.
Artykuł 153
Zawieszenie w przypadku błędów lub nieprawidłowości(Artykuł 103 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia mogą ulegać zawieszeniu na mocy art. 103 rozporządzenia finansowego, w celu zweryfikowania, czy domniemane istotne błędy, nieprawidłowości lub nadużycia finansowe miały rzeczywiście miejsce. Jeżeli nie zostaną one potwierdzone, realizacja zamówienia zostaje wznowiona najszybciej, jak to możliwe.
2. Istotny błąd lub nieprawidłowość stanowi naruszenie przepisów zamówienia lub rozporządzenia, wynikającego z działania lub zaniechania, które powoduje lub może powodować stratę dla budżetu wspólnotowego.
ROZDZIAŁ 2
Przepisy mające zastosowanie do zamówień udzielanych przez instytucje wspólnotowe na własny rachunek
Artykuł 154
Określenie właściwego poziomu dla obliczania progów(Artykuł 104 rozporządzenia finansowego)
Każdy intendent delegowany lub subdelegowany w ramach każdej instytucji ocenia, czy progi ustanowione w art. 105 rozporządzenia finansowego zostały osiągnięte.
Artykuł 155
Zamówienia odrębne i zamówienia podzielone na części(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Wartość szacunkowa zamówienia nie może być ustalona w celu uniknięcia wymogów ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu ani zamówienie nie może zostać podzielone w tym celu.
2. W przypadku gdy przedmiot zamówienia na usługi lub roboty budowlane jest dzielony dalej na kilka części, z których każda stanowi pojedynczy przedmiot zamówienia, wartość każdej części jest uwzględniana w ramach ogólnej oceny stosowanego progu.
W przypadku gdy wartość całkowita wszystkich części jest równa lub przekracza progi, ustanowione w art. 158, przepisy art. 90 ust. 1 i art. 91 ust. 1 i 2 rozporządzenia finansowego mają zastosowanie dla każdej części, z wyjątkiem części, których wartość szacunkowa jest niższa niż 80000 EUR w przypadku zamówień na usługi lub niższa niż 1000000 EUR w przypadku zamówień na roboty budowlane, pod warunkiem że łączna kwota tych części nie przekracza 20 % łącznej wartości wszystkich części składających się na dane zamówienie.
3. W przypadku gdy planowane nabycie dostaw standardowych może powodować powstanie równoczesnych zamówień w oddzielnych częściach, wartość szacunkowa wszystkich tych części jest traktowana jako podstawa określenia stosowanych progów.
Artykuł 156
Uzgodnienia dotyczące oceny wartości niektórych zamówień(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Do celów obliczania szacowanej kwoty zamówienia instytucja zamawiająca wlicza całkowite szacowane wynagrodzenie wykonawcy.
W przypadku gdy zamówienie dopuszcza inne opcje, podstawa obliczania to maksymalna dopuszczona kwota, włączając wykorzystanie klauzuli dotyczącej innych opcji.
2. W odniesieniu do zamówień na usługi uwzględnia się:
a) w przypadku usług ubezpieczeniowych należną składkę;
b) w przypadku usług bankowych lub finansowych opłaty, prowizje, odsetki i inne rodzaje wynagrodzenia;
c) w przypadku zamówień na projekty należne opłaty, nagrody i prowizje.
3. W przypadku zamówień na usługi, które nie określają całkowitej kwoty lub zamówień na dostawy przeznaczone do leasingu, wynajęcia lub kupna na raty produktów, wartość, jaką uwzględnia się jako podstawę do obliczania wartości szacunkowej to:
a) w przypadku zamówień o ustalonym terminie:
i) jeżeli termin ten wynosi czterdzieści osiem miesięcy lub mniej w przypadku usług lub dwanaście miesięcy lub mniej w przypadku dostaw, całkowita wartość zamówienia przez okres jego trwania;
ii) jeżeli termin ten wynosi więcej niż dwanaście miesięcy w przypadku dostaw, całkowita wartość włączając szacowaną wartość końcową;
b) w przypadku zamówień na czas nieokreślony lub w przypadku usług na okres przekraczający czterdzieści osiem miesięcy, miesięczna wartość pomnożona przez czterdzieści osiem.
4. W przypadku zamówień powtarzających się lub podlegających odnowieniu w oznaczonym czasie wartość zamówienia może być ustalona na podstawie:
a) rzeczywistej łącznej wartości odpowiednich zamówień na podobne rodzaje usług, udzielonych w poprzednim roku podatkowym lub w ciągu poprzednich dwunastu miesięcy, dostosowanej, jeżeli jest to możliwe, do przewidywanych zmian ilościowych lub wartościowych w ciągu dwunastu miesięcy następujących po wykonaniu pierwszej usługi; lub
b) szacunkowej łącznej wartości podczas dwunastu miesięcy następujących po wykonaniu pierwszej usługi lub pierwszej dostawy, względnie w czasie realizacji zamówienia, jeżeli jest on dłuższy niż dwanaście miesięcy.
5. W przypadku zamówień na roboty budowlane uwzględnia się nie tylko wartość robót, ale również szacowaną wartość całkowitą dostaw niezbędnych do przeprowadzenia robót i udostępnionych wykonawcy przez instytucję zamawiającą.
Artykuł 157
Progi dla wstępnych ogłoszeń informacyjnych(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
Progi przewidziane w art. 118 dla publikacji wstępnych ogłoszeń informacyjnych są następujące:
a) 750000 EUR w odniesieniu do zamówienia na dostawy i usługi, wymienione w załączniku IA do dyrektywy 92/50/EWG;
b) 6242028 EUR w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane.
Artykuł 158
Progi do stosowania procedur na podstawie dyrektyw dotyczących zamówień publicznych(Artykuł 105 rozporządzenia finansowego)
1. Progi określone w art. 105 rozporządzenia finansowego są następujące:
a) 162293 EUR w odniesieniu do zamówienia na dostawy i usługi wymienione w załączniku IA do dyrektywy 92/50/EWG, z wyjątkiem zamówień na badania i rozwój, wymienionych w ramach kategorii 8 tego załącznika;
b) 200000 EUR w odniesieniu do zamówienia na usługi wymienione w załączniku IB do dyrektywy 92/50/EWG oraz w odniesieniu do zamówień na badania i rozwój, wymienione w kategorii 8 załącznika IA do tego rozporządzenia;
c) 6242028 EUR w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane.
2. Terminy określone w art. 105 rozporządzenia finansowego są terminami określonymi w art. 140, 141 i 142.
Artykuł 159
Dowody na dostęp do zamówień(Artykuł 106 i 107 rozporządzenia finansowego)
Specyfikacje wymagają od oferentów wskazania państwa, w którym mają oni swoją główną siedzibę lub w którym zamieszkują, oraz przedstawienia dowodów na poparcie tych informacji normalnie akceptowanych na podstawie prawa ich państwa.
TYTUŁ VI
DOTACJE
ROZDZIAŁ 1
Zakres
Artykuł 160
Zakres(Artykluł 108 rozporządzenia finansowego)
1. Procedura przyznawania dotacji i zawierania umów przez Komisję z organami określonymi w art. 54 rozporządzenia finansowego, w kwestii współfinansowania ich wydatków administracyjnych i do celów udostępnienia operacyjnych środków przyznanych, za zarządzanie którymi są one odpowiedzialne oraz z beneficjentami umów w sprawie finansowania określonych w art. 166 tego rozporządzenia, nie są przedmiotem przepisów niniejszego tytułu.
Z drugiej strony dotacje wypłacone przez tych beneficjentów w zastosowaniu tych umów są regulowane niniejszym tytułem.
2. Przepisy niniejszego tytułu regulują również:
a) korzyści wynikające z dotacji na spłatę oprocentowania na niektóre pożyczki;
b) udziały kapitałowe, z wyjątkiem kapitału międzynarodowych instytucji finansowych, takich jak Europejski Bank Odbudowy i Rozwoju (EBOR) oraz dotacje zwrotne w niektórych okolicznościach.
3. Udziały Wspólnot w formie składek w organach, których są członkami, nie są regulowane przepisami niniejszego tytułu.
Artykuł 161
Działania, na które mogą być przyznane dotacje(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)
Działania, na które mogą być przyznane dotacje w rozumieniu art. 108 rozporządzenia finansowego, muszą być wyraźnie określone.
Żadne działanie nie może zostać podzielone do celów uniknięcia zasad finansowania, ustanowionych w niniejszym rozporządzeniu.
Artykuł 162
Organy dążące do osiągnięcia celu będącego przedmiotem interesu ogólnoeuropejskiego(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)
Organ dążący do osiągnięcia celu będącego przedmiotem interesu ogólnoeuropejskiego to:
a) organ europejski zaangażowany w edukację, szkolenia, informacje lub badania i działania naukowe, związane z politykami europejskimi lub Organ ds. Norm Europejskich; lub
b) europejska sieć reprezentująca organy nienastawione na zysk działające w Państwach Członkowskich lub w krajach kandydujących oraz promujące zasady i polityki zgodnie z celami traktatów.
Artykuł 163
Partnerstwo(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)
1. Szczegółowe umowy w sprawie przyznania dotacji mogą stanowić część ramowych umów o partnerstwie.
2. Umowa ramowa o partnerstwie może zostać zawarta z beneficjentami w celu ustanowienia długoterminowej współpracy z Komisją.
Umowa ramowa określa wspólne cele, charakter działań planowanych na zasadzie jednorazowej lub jako część zatwierdzonego rocznego programu pracy, procedury przyznawania dotacji szczególnych, zgodnie z zasadami i zasadami proceduralnymi, zawartymi w niniejszym tytule oraz ogólne prawa i obowiązki każdej ze stron na podstawie umów szczególnych.
Czas trwania tych umów nie może przekraczać czterech lat, poza przypadkami wyjątkowymi, uzasadnionymi w szczególności przez przedmiot umowy ramowej.
Intendenci nie mogą w sposób nienależyty wykorzystywać umów ramowych lub wykorzystywać ich w taki sposób, że cel lub skutek jest sprzeczny z zasadami przejrzystości lub równości traktowania kandydatów.
3. Umowy ramowe o partnerstwie traktowane są jako dotacje do celów procedury przetargowej; są one przedmiotem procedur ogłaszania ex ante określonych w art. 167.
4. Poszczególne dotacje oparte na umowach ramowych o partnerstwie przyznawane są zgodnie z procedurami, ustanowionymi w tych umowach, zgodnie z zasadami niniejszego tytułu.
Są one przedmiotem procedur publikacji ex post ustanowionych w art. 169.
5. Wyłącznie poszczególne umowy oparte na umowach ramowych poprzedzone są zobowiązaniem budżetowym.
Artykuł 164
Treść umów w sprawie przyznania dotacji(Artykuł 108 rozporządzenia finansowego)
1. Umowa określa w szczególności:
a) przedmiot;
b) beneficjenta;
c) czas trwania, mianowicie:
i) datę jej wejścia w życie i wygaśnięcia;
ii) datę początkową i czas trwania działań lub rok budżetowy, na który przeznaczone są fundusze;
d) maksymalny możliwy okres zapewniania funduszy, w formie:
i) maksymalnej kwoty dotacji; oraz
ii) maksymalnej wysokości funduszy kosztów dopuszczalnych na działania lub zatwierdzony program pracy, z wyjątkiem przypadku kwot stawki ryczałtowej określonej w art. 181 ust. 1;
e) szczegółowy opis działania lub, w przypadku dotacji na działania operacyjne, opis programu pracy zatwierdzonego na dany rok budżetowy przez intendenta;
f) warunki i warunki ogólne stosowane do wszystkich umów tego rodzaju, takie jak określenie stosowanego prawa, sąd właściwy do rozstrzygania sporów i akceptacja przez beneficjenta kontroli prowadzonych przez Komisję, OLAF oraz Trybunał Obrachunkowy oraz akceptację zasad publikacji ex post, określonych w art. 169, zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady [18]. Umowa może określać ustalenia i terminy zawieszenia, zgodnie z art. 183;
g) szacowany budżet całkowity i szczegóły dotyczące kosztów dopuszczalnych działań lub zatwierdzonego programu pracy, z wyjątkiem przypadku kwot stawki ryczałtowej, określonej w art. 181 ust. 1;
h) w przypadku gdy wykonanie działań wiąże się z zamówieniami, zasady określone w art. 184 lub zasady dotyczące zamówień, które beneficjent musi stosować;
i) obowiązki beneficjenta, w szczególności dotyczące należytego zarządzania finansami i składania sprawozdań z wykonania i sprawozdań finansowych;
j) ustalenia i terminy dotyczące zatwierdzania tych sprawozdań i płatności przez Komisję.
2. W przypadkach określonych w art. 163 umowa ramowa określa informacje określone w ust. 1 lit. a), b), c) i), lit. d) ii), lit. f), h), i) i j) niniejszego artykułu.
Poszczególna umowa zawiera informacje określone w jej ust. 1 lit. a), b) c), d), e) i g) oraz, w miarę potrzeby, lit. i).
3. Umowy w sprawie przyznania dotacji mogą być zmieniane wyłącznie poprzez pisemne umowy dodatkowe. Takie umowy dodatkowe nie mają na celu ani nie skutkują wprowadzaniem do umów takich zmian, które kwestionowałyby decyzję o przyznaniu dotacji lub które byłyby sprzeczne z zasadą równości traktowania kandydatów.
ROZDZIAŁ 2
Zasady przyznawania dotacji
Artykuł 165
Zasada braku zysku(Artykuł 109 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Celem ani też skutkiem dotacji nie może być osiągnięcie korzyści przez beneficjenta. Zysk definiuje się jako:
a) nadwyżkę wpływów gotówkowych ponad kosztami działania, którego to dotyczy, jeżeli złożony jest wniosek o ostateczną płatność z dotacji na działania, z zastrzeżeniem akapitu drugiego;
b) nadwyżkę salda w budżecie operacyjnym organu otrzymującego dotację na działania operacyjne.
W przypadku działań ukierunkowanych konkretnie na wzmocnienie zdolności finansowych beneficjenta, w obszarze działań zewnętrznych, podział wśród członków tworzących organ beneficjenta dotacji na działanie z nadwyżki dochodu, wynikającego z jego działalności, prowadzącego do osobistego wzbogacenia się, jest również uważane za zysk.
2. Przepisów ust. 1 nie stosuje się do stypendiów na badania naukowe lub szkolenia, wypłacanych osobom fizycznym, ani do nagród przyznanych w wyniku konkursów, ani w przypadku kwot stawki ryczałtowej, określonej w art. 181 ust. 1.
Artykuł 166
Programowanie roczne(Art. 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Roczny program pracy na dotacje przyjmowany jest przez Komisję. Jest on publikowany na stronie internetowej informującej o dotacjach Komisji nie później niż do dnia 31 stycznia każdego roku budżetowego.
Program pracy określa akt podstawowy, cele, harmonogram zaproszeń do składania ofert wraz z szacowaną kwotą i oczekiwanymi wynikami.
2. Wszelkie znaczne zmiany w programie dotacji są publikowane jak określono w ust. 1.
Artykuł 167
Treść zaproszeń do składania ofert(Artykuł 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Zaproszenia do składania ofert obejmują:
a) zamierzone cele;
b) kryteria kwalifikowania, wyboru i przyznawania, określone w art. 114 i 115 rozporządzenia finansowego oraz odpowiednie dokumenty towarzyszące;
c) uzgodnienia dotyczące finansowania przez Wspólnotę;
d) uzgodnienia i ostateczny termin składania ofert i możliwy termin rozpoczęcia działań oraz planowany termin zamknięcia procedury przetargowej.
2. Zaproszenia do składania ofert publikowane są na stronie internetowej instytucji europejskich oraz za pośrednictwem wszystkich innych właściwych mediów, włączając Dziennik Urzędowy Wspólnot Europejskich, w celu zapewnienia maksymalnego rozpowszechnienia między potencjalnymi beneficjentami.
Artykuł 168
Wyjątki od zaproszeń do składania ofert(Artykuły 110 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Dotacje mogą być przyznawane bez zaproszenia do składania ofert wyłącznie w następujących przypadkach:
a) do celów pomocy humanitarnej, w rozumieniu rozporządzenia Rady nr 1257/96 [19], oraz pomocy w sytuacjach kryzysowych, w rozumieniu ust. 2;
b) w innych wyjątkowych i właściwie umotywowanych nagłych przypadkach;
c) organom, które mają monopol z mocy prawa lub faktycznie, właściwie umotywowany w decyzji Komisji dotyczącej przyznania;
d) organy określone przez akt podstawowy są odbiorcami dotacji.
2. Sytuacje kryzysowe należy rozumieć, w odniesieniu do państw trzecich, jako sytuacje stanowiące zagrożenie dla prawa i porządku publicznego, bezpieczeństwa osób, zagrażające wybuchem konfliktu zbrojnego lub destabilizacji kraju oraz które mogłyby poważnie zaszkodzić:
a) poszanowaniu wspólnych wartości, podstawowych interesów, niezależności i spójności Unii Europejskiej;
b) bezpieczeństwu Unii Europejskiej, utrzymaniu pokoju i bezpieczeństwa międzynarodowego, wspieraniu współpracy międzynarodowej lub rozwoju, wzmocnieniu demokracji, państwa prawa, poszanowania praw człowieka i podstawowych wolności, zgodnie z art. 11 Traktatu o Unii Europejskiej i art. 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 381/2001 [20].
Artykuł 169
Publikacja ex post(Artykuł 110 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie dotacje przyznane w trakcie roku budżetowego, poza stypendiami wypłaconymi na rzecz osób fizycznych, publikowane są na stronie internetowej instytucji wspólnotowych w trakcie pierwszej połowy roku, następującego po zamknięciu roku budżetowego, w którym zostały one przyznane.
W przypadkach, w których zarządzanie jest przekazane organom, określonym w art. 54 rozporządzenia finansowego, zamieszczona zostaje informacja dotycząca co najmniej adresu strony internetowej, na której można uzyskać tę informację, jeżeli nie jest ona bezpośrednio na stronie internetowej instytucji wspólnotowych.
Informacja ta może być również opublikowana za pośrednictwem wszystkich innych mediów, włączając Dziennik Urzędowy Wspólnot Europejskich.
2. Następujące informacje publikowane są za zgodą beneficjenta zgodnie z art. 164 ust. 1 lit. f):
a) nazwa i adres beneficjenta,
b) przedmiot dotacji;
c) kwota przyznana oraz, z wyjątkiem przypadku kwot stawki ryczałtowej określonej w art. 181 ust. 1, wysokość funduszu kosztów działania lub zatwierdzonego programu pracy.
Zobowiązanie ustanowione w pierwszym akapicie może zostać odroczone, jeżeli publikacja informacji może zagrozić bezpieczeństwu beneficjenta lub zaszkodzić jego interesom handlowym.
Artykuł 170
Wspólne finansowanie(Artykuł 111 rozporządzenia finansowego)
Działanie może być sfinansowane wspólnie z oddzielnych linii budżetowych przez wielu intendentów.
Artykuł 171
Skutek retroaktywny zarządzania pomocą humanitarną i sytuacjami kryzysowymi(Artykuł 112 rozporządzenia finansowego)
W celu zapewnienia, że operacje związane z pomocą humanitarną i sytuacjami kryzysowymi w rozumieniu art. 168 ust. 2 są prowadzone w sposób skuteczny, wydatki poniesione przez beneficjenta przed datą przedłożenia wniosku kwalifikują się do finansowania przez Wspólnotę wyłącznie w następujących przypadkach:
a) jeżeli wydatki odnoszą się do tworzenia zasobów przez wnioskodawcę do wykorzystania w związku z działaniem, na jakie przeznaczona jest dotacja;
b) w drodze wyjątku i we właściwie umotywowanych przypadkach, jeżeli decyzja w sprawie finansowania i umowa w sprawie dotacji wyraźnie tak przewidują, poprzez określenie daty zakwalifikowania wcześniej niż daty złożenia wniosków.
Artykuł 172
Współfinansowanie zewnętrzne(Artykuł 113 rozporządzenia finansowego)
1. Beneficjent dostarcza dowody na zapewnione współfinansowanie poprzez zastosowanie środków własnych lub w formie przelewów finansowych od stron trzecich lub świadczeń rzeczowych, z wyjątkiem przypadku kwot stawki ryczałtowej, określonej w art. 181 ust. 1.
2. Intendent może, we właściwie umotywowanych, wyjątkowych przypadkach, zaakceptować współfinansowanie w formie rzeczowej. W takich przypadkach wartość takich wkładów nie może przekroczyć:
a) kosztów faktycznie poniesionych i należycie popartych dokumentami księgowymi;
b) lub innych kosztów ogólnie akceptowanych na rynkach, których to dotyczy.
Wkłady związane z nieruchomościami, określone w art. 116 ust. 1, są wyłączone z obliczania kwoty współfinansowania.
ROZDZIAŁ 3
Procedura przyznawania dotacji
Artykuł 173
Wnioski dotyczące finansowania(Artkuł 114 rozporządzenia finansowego)
1. Wnioski składa się na formularzach rozprowadzanych przez właściwych intendentów i zgodnie z kryteriami ustanowionymi w akcie podstawowym oraz w zaproszeniu do składania wniosków.
2. Wniosek wykazuje, że wnioskodawca istnieje prawnie oraz ma możliwości finansowe i operacyjne, pozwalające na zrealizowanie oferowanego działania lub programu pracy, z zastrzeżeniem art. 176 ust. 4.
W tym celu intendent żąda oświadczenia od potencjalnych beneficjentów w sprawie ich reputacji. Rachunek zysków i strat, bilans za ostatni rok budżetowy, dla którego rozliczenia zostały zamknięte i wszelkie inne dokumenty dołączane do oświadczenia, mające potwierdzić dane znajdujące się w nim wymagane w zaproszeniu do składania wniosków, w zależności od wyników analizy ryzyka związanego z zarządzaniem, prowadzonym przez właściwego intendenta na jego własną odpowiedzialność, są również załączane do wniosku.
3. Budżet na działania lub budżet operacyjny załączony do wniosku musi posiadać zrównoważone dochody i wydatki i wykazywać wyraźnie koszty, które są uprawnione do finansowania z budżetu wspólnotowego, z wyjątkiem przypadku kwot stawki ryczałtowej, określonej w art. 181 ust. 1.
4. Dla działań, w przypadku których koszty do sfinansowania przekraczają 300000 EUR i dla dotacji operacyjnych o wartości powyżej 75000 EUR, wnioskom towarzyszy sprawozdanie z kontroli zewnętrznej, przedstawione i zatwierdzone przez audytora. Sprawozdanie to poświadcza rachunki za ostatni dostępny rok budżetowy oraz podaje ocenę żywotności finansowej wnioskodawcy, w rozumieniu art. 176 ust. 2.
Przepisy akapitu pierwszego stosuje się wyłącznie do pierwszego wniosku złożonego przez beneficjenta do intendenta w dowolnym roku budżetowym.
W przypadku porozumień łączących Komisję z wieloma beneficjentami progi te mają zastosowanie do każdego beneficjenta.
W przypadku partnerstwa, określonego w art. 163, kontrola zewnętrzna, obejmująca ostatnie dwa dostępne lata budżetowe, musi zostać przedstawiona przed zawarciem umowy ramowej.
Właściwy intendent może, w zależności od analizy ryzyka związanego z zarządzaniem, zwolnić od tego zobowiązania instytucje publiczne, instytucje kształcenia na poziomie średnim i wyższym, organizacje międzynarodowe, określone w art. 43 oraz beneficjentów, którzy zaakceptowali wspólną i solidarną odpowiedzialność, w przypadku porozumień z wieloma beneficjentami.
5. Wnioskodawca wskazuje źródła i kwoty wszelkich innych funduszy, uzyskanych lub wnioskowanych w tym samym roku budżetowym, na te same działania lub na jakiekolwiek inne działania i czynności rutynowe.
Artykuł 174
Dowody uprawnienia wnioskodawców do otrzymania dotacji(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)
Wnioskodawcy stwierdzają na własną odpowiedzialność, że nie znajdują się w żadnej z sytuacji, wymienionych w art. 93 ust. 1 rozporządzenia finansowego. Właściwy intendent może, w zależności od wyników analizy ryzyka związanego z zarządzaniem, zażądać dowodów, określonych w art. 134. Wnioskodawcy są zobowiązani do dostarczenia takich dowodów, chyba że jest to materialnie niemożliwe, zgodnie z opinią właściwego intendenta.
Artykuł 175
Kary finansowe i administracyjne(Artykuł 114 rozporządzenia finansowego)
1. Na wnioskodawcy, którzy zostali uznani za winnych złożenia fałszywego oświadczenia, mogą zostać nałożone sankcje finansowe, zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 133, proporcjonalnie do wartości dotacji, których to dotyczy.
Na beneficjenctów, o których wiadomo, że nie dopełnili swoich zobowiązań umownych, można nałożyć sankcje finansowe zgodnie z tymi samymi warunkami.
2. Wnioskodawcy i beneficjenci, którzy znajdują się w sytuacjach określonych w art. 93-96 rozporządzenia finansowego, mogą również być wyłączeni z dotacji wspólnotowych i umów, zgodnie z warunkami ustanowionymi w art. 133.
Artykuł 176
Kryteria wyboru(Artykuł 115 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria wyboru publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków oraz są takie, aby umożliwić ocenę zdolności finansowych wnioskodawcy do zrealizowania wnioskowanych działań lub programu pracy.
2. Wnioskodawca musi posiadać stabilne i wystarczające źródła funduszy w celu utrzymania swojej działalności w trakcie okresu przeprowadzania działań lub w roku, na który dotacja została przyznana oraz w celu uczestniczenia w funduszach. Wnioskodawca musi mieć doświadczenie i kwalifikacje zawodowe, wymagane do zrealizowania oferowanych działań lub programu pracy, chyba że akt podstawowy przewiduje szczegółowo inaczej.
3. Zdolność finansowa i operacyjna weryfikowana jest w szczególności na podstawie analizy dokumentów towarzyszących określonych w art. 173.
4. Weryfikacja zdolności finansowej nie stosuje się do osób fizycznych otrzymujących stypendia ani do instytucji publicznych, ani też do organizacji międzynarodowych określonych w art. 43.
W przypadku partnerstwa, określonego w art. 163, weryfikacja ta wykonywana jest przed zawarciem umowy ramowej.
Artykuł 177
Kryteria przyznawania(Artykuł 115 ust. 2 rozporządzenia finansowego)
1. Kryteria przyznawania publikowane są w zaproszeniu do składania wniosków.
2. Kryteria przyznawania są takie, aby umożliwiały przyznanie dotacji na działania, które maksymalizują całokształt skuteczności programu wspólnotowego organom, które wykonują lub organom, których program pracy jest ukierunkowany na osiągnięcie tego samego rezultatu. Kryteria te określone są w taki sposób, aby zapewniały, że fundusze wspólnotowe będą właściwie zarządzane.
Kryteria te stosowane są w taki sposób, aby umożliwiały wybór planowanych działań lub programów pracy, co do których Komisja może być pewna, że spełnią jej cele i priorytety oraz zagwarantują przejrzystość finansowania przez Wspólnotę.
3. Kryteria przyznawania są określone w taki sposób, aby możliwym było późniejsze przeprowadzenie ich oceny.
Artykuł 178
Ocena i przyznawanie wniosków(Artykuł 116 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy intendent wyznacza komitet do celu oceny wniosków, z wyjątkiem przypadku decyzji Komisji w sprawie konkretnego programu sektorowego.
Komitet składa się co najmniej z trzech osób, reprezentujących co najmniej dwa podmioty organizacyjne Komisji, bez powiązań hierarchicznych między nimi. W celu uniknięcia wszelkich konfliktów interesów osoby te podlegają zobowiązaniom, ustanowionym w art. 52 rozporządzenia finansowego.
W przypadku przedstawicielstw i jednostek lokalnych określonych w art. 254 oraz organów delegowanych, określonych w art. 160 ust. 1, jeżeli nie ma oddzielnych podmiotów, wymóg dotyczący podmiotów organizacyjnych bez powiązań hierarchicznych między nimi nie ma zastosowania.
Biegli zewnętrzni mogą pomagać komitetowi na podstawie decyzji właściwego intendenta.
2. Komitet oceniający może zwrócić się do wnioskodawcy z wnioskiem o dostarczenie dodatkowych dowodów lub o wyjaśnienie dokumentów towarzyszących, ustanawiających zdolność finansową i operacyjną, w określonym terminie.
3. W momencie ukończenia pracy członkowie komitetu oceniającego podpisują wykaz przeanalizowanych wniosków, zawierających ocenę ich jakości i określający te, które mogą otrzymać fundusze. W miarę potrzeby wykaz ten porządkuje przeanalizowane wnioski.
Wykaz jest przechowywany do wglądu w przyszłości.
4. Właściwy intendent podejmuje wówczas decyzję, podając co najmniej:
a) przedmiot i całkowitą kwotę decyzji;
b) nazwy (nazwiska) beneficjentów, tytuł działań, przyjęte kwoty i uzasadnienie wyboru, włączając przypadki, w których jest on niezgodny z opinią komitetu oceniającego;
c) nazwy (nazwiska) kandydatów odrzuconych i przyczyny odrzucenia.
5. Przepisy ust. 1-4 nie stosuje się do beneficjentów dotacji, które określone są w akcie podstawowym.
Artykuł 179
Informacje dla kandydatów(Artykuł 116 rozporządzenia finansowego)
Kandydaci są informowani w ciągu piętnastu dni kalendarzowych po przesłaniu decyzji o przyznaniu do beneficjentów.
ROZDZIAŁ 4
Płatności i kontrola
Artykuł 180
Dokumenty towarzyszące wnioskom o płatności(Artykuł 117 rozporządzenia finansowego)
1. Dla każdej dotacji, w przypadku gdy płatności finansowane z góry są podzielone, każda nowa płatność podlega wykorzystaniu co najmniej 70 % całkowitej sumy wcześniejszej płatności finansowanej z góry. Deklaracja dotycząca nakładu beneficjenta zostaje przedstawiona na poparcie wszelkich wniosków o nową płatność.
2. Właściwy intendent może zażądać przeprowadzenia kontroli zewnętrznej rachunków przedstawionych przez zatwierdzonego audytora na poparcie wszelkich płatności na podstawie wyników analizy ryzyka, związanego z zarządzaniem. W przypadku dotacji na działania lub dotacji operacyjnych, sprawozdanie z kontroli załączone jest do wniosku o płatność. Jego celem jest zaświadczenie, że przedłożone rachunki są prawdziwe, wiarygodne i i poparteodpowiednimi dokumentami towarzyszącymi.
Kontrola zewnętrzna jest obowiązkowa:
a) w przypadku dotacji na działania, w odniesieniu do następujących płatności:
i) w przypadku płatności finansowanych z góry lub płatności zaliczkowych, których suma przekracza 750000 EUR na rok budżetowy oraz na poszczególną umowę;
ii) płatności sald, które przekraczają 150000 EUR;
b) w przypadku dotacji operacyjnych, w kwestii płatności, które przekraczają 75000 EUR na rok budżetowy.
Jednakże w przypadkach określonych w lit. a) i b), kontrola nie jest konieczna w przypadku wpłatypierwszejfinansowanej z góry płatności.
W zależności od wyników analizy ryzyka związanego z zarządzaniem właściwy intendent może zwolnić z obowiązku przeprowadzenia kontroli w przypadku:
a) instytucji publicznych i organizacji międzynarodowych określonych w art. 43;
b) beneficjentów dotacji, w związku z pomocą humanitarną i zarządzaniem w sytuacjach kryzysowych, poza płatnościami sald.
W przypadku porozumienia łączącego Komisję z wieloma beneficjentami progi określone w lit. a) i b) akapit drugi stosuje się do każdego beneficjenta.
Artykuł 181
Finansowanie poprzez stawkę ryczałtową(Artykuł 117 rozporządzenia finansowego)
1. Poza przypadkami stypendiów i nagród akt podstawowy może zezwolić na finansowanie poprzez stawkę ryczałtową, wkładów niższych niż 5000 EUR lub na wykorzystanie skali jednostek kosztów.
W celu zapewnienia zgodności z zasadami współfinansowania, niedochodowego i należytego zarządzania finansami, te kwoty stawki ryczałtowej i skale zostają przejrzane co najmniej raz na dwa lata przez właściwego intendenta. Kwoty te zostają zatwierdzone przez Komisję.
2. Umowa w sprawie przyznania dotacji może dopuścić pokrycie stawką ryczałtową:
a) kosztów ogólnych beneficjenta maksymalnie do 7 % całkowitych kosztów dopuszczalnych na działanie, z wyjątkiem wypadków, w których beneficjent otrzymuje dotacje operacyjne, finansowane z budżetu wspólnotowego;
b) niektórych kosztów delegacji na podstawie skali diety, zatwierdzanej corocznie przez Komisję.
Górna granica przewidziana w lit. a) akapit pierwszy może zostać przekroczona na podstawie uzasadnionej decyzji Komisji.
Artykuł 182
Gwarancja z góry(Artykuł 118 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy intendent może zażądać, aby beneficjent złożył gwarancję z góry, w celu ograniczenia finansowych zagrożeń łączących się z płatnością płatności finansowanych z góry.
2. W przypadku gdy płatności finansowane z góry stanowią ponad 80 % całkowitej kwoty dotacji, płatność nie może być dokonana, dopóki beneficjent nie wniesie gwarancjji, podlegającej ocenie i akceptacji przez właściwego intendenta.
W sprawie organizacji pozarządowych, działających w obszarze działań zewnętrznych, gwarancji tej żąda się w kwestii płatności finansowanych z góry, przekraczających 1000000 EUR lub stanowiących ponad 90 % całkowitej sumy dotacji.
Gwarancja jest ważna na wystarczająco długi okres umożliwiający jej aktywowanie.
3. Gwarancja jest zapewniana przez zatwierdzony bank lub instytucję finansową, ustanowioną w jednym z Państw Członkowskich.
Gwarancja może zostać zastąpiona łączną gwarancją strony trzeciej lub wspólną gwarancją beneficjentów działania, którzy są stronami tej samej umowy w sprawie dotacji.
Gwarancja denominowana jest w EUR.
Skutkuje ona funkcjonowaniem banku lub instytucji finansowej, strony trzeciej lub innych beneficjentów jako nieodwołalne zabezpieczenie lub jako pierwszy wzywany poręczyciel zobowiązań beneficjenta dotacji.
4. Gwarancja zostaje zwrócona, jeżeli płatności finansowane z góry są stopniowo rozliczane na podstawie płatności zaliczkowych lub spłat sald beneficjenta, zgodnie z warunkami ustanowionymi w umowie w sprawie przyznania dotacji.
5. Właściwy intendent może zwolnić ze zobowiązania, ustanowionego w ust. 2, organy sektora publicznego i organizacje międzynarodowe określone w art. 43.
Właściwy intendent może również wyłączyć z tego zobowiązania beneficjentów, którzy zawarli umowę ramową o partnerstwie na mocy art. 163.
Artykuł 183
Zawieszenie i zmniejszenie dotacji(Artykuł 119 rozporządzenia finansowego)
1. Właściwy intendent zawiesza płatności i, w zależności od osiągniętego etapu procedury, zmniejsza dotacje lub żąda zwrotu pro rata przez beneficjenta lub beneficjentów:
a) w przypadku gdy uzgodnione działania lub program pracy nie są wcale realizowane lub są realizowane niewłaściwie, w pełni lub na czas;
b) w przypadku gdy kwoty przekraczające górne granice finansowania ustalone w porozumieniu zostały wypłacone, w szczególności jeżeli uzgodnione działania lub program pracy zostały przeprowadzone po kosztach niższych niż przewidywane początkowo;
c) w przypadku gdy budżet na działania lub budżet operacyjny wykazuje nadwyżkę ex post.
2. Płatności mogą być również zawieszone w następstwie domniemanych naruszeń innych klauzul umowy. Celem takiego zawieszenia jest dopuszczenie czasu na sprawdzenie, czy domniemane naruszenia miały rzeczywiście miejsce i, gdzie stosowne, n ich naprawienie.
ROZDZIAŁ 5
Wykonanie
Artykuł 184
Umowy dotyczące wykonania(Artykuł 120 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku gdy wykonanie działań towarzyszących wymaga udzielenia zamówień publicznych, beneficjenci dotacji udzielają zamówienie oferentowiprzedstawiającemu ofertę ekonomicznie najbardziej korzystną, to znaczy oferentowi, którego oferta przedstawia najkorzystniejszą relacje między ceną i jakościa, zgodnie z zasadami przejrzystości i równości traktowania dla potencjalnych wykonawców, przy jednoczesnym dbaniu o uniknięcie wszelkich konfliktów interesów.
2. Do celów ust. 1 właściwy intendent może zażądać, aby beneficjenci postępowali zgodnie z zasadami szczególnymi, uwzględniając wartośczamówień, których to dotyczy względną wielkość wkładu wspólnotowego w odniesieniu do całkowitego kosztu działania i ryzyko związane z zarządzaniem.
W takim przypadku zasady te zostają włączone do umowy w sprawie przyznania dotacji.
TYTUŁ VII
PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ I RACHUNKÓW
ROZDZIAŁ 1
Prezentacja sprawozdań
Artykuł 185
Sprawozdanie w sprawie zarządzania finansami i budżetem w ciągu roku(Artykuł 122 rozporządzenia finansowego)
Sprawozdanie w sprawie zarządzania finansami i budżetem w ciągu roku zawiera szczegółowy opis:
a) osiągnięcia celów na dany rok, zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami;
b) sytuacji finansowej i wydarzeń, które miały istotny wpływ na działalność w ciągu roku.
Artykuł 186
Wyjątki od zasad rachunkowości(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
Jeżeli, w konkretnym przypadku, księgowy uzna, że należy dopuścić wyjątek co do treści jednej z zasad rachunkowości, określonych w art. 187-1941, wyjątek ten jest właściwie umotywowany i zawarty w Załączniku do oświadczeń finansowych, określonych w art. 203.
Artykuł 187
Zasada kontynuacji działalności(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
1. Zasada kontynuacji działalności oznacza, że do celów przygotowania oświadczeń finansowych instytucje i organy, określone w art. 185 rozporządzenia finansowego, uważa się za ustanowione na czas nieokreślony.
2. W przypadku gdy istnieją obiektywne wskazania, że instytucja lub organ, określone w art. 185 rozporządzenia finansowego, ma zaprzestać działalności, księgowy przedstawia te informacje w Załączniku, wskazując uzasadnienie. Księgowy stosuje zasady rachunkowości, w celu określenia wartości likwidacyjnej instytucji lub organu, których to dotyczy.
Artykuł 188
Zasada ostrożności(art. 124 rozporządzenia finansowego)
Zasada ostrożności oznacza, że aktywa i dochód nie mogą być zawyżone, a pasywa i opłaty nie mogą być zaniżone. Jednakże zasada ostrożności nie dopuszcza tworzenia ukrytych rezerw lub nieuzasadnionych przepisów.
Artykuł 189
Zasada jednolitych metod rachunkowości(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
1. Zasada jednolitych metod rachunkowości oznacza, że struktura części składowych oświadczeń finansowych i metod rachunkowości oraz zasady wartościowania nie mogą zostać zmienione z roku na rok.
2. Księgowy Komisji nie może odstąpić od zasady jednolitych metod rachunkowości, poza okolicznościami wyjątkowymi, w szczególności:
a) w przypadku znaczącej zmiany charakteru działalności podmiotu;
b) w przypadku gdy zmiana dokonywana jest na korzyść bardziej właściwej prezentacji operacji rachunkowych.
Artykuł 190
Zasada porównywalności informacji(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
1. Zasada porównywalności informacji oznacza, że dla każdej pozycji oświadczenie finansowe wykazuje również kwotę odpowiadających pozycji w poprzednim roku.
2. W przypadku gdy, w zastosowaniu ust. 1, przedstawienie lub klasyfikacja jednej z części składowych oświadczeń finansowych ulega zmianie, odpowiadające kwoty za poprzedni rok muszą być porównywalne i ponownie sklasyfikowane.
W przypadku gdy niemożliwe jest ponowne sklasyfikowanie pozycji, powinno to zostać wyjaśnione w Załączniku, określonym w art. 203.
Artykuł 191
Zasada istotności(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
1. Zasada istotności oznacza, że wszystkie operacje, mające znaczenie dla poszukiwanych informacji, są uwzględniane w oświadczeniach finansowych. Istotność oceniana jest w szczególności przez odniesienie do charakteru transakcji lub kwoty.
2. Transakcje mogą być łączone, w przypadku gdy:
a) transakcje mają identyczny charakter, nawet jeżeli kwoty są bardzo wysokie;
b) kwoty są nieznaczne;
c) połączenie wpływa na przejrzystość oświadczeń finansowych.
Artykuł 192
Zasada niestosowania kompensat(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
Zasada niestosowania kompensat oznacza, że należności i długi oraz opłaty i dochody nie mogą być potrącane od siebie wzajemnie, z wyjątkiem opłat i dochodów, pochodzących z tej samej transakcji, z podobnych transakcji lub z operacji zabezpieczającej oraz pod warunkiem że nie mają one indywidualnie znaczącego charakteru.
Artykuł 193
Zasada wyższości treści nad formą(Artykuł 124 rozporządzenia finansowego)
Zasada wyższości treści nad formą oznacza, że zdarzenia księgowe zarejestrowane w oświadczeniach finansowych przedstawiane są przez odniesienie do ich charakteru gospodarczego.
Artykuł 194
Zasada rachunkowości memoriałowej(Artykuł 125 rozporządzenia finansowego)
1. Zasada rachunkowości memoriałowej oznacza, że transakcje i zdarzenia księgowe wprowadzane są do ksiąg, w momencie kiedy mają one miejsce, a nie w momencie, kiedy kwoty są faktycznie wypłacane lub zwracane. Są one księgowane na rok budżetowy, do którego się odnoszą.
2. Metody rachunkowości przewidziane w art. 133 rozporządzenia finansowego określają zdarzenia zobowiązujące do wpisania każdej transakcji do rachunków.
Artykuł 195
Wycena aktywów i pasywów(Artykuł 125 rozporządzenia finansowego)
1. Aktywa i pasywa są wyceniane według ceny zakupu lub kosztu produkcji. Jednakże wartość niefinansowych aktywów trwałych i tworzenie wydatków odpisywane są jako amortyzacja. Ponadto odpis aktualizacyjny może być stosowany, w przypadku gdy wartość aktywów spada, a podwyższenie wartości pasywów może zostać pokryte prowizjami.
2. Zasady i metody rachunkowości, określone w art. 133 rozporządzenia finansowego, mogą stanowić, że wszystkie pozycje lub tylko niektóre z nich mają zostać wycenione według wartości innej niż ich cena zakupu.
Artykuł 196
Prowizje(Artykuł 125 rozporządzenia finansowego)
Prowizji można dokonać wyłącznie, jeżeli następujące warunki są spełnione:
a) aktualne zobowiązanie istnieje jako skutek zdarzeń z przeszłości;
b) zasoby stanowiące korzyści gospodarcze będą prawdopodobnie musiały być zastosowane do wygaśnięcia zobowiązania;
c) kwota zobowiązania może być wiarygodnie oszacowana.
Artykuł 197
Struktura bilansu(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
1. Bilans składa się z różnych pozycji, sklasyfikowanych według tytułów i podtytułów.
2. Pozycje aktywów sklasyfikowane są według wzrastającego stopnia płynności, a pozycje pasywów według spadającego stopnia umorzenia.
Artykuł 198
Układ bilansu(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
W celu przedstawienia bilansu księgowy korzysta co najmniej z następujących pozycji:
Aktywa
- Koszty organizacji
- Niematerialne aktywa trwałe
- Materialne aktywa trwałe
- Finansowe aktywa trwałe
- Należności: należne za ponad rok
- Zapasy
- Należności: należne za rok lub mniej
- Środki pieniężne i ekwiwalenty środków pieniężnych
- Rozliczenia międzyokresowe i kwota naliczonych odsetek
Pasywa
- Kapitał (utworzony z wyników gospodarczych w danym roku wynik uzyskany z poprzednich lat i rezerwy)
- Prowizje
- Zobowiązania: należne za ponad rok
- Zobowiązania: należne za rok lub mniej
- Odsetki i dochody przyszłych okresów.
Artykuł 199
Rachunek wyniku ekonomicznego(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
Rachunek wyniku ekonomicznego ukazuje dochód i opłaty na dany rok, sklasyfikowane według ich charakteru.
Artykuł 200
Przedstawienie rachunku wyniku ekonomicznego(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
W celu przedstawienia rachunku wyniku ekonomicznego księgowy stosuje następującą strukturę minimalną:
Zysk z działalności operacyjnej
- Opłaty operacyjne
= Wynik operacyjny
+/- Wynik finansowy
= Dochód ze zwykłej działalności
+/- Wynik wyjątkowy
= Wynik za rok
Artykuł 201
Tabela przepływu środków pieniężnych(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
Tabela przepływu środków pieniężnych ukazuje zmiany stanu majątku.
Majątek składa się z dwóch części:
a) gotówka w kasie;
b) rachunki bankowe i depozyty wypłacane na żądanie; oraz
c) inne aktywa do dyspozycji, które mogą być szybko przeliczone na środki pieniężne i których wartość jest stabilna.
Artykuł 202
Klasyfikacja przepływu środków pieniężnych(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
1. Tabela przepływu środków pieniężnych ukazuje zmiany stanu majątku, w podziale na przepływy operacyjne, przepływy inwestycyjne i przepływy finansowe.
2. Środki pieniężne z działalności operacyjnej ukazują zmiany stanu majątku, wynikające ze zwykłej działalności.
3. Przepływ inwestycyjnych środków pieniężnych ukazuje zmiany stanu majątku, wynikające z nabycia lub sprzedaży aktywów trwałych.
4. Przepływ finansowych środków pieniężnych ukazuje zmiany stanu majątku, wynikające z zaciągania i udzielania pożyczek i inne źródła finansowe.
Artykuł 203
Załącznik do sprawozdań finansowych(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
Załącznik określony w art. 126 rozporządzenia finansowego wiąże się integralnie ze sprawozdaniami finansowymi. Oświadczenie takie powinno zawierać co najmniej:
a) zasady, reguły i metody rachunkowości;
b) noty wyjaśniające, dostarczające dodatkowych informacji, niezawartych w oświadczeniu finansowym organu lub w oświadczeniu finansowym, które niezbędne jest dla stworzenia dokładnego obrazu;
c) zobowiązania pozabilansowe, ukazujące należności i zobowiązania nie zawarte w bilansie, które mogłyby mieć materialny wpływ na aktywa i pasywa, sytuację finansową lub wynik danego podmiotu.
Artykuł 204
Noty wyjaśniające(Artykuł 126 rozporządzenia finansowego)
Noty wyjaśniające przedstawiane są w odniesieniu do pozycji w oświadczeniach finansowych, do których się odnoszą i w tej samej kolejności.
Artykuł 205
Budżetowy rachunek wyniku(Artykuł 127 rozporządzenia finansowego)
1. Budżetowy rachunek wyniku zawiera:
a) informacje dotyczące dochodu zawierające:
i) szacowane zmiany dochodu w budżecie;
ii) obrót dochodu;
iii) ustanowione należności;
b) informacje ukazujące zmiany w globalnych zobowiązaniach o płatnościach funduszy dostępnych;
c) informacje ukazujące sposób wykorzystania globalnych zobowiązań i płatności funduszy dostępnych;
d) informacje ukazujące kwoty pozostające do spłaty, przeniesione z poprzedniego roku i wytworzone w ciągu roku.
2. W kwestii informacji dotyczących dochodu należy również załączyć deklarację, ukazującą, w stosunku do każdego Państwa Członkowskiego, podział kwot środków własnych, które nadal muszą zostać spłacone pod koniec roku budżetowego i pokryte przez zlecenie windykacji.
Artykuł 206
Załącznik do budżetowego rachunku wyniku(Artykuł 127 rozporządzenia finansowego)
Załącznik do budżetowego rachunku wyniku, określony w art. 127 rozporządzenia finansowego, zawiera co najmniej:
a) informacje dotyczące zasad budżetowych, rodzajów środków przyznanych i struktury budżetu;
b) informacje dotyczące kwoty pozostającej do spłaty;
c) informacje wymagane dla właściwego zrozumienia wyniku budżetowego.
ROZDZIAŁ 2
(Rozdział 3 rozporządzenia finansowego)
Rachunkowość
Sekcja 1
Organizacja sprawozdań
Artykuł 207
Organizacja kont(Artykuł 132 rozporządzenia finansowego)
1. Księgowy każdej instytucji i organu określonego w art. 185 rozporządzenia finansowego opracowuje i przechowuje uaktualnione dokumenty, opisujące organizację kont i procedury księgowe jego instytucji.
2. Sporządzając oświadczenia finansowe, należy korzystać w najmniejszym możliwym stopniu z informacji spoza sprawozdań.
3. Dochody i wydatki budżetu rejestrowane są w systemie komputerowym, określonym w art. 208, zgodnie z charakterem gospodarczym operacji, jako bieżących dochodów i wydatków lub jako kapitał.
Artykuł 208
Systemy komputerowe(Artykuł 132 rozporządzenia finansowego)
1. Konta przechowywane są za pomocą zintegrowanego systemu komputerowego.
2. W przypadku gdy konta są przechowywane przy użyciu systemów i podsystemów komputerowych, te systemy i podsystemy są w pełni opisane.
Opis ten powinien określać zawartość wszystkich pól danych i sposób, w jaki system traktuje indywidualne operacje. Stwierdza on również, w jaki sposób system gwarantuje istnienie pełnego śladu rewizyjnego dla każdej operacji oraz wszelkie zmiany wprowadzone do systemu komputerowego i podsystemów, tak, aby umożliwić w dowolnym czasie określenie charakteru zmian i osobę, która je wprowadziła.
Opis komputerowych systemów i podsystemów rachunkowości wskazuje na wszelkie powiązania między tymi systemami a centralnym systemem rachunkowości, w szczególności jeżeli chodzi o przesyłanie danych i rozliczanie sald.
3. Dostęp do systemów i podsystemów komputerowych powinien ograniczać się do osób wpisanych na listę osób upoważnionych, która jest przechowywana i uaktualniana przez każdą instytucję.
Sekcja 2
Księgi rachunkowe
Artykuł 209
Księgi rachunkowe(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Każda instytucja i każdy organ określony w art. 185 rozporządzenia finansowego prowadzi dziennik, księgę główną i wykaz.
2. Księgi rachunkowe składają się z dokumentów elektronicznych, które określane są przez księgowego i oferują pełne bezpieczeństwo, jeżeli stosowane są jako dowody.
3. Wpisy do dziennika przenoszone są do księgi głównej, uporządkowane według pozycji, zgodnie z planem kont, określonym w art. 212.
4. Dziennik i księga główna mogą zostać podzielone na tyle dzienników lub ksiąg głównych specjalnych, ile potrzeba w celu spełnienia wymogów.
5. Wpisy zarejestrowane w dziennikach i księgach głównych specjalnych podlegają centralizacji co najmniej raz w miesiącu w dzienniku i księdze głównej.
Artykuł 210
Zestawienie obrotów i sald(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja i organ, określony w art. 185 rozporządzenia finansowego, ustanawia zestawienie obrotów i sald, obejmujące wszystkie rachunki konta ogólnego, włączając rachunki rozliczone w ciągu roku wraz z, w każdym przypadku:
a) numerem konta;
b) opisem;
c) sumą zapisów debetowych;
d) sumą zapisów kredytowych;
e) saldem.
Artykuł 211
Wykaz(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Wykaz jest deklaracją wszystkich aktywów, pasywów i zobowiązań wszelkiego rodzaju, wskazującą dla każdej pozycji ilość i wartość w dniu wpisywania do wykazu.
2. Dane w wykazie przechowywane są i zorganizowane w taki sposób, aby uzasadnić zawartość każdego rachunku zawartego w zestawieniu obrotów i sald.
3. Jeżeli chodzi o wykaz aktywów trwałych, przepisy art. 220-227 stosuje się.
Sekcja 3
Plan kont
Artykuł 212
Plan kont(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Plan kont przyjmowany jest przez księgowego Komisji.
2. Plan kont dzieli konta na klasy.
Każda klasa może być dzielona dalej na grupy i podgrupy, zgodnie z potrzebą.
3. Plan kont musi zawierać co najmniej następujące klasy:
a) dla kont bilansu:
i) klasa 1: konta dla kapitału, prowizji, należności należnych w ciągu ponad jednego roku;
ii) klasa 2: konta dla wydatków inwestycyjnych, aktywów trwałych i zobowiązań należnych w ciągu ponad jednego roku;
iii) klasa 3: konta zapasów;
iv) klasa 4: konta dla należności i zobowiązań należnych w ciągu jednego roku i mniej;
v) klasa 5: sprawozdania finansowe;
b) dla kont dochodów i wydatków:
i) klasa 6: konta opłat;
ii) klasa 7: konta dochodów,
c) dla kont specjalnych:
klasy 8 i 9: konta specjalne;
d) dla transakcji pozabilansowych:
klasa 0: transakcje pozabilansowe.
4. Zawartość i klasa każdego z kont i jego obsługa ustanawiane są w planie kont.
Sekcja 4
Rejestracja
Artykuł 213
Wpisy na kontach(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Wpisów należy dokonywać przy użyciu metody podwójnego zapisu, według której każda zmiana zarejestrowana na kontach przedstawiona jest poprzez wpis stanowiący równoważność między sumą debetu a sumą kredytu na różnych kontach, których dotyczy ten wpis.
2. Odpowiednik transakcji w EUR, denominowanej w walucie innej niż EUR, zostaje przeliczony i wpisany do kont.
Transakcje w walutach obcych na kontach, które mogą być zrewaluowane, zostają zrewaluowane co najmniej za każdym razem, jak rachunki są zamykane.
Ta rewaluacja oparta jest na stopach ustanowionych zgodnie z art. 8.
Stopa stosowana do konwersji między EUR a inną walutą w celu sporządzenia bilansu dnia 31 grudnia roku N to stopa ostatniego dnia roboczego roku N-1.
Artykuł 214
Rejestry księgowe(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
Cała rejestry księgowe określają pochodzenie, zawartość i odniesienia księgowe każdej pozycji danych oraz odniesienia do odpowiednich dokumentów towarzyszących.
Artykuł 215
Dokumenty towarzyszące(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Każdy wpis oparty jest na opatrzonym datą i numerem dokumencie towarzyszącym, sporządzonym na papierze lub w sposób, który gwarantuje wiarygodność i zabezpieczenie jego zawartości, na okres ustanowiony w art. 49.
2. Operacje tego samego rodzaju, przeprowadzane w tym samym miejscu i tego samego dnia, mogą zostać zamieszczone w jednym dokumencie towarzyszącym.
Artykuł 216
Rejestrowanie w dzienniku(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
Operacje rachunkowe rejestrowane są w dzienniku przy użyciu jednej z następujących metod, które normalnie wzajemnie się wykluczają:
a) każdego dnia, każda operacja;
b) w formie miesięcznego skrótu całkowitych kwot, objętych operacjami, pod warunkiem że wszystkie dokumenty pozwalające na weryfikację indywidualnych operacji każdego dnia są przechowywane.
Artykuł 217
Stwierdzanie prawidłowości wpisów(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Wpisy w dzienniku i w wykazie stają się ostateczne poprzez zastosowanie procedury stwierdzania prawidłowości wpisów, zakazującej wszelkich zmian lub usuwania wpisów.
2. Procedura zamykania, mająca na celu zachowanie chronologii wpisów i gwarancji ich nieodwołalności, wykonywana jest najpóźniej przed ostatecznym przedstawieniem oświadczeń finansowych.
Sekcja 5
Uzgodnienie i weryfikacja
Artykuł 218
Uzgodnienie kont(Artykuł 135 rozporządzenia finansowego)
1. Bilans kont w zestawieniu obrotów i sald jest okresowo uzgadniany, co najmniej w momencie zamknięcia roku budżetowego, na podstawie danych z systemów zarządzania, stosowanych przez intendentów do zarządzania aktywami i pasywami oraz do codziennego wprowadzania danych do systemu rachunkowości.
2. Okresowo, a co najmniej w każdym przypadku gdy konta są zamykane, księgowy sprawdza, że dane w wykazie, określonym w art. 209, odpowiadają sytuacji faktycznej, w szczególności, jeżeli chodzi o:
a) środki pieniężne w banku, przez uzgodnienie deklaracji dotyczących kont instytucji finansowych;
b) środki pieniężne w kasie, poprzez uzgadnianie z księgą kasową.
Konta aktywów trwałych są przeglądane zgodnie z art. 224.
3. Konta powiązań międzyinstytucjonalnych są uzgadniane i rozliczane co miesiąc.
4. Konta zawieszone są przeglądane corocznie przez księgowego tak, aby umożliwić ich rozliczenie najszybciej, jak to możliwe.
Sekcja 6
Konta budżetowe
Artykuł 219
Zawartość prowadzonych kont budżetowych(Artykuł 137 rozporządzenia finansowego)
1. Konta budżetowe wykazują, dla każdego podrozdziału budżetu:
a) w przypadku wydatków:
i) środki przyznane zatwierdzone w budżecie początkowym, środki przyznane wpisane w budżetach korygujących, środki przeniesione, fundusze dostępne po pobraniu należnego dochodu, przelewy środków i całkowite środki dostępne w ten sposób;
ii) zobowiązania i płatności odnoszące się do danego roku budżetowego;
b) w przypadku dochodów:
i) kwoty szacowane, wpisane do budżetu początkowego, kwoty szacowane wpisane do budżetów korygujących, należny dochód i całkowitą kwotą szacowaną, ustaloną w ten sposób;
ii) ustalone należności i kwoty otrzymane za dany rok budżetowy;
c) zobowiązania nadal do spłacenia i dochód nadal należny, przeniesiony z poprzedniego roku budżetowego.
Przydział środków na pokrycie zobowiązań i koszty narosłe określone w lit. a) akapit pierwszy wpisane są i wykazane oddzielnie.
Na kontach budżetowych ujmuje się również sumę tymczasowych zobowiązań globalnych dotyczących Sekcji Gwarancji EFOGR i odpowiadające im płatności w formie zaliczek.
Zobowiązania te wykazuje się również w odniesieniu do sumy środków gwarancyjnych EFOGR.
2. Konta budżetowe ujmują oddzielnie:
a) wykorzystanie środków przyznanych przeniesionych i środków na dany rok;
b) salda kwot pozostających do spłaty zobowiązań.
Po stronie dochodów kwoty nadal pozostające do spłacenia z poprzednich lat budżetowych ujęte są oddzielnie.
3. Konta budżetowe mogą być zorganizowane w taki sposób, aby rozwinąć system ewidencji kosztów.
4. Konta budżetowe prowadzone są przy użyciu systemów komputerowych, w księgach lub aktach papierowych.
ROZDZIAŁ 3
(Rozdział 4 rozporządzenia finansowego)
Spis inwentarza
Artykuł 220
Spis inwentarza(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
System spisu inwentarza ustanawiany jest przez intendenta z pomocą techniczną ze strony księgowego. System spisu musi dostarczać wszystkich informacji, wymaganych do prowadzenia kont i zabezpieczania aktywów.
Artykuł 221
Zabezpieczanie mienia(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
Każda z instytucji przyjmuje przepisy dotyczące zabezpieczenia mienia, zawartego w ich odpowiednich bilansach i podejmuje decyzję, w sprawie departamentów administracyjnych, które odpowiedzialne są za system spisu.
Artykuł 222
Wprowadzanie pozycji do spisu(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
Wszystkie nabyte pozycje, których cena zakupu lub koszt produkcji wynosi 420 EUR lub więcej, o okresie użytkowania dłuższym niż jeden rok, które nie są produktami konsumpcyjnymi, zostają wprowadzone do spisu i zarejestrowane na kontach aktywów trwałych.
Artykuł 223
Zawartość spisu dla każdej pozycji(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
Spis zawiera właściwy opis każdej pozycji i określa jej lokalizację, datę nabycia i koszt jednostkowy.
Artykuł 224
Kontrole spisów(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
Kontrole spisów przeprowadzane przez instytucje wykonywane są w taki sposób, aby zapewnić, że każda pozycja istnieje fizycznie i odpowiada odpowiedniemu wpisowi w spisie. Kontrole te przeprowadzane są na podstawie corocznego programu weryfikacji, z wyjątkiem materialnych i niematerialnych aktywów trwałych, które sprawdzane są co najmniej co trzy lata.
Artykuł 225
Odsprzedaż mienia(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
Członkowie, urzędnicy lub inni pracownicy instytucji i organów określonych w art. 185 rozporządzenia finansowego nie mogą nabywać pozycji, które są odsprzedawane przez instytucje i organy, z wyjątkiem wypadków, gdy pozycje te sprzedawane są w procedurze przetargu publicznego.
Artykuł 226
Procedura sprzedaży aktywów trwałych(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
1. Sprzedaż aktywów trwałych ogłaszana jest lokalnie we właściwy sposób, jeżeli wartość jednostki kupna wynosi 8100 EUR lub więcej. Okres między publikacją ostatniego ogłoszenia a zawarciem umowy sprzedaży jest nie krótszy niż czternaście dni kalendarzowych.
Sprzedaż jest przedmiotem ogłoszenia o sprzedaży, publikowanym w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, jeżeli wartość jednostki kupna wynosi 391100 EUR lub więcej. Właściwe ogłoszenie może również zostać zamieszczone w prasie Państw Członkowskich. Okres między datą publikacji ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich a zawarciem umowy sprzedaży jest nie krótszy niż jeden miesiąc.
2. Instytucje mogą nie zamieścić ogłoszenia, w przypadku gdy koszt ogłoszenia przekracza spodziewany zysk z operacji.
3. Instytucje zawsze podejmują wysiłki w celu uzyskania jak najlepszej ceny za aktywa trwałe.
Artykuł 227
Procedura dysponowania aktywami trwałymi(Artyku 138 rozporządzenia finansowego)
Za każdym razem w momencie zbycia, bezpłatnego odstąpienia, złomowania, wynajmu lub utraty mienia w związku ze spisaniem go na straty, kradzieżą czy też z innych powodów, intendent sporządza w tej sprawie sprawozdanie lub zapis księgowy.
Sprawozdanie lub zapis księgowy wskazują w szczególności, czy pozycja musi zostać zastąpiona na koszt urzędnika lub innego pracownika Wspólnot lub jakiejkolwiek innej osoby.
W przypadku gdy nieruchomości lub podstawowe instalacje są udostępnione, wolne od opłat, należy sporządzić umowę i poinformować o tej sprawie w rocznym sprawozdaniu przesłanym do Parlamentu Europejskiego i Rady, w momencie przedstawiania wstępnego projektu budżetu.
CZĘŚĆ DRUGA
POSTANOWIENIA SZCZEGÓLNE
TYTUŁ I
(TYTUŁ II ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)
FUNDUSZE STRUKTURALNE
Artykuł 228
Spłata płatności na rachunkach(Artykuł 157 rozporządzenia finansowego)
Zgodnie z przepisami w sprawie Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności pełna lub częściowa spłata płatności na rachunkach w kwestii danych operacji nie powoduje obniżenia składki z Funduszu na operację, której to dotyczy.
Kwoty spłacane stanowią przyznany dochód, zgodnie z art. 18 ust. 1 lit. f) rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ II
(TYTUŁ III ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)
BADANIA
Artykuł 229
Rodzaje operacji(Artykuł 160 rozporządzenia finansowego)
1. Środki przyznane na badania i rozwój technologii wykorzystywane są w celu prowadzenia działań bezpośrednich, działań pośrednich, na podstawie ramowego programu badań określonego w art. 166 Traktatu WE oraz działań określonych w art. 165 tego Traktatu poprzez udział w programach i działalności konkurencyjnej, prowadzonej przez Wspólne Centrum Badawcze (JRC).
2. Działania bezpośrednie prowadzone są przez oddziały JRC i z zasady są całkowicie finansowane z budżetu. Składają się one z:
a) programów badawczych;
b) badań poszukiwawczych;
c) naukowej i technicznej działalności wspierającej o charakterze instytucjonalnym.
3. Działania pośrednie składają się z programów prowadzonych na podstawie umów zawieranych ze stronami trzecimi. JRC może uczestniczyć w tych działaniach na tej samej zasadzie co strony trzecie.
4. W celu zapewnienia, że krajowe polityki dotyczące badań i wspólnotowa polityka dotycząca badań są wzajemnie spójne, Komisja może podejmować inicjatywy, zgodnie z art. 165 Traktatu WE i obciążyć budżet wyłącznie wydatkami administracyjnymi.
5. Poza programami szczególnymi określonymi w art. 166 ust. 3 Traktatu WE Wspólnota może przyjąć:
a) programy dodatkowe, w których uczestniczą wyłącznie niektóre Państwa Członkowskie, zgodnie z art. 168 Traktatu WE;
b) programy podejmowane przez kilka Państw Członkowskich, włączając udział w strukturach stworzonych w celu realizacji tych programów, zgodnie z art. 169 Traktatu WE;
c) współpracę z państwami trzecimi lub organizacjami międzynarodowymi zgodnie z art. 170 Traktatu WE;
d) wspólne przedsięwzięcia, zgodnie z art. 171 Traktatu WE.
6. Działalność o charakterze konkurencyjnym prowadzona przez JRC składa się z:
a) naukowej i technicznej działalności wspierającej, na podstawie programów ramowych dotyczących badań i rozwoju technologii, finansowanych z zasady całkowicie z budżetu;
b) usług na rzecz osób trzecich.
Artykuł 230
Zasady mające zastosowanie do JRC(Artykuł 161 rozporządzenia finansowego)
1. Szacunki należności określone w art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego przesyłane są do księgowego w celu zarejestrowania.
2. W przypadku działalności prowadzonej przez JRC na rzecz stron trzecich, która obejmuje zamówienia publiczne, procedura przetargowa odpowiada zasadom przejrzystości i równości traktowania.
TYTUŁ III
(TYTUŁ IV ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)
DZIAŁANIA ZEWNĘTRZNE
ROZDZIAŁ I
POSTANOWIENIA OGÓLNE
Artykuł 231
Działania, które mogą być finansowane(Artykuł 162 rozporządzenia finansowego)
Środki na działania określone w części drugiej rozdział 1 tytuł IV rozporządzenia finansowego mogą, w szczególności, finansować umowy w ramach zamówienia publicznego, dotacje, włączając subsydia na spłatę odsetek, pożyczki szczególne, gwarancje kredytowe i pomoc finansową, wsparcie budżetowe i inne szczególne formy pomocy budżetowej.
ROZDZIAŁ 2
Realizacja działań
Artykuł 232
Umowa w sprawie finansowania w zarządzaniu scentralizowanym(Artykuł 166 rozporządzenia finansowego)
1. Przed zawarciem umowy w sprawie finansowania działań, które mają być przedmiotem zarządzania zdecentralizowanego, właściwy intendent zapewnia, poprzez dokumenty i kontrole na miejscu, że system zarządzania, ustanowiony przez państwo trzecie będące beneficjentem, w celu zarządzania funduszami wspólnotowymi, odpowiada art. 164 ust. 1 rozporządzenia finansowego.
2. Każda umowa w sprawie finansowania zawarta w kontekście zarządzania zdecentralizowanego, w pełni lub częściowo w zależności od uzgodnionego stopnia decentralizacji, wyraźnie ustanawia przepisy:
a) zapewnienia zgodności z kryteriami ustanowionymi w art. 164 ust. 1 rozporządzenia finansowego;
b) określające, że, w przypadku gdy minimalne kryteria ustanowione w art. 164 ust. 1 rozporządzenia finansowego przestają być spełniane, Komisja może zawiesić wykonanie umowy;
c) definiujące procedurę odwrotnego rozliczenia rachunków, przewidzianą w art. 53 ust. 5 rozporządzenia finansowego, która może zostać zastosowana w celu określenia odpowiedzialności państwa trzeciego;
d) ustanawiające mechanizmy korekty finansowej określone w art. 53 ust. 5 rozporządzenia finansowego i określone w art. 42, w szczególności, jeżeli chodzi o zwrot przez potrącenie.
Artykuł 233
Pożyczki szczególne(Artykuł 166 rozporządzenia finansowego)
Umowa pożyczki sporządzana jest między Komisją, działającą w imieniu Wspólnoty, a pożyczkobiorcą w kwestii wszelkich projektów inwestycyjnych finansowanych przez pożyczkę szczególną.
Artykuł 234
Konta bankowe(Artykuł 166 rozporządzenia finansowego)
1. Dla płatności w walucie Państwa przyjmującego konta denominowane w EUR otwierane są przez instytucję finansową w kraju przyjmującym w imieniu Komisji lub, w drodze wspólnego porozumienia, w imieniu strony przyjmującej. Tytuły tych kont umożliwiają określenie funduszy, których to dotyczy.
2. Konta określone w ust. 1 są subwencjonowane w celu spełnienia faktycznych potrzeb gotówkowych. Przelewy dokonywane są w EUR i przeliczane, w miarę potrzeby, na walutę państwa przyjmującego, w momencie i po okresie należności płatności, zgodnie z art. 7 i 8.
ROZDZIAŁ 3
Zamówienia
Artykuł 235
Wynajem budynków(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
Jedyne zamówienia dotyczące budynków, które mogą być finansowane z operacyjnych środków przyznanych na działania zewnętrzne to te, odnoszące się do wynajmu budynków już zbudowanych w chwili podpisywania najmu. Zamówienia te są publikowane, jak ustanowiono w art. 119.
Artykuł 236
Definicje(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na usługi obejmują zamówienia na pomoc naukową i techniczną.
Zamówienie na badania jest zamówieniem na usługi, zawartym między dostawcą a instytucją zamawiającą, która obejmuje badania w celu określenia i przygotowania projektów, analizę możliwości wykonania, badania gospodarcze i rynkowe badania techniczne i kontrole.
Zamówienie na pomoc techniczną jest zamówieniem, na podstawie którego dostawca jest wezwany do pełnienia roli doradczej, do zarządzania lub nadzorowania projektu lub do zapewnienia konsultantów, określonych w umowie.
2. W przypadku gdy państwo trzecie posiada wykwalifikowaną kadrę zarządzającą w swoich departamentach lub podmiotach z udziałem sektora publicznego, zamówienia mogą być wykonywane bezpośrednio przez te departamenty lub podmioty przez bezpośrednią robociznę.
Artykuł 237
Przepisy szczególne odnoszące się do progów i uzgodnienia dotyczące udzielania zamówień zewnętrznych(Artykuł 167 ust. 1 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego)
1. Artykuły 118-121, z wyjątkiem definicji, art. 122 ust. 3 i 4, art. 123, 126-129, art. 131 ust. 3-6, art. 139 ust. 2, art. 140-146, art. 148 i art. 151 i 152 nie mają zastosowania do umów w ramach zamówienia, zawartych w imieniu instytucji zamawiających określonych w art. 167 ust. 1 lit. a) i b) rozporządzenia finansowego.
Wykonanie przepisów dotyczących zamówień na podstawie niniejszego rozdziału zależne jest od decyzji Komisji.
2. W przypadku niezastosowania procedur określonych w ust. 1 wydatki na operacje, których to dotyczy, nie kwalifikują się do finansowania przez Wspólnotę.
3. Zamówienia udzielone w odniesieniu do pomocy żywnościowej objęte są przepisami szczególnymi rozporządzenia Komisji (WE) nr 2519/97 [21].
4. Niniejszy rozdział nie ma zastosowania do instytucji zamawiających określonych w art. 167 ust. 1 lit. b) rozporządzenia finansowego, w przypadku gdy, po przeprowadzeniu kontroli określonych w art. 35, Komisja upoważniła je do zastosowania ich własnych procedur przetargowych na podstawie zarządzania zdecentralizowanego.
Artykuł 238
Zamówienia przez instytucje zamawiające określone w art. 167 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego(Artykuł 167 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego)
1. Przepisy niniejszego rozdziału nie mają zastosowania do zamówień instytucji zamawiających określonych w art. 167 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego.
2. Przepisy niniejszego rozdziału nie mają zastosowania do działań na podstawie rozporządzenia (WE) nr 1257/96.
3. Szczególne procedury przetargowe, stosowane w przypadkach określonych w ust. 1 i 2 zależne są od decyzji Komisji, zgodnie z zasadami określonymi w art. 184.
4. W przypadku niezastosowania procedur określonych w ust. 3 wydatki na operacje, których to dotyczy, nie kwalifikują się do finansowania przez Wspólnotę.
Artykuł 239
Ogłaszanie i niedyskryminacja(Artykuł 167 i 168 rozporządzenia finansowego)
Komisja podejmuje niezbędne środki wykonawcze w celu zagwarantowania najszerszego możliwego uczestnictwa, na warunkach równości, w konkurencyjnym przetargu na udzielanie zamówień finansowanych przez Wspólnotę. W tym celu należy zadbać przede wszystkim o:
a) zapewnienie odpowiedniej wcześniejszej publikacji, w rozsądnym czasie, wstępnych ogłoszeń informacyjnych, ogłoszeń o zamówieniu i ogłoszeń o udzieleniu zamówienia;
b) wyeliminowanie wszelkich praktyk dyskryminacyjnych lub specyfikacji technicznych, mogących zakłócić szerokie uczestnictwo na warunkach równości przez wszystkie osoby fizyczne lub prawne określone w art. 168 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 240
Ogłaszanie(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Ogłoszenie wstępne o międzynarodowym zaproszeniu do składania ofert przesyłane jest do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich najwcześniej, jak to możliwe, i w każdym wypadku przed dniem 31 marca każdego roku w odniesieniu do zamówień na dostawy i usługi oraz najszybciej, jak to możliwe, po podjęciu decyzji dopuszczającej program zamówień na roboty budowlane.
2. Do celów niniejszego rozdziału ogłoszenie o zamówieniu publikowane jest:
a) co najmniej w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i na stronie internetowej międzynarodowych zaproszeń do składania ofert;
b) co najmniej w oficjalnym dzienniku Państwa przyjmującego lub jakiejkolwiek innej odpowiadającej publikacji dla lokalnych zaproszeń do składania ofert.
W przypadku gdy ogłoszenie o zamówieniu jest również publikowane lokalnie, musi ono być identyczne z ogłoszeniem publikowanym w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i na stronie internetowej oraz musi być opublikowane równocześnie. Komisja jest odpowiedzialna za publikację w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich i na stronie internetowej. Jeżeli ogłoszenie jest publikowane lokalnie, może to być zrealizowane przez beneficjenta.
3. Ogłoszenie o udzieleniu zamówienia przesyłane jest po podpisaniu umowy.
Artykuł 241
Progi i procedury przetargowe na usługi(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Progi i procedury określone w art. 167 rozporządzenia finansowego ustala się następująco dla zamówień na usługi:
a) dla zamówień o wartości 200000 EUR lub więcej: międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert, w rozumieniu art. 122 ust. 2 lit. b) i art. 240 ust. 2 lit. a);
b) dla zamówień o wartości niższej niż 200000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 3, pod warunkiem że wykorzystanie istniejącej umowy ramowej jest nie możliwe lub nie udało się.
Zamówienia o wartości mniej niż 5000 EUR mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
2. W międzynarodowej procedurze ograniczonej określonej w ust. 1 lit. a) ogłoszenie o zamówieniu określa liczbę kandydatów, którzy będą zaproszeni do składania ofert. Dla zamówień na usługi liczba oferentów mieści się w granicach od czterech do ośmiu. Liczba kandydatów dopuszczonych do składania ofert musi być wystarczająca w celu zapewnienia rzeczywistej konkurencji.
Lista wybranych kandydatów publikowana jest na stronie internetowej Komisji.
3. Na podstawie procedury negocjacyjnej określonej w ust. 1 lit. b) instytucja zamawiająca opracowuje listę co najmniej trzech wybranych dostawców. Procedura dotyczy ograniczonego przetargu konkurencyjnego bez publikacji ogłoszenia i jest znana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna, nieobjęta art. 124.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję konkursową z niezbędnym doświadczeniem technicznym i administracyjnym. Członkowie komisji muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli instytucja zamawiająca nie otrzyma co najmniej trzech ważnych ofert, procedura musi zostać anulowana i wszczęta ponownie.
4. Oferty przesyłane są w paczce lub kopercie zewnętrznej zawierającej dwie oddzielne, zapieczętowane koperty, jedna opatrzona opisem Koperta A - Oferta techniczna, a druga opatrzona opisem Koperta B - Oferta finansowa. Na kopercie zewnętrznej należy zamieścić:
a) adres wskazany w dokumentach przetargowych do przesyłania ofert;
b) odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c) gdzie właściwe, numery części, w odniesieniu do których składana jest oferta;
d) zdanie "Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert", w języku dokumentów przetargowych.
Jeżeli w dokumentach przetargowych przewidywano rozmowy, komisja konkursowa może przeprowadzić rozmowy z głównymi członkami zespołu biegłych, proponowanych w ofertach technicznie możliwych do zaakceptowania, po ustanowieniu pisemnych wniosków tymczasowych i przed ostatecznym zakończeniem oceny ofert technicznych. W takich przypadkach rozmowy z biegłymi prowadzone są przez komisję konkursową, najlepiej wspólnie, jeżeli stanowią oni zespół i w wystarczająco krótkich odstępach, aby umożliwić dokonanie porównań. Rozmowy prowadzone są zgodnie ze standardowym wzorem uzgodnionym z wyprzedzeniem przez komisję konkursową i stosowanym do wszystkich biegłych lub zespołów wezwanych na rozmowy. O dacie i godzinie rozmów należy powiadomić oferentów co najmniej dziesięć dni kalendarzowych wcześniej. W przypadku działania siły wyższej, niepozwalającej oferentowi stawienia się na rozmowę, należy przesłać oferentowi nowy termin i godzinę.
5. Kryteria udzielenia zamówienia służą do określenia oferty ekonomicznie najbardziej korzystnej.
Oferta ekonomicznie najbardziej korzystna wybierana jest przy użyciu wskaźnika podziału 80/20 między jakością techniczną a ceną. W tym celu:
a) wynik uzyskany przez oferty techniczne mnożony jest przez 0,80;
b) wynik uzyskany przez oferty finansowe mnożony jest przez 0,20.
Artykuł 242
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Dla zamówień na usługi instytucje zamawiające mogą stosować procedurę negocjacyjną z jedną ofertą, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, w następujących przypadkach:
a) jeżeli, ze szczególnie nagłych przyczyn, wynikających z wydarzeń, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które w żaden sposób nie były od nich zależne, termin dla procedur określonych w art. 91 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego nie może zostać dotrzymany;
b) jeżeli usługi są powierzone organom sektora publicznego lub instytucjom nienastawionym na zysk lub stowarzyszeniom oraz odnoszą się do działań natury instytucjonalnej lub ukierunkowane są na zapewnienie pomocy ludziom w obszarze działań socjalnych;
c) dla usług, które są rozszerzeniem usług już rozpoczętych, będących przedmiotem warunków ustanowionych w ust. 2;
d) jeżeli procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy, jeżeli nie otrzymano wartościowej oferty pod względem ilościowym i/lub finansowym, w którym to przypadku, po anulowaniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami, spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że początkowe warunki zamówienia nie zostały zmienione w znaczny sposób;
e) jeżeli po danym zamówieniu następuje konkurs i musi on, na podstawie stosowanych zasad, być przyznany zwycięskiemu kandydatowi lub jednemu ze zwycięskich kandydatów, w którym to przypadku wszyscy zwycięzcy kandydaci zapraszani są do uczestniczenia w negocjacjach;
f) jeżeli, z przyczyn technicznych lub z przyczyn związanych z ochroną praw wyłącznych, zamówienie może zostać udzielone wyłącznie jednemu usługodawcy.
Do celów lit. a) akapit pierwszy operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych określonych w art. 168 ust. 2 uznane są za spełniające warunki szczególnej nagłości. Intendent delegowany, gdzie stosowne, w uzgodnieniu z innymi intendentami delegowanymi, których to dotyczy, ustanawia, że sytuacje szczególnej nagłości mają miejsce i dokonuje przeglądu swojej decyzji regularnie, w odniesieniu do zasady należytego zarządzania finansami.
2. Usługi, które stanowią rozszerzenie usług już rozpoczętych, jak określono w ust. 1 lit. c), są następujące:
a) usługi dodatkowe nieobjęte podstawowym zamówieniem, ale które, w rezultacie nieprzewidzianych okoliczności, stały się niezbędne dla wykonania zamówienia, pod warunkiem że usługi dodatkowe nie mogą być technicznie i gospodarczo oddzielone od podstawowego zamówienia, bez poważnych niedogodności dla instytucji zamawiającej oraz że łączna kwota usług dodatkowych nie przekracza 50 % wartości podstawowego zamówienia;
b) usługi dodatkowe polegające na powtarzaniu podobnych usług powierzonych wykonawcy, świadczącemu usługi na podstawie pierwszego zamówienia, pod warunkiem że ogłoszenie o zamówieniu zostało opublikowane w odniesieniu do dostawy pierwszej usługi oraz możliwość zastosowania procedury negocjacyjnej na nowe usługi projektu i szacowane koszty zostały wyraźnie wskazane w ogłoszeniu o zamówieniu, opublikowanym w odniesieniu do pierwszej usługi.
Pojedyncze rozszerzenie zamówienia możliwe jest w odniesieniu do wartości i czasu trwania równych maksymalnie wartości i czasowi trwania zamówienia początkowego.
Artykuł 243
Progi i procedury przetargowe na dostawy(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Progi i procedury określone w art. 167 rozporządzenia finansowego ustala się następująco dla zamówień na dostawy:
a) dla zamówień o wartości 150000 EUR lub więcej: międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 lit. a) i art. 240 ust. 2 lit. a);
b) dla zamówień o wartości 30000 EUR lub więcej, ale nie mniej niż 150000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 lit. a) i art. 240 ust. 2 lit. b);
c) dla zamówień o wartości mniejszej niż 30000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2.
Zamówienia o wartości mniejszej niż 5000 EUR mogą być udzielane na podstawie jednej oferty.
2. Na podstawie procedury negocjacyjnej określonej w ust. 1 lit. c) instytucja zamawiająca opracowuje listę co najmniej trzech wybranych dostawców. Procedura dotyczy ograniczonych przetargów konkurencyjnych, bez publikacji ogłoszenia i jest określana jako konkurencyjna procedura negocjacyjna, nieobjęta art. 124.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję konkursową z niezbędnym doświadczeniem technicznym i administracyjnym. Członkowie komisji konkursowej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli instytucja zamawiająca nie otrzyma co najmniej trzech ważnych ofert, procedura musi zostać anulowana i rozpoczęta ponownie.
3. Każda oferta techniczna i finansowa musi być umieszczona w jednej zapieczętowanej kopercie, a następnie umieszczona w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie wewnętrznej należy zamieścić:
a) adres wskazany w dokumentach przetargowych do składania ofert;
b) odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c) gdzie stosowne, numery części, w odniesieniu do których oferta jest składana;
d) zdanie "Nie otwierać przez sesją otwierania ofert", w języku dokumentów przetargowych.
W miejscu i w czasie, określonym w dokumentach przetargowych, oferty otwierane są publicznie przez komitet oceniający. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert, nazwiska oferentów, podane ceny, zapewnienie niezbędnych gwarancji i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe, muszą zostać ogłoszone.
4. W przypadku zamówienia na dostawy, nieobejmującego usług posprzedażnych, jedynym kryterium udzielenia jest cena.
W przypadku gdy oferty usług posprzedażnych lub szkoleń są szczególnie znaczące, oferta ekonomicznie najbardzej korzystna zostaje wybrana, z należytym uwzględnieniem jakości technicznej oferowanej usługi i podanej ceny.
Artykuł 244
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na usługi(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na dostawy mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z jednym oferentem, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, w następujących przypadkach:
a) jeżeli, w wyjątkowo nagłych przypadkach spowodowanych wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które są od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur określonych w art. 91 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego nie może być dotrzymany;
b) w przypadku uzasadnienia charakterem lub cechami szczególnymi dostaw, na przykład, jeżeli wykonanie zamówienia jest zarezerwowane wyłącznie dla posiadaczy patentów lub licencji pozwalających na używanie patentów;
c) dla dodatkowych dostaw, przeznaczonych jako częściowe zastąpienie normalnych dostaw lub instalacji lub jako rozszerzenie istniejących dostaw lub instalacji, jeżeli zmiana dostawcy zmuszałaby instytucję zamawiającą do nabycia sprzętu mającego inne cechy techniczne, powodujące niekompatybilność lub nieproporcjonalne trudności techniczne w funkcjonowaniu i konserwacji;
d) w przypadku gdy procedura przetargowa się nie powiodła, to znaczy w przypadku gdy nie otrzymano oferty wartościowej pod względem ilościowym lub finansowym. W takich przypadkach, po anulowaniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami, spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że początkowe warunki zamówienia nie zostały zmienione w znaczny sposób.
2. Do celów ust. 1 lit. a), operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych określonych w art. 168 ust. 2 uznane są za spełniające warunki szczególnej nagłości. Intendent delegowany, tam gdzie jest to stosowne, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi intendentami delegowanymi, ustanawia, że sytuacje szczególnej nagłości mają miejsce i dokonuje przeglądu swojej decyzji regularnie, w odniesieniu do zasady należytego zarządzania finansami.
Artykuł 245
Progi i procedury przyznawania zamówień na roboty(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Progi i procedury określone w art. 167 rozporządzenia finansowego ustala się następująco dla zamówień na roboty:
a) dla zamówień o wartości 5000000 EUR i więcej:
i) z reguły, międzynarodowe otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 lit. a) i art. 240 ust. 2 lit. a);
ii) w sytuacjach wyjątkowych, ze względu na cechy niektórych robót i po uzgodnieniu z Komisją, międzynarodowe ograniczone zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 lit. b) i art. 240 ust. 2 lit. a);
b) dla zamówień o wartości 300000 EUR lub więcej, ale mniej niż 5000000 EUR: lokalne otwarte zaproszenie do składania ofert w rozumieniu art. 122 ust. 2 lit. b) i art. 240 ust. 2 lit. a);
c) dla zamówień o wartości mniejszej niż 300000 EUR: konkurencyjna procedura negocjacyjna w rozumieniu ust. 2;
Zamówienia o wartości mniejszej niż 5000 EUR mogą być przyznawane na podstawie jednej oferty.
2. Zgodnie z procedurą negocjacyjną określoną w ust. 1 lit. c) instytucja zamawiająca opracowuje listę co najmniej trzech wybranych oferentów. Procedura obejmuje ograniczony przetarg konkurencyjny, bez publikowania ogłoszenia i określana jest jako konkurencyjna procedura negocjacyjna, nieobjęta art. 124.
Oferty są otwierane i oceniane przez komisję konkursową z niezbędnym doświadczeniem technicznym i administracyjnym. Członkowie komisji konkursowej muszą podpisać oświadczenie o bezstronności.
Jeżeli instytucja zamawiająca nie otrzyma co najmniej trzech ważnych ofert, procedura musi zostać odwołana i rozpoczęta ponownie.
3. Kryteria wyboru obejmują zdolność oferenta do zrealizowania podobnych zamówień, w szczególności przez odniesienie do robót wykonanych w ostatnich latach. W przypadku dokonywania selekcji w ten sposób i ze względu na to, że oferty niedopuszczalne zostały już wyeliminowane, jedynym kryterium wyboru jest cena.
4. Każda oferta techniczna i finansowa musi zostać umieszczona w oddzielnej, zapieczętowanej kopercie, a następnie umieszczona w paczce lub kopercie zewnętrznej. Na kopercie zewnętrznej należy umieścić:
a) adres wskazany w dokumentach przetargowych do przesyłania ofert;
b) odniesienie do zaproszenia do składania ofert, na które odpowiada oferent;
c) gdzie właściwe, numery części w odniesieniu do których składana jest oferta;
d) zdanie "Nie otwierać przed sesją otwarcia ofert", w języku dokumentów przetargowych.
W miejscu i w czasie, określonym w dokumentach przetargowych, oferty otwierane są publicznie przez komitet oceniający. W trakcie publicznej sesji otwierania ofert nazwiska oferentów, podane ceny, zapewnienie niezbędnych gwarancji i inne formalności, jakie instytucja zamawiająca uzna za właściwe, muszą zostać ogłoszone
Artykuł 246
Wykorzystanie procedury negocjacyjnej do zamówień na roboty budowlane(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Zamówienia na roboty budowlane mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej z jedną ofertą, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, w następujących przypadkach:
a) jeżeli w wyjątkowo nagłych przypadkach spowodowanych wydarzeniami, których instytucje zamawiające nie mogły przewidzieć i które są od nich całkowicie niezależne, termin dla procedur określonych w art. 91 ust. 1 lit. a), b) i c) rozporządzenia finansowego nie może być dotrzymany;
b) dla robót dodatkowych, nieobjętych zawartym zamówieniem wstępnym, ale które z uwagi na nieprzewidziane okoliczności stały się niezbędne do wykonania robót budowlanych, w nich opisanych, na podstawie warunków ustanowionych w ust. 2;
c) w przypadku gdy procedura przetargowa nie powiodła się, to znaczy, jeżeli nie otrzymano oferty wartościowej pod względem jakościowym lub finansowym. W takich przypadkach, po anulowaniu procedury przetargowej, instytucja zamawiająca może negocjować z jednym lub wieloma wybranymi oferentami, spośród tych, którzy wzięli udział w zaproszeniu do składania ofert, pod warunkiem że początkowe warunki zamówienia nie zostały w znacznym stopniu zmienione.
Do celów lit. a) akapit pierwszy operacje prowadzone w sytuacjach kryzysowych określonych w art. 168 ust. 2 uznane są za spełniające warunki szczególnej nagłości. Intendent delegowany, tam gdzie jest to stosowne, w uzgodnieniu z innymi zainteresowanymi intendentami delegowanymi, ustanawia, że sytuacje szczególnej nagłości mają miejsce i dokonuje przeglądu swojej decyzji regularnie, w odniesieniu do zasady należytego zarządzania finansami.
2. Roboty dodatkowe określone w ust. 1 lit. b) przyznawane są wykonawcy już wykonującemu roboty:
a) jeżeli robót tych nie można oddzielić od głównego zamówienia z przyczyn technicznych lub gospodarczych bez poważnych trudności dla zamawiającego; lub
b) gdy roboty te mogą być oddzielone od realizacji pierwotnego zamówienia, lecz są bezwarunkowo konieczne dla jego zakończenia;
c) gdy łączna wartość zamówień na dodatkowe roboty nie może przekraczać 50 % wartości zamówienia głównego.
Artykuł 247
Zastosowanie procedury negocjacyjnej do zamówień dotyczących budynków(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
Zamówienia dotyczące budynków określone w art. 235 mogą być udzielane w drodze procedury negocjacyjnej, po sprawdzeniu rynku lokalnego i po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą.
Artykuł 248
Wybór procedury przetargowej w odniesieniu do zamówień mieszanych(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
W przypadku zamówień obejmujących zarówno świadczenie usług, jak i dostawy towarów lub realizację robót, po uzyskaniu zgody Komisji, jeżeli nie jest ona instytucją zamawiającą, instytucja zamawiająca ustala progi i procedury stosowane przez odniesienie do przedmiotu dominującego zamówienia, ocenianego na podstawie względnej wartości i znaczenia operacyjnego różnych części składowych zamówienia.
Artykuł 249
Dokumenty przetargowe(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Dokumenty przetargowe określone w art. 130 sporządzane są w oparciu o najlepsze praktyki międzynarodowe i zgodnie z przepisami niniejszego rozdziału, dotyczącymi ogłaszania i kontaktów między instytucją zamawiającą a oferentami.
2. Dla zamówień na usługi dokumentacja oferty musi zawierać następujące dokumenty:
a) instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
i) rodzaj zamówienia;
ii) kryteria przyznawania i wskaźniki korygujące;
iii) możliwość prowadzenia rozmów i ich harmonogram;
iv) informacje o tym, czy dozwolone są różne warianty;
v) dopuszczona część, która może być zlecona podwykonawcom;
vi) maksymalny dostępny budżet na zamówienie;
vii) waluta ofert;
b) lista wybranych kandydatów (uwzględniająca zakaz stowarzyszania się);
c) ogólne warunki zamówień na usługi;
d) warunki specyficzne, które podkreślają, uzupełniają lub odstępują od warunków ogólnych;
e) zakres uprawnień, wskazujący planowany harmonogram projektu i terminy, począwszy od których planuje się, że biegli muszą być dostępni;
f) zestawienie cen;
g) forma oferty;
h) forma zamówienia;
i) gwarancja bankowa lub podobna forma gwarancji na płatność płatności finansowanych z góry.
3. Dla zamówień na dostawy dokumentacja oferty musi zawierać następujące dokumenty:
a) instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
i) kryteria wyboru i przyznawania;
ii) informacje o tym, czy dopuszczone są różne warianty;
iii) walutę ofert;
b) ogólne warunki zamówień na dostawy;
c) warunki specyficzne, które podkreślają, uzupełniają lub odstępują od warunków ogólnych;
d) załącznik techniczny, zawierający plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram realizacji zamówienia;
e) zestawienie cen;
f) forma przetargu;
g) forma zamówienia;
h) gwarancja bankowa lub podobna forma gwarancji na:
i) ofertę;
ii) płatność zaliczek; oraz
iii) właściwą realizację.
4. Dla zamówień na roboty budowlane dokumentacja oferty musi zawierać następujące dokumenty:
a) instrukcje dla oferentów, które muszą zawierać:
i) kryteria wyboru i przyznawania;
ii) informacje, czy dopuszczalne są różne warianty; oraz
iii) walutę ofert;
b) ogólne warunki zamówień na roboty budowlane;
c) warunki specyficzne, które podkreślają, uzupełniają lub odstępują od ogólnych warunków;
d) załączniki techniczne zawierające plany, specyfikacje techniczne i planowany harmonogram realizacji zamówienia;
e) zestawienie cen i podział cen;
f) forma oferty;
g) forma zamówienia;
h) gwarancja bankowa lub inna forma gwarancji na:
i) ofertę;
ii) płatność zaliczek;
iii) właściwe wykonanie.
5. W przypadku sprzeczności warunki specyficzne określone w ust. 2 lit. d), ust. 3 lit. c) i ust. 4 lit. c) przeważają nad warunkami ogólnymi.
Artykuł 250
Gwarancje(Artykuł 102 i 167 rozporządzenia finansowego)
1. W drodze odstępstwa od przepisów art. 150 wcześniejsze gwarancje są denominowane w EUR lub w walucie zamówienia, której dotyczą.
2. Instytucja zamawiająca może zażądać gwarancji oferty, w rozumieniu niniejszego rozdziału, stanowiącej 1 %-2 % całkowitej wartości zamówienia na dostawy lub zamówienia na roboty budowlane; jest ona zgodna z przepisami art. 150. Podlega ona zwróceniu w momencie udzielenia zamówienia. Zostaje ona zatrzymana, jeżeli oferta złożona przed ostatecznym terminem składania ofert zostaje następnie wycofana.
3. Gwarancja jest wymagana w zamian za płatności finansowanych z góry, przekraczające 150000 EUR Jest ona zwracana w trakcie lub po odliczeniu płatności finansowanych z góry od płatności zaliczkowych lub płatności sald, dokonanych na rzecz wykonawcy zgodnie z warunkami zamówienia.
4. Gwarancja na realizację dostarczona zostaje przez oferenta w chwili podpisania zamówień na dostawy i roboty budowlane na kwotę określoną w dokumentacji oferty, odpowiadająca maksymalnie 10 % całkowitej wartości zamówienia. Pozostaje to ważne co najmniej do ostatecznego zaakceptowania dostaw lub robót. Jeżeli zamówienie nie jest właściwie zrealizowane, całość gwarancji zostaje zatrzymana.
Artykuł 251
Terminy procedur(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Oferty muszą dotrzeć do instytucji zamawiającej na adres i nie później niż do dnia i godziny umieszczonej w zaproszeniu do składania ofert. Termin przyjmowania ofert i wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, przewidziany przez instytucje zamawiające, jest wystarczająco długi, aby umożliwić zainteresowanym stronom rozsądny i właściwy okres na przygotowanie i złożenie ofert.
W kwestii zamówień na usługi minimalny okres między datą wysyłki listu z zaproszeniem do składania ofert a ostatecznym terminem składania ofert wynosi pięćdziesiąt dni. Jednakże w nagłych przypadkach i z wcześniejszym zezwoleniem Komisji inne terminy mogą być dopuszczone.
2. Oferenci mogą składać zapytania w formie pisemnej nie później dwadzieścia jeden dni przed terminem zakończenia przyjmowania ofert. Instytucja zamawiająca zapewnia odpowiedzi na te pytania nie później niż jedenaście dni przed terminem końcowym składania ofert.
3. W międzynarodowych procedurach ograniczonych terminy przyjmowania ofert są nie krótsze niż trzydzieści dni od dnia opublikowania ogłoszenia o zamówieniu. Okres między datą przesłania listu zawierającego zaproszenie do składania ofert a ostatecznym terminem przyjmowania ofert jest nie krótszy niż pięćdziesiąt dni. Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach i z uprzednim zezwoleniem Komisji inne terminy mogą być dopuszczone.
4. W międzynarodowych procedurach otwartych terminy przyjmowania ofert, począwszy od dnia, w którym przesłano ogłoszenie o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:
a) 90 dni w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane,
b) 60 dni w odniesieniu do zamówienia na dostawy.
Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach i z uprzednim zezwoleniem Komisji inne terminy mogą być dopuszczone.
5. W lokalnych procedurach otwartych terminy przyjmowania ofert, począwszy od dnia publikacji ogłoszenia o zamówieniu, wynoszą przynajmniej:
a) 60 dni w odniesieniu do zamówienia na roboty budowlane;
b) 30 dni w odniesieniu do zamówienia na dostawy.
Jednakże w niektórych wyjątkowych przypadkach i z uprzednim zezwoleniem Komisji inne terminy mogą być dopuszczone.
6. Dla konkurencyjnych procedur negocjacyjnych określonych w art. 241 ust. 1 lit. b), art. 243 ust. 1 lit. c) i art. 245 ust. 1 lit. c) kandydatom należy zapewnić co najmniej trzydzieści dni od daty wysyłki listu zawierającego zaproszenie do składania ofert na złożenie ofert.
7. Dla zamówień na roboty budowlane okres ważności ofert wynosi dziewięćdziesiąt dni kalendarzowych od ostatecznego terminu składania ofert. W wyjątkowych przypadkach, przed wygaśnięciem okresu ważności, instytucja zamawiająca może zwrócić się do oferentów o przedłużenie okresu o konkretną liczbę dni do nie więcej niż czterdziestu dni kalendarzowych. Oferent, którego oferta zostaje wybrana, musi zachować ważność oferty na kolejne sześćdziesiąt dni kalendarzowych, od dnia zawiadomienia o udzieleniu zamówienia.
8. Dla zamówień na dostawy okres ważności ofert wynosi dziewięćdziesiąt dni kalendarzowych od ostatecznego terminu składania ofert. W wyjątkowych przypadkach, przed wygaśnięciem okresu ważności, instytucja zamawiająca może zwrócić się do oferentów o przedłużenie tego okresu o konkretną liczbę dni, do nie więcej niż czterdziestu dni kalendarzowych. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, musi zachować ważność oferty na kolejne sześćdziesiąt dni kalendarzowych od dnia zawiadomienia o udzieleniu zamówienia.
9. Dla zamówień na roboty budowlane okres ważności ofert wynosi dziewięćdziesiąt dni kalendarzowych, od ostatecznego terminu składania ofert. W wyjątkowych przypadkach, przed wygaśnięciem okresu ważności, instytucja zamawiająca może zwrócić się do oferentów o przedłużenie tego okresu o konkretną liczbę dni, do nie więcej niż czterdziestu dni kalendarzowych. Oferent, którego oferta zostanie wybrana, musi zachować ważność oferty na kolejne sześćdziesiąt dni kalendarzowych od dnia zawiadomienia o udzieleniu zamówienia.
10. Terminy określone w ust. 1-9 wyrażone są w dniach kalendarzowych.
Artykuł 252
Komitet oceniający(Artykuł 167 rozporządzenia finansowego)
1. Wszystkie wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu i oferty uznane za spełniające wymogi są oceniane i porządkowane przez komitet oceniający na zasadzie kryteriów wyłączenia, wyboru i przyznawania, ogłoszonych z wyprzedzeniem. Komitet składa się z nieparzystej liczby członków, co najmniej trzech, z niezbędnym doświadczeniem technicznym i administracyjnym do oceniania ofert.
2. Jeżeli Komisja nie jest instytucją zamawiającą, musi ona być systematycznie informowana. Komisja jest zawsze zapraszana w charakterze obserwatora na otwarcie i ocenę ofert oraz otrzymuje kopię każdej z ofert. Instytucja zamawiająca przesyła Komisji, w celu uzyskania jej zgody, wyniki oceny ofert i propozycję udzielenia zamówienia. Po uzyskaniu zgody zamówienia są podpisywane i przesyłane Komisji.
3. Oferty, które nie zawierają podstawowych elementów wymaganych w dokumentach przetargowych lub które nie odpowiadają szczególnym określonym wymaganiom, są eliminowane.
4. W przypadku nienormalnie niskich ofert określonych w art. 139 Komisja zwraca się z prośbą o niezbędne wyjaśnienia, dotyczące składu oferty.
ROZDZIAŁ 4
Dotacje
Artykuł 253
Pełne finansowanie(Artykuł 169 rozporządzenia finansowego)
1. W drodze odstępstwa od wymogu współfinansowania w związku z dotacjami określonymi w art. 109 rozporządzenia finansowego finansowanie działań w pełni może zostać dopuszczone w następujących przypadkach, z wyjątkiem wypadków zabronionych przez akt podstawowy:
a) pomoc humanitarna, włączając pomoc dla uchodźców, wysiedleńców, rehabilitację i unieszkodliwianie min;
b) pomoc w sytuacjach kryzysowych, w rozumieniu art. 168 ust. 2;
c) działania na rzecz ochrony zdrowia i praw podstawowych ludności;
d) działania wynikające z wykonania umów w sprawie finansowania z państwami trzecimi lub działania z organizacjami międzynarodowymi w rozumieniu art. 43.
2. Należy podać uzasadnienie decyzji dotyczącej przyznania, odnoszącej się do danych działań w przypadku wszelkich odstępstw od wymogu finansowania, jak przewiduje ust. 1.
Intendent musi być w stanie wykazać, że pełnie finansowanie jest niezbędne do przeprowadzenia danego działania.
ROZDZIAŁ 5
Konta zaliczkowe i spisy
Artykuł 254
Tworzenie kont zaliczkowych(Artykuł 63 rozporządzenia finansowego)
Do celów płatności z tytułu niektórych rodzajów wydatków można utworzyć jedno lub więcej kont zaliczkowych dla każdej jednostki miejscowej spoza Wspólnoty zgodnie z art. 63 rozporządzenia finansowego. Jednostkę lokalną stanowi na przykład delegacja Wspólnoty, biuro lub filia biura w państwie trzecim.
Decyzja ustanawiająca takie konta zaliczkowe określa warunki ich obsługi zgodnie z art. 67 i na podstawie szczególnych potrzeb jednostki lokalnej.
Artykuł 255
Osoby uprawnione do administrowania rachunkami(Artykuł 62 rozporządzenia finansowego)
Każda instytucja określa warunki, zgodnie z którymi pracownicy, jakich wyznacza i uprawnia do administrowania rachunkami w jednostkach lokalnych określonych w art. 254, są uprawnieni do podania nazwisk i wzorów podpisów lokalnym instytucjom finansowym.
Artykuł 256
Spis i ogłoszenia o sprzedaży(Artykuł 138 rozporządzenia finansowego)
1. W przypadku delegacji stałe spisy mienia ruchomego należącego do Wspólnot prowadzi się na miejscu. Należy regularnie przesyłać je do centralnych departamentów zgodnie z zasadami przyjętymi przez każdą instytucję.
Mienie ruchome będące w przewozie do delegacji wpisuje się do wykazu tymczasowego przed wprowadzeniem go do stałych spisów inwentarza.
2. Uzgodnienia dotyczące sprzedaży mienia ruchomego delegatur są zgodne z praktykami lokalnymi.
TYTUŁ IV
(TYTUŁ V ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)
URZĘDY EUROPEJSKIE
Artykuł 257
Zakres(Artykuł 171 rozporządzenia finansowego)
Urzędy określone w art. 171 rozporządzenia finansowego są następujące:
a) Urząd Oficjalnych Publikacji;
b) Europejskie Biuro ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych;
c) Urząd Doboru Kadr Wspólnot Europejskich;
d) Urząd Administrowania i Wypłacania Należności Indywidualnych;
e) Urząd Infrastruktury i Logistyki w Brukseli oraz Urząd Infrastruktury i Logistyki w Luksemburgu.
Jedna lub więcej instytucji może założyć dodatkowe urzędy, pod warunkiem że jest to uzasadnione analizą kosztów i korzyści i gwarancją przejrzystości wspólnotowego działania.
Artykuł 258
Szczególne zasady dla Urzędu Oficjalnych Publikacji(Artykuł 171 rozporządzenia finansowego)
W odniesieniu do Urzędu Oficjalnych Publikacji każda instytucja utrzymuje uprawnienia do zatwierdzania wydatków poniesionych na środki przyznane na publikację wszystkich prac, powierzonych organom zewnętrznym przez Urząd. Wpływy pieniężne netto ze sprzedaży publikacji są wykorzystywane ponownie jako przyznany dochód przez instytucję, która jest autorem publikacji, zgodnie z art. 18 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 259
Przekazanie niektórych zadań przez księgowego(Artykuł 172 rozporządzenia finansowego)
Księgowy Komisji, działający na wniosek Komitetu Zarządzającego danego urzędu, może przekazać pracownikowi urzędu niektóre ze swoich zadań, odnoszące się do ściągania dochodów i płatności wydatków zrealizowanych bezpośrednio przez urząd, którego to dotyczy.
Artykuł 260
Skarb - rachunki bankowe(Artykuł 172 rozporządzenia finansowego)
W celu spełnienia potrzeb gotówkowych urzędu międzyinstytucjonalnego rachunki bankowe lub rachunki żyra pocztowego mogą być otwierane w jego imieniu przez Komisję, działającą na wniosek Komitetu Zarządzającego.
Rachunki zasilane są regularnie przez dokonane wypłaty przez Komisję po otrzymaniu wezwania o fundusze od danego urzędu. Płatności te nie mogą przekroczyć całkowitej kwoty środków przyznanych, wpisanych w tym celu do budżetu Komisji na bieżący rok.
Ostateczna pozycja środków pieniężnych na każdy rok jest uzgadniana i dostosowywana między danym urzędem a Komisją pod koniec roku budżetowego.
Artykuł 261
Przepisy wykonawcze(Artykuł 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego)
Przepisy wykonawcze ustanowione przez Komitet Zarządzający każdego urzędu zgodnie z art. 175 ust. 1 rozporządzenia finansowego są całkowicie zgodne z niniejszym rozporządzeniem.
TYTUŁ V
(TYTUŁ VI ROZPORZĄDZENIA FINANSOWEGO)
ŚRODKI ADMINISTRACYJNE
Artykuł 262
Zakres(Artykuł 177 rozporządzenia finansowego)
Środki administracyjne objęte niniejszym tytułem to środki określone w art. 27.
Artykuł 263
Budynki(Artykuł 179 ust. 3 rozporządzenia finansowego)
Przed zawarciem zamówień określonych w art. 179 ust. 3 rozporządzenia finansowego każda instytucja przekazuje władzy budżetowej zawiadomienie zawierające wszystkie istotne informacje dotyczące planowanych operacji, kosztów budżetowych na bieżący rok budżetowy oraz na przyszłe lata, uzgodnienia w kwestii zasady należytego zarządzania finansami i jej wpływu na perspektywę finansową.
Instytucja, której to dotyczy, jednocześnie powiadamia władzę budżetową o harmonogramie projektów budowlanych.
Artykuł 264
Gwarancje wynajmu(Artykuł 177 rozporządzenia finansowego)
Gwarancje wynajmu dostarczone przez Komisję przyjmują formę gwarancji bankowej lub depozytu na zablokowanym rachunku bankowym w imieniu Komisji i finansującego, denominowanego w EUR, z wyjątkiem właściwie umotywowanych przypadków.
Artykuł 265
Zaliczki dla pracowników i członków instytucji(Artykuł 177 rozporządzenia finansowego)
Zaliczki mogą być wypłacane, zgodnie z warunkami ustanowionymi w regulaminie pracowniczym, pracownikom i członkom instytucji.
CZĘŚĆ TRZECIA
POSTANOWIENIA PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
TYTUŁ I
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE
Artykuł 266
Transfer środków przyznanych na badania(Artykuł 160 rozporządzenia finansowego)
Dla działań bezpośrednich i pośrednich w dziedzinie badań określonych w art. 229 ust. 2-5, procedura transferu środków przyznanych na rok budżetowy 2003 jest regulowana art. 95 akapit pierwszy i drugi rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r.
Artykuł 267
Likwidacja kont gwarancyjnych
1. Saldo kredytowe konta gwarancyjnego prowadzonego w rachunkach ogólnych w imieniu księgowego lub asystenta księgowego oraz kredytowanego z dodatków specjalnych, przyznanych na podstawie art. 75 rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r. wypłacane jest na rzecz osób zainteresowanych lub osób uprawnionych na podstawie decyzji instytucji, po przyznaniu absolutorium na lata budżetowe 2001 i 2002, zgodnie z opinią księgowego, jeżeli sprawa ta nie dotyczy go osobiście.
2. Saldo kredytowe konta gwarancyjnego prowadzonego na rachunkach ogólnych w imieniu każdego administratora zaliczek i kredytowanego z dodatków specjalnych, przyznanych na podstawie art. 75 rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r., wypłacane jest na rzecz osób, których to dotyczy, lub osób uprawnionych na podstawie zgody odpowiedniego księgowego i intendenta oraz po dokonaniu przez nich sprawdzenia.
3. Konto gwarancyjne kredytowane jest z odsetek odpowiadających rocznej średniej stóp miesięcznych, stosowanych przez Europejski Bank Centralny na jego główne operacje, w EUR, publikowane w serii C Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich, uaktualnionych o likwidację.
Artykuł 268
Konwersja na euro zobowiązań lub szacunków należności sprzed dnia 1 stycznia 2003 r.(Artykuł 16 rozporządzenia finansowego)
Zobowiązania budżetowe i szacunki należności określone w art. 161 ust. 2 rozporządzenia finansowego, dokonane przed dniem 1 stycznia 2003 r. w walucie innej niż euro, obliczane są w euro nie później niż do dnia 1 czerwca 2003 r. według kursu określonego w art. 7, mającego zastosowanie dnia 1 stycznia 2003 r.
Artykuł 269
Zarządzanie zdecentralizowane pomocą przedakcesyjną(Artykuł 53 rozporządzenia finansowego)
W związku z pomocą przedakcesyjną określoną w rozporządzeniu Rady (EWG) nr 3906/89 [22] i rozporządzeniu Rady (WE) nr 555/2000 [23] zasady dotyczące wcześniejszych kontroli, ustanowione w art. 35, nie mają wpływu na zarządzanie zdecentralizowane, już funkcjonujące w krajach kandydujących, których to dotyczy.
TYTUŁ II
PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 270
Organy określone w art. 185 rozporządzenia finansowego(Artykuł 185 rozporządzenia finansowego)
Organy, które faktycznie otrzymują dotacje, poniesione z budżetu wspólnotowego oraz włączone do wykazu sporządzonego przez Komisję i załączonego do wstępnego projektu budżetu na każdy rok budżetowy, podlegają zobowiązaniom określonym w art. 14 ust. 2, art. 46 ust. 1 pkt 3 lit. d) i art. 185 rozporządzenia finansowego.
Artykuł 271
Uaktualnienie progów i kwot
1. Progi i kwoty ustanowione w art. 67, 128, 129, 151, 152, 173, 180, 181, 222 i 226 uaktualniane są co trzy lata, zgodnie ze zmianami indeksu cen towarów konsumpcyjnych we Wspólnocie.
2. Progi określone w art. 157 lit. b) i art. 158 ust. 1 lit. a) i c) wobec umów w ramach zamówienia są dostosowywane co dwa lata, na podstawie art. 7 ust. 1 lit. b) dyrektywy 92/50/EWG, art. 6 ust. 2 lit. a) dyrektywy 93/37/EWG i art. 5 ust. 1 lit. c) dyrektywy 93/36/EWG.
3. Komisja, która ustanawia nowe kwoty i progi zgodnie z harmonogramem i kryteriami, wymienionymi w ust. 1 i 2, powiadamia inne instytucje i publikuje te kwoty i progi w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Artykuł 272
Uchylenie
Rozporządzenie (Euratom, EWWiS, WE) nr 3418/93 traci moc.
Odniesienia do uchylonego rozporządzenia uznaje się za odniesienia do niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 273
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2003 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 23 grudnia 2002 r.