ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 885/2006
z dnia 21 czerwca 2006 r.
ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków EFGR i EFRROW
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1290/2005 z dnia 21 czerwca 2005 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej (1), w szczególności jego art. 42,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W następstwie przyjęcia rozporządzenia (WE) nr 1 290/2005 powinny zostać ustalone nowe szczegółowe zasady w zakresie akredytacji agencji płatniczych i innych jednostek, jak również rozliczenia rachunków Europejskiego Funduszu Gwarancji Rolnej (EFGR) i Europejskiego Funduszu Rolnego Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW). Należy zatem uchylić rozporządzenie Komisji (WE) nr 1663/95 z dnia 7 lipca 1995 r. ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (EWG) nr 729/70 w odniesieniu do procedury rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR (2) i zastąpić je nowym rozporządzeniem
(2)
Agencje płatnicze powinny być akredytowane przez państwa członkowskie, pod warunkiem że spełniają one minimalne kryteria ustanowione na poziomie Wspólnoty. Te kryteria powinny obejmować cztery podstawowe obszary: środowisko wewnętrzne, działania kontrolne, informację i komunikację oraz monitorowanie. Państwa członkowskie powinny mieć swobodę ustanawiania dodatkowych kryteriów akredytacyjnych w celu uwzględnienia, w danym przypadku, specyfiki agencji płatniczej.
(3)
Państwa członkowskie powinny zostać zobowiązane do poddawania swoich agencji płatniczych stałemu nadzorowi oraz do ustanowienia systemu wymiany informacji o ewentualnych przypadkach stwierdzenia braku zgodności z kryteriami. Należy wprowadzić procedurę w celu zajęcia się takimi przypadkami, łącznie z obowiązkiem sporządzenia planu uzupełnienia wszystkich stwierdzonych braków w terminie, który zostanie określony. Wydatki dokonane przez agencje płatnicze, których akredytacja została utrzymana przez ich państwo członkowskie, chociaż nie udało im się wprowadzić takiego planu naprawczego w określonym terminie, powinny zostać poddane procedurze rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
(4)
Należy określić szczegółowe zasady odnoszące się do treści i formy poświadczenia wiarygodności rachunków, o którym mowa w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
(5)
Należy jasno określić rolę jednostki koordynującej, o której mowa w art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, i ustanowić kryteria jej akredytacji.
(6)
W celu zagwarantowania, że sprawozdania i pozwolenia, które mają być wypełniane przez jednostki certyfikujące określone w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, będą przydatne Komisji w ramach procedury rozliczania rachunków, należy wskazać, co mają one zawierać.
(7)
Aby umożliwić Komisji rozliczanie rachunków zgodnie z art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, konieczne jest określenie informacji, jakie mają się znajdować w sprawozdaniach rocznych agencji płatniczych, oraz ustanowienie daty przekazywania Komisji tych sprawozdań i innych istotnych dokumentów. Ponadto należy jasno wskazać okres, w jakim agencje płatnicze są zobowiązane do przechowywania dokumentów potwierdzających wszystkie wydatki i dochody przeznaczone na określony cel do udostępnienia Komisji.
(8)
Ponadto należy wskazać, że ustanowienie formy i treści informacji rachunkowych, jakie mają być przekazywane Komisji przez agencje płatnicze, pozostaje w gestii Komisji. W tym kontekście właściwym jest również włączenie do niniejszego rozporządzenia zasad dotyczących wykorzystania takich informacji rachunkowych, określonych obecnie w rozporządzeniu Komisji (WE) nr 2390/1999 z dnia 25 października 1999 r. ustanawiającym formę i treść informacji rachunkowych, które mają być przekazane Komisji do celów rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR, jak również do celów monitorowania i prognozowania (3). Należy zatem uchylić rozporządzenie (WE) nr 2390/1999.
(9)
Należy ustanowić szczegółowe przepisy zarówno w odniesieniu do procedury rozliczenia finansowego przewidzianej w art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, jak i do procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 wspomnianego rozporządzenia, łącznie z mechanizmem umożliwiającym, w zależności od przypadku, odejmowanie lub dodawanie wynikających kwot do jednej z następnych płatności dokonanych na rzecz państw członkowskich.
(10)
Do celów procedury rozliczenia zgodności rachunków decyzja Komisji 94/442/WE z dnia 1 lipca 1994 r. ustanawiająca procedurę pojednawczą w kontekście rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR) (4) powołała organ pojednawczy i ustanowiła zasady określające jego skład i funkcjonowanie. W celu uproszczenia zasady te powinny zostać włączone do niniejszego rozporządzenia i, w razie potrzeby, dostosowane. Należy zatem uchylić decyzję 94/442/WE.
(11)
Jeśli agencja płatnicza akredytowana w ramach rozporządzenia (WE) nr 1663/95 po dniu 16 października 2006 r. ponosi odpowiedzialność za to, za co nie była odpowiedzialna przed tą datą, zgodnie z kryteriami ustanowionymi w niniejszym rozporządzeniu, konieczna jest nowa akredytacja obejmująca ten zakres odpowiedzialności. W ramach środka przejściowego do dnia 16 października 2007 r. powinna istnieć możliwość dostosowania akredytacji.
(12)
Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Funduszy Rolniczych,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
ROZDZIAŁ 1
AGENCJE PłATNICZE I INNE ORGANY
Artykuł 1
Akredytacja agencji płatniczych
1. Aby agencja płatnicza określona w art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 mogła zostać akredytowana, powinna dysponować strukturą administracyjną i systemem wewnętrznej kontroli, które spełniają kryteria określone w załączniku I do niniejszego rozporządzenia (dalej zwane „kryteriami akredytacyjnymi”) w zakresie:
a)
środowiska wewnętrznego;
b)
działań kontrolnych;
c)
informacji i komunikacji;
d)
monitorowania.
Państwa członkowskie mogą ustanowić dodatkowe kryteria w celu uwzględniania wielkości, zakresu odpowiedzialności i innych szczególnych cech agencji płatniczej.
2. W odniesieniu do każdej agencji płatniczej państwo członkowskie wyznacza organ na poziomie ministerialnym, który jest właściwy do przyznawania i wycofywania akredytacji agencji płatniczej i który jest odpowiedzialny za wykonywanie zadań powierzonych mu na mocy niniejszego rozporządzenia (dalej zwany „właściwym organem”). Państwo członkowskie powiadamia o tym Komisję.
3. Właściwy organ podejmuje decyzję w formie aktu prawnego o akredytacji agencji płatniczej w oparciu o badanie kryteriów akredytacyjnych.
Badanie przeprowadzane jest przez organ niezależny od agencji płatniczej, która wnioskowała o akredytację i obejmuje, w szczególności, badanie ustaleń dotyczących realizacji płatności, zabezpieczenia budżetu Wspólnoty, bezpieczeństwa systemu komputerowego, prowadzenia rejestrów rachunkowych, podziału obowiązków oraz odpowiedniość kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, w związku z transakcjami finansowanymi przez Europejski Fundusz Gwarancji Rolnej (EFGR) i Europejski Fundusz Rolny Rozwoju Obszarów Wiejskich (EFRROW).
4. Jeśli właściwy organ nie jest przekonany o spełnieniu przez agencję płatniczą kryteriów akredytacyjnych, przekazuje on agencji płatniczej zalecenia dotyczące warunków, które powinna spełnić przed udzieleniem jej akredytacji.
Do czasu wprowadzenia wszelkich wymaganych zmian akredytacja może zostać udzielona tymczasowo na okres, którego długość wyznacza się w zależności od wagi stwierdzonego problemu, nieprzekraczający 12 miesięcy. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może, na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego, zdecydować o przedłużeniu tego terminu.
5. Powiadomienia przewidziane na mocy art. 8 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 składane są natychmiast po akredytowaniu agencji płatniczej po raz pierwszy, i w każdym przypadku przed obciążeniem EFGR lub EFRROW każdym wydatkiem dokonanym przez tę agencję. Dołączane są do nich deklaracje i dokumenty dotyczące:
a)
zakresu odpowiedzialności nałożonego na agencję płatniczą;
b)
podziału odpowiedzialności pomiędzy jej służbami;
c)
jej związków z innymi organami, publicznymi lub prywatnymi, które są odpowiedzialne w zakresie realizacji środków, w ramach których agencja obciąża wydatkami EFGR i EFRROW;
d)
procedur, zgodnie z którymi przyjmowane i weryfikowane są wnioski beneficjentów i stwierdzana jest ich ważność, oraz według których wydaje się zezwolenia na dokonywanie wydatków oraz ich pokrywanie i księgowanie;
e)
przepisów dotyczących bezpieczeństwa systemów informacyjnych.
6. Komisja informuje Komitet ds. Funduszy Rolniczych o agencjach płatniczych akredytowanych w każdym państwie członkowskim.
Artykuł 2
Przegląd akredytacji
1. Właściwy organ zapewnia stały nadzór nad agencjami płatniczymi, za które jest odpowiedzialny, w szczególności na podstawie świadectw oraz sprawozdań sporządzanych przez jednostkę certyfikującą w ramach art. 5 ust. 3 i art. 4, i podejmuje działania w następstwie stwierdzonych niedociągnięć. Co trzy lata właściwy organ powiadamia Komisję na piśmie o wynikach swojego nadzoru i określa, czy agencje płatnicze cały czas spełniają kryteria akredytacyjne.
2. Państwa członkowskie ustanawiają system, który zapewnia niezwłoczne przekazywanie właściwemu organowi wszystkich informacji sugerujących, że agencja płatnicza nie spełnia kryteriów akredytacyjnych.
3. Jeżeli akredytowana agencja płatnicza nie spełnia już jednego lub kilku kryteriów akredytacyjnych lub przedstawia w tym zakresie poważne niedociągnięcia, które wpływają na zdolność agencji do wypełniania zadań określonych w art. 6 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, właściwy organ poddaje akredytację agencji okresowi próbnemu i opracowuje plan zmierzający do usunięcia stwierdzonych niedociągnięć w terminie wyznaczonym w zależności od wagi problemu nieprzekraczającym 12 miesięcy od dnia, w którym akredytacja zostaje poddana okresowi próbnemu. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może, na wniosek zainteresowanego państwa członkowskiego, zdecydować o przedłużeniu tego terminu.
4. Właściwy organ informuje Komisję o każdym planie opracowanym na mocy ust. 3, jak również o jego realizacji.
5. W przypadku wycofania akredytacji właściwy organ niezwłocznie przystępuje do akredytowania innej agencji płatniczej zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 oraz art. 1 niniejszego rozporządzenia, aby zagwarantować, że realizacja płatności dla beneficjentów nie zostanie przerwana.
6. Jeżeli Komisja stwierdza, że właściwy organ nie wypełnił swojego obowiązku opracowania planu naprawczego na podstawie ust. 3 albo że agencja płatnicza zachowuje swoją akredytację w przypadku niepełnej realizacji takiego planu w wyznaczonym terminie, postępuje ona wobec pozostałych niedociągnięć zgodnie z rozliczeniem zgodności rachunków przewidzianym w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
Artykuł 3
Poświadczenie wiarygodności
1. Poświadczenie wiarygodności rachunków, o którym mowa w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, zostaje opracowane w stosownym czasie, aby jednostka certyfikująca mogła wydać opinię, o której mowa w art. 5 ust. 4 lit. b) akapit drugi niniejszego rozporządzenia.
Poświadczenie wiarygodności rachunków powinno być zgodne z załącznikiem II i może zawierać zastrzeżenia określające ilościowo potencjalny wpływ finansowy. W takim przypadku zawiera ono plan naprawczy, jak również szczegółowy harmonogram jego realizacji.
2. Poświadczenie wiarygodności rachunków opiera się na skutecznym nadzorze systemu zarządzania i kontroli stosowanego w ciągu całego roku.
Artykuł 4
Jednostka koordynująca
1. Jednostka koordynująca określona w art. 6 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 występuje w charakterze jedynego przedstawiciela państwa członkowskiego przed Komisją w zakresie wszystkich kwestii związanych z EFGR i EFRROW dotyczących:
a)
przekazywania dokumentów Wspólnoty oraz związanych z nimi wytycznych agencjom płatniczym oraz tym organom, które są odpowiedzialne za ich wdrażanie, jak również organizowania jednolitego stosowania tych dokumentów;
b)
przekazywania Komisji informacji przewidzianych w art. 6 i 8 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005;
c)
dostępu Komisji do pełnego rejestru wszystkich informacji rachunkowych wymaganych do celów statystycznych oraz kontrolnych.
2. Agencja płatnicza może pełnić rolę jednostki koordynującej, pod warunkiem że obydwie funkcje są rozdzielone.
3. W celu wykonania swych zadań jednostka koordynująca może, zgodnie z procedurami krajowymi, zwracać się do innych organów administracyjnych lub służb, w szczególności do tych, które dysponują fachową wiedzą z zakresu rachunkowości oraz wiedzą techniczną.
4. Dane państwo członkowskie przyznaje swoją akredytację jednostce koordynującej, w drodze aktu prawnego na poziomie ministerialnym, po upewnieniu się, że uregulowania administracyjne, jakie przyjęła wspomniana jednostka, stanowią wystarczającą gwarancję jego zdolności wywiązania się z zadań określonych w art. 6 ust. 3 akapit drugi rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
Aby zdobyć akredytację, jednostka koordynująca musi posiadać procedury gwarantujące, że:
a)
wszystkie deklaracje skierowane do Komisji opierają się na informacjach z należycie sprawdzonych źródeł;
b)
deklaracje skierowane do Komisji zostały należycie sprawdzone przed ich przekazaniem;
c)
istnieje stosowny ślad rewizyjny na wsparcie informacji przekazywanych Komisji;
d)
zapis informacji otrzymanych i przekazanych jest przechowywany w bezpieczny sposób, bądź na papierze, bądź w formacie elektronicznym.
5. Poufność, integralność i dostępność wszystkich danych informatycznych posiadanych przez jednostkę koordynującą jest zapewniona za pomocą środków przystosowanych do struktury administracyjnej, personelu oraz środowiska technologicznego każdej pojedynczej jednostki koordynującej. Finansowy i technologiczny wysiłek jest proporcjonalny do faktycznie ponoszonego ryzyka.
6. Powiadomienia przewidziane na mocy art. 6 ust. 3 akapit pierwszy oraz art. 8 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 składane są natychmiast po akredytowaniu jednostki koordynującej po raz pierwszy, i w każdym przypadku przed obciążeniem EFGR lub EFRROW każdym wydatkiem dokonanym przez tę jednostkę. Dołączane są do nich dokumenty ustanawiające akredytację jednostki, jak również informacje o warunkach administracyjnych, rachunkowych oraz kontroli wewnętrznej dotyczących jego funkcjonowania.
Artykuł 5
Certyfikacja
1. Jednostka certyfikująca określona w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 jest wyznaczana przez właściwy organ. Jest ona operacyjnie niezależna od przedmiotowej agencji płatniczej i jednostki koordynującej i dysponuje konieczną techniczną wiedzą fachową.
2. Jednostka certyfikująca przeprowadza badanie przedmiotowej agencji płatniczej zgodnie z przyjętymi na poziomie międzynarodowym normami prowadzenia audytu z uwzględnieniem wytycznych w sprawie stosowania tych norm ustanowionych przez Komisję.
Jednostka certyfikująca przeprowadza kontrole zarówno podczas, jak i po zakończeniu każdego roku budżetowego.
3. Jednostka certyfikująca sporządza świadectwo, które stwierdza, czy organ ten uzyskał wystarczające zapewnienie, że rachunki, które mają być przekazane Komisji, są autentyczne, kompletne i dokładne oraz że procedury kontroli wewnętrznej działały w sposób zadowalający.
Świadectwo oparte jest na badaniu procedur oraz przykładowych transakcji. Badanie to obejmuje strukturę administracyjną agencji płatniczej tylko w odniesieniu do zagadnienia, czy ta struktura jest zdolna zagwarantować, że zgodność z zasadami Wspólnoty jest sprawdzana przed dokonaniem płatności.
4. Jednostka certyfikująca sporządza sprawozdanie w sprawie swoich ustaleń. Sprawozdanie obejmuje funkcje delegowane bądź wykonywane przez krajowe organy celne. To sprawozdanie stwierdza, czy:
a)
agencja płatnicza spełnia kryteria akredytacyjne;
b)
procedury agencji płatniczej dają wystarczającą pewność, że wydatki, którymi obciążane są EFGR i EFRROW, są zgodne z zasadami wspólnotowymi, oraz jakie zalecenia zostały ewentualnie wydane w celu ulepszenia i monitorowania tych procedur;
c)
roczne sprawozdania finansowe, określone w art. 6 ust. 1, są zgodne z księgami i rejestrami agencji płatniczej;
d)
deklaracje wydatków i operacji interwencyjnych są materialnie prawdziwym, kompletnym oraz dokładnym zapisem operacji, którymi zostały obciążone EFGR i EFRROW;
e)
interesy finansowe Wspólnoty są należycie chronione odnośnie do wypłaconych zaliczek, uzyskanych gwarancji, zapasów interwencyjnych oraz kwot do odebrania.
Do sprawozdania dołączana jest:
a)
informacja na temat liczby oraz kwalifikacji personelu przeprowadzającego audyt, na temat wykonanej pracy, liczby zbadanych transakcji, stwierdzonego stopnia ważności oraz uzyskanego stopnia pewności, ujawnionych słabości oraz zaleceń przedstawionych w celu usprawnienia systemu oraz działalności zarówno jednostki certyfikującej, jak i innych organów audytowych, wewnętrznych oraz zewnętrznych względem agencji płatniczych, od których jednostka certyfikująca uzyskała całkowite lub częściowe poświadczenie w zakresie spraw stanowiących przedmiot sprawozdania;
b)
opinia o poświadczeniu wiarygodności rachunków określona w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
ROZDZIAŁ 2
ROZLICZENIE RACHUNKÓW
Artykuł 6
Treść rocznych sprawozdań finansowych
1. Roczne sprawozdania finansowe określone w art. 8 ust. 1 lit. c) ppkt iii) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 zawierają:
a)
przekazane dochody określone w art. 34 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005;
b)
wydatki EFGR zsumowane według pozycji i podpozycji budżetu Wspólnoty;
c)
wydatki EFRROW, w podziale według programu i zastosowanego środka;
d)
informacje dotyczące wydatków i przekazanych dochodów lub potwierdzenie, że szczegółowe dane dotyczące każdej transakcji znajdują się w pliku komputerowym do dyspozycji Komisji;
e)
tabelę różnic, według pozycji i podpozycji lub, w przypadku EFRROW, w podziale według programu i zastosowanego środka, między wydatkami i przekazanymi dochodami zadeklarowanymi w rocznym sprawozdaniu finansowym a wydatkami zadeklarowanymi dla tego samego okresu w dokumencie, o którym mowa w art. 4 ust. 1 lit. c) rozporządzenia Komisji (WE) nr 883/2006 z dnia 21 czerwca 2006 r. ustanawiającego szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (WE) nr 1290/2005 w zakresie prowadzenia rachunkowości przez agencje płatnicze, deklaracji wydatków i dochodów oraz warunków zwrotu wydatków w ramach EFGR i EFRROW (5) w odniesieniu do EFGR, i art. 16 ust. 2 tego rozporządzenia w odniesieniu do EFRROW, wraz z wyjaśnieniem każdej różnicy;
f)
tabelę kwot do odzyskania na koniec roku budżetowego, sporządzoną zgodnie ze wzorem przedstawionym w załączniku III;
g)
podsumowanie działań interwencyjnych oraz deklarację ilości i lokalizacji zapasów na koniec roku budżetowego;
h)
potwierdzenie, że szczegółowe dane dotyczące każdego przemieszczenia zapasu interwencyjnego znajdują się w aktach agencji płatniczej.
Artykuł 7
Przekazywanie informacji
1. W celu rozliczenia rachunków na podstawie art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 państwa członkowskie przesyłają Komisji:
a)
pozycje zawarte w rocznych sprawozdaniach finansowych, o których mowa w art. 6 niniejszego rozporządzenia;
b)
certyfikaty i sprawozdania sporządzone przez jednostki certyfikujące, o których mowa w art. 5 ust. 3 i 4 niniejszego rozporządzenia;
c)
kompletny zapis wszystkich informacji księgowych wymaganych do celów statystycznych i kontrolnych;
d)
poświadczenie lub poświadczenia wiarygodności rachunków określone w art. 3 niniejszego rozporządzenia;
2. Dokumenty i informacje księgowe, o których mowa w ust. 1, należy przesłać Komisji najpóźniej do dnia 1 lutego roku następującego po zakończeniu roku budżetowego, którego dotyczą. Dokumenty, o których mowa w lit. a), b) i d) tego ustępu, powinny zostać przesłane w jednym egzemplarzu wraz z kopią elektroniczną zgodnie z formatem i warunkami ustanowionymi przez Komisję na mocy art. 18 rozporządzenia (WE) nr 883/2006.
3. Na wniosek Komisji lub z inicjatywy państwa członkowskiego dodatkowe informacje dotyczące rozliczenia rachunków mogą zostać przekazane do Komisji w terminie przez nią ustalonym, z uwzględnieniem ilości pracy wymaganej do przekazania takich informacji. W razie braku takich informacji Komisja może przeprowadzić rozliczenie rachunków na podstawie informacji, które znajdują się w jej posiadaniu.
4. W należycie uzasadnionych przypadkach Komisja może przyjąć wniosek o pozwolenie na późniejsze przesłanie informacji, o ile wniosek ten zostanie skierowany do niej przed upływem terminu.
5. Jeśli państwo członkowskie akredytowało więcej niż jedną agencję płatniczą, dodatkowo przesyła Komisji, do dnia 15 lutego roku następującego po zakończeniu roku budżetowego, którego to dotyczy, syntezę sporządzoną przez jednostkę koordynującą przedstawiającą przegląd poświadczeń wiarygodności rachunków określonych w art. 3, jak również pozwoleń określonych w art. 5 ust. 3.
Artykuł 8
Forma i treść informacji rachunkowych
1. Forma i treść informacji rachunkowych określonych w art. 7 ust. 1 lit. c) oraz sposób przekazywania ich Komisji zostały ustanowione zgodnie z procedurą, o której mowa w art. 41 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
2. Informacje rachunkowe są wykorzystywane przez Komisję jedynie w celach:
a)
wykonywania zadań, które zostały jej powierzone na mocy rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 w zakresie rozliczania rachunków;
b)
monitorowania rozwoju i opracowywania prognoz w sektorze rolniczym.
Europejski Trybunał Obrachunkowy oraz Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) mają dostęp do tych informacji do celów wykonywania powierzonych im funkcji.
3. Wszelkie dane osobowe znajdujące się w zebranych informacjach rachunkowych będą przetwarzane jedynie w celach określonych w ust. 2. W szczególności, jeżeli Komisja wykorzystuje informacje księgowe do celów określonych w ust. 2 lit. b), Komisja czyni te dane anonimowymi i przetwarza je tylko w formie zbiorczej.
4. Wszystkie wątpliwości dotyczące przetwarzania danych osobowych powinny być kierowane przez zainteresowane osoby do Komisji zgodnie z procedurą określoną w załączniku IV.
5. Komisja powinna zagwarantować, że informacje księgowe są zabezpieczone i przechowywane z zachowaniem ich poufności.
Artykuł 9
Przechowywanie informacji księgowych
1. Na mocy art. 30 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 dokumenty towarzyszące, dotyczące wydatków finansowanych oraz przekazanych dochodów do pobrania przez EFGR, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym Komisja dokonuje rozliczenia rachunków za dany rok budżetowy.
2. Dokumenty towarzyszące, dotyczące wydatków finansowanych oraz przekazanych dochodów do pobrania przez EFRROW, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym ostateczna płatność dokonana przez agencję płatniczą miała miejsce.
3. W przypadku nieprawidłowości lub zaniedbań dokumenty towarzyszące, określone w ust. 1 i 2, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym przedmiotowe kwoty zostały całkowicie pobrane od beneficjenta i przekazane na rzecz EFGR lub EFRROW, bądź też po roku, w którym konsekwencje finansowe wynikające z nieodzyskania kwot zostały określone w art. 32 ust. 5 lub w art. 33 ust. 8 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
4. W przypadku procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 dokumenty towarzyszące określone w ust. 1 i 2 są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym ta procedura została zakończona, lub, jeżeli decyzja o zgodności jest przedmiotem postępowania sądowego przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, przez okres co najmniej jednego roku następującego po roku, w którym takie postępowanie zostało zakończone.
Artykuł 10
Rozliczenie finansowe
1. W decyzji w sprawie rozliczenia rachunków, o której mowa w art. 30 rozporządzenia (EWG) nr 1290/2005, ustalone zostały kwoty wydatków poniesionych w każdym państwie członkowskim w ciągu danego roku budżetowego, które są uznawane za zapisane w ciężar EFGR i EFRROW na podstawie rocznych sprawozdań finansowych, określonych w art. 6 niniejszego rozporządzenia, oraz wszelkie redukcje i odroczenia na mocy art. 17 i 27 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
W przypadku EFGR należy także ustalić kwoty, jakimi ma być obciążona Wspólnota i dane państwo członkowskie zgodnie z art. 32 ust. 5 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
W przypadku EFRROW kwota ustalona decyzją w sprawie rozliczenia rachunków zawiera fundusze, które mogą zostać wykorzystane ponownie przez dane państwo członkowskie na mocy art. 33 ust. 3 lit. c) rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
2. W przypadku EFGR kwota, która na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest możliwa do odzyskania od każdego państwa członkowskiego lub która jest wpłacana na rzecz każdego państwa członkowskiego, ustalana jest poprzez potrącanie płatności miesięcznych w danym roku finansowym z wydatków uznanych dla tego samego roku budżetowego zgodnie z ust. 1. Komisja potrąca tę kwotę od płatności miesięcznej odnoszącej się do wydatku poniesionego w drugim miesiącu następującym po decyzji w sprawie rozliczenia rachunków lub ją do niej dodaje.
W przypadku EFRROW kwota, która na mocy decyzji w sprawie rozliczenia rachunków jest możliwa do odzyskania od każdego państwa członkowskiego lub która jest wpłacana na rzecz każdego państwa członkowskiego, ustalana jest poprzez potrącanie płatności pośrednich w danym roku finansowym z wydatków uznanych dla tego samego roku budżetowego zgodnie z ust. 1. Komisja potrąca tę kwotę od następnej płatności pośredniej lub płatności ostatecznej, bądź ją do niej dodaje.
3. Komisja powiadamia zainteresowane państwo członkowskie o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi proponowanymi przez nią zmianami najpóźniej do dnia 31 marca następującego po upływie roku budżetowego.
4. Jeżeli, z powodów zależnych od danego państwa członkowskiego, Komisja nie może rozliczyć rachunków państwa członkowskiego do dnia 30 kwietnia następnego roku, Komisja powiadamia takie państwo członkowskie o dalszym dochodzeniu, które proponuje przeprowadzić na podstawie art. 37 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
5. Niniejszy artykuł stosuje się, z uwzględnieniem niezbędnych zmian, do przekazanych dochodów w rozumieniu art. 34 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
Artykuł 11
Rozliczenie zgodności rachunków
1. W przypadku gdy w wyniku dochodzenia Komisja uznaje, że wydatki nie zostały dokonane zgodnie z zasadami wspólnotowymi, powiadamia ona państwo członkowskie o wynikach kontroli, środkach naprawczych, które mają zostać podjęte w celu zapewnienia zgodności ze wspomnianymi zasadami.
Takie powiadomienie zawiera odesłanie do niniejszego artykułu. Państwo członkowskie przekazuje swoją odpowiedź w terminie dwóch miesięcy od otrzymania tego powiadomienia, a Komisja może odpowiednio zmienić swoje stanowisko. W uzasadnionych przypadkach Komisja może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu udzielenia odpowiedzi.
Po upływie terminu na udzielenie odpowiedzi Komisja zwołuje spotkanie dwustronne, podczas którego obydwie strony usiłują doprowadzić do porozumienia, w sprawie środków, które mają zostać podjęte, jak również oceny naruszenia oraz straty finansowej poniesionej przez budżet Wspólnoty.
2. W terminie dwóch miesięcy od daty otrzymania protokołu ze spotkania dwustronnego, o którym mowa w ust. 1 akapit trzeci, państwo członkowskie przekazuje wszystkie informacje wymagane na tym spotkaniu, jak również wszystkie inne informacje, które uważa za użyteczne w ramach prowadzonego badania.
W uzasadnionych przypadkach Komisja może, na podstawie uzasadnionego wniosku państwa członkowskiego, zezwolić na przedłużenie okresu, o którym mowa w akapicie pierwszym. Wniosek należy kierować do Komisji przed upływem tego okresu.
Po upływie okresu, o którym mowa w akapicie pierwszym, Komisja formalnie przekazuje państwu członkowskiemu wnioski, do których doszła na podstawie informacji otrzymanych w ramach procedury rozliczenia zgodności rachunków. Takie powiadomienie zawiera ocenę wydatku, który Komisja zamierza wyłączyć z finansowania wspólnotowego na mocy art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005, i zawiera odesłanie do art. 16 ust. 1 niniejszego rozporządzenia.
3. Państwo członkowskie powiadamia Komisję o środkach naprawczych, jakie zobowiązało się przyjąć w celu zapewnienia zgodności z zasadami wspólnotowymi i o dacie ich wprowadzenia.
Po zbadaniu wszystkich sprawozdań sporządzonych przez organ pojednawczy zgodnie z rozdziałem 3 niniejszego rozporządzenia Komisja przyjmuje, jeśli to konieczne, jedną lub więcej decyzji na mocy art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 w celu wykluczenia z finansowania wspólnotowego wydatków dokonanych niezgodnie z zasadami wspólnotowymi aż do skutecznego wprowadzenia środków naprawczych.
Podczas oceny wydatków, które mają być wykluczone z finansowania wspólnotowego, Komisja może wziąć pod uwagę wszelkie informacje przekazane przez państwo członkowskie po upływie terminu, o którym mowa w ust. 2, jeżeli jest to konieczne dla lepszej oceny straty finansowej poniesionej przez budżet Wspólnoty, pod warunkiem że spóźnienie w przekazaniu wspomnianych informacji jest uzasadnione wyjątkowymi okolicznościami.
4. W przypadku EFGR potrącenia z finansowania wspólnotowego dokonywane są przez Komisję z płatności miesięcznych dotyczących wydatków poniesionych w drugim miesiącu następującym po decyzji wydanej na podstawie art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
W przypadku EFRROW potrącenia z finansowania wspólnotowego dokonywane są przez Komisję z następnej płatności pośredniej lub płatności ostatecznej.
Jednakże, na wniosek państwa członkowskiego oraz w przypadku gdy jest to zagwarantowane znaczną wagą potrąceń, oraz po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych, Komisja może wskazać inny termin dokonywania potrąceń.
5. Niniejszy artykuł stosuje się, z uwzględnieniem niezbędnych zmian, do przekazanych dochodów w rozumieniu art. 34 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005.
ROZDZIAŁ 3
PROCEDURA POJEDNAWCZA
Artykuł 12
Organ pojednawczy
Do celów procedury rozliczenia zgodności rachunków przewidzianej w art. 31 rozporządzenia (WE) nr 1290/2005 organ pojednawczy zostaje ustanowiony za zgodą Komisji. Do jego zadań należy:
a)
badanie każdej sprawy skierowanej do niego przez państwo członkowskie, które otrzymuje z Komisji formalne powiadomienie na mocy art. 11 ust. 2 akapit trzeci niniejszego rozporządzenia, łącznie z oceną wydatku, jaki Komisja zamierza wyłączyć z finansowania wspólnotowego;
b)
podejmowanie prób pogodzenia rozbieżnych stanowisk Komisji oraz zainteresowanego państwa członkowskiego;
c)
na zakończenie przeprowadzonych przez siebie kontroli - opracowanie sprawozdania dotyczącego wyniku podjętych przez niego prób pojednania, zawierając ewentualne uwagi, które uważa za użyteczne w przypadku, gdyby wszystkie lub niektóre kwestie sporne pozostały nierozwiązane.
Artykuł 13
Skład organu pojednawczego
1. Organ pojednawczy składa się z pięciu członków wybranych spośród wybitnych osobistości dających gwarancję niezależności i posiadających wysokie kwalifikacje w dziedzinie finansowania wydatków na wspólną politykę rolną oraz rozwoju obszarów wiejskich, lub posiadających praktykę w zakresie audytu finansowego.
Osoby te muszą być obywatelami różnych państw członkowskich.
2. Przewodniczący, członkowie oraz zastępcy członków są mianowani przez Komisję na pierwszą trzyletnią kadencję po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych.
Ten mandat jest odnawialny, ale wyłącznie na okres roku, o czym informowany jest Komitet ds. Funduszy Rolniczych. Jednakże jeżeli przewodniczący, który ma być mianowany, jest już członkiem organu pojednawczego, jego pierwszy mandat jako przewodniczącego trwa trzy lata.
Nazwiska przewodniczącego, członków i zastępców członków publikuje się w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej.
3. Wynagrodzenie członków organu pojednawczego zależy od ilości czasu, który będą musieli przeznaczyć na wykonanie danego zadania. Koszty połączeń i transportu będą rekompensowane zgodnie z obowiązującymi zasadami.
4. Po upływie mandatu przewodniczący i członkowie organu dalej pełnią swoje funkcje aż do ich zastąpienia lub odnowienia mandatu.
5. Komisja, po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych, może odebrać mandat każdemu członkowi, który nie spełnia warunków przewidzianych w ramach wykonywania funkcji w organie pojednawczym lub który z jakichkolwiek powodów stwierdza brak dyspozycyjności przez czas nieokreślony.
W tym przypadku członek jest zastępowany na pozostałą część okresu, na który został on mianowany, przez swojego zastępcę, o czym informowany jest Komitet ds. Funduszy Rolniczych.
Jeśli mandat przewodniczącego został zakończony, Komisja mianuje członka wezwanego do pełnienia obowiązków przewodniczącego na pozostałą część okresu, na który przewodniczący został mianowany, po konsultacjach z Komitetem ds. Funduszy Rolniczych.
Artykuł 14
Niezależność organu pojednawczego
1. Członkowie organu pojednawczego wykonują swoje obowiązki w sposób w pełni niezależny, nie wnosząc o instrukcję ani nie przyjmując instrukcji od żadnego rządu lub organu.
Żaden członek nie może brać udziału w pracy organu pojednawczego ani podpisywać sprawozdania, jeżeli w czasie pełnienia poprzedniej funkcji był osobiście zaangażowany w rozpatrywaną sprawę.
2. Bez uszczerbku dla art. 287 traktatu, członkowie nie mogą ujawniać żadnych informacji zdobytych w trakcie ich pracy w organie pojednawczym. Informacje te są poufne oraz objęte tajemnicą zawodową.
Artykuł 15
Organizacja pracy
1. Organ pojednawczy zbiera się w głównej siedzibie Komisji. Przewodniczący przygotowuje i organizuje pracę. W przypadku jego nieobecności, i bez uszczerbku dla art. 13 ust. 5 akapit pierwszy, funkcje przewodniczącego są wykonywane przez najwyższego rangą członka.
Sekretariat organu pojednawczego jest prowadzony przez Komisję.
2. Bez uszczerbku dla art. 14 ust. 1 akapit drugi, sprawozdania przyjmowane są bezwzględną większością głosów obecnych członków, przy wymaganym kworum trzech członków.
Sprawozdania podpisuje przewodniczący i członkowie uczestniczący w obradach. Są one rejestrowane przez sekretariat.
Artykuł 16
Procedura pojednawcza
1. Państwo członkowskie może przekazać sprawę do organu pojednawczego w terminie trzydziestu dni roboczych od daty otrzymania formalnego powiadomienia od Komisji określonego w art. 11 ust. 2 akapit trzeci, wysyłając uzasadniony wniosek o polubowne załatwienie sprawy do sekretariatu organu pojednawczego.
Procedura i adres sekretariatu przekazywane są państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.
2. Wniosek o polubowne załatwienie sprawy jest przyjmowany tylko wtedy, gdy kwota, która ma zostać wyłączona z finansowania wspólnotowego zgodnie z powiadomieniem Komisji:
a)
przekracza 1 milion EUR;
lub
b)
stanowi więcej niż 25 % łącznych rocznych wydatków państwa członkowskiego w ramach danej pozycji budżetowej.
Ponadto w przypadku gdy podczas dwustronnych rozmów państwo członkowskie twierdzi i wykazuje, że sprawa dotyczy jednej z reguł stosowania zasad wspólnotowych, przewodniczący organu pojednawczego może uznać wniosek o polubowne załatwienie sprawy za dopuszczalny. Jednakże taki wniosek nie jest dopuszczalny, jeżeli odnosi się on wyłącznie do kwestii interpretacji prawa.
3. Organ pojednawczy prowadzi swoje postępowania w sposób jak najmniej sformalizowany i tak szybko, jak to jest możliwe, opierając się na materiale dowodowym znajdującym się w dokumentacji oraz na rzetelnym wysłuchaniu pracowników Komisji i zainteresowanych władz krajowych.
4. W przypadku gdy w terminie czterech miesięcy od daty skierowania do niego sprawy organ pojednawczy nie zdoła uzgodnić stanowisk Komisji i państwa członkowskiego, uznaje się, że procedura pojednawcza nie powiodła się. Sprawozdanie określone w art. 12 lit. c) podaje powody, dla których nie można było uzgodnić stanowisk. Wskazuje ono, czy w trakcie posiedzenia osiągnięto częściowe porozumienie.
Sprawozdanie przekazuje się:
a)
zainteresowanemu państwu członkowskiemu;
b)
Komisji,
c)
pozostałym państwom członkowskim w ramach Komitetu ds. Funduszy Rolniczych.
ROZDZIAŁ 4
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Artykuł 17
Przepisy przejściowe
1. W przypadku gdy agencja płatnicza, która została akredytowana zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 1663/95, ponosi odpowiedzialność za wydatek, za który wcześniej nie była odpowiedzialna, badanie przewidziane w art. 1 ust. 3 niniejszego rozporządzenia i nowa akredytacja wymagana w wyniku nowego zakresu odpowiedzialności zostaną dokonane najpóźniej do dnia 16 października 2007 r.
2. W roku budżetowym 2007 sprawozdanie jednostki certyfikującej określone w art. 5 ust. 4, jeśli chodzi o bezpieczeństwa systemów informacyjnych, powinno zawierać jedynie komentarze i wstępne wnioski, wykorzystując w tym celu mechanizm oceny dotyczący środków wprowadzonych przez agencję płatniczą. Te uwagi również opierają się na normach bezpieczeństwa przyjętych na poziomie międzynarodowym, o których mowa w załączniku I pkt 3.B), i wskazują, w jakim zakresie podjęto skuteczne środki bezpieczeństwa.
Artykuł 18
Uchylenie
1. Rozporządzenie (WE) nr 1663/95, rozporządzenie (WE) 2390/1999 oraz decyzję 94/442/WE uchyla się z dniem 16 października 2006 r. Rozporządzenie (WE) nr 1663/95 jest jednak nadal stosowane w odniesieniu do rozliczania rachunków zgodnie z art. 7 ust 3 rozporządzenia Rady (WE) nr 1258/1999 (6) w roku budżetowym 2006.
Przewodniczący, członkowie oraz zastępcy członków organu pojednawczego, mianowani na mocy decyzji 94/442/WE, pełnią swoje funkcje do czasu upłynięcia ich mandatu lub do czasu, gdy zostaną zastąpieni.
2. Odesłania do aktów uchylonych w ust. 1 traktowane są tak jak odesłania do niniejszego rozporządzenia i należy je odczytywać zgodnie z tabelą korelacji zamieszczoną w załączniku V.
Artykuł 19
Wejście w życie i stosowanie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 16 października 2006 r. Jednakże art. 3, 5, art. 6 lit. a)-e), g) i h), art. 7 i 10 stosują się tylko w odniesieniu do wydatków i przekazanych dochodów z tytułu roku finansowego 2007 i lat następnych.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 21 czerwca 2006 r.