DECYZJA KOMISJI
z dnia 31 października 2007 r.
powołująca Grupę Ekspertów ds. Fakturowania Elektronicznego (e-fakturowania)
(2007/717/WE)
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Artykuł 3 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską postawił przed Wspólnotą Europejską zadanie stworzenia rynku wewnętrznego, który cechowałoby zniesienie przeszkód w swobodnym przepływie towarów, osób, usług i kapitału między państwami członkowskimi.
(2)
Artykuł 232 dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (1) zezwala na wystawianie faktur elektronicznych zamiast faktur w formie papierowej.
(3)
W zmienionej strategii lizbońskiej na rzecz wzrostu i zatrudnienia (2) określono szeroko zakrojony plan reform gospodarczych. Ich podstawowym założeniem mikroekonomicznym jest stworzenie warunków sprzyjających przedsiębiorczości. Ważnym zagadnieniem w ramach dążenia do tego celu jest opracowanie interoperatywnych rozwiązań w zakresie fakturowania elektronicznego (e-fakturowania).
(4)
W swoim komunikacie do Rady, Parlamentu Europejskiego, Komitetu Ekonomiczno-Społecznego i Komitetu Regionów zatytułowanym „i2010 - Europejskie społeczeństwo informacyjne na rzecz wzrostu i zatrudnienia” (3) z dnia 1 czerwca 2005 r. Komisja przedstawiła inicjatywę i2010, której celem było stworzenie ram dla działań podejmowanych w odpowiedzi na wyzwania stojące przed społeczeństwem informacyjnym i sektorem mediów oraz na zmiany zachodzące w tych dwóch dziedzinach w okresie do 2010 r. Inicjatywa ta wspiera otwartą i konkurencyjną gospodarkę cyfrową i kładzie nacisk na technologie informatyczne i komunikacyjne (ICT jako czynnik przyspieszający integrację społeczną i wpływający korzystnie na jakość życia).
(5)
Europejska Rada ds. Płatności (ERP), organ decyzyjny i koordynacyjny europejskiego sektora bankowego w odniesieniu do płatności, postawił sobie za cel utworzenie do 2010 r. jednolitego obszaru płatniczego euro (Single Euro Payments Area, SEPA), polegającego na zintegrowaniu infrastruktury płatności i produktów płatniczych.
(6)
E-fakturowanie łączy wewnętrzne procesy przebiegające w przedsiębiorstwach z systemami płatniczymi. W związku z tym SEPA i sprawnie realizowana inicjatywa w zakresie e-fakturowania mogłyby się wzajemnie uzupełniać. Oczekuje się, że powyższe inicjatywy łącznie przyniosą duże korzyści przedsiębiorstwom i podmiotom świadczącym usługi finansowe, poprzez zwiększenie efektywności i zautomatyzowanie łańcuchów dostaw.
(7)
Aby udoskonalić sposób korzystania z otoczenia cyfrowego i w pełni wykorzystać możliwości e-fakturowania we Wspólnocie, należy uprościć obecnie stosowane procedury i ułatwić proces przechodzenia na nowe modele biznesowe poprzez stworzenie bardziej zintegrowanej i ujednoliconej struktury. Leży to szczególnie w interesie małych i średnich przedsiębiorstw europejskich (MŚP).
(8)
W grudniu 2006 r. pewna liczba zainteresowanych stron powołała działającą pod przewodnictwem Komisji grupę zadaniową ds. e-fakturowania, do której należą przedsiębiorstwa, przedstawiciele banków i innych usługodawców, a także organizacje normalizacyjne. Celem grupy zadaniowej było utorowanie drogi dla przyszłych prac nad stworzeniem europejskich ram e-fakturowania. Grupa zadaniowa sformułowała propozycje dotyczące potencjalnej struktury zarządzania i opracowała plan realizacji programu dotyczącego e-fakturowania. W czerwcu 2007 r. grupa przedstawiła sprawozdanie końcowe.
(9)
Ponieważ grupa zadaniowa sprawdziła się, a zagadnienia długofalowe nadal wymagają rozwiązania, należy ustanowić grupę ekspertów ds. e-fakturowania.
(10)
Jej zadaniem powinno być określenie wymogów biznesowych (4) i zakresu odpowiedzialności przy wykonywaniu określonych zadań, jak również kierowanie pracami związanymi ze stworzeniem (do 2009 r.) europejskich ram e-fakturowania, aby opracować wspólną koncepcję otwartej i interoperatywnej struktury, na której będzie się opierać świadczenie usług e-fakturowania w Europie.
(11)
Członkami grupy ekspertów powinny być osoby mające bezpośrednie i odpowiednie kompetencje w zakresie działań związanych z e-fakturowaniem, w tym kluczowe zainteresowane strony z sektora publicznego oraz większych i mniejszych przedsiębiorstw, a także usługodawcy, organizacje normalizacyjne i przedstawiciele konsumentów. Ponadto należy stworzyć możliwość uczestniczenia w niej obserwatorów. Wszelkie sprawozdania lub wnioski grupy ekspertów powinny być efektem pracy jej członków i nie mogą być traktowane jako odzwierciedlenie poglądów służb Komisji.
(12)
Bez uszczerbku dla zasad dotyczących bezpieczeństwa określonych w załączniku do decyzji nr 2001/844/WE, EWWiS, Euratom (regulamin wewnętrzny Komisji) (5), należy określić zasady dotyczące ujawniania informacji przez członków grupy ekspertów.
(13)
Dane osobowe członków grupy ekspertów powinny być przetwarzane zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (6).
(14)
Należy ustalić okres stosowania niniejszej decyzji. W odpowiednim czasie Komisja rozważy celowość przedłużenia tego okresu,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
Artykuł 1
Grupa Ekspertów ds. e-fakturowania
Niniejszym ustanawia się Grupę Ekspertów ds. e-fakturowania, dalej zwaną „Grupą”. Niniejsza decyzja staje się skuteczna z dniem jej przyjęcia.
Artykuł 2
Zadania
1. Zadaniem Grupy jest pomoc Komisji w rozwoju i nadzorowaniu postępów w realizacji ustalonej strategii tworzenia europejskich ram e-fakturowania.
2. Zadania Grupy powinny zostać wykonane do dnia 31 grudnia 2009 r.
3. Grupa wykonuje następujące zadania szczegółowe:
a)
wskazanie w uregulowaniach prawnych z zakresu e-fakturowania na poziomie Wspólnoty i państw członkowskich braków, które uniemożliwiają wykorzystanie w pełni potencjału gospodarki Wspólnoty;
b)
określenie wymogów biznesowych e-fakturowania dla europejskich ram e-fakturowania oraz zapewnienie ich zatwierdzenia przez najważniejsze zainteresowane strony (7);
c)
określenie istotnych dla e-fakturowania danych, w szczególności dotyczących powiązań między fakturami i - co najmniej - procesu zaopatrzenia i płatności, spraw związanych z podatkiem VAT, potwierdzeniem autentyczności i integralności, wymogami archiwizacji i przechowywania, jak i potrzebą zagwarantowania zatwierdzenia tych elementów przez najważniejsze zainteresowane strony;
d)
zaproponowanie podziału obowiązków między organami normalizacyjnymi oraz ustalenie ram czasowych dla rozwoju wspólnej normy/wspólnych norm, opierającej/opierających się na wymogach biznesowych i wymogach w zakresie danych określonych przez zainteresowane strony w celu wsparcia europejskich ram e-fakturowania;
e)
zaproponowanie europejskich ram e-fakturowania. Europejskie ramy e-fakturowania mają na celu stworzenie wspólnej struktury pojęciowej, uwzględniającej wymogi i normy biznesowe, oraz zaproponowanie rozwiązań wspierających świadczenie usług e-fakturowania w ogólnie dostępny i interoperatywny sposób.
4. Wykonując swoje zadania Grupa uwzględnia dotychczas wykonane prace i rozwiązania, w szczególności w zakresie wymogów biznesowych i norm technicznych w dziedzinie e-fakturowania w sektorze publicznym i prywatnym.
5. W stosownych i koniecznych przypadkach Grupa może przenosić odpowiedzialność w zakresie wykonania określonych prac na podgrupy albo organy zewnętrzne i organizacje specjalizujące się w dziedzinie e-fakturowania.
6. Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie śródokresowe, podsumowujące postępy w realizacji zadań, i wszelkie zalecenia, które mogą stać się bodźcem do refleksji i dyskusji pomiędzy Komisją a państwami członkowskimi i zainteresowanymi stronami, w szczególności zrzeszeniami przemysłowymi. Sprawozdanie to jest podawane do publicznej wiadomości.
7. Grupa sporządza i podaje do wiadomości Komisji sprawozdanie końcowe, zawierające opis europejskich ram e-fakturowania. Sprawozdanie to jest podawane do publicznej wiadomości.
Artykuł 3
Konsultacje
1. Komisja może konsultować się z Grupą w każdej kwestii związanej z e-fakturowaniem.
2. Przewodniczący Grupy może doradzić Komisji skonsultowanie się z Grupą w sprawie konkretnego zagadnienia.
Artykuł 4
Skład i powoływanie
1. W skład Grupy wchodzi nie więcej niż 30 członków.
2. Członkowie są powoływani przez Komisję spośród specjalistów posiadających kompetencje w zakresie e-fakturowania, na podstawie zgłoszeń zrzeszeń przemysłowych, instytucji sektora publicznego i osób prywatnych reprezentujących interesy całego sektora publicznego lub jego części, przedsiębiorstw i sektora technologii komunikacyjnych oraz informacyjnych (ICT), konsumentów, podmiotów świadczących usługi finansowe i organizacji normalizacyjnych w dziedzinie e-fakturowania.
Kandydaci, których uznano za odpowiednich, ale których nie powołano, mogą zostać wpisani na listę rezerwową, z której Komisja może korzystać, jeśli wystąpi konieczność wyznaczenia zastępców członków Grupy.
3. Członkowie są powoływani w charakterze przedstawicieli władz publicznych i społeczeństwa obywatelskiego.
4. Komisja ocenia zgłoszenia stosując następujące kryteria:
a)
członkowie muszą reprezentować najważniejsze zainteresowane strony (np. usługodawców, dostawców rozwiązań, sektor publiczny, przedsiębiorstwa, łącznie z małymi i średnimi przedsiębiorstwami (MŚP), jak i konsumentów) oraz organizacje normalizacyjne;
b)
członkowie muszą posiadać aktualne umiejętności praktyczne lub operatywną wiedzę fachową albo doświadczenie w rozwiązywaniu zagadnień natury prawnej, administracyjnej, podatkowej, normalizacyjnej, handlowej i/lub technicznej w zakresie e-fakturowania w wymiarze transgranicznym. W szczególności członkowie powinni posiadać odpowiednie bezpośrednie doświadczenie w zakresie projektów biznesowych bądź zagadnień umożliwiających nabycie wiedzy handlowej i technicznej, koniecznej dla opracowania rozwiązań w odniesieniu do kwestii, o których mowa w niniejszej decyzji;
c)
członkowie muszą być w stanie brać czynny udział w definiowaniu bądź kształtowaniu poglądów ich administracji, organizacji macierzystej, zrzeszenia przemysłowego albo sektora przemysłu lub innych grup skupiających zainteresowane strony na temat zagadnień wchodzących w zakres ich obowiązków;
d)
członkowie muszą biegle władać językiem angielskim, w stopniu umożliwiającym udział w dyskusjach i przygotowaniu sprawozdań.
Do zgłoszeń otrzymanych od zainteresowanych stron należy dołączyć dokumentację wskazującą, że proponowany członek spełnia powyższe warunki.
5. Przy powoływaniu członków Komisja bierze pod uwagę następujące kryteria:
a)
wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne w odniesieniu do zagadnień wchodzących w zakres obowiązków Grupy;
b)
kompetencje obejmujące wszystkie odpowiednie funkcje po stronie podaży i popytu w odniesieniu do e-fakturowania;
Ponadto Komisja, opierając się na otrzymanych zgłoszeniach, stara się o zapewnienie szerokiej reprezentacji geograficznej i zrównoważonego z punktu widzenia płci składu Grupy.
6. Członkowie informują Komisję z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć ich obiektywizm.
7. Nazwiska indywidualnie wyznaczonych członków są publikowane na stronie internetowej DG albo w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej, seria C, bądź w obu formach. Nazwiska członków są gromadzone, przetwarzane i publikowane zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
8. Członkowie są powoływani na dwunastomiesięczną kadencję, z możliwością ponownego powołania, i pełnią swoją funkcję do czasu ich zastąpienia lub do wygaśnięcia ich kadencji.
9. Członkowie mogą zostać zastąpieni na okres, jaki pozostaje do wygaśnięcia ich kadencji, w następujących przypadkach:
a)
jeżeli członek złoży rezygnację;
b)
jeżeli członek utraci zdolność wnoszenia należytego wkładu w prace Grupy;
c)
jeżeli członek nie spełnia warunków określonych w art. 287 Traktatu;
d)
jeżeli, niezgodnie z ust. 6, nie poinformował Komisji z odpowiednim wyprzedzeniem o wszelkich konfliktach interesów, które mogłyby podważyć jego obiektywizm.
Artykuł 5
Przewodniczący - powoływanie
1. Komisja powołuje przewodniczącego Grupy Ekspertów mając na uwadze to, w jakim zakresie wybrana osoba reprezentuje interesy najważniejszych zainteresowanych stron, przyczynia się do kształtowania poglądów sektora przemysłu w odniesieniu do zagadnień objętych mandatem oraz posiada wymagane kompetencje prawne, handlowe i techniczne.
2. Komisja powołuje przewodniczącego na dwunastomiesięczną kadencję z możliwością ponownego powołania.
Artykuł 6
Funkcjonowanie
1. Komisja organizuje spotkania Grupy, którym przewodniczy przewodniczący.
2. W celu analizy kwestii szczegółowych, wchodzących w zakres obowiązków ustalony przez Grupę, i za zgodą Komisji, mogą zostać ustanowione podgrupy; podgrupy takie są rozwiązywane po zrealizowaniu swoich zadań.
3. Przedstawiciel Komisji może zaprosić do udziału w pracach Grupy lub podgrupy ekspertów lub obserwatorów posiadających wiedzę specjalistyczną na temat zagadnienia wpisanego do porządku posiedzenia.
4. Jeżeli Komisja uzna, że informacje uzyskane w wyniku uczestnictwa w obradach lub pracach Grupy lub podgrupy dotyczą spraw poufnych, wówczas nie mogą być one ujawniane.
5. Posiedzenia Grupy i jej podgrup odbywają się zwykle w pomieszczeniach Komisji; procedury tych posiedzeń oraz ich harmonogram określa Komisja. Komisja zapewnia obsługę sekretariatu.
W posiedzeniach Grupy i jej podgrup mogą uczestniczyć zainteresowani jej pracami urzędnicy Komisji.
6. Grupa przyjmuje swój regulamin wewnętrzny w oparciu o wzór regulaminu wewnętrznego, przyjęty przez Komisję.
7. Komisja może publikować lub umieszczać w Internecie, w oryginalnym języku danego dokumentu, wszelkie streszczenia, wnioski lub dokumenty robocze Grupy.
Artykuł 7
Zwrot kosztów
1. Koszty podróży oraz, w stosownych przypadkach, koszty pobytu ponoszone przez przewodniczącego, członków, ekspertów i obserwatorów w związku z działaniami Grupy są refundowane przez Komisję zgodnie z przepisami Komisji dotyczącymi zwrotu kosztów poniesionych przez ekspertów zewnętrznych.
2. Przewodniczący, członkowie, eksperci i obserwatorzy nie otrzymują wynagrodzenia za wykonywane przez siebie usługi.
3. Koszty posiedzeń są refundowane w granicach rocznego budżetu przyznanego Grupie przez właściwe służby Komisji.
Artykuł 8
Termin wygaśnięcia
Niniejszą decyzję stosuje się do dnia 31 grudnia 2009 r.
Sporządzono w Brukseli, dnia 31 października 2007 r.