Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83
z dnia 1 lutego 1983 r.
dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej
RADA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Gospodarczą, w szczególności jego art. 235,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 203,
uwzględniając wniosek Komisji [1],
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego [2],
a także mając na uwadze, co następuje:
wykonując swoje zadania, instytucje Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej oraz Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej zgromadziły znaczną ilość materiałów archiwalnych; materiały te stanowią własność tych Wspólnot, z których każda posiada osobowość prawną;
ogólnie przyjętą praktyką Państw Członkowskich oraz organizacji międzynarodowych jest udostępnianie do wglądu publicznego materiałów archiwalnych po upływie pewnego okresu czasu; należy ustalić wspólne zasady udostępniania do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Wspólnot Europejskich;
niektóre dokumenty i zapisy pochodzące z instytucji Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej oraz Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej znajdują się w archiwach Państw Członkowskich; Państwa Członkowskie stosują różne zasady w celu ustalenia kiedy i po spełnieniu jakich warunków ich materiały archiwalne mogą być udostępniane do wglądu publicznego; utajnione dokumenty i zapisy pochodzące z instytucji wspólnotowych nie powinny być udostępniane do wglądu publicznego za pośrednictwem archiwów narodowych na warunkach mniej rygorystycznych niż przewidziane w niniejszym rozporządzeniu;
przetwarzanie oraz krytyczna analiza wspólnotowych materiałów archiwalnych stanowi wartość nie tylko dla ogólnie pojmowanych badań historycznych, lecz także ułatwia działania organów zaangażowanych w sprawy Wspólnoty i w ten sposób przyczynia się do osiągania wszystkich celów Wspólnot;
Traktaty nie przewidują żadnych szczególnych uprawnień do działania w związku z ustaleniem wspólnych zasad w tym zakresie;
należy ustalić tylko niektóre podstawowe zasady, a przyjęcie niezbędnych przepisów wykonawczych na poziomie wewnętrznym pozostawić każdej instytucji Wspólnoty,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
1. Instytucje Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej oraz Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwane dalej "instytucjami") określają historyczne materiały archiwalne i udostępniają je do wglądu publicznego na warunkach określonych przez niniejsze rozporządzenie po upływie okresu trzydziestu lat począwszy od daty sporządzenia dokumentu lub zapisu. Do celów niniejszego rozporządzenia Komitet Ekonomiczno-Społeczny oraz Trybunał Obrachunkowy traktuje się w taki sam sposób, jak instytucje określone w art. 4 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Gospodarczą oraz w art. 3 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej.
2. Do celów niniejszego rozporządzenia:
a) "materiały archiwalne Wspólnoty" oznaczają wszelkie dokumenty i zapisy, niezależnie od ich rodzaju i postaci, które zostały sporządzone lub otrzymane przez jedną z instytucji, jej przedstawicielstwo lub pracowników, w trakcie wykonywania obowiązków związanych z działaniami Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i/lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwanych dalej "Wspólnotami Europejskimi");
b) "historyczne materiały archiwalne" stanowią tę część materiałów archiwalnych Wspólnoty, która została wyselekcjonowana, z uwzględnieniem warunków ustalonych w art. 7 niniejszego rozporządzenia, w celu ich trwałego zachowania.
3. Wszelkie dokumenty oraz zapisy, które były ogólnodostępne przed upływem okresu przewidzianego w ust. 1, pozostają nadal dostępne do wglądu publicznego bez ograniczeń.
4. Po upływie okresu trzydziestu lat, określonego w ust. 1, historyczne materiały archiwalne mogą być udostępnione każdej ubiegającej się osobie, która wyrazi zgodę na podporządkowanie się wewnętrznym zasadom ustalonym do tych celów przez każdą z instytucji.
5. Historyczne materiały archiwalne udostępniane są w postaci kopii. Instytucje mogą jednakże wydawać oryginały dokumentów lub zapisów, jeśli użytkownik wykaże szczególne i właściwie uzasadnione zainteresowanie.
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do akt personelu Wspólnot Europejskich oraz do dokumentów lub zapisów zawierających informacje na temat życia prywatnego lub zawodowego osób fizycznych.
Artykuł 3
1. Do wglądu publicznego nie udostępnia się:
a) dokumentów i zapisów utajnionych zgodnie z art. 10 rozporządzenia Rady nr 3 z dnia 31 lipca 1958 r., wdrażającego art. 24 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej [3], które nie zostały odtajnione;
b) umów przedłożonych lub zawartych przez Agencję Dostaw Euratomu na podstawie rozdziału VI Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej;
c) dokumentów i zapisów dotyczących spraw przekazanych do rozstrzygnięcia przez Trybunał Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich.
2. Nie udostępnia się do wglądu publicznego dokumentów ani zapisów, które zgodnie z zasadami i praktyką każdej z instytucji zaliczone zostały do kategorii poufnych lub kategorii wyższej, o ile nie zostały odtajnione zgodnie z art. 5.
Artykuł 4
1. Dokumenty i zapisy, które po powiadomieniu instytucji zostają objęte obowiązkiem tajemnicy zawodowej lub handlowej, nie będą udostępniane do wglądu publicznego po okresie trzydziestu lat, chyba że instytucja, która została powiadomiona o dokumencie bądź zapisie poinformowała wcześniej zainteresowaną osobę lub przedsiębiorstwo o zamiarze ich udostępnienia do wglądu publicznego, a dana osoba lub przedsiębiorstwo nie wnoszą sprzeciwu się w ciągu okresu, który zostanie ustanowiony zgodnie z zasadami określonymi w art. 9.
2. Ustęp 1 stosuje się również do dokumentów i zapisów sporządzonych przez instytucję i zawierających informacje objęte tajemnicą zawodową lub handlową.
Artykuł 5
1. W celu zapewnienia zgodności z zasadą dotyczącą trzydziestoletniego okresu, przewidzianą w art. 1 ust. 1, każda instytucja w odpowiednim czasie, lecz nie później niż 25 lat od daty utworzenia dokumentu lub zapisu, zbada wszelkie dokumenty i zapisy z kategorii poufnych lub kategorii wyższej w celu podjęcia decyzji, czy należy je odtajnić. Dokumenty i zapisy, które nie zostały odtajnione po pierwszym badaniu, będą poddawane kolejnym badaniom nie rzadziej niż co pięć lat.
2. W odniesieniu do dokumentów i zapisów otrzymanych od Państwa Członkowskiego lub innej instytucji instytucje podporządkowują się klasyfikacji ustanowionej przez autora. Jednakże w celu zapewnienia jak najszerszego dostępu do materiałów archiwalnych Wspólnoty instytucje oraz Państwa Członkowskie mogą ustalić procedury odtajnienia dokumentów i zapisów, zgodnie z kryteriami przyjętymi za wspólnym porozumieniem.
Artykuł 6
1. Państwa Członkowskie powstrzymują się od udostępniania do wglądu publicznego, na warunkach mniej rygorystycznych niż warunki określone w art. 1-5, utajnionych dokumentów i zapisów pochodzących od instytucji i przechowywanych w ich archiwach publicznych, jeśli dokumenty i zapisy te nie zostały odtajnione.
2. Ustęp 1 stosuje się również do dokumentów i zapisów Państw Członkowskich, będących kopią całości lub części zawartości dokumentów określonych w wymienionym ustępie.
Artykuł 7
Każda instytucja przenosi do historycznych materiałów archiwalnych wszelkie dokumenty i zapisy znajdujące się w jej archiwach bieżących nie później niż po upływie piętnastu lat od daty ich utworzenia. Zgodnie z kryteriami przewidzianymi przez każdą instytucję na podstawie art. 9 przeprowadzana jest wstępna segregacja, mająca na celu oddzielenie dokumentów i zapisów, które mają zostać zachowane, od tych, które nie mają wartości administracyjnej lub historycznej.
Artykuł 8
1. Każda instytucja może przechowywać swoje historyczne materiały archiwalne w miejscu, które uważa za najbardziej odpowiednie.
2. Każda instytucja dostarcza na wniosek Państw Członkowskich oraz innych instytucji, w przypadku gdy zainteresowane Państwo Członkowskie nie jest państwem, w którym znajduje się instytucja lub zainteresowane instytucje nie znajdują się w tym samym Państwie Członkowskim, kompletny zestaw kopii mikrofilmowych swoich historycznych materiałów archiwalnych, o ile są one udostępnione do wglądu publicznego na podstawie niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 9
Każda instytucja może na poziomie wewnętrznym określić szczegółowe zasady stosowania niniejszego rozporządzenia.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 1 lutego 1983 r.