Decyzja Rady
z dnia 25 maja 1999 r.
dotycząca zasad i warunków dochodzeń wewnętrznych w odniesieniu do przeciwdziałania nadużyciom finansowym, korupcji i wszelkim nielegalnym działaniom godzącym w interesy Wspólnoty
(1999/394/WE, Euratom)
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 207 ust. 3,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 121 ust. 3,
uwzględniając regulamin wewnętrzny Rady, w szczególności jego art. 21 ust. 2,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. [1] i rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999 z dnia 25 maja 1999 r. [2] dotyczące dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) przewiduje, że Urząd wszczyna i prowadzi dochodzenia administracyjne w obrębie instytucji, organów, urzędów i agencji ustanowionych przez Traktaty ustanawiające Wspólnotę Europejską lub Euratom, lub na ich podstawie.
(2) Obowiązki Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych, ustanowione przez Komisję, wykraczają poza ochronę finansowych interesów, obejmując wszystkie działania Urzędu odnoszące się do potrzeby uchronienia interesów Wspólnoty przed nieprawidłowymi działaniami podlegającymi wszczęciu postępowania administracyjnego lub karnego.
(3) Zakres zwalczania nadużyć powinien zostać rozszerzony, a jej skuteczność poprawiona poprzez wykorzystanie istniejącego doświadczenia w dziedzinie dochodzeń administracyjnych.
(4) Zatem na mocy swojej autonomii administracyjnej, wszystkie instytucje, organy, urzędy i agencje powinny powierzyć Urzędowi zadanie prowadzenia wewnętrznych dochodzeń administracyjnych, zmierzających do wydobycia na światło poważnych sytuacji odnoszących się do wykonywania obowiązków zawodowych, które mogą stanowić niedopełnienie obowiązków urzędników lub pracowników Wspólnot określonych w art. 11, 12 ust. 2 i 3, art. 13, 14, 16 i 17 ust. 1 regulaminu pracowniczego urzędników i warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanego dalej "regulaminem pracowniczym"), godzące w interesy tych Wspólnot i podlegające wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub, w stosownych przypadkach, postępowania karnego, lub poważne przewinienie określone w art. 22 regulaminu pracowniczego, lub niedopełnienie analogicznych obowiązków członków, kierowników lub pracowników instytucji, organów, urzędów i agencji Wspólnot nie objętych działaniem regulaminu pracowniczego, lub też niedopełnienie obowiązków nałożonych przez prawo wspólnotowe na członków Rady i jej organów, w zakresie obowiązków zawodowych jakie wykonują w ramach swoich stanowisk.
(5) Dochodzenia takie powinny być przeprowadzane w jednakowych warunkach we wszystkich wspólnotowych instytucjach, organach, urzędach i agencjach; powierzenie tego zadania Urzędowi nie powinno wpłynąć na zakres zadań tych instytucji, organów, urzędów lub agencji i nie powinno w żaden sposób obniżać poziomu ochrony prawnej zainteresowanych osób.
(6) W oczekiwaniu na zmiany w regulaminie pracowniczym, należy ustanowić praktyczne rozwiązania, ustalające w jaki sposób członkowie instytucji i organów, kierownicy urzędów i agencji, urzędnicy i pracownicy instytucji, organów, urzędów i agencji mają współpracować na rzecz niezakłóconego prowadzenia dochodzeń wewnętrznych.
(7) Rozporządzenie (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenie (Euratom) nr 1074/1999 przewidują, w art. 4 ust. 6, że każda instytucja, organ, urząd i agencja ma przyjąć decyzję, obejmującą w szczególności zasady dotyczące obowiązku członków, kierowników, urzędników i innych pracowników tych instytucji, organów, urzędów i agencji, współpracy z pracownikami Urzędu i udzielania im informacji, umożliwienia pracownikom Urzędu kontroli procedur postępowania w czasie prowadzenia przez nich dochodzeń wewnętrznych oraz gwarancji praw osób, których dotyczy postępowanie wewnętrzne.
(8) Porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 25 maja 1999 r. między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej a Komisją Wspólnoty Europejskiej dotyczące dochodzeń wewnętrznych Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) [3], zobowiązuje instytucje-sygnatariuszy oraz instytucje, organy, urzędy i agencje, które przystąpiły do niniejszego Porozumienia, do przyjęcia wewnętrznej decyzji zgodnej ze wzorem załączonym do Porozumienia i do niewprowadzania odstępstw od tego wzoru, z wyjątkiem wypadków, w których ich własne szczególne warunki powodują techniczną konieczność wprowadzenia takiego odstępstwa.
(9) Nie istnieją żadne szczególne warunki, które powodują techniczną konieczność wprowadzenia odstępstw od wzoru decyzji w odniesieniu do urzędników i innych pracowników Sekretariatu Generalnego Rady (zwanego dalej "Sekretariatem Generalnym").
(10) Rada powinna powierzyć Urzędowi zadanie podejmowania w jej obrębie działań administracyjnych wyjaśniających na potrzeby dochodzeń w sprawach poważnych sytuacji odnoszących się do wykonywania obowiązków zawodowych, które mogą stanowić niedopełnienie obowiązków nałożonych przez prawo wspólnotowe na osoby będące członkami Rady i jej organów; należy jednak wziąć pod uwagę fakt, że inaczej niż członkowie innych instytucji, członkowie Rady i jej organów spełniają zasadniczo funkcje w odniesieniu do poszczególnych państw i, w ich wykonywaniu, podlegają prawu krajowemu, a zatem zastosowanie niniejszej decyzji powinno zostać ograniczone do zawodowej działalności takiej osoby podejmowanej w ramach jej działalności jako członka tej instytucji lub jej organu.
(11) Urząd nie ma uprawnień sądowych i przeprowadza jedynie dochodzenia administracyjne; dochodzenia takie powinny być przeprowadzane w sposób w pełni zgodny z odnośnymi przepisami Traktatów ustanawiających Wspólnoty Europejskie, w szczególności z Protokołem w sprawie przywilejów i immunitetów, tekstami go wprowadzającymi oraz Regulaminem pracowniczym.
(12) Dochodzenia takie mają być prowadzone zgodnie z zasadami i warunkami przewidzianymi przez rozporządzenia Wspólnoty Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej; rozporządzenia nie nadają jednak Urzędowi żadnego prawa dostępu do budynków zajmowanych przez Państwa Członkowskie, w szczególności przez ich stałe przedstawicielstwa.
(13) Wewnętrzna decyzja przewidziana w Porozumieniu między instytucjonalnym jest ściśle ograniczona do zdefiniowania obowiązku współdziałania z Urzędem i udzielania mu informacji, obowiązku Urzędu ds. bezpieczeństwa świadczenia pomocy pracownikom Urzędu oraz analogiczny obowiązek Urzędu, informowania osób, którym postawiono zarzuty w wyniku jednego z prowadzonych dochodzeń,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Obowiązek współpracy z Urzędem
Sekretarz generalny, służby oraz każdy urzędnik lub pracownik Sekretariatu, są zobowiązani w pełni współpracować z pracownikami Urzędu i udzielać wszelkiej pomocy wymaganej w dochodzeniu. Mając ten cel na względzie, mają oni udzielać pracownikom Urzędu wszelkich użytecznych informacji i wyjaśnień.
Bez uszczerbku dla odnośnych przepisów Traktatów ustanawiających Wspólnoty Europejskie, w szczególności Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów oraz tekstów je wprowadzających, członkowie Rady i jej organów mają w pełni współpracować z Urzędem.
Artykuł 2
Obowiązek udzielania informacji
Każdy urzędnik lub pracownik Sekretariatu Generalnego, który powziął wiedzę o dowodach, nasuwających przypuszczenie zaistnienia możliwych przypadków nadużyć, korupcji lub innego nielegalnego działania godzącego w interesy Wspólnot, lub o poważnych sytuacjach odnoszących się do wykonywania obowiązków zawodowych, które mogą stanowić niedopełnienie powinności urzędników lub pracowników Wspólnot podlegających wszczęciu postępowania dyscyplinarnego lub, w stosownych przypadkach, postępowania karnego, lub do niedopełnienia obowiązków nałożonych przez prawo wspólnotowe na członków Rady i jej organów, w zakresie ich obowiązków wykonywanych na tym stanowisku, jeżeli to niedopełnienie obowiązków godzi w interesy Wspólnot, poinformuje niezwłocznie szefa swojej służby lub dyrektora generalnego lub, jeżeli uzna to za użyteczne, bezpośrednio sekretarza generalnego lub Urząd.
Sekretarz generalny, dyrektorzy generalni i szefowie służb Sekretariatu Generalnego bezzwłocznie przekazują Urzędowi wszelkie dowody, o których powzięli wiedzę, nasuwającą przypuszczenie zaistnienia nieprawidłowości określonych w ust. 1.
Urzędnicy lub pracownicy Sekretariatu Generalnego nie mogą być w żadnym przypadku poddawani niesprawiedliwemu lub dyskryminacyjnemu traktowaniu w wyniku przekazania przez nich informacji określonych w ust. 1 i 2.
Członkowie Rady i stali przedstawiciele, którzy powzięli wiedzę o faktach określonych w ust. 1, poinformują o tym przewodniczącego Rady lub, jeżeli uznają to za użyteczne, bezpośrednio Urząd. Delegaci Państw Członkowskich, którzy powzięli wiedzę o faktach określonych w ust. 1, poinformują o tym stałego przedstawiciela swojego Państwa Członkowskiego.
Artykuł 3
Pomoc ze strony Urzędu ds. Bezpieczeństwa
Na wniosek dyrektora Urzędu, Urząd ds. Bezpieczeństwa Sekretariatu Generalnego pomaga Urzędowi w praktycznym przeprowadzeniu dochodzeń.
Artykuł 4
Poinformowanie strony zainteresowanej
Jeżeli istnieje możliwość, że zamieszany jest osobiście członek Rady lub jednego z jej organów, urzędnik lub pracownik Sekretariatu Generalnego, zainteresowana strona zostaje natychmiast powiadomiona, pod warunkiem że nie zagrozi to dochodzeniu. W każdym przypadku wnioski odnoszące się do jednej z tych osób z podaniem nazwiska nie mogą zostać sformułowane po ukończeniu dochodzenia, dopóki zainteresowana strona nie miała możliwości wyrażenia poglądów w odniesieniu do wszystkich faktów jej dotyczących.
W przypadkach, w których konieczne jest zachowanie absolutnej tajemnicy ze względu na dochodzenie i wymagających procedur dochodzeniowych, przynależących do krajowego organu sądowego, obowiązek zwrócenia się do zainteresowanej osoby o przedstawienie swoich poglądów może zostać przesunięty po uzgodnieniu z Przewodniczącym Rady lub, w stosownych przypadkach, Sekretarzem Generalnym.
Artykuł 5
Informacja o zamknięciu dochodzenia bez podejmowania dalszych działań
Jeżeli, w następstwie dochodzenia wewnętrznego, nie można wytoczyć sprawy przeciw osobie, której postawiono zarzuty, dochodzenie wewnętrzne przeciw niej zostaje zamknięte bez podejmowania dalszych działań, decyzją dyrektora Urzędu, który informuje o tym zainteresowaną stronę na piśmie.
Artykuł 6
Uchylenie immunitetu
Jakikolwiek wniosek policji krajowej lub organu sądowego o uchylenie immunitetu względem postępowania sądowego, jakiegokolwiek urzędnika lub pracownika Sekretariatu Generalnego, związany z możliwym przypadkiem nadużyć, korupcji lub jakiegokolwiek innego nielegalnego działania, zostaje przekazany dyrektorowi Urzędu do zaopiniowania. Jeżeli wniosek o uchylenie immunitetu odnosi się do członka Radu lub jednego z jej organów, Urząd zostaje o tym poinformowany.
Artykuł 7
Data wejścia w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie dnia 1 czerwca 1999 r.
Sporządzono w Brukseli, dnia 25 maja 1999 r.