ROZPORZĄDZENIE PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (WE) NR 390/2009
z dnia 23 kwietnia 2009 r.
zmieniające wspólne instrukcje konsularne dla misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych dotyczące wiz w związku z wprowadzeniem danych biometrycznych oraz zmieniające przepisy dotyczące systemu przyjmowania i przetwarzania wniosków wizowych
PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 62 ust. 2 lit. b) ppkt (ii),
uwzględniając wniosek Komisji,
uwzględniając opinię Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (1),
stanowiąc zgodnie z procedurą określoną w art. 251 Traktatu (2),
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W celu zapewnienia rzetelnej kontroli i identyfikacji osób ubiegających się o wizy konieczne jest przetwarzanie danych biometrycznych w systemie informacji wizowej (VIS) ustanowionym na mocy decyzji Rady 2004/512/WE (3) oraz utworzenie ram prawnych regulujących pobieranie tych identyfikatorów biometrycznych. Ponadto wprowadzenie w życie VIS wymaga nowych rozwiązań dotyczących organizacji przyjmowania wniosków wizowych.
(2)
Włączenie identyfikatorów biometrycznych do VIS jest ważnym krokiem ku wykorzystywaniu nowych elementów, dzięki którym powiązanie posiadacza wizy z paszportem będzie bardziej wiarygodne i pozwoli zapobiec wykorzystywaniu fałszywych tożsamości. Dlatego jednym z podstawowych warunków wydania wizy połączonego z rejestracją identyfikatorów biometrycznych w VIS powinno być osobiste stawiennictwo osoby ubiegającej się o wizę - przynajmniej gdy składa ona wniosek po raz pierwszy.
(3)
Wyboru identyfikatorów biometrycznych dokonano w rozporządzeniu Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 767/2008 z dnia 9 lipca 2008 r. w sprawie Wizowego Systemu Informacyjnego (VIS) oraz wymiany danych pomiędzy państwami członkowskimi na temat wiz krótkoterminowych („rozporządzenie w sprawie VIS”) (4).
(4)
Niniejsze rozporządzenie określa normy regulujące pobieranie tych identyfikatorów biometrycznych, odwołując się do stosownych przepisów Międzynarodowej Organizacji Lotnictwa Cywilnego („ICAO”). Dla zapewnienia interoperacyjności nie są konieczne żadne inne specyfikacje techniczne.
(5)
Wszelkie dokumenty, dane lub identyfikatory biometryczne otrzymane przez państwo członkowskie w toku przetwarzania wniosku wizowego uznawane są za dokumenty konsularne zgodnie z Konwencją wiedeńską o stosunkach konsularnych z dnia 24 kwietnia 1963 r. i traktowane są w odpowiedni sposób.
(6)
W celu ułatwienia rejestracji osób ubiegających się o wizę oraz obniżenia kosztów ponoszonych przez państwa członkowskie należy, oprócz istniejących ram systemu reprezentacji, przewidzieć nowe rozwiązania organizacyjne. Przede wszystkim do wspólnych instrukcji konsularnych dla misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych dotyczących wiz (5) należy dodać szczególną formę reprezentacji, ograniczoną do odbioru wniosków wizowych oraz pobierania identyfikatorów biometrycznych.
(7)
Należy wprowadzić inne możliwości, takie jak kolokalizacja, wspólne ośrodki przyjmowania wniosków, konsulowie honorowi oraz współpraca z usługodawcami zewnętrznymi. Należy stworzyć odpowiednie ramy prawne obejmujące te możliwości, uwzględniając zwłaszcza kwestie ochrony danych. Państwa członkowskie powinny określić, zgodnie z warunkami określonymi w tych ramach prawnych, strukturę organizacyjną, jaką będą stosować w poszczególnych krajach trzecich. Szczegółowe informacje dotyczące tych struktur powinna publikować Komisja.
(8)
Organizując współpracę, państwa członkowskie powinny zapewnić, aby osoby ubiegające się o wizę były kierowane do państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrzenie ich wniosków.
(9)
Konieczne jest stworzenie przepisów na wypadek sytuacji, w których państwa członkowskie postanowią - dla uproszczenia procedury - współpracować z usługodawcą zewnętrznym w zakresie przyjmowania wniosków wizowych. Decyzja taka może zostać podjęta, jeżeli w świetle szczególnych uwarunkowań lub sytuacji lokalnej okaże się, że współpraca z innymi państwami członkowskimi polegająca na reprezentacji w ograniczonym zakresie, na kolokalizacji lub prowadzeniu wspólnego ośrodka przyjmowania wniosków nie jest odpowiednia dla danego państwa członkowskiego. Rozwiązania takie należy tworzyć z poszanowaniem ogólnych zasad wydawania wiz, przestrzegając wymogów ochrony danych określonych w dyrektywie 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (6). Ponadto w tworzeniu i wprowadzaniu w życie takich rozwiązań należy uwzględnić konieczność zapobiegania zjawisku polegającemu na porównywaniu procedur wizowych (ang. visa shopping).
(10)
Państwa członkowskie powinny współpracować z usługodawcami zewnętrznymi na podstawie instrumentu prawnego, który powinien zawierać postanowienia dotyczące ich dokładnych obowiązków, bezpośredniego i całkowitego dostępu do ich lokali, udzielania informacji osobom ubiegającym się o wizę, poufności oraz okoliczności, warunków i trybu zawieszania lub rozwiązywania współpracy.
(11)
Niniejsze rozporządzenie - dzięki temu, że zezwala państwom członkowskim na współpracę z usługodawcą zewnętrznym w zakresie przyjmowania wniosków wizowych, a równocześnie ustanawia zasadę „jednego okienka” przy składaniu wniosku wizowego - ustanawia odstępstwo od ogólnej zasady wymagającej osobistego stawiennictwa, o której mowa w części III pkt 4 wspólnych instrukcji konsularnych. Odstępstwo to pozostaje bez uszczerbku dla możliwości wezwania osoby ubiegającej się o wizę na osobistą rozmowę oraz bez uszczerbku dla przyszłych instrumentów prawnych regulujących te kwestie.
(12)
W celu zapewnienia zgodności z wymogami w zakresie ochrony danych przeprowadzono konsultacje z grupą roboczą utworzoną na mocy art. 29 dyrektywy 95/46/WE.
(13)
Dyrektywa 95/46/WE ma zastosowanie do państw członkowskich w odniesieniu do przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszym rozporządzeniem.
(14)
Państwa członkowskie powinny zachować możliwość składania wniosków przez ubiegających się o wizę bezpośrednio w swoich misjach dyplomatycznych lub urzędach konsularnych.
(15)
W celu ułatwienia procedury dotyczącej kolejnych wniosków powinna istnieć możliwość kopiowania odcisków placów z pierwszego wpisu do VIS przez okres 59 miesięcy. Po tym terminie należy ponownie pobrać odciski palców.
(16)
Ze względu na wymóg pobierania identyfikatorów biometrycznych nie należy już angażować pośredników komercyjnych, takich jak biura podróży, do przyjmowania wniosków składanych po raz pierwszy, lecz tylko do przyjmowania kolejnych wniosków.
(17)
Wspólne instrukcje konsularne należy zatem odpowiednio zmienić.
(18)
Trzy lata po oddaniu VIS do eksploatacji, a następnie co cztery lata Komisja powinna przedstawiać sprawozdanie z wprowadzania w życie niniejszego rozporządzenia.
(19)
Ponieważ cel niniejszego rozporządzenia, a mianowicie organizacja przyjmowania i przetwarzania wniosków wizowych w związku z wpisaniem danych biometrycznych do VIS i wprowadzeniem wspólnych norm i interoperacyjnych identyfikatorów biometrycznych oraz wspólnych zasad dla wszystkich państw członkowskich uczestniczących we wspólnej polityce wizowej Wspólnoty, nie może być osiągnięty w sposób wystarczający przez państwa członkowskie, natomiast możliwe jest lepsze jego osiągnięcie na poziomie Wspólnoty, Wspólnota może podjąć działania zgodnie z zasadą pomocniczości określoną w art. 5 Traktatu. Zgodnie z zasadą proporcjonalności określoną w tym artykule niniejsze rozporządzenie nie wykracza poza to, co jest konieczne do osiągnięcia tych celów.
(20)
Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu dotyczącego stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie uczestniczy w przyjmowaniu niniejszego rozporządzenia, nie jest nim związana, ani go nie stosuje. Ponieważ niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w ramach postanowień tytułu IV części trzeciej Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, zgodnie z art. 5 tego protokołu Dania podejmuje w okresie sześciu miesięcy od daty przyjęcia niniejszego rozporządzenia ewentualną decyzję, czy wdroży je do swojego prawa krajowego.
(21)
W odniesieniu do Islandii i Norwegii niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu Umowy zawartej przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii dotyczącej włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (7), które wchodzą w zakres obszaru, o którym mowa w art. 1 pkt B decyzji Rady 1999/437/WE (8) w sprawie niektórych warunków stosowania tej umowy.
(22)
Niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku prawnego Schengen, które nie mają zastosowania do Zjednoczonego Królestwa zgodnie z decyzją Rady 2000/365/WE z dnia 29 maja 2000 r. dotyczącą wniosku Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej o zastosowanie wobec niego niektórych przepisów dorobku Schengen (9). Zjednoczone Królestwo nie uczestniczy w związku z tym w jego przyjęciu i nie jest nim związane, ani go nie stosuje.
(23)
Niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku prawnego Schengen, które nie mają zastosowania do Irlandii zgodnie z decyzją Rady 2002/192/WE z dnia 28 lutego 2002 r. dotyczącą wniosku Irlandii o zastosowanie wobec niej niektórych przepisów dorobku Schengen (10). Irlandia nie uczestniczy w związku z tym w jego przyjęciu i nie jest nim związana, ani go nie stosuje.
(24)
W odniesieniu do Szwajcarii niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu Umowy między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską a Konfederacją Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen (11), które wchodzą w zakres obszaru, o którym mowa w art. 1 pkt B decyzji 1999/437/WE w związku z art. 3 decyzji Rady 2008/146/WE (12).
(25)
W odniesieniu do Liechtensteinu niniejsze rozporządzenie stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen w rozumieniu Protokołu między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską, Konfederacją Szwajcarską a Księstwem Liechtensteinu w sprawie przystąpienia Księstwa Liechtensteinu do Umowy między Unią Europejską, Wspólnotą Europejską a Konfederacją Szwajcarską dotyczącej włączenia Konfederacji Szwajcarskiej we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen, które wchodzą w zakres obszaru, o którym mowa w art. 1 pkt B decyzji 1999/437/WE w związku z art. 3 decyzji Rady 2008/261/WE (13).
(26)
W odniesieniu do Cypru niniejsze rozporządzenie stanowi akt, który rozwija dorobek Schengen lub jest w inny sposób z nim związany w rozumieniu art. 3 ust. 2 Aktu przystąpienia z 2003 r.
(27)
Niniejsze rozporządzenie stanowi akt, który rozwija dorobek Schengen lub jest w inny sposób z nim związany w rozumieniu art. 4 ust. 2 Aktu przystąpienia z 2005 r.,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Zmiany we wspólnych instrukcjach konsularnych
We wspólnych instrukcjach konsularnych dla misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych dotyczących wiz wprowadza się następujące zmiany:
1)
w części II wprowadza się następujące zmiany:
a)
w pkt 1.2 lit. b) dodaje się ustępy w brzmieniu:
„Państwo członkowskie może również reprezentować jedno lub więcej państw członkowskich w ograniczonym zakresie, to jest jedynie przyjmować wnioski wizowe oraz rejestrować identyfikatory biometryczne. Zastosowanie mają odpowiednie przepisy pkt 1.2 lit. c) i e). Akta i dane są przyjmowane, a następnie przesyłane do reprezentowanego państwa członkowskiego z poszanowaniem odpowiednich zasad ochrony i bezpieczeństwa danych.
Reprezentowane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane, czy to przekazywane drogą elektroniczną, czy też przekazywane fizycznie na nośniku elektronicznym przez organy reprezentującego państwa członkowskiego organom reprezentowanego państwa członkowskiego, były całkowicie zaszyfrowane.
W krajach trzecich zakazujących szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną przez organy reprezentującego państwa członkowskiego organom reprezentowanego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich), reprezentowane państwo(-a) członkowskie nie zezwala(-ją) reprezentującemu państwu członkowskiemu na przekazywanie danych drogą elektroniczną.
W takim przypadku odnośne reprezentowane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane elektroniczne w formie całkowicie zaszyfrowanej na elektronicznym nośniku były fizycznie przekazywane przez organy reprezentującego państwa członkowskiego organom reprezentowanego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) przez urzędnika konsularnego państwa członkowskiego lub, jeżeli przekazanie danych tą drogą wymaga nieproporcjonalnie dużych lub nieuzasadnionych nakładów - w inny bezpieczny i pewny sposób, na przykład przez uznane podmioty mające doświadczenie w transporcie w odnośnych krajach trzecich dokumentów wymagających szczególnej ochrony.
We wszystkich przypadkach poziom bezpieczeństwa podczas przekazywania danych jest dostosowany do poziomu ochrony, jakiej te dane wymagają.
Państwa członkowskie lub Wspólnota starają się osiągnąć porozumienie z odnośnymi krajami trzecimi, tak aby zniosły one zakaz szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną między organami odnośnych państw członkowskich.”;
b)
lit. d) otrzymuje brzmienie:
„d)
Gdy zgodnie z lit. a) i b) wydawane są wizy jednolite, system reprezentacji oraz reprezentacji w ograniczonym zakresie zostaje odzwierciedlony w tabeli przedstawicielstw wydających wizy jednolite, zawartej w załączniku 18.”;
2)
w części III wprowadza się następujące zmiany:
a)
pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Wnioski wizowe
1.1. Formularz wniosku wizowego - liczba formularzy wniosku
Osoby ubiegające się o wizę muszą również wypełnić formularz wniosku o wydanie wizy jednolitej. Wnioski o wydanie wizy jednolitej należy składać na ujednoliconym formularzu, którego wzór przedstawiono w załączniku 16.
Wypełniany jest przynajmniej jeden egzemplarz wniosku, tak aby mógł zostać użyty podczas konsultacji z organami centralnymi. W zakresie, w jakim wymagają tego krajowe procedury administracyjne, państwa członkowskie mogą żądać kilku egzemplarzy wniosku.
1.2. Identyfikatory biometryczne
a) Państwa członkowskie pobierają od osoby ubiegającej się o wizę identyfikatory biometryczne składające się z obrazu twarzy i dziesięciu odcisków palców, z poszanowaniem gwarancji określonych w Europejskiej konwencji o ochronie praw człowieka i podstawowych wolności, w Karcie praw podstawowych Unii Europejskiej oraz w Konwencji Narodów Zjednoczonych o prawach dziecka.
Składając pierwszy wniosek wizowy, osoba ubiegająca się o wizę zobowiązana jest do osobistego stawiennictwa. Zostają wówczas pobrane następujące identyfikatory biometryczne:
-
zdjęcie, zeskanowane lub wykonane w chwili składania wniosku, oraz
-
płaskie odciski dziesięciu palców pobrane cyfrowo.
W przypadku gdy odciski palców pobrane od osoby ubiegającej się o wizę w związku z jej wcześniejszym wnioskiem wizowym zostały po raz pierwszy wprowadzone do wizowego systemu informacyjnego (VIS) mniej niż 59 miesięcy przed dniem wpłynięcia nowego wniosku, zostają one skopiowane do kolejnego wniosku.
W przypadku uzasadnionych wątpliwości co do tożsamości osoby ubiegającej się o wizę misja dyplomatyczna lub urząd konsularny pobierają odciski palców w okresie określonym powyżej.
Ponadto gdy w chwili otrzymania wniosku nie można natychmiast stwierdzić, czy odciski palców zostały pobrane w okresie określonym powyżej, osoba ubiegająca się o wizę może zwrócić się o pobranie jej odcisków palców.
Zgodnie z art. 9 pkt 5 rozporządzenia w sprawie VIS fotografia załączona do każdego wniosku jest wprowadzana do VIS. Od osoby ubiegającej się o wizę nie wymaga się w tym celu osobistego stawiennictwa.
Wymogi techniczne dotyczące fotografii odpowiadają międzynarodowym normom określonym w dokumencie 9303 wydanym przez międzynarodową Organizację Lotnictwa Cywilnego (ICAO), część 1, wydanie VI.
Odciski palców są pobierane zgodnie z normami ICAO i decyzją Komisji 2006/648/WE z dnia 22 września 2006 r. ustanawiającą specyfikacje techniczne dotyczące norm przyjętych dla cech biometrycznych na potrzeby rozwoju Wizowego Systemu Informacyjnego (14).
Identyfikatory biometryczne pobierane są przez wykwalifikowany i odpowiednio upoważniony personel misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego oraz przez organy odpowiadające za wydawanie wiz na granicach. Identyfikatory biometryczne mogą być także pobierane - pod nadzorem misji dyplomatycznych lub urzędów konsularnych - przez wykwalifikowanych, odpowiednio upoważnionych członków personelu konsula honorowego lub usługodawcę zewnętrznego, o którym mowa w części VII pkt 1.3 i 1.4.
Dane wprowadzane są do VIS jedynie przez należycie upoważnionych członków personelu konsularnego zgodnie z art. 6 ust. 1, art. 7 oraz art. 9 ust. 5 i 6 rozporządzenia w sprawie VIS.
Państwa członkowskie zapewniają pełne wykorzystanie wszystkich kryteriów wyszukiwania zgodnie z art. 15 rozporządzenia w sprawie VIS, aby uniknąć bezpodstawnych odrzuceń lub błędnej identyfikacji.
b) Wyjątki
Z obowiązku składania odcisków palców zwalnia się następujące kategorie osób ubiegających się o wizę:
-
dzieci poniżej dwunastego roku życia,
-
osoby, od których pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe. Jeżeli można pobrać odciski palców w liczbie mniejszej niż dziesięć, to należy pobrać ich tyle, ile jest możliwe. Jeżeli jednak niemożność pobrania odcisków palców jest tymczasowa, to od osoby ubiegającej się o wizę wymaga się, by złożyła odciski palców wraz z kolejnym wnioskiem wizowym. Misje dyplomatyczne lub urzędy konsularne oraz organy odpowiadające za wydawanie wiz na granicach są uprawnione do żądania dalszych wyjaśnień w odniesieniu do tymczasowej niemożności. Państwa członkowskie zapewniają wprowadzenie odpowiednich procedur gwarantujących poszanowanie godności osoby ubiegającej się o wizę w sytuacji, gdy wystąpią problemy z pobraniem danych. Fakt, że pobranie odcisków palców jest fizycznie niemożliwe, nie ma wpływu na przyznanie lub odmowę przyznania wizy,
-
przywódcy państw lub rządów, członkowie rządów krajowych wraz z towarzyszącymi im małżonkami oraz członkami oficjalnej delegacji, gdy są oni zapraszani przez rządy państw członkowskich lub organizacje międzynarodowe w celach oficjalnych,
-
monarchowie i ważni rangą członkowie rodziny królewskiej, gdy są oni zapraszani przez rządy państw członkowskich lub organizacje międzynarodowe w celach oficjalnych.
W każdym z tych przypadków należy w systemie VIS wprowadzić adnotację »nie dotyczy«.
b)
dodaje się punkt w brzmieniu:
„5. Zachowanie się personelu
Misje dyplomatyczne i urzędy konsularne państw członkowskich zapewniają osobom ubiegającym się o wizę uprzejmą obsługę.
Personel konsularny wykonuje obowiązki służbowe z pełnym poszanowaniem godności ludzkiej. Wszelkie podejmowane działania muszą być współmierne do zamierzonych celów.
Podczas pełnienia obowiązków służbowych personel konsularny nie dyskryminuje nikogo ze względu na płeć, rasę ani pochodzenie etniczne, religię ani światopogląd, niepełnosprawność, wiek ani orientację seksualną.”;
3)
w części VII pkt 1 otrzymuje brzmienie:
„1. Organizacja wydziałów wizowych
1.1. Organizacja przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych
Każde państwo członkowskie odpowiada za organizację przyjmowania i rozpatrywania wniosków wizowych. Wnioski wizowe przyjmowane są co do zasady w misji dyplomatycznej lub urzędzie konsularnym państwa członkowskiego.
Państwa członkowskie:
-
wyposażają swoje misje dyplomatyczne lub urzędy konsularne i organy odpowiadające za wydawanie wiz na granicach, a także siedziby swoich konsulów honorowych - jeżeli korzystają z ich pomocy w pobieraniu identyfikatorów biometrycznych zgodnie z pkt 1.3 - w środki konieczne do pobierania identyfikatorów biometrycznych, lub
-
w ramach lokalnej współpracy konsularnej lub innych stosownych kontaktów nawiązują z jednym lub kilkoma innymi państwami członkowskimi współpracę polegającą na reprezentacji w ograniczonym zakresie, na prowadzeniu wspólnej placówki lub wspólnego ośrodka przyjmowania wniosków zgodnie z pkt 1.2.
Z uwagi na szczególne uwarunkowania lub na sytuację lokalną, na przykład w przypadku gdy:
-
ze względu na dużą liczbę osób ubiegających się o wizę nie jest możliwe zorganizowanie pobierania wniosków wizowych i danych w odpowiednim terminie i w godnych warunkach, lub
-
nie jest możliwe zapewnienie odpowiedniej dostępności na całym terytorium danego kraju trzeciego w żaden inny sposób,
oraz w przypadku gdy wymienione wyżej formy współpracy okażą się nieodpowiednie dla danego państwa członkowskiego, państwo członkowskie może w ostateczności nawiązać współpracę z usługodawcą zewnętrznym zgodnie z pkt 1.4.
Bez uszczerbku dla prawa do wezwania osoby ubiegającej się o wizę na osobistą rozmowę, o czym mowa w części III pkt 4, wybór formy organizacyjnej nie może powodować, że osoba ta będzie musiała stawiać się osobiście w więcej niż jednym miejscu, aby złożyć wniosek wizowy.
1.2. Formy współpracy między państwami członkowskimi
a)
W przypadku gdy wybrano prowadzenie wspólnej placówki, pracownicy misji dyplomatycznych i urzędów konsularnych co najmniej jednego państwa członkowskiego rozpatrują skierowane do nich wnioski wizowe (wraz z przetwarzaniem identyfikatorów biometrycznych) w misji dyplomatycznej lub urzędzie konsularnym innego państwa członkowskiego oraz korzystają wspólnie ze sprzętu tego państwa członkowskiego. Dane państwa członkowskie uzgadniają, jak długo będzie prowadzona i na jakich zasadach zostanie rozwiązana wspólna placówka oraz jaka część opłaty wizowej przypada państwu członkowskiemu, do którego należy dana misja dyplomatyczna lub dany urząd konsularny.
b)
W przypadku gdy ustanowiono wspólne ośrodki przyjmowania wniosków, pracownicy urzędów dyplomatycznych lub misji konsularnych co najmniej dwóch państw członkowskich zostają wspólnie ulokowani w jednym budynku do przyjmowania skierowanych do nich wniosków wizowych (w tym identyfikatorów biometrycznych). Osoby ubiegające się o wizę są kierowane do państwa członkowskiego odpowiedzialnego za rozpatrzenie wniosku wizowego. Państwa członkowskie uzgadniają, jak długo będzie prowadzona i na jakich zasadach zostanie rozwiązana taka współpraca oraz jak uczestniczące państwa członkowskie będą dzielić się kosztami. Jedno państwo członkowskie odpowiada za umowy związane z logistyką i za stosunki dyplomatyczne z krajem, na którego terenie znajduje się placówka.
1.3. Korzystanie z pomocy konsulów honorowych
Do wykonywania niektórych lub wszystkich czynności, o których mowa w pkt 1.5, mogą również zostać upoważnieni konsulowie honorowi. Należy podjąć odpowiednie środki, aby zagwarantować ochronę danych oraz bezpieczeństwo.
W przypadku gdy konsul honorowy nie jest urzędnikiem służby cywilnej państwa członkowskiego, wykonuje on wspomniane czynności zgodnie z wymogami określonymi w załączniku 19, z wyjątkiem przepisów pkt C lit. c) tego załącznika.
W przypadku gdy konsul honorowy jest urzędnikiem służby cywilnej państwa członkowskiego, państwo to zapewnia, aby spełnione zostały warunki porównywalne z tymi, które miałyby zastosowanie, gdyby czynności te były wykonywane przez jego misję dyplomatyczną lub urząd konsularny.
1.4. Współpraca z usługodawcami zewnętrznymi
Państwa członkowskie dążą do tego, aby współpraca z usługodawcą zewnętrznym obejmowała co najmniej jeszcze jedno państwo członkowskie, bez uszczerbku dla przepisów o zamówieniach publicznych i zasad konkurencji.
Podstawą współpracy z usługodawcą zewnętrznym jest instrument prawny, który spełnia wymogi określone w załączniku 19.
W ramach lokalnej współpracy konsularnej państwa członkowskie wymieniają się informacjami o wyborze usługodawców zewnętrznych oraz o warunkach zawartych w odnośnych instrumentach prawnych.
1.5. Rodzaje współpracy z usługodawcami zewnętrznymi
Usługodawcy zewnętrznemu można powierzyć wykonywanie jednej lub więcej poniższych czynności:
a)
udzielanie ogólnych informacji na temat wymogów wizowych i formularzy wniosków;
b)
informowanie osób ubiegających się o wizę o wymaganych dokumentach uzupełniających, wymienionych w liście kontrolnej;
c)
przyjmowanie danych i wniosków (łącznie z pobieraniem identyfikatorów biometrycznych) i przekazywanie wniosku misji dyplomatycznej lub urzędowi konsularnemu;
d)
pobieranie należnej opłaty;
e)
planowanie terminów osobistych wizyt w misji dyplomatycznej lub w urzędzie konsularnym lub u usługodawcy zewnętrznego;
f)
przyjmowanie dokumentów podróży (łącznie z ewentualnym powiadomieniem o odmowie) od misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego i zwracanie ich osobie ubiegającej się o wizę.
1.6. Obowiązki państw członkowskich
Wybierając usługodawców zewnętrznych, dane państwo(-a) członkowskie dokładnie sprawdza(-ją) wypłacalność i rzetelność spółki (łącznie z niezbędnymi pozwoleniami, wpisem w rejestrze handlowym, statutem spółki, umowami z bankami) oraz upewnia(-ją) się, czy nie zachodzi konflikt interesów.
Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby usługodawca zewnętrzny, który został wybrany, przestrzegał warunków nałożonych na niego na mocy instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4.
Dane państwo(-a) członkowskie odpowiada(-ją) w dalszym ciągu za to, czy podczas przetwarzania danych przestrzegane są przepisy o ochronie danych, oraz jest nadzorowane zgodnie z art. 28 dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 24 października 1995 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w zakresie przetwarzania danych osobowych i swobodnego przepływu tych danych (15).
Współpraca z usługodawcą zewnętrznym nie ogranicza ani nie wyklucza odpowiedzialności prawnej wynikającej z krajowych przepisów danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) w razie niedopełnienia obowiązków związanych z przetwarzaniem danych osobowych osób ubiegających się o wizę oraz z rozpatrywaniem wniosków wizowych. Przepis ten pozostaje bez uszczerbku dla wszelkich działań prawnych, które mogą zostać podjęte bezpośrednio przeciwko usługodawcy zewnętrznemu na mocy przepisów danego kraju trzeciego.
Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane, czy to przekazywane drogą elektroniczną, czy też przekazywane fizycznie na nośniku elektronicznym przez usługodawcę zewnętrznego organom danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich), były całkowicie zaszyfrowane.
W krajach trzecich zakazujących szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną przez usługodawcę zewnętrznego organom danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich), dane państwo(-a) członkowskie nie zezwala(-ją) usługodawcy zewnętrznemu na przekazywanie danych drogą elektroniczną.
W takim przypadku odnośne państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją), aby dane elektroniczne w formie zaszyfrowanej na elektronicznym nośniku były fizycznie przekazywane od usługodawcy zewnętrznego organom odnośnego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) przez urzędnika konsularnego państwa członkowskiego lub - jeżeli przekazanie danych tą drogą wymaga nieproporcjonalnie dużych lub nieuzasadnionych nakładów - w inny bezpieczny i pewny sposób, na przykład przez uznane podmioty mające doświadczenie w transporcie w odnośnych krajach trzecich dokumentów wymagających szczególnej ochrony.
We wszystkich przypadkach poziom bezpieczeństwa podczas przekazywania danych jest dostosowany do poziomu ochrony, jakiej te dane wymagają.
Państwa członkowskie lub Wspólnota starają się osiągnąć porozumienie z odnośnymi krajami trzecimi, tak aby zniosły one zakaz szyfrowania danych, które mają być przekazywane drogą elektroniczną od usługodawców zewnętrznych do odnośnych państw członkowskich.
Dane państwo(-a) członkowskie zapewnia(-ją) przeszkolenie usługodawcy zewnętrznego, dostarczając mu wiedzy potrzebnej do właściwej obsługi i właściwego informowania osób ubiegających się o wizę.
Dane państwo(-a) członkowskie przewiduje(-ją) możliwość weryfikacji, w razie wątpliwości, odcisków palców, które zostały pobrane przez usługodawcę zewnętrznego, na terenie misji dyplomatycznej lub urzędu konsularnego.
Rozpatrywanie wniosków wizowych, ewentualnie rozmowy, zatwierdzanie oraz druk i umieszczanie naklejek wizowych dokonywane są wyłącznie przez misję dyplomatyczną lub urząd konsularny.
Usługodawcy zewnętrzni w żadnym przypadku nie mają dostępu do VIS. Dostęp do VIS jest zastrzeżony wyłącznie dla odpowiednio upoważnionego personelu misji dyplomatycznych lub urzędów konsularnych.
Dane państwo(-a) członkowskie ściśle nadzoruje(-ją) wprowadzanie w życie instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4, w tym:
a)
ogólne informacje o wymogach wizowych i formularzu wniosku, których usługodawca zewnętrzny udziela osobom ubiegającym się o wizę;
b)
wszelkie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa wymagane do ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, niedozwolonym ujawnieniem lub udostępnieniem - szczególnie gdy współpraca wiąże się z przekazywaniem akt i danych misji dyplomatycznej lub urzędowi konsularnemu danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) - oraz przed wszelkimi innymi formami bezprawnego przetwarzania danych osobowych;
c)
pobieranie i przekazywanie identyfikatorów biometrycznych;
d)
środki podjęte w celu zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie danych.
W tym celu misja dyplomatyczna lub urząd konsularny danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) regularnie przeprowadza niezapowiedziane kontrole u usługodawcy zewnętrznego.
1.7. Opłata za usługę
Usługodawcy zewnętrzni mogą pobierać opłatę za usługę oprócz należnej opłaty, o której mowa w załączniku 12. Opłata za usługę jest proporcjonalna do kosztów ponoszonych przez usługodawcę zewnętrznego przy wykonywaniu jednej lub więcej czynności, o których mowa w pkt 1.5.
Opłata za usługę zostaje określona w instrumencie prawnym, o którym mowa w pkt 1.4.
W ramach lokalnej współpracy konsularnej państwa członkowskie zapewniają, aby opłata za usługę pobierana od osoby ubiegającej się o wizę we właściwy sposób odpowiadała usługom oferowanym przez usługodawców zewnętrznych oraz lokalnym warunkom. Ponadto dążą one do ujednolicenia pobieranej opłaty za usługę.
Wysokość opłaty za usługę nie przekracza połowy opłaty wizowej określonej w załączniku 12, bez względu na ewentualne zwolnienia z opłaty wizowej przewidziane w załączniku 12.
Odnośne państwo(-a) członkowskie zachowuje(-ją) możliwość składania wniosków przez ubiegających się o wizę bezpośrednio w swoich urzędach konsularnych lub misjach dyplomatycznych.
1.8. Informacje
Dokładne informacje o możliwościach umówienia się na spotkanie i złożenia wniosku wizowego wywieszane są przez misje dyplomatyczne i urzędy konsularne państw członkowskich do ogólnego wglądu.
1.9. Ciągłość usług
W razie zakończenia współpracy z innymi państwami członkowskimi lub jakimkolwiek usługodawcą zewnętrznym państwa członkowskie zapewniają ciągłość pełnej obsługi.
1.10. Decyzja i publikacja
Państwa członkowskie informują Komisję o tym, jak planują zorganizować przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków wizowych w każdym urzędzie konsularnym. Komisja zapewnia odpowiednią publikację tych informacji.
Państwa członkowskie dostarczają Komisji kopię instrumentu prawnego, o którym mowa w pkt 1.4.
4)
w części VIII pkt 5.2 wprowadza się następujące zmiany:
a)
tytuł otrzymuje brzmienie:
b)
między tytułem a pkt 5.2 lit. a) dodaje się zdanie w brzmieniu:
„W przypadku kolejnych wniosków na podstawie części III pkt 1.2 państwa członkowskie mogą zezwolić swoim misjom dyplomatycznym lub urzędom konsularnym na współpracę z pośrednikami komercyjnymi (tj. prywatnymi placówkami administracyjnymi oraz agencjami przewozowymi lub biurami podróży, takimi jak organizatorzy wycieczek i przedstawiciele).”;
5)
dodaje się załącznik w brzmieniu:
„ZAŁĄCZNIK 19
Wykaz minimalnych wymogów, które należy zawrzeć w instrumentach prawnych w przypadku współpracy z usługodawcami zewnętrznymi
A.
W odniesieniu do wykonywania swoich czynności, zewnętrzny usługodawca, w zakresie ochrony danych:
a)
zapobiega w każdej chwili czytaniu, kopiowaniu, zmienianiu czy usuwaniu danych bez upoważnienia, zwłaszcza podczas przekazywania ich misji dyplomatycznej lub urzędowi konsularnemu państwa (państw) członkowskiego(-ich) odpowiedzialnego(-ych) za rozpatrzenie wniosku wizowego;
b)
według instrukcji udzielonych przez dane państwo(-a) członkowskie przekazuje dane:
-
elektronicznie, w zaszyfrowanej formie, lub
-
fizycznie, w sposób zabezpieczony;
c)
niezwłocznie przekazuje dane:
-
w przypadku danych przekazywanych fizycznie - przynajmniej raz w tygodniu,
-
w przypadku danych przekazywanych elektronicznie w postaci zaszyfrowanej - najpóźniej pod koniec dnia, w którym zostały one pobrane;
d)
usuwa dane natychmiast po ich przekazaniu i zapewnia, aby jedynymi danymi, które można zatrzymać, były w odnośnych przypadkach imię i nazwisko oraz dane kontaktowe osoby ubiegającej się o wizę - w celu ustalenia terminu spotkania, a także numer paszportu - w celu zwrotu paszportu osobie ubiegającej się o wizę;
e)
zapewnia wszystkie techniczne i organizacyjne środki bezpieczeństwa wymagane do ochrony danych osobowych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą, zmianą, niedozwolonym ujawnieniem lub udostępnieniem - szczególnie gdy współpraca wiąże się z przekazywaniem akt i danych misji dyplomatycznej lub urzędowi konsularnemu danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) - oraz przed wszelkimi innymi formami bezprawnego przetwarzania danych osobowych;
f)
przetwarza dane w imieniu danego(-ych) państwa (państw) członkowskiego(-ich) jedynie na potrzeby przetwarzania danych osobowych o osobach ubiegających się o wizę;
g)
przestrzega standardów ochrony danych co najmniej równorzędnych standardom określonym w dyrektywie 95/46/WE;
h)
dostarcza osobom ubiegającym się o wizę informacji wymaganych na mocy art. 37 rozporządzenia w sprawie VIS.
B.
W odniesieniu do wykonywania swoich czynności, zewnętrzny usługodawca, w zakresie zachowania się personelu:
a)
zapewnia odpowiednie wyszkolenie swojego personelu;
b)
zapewnia, aby jego personel podczas wykonywania swoich obowiązków:
-
w sposób uprzejmy odnosił się do osób ubiegających się o wizę,
-
szanował godność ludzką i nietykalność osoby ubiegającej się o wizę,
-
nie dyskryminował nikogo ze względu na płeć, pochodzenie rasowe ani etniczne, religię ani przekonania, wiek ani orientację seksualną, oraz
-
przestrzegał zasad poufności, które obowiązują członków personelu także po odejściu ze stanowiska czy po zawieszeniu lub rozwiązaniu instrumentu prawnego;
c)
podaje tożsamość osób pracujących dla niego w każdej chwili;
d)
wykazuje, że jego personel nie był wcześniej karany i dysponuje wymaganą fachowością.
C.
W odniesieniu do kontroli wykonywania czynności, zewnętrzny usługodawca:
a)
zapewnia stały dostęp do swojego lokalu personelowi upoważnionemu przez odnośne państwo(-a) członkowskie, zwłaszcza do przeprowadzenia kontroli bez uprzedniego powiadomienia;
b)
zapewnia w celach kontrolnych możliwość zdalnego dostępu do swojego systemu ustalania terminów spotkań;
c)
zapewnia stosowanie odpowiednich metod monitorujących (np. interesantów podstawionych w celach kontrolnych, kamer internetowych);
d)
zapewnia dostęp do dokumentacji potwierdzającej przestrzeganie wymogów bezpieczeństwa danych, w tym wymogów dotyczących składania sprawozdań, zewnętrznych audytów, regularnych kontroli wyrywkowych;
e)
niezwłocznie zgłasza danemu(-ym) państwu(-om) członkowskiemu(-im) wszelkie naruszenia bezpieczeństwa lub skargi osób ubiegających się o wizę dotyczące nieprawidłowego korzystania z danych lub nieuprawnionego dostępu oraz koordynować z danym(-i) państwem(-ami) członkowskim(-imi) działania służące znalezieniu rozwiązania i szybko udziela wyjaśnień osobom występującym ze skargą.
D.
W odniesieniu do wymogów ogólnych, zewnętrzny usługodawca:
a)
działa według instrukcji państwa (państw) członkowskiego(-ich) odpowiedzialnego(-ych) za rozpatrywanie wniosku wizowego;
b)
przyjmuje odpowiednie środki zapobiegające korupcji (np. przepisy dotyczące wynagrodzenia personelu; współpracę podczas selekcji personelu zatrudnianego do danego zadania; zasadę współpodejmowania decyzji przez dwie osoby; zasadę rotacji pracowników);
c)
w pełni przestrzega postanowień instrumentu prawnego, który określa także warunki zawieszenia lub rozwiązania współpracy, zwłaszcza w razie naruszenia ustanowionych zasad, oraz zawiera klauzulę przeglądową pozwalającą w tym instrumencie prawnym uwzględnić sprawdzone rozwiązania.”.
Artykuł 2
Sprawozdawczość
Trzy lata po oddaniu VIS do eksploatacji, a następnie co cztery lata Komisja przedstawia Parlamentowi Europejskiemu i Radzie sprawozdanie z wprowadzania w życie niniejszego rozporządzenia, w tym z wprowadzania w życie poboru identyfikatorów biometrycznych oraz korzystania z nich, trafności wybranego standardu ICAO, przestrzegania zasad ochrony danych, współpracy z usługodawcami zewnętrznymi ze szczególnym uwzględnieniem poboru danych biometrycznych, wprowadzania w życie zasady „59 miesięcy” dla pobierania odcisków palców oraz organizacji przyjmowania i przetwarzania wniosków wizowych. Sprawozdanie obejmuje również dane, zgodnie z art. 17 pkt 12-14 oraz art. 50 ust. 4 rozporządzenia w sprawie VIS, o przypadkach, w których pobranie odcisków palców nie było faktycznie możliwe lub nie było wymagane z przyczyn prawnych; dane te są porównane z liczbą przypadków, w których pobrano odciski palców. Sprawozdanie zawiera również informacje o przypadkach, w których osobie niemogącej faktycznie złożyć odcisków palców odmówiono wydania wizy. W razie potrzeby sprawozdaniu towarzyszą odpowiednie propozycje zmiany niniejszego rozporządzenia.
W pierwszym sprawozdaniu należy również ocenić na podstawie badań zleconych przez Komisję, czy odciski palców pobierane od dzieci w wieku poniżej 12 lat są wystarczająco wiarygodne do celów identyfikacji i weryfikacji, a zwłaszcza jak odciski palców zmieniają się z wiekiem.
Artykuł 3
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich zgodnie z Traktatem ustanawiającym Wspólnotę Europejską.
Sporządzono w Strasburgu, dnia 23 kwietnia 2009 r.