Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2148/96
z dnia 8 listopada 1996 r.
ustanawiające zasady oceny i monitorowania publicznych zapasów interwencyjnych produktów rolnych
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 3492/90 z dnia 27 listopada 1990 r. ustanawiające czynniki, które Sekcja Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej powinna uwzględnić w rocznych sprawozdaniach finansowych w odniesieniu do finansowania środków interwencyjnych w postaci składowania w magazynach państwowych [1], w szczególności jego art. 8,
a także mając na uwadze, co następuje:
rozporządzenie Komisji nr 3492/90 ustanawia zasady regulujące rachunkowość w odniesieniu do produktów rolnych składowanych w magazynach państwowych;
w świetle doświadczeń zebranych podczas stosowania rozporządzenia Komisji (EWG) nr 618/90 z dnia 14 marca 1990 r. ustanawiającego zasady sporządzania rocznego spisu produktów rolnych w magazynach państwowych [2], zmienionego rozporządzeniem Komisji nr 3077/92 [3], niektóre uzgodnienia w sprawie zarządzania zapasami powinny zostać zmienione, ze szczególnym uwzględnieniem zasad oceny i monitorowania zapasów produktów rolnych umieszczanych w magazynach państwowych; rozporządzenie Komisji nr 618/90 powinno zostać uchylone;
powinny zostać wprowadzone odpowiednie uzgodnienia w dziedzinie zarządzania i monitorowania w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania zapasami w magazynach państwowych;
środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu EFOGR,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
1. Osoba fizyczna lub prawna składująca produkty rolne skupione na zasadach określonych przez Sekcję Gwarancji EFOGR, prowadzi ewidencję zgodnie z przepisami wspólnotowymi oraz przepisami krajowymi.
2. Agencje interwencyjne prowadzą w pełni uaktualniany wykaz podmiotów składujących, z którymi podpisały umowy składu. Wykaz ten zawiera informacje pozwalające na dokładną identyfikację wszystkich punktów składowania, takie jak: zdolność składowa, liczby wiat, zamrażarek lub silosów, schematy i plany. Wykaz ten jest dostępny w siedzibach zarządów agencji interwencyjnych, dla pracowników Komisji i osób upoważnionych przez Komisję.
Artykuł 2
1. Dokumentacja rejestru dotycząca wprowadzenia do magazynów, składowania oraz usunięcia produktów z magazynów, stanowiąca podstawę do przygotowania rocznych sprawozdań finansowych, określonych w art. 1 rozporządzenia Komisji (EWG) nr 3492/90, jest przesyłana przez podmiot składujący do agencji interwencyjnych co najmniej raz w miesiącu.
2. Agencja interwencyjna jest w posiadaniu dokumentacji określonej w ust. 1, przed dziesiątym dniem miesiąca następującego po miesiącu, którego dane dokumenty dotyczą. Dokumenty te wskazują co najmniej następujące pozycje: miejsce składowania (w tym, gdzie stosowne, wskazanie pojemnika lub kadzi), ilość przeniesioną z poprzedniego miesiąca, przyjęcie do magazynu i wydanie z magazynu każdej partii oraz zapasy na koniec okresu składowania.
Dane te umożliwiają dokładne wskazanie poszczególnych ilości produktów składowanych w danym momencie i uwzględniają uzgodnione zakupy i sprzedaż, w przypadku których nie nastąpiły jeszcze odpowiadające im przyjęcia do magazynu i wydania z magazynu.
Wzór formularza dla orientacji przewidziany jest w załączniku I.
Artykuł 3
1. Podmiot składujący przygotowuje roczne zestawienie zapasów na podstawie zestawień miesięcznych określonych w art. 2. Instrukcje wydane w tym celu przez agencje interwencyjne przekazywane są do wiadomości Komisji w ciągu sześciu miesięcy od wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.
2. Roczne zestawienie zapasów na formularzu, którego wzór podany jest w załączniku II, podsumowuje ilości składowane w podziale według produktów i miejsca składowania oraz zawiera w odniesieniu do każdego produktu dane dotyczące ilości składowanych, numerów partii (z wyjątkiem w przypadku zbóż), roku przyjęcia do magazynu (z wyjątkiem w przypadku alkoholu) oraz wyjaśnienie wszelkich wykrytych nieprawidłowości.
Artykuł 4
1. Agencja interwencyjna ponosi odpowiedzialność za dokładność informacji zebranych na podstawie art. 1-3. W tym celu, w ciągu całego roku agencja przeprowadza kontrole na miejscu w magazynach, w nieregularnych odstępach czasu i niezapowiedziane, w przypadku gdy jest to możliwe.
Każdy magazyn jest kontrolowany co najmniej raz w roku zgodnie z zasadami określonymi w załączniku III, a kontrole obejmują w szczególności:
a) procedury gromadzenia informacji określonych w art. 2 i 3;
b) zgodność dokumentacji prowadzonej na miejscu przez podmiot składujący z informacjami przesłanymi do agencji interwencyjnej; oraz
c) fizyczną obecność w magazynie ilości wyszczególnionych w dokumentacji podmiotu składującego, wykorzystanej w ostatnim zestawieniu miesięcznym przesłanym przez niego, ocenianą wizualnie lub, w przypadku wątpliwości lub sporu, za pomocą ważenia i mierzenia.
Fizyczną obecność ustala się przez wystarczająco reprezentatywną kontrolę fizyczną, obejmującą przynajmniej ustanowiony w załączniku III udział procentowy produktów oraz umożliwiającą stwierdzenie, że całkowite ilości wykazane w ewidencji sprawozdaniu znajdują się rzeczywiście w magazynie.
2. Jeżeli w trakcie kontroli fizycznej wykrywa się nieprawidłowości, poddana kontroli musi być kolejna część procentowa składowanych produktów przy zastosowaniu tych samych metod. Jeżeli jest to niezbędne, kontrola może zostać rozszerzona o ważenie wszystkich produktów w partii lub w kontrolowanym magazynie.
Artykuł 5
1. Organ kontrolujący lub jego przedstawiciel opracowuje sprawozdanie w sprawie każdej kontroli przeprowadzonej co najmniej raz w roku, zgodnie z art. 4 i załącznikiem III.
2. Sprawozdanie zawiera co najmniej następujące informacje:
a) nazwę (nazwisko) podmiotu składującego, adres kontrolowanego magazynu oraz opis sprawdzanych partii;
b) datę i czas rozpoczęcia i zakończenia kontroli;
c) miejsce, gdzie miała miejsce kontrola, oraz opis warunków składowania, pakowania i dostępności produktów;
d) pełne dane dotyczące tożsamości osób przeprowadzających kontrolę, ich stanowiska i warunki ich upoważnienia;
e) podjęte środki kontroli oraz procedury zastosowane w celu określenia wolumenu, takie jak metody pomiarów, wyliczeń, wyniki tymczasowe i końcowe oraz postawione wnioski;
f) dla każdej składowanej partii lub klasy, ilość na podstawie ewidencji w agencji interwencyjnej, ilość na podstawie ewidencji magazynowej oraz wszelkie rozbieżności między tymi dwoma kompletami ewidencji;
g) dla każdej partii lub klasy kontrolowanej fizycznie, informacje określone w lit. f) oraz ilość zweryfikowana na miejscu i wszelkie rozbieżności, numer partii i klas, palety, skrzynie, silosy, kadzie i inne pojemniki użyte do ważenia oraz masa (zarówno netto, jak i brutto, gdzie stosowne) lub objętość;
h) oświadczenia podmiotu składującego, w przypadku wystąpienia rozbieżności lub różnic;
i) miejsce, data i podpis osoby sporządzającej sprawozdanie oraz podmiotu składującego lub jego przedstawiciela;
j) wszystkie rozszerzone kontrole przeprowadzone w przypadku niezgodności, określające odsetek składowanych produktów objętych rozszerzonymi kontrolami, stwierdzone niezgodności i udzielone wyjaśnienia.
3. Sprawozdania przesyła się niezwłocznie do agencji interwencyjnej. Niezwłocznie po otrzymaniu sprawozdania, sprawozdania finansowe agencji interwencyjnej zostają poprawione w świetle stwierdzonych nieprawidłowości i różnic, a fakt ten zgłasza się do EFOGR, zgodnie z art. 3 i 4 rozporządzenia (EWG) nr 3492/90.
4. Sprawozdania przechowuje się w siedzibie zarządu agencji interwencyjnej i są one dostępne dla pracowników Komisji lub osób upoważnionych przez Komisję.
5. Dokument podsumowujący, wyliczający przeprowadzone inspekcje, ilości sprawdzone oraz nieprawidłowości wykryte w stosunku do zestawień miesięcznych lub rocznych, przesyła się Komisji w tym samym czasie, co roczne sprawozdania finansowe określone w art. 5 ust. 1 rozporządzenia Rady (EWG) nr 729/70 [4].
Artykuł 6
1. Podmiot składujący ponosi odpowiedzialność za wszelkie wykryte różnice między ilościami znajdującymi się w magazynie, a szczegółami podanymi agencji interwencyjnej w zestawieniach zapasów.
2. W przypadku gdy brakujące ilości przekraczają ilości dopuszczalne w granicach stosowanych (stosowanej) tolerancji, łączna ich wartość obciąża podmiot składujący jako niezidentyfikowana strata. Jeżeli podmiot składujący kwestionuje brakujące ilości, może się domagać zważenia lub zmierzenia produktów, w których to przypadkach podmiot składujący ponosi koszty tej czynności, chyba że okaże się, iż deklarowane ilości produktów faktycznie znajdują się w magazynie lub też, że różnice nie przekraczają marginesu tolerancji, w którym przypadku koszty ważenia oraz pomiarów obciążają organ kontrolujący.
3. Tolerancje ustalone w załączniku III stosuje się bez uszczerbku dla tych ustanowionych w rozporządzeniach w sprawie różnych produktów, jak wyszczególniono w rozporządzeniu Komisji (EWG) nr 147/91 [5].
Artykuł 7
1. Agencje interwencyjne prowadzą scentralizowany spis obejmujący wszystkie miejsca składowania, produkty oraz ich ilości i klasy, wskazujący masę (zarówno masę netto, jak i brutto, gdzie stosowne) lub objętość każdego z nich.
2. Wszystkie dokumenty księgowe i sprawozdania sporządzone na podstawie niniejszego rozporządzenia są przez cały czas dostępne, zarówno w magazynach, jak i w agencji interwencyjnej, dla urzędników agencji, a także zgodnie z rozporządzeniem (EWG) nr 729/70, oraz w szczególności jego art. 9, dla urzędników upoważnionych przez Komisję.
Artykuł 8
1. Agencje interwencyjne zapewniają, że podmioty składujące prowadzą komputerowa ewidencję zapasów interwencyjnych. W tym celu wprowadzają odpowiednie przepisy do umów składu, zawieranych z podmiotami składującymi.
2. Ewidencja komputerowa jest pełni funkcjonalna nie później niż w dwa lata po wejściu w życie niniejszego rozporządzenia. Stanowią one stały spis inwentarz dostępny w sposób bezpośredni i natychmiastowy dla urzędników agencji interwencyjnych i Komisji oraz osób odpowiednio przez nie upoważnionych.
Artykuł 9
1. Państwa Członkowskie podejmują środki niezbędne w celu nadania skuteczności niniejszemu rozporządzeniu i poinformowania zainteresowanych o ewentualnych karach, na jakie mogą się narazić w przypadku niestosowania się do przepisów niniejszego rozporządzenia. Powiadamiają one Komisję o podjętych przez siebie środkach.
2. Państwa Członkowskie włączają do umów składu, przepisy określające skutki finansowe związane z naruszeniami popełnionymi przez podmiot składujący i współmierne do tych naruszeń, dopuszczające rozwiązanie umowy w przypadku nieprawidłowości popełnionych świadomie lub nieprawidłowości wynikających z rażącego niedbalstwa.
Artykuł 10
Rozporządzenie Komisji (EWG) nr 618/90 niniejszym traci moc.
Artykuł 11
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 1 października 1996 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 8 listopada 1996 r.