Decyzja Rady
z dnia 3 maja 1999 r.
w sprawie ustanowienia przepisów finansowych regulujących aspekty budżetowe zarządzania przez Sekretarza Generalnego Rady umowami zawartymi przez niego w imieniu niektórych Państw Członkowskich, dotyczących instalacji i działania "serwera Help Desk" jednostki zarządzającej oraz fazy II sieci Sirene
(1999/323/WE)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając art. 2 ust. 1 akapit drugi zdanie pierwsze Protokołu załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, włączającego dorobek Schengen w ramy Unii Europejskiej,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) W związku z włączaniem dorobku Schengen w ramy Unii Europejskiej, sekretarz generalny Rady Unii Europejskiej został upoważniony decyzją Rady 1999/322/WE z dnia 3 maja 1999 r. do reprezentowania niektórych Państw Członkowskich w celach zawierania umów odnoszących się do instalacji i działania "serwera Help Desk" jednostki zarządzającej i sieci Sirene faza II oraz zarządzania tego rodzaju umowami [1].
(2) Finansowe zobowiązania wynikające z tych umów nie obciążają budżetu Wspólnot Europejskich; w związku z tym nie obowiązują przepisy o budżecie z dnia 21 grudnia 1977 r. dotyczące budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [2].
(3) Dlatego też należy ustanowić specjalne przepisy dotyczące szczegółów procedur dla ustanawiania i wykonania budżetu koniecznego dla wypełniania zobowiązań wynikających z tych umów, ściągania składek od odnośnych Państw, jak również sprawozdawczości finansowej i kontroli rachunkowości,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
ROZDZIAŁ I
Zasady ogólne
Artykuł 1
"Budżet" w rozumieniu niniejszych przepisów finansowych jest instrumentem, w którym umieszczane są i z góry zatwierdzane konieczne dla wypełnienia zobowiązań wynikających z umów określonych w decyzji Rady z 3 maja 1999 r., przewidywane dochody i wydatki dla każdego roku budżetowego.
Artykuł 2
Niniejsze przepisy finansowe określają szczegółowe zasady ustalania i wykonywania budżetu.
Artykuł 3
1. Budżet jest podzielony na działy odpowiednio do zarządzanych umów. Dział, dotyczący umowy określonej w art. 1 ust. 1 decyzji Rady z dnia 3 maja 1999 r., jest podzielony odpowiednio na rozdziały budżetu instalacyjnego lub operacyjnego fazy II sieci Sirene. Każdy rozdział zostanie w razie potrzeby podzielony na pozycje.
2. Wykazane w każdym z działów środki nie mogą być przeznaczone na wydatki z innego działu.
Artykuł 4
1. Wszystkie dochody i wydatki w pełnej wysokości i bez wcześniejszego rozliczania określa się w budżecie i rozliczeniu. Całkowite przychody powinny równać się całkowitym wydatkom.
2. Rok budżetowy rozpoczyna się dnia 1 stycznia i kończy dnia 31 grudnia.
3. Wkłady do budżetu wnoszone są przed rozpoczęciem roku budżetowego, którego dotyczą, przez Państwa określone w art. 21 i uznawane w danym roku budżetowym.
4. Wydatki danego roku budżetowego są wykazywane w tym roku na podstawie wydatków, których zestawienie powinno najpóźniej do dnia 31 grudnia wpłynąć do kontrolera finansowego i dla których odpowiadające im płatności powinny być dokonane przez księgowego do dnia 15 lutego następnego roku.
ROZDZIAŁ II
Ustanowienie budżetu
Artykuł 5
1. Budżet jest ustanawiany w euro.
2. Sekretarz generalny Rady przedkłada Grupie Roboczej "System Informacyjny Schengen", zwanej dalej "Grupą Roboczą SIS", przed dniem 30 września wstępny projekt budżetu i załącza memorandum wyjaśniające.
3. Grupa Robocza SIS przedstawia swoją opinię wobec wstępnego projektu budżetu.
4. Sekretarz generalny uchwala projekt budżetu i przekazuje go najpóźniej do dnia 31 października Państwom określonym w art. 21.
5. Określone w art. 21 Państwa Członkowskie, zebrane w Radzie, przyjmują budżet przed końcem roku.
6. W decyzji o przyjęciu budżetu, którą sekretarz generalny zgodnie z przepisami notyfikuje Państwom określonym w art. 21, zaznacza się okres, w którym wkłady tych Państw stają się wymagalne.
Artykuł 6
1. Jeżeli budżet nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, wówczas:
- płatności mogą być dokonywane miesięcznie do wysokości jednej dwunastej całkowitej sumy środków przyznanych w każdym z rozdziałów budżetu poprzedniego roku budżetowego;
- wkłady Państw określonych w art. 21 mogą być wnoszone miesięcznie w wysokości jednej dwunastej składek wpłaconych w ramach ostatniego, zgodnie z przepisami ustalonego budżetu.
2. Decyzja o wykorzystaniu każdorazowo po jednej dwunastej dochodów i wydatków do wysokości trzech dwunastych środków ostatniego, zgodnie z przepisami ustalonego budżetu, podejmowana jest przez sekretarza generalnego i przekazywana w odpowiednich pismach Państwom określonym w art. 21.
3. Decyzja zezwalająca na płatności i wezwanie do płacenia składek powyżej granicy trzech dwunastych środków, ostatniego, zgodnie z przepisami ustalonego budżetu podejmowana jest przez określone w art. 21 Państwa Członkowskie zebrane w Radzie.
4. Wraz z ostatecznym przyjęciem budżetu należy niezwłocznie zakończyć stosowanie wszelkich środków podjętych na podstawie powyższych ustępów.
Artykuł 7
1. Wszystkie projekty dodatkowe lub zmieniające budżet należy przedkładać, badać i ustalać w tej samej formie i zgodnie z tą samą procedurą, co budżet, którego założenia mają one zmieniać.
2. Corocznie, w ciągu miesiąca następującego po miesiącu, w którym, zgodnie z art. 25 ust. 1, następuje zamknięcie kont, przedkłada się projekt budżetu korygującego w celu wykorzystania salda wykonania ubiegłorocznego budżetu, jeżeli jest ono dodatnie należy je zaksięgować po stronie przychodów, jeżeli ujemne po stronie wydatków.
Artykuł 8
Budżet może być podany do wiadomości publicznej.
ROZDZIAŁ III
Wykonanie budżetu i rachunkowość
Artykuł 9
Budżet wykonywany jest zgodnie z zasadą rozdziału uprawnień między dysponentem środków finansowych a księgowością. Funkcji dysponenta środków finansowych, księgowego i kontrolera finansów nie można ze sobą łączyć.
Artykuł 10
1. Kompetencje do dysponowania środkami w przypadku dochodów i wydatków przysługują dyrektorowi generalnemu Sekretariatu Generalnego Rady. Dysponent środków finansowych wykonuje budżet w imieniu sekretarza generalnego w granicach przyznanych środków. Swoje kompetencje może przekazać dyrektorowi.
2. Dysponent środków finansowych może zadecydować o przesuwaniu środków między pozycjami w ramach jednego rozdziału. Za zgodą Grupy Roboczej SIS może zadecydować o przenoszeniu środków z rozdziału do rozdziału w ramach jednego działu. Grupa Robocza SIS udziela zgody na tych samych zasadach, jakie obowiązują przy przyjmowaniu przez nią opinii w sprawie budżetu.
Artykuł 11
Kontrolę finansową sprawuje kontroler finansowy Rady zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie przy wypełnianiu jego obowiązków.
Artykuł 12
Przyjmowanie przychodów i dokonywanie wypłat należy do obowiązków księgowego z Dyrekcji Generalnej A, Sekretariatu Generalnego Rady.
Artykuł 13
1. Aby ściągać wierzytelności na podstawie art. 21, wymagane jest wydanie polecenia o ich windykacji przez dysponenta środków finansowych. Polecenia tego rodzaju zostają przekazane księgowemu, który ze swej strony przekazuje je kontrolerowi finansowemu do zatwierdzenia.
2. Celem tego zatwierdzenia jest ustalenie, że:
- przychód został prawidłowo zaksięgowany w pozycji budżetowej,
- polecenie jest prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami,
- dokumenty towarzyszące są prawidłowe,
- właściwe organy państwa dłużnika zostały właściwie określone,
- termin wymagalności został wskazany,
- kwota i waluta są poprawnie podane.
3. Księgowy wykonuje prawidłowo wystawione polecenie o windykacji wierzytelności.
Artykuł 14
1. Wszystkie środki mogące prowadzić do wydatków obciążających budżet muszą wcześniej być przedmiotem wniosku o realizację wydatków, który dysponent środków finansowych kieruje do księgowego; we wniosku należy podać przedmiot wydatków, wysokość, pozycję budżetową i wierzyciela. Wniosek ten księgowy przekazuje kontrolerowi finansowemu do zatwierdzenia.
2. Celem tego zatwierdzenia jest ustalenie, że:
- wniosek o dokonanie wydatków jest zgodny z ust. 1,
- wydatki zostały prawidłowo wskazane w pozycji budżetowej,
- w budżecie są do dyspozycji środki,
- wydatki są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami,
Artykuł 15
1. W celu zatwierdzenia wydatków dysponent środków finansowych:
- sprawdza roszczenia wierzyciela,
- ustala lub sprawdza należności i ich wysokość,
- sprawdza warunki terminu płatności należności,
- sprawdza zgodność z zamówieniem wykonanych usług lub dostarczonych towarów.
2. Dysponent środków finansowych może dokonać sprawdzenia na swoją odpowiedzialność.
Artykuł 16
1. Dysponent środków finansowych upoważnia księgowego, na podstawie wystawionego polecenia zapłaty (upoważnienia), do zapłacenia za zatwierdzoną pojedynczą płatność.
2. Upoważnienie musi zawierać:
- rok budżetowy, w którym wydatek ma zostać zaksięgowany,
- dział, rozdział i pozycję budżetową,
- kwotę do wypłaty w liczbach i słownie oraz odpowiednią walutę,
- nazwisko i adres odbiorcy płatności,
- cel wydatku,
- formę zapłaty,
- numer i datę odnośnego zatwierdzenia zobowiązań.
3. Polecenie zapłaty powinno być podpisane przez dysponenta środków i opatrzone datą.
4. Księgowy przedkłada polecenie zapłaty, wraz z oryginalnymi dokumentami towarzyszącymi kontrolerowi finansowemu, do zatwierdzenia.
5. Celem tego zatwierdzenia jest ustalenie, że:
- polecenie wypłaty zostało prawidłowo wystawione,
- polecenie wypłaty jest zgodne z zobowiązaniem zapłaty i suma jest prawidłowa,
- wydatek został prawidłowo zaksięgowany w odpowiedniej pozycji budżetowej,
- w budżecie w odnośnym rozdziale lub pozycji znajdują się odpowiednie środki,
- dokumenty towarzyszące są prawidłowe, oraz
- odbiorca płatności jest prawidłowo wskazany i opisany.
6. Każdy wydatek musi mieć uprzednio pokrycie w składkach Państw określonych w art. 21 lub, w razie potrzeby, w kredycie bankowym. Koszty kredytu pobranego przed właściwym finansowaniem z powodu niewniesienia wkładów należy rozdzielić między Państwa, które nie dotrzymały warunków, proporcjonalnie do ich zaległych wkładów i z uwzględnieniem długości trwania zwłoki.
Artykuł 17
Płatności należy dokonywać poprzez konto bankowe, specjalnie w tym celu założone w imieniu Sekretariatu Generalnego Rady. Przelewy bankowe wymagają podpisów dwóch urzędników mianowanych przez sekretarza generalnego, przy czym jeden z nich to księgowy.
Artykuł 18
Jeżeli kontroler finansowy odmówi zatwierdzenia przewidzianego w art. 13, 14 lub 16, a dysponent środków finansowych podtrzymuje swój wniosek, sprawę należy przekazać sekretarzowi generalnemu. Z wyjątkiem przypadków, gdy wątpliwa jest dostępność przyznanych środków, sekretarz generalny może na mocy należycie uzasadnionej decyzji, nie zważając na odmowę, zatwierdzić polecenie o windykacji wierzytelności, zobowiązanie do dokonania wydatków lub polecenie zapłaty. Sekretarz generalny powinien w ciągu miesiąca powiadomić o tej decyzji Trybunał Obrachunkowy. Decyzja podlega wykonaniu ze skutkiem od chwili odmowy zatwierdzenia.
Artykuł 19
Dysponent środków finansowych, kontroler finansowy i księgowy odpowiadają dyscyplinarnie w razie nieprzestrzegania niniejszych przepisów finansowych zgodnie z regulaminem pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich.
Artykuł 20
Rachunkowość prowadzi się według lat kalendarzowych zgodnie z metodą podwójnego zapisu. Musi ona obejmować wszystkie dochody i wydatki na rok budżetowy.
ROZDZIAŁ IV
Wkłady Państw Członkowskich
Artykuł 21
1. Dochody budżetu pochodzą z wkładów finansowych Państw Członkowskich: Belgii, Danii, Niemiec, Grecji, Hiszpanii, Francji, Włoch, Luksemburga, Niderlandów, Austrii, Portugalii, Finlandii i Szwecji, a także Islandii i Norwegii.
2. Wkłady tych Państw są ustanawiane w budżecie i przedstawiane w euro.
Artykuł 22
Państwa określone w art. 21 oddają do dyspozycji sekretarzowi generalnemu swe wkłady finansowe zgodnie z następującym kluczem podziału:
Wysokość wkładów, które wpłacają Państwa Członkowskie określone w art. 21 z jednej strony, a Islandia i Norwegia z drugiej strony ("inne Państwa"), ustalana jest corocznie dla każdego z zainteresowanych Państw Członkowskich na podstawie jego udziału, a dla innych Państw na podstawie całkowitego produktu krajowego brutto (PKB) dla wszystkich Państw określonych w art. 21 za poprzedni rok. Wysokość wkładów zainteresowanych Państw Członkowskich ustalana jest corocznie, po odliczeniu wkładów innych Państw, na podstawie wskaźnika środków własnych pochodzących z VAT każdego z tych Państw Członkowskich do sumy środków Wspólnot Europejskich pochodzących z VAT ustalonych po ostatnich zmianach budżetu Wspólnot za poprzedni rok budżetowy.
Artykuł 23
1. Sekretarz generalny zwraca się w sprawie wkładów na piśmie do każdego z Państw określonych w art. 21, za pośrednictwem krajowej administracji, której szczegółowe dane zostaną mu przekazane.
2. Pismo to zawiera następujące informacje:
- decyzję o przyjęciu budżetu lub, w przypadku odwołania się do art. 6, decyzję o przejściowym pobieraniu wkładów w wysokości dwunastej części,
- wysokość wniesionego wkładu, obliczoną w euro odpowiednio do określonego w art. 22 klucza podziału,
- szczegóły niezbędne dla wniesienia wkładu.
3. Wkłady należy wpłacać na konto bankowe określone w art. 17.
4. Wkłady są płatne w euro.
Artykuł 24
1. Państwa określone w art. 21 uiszczają swe wkłady każdorazowo w jednej czwartej najpóźniej do dnia 15 lutego, dnia 1 kwietnia, dnia 1 lipca oraz dnia 1 października.
2. Jeżeli Państwo nie wywiąże się ze swych finansowych zobowiązań, stosuje się wobec niego przez analogię obowiązujące zasady wspólnotowe w sprawie odsetek, które należy wpłacić przy płatności przeterminowanej do budżetu Wspólnoty.
ROZDZIAŁ V
Przedstawienie i kontrola rozliczeń
Artykuł 25
1. Sekretarz generalny sporządza w terminie dwóch miesięcy od zakończenia okresu realizacji budżetu rachunek dochodów i wydatków oraz bilans, które przekazuje Grupie Roboczej SIS.
2. W rachunku dochodów i wydatków należy wykazać wszystkie dochody i wydatki odnoszące się do poprzedniego roku budżetowego. Ma on tę samą formę i ten sam podział, co budżet.
3. Do rachunku dochodów i wydatków należy załączyć:
- zestawienie przedstawiające sytuację każdego z Państw określonych w art. 21 odnośnie do jego wkładu finansowego, oraz
- zestawienie transferów środków.
4. W bilansie należy wykazać aktywa i pasywa budżetu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego.
Artykuł 26
1. O przeprowadzenie kontroli kont należy zwrócić się do Trybunału Obrachunkowego.
2. Sekretarz generalny przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu w ciągu 15 dni od upływu terminu przewidzianego w art. 25 ust. 1 rachunek dochodów i wydatków oraz bilans.
3. Kontrola, którą przeprowadza Trybunał Obrachunkowy, ma na celu ustalenie prawidłowości i zgodności z prawem wszystkich dochodów i wydatków w odniesieniu do zarządzanych umów, budżetu i niniejszych przepisów finansowych.
4. Sekretarz generalny zapewnia Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkie wsparcie, które Trybunał uzna za niezbędne dla wykonania swoich zadań.
Artykuł 27
Rachunek dochodów i wydatków, bilans oraz sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego, do którego załączone są ewentualnie uwagi sekretarza generalnego, należy przedłożyć przed dniem 1 lipca Państwom określonym w art. 21. Państwa Członkowskie określone w art. 21, zebrane w Radzie, udzielają sekretarzowi generalnemu absolutorium z wykonania budżetu.
ROZDZIAŁ VI
Przepisy końcowe
Artykuł 28
Wprowadzenie przepisów dorobku Schengen, dotyczących Systemu Informacyjnego Schengen, w innych niż określone w art. 21 Państwach, zwanych dalej "innymi Państwami", pociąga za sobą:
- nowy podział udziałów Państw określonych w art. 21, zgodnie z założeniami art. 22,
- dostosowanie wkładów Państw określonych w art. 21 w celu ustalenia wkładu płatnego przez inne Państwo na rzecz funkcjonowania fazy II Sirene za cały bieżący rok budżetowy,
- dostosowanie wkładów Państw określonych w art. 21 tak, aby można było obciążyć inne Państwo częścią kosztów przypadających na instalację fazy II Sirene. Część tę należy obliczyć z uwzględnieniem udziału środków własnych pochodzących z VAT innego Państwa w całkowitej sumie środków Wspólnot Europejskich pochodzących z VAT we wcześniejszych latach budżetowych, na które przypadały niezbędne wydatki na zainstalowanie fazy II Sirene. Wkład za tę część zostanie zaliczony Państwom określonym w art. 21 odpowiednio do wysokości ich udziału obliczonego zgodnie z art. 22. Mogą one zadecydować, czy sumę tę dołączą do swego udziału w budżecie operacyjnym, czy wystąpią z wnioskiem o zwrot.
Artykuł 29
Niniejsze przepisy finansowe stosuje się mutatis mutandis wobec dochodów i wydatków koniecznych przy wypełnianiu zobowiązań wynikających z umów, określonych w art. 1 decyzji Rady z dnia 3 maja 1999 r. w pozostałym okresie roku budżetowego, w którym wejdą w życie.
Artykuł 30
1. Niniejsza decyzja staje się skuteczna od dnia jej przyjęcia.
2. Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 3 maja 1999 r.