Dyrektywa 2003/58/WE Parlamentu Europejskiego i Rady
z dnia 15 czerwca 2003 r.
zmieniająca dyrektywę Rady 68/151/EWG w zakresie wymagań dotyczących jawności w odniesieniu do niektórych typów spółek
PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 44 ust. 2 lit. g),
uwzględniając wniosek Komisji; [1]
uwzględniając opinię europejskiego Komitetu Ekonomiczno-Społecznego [2],
stanowiąc zgodnie z procedurą określoną w art. 251 Traktatu [3],
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Pierwsza dyrektywa Rady 68/151/EWG z dnia 9 marca 1968 r. w sprawie koordynacji gwarancji, jakie są wymagane w Państwach Członkowskich od spółek w rozumieniu art. 58 akapit drugi Traktatu, w celu uzyskania ich równoważności w całej Wspólnocie, dla zapewnienia ochrony interesów zarówno wspólników jak i osób trzecich [4], reguluje obowiązkowe ujawnianie przez spółki z ograniczoną odpowiedzialnością szeregu dokumentów i informacji.
(2) W kontekście czwartego etapu procesu uproszczenia prawodawstwa na rynku wewnętrznym (SLIM), rozpoczętego przez Komisję w październiku 1998 r., Grupa Robocza ds. Prawa Spółek wydała, we wrześniu 1999 r., sprawozdanie w sprawie uproszczenia Pierwszej i Drugiej dyrektywy dotyczącej prawa spółek zawierających pewne zalecenia.
(3) Aktualizacja dyrektywy 68/151/EWG zgodnie z zasadami wymienionymi w tych zaleceniach powinna nie tylko pomóc w dążeniu do istotnego celu, jakim jest spowodowanie, aby informacje o spółce były w prostszy i szybszy sposób dostępne dla zainteresowanych stron, lecz również uprościć w znacznym stopniu ciążące na spółkach formalności związane z jawnością.
(4) Wykaz spółek objętych dyrektywą 68/151/EWG powinien zostać uaktualniony, aby uwzględnić, z chwilą przyjęcia tej dyrektywy, nowe typy spółek, utworzone lub zniesione na szczeblu krajowym.
(5) Od 1968 r. przyjęto kilka dyrektyw mających na celu zharmonizowanie wymagań stosowanych w przypadku dokumentów księgowych, które muszą być sporządzane przez spółki, mianowicie: Czwartą dyrektywę Rady 78/660/EWG z dnia 25 lipca 1978 r. w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych rodzajów spółek [5], Siódmą dyrektywę Rady 83/349/EWG z dnia 13 czerwca 1983 r. w sprawie skonsolidowanych sprawozdań finansowych [6], dyrektywę Rady 86/635/EWG z dnia 8 grudnia 1986 r. w sprawie rocznych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych banków i innych instytucji finansowych [7] oraz dyrektywę Rady 91/674/EWG z dnia 19 grudnia 1991 r. w sprawie rocznych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych zakładów ubezpieczeń [8]. Odniesienia do dokumentów księgowych w dyrektywie 68/151/EWG, których opublikowanie jest wymagane zgodnie z tymi dyrektywami, powinny zostać odpowiednio zmienione.
(6) W kontekście dokonanego uaktualnienia oraz bez uszczerbku dla istotnych wymagań i formalności ustanowionych przez prawo wewnętrzne Państwa Członkowskiego spółki powinny mieć możliwość wyboru składania swoich obowiązkowych dokumentów i informacji w formie papierowej lub elektronicznej.
(7) Zainteresowane strony powinny mieć możliwość otrzymania z rejestru kopii takich dokumentów i informacji zarówno w formie papierowej jak i elektronicznej.
(8) Należy zezwolić Państwom Członkowskim, aby zdecydowały o prowadzeniu krajowego biuletynu przeznaczonego do publikacji obowiązkowych dokumentów i informacji, w formie papierowej lub elektronicznej, lub przewidziały ujawnianie za pomocą środków o jednakowym skutku.
(9) Transgraniczny dostęp do informacji o spółce powinien zostać poprawiony poprzez dopuszczenie, dodatkowo, do obowiązkowego ujawnienia, dokonywanego w jednym z języków dopuszczonych w Państwie Członkowskim spółki, dobrowolnej rejestracji wymaganych dokumentów i informacji w dodatkowych językach. Osoby trzecie, działające w dobrej wierze, powinny móc polegać na tych tłumaczeniach.
(10) Właściwe jest, aby wyjaśnić, że oświadczenie dotyczące obowiązkowych informacji określone w art. 4 dyrektywy 68/151/EWG powinno być zawarte we wszystkich pismach i formularzach zamówień spółek, bez względu na to, czy stosowana jest forma papierowa, czy też jakakolwiek inna. W świetle rozwoju technologicznego właściwe jest również zapewnienie umieszczania tych oświadczeń na stronie internetowej spółki.
(11) Dyrektywa 68/151/EWG powinna zostać odpowiednio zmieniona,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZĄ DYREKTYWĘ:
Artykuł 1
W dyrektywie 68/151/EWG wprowadza się następujące zmiany:
1) w art. 1 wprowadza się następujące zmiany:
a) tiret trzecie otrzymuje brzmienie:
"- we Francji:
la société anonyme, la société en commandite par actions, la société à responsabilité limitée, la société par actions simplifiée;"
b) tiret szóste otrzymuje brzmienie:
"- w Niderlandach:
de naamloze vennootschap, de besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid;"
c) tiret dziewiąte otrzymuje brzmienie:
"- w Danii:
aktieselskab, kommanditaktieselskab, anpartsselskab;"
d) tiret czternaste otrzymuje brzmienie:
"- w Finlandii:
yksityinen osakeyhtiö/privat aktiebolag, julkinen osakeyhtiö/publikt aktiebolag;"
2) artykuł 2:
a) w art. 2 ust. 1 lit. f) otrzymuje brzmienie:
"f) Dokumenty księgowe za każdy rok gospodarczy, które należy opublikować zgodnie z dyrektywami Rady 78/660/EWG [9], 83/349/EWG [10], 86/635/EWG [11] i 91/674/EWG [12]
b) skreśla się ust. 2;
3) artykuł 3 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 3
1. W każdym Państwie Członkowskim prowadzona jest dokumentacja w rejestrze centralnym, rejestrze handlowym lub rejestrze spółek dla każdej ze spółek, które są w nim zarejestrowane.
2. Wszelkie dokumenty i informacje, które muszą zostać ujawnione na podstawie art. 2, znajdują się w dokumentacji lub są wpisywane do rejestru; w każdym przypadku przedmiot wpisu do rejestru musi być wykazany w dokumentacji.
Państwa Członkowskie zapewniają, że z dniem 1 stycznia 2007 r. składanie przez spółki jak i inne osoby i organy, od których wymaga się dokonywania lub towarzyszenia przy dokonywaniu powiadomień, wszystkich dokumentów oraz informacji, które muszą zostać ujawnione na mocy art. 2, będzie możliwe drogą elektroniczną. Ponadto Państwa Członkowskie mogą wymagać, aby wszystkie lub niektóre kategorie spółek składały wszystkie lub niektóre rodzaje takich dokumentów i informacji drogą elektroniczną.
Wszystkie dokumenty i informacje określone w art. 2, składane najpóźniej od dnia 1 stycznia 2007 r. w formie papierowej lub elektronicznej, należy przechowywać w dokumentacji lub wpisać do rejestru w formie elektronicznej. W tym celu Państwa Członkowskie zapewniają, że wszystkie takie dokumenty i informacje składane w formie papierowej najpóźniej od dnia 1 stycznia 2007 r. są przetwarzane w rejestrze na formę elektroniczną.
Dokumenty i informacje określone w art. 2 złożone w formie papierowej do dnia 31 grudnia 2006 r. nie muszą być automatycznie przetworzone w rejestrze na formę elektroniczną. Jednakże Państwa Członkowskie zapewniają, że zostaną one przetworzone w rejestrze na formę elektroniczną z chwilą otrzymania wniosku o ujawnienie w formie elektronicznej złożonego zgodnie z zasadami przyjętymi w celu nadania skutku ust. 3.
3. Pełna lub częściowa kopia każdego dokumentu lub każdej informacji, określonych w art. 2, musi być udostępniona na wniosek. Od dnia 1 stycznia 2007 r. wnioski mogą być składane w rejestrze w formie papierowej lub elektronicznej zgodnie z wyborem wnioskodawcy.
Od dnia ustalonego przez każde Państwo Członkowskie, nie później jednak niż dnia 1 stycznia 2007 r., kopie określone w akapicie pierwszym muszą być udostępniane z rejestru w formie papierowej lub elektronicznej zgodnie z wyborem wnioskodawcy. Ma to zastosowanie w przypadku wszystkich dokumentów i informacji, bez względu na to, czy zostały one złożone przed ustaloną datą, czy po. Jednakże Państwa Członkowskie mogą zdecydować, że uzyskanie z rejestru wszystkich lub niektórych rodzajów dokumentów i informacji złożonych w formie papierowej do ustalonej daty lub przed ustaloną datą, która nie może być późniejsza niż dzień 31 grudnia 2006 r., nie jest możliwe w formie elektronicznej, jeżeli upłynął określony okres między datą złożenia a datą wniosku złożonego do rejestru. Taki określony okres nie może przekraczać 10 lat.
Cena za uzyskanie kopii całości lub jakiejkolwiek części dokumentów lub informacji określonych w art. 2, w formie papierowej lub elektronicznej, nie może przekraczać kosztów administracyjnych.
Kopie wydawane w formie papierowej są zaświadczane "za zgodność";, chyba że wnioskodawca zrezygnuje z takiego zaświadczenia. Kopie wydawane w formie elektronicznej nie są zaświadczane "za zgodność";, chyba że wnioskodawca wyraźnie zażąda takiego zaświadczenia.
Państwa Członkowskie podejmują środki niezbędne w celu zapewnienia, aby zaświadczenia kopii w formie elektronicznej gwarantowały zarówno autentyczność ich pochodzenia, jak i integralność ich treści, co najmniej za pomocą bezpiecznego podpisu elektronicznego w rozumieniu art. 2 ust. 2 dyrektywy 1999/93/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 13 grudnia 1999 r. w sprawie wspólnotowych ram w zakresie podpisów elektronicznych [*] Dz.U. L 13 z 19.1.2000, str. 12..
4. Ujawnienie dokumentów i informacji określonych w ust. 2 dokonuje się za poprzez ogłoszenie w całości lub w części bądź w formie odniesienia do dokumentu, włączonego do dokumentacji lub wpisanego do rejestru, w biuletynie krajowym wskazanym do tego celu przez Państwo Członkowskie. Krajowy biuletyn przeznaczony do tego celu może być prowadzony w formie elektronicznej.
Państwa Członkowskie mogą zdecydować o zastąpieniu publikacji w biuletynie krajowym środkami o jednakowym skutku, co obejmuje przynajmniej wykorzystanie systemu, według którego ujawnione dane dostępne będą w porządku chronologicznym za pomocą centralnej platformy elektronicznej.
5. Dokumenty i informacje mogą stanowić podstawę zarzutu dla spółki wobec osób trzecich dopiero po ich ujawnieniu zgodnie z ust. 4, chyba że spółka udowodni, że osoby trzecie były o nich poinformowane.
Jednakże w odniesieniu do transakcji mających miejsce przed szesnastym dniem następującym po dniu ujawnienia dokumenty i informacje nie są podstawą zarzutu wobec osób trzecich, które udowodnią, że nie mogły o nich wiedzieć.
6. Państwa Członkowskie podejmują niezbędne środki w celu uniknięcia wszelkich niezgodności między ujawnioną treścią zgodnie z ust. 4 a treścią w rejestrze lub dokumentacji.
Jednakże w przypadku niezgodności tekst ujawniony zgodnie z ust. 4 nie może być podstawą zarzutu wobec osób trzecich; niemniej jednak osoby te mogą powołać się na ujawnioną treść, chyba że spółka udowodni, iż osoby takie były poinformowane o treści włączonej do dokumentacji lub wpisanej do rejestru.
7. Ponadto osoby trzecie mogą zawsze opierać zarzut na dokumentach i informacjach, dla których formalności ogłoszeniowe nie zostały jeszcze spełnione, z zastrzeżeniem, że brak ujawnienia pozbawia je mocy.
8. Do celów niniejszego artykułu, "droga elektroniczna"; oznacza, że dane są początkowo wysyłane i otrzymane w miejscu przeznaczenia za pomocą urządzeń elektronicznych służących do przetwarzania (w tym kompresji cyfrowej) oraz przechowywania danych, oraz całkowicie przekazane, dostarczone i odebrane w sposób ustalony przez Państwa Członkowskie drogą kablową, radiową, optyczną lub inną drogą elektromagnetyczną.";
4) dodaje się artykuł 3a w brzmieniu:
"Artykuł 3a
1. Dokumenty i informacje, które należy ujawnić na podstawie art. 2, zostają sporządzone i złożone do dokumentacji w jednym z języków dopuszczonych przez zasady językowe stosowane w Państwie Członkowskim, w którym prowadzona jest dokumentacja określona w art. 3 ust. 1.
2. Dodatkowo do obowiązkowego ujawnienia, określonego w art. 3, Państwa Członkowskie dopuszczają dobrowolne ujawnianie dokumentów i informacji określonych w art. 2 zgodnie z art. 3 w jakimkolwiek języku urzędowym W spólnoty.
Państwa Członkowskie mogą przewidzieć, aby tłumaczenia takich dokumentów i informacji były zaświadczane.
Państwa Członkowskie podejmują środki niezbędne w celu ułatwienia dostępu osobom trzecim do ujawnionych dobrowolnie tłumaczeń.
3. Oprócz obowiązkowego ujawnienia określonego w art. 3 oraz dobrowolnego ujawnienia przewidzianego na mocy ust. 2 niniejszego artykułu Państwa Członkowskie mogą dopuścić ujawnienie danych dokumentów i informacji zgodnie z art. 3 w każdym(-ych) innym(-ych) języku(-ach).
Państwa Członkowskie mogą postanowić, aby tłumaczenia takich dokumentów i informacji były zaświadczane.
4. W przypadku rozbieżności między dokumentami i informacjami ujawnionymi w językach urzędowych rejestru a dobrowolnie ujawnionym tłumaczeniem, to ostatnie nie może stanowić podstawy zarzutu wobec osób trzecich. Niemniej jednak osoby trzecie mogą powołać się na dobrowolnie ujawnione tłumaczenia, chyba że spółka udowodni, że osoby trzecie były poinformowane o wersji, która stanowiła przedmiot obowiązkowego ujawnienia.";
5) artykuł 4 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 4
Państwa Członkowskie postanawiają, aby pisma i formularze zamówień w formie papierowej lub innej zawierały następujące informacje:
a) informacje niezbędne do określenia rejestru, w którym przechowywana jest dokumentacja, określona w art. 3, wraz z numerem spółki w rejestrze;
b) formę prawną spółki, miejsce jej zarejestrowanej siedziby oraz, gdzie właściwe, fakt likwidacji spółki.
Jeśli w tych dokumentach znajduje się wzmianka o kapitale spółki, następuje odniesienie do kapitału subskrybowanego i wpłaconego.
Państwa Członkowskie postanawiają, że na stronach internetowych spółek znajdują się co najmniej informacje wspomniane w akapicie pierwszym oraz, jeżeli właściwe, odniesienie do kapitału subskrybowanego i wpłaconego.";
6) artykuł 6 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 6
Państwa Członkowskie przewidują odpowiednie kary co najmniej w przypadku:
a) braku ujawnienia dokumentów księgowych zgodnie z wymogiem art. 2 ust. 1 lit. f);
b) braku na dokumentach handlowych lub na którejkolwiek ze stron internetowych spółki, obowiązkowych informacji przewidzianych w art. 4."
Artykuł 2
1. Państwa Członkowskie wprowadzą w życie do dnia 31 grudnia 2006 r. przepisy ustawowe, wykonawcze i administracyjne niezbędne do wykonania przez nie niniejszej dyrektywy i niezwłocznie powiadomią o tym Komisję.
Przepisy przyjęte przez Państwa Członkowskie zawierają odniesienie do niniejszej dyrektywy lub odniesienie takie towarzyszy ich urzędowej publikacji. Metody dokonywania takiego odniesienia określane są przez Państwa Członkowskie.
2. Państwa Członkowskie przekażą Komisji teksty podstawowych przepisów prawa krajowego przyjętych w dziedzinach objętych niniejszą dyrektywą.
3. Komisja przedstawi Parlamentowi Europejskiemu i Radzie, do dnia 1 stycznia 2012 r., sprawozdanie, wraz z propozycją, gdzie właściwe, zmiany niniejszej dyrektywy w świetle doświadczeń nabytych w trakcie jej stosowania, jej celów i zaobserwowanego w tym czasie rozwoju technologicznego.
Artykuł 3
Niniejsza dyrektywa wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Artykuł 4
Niniejsza dyrektywa jest skierowana do Państw Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 15 lipca 2003 r.