DECYZJA RADY
z dnia 24 września 2004 r.
dotycząca zasad mających zastosowanie do ekspertów krajowych i personelu wojskowego oddelegowanych do pracy w Europejskiej Agencji Obrony
(2004/677/WE)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając wspólne działanie Rady 2004/551/WPZiB z dnia 12 lipca 2004 r., w sprawie ustanowienia Europejskiej Agencji Obrony (1), w szczególności jej art. 11 ust. 2,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Oddelegowani eksperci krajowi oraz oddelegowany personel wojskowy powinien umożliwić Europejskiej Agencji Obrony, zwanej dalej „Agencją”, korzystanie z wysokiego poziomu wiedzy i doświadczenia zawodowego, zwłaszcza w dziedzinach, w których takie kompetencje nie są łatwo dostępne.
(2)
W trakcie czasowego oddelegowania przez administracje Państw Członkowskich do pracy w charakterze ekspertów Agencji oddelegowani eksperci krajowi przyczyniają się do wymiany doświadczenia zawodowego i wiedzy zawodowej w dziedzinie rozwoju zdolności obronnych, badań, zakupów i uzbrojenia,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
ROZDZIAŁ I
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Zakres
1. Niniejsze zasady stosują się do ekspertów krajowych oddelegowanych do Agencji przez Państwo Członkowskie uczestniczące w pracach tej Agencji.
2. Osoby objęte niniejszymi zasadami pozostają w stosunku pracy ze swoimi pracodawcami w okresie oddelegowania, a ich pracodawca kontynuuje wypłacanie im wynagrodzenia.
3. Agencja rekrutuje oddelegowanych ekspertów krajowych odpowiednio do swoich potrzeb i możliwości budżetowych. Dyrektor Naczelny Agencji określa zasady takiej rekrutacji za zgodą Rady Sterującej Agencji.
4. Oddelegowani eksperci krajowi muszą być obywatelami Państwa Członkowskiego i są rekrutowani na podstawie możliwie najszerszej reprezentacji geograficznej spośród uczestniczących Państw Członkowskich. Państwa Członkowskie i Agencja współpracują ze sobą w celu zapewnienia, na ile to możliwe, równego zatrudniania mężczyzn i kobiet oraz przestrzegają zasady równości szans.
5. Oddelegowanie odbywa się poprzez wymianę listów pomiędzy szefem wykonawczym Agencji i stałym przedstawicielstwem danego Państwa Członkowskiego. Kopię zasad mających zastosowanie do oddelegowanych ekspertów krajowych w trakcie ich oddelegowania do Agencji załącza się do wymiany listów.
6. Oddelegowani eksperci krajowi powinni być rekrutowani z rządów, ministerstw i agencji rządowych Państw Członkowskich.
Artykuł 2
Okres oddelegowania
1. Okres oddelegowania nie może być krótszy niż sześć miesięcy i nie może przekraczać trzech lat oraz może być sukcesywnie przedłużany, przy czym całkowity okres oddelegowania nie może przekraczać czterech lat.
2. Przewidywany okres oddelegowania określa się na początku wymiany listów, o której mowa w art. 1 ust. 5. Taką samą procedurę stosuje się w przypadku przedłużania okresu oddelegowania.
3. Oddelegowany ekspert krajowy, który wcześniej został oddelegowany do pracy w Agencji może zostać ponownie oddelegowany, zgodnie z wewnętrznymi zasadami określającymi maksymalną długość okresów oddelegowania, w trakcie których takie osoby mogą pracować w departamentach Agencji pod następującymi warunkami:
a)
oddelegowany ekspert krajowy w dalszym ciągu spełnia warunki niezbędne do oddelegowania;
b)
musi upłynąć okres trzech lat pomiędzy końcem poprzedniego oddelegowania i ponownym oddelegowaniem; niniejszy przepis nie uniemożliwia Agencji przyjęcia oddelegowanego eksperta krajowego, dla którego okres pierwszego oddelegowania trwał krócej niż cztery lata, ale w takim przypadku nowy okres oddelegowania nie przekracza niewykorzystanej części okresu czteroletniego.
Artykuł 3
Miejsce oddelegowania
Miejscem oddelegowania jest siedziba Agencji lub miejsce, w którym znajduje się dyrekcja/jednostka, do której oddelegowany ekspert krajowy został przydzielony.
Artykuł 4
Obowiązki
1. Oddelegowani eksperci krajowi wypełniają misję, wykonują zadania i wykonują obowiązki powierzone im przez Dyrektora Naczelnego Agencji.
Obowiązki, które mają być wykonane określane są na mocy wzajemnego porozumienia pomiędzy Agencją a administracją krajową, która delegowała danego eksperta krajowego, mając na uwadze dobro Agencji oraz uwzględniając kwalifikacje kandydata.
2. Oddelegowany ekspert krajowy uczestniczy w delegacjach i spotkaniach wyłącznie:
a)
jeśli towarzyszy Szefowi Agencji lub tymczasowemu członkowi personelu, lub
b)
jako obserwator lub jedynie w celach informacyjnych, jeżeli czyni to samodzielnie.
Dyrektor Naczelny Agencji może odstąpić od stosowania tej zasady na podstawie mandatu udzielonego oddelegowanemu ekspertowi krajowemu, po sprawdzeniu czy nie istnieje potencjalny konflikt interesów. Jeżeli Dyrektor Naczelny nie udzielił specjalnego mandatu, z upoważnienia Szefa Agencji, oddelegowany ekspert krajowy nie może podejmować na zewnątrz zobowiązań w imieniu Agencji.
3. Agencja ponosi wyłączną odpowiedzialność za zatwierdzanie wyników zadań wykonanych przez oddelegowanego eksperta krajowego.
4. Agencja, pracodawca oddelegowanego eksperta krajowego oraz oddelegowany ekspert krajowy dokładają wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów lub podejrzenia o taki konflikt odnośnie do obowiązków oddelegowanego eksperta krajowego w czasie oddelegowania. W tym celu, Agencja, w stosownym czasie, informuje oddelegowanego eksperta krajowego i jego pracodawcę o przewidywanych zadaniach oraz składa zapytanie każdej ze stron, na które ma uzyskać od nich potwierdzenie w formie pisemnej, że nie znane są im żadne powody, dla których danemu oddelegowanemu ekspertowi krajowemu nie powinno się przydzielać tych obowiązków. Oddelegowany ekspert krajowy jest w szczególności proszony o złożenie oświadczenia o jakimkolwiek potencjalnym konflikcie pomiędzy jego sytuacją rodzinną (w szczególności działalnością zawodową bliskich członków rodziny lub jego własnymi interesami finansowymi lub bliskich członków rodziny) a proponowanymi mu obowiązkami w okresie oddelegowania.
Pracodawca oraz oddelegowany ekspert krajowy zobowiązują się do powiadomienia Agencji o wszelkich zmianach sytuacji w okresie oddelegowania, które mogłyby przyczynić się do powstania takiego konfliktu.
5. W przypadkach, gdy Agencja uzna, że charakter obowiązków powierzanych oddelegowanemu ekspertowi krajowemu wymaga zachowania szczególnych środków ostrożności, przeprowadza się weryfikację pod względem bezpieczeństwa zanim ekspert krajowy zostanie oddelegowany.
6. W przypadku niespełnienia wymagań określonych w postanowieniach ust. 2-4 tego artykułu, Agencja może zakończyć oddelegowanie eksperta krajowego na warunkach określonych w art. 8.
Artykuł 5
Prawa i obowiązki
1. W okresie oddelegowania:
a)
oddelegowany ekspert krajowy wykonuje swoje obowiązki oraz działa wyłącznie mając na uwadze interesy Agencji;
b)
oddelegowany ekspert krajowy powstrzymuje się podejmowania jakichkolwiek działań, a zwłaszcza od publicznego wyrażania opinii, które mogłyby mieć wpływ na powagę jego stanowiska w Agencji;
c)
każdy oddelegowany ekspert krajowy, który w trakcie wykonywania swoich obowiązków, jest proszony o podjęcie decyzji dotyczącej sposobu lub wyniku załatwienia sprawy, w której ma on swój osobisty interes, a która może mieć negatywne konsekwencje dla jego niezależności, informuje Szefa departamentu, do którego został przydzielony;
d)
oddelegowany ekspert krajowy nie może sam lub wraz z innymi osobami publikować lub przyczyniać się do opublikowania żadnego tekstu dotyczącego pracy w Agencji lub Unii Europejskiej bez uzyskania zezwolenia zgodnie z warunkami i zasadami obowiązującymi w Agencji. Zezwolenia odmawia się wyłącznie w przypadkach, gdy zamierzona publikacja może mieć negatywny wpływ na interesy Agencji lub Unii Europejskiej.
e)
wszelkie prawa do każdej pracy wykonanej przez oddelegowanego eksperta krajowego w trakcie wykonywania przez niego swoich obowiązków są własnością Agencji;
f)
oddelegowany ekspert krajowy zamieszkuje w miejscu, do którego został oddelegowany lub w odległości nie większej niż jest to niezbędne do właściwego wykonywania jego obowiązków;
g)
oddelegowany ekspert krajowy wspomaga i służy pomocą swojemu zwierzchnikowi, do którego został przydzielony oraz ponosi odpowiedzialność przed swoim zwierzchnikiem za wykonanie powierzonych mu zadań;
h)
oddelegowany ekspert krajowy, wykonując swoje obowiązki, nie przyjmuje żadnych dyspozycji od swojego pracodawcy lub rządu krajowego. Nie podejmuje żadnych działań na rzecz swojego pracodawcy lub rządów, ani żadnej innej osoby, spółki prywatnej lub organu publicznego.
2. Zarówno w trakcie jak i po okresie oddelegowania, oddelegowany ekspert krajowy zachowuje najwyższą dyskrecję dotyczącą wszystkich faktów i informacji, z którymi się zapoznał w trakcie lub w związku z wykonywaniem swoich obowiązków. Nie może on w żadnej formie ujawniać osobom niepowołanym żadnych dokumentów lub informacji, które nie zostały oficjalnie podane do wiadomości publicznej, a także nie może wykorzystywać ich do celów osobistych.
3. Na koniec oddelegowania ekspert krajowy jest nadal zobowiązany do działania w sposób uczciwy i dyskretny w trakcie wykonywania swoich nowych obowiązków, które zostały mu przydzielone oraz w zakresie przyjmowania pewnych stanowisk lub przywilejów.
W tym celu, w ciągu trzech lat po okresie oddelegowania, ekspert krajowy informuje Agencję o wszelkich obowiązkach i zadaniach, które wykonuje dla swojego pracodawcy, które mogą potencjalnie prowadzić do konfliktu interesów w związku z zadaniami, które wykonywał w czasie oddelegowania.
4. Oddelegowany ekspert krajowy podlega zasadom bezpieczeństwa obowiązującym w Agencji.
5. Niezastosowanie się do przepisów niniejszego artykułu w okresie oddelegowania upoważnia Agencję do zakończenia oddelegowania eksperta krajowego na warunkach określonych w art. 8.
Artykuł 6
Poziom, doświadczenie zawodowe i znajomość języków
1. Aby zakwalifikować się do oddelegowania do Agencji ekspert krajowy musi mieć co najmniej trzyletnie doświadczenie w pracy w pełnym wymiarze godzin w zakresie administracji, badań naukowych, w dziedzinach technicznych, doradztwa lub nadzoru w pełnieniu funkcji równoważnych stopniom AD5-AD16 oraz AST5-AST11 określonym w Regulaminie pracowniczym urzędników i warunkach zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich, ustanowionym w rozporządzeniu (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 (2), zwanym dalej „Regulaminem pracowniczym”. Przed oddelegowaniem pracodawca oddelegowanego eksperta krajowego przedstawia Agencji oświadczenie dotyczące zatrudnienia eksperta obejmujące ostatnie dwanaście miesięcy.
2. Oddelegowany ekspert krajowy musi posiadać bardzo dobrą znajomość jednego z języków Wspólnoty i wystarczającą znajomość drugiego języka Wspólnoty do wykonywania swoich obowiązków.
Artykuł 7
Zawieszenie oddelegowania
1. Agencja może wyrazić zgodę na zawieszenie oddelegowania i określić stosujące się do niego warunki. W okresie takich zawieszeń:
a)
nie wypłaca się dodatków, o których mowa w art. 15 i 16;
b)
nie wypłaca się kosztów, o których mowa w art. 18 i 19 wyłącznie jeżeli zawieszenie nastąpiło na wniosek Agencji.
2. Agencja zawiadamia pracodawcę oddelegowanego eksperta krajowego.
Artykuł 8
Zakończenie okresu oddelegowania
1. Z zastrzeżeniem ust. 2, oddelegowanie może zostać zakończone na wniosek Agencji lub pracodawcy oddelegowanego eksperta krajowego, pod warunkiem zachowania trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia. Może również zostać zakończone na wniosek oddelegowanego eksperta krajowego pod warunkiem zachowania takiego samego okresu wypowiedzenia i z zastrzeżeniem zgody Agencji.
2. W pewnych wyjątkowych sytuacjach oddelegowanie może zostać zakończone bez wypowiedzenia:
a)
przez pracodawcę oddelegowanego eksperta krajowego, jeżeli wymagają tego istotne interesy pracodawcy,
b)
na mocy porozumienia pomiędzy Agencją a pracodawcą, na wniosek oddelegowanego eksperta krajowego skierowany do obu stron, jeżeli wymagają tego istotne interesy osobiste lub zawodowe oddelegowanego eksperta krajowego,
c)
przez Agencję w przypadku niewypełnienia obowiązków wynikających z tych zasad przez oddelegowanego eksperta krajowego. Oddelegowany ekspert krajowy ma możliwość przedstawienia swojej obrony.
3. W przypadku zakończenia okresu oddelegowania na mocy ust. 2 lit. c) Agencja niezwłocznie informuje pracodawcę.
ROZDZIAŁ II
WARUNKI PRACY
Artykuł 9
Zabezpieczenie społeczne
1. Przed rozpoczęciem okresu oddelegowania pracodawca, którego pracownik ma zostać oddelegowany, składa Agencji oświadczenie, że przez okres oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy będzie objęty ustawodawstwem dotyczącym zabezpieczenia społecznego, mającego zastosowanie do administracji publicznej, która zatrudnia oddelegowanego eksperta krajowego i która przejmie odpowiedzialność za koszty poniesione zagranicą.
2. Od dnia rozpoczęcia oddelegowania oddelegowany ekspert krajowy jest ubezpieczony przez Agencję od ryzyka wypadku. Agencja dostarczy mu kopię warunków takiego ubezpieczenia w dniu, w którym zgłosi się do sekcji odpowiedniej dyrekcji/jednostki w celu wypełnienia formalności administracyjnych związanych z oddelegowaniem.
Artykuł 10
Godziny pracy
1. Oddelegowany ekspert krajowy podlega obowiązującym zasadom Agencji dotyczącym godzin pracy. Zasady te mogą być modyfikowane przez Dyrektora Naczelnego Agencji gdy wymagają tego potrzeby departamentu.
2. Oddelegowany ekspert krajowy pracuje w pełnym wymiarze godzin w czasie trwania oddelegowania.
3. Oddelegowany ekspert krajowy może pracować w systemie ruchomego czasu pracy jedynie gdy uzyska na to zezwolenie departamentu Agencji, do którego jest przydzielony. Odpowiednia jednostka Agencji jest informowana o udzieleniu takiego zezwolenia.
4. Oddelegowanemu ekspertowi krajowemu mogą być przyznane dodatki obowiązujące w Agencji za pracę w systemie zmianowym.
Artykuł 11
Nieobecność z powodu choroby lub wypadku
1. W przypadku nieobecności z powodu choroby lub wypadku oddelegowany ekspert krajowy informuje o tym swojego zwierzchnika możliwie szybko podając swój aktualny adres. Przedstawia on zaświadczenie lekarskie, jeżeli nieobecność obejmuje więcej niż trzy dni i może zostać poproszony o poddanie się badaniu lekarskiemu zleconemu przez Agencję.
2. Jeżeli nieobecność, nie dłuższa niż trzy dni, spowodowana chorobą lub wypadkiem przekracza łącznie dwanaście dni w ciągu dwunastu miesięcy, od oddelegowanego eksperta krajowego wymaga się zaświadczenia lekarskiego na wszelką dalszą nieobecność spowodowaną chorobą.
3. Jeżeli okres zwolnienia chorobowego przekracza jeden miesiąc lub okres wykonywania pracy przez oddelegowanego eksperta krajowego, w zależności od tego który z tych okresów jest dłuższy, dodatki, o których mowa w art. 15 ust. 1 i 2 automatycznie zawiesza się. Niniejszego przepisu nie stosuje się w przypadku choroby, która ma związek z ciążą. Zwolnienie lekarskie nie może trwać dłużej niż oddelegowanie zainteresowanej osoby.
4. Jednak, oddelegowany ekspert krajowy, który uległ obrażeniom związanym z pracą, a których doznał w czasie oddelegowania otrzymuje dodatki, o których mowa w art. 15 ust. 1 i 2 w pełnej wysokości przez okres, w czasie którego nie jest w stanie wykonywać pracy do końca trwania okresu oddelegowania.
Artykuł 12
Urlop roczny, okolicznościowy i dni wolne
1. Oddelegowany ekspert krajowy jest upoważniony do urlopu wynoszącego dwa i pół dnia za każdy wypracowany miesiąc (30 dni na rok kalendarzowy).
2. Urlop jest uzależniony od wcześniejszej zgody dyrekcji/jednostki, do której oddelegowany ekspert krajowy jest przydzielony.
3. Oddelegowany ekspert krajowy, może, na uzasadniony wniosek, otrzymać urlop okolicznościowy w następujących przypadkach:
-
zawarcia małżeństwa przez oddelegowanego eksperta krajowego: dwa dni;
-
poważnej choroby małżonka: do trzech dni;
-
śmierci małżonka: cztery dni;
-
poważnej choroby członka rodziny w linii wstępnej: do dwóch dni rocznie;
-
śmierci członka rodziny w linii wstępnej: dwa dni;
-
narodzin dziecka: dwa dni;
-
poważnej choroby dziecka: do dwóch dni rocznie;
-
śmierci dziecka: cztery dni.
4. Na podstawie należycie uzasadnionego wniosku złożonego przez pracodawcę oddelegowanego eksperta krajowego Agencja może, w odniesieniu do konkretnego przypadku, przyznać 2 dni urlopu okolicznościowego w okresie 12 miesięcy.
5. Dni rocznego urlopu nie wykorzystane do końca okresu oddelegowania przepadają.
Artykuł 13
Urlop macierzyński
1. Oddelegowana ekspert krajowa, która jest w ciąży otrzymuje szesnaście tygodni urlopu macierzyńskiego, w czasie którego otrzymuje dodatki, o których mowa w art. 15.
2. Oddelegowana ekspert krajowa, która karmi piersią może na wniosek, na podstawie zaświadczenia lekarskiego potwierdzającego ten fakt, otrzymać czterotygodniowy urlop okolicznościowy począwszy od końca urlopu macierzyńskiego, podczas tego okresu otrzymuje dodatki określone w art. 15.
3. W przypadkach gdy ustawodawstwo krajowe pracodawcy oddelegowanej ekspert krajowej przyznaje dłuższy urlop macierzyński, oddelegowanie jest zawieszone na okres przekraczający urlop przyznany przez Agencję. W takim przypadku okres równy okresowi zawieszenia jest dodawany na koniec oddelegowania, jeżeli uzasadniają to interesy Agencji.
4. Oddelegowana ekspert krajowa może, zamiennie, ubiegać się zawieszenie oddelegowania, na cały okres przeznaczony na urlop macierzyński i urlop na karmienie piersią. W takim przypadku okres równy okresowi zawieszenia jest dodawany na koniec oddelegowania, jeżeli uzasadniają to interesy Agencji.
Artykuł 14
Zarządzanie i kontrola
Zarządzanie i kontrola urlopów leżą w gestii administracji Agencji. Kontrola czasu pracy i nieobecności należy do obowiązków dyrekcji lub jednostki, do której oddelegowany ekspert krajowy jest przydzielony.
ROZDZIAŁ III
DODATKI I WYDATKI
Artykuł 15
Dieta służbowa
1. Oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony do dziennej diety służbowej w okresie trwania oddelegowania; jest ona odpowiednikiem kwoty płaconej krajowemu ekspertowi oddelegowanemu do Sekretariatu Generalnego Rady Unii Europejskiej.
2. Jeżeli oddelegowany ekspert krajowy nie otrzymał dodatku z tytułu przeprowadzki ani od Agencji ani od pracodawcy, wypłacany jest dodatkowy miesięczny dodatek, który jest sumą równoważną dodatkowi płaconemu ekspertowi krajowemu oddelegowanemu do Sekretariatu Generalnego Rady. Dodatek ten jest płacony miesięcznie z dołu.
3. Dodatki te są płatne za okresy obejmujące misję, urlop roczny, macierzyński, okolicznościowy i dni wolne przyznane przez Agencję.
4. Oddelegowany ekspert krajowy, który podczas trzech lat kończących się sześć miesięcy przed oddelegowaniem mieszkał na stałe lub wykonywał główną działalność zawodową w miejscu oddalonym o 150 km lub mniej od miejsca oddelegowania otrzymuje dzienną dietę służbową określoną w ust. 1. Dla celów niniejszego przepisu okoliczności wynikające z pracy wykonanej przez oddelegowanych ekspertów krajowych dla państwa innego niż miejsce oddelegowania lub dla organizacji międzynarodowej nie są brane pod uwagę.
5. W momencie rozpoczęcia pracy przez oddelegowanego eksperta krajowego otrzymuje on zaliczkę równą 75 dni dziennej diety służbowej po czym uprawnienie do wszelkich dalszych dodatków przestaje przysługiwać w tym okresie. Jeżeli oddelegowanie do Agencji kończy się przed wygaśnięciem okresu, który wzięto pod uwagę przy obliczaniu zaliczki oddelegowany ekspert krajowy jest zobowiązany do zwrotu kwoty odpowiadającej pozostałej części tego okresu.
6. W momencie wymiany listów, o której mowa w art. 1 ust. 5, Agencja jest poinformowana o wszelkich płatnościach podobnych do tych, o których mowa w ust. 1 niniejszego artykułu, otrzymywanych przez oddelegowanego eksperta krajowego. Wszelkie takie kwoty są odejmowane od dodatków płaconych przez Agencję na podstawie wyżej wymienionego ust. 1.
7. Dzienne i miesięczne dodatki są dostosowywane każdego roku, bez mocy wstecznej, na podstawie zmian podstawowych pensji urzędników Wspólnoty w Brukseli i Luksemburgu.
8. Dla oddelegowanego eksperta krajowego, który został oddelegowany do Biura Łącznikowego Agencji diety służbowe, o których mowa w niniejszym artykule mogą być zastąpione dodatkami mieszkaniowymi tam gdzie jest to uzasadnione szczególnymi okolicznościami w kraju oddelegowania, na podstawie uzasadnionej decyzji Dyrektora Naczelnego Agencji.
Artykuł 16
Inne dodatki zryczałtowane
1. Z wyjątkiem przypadków, kiedy miejsce zamieszkania oddelegowanego eksperta krajowego znajduje się w odległości 150 km lub mniej od miejsca oddelegowania otrzymuje on ponadto, w stosownych przypadkach, dodatek zryczałtowany równy różnicy pomiędzy rocznym wynagrodzeniem brutto (minus dodatki rodzinne) wypłaconym przez pracodawcę plus diety służbowe wypłacone przez Agencję a podstawowym wynagrodzeniem płatnym urzędnikowi stopnia 1 szczebla AD7 lub szczebla AST5 w zależności od kategorii, do której jest przydzielony.
2. Dodatki te są dostosowywane każdego roku, bez mocy wstecznej, na podstawie zmian podstawowych pensji urzędników Wspólnoty.
Artykuł 17
Miejsce zamieszkania
1. Dla celów niniejszych Zasad miejsce zamieszkania to miejsce gdzie oddelegowany ekspert krajowy wykonuje swoje obowiązki dla pracodawcy bezpośrednio przez rozpoczęciem oddelegowania. Miejsce oddelegowania to miejsce gdzie znajduje się dyrekcja/jednostka Agencji, do której oddelegowany ekspert krajowy został przydzielony. Oba miejsca są określone w wymianie listów, o której mowa w art. 1 ust. 5.
2. Jeżeli w czasie oddelegowania w charakterze eksperta krajowego jest on już delegowany w imieniu swojego pracodawcy do innego miejsca niż to, w którym mieści się siedziba tego ostatniego, miejscem zamieszkania jest to z nich, które jest bliżej miejsca oddelegowania.
3. Miejsce zamieszkania jest uważane za miejsce oddelegowania gdy:
a)
podczas trzech lat kończących się sześć miesięcy przed oddelegowaniem oddelegowany ekspert krajowy mieszka na stałe lub wykonywał główną działalność zawodową w miejscu oddalonym o 150 km lub mniej od miejsca oddelegowania; lub
b)
w czasie składania Agencji wniosku o oddelegowanie miejsce oddelegowania jest głównym miejscem zamieszkania małżonka oddelegowanego eksperta krajowego lub któregokolwiek z jego dzieci pozostających na jego utrzymaniu.
W tym celu miejsce zamieszkania oddalone o 150 km lub mniej od miejsca oddelegowania jest traktowane jako miejsce zamieszkania.
4. Dla celów stosowania niniejszego artykułu okoliczności wynikające z pracy wykonanej przez oddelegowanych ekspertów krajowych dla państwa innego niż miejsce oddelegowania lub dla organizacji międzynarodowej nie są brane pod uwagę.
Artykuł 18
Koszty podróży
1. Oddelegowany ekspert krajowy, którego miejsce zamieszkania znajduje się w większej odległości niż 150 km od miejsca oddelegowania jest uprawniony do zwrotu kosztów podróży:
a)
dla niego samego:
-
od miejsca zamieszkania do miejsca oddelegowania na początku okresu oddelegowania;
-
od miejsca oddelegowania do miejsca zamieszkania na koniec okresu oddelegowania;
b)
dla jego małżonka i dzieci pozostających na jego utrzymaniu, pod warunkiem że mieszkają razem z oddelegowanym ekspertem krajowym oraz że Agencja zwraca koszty przeprowadzki;
-
na początku okresu oddelegowania, w momencie przeprowadzki z miejsca zamieszkania do miejsca oddelegowania;
-
na końcu okresu oddelegowania, od miejsca oddelegowania do miejsca zamieszkania.
2. Jeżeli podróż nie odbywa się drogą lotniczą suma jest zwracana ryczałtowo i jest ograniczona do kosztów biletu kolejowego drugiej klasy, bez dodatków. Taką samą zasadę stosuje się do podróży samochodem. Jeżeli podróż koleją przekracza 500 km lub jeżeli normalna droga wiąże się z przekraczaniem morza, koszty podróży lotniczej mogą zostać zwrócone do wysokości rzeczywistego kosztu biletu w obniżonej taryfie (PEX lub APEX), po przedstawieniu biletów i kart pokładowych.
3. Na zasadzie odstępstwa od ust.1 oddelegowani eksperci krajowi, którzy udowodnią, że zmienili miejsce, w którym będą wykonywać swoją podstawową działalność po zakończeniu oddelegowania mają prawo do zwrotu kosztów podróży do tego miejsca w ramach powyższych ograniczeń. Zwrot kosztów nie może wiązać się z płatnością sumy wyższej od tej, do której oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony w przypadku powrotu do miejsca zamieszkania.
4. Jeżeli oddelegowany ekspert krajowy przeprowadził się ze swojego miejsca zamieszkania do miejsca oddelegowania, każdego roku ma on prawo do zryczałtowanej płatności, która jest równa kosztowi powrotnej podróży z jego miejsca oddelegowania do miejsca zamieszkania dla niego, jego małżonka i wszelkich dzieci pozostających na jego utrzymaniu na podstawie przepisów obowiązujących w Agencji.
Artykuł 19
Koszty przeprowadzki
1. Jeżeli nie stosuje się drugie zdanie art. 15 ust. 4, oddelegowany ekspert krajowy może przewieźć swoje rzeczy osobiste z miejsca zamieszkania do miejsca oddelegowania na koszt Agencji po otrzymaniu jej wcześniejszej zgody, zgodnie z zasadami obowiązującymi w tym czasie w Agencji, dotyczącymi zwrotu kosztów przeprowadzki, z zastrzeżeniem spełnienia następujących warunków:
a)
początkowy okres oddelegowania musi wynosić trzy lata;
b)
miejsce zamieszkania oddelegowanego eksperta krajowego musi być oddalone od miejsca oddelegowania o 100 km lub więcej;
c)
przeprowadzka musi zostać zakończona w ciągu sześciu miesięcy od rozpoczęcia oddelegowania;
d)
wniosek o zgodę musi być przedłożony co najmniej dwa miesiące przez zamierzoną przeprowadzką;
e)
koszty przeprowadzki nie są zwracane przez pracodawcę;
f)
oddelegowany ekspert krajowy musi przesłać do Agencji oryginały przewidywanych kosztów, rachunków i faktur oraz oświadczenie pracodawcy oddelegowanego eksperta krajowego potwierdzające, że pracodawca nie ponosi kosztów przeprowadzki.
2. Z zastrzeżeniem ust. 3 i 4, w przypadku, gdy koszty przeprowadzki do miejsca oddelegowania zostały zwrócone przez Agencję, oddelegowany ekspert krajowy na koniec okresu oddelegowania jest uprawniony, po wcześniejszym uzyskaniu zgody, do zwrotu kosztów przeprowadzki z miejsca oddelegowania do miejsca zamieszkania, na podstawie zasad obowiązujących w Agencji w momencie zwrotu kosztów przeprowadzki, z zastrzeżeniem warunków określonych w ust. 1 lit. d) - f) oraz następujących dalszych warunków:
a)
przeprowadzka nie może odbywać się wcześniej niż trzy miesiące przed końcem okresu oddelegowania;
b)
przeprowadzka musi zostać zakończona w ciągu sześciu miesięcy od zakończenia oddelegowania.
3. Oddelegowany ekspert krajowy, którego oddelegowanie jest zakończone na jego wniosek lub na wniosek pracodawcy w ciągu dwóch lat od rozpoczęcia oddelegowania nie jest uprawniony do zwrotu kosztów przeprowadzki do miejsca zamieszkania.
4. W przypadku gdy oddelegowany ekspert krajowy udowodni, że miejsce, w którym będzie prowadził podstawową działalność po oddelegowaniu zmieniło się, koszty przeprowadzki do tego nowego miejsca mogą być zwrócone jedynie do kwoty, która zostałaby zapłacona w przypadku przeprowadzki do miejsca zamieszkania.
Artykuł 20
Misje i koszty misji
1. Oddelegowany ekspert krajowy może zostać wysłany na misję z zastrzeżeniem art. 4.
2. Koszty misji są zwracane zgodnie z przepisami obowiązującymi w Sekretariacie Generalnym Rady.
Artykuł 21
Szkolenie
Oddelegowany ekspert krajowy jest uprawniony do szkoleń organizowanych przez Agencję, jeżeli interesy Agencji to uzasadniają. Uzasadnione interesy oddelegowanego eksperta krajowego, z uwzględnieniem, w szczególności, jego kariery zawodowej są rozważane przy podejmowaniu decyzji w sprawie wyrażenia zgody na uczestnictwo w kursach.
Artykuł 22
Przepisy administracyjne
1. Oddelegowany ekspert krajowy zgłasza się do odpowiedniej dyrekcji/jednostki pierwszego dnia oddelegowania w celu uzupełnienia niezbędnych formalności administracyjnych. Podejmuje on swoje obowiązki pierwszego lub szesnastego dnia miesiąca.
2. Oddelegowany ekspert krajowy przydzielony do Biura Łącznikowego Agencji zgłasza się odpowiedniej dyrekcji/jednostki Agencji w jego miejscu oddelegowania.
3. Płatności dokonywane są przez odpowiednią dyrekcję/jednostkę Agencji w euro, na konto bankowe otwarte w instytucji bankowej w miejscu oddelegowania.
ROZDZIAŁ IV
STOSOWANIE ZASAD DO ODDELEGOWANEGO KRAJOWEGO PERSONELU WOJSKOWEGO
Artykuł 23
Zasady stosujące się do oddelegowanego personelu wojskowego
Z zastrzeżeniem art. 24-33, niniejsze zasady mają również zastosowanie do wojskowego personelu oddelegowanego do Agencji.
Artykuł 24
Warunki
Oddelegowany personel wojskowy musi pozostawać w stanie służby płatnej w siłach zbrojnych uczestniczącego Państwa Członkowskiego przez okres trwania oddelegowania.
Artykuł 25
Zobowiązania zewnętrzne
Oddelegowany personel wojskowy nie może zaciągać zobowiązań zewnętrznych dla Agencji, z wyjątkiem przypadku przyznania specjalnego mandatu udzielonego na mocy pełnomocnictwa Dyrektora Naczelnego.
Artykuł 26
Weryfikacja pod względem bezpieczeństwa
Na zasadzie odstępstwa od art. 4 ust. 5, właściwy poziom kontroli oddelegowanego personelu wojskowego pod względem bezpieczeństwa, które nie może być niższe niż SECRET musi zostać ustalony w wymianie listów, o której mowa w art. 1 ust. 5.
Artykuł 27
Doświadczenie zawodowe
Na zasadzie odstępstwa od art. 6 ust. 1 członek personelu wojskowego pracujący na poziomie administracyjnym lub doradczym oraz posiadający wysoki stopień kompetencji w zakresie obowiązków, które mają być wykonane, może zostać oddelegowany do Agencji.
Artykuł 28
Zawieszenie i zakończenie oddelegowania
1. Zezwolenie na zastosowanie art. 7 w stosunku do oddelegowanego członka personelu wojskowego jest udzielane przez Dyrektora Naczelnego Agencji.
2. Na zasadzie odstępstwa od art. 8, oddelegowanie może zostać zakończone, jeżeli interesy Agencji lub administracji krajowej oddelegowanego członka personelu wojskowego wymagają tego lub z jakiejkolwiek innej wystarczającej przyczyny.
Artykuł 29
Poważne niewykonanie obowiązków
1. Na zasadzie odstępstwa od art. 8 ust. 3, oddelegowanie może zostać zakończone bez okresu wypowiedzenia w razie poważnych przypadków umyślnego lub niemyślnego niewykonania obowiązków przez oddelegowanego członka personelu wojskowego. Decyzję podejmuje Dyrektor Naczelny po umożliwieniu zainteresowanej osobie przedstawienia swojej obrony. Przed podjęciem decyzji Dyrektor Naczelny notyfikuje Stałe Przedstawicielstwo Państwa Członkowskiego, którego obywatelem jest oddelegowany członek personelu wojskowego. W następstwie tej decyzji, nie przyznaje się już dodatków, o których mowa w art. 18 i 19.
Zanim decyzja, o której mowa w akapicie pierwszym zostanie podjęta, oddelegowany członek personelu wojskowego może zostać zawieszony, jeżeli Dyrektor Naczelny Agencji twierdzi, że dopuścił się on poważnego niewykonania swoich obowiązków, po umożliwieniu osobie zainteresowanej przedstawienia swojej obrony. Dodatki, o których mowa w art. 15 i 16 nie są wypłacane podczas zawieszenia, które nie może przekraczać trzech miesięcy.
2. Dyrektor Naczelny Agencji może poinformować władze krajowe o wszelkich naruszeniach przez członka personelu wojskowego zasad oddelegowania ustalonych w niniejszej decyzji lub o których w niej mowa.
3. Oddelegowany członek personelu wojskowego nadal podlega zasadom dyscyplinarnym swojego kraju.
Artykuł 30
Urlop okolicznościowy
Na zasadzie odstępstwa od art. 12 ust. 4 dodatkowy bezpłatny urlop okolicznościowy może być przyznany przez Agencję na szkolenie organizowane przez pracodawcę na podstawie odpowiednio uzasadnionego wniosku pracodawcy.
Artykuł 31
Dodatki
Na zasadzie odstępstwa od art. 15 ust. 1 i art. 16 wymiana listów, o której w art. 1 ust. 5 może stanowić, że dodatki tam ustalone nie będą wypłacane.
Artykuł 32
Miejsce zamieszkania
1. Zakłada się, że oddelegowany członek personelu wojskowego posiada miejsce zamieszkania w stolicy Państwa Członkowskiego, którego jest obywatelem jeżeli, na podstawie art. 17 ust. 1, 2 i 3 lit. a), jego miejsce zamieszkania oddalone jest od miejsca oddelegowania o 150 km lub mniej.
2. Zakłada się, że oddelegowany członek personelu wojskowego posiada miejsce zamieszkania w stolicy Państwa Członkowskiego, którego jest obywatelem, jeżeli główne miejsce zamieszkania małżonka lub dziecka (dzieci), o których mowa w art. 17 ust. 3 lit. b), znajduje się w innym Państwie Członkowskim niż miejsce oddelegowania.
ROZDZIAŁ V
PRZEPISY KOŃCOWE
Artykuł 33
Zmiany i zasady wykonawcze
Przepisy niniejszych Zasad dotyczące art. 4, 5, 8, 10, 12-14, 21-32 mogą być zmienione w niezbędnym zakresie przez Radę Sterującą Agencji stanowiącą zgodnie z art. 9, ust. 1.10 i art. 11 ust. 3.2 wspólnego działania 2004/551/WPZiB. Wszelkie zaproponowane zmiany są przekazywane Radzie. Takie zmiany uznaje się za zatwierdzone, chyba że Rada w ciągu dwóch miesięcy, stanowiąc większością kwalifikowaną zdecyduje o ich modyfikacji.
Zmiany innych przepisów tych zasad, w szczególności tych dotyczących wynagrodzenia, dodatków i świadczeń z zakresu zabezpieczenia społecznego są przyjmowane przez Radę stanowiącą jednomyślnie na wniosek Rady Sterującej Agencji.
Artykuł 34
Ocena
W ciągu trzech lat po wejściu w życie niniejszej decyzji lub po wejściu w życie Traktatu ustanawiającego Konstytucję dla Europy, w zależności od tego która data jest wcześniejsza, Rada oceni i zmieni te zasady lub, w stosownym przypadku, podejmie decyzję o ich wygaśnięciu.
Artykuł 35
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Brukseli, dnia 24 września 2004 r.