Decyzja rady
z dnia 28 lutego 2002 r. ustanawiająca Eurojust w celu zintensyfikowania walki z poważną przestępczością
(2002/187/WSiSW)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 31 i art. 34 ust. 2 lit. c),
uwzględniając inicjatywę Republiki Federalnej Niemiec a także inicjatywę Republiki Portugalskiej, Republiki Francji, Królestwa Szwecji oraz Królestwa Belgii [1],
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego [2],
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Należy dokonać dalszej poprawy współpracy sądowej między Państwami Członkowskimi, w szczególności w dziedzinie zwalczania poważnych przestępstw często popełnianych przez organizacje transnarodowe.
(2) Efektywna poprawa współpracy sądowej między Państwami Członkowskimi wymaga natychmiastowego przyjęcia na poziomie Unii Europejskiej środków strukturalnych mających na celu ułatwienie optymalnej koordynacji dochodzenia oraz ścigania, obejmujących terytorium więcej niż jednego Państwa Członkowskiego, przy pełnym poszanowaniu podstawowych praw i wolności.
(3) Aby wspomóc walkę z poważną przestępczością zorganizowaną, na szczycie Rady Europejskiej w Tampere, w dniach 15 i 16 października 1999 r., w szczególności w pkt 46 jego konkluzji, postanowiono utworzyć jednostkę (Eurojust), w której skład wchodzą prokuratorzy, sędziowie oraz funkcjonariusze policji o odpowiednich uprawnieniach.
(4) Jednostka Eurojust ustanowiona jest niniejszą decyzją jako organ Unii Europejskiej posiadający w osobowość prawną i finansowany z ogólnego budżetu Unii Europejskiej, poza pensjami i honorariami krajowych członków i osób asystujących, które ponoszone są przez Państwo Członkowskie ich pochodzenia.
(5) Cele rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r., dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejskie Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) [3] są również istotne dla Eurojustu. Kolegium Eurojustu powinno przyjąć środki niezbędne dla osiągnięcia tych celów. Powinno w pełni uwzględnić delikatny charakter prac prowadzonych przez Eurojust w kontekście dochodzenia oraz ścigania. W związku z tym, OLAF nie powinno mieć dostępu do dokumentów, dowodów, sprawozdań, notatek lub informacji, bez względu na ich formę, które były prowadzone lub sporządzone w związku z odnośnymi działaniami trwającymi lub zakończonymi, a przekazywanie odnośnych dokumentów, dowodów, sprawozdań, notatek, oraz informacji do OLAF winno być zabronione.
(6) Aby jak najefektywniej realizować swoje cele, Eurojust powinien wykonywać swoje zadania przy pomocy jednego lub więcej Państw Członkowskich, lub działając jako Kolegium.
(7) Właściwe władze Państw Członkowskich winny wymieniać informacje z Eurojust zgodnie z ustaleniami służącymi i uwzględniającymi interesy służby publicznej.
(8) Zakres kompetencji Eurojustu nie narusza uprawnień Wspólnoty do ochrony własnych interesów finansowych a także nie narusza istniejących konwencji oraz umów, w szczególności Europejskiej Konwencji o pomocy prawnej w sprawach karnych (Rada Europy), podpisanej w Strasburgu dnia 20 kwietnia 1959 r., a także Konwencji o wzajemnej pomocy w sprawach karnych między Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej [4], przyjętej przez Radę dnia 29 maja 2000 r., oraz jej Protokołu [5] przyjętego dnia 16 października 2001 r.
(9) Aby realizować swoje cele, Eurojust przetwarza dane osobowe w sposób zautomatyzowany lub w ręcznie uporządkowanych katalogach. W związku z powyższym należy podjąć niezbędne kroki w celu zagwarantowania poziomu ochrony danych, przynajmniej równorzędnego poziomowi wynikającemu z zastosowania zasad Konwencji w sprawie ochrony osób w zakresie automatycznego przetwarzania danych osobowych (Rada Europy), podpisanej w Strasburgu dnia 28 stycznia 1981 r., wraz ze wprowadzonymi następnie zmianami, w szczególności Protokołem otwartym do podpisania dnia 8 listopada 2001 r., od chwili, gdy odnośne zmiany wejdą w życie w Państwach Członkowskich.
(10) W celu zapewnienia i sprawdzenia, czy dane osobowe są przetwarzane przez Eurojust w sposób właściwy, należy ustanowić wspólny organ nadzorczy, który, skład Eurojustu, powinien składać się z panelu sędziów lub, jeśli wymaga tego system konstytucyjny lub państwowy Państwa Członkowskiego, osób wykonujących równoważne funkcje, dające im wystarczającą niezależność. Kompetencje wspólnego organu nadzorczego nie naruszają jurysdykcji sądów krajowych ani ustaleń dotyczących możliwości składania w nich odwołań.
(11) W celu zapewnienia sprawnej koordynacji działań podejmowanych przez Unię oraz Wspólnotę oraz uwzględniając art. 29 i art. 36 ust. 2 Traktatu, Komisja powinna być w pełni zaangażowana w postępowania Eurojustu dotyczące pytań ogólnych oraz pytań znajdujących się w zakresie jej kompetencji. Regulamin Eurojustu powinien precyzować ustalenia dotyczące udziału Komisji w postępowaniach Eurojustu mieszczących się w zakresie jej kompetencji.
(12) Należy ustanowić przepisy zapewniające nawiązanie i utrzymywanie ścisłej współpracy między Eurojustem a Europejskim Urzędem Policji (Europol) [6].
(13) Eurojust i Europejska Sieć Sądowa, ustanowione przez wspólne działanie 98/428/WSiSW [7] powinny utrzymywać uprzywilejowane stosunki. W tym celu sekretariat Sieci powinien stanowić część sekretariatu Eurojustu.
(14) W celu ułatwienia działań Eurojustu, Państwa Członkowskie powinny wysłać lub wyznaczyć jednego lub więcej korespondentów krajowych.
(15) o ile jest to niezbędne dla spełniania zadań, Eurojust powinien mieć możliwość inicjowania współpracy z państwami nieczłonkowskimi i zawierania porozumień w tym celu przede wszystkim z państwami kandydującymi do członkostwa w Unii oraz innymi państwami, z którymi przyjęto takie ustalenia.
(16) Ponieważ przyjęcie niniejszej decyzji oznacza konieczność przyjęcia nowych istotnych środków ustawodawczych w Państwach Członkowskich, należy przewidzieć ustanowienie niektórych przepisów przejściowych.
(17) Punkt 57 konkluzji Rady Europejskiej, zebranej w Laeken w dniach 14 i 15 grudnia 2001 r. przewidywał, iż Eurojust będzie mógł rozpocząć działalność w Hadze do czasu zawarcia ogólnej umowy o siedzibach niektórych agencji.
(18) Niniejsza decyzja uwzględnia prawa podstawowe i przestrzega zasad uznanych przez art. 6 ust. 2 Traktatu i wyrażonych w Karcie Podstawowych Praw Unii Europejskiej,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Ustanowienie i osobowość prawna
Niniejsza decyzja ustanawia jednostkę o nazwie "Eurojust" jako organ Unii.
Eurojust ma osobowość prawną.
Artykuł 2
Skład
1. Eurojust składa się z jednego przedstawiciela krajowego oddelegowanego przez każde Państwo Członkowskie zgodnie ze swoim systemem prawnym, będącego prokuratorem, sędzią, lub funkcjonariuszem policji o równoważnych kompetencjach.
2. Każdemu przedstawicielowi krajowemu może towarzyszyć jedna osoba. W przypadku gdy okaże się to niezbędne i za zgodą Kolegium, określoną w art. 10, przedstawicielowi krajowemu może towarzyszyć kilka osób. Jedna z tych osób może zastąpić przedstawiciela krajowego.
Artykuł 3
Cele
1. W kontekście dochodzenia i ścigania przestępczości określonej w art. 4, w odniesieniu do poważnej przestępczości, w szczególności przestępczości zorganizowanej, dotyczącej dwóch lub więcej Państw Członkowskich, celami Eurojustu są:
a) stymulowanie i poprawa koordynacji między właściwymi władzami Państw Członkowskich, dochodzenia i ścigania w Państwach Członkowskich, uwzględniając wszelkie wnioski składane przez właściwe władze Państwa Członkowskiego i wszelkie informacje dostarczone przez organy właściwe na podstawie przepisów przyjętych w ramach Traktatów;
b) poprawa współpracy między właściwymi władzami Państw Członkowskich, w szczególności ułatwianie realizacji międzynarodowej wzajemnej pomocy w sprawach karnych i pomoc w realizacji wniosków o ekstradycję;
c) wspieranie na inne sposoby właściwych władz Państw Członkowskich w celu usprawnienia ich dochodzenia i ścigania.
2. Zgodnie z zasadami przewidzianymi w niniejszej decyzji i na wniosek właściwych władz Państwa Członkowskiego, Eurojust może także wspomagać postępowanie przygotowawcze i ściganie dotyczące tylko tego Państwa Członkowskiego oraz państwa nieczłonkowskiego, jeśli została zawarta umowa ustanawiająca współpracę na podstawie art. 27 ust. 3 z odnośnym państwem, lub jeśli w szczególnym przypadku istnieją szczególne powody do udzielenia pomocy.
3. Zgodnie z przepisami zawartymi w niniejszej decyzji i na wniosek właściwych władz każdego z Państw Członkowskich lub Komisji, Eurojust może także udzielać pomocy w dochodzeniu i ściganiu dotyczącym tylko odnośnego Państwa Członkowskiego i Wspólnoty.
Artykuł 4
Uprawnienia
1. Ogólne uprawnienia Eurojustu obejmują:
a) rodzaje przestępstw, względem których Europol zawsze uprawniony jest do działania na podstawie art. 2 Konwencji o Europolu z dnia 26 lipca 1995 r.;
b) następujące rodzaje przestępstw:
- przestępstwa komputerowe,
- nadużycia finansowe, korupcja oraz wszelkie przestępstwa dotyczące interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej,
- pranie brudnych pieniędzy uzyskanych z przestępczości,
- przestępstwa przeciwko środowisku naturalnemu,
- udział w organizacjach przestępczych w rozumieniu wspólnego działania Rady 98/733/WSiSW z dnia 21 grudnia 1998 r. w sprawie uznania za przestępstwo karne udziału w organizacji przestępczej w Państwach Członkowskich Unii Europejskiej [8];
c) inne przestępstwa popełniane równocześnie z typami przestępstw określonymi w lit. a) i b).
2. W przypadku przestępstw innego rodzaju, niż te, które są określone w ust. 1, Eurojust może, zgodnie ze swymi celami dodatkowo wspomagać dochodzenie i ściganie na wniosek właściwych władz Państwa Członkowskiego.
Artykuł 5
Zadania Eurojustu
1. W celu realizacji swoich celów Eurojust wypełnia zadania:
a) poprzez jednego lub więcej odpowiednich przedstawicieli krajowych zgodnie z art. 6; lub
b) jako Kolegium, zgodnie z art. 7:
i) na wniosek jednego lub więcej przedstawicieli krajowych, których dotyczy sprawa, objęta działaniem Eurojust; lub
ii) gdy sprawa wymaga dochodzenia lub ścigania, które wywołują następstwa na poziomie Unii lub które mogą dotyczyć innych Państw Członkowskich niż te, które są bezpośrednio zainteresowane; lub
iii) gdy w grę wchodzi pytanie o charakterze ogólnym, dotyczące osiągnięcia jego celów; lub
iv) gdy jest to inaczej przewidziane w niniejszej decyzji.
2. Po wypełnieniu zadania Eurojust wskaże, czy działa poprzez jednego czy więcej przedstawicieli krajowych, w rozumieniu art. 6, czy jako Kolegium w rozumieniu art. 7.
Artykuł 6
Zadania Eurojustu działającego przez swych przedstawicieli krajowych
Gdy Eurojust działa poprzez swych przedstawicieli krajowych:
a) może wnioskować by właściwe władze zainteresowanych Państw Członkowskich wzięły pod uwagę:
i) podjęcie dochodzenia lub ścigania za określone czyny;
ii) uznanie, iż jedno z nich może mieć lepsze możliwości podjęcia dochodzenia lub ścigania za określone czyny;
iii) koordynowanie między właściwymi władzami zainteresowanych Państw Członkowskich;
iv) ustanowienie wspólnego zespołu dochodzeniowego zgodnie z odpowiednimi instrumentami współpracy;
v) dostarczenie wszelkich informacji, niezbędnych do wykonywania jego zadań;
b) zapewnia by właściwe władze zainteresowanych Państw Członkowskich informowały się wzajemnie na temat dochodzenia i ścigania, o których zostały poinformowane;
c) pomaga właściwym władzom Państw Członkowskich, na ich wniosek, w zapewnieniu najlepszej możliwej współpracy w dochodzeniu i ściganiu;
d) udziela pomocy w celu ulepszenia współpracy między właściwymi władzami państwowymi;
e) współpracuje i konsultuje się z Europejską Siecią Sądową, w tym wykorzystuje i przyczynia się do udoskonalenia jej bazy danych;
f) wspomaga, we wszystkich przypadkach wymienionych w art. 3 ust. 2 i 3 oraz za zgodą Kolegium, postępowanie dochodzeniowe i ściganie prowadzone przez właściwe organy tylko jednego Państwa Członkowskiego;
g) może, zgodnie ze swymi zadaniami i w ramach art. 4 ust. 1, w celu ulepszenia współpracy i koordynacji między właściwymi organami, przekazywać wnioski o pomoc sądową, gdy:
i) są one złożone przez właściwy organ Państwa Członkowskiego;
ii) dotyczą dochodzenia lub ścigania prowadzonego przez odnośny organ w konkretnej sprawie; i
iii) wymagają jego interwencji w celu przeprowadzania skoordynowanych działań.
Artykuł 7
Zadania Eurojustu jako Kolegium
Gdy Eurojust występuje jako Kolegium:
a) może, w związku z rodzajami przestępstw określonymi w art. 4 ust. 1, podając powody wnioskować, by właściwe władze zainteresowanych Państw Członkowskich:
i) podjęły postępowanie przygotowawcze lub ściganie za określone czyny;
ii) uznały, iż jedno z nich może znajdować się w lepszej sytuacji dla podjęcia dochodzenia lub ścigania za określone czyny;
iii) koordynowały właściwe władze zainteresowanych Państw Członkowskich;
iv) ustanowiły wspólny zespół dochodzeniowy zgodny z odpowiednimi instrumentami współpracy;
v) dostarczyły mu wszelkich informacji niezbędnych do wykonywania zadań;
b) zapewnia, by właściwe władze Państw Członkowskich informowały się wzajemnie na temat dochodzenia i ścigania, o których zostały poinformowane i które wywołują następstwa na poziomie Unii lub które mogą mieć wpływ na inne, nie zainteresowane bezpośrednio Państwa Członkowskie;
c) pomaga właściwym władzom Państw Członkowskich, na ich wniosek, zapewnić najlepszą możliwą koordynację dochodzenia i ścigania;
d) zapewnia pomoc w celu poprawy współpracy między właściwymi władzami Państw Członkowskich, w szczególności na podstawie analiz Europolu;
e) współpracuje i konsultuje się z Europejską Siecią Sądową, w tym wykorzystuje i przyczynia się do ulepszenia jej bazy danych;
f) może wspomagać Europol, w szczególności dostarczając opinii opartych na analizach przeprowadzonych przez Europol;
g) może dostarczać wsparcia logistycznego w przypadkach określonych w lit. a), c) i d) powyżej. Wsparcie logistyczne może polegać na pomocy w tłumaczeniu, interpretacji oraz organizacji spotkań koordynacyjnych.
Artykuł 8
Uzasadnienia
Jeśli właściwe władze zainteresowanego Państwa Członkowskiego decydują się nie spełnić żądań wymienionych w art. 7 lit. a), informują Eurojust o swojej decyzji i jej uzasadnieniu, chyba że w przypadkach wymienionych w art. 7 lit. a) i), ii) i v), nie mogą udzielić uzasadnienia, ponieważ:
i) mogłoby to zaszkodzić zasadniczym interesom bezpieczeństwa narodowego; lub
ii) mogłoby to zagrozić powodzeniu trwającego dochodzenia lub bezpieczeństwu osób.
Artykuł 9
Przedstawiciele krajowi
1. Przedstawiciele krajowi, w zakresie statusu, podlegają prawu krajowemu ich Państwa Członkowskiego. Czas trwania kadencji przedstawiciela krajowego ustala Państwo Członkowskie pochodzenia. Powinien on być dostatecznie długi, by zapewnić właściwe funkcjonowanie Eurojustu.
2. Wszelkie informacje wymieniane między Eurojustem i Państwami Członkowskimi, w tym dotyczące wniosków składanych w ramach art. 6 lit. a), przekazywane są za pośrednictwem przedstawiciela krajowego.
3. Każde Państwo Członkowskie ustala charakter i zakres kompetencji sądowych, które przyznaje swojemu przedstawicielowi krajowemu na swoim własnym terytorium. Ustala także uprawnienia przedstawiciela krajowego do podejmowania działań w stosunku do organów sądowych państw trzecich zgodnie ze swymi zobowiązaniami międzynarodowymi. Wyznaczając swego przedstawiciela krajowego i, jeśli właściwe, w każdym innym czasie, Państwo Członkowskie powiadamia Eurojust i Sekretariat Generalny Rady o swojej decyzji tak, by ten ostatni mógł poinformować inne Państwa Członkowskie. Sekretariat Generalny Rady przyjmuje i uznaje przyznane prerogatywy o ile są one zgodne ze zobowiązaniami międzynarodowymi.
4. W celu realizacji celów Eurojustu, przedstawiciele krajowi mają dostęp do informacji zawartych w rejestrach karnych i we wszelkich innych rejestrach swojego Państwa Członkowskiego w takim samym stopniu, jak zakłada prawo jego kraju w przypadku prokuratorów, sędziów, lub oficerów policji o równych uprawnieniach.
5. Przedstawiciel krajowy może porozumiewać się bezpośrednio z właściwymi władzami swojego Państwa Członkowskiego.
6. Wykonując swoje zadania, przedstawiciel krajowy, gdzie to właściwe, ujawnia, iż działa zgodnie z kompetencjami sądowymi, przyznanymi mu w ust. 3.
Artykuł 10
Kolegium
1. Kolegium składa się z przedstawicieli krajowych. Każdy przedstawiciel krajowy ma jeden głos.
2. Po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym, przewidzianej w art. 23 w kwestiach przepisów w sprawie przetwarzania danych osobowych, Rada przyjmie regulamin Eurojustu zaproponowany przez Kolegium i uprzednio przyjęty jednomyślnie przez tę ostatnią. Przepisy regulaminu dotyczące przetwarzania danych osobowych mogą zostać uznane przez Radę za podlegające osobnemu zatwierdzeniu.
3. W przypadku działania zgodnie z art. 7 lit. a), Kolegium podejmuje decyzje większością dwóch trzecich. Inne decyzje Kolegium podejmowane są zgodnie z regulaminem.
Artykuł 11
Rola Komisji
1. Komisja jest w pełni włączona w prace Eurojustu, zgodnie z art. 36 ust. 2 Traktatu. Bierze udział w tych pracach w dziedzinach zgodnych ze swoimi kompetencjami.
2. W zakresie prac prowadzonych przez Eurojust nad koordynacją dochodzenia i ścigania, Komisja może zostać poproszona o udostępnienie swej specjalistycznej wiedzy.
3. W celu udoskonalania współpracy między Eurojustem a Komisją, Eurojust może przyjąć niezbędne ustalenia praktyczne z Komisją.
Artykuł 12
Korespondenci krajowi
1. Każde Państwo Członkowskie może wysłać lub mianować jednego lub więcej korespondentów krajowych. Sprawą priorytetową jest wysyłanie lub mianowanie jednego lub więcej korespondentów ds. terroryzmu. Stosunki między korespondentem krajowym a właściwymi władzami Państw Członkowskich są regulowane przez prawo krajowe. Korespondent krajowy ma swoje miejsce pracy w Państwie Członkowskim, które go mianowało.
2. Gdy Państwo Członkowskie mianuje korespondenta krajowego, może on pełnić rolę łącznika Europejskiej Sieci Sądowej.
3. Stosunki między przedstawicielem krajowym i korespondentem krajowym nie wykluczają bezpośrednich stosunków między przedstawicielem krajowym a jego właściwymi władzami.
Artykuł 13
Wymiana informacji z Państwami Członkowskimi i między przedstawicielami krajowymi
1. Właściwe władze Państw Członkowskich mogą, zgodnie z art. 5, wymieniać z Eurojustem wszelkie informacje konieczne dla wykonywania jego zadań.
2. Zgodnie z art. 9, przedstawiciele krajowi Eurojustu posiadają uprawnienia do wymiany, bez wcześniejszego zezwolenia, wszelkich informacji koniecznych do wykonywania jego zadań między sobą lub z właściwymi władzami swojego Państwa Członkowskiego.
Artykuł 14
Przetwarzanie danych osobowych
1. O ile jest to niezbędne dla realizacji wyznaczonych celów, Eurojust może w ramach swych uprawnień i do celów swoich zadań przetwarzać dane osobowe w sposób zautomatyzowany lub ręcznie skatalogowany.
2. Eurojust podejmie niezbędne środki by zagwarantować poziom ochrony danych osobowych przynajmniej równy temu, który wynika z zastosowania zasad Konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 r. i jej kolejnych zmian, gdy obowiązują one w Państwach Członkowskich.
3. Dane osobowe przetwarzane przez Eurojust powinny być wystarczające, odpowiednie i nie nadmierne w stosunku do celów przetwarzania oraz, uwzględniając informacje dostarczane przez właściwe władze Państw Członkowskich lub innych partnerów zgodnie z art. 13 i 26, dokładne i aktualne. Eurojust przetwarza dane osobowe w sposób rzetelny i zgodny z prawem.
4. Zgodnie z niniejsza decyzją, Eurojust tworzy indeks danych odnoszących się do działań dochodzeniowych i może tworzyć akta tymczasowe, które również zawierają dane osobowe.
Artykuł 15
Ograniczenia w przetwarzaniu danych osobowych
1. Przetwarzając dane zgodnie z art. 14 ust. 1, Eurojust może przetwarzać tylko następujące dane osobowe dotyczące osób, które na mocy ustawodawstwa krajowego zainteresowanych Państw Członkowskich, są objęte dochodzeniem lub ściganiem za jeden lub więcej typów przestępstw, określonych w art. 4:
a) nazwisko, nazwisko panieńskie, imiona oraz wszelkie pseudonimy i nazwiska przybrane;
b) data i miejsce urodzenia;
c) obywatelstwo;
d) płeć;
e) miejsce zamieszkania, zawód oraz miejsce przebywania danej osoby;
f) numery ubezpieczenia społecznego, prawa jazdy, dane z dokumentów tożsamości i dane paszportowe;
g) informacje dotyczące osób prawnych, o ile zawierają dane dotyczące zidentyfikowanych lub identyfikowalnych osób, które są objęte dochodzeniem lub ściganiem;
h) rachunki bankowe i rachunki w innych instytucjach finansowych;
i) opis i charakter zarzucanych przestępstw, daty, w których zostały popełnione, kategoria karna przestępstwa oraz postępy w dochodzeniu;
j) fakty wskazujące na międzynarodowy zasięg sprawy;
k) szczegóły dotyczące zarzucanej przynależności do organizacji przestępczej.
2. Przetwarzając dane, zgodnie z art. 14 ust. 1, Eurojust może przetwarzać tylko następujące dane osobowe dotyczące osób, które, zgodnie z ustawodawstwem krajowym zainteresowanych Państw Członkowskich uważane są za świadków lub ofiary w dochodzeniu lub ścigania dotyczącym jednego lub więcej rodzajów przestępstw określonych w art. 4:
a) nazwisko, nazwisko panieńskie, imiona oraz wszelkie pseudonimy i nazwiska przybrane;
b) data i miejsce urodzenia;
c) obywatelstwo;
d) płeć;
e) miejsce zamieszkania, zawód oraz miejsce przebywania danej osoby;
f) opis i charakter przestępstw, z którymi miały związek, daty, w których zostały popełnione, kategoria karna przestępstw oraz postępy w dochodzeniu;
3. Jednakże w wyjątkowych przypadkach, Eurojust może także, przez ograniczony okres czasu, przetwarzać inne dane osobowe odnoszące się do okoliczności przestępstwa, gdy dotyczą one bezpośrednio i stanowią część trwającego postępowania, które Eurojust pomaga koordynować, pod warunkiem że przetwarzanie tych konkretnych danych jest zgodne z art. 14 i 21.
Funkcjonariusz ds. ochrony danych określony w art. 17 jest niezwłocznie informowany o zastosowaniu niniejszego ustępu.
W przypadku gdy dane odnoszą się do świadków lub ofiar w rozumieniu ust. 2, decyzja o przetwarzaniu danych podejmowana jest wspólnie przez przynajmniej dwóch przedstawicieli krajowych.
4. Dane osobowe, przetwarzane przy pomocy środków automatycznych lub innych, ujawniające pochodzenie rasowe lub etniczne, opinie polityczne, religijne, lub poglądy filozoficzne, przynależność do związku zawodowego oraz dane dotyczące zdrowia i życia seksualnego mogą być przetwarzane przez Eurojust jedynie wtedy, gdy są one niezbędne dla krajowego dochodzenia a także dla koordynacji z Eurojustem.
Funkcjonariusz ds. ochrony danych jest niezwłocznie informowany o zastosowaniu niniejszego ustępu.
Wyżej wymienione dane nie mogą być przetwarzane w indeksie określonym w art. 16 ust. 1.
W przypadku gdy odnośne dane dotyczą świadków lub ofiar w rozumieniu ust. 2, decyzja o ich przetworzeniu podejmowana jest przez Kolegium.
Artykuł 16
Indeks i akta tymczasowe
1. W celu realizacji swoich zadań, Eurojust zachowuje elektroniczne pliki danych, tworząc indeks danych dotyczących dochodzenia, w którym przechowywane są dane nieosobowe i osobowe wymienione w art. 15 ust. 1 lit. a)-i) i k) i ust. 2. Indeks służy:
a) wspieraniu prowadzenia i koordynacji dochodzenia i ścigania, w których Eurojust służy pomocą, w szczególności przy odsyłaniu do dalszych informacji;
b) ułatwieniu dostępu do informacji na temat trwającego dochodzenia i ścigania;
c) ułatwieniu monitorowania legalności i zgodności z przepisami niniejszej decyzji o przetwarzaniu danych osobowych.
2. Indeks powinien zawierać odniesienia do akt tymczasowych przetwarzanych w ramach Eurojustu.
3. Wykonując swoje obowiązki na mocy art. 6 i 7, przedstawiciele krajowi Eurojustu mogą przetwarzać dane dotyczące pojedynczych spraw, nad którymi pracują, w aktach tymczasowych. Udzielają dostępu do swej dokumentacji roboczej Funkcjonariuszowi ds. ochrony danych i, jeśli zdecyduje takKolegium, innym przedstawicielom krajowym i upoważnionym do dostępu pracownikom. Każde nowe akta robocze, zawierające dane osobowe przekazywane są Funkcjonariuszowi ds. ochrony danych.
Artykuł 17
Funkcjonariusz ds. ochrony danych
1. Eurojust mianuje specjalnego Funkcjonariusza ds. ochrony danych, który jest członkiem personelu. W tych ramach znajduje się on pod bezpośrednim zwierzchnictwem Kolegium. Wykonując obowiązki określone w niniejszym artykule, nie przyjmuje poleceń od nikogo.
2. Funkcjonariusz ds. ochrony danych realizuje w szczególności następujące zadania:
a) zapewnia, w sposób niezależny, legalność i zgodność z przepisami niniejszej decyzji o przetwarzaniu danych osobowych;
b) zapewnia przechowywanie pisemnych rejestrów o przekazywaniu i odbiorze danych osobowych w szczególności w celach określonych w art. 19 ust. 3, zgodnie z przepisami, ustanowionymi w regulaminie, na warunkach bezpieczeństwa ustanowionych w art. 22;
c) zapewnia, by osoby, których dotyczą dane, były na żądanie informowane o swoich prawach wynikających z niniejszej decyzji.
3. Wykonując swoje zadania, funkcjonariusz ma dostęp do wszystkich danych przetwarzanych przez Eurojust i do wszystkich pomieszczeń Eurojustu.
4. Stwierdziwszy, iż przetwarzanie danych nie spełniło wymogów niniejszej decyzji, funkcjonariusz:
a) informuje Kolegium, które potwierdza przyjęcie informacji;
b) przekazuje sprawę wspólnemu organowi nadzorującemu jeśli Kolegium nie rozstrzygnęło w rozsądnym czasie kwestii niezgodności przetwarzania.
Artykuł 18
Udzielenie dostępu do danych osobowych
Tylko przedstawiciele krajowi i ich asystenci określeni w art. 2 ust. 2, oraz upoważniony personel Eurojustu ma, w celu wykonywania zadań Eurojustu, dostęp do danych osobowych, przetwarzanych przez Eurojust.
Artykuł 19
Prawo dostępu do danych osobowych
1. Każda osoba fizyczna ma prawo dostępu do danych osobowych, dotyczących jej samej, przetworzonych przez Eurojust, na warunkach ustanowionych w niniejszym artykule.
2. Każda osoba fizyczna pragnąca skorzystać ze swego prawa dostępu do danych dotyczących jej samej, które są przechowywane w Eurojuście lub je sprawdzić zgodnie z art. 20, może złożyć w tej sprawie nieodpłatny wniosek w wybranym przez siebie Państwie Członkowskim, do organu wyznaczonego w tym celu przez odnośne Państwo Członkowskie, a organ niezwłocznie przekaże ten wniosek do Eurojustu.
3. Prawo dostępu każdej osoby do danych osobowych dotyczących jej samej lub do ich sprawdzenia wykonywane jest zgodnie z przepisami i procedurami Państwa Członkowskiego, w którym osoba złożyła wniosek. Jednakże jeśli Eurojust może stwierdzić, który organ w danym państwie przekazał odnośne dane, organ ten może wymagać, by prawo dostępu zostało wykonane zgodnie przepisami, obowiązującymi w odnośnym Państwie Członkowskim.
4. Odmowa dostępu do danych osobowych ma miejsce, jeżeli:
a) dostęp może stanowić zagrożenie dla któregoś z działań Eurojustu;
b) dostęp może stanowić zagrożenie dla krajowego dochodzenia wspomaganego przez Eurojust;
c) dostęp może stanowić zagrożenie dla praw i swobód stron trzecich.
5. W decyzji o przyznaniu prawa dostępu brany jest pod uwagę status osoby składającej wniosek w odniesieniu do danych przechowywanych przez Eurojust.
6. Zainteresowani przedstawiciele krajowi rozpatrują go i podejmują decyzję w imieniu Eurojustu. Wniosek rozpatrzony jest w pełni w terminie trzech miesięcy od jego otrzymania. W przypadku gdy przedstawiciele nie mogą osiągnąć zgody, przekazują sprawę Kolegium, które podejmuje decyzję w sprawie wniosku większością dwóch trzecich głosów.
7. W przypadku odmowy dostępu, lub jeśli żadne dane osobowe dotyczące składającego wniosek nie są przetwarzane przez Eurojust, ten ostatni powiadamia składającego wniosek, iż sprawdził dane, bez podawania informacji, które mogłyby ujawnić, czy składający wniosek jest znany.
8. Jeśli składający wniosek nie jest usatysfakcjonowany odpowiedzią na swój wniosek, może odwołać się od tej decyzji do wspólnego organu nadzorczego. Wspólny organ nadzorczy bada, czy decyzja podjęta przez Eurojust jest zgodna z niniejszą decyzją.
9. Właściwe organy wykonawcze Państw Członkowskich zasięgają opinii Eurojustu przed podjęciem decyzji. Są one następnie powiadamianie o jej treści przez odpowiednich przedstawicieli krajowych.
Artykuł 20
Poprawianie i usuwanie danych osobowych
1. Zgodnie z art. 19 ust. 3, każda osoba fizyczna jest uprawniona do wnioskowania w Eurojuście o poprawienie, zablokowanie lub usunięcie danych jej dotyczących, jeśli są niepoprawne lub niekompletne, lub jeśli ich wprowadzenie lub przechowywanie narusza niniejszą decyzję.
2. Eurojust powiadamia składającego wniosek o poprawieniu, zablokowaniu lub usunięciu danych jego dotyczących. Jeśli składający wniosek nie jest usatysfakcjonowany odpowiedzią Eurojustu, może przekazać sprawę wspólnemu organowi nadzorczemu w terminie trzydziestu dni od otrzymania decyzji Eurojustu.
3. Na wniosek właściwych władz Państwa Członkowskiego, przedstawiciela krajowego lub korespondenta krajowego, o ile taki istnieje, i na ich odpowiedzialność, Eurojust koryguje lub usuwa zgodnie ze swoim regulaminem, przetwarzane przez Eurojust dane osobowe, przesłane lub wprowadzone przez odnośne Państwo Członkowskie, jego przedstawiciela krajowego lub korespondenta krajowego. Właściwe władze Państw Członkowskich i Eurojust, a także przedstawiciel krajowy lub korespondent krajowy, o ile taki istnieje, zapewniają w tym kontekście przestrzeganie zasad ustanowionych art. 14 ust. 2 i 3 oraz w art. 15 ust. 4.
4. Jeśli okazuje się, że dane osobowe przetwarzane przez Eurojust są niepoprawne lub niekompletne, lub że ich wprowadzenie i przechowanie jest sprzeczne z przepisami niniejszej decyzji, Eurojust blokuje, koryguje lub usuwa odnośne dane.
5. W przypadkach określonych w ust. 3 i 4, wszystkie strony dostarczające i odbierające odnośne dane zostają niezwłocznie powiadomione. Odbiorcy korygują, blokują lub usuwają odnośne dane w swoich systemach w sposób zgodny ze stosowanymi przez siebie zasadami.
Artykuł 21
Terminy przechowywania danych osobowych
1. Dane osobowe przetwarzane przez Eurojust są przechowywane przez Eurojust tylko tak długo, jak długo jest to potrzebne do zrealizowania swoich zadań.
2. Dane osobowe określone w art. 14 ust. 1, które zostały przetworzone przez Eurojust nie mogą być przechowywane po:
a) terminie, po którym zakazane jest prowadzenie dochodzenia na mocy ograniczeń obowiązujących we wszystkich Państwach Członkowskich zainteresowanych dochodzeniem i ściganiem;
b) terminie, w którym staje się ostateczna decyzja sądowa ostatniego Państwa Członkowskiego zainteresowanego dochodzeniem lub ściganiem, które uzasadniały koordynację przez Eurojust;
c) terminie, w którym Eurojust i zainteresowane Państwa Członkowskie wspólnie stwierdziły lub ustaliły, że nie jest już konieczne, by Eurojust koordynował postępowanie dochodzeniowe i ściganie.
3. a) Przestrzeganie okresów przechowywania, określonych w ust. 2, jest stale sprawdzane przy pomocy właściwych środków automatycznego przetwarzania. Pomimo to sprawdzanie celowości przechowywania danych powinno odbywać się co trzy lata od ich wprowadzenia.
b) Po upływie jednego z terminów przechowywania określonych w ust. 2, Eurojust sprawdza celowość dłuższego przechowywania danych dla realizacji swych celów i może zdecydować na zasadzie odstępstwa o przechowywaniu odnośnych danych do czasu następnego sprawdzania.
c) W przypadku gdy dane przechowywano na zasadzie odstępstwa na mocy lit. b) sprawdzanie celowości przechowywania odnośnych danych odbywa się co trzy lata.
4. W przypadku istnienia akt zawierających niezautomatyzowane i nieskatalogowane dane, po upłynięciu nieprzekraczalnego terminu składowania ostatniej pozycji danych z automatycznie przechowywanych akt, wszystkie niezautomatyzowane dane z odnośnych akt zwracane są do organu, który je dostarczył, a ich kopie podlegają zniszczeniu.
5. W przypadku gdy Eurojust koordynował postępowanie przygotowawcze lub ściganie, przedstawiciele krajowi poinformują Eurojust i inne zainteresowane Państwa Członkowskie o wszelkich decyzjach sądowych związanych ze sprawą, które stały się ostateczne w celu, między innymi, zastosowania ust. 2 lit. b).
Artykuł 22
Bezpieczeństwo danych
1. Eurojust i każde Państwo Członkowskie, zainteresowane danymi przekazywanymi przez Eurojust w zakresie przetwarzania danych osobowych w ramach niniejszej decyzji, chroni dane osobowe przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, przypadkową utratą lub nieuprawnionym ujawnieniem, zmianą i wszelkimi nieuprawnionymi formami przetwarzania.
2. Procedura obejmuje środki techniczne i uzgodnienia organizacyjne niezbędne do wprowadzenia w życie niniejszej decyzji w odniesieniu do bezpieczeństwa danych, w szczególności środki zmierzające do:
a) uniemożliwiania osobom nieuprawnionym dostępu do sprzętu używanego do przetwarzania danych osobowych;
b) zapobiegania nieuprawnionemu odczytywaniu, kopiowaniu, zmienianiu i usuwaniu nośników danych;
c) zapobiegania nieuprawnionemu wprowadzaniu danych i nieuprawnionej inspekcji, modyfikacji i usuwania przechowywanych danych osobowych;
d) zapobiegania użycia systemów automatycznego przetwarzania danych przez osoby nieuprawnione, używające sprzętu;
e) zapewnienia, że osoby uprawnione, używające automatycznego systemu przetwarzania danych mają dostęp wyłącznie w zakresie, w jakim są upoważnione;
f) zapewnienia możliwości sprawdzania i ustalania, do których organów przesłano dane osobowe podczas podawania danych do wiadomości;
g) zapewnienia dalszej możliwości weryfikacji i ustalania, które dane osobowe zostały wprowadzone do automatycznych systemów przetwarzania danych oraz kiedy i przez kogo zostały one wprowadzone;
h) zapobiegania nieuprawnionemu odczytywaniu, kopiowaniu, zmienianiu lub usuwaniu danych osobowych podczas przekazywania danych osobowych lub podczas transportu nośników danych.
Artykuł 23
Wspólny organ nadzorczy
1. Ustanawia się niezależny wspólny organ nadzorczy, służący zbiorowemu nadzorowaniu działań Eurojustu, określonych w art. 14-22, w celu zapewnienia, iż przetwarzanie danych osobowych prowadzone jest zgodnie z niniejszą decyzją. W celu realizacji tych zadań, wspólny organ nadzorczy ma pełny dostęp do wszystkich akt podczas przetwarzania odnośnych danych osobowych. Eurojust dostarcza wspólnemu organowi nadzorczemu wszelkich żądanych przez niego informacji zawartych w odnośnych aktach i pomaga odnośnemu organowi w realizacji swych zadań w każdy inny sposób.
Wspólny organ nadzorczy zbiera się przynajmniej raz na pół roku. Ponadto spotyka się w ciągu trzech miesięcy od daty złożenia odwołania i może być zwołany przez swego przewodniczącego na wniosek przynajmniej dwóch Państw Członkowskich.
W celu ustanowienia wspólnego organu nadzorczego, każde Państwo Członkowskie, działając zgodnie ze swym systemem prawnym, mianuje sędziego, który nie jest członkiem Eurojustu, albo, jeśli wymaga tego jego system konstytucyjny lub państwowy, osobę zajmującą stanowisko, dające jej niezależność wystarczającą do włączenia jej na listę sędziów, którzy mogą zasiadać we wspólnym organie nadzorczym jako członkowie lub sędziowie ad hoc. Mianowanie następuje na okres nie krótszy niż osiemnaście miesięcy. Cofnięcie mianowania jest regulowane zasadami odwołania ze stanowiska stosowanymi na mocy prawa krajowego Państwa Członkowskiego pochodzenia. O mianowaniu i usunięciu powiadamiany jest zarówno Sekretariat Rady Generalnej jak i Eurojust.
2. Wspólny organ nadzorczy składa się z trzech stałych członków i, jak jest to przewidziane w ust. 4, sędziów ad hoc.
3. Sędzia mianowany przez Państwo Członkowskie staje się stałym członkiem na rok przed objęciem przez jego Państwo Członkowskie Prezydencji w Radzie i pozostaje stałym członkiem przez osiemnaście miesięcy.
Sędzia mianowany przez Prezydencję Rady przewodniczy wspólnemu organowi nadzorczemu.
4. Jeden lub więcej sędziów ad hoc również pełnią swe funkcje, ale tylko na czas kontroli odwołań dotyczących danych osobowych, pochodzących z Państwa Członkowskiego, które ich mianowało.
5. Skład wspólnego organu nadzorczego pozostaje taki sam przez okres trwania procedury odwoławczej, nawet, jeśli kadencje jego stałych członków już upłynęły na mocy ust. 3.
6. Każdy członek i sędzia ad hoc jest uprawniony do jednego głosu. W przypadku równej liczby głosów, przewodniczący ma głos decydujący.
7. Wspólny organ nadzorczy bada złożone do niego odwołania zgodnie z art. 19 ust. 8 i art. 20 ust. 2 i przeprowadza kontrole zgodnie z ust. 1, akapit pierwszy, niniejszego artykułu. Jeśli wspólny organ nadzorczy uzna, iż decyzja podjęta przez Eurojust lub też przetwarzanie przez nią danych nie jest zgodne z niniejszą decyzją, sprawa zostanie skierowana do Eurojustu, który przyjmie decyzję wspólnego organu nadzorczego.
8. Decyzje wspólnego organu nadzorczego są dla Eurojustu ostateczne i wiążące.
9. Osoby mianowane przez Państwa Członkowskie zgodnie z ust. 1 akapit trzeci, pod kierunkiem przewodniczącego wspólnego organu nadzorczego, przyjmą regulamin wewnętrzny ustanawiający obiektywne kryteria mianowania członków organu do celów rozpatrywania odwołań.
10. Koszty utrzymywania sekretariatu ponoszone są przez budżet Eurojustu. Sekretariat wspólnego organu nadzorczego spełnia swe funkcje niezależnie, w ramach sekretariatu Eurojustu.
11. Członkowie wspólnego organu nadzorczego objęci są zobowiązaniem zachowania poufności, ustanowionym w art. 25.
12. Wspólny organ nadzorczy przedkłada Radzie roczne sprawozdania.
Artykuł 24
Odpowiedzialność za nieuprawnione lub niewłaściwe przetwarzanie danych
1. Eurojust odpowiada, zgodnie z prawem krajowym Państwa Członkowskiego, w którym mieści się jego siedziba, za wszelkie e szkody wyrządzone osobom fizycznym, wynikające z prowadzonego przez siebie nieuprawnionego lub niewłaściwego przetwarzania danych.
2. Powództwa przeciwko Eurojustowi dotyczące odpowiedzialności określonej w ust. 1 rozstrzygają sądy Państwa Członkowskiego, w którym mieści się siedziba Eurojustu.
3. Każde Państwo Członkowskie jest odpowiedzialne, zgodnie z jego prawem krajowym za wszelkie szkody wyrządzone osobom fizycznym, wynikające z prowadzonego przez nie nieuprawnionego lub niewłaściwego przetwarzania danych przekazanych do Eurojustu.
Artykuł 25
Poufność
1. Przedstawiciele krajowi i ich asystenci określeni w art. 2 ust. 2, personel Eurojustu oraz korespondenci krajowi, o ile tacy istnieją, oraz funkcjonariusz ds. ochrony danych są zobowiązani do zachowania poufności, nie naruszając przepisów art. 9 ust. 1.
2. Zobowiązanie do zachowania poufności stosuje się do wszystkich osób i wszystkich organów powołanych do współpracy z Eurojustem.
3. Zobowiązanie do zachowania poufności pozostaje w mocy po zakończeniu kadencji lub zatrudnienia lub po zakończeniu działań osób określonych w ust. 1 i 2.
4. Bez uszczerbku dla przepisów art. 9 ust. 1, zobowiązanie do zachowania poufności dotyczy wszystkich informacji otrzymanych przez Eurojust.
Artykuł 26
Kontakty z partnerami
1. Eurojust nawiązuje i utrzymuje ścisłą współpracę z Europolem, w stopniu niezbędnym dla wykonywania zadań Eurojustu i realizacji jego celów, biorąc pod uwagę potrzebę unikania podwójnego wykonywania tych samych czynności Zasadnicze elementy odnośnej współpracy ustalone są w umowie przyjętej przez Radę, po konsultacji z wspólnym organem nadzorczym, w kwestii przepisów dotyczących ochrony danych.
2. Eurojust utrzymuje uprzywilejowane stosunki z Europejską Siecią Sądową, oparte na konsultacjach i komplementarności, w szczególności między przedstawicielem krajowym, łącznikami tego samego Państwa Członkowskiego oraz korespondentem krajowym, o ile taki istnieje. W celu zapewnienia sprawnej współpracy podejmuje się następujące środki:
a) Eurojust posiada dostęp do zcentralizowanej informacji Europejskiej Sieci Sądowej zgodnie z art. 8 wspólnego działania 98/428/WSiSW i do sieci telekomunikacyjnej utworzonej na mocy art. 10 odnośnego wspólnego działania;
b) w drodze odstępstwa od przepisów art. 9 ust. 3 wspólnego działania 98/428/WSiSW, sekretariat Europejskiej Sieci Sądowej stanowi część sekretariatu Eurojustu. Funkcjonuje jako jednostka odrębna i samodzielna. Może korzystać z zasobów Eurojustu, niezbędnych do wykonywania zadań Europejskiej Sieci Sądowej. Przepisy dotyczące personelu Eurojustu stosuje się wobec personelu sekretariatu Europejskiej Sieci Sądowej w przypadku gdy nie jest to sprzeczne z autonomią operacyjną sekretariatu Europejskiej Sieci Sądowej;
c) przedstawiciele krajowi Eurojustu mogą uczestniczyć w spotkaniach Europejskiej Sieci Sądowej na zaproszenie tej ostatniej. Łącznicy Europejskiej Sieci Sądowej mogą być zapraszani, w odniesieniu do konkretnych spraw, na spotkania Eurojustu.
3. Eurojust podejmuje i utrzymuje ścisłą współpracę z OLAF. W tym zakresie, OLAF może wspomagać prace Eurojustu przy koordynowaniu dochodzenia i ścigania dotyczących ochrony interesów finansowych Wspólnot, albo z inicjatywy Eurojustu, albo na wniosek OLAF w przypadku gdy zainteresowane właściwe władze państwowe nie sprzeciwiają się temu udziałowi.
4. Do celów odbioru i przekazywania informacji między Eurojustem a OLAF, nie naruszając przepisów art. 9, Państwa Członkowskie zapewniają, by przedstawiciele krajowi Eurojustu uważani byli za właściwe władze Państw Członkowskich tylko do celów rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999 z dnia 25 maja 1999 r. dotyczących dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) [9]. Wymiana informacji między OLAF i przedstawicielami krajowymi prowadzona jest bez uszczerbku dla informacji, które muszą być przekazywane właściwym władzom na mocy niniejszych przepisów.
5. W celu realizacji swych zadań, Eurojust może nawiązywać kontakty i wymieniać doświadczenia o charakterze nieoperacyjnym z innymi podmiotami, w szczególności z organizacjami międzynarodowymi.
6. Eurojust może, w każdej konkretnej sprawie, współpracować z funkcjonariuszami łącznikowymi Państw Członkowskich, w rozumieniu wspólnego działania Rady 96/277/WSiSW z dnia 22 kwietnia 1996 r., dotyczącego ramowej wymiany funkcjonariuszy łącznikowych w celu poprawienia współpracy sądowej między Państwami Członkowskimi Unii Europejskiej [10].
Artykuł 27
Wymiana informacji z partnerami
1. Zgodnie z niniejszą decyzją, Eurojust może wymieniać wszelkie informacje konieczne do wykonywania swoich zadań z:
a) właściwymi instytucjami na podstawie przepisów przyjętych w ramach Traktatów;
b) organizacjami i organami międzynarodowymi;
c) władzami państw trzecich, które są kompetentne w sprawach dochodzenia i ścigania.
2. Zanim Eurojust wymieni jakiekolwiek informacje z podmiotami określonymi w ust. 1 lit. b) i c), przedstawiciele krajowi Państwa Członkowskiego, które dostarczyło informacji udzielają zgody na dysponowanie odnośnymi informacjami. W stosownych przypadkach przedstawiciel krajowy przeprowadza konsultacje z właściwymi władzami Państw Członkowskich.
3. Eurojust może zawierać przyjmowane przez Radę umowy o współpracy z państwami trzecimi i podmiotami określonymi w ust. 1. Umowy te mogą w szczególności zawierać przepisy dotyczące porozumień o oddelegowaniu oficerów łącznikowych lub funkcjonariuszy łącznikowych do Eurojustu. Mogą również zawierać przepisy dotyczące wymiany danych osobowych. W tym wypadku Eurojust zasięga opinii wspólnego organu nadzorczego.
W celu rozwiązywania pilnych spraw, Eurojust może również współpracować z podmiotami określonymi w ust. 1 lit. b) i c) bez zawierania umowy pod warunkiem że współpraca taka nie obejmuje przekazywania im przez Eurojust danych osobowych.
4. Bez uszczerbku dla ust. 3, przekazywanie przez Eurojust danych osobowych podmiotom określonym w ust. 1 lit. b) i władzom określonym w ust. 1 lit. c) państw trzecich, które nie są stroną konwencji Rady Europy z dnia 28 stycznia 1981 r., może odbywać się jedynie wtedy, gdy zapewniony zostanie odpowiedni poziom ochrony danych.
5. Wszelkie następujące później uchybienia lub uzasadnione prawdopodobieństwo uchybienia ze strony państw trzecich i podmiotów określonych w ust. 1 lit. b) i c) wobec warunków określonych w ust. 4 są niezwłocznie przekazywane przez Eurojust do wspólnego organu nadzorczego i zainteresowanych Państw Członkowskich. Wspólny organ nadzorczy może zakazać dalszej wymiany danych osobowych z odpowiednimi podmiotami, dopóki nie upewni się, że przedsięwzięto właściwe środki zaradcze.
6. Jednakże nawet jeśli warunki określone w ust. 3 i 4 nie są spełnione, przedstawiciel krajowy może, działając jako obywatel swego państwa, w sytuacjach wyjątkowych i wyłącznie w celu podjęcia pilnych środków dla zapobieżenia poważnemu bezpośredniemu zagrożeniu osoby fizycznej lub bezpieczeństwa publicznego, dokonać wymiany informacji zawierających dane osobowe. Przedstawiciel krajowy jest odpowiedzialny za to, by przekazanie informacji było zgodne z prawem. Przedstawiciel krajowy prowadzi rejestr przekazywanych danych i przyczyn ich przekazywania. Przekazywanie danych jest dozwolone tylko, jeśli odbiorca zobowiązuje się, iż dane zostaną wykorzystane wyłącznie do celów, dla których zostały przekazane.
Artykuł 28
Organizacja i działanie
1. Kolegium odpowiedzialne jest za organizację i działanie Eurojustu.
2. Kolegium wybiera przewodniczącego spośród przedstawicieli krajowych i może, jeśli uzna to za niezbędne, wybrać dwóch wiceprzewodniczących. Rezultaty wyborów przekazywane są Radzie do zatwierdzenia.
3. Przewodniczący wykonuje swoje obowiązki na rzecz Kolegium i pod jego nadzorem, kieruje jego działaniami i nadzoruje codzienne nim zarządzanie przez dyrektora administracyjnego. Regulamin wyszczególnia sytuacje, w których jego decyzje i czynności wymagają uprzedniego upoważnienia lub złożenia sprawozdania Kolegium.
4. Kadencja przewodniczącego trwa trzy lata. Przewodniczący może być wybrany powtórnie na kolejną jedną kadencję. Kadencja wiceprzewodniczącego(-ych) jest ustalana zgodnie z regulaminem.
5. Eurojust jest wspomagany przez sekretariat, na którego czele stoi dyrektor administracyjny.
6. Eurojust wykonuje wobec personelu swoje kompetencje przekazane mu przez organ powołujący. Kolegium przyjmuje, zgodnie z regulaminem, właściwe przepisy w celu wprowadzenia w życie niniejszego ustępu.
Artykuł 29
Dyrektor administracyjny
1. Dyrektor administracyjny Eurojustu mianowany jest jednomyślnie przez Kolegium. Kolegium organizuje Komisję selekcyjną, która po ogłoszeniu zaproszenia do składania wniosków, tworzy listę kandydatów, spośród których wybierze dyrektora administracyjnego.
2. Kadencja dyrektora administracyjnego trwa pięć lat i jest odnawialna.
3. Dyrektor administracyjny podlega zasadom i przepisom stosowanym wobec urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich.
4. Dyrektor administracyjny pracuje pod nadzorem Kolegium i jego przewodniczącego, działając zgodnie z art. 28 ust. 3. Może zostać usunięty z urzędu przez KOlegium większością dwóch trzecich głosów.
5. Dyrektor administracyjny, pod nadzorem przewodniczącego, odpowiada za zarządzanie bieżące Eurojustem i kierowanie personelem.
Artykuł 30
Personel
1. Personel Eurojustu podlega zasadom i przepisom stosowanym wobec urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich, w szczególności w kwestiach rekrutacji i statusu.
2. Personel Eurojustu składa się z osób zatrudnionych zgodnie z zasadami i przepisami określonymi w ust. 1, uwzględniając wszystkie kryteria określone w art. 27 regulaminu pracowniczego urzędników Wspólnot Europejskich ustanowionego rozporządzeniem (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 [11], włączając w to ich rozmieszczenie geograficzne. Mają status personelu stałego, personelu czasowego lub personelu miejscowego. Na wniosek dyrektora administracyjnego i w porozumieniu z przewodniczącym, występującym w imieniu Kolegium, urzędnicy Wspólnoty mogą być oddelegowani do Eurojustu przez instytucje Wspólnoty jako personel czasowy. Państwa Członkowskie mogą delegować do Eurojustu biegłych krajowych. W tym przypadku Kolegium przyjmuje niezbędne ustalenia wykonawcze.
3. Z upoważnienia Kolegium personel wykonuje swoje zadania, mając na uwadze cele i mandat Eurojustu, nie zasięgając ani nie przyjmując poleceń od jakiegokolwiek rządu, władz, organizacji lub osób niezwiązanych z Eurojustem.
Artykuł 31
Pomoc w tłumaczeniach ustnych i pisemnych
1. W procedurach Eurojustu stosuje się oficjalne ustalenia Unii na temat języków.
2. Sprawozdanie roczne dla Rady określone w art. 32 ust. 1 akapit drugi, sporządzane jest w językach urzędowych instytucji Unii.
Artykuł 32
Informowanie Parlamentu Europejskiego i Rady
1. W imieniu Kolegium przewodniczący przedstawia Radzie sprawozdanie na piśmie dotyczące działalności i zarządzania Eurojustem, w tym zarządzania budżetem.
W tym celu, Kolegium przygotowuje sprawozdanie roczne z działalności Eurojustu oraz ze wszystkich problemów polityki kryminalnej występujących w Unii, które zostały naświetlone dzięki działalności Eurojustu. W sprawozdaniu, Eurojust może także wysuwać propozycje udoskonalenia współpracy sądowej w sprawach karnych.
Przewodniczący przedstawia także wszelkie sprawozdania lub jakiekolwiek inne informacje na temat działania Eurojustu, jakich może od niego zażądać Rada.
2. Prezydencja Rady składa co roku sprawozdanie Parlamentowi Europejskiemu na temat prac prowadzonych przez Eurojust i działalności wspólnego organu nadzorczego.
Artykuł 33
Finanse
1. Pensje i honoraria przedstawicieli krajowych i ich asystentów określone w art. 2 ust. 2 są pokrywane przez ich Państwo Członkowskie pochodzenia.
2. W przypadku gdy przedstawiciele krajowi działają w ramach zadań Eurojustu, odpowiednie wydatki uznawane są za wydatki operacyjne w rozumieniu art. 41 ust. 3 Traktatu.
Artykuł 34
Budżet
1. Na każdy rok budżetowy, równoznaczny z rokiem kalendarzowym, przygotowywane są prognozy wszystkich dochodów i wydatków Eurojustu. Dochody i wydatki określone są w budżecie, zawierającym założenia planu, który należy przedstawić władzom budżetowym, odpowiedzialnym za ogólny budżet Unii Europejskiej. Założenia planu składają się ze stanowisk stałych lub czasowych, listy oddelegowanych ekspertów krajowych oraz podają liczbę i kategorie pracowników zatrudnionych przez Eurojust w danym roku budżetowym.
2. Dochody i wydatki są bilansowane w budżecie Eurojustu.
3. Bez uszczerbku dla innych źródeł, na przychody Eurojustu może składać się dotacja określona w ogólnym budżecie Unii Europejskiej.
4. Wydatki Eurojustu obejmują między innymi wydatki na tłumaczenia ustne i pisemne, wydatki na bezpieczeństwo, wydatki na administrację i infrastrukturę, koszty operacyjne i wynajmu, koszty podróży członków Eurojustu oraz jego personelu oraz koszty wynikające z umów ze stronami trzecimi.
Artykuł 35
Sporządzanie budżetu
1. Dyrektor administracyjny opracowuje co roku wstępny projekt budżetu Eurojustu, obejmujący wydatki na nadchodzący rok budżetowy. Dyrektor przedstawia projekt budżetu Kolegium.
2. Nie później niż dnia 1 marca każdego roku, Kolegium przyjmuje projekt na rok nadchodzący i przedstawia go Komisji.
3. Na podstawie odnośnego projektu budżetu, Komisja w ramach procedury budżetowej przyznaje roczną dotację na potrzeby budżetu Eurojustu.
4. Na podstawie rocznej dotacji ustalonej przez władze budżetowe, odpowiedzialne za ogólny budżet Unii Europejskiej, na początku każdego roku budżetowego Kolegium przyjmuje budżet Eurojustu i dostosowuje go do różnych wpływów na rzecz Eurojustu i funduszy z innych źródeł.
Artykuł 36
Wykonanie budżetu i udzielenie absolutorium
1. Dyrektor administracyjny, jako intendent, wykonuje budżet Eurojustu. Dyrektor składa Kolegium sprawozdanie z wykonania budżetu.
Nie później niż dnia 31 marca każdego roku, przewodniczący, z pomocą dyrektora administracyjnego, przedstawia Parlamentowi Europejskiemu, Trybunałowi Obrachunkowemu i Komisji szczegółowe rozliczenie wszystkich dochodów i wydatków za poprzedni rok budżetowy. Trybunał Obrachunkowy bada je zgodnie z art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.
2. Parlament Europejski, na zalecenie Rady, udziela absolutorium Eurojustowi z wykonania budżetu przed dniem 30 kwietnia roku n + 2.
Artykuł 37
Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu
Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu Eurojustu przyjmowane jest jednomyślnie przez Kolegium, po otrzymaniu opinii Komisji i Trybunału Obrachunkowego, zgodnie z art. 142 rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [12].
Artykuł 38
Kontrola
1. Kontrola zobowiązań i opłat w stosunku do wszystkich wydatków oraz nadzorowanie tworzenia i pobierania przychodów Eurojustu prowadzone są przez kontrolera finansowego, powołanego przez Kolegium.
2. Kolegium powołuje wewnętrznego rewidenta, który jest odpowiedzialny, zgodnie z odpowiednimi normami międzynarodowymi, w szczególności za zapewnienie sprawnego funkcjonowania systemów i procedur realizowania budżetu. Wewnętrznym rewidentem nie może być ani intendent ani księgowy. Kolegium może poprosić wewnętrznego rewidenta Komisji o wykonanie tych obowiązków.
3. Biegły rewident przedstawia swoje ustalenia i zalecenia Eurojustowi i dostarcza egzemplarz sprawozdania Komisji. W świetle sprawozdań biegłego rewidenta i w odpowiedzi na jego zalecenia, Eurojust podejmuje niezbędne kroki.
4. Zasady przewidziane w rozporządzeniu (WE) nr 1073/1999 stosują się do Eurojustu. Kolegium podejmuje wszelkie niezbędne środki wykonawcze.
Artykuł 39
Dostęp do dokumentów
Na wniosek dyrektora administracyjnego Kolegium przyjmuje zasady dostępu do dokumentów Eurojustu, biorąc pod uwagę zasady i ograniczenia przedstawione w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie dostępu publicznego do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [13].
Artykuł 40
Terytorialny zakres stosowania
Niniejsza decyzja stosuje się do Gibraltaru, który jest reprezentowany przez przedstawiciela krajowego Zjednoczonego Królestwa.
Artykuł 41
Przepisy przejściowe
1. Przedstawiciele krajowi Tymczasowej Jednostki ds. Współpracy Sądowej, powołani przez Państwa Członkowskie na mocy decyzji Rady 2000/799/WSiSW z dnia 14 grudnia 2000 r. ustanawiającej Tymczasową Jednostkę ds. Współpracy Sądowej [14] przejmą rolę przedstawicieli krajowych Eurojustu na mocy art. 2 niniejszej decyzji do ostatecznego powołania przedstawicieli krajowych zainteresowanych Państw Członkowskich, ale nie dłużej niż do końca drugiego miesiąca od wejścia w życie niniejszej decyzji, kiedy to ich funkcje ulegną zakończeniu.
Na mocy niniejszej decyzji, przedstawiciele krajowi w Tymczasowej Jednostce jako tacy korzystają ze wszystkich kompetencji przedstawicieli krajowych.
Ostateczne powołanie przedstawicieli krajowych obowiązuje od dnia ustalonego przez Państwo Członkowskie, które powiadamia o tym Sekretariat Generalny Rady oficjalnym pismem.
2. W ciągu trzech miesięcy od wejścia w życie niniejszej decyzji, Państwo Członkowskie może oświadczyć, iż do dnia ustanowionego w art. 42, nie stosuje niektórych artykułów, w szczególności art. 9 i 13, ze względu na to, że ich stosowanie nie jest zgodne z jego prawem krajowym. Sekretariat Generalny Rady poinformuje Państwa Członkowskie i Komisję o takich oświadczeniach.
3. Dopóki Rada nie zatwierdzi regulaminu Eurojustu, Akademia podejmuje decyzje większością dwóch trzecich głosów z wyjątkiem wypadków, dla których niniejsza decyzja przewiduje decyzję jednomyślną.
4. Państwa Członkowskie zapewniają, by do czasu ostatecznego ustanowienia Eurojustu podjęte zostały wszelkie środki w celu zagwarantowania, by wszystkie sprawy, jakimi zajmuje się Tymczasowa Jednostka ds. Współpracy Sądowej, w szczególności związane z koordynacją dochodzenia i ścigania, mogły być prowadzone w sposób efektywny przez przedstawicieli krajowych. Przedstawiciele krajowi realizują przynajmniej te same cele i wykonują te same funkcje jak Tymczasowa Jednostka ds. Współpracy Sądowej.
Artykuł 42
Transpozycja
Jeśli to konieczne, Państwa Członkowskie dostosowują swoje prawo krajowe do niniejszej decyzji przy pierwszej okazji i nie później niż dnia 6 września 2003 r.
Artykuł 43
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie w dniu jej publikacji w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich bez uszczerbku dla przepisów art. 41. W tym dniu przestaje istnieć Tymczasowa Jednostka ds. Współpracy Sądowej.
Sporządzono w Brukseli, dnia 28 lutego 2002 r.