Rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady
z dnia 30 maja 2001 r.
w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji
PARLAMENT EUROPEJSKI I RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 255 ust. 2,
uwzględniając wniosek Komisji [1],
działając zgodnie z procedurą przewidzianą w art. 251 Traktatu [2],
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) W art. 1 akapit drugi Traktatu o Unii Europejskiej stawia na pierwszym miejscu koncepcję przejrzystości, głosząc, że Traktat wyznacza nowy etap w procesie tworzenia jeszcze bliższych związków między narodami Europy, w których decyzje są podejmowane tak otwarcie, jak to tylko możliwe i możliwie najbliżej obywatela.
(2) Przejrzystość pozwala obywatelom na bliższe uczestnictwo w procesie podejmowania decyzji i gwarantuje, że administracja cieszy się większą prawowitością, jest bardziej skuteczna i odpowiedzialna względem obywateli w systemie demokratycznym. Przejrzystość przyczynia się do umacniania zasad demokracji i szacunku dla praw podstawowych określonych w art. 6 Traktatu o Unii Europejskiej oraz w Karcie Praw Podstawowych Unii Europejskiej.
(3) Wnioski ze spotkań Rady Europejskiej, które odbyły się w Birmingham, Edynburgu i Kopenhadze, kładły nacisk na potrzebę wprowadzania większej przejrzystości do prac instytucji Unii. Niniejsze rozporządzenie konsoliduje inicjatywy już podjęte przez te instytucje z zadaniem poprawienia przejrzystości procesu decyzyjnego.
(4) Celem niniejszego rozporządzenia jest zapewnienie możliwie największego prawa do publicznego dostępu do dokumentów oraz wytyczenie ogólnych zasad i ograniczeń związanych z takim dostępem, zgodnie z art. 255 ust. 2 Traktatu WE.
(5) Ponieważ kwestia dostępu do dokumentów nie jest objęta postanowieniami Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Producentów Węgla i Stali oraz Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, Parlament Europejski, Rada i Komisja powinny, zgodnie z deklaracją nr 41 załączoną do Aktu Końcowego Traktatu z Amsterdamu, sporządzić wytyczne na podstawie niniejszego rozporządzenia w odniesieniu do dokumentów objętych wyżej wspomnianymi Traktatami.
(6) Szerszy dostęp do dokumentów powinien być udzielony w przypadkach gdy instytucje sprawują władzę ustawodawczą, także na mocy delegowanych uprawnień, przy jednoczesnym zachowaniu skuteczności procesu podejmowania przez te instytucje decyzji. Dokumenty takie powinny być dostępne bezpośrednio w maksymalnym możliwym zakresie.
(7) Zgodnie z art. 28 ust. 1 i art. 41 ust. 1 Traktatu o Unii Europejskiej, prawa dostępu odnoszą się także do dokumentów związanych ze wspólną polityką zagraniczną i polityką bezpieczeństwa oraz współpracy policyjnej i sądowej w sprawach karnych. Każda instytucja powinna przestrzegać własnych zasad bezpieczeństwa.
(8) W celu zapewnienia pełnego wprowadzenia niniejszego rozporządzenia do wszelkich działań Unii, wszystkie agencje założone przez instytucje powinny stosować się do zasad określonych w niniejszym rozporządzeniu.
(9) W związku z wysoce sensytywną zawartością niektóre dokumenty powinny być traktowane w sposób specjalny. Ustalenia dotyczące informowania Parlamentu Europejskiego o treści takich dokumentów powinny być dokonane z mocy umowy pomiędzy instytucjami.
(10) W celu zapewnienia większej przejrzystości w pracach instytucji dostęp do dokumentów powinien być udzielany przez Parlament Europejski, Radę i Komisję nie tylko w przypadku dokumentów sporządzanych przez instytucje, lecz również dokumentów przez nie otrzymywanych. W tym kontekście przywołuje się, że deklaracja nr 35 załączona do Aktu Końcowego Traktatu z Amsterdamu stanowi, iż Państwo Członkowskie może zażądać, by Komisja czy Rada nie udostępniały stronom trzecim dokumentu pochodzącego z tego Państwa bez jego uprzedniej zgody.
(11) Zasadniczo wszelkie dokumenty instytucji powinny być publicznie dostępne. Jednakże w niektórych wypadkach należy chronić interes prywatny i publiczny za pomocą wyjątków. Instytucje powinny być uprawnione do ochrony swoich wewnętrznych konsultacji i rozważań tam, gdzie niezbędne jest chronienie ich możliwości wykonywania tych zadań. Przy ustanawianiu wyjątków instytucje powinny wziąć pod uwagę zasady ustawodawcze Wspólnoty dotyczące ochrony danych osobistych na wszelkich obszarach działalności Unii.
(12) Wszelkie zasady dotyczące dostępu do dokumentów instytucji powinny być zgodne z niniejszym rozporządzeniem.
(13) W celu zapewnienia, że prawo dostępu jest w pełni poszanowane, należy zastosować dwustopniową procedurę administracyjną, z dodatkową możliwością postępowania sądowego lub skargi do rzecznika praw obywatelskich.
(14) Każda instytucja powinna podjąć kroki niezbędne do informowania opinii publicznej o nowych postanowieniach, jakie wchodzą w życie, oraz szkolenia personelu w pomaganiu obywatelom w korzystaniu z ich praw zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. W celu ułatwienia obywatelom korzystania z ich praw każda instytucja powinna zapewnić dostęp do rejestru dokumentów.
(15) Nawet jeśli ani celem, ani przedmiotem niniejszego rozporządzenia nie jest wprowadzanie poprawek do krajowych ustawodawstw dotyczących dostępu do dokumentów, niniejszym objaśnia się jednoznacznie, że z mocy zasady lojalnej współpracy, jaką rządzą się stosunki między instytucjami a Państwami Członkowskimi, Państwa Członkowskie powinny zadbać o to, by nie utrudniać właściwego wprowadzania niniejszego rozporządzenia i powinny przestrzegać zasad bezpieczeństwa instytucji.
(16) Niniejsze rozporządzenie nie narusza istniejących praw dostępu do dokumentów dla Państw Członkowskich, władz sądowniczych czy instytucji prawodawczych.
(17) Zgodnie z art. 255 ust. 3 Traktatu WE, każda instytucja podejmuje indywidualne postanowienia dotyczące dostępu do swoich dokumentów w swoich zasadach postępowania. Decyzja Rady 93/731/WE z dnia 20 grudnia 1993 r. dotycząca publicznego dostępu do dokumentów Rady [3], decyzja Komisji 94/90/EWWiS, WE, Euratom z dnia 8 lutego 1994 r. dotycząca publicznego dostępu do dokumentów Komisji [4], decyzja Parlamentu Europy 97/632/WE, EWWiS, Euratom z dnia 10 lipca 1997 r. dotycząca publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego [5], jak też i przepisy dotyczące charakteru poufnego dokumentów dotyczących Schengen, powinny być, w danym przypadku, zmienione lub uchylone,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Cel
Celem niniejszego rozporządzenia jest:
a) określenie zasad, warunków i ograniczeń na bazie publicznego lub prywatnego interesu rządzącego prawem dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (dalej zwanych "instytucjami") przewidzianych art. 255 Traktatu WE w taki sposób, by zapewnić możliwie najszerszy dostęp do dokumentów,
b) ustalenie zasad zapewniających możliwie najłatwiejsze wykonanie tego prawa, i
c) promowanie dobrych praktyk administracyjnych w odniesieniu do dostępu do dokumentów.
Artykuł 2
Beneficjenci i zakres
1. Każdy obywatel Unii, każda osoba fizyczna lub prawna zamieszkała lub mająca siedzibę w Państwie Członkowskim ma prawo dostępu do dokumentów instytucji, zgodnie z zasadami, warunkami i ograniczeniami wytyczonymi w niniejszym rozporządzeniu.
2. W oparciu o te same zasady, warunki i ograniczenia, instytucje mogą udzielać dostępu do dokumentów wszelkimi osobom fizycznym lub prawnym niezamieszkałym i niemającym siedziby w Państwie Członkowskim.
3. Niniejsze rozporządzenie odnosi się do wszelkich dokumentów przechowywanych przez instytucje, tj. dokumentów sporządzanych lub otrzymywanych przez nie i pozostających w ich posiadaniu, na wszystkich obszarach działalności Unii Europejskiej.
4. Bez naruszenia art. 4 i 9, dokumenty zostaną udostępnione opinii publicznej po otrzymaniu pisemnego wniosku lub bezpośrednio w formie elektronicznej lub poprzez rejestr. W szczególności dokumenty sporządzone lub otrzymane w trybie procedury ustawodawczej zostaną bezpośrednio udostępnione zgodnie z art. 12.
5. Dokumenty sensytywne zgodnie z definicją art. 9 ust. 1 będą podlegały specjalnemu traktowaniu zgodnie z tym artykułem.
6. Niniejsze rozporządzenie nie narusza praw publicznego dostępu do dokumentów przechowywanych przez instytucje, który może wynikać z instrumentów prawa międzynarodowego czy aktów instytucji wprowadzających je.
Artykuł 3
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia:
a) "dokument" oznacza wszelkie treści bez względu na nośnik (zapisane na papierze, przechowywane w formie elektronicznej czy jako dźwięk, nagranie wizualne czy audiowizualne) dotyczące kwestii związanych z polityką, działalnością i decyzjami mieszczącymi się w sferze odpowiedzialności tych instytucji;
b) "strona trzecia" oznacza każdą osobę fizyczną lub prawną lub każdy podmiot spoza rzeczonych instytucji, w tym Państwa Członkowskie czy instytucje niebędące instytucjami Wspólnoty oraz organizacje i państwa trzecie.
Artykuł 4
Wyjątki
1. Instytucja odmówi dostępu do dokumentu, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:
a) interesu publicznego w odniesieniu do:
- bezpieczeństwa publicznego,
- kwestii obronnych i wojskowych,
- stosunków międzynarodowych,
- finansowej, monetarnej czy ekonomicznej polityki Wspólnoty lub Państwa Członkowskiego;
b) prywatności i integralności osoby fizycznej, w szczególności w odniesieniu do ustawodawstwa Wspólnoty związanych z ochroną danych osobowych.
2. Instytucje odmówią dostępu do dokumentu, jeśli ujawnienie go naruszyłoby ochronę:
- interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej,
- postępowania sądowego lub porady prawnej,
- celu kontroli, śledztwa czy audytu,
chyba że za ujawnieniem przemawia interes publiczny.
3. Dostęp do dokumentu sporządzonego przez instytucję do celów wewnętrznych lub otrzymanego przez instytucję, który odnosi się do spraw, w przypadku których decyzja nie została wydana przez instytucję, może zostać nieudzielony, jeśli ujawnienie takiego dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez tę instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia interes publiczny.
Dostęp do dokumentu zawierającego opinie do wykorzystania wewnętrznego jako część rozważań i konsultacji wstępnych w obrębie rzeczonej instytucji nie zostanie udzielony nawet po podjęciu decyzji, jeśli ujawnienie takiego dokumentu poważnie naruszyłoby proces podejmowania decyzji przez tę instytucję, chyba że za ujawnieniem przemawia interes publiczny.
4. W odniesieniu do dokumentów stron trzecich, instytucja skonsultuje się z tą stroną trzecią z zamiarem oceny, czy wyjątek opisany w ust. 1 i 2 może mieć zastosowanie, chyba że jest jednoznaczne, że dokument ten zostanie ujawniony lub nie.
5. Państwo Członkowskie może zażądać od instytucji nieujawniania dokumentu pochodzącego od tego Państwa Członkowskiego bez jego uprzedniej zgody.
6. Jeśli wyjątki dotyczą jedynie części tego dokumentu, pozostałe części dokumentu powinny być ujawnione.
7. Wyjątki podana w ust. 1-3 będą miały zastosowanie wyłącznie na okres, przez który ochrona ta jest uzasadniona w oparciu o treść dokumentu. Wyjątki mogą obejmować maksymalny okres 30 lat. W przypadku dokumentów objętych wyjątkiem z powodów dotyczących prywatności oraz interesów handlowych oraz w wypadku dokumentów sensytywnych, wyjątki mogą, jeśli to konieczne, obowiązywać nadal po tym okresie.
Artykuł 5
Dokumenty w Państwach Członkowskich
Jeśli Państwo Członkowskie otrzyma od instytucji żądanie dotyczące dokumentu będącego w jego posiadaniu, o ile nie jest jednoznaczne, że dokument ten zostanie ujawniony lub nie, Państwo Członkowskie skonsultuje się z rzeczoną instytucją w celu podjęcia decyzji, która nie będzie naruszać realizacji celów niniejszego rozporządzenia.
Państwa Członkowskie mogą zamiast tego skierować żądanie do instytucji.
Artykuł 6
Wnioski
1. Wnioski o udzielenie dostępu do dokumentu będą składane w dowolnej formie pisemnej, także w formie elektronicznej, w jednym z języków wymienionych w art. 314 Traktatu WE oraz w wystarczająco precyzyjny sposób, by pozwolić instytucji na zidentyfikowanie dokumentu. Wnioskodawca nie jest zobowiązany do podania uzasadnienia wniosku.
2. Jeśli wniosek nie jest wystarczająco precyzyjny, instytucja zwróci się do wnioskodawcy o objaśnienie i udzieli wnioskodawcy wystarczającej pomocy w dokonaniu tego, na przykład dostarczając informacji o publicznych rejestrach dokumentów.
3. W przypadku wniosków odnoszących się do bardzo długich dokumentów lub bardzo dużej liczby dokumentów, rzeczona instytucja może nieformalnie porozumiewać się z wnioskodawcą w celu znalezienia optymalnego rozwiązania.
4. Instytucje zapewnią obywatelom pomoc i informację dotyczące metod i miejsc składania wniosków o dostęp do dokumentów.
Artykuł 7
Wstępne przetwarzanie wniosków
1. Wszelkie wnioski o dostęp do dokumentów będą bezzwłocznie rozpatrzone. Wnioskodawca otrzyma potwierdzenie wpłynięcia wniosku. W ciągu 15 dni roboczych od daty wpłynięcia wniosku instytucja udzieli dostępu do żądanego dokumentu lub i zapewni w tym okresie dostęp zgodnie z art. 10 lub, w pisemnej odpowiedzi, poda przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy i poinformuje wnioskodawcę o jego prawie do złożenia wniosku potwierdzającego zgodnie z ust. 2 niniejszego artykułu.
2. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy, wnioskodawca może w ciągu 15 dni roboczych od daty otrzymania odpowiedzi od instytucji złożyć wniosek potwierdzający, w którym zwróci się do instytucji o ponowne rozpatrzenie jej decyzji.
3. W przypadkach wyjątkowych, na przykład w wypadku wniosku odnoszącego się do bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, limit czasowy podany w ust. 1 może zostać rozszerzony o kolejne 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i z podaniem dokładnych powodów.
4. Brak odpowiedzi ze strony instytucji w ciągu określonego limitu czasowego uprawnia wnioskodawcę do złożenia wniosku potwierdzającego.
Artykuł 8
Przetwarzanie wniosków potwierdzających
1. Wniosek potwierdzający zostanie rozpatrzony bezzwłocznie. W ciągu 15 dni roboczych od dnia rejestracji wniosku instytucja udzieli dostępu do żądanego dokumentu i zapewni w tym okresie dostęp zgodnie z art. 10 lub, w pisemnej odpowiedzi, poda przyczyny całkowitej lub częściowej odmowy. W przypadku całkowitej lub częściowej odmowy instytucja poinformuje wnioskodawcę o dostępnych dla niego środkach zaradczych, a mianowicie wszczęciu postępowania sądowego wobec instytucji lub złożenia skargi u rzecznika praw obywatelskich, zgodnie z warunkami ustalonymi odpowiednio w art. 230 i 195 Traktatu WE.
2. W przypadkach wyjątkowych, na przykład w wypadku wniosku odnoszącego się do bardzo długiego dokumentu lub bardzo dużej liczby dokumentów, limit czasowy podany w ust. 1 może zostać rozszerzony o kolejne 15 dni roboczych, pod warunkiem że wnioskodawca zostanie powiadomiony z wyprzedzeniem i z podaniem dokładnych powodów.
3. Brak odpowiedzi ze strony instytucji w podanymi limicie czasowym będzie uważany za odpowiedź odmowną i będzie uprawniał wnioskodawcę do wszczęcia postępowania sądowego wobec instytucji lub złożenia skargi u rzecznika praw obywatelskich, zgodnie z odpowiednimi postanowieniami Traktatu WE.
Artykuł 9
Traktowanie dokumentów sensytywnych
1. Dokumenty sensytywne to dokumenty pochodzące od instytucji lub utworzonych przez nie agencji, z Państw Członkowskich, państw trzecich lub Organizacji Międzynarodowych, zaklasyfikowane jako "TRÈS SECRET/TOP SECRET", "SECRET" lub "CONFIDENTIEL" zgodnie z przepisami obowiązującymi w danej instytucji, które chronią podstawowe interesy Państw Członkowskich w obszarach objętych art. 4 ust. 1 lit. a), a mianowicie w obszarze bezpieczeństwa publicznego, obrony i spraw wojskowych.
2. Wnioski o dostęp do dokumentów sensytywnych zgodnie z procedurami opisanymi w art. 7 i 8 będą rozpatrywane wyłącznie przez osoby mające prawo zapoznania się z tymi dokumentami. Osoby te określą także, bez naruszenia art. 11 ust. 2, które odniesienia do dokumentów sensytywnych mogą być zawarte w rejestrze publicznym.
3. Dokumenty sensytywne zostaną ujęte w rejestrze lub ujawnione wyłącznie za zgodą instytucji, która je stworzyła.
4. Instytucja, która zdecyduje się odmówić dostępu do dokumentu sensytywnego, poda powody swojej decyzji w sposób, który nie zaszkodzi interesom chronionym w art. 4.
5. Państwa Członkowskie podejmą odpowiednie kroki w celu zapewnienia, że przy rozpatrywaniu wniosków o dostęp do dokumentów sensytywnych przestrzegane są zasady niniejszego artykułu i art. 4.
6. Przepisy instytucji w odniesieniu do dokumentów sensytywnych zostaną ujawnione publicznie.
7. Komisja i Rada poinformują Parlament Europejski w kwestiach dotyczących dokumentów sensytywnych zgodnie z przepisami ustalonymi przez instytucje.
Artykuł 10
Dostęp po złożeniu wniosku
1. Wnioskodawca będzie miał dostęp do dokumentów przez zapoznanie się z nimi na miejscu lub przez otrzymanie kopii, w tym, jeśli taka jest dostępna, kopii elektronicznej, zgodnie z preferencjami wnioskodawcy. Kosztami wytworzenia i przesłania kopii można obciążyć wnioskodawcę. Cena nie będzie przekraczała rzeczywistego kosztu wytworzenia i przesłania kopii. Zapoznanie się z dokumentem na miejscu, skopiowanie mniej niż 20 stron A4 i bezpośredni dostęp w formie elektronicznej lub poprzez rejestr będą bezpłatne.
2. Jeśli dokument został już ujawniony przez rzeczoną instytucję i jest łatwo dostępny dla wnioskodawcy, instytucja może wywiązać się ze swego obowiązku udostępnienia dokumentu poprzez poinformowanie wnioskodawcy w jaki sposób uzyskać żądany dokument.
3. Dokumenty będą dostarczane w istniejącej wersji i formacie (także w formacie elektronicznym lub alternatywnym, jak pismo Braille'a. duży druk lub taśma) z pełnym poszanowaniem preferencji wnioskodawcy.
Artykuł 11
Rejestry
1. Aby wprowadzić w życie prawa obywateli zgodnie z niniejszym rozporządzeniem, każda instytucja zapewni dostęp publiczny do rejestru dokumentów. Dostęp do rejestru zostanie zapewniony w formie elektronicznej. Odniesienia do dokumentów będą wprowadzane w rejestrze bezzwłocznie.
2. W przypadku każdego dokumentu rejestr będzie zawierał numer referencyjny (zawierający, jeśli istnieje, referencje międzyinstytucjonalne), przedmiot i krótki opis treści dokumentu oraz datę jego otrzymania lub sporządzenia oraz zapisania w rejestrze. Referencje zostaną sporządzone w sposób nienaruszający ochrony interesów zgodnie z art. 4.
3. Instytucje podejmą bezzwłocznie kroki zmierzające do stworzenia rejestru i uruchomienia go do dnia 3 czerwca 2002 r.
Artykuł 12
Dostęp bezpośredni w formie elektronicznej lub poprzez rejestr
1. Tak, jak tylko będzie to możliwe, instytucje udostępnią dokumenty bezpośrednio w formie elektronicznej lub poprzez rejestr zgodnie z regulaminem rzeczonej instytucji.
2. W szczególności dokumenty ustawodawcze, tj. dokumenty sporządzone lub otrzymane w związku z procedurami dotyczącymi przyjęcia aktów, które są prawnie wiążące dla lub w Państwach Członkowskich, będą dostępne bezpośrednio zgodnie z art. 4 i 9.
3. Jeśli to możliwe, inne dokumenty, w szczególności dokumenty odnoszące się do stworzenia polityki lub strategii, powinny być dostępne bezpośrednio.
4. Jeśli dostęp bezpośredni nie jest zapewniony przez rejestr, rejestr w możliwie największym stopniu wskaże położenie dokumentu.
Artykuł 13
Publikacja w Dzienniku Urzędowym
1. Poza aktami określonymi w art. 254 ust. 1 i 2 Traktatu WE i art. 163 akapit pierwszy Traktatu Euratom, następujące dokumenty będą publikowane w Dzienniku Urzędowym zgodnie z art. 4 i 9:
a) wnioski Komisji;
b) wspólne stanowiska przyjęte przez Radę zgodnie z procedurami określonymi w art. 251 i 252 Traktatu WE oraz przyczyny leżące u podstaw tych wspólnych stanowisk, jak również stanowiska Parlamentu Europejskiego dotyczące tych procedur;
c) decyzje ramowe i decyzje określone w art. 34 ust. 2 Traktatu WE;
d) konwencje ustanowione przez Radę zgodnie z art. 34 ust. 2 Traktatu WE;
e) konwencje podpisane przez Państwa Członkowskie w oparciu o art. 293 Traktatu WE;
f) umowy międzynarodowe zawarte przez Wspólnotę lub zgodnie z art. 24 Traktatu WE.
2. O ile to możliwe, w Dzienniku Urzędowym zostają opublikowane następujące dokumenty:
a) inicjatywy przedstawione Radzie przez Państwo Członkowskie zgodnie z art. 67 ust. 1 Traktatu WE lub zgodnie z art. 34 ust. 2 Traktatu WE;
b) wspólne stanowiska wspomniane w art. 34 ust. 2 Traktatu WE;
c) dyrektywy inne niż wspomniane w art. 254 ust. 1 i 2 Traktatu WE, decyzje inne niż określone w art. 254 ust. 1 Traktatu WE, zalecenia i opinie.
3. Każda instytucja może w swoim regulaminie postępowania określić, jaki inne dokumenty będą publikowane w Dzienniku Urzędowym.
Artykuł 14
Informacje
1. Każda instytucja podejmie odpowiednie kroki w celu informowania społeczeństwa o prawach, jakie ma ono w związku z niniejszym rozporządzeniem.
2. Pastwa Członkowskie będą współpracowały z instytucjami w dostarczaniu obywatelom informacji.
Artykuł 15
Praktyka administracyjna w instytucjach
1. Instytucje stworzą dobre praktyki administracyjne w celu ułatwienia wykonania praw dostępu zagwarantowanych niniejszym rozporządzeniem.
2. Instytucje stworzą komitet międzyinstytucjonalny mający na celu zbadanie najlepszych praktyk, postępowanie w przypadku ewentualnych konfliktów i omawianie możliwych przyszłych ulepszeń w dostępie publicznym do dokumentów.
Artykuł 16
Reprodukowanie dokumentów
Niniejsze rozporządzenie nie będzie naruszało żadnych istniejących przepisów dotyczących prawa autorskiego, które moją ograniczać prawa strony trzeciej do reprodukowania czy badania ujawnionych dokumentów.
Artykuł 17
Sprawozdania
1. Każda instytucja opublikuje corocznie sprawozdanie za poprzedni rok wyszczególniające liczbę przypadków, w których instytucja odmówiła prawa dostępu do dokumentów, przyczyny takich odmów oraz liczbę dokumentów sensytywnych nieujętych w rejestrze.
2. Najpóźniej do dnia 31 stycznia 2004 r. Komisja opublikuje sprawozdanie dotyczące wdrożenia zasad niniejszego rozporządzenia oraz poda zalecenia w tym, jeśli będą miały zastosowanie, propozycje zmian niniejszego rozporządzenia oraz program działań środków zaradczych, jakie maja zostać podjęte przez instytucje.
Artykuł 18
Środki zmierzające do wprowadzenia w życie
1. Każda instytucja dostosuje swój własny regulamin do przepisów niniejszego rozporządzenia. Zmiany wchodzą w życie z dniem 3 grudnia 2001 r.
2. W ciągu sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego regulaminu, Komisja zbada zgodność rozporządzenia Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 z dnia 1 lutego 1983 r. dotyczącego otwarcia dla dostępu publicznego archiwów historycznych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej [6] z niniejszym rozporządzeniem w celu zapewnienia zachowania i archiwizacji dokumentów w możliwie najszerszym zakresie.
3. W ciągu trzech miesięcy od daty wejścia w życie niniejszego rozporządzenia Komisja zbada zgodność istniejących przepisów dotyczących dostępu do dokumentów z niniejszym rozporządzeniem.
Artykuł 19
Wejście w życie
Niniejszej rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od dnia 3 grudnia 2001 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 30 maja 2001 r.