Rozporządzenie Komisji (WE) NR 296/96
z dnia 16 lutego 1996 r.
w sprawie danych przekazywanych przez Państwa Członkowskie oraz miesięcznego księgowania wydatków finansowanych przez Sekcję Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR) i uchylające rozporządzenie (EWG) nr 2776/88
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 729/70 z dnia 21 kwietnia 1970 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej [1], ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1287/95 [2], w szczególności jego art. 4 i 5,
uwzględniając decyzję Rady 94/729/WE z dnia 31 października 1994 r. w sprawie dyscypliny budżetowej [3], w szczególności jej art. 13,
a także mając na uwadze, co następuje:
artykuł 4 ust. 5 rozporządzenia (EWG) nr 729/70 określa, że Państwa Członkowskie muszą same wygospodarować środki finansowe na pokrycie wydatków Sekcji Gwarancji Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej, zwanej dalej "Sekcją Gwarancji EFOGR"; zgodnie z tym samym rozporządzeniem Komisja przyznaje jedynie miesięczne zaliczki na księgowanie wydatków poczynionych przez Państwa Członkowskie;
w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania środkami przyznanymi w budżecie wspólnotowym Sekcji Gwarancji EFOGR konieczne jest, aby każda upoważniona agencja płatnicza prowadziła rachunkowość, która obejmowałaby wyłącznie wydatki finansowane przez Sekcję Gwarancji EFOGR;
konieczne jest zorganizowanie przekazywania Komisji przez Państwa Członkowskie wszystkich danych dotyczących wydatków finansowanych przez Sekcję Gwarancji EFOGR; w tym względzie należy uznać, że przekazywanie informacji dotyczących danych ilościowych może zawierać pewien margines niedokładności, który można wyjaśnić, między innymi, problemami administracyjnymi przy ich ustalaniu; to samo stosuje się również do oszacowania wydatków, które wprawdzie muszą być wiarygodne, ale które, ze względu na ich rodzaj, mają charakter przybliżony; ponadto nie jest właściwe, aby żądać przekazywania danych dotyczących zwrotów, jeśli powodowałoby to duże obciążenie administracyjne;
regulacje wspólnotowe w dziedzinie rolnictwa przewidują terminy płatności pomocy finansowej przez Państwa Członkowskie dla beneficjantów; wszystkie płatności dokonane po upływie tych terminów oraz gdy zwłoka w płatności jest nieuzasadniona, muszą być traktowane jako nie spełniające wymaganych warunków i dlatego nie mogą, co do zasady, być przedmiotem zaliczki przy księgowaniu wydatków; aby jednakże ukształtować konsekwencje finansowe proporcjonalnie do opóźnienia płatności, niezbędne jest stopniowe zmniejszenie wypłat zaliczek w zależności od wielkości ustalonego opóźnienia;
w przypadku gdy Państwa Członkowskie nie dotrzymują terminów ustalonych dla zgłoszenia danych dotyczących wydatków lub dotyczących spójności takich danych, Komisja może, na podstawie art. 13 decyzji 94/729/WE, stosownie odroczyć zapłatę zaliczki na księgowanie;
zgodnie z art. 4 rozporządzenia Rady (EWG) nr 1883/78 z dnia 2 sierpnia 1978 r. ustanawiające ogólne reguły finansowania interwencji przez Europejski Fundusz Orientacji i Gwarancji Rolnej, Sekcja Gwarancji [4], ostatnio zmienionego rozporządzeniem (EWG) nr 1571/93 [5], jeżeli środek interwencyjny łączy się ze skupem i składowaniem produktów, finansowana kwota jest określona w rocznych sprawozdaniach finansowych sporządzanych przez agencje skupu interwencyjnego; rozporządzenie Rady (EWG) nr 3492/90 [6] ustanawia zasady i warunki regulujące te sprawozdania finansowe; procedury, zgodnie z którymi finansowanie takich środków mieści się w systemie zaliczek na księgowanie, powinny być przejrzyste;
artykuł 5 ust. 2 lit. a) akapit ostatni rozporządzenia (EWG) nr 729/70 stanowi, że wydatki z października są zaliczane na miesiąc październik, jeżeli zostają dokonane między 1 a 15 dniem miesiąca i na miesiąc listopad, jeżeli zostały dokonane między 16 a 31 dniem tego miesiąca; wskazane jest, by unikać podziału sprawozdań finansowych przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (EWG) nr 1883/78 ze względu na ich złożoność; odpowiednio należy określić, że wydatki wynikające z operacji dokonanych we wrześniu powinny być księgowane w rachunkach agencji płatniczych na podstawie 50 % za pierwszych 15 dni października, a reszta, łącznie z ewentualnymi dostosowaniami lub poprawkami, za ostatnich 16 dni października;
artykuł 5a rozporządzenia (EWG) nr 729/70 upoważnia do wypłaty funduszy wygospodarowanych przez niektóre Państwa Członkowskie; wskazane jest, aby ustalić procedury zgłaszania odsetek należnych Państwom Członkowskim od Wspólnoty;
pojęcie wydatków, które powinny być co miesiąc zgłaszane przez agencje płatnicze, powinno zostać właściwie zdefiniowane;
istnieje potrzeba, by dokumenty kierowane przez Państwa Członkowskie były przedkładane w jednolitej formie; w związku z potrzebą częstego dopasowywania takich dokumentów do zmian w potrzebach zarządzania, Komisja musi mieć możliwość, aby w uproszczonej procedurze bezzwłocznie dostosowywać i przyjmować formularze, które mają być używane;
w celu uproszczenia stosowania przepisów w tym zakresie wskazane jest, aby rozporządzenie Komisji (EWG) nr 2776/88 [7], ostatnio zmienione rozporządzeniem (EWG) nr 775/90 [8] zastąpić przez nowe rozporządzenie;
środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu Europejskiego Funduszu Orientacji i Gwarancji Rolnej (EFOGR),
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
1. Po zatwierdzeniu zaliczek, zgodnie z art. 5 ust. 2 lit. a) akapit ostatni rozporządzenia (EWG) nr 729/70, Komisja przekazuje Państwom Członkowskim do dyspozycji, w ramach środków przewidzianych w budżecie, fundusze na pokrycie wydatków finansowanych przez Sekcję Gwarancji EFOGR na rachunek otwarty w tym celu przez każde z Państw Członkowskich za pośrednictwem Skarbu Państwa lub jakiejkolwiek innej instytucji finansowej.
2. Nazwa i numer tego rachunku jest przekazywany Komisji przez każde Państwo Członkowskie.
Artykuł 2
Każda agencja płatnicza prowadzi odrębną rachunkowość obejmującą jedynie użycie środków udostępnionych jej w celu pokrycia wydatków określonych w art. 1 ust. 2 rozporządzenia (EWG) nr 729/70.
Artykuł 3
1. Nie później niż drugiego dnia roboczego każdego tygodnia, Państwo Członkowskie powiadamia Komisję za pomocą faksu o całkowitych wydatkach poczynionych od początku miesiąca do końca poprzedniego tygodnia.
Dokonywane są dwa powiadomienia w przypadku gdy tydzień przypada na zbieg miesięcy.
2. Ostatnie powiadomienie każdego miesiąca zawiera poza szczegółami dotyczącymi wydatków wszelkie informacje wyjaśniające jakiekolwiek istotne różnice między przewidywanymi wydatkami, zgodnie z ust. 5, a wydatkami faktycznie dokonanymi.
3. Do 10 dnia każdego miesiąca Państwa Członkowskie powiadamiają Komisję dalekopisem o szczegółach całości wydatków poczynionych w poprzednim miesiącu.
Jednakże powiadomienie o wydatkach zrealizowanych między 1 a 15 dniem października ma być przekazane nie później niż 25 dnia tego miesiąca.
4. Powiadomienie określone w ust. 3, zawiera podział na rozdziały nomenklatury budżetowej Wspólnot Europejskich.
Jednakże tam, gdzie monitorowanie budżetowe jest przedmiotem wyjątkowych warunków, Komisja może zażądać bardziej szczegółowego podziału.
5. Do dwudziestego dnia każdego miesiąca Państwa Członkowskie przekazują Komisji w wersji elektronicznej i dwóch kopiach na piśmie, komplet dokumentów pozwalających na zaksięgowanie w budżecie Wspólnoty wydatków dokonanych w poprzednim miesiącu.
Jednakże, komplet dokumentów pozwalający na zaksięgowanie wydatków dokonanych między 1 a 15 października, dostarcza się najpóźniej do dnia 10 listopada.
6. Komplet dokumentów, określony w ust. 5, zawiera:
a) deklarację wydaną przez każdą z agencji płatniczych, w ujęciu zgodnym z nomenklaturą budżetu Wspólnot Europejskich i z rodzajem wydatków, zawierającą:
- wydatki dokonane w poprzednim miesiącu,
- całkowite wydatki dokonane od początku roku do końca poprzedniego miesiąca,
- ilości (tony, hektolitry, hektary, sztuki itp.), z którymi wiążą się wydatki, określone w drugim tiret, o ile są wymienione w szczegółowej nomenklaturze budżetowej,
- przewidywane wydatki, zgodnie z listą przygotowaną przez Komisję po konsultacji z Komitetem EFOGR. Te przewidywania mogą odnosić się, odpowiednio, do:
- bieżącego miesiąca i dwóch kolejnych miesięcy,
- bieżącego miesiąca i dwóch kolejnych miesięcy, i do końca roku;
b) w miarę potrzeb, streszczenie danych, określonych w lit. a);
c) w miarę potrzeb, uzasadnienie różnic pomiędzy wydatkami dokonanymi w poprzednim miesiącu, wykazanymi w bieżącym powiadomieniu i wykazanymi powiadomieniu określonym w ust. 3.
7. Wydatki za październik są naliczane za październik, jeśli zostały dokonane między dniem 1 a 15 października, a za listopad, jeśli zostały dokonane między 16 a 31 października.
Artykuł 4
1. Na podstawie danych przesłanych zgodnie z art. 3, Komisja przyjmuje decyzje i dokonuje miesięcznych zaliczek na księgowanie wydatków, bez uszczerbku dla przepisów art. 13 decyzji 94/729/WE.
2. Zaliczki na księgowanie dla wydatków dokonanych po upływie terminów ustanowionych, są redukowane następująco:
a) jeżeli wydatki dokonane po upływie terminów są równe lub mniejsze od 4 % wydatków dokonanych przed upływem terminów, nie zostaje dokonana żadna redukcja, niezależnie od liczby miesięcy zaległości;
b) po przekroczeniu progu 4 % wszystkie kolejne dokonane z opóźnieniem wydatki zostają zredukowane:
- do jednego miesiąca, o 10 %,
- do dwóch miesięcy, o 25 %,
- do trzech miesięcy, o 45 %,
- do czterech miesięcy, o 70 %,
- do pięciu miesięcy albo więcej, o 100 %.
Jednakże, Komisja stosuje inną skalę czasową i/lub niższą redukcję lub brak redukcji, o ile występują szczególne warunki w zarządzaniu przy niektórych środkach lub jeśli zostają przez Państwa Członkowskie przedstawione należyte uzasadnienia.
Redukcje określone w niniejszym artykule zostają dokonane zgodnie z zasadami ustanowionymi w art. 13 decyzji 94/729/WE.
3. Kontrole przestrzegania terminów związanych z wypłatą zaliczek na księgowanie są dokonywane trzy razy w ciągu każdego roku budżetowego:
- dla wydatków dokonywanych do dnia 31 stycznia,
- dla wydatków dokonywanych do dnia 30 kwietnia,
- dla wydatków dokonywanych do dnia 31 sierpnia.
Wszelkie przekroczenia terminów we wrześniu i październiku są brane pod uwagę przy zamknięciu sprawozdania finansowego, o ile nie zostaną zgłoszone przed ostateczną decyzją roku budżetowego odnoszącą się do zaliczek.
4. Wszelkie redukcje dokonywane zgodnie z art. 13 decyzji 94/729/WE, w szczególności te wynikające z przekroczenia terminów, zostają dokonane bez uszczerbku dla późniejszej decyzji o rozliczeniu rachunków.
5. Komisja może, po uprzednim zawiadomieniu zainteresowanych Państw Członkowskich, odroczyć zaliczki dla Państw Członkowskich zgodnie z art. 5 ust. 2 lit. a) rozporządzenia (EWG) nr 729/70, jeśli powiadomienia, określone w art. 3, zostaje dostarczone z opóźnieniem lub zawiera rozbieżności wymagające dodatkowej weryfikacji.
Artykuł 5
1. Wydatki określone w art. 4 ust. 1 rozporządzenia (EWG) nr 1883/78 są ustalane zgodnie z przepisami rozporządzenia (EWG) nr 3492/90.
Wydatki, które wynikają z rozporządzenia Rady (EWG) nr 3730/87 [9] jak również te określone w art. 37 rozporządzenia Rady (EWG) nr 822/87 [10], muszą być obliczane na podstawie oświadczeń dokumentujących i według jednolitej metody ustalonej przez Komisję stosownie do art. 8.
2. Kwoty wydatków określonych w ust. 1 są księgowane przez agencje płatnicze w ciągu miesiąca następującego po tym, do którego operacja się odnosi. Operacji, które mają być uwzględnione w końcowych rachunkach miesięcznych, dokonuje się między początkiem roku budżetowego, a końcem tego miesiąca.
Jednakże, wydatki dotyczące operacji dokonywanych we wrześniu, zostają w 50 % zaksięgowane w październiku, a pozostała część zostaje zaksięgowana w listopadzie.
Oświadczenia dokumentujące dotyczące operacji zostają dołączone do kompletów dokumentów przesyłanych Komisji dnia 10 listopada i dnia 20 grudnia.
3. W odniesieniu do całkowitych kwot amortyzacji ustalonych zgodnie z art. 8 ust. 5 rozporządzenia (EWG) nr 1883/78, ust. 2 nie ma zastosowania i takie kwoty są księgowane w terminach, określonych przez przepisy, które je przewidują.
Artykuł 6
Te Państwa Członkowskie, dla których pobieranie odsetek zostało ustalone na podstawie art. 5a rozporządzenia (EWG) nr 729/70, księgują odsetki zgodnie z przepisami określonymi w rozporządzeniu Komisji (EWG) nr 2775/88 ustanawiającym szczegółowe zasady stosowania art. 5a rozporządzenia (EWG) nr 729/70 [11].
Artykuł 7
1. Wydatki wykazane w danym miesiącu muszą odpowiadać płatnościom i wpływom gotówkowym faktycznie dokonanym w ciągu miesiąca, do którego one się odnoszą. Mogą one obejmować poprawki danych zgłoszonych w poprzednich miesiącach tego samego roku.
Dla roku "n" bierze się pod uwagę wydatki dokonane przez Państwa Członkowskie od dnia 16 października roku "n-1" do 15 października roku "n".
2. Dla celów ust. 1 akapit pierwszy i bez uszczerbku dla przepisów szczególnych prawa wspólnotowego przyjmuje się następujące terminy odniesienia:
a) dla wydatków określonych w art. 5 ust. 1 datę w jakiej agencje płatnicze dokonują księgowania, zgodnie z ust. 2 tego artykułu;
b) dla kwot, określonych w art. 10 ust. 6 rozporządzenia Komisji (EWG) nr 3813/89 [12]:
- dla wydatków zaksięgowanych w pierwszym roku, daty w jakich płatności kapitałowe zostały dokonane,
- dla wydatków zaksięgowanych w latach następnych, szósty miesiąc roku budżetowego;
c) dla wszelkich innych rodzajów wydatków:
- data, w jakiej konto agencji zostało obciążone, lub
- data, w jakiej zainteresowana agencja wystawiła i wysłała dokument dla instytucji finansowej lub dla beneficjanta.
3. Niewykonane polecenia płatności i płatności obciążające rachunek, a następnie ponownie zaksięgowane są wykazywane w rachunkach jako pomniejszenia wydatków w odniesieniu do miesiąca, w trakcie którego powiadomienie o niewykonaniu lub anulowaniu zostaje przekazane agencji płatniczej.
4. Jeżeli płatności należne od Sekcji Gwarancji EFOGR są obciążone roszczeniami, uważa się je za dokonane w całości, w rozumieniu ust. 1:
- w dniu płatności sumy nadal należnej beneficjantowi, o ile roszczenie jest mniejsze niż ustalone wydatki,
- w dniu ustalenia wydatków, jeśli są one mniejsze lub równe roszczeniu.
5. Skumulowane dane odnoszące się do zaksięgowanych wydatków danego roku budżetowego przedstawione Komisji do dnia 10 listopada mogą być poprawione tylko w rocznym sprawozdaniu finansowym przekazywanym Komisji zgodnie z art. 5 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (EWG) nr 729/70.
6. O poprawkach dokonywanych przez Komisję określonych w art. 5 dotyczących całego roku, powiadamiany jest Komitet EFOGR i są one wskazywane w załączniku do decyzji dotyczącej zaliczek oraz księgowane przez agencje w ciągu miesiąca wskazanego w powyższej decyzji.
Artykuł 8
Forma dokumentów określonych w art. 3 ust. 6 i art. 5 ust. 1 jest ustalana przez Komisję w drodze podjęcia decyzji po konsultacjach z Komitetem.
Artykuł 9
Rozporządzenie (EWG) nr 2776/88 traci moc z dniem 16 października 1995 r.
Artykuł 10
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się po raz pierwszy do wydatków z drugiej połowy października 1995 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 16 lutego 1996 r.