DECYZJA KOMISJI
z dnia 20 stycznia 2006 r.
ustanawiająca szczegółowe zasady wykonania decyzji Rady 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli państw członkowskich oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania projektami współfinansowanymi przez Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców
(notyfikowana jako dokument nr C(2006) 51/3)
(Jedynie teksty w językach: angielskim, czeskim, estońskim, fińskim, francuskim, greckim, hiszpańskim, litewskim, łotewskim, niderlandzkim, niemieckim, polskim, portugalskim, słowackim, słoweńskim, szwedzkim, węgierskim i włoskim są autentyczne)
(2006/401/WE)
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając decyzję Rady 2004/904/WE z dnia 2 grudnia 2004 r. ustanawiająca Europejski Fundusz na rzecz Uchodźców na okres 2005-2010 (1), a w szczególności jej art. 13 ust. 5,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W celu zapewnienia należytego finansowego zarządzania pomocą przyznaną z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców (Funduszu) należy przyjąć wspólne wytyczne dla organizacji zadań realizowanych przez organy odpowiedzialne za wykonywanie współfinansowanych działań.
(2)
W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty wykorzystywane są zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, należy wprowadzić systemy zarządzania i kontroli, które zapewnią wystarczający ślad rewizyjny oraz udzielić Komisji wszelkiej pomocy, jakiej potrzebuje do przeprowadzania kontroli, w szczególności kontroli wyrywkowych.
(3)
W celu zapewnienia, że fundusze Wspólnoty są wykorzystywane efektywnie i odpowiednio, należy ustanowić jednolite kryteria kontroli przeprowadzanych przez państwa członkowskie na mocy art. 25 decyzji 2004/904/WE.
(4)
W celu zapewnienia jednolitego traktowania wykazu wydatków, na których pokrycie wnioskuje się o pomoc z Funduszu na mocy art. 24 decyzji 2004/904/WE, należy sporządzić wzór wykazu wydatków.
(5)
Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Zjednoczone Królestwo uczestniczy w realizacji decyzji 2004/904/WE, a w konsekwencji także w przyjęciu niniejszej decyzji.
(6)
Zgodnie z art. 3 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Irlandia uczestniczy w realizacji decyzji 2004/904/WE, a w konsekwencji także w przyjęciu niniejszej decyzji.
(7)
Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania nie uczestniczy w przyjęciu decyzji 2004/904/UE i w związku z tym nie jest nią związana ani jej nie podlega.
(8)
Środki przewidziane w niniejszej decyzji są zgodne z opinią Komitetu ustanowionego na mocy art. 11 decyzji 2004/904/WE,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
ROZDZIAŁ I
ZAKRES I DEFINICJE
Artykuł 1
Niniejsza decyzja ustanawia szczegółowe zasady wykonania decyzji 2004/904/WE w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli oraz zasad administracyjnego i finansowego zarządzania finansowaniem przyznanym z Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców („Funduszu”) i zarządzanym przez państwa członkowskie.
Artykuł 2
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
1)
„Organ odpowiedzialny”: organ funkcjonujący w ramach państwa członkowskiego lub krajowy podmiot publiczny wyznaczony przez państwo członkowskie zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE;
2)
„Organ delegowany”: organ administracji publicznej lub podmiot prawa prywatnego podlegający prawu tego państwa członkowskiego i wykonujący zadania administracji publicznej, na który organ odpowiedzialny deleguje część lub wszystkie zadania wykonawcze zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji 2004/904/WE;
3)
„Organ potwierdzający”: osoba lub departament działający niezależnie od wydziałów organu odpowiedzialnego zatwierdzających wypłaty oraz od organu delegowanego wyznaczonego przez państwo członkowskie w celu potwierdzenia wykazu wydatków zgodnie z art. 24 ust. 2 decyzji 2004/904/WE;
4)
„Organ kontroli”: osoba lub wydział działający niezależnie od departamentów organu odpowiedzialnego zatwierdzających wypłaty oraz od organu delegowanego wyznaczonego przez państwo członkowskie w celu kontroli i audytu działań zgodnie z art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE.
ROZDZIAŁ II
SYSTEMY ZARZĄDZANIA I KONTROLI
Artykuł 3
Zasady ogólne
Systemy zarządzania i kontroli, opracowane przez państwa członkowskie zapewniają:
1)
jasne określenie funkcji poszczególnych organów i/lub osób zajmujących się zarządzaniem i kontrolą oraz jasny przydział funkcji w ramach każdego z organów;
2)
wyraźne oddzielenie funkcji poszczególnych organów, departamentów i/lub osób w zakresie zarządzania, kontroli oraz potwierdzenia wydatków;
3)
zapewnienie każdemu z organów lub departamentów środków odpowiednich do wypełniania zadań, które im wyznaczono, przez cały okres realizacji działań finansowanych z Funduszu;
4)
skuteczne metody kontroli wewnętrznej, prowadzonej przez organ odpowiedzialny oraz wszelkie organy przez niego oddelegowane;
5)
niezawodne, skomputeryzowane systemy rachunkowości, monitorowania i sprawozdawczości finansowej;
6)
skuteczny system sprawozdawczości i monitorowania w przypadku zadań zleconych;
7)
szczegółowe instrukcje postępowania przy wykonywaniu funkcji;
8)
skuteczne procedury audytu funkcjonowania systemu;
9)
systemy i procedury zapewniające odpowiedni ślad rewizyjny;
10)
procedury sprawozdawcze i monitorowania w zakresie wszelkich nieprawidłowości oraz zwrotu nienależnie wypłaconych kwot.
Artykuł 4
Wyznaczanie organów
1. Każde państwo członkowskie wyznacza:
-
organ odpowiedzialny;
-
organ potwierdzający;
-
organ kontroli.
2. Nie naruszając postanowień niniejszej decyzji państwo członkowskie ustanawia zasady współpracy z wyżej wymienionymi organami, które będą zgodne z zasadami funkcjonowania systemu instytucjonalnego, prawnego oraz finansowego danego państwa członkowskiego.
3. Nie naruszając postanowień art. 3 ust. 2, wszystkie lub niektóre z funkcji zarządzania, potwierdzania i kontroli mogą być realizowane przez ten sam organ.
Artykuł 5
Organ odpowiedzialny
1. Organ odpowiedzialny odpowiada za zarządzanie i realizację wspieranych przez Fundusz programów wieloletnich i rocznych w sposób właściwy, sprawny i skuteczny, a w szczególności za:
a)
przedkładanie Komisji programów wieloletnich według wzoru przedstawionego w załączniku 1;
b)
przedkładanie Komisji programu rocznego według wzoru przedstawionego w załączniku 2;
c)
zapewnianie, że projekty wybierane są do finansowania zgodnie z warunkami i kryteriami ustanowionymi w art. 14 i art. 20 decyzji 2004/904/WE, a także w zgodności ze standardowymi procedurami przedstawionymi w art. 10 niniejszej decyzji, bez uszczerbku dla dodatkowych kryteriów określonych w obowiązujących przepisach wspólnotowych i krajowych;
d)
zapewnianie wydajnego administracyjnego, umownego i finansowego zarządzania działaniami w zgodności ze standardowymi procedurami przedstawionymi w art. 11 niniejszej decyzji;
e)
zapewnianie legalności i prawidłowości transakcji.
2. Organ odpowiedzialny ustala procedury zapewniające, by wszystkie dokumenty dotyczące wydatków i kontroli wymagane dla zapewnienia śladu rewizyjnego, były przechowywane zgodnie z wymogami art. 9.
3. Organ odpowiedzialny zapewnia, by organ kontroli otrzymywał wszystkie niezbędne informacje na temat procedur zarządzania w ramach Funduszu oraz projektów współfinansowanych z Funduszu do celów kontroli określonych w art. 25 ust. 1 decyzji 2004/904/WE.
4. Organ odpowiedzialny zapewnia, by organ potwierdzający otrzymywał, do celów związanych z jego zadaniami, wszystkie niezbędne informacje na temat procedur zarządzania prowadzonych w ramach Funduszu, projektów współfinansowanych z Funduszu oraz wyników kontroli przeprowadzanych przez organ kontroli.
5. Organ odpowiedzialny przyjmuje płatności dokonywane przez Komisję i dokonuje płatności na rzecz beneficjentów. Przedstawia on Komisji wnioski o płatności opracowany zgodnie z załącznikiem 5, do których w razie potrzeby załącza się sprawozdanie okresowe lub sprawozdanie końcowe, których wzory przedstawione są w załącznikach 3 i 4 oraz wykaz wydatków ustanowionych zgodnie z załącznikiem 6 należycie potwierdzony przez organ potwierdzający.
6. Organ potwierdzający zapewnia, że sporządzanie sprawozdań z realizacji i oceny działań współfinansowanych z Funduszu następuje zgodnie z harmonogramem ustanowionym w art. 28 decyzji 2004/904/WE.
Artykuł 6
Delegacja zadań przez organ odpowiedzialny
W przypadku gdy wykonanie wszystkich lub części zadań organu odpowiedzialnego powierza się organowi oddelegowanemu, organ odpowiedzialny określa dokładnie zakres powierzonych zadań oraz ustala szczegółowe procedury wykonania tych zadań, zgodnie z warunkami podanymi w art. 3 powyżej.
Do procedur tych należy regularne dostarczanie organowi odpowiedzialnemu informacji na temat efektywnego wykonywania powierzonych zadań i opis zastosowanych środków.
Organ delegowany uznaje oraz jest powiadamiany przez organ odpowiedzialny o zadaniach delegowanych przez organ odpowiedzialny.
Artykuł 7
Organ kontroli
1. Organ kontroli zapewnia organizację kontroli ustanowionej w art. 25 ust. 1 lit. a) decyzji 2004/904/WE w zgodności ze standardami międzynarodowymi.
2. Kontrole przewidziane w ust. 1 obejmują wyrywkowe próby współfiansowanych projektów, wybrane na podstawie analizy ryzyka i stanowiące co najmniej 10 % ogólnych wydatków kwalifikowanych ma każdy program roczny. Metoda przeprowadzania prób uwzględnia następujące wymogi:
a)
zawiera odpowiedni dobór różnych typów i rozmiarów projektów;
b)
uwzględnia wszelkie czynniki ryzyka, które zostały określone przez krajowe lub wspólnotowe kontrole oraz aspekty kosztów i zysków, przy uwzględnieniu przeprowadzonych uprzednio kontroli;
c)
zapewnienie, że metoda przeprowadzania prób stosowana przy przeprowadzaniu kontroli przewidzianych w art. 25 zapewnia wybór projektów dla każdego programu rocznego, które są reprezentatywne w stosunku do objętej nimi ludności.
3. W trakcie prowadzenia kontroli organ kontroli sprawdza:
a)
efektywne zastosowanie systemów zarządzania i kontroli oraz ewentualne braki i ich znaczenie;
b)
obecność dostatecznego śladu rewizyjnego;
c)
dla odpowiedniej liczby dokumentacji księgowej, zgodność tej dokumentacji z dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi przez organ odpowiedzialny lub wszelki organ delegowany, odbiorców dotacji i, gdy sytuacja tego wymaga, pozostałe organizacje lub firmy zaangażowane w realizację projektu;
d)
zgodność pozycji wydatków z kryteriami kwalifikacji przedstawionymi w decyzji Komisji K(2006)51 wersja ostateczna/1, z wymaganiami określonymi w trakcie krajowej procedury wyboru, zgodność z warunkami umowy w sprawie przyznania dotacji lub innym prawnym instrumentem przydzielania dotacji oraz realizowanymi faktycznie pracami;
e)
zgodność wykorzystania lub zamierzonego wykorzystania projektu z celami określonymi w art. 4-7 decyzji 2004/904/WE oraz przynosi korzyści docelowej grupie ludności określonej w art. 3 decyzji 2004/904/WE;
f)
czy wkłady finansowe Wspólnoty są zgodne z warunkami przewidzianymi w art. 20 decyzji 2004/904/WE lub w jakichkolwiek innych stosowanych przepisach prawa wspólnotowego i czy wypłacanie tych wkładów na rzecz beneficjentów odbywa się w całości i bez opóźnień;
g)
rzeczywistą dostępność właściwego współfinansowania.
4. Sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego określone w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE zawiera wyniki wszystkich kontroli przeprowadzonych przez organ kontroli oraz opis działań podjętych przez organ odpowiedzialny w związku ze stwierdzonymi anomaliami i nieprawidłowościami.
Artykuł 8
Organ potwierdzający
Organ potwierdzający potwierdza zestawienie wydatków ustanowione przez organ odpowiedzialny zgodnie z art. 24 decyzji 2004/904/WE według wzoru określonego w załączniku 6.
Potwierdzenie ma zapewnić, że:
1)
zestawienie wydatków jest dokładne, wynika ze sprawdzonych systemów rachunkowości i jest poparte dającymi się zweryfikować dokumentami towarzyszącymi;
2)
deklarowane wydatki są zgodne z obowiązującymi przepisami wspólnotowymi i krajowymi i zostały poniesione na pokrycie kosztów poniesionych w związku z finansowaniem projektów, na podstawie kryteriów przyjętych dla programu rocznego, zgodnych z przepisami wspólnotowymi i krajowymi;
3)
do celów potwierdzenia organ potwierdzający otrzymał odpowiednie informacje na temat procedur zarządzania, projektów współfinansowanych przez Fundusz oraz kontroli przeprowadzanych w związku z wydatkami przewidzianymi w zestawieniu wydatków od organu odpowiedzialnego;
4)
wyniki audytu przeprowadzonego przez organ kontroli zostały odpowiednio wzięte pod uwagę;
5)
zwrot wszelkich nienależnie wypłaconych kwot funduszy wspólnotowych w następstwie stwierdzonych nieprawidłowości, w razie potrzeby wraz z odsetkami, został odpowiednio odliczony w wykazie wydatków.
Artykuł 9
Ślad rewizyjny
1. Systemy zarządzania i kontroli państw członkowskich zapewniają odpowiedni ślad rewizyjny.
2. Ślad rewizyjny uznawany jest za wystarczający, w przypadku gdy umożliwia on:
a)
uzgodnienie przedłożonych Komisji potwierdzonych wykazów wydatków z indywidualnymi rejestrami wydatków oraz dokumentami towarzyszącymi przechowywanymi na różnych szczeblach organu odpowiedzialnego lub jakiegokolwiek organu delegowanego oraz przez beneficjentów końcowych;
oraz
b)
weryfikacje przydzielania i przekazywania wspólnotowych środków finansowych przyznawanych w ramach Funduszu oraz źródeł współfinansowania projektu.
3. Odpowiedzialny organ wprowadza procedury, które mają zapewnić prowadzenie rejestru umiejscowienia wszystkich dokumentów odnoszących się do specjalnych wypłat dokonywanych w ramach Europejskiego Funduszu na rzecz Uchodźców oraz możliwość sporządzania dokumentów do celów inspekcji, jeśli zażądają tego:
a)
organ kontroli;
b)
organ potwierdzający;
c)
urzędnicy i upoważnieni przedstawiciele Komisji, łącznie z Europejskim Biurem ds. Przeciwdziałania Oszustwom (European Anti Fraud Office - OLAF) oraz Europejski Trybunał Obrachunkowy.
4. Przez okres pięciu lat od wypłacenia przez Komisję końcowego salda w odniesieniu do każdego programu rocznego organ odpowiedzialny przechowuje do wglądu dla Komisji, Europejskiego Biura ds. Zwalczania Oszustw (OLAF) oraz Europejskiego Trybunału Obrachunkowego wszystkie dokumenty towarzyszące, tj. oryginały lub odpisy poświadczone za zgodność z oryginałem na ogólnie przyjętych nośnikach danych, dotyczące wydatków i kontroli danych projektów. Okres ten zostaje przerwany w przypadku postępowania sądowego lub w wyniku należycie umotywowanego wniosku Komisji.
ROZDZIAŁ III
PRZEPISY DOTYCZĄCE ADMINISTRACYJNEGO I FINANSOWEGO ZARZĄDZANIA PROJEKTAMI PRZEZ ORGAN ODPOWIEDZIALNY
Artykuł 10
Procedury wyboru i przyznawania finansowania
Organ odpowiedzialny ustanawia szczegółowe procedury wyboru działań, które mają być współfinansowane z Funduszu, obejmujące między innymi:
a)
organizację procedur wyboru i przyznawania finansowania zgodnie z zasadami przejrzystości i równego traktowania oraz, w razie potrzeby, ze stosowanymi zasadami w zakresie zamówień publicznych, podejmując wszelkie środki konieczne dla uniknięcia konfliktu interesów;
b)
rozpowszechnianie zaproszeń do składania wniosków i zaproszeń do składania ofert za pomocą odpowiednich kanałów komunikacyjnych na poziomie krajowym i regionalnym;
c)
odbiór podań, potwierdzanie odbioru, rejestracja i segregowanie wniosków o współfinansowanie;
d)
formalna, jakościowa i budżetowa analiza oraz ocena wniosków z zastosowaniem kryteriów określonych w zaproszeniach do składania wniosków i zaproszeniach do składania ofert;
e)
organizacja spotkań i połączeń z gremiami odpowiedzialnymi za wybór i ocenę;
f)
konsultacje z odpowiednimi organami w zakresie komplementarności zaproponowanych działań z innymi regionalnymi, krajowymi i wspólnotowymi instrumentami finansowymi;
g)
przyjmowanie decyzji na temat wyboru projektów na odpowiednim szczeblu organu odpowiedzialnego;
h)
publikacja wyników procedury wyboru i przyznawania finansowania;
i)
wystosowywanie do wszystkich kandydatów pisemnych zawiadomień o wynikach procedury wyboru zawierających wyjaśnienia dotyczące decyzji wyboru.
Artykuł 11
Procedury administracyjnego, dotyczącego umów i finansowego zarządzania działaniami
1. Organ odpowiedzialny ustanawia szczegółowe procedury zarządzania działaniami, obejmujące między innymi:
a)
podpisywanie umów, umów w sprawie przyznania dotacji lub wszelkich równorzędnych instrumentów prawnych zawieranych z wybranymi beneficjentami;
b)
następstwa zawarcia umów oraz wszelkie zmiany dokonywane w nich przez ustanowienie systemu administracyjnego monitorowania projektów (wymiana korespondencji, wydawanie i monitorowanie zmian oraz upomnień, odbiór i rozpatrywanie sprawozdań itd.);
c)
analiza sprawozdań z działalności oraz sprawozdań finansowych dotyczących projektów, weryfikacja dostarczenia współfinansowanych produktów i usług łącznie z, w razie potrzeby, weryfikacją na miejscu;
d)
weryfikacja prawdziwości wydatków zadeklarowanych dla projektów i kwalifikowalności takich wydatków według warunków określonych w decyzji K(2006)51 wersja ostateczna/1 oraz przepisach krajowych;
e)
warunki otrzymywania, sprawdzania i zatwierdzania wniosków o płatności, autoryzację i płatność wydatków, jak również ich księgowanie;
f)
zwrot niewykorzystanych funduszy lub funduszy wykorzystanych przez beneficjentów na wydatki niekwalifikowane.
2. Umowy lub umowy w sprawie przyznania dotacji, o których mowa w ust. 1 lit. a), określają między innymi:
a)
kwotę dotacji oraz maksymalny procent w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych i kosztów całkowitych projektu;
b)
szczegółowy opis i harmonogram wspieranego projektu;
c)
uzgodniony budżet szacunkowy i plan finansowy projektu;
d)
harmonogram i postanowienia dotyczące realizacji umowy (zobowiązanie do sporządzania sprawozdań, zmiany, zakończenie…);
e)
definicja kosztów kwalifikowanych;
f)
warunki płatności dotacji i wymogi rachunkowości.
3. Organ odpowiedzialny ustanawia elektroniczny system prowadzenia szczegółowej ewidencji rachunków dotyczących każdego projektu w ramach programów rocznych i zapewnia gromadzenie odpowiednich danych dotyczących realizacji projektów, niezbędnych do celów zarządzania finansami, monitoringu, kontroli i oceny.
ROZDZIAŁ IV
KONTROLA
Artykuł 12
Obowiązki państw członkowskich
1. Państwa członkowskie odpowiadają za zapewnienie należytego zarządzania finansowego działaniami finansowanymi z Funduszu oraz legalność i prawidłowość operacji leżących u ich podstaw. Zapewniają one, by organy odpowiedzialne i wszelkie organy przez nie delegowane, organy potwierdzające, organy kontrolne oraz jakiekolwiek inne zainteresowane instytucje otrzymały wytyczne dotyczące tworzenia systemów zarządzania i kontroli, które zapewnią, że fundusze Wspólnoty są wydatkowane w sposób skuteczny i prawidłowy.
2. Państwa członkowskie zapewniają, że systemy zarządzania i kontroli zostały ustanowione zgodnie z wymogami przewidzianymi w art. 3 do 11. Zapewniają one prawidłowe funkcjonowanie wymienionych systemów w okresie realizacji działań finansowanych z Funduszu.
3. Przedstawiając projekt programu rocznego 2005 państwa członkowskie przedkładają Komisji opis systemów zajmujących się organizacją i procedurami organu odpowiedzialnego oraz wszelkiego organu delegowanego, a także organów potwierdzających i kontroli zgodnie z wymogami przewidzianymi w art. 3 do 11.
4. Państwa członkowskie dostarczają uaktualizowanego opisu systemów zarządzania i kontroli po każdorazowym przeprowadzeniu istotnych zmian systemów i procedur.
Artykuł 13
Obowiązki Komisji
1. W ciągu 12 miesięcy od otrzymania opisu przewidzianego w art. 12 ust. 3 Komisja przeprowadza analizę dokumentów dotyczących ustanowionych przez państwa członkowskie systemów zarządzania i kontroli, a także kontrole na miejscu procedur wykonawczych systemów kontroli, procedur rachunkowości, procedur przetargowych oraz procedur przyznawania dotacji stosowanych przez organ odpowiedzialny i wszelkie organy przez nie delegowane. Komisja zawiadamia państwa członkowskie o wszelkich brakach czy mankamentach stwierdzonych w działaniu systemów i wymaganych środków naprawczych.
2. Nie naruszając przepisów art. 26 decyzji Rady 2004/904/WE Komisja dokonuje rewizji procedur lub systemów ustanowionych przez państwa członkowskie przy każdorazowym przeprowadzeniu istotnych zmian.
Artykuł 14
Współpraca z organami kontroli państw członkowskich
1. Komisja podejmuje współpracę z wyznaczonymi przez państwa członkowskie organami kontroli, aby koordynować ich plany kontroli i metody audytu, oraz dokonuje bezzwłocznej wymiany wyników audytów przeprowadzonych w odniesieniu do systemów zarządzania i kontroli w celu jak najlepszego wykorzystania potencjału kontrolnego i uniknięcia nieuzasadnionego dublowania zadań.
2. Komisja i organy kontroli organizują przynajmniej raz do roku regularne spotkania dla wspólnego zbadania wyników kontroli przewidzianych w sprawozdaniach rocznych, o których mowa w art. 28 ust. 2 decyzji 2004/904/WE oraz dla wymiany opinii w innych kwestiach związanych z ulepszaniem systemów zarządzania i kontroli.
ROZDZIAŁ V
USTALENIA DOTYCZĄCE UŻYCIA EUR
Artykuł 15
Programy wieloletnie i roczne
1. Projekt programów wieloletnich i rocznych, o których mowa w art. 16 decyzji 2004/904/WE jest przedkładany Komisji w EUR.
2. Państwa Członkowskie, których walutą w dniu przedłożenia projektu programu wieloletniego i rocznego nie jest EUR przedstawiają informacje finansowe zawarte w załącznikach 1 i 2 do niniejszej decyzji zarówno w EUR jak i w walucie krajowej. Kursem wymiany stosowanym przy przeliczaniu waluty krajowej na EUR jest kurs dzienny publikowany w serii C Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym przedłożono Komisji projekt programu wieloletniego i rocznego.
Artykuł 16
Sprawozdania, wykazy wydatków oraz wnioski dotyczące płatności.
1. Sprawozdania okresowe, sprawozdanie końcowe z realizacji, wykazy wydatków oraz wnioski dotyczące płatności, o których mowa w art. 16 decyzji 2004/904/WE są przedkładane Komisji w EUR.
2. Państwa członkowskie, których walutą w dniu przedłożenia sprawozdań nie jest EUR mogą przedstawić informacje finansowe zawarte w załącznikach 3, 4 i 6 zarówno w EUR jak i w walucie krajowej. W tym przypadku kursem wymiany stosowanym przy przeliczaniu waluty krajowej na EUR za wydatki poniesione w walucie krajowej jest kurs dzienny publikowany w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ostatnim dniu roboczym miesiąca poprzedzającego miesiąc, w którym wydatki zarejestrowano w księgach organu odpowiedzialnego.
3. W przypadku gdy EUR stanie się walutą narodową danego państwa członkowskiego, które wdrożyło określoną w poprzednim ustępie procedurę przeliczania, omawiana procedura przeliczania będzie nadal obowiązywać w stosunku do wszelkich wydatków odnotowanych w zestawieniach rachunkowych organu odpowiedzialnego przed datą wejścia w życie stałego kursu przeliczania waluty krajowej na EUR.
ROZDZIAŁ VI
ROZLICZANIE KSIĄG
Artykuł 17
Rozliczanie ksiąg
1. W terminie dziewięciu miesięcy od daty uznania kwalifikowalności kosztów określonych w corocznej decyzji w sprawie współfinansowania z Funduszu organ odpowiedzialny przedkłada Komisji następujące dokumenty:
a)
sprawozdanie końcowe z realizacji programu rocznego sporządzone według wzoru przedstawionego w załączniku 4;
b)
ostateczny wykaz wydatków sporządzony według wzoru przedstawionego w załączniku 6; potwierdzony przez organ potwierdzający;
c)
sprawozdanie w sprawie przeprowadzonych kontroli sporządzone przez organ kontroli;
d)
wniosek dotyczący płatności lub deklaracja zwrotu kosztów sporządzone według wzoru przedstawionego w załączniku 5.
2. Dziewięciomiesięczny termin, o którym mowa w ust. 1, ulega zawieszeniu z chwilą przyjęcia przez Komisję decyzji o zawieszeniu płatności środków przeznaczonych na współfinansowanie odpowiedniego programu rocznego, zgodnie z przepisami art. 26 ust. 2 decyzji 2004/904/WE. Okres trwania nalicza się ponownie od dnia powiadomienia państwa członkowskiego o decyzji Komisji, o której mowa w art. 26 ust. 3 decyzji 2004/904/WE.
3. Nie naruszając przepisów art. 26 decyzji 2004/904/WE, Komisja w ciągu sześciu miesięcy od otrzymania dokumentów, o których mowa w ust. 1, powiadamia państwo członkowskie o kwocie wydatków uznanej za należną ze środków Funduszu oraz o wszelkich korektach finansowych wynikających z różnicy między wydatkami deklarowanymi a uznanymi za należne z budżetu. Państwo członkowskie ma trzy miesiące na zgłoszenie swoich uwag.
4. W ciągu trzech miesięcy od otrzymania uwag państwa członkowskiego Komisja podejmuje decyzję w sprawie kwoty wydatków uznanej jako należna ze środków Funduszu oraz wypłaca saldo wynikające z różnicy między ostateczną kwotą uznanych wydatków a sumami dotychczas wypłaconymi państwom członkowskim.
5. Jeżeli organ odpowiedzialny nie dostarczy dokumentów wymaganych w ust. 1 w wyznaczonym terminie i w wymaganym formacie, Komisja automatycznie anuluje współfinansowanie z Funduszu na okres przewidziany decyzją o współfinansowaniu, wyda nakaz zwrotu wszystkich kwot wypłaconych do tej pory w ramach prefinansowania na mocy decyzji o współfinansowaniu kwot oraz umorzy wszystkie zaległe kwoty.
6. Procedurę automatycznego anulowania zobowiązań, opisaną w ust. 5, zawiesza się w odniesieniu do kwot przypadających na dane projekty, w przypadku gdy postępowania prawne lub administracyjne postępowania odwoławcze ze skutkiem zawieszającym toczą się na szczeblu państwa członkowskiego w czasie składania dokumentów określonych w ust. 1. W cząstkowych sprawozdaniach końcowych państwo członkowskie podaje szczegółowe informacje na temat takich projektów oraz wysyła co 6 miesięcy sprawozdania opisujące postęp, jaki dokonał się w odniesieniu do tych projektów. W ciągu 3 miesięcy od zamknięcia postępowania prawnego lub administracyjnego postępowania odwoławczego państwo członkowskie przedstawia dokumenty wymagane w ust. 1 odnoszące się do danych projektów.
ROZDZIAŁ VII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
Artykuł 18
Przepisy końcowe
Państwa członkowskie mogą stosować krajowe przepisy dotyczące kontroli bardziej rygorystyczne niż zawarte w niniejszej decyzji.
Artykuł 19
Niniejsza decyzja jest skierowana do Królestwa Belgii, Republiki Czeskiej, Republiki Federalnej Niemiec, Republiki Estońskiej, Republiki Greckiej, Królestwa Hiszpanii, Republiki Francuskiej, Irlandii, Republiki Włoskiej, Republiki Cypryjskiej, Republiki Łotewskiej, Republiki Litewskiej, Wielkiego Księstwa Luksemburga, Republiki Węgierskiej, Republiki Malty, Królestwa Niderlandów, Republiki Austrii, Rzeczypospolitej Polskiej, Republiki Portugalskiej, Republiki Słowenii, Republiki Słowackiej, Republiki Finlandii, Królestwa Szwecji oraz Zjednoczonego Królestwa Wielkiej Brytanii i Irlandii Północnej.
Sporządzono w Brukseli, dnia 20 stycznia 2006 r.