Decyzja Parlamentu Ruropejskiego, Rady, Komisji, trybunału sprawiedliwości, trybunału obrachunkowego, komitetu ekonomiczno-społecznego oraz komitetu regionów
z dnia 20 lipca 2000 r.
w sprawie organizacji i działania Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich
(2000/459/WE, EWWiS, Euratom)
PARLAMENT EUROPEJSKI,
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
KOMISJA,
TRYBUNAŁ SPRAWIEDLIWOŚCI,
TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY,
KOMITET EKONOMICZNO-SPOŁECZNY,
KOMITET REGIONÓW,
uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Węgla i Stali,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Artykuł 8 decyzji przedstawicieli rządów Państw Członkowskich z dnia 8 kwietnia 1965 r. w sprawie tymczasowego umiejscowienia niektórych instytucji i służb Wspólnot [1] ustanowił siedzibę Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich (zwanego dalej "Urzędem") w Luksemburgu. To postanowienie zostało wykonane decyzją 69/13/Euratom, EWWiS, EWG [2], zmienioną decyzją 80/443/EWG, Euratom, EWWiS [3].
(2) Rozporządzenie finansowe z dnia 21 grudnia 1977 r., które ma zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [4], ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE, EWWiS, Euratom) nr 2779/98 [5], ustanawia przepisy szczególne dotyczące funkcjonowania Urzędu.
(3) Zasady regulujące działanie Urzędu muszą być dostosowane w taki sposób, żeby uwzględniały zmiany praktyk w zakresie kompetencji powierzonych organowi powołującemu.
(4) Znaczny postęp technologiczny w działalności wydawniczej musi być uwzględniony w działaniu Urzędu.
(5) Decyzja 69/13/Euratom, EWWiS, EWG została zmieniona w znacznym stopniu. W związku z opracowywaniem nowych zmian, decyzję należy przeredagować dla jasności,
PRZYJMUJĄ NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Zadaniem "Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich" (Urzędu) jest wydawanie publikacji instytucji Wspólnot Europejskich oraz ich służb w optymalnych warunkach technicznych i finansowych, działając pod nadzorem tych instytucji.
Artykuł 2
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
1. "wydawać": przygotowywać i rozpowszechniać publikacje w jakiejkolwiek formie i kształcie oraz za pomocą jakichkolwiek środków, obecnie lub w przyszłości;
2. "instytucje": Parlament Europejski, Rada, Komisja, Trybunał Sprawiedliwości, Trybunał Obrachunkowy, Komitet Ekonomiczno-Społeczny oraz Komitet Regionów;
3. "organy, urzędy i agencje": organy, urzędy oraz agencje ustanowione przez Traktaty lub zgodnie z Traktatami.
Artykuł 3
1. Urząd wykonuje następujące zadania lub powierza ich wykonanie wykonawcom:
a) wydawanie Dziennika Urzędowego Wspólnot Europejskich (Dziennik Urzędowy);
b) wydawanie innych publikacji dla instytucji Wspólnot Europejskich lub ich służb, bez wpływu na ust. 2 i 3;
c) wydawanie publikacji dla organów, urzędów i agencji na ich żądanie.
2. Dokumenty wewnętrzne mogą być sporządzane i rozpowszechniane przez każdą instytucję.
3. Instytucje, organy, urzędy i agencje mogą, w wyjątkowych okolicznościach, wydawać publikacje bez udziału Urzędu, gdyby taki udział znacznie podwyższył koszty lub gdy ze względów technicznych Urząd nie jest w stanie spełnić wymogu pilności w odniesieniu do publikacji wydawanych i rozpowszechnianych w bardzo krótkich terminach. W takim przypadku instytucje niezwłocznie powiadamiają Komitet Zarządzający.
4. Zadania Urzędu obejmują:
a) zestawianie dokumentów przeznaczonych do wydania;
b) przygotowywanie i sprawdzanie tekstów oraz innych elementów według instrukcji instytucji, organów, urzędów i agencji;
c) zawieranie umów z wykonawcami;
d) drukowanie pilnych dokumentów lub małych nakładów;
e) nadzorowanie prowadzonych prac;
f) kontrolę jakości;
g) monitorowanie finansowe umów z wykonawcami;
h) zatwierdzanie w zakresie jakości i ilości;
i) kontrolę rachunkowości, obejmującą poświadczanie upoważnień do płatności oraz wydawanie certyfikatów zgodnie z rozporządzeniem finansowym;
j) katalogowanie i archiwizację;
k) zarządzanie sprzedażą;
l) rozpowszechnianie publikacji.
Urząd dostarcza także instytucjom, organom, urzędom oraz agencjom wszystkich odpowiednich informacji technicznych, finansowych oraz handlowych w odniesieniu do prowadzonych projektów wydawniczych oraz zapewnia pomoc w sporządzaniu standardowych formularzy umów ogólnych.
5. Decyzje dotyczące wydawania pozostają wyłącznie w zakresie kompetencji instytucji, organów, urzędów lub agencji.
Artykuł 4
1. Ustanawia się Komitet Zarządzający Urzędu. Każda instytucja posiada jeden głos w Komitecie.
2. Komitet Zarządzający jest zwoływany z inicjatywy przewodniczącego lub na wniosek instytucji. Posiedzenia odbywają się co najmniej raz na sześć miesięcy.
3. Decyzje Komitetu Zarządzającego podejmowane są zwykłą większością głosów, z wyjątkiem przypadków, gdy stwierdzono inaczej. Bez uszczerbku dla przepisów art. 3 ust. 5, w przypadku gdy Komitet Zarządzający ma podjąć decyzję odnoszącą się do publikacji tekstu jednej z instytucji, większość obejmuje głos oddany przez zainteresowaną instytucję.
Artykuł 5
1. We wspólnym interesie instytucji, organów, urzędów i agencji, Komitet Zarządzający:
a) jednomyślną decyzją ustanawia zasady regulujące prowadzenie Urzędu;
b) jednomyślną decyzją ustanawia wytyczne polityki dotyczącej sprzedaży i bezpłatnego rozpowszechniania;
c) przedstawia instytucjom, organom, urzędom i agencjom jakiekolwiek sugestie dotyczące poprawy sprawnego funkcjonowania Urzędu;
d) zgodnie z procedurą budżetową przygotowuje prognozy dochodów i wydatków na podstawie projektu sporządzonego przez dyrektora Urzędu oraz przesyła je Komisji w celu ustanowienia prognoz dochodów i wydatków Komisji; jednocześnie przedstawia Komisji projekty jakichkolwiek poprawek, które uzna za konieczne, do planu dochodów i wydatków Urzędu;
e) określa rodzaj dodatkowych usług, które Urząd może świadczyć odpłatnie instytucjom, organom, urzędom i agencjom, oraz wysokość odpowiednich opłat;
f) określa rodzaj usług, w celu świadczenia których Urząd może zatrudnić wykonawców;
g) przygotowuje roczne sprawozdanie z zarządzania na podstawie projektu przygotowanego przez dyrektora, obejmujące pozycje dochodów i wydatków związanych z wykonaną pracą i usługami świadczonymi przez Urząd w świetle księgowości analitycznej; do dnia 1 maja każdego roku przesyła sprawozdanie z roku budżetowego właśnie zakończonego przez instytucje;
h) bierze udział w powoływaniu określonych urzędników, jak przewidziano w art. 6.
2. Kompetencje Komitetu Zarządzającego w zakresie Dziennika Urzędowego obejmują:
a) zapewnienie, że właściwe organy każdej instytucji podejmują podstawowe decyzje, które mają mieć zastosowanie wspólnie przez instytucje korzystające z Dziennika Urzędowego oraz zapewnienie, że przyjęte decyzje są należycie wykonywane;
b) przesyłanie jakichkolwiek posiadanych wniosków zmierzających do ulepszenia struktury oraz prezentacji Dziennika Urzędowego;
c) przesyłanie wniosków instytucjom w celu zharmonizowania prezentacji tekstów do publikacji;
d) badanie jakichkolwiek trudności napotkanych w trakcie codziennych działań związanych z wydawaniem Dziennika Urzędowego oraz wydawanie niezbędnych instrukcji dla Urzędu oraz przesyłanie odpowiednich zaleceń do instytucji w celu przezwyciężenia tych trudności;
e) podejmowanie jednomyślnych decyzji, czy i w jakich okolicznościach publikacje pochodzące z zewnątrz mogą być zamieszczane w Dzienniku Urzędowym. Przepisy te nie dotyczą jednakże publikacji wydanych zgodnie z prawodawstwem wspólnotowym;
f) zgodnie z art. 133 rozporządzenia finansowego, złożenie wniosku do Komisji o otworzenie rachunku bankowego w celu obsługi funduszy operacyjnych dla finansowania tych podstawowych czynności związanych z wydawaniem Dziennika Urzędowego, które zostały objęte podzleceniami.
3. Komitet Zarządzający uchwala swój regulamin jednomyślną decyzją, po przedstawieniu go instytucjom. Komitet powołuje przewodniczącego spośród swoich członków.
Artykuł 6
1. Kompetencje organu powołującego dotyczące urzędników lub pracowników klas A 1, A 2, A 3 i LA 3 są wykonywane przez Komisję jak opisano poniżej.
Komisja nie powołuje urzędników klas A 1, A 2, A 3 i LA 3, jeżeli Komitet Zarządzający nie wydał pozytywnej opinii. W przypadku stopni A 1 i A 2, opinia musi być jednomyślna.
Komitet Zarządzający jest ściśle zaangażowany w jakiekolwiek procedury, które należy przeprowadzić przed powołaniem urzędników lub innych pracowników klas A 1, A 2, A 3 i LA 3, w szczególności w przygotowanie zawiadomienia o wakatach, weryfikację wniosków oraz powoływanie Komisji selekcyjnych konkursów.
2. Kompetencje organu powołującego dotyczące urzędników lub pracowników innych, niż określonych w ust. 1, są wykonywane przez Komisję. Komisja może przekazać te kompetencje dyrektorowi Urzędu.
Komisja lub dyrektor Urzędu, jeżeli zostały mu przekazane kompetencje organu powołującego, informuje Komitet Zarządzający o wszystkich przypadkach powołania, zawarcia umowy, awansu lub postępowania dyscyplinarnego dotyczących urzędników lub pracowników innych niż wymienieni w ust. 1. Jeżeli Komisja nie przekazała dyrektorowi Urzędu kompetencji organu powołującego tych urzędników lub pracowników, przedmiotowe akty są przyjmowane przez Komisję w oparciu o wnioski przedstawione przez dyrektora.
3. Procedury administracyjne związane z aktami urzędowymi wymienionymi w ust. 1 i 2, oraz bieżące zarządzanie kadrami, w szczególności kwestie związane z przechodzeniem na emeryturę, ubezpieczenia chorobowego, wypadków przy pracy, pensji oraz urlopów, przeprowadza się w ten sam sposób, jak w przypadku pracowników Komisji zatrudnionych w Luksemburgu.
4. Urzędnicy wszystkich instytucji wspólnotowych są powiadamiani o wakatach w Urzędzie we właściwym terminie.
Artykuł 7
1. Środki przyznane dla Urzędu, których całkowita kwota wykazana jest w osobnej pozycji w sekcji budżetu odnoszącej się do Komisji, określone są szczegółowo w Załączniku do tej sekcji.
Załącznik ten jest w formie oświadczenia dochodów i wydatków dzielonych dalej w taki sam sposób, jak sekcje budżetu.
2. Stanowiska w Urzędzie wymienione są w Załączniku do tabeli przedstawiającej personel Komisji.
3. Każda instytucja, organ, urząd lub agencja działa w charakterze zarządzającego środkami przyznanymi w pozycji "koszty wydawania" w budżecie. Koszty bezpłatnego rozpowszechniania publikacji pokrywa zainteresowana instytucja, organ, urząd lub agencja. Komitet Zarządzający ustanawia procedury współpracy w zakresie księgowości między Urzędem a instytucjami, organami, urzędami oraz agencjami.
4. Za odpłatne usługi świadczone przez Urząd wystawia się faktury, zgodnie z przepisami Komitetu Zarządzającego. Na koniec roku budżetowego Komitet Zarządzający informuje organy budżetowe w Załączniku do pozycji budżetowej o podziale kwot w ten sposób uzyskanych.
5. Urząd prowadzi osobne księgi dotyczące sprzedaży Dziennika Urzędowego i publikacji. Przychody netto ze sprzedaży przekazywane są instytucjom, organom, urzędom i agencjom po zakończeniu roku budżetowego.
"Przychody netto ze sprzedaży" oznaczają: łączną sumę faktur pomniejszoną o koszty zarządzania, odzyskiwania i koszty pozostałe.
Artykuł 8
Dyrektor Urzędu jest odpowiedzialny za jego sprawne funkcjonowanie, działając z upoważnienia Komitetu Zarządzającego w ramach jego kompetencji. Zapewnia usługi sekretariatu na rzecz Komitetu Zarządzającego, składa sprawozdania do Komitetu dotyczące wykonywania swoich obowiązków oraz jakiekolwiek wnioski dotyczące usprawnienia pracy Urzędu. Sprawuje urzędową zwierzchność nad pracownikami Urzędu. W przypadku gdy dyrektor jest nieobecny lub nieosiągalny, jego obowiązki, w drodze wyjątku od przepisów dotyczących zastępowania, wypełniane są przez pracownika Urzędu wyznaczonego przez Komitet Zarządzający.
Artykuł 9
Decyzja 69/13/Euratom, EWWiS, EWG traci moc.
Odniesienia do uchylonej decyzji należy traktować jako odniesienia do niniejszej decyzji.
Sporządzono w Brukseli i Luksemburgu, dnia 20 lipca 2000 r.