Rozporządzenie Rady (EWG) nr 1949/93
z dnia 30 czerwca 1993 r.
zmieniające rozporządzenie (EWG) nr 1417/76 dotyczące przepisów finansowych odnoszących się do Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy
RADA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Gospodarczą, w szczególności jego art. 209,
uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 1365/75 z dnia 26 maja 1975 r. w sprawie utworzenia Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy [1], w szczególności jego art. 16,
uwzględniając wniosek Komisji [2],
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego [3],
uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego [4],
a także mając na uwadze, co następuje:
na podstawie art. 130 rozporządzenia finansowego stosowanego do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich z dnia 21 grudnia 1997 r. [5], przepisy finansowe dla Fundacji powinny być jak najbardziej zbliżone do przepisów rozporządzenia finansowego i dlatego też muszą zostać uaktualnione;
Traktat z dnia 22 lipca 1975 r. zmieniający niektóre przepisy finansowe Traktatów ustanawiających Wspólnoty Europejskie oraz Traktatu ustanawiającego Jedną Radę oraz Jedną Komisję Wspólnot Europejskich zmienił procedurę udzielania Komisji absolutorium z wykonania budżetu i we wszystkich tekstach odnoszących się do Komisji Obrachunkowej zastąpił Komisję Obrachunkową Trybunałem Obrachunkowym;
rozporządzenie (EWG) nr 1417/76 [6] powinno zostać odpowiednio zmienione,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG) nr 1417/76 wprowadza się następujące zmiany:
1) W art. 1 ust. 2 zastępuje się ust. 2 i 3 w brzmieniu:
"2. Niedopuszczalne jest zatwierdzanie wydatków na okres przekraczający rok budżetowy.
3. Wydatki administracyjne wynikające z:
- umów zawartych zgodnie z lokalnym zwyczajem, lub
- postanowień umownych odnoszących się w szczególności do dostaw sprzętu,
na okres przekraczający rok budżetowy należy uwzględnić w deklaracji dochodów i wydatków na rok budżetowy, w którym ich dokonano.";
2) Artykuł 2 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 2
Środki przewidziane w budżecie muszą być wykorzystane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności zasadami gospodarności i efektywności pod względem kosztów. Należy określić cele wymierne liczbowo i monitorować postępy w ich realizacji.";
3) W art. 3 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"1. Z zastrzeżeniem art. 22 wszystkie dochody i wydatki należy uwzględniać w całości w deklaracji dochodów i wydatków oraz na rachunkach bez dostosowywania jednych do drugich.";
4) W art. 3 ust. 2:
a) akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
"2. Łączna wysokość dochodów pokrywa łączną wysokość wydatków.
Jednakże niektóre dochody nie mogą być wykorzystywane do żadnych innych celów, w szczególności:
- dochody przeznaczone na cele szczególne, takie jak dochody z fundacji, subwencje, darowizny i spadki,
- dochody pochodzące od stron trzecich za pracę wykonaną na ich wniosek.";
b) akapit drugi i trzeci otrzymują oznaczenie ust. 3;
5) Artykuł 4 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 4
Nie przyjmuje się żadnych dochodów i nie realizuje się żadnych wydatków, o ile nie nastąpi uznanie lub obciążenie w odpowiednim artykule deklaracji dochodów i wydatków.
Niedopuszczalne jest zaciąganie lub zatwierdzanie wydatków przekraczających sumę zatwierdzonego przydziału środków, bez uszczerbku dla przepisów art. 22.";
6) Artykuł 6 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 6
Wykorzystanie środków przyznanych odbywa się na mocy następujących zasad:
1. a) środki przyznane niezrealizowane na koniec roku budżetowego, na który je przewidziano, co do zasady podlegają przepadkowi;
b) środki przyznane odnoszące się do wynagrodzeń i dodatków dla personelu nie podlegają przeniesieniu;
c) środki przyznane niezrealizowane na dzień 31 grudnia mogą być przeniesione jedynie na następny rok budżetowy;
d) środki przyznane na płatności nadal nieuregulowane na dzień 31 grudnia, na które zaciągnięto zobowiązania, należycie zaksięgowane w okresie między dniem 1 stycznia a dniem 31 grudnia, podlegają automatycznemu przeniesieniu wyłącznie na następny rok budżetowy.
2. W przypadku środków określonych w pkt 1 lit. c) Komisja przedstawia organowi budżetowemu, najpóźniej do dnia 15 lutego, właściwie uzasadnione wnioski o przeniesienie środków, które Fundacja przesyła jej przed dniem 1 lutego.
Propozycja dotycząca przeniesienia takich środków możliwa jest wyłącznie z wyjątkowych powodów, w celu sprostania istotnym potrzebom, na które nie wystarczają środki przyznane w następnym roku budżetowym. Co do zasady, przeniesienia tego rodzaju mają na celu pokrycie potrzeb wynikających z poprzedzającego roku budżetowego, które jednak, w wyniku opóźnień z przyczyn niezależnych od urzędnika zatwierdzającego, nie mogły zostać wykorzystane w odpowiednim terminie.
Parlament Europejski konsultuje z Radą wnioski o przeniesienia i podejmuje działania związane z tymi wnioskami.
W przypadku braku decyzji ze strony organu budżetowego w terminie do sześciu tygodni wnioski o przeniesienia uważa się za zatwierdzone.
3. Niewykorzystane dochody i środki przyznane pozostające do dyspozycji na dzień 31 grudnia, wynikające z darowizn określonych w art. 3 ust. 2 podlegają automatycznemu przeniesieniu.
4. Z końcem roku ulegają przepadkowi następujące środki:
a) środki przyznane w poprzednim roku budżetowym:
- środki przyznane przeniesione na podstawie decyzji podjętej na mocy pkt 1 lit. c), których nie zrealizowano ani nie wypłacono,
- środki przyznane przeniesione z mocy prawa na podstawie przepisów pkt 1 lit. d), które nie zostały przeniesione;
b) środki przyznane na rok budżetowy, które nie zostały przeniesione.
5. Przed dniem 1 marca należy podać do wiadomości Komisji wykaz środków przyznanych do automatycznego przeniesienia. Komisja przesyła ten wykaz do informacji Parlamentu Europejskiego oraz Rady.
6. Do celów wykonania deklaracji dochodów i wydatków sposób wykorzystania środków z przeniesienia należy wykazać osobno w każdej pozycji budżetowej, w każdym artykule zestawienia za bieżący rok budżetowy.";
7) W art. 7 dodaje się akapit w brzmieniu:
"Wydatki związane z opłatą czynszu oraz niektóre towarzyszące mu wydatki, płatne z góry zgodnie z przepisami przewidzianymi w prawie lub umowach, mogą wymagać dokonania płatności, począwszy od dnia 20 grudnia, które obciążą środki przyznane na następny rok budżetowy.";
8) Artykuł 8 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 8
1. Jeśli deklaracja dochodów i wydatków nie zostanie ostatecznie przyjęta na początku roku budżetowego, wówczas do zobowiązań oraz płatności wydatków już zatwierdzonych w poprzedniej, należycie przyjętej deklaracji stosuje się art. 204 Traktatu.
Wydatek należy co do zasady uznać za zatwierdzony w ostatniej, należycie zatwierdzonej deklaracji, jeśli można było obciążyć nim konkretną pozycję w budżecie danego roku budżetowego.
2. Płatności mogą być dokonywane miesięcznie w odniesieniu do każdego tytułu do wysokości jednej dwunastej ogólnej sumy środków zaksięgowanych w tym tytule dla poprzedniego roku budżetowego. Nie może to mieć jednak wpływu na przeznaczanie do dyspozycji Fundacji miesięcznych środków przekraczających jedną dwunastą sumy subwencji zarezerwowanej dla Fundacji w projekcie budżetu lub w razie jego braku we wstępnym projekcie budżetu Wspólnot. Zobowiązania mogą być księgowane w odpowiednich rozdziałach w wysokości do jednej czwartej ogólnej sumy przydzielonych środków zaksięgowanych w danym tytule dla poprzedniego roku budżetowego, powiększonej o jedną dwunastą dla każdego minionego miesiąca, bez przekraczania kwoty subwencji zarezerwowanej dla Fundacji w projekcie budżetu lub w razie jego braku we wstępnym projekcie budżetu Wspólnot.
3. Na wniosek zarządu Komisja może, w świetle potrzeb administracyjnych, zatwierdzić tymczasowo dwie lub więcej części dwunastych równocześnie, pod warunkiem że kwota zatwierdzona dla każdego tytułu nie przekroczy maksymalnego rocznego limitu przewidzianego w ust. 2.
4. Jeżeli dla danego rozdziału tymczasowe zatwierdzenie dwóch lub więcej części dwunastych przyznanych w okolicznościach przewidzianych w ust. 3 nie umożliwia realizacji wydatków niezbędnych do uniknięcia przerwania w działalności Fundacji w zakresie, który tego wymaga, dopuszcza się wyjątkowo zatwierdzanie przekroczenia sumy przewidzianej w ust. 3, zgodnie z tą samą procedurą, pod warunkiem że nie zostanie przekroczona ogólna suma przyznanych środków, na otwarciu deklaracji dochodów i wydatków za poprzedni rok.";
9) Skreśla się art. 9;
10) Artykuł 10 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 10
Deklaracja dochodów i wydatków jest sporządzana w ecu. Wartość ecu oraz uzgodnienia dotyczące jego wymiany na waluty narodowe są ustalone w rozporządzeniu finansowym stosowanym w odniesieniu do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich.";
11) W art. 11 ust. 2 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
"2. W przypadku nieuniknionych, wyjątkowych lub nieprzewidzianych okoliczności zarząd Fundacji może przesłać Komisji uzupełniający preliminarz lub poprawki do preliminarza. Preliminarz ten jest przedstawiany oraz przyjmowany w tej samej formie i zgodnie z tą samą procedurą co deklaracja, której preliminarz on zmienia. Muszą one być uzasadnione poprzez odniesienie do tego preliminarza.";
12) W art. 14 dodaje się ustęp w brzmieniu:
"Deklarację oraz wykaz stanowisk publikuje się w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich, równocześnie z budżetem Wspólnot.";
13) Artykuł 15 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 15
Deklaracja dochodów i wydatków jest podzielona na tytuły, rozdziały, artykuły i pozycje, zgodnie z charakterem dochodów lub wydatków albo ich zamierzonym przeznaczeniem, przy zastosowaniu systemu klasyfikacji dziesiętnej.
Przedstawia ona:
1. w zestawieniu dochodów:
a) dochód w danym roku budżetowym;
b) dochód zaksięgowany dla poprzedniego roku budżetowego i dochód ustalony w ostatnim roku budżetowym, za który rachunki zostały zamknięte;
c) odpowiednie uwagi dotyczące każdego tytułu w dochodach.
2. w zestawieniu wydatków:
a) środki przyznane w danym roku budżetowym, z podziałem na tytuły, rozdziały, artykuły i pozycje;
b) środki przyznane w poprzednim roku budżetowym i faktyczne wydatki w ostatnim roku budżetowym, w którym nastąpiło zamknięcie rachunków, powiększone o kwoty przeniesione, z zastosowaniem tej samej klasyfikacji;
c) odpowiednie uwagi dotyczące każdego podziału;
d) w załączniku wykaz stanowisk określający liczbę stałych i tymczasowych etatów każdego stopnia w poszczególnych kategoriach ze wskazaniem liczby etatów zatwierdzonych na rok poprzedzający.";
14) Artykuł 16 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 16
Wykaz stanowisk przygotowany przez organ budżetowy stanowi limit wiążący dla Fundacji; niedopuszczalne jest powoływanie na stanowiska wykraczające poza ten limit.
Przypadki zatrudnienia na pół etatu, zatwierdzone przez dyrektora zgodnie z art. 29a rozporządzenia Rady (EWWiS, EWG, Euratom) nr 1860/76 z dnia 29 czerwca 1976 r. ustanawiającego warunki zatrudnienia pracowników Europejskiej Fundacji na rzecz Poprawy Warunków Życia i Pracy [7], można rekompensować przez zatrudnienie innego pracownika, w granicach ustanowionych przez organ budżetowy w procedurze budżetowej.";
15) Artykuł 17 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 17
Deklaracja dochodów i wydatków jest realizowana zgodnie z zasadą rozdziału osób urzędnika zatwierdzającego i księgowego.
Środki przyznane są zarządzane przez urzędnika zatwierdzającego, który jest samodzielnie umocowany do zaciągania zobowiązań dotyczących wydatków, ustalania zebranych sum i wydawania poleceń windykacyjnych i poleceń zapłaty. Operacje inkasowania należności lub dokonywania wypłat są dokonywane przez księgowego. Obowiązki upoważnionego urzędnika zatwierdzającego i księgowego są wzajemnie rozłączne.";
16) Artykuł 18 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 18
Zarząd Fundacji realizuje deklarację dochodów i wydatków na własną odpowiedzialność, zgodnie z niniejszym rozporządzeniem oraz w granicach przyznanych środków.
Z wyjątkiem przypadków określonych w art. 23, 30, 38 i 41, obejmujących decyzje uchylające decyzje kontrolera finansowego, zarząd przekazuje swoje uprawnienia na warunkach przez siebie ustalonych oraz w granicach określonych w dokumencie upoważniającym, który jest podawany do wiadomości osoby upoważnionej, księgowego, kontrolera finansowego i Trybunału Obrachunkowego.
Osoby upoważnione mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im kompetencji.";
17) Po art. 18 dodaje się art. 18a w brzmieniu:
"Artykuł 18a
W przypadku gdy zarządzanie operacjami w zakresie dochodów i wydatków jest objęte zintegrowanym systemem komputerowym, zastosowanie mają przepisy sekcji II i III i tytułu VI, z wykorzystaniem możliwości i wymogów wynikających z zarządzania komputerowego. W tym celu:
- dokumenty towarzyszące mogą pozostać u urzędnika zatwierdzającego lub księgowego w celu przeprowadzenia kontroli,
- podpisy i zatwierdzenia mogą być naniesione w odpowiedniej, skomputeryzowanej formie.
Warunki dotyczące wykonania niniejszego artykułu określają przepisy wykonawcze przewidziane w art. 76.";
18) Artykuł 19 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 19
Kontroler finansowy Komisji odpowiada za sprawdzenie zaciągania zobowiązań i realizację wszelkich wydatków oraz ustalenie i windykację należnych dochodów Fundacji, zgodnie z zasadami ustanowionymi w art. 2.
Kontrole są przeprowadzane przez tego urzędnika w drodze inspekcji dokumentów odnoszących się do wydatków i dochodów oraz, gdy jest to konieczne, na miejscu.
Kontrolerowi finansowemu może towarzyszyć podczas wykonywania jego obowiązków jeden lub więcej asystentów kontrolerów finansowych.
W przypadku tworzenia systemów rachunkowości Fundacji należy zasięgać opinii kontrolera finansowego systemów rachunkowości w Fundacji. Posiada on dostęp do danych tych systemów.";
19) W art. 20:
a) po akapicie drugim dodaje się akapit w brzmieniu:
"Odpowiada on za przygotowanie sprawozdania finansowego przewidzianego w art. 66 i 67.";
b) dodaje się akapit w brzmieniu:
"Szczególne przepisy stosowane w przypadku księgowych i asystentów księgowych ustanowione zostały w przepisach wykonawczych, określonych w art. 76.";
20) W art. 21 dodaje się ust. 4a w brzmieniu:
"4a. Środki przyznane mogą być przeniesione jedynie do pozycji budżetowych, na które deklaracja wydatków zatwierdziła środki przyznane lub wprowadziła znaczący zapis.";
21) W art. 22 lit. b) i c) otrzymują brzmienie:
"b) następujące sumy mogą zostać wykorzystane ponownie zgodnie z pozycją, na którą został poniesiony pierwotny wydatek:
- dochód pochodzący z refundacji kwot wypłaconych omyłkowo w odniesieniu do przyznanych środków zaksięgowanych w deklaracji dochodów i wydatków,
- wpływy pieniężne uzyskane z tytułu dostawy towarów i usług na rzecz innych instytucji lub organów, w tym zwrot diet z tytułu delegacji służbowych wypłaconych w ich imieniu,
- odszkodowania otrzymane z ubezpieczenia,
- dochód uzyskany z płatności związanych z najmem,
- dochód uzyskany ze sprzedaży publikacji oraz filmów,
- kwota refundacji obciążeń fiskalnych, włączonych w cenę produktów, i usług dostarczanych Fundacji, zrealizowanych przez Państwa Członkowskie zgodnie z postanowieniami Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich,
- dochód za płatne dostawy towarów i usług;
- wpływy pieniężne uzyskane ze sprzedaży pojazdów, sprzętu i instalacji, a także aparatury naukowej i technicznej, sprzętu i materiałów w związku z ich wymianą czy złomowaniem,
Ponowne wykorzystanie tego rodzaju sum musi nastąpić przed końcem roku budżetowego, który nastąpił po roku, w którym dochód został osiągnięty.
Plan kont zawiera również rachunki przejściowe, w celu zapisania ponownego wykorzystania tych sum zarówno po stronie dochodów, jak i wydatków;
c) w trakcie realizacji budżetu można wprowadzać korekty, w odniesieniu do różnic kursowych. Końcowy zysk lub stratę zawiera bilans za dany rok.";
22) Artykuł 23 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 23
1. Wszelkie środki, które mogą prowadzić do powstania lub zmiany długu należnego Fundacji, muszą być poprzedzone wnioskiem urzędnika upoważniającego. Tego rodzaju wniosek zostaje przedstawiony kontrolerowi finansowemu do zatwierdzenia oraz księgowemu do tymczasowej rejestracji. Wskazują oni w szczególności rodzaj dochodu, jego szacunkową sumę oraz pozycję, w której dochód ma zostać zaksięgowany, jak również nazwę i charakterystykę dłużnika. Po zatwierdzeniu przez kontrolera finansowego dochody zostają zarejestrowane. Celem tego zatwierdzenia przez kontrolera finansowego jest ustalenie, że:
a) dochód jest zaksięgowany pod właściwą pozycją;
b) wniosek jest należycie sporządzony i zgodny z właściwymi przepisami, w szczególności z deklaracją dochodów i wydatków, przepisami dotyczącymi Fundacji oraz ze wszystkimi dokumentami wykonawczymi do tych rozporządzeń, a także z zasadami należytego zarządzania finansami, o których mowa w art. 2.
Kontroler finansowy może wycofać swoje zatwierdzenie. Zarząd może, na mocy decyzji zawierającej pełne uzasadnienie tej odmowy oraz na własną odpowiedzialność, odrzucić tę odmowę. Decyzja zarządu jest ostateczna i wiążąca; jest ona przekazywana do wiadomości kontrolera finansowego. Zarząd powiadamia Trybunał Obrachunkowy o każdej z tych decyzji w terminie jednego miesiąca.
2. Właściwy urzędnik upoważniający sporządza, w odniesieniu do każdego ustalonego zadłużenia, polecenie windykacji należności, które zostaje przesłane z dokumentami towarzyszącymi do kontrolera finansowego w celu uzyskania jego uprzedniego zatwierdzenia. Po uzyskaniu zatwierdzenia kontrolera finansowego każde takie zlecenie rejestrowane jest przez księgowego.
Celem tego zatwierdzenia przez kontrolera finansowego jest ustalenie, że:
a) dochód jest zaksięgowany pod właściwą pozycją;
b) zalecenie jest należycie sporządzone i zgodne z właściwymi przepisami;
c) załączone dokumenty są należycie sporządzone;
d) dłużnik został prawidłowo oznaczony;
e) termin wymagalności został wskazany;
f) zastosowane zostały zasady należytego zarządzania finansami, o których mowa w art. 2;
g) kwota i waluta odzyskania należności jest prawidłowa.
Jeżeli zatwierdzenie kontrolera finansowego zostaje wycofane, stosuje się ust. 1 akapit drugi.";
23) Artykuł 24 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 24
1. Księgowy ponosi odpowiedzialność za należyte sporządzanie poleceń windykacyjnych.
Zapewnia on z należytą starannością, by środki należne Fundacji wpływały w wymagalnym terminie, określonym w poleceniu windykacyjnym oraz by prawa Fundacji zostały zabezpieczone.
Księgowy powiadamia urzędnika upoważniającego i kontrolera finansowego o wszelkich dochodach nieodzyskanych w ustanowionym terminie.
2. Jeśli urzędnik upoważniający zrzeka się prawa do odzyskania ustalonej należności, przesyła uprzednio propozycję unieważnienia do zatwierdzenia kontrolerowi finansowemu oraz do wiadomości księgowego.
Celem zatwierdzenia przez kontrolera finansowego jest ustalenie, że odstąpienie od dochodzenia należności jest w należytym porządku i zgodne z zasadami prawidłowej gospodarki finansowej, wymienionymi w art. 2. Każdy taki wniosek rejestrowany jest przez księgowego.
W przypadku odmowy zatwierdzenia zarząd może, w pełni uzasadniwszy swoją decyzję i na własną odpowiedzialność, uchylić tą odmowę. Decyzja zarządu jest ostateczna i wiążąca; jest przekazywana do wiadomości kontrolera finansowego.
Zarząd informuje Trybunał Obrachunkowy o wszystkich tego rodzaju decyzjach w terminie jednego miesiąca.
W przypadku gdy kontroler finansowy stwierdzi, że dokument ustalający zadłużenie nie został sporządzony lub że należna kwota nie została wpłacona, powiadamia o tym Zarząd.";
24) W art. 27 ust. 2 otrzymuje brzmienie:
"2. Warunki wykonania w odniesieniu do przepisów ust. 1 określone są przepisami wykonawczymi ustalonymi w art. 76. Warunki te zapewniają dokładny rejestr zobowiązań oraz ich zatwierdzeń w związku z bieżącymi potrzebami.";
25) Artykuł 28 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 28
Bez uszczerbku dla przepisów art. 18a propozycje zaciągnięcia zobowiązań wraz z załączonymi do nich dokumentami należy kierować do kontrolera finansowego i księgowego; w propozycji należy określić przede wszystkim cel wydatku, oszacowaną kwotę, o ile to możliwe wskazać walutę, odnośną pozycję w budżecie oraz nazwę i opis wierzyciela; propozycje zatwierdzone przez kontrolera finansowego podlegają rejestracji zgodnie z przepisami wykonawczymi przewidzianymi w art. 76.";
26) W art. 29:
a) lit. d) otrzymuje brzmienie:
"d) zostały zastosowane zasady prawidłowej gospodarki finansowej określone w art. 2.";
b) akapit drugi otrzymuje brzmienie:
"Zatwierdzenie nie może być warunkowe.";
27) W art. 30 ust. 3 zdanie ostatnie otrzymuje brzmienie:
"Zarząd powiadomi Trybunał Obrachunkowy o każdej takiej decyzji w terminie do jednego miesiąca.";
28) (Niniejsza zmiana art. 33 nie dotyczy tekstu w języku polskim);
29) a) (niniejsza zmiana art. 34 nie dotyczy tekstu w języku polskim);
b) w art. 34 akapit pierwszy tiret trzecie otrzymuje brzmienie:
- "kwotę, jaka ma zostać wypłacona (liczbowo oraz słownie), wyrażoną w ecu lub w walucie krajowej,";
30) (niniejsza zmiana art. 35 nie dotyczy tekstu w języku polskim);
31) Artykuł 36 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 36
1. W przypadku płatności ratalnych do pierwszego polecenie zapłaty załącza się dokumenty ustanawiające roszczenie wierzyciela do wypłacenia danej raty. Kolejne zlecenia odwołują się do dokumentów towarzyszących uprzednio przedstawionych oraz powtarzają numer referencyjny pierwszego polecenia zapłaty.
2. Urzędnik zatwierdzający może przyznać zaliczki pracownikom, jeśli przepis ustanowiony w rozporządzeniu przewiduje taką możliwość.
Urzędnik zatwierdzający może przyznać zaliczki na pokrycie płatności dokonywanych przez jednego z pracowników w imieniu Fundacji.
Z wyjątkiem wpłat na rachunki określonych w art. 43 niedopuszczalne jest wypłacanie zaliczek bez uprzedniego zatwierdzenia kontrolera finansowego.";
32) Artykuł 37 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 37
Bez uszczerbku dla art. 18a polecenia zapłaty są przesyłane do kontrolera finansowego w celu uzyskania jego uprzedniego zatwierdzenia.
Celem tego uprzedniego zatwierdzenia jest ustalenie, czy:
a) polecenie zapłaty zostało prawidłowo sporządzone;
b) polecenie zapłaty pozostaje w zgodzie ze zobowiązaniem z tytułu wydatków oraz że jego kwota jest właściwa, uwzględniając zasady i wymogi należytego zarządzania finansami określone w art. 2;
c) wydatek jest przypisany do odpowiedniej pozycji;
d) środki są dostępne;
e) dokumenty towarzyszące są należycie sporządzone;
f) wierzyciel został prawidłowo nazwany i oznaczony.";
33) (Niniejsza zmiana art. 39 nie dotyczy tekstu w języku polskim);
34) Artykuł 42 akapit drugi otrzymuje brzmienie:
"Procedura otwierania, zarządzania oraz wykorzystania takich rachunków określona jest przez środki wykonawcze przewidziane w art. 76. Określa ona w szczególności wydatki, których opłacenie musi być zrealizowane czekiem albo w formie przekazu pocztowego lub przelewu bankowego, oraz wymaga złożenia podpisów na czekach lub przekazach pocztowych, lub poleceniach przelewów bankowych przez dwóch należycie upoważnionych urzędników, z których jeden musi być księgowym, asystentem księgowego lub dysponentem rachunku zaliczkowego.";
35) Artykuł 43 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 43
W celu dokonania płatności z tytułu określonych kategorii wydatków można uruchamiać rachunek zaliczkowy, zgodnie ze środkami wykonawczymi przewidzianymi w art. 76.
Wyłącznie księgowy może uzupełnić rachunek zaliczkowy, z wyjątkiem szczególnych przypadków, określonych w przepisach wykonawczych niniejszego rozporządzenia.
Środki te powinny zawierać przepisy szczególne dotyczące w szczególności:
- mianowania dysponentów rachunków zaliczkowych,
- rodzaju i najwyższej kwoty każdej pozycji wydatków do zapłacenia,
- najwyższej kwoty zaliczki, jaka może zostać wypłacona,
- terminu, w którym muszą zostać przygotowane dokumenty towarzyszące,
- zakresu odpowiedzialności dysponentów rachunków zaliczkowych.";
36) "SEKCJA IIIa
ZARZĄDZANIE STANOWISKAMI
Artykuł 43a
1. Tworzy się:
a) rejestr stanowisk zawierający zakresy obowiązków dla każdego stanowiska kategorii A;
b) schemat organizacyjny przedstawiający organizację departamentów, ze szczegółowym podziałem zadań dla każdej jednostki administracyjnej.
2. Jeżeli w zestawieniu dochodów i wydatków przy nazwie stanowiska widnieje uwaga: "do likwidacji", nie można go ponownie obsadzać przy pojawieniu się kolejnego wakatu w tym zawodzie."
;
37) W art. 44 ust. 1 otrzymuje brzmienie:
"1. Umowy kupna lub najmu budynków lub towarów, świadczenie usług lub wykonanie prac budowlanych są zawierane na piśmie. Z wyjątkiem umów dotyczących kupna budynku już wybudowanego lub najmu budynku wszystkie umowy tego rodzaju zawierane są po uprzednim ogłoszeniu zaproszenia do składania ofert, w drodze przetargu nieograniczonego albo ograniczonego.
Jednakże umowy można zawierać na drodze bezpośredniego porozumienia w okolicznościach wymienionych w art. 46.
W przypadkach określonych w art. 50 umowy można zawierać na podstawie faktury lub rachunku kosztów.";
38) W art. 46 lit. a) otrzymuje brzmienie:
"a) W przypadku gdy umowa kupna lub najmu towarów, na dostarczenie usług lub prac budowlanych dotyczy kwoty nieprzekraczającej limitu ustanowionego w przepisach wykonawczych określonych w art. 126 rozporządzenia finansowego, stosowanych w budżecie ogólnym Wspólnot, wówczas Fundacja jest jednak zobowiązana, na tyle na ile jest to możliwe oraz przy użyciu wszystkich odpowiednich środków, umożliwić dostawcom złożenie konkurencyjnych ofert na dostawy danych towarów i usług.";
39) Artykuł 48 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 48
Umowy dotyczące kwot przekraczających wielkość ustanowioną w przepisach wykonawczych określonych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanych w budżecie ogólnym Komisji są zatwierdzane przez zarząd.";
40) W art. 49 akapit trzeci wyrazy "przekraczająca 100000 jednostek rozliczeniowych" zastępuje się wyrazami: "przekraczająca limit ustanowiony w przepisach wykonawczych określonych w art. 126 rozporządzenia finansowego, stosowanych w budżecie ogólnym Wspólnot.";
41) Artykuł 50 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 50
Umowy mogą być zawierane na podstawie faktury lub rachunku kosztów, wówczas gdy szacunkowa wartość towarów, usług lub prac nie przekracza limitów ustanowionych w przepisach wykonawczych określonych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanych w odniesieniu do budżetu ogólnego Wspólnot.";
42) Artykuł 51 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 51
Przy zawieraniu umów, o których mowa w niniejszym rozporządzeniu, Fundacja stosuje się do dyrektyw przyjętych przez Radę w wykonaniu Traktatu w odniesieniu do robót publicznych, dostaw i usług, gdy kwoty w nich zawarte są równe kwotom określonym w tych dyrektywach lub wyższe od nich.";
43) Artykuł 52 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 52
Stała ilościowa i wartościowa ewidencja wszelkiego majątku ruchomego i mienia nieruchomego należącego do Fundacji jest prowadzona zgodnie z wzorem określonym przez Komisję. W tej ewidencji księgowane jest wyłącznie mienie ruchome przekraczające określoną wartość ustanowioną w przepisach wykonawczych określonych w art. 76.
Fundacja przeprowadza we własnym zakresie kontrolę mającą na celu sprawdzenie, czy dane wprowadzone do ewidencji zgadzają się ze stanem faktycznym.";
44) W art. 54 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
"Ilekroć jakikolwiek środek znajdujący się w ewidencji zostaje sprzedany, oddany, złomowany, wypożyczony lub utracony z powodu zagubienia, kradzieży lub z innych powodów, wówczas urzędnik zatwierdzający wydaje oświadczenie lub sporządza zestawienie poświadczone przez kontrolera finansowego.";
45) Artykuł 56 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 56
Rachunki są prowadzone w ecu, według zasady podwójnego zapisu, w oparciu o rok kalendarzowy. Wykazują one wszystkie dochody i wydatki w danym roku budżetowym i są potwierdzane w dokumentach towarzyszących. Mogą być dodatkowo prowadzone w walucie kraju, w którym Fundacja ma swoją siedzibę.
Rachunek dochodów i wydatków oraz bilans są sporządzane w ecu.";
46) Artykuł 57 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 57
Plan rachunkowy wyraźnie rozróżnia rachunki budżetowe i rachunki bilansowe.
Składa się on z dwóch części:
a) rachunek wydatków i dochodów budżetowych, które przedstawiają szczegółowe wykonanie zestawienia dochodów i wydatków;
b) bilans, który ujawnia majątek Fundacji.
Rachunki te przedstawiają przewidywany efekt zobowiązań prawnych Fundacji.
Księgowość powinna umożliwiać sporządzenie rocznego bilansu majątku i miesięcznego zestawienia dochodów i wydatków z podziałem na rozdziały i artykuły.
Zestawienia te są przekazywane kontrolerowi finansowemu, urzędnikowi zatwierdzającemu i Trybunałowi Obrachunkowemu.";
47) Artykuł 58 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 58
Wszystkie zaliczki niebędące zaliczkami stałymi, które są okresowo sprawdzane, są księgowane na rachunku przejściowym i rozliczane najpóźniej w czasie roku budżetowego następującego po wypłacie takiej zaliczki.
Jednakże zaliczki wymienione w art. 36 ust. 2 akapit drugi rozliczane są, co do zasady, w terminie do sześciu tygodni następujących po zakończeniu projektu, na który zostały przyznane.";
48) Artykuł 59 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 59
Szczegółowe warunki dotyczące sporządzania i prowadzenia zestawienia rachunków dla transakcji dotyczących zarówno majątku, jak i wykonania budżetu są określone przepisami wykonawczymi, o których mowa w art. 76.";
49) W art. 61:
a) określenie "polecenie windykacji" zastępuje się określeniem "polecenie rewindykacji"
b) dodaje się akapit w brzmieniu:
"Te same przepisy mają zastosowanie, w przypadku gdy zaniedbają oni wydanie polecenia zapłaty lub gdy bez uzasadnienia spóźnią się z ich wydaniem, narażając przez to Fundację na odpowiedzialność cywilną w stosunku do osób trzecich.";
50) Artykuł 62 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 62
1. Księgowi i asystenci księgowych podlegają środkom dyscyplinarnym, a w razie konieczności zapłacą odszkodowania w odniesieniu do dokonanych przez nich wypłat z naruszeniem art. 40 akapit trzeci.
Poddają się oni odpowiedzialności w postępowaniu dyscyplinarnym oraz obowiązkowi wypłaty odszkodowania za wszelkie straty lub ubytek pieniędzy, majątku i dokumentów im powierzonych, jeśli ta strata lub ubytek wynikły z umyślnego błędu lub rażącego zaniedbania z ich strony.
Na tych samych warunkach odpowiadają oni za prawidłową realizację zleceń otrzymanych przez nich w odniesieniu do korzystania i zarządzania rachunkami bankowymi i przekazami pocztowymi, w szczególności:
a) w przypadku gdy otrzymane wpłaty lub dokonane przez nich płatności nie zgadzają się z kwotami widniejącymi na odpowiadających im poleceniach windykacji i zapłaty;
b) gdy dokonają wypłaty innej osobie niż uprawniony wierzyciel.
2. Dysponenci funduszy zaliczkowych podlegają środkom dyscyplinarnym, a w razie konieczności muszą zapłacić odszkodowanie w następujących przypadkach:
a) w przypadku gdy nie są w stanie przedstawić dostatecznego dowodu dotyczącego płatności przez nich zrealizowanych;
b) gdy dokonają wypłaty innym osobom niż uprawniony wierzyciel.
Podlegają odpowiedzialności w postępowaniu dyscyplinarnemu oraz obowiązkowi wypłaty odszkodowania za wszelkie straty lub ubytek pieniędzy, majątku i dokumentów im powierzonych, jeśli strata ta lub ubytek wynikły z umyślnego błędu lub rażącego zaniedbania z ich strony.
3. Księgowy, asystenci księgowi oraz dysponenci zaliczek ubezpieczają się na wypadek ryzyka wynikającego z niniejszego artykułu.
Fundacja pokrywa koszty ubezpieczenia odnoszące się do tych sytuacji.";
51) Artykuł 63 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 63
Odpowiedzialność w formie zapłaty odszkodowania oraz postępowania dyscyplinarnego urzędników zatwierdzających, księgowych, asystentów księgowych oraz administratorów funduszy zaliczkowych może zostać określona na podstawie przepisów rozporządzenia nr 1860/76.";
52) Artykuł 65 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 65
Zarząd sporządza każdego roku rachunek dochodów i wydatków Fundacji.
W rachunku dochodów i wydatków należy wykazać wszystkie dochody i wydatki odnoszące się do poprzedniego roku budżetowego. Należy zachować tę samą formę i podział, jakie zastosowano w deklaracji dochodów i wydatków.
Rachunek dochodów i wydatków poprzedza się analizą zarządzania finansowego w odniesieniu do danego roku. W celu sporządzenia takiej analizy Fundacja dostarcza szczegóły dotyczące stosowania zasad i realizacji celów wymienionych w art. 2.";
53) Artykuł 66 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 66
Rachunek dochodów i wydatków obejmuje następujące tabele, dzielone dalej zgodnie z nomenklaturą zestawienia dochodów i wydatków Fundacji:
1) tabela dochodów zawierająca:
- preliminarz dochodów na rok budżetowy,
- zmiany do przewidywanych dochodów naniesione w wyniku sprawozdań dodatkowych lub zmieniających,
- należności ustanowione w czasie roku budżetowego,
- należności do inkasa poprzedniego roku budżetowego,
- dochody uzyskane w czasie roku budżetowego i dochody przeniesione zgodnie z art. 6 ust. 3,
- kwoty do inkasa na koniec roku budżetowego,
- unieważnienie ustalonych należności.
Do tej tabeli załącza się sprawozdania przedstawiające bilanse i kwoty brutto transakcji wymienionych w art. 22;
2) tabela przedstawiająca przepływ środków przyznanych na rok budżetowy, zawierająca:
- stan początkowy przyznanych środków,
- wszelkie zmiany do przyznanych środków, dokonane na drodze przeniesienia,
- wszelkie poprawki wprowadzone w formie dodatkowych lub zmienionych rozliczeń,
- ostateczną sumę przyznanych środków na rok budżetowy,
- środki przyznane przeniesione na podstawie art. 6;
3) tabela przedstawiającą wykorzystanie środków w roku budżetowym, wskazująca:
- zobowiązania zaciągnięte i obciążające rok budżetowy,
- płatności dokonane i obciążające rok budżetowy,
- sumy pozostające do zapłaty na koniec roku budżetowego,
- środki przyznane przeniesione zgodnie z art. 6,
- anulowane środki przyznane.
Jeżeli zachodzi taka konieczność, do tej tabeli załącza się sprawozdanie przedstawiające bilanse oraz kwoty brutto transakcji wymienione w art. 22;
4) tabela przedstawiającą wykorzystanie środków przeniesionych z poprzedniego roku budżetowego, wskazująca:
- kwotę przeniesionych środków,
- dokonane wypłaty z przyznanych środków przeniesionych,
- niewykorzystane środki przyznane, które mają zostać anulowane.";
54) Artykuł 67 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 67
1. Zarząd sporządza również bilans aktywów i pasywów Fundacji na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego.
Zostaje do niego dołączone zestawienie rachunków przedstawiające przepływ środków pieniężnych oraz bilans rachunków sporządzony na ten sam dzień.
Bilans zawiera po stronie aktywów kwotę dochodu do pobrania, a po stronie pasywów kwotę wydatków obciążających dany rok budżetowy, która nie została jeszcze zaksięgowana.
2. Dokumenty te przekazywane są kontrolerowi finansowemu.";
55) Artykuł 68 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 68
Zarząd najpóźniej do dnia 31 marca przesyła Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu rachunek dochodów i wydatków, analizę finansową oraz bilans Fundacji za poprzedni rok budżetowy.";
56) W art. 69 wyrazy "Komisja Obrachunkowa" zastępuje się wyrazami "Trybunał Obrachunkowy";
57) W art. 70 wyrazy "Komisja Obrachunkowa" zastępuje się wyrazami "Trybunał Obrachunkowy";
58) W art. 71:
a) wyrazy "Komisja Obrachunkowa" zastępuje się wyrazami "Trybunał Obrachunkowy";
b) akapit drugi otrzymuje brzmienie:
"W szczególności Fundacja przedstawia do dyspozycji Trybunału Obrachunkowego wszystkie dokumenty dotyczące zawarcia umów oraz wszystkie rachunki gotówkowe i materiałowe, wszystkie zapisy rachunkowe lub dokumenty uzupełniające, a także dokumenty administracyjne odnoszące się do wyżej wymienionych, wszystkie dokumenty dotyczące dochodów oraz wydatków, wszystkie zapasy, wszystkie wykazy stanowisk w departamentach, które Trybunał Obrachunkowy może uważać za niezbędne do przeprowadzenia badania rachunku dochodów i wydatków na podstawie dokumentów lub oględzin, oraz wszystkie dokumenty i dane utworzone lub przechowywane na nośnikach magnetycznych.";
c) akapit czwarty otrzymuje brzmienie:
"Dostarczenia informacji na podstawie lit. b) może zażądać jedynie Trybunał Obrachunkowy.";
d) akapit siódmy otrzymuje brzmienie:
"Przyznanie pomocy beneficjentom spoza Fundacji podlega zawarciu pisemnej umowy przez osoby przyjmujące badanie przeprowadzane przez Trybunał Obrachunkowy, który sprawdza wykorzystanie przyznanych kwot.";
59) Artykuł 72 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 72
Sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego sporządzone zgodnie z art. 206a Traktatu EWG podlegają następującym przepisom:
1. Trybunał Obrachunkowy przekazuje Fundacji i Komisji najpóźniej do dnia 15 lipca wszelkie uwagi dotyczące rachunków i bilansu, które zdaniem Trybunału ze względu na swój charakter powinny znaleźć się w raporcie rocznym. Uwagi te muszą pozostać tajne. Fundacja przekazuje swoją odpowiedź jednocześnie Trybunałowi Obrachunkowemu i Komisji najpóźniej do dnia 31 października;
2. Sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego zawiera ocenę rzetelności zarządzania finansowego;
3. Trybunał podejmuje wszelkie niezbędne kroki w celu zapewnienia, że odpowiedzi Fundacji na jego uwagi zostaną opublikowane niezwłocznie po przedstawieniu tych uwag;
4. Trybunał Obrachunkowy przekazuje organom odpowiedzialnym za udzielenie absolutorium, Fundacji i Komisji najpóźniej do dnia 30 listopada roczne sprawozdanie z dołączonymi do niego odpowiedziami i zapewni ich opublikowanie w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.";
60) Artykuł 73 skreśla się;
61) Artykuł 74 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 74
1. Parlament Europejski, działając zgodnie z zaleceniem Rady stanowiącej większością kwalifikowaną, udziela zarządowi absolutorium w zakresie realizacji deklaracji dochodów i wydatków przed dniem 30 kwietnia następnego roku. Jeśli niemożliwe jest dotrzymanie tego terminu, Parlament Europejski lub Rada powiadamiają zarząd o przyczynach odroczenia swej decyzji.
Jeśli Parlament Europejski odracza swą decyzję w sprawie udzielenia absolutorium, zarząd dokłada wszelkich starań, aby jak najszybciej ułatwić usunięcie przeszkód do podjęcia tej decyzji.
2. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki wszystkich dochodów i wydatków Fundacji, saldo z nich wynikające oraz aktywa i pasywa Fundacji przedstawione w bilansie. Zawierać ona będzie ocenę odpowiedzialności za zarządzanie budżetem przez zarząd w minionym roku budżetowym.
3. Kontroler finansowy uwzględnia uwagi zawarte w decyzjach o udzieleniu absolutorium.
4. Zarząd podejmuje wszelkie odpowiednie kroki w celu podjęcia działań związanych z uwagami zawartymi w decyzjach o udzieleniu absolutorium.
5. Do dnia 15 grudnia roku, w którym podjęta zostaje decyzja o udzieleniu absolutorium, Fundacja przedstawia sprawozdanie z działań podjętych w świetle tych uwag oraz w szczególności dotyczących instrukcji przekazanych tym jej służbom, które odpowiadają za wykonanie budżetu. Takie sprawozdanie przekazywane jest Parlamentowi Europejskiemu, Radzie, Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
Fundacja musi również wziąć pod uwagę, w załączniku do rachunku dochodów i wydatków na następny rok budżetowy, działania podjęte w świetle uwag zawartych w decyzjach o udzieleniu absolutorium.
6. Załączone dokumenty dotyczące rachunków oraz wstępny rachunek dochodów i wydatków i bilans przechowywane są przez okres pięciu lat począwszy od daty decyzji o udzieleniu absolutorium, w odniesieniu do wykonania deklaracji dochodów i wydatków.
Jednakże dokumenty odnoszące się do transakcji niezakończonych przechowywane są przez okres dłuższy, do końca roku następującego po roku, w którym takie transakcje zostały ostatecznie zamknięte.";
62) Artykuł 75 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 75
Zarząd jak najszybciej powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i przepisach przyjętych na podstawie art. 3, 6, 8, 14 i 21.
Trybunał Obrachunkowy oraz kontroler finansowy są powiadamiani o mianowaniu urzędników zatwierdzających, księgowych, asystentów księgowego oraz administratorów funduszy zaliczkowych oraz o decyzjach o delegowaniu uprawnień lub powołaniu na stanowisko zgodnie z art. 18, 20 i 43.
Zarząd przekaże Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkie regulaminy, które przyjmie w odniesieniu do zagadnień finansowych.";
63) Dodaje się art. 75a w brzmieniu:
"Artykuł 75a
Do czasu wejścia w życie przepisów wykonawczych przewidzianych w art. 126 rozporządzenia finansowego stosowanego w sprawach budżetu ogólnego Wspólnot dopuszczalne wartości do określenia dla celów art. 46, 48, 49 oraz 50 ustala się następująco:
- art. 46 lit. a): limit, poniżej którego możliwe jest zawieranie umów w drodze bezpośredniego porozumienia, wynosi 10000 ECU,
- art. 48: limit, powyżej którego wymagane jest zatwierdzenie przez zarząd, wynosi 35000 ECU,
- art. 49 akapit trzeci: próg dla obowiązkowego ubezpieczenia wynosi 250000 ECU,
- art. 50: limity, poniżej których umowy mogą być zawierane w oparciu o fakturę lub rachunek kosztów, wynoszą odpowiednio 750 ECU i 2000 ECU dla wydatków dokonywanych poza siedzibą Fundacji."
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie trzeciego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Luksemburgu, dnia 30 czerwca 1993 r.