Decyzja Rady
z dnia 12 lipca 2002 r.
w sprawie dostosowania części III i VIII Wspólnych Instrukcji Konsularnych
(2002/585/WE)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 789/2001 z dnia 24 kwietnia 2001 r. zastrzegające dla Rady uprawnienia wykonawcze w odniesieniu do niektórych przepisów szczegółowych oraz praktycznych procedur rozpatrywania wniosków wizowych [1],
uwzględniając inicjatywę Królestwa Belgii oraz Królestwa Hiszpanii,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Konieczne jest zapewnienie najwyższego możliwego poziomu harmonizacji przetwarzania wniosków wizowych, wniesionych za pośrednictwem biur podróży do placówek dyplomatycznych i konsularnych Państw Członkowskich, w celu obniżenia ryzyka nadużyć związanych z wyborem państwa, gdzie składany jest wniosek wizowy, i nadużyć proceduralnych.
(2) Konieczne jest włączenie do Wspólnych Instrukcji Konsularnych zasad uzupełniających bardziej szczegółowo ustalenia dotyczące monitorowania współpracy z prywatnymi placówkami administracyjnymi, lokalnymi biurami podróży i organizatorami wyjazdów grupowych w zakresie przetwarzania wniosków wizowych przez placówki dyplomatyczne i konsularne Państw Członkowskich.
(3) Celem określenia warunków współpracy z biurami podróży nie jest ograniczanie wolnej konkurencji między nimi, ale wyłącznie ustanowienie warunków, na jakich placówki dyplomatyczne i konsularne mogą współpracować z biurami podróży przy przetwarzaniu wniosków wizowych.
(4) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską Dania nie uczestniczy w przyjęciu niniejszej decyzji i w związku z tym nie jest nią związana ani jej nie podlega. Mając na uwadze, że niniejsza decyzja oparta jest na dorobku Schengen według przepisów tytułu IV Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, zgodnie z art. 5 wspomnianego Protokołu, Dania, w ciągu sześciu miesięcy od przyjęcia przez Radę niniejszej decyzji, podejmie decyzję, czy włączy ją do swojego prawa krajowego.
(5) W odniesieniu do Republiki Islandii oraz Królestwa Norwegii niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie przepisów dorobku Schengen odnoszących się do obszaru określonego w art. 1 (B) decyzji Rady 1999/437/WE z dnia 17 maja 1999 r. w sprawie niektórych warunków stosowania Układu zawartego przez Radę Unii Europejskiej i Republikę Islandii oraz Królestwo Norwegii dotyczącego włączenia tych dwóch państw we wprowadzanie w życie, stosowanie i rozwój dorobku Schengen [2].
(6) Zgodnie z art. 1 i 2 Protokołu w sprawie stanowiska Zjednoczonego Królestwa i Irlandii załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską wymienione Państwa Członkowskie nie uczestniczą w przyjęciu niniejszej decyzji i w związku z tym nie są nią związane ani jej nie podlegają,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
W części III pkt 4 Wspólnych Instrukcji Konsularnych dodaje się ustęp w brzmieniu:
"Część VIII.5 zawiera bardziej szczegółowe zasady dotyczące wniosków wizowych przetwarzanych przez prywatne placówki administracyjne, biura podróży i organizatorów wyjazdów grupowych oraz ich przedstawicieli."
Artykuł 2
Do części VIII Wspólnych Instrukcji Konsularnych dodaje się sekcję w brzmieniu:
"5. Wnioski wizowe przetwarzane przez prywatne placówki administracyjne, biura podróży i organizatorów wyjazdów grupowych
Podstawową zasadą przy rozpatrywaniu wniosków wizowych jest możliwość przeprowadzenia indywidualnej rozmowy. Jednakże może to zostać pominięte, pod warunkiem że, w przypadku gdy nie ma uzasadnionych wątpliwości co do dobrych intencji osoby składającej wniosek, celu podróży lub rzeczywistego zamiaru powrotu do kraju pochodzenia osoby składającej wniosek, organizator wyjazdów grupowych cieszący się pozytywną opinią i w pełni wypłacalny dostarczy do placówek dyplomatycznych i konsularnych niezbędne dokumenty i poświadczenia, o wystarczającej wiarygodności, stwierdzające dobre zamiary osoby składającej wniosek, cel podróży oraz rzeczywisty zamiar powrotu osoby składającej wniosek (patrz pkt III.4).
Częstą i użyteczną praktyką, w szczególności w krajach o dużej powierzchni, jest działanie prywatnych placówek administracyjnych, biur podróży oraz organizatorów wyjazdów grupowych oraz ich przedstawicieli jako upoważnionych pośredników osób składających wnioski. Wspomniani pośrednicy handlowi nie stanowią jednolitej grupy, jako że stopień ich zaangażowania w sprawy klientów powierzających im przetwarzanie wniosku wizowego jest różny; z uwagi na to poziom wypłacalności i wiarygodności wymagany z ich strony jest z reguły wprost proporcjonalny do stopnia ich zaangażowania w całość organizacji podróży, zakwaterowania, ubezpieczenia zdrowotnego i podróżnego oraz odpowiedzialności za powrót klienta do kraju pochodzenia.
5.1. Rodzaje pośredników
a) Najprostszym rodzajem pośrednika są prywatne placówki administracyjne, w przypadku których pomoc oferowana klientowi polega wyłącznie na dostarczeniu w imieniu klienta dokumentów tożsamości i innych dokumentów towarzyszących.
b) Drugi rodzaj podmiotu handlowego to agencje przewozowe lub lokalne biura podróży, w niektórych przypadkach powiązane z przewoźnikami lotniczymi, bez względu na to, czy są to przewoźnicy państwowi, czy też nie, organizujące przewozy planowe lub czarterowe. Ich pomoc oferowana klientowi polega na dostarczeniu dokumentów towarzyszących, jak również, jeżeli sytuacja tego wymaga, obejmuje sprzedaż biletów i rezerwację hoteli.
c) Trzeci rodzaj pośrednika to organizatorzy wyjazdów, będący osobami fizycznymi lub prawnymi, organizujący regularnie wyjazdy grupowe (przygotowanie dokumentów podróżnych, przewóz, zakwaterowanie, inne usługi turystyczne niezwiązane z tymi elementami, ubezpieczenia zdrowotne i podróżne, transfery wewnętrzne itd.), którzy sprzedają tego rodzaju wyjazdy grupowe lub oferują ich sprzedaż bezpośrednio lub za pośrednictwem przedstawicieli lub biur podróży, mających podpisane umowy z organizatorem wyjazdów.
Dla organizatora wyjazdów i biura sprzedającego wycieczkę osoba składająca wniosek wizowy jest wyłącznie klientem kupującym wycieczkę, a oferta przetwarzania wniosku wizowego jest jedynie częścią umowy. Ten trzeci, złożony rodzaj usługi pośrednika składa się z kilku etapów i aspektów, które mogą podlegać obiektywnemu monitorowaniu: dokumentacji handlowej, kierowania, rzeczywistego zakończenia i celu podróży, zakwaterowania oraz planowego wjazdu i wyjazdu grup.
5.2. Harmonizacja współpracy z prywatnymi placówkami administracyjnymi, biurami podróży, organizatorami wyjazdów i ich detalistami
a) Wszystkie placówki dyplomatyczne i konsularne mieszczące się w tym samym mieście powinny dążyć do osiągnięcia zharmonizowanego zastosowania na szczeblu lokalnym wytycznych określonych poniżej, opartych na rodzaju roli pośrednika realizowanej przez podmioty, których to dotyczy. Mimo że decyzja o podjęciu współpracy z tymi podmiotami należy do placówki dyplomatycznej lub konsulatu, muszą one zachować prawo do wycofania akredytacji w każdym momencie, jeżeli doświadczenie i interesy wspólnej polityki wizowej tak nakazują. Jeżeli placówka dyplomatyczna lub konsulat podejmują decyzję o współpracy z takim podmiotem, muszą one stosować obowiązujące zasady i procedury, określone w niniejszej sekcji.
- Konsulaty Państw Członkowskich zachowują szczególną ostrożność i współpracują ściśle ze sobą przy ocenie i przyznawaniu, wyjątkowo, akredytacji prywatnym placówkom administracyjnym. Przetwarzanie wniosków wizowych złożonych przez nie podlega skrupulatnej analizie, w każdym przypadku dokładnej kontroli podlegają wszystkie dokumenty towarzyszące posiadacza wizy i dokumenty związane z licencją i wpisem do rejestru handlowego takiej prywatnej placówki.
- Przy ocenie wniosków wizowych wniesionych przez agencje przewozowe lub lokalne biura podróży należy zwracać szczególną uwagę na sytuację osoby składającej wniosek oraz indywidualnie kontrolować dokumenty towarzyszące. Konsulaty ściśle współpracują w celu wzmocnienia odpowiednich procedur wykrywania nieprawidłowości w agencjach oraz u przewoźników, w celu wspomagania tych procedur wiadomości o nieprawidłowościach, których dopuściła się agencja, są przekazywane w ramach lokalnej i regionalnej współpracy konsularnej.
- Kryteria rządzące akredytacją biur podróży (organizatorów wyjazdów i przedstawicieli) biorą pod uwagę, między innymi: aktualną licencję, rejestr handlowy, statut spółki, umowy z bankami, z których usług korzystają, aktualne umowy z odbiorcami usług turystycznych Wspólnoty, które muszą obejmować wszystkie elementy wyjazdu zorganizowanego (zakwaterowanie i usługi związane z organizacją pobytu), umowy z liniami lotniczymi, które muszą obejmować zagwarantowaną i ustaloną na określone daty podróż do miejsca przeznaczenia i z powrotem, jak również wymagane ubezpieczenia zdrowotne i podróżne. Wnioski wizowe wniesione przez te agencje podróży muszą być poddane szczegółowej kontroli.
b) W kontekście lokalnej współpracy konsularnej placówki dyplomatyczne i konsularne dążą również do harmonizacji obowiązujących praktyk i procedur, jak również kryteriów monitorowania sprawnego funkcjonowania prywatnych placówek administracyjnych, biur podróży i organizatorów wyjazdów (bezpośrednich organizatorów wyjazdów i detalistów). Takie monitorowanie musi przynajmniej obejmować kontrole dokumentacji akredytacyjnej w każdym momencie, kontrole polegające na przeprowadzaniu rozmów bezpośrednich lub telefonicznych z osobami składającymi wnioski, sprawdzenie wyjazdów i miejsc zakwaterowania, oraz, zawsze, gdy to możliwe, weryfikację dokumentów związanych z powrotem grup do kraju.
c) Konieczne jest wprowadzenie skutecznej wymiany istotnych informacji na temat działalności prowadzonej przez prywatne placówki administracyjne, biura podróży i organizatorów wyjazdów (bezpośredni organizatorzy wyjazdów i przedstawiciele): w szczególności poprzez zawiadamianie o wykrytych nieprawidłowościach, regularne wymiany związane z wnioskami wizowymi rozpatrzonymi odmownie, komunikaty w sprawie wykrytych form nadużyć związanych z dokumentami podróżnymi oraz niezrealizowanych wyjazdów planowych. Współpraca z prywatnymi placówkami administracyjnymi, biurami podróży i organizatorami wyjazdów (bezpośredni organizatorzy wyjazdów i przedstawiciele) jest omawiana w czasie regularnych posiedzeń organizowanych w ramach wspólnej współpracy konsularnej.
d) Na szczeblu lokalnej współpracy konsularnej miejsce ma wymiana wykazów prywatnych placówek administracyjnych, biur podróży i organizatorów wyjazdów (bezpośredni organizatorzy wyjazdów i przedstawiciele), którym została przyznana akredytacja przez każdą z placówek dyplomatycznych lub każdy z konsulatów lub też którym akredytacja została cofnięta, wraz z uzasadnieniem decyzji o cofnięciu akredytacji.
e) Prywatne placówki administracyjne, biura podróży i organizatorzy wyjazdów (bezpośredni organizatorzy wyjazdów i przedstawiciele) muszą przedstawić placówkom dyplomatycznym i konsulatom, przy których są akredytowane, nazwiska jednego lub dwóch pracowników, upoważnionych do pośredniczenia przy składaniu wniosków wizowych."
Artykuł 3
Niniejszą decyzję stosuje się od daty jej opublikowania w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Artykuł 4
Niniejsza decyzja skierowana jest do Państw Członkowskich zgodnie z Traktatem ustanawiającym Wspólnotę Europejską.
Sporządzono w Brukseli, dnia 12 lipca 2002 r.