Rozporządzenie Rady (WE, Euratom) Nr 1700/2003
z dnia 22 września 2003 r.
zmieniające rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 dotyczące udostępnienia do wglądu publicznego historycznych materiałów archiwalnych Europejskiej Wspólnoty Gospodarczej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 308,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej, w szczególności jego art. 203,
uwzględniając wniosek Komisji,
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Artykuł 255 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską daje każdemu obywatelowi Unii i każdej osobie fizycznej lub prawnej zamieszkałej lub mającej swoją siedzibę w Państwie Członkowskim prawo dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji.
(2) Zasady ogólne i ograniczenia regulujące publiczne prawo dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji zostały ustanowione w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady [1].
(3) Wyjątki od publicznego prawa dostępu przewidziane w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 mają zastosowanie przez co najwyżej 30 lat, niezależnie od miejsca, gdzie te dokumenty są przechowywane. Wyjątki odnoszące się do ochrony prywatności lub interesów handlowych oraz szczególne przepisy w sprawie dokumentów sensytywnych mogą mieć jednakże zastosowanie w razie potrzeby po upływie tego okresu.
(4) Rozporządzenie Rady (EWG, Euratom) nr 354/83 [2] przewiduje, że udostępnienie do wglądu publicznego nie nastąpi w przypadku określonych kategorii dokumentów po upływie 30 lat od ich utworzenia. Zgodnie z art. 18 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, konieczne jest uzgodnienie tych wyjątków z wyjątkami do prawa dostępu przewidzianymi w tym rozporządzeniu.
(5) Do celów rozporządzenia (EWG, Euratom) nr 354/83 Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów i podobne agencje i organy utworzone przez prawodawstwo wspólnotowe powinny być traktowane w ten sam sposób, jak instytucje określone w art. 7 ust. 1 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.
(6) Dlatego rozporządzenie (EWG, Euratom) nr 354/83 powinno zostać odpowiednio zmienione,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (EWG, Euratom) nr 354/83 wprowadza się następujące zmiany:
1) artykuł 1 ust. 1, 2 i 3 otrzymują brzmienie:
"Artykuł 1
1. Niniejsze rozporządzenie ma na celu zapewnienie, że dokumenty o wartości historycznej lub administracyjnej zostaną zachowane i udostępnione do wglądu publicznego, jeśli będzie to możliwe.
W tym celu każda instytucja Wspólnoty Europejskiej i Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej, a także Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, Komitet Regionów, agencje i podobne organy powołane przez prawodawcę (zwane dalej instytucjami) określają historyczne materiały archiwalne i udostępniają je do wglądu publicznego na warunkach przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu po upływie okresu 30 lat rozpoczynającego się z dniem utworzenia dokumentu.
2. Do celów niniejszego rozporządzenia:
a) "materiały archiwalne instytucji Wspólnot Europejskich"; oznaczają wszelkie dokumenty niezależnie od ich rodzaju i postaci, które zostały sporządzone lub otrzymane przez jedną z instytucji, jej przedstawicielstwo lub pracowników w wykonywaniu swoich funkcji, związane z działaniami Wspólnoty Europejskiej i/lub Europejskiej Wspólnoty Energii Atomowej (zwanych dalej "Wspólnotami Europejskimi";);
b) "historyczne materiały archiwalne instytucji Wspólnot Europejskich"; stanowią tę część materiałów archiwalnych instytucji Wspólnot Europejskich, która została wyselekcjonowana, z uwzględnieniem warunków ustalonych w art. 7, w celu ich trwałego zachowania.
3. Wszelkie dokumenty udostępnione do wglądu publicznego przed upływem okresu przewidzianego w ust. 1 pozostają nadal dostępne do wglądu publicznego bez ograniczeń.";
2) artykuł 2 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 2
1. W przypadku dokumentów objętych wyjątkiem odnoszącym się do prywatności i integralności osoby, określonych w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [*] Dz.U. L 145 z 31.5.2001, str. 43. oraz tych odnoszących się do interesów handlowych osoby fizycznej lub prawnej, w tym własności intelektualnej, określonych w art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia nr 1049/2001, wyjątki mogą być stosowane nadal do całości lub części dokumentu po upływie 30-letniego okresu, jeżeli spełnione są odpowiednie warunki ich stosowania.
2. Dokumenty objęte wyjątkiem odnoszącym się do prywatności i integralności osoby, określone w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, w tym akta osobowe pracowników Wspólnot Europejskich, mogą być ujawnione zgodnie z rozporządzeniem (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych [**] Dz.U. L 8 z 12.1.2002, str. 1., w szczególności jego art. 4 i 5.
3. Przed podjęciem decyzji o udostępnieniu do wglądu publicznego dokumentów, które, jeśli zostaną ujawnione, mogą pogorszyć interesy handlowe osoby fizycznej lub prawnej, w tym własność intelektualną, określonych w art. 4 ust. 2 tiret pierwsze rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, instytucja powiadamia zainteresowaną osobę, zgodnie z przepisami, które zostaną ustanowione przez każdą instytucję, o swoim zamiarze udostępnienia takich dokumentów do wglądu publicznego. Dokumenty nie zostaną udostępnione, jeżeli, biorąc pod uwagę zastrzeżenia zainteresowanej osoby, instytucja uzna, że ich ujawnienie pogorszy takie interesy handlowe, chyba że za ujawnieniem przemawia przeważający interes publiczny.
4. Dokumenty sensytywne w rozumieniu art. 9 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 udostępnienia się w granicach ustanowionych w tym artykule.";
3) artykuł 3 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 3
Do wglądu publicznego nie udostępnia się dokumentów, które zostały utajnione zgodnie z art. 10 rozporządzenia Rady nr 3 z dnia 31 lipca 1958 r. wykonującego art. 24 Traktatu ustanawiającego Europejską Wspólnotę Energii Atomowej [*] Dz.U. 17 z 6.10.1958, str. 406/58. i nie zostały odtajnione.";
4) skreśla się art. 4;
5) artykuł 5 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 5
W celu zapewnienia zgodności z zasadą 30-letniego okresu, przewidzianą w art. 1 ust. 1, każda instytucja w odpowiednim czasie, lecz nie później niż 25 lat od daty utworzenia dokumentu, bada wszelkie dokumenty utajnione zgodnie z przepisami tej instytucji w celu podjęcia decyzji czy należy je odtajnić. Dokumenty, które nie zostały odtajnione po pierwszym badaniu, poddawane są kolejnym badaniom nie rzadziej niż co pięć lat.";
6) artykuł 6 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 6
W przypadku gdy po upływie 30-letniego okresu przewidzianego w art. 1. ust. 1 Państwo Członkowskie zamierza udostępnić do wglądu publicznego dokumenty pochodzące z instytucji i objęte art. 2 lub art. 3, zasięga opinii zainteresowanej instytucji w celu podjęcia decyzji, która nie zagraża osiągnięciu celów niniejszego rozporządzenia.";
7) artykuł 7 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 7
Każda instytucja przenosi do historycznych materiałów archiwalnych wszelkie dokumenty znajdujące się w jej archiwach bieżących nie później niż po upływie 15 lat od daty ich utworzenia. Zgodnie z kryteriami ustanowionymi przez każdą instytucję na podstawie art. 9, przeprowadzane jest wstępne sortowanie, mające na celu oddzielenie dokumentów, które mają zostać zachowane, od tych, które nie mają wartości administracyjnej ani historycznej.";
8) artykuł 9 otrzymuje brzmienie:
"Artykuł 9
1. Każda instytucja może przyjąć wewnętrzne przepisy w celu zastosowania niniejszego rozporządzenia. W każdym przypadku gdy jest to możliwe, instytucje udostępniają materiały archiwalne do wglądu publicznego drogą elektroniczną. Przechowują również dokumenty dostępne w formach spełniających szczególne potrzeby (Braille, duże czcionki, nagrania).
2. Każda instytucja publikuje corocznie informacje dotyczące jej działań związanych z tworzeniem historycznych materiałów archiwalnych."
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane w stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 22 września 2003 r.