Rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003
z dnia 19 grudnia 2002 r.
ustanawiające statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską, w szczególności jego art. 308,
uwzględniając wniosek Komisji [1],
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego [2],
uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego [3],
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Wzrastająca liczba programów jest tworzona w szerokim wachlarzu dziedzin jako część działań przewidzianych w art. 3 Traktatu. Programy skierowane są do różnych kategorii beneficjentów. Komisja z zasady jest odpowiedzialna za przedsięwzięcie środków mających na celu wykonanie takich programów (programów wspólnotowych).
(2) Wykonanie programów wspólnotowych, których to dotyczy jest przynajmniej w części finansowane ze środków przewidzianych w budżecie ogólnym Unii Europejskiej.
(3) Na mocy art. 274 Traktatu Komisja odpowiada za wykonanie budżetu.
(4) Jeżeli Komisja ma być w prawidłowy sposób odpowiedzialna przed obywatelami, musi koncentrować się przede wszystkim na swoich zadaniach instytucjonalnych. Powinna zatem mieć możliwość przekazywania stronom trzecim niektórych zadań odnoszących się do zarządzania programami wspólnotowymi. Zlecanie na zewnątrz niektórych zadań w zakresie zarządzania mogłoby także stanowić sposób skuteczniejszej realizacji celów takich programów wspólnotowych.
(5) Zlecanie na zewnątrz zadań w zakresie zarządzania powinno jednakże pozostać w granicach ustalonych przez system instytucjonalny ustanowiony w Traktacie. Oznacza to, że zadań powierzonych instytucjom na mocy Traktatu, wymagających uprawnień uznaniowych w zakresie przekładania decyzji politycznych na działania, nie można zlecać na zewnątrz.
(6) Zlecanie na zewnątrz powinno także podlegać analizie kosztów i korzyści, uwzględniającej szereg czynników, takich jak określenie zadań, których zlecenie na zewnątrz jest uzasadnione, analiza kosztów i korzyści obejmująca koszty koordynacji i kontroli, wpływ na zasoby ludzkie, skuteczność i elastyczność w wykonywaniu zadań zleconych na zewnątrz, uproszczenie stosowanych procedur, bliskość zadań zlecanych na zewnątrz w stosunku do końcowych beneficjentów, zauważalność wspierania przez Wspólnotę programów wspólnotowych, których to dotyczy oraz potrzeba utrzymania odpowiedniego poziomu know-how wewnątrz Komisji.
(7) Jedna z form zlecania na zewnątrz polega na wykorzystaniu organów Wspólnoty posiadających osobowość prawną (agencji wykonawczych).
(8) W celu zapewnienia jednolitości agencji wykonawczych pod względem instytucjonalnym należy ustanowić ich statut, w szczególności w odniesieniu do niektórych podstawowych aspektów ich struktury, zadań, funkcjonowania, systemu budżetowego, personelu, nadzoru i odpowiedzialności.
(9) Komisja jako instytucja odpowiadająca za wykonywanie różnych programów wspólnotowych jest najbardziej kompetentna do oceny, czy i w jakim stopniu właściwe jest powierzenie agencji wykonawczej zadań w zakresie zarządzania odnoszących się do jednego lub większej liczby określonych programów wspólnotowych. Wykorzystanie agencji wykonawczej nie zwalnia jednakże Komisji z jej obowiązków wynikających z Traktatu, w szczególności z jego art. 274. Komisja musi zatem być w stanie ściśle określić działania każdej z agencji wykonawczych i zachować rzeczywistą kontrolę nad jej funkcjonowaniem, w szczególności nad jej organami kierowniczymi.
(10) Oznacza to, że Komisja musi mieć prawo do podejmowania decyzji o utworzeniu oraz, w danym przypadku likwidacji agencji wykonawczej zgodnie z niniejszym rozporządzeniem. Ponieważ decyzja o ustanowieniu agencji wykonawczej jest środkiem o ogólnym zasięgu w rozumieniu art. 2 decyzji Rady 1999/468/WE z dnia 28 czerwca 1999 r. ustanawiającej warunki wykonywania uprawnień wykonawczych przyznanych Komisji [4], decyzje takie powinny być przyjęte zgodnie z decyzją 1999/468/WE.
(11) Komisja musi również mieć możliwość wyznaczania zarówno członków Komitetu Sterującego każdej z agencji wykonawczych jak i jej dyrektora, w celu zapewnienia, aby przy przekazywaniu agencji wykonawczej zadań stanowiących prerogatywę Komisji nie zrzekała się ona wskutek tego kontroli nad wykonywaniem tej prerogatywy.
(12) Działania wykonywane przez agencję wykonawczą muszą być także w pełni zgodne z programowaniem określonym przez Komisję w odniesieniu do programów wspólnotowych, w zarządzanie którymi agencja jest zaangażowana. Roczny program pracy agencji musi zatem podlegać zatwierdzeniu przez Komisję i być zgodny z decyzjami budżetowymi.
(13) W celu zapewnienia, aby zlecanie na zewnątrz było efektywne oraz aby fachowa wiedza agencji wykonawczej była w pełni wykorzystywana, Komisja musi mieć możliwość przekazywania agencji wszystkich lub niektórych zadań wykonawczych związanych z jednym lub z większą liczbą programów wspólnotowych, z wyjątkiem zadań, które wymagają uprawnień uznaniowych w przekładaniu decyzji politycznych na działania. Zadania, które można przekazać obejmują zarządzanie wszystkimi lub niektórymi etapami danego projektu, wykonywanie budżetu, zbieranie i przetwarzanie informacji, które mają być przesłane Komisji oraz przygotowywanie zaleceń dla Komisji.
(14) Ponieważ budżet agencji wykonawczej jest przeznaczony jedynie do finansowania kosztów jej funkcjonowania, jej dochód powinna stanowić przede wszystkim subwencja przewidziana w ogólnym budżecie Unii Europejskiej, która ma być ustalona przez władzę budżetową i ma być uzyskana z przydziału finansowego na program wspólnotowy, w zarządzanie którym agencja jest zaangażowana.
(15) W celu stosowania art. 274 Traktatu, środki operacyjne programów wspólnotowych, w zarządzanie którymi agencja jest zaangażowana, muszą nadal być przewidziane w ogólnym budżecie Unii Europejskiej i muszą być wykonywane poprzez bezpośrednie obciążenie tego budżetu. Operacje finansowe odnoszące się do tych środków muszą zatem być przeprowadzane zgodnie z rozporządzeniem Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [5].
(16) Agencji wykonawczej można powierzyć zadania wykonawcze odnoszące się do zarządzania programami finansowanymi ze źródeł innych niż ogólny budżet Unii Europejskiej. Jednakże nie powinno to powodować nawet pośrednio dodatkowych kosztów administracyjnych, które należałoby pokrywać z dodatkowych środków przewidzianych w ogólnym budżecie. W takich przypadkach niniejsze rozporządzenie powinno mieć zastosowanie, z zastrzeżeniem przepisów szczególnych zawartych w podstawowych aktach odnoszących się do danych programów wspólnotowych.
(17) Przejrzystość i rzetelność zarządzania agencjami wykonawczymi wymaga przeprowadzania wewnętrznych i zewnętrznych kontroli ich działalności. W tym celu agencje wykonawcze powinny być odpowiedzialne za swoje działania a Komisja powinna pełnić nadzór administracyjny nad agencją wykonawczą, nie wykluczając możliwości przeprowadzenia audytu przez Trybunał Sprawiedliwości.
(18) Opinia publiczna powinna mieć dostęp do dokumentów będących w posiadaniu agencji wykonawczych, na warunkach i w granicach podobnych do tych w art. 255 Traktatu.
(19) Każda agencja wykonawcza musi intensywnie i stale współpracować ze służbami Komisji odpowiedzialnymi za programy wspólnotowe, w zarządzanie którymi agencja jest zaangażowana. W celu ułatwienia w najszerszym możliwym zakresie takiej współpracy, każda agencja wykonawcza powinna mieć swoją lokalizację w tym samym miejscu gdzie Komisja i jej służby, zgodnie z Protokołem w sprawie lokalizacji siedzib instytucji i niektórych organów oraz służb Wspólnot Europejskich i Europolu załączonym do Traktatu o Unii Europejskiej i do Traktatów ustanawiających Wspólnotę Europejską, Europejską Wspólnotę Węgla i Stali oraz Europejską Wspólnotę Energii Atomowej.
(20) W celu przyjęcia niniejszego rozporządzenia Traktat nie przewiduje uprawnień innych niż przyznane na mocy art. 308,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
Cel
Niniejsze rozporządzenie ustanawia statut agencji wykonawczych, którym Komisja, pod własną kontrolą i w ramach własnych kompetencji, może powierzyć niektóre zadania odnoszące się do zarządzania programami wspólnotowymi.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszego rozporządzenia:
a) "agencja wykonawcza" oznacza osobę prawną ustanowioną zgodnie z niniejszym rozporządzeniem;
b) "program wspólnotowy" oznacza każde działanie, zespół działań lub inną inicjatywę, w odniesieniu do których odpowiedni instrument podstawowy lub zatwierdzenie budżetowe zobowiązuje Komisję do ich wykonania na rzecz jednej lub większej liczby kategorii szczególnych beneficjentów poprzez dokonanie wydatku.
Artykuł 3
Ustanawianie i likwidacja agencji wykonawczych
1. Komisja może podjąć decyzję, po uprzednim przeprowadzeniu analizy kosztów i korzyści, o ustanowieniu agencji wykonawczej w celu powierzania jej niektórych zadań odnoszących się do zarządzania jednym lub większą liczbą programów wspólnotowych. Komisja ustala okres istnienia agencji wykonawczej.
Analiza kosztów i korzyści uwzględnia szereg czynników, takich jak identyfikacja zadań uzasadniających zlecanie na zewnątrz, analiza kosztów i korzyści obejmująca koszty koordynacji i kontroli, wpływ na zasoby ludzkie, możliwe oszczędności w ogólnych ramach budżetowych Unii Europejskiej, efektywność i elastyczność w wykonywaniu zadań zleconych na zewnątrz, uproszczenie stosowanych procedur, bliskość zadań zlecanych na zewnątrz w stosunku do bezpośrednich beneficjentów, zauważalność wspierania przez Wspólnotę programów wspólnotowych, których to dotyczy oraz potrzeba utrzymania odpowiedniego poziomu know-how wewnątrz Komisji.
2. W terminie ustalonym przy ustanawianiu agencji wykonawczej Komisja może przedłużyć czas jej istnienia na okres nieprzekraczający okresu początkowo przewidzianego. Takie przedłużenie może zostać odnowione. W przypadku gdy Komisja uzna, że nie potrzebuje już dłużej usług ustanowionej przez siebie agencji wykonawczej lub że jej istnienie nie jest już dłużej zgodne z zasadami należytego zarządzania finansami, podejmuje decyzję o jej likwidacji. W takim przypadku Komisja wyznacza dwóch likwidatorów. Komisja określa warunki likwidacji danej agencji wykonawczej. Wynik netto po likwidacji jest doliczany do ogólnego budżetu Unii Europejskiej. Decyzja o przedłużeniu okresu istnienia agencji, odnowieniu takiego przedłużenia lub likwidacji agencji zostaje podjęta na podstawie analizy kosztów i korzyści określonej w ust. 1.
3. Komisja podejmuje decyzje określone w ust. 1 i 2 zgodnie z procedurą ustanowioną w art. 24 ust. 2. Decyzje są zmieniane zgodnie z tą samą procedurą. Komisja przesyła do Komitetu określonego w art. 24 ust. 1 wszystkie informacje niezbędne w tym kontekście, w szczególności analizę kosztów i korzyści określoną w ust. 1 niniejszego artykułu oraz sprawozdania oceniające określone w art. 25.
4. W chwili przyjmowania programu wspólnotowego Komisja powiadamia władzę budżetową, czy zamierza ustanowić agencję wykonawczą w celu wykonania programu.
5. Wszystkie agencje wykonawcze ustanowione na mocy ust. 1 niniejszego artykułu muszą przestrzegać niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 4
Status prawny
1. Agencja wykonawcza jest organem Wspólnoty pełniącym służbę publiczną.
2. Agencja wykonawcza ma osobowość prawną. W każdym z Państw Członkowskich agencja posiada zdolność prawną o najszerszym zakresie przyznanym przez ustawodawstwa krajowe osobom prawnym. Agencje mogą w szczególności, nabywać lub zbywać mienie ruchome i nieruchome oraz być stroną postępowania sądowego. W tym celu, jest ona reprezentowana przez dyrektora.
Artykuł 5
Lokalizacja
1. Lokalizacją agencji wykonawczej jest miejsce lokalizacji Komisji i jej służb zgodnie z Protokołem w sprawie lokalizacji siedzib instytucji i niektórych organów oraz służb Wspólnot Europejskich i Europolu.
2. Agencja organizuje ona swoje służby zgodnie z potrzebami programów wspólnotowych w zakresie zarządzania, za które jest odpowiedzialna i zgodnie z kryteriami należytego zarządzania finansami.
Artykuł 6
Zadania
1. Do osiągnięcia celu określonego w art. 3 ust. 1 Komisja może powierzyć agencji wykonawczej wszystkie zadania konieczne do wykonania programu wspólnotowego, z wyjątkiem zadań wymagających uprawnień uznaniowych w przekładaniu decyzji politycznych na działania.
2. Agencjom wykonawczym można w szczególności powierzyć następujące zadania:
a) zarządzanie niektórymi lub wszystkimi etapami projektu w związku z poszczególnymi projektami, w kontekście wykonywania programu wspólnotowego oraz przeprowadzania niezbędnych w tym celu kontroli, poprzez przyjmowanie odpowiednich decyzji przy wykorzystaniu uprawnień przekazanych agencji przez Komisję;
b) przyjmowanie instrumentów wykonania budżetu w odniesieniu do dochodów i wydatków oraz prowadzenie wszystkich działań koniecznych do wykonania programu wspólnotowego na podstawie uprawnień przekazanych przez Komisję, w szczególności działań związanych z udzielaniem zamówień i przyznawaniem dotacji;
c) zbieranie, analizowanie i przekazywanie Komisji wszystkich informacji potrzebnych do kierowania wykonaniem programu wspólnotowego.
3. Warunki, kryteria, parametry i procedury, których agencja wykonawcza musi przestrzegać przy wykonywaniu zadań określonych w ust. 2 oraz szczegóły dotyczące kontroli, które mają być prowadzone przez służby Komisji odpowiedzialne za programy wspólnotowe, w zarządzanie którymi agencja jest zaangażowana, zostają określone przez Komisję w dokumencie przekazania uprawnień.
Artykuł 7
Struktura
1. Agencją wykonawczą zarządza Komitet Sterujący i dyrektor.
2. Dyrektor agencji wykonawczej ma zwierzchność nad jej pracownikami.
Artykuł 8
Komitet Sterujący
1. Komitet Sterujący złożony jest z pięciu członków wyznaczonych przez Komisję.
2. Kadencja członków Komitetu Sterującego zasadniczo trwa dwa lata i uwzględnia ustalony okres wykonania programu wspólnotowego, zarządzanie którym powierzono agencji wykonawczej. Mandat jest odnawialny. Po upływie swojej kadencji lub w przypadku ustąpienia członkowie Komitetu pełnią swoją funkcję do czasu odnowienia ich mandatu lub ich zastąpienia.
3. Komitet Sterujący wybiera spośród swoich członków przewodniczącego i zastępcę przewodniczącego.
4. Komitet Sterujący zbiera się w przypadku zwołania go przez przewodniczącego, co najmniej cztery razy w roku. Może być również zwołany na wniosek swoich członków, przynajmniej zwykłą większością głosów lub na wniosek dyrektora.
5. Członek Komitetu Sterującego, który nie może uczestniczyć w posiedzeniu może być reprezentowany przez innego członka posiadającego szczególne upoważnienie w odniesieniu do posiedzenia, którego to dotyczy. Członek Komitetu może reprezentować tylko jednego, innego członka Rady. Jeżeli przewodniczący nie może uczestniczyć w posiedzeniu, Komitetowi przewodniczy zastępca przewodniczącego.
6. Decyzje Komitetu Sterującego przyjmowane są zwykłą większością głosów. W przypadku równej liczby głosów, głos przewodniczącego jest decydujący.
Artykuł 9
Zadania Komitetu Sterującego
1. Komitet Sterujący przyjmuje swój regulamin wewnętrzny.
2. Komitet Sterujący, na podstawie projektu przedłożonego przez dyrektora i po zatwierdzeniu przez Komisję, nie później niż na początku każdego roku, przyjmuje roczny program pracy agencji wykonawczej zawierający szczegółowe cele i wskaźniki realizacji. Program pracy musi być zgodny z programowaniem określonym przez Komisję zgodnie z instrumentami ustanawiającymi programy wspólnotowe, w zarządzanie którymi agencja wykonawcza jest zaangażowana. Roczny program pracy może być zmieniony w ciągu roku, przy zastosowaniu tej samej procedury, w szczególności w celu uwzględnienia decyzji Komisji odnoszących się do programów wspólnotowych, których to dotyczy. Projektom uwzględnionym w rocznym programu pracy towarzyszy oszacowanie niezbędnych wydatków.
3. Komitet Sterujący uchwala budżet administracyjny agencji wykonawczej przy zastosowaniu procedury przewidzianej w art. 13.
4. Przed podjęciem decyzji o przyjęciu jakichkolwiek darowizn, zapisów i dotacji ze źródeł innych niż Wspólnota, Komitet Sterujący uzyskuje zgodę Komisji.
5. Komitet Sterujący decyduje o organizacji departamentów agencji wykonawczej.
6. Komitet Sterujący przyjmuje wszelkie szczególne reguły konieczne do wykonania prawa dostępu do dokumentów agencji wykonawczej zgodnie z art. 23 ust. 1.
7. Komitet Sterujący, najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku, przyjmuje i przedkłada Komisji roczne sprawozdanie z działalności wraz z informacjami finansowymi oraz informacjami dotyczącymi zarządzania. Sprawozdanie jest sporządzone zgodnie z art. 60 ust. 7 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002. Sprawozdanie obejmuje wykonanie środków operacyjnych odpowiadających programowi wspólnotowemu zarządzanemu przez agencję wykonawczą oraz wykonanie jej budżetu administracyjnego.
Komisja, najpóźniej do dnia 15 czerwca każdego roku, przesyła władzy budżetowej podsumowanie rocznych sprawozdań agencji wykonawczych za rok ubiegły, które zostają załączone do sprawozdania określonego w art. 60 ust. 7 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002.
8. Komitet Sterujący przyjmuje i stosuje środki mające na celu zwalczanie nadużyć finansowych i nieprawidłowości.
9. Komitet Sterujący wykonuje inne zadania powierzone mu na mocy niniejszego rozporządzenia.
Artykuł 10
Dyrektor
1. Dyrektor agencji wykonawczej jest wyznaczany przez Komisję, która w tym celu wyznacza urzędnika w rozumieniu regulaminu pracowniczego urzędników oraz warunków zatrudnienia innych pracowników Wspólnot Europejskich ustanowionych w rozporządzeniu Rady (EWG, Euratom, EWWiS) nr 259/68 [6], zwanych dalej "regulaminem pracowniczym".
2. Dyrektor jest wyznaczany zasadniczo na okres czterech lat z uwzględnieniem ustalonego okresu wykonania programu wspólnotowego, zarządzanie którym powierzono agencji wykonawczej. Jego mandat jest odnawialny. Po otrzymaniu opinii Komitetu Sterującego Komisja może usunąć dyrektora ze stanowiska przed wygaśnięciem jego kadencji.
Artykuł 11
Zadania dyrektora
1. Dyrektor reprezentuje agencję wykonawczą i odpowiada za zarządzanie nią.
2. Dyrektor przygotowuje pracę Komitetu Sterującego, w szczególności projekt rocznego programu pracy agencji wykonawczej. Dyrektor uczestniczy, bez prawa głosu, w pracach Komitetu Sterującego.
3. Dyrektor zapewnia wykonanie rocznego programu pracy agencji wykonawczej. W szczególności dyrektor odpowiada za wykonanie zadań określonych w art. 6 i w tym celu podejmuje odpowiednie decyzje. W przypadku gdy Komisja przekazała agencji uprawnienia dotyczące realizacji zadań związanych z wykonaniem budżetu, dyrektor działa z upoważnienia jako intendent agencji wykonawczej w zakresie wykonania środków operacyjnych odnoszących się do programów wspólnotowych, w zarządzanie którymi agencja wykonawcza jest zaangażowana.
4. Dyrektor opracowuje tymczasowe sprawozdanie dotyczące dochodów i wydatków oraz, jako intendent, wykonuje budżet administracyjny agencji wykonawczej zgodnie z rozporządzeniem finansowym określonym w art. 15.
5. Dyrektor odpowiada za przygotowanie i publikację sprawozdań, które agencja wykonawcza musi przedstawiać Komisji. Są to roczne sprawozdania dotyczące działalności agencji wykonawczej określone w art. 9 ust. 7 oraz wszystkie pozostałe sprawozdania o charakterze ogólnym lub szczególnym, o których przedstawienie Komisja zwraca się do agencji.
6. Dyrektor jest uprawniony, na mocy ustaleń mających zastosowanie do innych pracowników Wspólnot Europejskich, do zawierania umów o pracę z pracownikami agencji wykonawczej. Dyrektor odpowiada za wszystkie inne sprawy odnoszące się do zarządzania personelem w ramach agencji wykonawczej.
7. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym mającym zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich, dyrektor ustanawia systemy kontroli zarządzania i kontroli wewnętrznej, dostosowane do zadań powierzonych agencji wykonawczej w celu zapewnienia, aby realizowane przez nią działania były zgodne z prawem, zgodne z regułami i skuteczne.
Artykuł 12
Budżet operacyjny
1. Prognozy wszystkich dochodów i wydatków agencji wykonawczej są przygotowywane na każdy rok budżetowy, który odpowiada rokowi kalendarzowemu, i są wykazane w jej budżecie operacyjnym. Prognozy, obejmujące plan etatów agencji wykonawczej są przesyłane władzy budżetowej wraz z dokumentami odnoszącymi się do wstępnego projektu ogólnego budżetu Unii Europejskiej. Plan etatów, zawierający jedynie stanowiska tymczasowe oraz określający liczbę, stopień i kategorię pracowników zatrudnianych przez agencję wykonawczą w danym roku budżetowym, jest zatwierdzany przez władzę budżetową i publikowany w Załączniku do sekcji III - Komisja - ogólnego budżetu Unii Europejskiej.
2. Dochody i wydatki w budżecie operacyjnym agencji wykonawczej są zrównoważone.
3. Przychód agencji wykonawczej obejmuje subwencję przewidzianą w ogólnym budżecie Unii Europejskiej, bez uszczerbku dla innych dochodów, które mają być ustalone przez władzę budżetowa, uzyskane z przydziału finansowego na programy wspólnotowe, w zarządzanie którymi agencja jest zaangażowana.
Artykuł 13
Opracowywanie budżetu operacyjnego
1. Co rok dyrektor sporządza projekt budżetu operacyjnego agencji wykonawczej obejmujący bieżące koszty agencji w następnym roku budżetowym i przedkłada go Komitetowi Sterującemu.
2. Komitet Sterujący, najpóźniej do dnia 1 marca każdego roku, uchwala projekt budżetu operacyjnego na następny rok budżetowy, z uwzględnieniem planu etatów i przedkłada go Komisji.
3. Na podstawie tego projektu budżetu oraz w świetle programowania przez Komisję programów wspólnotowych, w zarządzanie którymi jest zaangażowana agencja wykonawcza, Komisja proponuje, jako część procedury budżetu rocznego, roczną subwencję na rzecz budżetu operacyjnego agencji wykonawczej.
4. Na początku każdego roku budżetowego Komitet Sterujący na podstawie rocznej subwencji ustalonej przez władzę budżetową uchwala budżet operacyjny agencji wykonawczej, w tym samym czasie w którym przyjmuje roczny program pracy, dostosowując budżet zgodnie z różnymi wkładami przyznanymi agencji wykonawczej oraz wszelkimi środkami finansowymi z innych źródeł.
5. Budżet operacyjny agencji nie może być definitywnie uchwalony przed ostatecznym uchwaleniem ogólnego budżetu Unii Europejskiej.
6. Jeżeli Komisja przewiduje ustanowienie agencji wykonawczej, powiadamia władzę budżetową, zgodnie z procedurą budżetową i przestrzegając zasady przejrzystości:
a) o zasobach w zakresie środków oraz miejsc pracy koniecznych do funkcjonowania agencji;
b) o planowanych delegacjach służbowych urzędników Komisji do agencji wykonawczej;
c) o zasobach administracyjnych uwolnionych poprzez przekazywanie zadań służb Komisji agencji wykonawczej oraz ponownym rozdzieleniu uwolnionych zasobów administracyjnych.
7. Zgodnie z rozporządzeniem finansowym określonym w art. 15 wszystkie zmiany w budżecie operacyjnym, w tym plan etatów, są przedkładane w budżecie zmieniającym uchwalonym zgodnie z procedurą przewidzianą w niniejszym artykule.
Artykuł 14
Wykonanie budżetu operacyjnego i absolutorium
1. Dyrektor wykonuje budżet operacyjny agencji wykonawczej.
2. Sprawozdania finansowe agencji wykonawczej są skonsolidowane ze sprawozdaniami Komisji zgodnie z procedurą ustanowioną w art. 127 i 128 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1605/2002 oraz zgodnie z następującymi warunkami:
a) każdego roku dyrektor przedstawia tymczasowe szczegółowe sprawozdania dotyczące wszystkich dochodów i wydatków za ubiegły rok budżetowy Komitetowi Sterującemu, który przesyła je, najpóźniej do dnia 1 marca, księgowemu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu;
b) końcowe sprawozdania finansowe przesyłane są księgowemu Komisji i Trybunałowi Obrachunkowemu najpóźniej do dnia 1 lipca następnego roku.
3. Parlament Europejski, stanowiąc na podstawie zalecenia Rady, udziela agencji wykonawczej absolutorium odnoszącego się do wykonania budżetu najpóźniej do dnia 29 kwietnia roku n + 2, po zbadaniu sprawozdania przez Trybunał Obrachunkowy.
Absolutorium takie jest udzielane wraz z absolutorium odnoszącym się do wykonania ogólnego budżetu Unii Europejskiej.
Artykuł 15
Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu operacyjnego
Standardowe rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do budżetu operacyjnego agencji wykonawczej jest przyjmowane przez Komisję. To standardowe rozporządzenie może różnić się od rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich tylko w przypadku gdy wymagają tego szczególne wymagania operacyjne agencji wykonawczych.
Artykuł 16
Rozporządzenie finansowe mające zastosowanie do środków operacyjnych
1. W przypadku gdy Komisja przekazała agencji wykonawczej zadania odnoszące się do wykonania budżetu w zakresie środków operacyjnych na programy wspólnotowe zgodnie z art. 6 ust. 2 lit. b), środki takie są przewidziane w ogólnym budżecie Unii Europejskiej i są wykonywane poprzez bezpośrednie obciążenie tego budżetu w ramach kompetencji Komisji.
2. Dyrektor działa jako upoważniony intendent agencji wykonawczej w zakresie wykonania tych środków operacyjnych i przestrzega w tym celu obowiązki ustanowione w rozporządzeniu finansowym mającym zastosowanie do ogólnego budżetu Wspólnot Europejskich.
3. Absolutorium odnoszące się do wykonania środków operacyjnych jest udzielane w ramach absolutorium udzielanego w odniesieniu do ogólnego budżetu Unii Europejskiej zgodnie z art. 276, stanowiąc jego integralną część.
Artykuł 17
Programy finansowane ze źródeł innych niż ogólny budżet Unii Europejskiej
Artykuł 13 i 16 stosuje się bez uszczerbku dla przepisów szczególnych ustanowionych w podstawowych instrumentach odnoszących się do programów finansowanych ze źródeł innych niż ogólny budżet Unii Europejskiej.
Artykuł 18
Pracownicy
1. Pracownikami agencji wykonawczej są urzędnicy Wspólnoty oddelegowani przez instytucje w charakterze pracowników tymczasowych na stanowiska kierownicze w agencji wykonawczej oraz inni pracownicy tymczasowi, bezpośrednio zatrudnieni przez agencję jak również inni pracownicy zatrudnieni przez agencję wykonawczą na podstawie umów mogących podlegać przedłużeniu. Charakter umowy, regulowanej przez prawo prywatne lub prawo publiczne, czas jej obowiązywania i zakres obowiązków pracowników wobec agencji jak również odpowiednie kryteria kwalifikujące są ustalone w oparciu o szczególny charakter zadań, które mają być zrealizowane oraz są zgodne z regulaminem pracowniczym oraz obecnym ustawodawstwem krajowym.
2. Z zastrzeżeniem stałej działalności oraz niezależnie od rodzaju delegacji urzędnika, instytucja pochodzenia:
a) nie dokonuje naboru, przez okres delegacji służbowej, na stanowiska zwolnione w wyniku oddelegowania;
b) przy standardowej uldze podatkowej uwzględnia wydatki urzędników przekazanych agencjom wykonawczym.
Jednakże łączna liczba stanowisk, których dotyczy ust. 1 i ust. 2 akapit pierwszy nie przekracza liczby stanowisk niezbędnych do realizacji zadań przekazanych agencji wykonawczej przez Komisję.
3. Komitet Sterujący w porozumieniu z Komisją, przyjmuje w razie potrzeby niezbędne przepisy wykonawcze dotyczące zarządzania personelem w ramach agencji wykonawczej.
Artykuł 19
Przywileje i immunitety
Protokół z dnia 8 kwietnia 1965 r. w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich ma zastosowanie zarówno do agencji wykonawczej jak i jej pracowników w zakresie w jakim podlegają oni regulaminowi pracowniczemu.
Artykuł 20
Nadzór
1. Wykonywanie programów wspólnotowych powierzonych agencjom wykonawczym jest nadzorowane przez Komisję. Nadzór taki jest dokonywany z zastosowaniem procedur przyjętych przez Komisję zgodnie z art. 6 ust. 3.
2. Funkcję wewnętrznego rewidenta w agencjach wykonawczych pełni wewnętrzny rewident Komisji.
3. Komisja i agencja wykonawcza wykonują zalecenia wewnętrznych rewidentów odpowiednio do ich właściwych uprawnień.
4. Europejskie Biuro ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) ustanowione decyzją Komisji 1999/352/WE, EWWiS, Euratom z dnia 28 kwietnia 1999 r. [7] korzysta z tych samych uprawnień w odniesieniu do agencji wykonawczych i ich pracowników, z jakich korzysta w odniesieniu do służb Komisji. Niezwłocznie po ustanowieniu agencji wykonawczej podpisuje ona Porozumienie międzyinstytucjonalne z dnia 25 maja 1999 r. między Parlamentem Europejskim, Radą Unii Europejskiej a Komisją Wspólnot Europejskich dotyczące dochodzeń wewnętrznych Europejskiego Biura ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) [8]. Komitet Sterujący nadaje formalny charakter temu przyjęciu porozumienia i przyjmuje przepisy konieczne do ułatwienia dochodzeń wewnętrznych prowadzonych przez OLAF.
5. Trybunał Obrachunkowy bada sprawozdania agencji wykonawczej zgodnie z art. 248 Traktatu.
6. Wszystkie akty agencji wykonawczej, w szczególności wszystkie przyjęte przez nią decyzje i zawarte przez nią umowy muszą wyraźnie przewidywać, że wewnętrzny rewident Komisji, OLAF i Trybunał Obrachunkowy mogą przeprowadzać na miejscu kontrole dokumentów wszystkich wykonawców i podwykonawców, którzy otrzymali wspólnotowe środki finansowe, w tym w pomieszczeniach końcowych beneficjentów.
Artykuł 21
Odpowiedzialność
1. W odniesieniu do odpowiedzialność kontraktowej agencji wykonawczej stosuje się prawo właściwe dla danej umowy.
2. W przypadku odpowiedzialności pozaumownej, agencja wykonawcza, zgodnie z ogólnymi zasadami wspólnymi dla ustawodawstw Państw Członkowskich, naprawia wszelkie szkody spowodowane przez agencję lub jej pracowników przy wykonywaniu ich obowiązków. Trybunał Sprawiedliwości jest właściwy do rozpoznawania sporów dotyczących odszkodowań za szkody.
3. Odpowiedzialność osobista pracowników wobec agencji wykonawczej regulowana jest regułami mającymi zastosowanie do pracowników.
Artykuł 22
Legalność aktów
1. Każdy akt agencji wykonawczej wyrządzający szkodę osobie trzeciej może zostać zgłoszony Komisji przez każdą osobę zainteresowaną bezpośrednio lub osobiście albo przez Państwo Członkowskie w celu sprawdzenia jego legalności.
Postępowanie administracyjne zostaje skierowane do Komisji w ciągu jednego miesiąca od dnia, w którym zainteresowana strona lub zainteresowane Państwo Członkowskie dowiedziało się o kwestionowanym dokumencie.
Po wysłuchaniu argumentacji przedstawionej przez stronę zainteresowaną lub przez zainteresowane Państwo Członkowskie oraz argumentacji agencji wykonawczej, Komisja podejmuje decyzję w sprawie postępowania administracyjnego w terminie dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Bez uszczerbku dla obowiązku Komisji w zakresie udzielenia odpowiedzi na piśmie z podaniem uzasadnienia decyzji, nieudzielenie przez Komisję odpowiedzi w tym terminie jest uznane za wyraźne odstąpienie od postępowania.
2. Komisja może z własnej inicjatywy dokonać przeglądu wszelkich aktów agencji wykonawczej. Komisja podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od dnia tego przeglądu, po wysłuchaniu argumentacji przedstawionej przez agencję.
3. Jeżeli akt zostaje skierowany do Komisji zgodnie z ust. 1 lub 2, Komisja może zawiesić wykonywanie aktu, którego to dotyczy lub zarządzić środki tymczasowe. W swojej ostatecznej decyzji Komisja może utrzymać w mocy akt agencji wykonawczej lub zdecydować, że agencja musi go zmodyfikować w całości lub częściowo.
4. Agencje wykonawcze muszą w rozsądnym terminie podjąć środki niezbędne do wykonania decyzji Komisji.
5. Decyzja wyraźna lub dorozumiana o cofnięcie przez Komisję odrzucenia odwołania administracyjnego może zostać wniesione przed Trybunał Sprawiedliwości, zgodnie z art. 230 Traktatu.
Artykuł 23
Dostęp do dokumentów i poufność
1. W przypadku otrzymania wniosku o udzielenie dostępu do dokumentu będącego w ich posiadaniu, agencje wykonawcze podlegają rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji [9].
Komitet Sterujący przyjmuje wszelkie reguły szczególne konieczne do wykonania tych przepisów najpóźniej w sześć miesięcy po ustanowieniu agencji wykonawczej.
2. Członkowie Komitetu Sterującego, dyrektor oraz pracownicy jak również wszystkie osoby uczestniczące w działalności agencji wykonawczej zobowiązane są, nawet po zaprzestaniu pełnienia swoich funkcji, do nieujawniania takich informacji, które objęte są tajemnicą zawodową.
Artykuł 24
Komitet
1. Komisję wspiera komitet zwany dalej "Komitetem ds. Agencji Wykonawczych".
2. W przypadku dokonania odniesienia do niniejszego ustępu, stosuje się art. 5 i 7 decyzji 1999/468/WE.
Okres, ustanowiony w art. 5 ust. 6 decyzji 1999/468/WE ustala się na trzy miesiące.
3. Komitet uchwala swój regulamin wewnętrzny.
Artykuł 25
Ocena
1. Komisja sporządza zewnętrzne sprawozdanie dotyczące pierwszych trzech lat funkcjonowania każdej agencji wykonawczej i przedkłada go Komitetowi Sterującemu agencji wykonawczej, Parlamentowi Europejskiemu, Radzie i Trybunałowi Obrachunkowemu. Sprawozdanie to zawiera analizę kosztów i korzyści określoną w art. 3 ust. 1.
2. Ocena jest następnie powtarzana co trzy lata na takich samych zasadach.
3. W związku ze sprawozdaniem agencja wykonawcza i Komisja podejmują wszelkie właściwe kroki w celu rozwiązania wskazanych problemów.
4. Jeżeli w związku z oceną Komisja uzna, że samo istnienie agencji wykonawczej nie jest już dłużej uzasadnione w kontekście należytego zarządzania finansami, Komisja podejmuje decyzję o likwidacji tej agencji.
Artykuł 26
Środki tymczasowe
W zakresie w jakim agencje wykonawcze zostały już ustanowione:
a) roczne sprawozdanie z działalności określone w art. 9 ust. 7 jest sporządzane po raz pierwszy za rok budżetowy 2003;
b) termin przekazywania końcowych sprawozdań finansowych określony w art. 14 ust. 2 lit. b) ma zastosowanie po raz pierwszy do roku budżetowego 2005;
c) w odniesieniu do lat budżetowych poprzedzających rok 2005 termin przekazywania końcowych sprawozdań finansowych ustala się na dzień 15 września.
Artykuł 27
Wejście w życie
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dziesiątego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 19 grudnia 2002 r.