Decyzja Rady 2004/197/WPZiB
z dnia 23 lutego 2004 r.
ustanawiająca mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii Europejskiej mających wpływ na kwestie wojskowe i obronne
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając Traktat o Unii Europejskiej, w szczególności jego art. 13 ust. 3 i art. 28 ust. 3,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Rada Europejska, na posiedzeniu w Helsinkach w dniach 10-11 grudnia 1999 r., uzgodniła w szczególności, że Państwa Członkowskie, współpracujące na zasadzie dobrowolności w operacjach prowadzonych pod kierunkiem UE, powinny być w stanie do 2003 r. rozmieścić w ciągu 60 dni i utrzymywać przez co najmniej jeden rok siły zbrojne w liczbie od 50000 do 60000 osób, zdolne do realizacji pełnego zakresu zadań petersberskich.
(2) Rada Europejska, na posiedzeniu w dniach 19-20 czerwca 2003 r., z zadowoleniem przyjęła wnioski z posiedzenia Rady w dniu 19 maja 2003 r., w szczególności potwierdzenie potrzeby rozwoju zdolności operacyjnych sił szybkiego reagowania Unii Europejskiej.
(3) Dnia 22 września 2003 r. Rada zadecydowała, że Unia Europejska powinna wypracować elastyczne możliwości zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji wojskowych o dowolnej skali, stopniu złożoności lub pilności, w szczególności poprzez ustanowienie, do dnia 1 marca 2004 r., stałego mechanizmu finansowania obciążeń ponoszonych z tytułu wspólnych kosztów przyszłych operacji wojskowych Unii.
(4) Dnia 17 czerwca 2002 r. Rada zatwierdziła dokument 10155/02 w sprawie finansowania operacji zarządzania kryzysowego prowadzonych pod kierunkiem UE, mających wpływ na kwestie wojskowe i obronne.
(5) Traktat o Unii Europejskiej przewiduje w art. 28 ust. 3, że Państwa Członkowskie, których przedstawiciele w Radzie złożyli formalne oświadczenie na podstawie art. 23 ust. 1 akapit drugi Traktatu, nie są zobowiązane do wnoszenia wkładu w finansowanie operacji mających wpływ na kwestie wojskowe lub obronne.
(6) Zgodnie z art. 6 Protokołu w sprawie stanowiska Danii, stanowiącego załącznik do Traktatu o Unii Europejskiej i Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, Dania nie uczestniczy w opracowaniu oraz wprowadzaniu w życie decyzji i działań Unii, które mają wpływ na kwestie obronne. A zatem Dania nie uczestniczy w mechanizmie współfinansowania,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszej decyzji:
a) "uczestniczące Państwa Członkowskie" oznaczają Państwa Członkowskie Unii Europejskiej, z wyjątkiem Danii;
b) "państwa wnoszące wkład" oznaczają Państwa Członkowskie wnoszące wkład w finansowanie operacji wojskowych, o których mowa w niniejszej decyzji, zgodnie z art. 28 ust. 3 Traktatu o Unii Europejskiej, oraz państwa trzecie wnoszące wkład w finansowanie wspólnych kosztów tych operacji na podstawie umów zawartych między nimi a Unią Europejską.
ROZDZIAŁ 1
MECHANIZM
Artykuł 2
Ustanowienie mechanizmu
1. Niniejszym ustanawia się mechanizm zarządzania finansowaniem wspólnych kosztów operacji Unii Europejskiej mających wpływ na kwestie wojskowe i obronne.
2. Mechanizmowi nadaje się nazwę "ATHENA".
3. ATHENA działa w imieniu uczestniczących Państw Członkowskich lub, w odniesieniu do konkretnych operacji, państw wnoszących wkład, jak zdefiniowano w art. 1.
Artykuł 3
Zdolność prawna
Mając na uwadze administracyjny mechanizm finansowania operacji Unii Europejskiej mających wpływ na kwestie wojskowe i obronne, ATHENA ma zdolność prawną wymaganą w szczególności do posiadania rachunku bankowego, nabywania, posiadania lub zbywania nieruchomości, zawierania umów i porozumień administracyjnych i występowania jako strona w postępowaniach sądowych. ATHENA jest mechanizmem o celu niezarobkowym.
Artykuł 4
Koordynacja ze stronami trzecimi
ATHENA koordynuje swoje działania z Państwami Członkowskimi, instytucjami Wspólnoty i organizacjami międzynarodowymi w zakresie wymaganym dla realizacji jej zadań i w zgodzie z celami i politykami Unii Europejskiej.
ROZDZIAŁ 2
STRUKTURA ORGANIZACYJNA
Artykuł 5
Organy zarządzające i pracownicy
1. ATHENĄ zarządzają, z upoważnienia Specjalnego Komitetu, następujące organy:
a) zarządca;
b) dowódca każdej z operacji, w odniesieniu do operacji, którą dowodzi (dalej zwany "dowódcą operacji");
c) główny księgowy.
2. ATHENA w jak największym możliwym stopniu wykorzystuje istniejące struktury administracyjne Unii Europejskiej. W miarę potrzeb ATHENA angażuje pracowników z zasobów udostępnionych przez instytucje UE lub oddelegowanych przez Państwa Członkowskie.
3. Sekretarz Generalny Rady może udostępnić zarządcy lub głównemu księgowemu personel niezbędny do wykonania ich funkcji, na podstawie wniosku złożonego przez uczestniczące Państwo Członkowskie.
4. Organy i pracownicy ATHENY są angażowani do działań w miarę potrzeb operacyjnych.
Artykuł 6
Specjalny Komitet
1. Ustanawia się Specjalny Komitet, w skład którego wchodzi po jednym przedstawicielu uczestniczących Państw Członkowskich (Specjalny Komitet). Komisja bierze udział w posiedzeniach Specjalnego Komitetu, bez prawa uczestnictwa w głosowaniu.
2. Specjalny Komitet sprawuje nadzór nad zarządzaniem mechanizmem ATHENA.
3. W przypadku gdy Specjalny Komitet dyskutuje na temat finansowania wspólnych kosztów danej operacji:
a) Specjalny Komitet składa się z przedstawicieli poszczególnych Państw Członkowskich wnoszących wkład (po jednym na każde państwo);
b) przedstawiciele wnoszących wkład państw trzecich uczestniczą w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa głosu ani obecności na głosowaniu;
c) dowódca operacji lub jego przedstawiciel uczestniczy w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa udziału w głosowaniu.
4. Posiedzenia Specjalnego Komitetu zwołuje i jego obradami kieruje Prezydencja Rady Unii Europejskiej. Zarządca zapewnia sekretariat Specjalnego Komitetu i sporządza protokół zawierający wnioski z obrad. Zarządca nie uczestniczy w głosowaniu.
5. Główny Księgowy uczestniczy, w miarę konieczności, w obradach Specjalnego Komitetu bez prawa uczestnictwa w głosowaniu.
6. Na wniosek uczestniczącego Państwa Członkowskiego, zarządcy lub dowódcy operacji Prezydencja w Radzie zwołuje posiedzenie Specjalnego Komitetu najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia otrzymania wniosku.
7. Zarządca we właściwy sposób informuje Specjalny Komitet o powództwach i roszczeniach wobec ATHENY i sprawach spornych jej dotyczących.
8. Członkowie Specjalnego Komitetu podejmują decyzje jednomyślnie, z uwzględnieniem składu Komitetu określonego w ust. 1 i 3. Decyzje Komitetu mają moc wiążącą.
9. Specjalny Komitet zatwierdza wszystkie budżety, biorąc pod uwagę odpowiednie kwoty referencyjne oraz wykonuje kompetencje przewidziane art. 18, 19, 20, 21, 22, 24, 25, 27, 29, 31, 32, 36, 37, 38, 39 i 41.
10. Specjalny Komitet jest informowany przez zarządcę, dowódcę operacji i księgowego, w sposób przewidziany niniejszą decyzją.
11. Teksty aktów zatwierdzonych przez Specjalny Komitet na podstawie art. 18, 19, 20, 21, 22, 24, 27, 29, 31, 32, 37, 38, 39 i 41 są podpisywane przez przewodniczącego Specjalnego Komitetu w momencie ich zatwierdzenia oraz przez zarządcę.
Artykuł 7
Zarządca
1. Sekretarz Generalny Rady mianuje zarządcę i co najmniej jednego zastępcę zarządcy na okres trzech lat.
2. Zarządca wypełnia swoje obowiązki z ramienia ATHENY.
3. Zarządca:
a) sporządza projekty budżetu i przedkłada je Specjalnemu Komitetowi. Część projektu budżetu dotycząca wydatków na daną operację przygotowywana jest na podstawie wniosku od dowódcy operacji;
b) przyjmuje budżety do realizacji po ich zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet;
c) pełni rolę urzędnika zatwierdzającego dochody, wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowań do operacji lub w ich następstwie, jak również wspólne koszty operacyjne poniesione poza aktywną fazą operacji;
d) odnośnie do dochodów, wdraża w życie porozumienia finansowe zawarte ze stronami trzecimi w związku z finansowaniem wspólnych kosztów unijnych operacji wojskowych.
4. Zarządca zapewnia zachowanie zgodności z przepisami określonymi niniejszą decyzją oraz wykonywanie decyzji Specjalnego Komitetu.
5. Zarządca ma prawo przedsięwziąć wszelkie środki, jakie uzna za stosowne dla realizacji wydatków finansowanych poprzez mechanizm ATHENA. Zarządca informuje Specjalny Komitet o przyjętych środkach.
6. Zarządca koordynuje prace dotyczące finansowych aspektów wojskowych operacji Unii. Zarządca pełni rolę punktu kontaktowego w tych sprawach wobec administracji krajowych, a w stosownych przypadkach wobec organizacji międzynarodowych.
7. Zarządca odpowiada bezpośrednio przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 8
Dowódca operacji
1. Dowódca operacji wypełnia z ramienia ATHENY swoje obowiązki w zakresie finansowania wspólnych kosztów operacji, którymi dowodzi.
2. Dowódca podejmuje w odniesieniu do operacji, którymi dowodzi, następujące działania:
a) wysyła zarządcy swoje propozycje do części projektu budżetu "wydatki - wspólne koszty operacyjne";
b) jako urzędnik zatwierdzający, wykorzystuje środki przewidziane w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych; wykonuje swoje uprawnienia wobec osób uczestniczących w wykorzystaniu tych środków, włącznie ze wstępnym finansowaniem; może udzielać zamówień i zawierać umowy w imieniu ATHENY; otwiera rachunek bankowy w imieniu ATHENY dla obsługi operacji, którą dowodzi.
3. Dowódca operacji ma prawo przedsięwziąć wszelkie środki, jakie uzna za stosowne w celu realizacji wydatków finansowanych poprzez ATHENĘ, związanych z operacją, którą dowodzi. Dowódca informuje o przyjętych środkach zarządcę i Specjalny Komitet.
Artykuł 9
Główny Księgowy
1. Sekretarz Generalny Rady mianuje głównego księgowego i co najmniej jednego zastępcę głównego księgowego na okres dwóch lat.
2. Główny księgowy wykonuje swoje obowiązki z ramienia ATHENY.
3. Główny księgowy jest odpowiedzialny za:
a) prawidłową realizację płatności, inkasowanie należności generujących dochód i egzekwowanie zwrotu należnych kwot;
b) przygotowywanie rocznych sprawozdań finansowych dla ATHENY, a po zakończeniu każdej operacji - sprawozdań finansowych dotyczących danej operacji;
c) udzielanie wsparcia zarządcy, gdy ten składa Specjalnemu Komitetowi do zatwierdzenia roczne sprawozdania finansowe lub sprawozdania finansowe dotyczące danej operacji;
d) prowadzenie księgowości ATHENY;
e) ustanawianie zasad i metod rachunkowości oraz opracowywanie planu kont;
f) ustalanie i walidację systemów księgowania dochodów, a w stosownych przypadkach - walidację systemów ustanowionych przez urzędnika zatwierdzającego w celu dostarczenia lub uzasadnienia informacji księgowych;
g) przechowywanie dokumentów księgowych, potwierdzających dokonanie transakcji;
h) zarządzanie, wspólnie z zarządcą, portfelem papierów wartościowych.
4. Zarządca i dowódca operacji dostarczają głównemu księgowemu wszelkich informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdań finansowych, prezentujących, w sposób dokładny i rzetelny, stan aktywów finansowych ATHENY oraz stan realizacji budżetu, którym zarządza ATHENA. Zarządca i dowódca operacji gwarantują wiarygodność informacji.
5. Główny księgowy odpowiada bezpośrednio przed Specjalnym Komitetem.
Artykuł 10
Postanowienia ogólne stosowane wobec zarządcy, głównego księgowego i pracowników ATHENY
1. Funkcja zarządcy lub jego zastępcy oraz funkcja głównego księgowego lub jego zastępcy wykluczają się wzajemnie i nie mogą być sprawowane przez jedną osobę.
2. Zastępca zarządcy działa z upoważnienia zarządcy. Zastępca głównego księgowego działa z upoważnienia głównego księgowego.
3. Zastępca zarządcy zastępuje zarządcę w razie jego nieobecności lub braku możliwości uczestniczenia w posiedzeniu. Zastępca głównego księgowego zastępuje głównego księgowego w razie jego nieobecności lub braku możliwości uczestniczenia w posiedzeniu.
4. Urzędnicy i inni funkcjonariusze Wspólnot Europejskich, sprawując funkcje z ramienia ATHENY, podlegają zasadom i przepisom, które mają wobec nich zastosowanie.
5. Pracownicy oddelegowani do ATHENY przez Państwa Członkowskie podlegają takim samym przepisom, jak te, które zostały ustanowione w decyzji Rady w sprawie przepisów dotyczących oddelegowania, stosowanych wobec ekspertów krajowych, jak również przepisom przyjętym przez ich administrację krajową oraz instytucje Wspólnoty lub ATHENĘ. Niezależnie od powyższego, w każdym przypadku Państwo Członkowskie oddelegowujące swoich pracowników ponosi koszty wynagrodzenia przysługującego ekspertom, określonego decyzją Rady w sprawie przepisów dotyczących oddelegowania stosowanych wobec ekspertów krajowych.
6. Przed mianowaniem pracownicy ATHENY powinni zostać poddani procedurze dopuszczenia do informacji niejawnych, co najmniej do poziomu "tajne" ("Secret UE"), którą przeprowadza Rada lub równoważnemu postępowaniu prowadzonemu przez Państwo Członkowskie.
7. Zarządca ma prawo negocjować i zawierać porozumienia z Państwami Członkowskimi lub instytucjami Wspólnoty mając na względzie odpowiednio wcześniejsze wyznaczenie tych pracowników, którzy w razie potrzeby mogą zostać natychmiast przekazani do dyspozycji ATHENY.
ROZDZIAŁ 3
PAŃSTWA TRZECIE WNOSZĄCE WKŁAD W OPERACJE WOJSKOWE
Artykuł 11
Porozumienia administracyjne stałe i ad hoc w sprawie sposobów wnoszenia wkładów przez państwa trzecie
1. W ramach umów zawartych między UE a państwami trzecimi wskazanymi przez Radę jako potencjalni współuczestnicy operacji UE lub konkretnej operacji zarządca przeprowadza negocjacje z powyższymi państwami w celu zawarcia porozumień administracyjnych stałych lub ad hoc. Porozumienia te mają formę wymiany listów między ATHENĄ a właściwymi służbami administracyjnymi danych państw trzecich i ustalają sposoby i środki, jakie należy zastosować dla ułatwienia realizacji płatności z tytułu wkładu w przyszłe operacje wojskowe UE przelewem SWIFT.
2. Do czasu zawarcia porozumień, o których mowa w ust. 1, zarządca może przedsięwziąć środki niezbędne do ułatwienia realizacji płatności przez wnoszące wkład państwa trzecie.
3. Zarządca odpowiednio wcześniej informuje Specjalny Komitet o przewidywanych porozumieniach, przed ich podpisaniem w imieniu ATHENY.
4. W przypadku rozpoczęcia przez Unię operacji wojskowej zarządca wdraża porozumienia z państwami trzecimi uczestniczącymi w tej operacji, w odniesieniu do ich kwot wkładu, jakie ustaliła Rada.
ROZDZIAŁ 4
KONTA BANKOWE
Artykuł 12
Otwarcie i cel
1. Zarządca otwiera co najmniej jedno konto bankowe w imieniu ATHENY.
2. Konta bankowe są otwierane w renomowanej instytucji finansowej, mającej siedzibę w Państwie Członkowskim.
3. Wkłady Państw uczestniczących w operacjach wnoszone są na konta, o których mowa powyżej. Z kont tych przekazywane są płatności na pokrycie kosztów zarządzanych przez ATHENĘ i zaliczki dla dowódcy operacji w wysokości niezbędnej do realizacji wydatków związanych ze wspólnymi kosztami operacji wojskowej. Przekroczenia stanu kont są niedopuszczalne.
Artykuł 13
Zarządzanie funduszami
1. Każda płatność z konta ATHENY wymaga dwóch podpisów: administratora lub jego zastępcy oraz głównego księgowego lub jego zastępcy.
2. Fundusze zarządzane przez ATHENĘ, włącznie z funduszami powierzonymi dowódcy operacji, mogą zostać ulokowane jedynie w renomowanej instytucji finansowej, w euro, na rachunku bieżącym lub krótkoterminowym.
ROZDZIAŁ 5
KOSZTY WSPÓLNE
Artykuł 14
Definicja wspólnych kosztów i sposób ich kwalifikowania w zależności od okresu, w jakim zostały poniesione
1. Wspólne koszty wymienione w załączniku I ponosi ATHENA, bez względu na to, kiedy zostały poniesione. Jeśli zaksięgowano je w pozycji budżetu ukazującej operację, do której najbardziej się odnoszą, należy je uważać za koszty operacyjne tej operacji. W przeciwnym razie należy je traktować jako wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowywania lub realizacji operacji.
2. Ponadto w przygotowawczej fazie operacji, która rozpoczyna się w dniu, w którym Rada zadecyduje o prowadzeniu przez Unię operacji wojskowej (o ile Rada nie ustali wcześniejszej daty), a kończy się w dniu mianowania dowódcy operacji, ATHENA ponosi wspólne koszty operacyjne wymienione w załączniku II.
3. Podczas aktywnej fazy operacji, która przebiega od dnia mianowania dowódcy operacji do dnia zaprzestania działalności przez kwaterę główną operacji, ATHENA ponosi jako koszty operacyjne następujące wspólne koszty:
a) wspólne koszty wymienione w załączniku III-A;
b) wspólne koszty wymienione w załączniku III-B, o ile Rada tak zadecyduje.
4. Wspólne operacyjne koszty operacji obejmują wydatki niezbędne do likwidacji sił biorących udział w operacji, wymienione w załączniku IV.
Operację należy uważać za zakończoną z chwilą, gdy sprzęt i infrastruktura wspólnie finansowane w celu jej przeprowadzenia dotarły do miejsca przeznaczenia i zostały sporządzone sprawozdania finansowe dotyczące operacji.
5. Żadne wydatki poniesione w celu pokrycia kosztów, które w każdym przypadku obciążałyby jedno lub więcej Państw wnoszących wkład, instytucję Wspólnoty lub organizację międzynarodową, niezależnie od sposobu organizacji operacji, nie mogą zostać zakwalifikowane jako koszty wspólne.
Artykuł 15
Ćwiczenia
1. Wspólne koszty ćwiczeń Unii Europejskiej finansowane są za pośrednictwem mechanizmu ATHENA, zgodnie z przepisami i procedurami zbliżonymi do tych, które obowiązują wobec operacji, w które wnoszą wkład wszystkie uczestniczące Państwa Członkowskie.
2. Na wspólne koszty ćwiczeń składają się, po pierwsze - koszty dodatkowe stałego lub przenośnego centrum dowodzenia, a po drugie - koszty dodatkowe poniesione przez UE na skutek wykorzystania wspólnych środków i możliwości NATO udostępnionych w celu przeprowadzenia ćwiczeń.
3. Wspólne koszty ćwiczeń nie obejmują kosztów związanych z:
a) pozyskaniem kapitału, włącznie z kosztami dotyczącymi budynków, infrastruktury i sprzętu;
b) fazą planowania i przygotowania ćwiczeń;
c) transportem, koszarami i zakwaterowaniem wojska.
Artykuł 16
Kwoty referencyjne
Każdy projekt wspólnego działania, na mocy którego Rada decyduje o przeprowadzeniu przez Unię operacji wojskowej, oraz każdy projekt wspólnego działania lub decyzja, na mocy których Rada decyduje o rozszerzeniu zasięgu operacji Unii, zawiera kwotę referencyjną stanowiącą wspólne koszty danej operacji. Zarządca, przy wsparciu przede wszystkim ze strony oficerów wojska i dowódcy operacji, o ile został mianowany, szacuje kwotę niezbędną do pokrycia wspólnych kosztów operacji w planowanym okresie. Zarządca, za pośrednictwem Prezydencji, proponuje powyższą kwotę organom Rady odpowiedzialnym za rozpatrzenie projektu wspólnego działania lub decyzji.
ROZDZIAŁ 6
BUDŻET
Artykuł 17
Zasady budżetowania
1. Budżet, sporządzany w euro, jest aktem ustalającym i autoryzującym wszystkie dochody i wydatki zarządzane przez ATHENĘ na każdy rok obrachunkowy.
2. Wszelkie wydatki są powiązane z konkretną operacją, z wyjątkiem odpowiednich przypadków dotyczących kosztów wymienionych w załączniku I.
3. Środki przewidziane w budżecie autoryzowane są na czas trwania roku obrachunkowego, który rozpoczyna się dnia 1 stycznia, a kończy się dnia 31 grudnia tego samego roku.
4. W budżecie powinno się zachować równowagę dochodów i wydatków.
5. Żaden dochód ani wydatek nie może być zrealizowany w inny sposób niż poprzez przypisane go do odpowiedniej pozycji w budżecie i w ramach limitu środków w nim przewidzianych.
Artykuł 18
Ustalenie i przyjęcie budżetu rocznego
1. Corocznie zarządca sporządza projekt budżetu na kolejny rok obrachunkowy, korzystając z pomocy poszczególnych dowódców operacji w części dotyczącej "wspólnych kosztów operacyjnych". Zarządca przedkłada projekt budżetu Specjalnemu Komitetowi najpóźniej do dnia 31 października.
2. Projekt zawiera:
a) środki przewidziane w budżecie, niezbędne na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania lub realizacji operacji;
b) środki przewidziane w budżecie, niezbędne na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych trwających lub planowanych operacji, co obejmuje, o ile to stosowne, zwrot wspólnych kosztów wstępnie sfinansowanych przez dane Państwo lub stronę trzecią;
c) prognozę dotyczącą dochodów niezbędnych na pokrycie wydatków.
3. Środki budżetowe klasyfikowane są według tytułów i działów grupujących wydatki według typu lub celu, które, w miarę potrzeby, dalej dzielą się na poszczególne artykuły. Szczegółowe uwagi dotyczące poszczególnych działów lub artykułów zawiera projekt budżetu. Do każdej operacji przypisany jest jeden szczególny tytuł. Tytuł ten stanowi ogólną część budżetu i obejmuje wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowania i realizacji operacji.
4. Każdy tytuł może zawierać dział "rezerwy środków budżetowych". Środki te są księgowane, gdy istnieje niepewność oparta na poważnych podstawach co do kwoty potrzebnych środków budżetowych lub zakresu wykorzystania zaksięgowanych środków.
5. Dochody składają się z:
a) wkładów wniesionych przez uczestniczące w operacjach i wnoszące wkład Państwa Członkowskie oraz, w odpowiednim przypadku, przez wnoszące wkład państwa trzecie;
b) dochodów różnych, podzielonych według tytułów, obejmujących odsetki otrzymane, przychody ze sprzedaży i wynik budżetowy z ubiegłego roku obrachunkowego, po jego ustaleniu przez Specjalny Komitet.
6. Specjalny Komitet zatwierdza projekt budżetu do dnia 31 grudnia. Zarządca przyjmuje zatwierdzony budżet do realizacji, a następnie powiadamia o tym fakcie uczestniczące i wnoszące wkład państwa.
Artykuł 19
Rewizja budżetu
1. W przypadku niemożliwych do uniknięcia, wyjątkowych lub nieprzewidzianych okoliczności, w szczególności gdy operacja następuje w czasie trwania roku obrachunkowego, zarządca przedkłada projekt zmiany budżetu. Jeśli projekt ten zakłada znaczne przekroczenie kwoty referencyjnej dla danej operacji, Specjalny Komitet może wystąpić do Rady z wnioskiem o jego zatwierdzenie.
2. Projekt zmiany budżetu jest sporządzany, przedkładany, zatwierdzany, przyjmowany do realizacji, a następnie notyfikowany zgodnie z tą samą procedurą, jaka obowiązuje w przypadku budżetu rocznego. Jednakże jeśli zmiany w budżecie wiążą się z rozpoczęciem operacji wojskowej, do projektu należy dołączyć szczegółowe oświadczenie finansowe dotyczące przewidywanych wspólnych kosztów całej operacji. Specjalny Komitet omawia projekt zmiany budżetu w trybie pilnym.
Artykuł 20
Transfery
1. Zarządca, o ile to stosowne, może dokonać transferu środków przewidzianych w budżecie na wniosek dowódcy operacji. Zarządca informuje Specjalny Komitet o swoim zamiarze na trzy tygodnie przed dokonaniem transferu, o ile pozwala na to pilność sytuacji.
Jednakże transfer jest wcześniej zatwierdzany przez Specjalny Komitet w przypadku gdy:
a) planowany transfer zmieniłby łączną wysokość środków budżetowych przewidzianych dla danej operacji;
lub
b) planowane transfery między działami w trakcie roku obrachunkowego przekroczyłyby 10 % środków budżetowych zaksięgowanych w dziale, z którego podjęto środki, jak wykazuje budżet przyjęty dla tego roku obrachunkowego według stanu na dzień, w którym przedłożono wniosek o dany transfer.
2. W ciągu trzech miesięcy od daty rozpoczęcia operacji dowódca operacji może dokonać transferu środków budżetowych przydzielonych dla niej między poszczególnymi artykułami i działami części budżetu dotyczącej "wspólnych kosztów operacyjnych", jeżeli uzna to za konieczne dla prawidłowego przeprowadzenia operacji. Dowódca operacji informuje o tym fakcie zarządcę i Specjalny Komitet.
Artykuł 21
Przeniesienie środków budżetowych
1. Zasadniczo środki budżetowe przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania lub realizacji operacji, których nie przydzielono na inne przedsięwzięcia są anulowane na koniec roku obrachunkowego.
2. Środki budżetowe przeznaczone na pokrycie kosztów składowania materiałów i sprzętu zarządzanego przez ATHENĘ mogą zostać przeniesione na następny rok obrachunkowy, jeśli dokonano ich przydziału na następny rok przed dniem 31 grudnia bieżącego roku obrachunkowego. Środki budżetowe przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych mogą zostać przeniesione, jeśli są niezbędne do realizacji operacji, która nie została w pełni zakończona.
3. Zarządca przedkłada Specjalnemu Komitetowi wnioski o przeniesienie środków budżetowych z poprzedniego roku obrachunkowego do dnia 15 lutego.
Artykuł 22
Przewidywana realizacja budżetu
Po przyjęciu budżetu rocznego:
a) można dokonywać przydziału środków przewidzianych w tym budżecie z mocą od dnia 1 stycznia następnego roku;
b) wydatki, które na mocy zobowiązań prawnych lub umownych powinny być poniesione z góry, można pokrywać ze środków budżetowych przewidzianych na następny rok, za zgodą Specjalnego Komitetu.
ROZDZIAŁ 7
WKŁADY I ZWROTY KOSZTÓW
Artykuł 23
Określenie wysokości wkładów
1. Środki przewidziane w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji, które nie zostały pokryte przez dochody różne są finansowane z wkładów uczestniczących Państw Członkowskich.
2. Środki przewidziane w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych pokrywane są z wkładów Państw Członkowskich uczestniczących w operacjach.
3. Wkłady wnoszone w finansowanie operacji przez uczestniczące w niej Państwo Członkowskie są równe kwocie środków przewidzianych w budżecie na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych danej operacji, pomniejszonej o kwoty wkładów wnoszonych w finansowanie tej samej operacji przez uczestniczące w niej państwa trzecie z zastosowaniem art. 11.
4. Podział wkładów między Państwa Członkowskie, które są zobowiązane wnieść wkład, ustala się według kryterium produktu krajowego brutto, zgodnie z art. 28 ust. 3 Traktatu o Unii Europejskiej oraz zgodnie z decyzją Rady 2000/597/WE, Euratom z dnia 29 września 2000 r. w sprawie systemu środków własnych Wspólnot Europejskich [1] lub inną decyzją Rady, która może ją zastąpić.
5. Dane wymagane do obliczenia wysokości wkładów są określone w "Zbiorczej tabeli finansowania budżetu ogólnego według rodzaju zasobów własnych", w kolumnie "Dochód krajowy brutto (DNB) - zasoby własne" oraz w tabeli Państwa Członkowskiego załączonej do ostatniego budżetu przyjętego przez Wspólnoty Europejskie. Wkład każdego Państwa Członkowskiego zobowiązanego do wniesienia wkładu jest proporcjonalny do udziału dochodu krajowego brutto (DKB) tego Państwa w łącznym zagregowanym DKB wszystkich Państw Członkowskich, od których wymaga się wkładu.
Artykuł 24
Harmonogram płatności wkładów
1. Państwa Członkowskie uczestniczące w operacjach wojskowych zobowiązane są wnieść wkłady przeznaczone na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji do dnia 1 marca danego roku obrachunkowego.
2. Jeśli Rada przyjęła kwotę referencyjną dla unijnej operacji wojskowej, uczestniczące Państwa Członkowskie wnoszą wkład w wysokości 30 % kwoty referencyjnej, o ile Rada nie postanowi, że wysokość wkładu ma być wyższa.
3. Na wniosek zarządcy Specjalny Komitet może zadecydować, że przed przyjęciem zmiany budżetu dla danej operacji uczestniczące w niej Państwa Członkowskie zostaną wezwane do wniesienia dodatkowych wkładów. Specjalny Komitet może skierować sprawę do rozpatrzenia przez właściwe organy Rady odpowiedzialne za przygotowanie operacji.
4. Jeśli w budżecie przewidziano środki na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych danej operacji, Państwa Członkowskie wnoszą pozostałą część wkładów, jakie są winne wpłacić na tę operację zgodnie z art. 23 po odliczeniu wkładów, jakich dotychczas od nich zażądano w związku z tą samą operacją, w tym samym roku obrachunkowym.
5. Jeśli przyjęto kwotę referencyjną lub budżet, zarządca wysyła odpowiednie wezwania do wniesienia wkładów listem skierowanym do krajowych administracji, których dane adresowe są podawane do wiadomości zarządcy.
6. Bez uszczerbku dla ust. 1, wkłady są wnoszone w ciągu 30 dni od wystosowania odpowiednich wezwań.
7. Każde z uczestniczących Państw uiszcza opłaty bankowe związane z wniesieniem własnego wkładu.
Artykuł 25
Wcześniejsze finansowanie wydatków
1. Jeśli zaistnieje konieczność pokrycia wydatków w ramach wspólnych kosztów unijnej operacji wojskowej, zanim ATHENA otrzyma wkłady, Rada, po przyjęciu projektu wspólnego działania lub decyzji wykonawczej dotyczącej tej operacji:
a) wyznacza Państwo Członkowskie odpowiedzialne za wstępne sfinansowanie powyższych wydatków;
b) określa alternatywny sposób sfinansowania powyższych wydatków z góry oraz ustanawia odpowiedni tryb postępowania, jaki należy zastosować w przypadku braku możliwości wcześniejszego udostępnienia funduszy.
2. Specjalny Komitet sprawuje nadzór nad wykonaniem niniejszego artykułu i zobowiązany jest działać szybko.
3. Wszelkie kwoty wpłacone tytułem wcześniejszego finansowania zgodnie z ust. 1 lit. b) podlegają zwrotowi z chwilą otrzymania wkładów od Państw Członkowskich.
Artykuł 26
Refundacja kwot wpłaconych tytułem wstępnego finansowania
1. Państwo Członkowskie, państwo trzecie lub, w odpowiednim przypadku, organizacja międzynarodowa upoważniona przez Radę do wstępnego sfinansowania części wspólnych kosztów operacji może otrzymać od ATHENY zwrot wpłaconych kwot, składając wniosek, wraz z wymaganą dokumentacją potwierdzającą otrzymanie kwot, skierowany do zarządcy najpóźniej w ciągu dwóch miesięcy od daty likwidacji danej operacji.
2. Wnioski, które nie zostały zatwierdzone przez dowódcę operacji i zarządcę, nie są uznawane.
3. W przypadku zatwierdzenia wniosku o refundację złożonego przez Państwo Członkowskie wnoszące wkład refundowana kwota jest odliczana od kolejnego wezwania do wniesienia wkładu, skierowanego do tego Państwa przez zarządcę.
4. Jeśli w chwili zatwierdzenia wniosku nie przewiduje się żadnych wezwań do wniesienia wkładu lub jeśli kwota podana w zatwierdzonym wniosku o refundację przekracza przewidywany wkład, zarządca dokonuje płatności refundowanej kwoty w ciągu 30 dni, uwzględniając przepływy pieniężne ATHENY oraz potrzeby w zakresie finansowania wspólnych kosztów danej operacji.
5. Refundacja jest wymagalna zgodnie z niniejszą decyzją, nawet jeśli operacja zostanie odwołana.
Artykuł 27
Zarządzanie przez ATHENĘ wydatków nieobjętych wspólnymi kosztami
1. Specjalny Komitet, na wniosek zarządcy lub Państwa Członkowskiego, może postanowić, że zarządzanie administracyjne niektórymi wydatkami związanymi z operacją, szczególnie w obszarze wsparcia ze strony siły roboczej/aprowizacji i pralni, jest powierzane ATHENIE, nadal pozostając obowiązkiem zainteresowanego Państwa Członkowskiego.
2. Specjalny Komitet na mocy decyzji może upoważnić dowódcę operacji do zawarcia umów dotyczących zaopatrzenia, o którym mowa powyżej, w imieniu Państw Członkowskich uczestniczących w operacji. Komitet może zatwierdzić budżet ATHENY w celu wstępnego sfinansowania wydatków przez Państwo Członkowskie lub zadecydować, że ATHENA zgromadzi z wyprzedzeniem niezbędne fundusze od Państw Członkowskich, aby móc wykonać zawarte umowy.
3. ATHENA prowadzi księgowość dotyczącą wydatków poniesionych przez poszczególne Państwa Członkowskie, powierzonych jej w zarząd. Co miesiąc ATHENA wysyła każdemu z Państw Członkowskich zestawienie wydatków danego Państwa poniesionych przez ATHENĘ lub jej pracowników w ciągu ubiegłego miesiąca oraz wezwanie do przekazania środków wymaganych na ich pokrycie. Państwa Członkowskie zobowiązane są przekazać ATHENIE wymagane środki w ciągu 30 dni od daty wystosowania wezwania do przekazania środków.
Artykuł 28
Odsetki za zwłokę
Jeśli Państwo nie wypełni swoich zobowiązań finansowych w odniesieniu do wkładów wnoszonych do budżetu Wspólnoty, stosuje się, na zasadzie analogii, przepisy Wspólnoty dotyczące odsetek za zwłokę w płatności, określone w art. 71 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich [2].
ROZDZIAŁ 8
REALIZACJA WYDATKÓW
Artykuł 29
Zasady
1. Środki budżetowe ATHENY są wykorzystywane zgodnie z zasadami solidnego zarządzania finansowego, tj. gospodarności, efektywności i skuteczności.
2. Urzędnicy zatwierdzający odpowiadają za realizację dochodów i wydatków ATHENY zgodnie z zasadami solidnego zarządzania finansowego, aby zapewnić zachowanie zgodności z wymaganiami przepisów ustawowych i wykonawczych. Urzędnicy zatwierdzający podejmują budżetowe i prawne zobowiązania, rozliczają i autoryzują wydatki i prowadzą działania poprzedzające wydatkowanie środków budżetowych. Urzędnik zatwierdzający może delegować swoje obowiązki na inne osoby, na mocy decyzji określającej:
a) pracowników odpowiedniego szczebla, zdolnych wykonać powierzone obowiązki;
b) zakres przekazanych uprawnień; oraz
c) zakres, w jakim beneficjanci mogą dalej delegować powierzone uprawnienia na swoich zastępców.
3. Należy zapewnić, aby wydatkowanie środków budżetowych przebiegało z zachowaniem zasady rozdzielności funkcji urzędnika zatwierdzającego i głównego księgowego. Obowiązki urzędnika zatwierdzającego i głównego księgowego wykluczają się wzajemnie. Wszelkie płatności z funduszy zarządzanych przez ATHENĘ wymagają dwóch podpisów: urzędnika zatwierdzającego i głównego księgowego.
4. W przypadku gdy realizacja wspólnych wydatków została powierzona Państwu Członkowskiemu, instytucji Wspólnoty lub, w odpowiednim przypadku, organizacji międzynarodowej, wówczas - bez uszczerbku dla niniejszej decyzji - powyższe Państwo, instytucja lub organizacja stosuje przepisy obowiązujące w przypadku realizacji jej własnych wydatków. Jeśli zarządca bezpośrednio realizuje wydatek, postępuje zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie wobec wykonania części budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich pt. "Rada".
5. Jednakże zarządca może dostarczyć Prezydencji elementy przydatne do opracowania wniosku do Rady lub Specjalnego Komitetu w sprawie przepisów dotyczących realizacji wspólnych wydatków.
Artykuł 30
Wspólne koszty poniesione w trakcie przygotowania i realizacji operacji
Zarządca pełni obowiązki urzędnika zatwierdzającego w przypadku wydatków dla pokrycia wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji.
Artykuł 31
Wspólne koszty operacyjne
1. Dowódca operacji wykonuje obowiązki urzędnika zatwierdzającego wydatki pokrywające wspólne koszty operacyjne operacji, którą dowodzi. Jednakże obowiązki te dotyczą wydatków poniesionych w trakcie fazy przygotowawczej konkretnej operacji, zrealizowanych bezpośrednio przez ATHENĘ lub odnoszących się do okresu po zakończeniu aktywnej fazy operacji.
2. Zarządca przelewa kwoty wymagane do realizacji wydatku związanego z operacją z konta bankowego ATHENY dla dowódcy operacji, na jego wniosek, na konto bankowe otwarte w imieniu ATHENY; dowódca operacji przekazuje szczegółowe dane dotyczące tego konta.
3. W drodze odstępstwa od art. 17 ust. 5, przyjęcie kwoty referencyjnej upoważnia zarządcę i dowódcę operacji, w ramach ich kompetencji, do skorzystania z prawa do poniesienia kosztów związanych z daną operacją na poziomie do 30 % kwoty referencyjnej, o ile Rada nie ustali wyższej sumy. Specjalny Komitet, na wniosek zarządcy, ma prawo w drodze decyzji zezwolić na poniesienie dodatkowych wydatków. Specjalny Komitet może przekazać sprawę do rozpatrzenia właściwym organom Rady odpowiedzialnym za przygotowanie operacji, za pośrednictwem Prezydencji. Odstępstwo to przestaje mieć zastosowanie od daty przyjęcia budżetu danej operacji.
4. W okresie przed przyjęciem budżetu operacji zarządca i dowódca operacji lub jego przedstawiciel co dwa tygodnie składają Specjalnemu Komitetowi sprawozdania dotyczące ich kompetencji, w odniesieniu do kosztów kwalifikowanych jako wspólne koszty tej operacji. Specjalny Komitet, na wniosek zarządcy, dowódcy operacji lub Państwa Członkowskiego, może wydać dyrektywy w sprawie realizacji wydatków w ciągu tego okresu.
5. W przypadku poważnego zagrożenia życia pracowników uczestniczących w unijnej operacji wojskowej dowódca tej operacji może, w drodze odstępstwa o art. 17 ust. 5, zrealizować niezbędne wydatki dla uratowania życia tych pracowników, przekraczające środki przewidziane w budżecie. Dowódca operacji jak najszybciej informuje o tym fakcie zarządcę i Specjalny Komitet. W takim przypadku zarządca, po skontaktowaniu się z dowódcą operacji, występuje z wnioskiem o dokonanie transferów środków niezbędnych do sfinansowania powyższych nieprzewidzianych wydatków. W przypadku gdy nie można zapewnić wystarczającej ilości środków na tego rodzaju wydatki za pomocą transferu zarządca występuje z wnioskiem o zmianę budżetu.
ROZDZIAŁ 9
MIEJSCE PRZEZNACZENIA WSPÓLNIE FINANSOWANEGO SPRZĘTU I INFRASTRUKTURY
Artykuł 32
1. Mając na względzie zakończenie dowodzonej przez siebie operacji, dowódca operacji podejmuje niezbędne działania w celu znalezienia miejsca przeznaczenia sprzętu i infrastruktury nabytej wspólnie dla realizacji tej operacji. W miarę potrzeb dowódca proponuje Specjalnemu Komitetowi odpowiednią stopę amortyzacji.
2. Zarządca zarządza sprzętem i infrastrukturą pozostałą po zakończeniu aktywnej fazy operacji, mając na względzie, o ile zajdzie taka potrzeba, znalezienie dla nich miejsca przeznaczenia. W miarę potrzeb Zarządca proponuje Specjalnemu Komitetowi odpowiednią stopę amortyzacji.
3. Stopa amortyzacji dla sprzętu, infrastruktury i innych aktywów podlega zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet w jak najkrótszym możliwym terminie.
4. Miejsce przeznaczenia współfinansowanego sprzętu i infrastruktury podlega zatwierdzeniu przez Specjalny Komitet, z uwzględnieniem potrzeb operacyjnych i kryteriów finansowych. Przykłady miejsca przeznaczenia:
a) w przypadku infrastruktury - sprzedaż lub przekazanie za pośrednictwem ATHENY państwu przyjmującemu, Państwu Członkowskiemu lub stronie trzeciej;
b) w przypadku sprzętu - sprzedaż za pośrednictwem ATHENY Państwu Członkowskiemu, państwu przyjmującemu lub stronie trzeciej, bądź składowanie i utrzymywanie przez ATHENĘ, Państwo Członkowskie lub stronę trzecią.
5. Sprzęt i infrastruktura są sprzedawane państwu wnoszącemu wkład, państwu przyjmującemu lub stronie trzeciej według ich wartości rynkowej lub, jeśli nie można ustalić wartości rynkowej, biorąc pod uwagę odpowiednią stopę amortyzacji.
6. Sprzedaż lub transfer do państwa przyjmującego lub strony trzeciej przebiega zgodnie z przepisami bezpieczeństwa obowiązującymi w szczególności w ramach Rady, w Państwach wnoszących wkład lub NATO.
7. W przypadku podjęcia decyzji, że ATHENA zatrzyma sprzęt nabyty dla potrzeb operacji, wnoszące wkład Państwa Członkowskie mogą wystąpić do pozostałych Państw Członkowskich uczestniczących w operacji o zwrot kosztów. Specjalny Komitet, złożony z przedstawicieli wszystkich uczestniczących Państw Członkowskich, podejmuje stosowne decyzje na podstawie wniosku przedłożonego przez zarządcę.
ROZDZIAŁ 10
RACHUNKOWOŚC I INWENTARYZACJA
Artykuł 33
Zasady
W przypadku gdy realizację wspólnych wydatków powierzono Państwu Członkowskiemu, instytucji Wspólnoty lub, w odpowiednim przypadku, organizacji międzynarodowej, wówczas to Państwo, instytucja lub organizacja stosuje zasady obowiązujące przy księgowaniu ich własnych wydatków i prowadzeniu własnej inwentaryzacji.
Artykuł 34
Rachunkowość wspólnych kosztów operacyjnych
Dowódca operacji prowadzi rachunkowość dotyczącą transferów funduszy otrzymanych od ATHENY, poniesionych wydatków i dokonanych płatności, jak również inwentaryzację mienia ruchomego finansowanego z budżetu ATHENY i wykorzystywanego do potrzeb operacji, którą dowodzi.
Artykuł 35
Skonsolidowane sprawozdania finansowe
1. Główny księgowy prowadzi rachunkowość żądanych wkładów i dokonanych transferów. Ponadto główny księgowy sporządza sprawozdania dotyczące wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji oraz zrealizowanych wydatków operacyjnych, za które bezpośrednio odpowiada zarządca.
2. Główny księgowy sporządza skonsolidowane sprawozdania obejmujące dochody i wydatki ATHENY. Poszczególni dowódcy operacji przesyłają głównemu księgowemu zapisy księgowe dotyczące poniesionych wydatków i zrealizowanych płatności, jak również wstępnego finansowania, które główny księgowy zatwierdził w celu pokrycia wspólnych kosztów operacyjnych dowodzonych przez nich operacji.
ROZDZIAŁ 11
KONTROLA RACHUNKÓW I PREZENTACJA SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH
Artykuł 36
Regularne sprawozdania dla Specjalnego Komitetu
Co trzy miesiące zarządca przedkłada Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie z realizacji dochodów i wydatków w ciągu ubiegłych trzech miesięcy oraz od początku roku obrachunkowego. W tym celu poszczególni dowódcy operacji przekazują zarządcy, we właściwym czasie, sprawozdanie dotyczące wydatków odnoszących się do wspólnych kosztów operacyjnych operacji, którymi dowodzą.
Artykuł 37
Kontrola rachunków
1. W przypadku gdy realizację wydatków ATHENY powierzono Państwu Członkowskiemu, instytucji Wspólnoty lub organizacji międzynarodowej, wówczas to Państwo, instytucja lub organizacja stosują przepisy, które obowiązują wobec kontroli ich własnych rachunków.
2. Jednakże zarządca lub osoby przez niego wyznaczone mają prawo, w dowolnym czasie, przeprowadzić kontrolę wspólnych kosztów ATHENY poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji lub wspólnych kosztów operacyjnych związanych z operacją. Ponadto Specjalny Komitet, na wniosek zarządcy lub Państwa Członkowskiego może w dowolnym czasie wyznaczyć zewnętrznego biegłego rewidenta, określić jego zadania i warunki zatrudnienia.
3. Kontrola wydatków związanych ze wspólnymi kosztami poniesionymi w trakcie przygotowania i realizacji operacji oraz kosztów operacyjnych, których dotąd nie poddano kontroli zewnętrznych biegłych rewidentów działających w imieniu ATHENY, jest przeprowadzana w ciągu dwóch miesięcy od zakończenia każdego roku obrachunkowego.
4. Mając na względzie zewnętrzne kontrole, należy ustanowić sześcioosobowe kolegium biegłych rewidentów. Co roku Specjalny Komitet wyznacza dwóch członków zespołu spośród kandydatów zgłoszonych przez Państwa Członkowskie na nieodnawialny okres trzech lat. Kandydaci są członkami krajowej izby audytorskiej w Państwie Członkowskim oraz gwarantują odpowiedni stopień bezpieczeństwa i niezależności. Są oni w stanie wykonać zadania zlecone im przez ATHENĘ. W ramach realizacji tych zadań:
a) członkowie kolegium nadal są opłacani przez ich macierzystą izbę audytorską oraz otrzymują od ATHENY jedynie zwrot kosztów ich misji zgodnie z przepisami mającymi zastosowanie wobec równorzędnej klasy urzędników Wspólnot Europejskich;
b) nie mają prawa żądać ani otrzymywać instrukcji od innych instytucji poza Specjalnym Komitetem; w ramach swojego mandatu kontrolnego Kolegium Biegłych Rewidentów i jego członkowie są w pełni niezależni i ponoszą wyłączną odpowiedzialność za prowadzenie kontroli zewnętrznych;
c) składają sprawozdania z realizacji swoich zadań jedynie Specjalnemu Komitetowi;
d) sprawdzają, czy wydatki finansowane poprzez mechanizm ATHENA zostały zrealizowane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz zasadami solidnego zarządzania finansowego, czyli zasadami gospodarności, efektywności i skuteczności.
Co roku Kolegium Biegłych Rewidentów wybiera przewodniczącego na nadchodzący rok obrachunkowy. Kolegium przyjmuje zasady stosowane w przypadku kontroli prowadzonych przez jego członków zgodnie z najwyższymi normami międzynarodowymi. Kolegium Biegłych Rewidentów zatwierdza sprawozdania z kontroli sporządzone przez jego członków przed ich przekazaniem zarządcy i Specjalnemu Komitetowi.
5. Specjalny Komitet może zadecydować, w każdym indywidualnym przypadku i ze szczególnych powodów, o skorzystaniu z usług innych organów zewnętrznych.
6. Osoby odpowiedzialne za kontrolę wydatków ATHENY przed przystąpieniem do realizacji swoich zadań powinny zostać poddane procedurze dopuszczenia do informacji niejawnych co najmniej do poziomu "tajne" ("Secret UE"), prowadzonej przez Radę lub równoważnemu postępowaniu prowadzonemu, w zależności od przypadku, przez Państwo Członkowskie lub NATO. Osoby te zapewniają, że będą przestrzegać poufności informacji i chronić dane, w których posiadanie weszły w trakcie realizacji swojego zadania kontrolnego, zgodnie z przepisami stosowanymi wobec tych informacji i danych.
7. Zarządca i osoby odpowiedzialne za kontrolę wydatków ATHENY uzyskają niezwłocznie i bez wcześniejszego powiadamiania dostęp do dokumentów i treści wszelkich danych potwierdzających fakt poniesienia powyższych wydatków, jak również do pomieszczeń, gdzie te dokumenty i dane są przechowywane. Mogą oni wykonywać ich kopie. Osoby zaangażowane w realizację wydatków ATHENY udzielają zarządcy i osobom odpowiedzialnym za kontrolę tych wydatków niezbędnej pomocy w wypełnieniu ich zadań.
8. Koszty kontroli prowadzonych przez biegłych rewidentów działających z ramienia ATHENY uważane są za wspólne koszty, które ponosi ATHENA.
Artykuł 38
Coroczna prezentacja sprawozdań
1. Zarządca, z pomocą głównego księgowego i dowódców poszczególnych operacji, sporządza i przedkłada Specjalnemu Komitetowi, do kwietnia przypadającego po zakończeniu roku obrachunkowego, roczne sprawozdania zarządu, roczne bilansy ATHENY oraz sprawozdanie z działalności. W rocznych sprawozdaniach zarządu odróżnia się wspólne koszty ATHENY poniesione w trakcie przygotowania i realizacji operacji od wspólnych kosztów operacyjnych związanych z poszczególnymi operacji prowadzonymi w ciągu danego roku obrachunkowego, jak również dochody różne i przychody od Państw Członkowskich i państw trzecich. W bilansie wykazuje się, w pozycji "aktywa", wszelkie aktywa należące do ATHENY, z uwzględnieniem ich amortyzacji oraz strat lub likwidacji, zaś rezerwy wykazuje się w pozycji "pasywa". Zarządca przedkłada sprawozdania zarządu do badania Kolegium Biegłych Rewidentów, które wydaje na ich temat opinię do lutego przypadającego po zakończeniu roku obrachunkowego.
2. Specjalny Komitet zatwierdza roczne sprawozdania zarządu i bilanse. Komitet udziela zarządcy, głównemu księgowemu i dowódcom poszczególnych operacji absolutorium za dany rok obrachunkowy.
3. Wszelkie sprawozdania i spisy inwentarza są przechowywane, według szczebla kompetencji, przez głównego księgowego i dowódców poszczególnych operacji przez okres pięciu lat od daty udzielenia stosownego absolutorium.
4. Specjalny Komitet może zadecydować o zaksięgowaniu salda wyniku budżetowego za rok obrachunkowy, za który zostały zatwierdzone sprawozdania, w budżecie na następny rok obrachunkowy, jako dochody lub wydatki, w zależności od okoliczności, w drodze zmiany budżetu.
5. Ta część salda wyniku budżetowego za rok obrachunkowy, która wynika z wydatkowania środków budżetowych przeznaczonych na pokrycie wspólnych kosztów poniesionych w trakcie przygotowania i realizacji operacji księgowana jest na poczet następnych wkładów od uczestniczących Państw Członkowskich.
6. Ta część salda wyniku budżetowego, która wynika z wydatkowania środków budżetowych przeznaczonych na pokrycie wspólnych kosztów operacyjnych związanych z daną operacją, księgowana jest na poczet kolejnych wkładów od Państw Członkowskich, które uczestniczą w tej operacji.
7. W przypadku gdy nie można dokonać zwrotu poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od wkładów należnych ATHENIE, saldo wyniku budżetowego jest zwracane danemu Państwu Członkowskiemu.
Artykuł 39
Prezentacja sprawozdań dotyczących danej operacji
1. Po zakończeniu operacji Specjalny Komitet może postanowić, na wniosek zarządcy lub Państwa Członkowskiego, że zarządca, z pomocą głównego księgowego i dowódcy operacji, przedkłada Specjalnemu Komitetowi sprawozdanie zarządu i bilans dla tej operacji obejmujące okres co najmniej do dnia jej zakończenia oraz, o ile to możliwe, do dnia likwidacji sił biorących w niej udział. Nieprzekraczalny termin, w jakim zarządca przedkłada wymagane dokumenty nie może być krótszy niż cztery miesiące od dnia zakończenia operacji.
2. Jeśli sprawozdania zarządu i bilanse nie mogą w podanym nieprzekraczalnym terminie uwzględnić dochodów i wydatków związanych z likwidacją sił biorących udział w danej operacji, wówczas te dochody i wydatki wykazuje się w rocznym sprawozdaniu zarządu i bilansie dla ATHENY. Specjalny Komitet poddaje je badaniu w ramach corocznej prezentacji sprawozdań.
3. Specjalny Komitet zatwierdza przedłożone mu sprawozdania zarządu i bilanse dotyczące danej operacji. Udziela absolutorium zarządcy, głównemu księgowemu i dowódcy danej operacji.
4. Jeśli nie można dokonać zwrotu poprzez odliczenie odpowiedniej kwoty od wkładów należnych ATHENIE, saldo wyniku budżetowego jest zwracane danemu Państwu Członkowskiemu.
ROZDZIAŁ 12
ODPOWIEDZIALNOŚĆ PRAWNA
Artykuł 40
1. Zasady, na jakich dowódca operacji, zarządca i inni pracownicy oddelegowani w szczególności przez instytucje Wspólnoty lub Państwa Członkowskie ponoszą odpowiedzialność dyscyplinarną i karną w przypadku nieprawidłowości lub zaniedbania w realizacji budżetu reguluje regulamin pracowniczy lub przepisy lub procedury stosowane wobec nich. Dodatkowo ATHENA może, z własnej inicjatywy lub na wniosek państwa wnoszącego wkład, wytoczyć powództwo cywilne przeciwko wyżej wspomnianym pracownikom.
2. W żadnym przypadku Wspólnoty Europejskie lub Sekretarz Generalny Rady nie mogą zostać pociągnięci do odpowiedzialności przez wnoszące wkład państwo w związku z pełnieniem obowiązków przez zarządcę, głównego księgowego lub przydzielonych im pracowników.
3. Odpowiedzialność umowną, która może wynikać z umów zawartych w kontekście realizacji budżetu, ponoszą wnoszące wkład Państwa za pośrednictwem ATHENY. Kwestie odpowiedzialności umownej reguluje prawo mające zastosowanie wobec tych umów.
4. W przypadku odpowiedzialności pozaumownej wszelkie szkody spowodowane w wyniku operacji przez kwaterę główną, kwatery wojsk i kwatery wchodzące w skład struktur zarządzania kryzysowego, których skład zatwierdza dowódca operacji lub przez ich pracowników w trakcie pełnienia ich obowiązków, pokrywają wnoszące wkład Państwa Członkowskie za pośrednictwem ATHENY, zgodnie z ogólnymi zasadami przyjętymi w przepisach prawnych wszystkich Państw Członkowskich i regulaminem pracowniczym sił zbrojnych stosowanym na obszarze działań wojennych.
5. W żadnym przypadku Wspólnoty Europejskie ani Państwa Członkowskie nie mogą zostać pociągnięte do odpowiedzialności przez państwo wnoszące wkład z tytułu umów zawartych w ramach realizacji budżetu lub szkód spowodowanych przez jednostki i oddziały działające w ramach struktur zarządzania kryzysowego, których skład zatwierdza dowódca operacji, lub przez pracowników tych jednostek i oddziałów w trakcie pełnienia ich obowiązków.
Artykuł 41
Przepisy przejściowe
1. Budżet wstępny należy przyjąć do dnia 1 czerwca 2004 r. Pierwszy rok obrachunkowy rozpoczyna się w dniu przyjęcia budżetu wstępnego, a kończy się dnia 31 grudnia następującego po tej dacie.
2. Do dnia 1 czerwca 2004 r. Specjalny Komitet mianuje pierwszych sześciu członków Kolegium Biegłych Rewidentów, o których mowa w art. 37 ust. 4. Dwóch członków, których kadencja wynosi jeden rok i dwóch członków, których kadencja wynosi dwa lata jest wybieranych w drodze losowania. Dwaj pozostali członkowie są mianowani na trzyletnią kadencję.
Artykuł 42
Przegląd
Niniejsza decyzja, włącznie z załącznikami do niej, jest poddawana przeglądowi po każdej operacji, a przynajmniej co 18 miesięcy. Pierwszy przegląd jest przeprowadzany najpóźniej do końca 2004 r. Organy zarządzające ATHENY wnoszą swój wkład w przeglądy niniejszej decyzji.
Artykuł 43
Przepisy końcowe
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem 1 marca 2004 r. Niniejsza decyzja zostanie opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Brukseli, dnia 23 lutego 2004 r.