Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 2343/2002
z dnia 19 listopada 2002 r.
w sprawie ramowego rozporządzenia finansowego dotyczącego organów określonych w artykule 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich
TYTUŁ I: PRZEDMIOT
TYTUŁ II: ZASADY BUDŻETOWE
Rozdział 1 Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej
Rozdział 2 Zasada jednoroczności
Rozdział 3 Zasada równowagi
Rozdział 4 Zasada jednostki rozliczeniowej
Rozdział 5 Zasada uniwersalności
Rozdział 6 Zasada specyfikacji
Rozdział 7 Zasada należytego zarządzania finansami
Rozdział 8 Zasada przejrzystości
TYTUŁ III OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU
Rozdział 1 opracowanie budżetu
Rozdział 2 Struktura i przedstawianie budżetu
TYTUŁ IV WYKONANIE BUDŻETU
Rozdział 1 Przepisy ogólne
Rozdział 2 Podmioty działające w sferze finansów
Sekcja 1 Zasada rozdzielenia obowiązków
Sekcja 2 Intendent
Sekcja 3 Księgowy
Sekcja 4 Administrator środków zaliczkowych
Rozdział 3 Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów
Sekcja 1 Zasady ogólne
Sekcja 2 Zasady mające zastosowanie do intendentów delegowanych i subdelegowanych
Sekcja 3 Zasady mające zastosowanie do księgowych i administratorów środków zaliczkowych
Rozdział 4 Operacje po stronie dochodów
Sekcja 1 Przepisy ogólne
Sekcja 2 Prognoza należności
Sekcja 3 Ustalanie należności
Sekcja 4 Zezwolenie na windykację należności
Sekcja 5 Windykacja
Sekcja 6 Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności
Rozdział 5 Operacje po stronie wydatków
Sekcja 1 Zaciąganie zobowiązań finansowych
Sekcja 2 Stwierdzanie prawidłowości wydatków
Sekcja 3 Zatwierdzenie wydatków
Sekcja 4 Realizacja wydatków
Sekcja 5 Terminy operacji po stronie wydatków
Rozdział 6 Systemy informatyczne
Rozdział 7 Audytor wewnętrzny
TYTUŁ V ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
TYTUŁ VI DOTACJE PRZYZNAWANE PRZEZ ORGAN WSPÓLNOTY
TYTUŁ VII PRZEDSTAWIANIE RACHUNKÓW I RACHUNKOWOŚĆ
Rozdział 1 Przedstawianie rachunków
Rozdział 2 Rachunkowość
Sekcja 1 Przepisy wspólne
Sekcja 2 Konta ogólne
Sekcja 3 Konta budżetowe
Rozdział 3 Spis inwentarza
TYTUŁ VIII KONTROLA ZEWNĘTRZNA I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM
Rozdział 1 Kontrola zewnętrzna
Rozdział 2 Absolutorium
TYTUŁ IX PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, w szczególności jego art. 185 ust. 1 [1],
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego [2],
uwzględniając opinię Rady [3],
uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego [4],
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Organy Wspólnoty ustanowione w celu przejęcia obowiązku prowadzenia niektórych działań Wspólnoty mają osobowość prawną i w związku z tym posiadają własny budżet, podlegający szczególnym regułom finansowym.
(2) W celu zapewnienia pewnego stopnia spójności tych reguł z rozporządzeniem (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanym dalej "ogólnym rozporządzeniem finansowym") oraz na podstawie art. 185 ust. 1 tego rozporządzenia, niniejsze ramowe rozporządzenie finansowe musi ustanawiać reguły dotyczące ustalenia, wykonania i kontroli budżetu wymienionych organów Wspólnoty, które faktycznie otrzymują dotacje z budżetu Wspólnoty (zwanych dalej "organami Wspólnoty"). Na podstawie niniejszego ramowego rozporządzenia finansowego każdy z tych organów Wspólnoty przyjmuje własne zasady finansowe, które, jak wskazano w wyżej wymienionym art. 185, mogą odstępować od ramowego rozporządzenia finansowego zgodnie ze szczególnymi wymogami zarządzania tych organów, jednakże wyłącznie za zgodą Komisji.
(3) Podobnie jak ogólne rozporządzenie finansowe niniejsze ramowe rozporządzenie finansowe ogranicza się do określenia ogólnych zasad i podstawowych reguł dotyczących całości danego sektora budżetowego, jednakże organy te mogą później przyjmować przepisy szczegółowe w celu uproszczenia ich zasad finansowych.
(4) Do celów ustanowienia i wykonywania budżetu należy zapewnić przestrzeganie czterech podstawowych zasad prawa budżetowego (jednolitość, uniwersalność, specyfikacja, jednooczność) oraz zasad równowagi, jednostki rozliczeniowej, należytego zarządzania finansami i przejrzystości.
(5) Niezbędne jest określenie kompetencji i obowiązków księgowego, wewnętrznego audytora i intendentów. Intendenci są w pełni odpowiedzialni za wszelkie operacje na dochodach i wydatkach, realizowane pod ich kontrolą oraz są oni pociągani do odpowiedzialności za swoje działania, włącznie, tam gdzie jest to konieczne, z procedurą dyscyplinarną.
(6) Podobnie jak instytucje te organy Wspólnoty nie mają prawa zaciągać pożyczek, zgodnie z art. 14 ogólnego rozporządzenia finansowego.
(7) Kontrola wewnętrzna w organach Wspólnoty przeprowadzana jest przez audytora wewnętrznego Komisji, który w związku z tym pełni funkcję gwaranta ogólnej spójności systemu i jego metod pracy zgodnie z art. 185 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego.
(8) Harmonogramy ustalania budżetu, prezentacji rozliczeń i udzielania absolutorium muszą być dostosowane do odpowiednich przepisów ogólnego rozporządzenia finansowego, a organem odpowiedzialnym za udzielanie absolutorium organom Wspólnoty będzie organ odpowiedzialny za budżet ogólny (art. 185 ust. 2 ogólnego rozporządzenia finansowego).
(9) Zasady rachunkowości stosowane przez organy Wspólnoty muszą zezwalać na konsolidację z kontami instytucji i w tym celu muszą one zostać przyjęte przez księgowego Komisji zgodnie z art. 133 nowego ogólnego rozporządzenia finansowego.
(10) Zgodnie z art. 46 ogólnego rozporządzenia finansowego plan zakładowy musi zostać przedstawiony władzy budżetowej do zatwierdzenia.
(11) Każdy organ może uzyskać dostęp do zespołu, o którym mowa w art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, ustanowionego przez Komisję w celu badania nieprawidłowości, tak aby możliwe było dokonanie podobnej oceny identycznych przypadków.
(12) Organy Wspólnoty, ponieważ otrzymują dotacje z budżetu Wspólnoty, muszą ściśle stosować się do tych samych wymagań co instytucje w udzielaniu zamówień publicznych i dotacji w zakresie, w jakim takie zamówienia i dotacje są dopuszczone przez instrumenty ustanawiające te organy; w tym przypadku wystarczy odniesienie do odpowiednich przepisów ogólnego rozporządzenia finansowego.
(13) Podobnie jak instytucje organy Wspólnoty mogą w celu wykonania zadań im powierzonych korzystać z zewnętrznych organów sektora prywatnego, wyłącznie tam gdzie jest to konieczne i nie do zadań związanych z wykonywaniem misji publicznej lub z korzystaniem z uznania w ocenie w celu zapewnienia, aby każdy organ był odpowiedzialny za wykonanie własnego budżetu oraz realizował cele przypisane mu w chwili tworzenia.
(14) Na poparcie wniosku o wypłacenie wspólnotowej subwencji organy Wspólnoty muszą przedstawić prognozę przepływu środków pieniężnych, a oprocentowanie środków finansowych wypłacanych przez Wspólnoty w zakresie tej subwencji musi przypadać Wspólnotom.
(15) Muszą istnieć przepisy szczególne dotyczące pobierania opłat i należności stanowiących jeden z rodzajów zasobów tych organów.
(16) Ze względu na statutowe wymagania wynikające z dokumentów ustanawiających organy Wspólnoty należy przyjąć procedurę prezentacji rozliczeń oraz przepisy dotyczące wydawania opinii przez zarząd w sprawie rachunków.
(17) Nowa struktura budżetu przyjęta w ogólnym rozporządzeniu finansowym musi również być wykorzystywana przez organy Wspólnoty w zakresie, w jakim to jest uzasadnione przez charakter ich działalności.
(18) Jedynymi przepisami ogólnego rozporządzenia finansowego, które muszą zostać włączone do niniejszego rozporządzenia, są przepisy odnoszące się do organów Wspólnoty.
W szczególności niniejsze rozporządzenie nie może zatem zawierać przepisów odnoszących się do dziedzin działalności, które nie mają związku z organami Wspólnoty, z różnymi metodami wykonania, obejmującymi koncepcję eksternalizacji i informacji dotyczących budżetu, które mają być przesłane do Parlamentu Europejskiego i Rady. Ponadto wyłącznie niektóre kategorie dochodu przyznanego w ogólnym rozporządzeniu finansowym powinny być uwzględniane i na koniec procedura przekazywania środków i ustalania budżetu musi być mniej szczegółowa i mniej złożona,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
TYTUŁ I
PRZEDMIOT
Artykuł 1
Niniejsze rozporządzenie określa podstawowe zasady, od których przepisy finansowe każdego organu Wspólnoty mogą odstąpić, wyłącznie jeśli wymagają tego ich szczególne potrzeby operacyjne i wyłącznie za uprzednią zgodą Komisji zgodnie z art. 185 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 (zwanego dalej "ogólnym rozporządzeniem finansowym").
Artykuł 2
Do celów niniejszego rozporządzenia:
1. "Organ Wspólnoty" oznacza każdy organ określony w art. 185 ust. 1 ogólnego rozporządzenia finansowego;
2. "Zarząd" oznacza główny organ wewnętrzny organu Wspólnoty, który jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji w sprawach finansowych i budżetowych, bez względu na nazwę, jaka została mu nadana w akcie założycielskim organu Wspólnoty;
3. "Dyrektor" oznacza osobę odpowiedzialną za wykonanie decyzji zarządu i za budżet organu Wspólnoty jako intendent, bez względu na tytuł nadany mu w akcie założycielskim organu Wspólnoty;
4. "Akt założycielski" oznacza instrument prawa wspólnotowego dotyczący głównych aspektów utworzenia i funkcjonowania organu Wspólnoty;
5. "Władza budżetowa" oznacza Parlament Europejski oraz Radę Unii Europejskiej.
TYTUŁ II
ZASADY BUDŻETOWE
Artykuł 3
Ustanowienie i wykonanie budżetu organu Wspólnoty (zwanego dalej "budżetem") jest zgodne z zasadami jednolitości i rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, należytego zarządzania finansami oraz przejrzystości, wymienionymi w niniejszym rozporządzeniu.
ROZDZIAŁ 1
Zasady jednolitości i rzetelności budżetowej
Artykuł 4
Budżet stanowi instrument, który w odniesieniu do każdego roku budżetowego przewiduje i zatwierdza dochody i wydatki uznane za niezbędne dla organu Wspólnoty.
Artykuł 5
Budżet obejmuje:
a) dochód własny obejmujący wszystkie opłaty i należności, które organ Wspólnoty ma prawo pobierać na mocy zadań mu powierzonych, oraz wszelkie inne dochody;
b) dochód składający się z wszelkich wkładów pieniężnych przyjmujących Państw Członkowskich;
c) subwencję przyznaną przez Wspólnoty Europejskie;
d) dochód przypisany do określonych pozycji wydatków zgodnie z art. 19 ust. 1;
e) wydatki organu Wspólnoty, łącznie z wydatkami administracyjnymi.
Artykuł 6
1. Dochody mogą być pobierane, a wydatki realizowane, jedynie jeśli są one zapisane w pozycji w budżecie.
2. Środki nie mogą zostać wpisane do budżetu, jeśli nie są one przeznaczone na pozycję wydatku uznanego za niezbędny.
3. Żadnych wydatków w wysokości przekraczającej środki zatwierdzone przez budżet nie można rozdysponować ani na nie zezwolić.
ROZDZIAŁ 2
Zasada jednoroczności
Artykuł 7
Środki przewidziane w budżecie zatwierdzane są na jeden rok budżetowy, który trwa od dnia 1 stycznia do dnia 31 grudnia.
Artykuł 8
1. Budżet zawiera zróżnicowane i niezróżnicowane środki, które obejmują środki na zobowiązania i środki na płatności.
2. Środki na zobowiązania obejmują całkowity koszt zobowiązań prawnych przewidzianych w budżecie w bieżącym roku budżetowym.
3. Środki na płatności obejmują płatności dokonywane na pokrycie zobowiązań prawnych przewidzianych w budżecie w bieżącym roku budżetowym i/lub we wcześniejszych latach budżetowych.
4. Administracyjne środki są niezróżnicowane. Wydatki administracyjne wynikające z umów obejmujących okresy przekraczające rok budżetowy, zgodnie z lokalną praktyką lub odnoszące się do dostawy sprzętu, pokrywane są z budżetu na rok budżetowy, w którym są dokonywane.
Artykuł 9
1. Dochód organu Wspólnoty określony w art. 5 uwzględniany jest w rozliczeniach w danym roku budżetowym na podstawie kwot pobranych w trakcie roku budżetowego.
2. Dochód organu Wspólnoty stanowi podstawę równoważnych środków na płatności.
3. Środki zatwierdzone w budżecie na dany rok mogą być wykorzystywane wyłącznie na pokrycie wydatków przeznaczonych na ten rok budżetowy i zrealizowanych w tym roku oraz na pokrycie należności wynikających ze zobowiązań za poprzedni rok budżetowy.
4. Zobowiązania są uwzględniane na rachunkach na podstawie zobowiązań prawnych powstałych do dnia 31 grudnia.
5. Płatności uwzględniane są w rozliczeniach w danym roku budżetowym na podstawie płatności dokonanych przez księgowego najpóźniej do dnia 31 grudnia tego roku.
Artykuł 10
1. Środki, które nie zostały wykorzystane do końca roku budżetowego, na jaki zostały przewidziane, podlegają umorzeniu.
Jednakże mogą one, na podstawie decyzji zarządu podjętej najpóźniej do dnia 15 lutego, zostać przeniesione jedynie na kolejny rok budżetowy zgodnie z ust. 2-8.
2. Środki odnoszące się do wydatków na pracowników nie mogą zostać przeniesione.
3. Środki na zobowiązania o zróżnicowanym lub niezróżnicowanym przeznaczeniu jeszcze nieprzyznane w chwili zamknięcia roku budżetowego mogą zostać przeniesione w zakresie kwot odpowiadających środkom na zobowiązania, na które większość etapów przygotowawczych procedury przyznawania, która ma być określona w zasadach wykonywania rozporządzenia finansowego każdego organu Wspólnoty, została zakończona do dnia 31 grudnia; kwoty te mogą wówczas zostać przyznane do dnia 31 marca kolejnego roku.
4. Środki na płatności środków zróżnicowanych mogą zostać przeniesione w zakresie kwot potrzebnych na pokrycie istniejących zobowiązań lub zobowiązań związanych z przeniesionymi środkami na zobowiązania, jeżeli środki przewidziane w odpowiednich pozycjach w budżecie na kolejny rok budżetowy nie pokrywają wymagań. Organ Wspólnoty wykorzystuje najpierw środki zatwierdzone na bieżący rok budżetowy i nie wykorzystuje środków przeniesionych do chwili, gdy poprzednie zostaną wyczerpane.
5. Środki niezróżnicowane odpowiadające zobowiązaniom należycie zaciągniętymi na koniec roku budżetowego zostają przeniesione automatycznie jedynie na kolejny rok budżetowy.
6. Środki przeniesione, które nie zostały przyznane do dnia 31 marca roku N + 1, zostają automatycznie anulowane.
Środki przeniesione w ten sposób są określone na rachunkach.
7. Środki dostępne w dniu 31 grudnia, wynikające z przydzielonego dochodu określonego w art. 19, zostają przeniesione automatycznie.
Dostępne środki odpowiadające przeniesionemu przydzielonemu dochodowi muszą zostać wykorzystane w pierwszej kolejności.
Artykuł 11
Jeżeli środki nie zostały przyznane na skutek całkowitego lub częściowego niewykonania działań, na jakie zostały one przeznaczone, w każdym roku budżetowym następującym po roku, w którym środki zostały przyznane, wymienione środki zostają anulowane.
Artykuł 12
Środki przewidziane w budżecie mogą zostać przyznane z mocą od dnia 1 stycznia, po tym jak budżet staje się ostateczny.
Artykuł 13
1. Od dnia 15 listopada każdego roku stałe wydatki administracyjne mogą być przyznawane z wyprzedzeniem zamiast środków przyznanych przewidzianych na kolejny rok budżetowy. Jednakże takie zobowiązania nie mogą przekraczać jednej czwartej środków na odpowiednią pozycję budżetową na bieżący rok budżetowy. Nie mogą one mieć zastosowania do nowych wydatków, które nie zostały jeszcze zasadniczo zatwierdzone w ostatnim należycie uchwalonym budżecie.
2. Wydatki, które muszą zostać poniesione z wyprzedzeniem, na przykład czynsze, mogą stanowić podstawę do płatności od dnia 1 grudnia w przód i obciążają środki na kolejny rok budżetowy.
Artykuł 14
1. Jeżeli budżet organu Wspólnoty nie został ostatecznie uchwalony na początku roku budżetowego, następujące reguły mają zastosowanie do przyznawania i dokonywania wydatków, które mogły zostać zapisane w określonej pozycji w budżecie jako część wykonania ostatniego należycie uchwalonego budżetu.
2. Zobowiązania mogą być dokonywane według rozdziałów, maksymalnie do jednej czwartej całkowitych środków zatwierdzonych na dany rozdział na poprzedni rok budżetowy, powiększone o jedną dwunastą za każdy miesiąc, który upłynął.
Płatności mogą być dokonywane co miesiąc według rozdziałów, maksymalnie do jednej dwunastej środków zatwierdzonych na dany rozdział na poprzedni rok budżetowy.
Limit środków przewidzianych w raporcie szacunków dochodów i wydatków nie może zostać przekroczony.
3. Na wniosek dyrektora, jeżeli wymaga tego ciągłość działań organu Wspólnoty i potrzeby zarządzania, zarząd może równocześnie zatwierdzić dwie lub więcej dwunastych części, zarówno na zobowiązania, jak i na płatności, przekraczające te udostępniane automatycznie na mocy przepisów ust. 1 i 2.
Dodatkowe dwunaste części zostają zatwierdzone w całości i nie podlegają podziałowi.
ROZDZIAŁ 3
Zasada równowagi
Artykuł 15
1. Dochody budżetowe i środki na płatności muszą się bilansować.
2. Środki na zobowiązania nie mogą przekraczać kwoty subwencji wspólnotowej, powiększonej o dochód własny i wszelkie inne dochody określone w art. 5.
3. Organ Wspólnoty nie może zaciągać pożyczek.
4. Środki finansowe wypłacone organowi Wspólnoty stanowią dla jego budżetu subwencję równoważącą, która liczy się jako finansowanie z góry, w rozumieniu art. 81 ust. 1 lit. b) i) ogólnego rozporządzenia finansowego.
Artykuł 16
1. Jeżeli saldo rachunku wyniku w rozumieniu art. 81 jest dodatnie, zostaje ono spłacone Komisji do wysokości kwoty subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku. Część salda przekraczająca kwotę subwencji wspólnotowej wypłaconej w ciągu roku przewidziana jest w budżecie na kolejny rok budżetowy jako dochód.
Różnica między subwencją wspólnotową przewidzianą w budżecie ogólnym a subwencją faktycznie wypłaconą organowi zostaje anulowana.
2. Jeżeli saldo rachunku wyniku przewidziane w art. 81 jest ujemne, zostaje ono przewidziane w budżecie na kolejny rok budżetowy.
3. Dochód lub środki na płatności są przewidziane w budżecie w trakcie procedury budżetowej poprzez zastosowanie procedury propozycji zmian lub, jeżeli wykonanie budżetu jest w trakcie, poprzez budżet zmieniający.
ROZDZIAŁ 4
Zasada jednostki rozliczeniowej
Artykuł 17
Budżet jest opracowywany i wykonywany w euro, a rozliczenia przedstawiane są w euro.
Jednakże do celów przepływu środków pieniężnych księgowy oraz w przypadku rachunków zaliczkowych dysponenci zaliczek są upoważnieni do przeprowadzania operacji w walutach krajowych, jak ustanowiono w zasadach finansowych każdego organu Wspólnoty.
ROZDZIAŁ 5
Zasada uniwersalności
Artykuł 18
Całkowity dochód pokrywa całkowite środki na płatności z zastrzeżeniem art. 19. Wszystkie dochody i wydatki wpisywane są w całości bez żadnych dostosowań, z zastrzeżeniem art. 21.
Artykuł 19
1. Następujące pozycje dochodu wykorzystywane są do finansowania szczególnych pozycji wydatków:
a) dochody przeznaczone na szczególne cele, takie jak przychody z fundacji, subwencji, darowizn i spadków,
b) wkłady na działalność organu Wspólnoty od Państw Członkowskich, państw trzecich lub różnych organów w zakresie, w jakim jest to przewidziane w umowie zawartej między organem Wspólnoty a Państwami Członkowskimi, państwami trzecimi lub danymi organami.
2. Wszystkie pozycje dochodu, w rozumieniu ust. 1, pokrywają wszystkie bezpośrednie i pośrednie wydatki poniesione na daną działalność lub cel.
3. Budżet zawiera pozycje dostosowane do kategorii przypisanego dochodu, określonych w ust. 1 i, tam gdzie to możliwe, wskazuje wysokość kwoty.
Artykuł 20
1. Dyrektor może przyjąć przysporzenie uczynione na rzecz organu Wspólnoty, takie jak fundacje, subwencje, darowizn i zapisów.
2. Przyjęcie przysporzenia, które może być związane z obciążeniem finansowym, podlega uprzedniemu zatwierdzeniu przez zarząd, który podejmuje decyzję w terminie dwóch miesięcy od daty złożenia zarządowi takiego wniosku. Jeżeli zarząd nie podejmie decyzji w tym okresie, przysporzenie uznaje się za przyjęte.
Artykuł 21
1. Przepisy finansowe każdego organu Wspólnoty określają przypadki, w których pewne kwoty mogą być potrącone od poleceń zapłaty, faktur lub wyciągów, które następnie zostają przekazane do zapłaty kwoty netto.
Potrącenia, zwroty i rabaty na fakturach i poleceniach zapłaty nie są zapisywane jako przychód organu Wspólnoty.
2. Koszty produktów lub usług dostarczanych organowi Wspólnoty pokrywane są z budżetu w pełnej kwocie bez podatku, w przypadku gdy zawierają one podatki zwrócone:
a) przez Państwa Członkowskie na podstawie Protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów Wspólnot Europejskich, pod warunkiem że ma on zastosowanie do organu Wspólnoty;
b) lub przez Państwo Członkowskie lub państwo trzecie na podstawie innych odpowiednich umów.
Wszelkie podatki krajowe, czasowo ponoszone przez organ Wspólnoty na podstawie pierwszego akapitu zostają wpisane na konto przejściowe do chwili, gdy zostaną zwrócone przez dane państwo.
3. Każde saldo ujemne jest wpisane w budżecie jako wydatek.
4. Dostosowania mogą być dokonywane w odniesieniu do różnic w kursach wymiany występujących przy wykonywaniu budżetu. Ostateczny bilans zysków lub strat zawarty jest w saldzie na dany rok.
ROZDZIAŁ 6
Zasada specyfikacji
Artykuł 22
Całość środków zostaje przyznana na szczególne cele według tytułu i rozdziału; następnie rozdziały są dzielone dalej na artykuły i pozycje.
Artykuł 23
1. Dyrektor może dokonywać przeniesień z jednego artykułu do innego w ramach każdego rozdziału.
Dyrektor powiadamia zarząd jak najszybciej o przeniesieniach dokonanych na podstawie akapitu pierwszego.
2. Dyrektor może dokonywać przeniesień między tytułami i między rozdziałami w zakresie całkowitego limitu 10 % środków na rok budżetowy. Powyżej tego limitu może zaproponować zarządowi przeniesienie środków z jednego tytułu do innego lub z jednego rozdziału do innego w ramach jednego tytułu. Zarząd ma jeden miesiąc, w trakcie którego może sprzeciwić się przeniesieniu; po tym terminie przeniesienia uznaje się za przyjęte.
3. Propozycjom dotyczącym przeniesień i przeniesień przeprowadzonych na podstawie niniejszego artykułu towarzyszą właściwe i szczegółowe dokumenty uzupełniające, wskazujące wykonanie środków i szacunków wymagań do końca roku budżetowego, zarówno w odniesieniu do pozycji, które mają być obciążone, jak i tych, z których zaciągane są środki.
Artykuł 24
1. Środki mogą być przeniesione jedynie do pozycji budżetowych, w odniesieniu do których budżet zatwierdził środki lub wprowadził nieznaczny wpis.
2. Środki odpowiadające przyznanemu dochodowi mogą zostać przeniesione wyłącznie w przypadku, gdy wykorzystane są na cele, na które przyznany jest przychód.
ROZDZIAŁ 7
Zasada należytego zarządzania finansami
Artykuł 25
1. Środki budżetowe wykorzystywane są zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami, to znaczy zgodnie z zasadami gospodarności, wydajności i skuteczności.
2. Zasada gospodarności wymaga, aby zasoby wykorzystane przez organ Wspólnoty do prowadzenia własnej działalności były udostępniane w odpowiednim czasie, w stosownej ilości i jakości oraz po najkorzystniejszej cenie.
Zasada wydajności związana jest z najkorzystniejszą zależnością między wykorzystanymi zasobami a osiągniętym wynikiem.
Zasada skuteczności związana jest z realizowaniem określonych celów oraz z osiąganiem zaplanowanych skutków.
3. Należy określić sprecyzowane, mierzalne, osiągalne, odpowiednie i określone w czasie cele w odniesieniu do wszystkich sektorów działalności objętych budżetem. Osiąganie tych celów monitorowane jest przez wskaźniki realizacji dotyczące każdego rodzaju działalności, a informacje przekazywane są zarządowi przez dyrektora. Informacje te przekazywane są corocznie, najpóźniej w dokumentach towarzyszących wstępnemu projektowi budżetu.
4. W celu poprawy podejmowania decyzji organ Wspólnoty przeprowadza regularnie ocenę ex ante i ex post programów lub działań. Oceny takie mają zastosowanie do wszystkich programów i działań, które pociągają za sobą znaczące wydatki, a wyniki oceny przesyłane są zarządowi.
ROZDZIAŁ 8
Zasada przejrzystości
Artykuł 26
1. Budżet jest opracowywany i wykonywany, a rozliczenia są przedstawiane zgodnie z zasadą przejrzystości.
2. Budżet i budżety zmieniające, w kształcie ostatecznie uchwalonym, zostają opublikowane w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich w terminie dwóch miesięcy od chwili ich uchwalenia.
TYTUŁ III
OPRACOWANIE I STRUKTURA BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Opracowanie budżetu
Artykuł 27
1. Budżet ustalany jest zgodnie z przepisami aktu założycielskiego danego organu Wspólnoty.
2. Zgodnie ze swoim aktem założycielskim organ Wspólnoty przesyła Komisji preliminarze swoich dochodów i wydatków oraz ogólne wytyczne stanowiące podstawę tych preliminarzy, wraz ze swoim programem pracy, najpóźniej do dnia 31 marca każdego roku.
3. Preliminarz dochodów i wydatków organu Wspólnoty obejmuje:
a) plan zakładowy określający liczbę stałych i tymczasowych etatów zatwierdzonych w ramach limitu środków budżetowych, według stopnia i kategorii;
b) w przypadku zmiany liczby osób na etatach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe etaty;
c) kwartalne oszacowanie płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;
d) informacje odnoszące się do osiągnięcia wszystkich uprzednio ustalonych celów dotyczących różnych działań, jak również nowe cele zmierzone za pomocą wskaźników; wyniki oceny są konsultowane i określone jako dowód na podobny zakres proponowanej zmiany budżetowej.
4. Jako część procedury uchwalania budżetu ogólnego Komisja przesyła władzy budżetowej oszacowania organu Wspólnoty i proponuje kwotę subwencji dla organu Wspólnoty oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za potrzebną organowi.
5. Władza budżetowa przyjmuje wykaz etatów organu Wspólnoty oraz wszelkie jego późniejsze zmiany zgodnie z art. 32 ust. 1.
6. Budżet i wykaz etatów przyjmowane są przez zarząd. Stają się one ostateczne po końcowym uchwaleniu budżetu ogólnego, określającego kwotę subwencji i plan zakładowy oraz, jeśli to konieczne, budżet i plan zakładowy są odpowiednio dostosowywane.
Artykuł 28
Wszelkie zmiany budżetu, łącznie z wykazem etatów, są przedmiotem budżetu zmieniającego, uchwalonego za pomocą tej samej procedury co budżet początkowy, zgodnie z przepisami aktu założycielskiego i art. 27.
ROZDZIAŁ 2
Struktura i przedstawianie budżetu
Artykuł 29
Budżet obejmuje rachunki dochodów i wydatków.
Artykuł 30
W zakresie, w jakim jest to uzasadnione charakterem działalności Agencji, rachunek wydatków musi być określony na podstawie nomenklatury zawierającej klasyfikację według celu. Nomenklatura ta ustalana jest przez organ Wspólnoty i dokonuje wyraźnego rozróżnienia między przyznanymi środkami administracyjnymi i środkami operacyjnymi.
Artykuł 31
Budżet wykazuje:
1. w przypadku rachunków dochodów:
a) szacowany dochód organu Wspólnoty na dany rok budżetowy;
b) szacowany dochód za poprzedni rok budżetowy oraz przychód za rok n - 2;
c) właściwe uwagi do każdego wiersza dochodu;
2. w przypadku rachunków wydatków:
a) środki na zobowiązania i środki na płatności na dany rok budżetowy;
b) środki na zobowiązania i środki na płatności za poprzedni rok budżetowy oraz wydatki uznane i wydatki zrealizowane w roku n - 2;
c) podsumowanie sprawozdania z harmonogramu płatności należnych w kolejnych latach budżetowych w celu spełnienia zobowiązań przewidzianych w budżecie we wcześniejszych latach budżetowych;
d) właściwe uwagi dotyczące każdego podziału.
Artykuł 32
1. Plan zakładowy określony w art. 27 przedstawia, obok liczby etatów zatwierdzonych na rok budżetowy, liczbę etatów zatwierdzonych na rok poprzedni oraz liczbę etatów faktycznie zajmowanych.
Stanowi to bezwzględny limit dla organu Wspólnoty; żadne mianowania nie mogą być dokonywane powyżej określonego limitu.
Jednakże z wyjątkiem stopni A 1, A 2 i A 3 zarząd może zmodyfikować plan zakładowy o maksymalnie 10 % zatwierdzonych etatów z zastrzeżeniem dwóch warunków:
a) że wysokość środków osobowych odpowiadających pełnemu rokowi budżetowemu nie jest naruszona;
b) że limit całkowitej liczby etatów zatwierdzonych przez plan zakładowy nie jest przekroczony.
2. W drodze odstępstwa od ust. 1 akapit drugi konsekwencje pracy w niepełnym wymiarze godzin zatwierdzonej przez organ właściwy do mianowania, zgodnie z regulaminem pracowniczym, mogą zostać wyrównane przez inne mianowania.
TYTUŁ IV
WYKONANIE BUDŻETU
ROZDZIAŁ 1
Przepisy ogólne
Artykuł 33
Dyrektor wykonuje obowiązki intendenta. Realizuje on dochody i wydatki budżetu zgodnie z zasadami finansowymi organu Wspólnoty, na własną odpowiedzialność oraz w ramach limitów zatwierdzonych środków.
Artykuł 34
1. Dyrektor może przekazywać swoje kompetencje odnośnie do wykonania budżetu pracownikom organu Wspólnoty objętym regulaminem i zasadami mającymi zastosowanie do urzędników i innych pracowników Wspólnot Europejskich (zwanych dalej "regulaminem pracowniczym"), zgodnie z warunkami ustanowionymi w zasadach finansowych, w rozumieniu art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego, przyjętego przez zarząd. Osoby upoważnione w ten sposób mogą działać jedynie w granicach wyraźnie przyznanych im kompetencji.
2. Osoba, której przekazano kompetencje, może je subdelegować, jak przewidziano w zasadach wykonywania niniejszego rozporządzenia, o których mowa w art. 99. Każda subdelegacja kompetencji wymaga wyraźnej zgody dyrektora.
Artykuł 35
1. Żadna z osób biorących udział w decyzjach finansowych, w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu, nie może podejmować środków związanych z wykonaniem budżetu, które prowadziłyby do sprzeczności ich własnych interesów z interesami organu Wspólnoty. Jeżeli taki przypadek ma miejsce, dana osoba musi powstrzymać się od podejmowania takich środków i przekazać sprawę właściwemu organowi.
2. Sprzeczność interesów istnieje w przypadku, gdy bezstronne i obiektywne pełnienie funkcji osoby biorącej udział w decyzjach finansowych w zakresie wykonania budżetu lub wewnętrznego audytora jest zagrożone z przyczyn dotyczących rodziny, sfery emocjonalnej, sympatii politycznych lub narodowych, interesu gospodarczego lub wszelkich innych wspólnych interesów z beneficjentem.
3. Właściwa władza, określona w ust. 1, pełni rolę bezpośredniego przełożonego danego pracownika. Jeżeli pracownik jest dyrektorem, zarząd pełni funkcję właściwego organu.
Artykuł 36
1. Budżet wykonywany jest przez dyrektora w departamentach, które mu podlegają.
2. Zadania związane z fachową wiedzą techniczną oraz zadania administracyjne, zadania przygotowawcze lub pomocnicze niedotyczące sprawowania władzy publicznej ani korzystania z uprawnień uznaniowych mogą zostać powierzone, na podstawie umowy, osobom lub organom zewnętrznym sektora prywatnego, jeżeli zostanie to uznane za niezbędne.
ROZDZIAŁ 2
Podmioty działające w sferze finansów
Sekcja 1
Zasada rozdzielenia obowiązków
Artykuł 37
Obowiązki intendenta i księgowego są rozdzielone i wzajemnie rozbieżne.
Sekcja 2
Intendent
Artykuł 38
1. Intendent jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków, zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, oraz za zapewnienie, aby wymagania w zakresie zgodności z prawem i prawidłowości były przestrzegane.
2. W celu realizacji wydatków intendent zaciąga zobowiązania budżetowe i prawne, sprawdza wydatki i zatwierdza płatności oraz przygotowuje preliminarze realizacji środków.
3. Realizacja dochodu obejmuje sporządzanie preliminarzy należności, ustalenie należności do ściągnięcia i wystawienie zlecenia windykacji, a także odstąpienie od ustalonych należności, w odpowiednim przypadku.
4. Intendent zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez zarząd, na podstawie równoważnych standardów ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb oraz z należytym podejściem do zagrożeń związanych ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowych działań wprowadza w życie strukturę organizacyjną i wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli odpowiednie do wykonywania swoich obowiązków, wraz z oceną ex post, w odpowiednim przypadku.
Intendent ustanawia w ramach służb funkcję zapewniającą wiedzę fachową i doradztwo, mającą na celu pomoc w zakresie kontroli zagrożenia związanego ze swoją działalnością.
5. Przed zatwierdzeniem operacji aspekty operacyjne i finansowe weryfikowane są przez pracowników innych niż ten, który rozpoczął operację. Rozpoczęcie oraz weryfikacja ex ante i ex post operacji stanowią odrębne funkcje.
6. Intendent przechowuje dokumenty uzupełniające odnoszące się do przeprowadzonych operacji przez okres pięciu lat od dnia podjęcia decyzji udzielającej absolutorium w odniesieniu do wykonania budżetu.
Artykuł 39
1. Rozpoczęcie operacji, o której mowa w art. 38 ust. 5, oznacza wszelkie operacje przygotowawcze do przyjęcia aktów w zakresie wykonania budżetu przez właściwych intendentów, o których mowa w art. 33 i 34.
2. Weryfikacja ex ante operacji, o której mowa w art. 38 ust. 5, oznacza wszelkie kontrole ex ante prowadzone przez właściwego intendenta w celu skontrolowania aspektów operacyjnych i finansowych.
3. Każda operacja podlega przynajmniej jednej weryfikacji ex ante. Celem tej weryfikacji jest ustalenie, czy:
a) wydatki są prawidłowe i zgodne z odpowiednimi przepisami,
b) zastosowano zasadę należytego zarządzania finansami, o której mowa w art. 25.
4. Celem weryfikacji dokumentów ex post oraz, w odpowiednim przypadku, weryfikacji na miejscu jest skontrolowanie, czy operacje finansowane z budżetu zostały prawidłowo wykonane, w szczególności, czy kryteria, o których mowa w ust. 3, zostały spełnione. Weryfikacje te mogą być przeprowadzane na podstawie próby przy wykorzystaniu analizy ryzyka.
5. Urzędnicy lub inni pracownicy odpowiedzialni za weryfikacje, o których mowa w ust. 2 i 4, są inni niż ci, którzy wykonują zadania, o których mowa w ust. 1, oraz nie są ich podwładnymi.
6. Wszyscy pracownicy odpowiedzialni za kontrolowanie zarządzania operacjami finansowymi muszą posiadać niezbędne kwalifikacje zawodowe. Przestrzegają oni określonych norm kodeksu postępowania zawodowego przyjętego przez organ Wspólnoty i opartego na normach ustanowionych przez Komisję w odniesieniu do jej własnych służb.
Artykuł 40
1. Intendent przedstawia zarządowi sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności (zwanego dalej "sprawozdaniem intendenta"), wraz z informacjami dotyczącymi finansowania i zarządzania. Sprawozdanie to wykazuje wyniki działalności poprzez odniesienie do ustalonych celów, zagrożeń związanych z tą działalnością, wykorzystania zapewnionych zasobów oraz sposobu funkcjonowania wewnętrznego systemu kontroli. Audytor wewnętrzny w rozumieniu art. 71 uwzględnia roczne sprawozdanie z działalności i wszelkie inne określone informacje.
2. Zarząd najpóźniej do dnia 15 czerwca każdego roku przesyła władzy budżetowej oraz Trybunałowi Obrachunkowemu analizę i ocenę rocznego sprawozdania intendenta za poprzedni rok budżetowy. Ta analiza i ocena włączone są do rocznego sprawozdania organu Wspólnoty zgodnie z przepisami aktu założycielskiego.
Artykuł 41
Każdy pracownik zaangażowany w zarządzanie finansami i kontrolę operacji, który uzna, że decyzja, którą jego przełożony każe mu zastosować lub na którą każe mu przystać, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami lub regułami zawodowymi, które ma przestrzegać, powiadamia na piśmie dyrektora, a jeżeli dyrektor nie podejmie działań w odpowiednim czasie - zespół, o którym mowa w art. 47 ust. 4, oraz zarząd. W przypadku jakiegokolwiek działania niezgodnego z prawem, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, pracownik powiadamia władze i organy wyznaczone przez obowiązujące prawodawstwo.
Artykuł 42
W przypadku gdy kompetencje do wykonania budżetu są przekazywane lub subdelegowane zgodnie z art. 34 - art. 38 ust. 1, 2 i 3 stosuje się mutatis mutandis do intendentów delegowanych lub subdelegowanych.
Sekcja 3
Księgowy
Artykuł 43
1. Zarząd wyznacza księgowego, objętego regulaminem pracowniczym, który w organie Wspólnoty jest odpowiedzialny za:
a) właściwe wykonywanie płatności, realizację dochodu i windykację kwot określonych jako należne;
b) przygotowanie i prezentację rozliczeń, zgodnie z tytułem VII;
c) prowadzenie rachunkowości, zgodnie z tytułem VII;
d) wykonywanie, zgodnie z tytułem VII, zasad i metod rachunkowości oraz planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;
e) określanie i sprawdzenie systemów rachunkowości i w miarę potrzeb sprawdzenie systemów określonych przez intendenta w celu dostarczenia i potwierdzenia informacji księgowych;
f) zarządzanie finansami.
2. Księgowy otrzymuje od intendenta wszelkie informacje, których wiarygodność gwarantuje intendent, niezbędne do sporządzania kont dających rzeczywisty obraz aktywów organu Wspólnoty i wykonania budżetu.
3. Z zastrzeżeniem ust. 4 niniejszego artykułu i art. 44 jedynie księgowy jest uprawniony do zarządzania środkami pieniężnymi i innymi aktywami. Jest odpowiedzialny za ich zabezpieczenie.
4. Księgowy może przy wykonywaniu swoich obowiązków przekazać niektóre zadania swoim podwładnym z uwzględnieniem regulaminu pracowniczego.
5. Dokument delegacji zadań określa zadania powierzone danym osobom oraz ich prawa i obowiązki.
Sekcja 4
Administrator środków zaliczkowych
Artykuł 44
W celu wypłaty niewielkich kwot i realizacji dochodów, o których mowa w art. 5, można utworzyć konta zaliczkowe, na których zapisy prowadzone są przez księgowego, a za które odpowiadają administratorzy środków zaliczkowych.
Maksymalna kwota każdego wydatku lub dochodu, która może zostać wypłacona przez administratora środków zaliczkowych osobom trzecim, nie może przekroczyć pewnej kwoty, która ma być określona przez każdy organ Wspólnoty w odniesieniu do każdego wydatku lub dochodu.
ROZDZIAŁ 3
Odpowiedzialność podmiotów działających w sferze finansów
Sekcja 1
Zasady ogólne
Artykuł 45
1. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego intendent delegowany i subdelegowany może w każdym czasie okresowo lub na stałe zostać pozbawiony swoich uprawnień przez organ, który go wyznaczył.
Intendent może w dowolnym momencie wycofać swoją zgodę na określoną subdelegację.
2. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego zarząd może w dowolnym czasie okresowo lub na stałe zawiesić księgowego w wykonywaniu obowiązków. Zarząd wyznacza księgowego na okres przejściowy.
3. Bez uszczerbku dla jakiegokolwiek postępowania dyscyplinarnego księgowy może w dowolnym czasie okresowo lub na stałe zawiesić administratora środków zaliczkowych.
Artykuł 46
1. Przepisy niniejszego rozdziału pozostają bez uszczerbku dla odpowiedzialności karnej, którą mogą ponieść intendent i osoby, o których mowa w art. 45, zgodnie z mającym zastosowanie prawem krajowym oraz z obowiązującymi przepisami dotyczącymi ochrony interesów finansowych Wspólnot oraz zwalczania korupcji urzędników Wspólnot lub urzędników Państw Członkowskich.
2. Każdy intendent, księgowy lub administrator środków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu oraz obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracowniczym, bez uszczerbku dla art. 47, 48 i 49. W przypadku jakiegokolwiek działania niezgodnego z prawem, nadużycia finansowego lub korupcji, które mogą zaszkodzić interesom Wspólnoty, sprawa zostanie przedłożona władzom i organom wyznaczonym przez obowiązujące prawodawstwo.
Sekcja 2
Zasady mające zastosowanie do intendentów delegowanych i subdelegowanych
Artykuł 47
1. Intendent podlega obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami zawartymi w regulaminie pracowniczym, który stwierdza, że od urzędnika można żądać naprawienia, w całości lub w części, szkody poniesionej przez Wspólnoty w wyniku poważnego uchybienia z jego strony w trakcie lub w związku z wykonywaniem swoich obowiązków, w szczególności gdy intendent przy ustalaniu należności do windykacji, wystawianiu zlecenia windykacji, zaciąganiu zobowiązania lub podpisywania zlecenia płatniczego nie przestrzega niniejszego rozporządzenia finansowego oraz jego zasad wykonawczych.
Stosuje się to również w przypadku zaniechania wystawienia dokumentu ustalającego należności lub zaniechania wystawienia zlecenia windykacji oraz nieuzasadnionej zwłoki w wystawieniu, jak również w przypadku niewystawienia zlecenia płatniczego lub nieuzasadnionej zwłoki w jego wystawieniu, przez co instytucja została narażona na powództwo ze strony osób trzecich.
2. Intendent delegowany lub subdelegowany, który uzna, że decyzja wchodząca w zakres jego obowiązków, jest nieprawidłowa lub sprzeczna z zasadami należytego zarządzania finansami, powiadamia na piśmie organ, który przekazał mu uprawnienia. Jeżeli organ, który przekazał uprawnienia wyda na piśmie uzasadnioną instrukcję intendentowi delegowanemu lub subdelegowanemu, aby podjął daną decyzję, to intendent nie może być pociągnięty do odpowiedzialności.
3. W przypadku delegowania uprawnień intendent pozostaje nadal odpowiedzialny za skuteczność funkcjonowania wprowadzonego wewnętrznego systemu zarządzania i kontroli oraz za wybór intendenta delegowanego.
4. Zespół ustanowiony przez Komisję w celu ustalenia, czy wystąpiła nieprawidłowość finansowa i jakie są jej skutki, jeżeli jakiekolwiek istnieją, zgodnie z art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego, może wykonywać te same uprawnienia w odniesieniu do organu Wspólnoty, które wykonuje w odniesieniu do służb Komisji, jeżeli tak zdecyduje zarząd.
Jeżeli zarząd nie podejmie takiej decyzji, ustanawia on zespół niezależny funkcjonalnie, wyspecjalizowany w tej dziedzinie.
Na podstawie opinii tego zespołu dyrektor podejmuje decyzje o wszczęciu postępowania pociągającego za sobą odpowiedzialność dyscyplinarną lub obowiązek zapłaty odszkodowania. Jeżeli zespół rozpozna problemy systemowe, przesyła sprawozdanie wraz z zaleceniami intendentowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji. Jeżeli opinia dotyczy również dyrektora, zespół przesyła ją zarządowi i audytorowi wewnętrznemu Komisji.
5. Każdy pracownik może zostać zobowiązany do zadośćuczynienia, w całości bądź w części szkody, jaką poniósł organ Wspólnoty w wyniku poważnego uchybienia z jego strony w trakcie lub w związku z wykonywaniem swoich obowiązków.
Organ właściwy do mianowania podejmuje uzasadnioną decyzję po dopełnieniu formalności określonych w regulaminie pracowniczym z uwzględnieniem spraw dyscyplinarnych.
Sekcja 3
Zasady mające zastosowanie do księgowych i administratorów środków zaliczkowych
Artykuł 48
Księgowy może podlegać postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania, jak ustanowiono w regulaminie pracowniczym, w szczególności w przypadku gdy:
a) traci lub niszczy środki pieniężne, aktywa i dokumenty znajdujące się w jego posiadaniu lub powoduje przez swoje zaniedbanie ich utratę lub zniszczenie;
b) zmienia rachunki bankowe lub pocztowe rachunki przelewowe (giro) bez uprzedniego powiadomienia intendenta;
c) dokonuje windykacji należności lub realizuje płatności w kwotach niezgodnych z figurującymi na odpowiadających im zleceniach windykacji lub zleceniach płatniczych;
d) nie zdoła zrealizować należnych dochodów.
Artykuł 49
Administrator środków zaliczkowych podlega postępowaniu dyscyplinarnemu i obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z postanowieniami regulaminu pracowniczego, w szczególności w przypadku gdy:
a) traci lub niszczy środki pieniężne, aktywa i dokumenty znajdujące się w jego posiadaniu lub powoduje przez swoje zaniedbanie ich utratę lub zniszczenie;
b) nie może dostarczyć właściwych dokumentów towarzyszących odnośnie do dokonanych przez siebie płatności;
c) dokonuje płatności na rzecz innej osoby niż uprawniony odbiorca płatności;
d) nie zdoła zrealizować należnych dochodów.
ROZDZIAŁ 4
Operacje po stronie dochodów
Sekcja 1
Przepisy ogólne
Artykuł 50
Organ Wspólnoty przedstawia Komisji wnioski dotyczące płatności całości lub części subwencji wspólnotowej, uzupełnione prognozą przepływu środków pieniężnych, zgodnie z warunkami i w odstępach czasowych uzgodnionych z Komisją.
Artykuł 51
Środki finansowe wypłacone organowi Wspólnoty przez Komisję w formie subwencji są oprocentowane na korzyść budżetu ogólnego.
Sekcja 2
Prognoza należności
Artykuł 52
Wszelkie środki lub sytuacje, które mogą spowodować lub zmienić kwoty należne organowi Wspólnoty, podlegają wcześniej prognozie należności dokonywanej przez intendenta.
Sekcja 3
Ustalenie należności
Artykuł 53
1. Ustalenie należności jest czynnością, dzięki której intendent lub intendent delegowany:
a) weryfikuje istnienie długu;
b) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę należności;
c) weryfikuje warunki, na których należność jest wymagalna.
2. Wszelkie należności określone jako pewne, o stałej kwocie i wymagalne, muszą zostać ustalone przy pomocy zlecenia windykacji, przekazanego księgowemu oraz noty debetowej przesłanej dłużnikowi, które są sporządzane i przesyłane przez właściwego intendenta.
3. Bez uszczerbku dla przepisów ustanowionych w mających zastosowanie zasadach, umowie lub porozumieniu, każdy dług niespłacony w wymagalnym terminie, ustanowionym w nocie debetowej jest oprocentowany zgodnie ze szczegółowymi zasadami wykonywania ogólnego rozporządzenia finansowego.
4. W należycie uzasadnionych przypadkach niektóre stałe pozycje dochodu mogą być ustalane tymczasowo.
Ustalenie tymczasowe obejmuje uzyskanie kilku poszczególnych kwot, które nie muszą być w związku z tym ustalane indywidualnie.
Przed końcem roku budżetowego intendent zmienia kwoty ustalone tymczasowo w celu zapewnienia, aby odpowiadały one należnościom faktycznie ustalonym.
Sekcja 4
Zezwolenie na windykację należności
Artykuł 54
Zezwolenie na windykację należności jest czynnością, dzięki której właściwy intendent udziela instrukcji księgowemu, poprzez wystawienie zlecenia windykacji w celu uzyskania należności, które ustalił.
Sekcja 5
Windykacja
Artykuł 55
1. Kwoty nieprawidłowo wypłacone są zwracane.
2. Księgowy działa na podstawie zleceń windykacji dla kwot należycie ustalonych przez właściwego intendenta. Z należytą starannością zapewnia organowi Wspólnoty otrzymanie jej dochodu i dopilnowuje przestrzegania jej praw.
3. W przypadku gdy właściwy intendent zamierza odstąpić od windykacji ustalonej należności, zapewnia, że odstąpienie jest właściwe i zgodne z zasadą należytego zarządzania finansami.
Takie odstąpienie dokonywane jest na podstawie decyzji intendenta, która musi zostać uzasadniona. Intendent nie może przekazać uprawnień do podjęcia takiej decyzji.
Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia windykacji, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest ona oparta.
4. Właściwy intendent anuluje ustaloną należność, gdy wykrycie błędu dotyczącego względów prawnych lub faktycznych ujawnia, że kwota nie została prawidłowo ustalona. Takie anulowanie dokonywane jest na podstawie decyzji właściwego intendenta oraz jest odpowiednio uzasadnione.
5. Właściwy intendent dostosowuje kwotę ustalonego długu w dół lub w górę, gdy ujawnienie błędu dotyczącego faktów pociąga za sobą zmianę kwoty długu, pod warunkiem że korekta ta nie wiąże się z utratą ustalonego uprawnienia organu Wspólnoty. Takie dostosowanie dokonywane jest na podstawie decyzji właściwego intendenta oraz jest odpowiednio uzasadnione.
Artykuł 56
1. W momencie faktycznej windykacji należnej kwoty księgowy dokonuje wpisu na rachunkach i powiadamia właściwego intendenta.
2. Wydaje się pokwitowanie w odniesieniu do wszystkich płatności gotówkowych dokonywanych księgowemu.
Artykuł 57
1. Jeżeli nie doszło do faktycznej windykacji w należytym terminie, określonym w nocie debetowej, księgowy powiadamia właściwego intendenta i niezwłocznie wszczyna procedurę windykacji należności, za pomocą sposobów przewidzianych przez prawo łącznie z, tam gdzie jest to stosowne, potrąceniem oraz, jeżeli nie jest możliwe, przymusową windykacją.
2. Księgowy dokonuje windykacji kwoty poprzez potrącenie ich od równoważnych roszczeń, które organ Wspólnoty ma wobec dłużnika, który sam ma roszczenia wobec organu Wspólnoty, które są bezsporne, o ustalonej wysokości i wymagalne, pod warunkiem że potrącenie jest prawnie możliwe.
Artykuł 58
Księgowy we współpracy z właściwym intendentem może przyznać dodatkowy termin płatności wyłącznie na pisemny wniosek dłużnika, z należnym uzasadnieniem, o ile dwa następujące warunki są spełnione:
a) dłużnik zobowiązuje się zapłacić odsetki według stawki określonej w szczegółowych zasadach wykonywania ogólnego rozporządzenia finansowego za cały przyznany dodatkowy okres, począwszy od dnia, w którym płatność stała się wymagalna;
b) w celu ochrony praw organu Wspólnoty dłużnik dostarcza gwarancję finansową, obejmującą zarówno kwotę główną, jak i odsetki.
Sekcja 6
Przepisy szczególne mające zastosowanie do opłat i należności
Artykuł 59
1. W przypadku gdy organ Wspólnoty pobiera opłaty i należności określone w art. 5 lit. a), całościowy tymczasowy preliminarz takich opłat i należności sporządzany jest na początku każdego roku budżetowego.
2. Zasadniczo organ Wspólnoty świadczy usługi na podstawie zadań mu powierzonych, wyłącznie jeśli odpowiadająca im opłata lub należność została wpłacona w całości.
3. Jeżeli w drodze wyjątku usługa była świadczona bez wcześniejszej płatności odpowiedniej opłaty lub należności, sekcje 3, 4 i 5 niniejszego rozdziału mają zastosowanie.
ROZDZIAŁ 5
Operacje po stronie wydatków
Artykuł 60
1. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków są zaciągnięte oraz stwierdza się prawidłowość wszystkich wydatków oraz wszystkie wydatki zostają zatwierdzone i opłacone.
2. Wszystkie zobowiązania dotyczące wydatków poprzedzone są decyzją w sprawie finansowania.
3. Program pracy organu Wspólnoty jest równoważny do decyzji w sprawie finansowania dotyczącej czynności, które obejmuje, pod warunkiem że jest ona wyraźnie określona oraz że kryteria leżące u jej podstaw są precyzyjnie określone.
4. Środki administracyjne mogą być wykonywane bez wcześniejszej decyzji w sprawie finansowania.
Sekcja 1
Zaciąganie zobowiązań finansowych
Artykuł 61
1. Zobowiązanie budżetowe jest operacją polegającą na rezerwacji środków niezbędnych do pokrycia kolejnych płatności będących następstwem zobowiązania prawnego.
2. Zobowiązanie prawne jest czynnością, poprzez którą właściwy intendent zaciąga lub ustanawia zobowiązanie, którego skutkiem jest obciążenie budżetu.
3. Zobowiązanie budżetowe ma charakter indywidualny, gdy beneficjent i kwota wydatku jest znana.
4. Zobowiązanie budżetowe ma charakter globalny, gdy przynajmniej jeden z elementów niezbędnych do określenia zobowiązania indywidualnego jest nieznany.
5. Zobowiązanie budżetowe ma charakter tymczasowy, gdy przeznaczone jest na pokrycie zwykłych wydatków administracyjnych, przy czym ani kwota wydatków, ani też finalny beneficjent nie są do końca znane.
Zobowiązanie budżetowe o charakterze tymczasowym wykonywane jest przez zawarcie jednego lub więcej indywidualnych zobowiązań prawnych, stanowiących podstawę uprawnienia do kolejnych płatności lub, w wyjątkowych przypadkach, odnoszących się do wydatków na zarządzanie personelem, bezpośrednio przez dokonanie płatności.
Artykuł 62
1. W odniesieniu do wszelkich środków, które mogą spowodować powstanie wydatków obciążających budżet, właściwy intendent musi najpierw zaciągnąć zobowiązanie budżetowe, zanim zaciągnie zobowiązanie prawne względem osób trzecich.
2. Indywidualne zobowiązania prawne odnoszące się do indywidualnych lub tymczasowych zobowiązań budżetowych zawierane są do dnia 31 grudnia roku n.
Pod koniec okresów określonych w akapicie pierwszym niewykorzystany bilans tych zobowiązań budżetowych zostaje anulowany przez właściwego intendenta.
3. Ostateczny termin realizacji zobowiązań prawnych z tytułu działań trwających dłużej niż jeden rok budżetowy oraz odpowiadających im zobowiązań budżetowych, z wyjątkiem wydatków personalnych, ustala się zgodnie z zasadą należytego zarządzania finansami.
Wszystkie części takich zobowiązań, które nie zostały wykonane w ciągu sześciu miesięcy następujących po tym terminie, zostają umorzone zgodnie z art. 11.
Artykuł 63
Przyjmując zobowiązania budżetowego, właściwy intendent dopilnowuje, aby:
a) wydatek został zaliczony w ciężar prawidłowej pozycji budżetu;
b) środki były dostępne;
c) wydatki były zgodne z przepisami mającymi zastosowanie, w szczególności z przepisami aktu założycielskiego, zasad finansowych każdego organu Wspólnoty i wszystkich aktów przyjętych na ich podstawie;
d) przestrzegana była zasada należytego zarządzania finansami.
Sekcja 2
Stwierdzanie prawidłowości wydatków
Artykuł 64
Stwierdzanie prawidłowości wydatków jest czynnością polegającą na tym, że właściwy intendent:
a) weryfikuje istnienie roszczenia wierzyciela;
b) weryfikuje warunki, na których płatność jest wymagalna;
c) określa lub weryfikuje stan faktyczny i kwotę roszczenia.
Artykuł 65
1. Stwierdzanie prawidłowości wydatków oparte jest na dokumentach towarzyszących, potwierdzających tytuł wierzyciela do należności, na podstawie oświadczenia o usługach faktycznie zrealizowanych, dostawach faktycznie zrealizowanych lub pracach faktycznie wykonanych lub na podstawie innych dokumentów uzasadniających płatność.
2. Decyzja uzasadniająca wydatki wyrażona jest poprzez podpisanie przez właściwego intendenta dowodu kasowego "zatwierdzono do dokonania płatności".
3. W systemach nieskomputeryzowanych "zatwierdzono do dokonania płatności" ma formę pieczęci, której towarzyszy podpis właściwego intendenta. W systemach skomputeryzowanych "zatwierdzono do dokonania płatności" ma formę potwierdzenia przy użyciu osobistego hasła właściwego intendenta.
Sekcja 3
Zatwierdzanie wydatków
Artykuł 66
1. Zatwierdzanie wydatków jest czynnością, która polega na tym, że właściwy intendent poprzez wystawienie zlecenia płatniczego poleca księgowemu dokonanie płatności z tytułu wydatku, którego prawidłowość została przez niego stwierdzona.
2. Zlecenie zapłaty opatrzone jest datą i podpisane przez właściwego intendenta, a następnie przesłane księgowemu. Właściwy intendent przechowuje dokumenty towarzyszące zgodnie z art. 38 ust. 6.
3. W danym przypadku zleceniu zapłaty przesłanemu do księgowego towarzyszy dokument poświadczający, że towary zostały wpisane do wykazów, o których mowa w art. 90 ust. 1.
Sekcja 4
Realizacja wydatków
Artykuł 67
1. Płatność wykonuje się po przedłożeniu dowodu, że dane działanie jest zgodne z przepisami aktu podstawowego w rozumieniu art. 49 ogólnego rozporządzenia finansowego, umowy lub porozumienia o udzieleniu dotacji oraz obejmuje jedną z następujących operacji:
a) płatność całej należnej kwoty;
b) płatność należnej kwoty na jeden z następujących sposobów;
i) finansowanie z góry, które może być podzielone na kilka płatności;
ii) jedna lub kilka płatności zaliczkowych;
iii) płatność salda należnych kwot.
Finansowanie z góry obciąża w całości lub w części płatności zaliczkowe.
Całość finansowania z góry i płatności zaliczkowych obciąża płatność sald.
2. W rachunkach należy dokonać rozróżnienia między różnymi rodzajami płatności, o których mowa w ust. 1, wówczas gdy są dokonywane.
Artykuł 68
Wydatki dokonywane są przez księgowego w granicach dostępnych środków finansowych.
Sekcja 5
Terminy operacji po stronie wydatków
Artykuł 69
Uzasadnianie, zatwierdzanie i dokonywanie wydatków musi być realizowane w terminie określonym w przepisach szczegółowych zasad wykonywania ogólnego rozporządzenia finansowego i zgodnie z nimi.
ROZDZIAŁ 6
Systemy informatyczne
Artykuł 70
W przypadku gdy operacje po stronie dochodów i wydatków są administrowane przy pomocy systemów komputerowych, mogą być podpisywane z wykorzystaniem procedur przetworzonych komputerowo lub elektronicznych.
ROZDZIAŁ 7
Audytor wewnętrzny
Artykuł 71
1. Organ Wspólnoty posiada stanowisko audytora wewnętrznego, który musi wypełniać swoje obowiązki zgodnie z odpowiednimi normami międzynarodowymi.
2. Bez uszczerbku dla art. 38 ust. 4 audytor wewnętrzny Komisji ma te same kompetencje wobec organów Wspólnoty oraz służb Komisji.
Artykuł 72
1. Audytor wewnętrzny doradza organowi Wspólnoty w sprawach związanych z zagrożeniem, poprzez wydawanie niezależnych opinii na temat jakości systemu zarządzania i kontroli oraz przez wydawanie zaleceń mających na celu poprawę warunków wykonywania operacji oraz wspieranie należytego zarządzania finansami.
Jest on odpowiedzialny za:
a) ocenę stosowności i skuteczności wewnętrznych systemów zarządzania oraz działania służb odnośnie do realizacji programów i działań poprzez odniesienie do związanych z nimi zagrożeń; oraz
b) ocenę stosowności i jakości wewnętrznych systemów kontroli mających zastosowanie w każdej operacji związanej z wykonaniem budżetu.
2. Audytor wewnętrzny wykonuje swoje obowiązki w odniesieniu do wszystkich działań i służb organu Wspólnoty. Korzysta z pełnego i nieograniczonego dostępu do wszystkich informacji potrzebnych do wykonywania swoich obowiązków.
3. Audytor wewnętrzny składa zarządowi i dyrektorowi sprawozdanie dotyczące wyników swoich badań, ustaleń, zebranych informacji i zaleceń. Zapewniają oni, aby działania podejmowane były zgodnie z zaleceniami wynikającymi z audytów.
4. Audytor wewnętrzny składa organowi Wspólnoty roczne sprawozdanie z kontroli wewnętrznej wykazujące między innymi liczbę i rodzaj przeprowadzonych kontroli wewnętrznych, zalecenia i działania podjęte zgodnie z tymi zaleceniami. Takie roczne sprawozdanie przedstawia również wszelkie problemy systemowe ujawnione przez wyspecjalizowany zespół ustanowiony na mocy art. 66 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego.
5. Każdego roku organ Wspólnoty przesyła organowi udzielającemu absolutorium oraz Komisji sprawozdanie sporządzone przez dyrektora, podsumowujące liczbę i rodzaj kontroli wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego oraz zalecenia i działania podjęte odnośnie do tych zaleceń.
Artykuł 73
Odpowiedzialność wewnętrznego audytora za działania podjęte w związku z wykonywaniem obowiązków ustalona jest zgodnie z art. 87 ogólnego rozporządzenia finansowego.
TYTUŁ V
ZAMÓWIENIA PUBLICZNE
Artykuł 74
W zakresie zamówień publicznych zastosowanie mają odpowiednie przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego i szczegółowe zasady wykonywania tego rozporządzenia.
TYTUŁ VI
DOTACJE PRZYZNAWANE PRZEZ ORGAN WSPÓLNOTY
Artykuł 75
W przypadku gdy organ Wspólnoty może przyznawać dotacje zgodnie z jego aktem założycielskim, zastosowanie mają odpowiednie przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego i szczegółowe zasady wykonywania tego rozporządzenia.
TYTUŁ VII
PRZEDSTAWIANIE RACHUNKÓW I RACHUNKOWOŚĆ
ROZDZIAŁ 1
Przedstawianie rachunków
Artykuł 76
Roczne rachunki organu Wspólnoty obejmują:
a) bilanse finansowe organu Wspólnoty;
b) sprawozdania z wykonania budżetu organu Wspólnoty.
Rachunkom organu Wspólnoty towarzyszy sprawozdanie w sprawie zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku.
Artykuł 77
Rachunki muszą być zgodne z zasadami, dokładne, wyczerpujące i muszą przedstawiać prawidłowo i rzetelnie:
a) w zakresie bilansów finansowych - aktywa i pasywa, obciążenia i dochody, należności i zobowiązania niewykazane jako aktywa lub pasywa oraz przepływ środków pieniężnych;
b) w zakresie sprawozdań z wykonania budżetu - operacje po stronie dochodów i wydatków.
Artykuł 78
Bilanse finansowe sporządza się zgodnie z ogólnie przyjętymi podstawowymi zasadami rachunkowości, określonymi w szczegółowych zasadach wykonywania ogólnego rozporządzenia finansowego, a mianowicie:
a) kontynuacja działalności;
b) ostrożność;
c) jednolite metody rachunkowości;
d) porównywalność informacji;
e) istotność;
f) niestosowanie kompensat;
g) przewaga stanu faktycznego nad stanem pozornym;
h) rozliczanie przyszłych okresów.
Artykuł 79
1. Zgodnie z zasadą rozliczania przyszłych okresów bilanse finansowe wykazują rozchody i dochody na rok budżetowy, bez względu na termin zapłaty lub otrzymania kwoty.
2. Wartość aktywów i pasywów ustala się zgodnie z zasadami wyceny określonymi przez metody rachunkowości przewidzianymi w art. 132 ogólnego rozporządzenia finansowego.
Artykuł 80
1. Bilanse finansowe sporządzane w euro obejmują:
a) bilans i rachunek wyniku ekonomicznego, które przedstawiają aktywa i pasywa, sytuację finansową oraz wynik ekonomiczny na dzień 31 grudnia roku poprzedniego; są one sporządzone zgodnie ze strukturą ustaloną w dyrektywie Rady w sprawie rocznych sprawozdań finansowych niektórych typów spółek, z uwzględnieniem szczególnego charakteru działalności organu Wspólnoty;
b) tabelę przepływu środków pieniężnych, wykazującą kwoty otrzymane i wydatkowane w ciągu roku oraz końcową sytuację finansową;
c) sprawozdanie dotyczące zmian w kapitale przedstawiające szczegółowo podwyższenia i zmniejszenia w ciągu roku we wszystkich pozycjach kont kapitałowych.
2. Załącznik do bilansów finansowych uzupełnia i objaśnia informacje przedstawione w sprawozdaniach, o których mowa w ust. 1, oraz dostarcza wszelkie dodatkowe informacje zalecane przez ogólnie przyjętą międzynarodową praktykę rachunkowości, w przypadku gdy takie informacje odnoszą się do działalności organu Wspólnoty.
Artykuł 81
Sprawozdania z wykonania budżetu sporządzane w euro obejmują:
a) budżetowy rachunek wyniku, który przedstawia wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków w danym roku; struktura, w jakiej jest prezentowany, jest taka sama jak struktura budżetu;
b) załącznik do budżetowego rachunku wyniku, który uzupełnia i objaśnia informacje przedstawione w tym rachunku.
Artykuł 82
Księgowy przesyła księgowemu Komisji najpóźniej do dnia 1 marca następnego roku rachunki tymczasowe wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami w ciągu roku, o których mowa w art. 76 niniejszego rozporządzenia, tak aby księgowy Komisji mógł sporządzić skonsolidowane rachunki, jak przewidziano w art. 128 ogólnego rozporządzenia finansowego.
Artykuł 83
1. Zgodnie z art. 129 ust. 1 ogólnego rozporządzenia finansowego Trybunał Obrachunkowy najpóźniej do dnia 15 czerwca przedstawia uwagi na temat rachunków tymczasowych wszystkich instytucji i organów, o których mowa w art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego.
2. Po otrzymaniu uwag Trybunału Obrachunkowego dotyczących rachunków tymczasowych organu Wspólnoty dyrektor sporządza rachunki końcowe organu Wspólnoty na własną odpowiedzialność i przesyła je zarządowi, który wyraża opinię w sprawie tych rachunków.
3. Dyrektor przesyła rachunki końcowe wraz z opinią zarządu księgowemu Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu, Parlamentowi Europejskiemu i Radzie najpóźniej do dnia 1 lipca następnego roku.
4. Rachunki końcowe Wspólnoty zostają opublikowane w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich w dniu 31 października następnego roku budżetowego.
5. Dyrektor przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu odpowiedź na uwagi w rocznym sprawozdaniu najpóźniej do dnia 30 września.
ROZDZIAŁ 2
Rachunkowość
Sekcja 1
Przepisy wspólne
Artykuł 84
1. System rachunkowości organu Wspólnoty jest systemem służącym do organizacji informacji dotyczących budżetu i finansów w taki sposób, aby dane mogły być wprowadzane, składane i rejestrowane.
2. Konta dzielą się na konta ogólne i budżetowe. Konta te prowadzone są w euro w układzie roku kalendarzowego.
3. Dane liczbowe na kontach ogólnych i budżetowych są przyjmowane z końcem roku budżetowego, tak aby można było przygotować sprawozdania, o których mowa w rozdziale 1.
4. Bez względu na ust. 2 i 3 intendent może prowadzić konta analityczne.
Artykuł 85
Zasady i metody rachunkowości oraz ujednolicony plan kont do zastosowania przez organ Wspólnoty przyjmowane są przez księgowego Komisji zgodnie z art. 133 ogólnego rozporządzenia finansowego.
Sekcja 2
Konta ogólne
Artykuł 86
Na kontach ogólnych księgowane są w porządku chronologicznym i przy wykorzystaniu metody podwójnego zapisu wszelkie zdarzenia i operacje wpływające na sytuację ekonomiczną i finansową oraz aktywa i pasywa organu Wspólnoty.
Artykuł 87
1. Ruchy na kontach i salda ujmowane są w księgach rachunkowych.
2. Wszelkie zapisy księgowe, łącznie z wpisami korygującymi na kontach, oparte są na dokumentach towarzyszących, do których się odnoszą.
3. Systemy rachunkowości muszą umożliwiać zachowanie śladu wszystkich zapisów księgowych.
Artykuł 88
Księgowy organu Wspólnoty po zamknięciu roku budżetowego i do czasu przedstawienia końcowych rachunków wprowadza wszelkie zapisy korygujące, niepociągające za sobą żadnych wypłat ani wpłat w odniesieniu do tego roku, które są niezbędne do prawdziwego, rzetelnego i zgodnego z zasadami przedstawienia kont.
Sekcja 3
Konta budżetowe
Artykuł 89
1. Konta budżetowe zapewniają szczegółową rejestrację wykonania budżetu.
2. Do celów ust. 1 konta budżetowe rejestrują wszystkie operacje budżetowe po stronie dochodów i wydatków przewidziane w tytule IV niniejszego rozporządzenia.
ROZDZIAŁ 3
Spis inwentarza
Artykuł 90
1. Organ Wspólnoty prowadzi spis inwentarza wykazujący w układzie ilościowym i wartościowym stan rzeczowego majątku trwałego, wartości niematerialnych i prawnych oraz aktywów finansowych Wspólnoty według wzoru opracowanego przez księgowego Komisji.
Organ Wspólnoty sprawdza, czy zapisy w spisie inwentarza są zgodne ze stanem faktycznym.
2. Sprzedaż majątku ruchomego wymaga zamieszczenia odpowiednich ogłoszeń.
TYTUŁ VIII
KONTROLA ZEWNĘTRZNA I UDZIELENIE ABSOLUTORIUM
ROZDZIAŁ 1
Kontrola zewnętrzna
Artykuł 91
Trybunał Obrachunkowy kontroluje rachunki organu Wspólnoty zgodnie z art. 248 WE.
Artykuł 92
1. Organ Wspólnoty przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu budżet w formie ostatecznie uchwalonej. Organ Wspólnoty, tak szybko jak to możliwe, powiadamia Trybunał Obrachunkowy o wszelkich decyzjach i aktach przyjętych na podstawie art. 10, 14, 19, i 23.
2. Organ Wspólnoty przesyła Trybunałowi Obrachunkowemu wewnętrzne zasady finansowe, które przyjmuje.
3. Trybunał Obrachunkowy informowany jest o wyznaczeniu intendentów, księgowych i administratorów środków zaliczkowych oraz o decyzjach dotyczących przekazania uprawnień na mocy art. 34, art. 43 ust. 1 i 4 oraz art. 44.
Artykuł 93
Kontrola prowadzona przez Trybunał Obrachunkowy jest regulowana przez art. 139-144 ogólnego rozporządzenia finansowego.
ROZDZIAŁ 2
Absolutorium
Artykuł 94
1. Parlament Europejski na zalecenie Rady w terminie do dnia 30 kwietnia roku n + 2 udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu za rok n.
2. Jeżeli termin przewidziany w ust. 1 nie może być dotrzymany, Parlament Europejski lub Rada powiadamia dyrektora o przyczynach opóźnienia.
3. Jeśli Parlament Europejski opóźni wydanie decyzji o udzieleniu absolutorium, dyrektor dołoży wszelkich starań w celu jak najszybszego podjęcia środków zmierzających do usunięcia lub ułatwienia usunięcia przeszkód w podjęciu tej decyzji.
Artykuł 95
1. Decyzja o udzieleniu absolutorium obejmuje rachunki wszystkich dochodów i wydatków organu Wspólnoty, wynikający z nich bilans oraz aktywa i pasywa organu Wspólnoty wykazane w bilansie.
2. W celu udzielenia absolutorium Parlament Europejski, po wykonaniu tych czynności przez Radę, bada rachunki i bilans finansowy organu Wspólnoty. Parlament Europejski bada również roczne sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego wraz z odpowiedziami dyrektora organu Wspólnoty, wszelkie odpowiednie sprawozdania specjalne Trybunału Obrachunkowego odnoszące się do danego roku budżetowego oraz oświadczenie Trybunału Obrachunkowego o wiarygodności oraz zgodność z prawem i prawidłowość operacji leżących u ich podstaw.
3. Dyrektor przedkłada Parlamentowi Europejskiemu, na jego wniosek, wszelkie informacje niezbędne do sprawnego zastosowania procedury udzielania absolutorium za dany rok, zgodnie z art. 146 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego.
Artykuł 96
1. Dyrektor podejmuje wszelkie właściwe działania w celu uwzględnienia uwag towarzyszących decyzjom Parlamentu Europejskiego o absolutorium, jak również komentarzy towarzyszących zaleceniu odnoszącemu się do absolutorium przyjętego przez Radę.
2. Na żądanie Parlamentu Europejskiego lub Rady dyrektor składa sprawozdanie co do środków podjętych w kontekście tych uwag i komentarzy. Przesyła on jego odpis Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu.
TYTUŁ IX
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Artykuł 97
Terminy, o których mowa w art. 83, stosuje się po raz pierwszy w odniesieniu do roku budżetowego 2005.
Dla lat wcześniejszych, terminy te przedstawiają się następująco:
a) 15 września dla art. 83 ust. 3;
b) 30 listopada dla art. 83 ust. 4;
c) 31 października dla art. 83 ust. 5.
Artykuł 98
Parlament Europejski, Rada i Komisja są uprawnione do uzyskania wszelkich niezbędnych informacji lub wyjaśnień dotyczących spraw budżetowych w dziedzinach podlegających ich kompetencji.
Artykuł 99
Na wniosek dyrektora zarząd w zakresie, w jakim jest to niezbędne, przyjmuje szczegółowe zasady wykonywania rozporządzenia finansowego organu Wspólnoty.
Artykuł 100
Po wejściu w życie rozporządzenia każdy organ, o którym mowa w art. 185 ogólnego rozporządzenia finansowego, przyjmuje nowe rozporządzenie finansowe, z uwagi na jego wejście w życie dnia 1 stycznia 2003 r. lub w każdym przypadku w ciągu sześciu miesięcy od dnia, w którym wchodzi on w zakres wymienionego art. 185, po przyznaniu subwencji obciążających budżet ogólny.
Artykuł 101
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie następnego dnia po opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 19 listopada 2002 r.