DECYZJA KOMISJI
z dnia 16 grudnia 2008 r.
w sprawie systemu wczesnego ostrzegania do użytku urzędników zatwierdzających Komisji oraz agencji wykonawczych
(2008/969/WE, Euratom)
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając Traktat ustanawiający Europejską Wspólnotę Energii Atomowej,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (1),
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 215/2008 z dnia 18 lutego 2008 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do 10. Europejskiego Funduszu Rozwoju (2),
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Komisja, która jest instytucją odpowiedzialną za wykonanie budżetu ogólnego Unii Europejskiej, a także za wszelkie inne środki, którymi zarządzają Wspólnoty z należytym uwzględnieniem zasady należytego zarządzania finansami, ma obowiązek przeciwdziałać nadużyciom finansowym oraz wszelkim innym sprzecznym z prawem działaniom szkodzącym interesom finansowym Wspólnot.
(2)
Obowiązującą obecnie decyzję Komisji w sprawie systemu wczesnego ostrzegania (SWO) należy zastąpić niniejszą decyzję w następstwie zmian do art. 93-96 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich („rozporządzenie finansowe”) oraz odpowiadających im przepisów rozporządzenia Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 z dnia 23 grudnia 2002 r. ustanawiającego szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego, a także zaleceń Europejskiego Inspektora Ochrony Danych (3).
(3)
Rozporządzenie Komisji (WE, Euratom) nr 1302/2008 z dnia 17 grudnia 2008 r. w sprawie centralnej bazy danych o wykluczeniach (4) ustanawia bazę danych, która będzie zwierać stosowne informacje o osobach trzecich znajdujących się w sytuacji wykluczenia z procedur udzielania dotacji i zamówień, i zapewnia do niej dostęp instytucjom, w tym instytucjom wymienionym w art. 1 ust. 2 rozporządzenia finansowego, agencjom wykonawczym, organom wspólnotowym objętych zakresem art. 185 rozporządzenia finansowego, a także władzom państw członkowskich i krajów trzecich oraz organizacjom międzynarodowym i innym organom uczestniczącym w wykonaniu budżetu.
(4)
SWO ma na celu zapewnienie obiegu informacji zastrzeżonych dotyczących osób trzecich, które mogłyby stanowić zagrożenie dla interesów finansowych i dobrego imienia Wspólnot lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Wspólnoty, w Komisji oraz jej agencjach wykonawczych.
(5)
Zważywszy, że agencje wykonawcze przy wykorzystywaniu środków operacyjnych mają status upoważnionych urzędników zatwierdzających Komisji, powinny one mieć taki sam dostęp do SWO, jakim dysponują służby Komisji w związku z zarządzaniem środkami administracyjnymi i operacyjnymi.
(6)
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych powinien mieć dostęp do SWO, by móc wykonywać swoje zadania dochodzeniowe i powadzić działania w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom wykonywane na mocy art. 1 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (5) oraz rozporządzenia Rady (Euratom) nr 1074/1999 z dnia 25 maja 1999 r. dotyczącego dochodzeń prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF) (6).
(7)
Księgowy powinien zapewniać odpowiednie administrowanie systemem wczesnego ostrzegania. Odpowiedni urzędnik zatwierdzający, OLAF oraz Służba Audytu Wewnętrznego powinni być odpowiedzialni za występowanie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę lub usunięcie ostrzeżeń. Dla zachowania odpowiedniego poziomu kontroli tego rodzaju wnioski powinny być zgłaszane na właściwym szczeblu hierarchii.
(8)
Rozporządzenie (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2000 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (7) stanowi, że przetwarzanie danych osobowych przez Komisję musi odbywać się przy spełnieniu wymogów legalnego przetwarzania danych oraz wymogów dotyczących przekazywania danych określonych w tym rozporządzeniu oraz że takie przetwarzanie danych podlega uprzedniemu sprawdzeniu przez Europejskiego Inspektora Ochrony Danych po przekazaniu powiadomienia przez Inspektora Ochrony Danych Komisji.
(9)
Przepisy dotyczące ochrony danych powinny określać prawa osób, których dane są lub mogłyby zostać wprowadzone do SWO zgodnie z opinią Europejskiego Inspektora Ochrony Danych. W prawie do informacji w związku z danymi wprowadzonymi do SWO należy wprowadzić rozróżnienie na prawa osób trzecich, będących osobami fizycznymi i korzystających z szerszego zakresu praw do ochrony danych, oraz prawa osób prawnych.
(10)
W przypadku niektórych praw do ochrony danych obowiązują wyjątki określone w art. 20 rozporządzenia (WE) nr 45/2001, które powinny być rozpatrywane indywidualnie w każdym przypadku i stosowane tymczasowo. Zastosowanie tych wyjątków powinno leżeć wyłącznie w gestii służby odpowiedzialnej za wystąpienie z wnioskiem o zamieszczenie, zmianę (w tym sprostowanie) lub usunięcie stosownych danych.
(11)
Zważywszy, że wykluczenia na mocy art. 94 rozporządzenia finansowego dotyczą konkretnych procedur udzielania zamówień/dotacji, ostrzeżenia te nie powinny zaliczać się do poziomu W5, lecz do nowej kategorii, mianowicie W1d, przy czym ostrzeżenia na poziomie W5 powinny oznaczać wyłącznie wykluczenia z wszystkich procedur udzielania zamówień/dotacji.
(12)
W celu zapewnienia ochrony interesów finansowych Wspólnot odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający jest zobowiązany wystąpić, w oczekiwaniu na decyzję Komisji w sprawie zastosowania art. 96 rozporządzenia finansowego, z wnioskiem o tymczasowe zarejestrowanie ostrzeżenia o wykluczeniu, jeżeli postępowanie osoby trzeciej również stanowi poważne przestępstwo w rozumieniu art. 93 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego celem zagwarantowania, że tej osobie trzeciej nie będą udzielanie zamówienia ani dotacje w czasie trwania procedury wymierzania kary.
(13)
Komisja musi stosować się do różnych rozporządzeń Rady w celu wykonania wspólnych stanowisk przyjmowanych na podstawie art. 15 Traktatu o Unii Europejskiej (wspólna polityka zagranicznej i bezpieczeństwa - WPZiB), które zakazują udostępniania wszelkich środków finansowych i zasobów gospodarczych, bezpośrednio lub pośrednio, wskazanym osobom fizycznym lub prawnym, grupom lub podmiotom lub na rzecz takich osób, grup lub podmiotów,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
SEKCJA 1
PRZEPISY OGÓLNE
Artykuł 1
Przedmiot
Niniejszą decyzją ustanawia się system wczesnego ostrzegania Komisji (dalej zwany „SWO”) w związku z wykonywaniem budżetu ogólnego Unii Europejskiej oraz wykorzystywaniem środków z wszelkich innych funduszy, którymi zarządzają Wspólnoty.
Artykuł 2
Definicje
Do celów niniejszej decyzji stosuje się następujące definicje:
-
„osoby trzecie” oznaczają kandydatów, oferentów, wykonawców, dostawców produktów, dostawców usług oraz ich poddostawców, jak również podmioty ubiegające się o dotacje, beneficjentów dotacji, wykonawców współpracujących z beneficjentami dotacji i podmiotami otrzymującymi wsparcie finansowe od beneficjenta dotacji wspólnotowej na mocy art. 120 rozporządzenia finansowego,
-
„odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający” oznacza intendenta delegowanego Komisji w rozumieniu art. 59 rozporządzenia finansowego ponoszącego odpowiedzialność zgodnie z wewnętrznymi zasadami wykonania budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (dalej zwanego „budżetem”), w tym dyrektorów agencji wykonawczych, oraz intendenta subdelegowanego w rozumieniu art. 59 rozporządzenia finansowego pełniącego funkcję dyrektora.
Artykuł 3
Ostrzeżenia w SWO
1. Ostrzeżenia w SWO zawierają następujące dane:
a)
informacje umożliwiające identyfikację osób trzecich, które stanowią zagrożenie dla interesów finansowych i dobrego imienia Wspólnot lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Wspólnoty, ponieważ osoby te popełniły nadużycia finansowe lub poważne błędy administracyjne albo są podejrzewane o ich popełnienie lub też są objęte nakazem zajęcia bądź nakazem odzyskania znaczących środków lub też są wykluczone z procedur zgodnie z przepisami rozporządzenia finansowego lub ograniczeniami finansowymi związanymi z WPZiB;
b)
informacje dotyczące osób upoważnionych do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu osób trzecich będących osobami prawnymi bądź sprawowania nad nimi kontroli, kiedy same te osoby upoważnione stanowią zagrożenie dla interesów finansowych i dobrego imienia Wspólnot lub wszelkich innych funduszy zarządzanych przez Wspólnoty z przyczyn wymienionych w lit. a);
c)
rodzaj ostrzeżenia oraz przyczyny, dla których osoby trzecie, o których mowa w lit. a), lub osoby, o których mowa w lit. b), stanowią takie zagrożenie oraz, w stosownych przypadkach, okres obowiązywania takiego ostrzeżenia oraz informacje o osobie do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia.
2. Bez uszczerbku dla przepisów art. 1 ust. 2 i art. 1 ust. 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008 dane zawarte w SWO można wykorzystywać jedynie do celów wykonania budżetu lub wykorzystania środków z innych funduszy zarządzanych przez Wspólnoty, w tym procedur udzielania dotacji i zamówień oraz dokonywania płatności na rzecz osób trzecich.
Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych może wykorzystać dane na potrzeby dochodzeń prowadzonych przez siebie na mocy rozporządzenia (WE) nr 1073/1999 i rozporządzenia (Euratom) nr 1074/1999, jak również działań w zakresie wywiadu i zapobiegania nadużyciom finansowym, w tym analiz ryzyka.
Artykuł 4
Administrowanie SWO
1. Księgowy Komisji lub podległy mu personel, któremu księgowy przekazał określone zadania na mocy art. 62 rozporządzenia finansowego (zwany dalej „księgowym”), zapewnia odpowiednie administrowanie systemem oraz dokonuje stosownych uzgodnień technicznych.
Księgowy wprowadza, zmienia lub usuwa ostrzeżenia w SWO na podstawie wniosków odpowiednich upoważnionych urzędników zatwierdzających, OLAF-u lub Służby Audytu Wewnętrznego.
2. Księgowy przyjmuje środki wykonawcze dotyczące aspektów technicznych oraz określa związane z nimi procedury dodatkowe, w tym w dziedzinie bezpieczeństwa.
Zgłasza te środki służbom Komisji oraz agencjom wykonawczym.
Artykuł 5
Wnioski o zarejestrowanie, zmianę lub usunięcie ostrzeżenia
1. Wszystkie wnioski o zarejestrowanie ostrzeżenia, jego zmianę lub usunięcie należy kierować do księgowego.
Z tego rodzaju wnioskiem może wystąpić wyłącznie odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający, dyrektor generalny lub dyrektor OLAF-u lub Służba Audytu Wewnętrznego. W tym celu występujący z wnioskiem korzysta z modelu zamieszczonego w załączniku.
2. Służba, która ustaliła, że osoba trzecia znajduje się w jednej z sytuacji opisanych w art. 9, przekazuje wniosek o rejestrację ostrzeżenia w SWO do księgowego, z kopią do urzędnika ds. SWO, o którym mowa w art. 7, nawet jeżeli osoba trzecia jest już objęta ostrzeżeniem w SWO.
3. Zgodnie z procedurą opisaną w ust. 2 służba, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia w SWO, powiadamia księgowego, korzystając z modelu zawartego w załączniku:
a)
o wszelkich zmianach w informacjach zawartych w danym ostrzeżeniu w SWO;
b)
o usunięciu ostrzeżenia z SWO po ustaniu przyczyny, dla której je zamieszczono.
Natomiast informację o zmianie danych osoby do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia można przesłać notatką rejestrowaną.
4. Służba, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia w SWO, odpowiada również za koordynację działań, które należy podjąć w związku z wykonaniem budżetu w następstwie takiego ostrzeżenia zgodnie z art. 15 do 22.
5. Aktywacja ostrzeżenia o osobie upoważnionej do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu danej osoby prawnej bądź sprawowania nad nią kontroli wymaga dodatkowego wniosku, odrębnego od wniosku dotyczącego danej osoby prawnej.
Artykuł 6
Dostęp do SWO i korzystanie z tego systemu
1. Służby Komisji oraz agencje wykonawcze mają bezpośredni dostęp do danych zawartych w SWO poprzez system rachunkowości, który udostępnia Komisja (ABAC).
Służby Komisji lub agencje wykonawcze odpowiedzialne za system lokalny mogą z niego korzystać, by uzyskać dostęp do danych zawartych w SWO, o ile zapewniona jest spójność danych między systemem lokalnym a systemem rachunkowości ABAC.
2. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel sprawdza, czy w SWO jest zamieszczone ostrzeżenie dotyczące osób trzecich na następujących etapach:
a)
w przypadku indywidualnych zobowiązań budżetowych - przed zaciągnięciem takiego zobowiązania;
b)
w przypadku globalnych zobowiązań budżetowych - przed wpisaniem wszelkich indywidualnych zobowiązań prawnych do zobowiązań globalnych;
c)
w przypadku tymczasowych zobowiązań budżetowych - przed zaciągnięciem zobowiązania prawnego stanowiącego podstawę uprawnienia do późniejszych płatności.
W przypadku gdy zobowiązania, o których mowa w lit. c), pokrywają koszty wynagrodzenia pracowników i zawrotu kosztów podróży związanych z udziałem w posiedzeniach i procedurach konkurencyjnych, obowiązek wcześniejszego sprawdzenia, czy w SWO nie zarejestrowano żadnych ostrzeżeń, nie ma zastosowania.
W przypadku procedur udzielania zamówień lub dotacji odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel najpóźniej przed podjęciem decyzji o udzieleniu zamówienia lub dotacji sprawdza, czy w SWO zarejestrowano jakieś ostrzeżenie.
Jeżeli natomiast instytucja udzielająca zamówienia ogranicza liczbę kandydatów zaproszonych do składania ofert lub do negocjacji w procedurze ograniczonej, dialogu konkurencyjnym lub procedurze negocjacyjnej po opublikowaniu ogłoszenia o zamówieniu, takiej weryfikacji dokonuje się przed dokonaniem wyboru kandydatów.
Jeśli chodzi o podwykonawców podlegających wcześniejszemu zatwierdzeniu, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel może na podstawie analizy ryzyka zrezygnować ze sprawdzenia, czy w SWO zarejestrowano jakieś ostrzeżenie.
3. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel sprawdza, zgodnie z ust. 2, czy w SWO zarejestrowano ostrzeżenie dotyczące osoby upoważnionej do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu danej osoby trzeciej bądź sprawowania nad nią kontroli w następujących sytuacjach:
a)
jeżeli odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego pracownicy uznają na podstawie analizy ryzyka, że takie sprawdzenie jest niezbędne;
b)
jeżeli dokumenty, o które wystąpił odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel, mające potwierdzić, że dana osoba trzecia nie znajduje się w jednej z sytuacji opisanych w art. 93 ust. 1 rozporządzenia finansowego, odnoszą się do tych osób.
4. Osoba do kontaktu w sprawie danego ostrzeżenia, o której mowa w art. 3 ust. 1 lit. c), na wniosek udostępnia wszelkie stosowne informacji odpowiedniemu upoważnionemu urzędnikowi zatwierdzającemu lub jego personelowi. W kwestii ostrzeżeń o wykluczeniu zastosowanie ma art. 12 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008.
5. Ustępy 2 do 4 mają także zastosowanie do kont zaliczkowych na potrzeby wydatków powyżej 300 EUR. W takim przypadku przed zaciągnięciem jakichkolwiek zobowiązań prawnych wobec osób trzecich administrator środków zaliczkowych sprawdza na podstawie informacji, które uzyskał, czy w SWO zarejestrowano jakieś ostrzeżenie.
Artykuł 7
Urzędnicy ds. SWO
1. Dyrektor generalny OLAF-u lub Służba Audytu Wewnętrznego oraz każdy upoważniony urzędnik zatwierdzający wyznaczają przynajmniej jednego podlegającego im urzędnika lub pracownika zatrudnionego na czas określony na urzędnika ds. SWO.
Listę wyznaczonych osób oraz informacje o ewentualnych zmianach przekazują księgowemu.
2. Urzędnik ds. SWO może mieć wgląd do listy wszystkich osób trzecich lub osób upoważnionych do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu osób trzecich bądź sprawowania nad nimi kontroli, w przypadku których to osób zarejestrowano ostrzeżenie w SWO. W kwestiach dotyczących SWO zapewnia współpracę danej służby i księgowego. Wspomaga również służbę w przekazywaniu informacji dotyczących ostrzeżeń w SWO, o które służba ta wystąpiła, oraz w związku z działaniami, które należy podjąć w wyniku takich ostrzeżeń.
3. Księgowy regularnie publikuje uaktualnioną listę wszystkich urzędników ds. SWO na stronie internetowej Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.
Artykuł 8
Ochrona danych oraz prawa osób, których dane dotyczą
1. W zaproszeniach do składania ofert oraz zaproszeniach do składania wniosków, a w razie braku zaproszenia, przed udzieleniem zamówienia lub dotacji odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel informuje osoby trzecie o dotyczących ich danych, które mogą zostać zamieszczone w SWO, oraz o podmiotach, którym dane te mogą zostać przekazane. Jeżeli osobami trzecimi są osoby prawne, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel informuje także osoby upoważnione do reprezentowania lub podejmowania decyzji w imieniu tych podmiotów bądź sprawowania nad nimi kontroli.
2. Służba, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia w SWO, odpowiada za stosunki z osobami fizycznymi lub prawnymi, których dane wprowadzono do SWO (dalej: „osoba zainteresowana, której dane dotyczą”):
a)
informuje osobę zainteresowaną, której dane dotyczą, o wnioskach o aktywację, aktualizację i usunięcie wszelkich ostrzeżeń o wykluczeniu typu W5a, które dotyczą jej bezpośrednio, wraz z podaniem przyczyn wstąpienia ze stosownym wnioskiem;
b)
odpowiada na wnioski od osób zainteresowanych, których dane dotyczą, o sprostowanie nieprawidłowych lub niekompletnych danych osobowych oraz na wszelkie inne wnioski lub pytania tych osób.
Natomiast służba, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia, może zdecydować, że ograniczenia określone w art. 20 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 mają zastosowanie.
3. Bez uszczerbku dla wymogów dotyczących przekazywania informacji określonych w ust. 2 osoba fizyczna, której tożsamość należycie ustalono, może wystąpić do księgowego o udzielenie jej informacji na temat tego, czy została ona zarejestrowana w SWO.
Z zastrzeżeniem decyzji służby, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia w SWO, w sprawie tego, czy ograniczenia określone w art. 20 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 45/2001 mają zastosowanie, księgowy informuje tę osobę na piśmie lub drogą elektroniczną o tym, czy jest ona zarejestrowana w SWO.
Jeżeli osoba ta jest zarejestrowana, księgowy załącza dane przechowywane w SWO dotyczące tej osoby. Informuje o tym fakcie służbę, która wystąpiła o rejestrację danego ostrzeżenia.
4. Ostrzeżenia usunięte nie są widoczne dla użytkowników SWO, a dostęp do tych ostrzeżeń można uzyskać jedynie na potrzeby kontroli lub dochodzenia.
Natomiast dane osobowe zawarte w ostrzeżenia odnoszących się do osób fizycznych pozostają dostępne w tych celach jedynie przez okres pięciu lat od czasu usunięcia ostrzeżenia.
SEKCJA 2
INFORMACJE WPROWADZONE DO SWO
Artykuł 9
Kategorie ostrzeżeń
W zależności od charakteru lub wagi faktów, o których dowiedziała się służba występująca z wnioskiem o rejestrację, ostrzeżenia w SWO dzielą się na pięć następujących kategorii:
1)
W1 - kiedy informacje dają wystarczające powody, by sądzić, że istnieje prawdopodobieństwo odnotowania ustaleń związanych ze stwierdzeniem nadużyć finansowych lub poważnych błędów administracyjnych, lub gdy istnieje konieczność podjęcia środków ostrożności w następstwie wykluczenia osoby trzeciej na mocy art. 94 rozporządzenia finansowego;
2)
W2 - kiedy w przypadku osoby trzeciej stwierdzono, że popełniła poważne błędy administracyjne lub nadużycia finansowe;
3)
W3 - kiedy wobec osoby trzeciej prowadzone są czynności prawne, z którymi może wiązać się wydanie nakazu zajęcia, lub postępowanie sądowe w związku z zarzutem popełnienia poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych;
4)
W4 - kiedy przeciwko osobom trzecim skierowane są nakazy odzyskania środków wydane przez Komisję na kwotę przekraczającą określony pułap i osoby te mają znaczne zaległości w zapłacie;
5)
W5 - kiedy osoba trzecia jest wykluczona zgodnie z przepisami rozporządzenia finansowego lub rozporządzeń Rady nakładających ograniczenia finansowe związane z WPZiB.
Artykuł 10
Ostrzeżenia W1
1. OLAF występuje z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W1a, jeżeli prowadzone przez ten urząd dochodzenia na wczesnym etapie dają wystarczające powody, by sądzić, że ustalenia związane ze stwierdzeniem poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych zostaną odnotowane w odniesieniu do osób trzecich, zwłaszcza tych, które korzystają lub korzystały ze środków wspólnotowych. OLAF informuje urzędnika ds. WSO, których służb wnioski takie dotyczą.
2. OLAF i Służba Audytu Wewnętrznego występują z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W1b, jeżeli prowadzone przez nie dochodzenia lub postępowania dają wystarczające powody, by sądzić, że ostateczne ustalenia związane ze stwierdzeniem poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych zostaną odnotowane w odniesieniu do osób trzecich, zwłaszcza tych, które korzystają lub korzystały ze środków wspólnotowych. Informują też urzędnika ds. WSO, których służb wnioski takie dotyczą.
3. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W1c, jeżeli postępowanie prowadzone przez Trybunał Obrachunkowy, jego własne służby audytu wewnętrznego lub też inny audyt lub inne postępowanie, które jest prowadzone na jego odpowiedzialność lub na które zwrócono mu uwagę, dają wystarczające powody, by sądzić, że ostateczne ustalenia związane ze stwierdzeniem poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych zostaną odnotowane w odniesieniu do osób trzecich, zwłaszcza tych, które korzystają lub korzystały ze środków wspólnotowych, za które urzędnik ten ponosi odpowiedzialność.
4. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W1d, jeżeli wyklucza kandydata, oferenta lub wnioskodawcę z udzielenia zamówienia lub dotacji w danej procedurze zgodnie z art. 94 lit. a) lub lit. b) rozporządzenia finansowego.
Ostrzeżenia o wykluczeniu zarejestrowane na mocy art. 10 ust. 4 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008 uznaje się za ostrzeżenia W1d na potrzeby SWO.
5. Ostrzeżenie W1 pozostaje aktywne najwyżej przez sześć miesięcy. Usuwanie ostrzeżenia następuje automatycznie. Jeżeli istnieje potrzeba zachowania ostrzeżenia w SWO i nie można go zastąpić innym ostrzeżeniem w tym okresie, konieczne jest wystąpienie z nowym wnioskiem.
Artykuł 11
Ostrzeżenia W2
1. OLAF i Służba Audytu Wewnętrznego występują z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W2a, jeżeli prowadzone przez nie dochodzenia lub postępowania prowadzą do ustalenia poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych z udziałem osób trzecich, w szczególności tych, które korzystają lub korzystały ze środków wspólnotowych.
2. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W2b, jeżeli Trybunał Obrachunkowy lub jego własne służby audytu wewnętrznego wydały na piśmie ustalenia związane ze stwierdzeniem poważnych błędów administracyjnych lub nadużyć finansowych w odniesieniu do osób trzecich, zwłaszcza tych, które korzystają lub korzystały ze środków wspólnotowych, za które urzędnik ten ponosi odpowiedzialność, lub też ustalenia takie wydano na podstawie innego audytu lub postępowania, które prowadzono na odpowiedzialność tego urzędnika lub na które zwrócono mu uwagę.
3. Ostrzeżenie W2 pozostaje aktywne najwyżej przez sześć miesięcy. Usuwanie ostrzeżenia następuje automatycznie. Jeżeli istnieje potrzeba zachowania ostrzeżenia w SWO i nie można go zastąpić innym ostrzeżeniem w tym okresie, konieczne jest wystąpienie z nowym wnioskiem.
Artykuł 12
Ostrzeżenia W3
1. Księgowy wprowadza ostrzeżenie W3a po otrzymaniu powiadomienia od Sekretariatu Generalnego o nakazie zajęcia dotyczącym osoby trzeciej.
2. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje z wnioskiem o aktywację ostrzeżenia W3b, jeżeli wiadomo, że osoby trzecie, zwłaszcza te, które korzystają lub korzystały ze środków wspólnotowych, za które urzędnik ten ponosi odpowiedzialność, są objęte postępowaniem sądowym w związku z poważnymi błędami administracyjnymi lub nadużyciami finansowymi.
W przypadku jednak, gdy dochodzenia prowadzone przez OLAF prowadzą do takiego postępowania sądowego lub OLAF oferuje wsparcie w takim postępowaniu lub podejmuje związane z nim działania następcze, OLAF występuje z wnioskiem o aktywację odpowiadającego mu ostrzeżenia W3b.
3. Ostrzeżenie W3 pozostaje aktywne do czasu wydaniu wyroku prawomocnego lub innego rozstrzygnięcia sprawy.
Artykuł 13
Ostrzeżenia W4
1. Księgowy wprowadza ostrzeżenie W4 w odniesieniu do osób trzecich, przeciwko którym skierowane są nakazy odzyskania środków wydane przez Komisję na kwotę przekraczającą określony pułap i które znacznie zalegają z zapłatą.
2. Księgowy określa wewnętrzne wytyczne dotyczące pułapów określających stosowne kwoty oraz termin rejestracji w ramach ostrzeżenia W4.
3. Ostrzeżenia W4 pozostają aktywne, dopóki wierzytelność nie zostanie spłacona. Księgowy usuwa ostrzeżenie, kiedy nastąpi spłata wierzytelności.
Artykuł 14
Ostrzeżenia W5
1. Ostrzeżenia o wykluczenia zarejestrowane na mocy art. 10 ust. 1, 2 i 3 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008 uznaje się na potrzeby SWO za ostrzeżenia W5a.
2. Ostrzeżenie W5b rejestruje się na wniosek służby Komisji odpowiedzialnej za dane przepisy prawa w odniesieniu do osób fizycznych lub prawnych, grup lub podmiotów wymienionych zgodnie przepisami rozporządzenia Rady, nakładającego ograniczenia finansowe związane z WPZiB, na taki okres, przez jaki ograniczenia te obowiązują w odniesieniu do wyznaczonej osoby, grupy lub wyznaczonego podmiotu. W ostrzeżeniu należy podać numery referencyjne rozporządzenia nakładającego ograniczenia lub stosownego aktu wykonawczego.
3. Rejestracja ostrzeżeń o wykluczeniu podlega następującym zasadom:
a)
każdorazowo, kiedy odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający przewiduje wykluczenie osoby trzeciej w zastosowaniu art. 93 ust. 1 lit. a), b), c), d) i e) rozporządzenia finansowego, umożliwia danej osobie trzeciej wyrażenie opinii na piśmie. Osobie trzeciej wyznacza się termin co najmniej 14 dni kalendarzowych na wyrażenie opinii. Przed wykluczeniem osoby trzeciej w zastosowaniu art. 93 ust. 1 lit. c) odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający zasięga opinii Służby Prawnej i Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu.
Zanim Komisja podejmie ewentualną decyzję w sprawie okresu wykluczenia, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje, zgodnie z art. 9 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008, z wnioskiem o tymczasową rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu oraz przekazuje sprawę Komisji tak szybko, jak to możliwe. Celem zapewnienia ochrony interesów finansowych Wspólnot odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający może wystąpić o tymczasową rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu W5a jeszcze przed umożliwieniem danej osobie trzeciej wyrażenia opinii. Ewentualnie może wystąpić o rejestrację ostrzeżenia W2,
b)
każdorazowo, kiedy odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający przewiduje uruchomienie procedury na mocy art. 96 rozporządzenia finansowego, umożliwia danej osobie trzeciej wyrażenie opinii na piśmie. Osobie trzeciej wyznacza się termin co najmniej 14 dni kalendarzowych na wyrażenie opinii.
Po zasięgnięciu opinii Służby Prawnej i Dyrekcji Generalnej ds. Budżetu i w oczekiwaniu na ewentualną decyzję Komisji w sprawie kary administracyjnej odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje, zgodnie z art. 9 ust. 2 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 1302/2008, z wnioskiem o tymczasową rejestrację ostrzeżenia o wykluczeniu W5a, jeżeli postępowanie osoby trzeciej również stanowi poważne przestępstwo w rozumieniu art. 93 ust. 1 lit. c) rozporządzenia finansowego,
c)
we wszelkich wnioskach o ostateczną rejestrację ostrzeżenia W5a zgodnie z art. 93 ust. 1 lit. b), c), e) lub f) rozporządzenia finansowego należy określić okres obowiązywania wykluczenia wskazany przez Komisję w jej decyzji.
SEKCJA 3
KONSEKWENCJE OSTRZEŻEŃ W SWO DLA WYKONANIA BUDŻETU
Artykuł 15
Skutek ostrzeżeń w SWO dla transakcji budżetowych
1. Księgowy zawiesza wszelkie płatności na rzecz beneficjentów, w odniesieniu do których zarejestrowano ostrzeżenia W2, W3, W4 lub W5. Powiadamia odpowiedniego upoważnionego urzędnika zatwierdzającego i prosi go o podanie przyczyn, dla których płatności powinny być dokonywane mimo istnienia ostrzeżeń w SWO należących do kategorii W2, W3b i W5a.
2. Z wyjątkiem ostrzeżeń W5b i W3a zamieszczonych po wydaniu nakazów zajęcia o charakterze zapobiegawczym, płatności, które okażą się w istocie należne po weryfikacji dokonanej przez odpowiedniego upoważnionego urzędnika zatwierdzającego przy zawieszaniu terminu płatności zgodnie z art. 106 ust. 4 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 lub zgodnie z warunkami umowy lub dotacji wymienionymi w art. 18 ust. 1 lit. b) i art. 22 ust. 1 lit. a), dokonywane są bezzwłocznie.
Księgowy może jednak uruchomić zawieszoną płatność dopiero po otrzymaniu od odpowiedniego upoważnionego urzędnika zatwierdzającego potwierdzenia, że należna płatność powinna być dokonana, wraz z uzasadnieniem. W razie braku takiego potwierdzenia płatność pozostaje zawieszona, a zlecenie płatnicze odsyła się w razie potrzeby do odpowiedniego upoważnionego urzędnika zatwierdzającego.
Jeżeli płatność uruchomiono poprzez kompensację zgodnie z art. 73 rozporządzenia finansowego oraz art. 83 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 po zamieszczeniu ostrzeżenia W4 lub jeżeli płatności dokonano po wydaniu nakazu zajęcia z klauzulą wykonalności, księgowy sporządza należycie zarejestrowaną notatkę.
3. W odniesieniu do osoby trzeciej objętej ostrzeżeniem W5 nie należy zaciągać żadnych indywidualnych zobowiązań budżetowych, rejestrować indywidualnych zobowiązań prawnych na kontach budżetowych na podstawie zobowiązań globalnych ani zaciągać zobowiązań prawnych na podstawie zobowiązań tymczasowych.
Artykuł 16
Konsekwencje ostrzeżenia W1
Ostrzeżenie W1 rejestruje się wyłącznie w celach informacyjnych i nie może ono wiązać się z żadnymi konsekwencjami innymi niż podjęcie środków wzmożonego nadzoru.
Artykuł 17
Konsekwencje ostrzeżeń W2, W3b lub W4 dla procedur udzielania zamówień lub dotacji
1. Jeżeli ostrzeżenie W2, W3b lub W4 jest już zarejestrowane, w momencie gdy odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego pracownik sprawdza dane w SWO zgodnie z art. 6 ust. 2 lit. a), osoba ta informuje, jeśli jest to możliwe na danym etapie procedury, komitet oceniający działający w ramach danej procedury udzielania zamówienia lub dotacji, o istnieniu takiego ostrzeżenie, o ile jego istnienie stanowi nowy element, który należy wziąć pod uwagę w związku z kryteriami udzielenia danego zamówienia lub danej dotacji. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający bierze tę informację pod uwagę, w szczególności jeżeli osoba trzecia zarejestrowana w SWO miałaby zajmować pierwsze miejsce na liście przygotowanej przez komitet oceniający.
2. Jeżeli osoba trzecia, w przypadku której zarejestrowano ostrzeżenie W2, W3b lub W4, zajmuje pierwsze miejsce na liście przygotowanej przez komitet oceniający, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający z należytym uwzględnieniem obowiązku ochrony interesów finansowych i dobrego imienia Wspólnoty, charakteru i wagi uzasadnienia ostrzeżenia, kwoty zamówienia lub dotacji i okresu obowiązywania stosownej umowy, a także w stosownym przypadku pilności, z jaką należy udzielić zamówienia lub dotacji, podejmuje jedną z następujących decyzji:
a)
decyzję o udzieleniu zamówienia lub dotacji osobie trzeciej pomimo rejestracji w SWO, zapewniając przy tym podjęcie środków wzmożonego nadzoru;
b)
jeżeli istnienie takiego ostrzeżenia w sposób obiektywny podważa początkową ocenę zgodności z kryteriami wyboru i udzielenia zamówienia lub dotacji - decyzję o udzieleniu zamówienia lub dotacji innemu oferentowi lub wnioskodawcy na podstawie oceny zgodności z kryteriami wyboru i udzielenia zamówienia lub dotacji innymi niż kryteria zastosowane przez komitet oceniający, należycie tę decyzję uzasadniając;
c)
decyzję o zamknięciu procedury bez udzielania żadnego zamówienia, należycie uzasadniając fakt zamknięcia procedury w informacji przekazywanej oferentowi.
Jeżeli odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający podejmuje decyzję o zamknięciu procedury zgodnie z lit. c), w celu udzielenia zamówienia w ramach nowej procedury można zastosować procedurę ograniczoną z terminami określonymi dla nagłych przypadków na mocy art. 142 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.
Artykuł 18
Konsekwencje ostrzeżeń W2, W3b lub W4 dla już udzielonych zamówień lub udzielanych dotacji
1. Jeżeli ostrzeżenie W2, W3b lub W4 zarejestrowano z przyczyn związanych z wykonaniem zamówienia będącego w toku realizacji lub umowy/decyzji w sprawie udzielanej dotacji lub też udzieleniem takiego zamówienia lub takiej dotacji lub też stosowną procedurą udzielenia zamówienia lub dotacji, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający może z należytym uwzględnieniem związanego z tym ryzyka, charakteru ostrzeżenia i jego uzasadnienia, konsekwencji, które może to mieć dla wykonania zamówienia lub umowy/decyzji w sprawie dotacji, zwłaszcza w odniesieniu do kwoty, okresu obowiązywania oraz w stosownych przypadkach pilności zamówienia lub dotacji, podejmuje jedno lub kilka z poniższych działań:
a)
zezwala wykonawcy lub beneficjentowi na dalsze wykonywanie zamówienia lub umowy/decyzji w sprawie dotacji przy zastosowaniu zaleconych środków wzmożonego nadzoru;
b)
zawiesza termin płatności zgodnie z art. 106 ust. 4 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 na potrzeby dalszej weryfikacji w celu stwierdzenia, przed dokonaniem kolejnych płatności, czy wydatek jest kwalifikowany, a następnie wykonuje płatności rzeczywiście należne;
c)
zawiesza wykonanie zamówienia lub umowy/decyzji w sprawie dotacji zgodnie z art. 103 i 119 rozporządzenia finansowego;
d)
rozwiązuje umowę o udzielenie zamówienia lub zaprzestaje wypłacania dotacji, jeżeli stosowna umowa lub decyzja zawiera odpowiedni zapis.
2. Jeżeli ostrzeżenie W2, W3b lub W4 nie zostało zarejestrowane z przyczyn związanych z zamówieniem będącym w toku realizacji lub już udzielaną dotacją lub też stosowną procedurą udzielenia zamówienia lub dotacji, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający może, w zależności od rodzaju ostrzeżenia i konsekwencji, które przyszłe działanie może mieć dla wykonania zamówienia lub umowy/decyzji w sprawie dotacji i należytym uwzględnieniu związanego z tym przewidywanym działaniem, w tym ryzyka sporu sądowego, podjąć jedno z następujących działań:
a)
zastosować jedną z możliwości, o których mowa w ust. 1 lit. a) i b), lub kilka z tych możliwości;
b)
rozwiązać umowę o udzielenie zamówienia lub zaprzestać wypłaty dotacji, jeżeli stosowna umowa lub decyzja zawiera zapis, umożliwiający rozwiązanie umowy/zaprzestanie wypłacania dotacji w przypadku nowych elementów, wówczas gdy te elementy wiążą się z rzeczywistą utratą zaufania ze strony Komisji oraz zagrożeniem dobrego imienia Wspólnot.
Artykuł 19
Konsekwencje ostrzeżenia W3a
1. Jeżeli osoba trzecia jest objęta ostrzeżeniem W3a odpowiadającym nakazowi zajęcia o charakterze zapobiegawczym, księgowy utrzymuje w mocy zawieszenie wszelkich płatności w oczekiwaniu na ostatecznie orzeczenie sądu w sprawie roszczenia głównego wierzyciela, jeżeli stosowne przepisy krajowe tego wymagają. Jeżeli nakaz zajęcia o charakterze zapobiegawczym jest ograniczony do określonej kwoty zgodnie z wyrokiem („wyodrębnienie”), księgowy zawiesza płatności do tej kwoty.
2. Jeżeli osoba trzecia jest objęta ostrzeżeniem W3a odpowiadającym nakazowi zajęcia z klauzulą wykonalności, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający lub jego personel w ścisłej współpracy z księgowym dokonuje płatności, której pierwotnie miała dokonać Komisja lub agencja wykonawcza na rzecz osoby, przeciwko której jest skierowany nakaz zajęcia, na rzecz osoby, która uzyskała nakaz zajęcia, do kwoty określonej w nakazie zajęcia.
3. Ustęp 2 i 3 mają zastosowanie, o ile wykonanie nakazu zajęcia nie zakłóci sprawnego funkcjonowania Komisji lub agencji wykonawczej. W takim przypadku księgowy powołuje się na art. 1 protokołu w sprawie przywilejów i immunitetów.
Artykuł 20
Konsekwencje ostrzeżenia W4
1. Jeżeli osoba trzecia jest objęta ostrzeżeniem W4, księgowy regularnie sprawdza możliwość kompensowania należności Wspólnoty z płatności należnych tej osobie trzeciej zgodnie z art. 73 rozporządzenia finansowego oraz art. 83 rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002.
2. Odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający bierze tę informację pod uwagę przed udzieleniem tej osobie trzeciej nowego zamówienia lub nowej dotacji.
Artykuł 21
Konsekwencje ostrzeżenia W5 dla procedur udzielania zamówień i dotacji
Odpowiedni urzędnik upoważniony zatwierdzający wyklucza osobę trzecią objętą ostrzeżeniem W5 z udziału w procedurze udzielania zamówienia lub dotacji na etapie oceny pod kątem kryteriów wykluczenia zgodnie z art. 93 lub art. 114 ust. 3 rozporządzenia finansowego lub właściwego rozporządzenia Rady nakładającego ograniczenia finansowe związane z WPZiB.
Artykuł 22
Specyficzne konsekwencje ostrzeżenia W5 dla już udzielonych zamówień lub udzielanych dotacji
1. Jeżeli ostrzeżenie W5a zarejestrowano z przyczyn, które mogą mieć wpływ na wykonanie już udzielonych zamówień lub już podpisanych umów/decyzji w sprawie dotacji, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający podejmuje następujące działanie:
a)
jeżeli warunki udzielenia zamówienia lub dotacji dopuszczają taką możliwość oraz jeżeli przyczyny zarejestrowania ostrzeżenia W5 są związane wykonaniem zamówienia będącego w toku realizacji lub umowy/decyzji w sprawie udzielanej dotacji lub też udzieleniem takiego zamówienia lub takiej dotacji:
(i)
zawiesza płatności na potrzeby weryfikacji, wykonuje płatności rzeczywiście należne oraz odzyskuje wszelkie kwoty nienależnie wypłacone - w drodze kompensaty z płatnościami należnymi, jeżeli istnieje taka możliwość;
(ii)
rozwiązuje umowę o udzielenie zamówienia lub zaprzestaje wypłacania dotacji.
b)
we wszystkich innych przypadkach stosuje jedną z możliwości, o których mowa w art. 18 ust. 1.
2. O ile przepisy rozporządzeń Rady w celu wykonania wspólnych stanowisk przyjętych na podstawie art. 15 Traktatu o Unii Europejskiej, na których to rozporządzeniach opierają się ostrzeżenia W5b, nie stanowią inaczej, obowiązują następujące zasady:
a)
nie udostępnia się żadnych funduszy, bezpośrednio ani pośrednio, osobom fizycznym lub prawnym, grupom lub podmiotom wymienionym we właściwym rozporządzeniu Rady ani na rzecz takich osób, grup lub podmiotów;
b)
nie udostępnia się żadnych zasobów gospodarczych, bezpośrednio ani pośrednio, osobom fizycznym lub prawnym, grupom lub podmiotom wymienionym we właściwym rozporządzeniu Rady ani na rzecz takich osób, grup lub podmiotów.
Artykuł 23
Odesłania do Komisji
W sytuacjach wyjątkowych, w tym w sytuacji, gdy wynikające z niej ryzyko ma charakter polityczny lub może naruszać dobre imię Wspólnot, a art. 15 do 22 nie przewidują odpowiedniego rozwiązania, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający może odesłać sprawę do członka Komisji odpowiedzialnego za dany obszar polityki, który może z kolei odesłać sprawę do Komisji.
Informacje o wszelkiej stosownej wymianie informacji przekazuje się do Sekretariatu Generalnego.
SEKCJA 4
PRZEPISY PRZEJŚCIOWE I KOŃCOWE
Artykuł 24
Przepisy przejściowe
1. Służba, która wystąpiła o rejestrację ostrzeżenia w SWO przed przyjęciem niniejszej decyzji, pozostaje odpowiedzialna za zmiany lub usunięcie ostrzeżeń zarejestrowanych na jej wniosek zgodnie z niniejszą decyzją.
2. W przypadku wykluczeń, o których decyzję podjął odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający na mocy art. 93 ust. 1 lit. b) i e) rozporządzenia finansowego przed dniem 1 maja 2007 r., okres obowiązywania wykluczenia uwzględnia okres ważności wpisów do rejestru karnego przewidziany w przepisach prawa krajowego. Takie wykluczenia obowiązują maksymalnie przez okres czterech lat od daty powiadomienia o wyroku. Jeżeli ten maksymalny okres dobiegł końca, odpowiedni upoważniony urzędnik zatwierdzający występuje o usunięcie ostrzeżenia.
Artykuł 25
Uchylenie decyzji w sprawie systemu wczesnego ostrzegania
Decyzja Komisji C(2004) 193/3 (8) w sprawie systemu wczesnego ostrzegania zostaje niniejszym uchylona ze skutkiem od dnia 1 stycznia 2009 r.
Artykuł 26
Wniosek
Niniejszą decyzję stosuje się od dnia 1 stycznia 2009 r.
Artykuł 27
Publikacja
Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej do celów informacyjnych.
Niniejsza decyzja zostaje załączona do wewnętrznych zasad wykonania budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 16 grudnia 2008 r.