DECYZJA ZARZĄDU EUROPOLU
z dnia 4 czerwca 2009 r.
dotycząca warunków związanych z przetwarzaniem danych zgodnie z art. 10 ust. 4 decyzji o Europolu
(2009/1010/WSiSW)
ZARZĄD EUROPOLU,
uwzględniając decyzję Rady ustanawiającą Europejski Urząd Policji (EUROPOL) z dnia 6 kwietnia 2009 r. (1) (zwaną dalej „decyzją o Europolu”), w szczególności jej art. 10 ust. 4,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
Zarząd, działając na wniosek dyrektora i po konsultacji ze wspólnym organem nadzorczym, określa warunki związane z przetwarzaniem danych do celów określenia, czy dane takie są przydatne do zadań Europolu i czy mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego, w szczególności w odniesieniu do dostępu do danych i ich wykorzystywania, a także granic czasowych przechowywania i usuwania danych.
(2)
Zarząd, przyjmując niniejszą decyzję, uwzględnia postanowienia Konwencji Rady Europy o ochronie osób w związku z automatycznym przetwarzaniem danych osobowych z dnia 28 stycznia 1981 r. oraz zasady zawarte w zaleceniu nr R(87)15 Komitetu Ministrów Rady Europy z dnia 17 września 1987 r. w sprawie wykorzystania danych osobowych przez policję.
(3)
Decyzja Zarządu jest przedstawiana Radzie do zatwierdzenia,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
Artykuł 1
Definicje
Do celów niniejszej decyzji:
a)
„dane osobowe” oznaczają wszelkie informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej: osoba możliwa do zidentyfikowania to osoba, której tożsamość można ustalić bezpośrednio lub pośrednio, w szczególności przez powołanie się na numer identyfikacyjny lub jeden lub więcej szczególnych czynników określających jej tożsamością fizyczną, fizjologiczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową czy społeczną;
b)
„przetwarzanie danych osobowych” oznacza każdą operację lub zestaw operacji dokonywanych na danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub inny, takich jak gromadzenie, rejestracja, porządkowanie, przechowywanie, adaptacja lub modyfikacja, odzyskiwanie, konsultowanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przekazanie, rozpowszechnianie lub udostępnianie w inny sposób, układanie lub kompilowanie, blokowanie, usuwanie lub niszczenie;
c)
„systemy przetwarzania informacji” oznaczają system informacyjny Europolu, pliki robocze do celów analizy oraz inne systemy do przetwarzania danych osobowych, o których mowa w art. 10 ust. 1 decyzji o Europolu;
d)
„system informacyjny” oznacza system, o którym mowa w art. 11 ust. 1 decyzji o Europolu;
e)
„plik roboczy do celów analizy” oznacza plik otwarty do celów analizy, o którym mowa w art. 14 decyzji o Europolu;
f)
„organy UE” oznaczają instytucje, organy, biura i agencje ustanowione Traktatem o Unii Europejskiej oraz traktatami ustanawiającymi Wspólnoty Europejskie lub na ich podstawie, o których mowa w art. 22 ust. 1 decyzji o Europolu;
g)
„osoby trzecie” oznaczają państwa trzecie i organizacje, o których mowa w art. 23 ust.1 decyzji o Europolu;
h)
„należycie upoważnieni pracownicy Europolu” oznaczają pracowników mianowanych przez dyrektora do celów przetwarzania danych osobowych zgodnie z niniejszą decyzją.
Artykuł 2
Zakres
Niniejsza decyzja ma zastosowanie do danych osobowych przekazywanych do Europolu w celu ustalenia, czy dane takie są przydatne do jego zadań i czy mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego, z wyjątkiem:
a)
danych osobowych wprowadzonych do systemu informacyjnego zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji o Europolu;
b)
danych osobowych przekazywanych przez państwo członkowskie, organ UE lub osobę trzecią w celu włączenia do określonego pliku roboczego do celów analizy oraz danych osobowych włączonych do pliku roboczego do celów analizy zgodnie z art. 14 decyzji o Europolu;
c)
danych osobowych przekazywanych do Europolu w celu włączenia do innego określonego systemu do przetwarzania danych osobowych, o którym mowa w ostatnim zdaniu art. 10 ust. 1 decyzji o Europolu.
Artykuł 3
Dostęp i wykorzystanie
1. Dostęp do danych osobowych przetwarzanych przez Europol zgodnie z niniejszą decyzją mają wyłącznie należycie upoważnieni pracownicy Europolu.
2. Bez uszczerbku dla art. 17 decyzji o Europolu, dane osobowe przetwarzane przez Europol zgodnie z niniejszą decyzją mogą być wykorzystywane wyłącznie do celu określenia, czy dane takie są przydatne do zadań Europolu i czy mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego.
3. Jeśli Europol stwierdzi, że określone dane są przydatne do jego zadań i mogą zostać włączone do jego systemu informacyjnego, Europol sugeruje państwu członkowskiemu przekazującemu dane włączenie ich do systemu informacyjnego Europolu zgodnie z art. 13 ust. 1 decyzji o Europolu. W przypadku niezastosowania się państwa członkowskiego do sugestii Europolu, zastosowanie ma art. 5 niniejszej decyzji.
Artykuł 4
Zasady dotyczące ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych
1. Przetwarzając dane osobowe zgodnie z niniejszą decyzją, Europol przestrzega zasad dotyczących ochrony danych osobowych i bezpieczeństwa danych, określonych w decyzji o Europolu, a w szczególności w art. 18, 27 i 35, oraz zasad przyjętych w odnośnych przepisach wykonawczych.
2. Jeśli Europol decyduje się włączyć takie dane do systemów przetwarzania informacji lub też usunąć je lub zniszczyć, informuje o tym fakcie przekazujące dane państwo członkowskie, organ UE lub osobę trzecią.
Artykuł 5
Granice czasowe przechowywania i usuwania danych
1. Decyzja o przetwarzaniu danych osobowych zgodnie z art. 3 ust. 2 jest podejmowana w możliwie jak najkrótszym terminie, a w każdym wypadku nie później niż sześć miesięcy po otrzymaniu takich danych przez Europol.
2. W przypadku braku takiej decyzji po upływie sześciu miesięcy, przedmiotowe dane osobowe są usuwane lub niszczone, a o fakcie tym informuje się państwo członkowskie, organ UE lub osobę trzecią przekazującą dane.
Artykuł 6
Odpowiedzialność
Europol ponosi odpowiedzialność za zagwarantowanie przestrzegania przepisów art. 3, 4 i 5 niniejszej decyzji.
Artykuł 7
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z dniem wprowadzenia w życie decyzji o Europolu.
Sporządzono w Hadze dnia 4 czerwca 2009 r.
Zatwierdzono przez Radę dnia 30 listopada 2009 r.