Rozporządzenie Komisji (WE) nr 1663/95
z dnia 7 lipca 1995 r.
ustanawiające szczegółowe zasady stosowania rozporządzenia Rady (EWG) nr 729/70 w odniesieniu do procedury rozliczania rachunków Sekcji Gwarancji EFOGR
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (EWG) nr 729/70 z dnia 21 kwietnia 1970 r. w sprawie finansowania wspólnej polityki rolnej [1], ostatnio zmienione rozporządzeniem (WE) nr 1287/95 [2], w szczególności jego art. 4 ust. 6 oraz art. 5 ust. 3,
a także mając na uwadze, co następuje:
reforma procedury rozliczania rachunków wprowadzona w życie na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 1287/95 przewiduje ustanowienie szczegółowych zasad dotyczących certyfikacji oraz rozliczania rocznych sprawozdań finansowych akredytowanych agencji płatniczych;
zmiany w zakresie ilości oraz rodzaju środków finansowanych przez Sekcję Gwarancji EFOGR oraz zmiany w zakresie technik rejestracji i przesyłania informacji wymagają zrewidowania rodzaju oraz treści informacji przekazywanych Komisji dla celów rozliczenia rachunków;
z tego powodu, rozporządzenie Komisji (EWG) nr 1723/72 [3], ostatnio zmienione rozporządzeniem (EWG) nr 295/88 [4], traci moc;
Komitet EFOGR nie wydał opinii w terminie wyznaczonym przez przewodniczącego,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
1. Państwo Członkowskie ustala limit liczby agencji płatniczych akredytowanych przez każde z Państw Członkowskich na podstawie art. 4 ust. 2 rozporządzenia (EWG) nr 729/70, po konsultacjach z Komisją. Dopuszcza się w szczególności ujawnienie przez Komisję każdej przeszkody w zastosowaniu się do terminu ustanowionego w art. 5 ust. 2 lit. b) niniejszego rozporządzenia, jaką stanowi ta liczba oraz przeszkody w przejrzystości kontroli operacji Funduszu. Komisja informuje Komitet Funduszu o agencjach płatniczych akredytowanych we wszystkich Państwach Członkowskich.
2. Dla każdej agencji płatniczej Państwo Członkowskie informuje Komisję o organie (lub organach), który wydaje oraz wycofuje akredytację oraz który ustanawia okres na dokonanie niezbędnych dostosowań w rozumieniu art. 4 ust. 4 rozporządzenia (EWG) nr 729/70.
3. Przed akredytowaniem agencji płatniczej, właściwy organ upewnia się, że wewnętrzne ustalenia administracyjne oraz rachunkowe danego organu spełniają gwarancje określone w art. 4 ust. 1 lit. a) rozporządzenia (EWG) nr 729/70. Państwo Członkowskie ustanawia kryteria stosowane następnie przez właściwy organ w celu akredytacji, uwzględniając przedstawione w załączniku wytyczne Komisji dotyczące tych kryteriów. Niespełnienie któregokolwiek kryterium o istotnym znaczeniu dla operacji agencji płatniczej prowadzi do zastosowania art. 4 ust. 4 wspomnianego wyżej rozporządzenia.
Decyzja w sprawie akredytacji jest podejmowana w oparciu o badanie obejmujące warunki administracyjne oraz rachunkowe, włącznie z warunkami przyjętymi w celu ochrony interesów Wspólnoty dotyczących wypłaconych zaliczek, uzyskanych gwarancji, zapasów interwencyjnych oraz kwot do odebrania. Badanie takie obejmuje, w szczególności, badanie ustaleń dotyczących realizacji płatności, zabezpieczenia skarbca, bezpieczeństwa systemu komputerowego, prowadzenia rejestrów rachunkowych, podziału obowiązków oraz odpowiedniość kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, w związku z transakcjami finansowanymi przez Sekcję Gwarancji EFOGR.
4. Po upewnieniu się, że badana agencja płatnicza spełnia wszystkie stosowne wymogi, właściwy organ dokonuje jej akredytacji. W innym wypadku, właściwy organ przekazuje agencji płatniczej zalecenia dotyczące ustaleń administracyjnych oraz w zakresie rachunkowości, a w szczególności dotyczące wszelkich warunków, których spełnienie jest wymagane od agencji płatniczej przed udzieleniem jej akredytacji. Akredytacja może być udzielona tymczasowo na okres, którego długość wyznacza się w zależności od wagi problemu, do czasu wprowadzenia wszelkich wymaganych zmian do wewnętrznych ustaleń administracyjnych oraz dotyczących rachunkowości.
5. W przypadku wycofania akredytacji, Państwo Członkowskie wyznacza inną agencję płatniczą, zgodnie z warunkami określonymi w art. 4 rozporządzenia (EWG) nr 729/70 oraz ust. 3 oraz 4 niniejszego artykułu oraz zapewnia, że realizacja płatności dla beneficjantów nie zostaje przerwana.
6. Akt akredytacji zawiera pisemne potwierdzenie, że dany organ spełnia kryteria akredytacji i, w odpowiednich przypadkach, zawiera instrukcje w sprawie zmian oraz ustalonego okresu. O powyższym zostaje powiadomiona Komisja.
7. Powiadomienie przewidziane na mocy art. 4 ust. 3 rozporządzenia (EWG) nr 729/70 składane jest, gdy agencja płatnicza jest akredytowana po raz pierwszy, i dołączane są do niego następujące informacje dotyczące każdej agencji płatniczej:
- udzielony jej zakres odpowiedzialności,
- podział odpowiedzialności pomiędzy jej służbami,
- jej związki z innymi organami, publicznymi lub prywatnymi, które są również częściowo odpowiedzialne w zakresie realizacji środków, w ramach których agencja obciążą wydatkami Fundusz,
- procedury, zgodnie z którymi przyjmowane i weryfikowane są wnioski beneficjantów i stwierdzana jest ich ważność, oraz według których wydaje się zezwolenia na dokonywanie wydatków oraz ich pokrywanie i księgowanie,
- przepisy dotyczące audytów wewnętrznych.
Informacje przekazywane w przypadkach, w których zastosowanie ma art. 4 ust. 4 rozporządzenia (EWG) 729/70 obejmują wszystkie instrukcje dotyczące ustaleń administracyjnych oraz dotyczące rachunkowości, jak również dostosowań, których wprowadzenia wymaga się od agencji płatniczej w celu uniknięcia wycofania akredytacji, oraz dotyczące terminu na ich wprowadzenie.
Artykuł 2
1. "Organ koordynujący" określony w art. 4 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (EWG) nr 729/70 występuje w charakterze jedynego przedstawiciela Państwa Członkowskiego przed Komisją w odniesieniu do wszystkich kwestii związanych z Sekcją Gwarancji EFOGR i dotyczących:
- przekazywania dokumentów Wspólnoty oraz związanych z nimi wytycznych różnym agencjom płatniczym oraz tym organom, które są odpowiedzialne za ich wdrażanie,
- organizowania jednolitego stosowania tych dokumentów,
- przekazywania Komisji informacji przewidzianych w niniejszym rozporządzeniu oraz w rozporządzeniu (EWG) nr 729/70,
- przechowywania do dyspozycji Komisji pełnego rejestru wszystkich informacji rachunkowych wymaganych dla celów statystycznych oraz kontrolnych.
Przesyłanie Komisji informacji posiadanych w formie dokumentów przez agencje płatnicze lub organy autoryzujące nie jest konieczne: jednakże agencje płatnicze oraz organy zezwalające przechowują oraz udostępniają te informacje. Agencja płatnicza może spełniać rolę organu koordynującego, pod warunkiem że obydwa zakresy odpowiedzialności są rozdzielone. W celu wykonania swych zadań, organ koordynujący może, zgodnie z procedurami krajowymi, zwracać się do innych organów administracyjnych lub służb, w szczególności do dysponujących fachową wiedzą z zakresu rachunkowości oraz techniki.
2. Państwo Członkowskie przekazuje Komisji informacje dotyczące nazwy oraz statutu organu koordynującego, jak też warunków administracyjnych, rachunkowych oraz kontroli wewnętrznej dotyczących jej funkcjonowania.
3. Forma i treść informacji rachunkowych określonych w ust. 1 są ustalane przez Komisję po konsultacjach z Komitetem Funduszu i przekazane Państwom Członkowskim w terminie trzech miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia. Każda zmiana jest przekazywana Państwom Członkowskim w terminie trzech miesięcy od dnia, w którym miało miejsce zdarzenie powodujące taką zmianę. Państwa Członkowskie wprowadzają każdą wymaganą zmianę do swoich systemów informatycznych w terminie, który zostanie ustalony przez Komisję po konsultacji z Komitetem Funduszu.
Artykuł 3
1. Świadectwo określone w art. 5 ust. 1 lit. b) rozporządzenia (EWG) nr 729/70 jest wydawane przez służbę lub organ, który jest operacyjnie niezależny od agencji płatniczych i koordynujących oraz który dysponuje kompetencjami technicznymi (jednostka certyfikująca).
Świadectwo oparte jest na badaniu procedur oraz przykładowych transakcji. Obejmuje ono potwierdzenie zgodności płatności z regułami wspólnotowymi wyłącznie w odniesieniu do możliwości zapewnienia przez struktury administracyjne agencji płatniczych, że taka zgodność została skontrolowana przed dokonaniem płatności.
Jednostka certyfikująca przeprowadza swoje badania zgodnie z przyjętymi międzynarodowo standardami prowadzenia audytu. Kontrole przeprowadzane są zarówno podczas jak i po zakończeniu każdego roku budżetowego. Przed dniem 31 stycznia roku następującego po danym roku budżetowym, jednostka certyfikująca sporządza świadectwo, jak również sprawozdanie w sprawie swoich ustaleń, które w szczególności stwierdza, czy organ ten uzyskał wystarczające zapewnienie, że rachunki, które mają być przekazane Komisji, są zgodne z prawdą, wyczerpujące i dokładne oraz że procedury kontroli wewnętrznej działały w sposób zadowalający.
2. W przypadku, gdy akredytowanych jest więcej niż jedna agencja płatnicza, Państwo Członkowskie może opierać się na zaświadczeniach wydanych przez służby lub organy, które poświadczyły rachunki odpowiednich agencji płatniczych, pod warunkiem że uzyskuje ono zapewnienia, że zakres oraz standard przeprowadzonych audytów odpowiadały wymogom ustanowionym w ust. 1.
3. Sprawozdanie, określone w ust. 1, stwierdza:
- czy procedury agencji płatniczych, ze szczególnym uwzględnieniem kryteriów akredytacyjnych, dają wystarczającą pewność, że operacje, którymi obciążany jest Fundusz, są zgodne z regułami wspólnotowymi oraz jakie zalecenia zostały wydane w celu ulepszenia systemów,
- czy roczne sprawozdania finansowe, określone w art. 4 ust. 1 lit. a) niniejszego rozporządzenia, są zgodne z księgami i rejestrami agencji płatniczych,
- czy deklaracje wydatków i operacji interwencyjnych przewidzianych w art. 5 są materialnie prawdziwym, kompletnym oraz dokładnym zapisem operacji, którymi został obciążony Fundusz,
- czy interesy finansowe Wspólnoty są należycie chronione odnośnie do wypłaconych zaliczek, uzyskanych gwarancji, zapasów interwencyjnych oraz kwot do odebrania,
- czy stosowane są zalecenia w sprawie ulepszenia systemów skierowane do agencji płatniczej.
Sprawozdaniu towarzyszy informacja na temat liczby oraz kwalifikacji personelu przeprowadzającego audyt, na temat wykonanej pracy, na temat liczby zbadanych transakcji, na temat uzyskanego stopnia ważności oraz pewności, na temat ujawnionych słabości oraz zaleceń przedstawionych w celu polepszenia systemu oraz na temat działalności zarówno jednostki certyfikującej, jak i innych organów audytowych, wewnętrznych oraz zewnętrznych względem agencji płatniczych, od których uzyskana została całość lub część zapewnienia jednostki certyfikującej w zakresie spraw stanowiących przedmiot sprawozdania.
Artykuł 4
1. W celu rozliczenia rachunków na podstawie art. 5 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (EWG) nr 729/70, Państwa Członkowskie przesyłają Komisji:
a) roczne sprawozdanie finansowe wydatków, którymi została obciążona Sekcja Gwarancji Funduszu, oraz sprawozdania sporządzone przez każdą służbę lub organ na podstawie art. 5 ust. 1 niniejszego rozporządzenia;
b) świadectwa oraz sprawozdania wydane przez jednostkę lub jednostki certyfikujące.
2. Dokumenty określone w ust. 1 są wysyłane w czterech egzemplarzach do Komisji do dnia 10 lutego roku następującego po roku budżetowym, którego dotyczą.
3. Na żądanie Komisji lub z inicjatywy Państwa Członkowskiego, dalsze informacje dotyczące rozliczania danych rachunków mogą zostać przesłane do Komisji w nieprzekraczalnym terminie ustalonym przez Komisję, z uwzględnieniem ilości pracy wymaganej do dostarczenia takich informacji. W razie braku takich informacji, Komisja może przeprowadzić rozliczenie rachunków na podstawie informacji, które znajdują się w jej posiadaniu w takim terminie.
4. W uzasadnionych przypadkach, Komisja może przyjąć wniosek o późniejsze przesłanie informacji, o ile wniosek ten zostanie skierowany do niej przed upływem terminu.
Artykuł 5
1. Sprawozdania określone w art. 4 ust. 1 lit. a zawierają:
a) wydatki zsumowane ze względu na pozycje i podpozycje budżetu Wspólnoty;
b) podsumowanie operacji interwencyjnych oraz zestawienie dotyczące ilości i lokalizacji zasobów na koniec roku budżetowego;
c) informacje dotyczące wydatków lub potwierdzenie, że szczegółowe dane dotyczące każdej transakcji znajdują się w pliku komputerowym do dyspozycji Komisji;
d) potwierdzenie, że szczegółowe dane dotyczące każdego przemieszczenia zapasu interwencyjnego znajdują się w aktach agencji płatniczej;
e) wyjaśnienia różnic między wydatkami deklarowanymi w rocznych sprawozdaniach finansowych a wydatkami deklarowanymi na ten sam okres w dokumentach, określonych w art. 3 ust. 5 rozporządzenia Komisji (EWG) nr 2776/88 [5], zgodnie z korektami przeprowadzonymi na podstawie art. 9 ust. 7 niniejszego rozporządzenia.
2. Sprawozdania określone w art. 4 ust. 1 lit. a) niniejszego rozporządzenia zawierają następujące informacje dotyczące organu koordynującego oraz każdej agencji płatniczej:
- wszelkie wyjątkowe transakcje oraz trudności techniczne mające miejsce w roku budżetowym, którego to dotyczy,
- każdą istotną modyfikację wprowadzoną od czasu poprzedniego sprawozdania w zakresie informacji wymienionych w art. 1 ust. 7.
Artykuł 6
Dokumenty uzasadniające, dotyczące wydatków finansowanych oraz kwot podlegających zwrotowi przez Sekcję Gwarancji EFOGR, są przechowywane do dyspozycji Komisji przez okres co najmniej trzech lat następujących po roku, w którym Komisja dokonuje rozliczenia rachunków za dany rok budżetowy, a w przypadku gdy decyzja dotycząca rozliczenia rachunków jest przedmiotem postępowania przed Trybunałem Sprawiedliwości Wspólnot Europejskich, przez okres jednego roku od zakończenia takiego postępowania.
Artykuł 7
1. Decyzja w sprawie rozliczenia rachunków na podstawie art. 5 ust. 2 lit. b) rozporządzenia (EWG) nr 729/70 określa kwotę wydatków poniesionych w każdym Państwie Członkowskim w ciągu danego roku budżetowego, która jest uznawana za podlegającą wpisaniu w ciężar EFOGR, bez uszczerbku dla później podjętych decyzji zgodnie z ust. 2 lit. c) niniejszego artykułu.
Kwoty, które na mocy powyższej decyzji, podlegają zwrotowi od każdego Państwa Członkowskiego lub które są płatne na rzecz każdego Państwa Członkowskiego, ustala się poprzez potrącanie zaliczek wypłaconych w danym roku finansowym od wydatków uznanych dla tego samego roku budżetowego zgodnie z ust. 1. Kwoty te są dodawane do lub potrącane od zaliczek płatnych począwszy od drugiego miesiąca następującego po miesiącu, w którym decyzja w sprawie rozliczenia rachunków stała się skuteczna.
2. Komisja powiadamia zainteresowane Państwo Członkowskie o wynikach weryfikacji dostarczonych informacji wraz ze wszystkimi proponowanymi przez nią zmianami do dnia 31 marca następującego po upływie roku budżetowego.
3. Jeżeli, z powodów przypisywanych danemu Państwu Członkowskiemu, Komisja nie może rozliczyć rachunków Państwa Członkowskiego do dnia 30 kwietnia następnego roku, Komisja powiadamia takie Państwo Członkowskie o dalszych dochodzeniach, które proponuje przeprowadzić na podstawie art. 9 rozporządzenia (EWG) nr 729/70.
Artykuł 8
1. W przypadku, gdy w wyniku dochodzenia Komisja uznaje, że wydatki nie zostały dokonane zgodnie regułami wspólnotowymi, powiadamia ona Państwo Członkowskie o wynikach swoich kontroli, działaniach korygujących, które mają być podjęte w celu zapewnienia zgodności w przyszłości oraz o ocenie każdego wydatku, którego wykluczenie może zaproponować na podstawie art. 5 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (EWG) nr 729/70. Takie powiadomienie zawiera odniesienie do niniejszego rozporządzenia. Państwo Członkowskie udziela odpowiedzi w terminie dwóch miesięcy, w konsekwencji Komisja może zmienić swoje stanowisko. W uzasadnionych przypadkach, Komisja może wyrazić zgodę na przedłużenie terminu udzielenia odpowiedzi.
Po wygaśnięciu terminu na udzielenie odpowiedzi, Komisja inicjuje dwustronne rozmowy, podczas których obydwie strony usiłują doprowadzić do porozumienia, co do środków, które mają zostać przedsięwzięte. Następnie Komisja formalnie przekazuje swoje wnioski Państwu Członkowskiemu, z odniesieniem do decyzji Komisji 94/442/WE [6].
2. Decyzje określone w art. 5 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (EWG) nr 729/70 zostają podejmowane po zbadaniu każdego raportu opracowanego przez organ pojednawczy zgodnie z przepisami ustanowionych w decyzji 94/442/WE.
3. Potrącenia z finansowania przez Wspólnotę określone w art. 5 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (EWG) nr 729/70 są dokonywane z zaliczek dotyczących wydatków z drugiego miesiąca następującego po decyzji wydanej na podstawie tego artykułu. Jednakże, na wniosek Państwa Członkowskiego oraz w przypadku gdy jest to zagwarantowane znaczną wagą potrąceń oraz po konsultacjach z Komitetem Funduszu, Komisja może wskazać inny termin.
Artykuł 9
Rozporządzenie (EWG) nr 1723/72 traci moc z dniem 16 października 1995 r.
Jednakże, niniejsze rozporządzenie nadal ma zastosowanie do rozliczania rachunków Funduszu Gwarancji do czasu rozliczenia rachunków za jego rok budżetowy 1995.
Artykuł 10
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie siódmego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie stosuje się od roku finansowego rozpoczynającego się z dniem 16 października 1995 r.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 7 lipca 1995 r.