DECYZJA CENTRUM TŁUMACZEŃ DLA ORGANÓW UNII EUROPEJSKIEJ
z dnia 13 kwietnia 2004 r.
dotycząca wykonania rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie publicznego dostępu do dokumentów
(2004/605/WE)
ZARZĄD,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 2965/94 z dnia 28 listopada 1994 r. ustanawiające Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (1), ostatnio zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1645/2003 (2), w szczególności jego art. 18a,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W drugim akapicie art. 1 Traktatu o Unii Europejskiej umieszczono pojęcie przejrzystości, dzięki któremu Traktat podkreśla rozpoczęcie nowego etapu w procesie tworzenia Unii coraz bardziej zbliżającej narody Europy, w której decyzje podejmuje się z zachowaniem jak największego poszanowania zasad otwartości i bliskości z obywatelami.
(2)
Przejrzystość pozwala zagwarantować w systemie demokratycznym większą prawość, wydajność i odpowiedzialność władz wobec obywateli oraz przyczynia się do wzmocnienia zasad demokratycznych i poszanowania praw podstawowych ujętych w art. 6 Traktatu o Unii Europejskiej oraz w Karcie Praw Podstawowych Unii Europejskiej.
(3)
Artykuł 18a rozporządzenia (WE) nr 2965/94 stanowi, że rozporządzenie (WE) nr 1049/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 30 maja 2001 r. w sprawie publicznego dostępu do dokumentów Parlamentu Europejskiego, Rady i Komisji (3) (dalej zwane „rozporządzeniem (WE) nr 1049/2001”) ma zastosowanie również w odniesieniu do dokumentów znajdujących się w posiadaniu Centrum. Stanowi również, że Zarząd przyjmie praktyczne środki mające na celu wykonanie rozporządzenia (WE) nr 1049/2001,
PRZYJMUJE NINIEJSZĄ DECYZJĘ:
Artykuł 1
Beneficjenci oraz zakres stosowania
1. Każda osoba fizyczna lub prawna ma prawo dostępu do dokumentów Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej (dalej zwanego Centrum), podlegające zasadom, warunkom oraz ograniczeniom zdefiniowanym w rozporządzeniu (WE) nr 1049/2001 oraz zgodne z postanowieniami niniejszej decyzji.
2. Dokumenty będące w posiadaniu Centrum jedynie w celu wykonania tłumaczeń nie znajdują się w posiadaniu Centrum w rozumieniu art. 2 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.
Artykuł 2
Definicje
Dla celów niniejszej decyzji:
a)
„dokument” oznacza każdą treść, niezależnie od jej postaci (napisany na papierze lub przechowywany w formie elektronicznej, dźwiękowej, obrazowej lub audiowizualnej), dotyczącą kwestii odnoszących się do polityki, działalności i decyzji wynikających z właściwości Centrum;
b)
„strony trzecie” oznaczają każdą osobę fizyczną lub prawną lub podmiot niezwiązany z Centrum, w tym Państwa Członkowskie, inne instytucje i organy wspólnotowe lub niewspólnotowe oraz państwa trzecie.
Artykuł 3
Wnioski o udostępnienie
1. Każdy wniosek o udostępnienie dokumentu należy kierować do Centrum za pośrednictwem jego strony internetowej (http://www.cdt.eu.int), poczty elektronicznej (cdt@cdt.eu.int), drogą listowną (Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej, Bâtiment Nouvel Hémicycle, 1 rue du Fort Thüngen, L-1499 Luksemburg) lub faksem ((00-352) 421 71 12 20). Centrum odpowiada na wnioski o udostępnienie, wstępne lub potwierdzające, w terminie 15 dni roboczych, począwszy od daty rejestracji wniosku. W przypadku wniosków złożonych lub o dużej objętości w/w termin może ulec przedłużeniu o kolejne 15 dni roboczych. Każde wydłużenie terminu winno zostać umotywowane, a wnioskodawca winien zostać uprzednio powiadomiony o przedłużeniu terminu.
2. W przypadku wniosku nieprecyzyjnego, zgodnie z art. 6 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, Centrum kieruje do wnioskodawcy prośbę o dostarczenie dodatkowych informacji umożliwiających identyfikację wnioskowanych dokumentów; w takim przypadku okres przewidziany na udzielenie odpowiedzi rozpoczyna się w momencie uzyskania przez Centrum w/w informacji.
3. Każda decyzja odmowna, nawet częściowo, zawiera powód odmowy oparty na jednym z wyjątków ujętych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 oraz informuje wnioskodawcę o środkach odwoławczych będących do jego dyspozycji.
Artykuł 4
Przetwarzanie wniosków wstępnych
1. W momencie rejestracji wniosku wnioskodawcy wysyła się potwierdzenie odbioru, chyba że odpowiedzi udziela się pocztą zwrotną. Potwierdzenie odbioru oraz odpowiedź wysyła się na piśmie, ewentualnie drogą elektroniczną.
2. Bez uszczerbku dla art. 9 niniejszej decyzji, dział administracyjny jest właściwym podmiotem do zadecydowania o podjęciu dalszych kroków odnośnie do wniosków wstępnych. W tym celu wyznacza się pracownika, który będzie przetwarzał wnioski o udostępnienie oraz koordynował podejmowanie stanowiska.
Wnioskodawcę informuje się o krokach podjętych w sprawie jego wniosku.
Każda odpowiedź, nawet częściowo negatywna, winna informować wnioskodawcę o jego prawie do przedłożenia Centrum, w terminie 15 dni roboczych od otrzymania odpowiedzi, wniosku potwierdzającego.
3. W przypadku odmowy, całkowitej lub częściowej, wnioskodawca może, w terminie 15 dni roboczych od otrzymania odpowiedzi od Centrum, skierować do Centrum wniosek potwierdzający z prośbą o rewizję podjętego stanowiska.
4. Brak odpowiedzi ze strony Centrum w w/w terminie daje wnioskodawcy prawo do przedłożenia wniosku potwierdzającego.
Artykuł 5
Przetwarzanie wniosków potwierdzających
1. Dyrektor Centrum przyjmuje decyzje dotyczące wniosków potwierdzających i o podjętej decyzji informuje Zarząd Centrum.
2. Decyzję przedstawia się wnioskodawcy na piśmie, ewentualnie w formie elektronicznej, informując go o jego prawie do odwołania się przed Sądem Pierwszej Instancji lub złożenia skargi do Europejskiego Rzecznika Praw Obywatelskich.
Artykuł 6
Konsultacje
1. Jeżeli Centrum otrzymuje wniosek o udostępnienie dokumentu, który jest w jego posiadaniu, ale pochodzi od strony trzeciej, Centrum sprawdza zastosowanie jednego z wyjątków ujętych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.
2. Jeżeli w trakcie w/w weryfikacji Centrum uzna, że należy odmówić dostępu do wnioskowanego dokumentu na mocy jednego z wyjątków przewidzianych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, wnioskodawcy wysyła się odpowiedź negatywną bez konsultacji z autorem, będącym stroną trzecią.
3. Bez uszczerbku dla postanowień czwartego akapitu niniejszego artykułu, Centrum przyjmie wniosek bez konsultacji osoby trzeciej, jeżeli:
a)
wnioskowany dokument już został ujawniony przez autora albo na mocy rozporządzenia (WE) nr 1049/2001 lub podobnych przepisów;
b)
ujawnienie, całkowite lub częściowe, treści dokumentu nie zagraża interesom ujętym w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.
We wszystkich innych przypadkach konsultuje się ze stroną trzecią.
4. W przypadku gdy wniosek o udostępnienie dotyczy dokumentu pochodzącego od Państwa Członkowskiego, Centrum konsultuje się z władzami, które go stworzyły, nie naruszając ust. 3 lit. a) niniejszego artykułu.
5. Skonsultowana strona trzecia dysponuje terminem na udzielenie odpowiedzi, który nie może być krótszy niż 5 dni roboczych oraz winien umożliwić Centrum zachowanie własnych terminów na udzielenie odpowiedzi. W przypadku braku odpowiedzi w wyznaczonym terminie lub gdy odnalezienie lub identyfikacja strony trzeciej nie są możliwe, Centrum podejmie decyzję zgodnie z przepisami dotyczącymi wyjątków ujętych w art. 4 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, biorąc pod uwagę uzasadnione interesy strony trzeciej na podstawie elementów, którymi dysponuje.
6. W przypadku gdy Centrum zamierza udostępnić dokument niezgodnie z wyraźną opinią autora, informuje się autora o zamiarze ujawnienia dokumentu po upłynięciu terminu dziesięciu dni roboczych oraz zwraca się uwagę autora na środki odwoławcze, które ma do swojej dyspozycji, w celu przeciwstawienia się w/w ujawnieniu.
Artykuł 7
Realizacja prawa dostępu
1. Dokumenty wysyła się pocztą, faksem lub, jeżeli jest to możliwe, pocztą elektroniczną. W przypadku dokumentów o dużej objętości lub dokumentów, których przekazanie jest trudne, wnioskodawca może zostać zaproszony do skonsultowania dokumentów na miejscu. Wyżej wymieniona konsultacja jest bezpłatna.
2. Jeżeli dokument został opublikowany, w odpowiedzi podaje się dane dotyczące publikacji i/lub miejsce, w którym dokument jest dostępny, oraz, w odpowiednim przypadku, adres elektroniczny dokumentu na stronie internetowej http://www.cdt.eu.int.
3. Wnioskodawca może zostać obciążony opłatą w wysokości 0,10 euro za stronę oraz kosztami przesyłki, jeżeli objętość dokumentu przekracza 20 stron. Wysokość w/w opłaty może ulec zmianie na wniosek Dyrektora Centrum. Koszty związane z dokumentami przekazywanymi w innej postaci zostaną określone dla każdego przypadku z osobna, przy zachowaniu rozsądnej wysokości kwot.
Artykuł 8
Środki ułatwiające dostęp do dokumentów
1. Aby umożliwić obywatelom pełne wykorzystanie praw wynikających z rozporządzenia (WE) nr 1049/2001, Centrum udostępnia rejestr dokumentów. Rejestr będzie dostępny w formie elektronicznej.
2. Rejestr zawiera tytuł dokumentu (w językach, w których jest dostępny), łącznie, w danym przypadku, z innymi przydatnymi informacjami, wskazaniem autora oraz datą ustanowienia lub przyjęcia.
3. Strona zawierająca wskazówki (we wszystkich językach urzędowych) informuje osoby zainteresowane o sposobie, w jaki można uzyskać dokument. Jeżeli dokument został opublikowany, umieszcza się odsyłacz do oryginału dokumentu.
Artykuł 9
Dokumenty z bezpośrednim dostępem publicznym
1. Postanowienia niniejszego artykułu dotyczą jedynie dokumentów sporządzonych lub otrzymanych po wprowadzeniu rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.
2. Poniższe dokumenty są automatycznie wydawane na wniosek oraz, w miarę możliwości, udostępniane bezpośrednio drogą elektroniczną:
a)
teksty przyjęte przez Dyrektora lub Zarząd Centrum, które przeznaczone są do publikacji w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej lub na stronie internetowej Centrum;
b)
dokumenty pochodzące od stron trzecich, które już zostały ujawnione przez autora lub za jego zgodą;
c)
dokumenty już ujawnione w związku z uprzednim wnioskiem.
Artykuł 10
Sprawozdania
Centrum publikuje roczne sprawozdanie za rok ubiegły, w którym umieszcza informacje dotyczące wdrożenia niniejszej decyzji, w szczególności dane statystyczne dotyczące liczby wniosków o udostępnienie dokumentów Centrum, liczbę odrzuconych wniosków o udostępnienie oraz powody odrzucenia, zgodnie z art. 17 ust. 1 rozporządzenia (WE) nr 1049/2001.
Artykuł 11
Wejście w życie
Niniejsza decyzja wchodzi w życie z mocą od dnia 1 kwietnia 2004 r.
Artykuł 12
Publikacja
Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Sporządzono w Luksemburgu, dnia 13 kwietnia 2004 r.