ROZPORZĄDZENIE KOMISJI (WE) NR 651/2008
z dnia 9 lipca 2008 r.
zmieniające rozporządzenie (WE) nr 1653/2004 w sprawie typowego rozporządzenia finansowego dla agencji wykonawczych na podstawie rozporządzenia Rady (WE) nr 58/2003 ustanawiającego statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 58/2003 z dnia 19 grudnia 2002 r. ustanawiające statut agencji wykonawczych, którym zostaną powierzone niektóre zadania w zakresie zarządzania programami wspólnotowymi (1), w szczególności jego art. 15,
uwzględniając opinię Parlamentu Europejskiego,
uwzględniając opinię Rady Unii Europejskiej,
uwzględniając opinię Trybunału Obrachunkowego (2),
a także mając na uwadze, co następuje:
(1)
W związku z przyjęciem rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1995/2006 z dnia 13 grudnia 2006 r. zmieniającego rozporządzenie (WE, Euratom) nr 1605/2002 w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (3) konieczne jest dostosowanie rozporządzenia Komisji (WE) nr 1653/2004 (4) w celu powiązania jego przepisów z przepisami rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. w sprawie rozporządzenia finansowego mającego zastosowanie do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich (zwanego dalej ogólnym rozporządzeniem finansowym) (5).
(2)
Konieczne stało się również wprowadzenie innych zmian na bazie doświadczeń zebranych przez istniejące agencje.
(3)
Należy wyraźnie zaznaczyć, że należyte zarządzanie finansami wymaga efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej. Należy określić podstawowe cechy i założenia systemów kontroli wewnętrznej.
(4)
Należy uprościć proces publikacji budżetu administracyjnego agencji, nie naruszając przy tym prerogatyw władzy budżetowej i Trybunału Obrachunkowego.
(5)
Procedura, zgodnie z którą dyrektorzy agencji dokonują przesunięć środków, w praktyce okazała się niejasna i czasochłonna. Dlatego należy ją uprościć i przyspieszyć.
(6)
Do typowego rozporządzenia finansowego należy także wprowadzić wyjaśnienia dotyczące konfliktu interesów, nowe przepisy odnoszące się do weryfikacji ex ante podobnych transakcji indywidualnych powiązanych z określonymi standardowymi pozycjami wydatków, przepisy dotyczące odpowiedzialności intendentów oraz korzystania z systemu polecenia zapłaty.
(7)
Należy zapewnić większą przejrzystość w stosunku do władzy budżetowej poprzez nałożenie na agencje nowych wymogów dotyczących przekazywania informacji w procedurze budżetowej, zwłaszcza w odniesieniu do liczby personelu kontraktowego oraz do przypadków rezygnacji z windykacji ustalonych kwot należności.
(8)
W celu zapewnienia przejrzystości wykorzystania środków finansowych pochodzących z budżetu, należy udostępnić informacje o beneficjentach tych środków, z zachowaniem pewnych ograniczeń niezbędnych do ochrony uzasadnionych interesów publicznych i prywatnych.
(9)
W celu wzmocnienia ochrony interesów finansowych Wspólnot agencje powinny uczestniczyć w działaniach ukierunkowanych na zapobieganie nadużyciom finansowym prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.
(10)
Aby zagwarantować, że dane osobowe nie będą przechowywane przez okres dłuższy niż jest to konieczne do realizacji celu, w którym dane zostały zgromadzone lub są dalej przetwarzane, należy ustanowić specjalny wymóg dotyczący dokumentów uzupełniających.
(11)
W celu wzmocnienia ochrony interesów finansowych Wspólnot agencje powinny ustanowić wykaz należności, z podaniem nazw dłużników i kwoty długu w przypadkach, gdy sąd nakazał dłużnikowi dokonanie zapłaty prawomocnym orzeczeniem (res judicata) oraz gdy w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej lub żadnej znaczącej płatności. Wykaz taki powinien zostać opublikowany przy uwzględnieniu przepisów prawnych mających zastosowanie do ochrony danych.
(12)
Należy sprecyzować przepisy dotyczące odpowiedzialności księgowych w zakresie zatwierdzania sprawozdań finansowych na podstawie informacji finansowych dostarczonych im przez intendentów. W tym celu księgowy powinien być upoważniony, poprzez delegację uprawnień, do sprawdzania informacji otrzymanych przez intendenta oraz - w razie konieczności - do wnoszenia zastrzeżeń.
(13)
Biorąc pod uwagę, że agencje mają uprawnienia intendentów Komisji, kwestie kontroli wewnętrznej w zakresie realizacji środków operacyjnych przez dyrektorów agencji wchodzą w zakres sprawozdań sporządzanych na mocy art. 86 ust. 3 i 4 ogólnego rozporządzenia finansowego. W celu usprawnienia mechanizmów sprawozdawczych oraz uniknięcia niezorganizowanego przepływu informacji sprawozdanie audytora wewnętrznego dotyczące środków administracyjnych agencji wykonawczych powinno stać się częścią sprawozdania sporządzanego przez niego na mocy art. 86 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego. Z tego samego powodu Komisja powinna włączyć sprawozdania sporządzane przez agencje zgodnie z art. 49 akapit 4 rozporządzenia (WE) nr 1653/2004 do swojego sprawozdania sporządzanego na mocy art. 86 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego i przekazywanego do organu udzielającego absolutorium.
(14)
Należy doprecyzować warunki korzystania przez agencje ze wsparcia urzędów i służb Komisji, europejskich urzędów międzyinstytucjonalnych i ustanowionego rozporządzeniem Rady (WE) nr 2965/94 (6) Centrum Tłumaczeń dla Organów Unii Europejskiej. W odniesieniu do wyznaczania ekspertów należy wprowadzić przepisy odpowiadające przepisom zawartych w ogólnym rozporządzeniu finansowym.
(15)
W celu wzmocnienia ochrony interesów finansowych Wspólnot i biorąc pod uwagę fakt, że agencje nie mogą wykonywać określonych prerogatyw zastrzeżonych dla instytucji wspólnotowych, należy nałożyć na nie wymóg włączenia specjalnych klauzul umownych do umów zawieranych przez nie z osobami trzecimi, umożliwiających im wykonywanie określonych praw, obejmujących prawo do zawieszenia i zakończenia umów i procedur przetargowych oraz ustanowienia terminu przedawnienia.
(16)
Z uwagi na kwestie przejrzystości w stosunku do władzy budżetowej należy wprowadzić procedurę dotyczącą przekazywania informacji w przypadku projektów o znaczącym wpływie na budżet administracyjny agencji.
(17)
W art. 14 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 przewiduje się udzielenie absolutorium do najpóźniej do dnia 29 kwietnia roku N+2, przy czym wyraźnie zaznacza się, że absolutorium udzielane jest wraz z absolutorium odnoszącym się do wykonania ogólnego budżetu Unii Europejskiej. W związku z wprowadzeniem zmian do ogólnego rozporządzenia finansowego, w którym obecnie przewiduje się udzielenie absolutorium z wykonania budżetu ogólnego Unii Europejskiej przed 15 maja roku N+2, treść art. 14 ust. 3 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 stała się niezgodna z odpowiednim przepisem ogólnego rozporządzenia finansowego. Data udzielenia absolutorium dla budżetu operacyjnego agencji wykonawczych powinna zatem zostać zharmonizowana z datą udzielenia absolutorium dla budżetu ogólnego.
(18)
Należy zatem odpowiednio zmienić rozporządzenie (WE) nr 1653/2004,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W rozporządzeniu (WE) nr 1653/2004 wprowadza się następujące zmiany:
1)
artykuł 3 otrzymuje brzmienie:
„Artykuł 3
Budżet ustala się i wykonuje zgodnie z zasadami jednolitości, rzetelności budżetowej, jednoroczności, równowagi, jednostki rozliczeniowej, uniwersalności, specyfikacji, należytego zarządzania finansami, obejmującego efektywną i skuteczną kontrolę wewnętrzną, oraz przejrzystości, stosownie do przepisów niniejszego rozporządzenia.”;
2)
w art. 9 akapit czwarty dodaje się zdanie w następującym brzmieniu:
„Najpóźniej do dnia 1 czerwca roku N+1 agencja powiadamia Komisję o wykorzystaniu przeniesionych środków przeznaczonych na określony cel.”;
3)
w art. 10 akapit drugi otrzymuje następujące brzmienie:
„Niemniej jednak od dnia 15 listopada każdego roku zobowiązania z tytułu standardowych wydatków administracyjnych mogą zostać zaciągnięte z góry ze środków przewidzianych na następny rok budżetowy. Zobowiązania te nie mogą przekroczyć jednej czwartej całości środków przyjętych przez komitet kierownictwa w odpowiedniej pozycji w budżecie na bieżący rok budżetowy. Nie mogą one dotyczyć nowych wydatków, które nie zostały zasadniczo zatwierdzone w ostatnim należycie przyjętym budżecie.”;
4)
w art. 18 akapit pierwszy otrzymuje następujące brzmienie:
„Dyrektor podejmuje decyzje o przesunięciach środków w ramach budżetu operacyjnego. Uprzednio informuje o tym komitet kierownictwa, który może nie zgodzić się na takie przesunięcia. Po otrzymaniu zgody komitetu kierownictwa lub w przypadku braku odpowiedzi w ciągu trzech tygodni od dnia dostarczenia tej informacji dyrektor może dokonać planowanych przesunięć.”;
5)
w tytule II w rozdziale 7 dodaje się art. 19a w brzmieniu:
„Artykuł 19a
1. Budżet podlega wykonaniu przy zapewnieniu efektywnej i skutecznej kontroli wewnętrznej.
2. Do celu wykonania budżetu kontrolę wewnętrzną definiuje się jako procedurę stosowaną na wszystkich szczeblach zarządzania, która ma zagwarantować racjonalną pewność co do osiągnięcia następujących celów:
a)
skuteczności, efektywności i gospodarności działań;
b)
wiarygodności sprawozdawczości;
c)
ochrony aktywów i informacji;
d)
zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania;
e)
odpowiedniego zarządzania ryzykiem w zakresie legalności i prawidłowości podstawowych transakcji, przy uwzględnieniu wieloletniego charakteru programów, jak i rodzaju danych płatności.”;
6)
w art. 20 wprowadza się następujące zmiany:
a)
akapit drugi otrzymuje następujące brzmienie:
„ Budżet oraz budżety korygujące w ostatecznie przyjętych wersjach przekazywane są do celów informacyjnych władzy budżetowej, Trybunałowi Obrachunkowemu i Komisji oraz publikowane na stronie internetowej danej agencji. Streszczenie budżetów i budżetów korygujących publikowane jest w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej w ciągu trzech miesięcy od dnia ich przyjęcia.
W streszczeniu zamieszcza się pięć głównych pozycji dochodów w budżecie i pięć głównych pozycji wydatków w budżecie, plan zatrudnienia oraz szacowaną liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną jako ekwiwalenty pełnego czasu pracy, na które w budżecie zapisano odpowiednie środki, oraz oddelegowanych ekspertów krajowych. Podaje się w nim również dane za poprzedni rok.”;
b)
dodaje się ustępy w następującym brzmieniu:
„Agencja udostępnia na swojej stronie internetowej informacje o beneficjentach środków pochodzących z jej budżetu, w tym o ekspertach, z którymi zawarto umowy na mocy art. 50b. Te opublikowane informacje są łatwo dostępne, przejrzyste i wyczerpujące. Informacje takie udostępniane są przy zapewnieniu należytego przestrzegania wymogów zachowania poufności, w szczególności ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami rozporządzenia (WE) nr 45/2001 Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 18 grudnia 2001 r. o ochronie osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych przez instytucje i organy wspólnotowe i o swobodnym przepływie takich danych (7), a także wymogów bezpieczeństwa.
W przypadku gdy informacje są publikowane wyłącznie bez podawania szczegółowych danych, agencja, na wniosek, udziela w odpowiedni sposób informacji o odnośnych beneficjentach Parlamentowi Europejskiemu.
7)
artykuł 21 otrzymuje brzmienie:
„Artykuł 21
„Agencja przesyła Komisji najpóźniej do dnia 5 marca każdego roku sporządzony przez jej dyrektora i przyjęty przez komitet kierownictwa preliminarz swoich dochodów i wydatków na rok N+1 wraz z ogólnymi wytycznymi, w oparciu o które preliminarz został sporządzony, a także projektem programu prac agencji.”;
Preliminarz dochodów i wydatków agencji obejmuje:
a)
plan zatrudnienia, określający liczbę stanowisk czasowych zatwierdzonych w ramach środków budżetowych, z podziałem na grupy zaszeregowania i kategorie;
b)
w przypadku zmiany liczby osób na stanowiskach oświadczenie uzasadniające wniosek o nowe stanowiska;
c)
kwartalny preliminarz płatności gotówkowych oraz wpływów gotówkowych;
d)
liczba pracowników tymczasowych i oddelegowanych ekspertów krajowych pracujących w agencji oraz ich szacunkowa liczba na rok N+1;
e)
preliminarz dochodów przeznaczonych na określony cel;
f)
informacje o realizacji wszystkich uprzednio ustalonych celów dotyczących różnych działań, jak również o nowych celach mierzonych przy pomocy wskaźników;
Wyniki oceny zostaną zweryfikowane i wykorzystane do wykazania prawdopodobnych korzyści płynących ze zwiększenia lub zmniejszenia proponowanego budżetu administracyjnego agencji w porównaniu z jej budżetem administracyjnym za rok N.”;
8)
w art. 22 wprowadza się następujące zmiany:
a)
akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
„W ramach procedury dotyczącej przyjęcia budżetu ogólnego Komisja przekazuje władzy budżetowej preliminarz agencji i proponuje wysokość dotacji przeznaczonej dla agencji oraz liczbę pracowników, jaką uznaje za niezbędną dla agencji. Komisja udostępnia projekt planu zatrudnienia agencji i szacunkową liczbę pracowników kontraktowych wyrażoną w ekwiwalentach pełnego czasu pracy, na sfinansowanie których występuje się o odpowiednie środki.”;
b)
w art. 22 w trzecim akapicie dodaje się zdanie w następującym brzmieniu: „Plan zatrudnienia zostaje opublikowany w załączniku do sekcji III („Komisja”) budżetu ogólnego.”;
9)
w art. 23 w pkt 1 litera b) otrzymuje następujące brzmienie:
„b)
dochody za poprzedni rok budżetowy i dochody za rok N-2, z uwzględnieniem dochodów przeznaczonych na określony cel;”;
10)
w art. 24 ust. 1 w akapicie drugim słowa „poniżej stopnia A3” zastępuje się słowami „poniżej grupy zaszeregowania AD13”;
11)
w art. 25 dodaje się akapit w następującym brzmieniu:
„Bez uszczerbku dla kompetencji intendenta w obszarze zapobiegania nieprawidłowościom i nadużyciom finansowym oraz ich wykrywania, agencje uczestniczą w działaniach ukierunkowanych na zapobieganie nadużyciom finansowym prowadzonych przez Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych.”;
12)
w art. 27 akapit pierwszy otrzymuje następujące brzmienie:
„Wszystkim podmiotom finansowym w rozumieniu rozdziału 2 niniejszego tytułu oraz wszystkim innym osobom zaangażowanym w wykonanie budżetu, zarządzanie, audyt lub kontrolę zakazuje się podejmowania jakichkolwiek działań, które mogą spowodować powstanie konfliktu ich interesów z interesami agencji lub Wspólnot. W przypadku zaistnienia tego rodzaju sytuacji dany podmiot musi zaprzestać takich działań i przekazać sprawę właściwemu organowi. Dyrektor ma obowiązek powiadomienia o tym komitetu kierownictwa.”;
13)
artykuły 29 i 30 otrzymują brzmienie:
„Artykuł 29
1. Intendent jest odpowiedzialny za realizację dochodów i wydatków zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami oraz za zapewnienie przestrzegania wymagań legalności i prawidłowości. Przechowuje on dokumenty uzupełniające dotyczące zrealizowanych operacji przez okres pięciu lat, licząc od daty decyzji o udzieleniu absolutorium z wykonania budżetu. Dane osobowe zawarte w dokumentach uzupełniających są w miarę możliwości usuwane, jeżeli dane takie nie są konieczne na potrzeby absolutorium budżetowego, kontroli i audytu. W każdym przypadku do przechowywania danych o połączeniach zastosowanie mają przepisy art. 37 ust. 2 rozporządzenia (WE) nr 45/2001.
2. Zgodnie z minimalnymi normami przyjętymi przez Komisję dla jej własnych służb oraz należycie uwzględniając szczególne zagrożenia związane ze środowiskiem zarządzania i charakterem finansowanych działań, intendent tworzy strukturę organizacyjną oraz wewnętrzne procedury zarządzania i kontroli, które są dostosowane do wykonywania przez niego swoich obowiązków, w stosownych przypadkach wraz z oceną ex post.
Intendent może, szczególnie w zależności od charakteru i zakresu jego obowiązków, wprowadzić w swoich służbach funkcję ekspercką i doradczą, która będzie mu pomagać w kontroli ryzyka związanego z jego działaniami.
Zanim wydana zostanie zgoda na przeprowadzenie operacji, jej aspekty finansowe i operacyjne są sprawdzane przez pracowników innych niż ci, którzy inicjowali operację.
Właściwy intendent może uznać na potrzeby weryfikacji ex ante, że kilka podobnych transakcji indywidualnych związanych ze standardowymi wydatkami na wynagrodzenia, emerytury, zwrot kosztów wyjazdów służbowych i kosztów leczenia, stanowi pojedynczą operację. W takim przypadku właściwy intendent przeprowadza stosownie do dokonanej przez siebie oceny ryzyka odpowiednią weryfikację ex post.
Weryfikacja ex ante i ex post oraz inicjowanie operacji stanowią odrębne funkcje.
3. Zgodnie z art. 9 ust. 7 rozporządzenia (WE) nr 58/2003 najpóźniej do dnia 15 marca każdego roku intendent składa komitetowi kierownictwa sprawozdanie z wykonania swoich obowiązków w postaci rocznego sprawozdania z działalności wraz z informacjami dotyczącymi finansów i zarządzania, poświadczając, że informacje zawarte w jego sprawozdaniu są prawdziwe i rzetelne, z wyjątkiem przypadków, których dotyczyć mogą ewentualne zastrzeżenia w zakresie określonych obszarów dochodów i wydatków.
Artykuł 30
1. Komitet kierownictwa mianuje księgowego, który jest oddelegowanym urzędnikiem bądź zatrudnionym bezpośrednio przez agencję członkiem personelu zatrudnionego na czas określony i który jest odpowiedzialny za:
a)
właściwe wykonywanie płatności, pobór dochodów i windykację ustalonych kwot należności;
b)
sporządzanie sprawozdań agencji zgodnie z tytułem VI;
c)
prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z tytułem VI;
d)
stosowanie metod i zasad księgowości, jak również planu kont zgodnie z przepisami przyjętymi przez księgowego Komisji;
e)
określenie i sprawdzenie systemu rachunkowości i w miarę potrzeb sprawdzenie systemów przewidzianych przez intendenta do dostarczania i potwierdzania informacji księgowych; księgowy jest upoważniony do kontroli przestrzegania kryteriów stwierdzenia prawidłowości;
f)
zarządzanie środkami pieniężnymi.
2. Przed zatwierdzeniem przez komitet kierownictwa sprawozdania podpisywane są przez księgowego, który tym samym zaświadcza posiadanie racjonalnej pewności, że zawarte w nich informacje na temat sytuacji finansowej agencji są prawidłowe i rzetelne.
W tym celu księgowy upewnia się, że sprawozdania zostały sporządzone zgodnie z zasadami i metodami rachunkowości oraz ustanowionymi systemami rachunkowości oraz że wszystkie dochody i wydatki zostały ujęte w sprawozdaniach.
Intendent przekazuje wszelkie informacje niezbędne księgowemu do prawidłowego wypełniania jego obowiązków.
Intendent zawsze ponosi pełną odpowiedzialność za właściwe wykorzystanie zarządzanych przez niego środków, jak również za legalność i prawidłowość kontrolowanych przez niego wydatków.
Księgowy jest upoważniony do sprawdzania otrzymanych informacji, jak również do przeprowadzania wszelkich innych kontroli, które uzna za niezbędne przed podpisaniem sprawozdań.
Jeśli zaistnieje taka konieczność, księgowy zgłasza zastrzeżenia, szczegółowo wyjaśniając charakter i zakres tych zastrzeżeń.
Księgowy uzyskuje od intendenta wszelkie informacje niezbędne do przygotowania sprawozdań dających prawdziwy obraz aktywów agencji oraz wykonania budżetu, przy czym intendent gwarantuje wiarygodność tych informacji.
3. Z zastrzeżeniem odmiennych przepisów niniejszego rozporządzenia, jedynie księgowy jest upoważniony do zarządzania środkami pieniężnymi i ich ekwiwalentami. Jest odpowiedzialny za ich przechowywanie.”;
14)
w tytule IV w rozdziale 2 dodaje się art. 30a w brzmieniu:
„Artykuł 30a
Przy wykonywaniu swoich obowiązków księgowy może przekazać niektóre swoje zadania swoim podwładnym, będącym pracownikami zatrudnionymi na czas określony.”;
15)
w art. 34 wprowadza się następujące zmiany:
a)
ustęp 1 otrzymuje następujące brzmienie:
„1. Intendent podlega obowiązkowi zapłaty odszkodowania zgodnie z przepisami zawartymi w regulaminie pracowniczym.”;
b)
dodaje się ust. 1a w następującym brzmieniu:
„1a. Obowiązek zapłaty odszkodowania ma zastosowanie w szczególności, gdy:
a)
intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania ze swojej strony, przy ustalaniu należności podlegających windykacji lub wystawianiu zlecenia windykacji, zaciąga zobowiązanie lub podpisuje zlecenie płatnicze, nie przestrzegając przepisów niniejszego rozporządzenia;
b)
intendent, niezależnie od tego, czy celowo czy wskutek poważnego zaniedbania ze swojej strony, dopuszcza się zaniechania wystawienia dokumentu ustalającego kwotę należności lub zaniechania wystawienia zlecenia windykacji lub zwłoki w wystawieniu takiego zlecenia, bądź zwłoki w wystawieniu zlecenia płatniczego, tym samym narażając agencję na powództwo cywilne ze strony osób trzecich.”;
16)
w art. 35 w ust. 1 dodaje się akapit w następującym brzmieniu:
„Dyrektor ustosunkowuje się, bez podawania szczegółowych danych, do opinii instancji w swoim rocznym sprawozdaniu z działalności i określa, jakie działania następcze zostały podjęte.”;
17)
w art. 38 akapit trzeci otrzymuje następujące brzmienie:
„Umowy zawierane przez agencje z podmiotami gospodarczymi przewidują, że od każdej wierzytelności, niespłaconej w terminie zapadalności, określonym w nocie debetowej, naliczane są odsetki, zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE, Euratom) nr 2342/2002 (8). W umowach wyraźnie określa się warunki mające zastosowanie do odsetek należnych agencji za opóźnione płatności, w tym stawkę odsetek za zwłokę.
18)
w art. 40 akapit pierwszy otrzymuje następujące brzmienie:
„W przypadku gdy właściwy intendent zamierza odstąpić bądź częściowo odstąpić od windykacji ustalonej kwoty należności, czuwa nad tym, aby windykacja była właściwa i zgodna z zasadą należytego zarządzania finansami i proporcjonalności. Intendent powiadamia komitet kierownictwa o swoim zamiarze odstąpienia od windykacji z ustalonej kwoty należności. Odstąpienie od windykacji ustalonej kwoty należności następuje decyzją intendenta, która musi być uzasadniona. Intendent może scedować prawo do podjęcia takiej decyzji jedynie w przypadku kwot należności poniżej 5 000 EUR. Decyzja o odstąpieniu określa, jakie działania zostały podjęte w celu zabezpieczenia windykacji środków, oraz wskazuje względy prawne i faktyczne, na których jest oparta.”;
19)
art. 42 otrzymuje brzmienie:
„Artykuł 42
Księgowy w porozumieniu z właściwym intendentem może przyznać dłużnikowi przedłużenie terminów płatności jedynie na pisemny należycie uzasadniony wniosek, pod warunkiem, że dłużnik zobowiązuje się do zapłacenia odsetek za cały okres przyznanego przedłużenia, począwszy od dnia określonego w nocie debetowej, oraz że do celów ochrony roszczeń agencji zapewnia on gwarancję finansową pokrywającą należną kwotę wraz z odsetkami.”;
20)
w tytule IV w rozdziale 4 dodaje się art. 42a i 42b w brzmieniu:
„Artykuł 42a
Księgowy prowadzi wykaz kwot podlegających windykacji. W wykazie tym należności agencji są pogrupowane według daty wystawienia nakazu odzyskania środków. Księgowy wskazuje w wykazie także decyzje o odstąpieniu bądź częściowym odstąpieniu od windykacji ustalonej kwoty należności. Wykaz dołączany jest do sprawozdania z zarządzania budżetem i finansami agencji. Agencja sporządza wykaz swoich należności powiązanych z jej budżetem administracyjnym, w którym podaje nazwy dłużników i kwoty długu w przypadkach gdy sąd nakazał dłużnikowi dokonanie zapłaty prawomocnym orzeczeniem (res judicata) oraz gdy w ciągu jednego roku od jego ogłoszenia nie dokonano żadnej bądź żadnej znaczącej płatności. Wykaz ten jest publikowany przy uwzględnieniu odnośnych przepisów prawnych w zakresie ochrony danych.
Artykuł 42b
Dla należności agencji od osób trzecich oraz dla należności osób trzecich od agencji obowiązuje termin przedawnienia wynoszący pięć lat. Umowy zawierane przez agencję zawierają zapis, który określa termin przedawnienia.”;
21)
w art. 47 po pierwszym akapicie dodaje się akapit w następującym brzmieniu:
„W przypadkach, w których dokonywane są płatności okresowe z tytułu świadczonych usług lub dostaw towarów intendent po dokonaniu analizy ryzyka może zarządzić stosowanie systemu polecenia zapłaty.”;
22)
w art. 49 wprowadza się następujące zmiany:
a)
w akapicie drugim zdanie czwarte otrzymuje następujące brzmienie:
„Audytor wewnętrzny w swoim rocznym sprawozdaniu przedkładanym Komisji zgodnie z art. 86 ust. 3 ogólnego rozporządzenia finansowego wskazuje liczbę i rodzaj przeprowadzonych audytów dotyczących agencji, udzielone zalecenia oraz działania podjęte w związku z tymi zaleceniami. Wymienione informacje przekazywane są także do agencji, której to dotyczy.”;
b)
akapit czwarty otrzymuje następujące brzmienie:
„Co roku dyrektor sporządza sprawozdanie, zawierające podsumowanie liczby i rodzaju audytów wewnętrznych przeprowadzonych przez audytora wewnętrznego, udzielonych zaleceń oraz działań następczych podjętych w związku z tymi zaleceniami. Dyrektor przesyła wspomniane sprawozdanie Komisji po uprzednim poinformowaniu komitetu kierownictwa. Komisja włącza to sprawozdanie do swojego sprawozdania, sporządzanego na mocy art. 86 ust. 4 ogólnego rozporządzenia finansowego.”;
23)
artykuł 50 otrzymuje brzmienie:
„Artykuł 50
1. W odniesieniu do udzielania zamówień publicznych w ramach funkcjonowania agencji zastosowanie mają przepisy ogólnego rozporządzenia finansowego oraz rozporządzenia (WE) nr 2342/2002, z zastrzeżeniem przepisów ustępów 3-5 niniejszego artykułu.
2. Agencje mogą wnioskować o włączenie ich, jako instytucji zamawiających, do procedury udzielania zamówień Komisji lub międzyinstytucjonalnej procedury udzielania zamówień.
3. W przypadku gdy Komisja, urzędy międzyinstytucjonalne lub centrum tłumaczeń mogą dokonać dostaw towarów, wykonać usługi bądź prace, agencje w pierwszej kolejności zwracają się do tych organów. Dotyczy to również przypadków, w których organy takie mogą wykonać wspomniane zadania w ramach umów z podmiotami gospodarczymi i zrealizować dodatkowe znaczące usługi wykraczające swoim zakresem poza możliwości zwykłego pośrednika czy doradcy. Agencja zawiera z takimi organami odpowiednie porozumienia.
4. Zgodnie z art. 101 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert zamieszcza się zapis, zgodnie z którym agencja przed podpisaniem umowy może zrezygnować z udzielenia zamówienia lub unieważnić procedurę udzielenia zamówienia, przy czym oferenci lub kandydaci nie są uprawnieni do wystąpienia o odszkodowanie.
5. Zgodnie z art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w zaproszeniu do składania ofert wystosowanym przez agencję zamieszcza się zapis, zgodnie z którym agencja może zawiesić procedurę i podjąć wszelkie niezbędne środki, włączając w to unieważnienie procedury, stosownie do warunków określonych we wspomnianym artykule.
Zgodnie z art. 103 ogólnego rozporządzenia finansowego w umowach zawartych przez agencję zamieszcza się zapis, zgodnie z którym agencja może podjąć środki określone we wspomnianym artykule na warunkach tam zapisanych.”;
24)
dodaje się tytuły Va i Vb w brzmieniu:
„TYTUŁ Va
PROJEKTY O ZNACZĄCYM WPŁYWIE NA BUDŻET
Artykuł 50a
Komitet kierownictwa jak najszybciej powiadamia władzę budżetową o zamiarze realizacji każdego projektu, który może mieć znaczące skutki finansowe dla finansowania budżetu operacyjnego, szczególnie w przypadku wszelkich projektów dotyczących nieruchomości, jak najem lub zakup budynków. Informuje on o tym fakcie Komisję.
Jeżeli którykolwiek z organów władzy budżetowej zamierza wydać opinię, w ciągu dwóch tygodni od otrzymania informacji o wspomnianym projekcie powiadamia odnośną agencję o zamiarze wydania takiej opinii. W przypadku braku odpowiedzi agencja może przystąpić do planowanego działania.
Opinię tę przekazuje się odnośnej agencji i Komisji w ciągu dwóch tygodni od powiadomienia, o którym mowa w akapicie drugim.
TYTUŁ Vb
EKSPERCI
Artykuł 50b
Art. 265a rozporządzenia (WE, Euratom) nr 2342/2002 stosuje się z uwzględnieniem niezbędnych zmian do wyboru ekspertów otrzymujących wynagrodzenie na podstawie stałej kwoty za pomoc agencjom, w szczególności przy ocenie propozycji i wniosków o dotacje lub ofert na wykonanie zamówień publicznych, oraz za zapewnienie pomocy technicznej przy działaniach następczych w związku z projektami oraz przy ostatecznej ocenie projektów. Agencje mogą także korzystać z list ekspertów sporządzonych przez Komisję.”;
25)
artykuł 51 otrzymuje brzmienie:
„Artykuł 51
Sprawozdania agencji obejmują sprawozdanie finansowe i sprawozdania z wykonania budżetu. Dołączone jest do nich sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami w ciągu danego roku, w którym podaje się m.in. stopień wykorzystania środków oraz zestawienie informacji dotyczących przesunięć środków między różnymi pozycjami w budżecie.”;
26)
w art. 57 wprowadza się następujące zmiany:
a)
litera a) otrzymuje następujące brzmienie:
„a)
komitet kierownictwa przekazuje Komisji oraz Trybunałowi Obrachunkowemu najpóźniej do dnia 1 marca roku następującego po zakończeniu danego roku budżetowego tymczasowe sprawozdanie, wraz ze sprawozdaniem z zarządzania budżetem i finansami w ciągu danego roku, oraz w tym samym dniu przesyła sprawozdanie z zarządzania budżetem i finansami Parlamentowi Europejskiemu i Radzie.”;
b)
w lit. c) słowa „z dniem 31 października” zastępuje się słowami: „do dnia 15 listopada”;
27)
w art. 66 akapit pierwszy otrzymuje brzmienie:
„Parlament Europejski, na podstawie zalecenia Rady, która podejmuje decyzję większością kwalifikowaną, udziela dyrektorowi absolutorium z wykonania budżetu ogólnego za rok N do dnia 15 maja roku N+2. Dyrektor powiadamia komitet kierownictwa o uwagach Parlamentu Europejskiego zawartych w rezolucji towarzyszącej procedurze udzielenia absolutorium.”;
28)
skreśla się art. 68.
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie dwudziestego dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich państwach członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 9 lipca 2008 r.