Decyzja Rady
z dnia 27 marca 2000 r.
w sprawie ustanowienia rozporządzenia finansowego regulującego aspekty budżetowe zarządzania, przez zastępcę sekretarza generalnego Rady, umowami zawartymi przez niego, w imieniu niektórych Państw Członkowskich, dotyczącymi zainstalowania i funkcjonowania infrastruktury łączności dla środowiska Schengen, Sisnet
(2000/265/WE)
RADA UNII EUROPEJSKIEJ,
uwzględniając art. 2 ust. 1 akapit drugi zdanie pierwsze Protokołu załączonego do Traktatu o Unii Europejskiej oraz do Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską, włączającego w ramy Unii Europejskiej dorobek Schengen (zwany dalej "Protokołem z Schengen"),
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) W kontekście włączania dorobku Schengen w ramy Unii Europejskiej zastępca sekretarza generalnego Rady został upoważniony decyzją 1999/870/WE [1] do reprezentowania niektórych Państw Członkowskich w zakresie zawierania umów związanych z instalacją i funkcjonowaniem infrastruktury łączności dla środowiska Schengen (zwanego dalej "Sisnet") oraz do zarządzania tymi umowami.
(2) Wynikające z tych umów zobowiązania finansowe nie są pokrywane z budżetu ogólnego Unii Europejskiej; dlatego przepisów rozporządzenia finansowego z dnia 21 grudnia 1977 r., odnoszących się do budżetu ogólnego Wspólnot Europejskich, nie stosuje się [2].
(3) Niezbędne zatem jest ustanowienie szczególnych zasad precyzujących szczegółowe procedury ustalenia i wykonywania budżetu, tak aby uwzględnić wszelkie wydatki poniesione w trakcie zawierania umów i zobowiązania wynikające z umów już zawartych w celu windykacji udziałów, które mają być wnoszone przez dane państwa oraz dla przedstawiania i kontrolowania rachunków.
(4) Niezbędne jest również określenie zasad stosowanych do zawierania tych umów.
(5) Niniejsza decyzja stanowi rozwinięcie dorobku Schengen w rozumieniu Protokołu z Schengen,
STANOWI, CO NASTĘPUJE:
ROZDZIAŁ I
Zasady ogólne
Artykuł 1
Do celów niniejszego rozporządzenia finansowego, "budżet" jest instrumentem, w którym dla każdego roku budżetowego preliminowane i z góry zatwierdzane są dochody i wydatki wymagane do wypełnienia zobowiązań wynikających z umów, określonych w decyzji 1999/870/WE.
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie finansowe ustanawia szczegółowe zasady zawierania umów dotyczących Sisnet oraz ustalenia i wykonywania wymaganego budżetu w związku z takimi umowami.
Artykuł 3
1. Budżet jest dzielony dalej na działy obejmujące budżet odnoszący się do działań wstępnych prowadzących do zawarcia przedmiotowych umów, łącznie z wszelkimi kosztami poniesionymi w okresie przygotowywania zaproszeń do składania ofert w odniesieniu do Sisnet, budżet na instalację i budżet na funkcjonowanie Sisnet. W razie konieczności, każdy dział dzieli się dalej na rozdziały i artykuły.
2. Wykazane w każdym z działów środki nie mogą być przeznaczone na wydatki z innego działu.
Artykuł 4
Środki przyznawane w budżecie powinny być wykorzystane zgodnie z zasadami należytego zarządzania finansami, w szczególności zasadami gospodarności i efektywności pod względem kosztów.
Artykuł 5
Pobierane dochody i ponoszone wydatki powinny znaleźć odzwierciedlenie w jednym z artykułów w budżecie.
Bez uszczerbku dla art. 17, nie można dokonywać wydatków lub udzielać upoważnienia do ich dokonania, przekraczających wysokość przyznanych środków.
Artykuł 6
1. Z zastrzeżeniem art. 17, wszelkie przychody i wydatki wprowadza się do budżetu w pełnej wysokości, a na rachunkach nie dokonuje się żadnego ich dostosowania. Całkowite przychody powinny równać się całkowitym wydatkom.
2. Rok budżetowy trwa od dnia 1 stycznia i kończy dnia 31 grudnia.
3. Wkłady do budżetu wnoszone są przed rozpoczęciem roku budżetowego, którego dotyczą, przez Państwa określone w art. 25 i uznawane w danym roku budżetowym.
4. Wydatki danego roku budżetowego będą wykazywane na rachunkach w tym roku na podstawie wydatków, których zestawienie powinno najpóźniej do dnia 31 grudnia wpłynąć do kontrolera finansowego, i dla których odpowiadające im płatności powinny być dokonane przez księgowego do dnia 15 lutego następnego roku.
5. Środki przyznane mogą być wykorzystane jedynie w celu pokrycia wydatków prawidłowo wykazanych i poniesionych w roku budżetowym, na który zostały przyznane, z zastrzeżeniem odmiennych przepisów przewidzianych w art. 7, oraz w celu pokrycia zadłużenia powstałego w poprzednich latach budżetowych, na które nie przeniesiono przyznanych środków.
Artykuł 7
1. Wykorzystaniem środków przyznanych rządzą następujące zasady:
a) środki przyznane, co do których nie zaciągnięto jeszcze żadnych zobowiązań na koniec roku budżetowego, na który je przewidziano, ulegają przepadkowi;
b) środki w odniesieniu do płatności nieuregulowanych na dzień 31 grudnia, z tytułu zobowiązań należycie zaksięgowanych w okresie między dniem 1 stycznia a 31 grudnia, podlegają automatycznemu przeniesieniu wyłącznie na następny rok budżetowy.
2. Bez względu na ust. 1, przed dniem 31 stycznia zastępca sekretarza generalnego Rady może przesyłać do Grupy Roboczej Systemu Informacyjnego Schengen, zwanej dalej "Grupą Roboczą SIS", właściwie umotywowane wnioski o przeniesienie na następny rok budżetowy przyznanych, a niewykorzystanych do dnia 31 grudnia środków w przypadku gdy środki przyznane na określone pozycje w budżecie na następny rok budżetowy nie pokrywają zapotrzebowania.
O przeniesienie środków przyznanych można wystąpić jedynie z przyczyn wyjątkowych.
Wykonując swoje kompetencje w zakresie wykonania budżetu zastępca sekretarza generalnego, w zależności od wymogów zarządzania, w pierwszej kolejności dąży do wykorzystania środków przyznanych, zatwierdzonych na bieżący rok budżetowy aż do ich wyczerpania a nie do korzystania ze środków przeniesionych.
Na wniosek o przeniesienie środków Grupa Robocza SIS odpowiada najpóźniej do dnia 1 marca.
3. Jeśli przyznane środki przeniesione z poprzedniego roku budżetowego pozostają niewykorzystane do końca roku budżetowego, na który zostały przeniesione, ulegają przepadkowi.
4. Wykaz środków przyznanych, które mają być automatycznie przeniesione w zastosowaniu ust. 1 lit. b), przekazuje się do wiadomości Grupy Roboczej SIS do 1 marca.
5. Do celów wykonania budżetu wykorzystanie środków z przeniesienia wykazuje się odrębnie dla każdej pozycji budżetu na rachunkach za bieżący rok budżetowy.
ROZDZIAŁ II
Ustalanie budżetu
Artykuł 8
1. Budżet jest ustalany w euro.
2. Zastępca sekretarza generalnego przesyła wstępny projekt budżetu do Grupy Roboczej SIS przed dniem 30 września, dołączając uzasadnienie.
3. Grupa Robocza SIS przedstawia swoją opinię wobec wstępnego projektu budżetu.
4. Sekretarz generalny uchwala projekt budżetu i przekazuje go najpóźniej do dnia 31 października Państwom określonym w art. 25.
5. Określone w art. 25 Państwa Członkowskie, zebrane w Radzie, przyjmują budżet przed końcem roku.
6. W decyzji o przyjęciu budżetu, o której sekretarz generalny zgodnie z przepisami powiadamia Państwa określone w art. 25, zaznacza się czas, w którym wkłady tych państw przypadają do zapłaty.
Artykuł 9
1. Jeżeli budżet nie zostanie ostatecznie przyjęty na początku roku budżetowego, wówczas:
a) płatności mogą być dokonywane miesięcznie do wysokości jednej dwunastej całkowitej sumy środków przyznanych w każdym z działów budżetu poprzedniego roku budżetowego; oraz
b) Państwa określone w art. 25 mogą być wezwane do wpłacania wkładów miesięcznie w wysokości jednej dwunastej kwot wpłaconych w ramach ostatniego, przyjętego zgodnie z przepisami, budżetu.
2. Każda decyzja o wykorzystaniu każdorazowo jednej dwunastej dochodów i wydatków do wysokości trzech dwunastych środków ostatniego, przyjętego zgodnie z przepisami budżetu, podejmowana jest przez sekretarza generalnego i przekazywana listownie Państwom określonym w art. 25.
3. Decyzja zezwalająca na płatności i wezwanie do wpłacenia kwot powyżej granicy trzech dwunastych środków, ostatniego zgodnie z przepisami przyjętego budżetu podejmowana jest przez określone w art. 25 Państwa Członkowskie, zebrane w Radzie.
4. Wraz z ostatecznym przyjęciem budżetu należy niezwłocznie zakończyć stosowanie wszelkich środków podjętych na podstawie ust. 1, 2 i 3.
Artykuł 10
1. Wszystkie projekty dodatkowe lub zmieniające budżet należy przedkładać, badać i ustalać w tej samej formie i zgodnie z tą samą procedurą, co budżet, którego założenia mają one zmieniać.
2. Corocznie, w ciągu miesiąca następującego po miesiącu, w którym zgodnie z art. 46 ust. 1 następuje zamknięcie kont, przedkłada się projekt budżetu zmieniającego w celu wykorzystania salda wykonania ubiegłorocznego budżetu, jeżeli jest ono dodatnie należy je zaksięgować po stronie przychodów, jeżeli ujemne po stronie wydatków.
Artykuł 11
Budżet może być przekazany do wiadomości publicznej.
ROZDZIAŁ III
Wykonanie budżetu i rachunkowość
Artykuł 12
Budżet wykonywany jest zgodnie z zasadą rozdziału uprawnień między dysponentem środków finansowych a księgowością. Działalności dysponenta środków finansowych, księgowego i kontrolera finansów nie można ze sobąłączyć.
Artykuł 13
1. Kompetencje dysponowania środkami w przypadku dochodów i wydatków przysługują dyrektorowi generalnemu Sekretariatu Generalnego Rady. Dysponent środków finansowych wykonuje budżet w imieniu sekretarza generalnego w granicach przyznanych środków. Swoje kompetencje może przekazać dyrektorowi.
2. Dysponent środków finansowych może zadecydować o przesuwaniu środków między pozycjami w ramach jednego rozdziału. Za zgodą Grupy Roboczej SIS może zadecydować o przenoszeniu środków z rozdziału do rozdziału w ramach jednego działu. Grupa Robocza SIS udziela zgody na tych samych zasadach, jakie obowiązują przy przyjmowaniu przez nią opinii w sprawie budżetu.
Artykuł 14
Kontrolę finansową sprawuje kontroler finansowy Rady zgodnie z zasadami mającymi zastosowanie przy wypełnianiu jego obowiązków.
Artykuł 15
Przyjmowanie przychodów i dokonywanie wypłat należy do obowiązków księgowego z Dyrekcji Generalnej A, Sekretariatu Generalnego Rady.
Artykuł 16
1. Do zebrania wszelkich kwot należnych zgodnie z art. 25 lub wszelkich długów podlegających zapłacie na rzecz danych Państw od stron trzecich odnoszących się do zawierania umów, instalacji i funkcjonowania Sisnet, potrzebne jest wydanie zlecenia ściągnięcia przez dysponenta. Zlecenia tego rodzaju zostają przekazane księgowemu, który ze swej strony przekazuje je kontrolerowi finansowemu do zatwierdzenia.
2. Celem tego zatwierdzenia jest ustalenie, że:
a) przychód został prawidłowo zaksięgowany w pozycji budżetowej;
b) zlecenie ściągnięcia jest prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami;
c) dokumenty uzupełniające są prawidłowe;
d) dłużnik lub właściwy organ zadłużonego kraju są prawidłowo opisane;
e) termin wymagalności został wskazany;
f) zastosowano się do zasad należytego zarządzania finansami, określonych w art. 4;
g) kwota i waluta sumy, podlegającej ściągnięciu są prawidłowe;
3. Księgowy wykonuje prawidłowo wystawione zlecenie ściągnięcia wierzytelności;
Artykuł 17
Bez względu na art. 5 i 6:
1. z rachunków, faktur i zestawień kierowanych następnie do zapłaty w wysokości sumy netto można dokonać następujących potrąceń:
a) grzywny nałożonej na stronę umowy wynikającej z przyjętej oferty;
b) dostosowania kwot pomyłkowo wypłaconych, czego można dokonać w drodze odliczenia nadpłaty z góry przy okazji zatwierdzania innego wydatku ponoszonego z tego samego działu, rozdziału, artykułu i w roku budżetowym, w którym nadpłata miała miejsce.
Obniżki, zwroty i rabaty na fakturach i rachunkach nie są księgowane jako odrębne przychody;
2. Następujące sumy można wykorzystać ponownie zgodnie z pozycją, na którą został poniesiony pierwotny wydatek:
- przychody wynikające ze zwrotu sum wypłaconych pomyłkowo w stosunku do środków przewidzianych w budżecie.
Ponowne wykorzystanie powyższych sum musi nastąpić przed końcem roku budżetowego następującego po roku budżetowym, w którym przychód został pobrany.
Artykuł 18
1. Wszystkie środki, mogące prowadzić do wydatków obciążających budżet, muszą wcześniej być przedmiotem wniosku o realizację wydatków, który dysponent środków finansowych kieruje do księgowego, we wniosku należy podać przedmiot wydatków, wysokość, pozycję budżetową i wierzyciela. Wniosek ten księgowy przekazuje kontrolerowi finansowemu do zatwierdzenia.
2. Celem tego zatwierdzenia jest ustalenie, że:
a) wniosek o dokonanie wydatków jest zgodny z ust. 1;
b) wydatki zostały prawidłowo uwzględnione w pozycji budżetowej;
c) środki przyznane są dostępne z budżetu;
d) zastosowano się do zasad należytego zarządzania finansami, określonych w art. 4;
e) wydatki są prawidłowe i zgodne z obowiązującymi przepisami.
Artykuł 19
1. W celu zatwierdzenia wydatków dysponent środków finansowych:
a) sprawdza roszczenia wierzyciela;
b) ustala lub sprawdza istnienie należnej kwoty i jej wysokość;
c) sprawdza warunki terminu płatności należności;
d) sprawdza, czy zakupy lub świadczone usługi są zgodne z zamówieniem.
2. Dysponent środków finansowych może dokonać sprawdzenia na swoją odpowiedzialność.
Artykuł 20
1. Dysponent środków finansowych upoważnia księgowego, na podstawie wystawionego polecenia zapłaty (upoważnienie), do zapłacenia za zatwierdzoną pojedynczą płatność.
2. Upoważnienie musi zawierać:
a) rok budżetowy, w którym wydatek ma zostać zaksięgowany;
b) dział, rozdział i pozycję budżetową;
c) kwotę do wypłaty w liczbach i słownie oraz odpowiednią walutę;
d) nazwisko i adres wierzyciela;
e) cel wydatku;
f) formę zapłaty;
g) numer i datę odnośnego zatwierdzenia zobowiązań.
3. Polecenie zapłaty powinno być podpisane przez dysponenta środków i opatrzone datą.
4. Księgowy przedkłada polecenie zapłaty, wraz z oryginalnymi dokumentami uzupełniającymi kontrolerowi finansowemu, do zatwierdzenia.
5. Celem tego zatwierdzenia jest ustalenie, że:
a) polecenie zapłaty zostało prawidłowo sporządzone;
b) polecenie zapłaty jest zgodne z zaciągniętym zobowiązaniem wydatkowym oraz że suma, na jaką opiewa jest prawidłowa, uwzględniwszy zasady i wymogi należytego zarządzania finansami określone w art. 4;
c) wydatek został prawidłowo zaksięgowanym w odpowiedniej pozycji budżetowej;
d) w budżecie w odnośnym rozdziale lub pozycji znajdują się odpowiednie środki;
e) prawidłowość dokumentów towarzyszących; oraz
f) wierzyciel jest prawidłowo wskazany i opisany.
6. Każdy wydatek musi mieć uprzednio pokrycie we wkładach Państw określonych w art. 25 lub, w razie potrzeby, w kredycie bankowym. Koszty kredytu pobranego przed właściwym finansowaniem z powodu nie wniesienia wkładów należy rozdzielić między państwa, które nie dotrzymały warunków, proporcjonalnie do ich zaległych wkładów i z uwzględnieniem długości trwania zwłoki.
Artykuł 21
Płatności dokonuje się poprzez rachunek bankowy otwarty zgodnie z art. 17 decyzji Rady 1999/323/WE [3] w imieniu Sekretarza Generalnego Rady. Bankowe polecenia przelewu realizowane na mocy niniejszego rozporządzenia finansowego wymagają podpisów dwóch urzędników wyznaczonych przez zastępcę sekretarza generalnego, przy czym jeden z nich to księgowy.
Artykuł 22
Jeżeli kontroler finansowy odmówi zatwierdzenia ustanowionego w art. 16, 18 lub 20, a dysponent środków finansowych podtrzymuje swój wniosek, sprawę należy przekazać sekretarzowi generalnemu. Z wyjątkiem przypadków, gdy wątpliwa jest dostępność przyznanych środków, sekretarz generalny może na mocy należycie uzasadnionej decyzji nie zważając na odmowę zatwierdzić polecenie o ściągnięciu wierzytelności, zobowiązanie do dokonania wydatków lub polecenie zapłaty. Zastępca sekretarza generalnego w terminie miesiąca powiadamia o takiej decyzji Trybunał Obrachunkowy. Decyzja podlega wykonaniu ze skutkiem od chwili odmowy zatwierdzenia.
Artykuł 23
Dysponent środków finansowych, kontroler finansowy i księgowy odpowiadają dyscyplinarnie w razie nieprzestrzegania niniejszych przepisów finansowych zgodnie z regulaminem pracowniczym urzędników Wspólnot Europejskich.
Artykuł 24
Rachunkowość należy prowadzić według lat kalendarzowych zgodnie z metodą podwójnego zapisu. Musi ona obejmować wszystkie dochody i wydatki na rok budżetowy.
ROZDZIAŁ IV
Wkłady Państw Członkowskich
Artykuł 25
1. Dochody budżetu pochodzą z wkładów pieniężnych następujących Państw Członkowskich: Belgii, Danii, Niemiec, Grecji, Hiszpanii, Francji, Włoch, Luksemburga, Niderlandów, Austrii, Portugalii, Finlandii i Szwecji, jak również Islandii i Norwegii.
2. Wkłady tych Państw są określone w budżecie i przedstawiane w euro.
Artykuł 26
Państwa określone w art. 25 przekazują Sekretarzowi Generalnemu swe wkłady finansowe zgodnie z następującym kluczem podziału.
Wysokość wkładów, które wpłacają Państwa Członkowskie określone w art. 25 z jednej strony, a Islandia i Norwegia z drugiej strony obliczana jest corocznie dla każdego z zainteresowanych Państw Członkowskich na podstawie jego udziału, a dla innych państw na podstawie całkowitego produktu krajowego brutto (PKB) dla wszystkich państw określonych w art. 25 za poprzedni rok. Wysokość wkładów zainteresowanych Państw Członkowskich obliczana jest corocznie, uwzględniając wkłady Islandii i Norwegii, na podstawie wskaźnika środków własnych pochodzących z VAT każdego z tych Państw Członkowskich do sumy środków Wspólnot Europejskich pochodzących z VAT ustalonych po ostatnich zmianach budżetu Unii za poprzedni rok budżetowy.
Artykuł 27
1. Zastępca sekretarza generalnego przesyła pisemne wezwania do wniesienia wkładów do każdego z Państw określonych w art. 25 poprzez administracje krajową, której namiaryzostały mu przekazane.
2. Pismo to zawiera następujące informacje:
a) decyzję o przyjęciu budżetu lub w przypadku odwołania się do art. 9, decyzję o przejściowym pobieraniu wkładów w wysokości dwunastej części;
b) wysokość wpłacanego wkładu, obliczoną w euro zgodnie z kluczem podziału określonym w art. 26;
c) niezbędne szczegóły dotyczące wpłaty wkładu.
3. Wkłady należy wpłacać na rachunek bankowy określone w art. 21.
4. Wkłady płatne są w euro.
Artykuł 28
1. Państwa określone w art. 25 powinny uiścić swe wkłady każdorazowo w jednej czwartej najpóźniej do dnia 15 lutego, 1 kwietnia, 1 lipca oraz 1 października.
2. Jeżeli Państwo ma zaległości w swoich zobowiązaniach finansowych, stosuje się odpowiednio, obowiązujące reguły wspólnotowe dotyczące odsetek obciążających Państwo w przypadku przeterminowanych płatności wkładów do budżetu Unii, bez uszczerbku dla kosztów, jakie to Państwo musi ponosić na mocy przepisów art. 20 ust. 6.
ROZDZIAŁ V
Zawieranie umów
Artykuł 29
1. Umowy dotyczące kupna i najmu rzeczy, lub świadczenia usług sporządza się na piśmie.
2. Wszelkie takie umowy, których szacunkowa wartość jest równa lub przekracza progi wymienione w dyrektywie Rady 93/36/EWG z dnia 14 czerwca 1993 r. koordynująca procedury udzielania zamówień publicznych na dostawy [4] lub w dyrektywie Rady 92/50/EWG z dnia 18 czerwca 1992 r. odnosząca się do koordynacji procedur udzielania zamówień publicznych na usługi [5] zawiera się po ogłoszeniu zaproszenia do składania ofert zgodnie z przepisami, zawartymi w tych dyrektywach, z uwzględnieniem dalszych zmian, które mogą zostać dla nich uzgodnione. (zwanych dalej "dyrektywami Rady w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych").
3. Umowy, których szacunkowa wartość nie przekracza progów wymienionych w dyrektywach Rady w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych, może być zawarta w drodze umowy prywatnej. W takich przypadkach Państwa Członkowskie określone w art. 25 pozostają jednak związane w miarę możliwości i z użyciem właściwych środków do umożliwienia konkurowania dostawcom, którzy mogą dostarczyć towary i usługi.
4. Zaproszenia do składania ofert są z reguły publikowane przez Sekretariat Generalny Rady w imieniu Państw Członkowskich, określonych w art. 25, we wszystkich Państwach Członkowskich.
5. Procedury przetargowe oraz kryteria wyboru kontrahenta i udzielania zamówienia są ustalane i regulowane przepisami dyrektyw Rady w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych, uzupełnionych przepisami niniejszego rozporządzenia finansowego.
6. Każde zaproszenie do składania ofert jest przygotowywane przez Sekretariat Generalny Rady w imieniu Państw Członkowskich, określonych w art. 25, i:
a) określa procedurę składania ofert i sposób ich przedstawiania, włączając, w szczególności, wszelkie wymagania dotyczące stosowania typowego formularza odpowiedzi;
b) odnosi się, gdzie stosowne, do warunków ogólnych stosowanych do przedmiotowych umów (dostawa, usługi), lub do wszelkich dokumentów, zawierających warunki szczególnie stosowane do określonej umowy;
c) zawiera klauzulę stwierdzającą, że złożenie oferty jest równoznaczne z przyjęciem określonych warunków;
d) precyzuje warunki, na jakich można przeprowadzać kontrole, gdzie stosowne, szczegółowo określone w przypadku kontroli na miejscu;
e) wyznacza termin, w którym oferta pozostaje ważna i nie może być zmieniona pod żadnym względem;
f) określa kary za nieprzestrzeganie postanowień umowy;
g) określa szczegółowe dane, jakie muszą zawierać faktury (lub właściwe dokumenty uzupełniające);
h) zakazuje wszelkich kontaktów między zastępcą sekretarza generalnego i jego personelem, przedstawicielami rządów Państw Członkowskich określonych w art. 25, przedstawicielami rządów Islandii i Norwegii oraz oferentami w sprawach związanych z przedmiotowym zaproszeniem do składania ofert, chyba że zaistnieją następujące wyjątkowe okoliczności:
przed ostatecznym terminem składania ofert:
i) w przypadku oferentów:
można przekazywać oferentom informacje dodatkowe wyłącznie w celu wyjaśnienia charakteru zaproszenia do składania ofert;
ii) w przypadku zastępcy sekretarza generalnego:
jeśli Państwa Członkowskie określone w art. 25, lub Islandia i Norwegia, lub Sekretariat Generalny Rady odnajdą w tekście zaproszenia do składania ofert błąd, nieścisłość, pominięcie, lub innego rodzaju błąd maszynowy, Sekretariat Generalny może, w sposób identyczny jak stosowany w przypadku pierwotnego zaproszenia do składowania ofert, odpowiednio poinformować o tym zainteresowanych;
iii) po otwarciu ofert i w przypadku Państwa Członkowskiego określonego w art. 25, Islandii i Norwegii, lub Sekretariatu Generalnego Rady, jeśli zaistnieje konieczność wyjaśnienia w związku z przetargiem, albo naprawienia oczywistego błędu urzędniczego, Sekretariat Generalny Rady może skontaktować się z oferentem.
Artykuł 30
W każdym przypadku kontaktowania się na warunkach przewidzianych w art. 29 ust. 6 lit. h) należy sporządzić "notatkę do akt" i zaznaczyć to w sprawozdaniu, które zostanie przedłożone następnie komitetowi doradczemu określonemu w art. 36.
Artykuł 31
Przy zawieraniu umów przez sekretarza generalnego w imieniu Państw Członkowskich wymienionych w art. 25. nie stosuje się żadnych praktyk dyskryminacyjnych z uwagi na przynależność państwową, gdy chodzi o jakiekolwiek rozróżnienia między obywatelami Państw Członkowskich oraz Islandii i Norwegii
Artykuł 32
Do zaproszenia do składania ofert załącza się również ogólne warunki dotyczące proponowanej umowy. Załącza się również każdy dokument zawierający warunki szczególnie odnoszące się do danej umowy.
Artykuł 33
Oferenci mogą składać oferty:
a) pocztą:
w takim przypadku zaproszenie do składania ofert musi stwierdzać, że za datę złożenia oferty uważa się datę nadania oferty, potwierdzoną stemplem pocztowym. Przedłożone drogą pocztową oferty przetargowe muszą być przesyłane listem poleconym; lub
b) osobiście, bezpośrednio do Sekretariatu Generalnego Rady lub przez pośrednika reprezentującego oferenta, w tym przez prywatne przedsiębiorstwo świadczące usługi kurierskie;
w takim przypadku zaproszenie do składania ofert musi określać datę i godzinę, w której oferty mają być przedłożone oraz wskazywać departamenty, do których muszą być dostarczone za pokwitowaniem zawierającym podpis i datę.
W obu przypadkach data musi być taka sama.
W celu zachowania tajności i uniknięcia trudności, zaproszenie do składania ofert powinno zawierać następujący przepis:
"Oferty należy składać w zapieczętowanej kopercie umieszczonej w drugiej zapieczętowanej kopercie. Na kopercie wewnętrznej należy umieścić, poza nazwą departamentu, do którego jest adresowana, wskazanego w zaproszeniu do składania ofert, słowa: "Zaproszenie do składania ofert - nie otwierać w Sekretariacie". W przypadku zastosowania kopert samoprzylepnych, muszą one być zaklejone taśmą klejącą, a nadawca musi złożyć swój podpis na taśmie."
Artykuł 34
Każdą ofertę należy otworzyć.
Komitet wyznaczony w tym celu przez zastępcę sekretarza generalnego otwiera wszystkie oferty jednocześnie. Składa się on z trzech wysokiej rangi urzędników z różnych dyrekcji Sekretariatu Generalnego Rady. O otwarciu ofert należy zawiadomić kontrolera finansowego. Kontroler finansowy lub jego przedstawiciel uczestniczy w otwarciu ofert w charakterze obserwatora.
Komitet opracowuje sprawozdanie z otwarcia ofert, pod którym wszyscy jego członkowie składają podpisy.
Na każdej stronie każda oferta jest parafowana przez przynajmniej jednego członka komitetu. Komitet sporządza na piśmie rejestr otrzymanych ofert przetargowych, wymieniając w szczególności wszystkie dokumenty załączone przez każdego z oferentów w związku z ofertą.
Artykuł 35
Każda oferta jest oceniana przez Państwa Członkowskie, określone w art. 25, wraz z Islandią i Norwegią. Sprawozdanie jednomyślnie zatwierdzone przez te Państwa jest przedstawiane Komitetowi Doradczemu, określonemu w art. 36, przez właściwego urzędnika Sekretariatu Generalnego Rady, wyznaczonego przez dysponenta lub przez wskazaną przez niego inną osobę.
Takie sprawozdanie zawiera w szczególności:
a) oświadczenie o przyczynach odrzucenia ofert;
b) techniczną i finansową ocenę każdej oferty, łącznie z porównawczą tabelą cen jednostkowych;
c) uzasadnienie wyboru zalecanego oferenta.
Artykuł 36
Umowy, które mają być zawierane przez zastępcę sekretarza generalnego w imieniu Państw Członkowskich, określonych w art. 25, oraz przez właściwych przedstawicieli Islandii i Norwegii, po ogłoszeniu zaproszenia do składania ofert są najpierw przedkładane do zaopiniowania Komitetowi Doradczemu ds. zamówień publicznych i umów.
Artykuł 37
W skład Komitetu Doradczego określonego w art. 36 wchodzi jeden przedstawiciel każdego Państwa Członkowskiego określonego w art. 25, oraz jeden przedstawiciel Islandii i jeden przedstawiciel Norwegii. Państwa Członkowskie określone w art. 25, wraz z Islandią i Norwegią gwarantują, że wybrani przedstawiciele mają odpowiednie przygotowanie informatyczne i/lub w sprawach finansowych i/lub w sprawach prawnych. Przedstawiciele nie mogą uczestniczyć w ocenie materiałów przedstawianych Komitetowi Doradczemu. Przedstawiciel kontrolera finansowego jest obecny w charakterze obserwatora.
Komitet Doradczy wybiera zwykłą większością głosów przewodniczącego i zastępcę przewodniczącego z grona swoich przedstawicieli.
Komitet Doradczy wyraża opinię, czy przy wyborze oferenta zachowana została właściwa procedura, oraz ogólnie na temat zaproponowanych warunków umowy.
Wszelkie inne problemy dotyczące spraw poruszonych w tym rozdziale można przekazywać Komitetowi Doradczemu do zaopiniowania
Komitet Doradczy dąży do przyjęcia opinii na zasadzie konsensusu. Jeśli taki konsensus nie jest możliwy do osiągnięcia, Komitet Doradczy przyjmuje swoje opinie zwykłą większością głosów swoich przedstawicieli. Aby postępowanie było ważne, wymagane kworum wynosi 11 przedstawicieli. W przypadku równej liczby głosów decyduje głos przewodniczącego.
Sekretariat Generalny Rady zapewni Komitetowi Doradczemu pomoc sekretariatu.
Artykuł 38
Komitet Doradczy przyjmuje swój regulamin na podstawie regulaminu Komitetu Rady Unii Europejskiej ds. zamówień publicznych i umów.
Artykuł 39
Komitet Doradczy zobowiązany jest do wydania opinii o czysto doradczym charakterze w sprawie:
a) każdej proponowanej umowy na dostawy i usługi, w tym zbadania, czy szacunkowa wartość umów jest równa, czy też przekracza progi określone w dyrektywach Rady w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych;
b) każdej proponowanej umowy dodatkowej do któregokolwiek z zamówień, określonych w lit. a), w każdym przypadku, gdy wystąpią istotne zmiany, szczególnie, gdy taka umowa dodatkowa powodowałaby zmianę wielkości kwoty przewidzianej w pierwotnym kontrakcie;
c) każdej proponowanej umowy dodatkowej, która powodowałaby zwiększenie ogólnej kwoty przewidzianej w zawartym już kontrakcie do wielkości przekraczającej progi, określone w lit. a);
d) problemów powstałych przy udzielaniu zamówień lub w trakcie ich realizacji (np. anulowanie zamówień, wnioski o zwolnienie od kar za zwłokę, odstępstwa od specyfikacji lub ogólnych warunków umowy), powinny one stanowić wystarczająco poważną podstawę uzasadniającą żądanie wydania opinii;
e) na żądanie jednego z Państw Członkowskich określonych w art. 25 lub Islandii lub Norwegii lub członka Komitetu Doradczego, albo zastępcy sekretarza generalnego, jeżeli proponowane umowy opiewające na sumy niższe od progów określonych w lit. a), budzą wątpliwości co do zasad lub mają szczególny charakter.
Artykuł 40
Do materiałów przedłożonych Komitetowi Doradczemu do zaopiniowania na podstawie art. 39 lit. b)-e) dołącza się również sprawozdanie przyjęte jednomyślnie przez Państwa Członkowskie określone w art. 25 oraz przez Islandię i Norwegię.
Artykuł 41
Opinie Komitetu Doradczego podpisuje jego przewodniczący. Aby uniknąć opóźnień wynikających z interwencji Komitetu Doradczego, Państwa Członkowskie określone w art. 25, jak również Islandia i Norwegia mogą, jeśli uznają to za konieczne, narzucić rozsądny nieprzekraczalny termin do wydania opinii. Opinie są przekazywane zastępcy sekretarza generalnego oraz Państwom Członkowskim określonym w art. 25, jak również Islandii i Norwegii. Po wnikliwym rozpatrzeniu takiej opinii, Państwa Członkowskie określone w art. 25 oraz Islandia i Norwegia jednomyślnie podejmują ostateczną decyzję w tej sprawie. Po podjęciu decyzji, zastępca sekretarza generalnego w imieniu Państw Członkowskich określonych w art. 25 oraz właściwi przedstawiciele w imieniu Islandii i Norwegii zawierają umowę bądź umowy będące przedmiotem poszczególnych opinii.
Artykuł 42
Wszyscy oferenci są informowani przez Sekretariat Generalny Rady o decyzji, jaka zapadła w odniesieniu do ich ofert.
Artykuł 43
1. Jeśli spodziewana wartość towarów i usług nie przekracza 2000 EUR umowy mogą być zawierane w oparciu o faktury lub zestawienie kosztów.
2. W ramach gwarancji wykonania umów dostawcy, wykonawcy i dostawcy usług mogą być zobowiązani klauzulą gwarancyjną do wpłacenia depozytu wstępnego. Depozyt taki musi obejmować nie tylko cały okres ważności gwarancji, ale również okres wystarczająco długi, umożliwiający jej odwołanie. Depozyt składa się zasadniczo z wpłaty w euro na rachunek bankowy specjalnie do tego celu otwarty w imieniu Sekretariatu Generalnego Rady. Depozyt taki można wnieść wyłącznie do uznanej instytucji kredytowej na rachunku depozytowym a vista lub krótkoterminowym rachunku depozytowym wyrażonym w euro.
3. Wysokość depozytu ustala się zgodnie z powszechnie przyjętymi warunkami handlowymi.
4. Złożenie takiego zabezpieczenia jest obowiązkowe w przypadku gdy wartość danej umowy jest równa lub przekracza progi wymienione w dyrektywach Rady w sprawie procedur udzielania zamówień publicznych.
5. Zabezpieczenie to można zastąpić solidarną gwarancją osobistą udzieloną przez stronę trzecią i zatwierdzoną przez księgowego. Zasadniczo gwarancja ta jest wyrażona w euro i musi być zgodna z takimi samymi zasadami co gwarancja określona w ust. 2.
6. W przypadku gdy umowa nie została wykonana lub jej wykonanie zostało opóźnione, zastępca sekretarza generalnego zapewnia, że Państwa Członkowskie określone w art. 25, wraz z Islandią i Norwegią otrzymują odpowiednią odszkodowanie za wszelkie szkody, odsetki i koszty poprzez odjęcie od kwoty depozytu niezależnie od tego, czy został wniesiony przez dostawcę, wykonawcę, czy przez stronę trzecią.
Artykuł 44
Stosowane zwykle dokumenty towarzyszące załączone do pierwszego polecenia zapłaty w ramach umowy przewidującej wniesienie depozytu uzupełnia się o poświadczoną przez księgowego kopię dowodu wpłaty depozytu lub, również poświadczoną przez księgowego, kopię oświadczenia strony kontrahenta lub strony trzeciej udzielającej gwarancji.
Artykuł 45
Zastępca sekretarza generalnego, zgodnie z przepisami stosownej umowy lub gwarancji, zwraca depozyt lub zwalnia gwarancje określone w art. 43, z wyjątkiem przypadków określonych w art. 43 ust. 6, czyli niewykonania lub opóźniania wykonania umowy.
ROZDZIAŁ VI
Przedstawienie i kontrolowanie rachunków
Artykuł 46
1. Zastępca sekretarza generalnego sporządza, w terminie dwóch miesięcy od zakończenia okresu wykonania budżetu, rachunek dochodów i wydatków oraz bilans, który przekazuje Grupie Roboczej SIS.
2. W rachunku dochodów i wydatków należy wykazać wszystkie dochody i wydatki, odnoszące się do poprzedniego roku budżetowego. Ma on tę samą formę i ten sam podział co budżet.
3. Do rachunku dochodów i wydatków należy załączyć:
a) zestawienie, przedstawiające sytuację każdego z państw określonych w art. 25 odnośnie do jego wkładu finansowego; oraz
b) zestawienie transferów środków.
4. W bilansie należy wykazać aktywa i pasywa budżetu na dzień 31 grudnia poprzedniego roku budżetowego.
Artykuł 47
1. O przeprowadzenie kontroli kont należy zwrócić się do Trybunału Obrachunkowego.
2. Zastępca sekretarza generalnego przekazuje Trybunałowi Obrachunkowemu w terminie 15 dni od upływu terminu przewidzianego w art. 46 ust. 1 rachunek dochodów i wydatków oraz bilans.
3. Kontrola, którą przeprowadza Trybunał Obrachunkowy, ma na celu ustalenie prawidłowości i zgodności z prawem wszystkich dochodów i wydatków w odniesieniu do zarządzanych umów, budżetu i niniejszego rozporządzenia finansowego.
4. Zastępca sekretarza generalnego zapewnia Trybunałowi Obrachunkowemu wszelkie wsparcie, które Trybunał uzna za konieczne przy pełnieniu swojej funkcji
Artykuł 48
Rachunek dochodów i wydatków, bilans oraz sprawozdanie Trybunału Obrachunkowego, gdzie stosowne, opatrzone uwagami zastępcy sekretarza generalnego przedstawia się, do dnia 1 lipca Państwom określonym w art. 25. Państwa Członkowskie określone w art. 25, zebrane w Radzie, udzielają zastępcy sekretarza generalnego absolutorium z wykonania budżetu.
ROZDZIAŁ VII
Przepisy końcowe
Artykuł 49
Wprowadzenie postanowień dorobku Schengen dotyczących Systemu Informatycznego Schengen w państwie innym niż określone w art. 25 (zwanym dalej "innym państwem") pociąga za sobą:
a) nowy podział wkładów Państw określonych w art. 25, jak ustanowiono w art. 26;
b) dostosowanie wkładów państw określonych w art. 25, w celu ustalenia wkładu płatnego przez inne państwo na rzecz funkcjonowanie Sisnet za cały bieżący roku budżetowy;
c) dostosowanie wkładów Państw określonych w art. 25 w celu ustalenia udziału we wcześniejszych kosztach instalacji Sisnet, które poniesie inne Państwo. Udział ten oblicza się na podstawie współczynnika środków z podatku VAT wpłaconych przez inne Państwo w stosunku do całkowitych środków Wspólnot Europejskich z podatku VAT za poprzednie lata budżetowe, w których poniesiono konieczne koszty instalacji Sisnet. Wkład ten będzie przedmiotem "noty uznaniowej" na rzecz Państw określonych w art. 25 w wysokości proporcjonalnej do ich udziału obliczonego zgodnie z art. 26. Inne Państwa mogą albo przenieść daną kwotę do ich udziału w budżecie, albo zażądać jej zwrotu.
Artykuł 50
1. Niniejsze rozporządzenie finansowe stosuje się do przyjęcia budżetu w odniesieniu do dochodów i wydatków w wysokości pozwalającej wypełnić zobowiązania wynikające z podejmowania wszelkich działań na podstawie art. 1 decyzji 1999/870/WE, na rok budżetowy, w którym niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie.
2. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 8, do celów budżetu, określonych w ust. 1, zastępca sekretarza generalnego Rady przesyła wstępny projekt budżetu do Grupy Roboczej SIS w terminie możliwie najszybszym po przyjęciu niniejszego rozporządzenia finansowego. Po wydaniu opinii przez Grupę Roboczą SIS i ustaleniu projektu budżetu, Państwa Członkowskie określone w art. 25, zebrane w Radzie, bezzwłocznie przyjmują budżet.
3. Na zasadzie odstępstwa od przepisów art. 28, do celów budżetu określonych w ust. 1, Państwa określone w art. 25 są zobowiązane do wpłacenia swoich wkładów zgodnie z harmonogramem, jaki zostanie ustalony przez Państwa Członkowskie, określone w art. 25 w chwili przyjęcia tego budżetu.
Artykuł 51
1. Niniejsza decyzja staje się skuteczna od dnia jej przyjęcia.
2. Niniejsza decyzja zostaje opublikowana w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Sporządzono w Brukseli, dnia 27 marca 2000 r.