Rozporządzenie Komisji (WE) nr 2355/2002
z dnia 27 grudnia 2002 r.
zmieniające rozporządzenie Komisji (WE) nr 438/2001 ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady (WE) nr 1260/1999 dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach funduszy strukturalnych
KOMISJA WSPÓLNOT EUROPEJSKICH,
uwzględniając Traktat ustanawiający Wspólnotę Europejską,
uwzględniając rozporządzenie Rady (WE) nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiające przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych [1], zmienione rozporządzeniem Rady (WE) nr 1447/2001 [2], w szczególności jego art. 53 ust. 2,
po konsultacji z Komitetem ustanowionym na podstawie art. 147 Traktatu,
po konsultacji z Komitetem ds. Struktury Agrarnej i Rozwoju Wsi,
po konsultacji z Komitetem ds. Struktur Rybołówstwa i Akwakultury,
a także mając na uwadze, co następuje:
(1) Artykuł 38 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 wymaga, aby odpowiedzialne organy w Państwach Członkowskich mogły udostępnić Komisji wszelkie dokumenty towarzyszące w odniesieniu do każdej pomocy przez okres trzech lat po dokonaniu płatności raty końcowej przez Komisję, chyba że dwustronne umowy administracyjne stanowią inaczej.
(2) Pożądane jest określenie kategorii dokumentów towarzyszących objętych tym zobowiązaniem, ich formę i zobowiązanie do określenia instytucji, które powinny je przechowywać.
(3) Ponieważ omawiane dokumenty są częścią śladu rewizyjnego określonego w art. 7 rozporządzenia (WE) nr 438/2001 [3], właściwe jest dodanie do tego artykułu niezbędnych przepisów dotyczących przechowywania dokumentów.
(4) Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów są bez uszczerbku dla innych przepisów wspólnotowych lub krajowych.
(5) Środki przewidziane w niniejszym rozporządzeniu są zgodne z opinią Komitetu ds. Rozwoju i Rekonwersji Regionów,
PRZYJMUJE NINIEJSZE ROZPORZĄDZENIE:
Artykuł 1
W art. 7 rozporządzenia (WE) nr 438/2001 wprowadza się następujące zmiany:
a) po ust. 2 dodaje się ust. 2a w brzmieniu:
"2a. a) Dokumenty towarzyszące dotyczące wydatków i kontroli określonych w art. 38 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 obejmują:
- dokumenty odnoszące się do wydatków szczególnych poniesionych i zgłoszonych oraz wpłat dokonanych w ramach pomocy i wymaganych do dostatecznego śladu rewizyjnego wraz z dokumentami stanowiącymi dowód dostawy produktów lub współfinansowanych usług,
- sprawozdań i dokumentów odnoszących się do kontroli przeprowadzonych na mocy art. 4, 9, 10 i 15 niniejszego rozporządzenia.
Właściwe organy krajowe ustalą, które władze przechowują dokumenty przez okres, na który wymagane jest ich zachowanie;
b) dokumenty muszą być przechowywane w formie oryginałów lub na powszechnie uznanych nośnikach danych.
Powszechnie uznane nośniki danych obejmują:
- kserokopie dokumentów oryginalnych,
- mikrofisze dokumentów oryginalnych,
- wersje elektroniczne dokumentów oryginalnych na optycznych nośnikach danych (takich jak CD-ROM, dysk twardy lub magnetyczny),
- dokumenty istniejące wyłącznie w wersji elektronicznej.
Procedura poświadczania zgodności dokumentów przechowywanych wyłącznie na powszechnie akceptowanych nośnikach danych z dokumentem oryginalnym jest ustanawiana przez organy krajowe i zapewnia, że wersje te są zgodne z krajowymi wymogami prawnymi i można się na nich oprzeć do celów audytu. Jeżeli dokumenty istnieją wyłącznie w wersji elektronicznej, systemy komputerowe, w których przechowywane są wersje elektroniczne, muszą spełniać normy bezpieczeństwa, które zapewnią, że są one zgodne z krajowymi wymogami prawnymi i można na nich się oprzeć do celów audytu;"
b) Ustęp 3 lit a) otrzymuje brzmienie:
"a) że istnieją procedury zapewniające, że dokumenty określone w ust. 2a są przechowywane zgodnie z wymogami art. 38 ust. 6 rozporządzenia (WE) nr 1260/1999 i z załącznikiem I do tego rozporządzenia;".
Artykuł 2
Niniejsze rozporządzenie wchodzi w życie 20. dnia po jego opublikowaniu w Dzienniku Urzędowym Wspólnot Europejskich.
Niniejsze rozporządzenie wiąże w całości i jest bezpośrednio stosowane we wszystkich Państwach Członkowskich.
Sporządzono w Brukseli, 27 grudnia 2002 r.