Tarybos Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83
1983 m. vasario 1 d.
dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei
EUROPOS BENDRIJŲ TARYBA,
atsižvelgdama į Europos ekonominės bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 235 straipsnį,
atsižvelgdama į Europos atominės energijos bendrijos steigimo sutartį, ypač į jos 203 straipsnį,
atsižvelgdama į Komisijos pasiūlymą [1],
atsižvelgdama į Europos Parlamento nuomonę [2],
kadangi Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos institucijos vykdydamos savo funkcijas sukaupė gausius archyvus, kadangi archyvai yra atitinkamų Bendrijų, turinčių juridinio asmens statusą, nuosavybė,
kadangi yra įprasta tiek valstybėse narėse, tiek tarptautinėse organizacijose po tam tikro laiko tarpo atverti archyvus visuomenei; kadangi turi būti nustatyta bendra Europos Bendrijų istorinių archyvų atvėrimo visuomenei tvarka,
kadangi kai kurie Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos dokumentai yra fiziškai saugomi valstybių narių archyvuose; kadangi valstybės narės taiko skirtingas taisykles archyvų atvėrimo visuomenei atžvilgiu; kadangi turi būti užkirstas kelias Bendrijos institucijų parengtų įslaptintų dokumentų ir įrašų atvėrimui visuomenei nacionaliniuose archyvuose, jei taikoma nuosaikesnė ribojimo tvarka nei išdėstyta šiame Reglamente,
kadangi Bendrijos archyvų tvarkymas ir kritiška analizė yra vertingi ne tik bendriems istoriniams tyrinėjimams, bet tuo pat metu gali palengvinti su Bendrijos reikalais susijusių institucijų darbą ir tokiu būdu prisidėti prie spartesnio visų Bendrijų tikslų įgyvendinimo,
kadangi Sutartys nenurodo konkrečių veiklos galių bendros tvarkos nustatymui šioje srityje,
kadangi turi būti suformuluoti tik tam tikri esminiai principai, o kiekviena Bendrijos institucija pati patvirtina vidaus taisykles, reikalingas tokių principų įgyvendinimui,
PRIĖMĖ ŠĮREGLAMENTĄ:
1 straipsnis
1. Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos institucijos (toliau - institucijos) įsteigia istorinius archyvus ir vadovaudamosi šiuo Reglamentu atveria juos visuomenei praėjus 30 metų laikotarpiui nuo dokumento ar įrašo parengimo. Šiame Reglamente Ekonomikos ir socialinių reikalų komitetui bei Audito Rūmams taikoma ta pati tvarka kaip Europos ekonominės bendrijos steigimo sutarties 4 straipsnio 1 dalyje ir Europos atominės energijos bendrijos steigimo sutarties 3 straipsnio 1 dalyje nurodytoms institucijoms,
2. Šiame Reglamente:
a) "Bendrijos archyvai" - visi su Europos ekonominės bendrijos ir (arba) Europos atominės energijos bendrijos (toliau - Europos bendrijos) veikla susiję dokumentai ir įrašai, nepriklausomai nuo jų rūšies ir laikmenos, kurioje, vykdydama savo funkcijas, parengė ar gavo viena iš institucijų, jos atstovai ar tarnautojai.;
b) "istoriniai archyvai" - šio Reglamento 7 straipsnio tvarka nuolatiniam saugojimui atrinkti Bendrijos archyvai.
3. Visų dokumentų ir įrašų, kurie buvo laisvai prieinami nepasibaigus 1 dalyje nurodytam laiko tarpui, naudojimas neribojamas.
4. Pasibaigus 1 dalyje nurodytam 30 metų laikotarpiui, leidimas naudotis istoriniais archyvais suteikiamas kiekvienam prašymą pateikusiam asmeniui, sutinkančiam laikytis atitinkamos institucijos nustatytų vidaus taisyklių.
5. Istoriniuose archyvuose naudojamos kopijos. Tačiau institucijos gali leisti naudotis dokumentų ar įrašų originalais, jei naudotojas išreiškia specifinį ir tinkamai pagrįstą susidomėjimą.
2 straipsnis
Šis Reglamentas netaikomas Europos Bendrijų personalo byloms ir dokumentams bei įrašams, kuriuose pateikiama informacija apie asmenų privatų ar profesinį gyvenimą.
3 straipsnis
1. Visuomenei neileidžiama susipažint su šiais dokumentais:
a) 1958 m. liepos 31 d. Bendrijos reglamento Nr. 3 įgyvendinančio Europos atominės energijos bendrijos steigimo sutarties 24 straipsnį [3] 10 straipsnyje nustatyta tvarka įslaptintų dokumentų, kurie nebuvo išslaptinti;
b) pagal Europos atominės energijos bendrijos steigimo sutarties VI skyrių Euratomo tiekimo agentūrai pateiktos ar su ja sudarytos sutartys;
c) Europos Bendrijų Teisingumo Teismui nagrinėti pateikti bylų dokumentų ir įrašų.
2. Dokumentų ir įrašų, kurie pagal atitinkamos institucijos taisykles ir praktiką turi įslaptinimo žymą "konfidencialiai" ar aukštesnę, susipažinimas yra neleidžiamas, nebent jie buvo išslaptinti vadovaujantis 5 straipsniu.
4 straipsnis
1. Dokumentų ir įrašų, kuriuose jų pateikimo institucijai metu yra tarnybinę ar verslo paslaptį sudarančios informacijos, naudojimo ribojimas trunka 30 metų, nebent dokumentą ar įrašą gavusi institucija iš anksto informuoja atitinkamą asmenį ar bendrovę apie ketinimą neriboti naudojimo ir tas asmuo ar bendrovė neišsako prieštaravimo per laiko tarpą, kuris turi būti nustatytas 9 straipsnyje nurodytoje įgyvendinimo tvarkoje.
2. 1 dalis taip pat taikoma institucijos parengtiems dokumentams ir įrašams, kuriuose yra tarnybos ar verslo paslaptį sudarančios informacijos.
5 straipsnis
1. 1 straipsnio 1 dalyje nurodytai 30 metų ribojimo taisyklei įgyvendinti kiekviena institucija tinkamu laiku, bet ne vėliau nei praėjus 25 metams nuo dokumento ar įrašo parengimo, patikrina visus įslaptinimo žymą ",konfidencialiai" ir aukštesnį slaptumo lygį turinčius dokumentus ir įrašus ir sprendžia dėl jų išslaptinimo. Po pirmo patikrinimo neišslaptinti dokumentai ir įrašai tikrinami periodiškai ne rečiau nei kas penkeri metai.
2. Jei dokumentas ar įrašas yra gautas iš valstybės narės ar kitos institucijos, institucija laikosi rengėjo nustatyto slaptumo lygio. Tačiau plačiausiam įmanomam priėjimui prie Bendrijos archyvų užtikrinti, institucijos ir valstybės narės gali sutarti dėl dokumentų ir įrašų išslaptinimo pagal bendru sutarimu nustatytus kriterijus.
6 straipsnis
1. Institucijų parengtų įslaptintų dokumentų ir įrašų, kurie nėra išslaptinti ir yra fiziškai laikomi valstybių narių viešuose archyvuose, naudojimui valstybės narės privalo taikyti ribojimo tvarką, nenuosaikesnę nei išdėstyta 1-5 straipsniuose.
2. 1 dalis taip pat taikoma valstybių narių dokumentams ir įrašams, kuriuose pateikiama visa ar dalis 1 dalyje minimos informacijos.
7 straipsnis
Kiekviena institucija visus einamuosiuose archyvuose laikomus dokumentus ir įrašus perkelia į istorinius archyvus ne vėliau nei po 15 metų nuo jų parengimo. Pagal 9 straipsnį kiekvienos institucijos parengtų kriterijų pagrindu nustatoma priminio rūšiavimo tvarka, skirta dokumentų ir įrašų grupavimui į saugotinus ir neturinčius administracinės ar istorinės vertės.
8 straipsnis
1. Kiekviena institucija savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra.
2. Kiekviena prašymą gavusi institucija pateikia valstybei narei ar kitai institucijai pilną savo istorinių archyvų, kurių naudojimas nėra ribojimas šiuo Reglamentu, mikroformų kopijų rinkinį, jei prašymą gavusi institucija nėra įsisteigusi prašančiojoje valstybėje arba prašančioji institucija nėra toje pačioje valstybėje.
9 straipsnis
Kiekviena institucija gali nustatyti savo vidaus tvarką šio Reglamento įgyvendinimui.
Šis Reglamentas yra privalomas visas ir tiesiogiai taikomas visose valstybėse narėse.
Priimta Briuselyje, 1983 m. vasario 1 d.