Ir-regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1386/2002
tad-29 ta’ Lulju 2002
li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1164/94 fir-rigward tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għall-għajnuna mogħtija taħt il-Fondi ta’ Koeżjoni u l-proċedura sabiex isiru korrezzjonijiet finanzjarji
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea;
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1164/94 tas-16 ta’ Mejju 1994 li jistabbilixxi Fond ta’ Koeżjoni [1], kif emendat bir-Regolament (KE) Nru 1264/1999 u (KE) Nru 1265/1999 [2], u b’mod partikolari Artikolu 12(4) tiegħu u Artikolu Ħ(4) ta’ l-Anness għalih,
Billi:
(1) Artikolu 12(1) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 jeħtieġ lill-Istati Membri sabiex jieħdu numru ta’ miżuri sabiex jiżguraw li l-Fond ta’ Koeżjoni tal-Komunità jiġi wżat b’mod effiċjenti u korrett u bi qbil mal-prinċipju ta’ amministrazzjoni finanzjarja tajba.
(2) Għal dan il-għan, hemm bżonn li l-Istati Membri jipprovdu gwida adegwata fir-rigward ta’ l-organizzazzjoni tal-funzjonijiet relevanti tal-korpi responsabbli għall-implimentazzjoni tal-proġetti, sabiex jiġi ċertifikat l-infiq u għall-amministrazzjoni ġenerali u l-koordinament ta’ l-operazzjonijiet tal-Fond ta’ Koeżjoni fl-Istat Membru konċernat.
(3) Ir-Regolament (KE) Nru 1164/94 jeħtieġ li l-Istati Membri jikkoperaw mal-Kummissjoni f’li jiżguraw li jkollhom amministrazzjoni u sistemi ta’ kontroll li jaħdmu tajjeb u li jagħtuha l-assistenza kollha meħtieġa fit-twettieq tal-kontrolli, li jinkludu kontrolli kampjuni.
(4) Sabiex jiġu armonizzati l-istandards għaċ-ċertifikazzjoni ta’ l-infiq li għalih huma mitlubin pagamenti mill-Fondi, għandu jiġi stabbilit il-kontenut ta’ ċertifikati bħal dawn u għandhom jiġu speċifikati n-natura u l-kwalità ta’ l-informazzjoni li jiddependu fuqha.
(5) Sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ twettaq il-kontrolli li hemm referenza għalihom f’Artikolu 12(2) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94, l-Istati Membri għandhom jipprovduha meta mitlubin b’data li l-korpi responsabbli għall-implimentazzjoni tal-proġetti u għall-amministrazzjoni u l-kordinament ġenerali ta’ l-operazzjonijiet tal-Fond ta’ Koeżjoni jkunu jeħtieġu sabiex jissodisfaw il-ħtiġiet ta’ l-amministrazzjoni, il-kontroll u l-evalwazzjoni ta’ dak ir-Regolament. Huwa neċessarju li jiġi stabbilit il-kontenut ta’ data bħal din u l-format u l-mezz ta’ trasmissjoni ta’ files tal-kompjuter meta d-data tiġi fornuta f’forma elettronika. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li data komputerizzata u data oħra tinżamm protetta u b’mod konfidenzjali.
(6) Dan ir-Regolament għandu japplika mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 tal-11 ta’ Novembru 1996 dwar il-kontrolli u l-ispezzjonijiet fuq il-post imwettqa mill-Kummissjoni sabiex tipproteġi l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej kontra l-frodi u irregolaritajiet oħra [3].
(7) Dan ir-Regolament għandu japplika mingħajr preġudizzju għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1831/94 tas-26 ta’ Lulju 1994 dwar l-irregolaritajiet u l-irkupru ta’ somom ta’ flus imħallsa b’mod mhux dovut b’konnessjoni mal-finanzjament tal-Fond ta’ Koeżjoni u l-organizzazzjoni tas-sistema ta’ l-informazzjoni f’dan il-qasam [4].
(8) Għandhom jiġu stabbiliti dispożizzjonijiet dettaljati dwar il-proċedura taħt Artikolu Ħ ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, inkluż l-irkupru ta’ l-ammonti mħallsa b’mod mhux dovut, ħlas lura lill-Kummissjoni u interessi awtomatiċi,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
IL-KAPITOLU I
Materja tas-soġġett u għan
Artikolu 1
Dan ir-Regolament jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 fir-rigward ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontrolli għall-assistenza mogħtija mill-Fond ta’ Koeżjoni (minn issa ’l quddiem issir referenza għalih bħala il-Fond) għal miżuri eliġibbli li jaqgħu fi ħdan Artikolu 3 ta’ dak ir-Regolament u li ġew approvati għall-ewwel darba wara l-1 ta’ Jannar 2000, u fir-rigward tal-proċedura sabiex isiru korrezzjonijiet finanzjarji għal assistenza bħal din.
IL-KAPITOLU II
Sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll
Artikolu 2
1. Kull Stat Membru għandu jiżgura li tingħata gwida adekwata dwar id-dispożizzjoni ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll meħtieġa sabiex jiżguraw il-ġestjoni tajba tal-Fond bi qbil mal-prinċipji u standards aċċettati b’mod ġenerali lill-korpi u lill-awtoritajiet li ġejjin:
(a) il-korpi responsabbli għall-implimentazzjoni ta’ proġetti taħt Artikolu 10(4) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 (minn issa ’l quddiem imsejħin korpi ta’ implimentazzjoni);
(b) l-awtoritajiet jew korpi responsabbli milli jiċċertifikaw id-dikjarazzjonijiet ta’ infiq li għalihom jiġu mitlubin pagamenti mill-Fond taħt Artikolu 12(1)(d) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u Artikolu D(4) ta’ l-Anness għal dak ir-Regolament, inkluż, fejn dawn ikunu differenti, l-awtoritajiet jew il-korpi maħturin taħt Artikolu D(1) ta’ l-Anness II għar-Regolament (minn issa ’l quddiem imsejħin awtoritajiet ta’ ħlas);
(ċ) l-awtoritajiet responsabbli għall-ġestjoni ġenerali u koordinament ta’ l-operazzjonijiet tal-Fond fl-Istat Membru (minn issa ’l quddiem imsejħin awtoritajiet amministrattivi), u
(d) korpi jew servizzi pubbliċi u privati taħt ir-responsabilità ta’ l-awtoritajiet amministrattivi jew ta’ ħlas jew li jwettqu xogħlijiet f’isimhom fir-rigward tal-korpi ta’ implimentazzjoni (minn issa ’l quddiem imsejħin korpi intermedjarji).
B’mod partikolari, dik il-gwida għandha tgħin lil dawk l-awtoritajiet jew korpi f’li jistabbilixxu s-sistemi meħtieġa mhux biss sabiex jipprovdu assigurazzjoni adekwata tal-korrettezza, regolarità u eliġibbilità tat-talbiet għall-assistenza tal-Komunità iżda wkoll sabiex jiżguraw li l-proġetti jiġu mwettqa bi qbil mat-termini tad-deċiżjoni relevanti u ma l-għanijiet mogħtija għal dawk il-proġetti.
2. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament, "korpi ta’ implimentazzjoni" għandha tinkludi, fejn il-korp mhuwiex ir-reċipjent finali tal-fondi, korpi u ditti involuti fl-implimentazzjoni tal-proġett, kemm bħala pussessur ta’ konċessjoni, bħala persuna maħtura jew xorta oħra.
3. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament, u għajr fejn speċifikat b’mod ieħor, "proġett" ifisser kull proġett individwali, fażi ta’ proġett jew grupp ta’ proġetti li jaqgħu fi ħdan Artikolu 1(3) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94, jew kwalunkwe miżura li taqa’ fi ħdan Artikolu 3(2) ta’ dak ir-Regolament li huwa s-soġġett ta’ deċiżjoni meħuda taħt Artikolu 10(6) tiegħu (minn issa l quddiem imsejħa id-Deċiżjoni ta’ għoti).
Artikolu 3
Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ta’ awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas, korpi intermedji u korpi ta’ implimentazzjoni għandhom, soġġett għall-proporzjonalità fir-rigward tal-volum ta’ assistenza mogħtija, jipprovdu għal:
(a) definizzjoni ċara, allokazzjoni ċara u, dak kollu li jkun hemm bżonn għal amministrazzjoni tajba, separazzjoni adekwata tal-funzjonijiet fi ħdan l-organizzazzjoni konċernata;
(b) sistemi effettivi sabiex jiġi żgurat li l-funzjonijiet jiġu mwettqa b’mod sodisfaċenti;
(ċ) fil-każ ta’ korpi intermedji, rappurtar lill-awtorità responsabbli dwar ir-rendiment tal-ħidmiet tagħhom u l-mezzi wżati.
Artikolu 4
1. Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li hemm referenza għalihom f’Artikolu 3 għandhom jinkludu proċeduri li jivverifikaw l-awtentiċità ta’ l-infiq dikjarat u l-eżekuzzjoni tal-proġett mill-fażi preparatorja tiegħu sad-dħul fis-seħħ ta’ l-investiment finanzjat bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ għoti relevanti, ma’ l-għanijiet mogħtija lill-proġett, u ma regoli nazzjonali u tal-Komunità applikabbli fuq, b’mod partikolari, l-eliġibbilità ta’ l-infiq għal għajnuna mill-Fond, protezzjoni ta’ l-ambjent, trasport, networks trans-Ewropej, kompetizzjoni u akkwist pubbliku.
Il-verifiki għandhom ikopru l-aspetti kollha, kemm jekk ta’ natura teknika kif ukoll jekk ta’ natura amministrattiva, li jistabbilixxu l-utilizzazzjoni effettiva tal-fondi mwegħda.
2. Il-proċeduri għandhom jeħtieġu r-reġistrazzjoni tal-verifiki ta’ proġetti fuq il-post. Ir-records għandhom jiddikjaraw ix-xogħol imwettaq, ir-riżultati tal-verifiki u l-miżuri meħuda fir-rigward tad-diskrepanzi. Fejn verifiki fiżiċi jew amministrattivi ma jkunux eżawrenti, iżda jiġu mwettqa fuq kampjun ta’ ħidmiet jew ta’ transazzjonijiet, ir-records għandhom jidentifikaw il-ħidmiet jew it-transazzjonijiet magħżula u għandhom jiddeskrivu l-metodu ta’ teħid ta’ kampjuni.
Artikolu 5
1. L-Istati Membri għandhom, fir-rigward ta’ proġetti approvati għall-ewwel darba wara l-1 ta’ Jannar 2000, jinformaw lill-Kummissjoni, fi żmien tlett xhur mill-approvazzjoni ta’ l-assistenza jew tad-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament, bl-organizzazzjoni ta’ l-awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas u bil-korpi intermedji responsabbli għall-ħidmiet tal-Fond fil-pajjiż tagħhom, bis-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll, fis-seħħ f’dawn l-awtoritajiet u korpi u bit-titjib ippjanat bi qbil mal-gwida li hemm referenza għaliha f’Artikolu 2(1).
2. Il-komunikazzjoni għandu jkun fiha l-informazzjoni li ġejja fir-rigward ta’ kull awtorità ta’ ġestjoni u ta’ ħlas u ta’ kull korp intermedju:
(a) il-funzjonijiet li għandhom x’jaqsmu magħhom;
(b) l-allokazzjoni ta’ funzjonijiet bejn jew fi ħdan id-dipartimenti tagħhom, inklużi bejn l-awtorità ta’ ġetjoni u ta’ ħlas fejn dawn ikunu l-istess korp;
(ċ) il-proċeduri għall-ispezzjoni u l-aċċettazzjoni tax-xogħlijiet u li bihom jiġu rċevuti, vverifikati u vvalidati talbiet għal rimbors ta’ l-infiq, u li bihom jiġu awtorizzati, mwettqa u ġġustifikati pagamenti lill-benefiċjarji; u
(d) id-dispożizzjonijiet għall-verifika ta’ sistemi ta’ tmexxija u ta’ kontroll.
3. Il-Kummissjoni għandha, f’koorperazzjoni ma’ l-Istat Membru, tissodisfa lilha nnifisha li s-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ippreżentati taħt il-paragrafi 1 u 2 jissodisfaw l-istandards meħtieġa mir-Regolament (KE) Nru 1164/94 u b’dan ir-Regolament, u għandha tgħarraf bi kwalunkwe ostakoli għat-trasparenza tal-kontrolli fuq il-ħidma tal-Fond u għat-twettiq tar-responsabilitajiet minn naħa tal-Kummissjoni taħt Artikolu 274 tat-Trattat. Għandhom isiru reviżjonijiet tal-ħidma tas-sistemi fuq bażi regolari.
Artikolu 6
1. Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għandhom jipprovdu sekwenza ta’ transazzjonijiet suffiċjenti.
2. Sekwenza ta’ transazzjonijiet għandha titqies suffiċjenti fejn din tippermetti:
(a) rikonċiljazzjoni ta’ l-ammonti sommarji ċċertifikati lill-Kummissjoni bir-rekords ta’ infiq individwali u bid-dokumenti ta’ sostenn miżmuma fil-livelli amministrattivi varji u mill-korpi ta’ implimentazzjonii;
(b) verifika ta’ l-allokazzjoni u t-trasferiment tal-fondi tal-Komunità u nazzjonali disponibbli;
(ċ) verifika tal-korrettezza ta’ l-informazzjoni pprovduta ma’ l-eżekuzzjoni tal-proġett bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija lill-proġett;
3. Deskrizzjoni indikattiva tal-ħtiġiet ta’ l-informazzjoni għal sekwenza ta’ transazzjonijiiet suffiċjenti hija mogħtija f’Anness I.
4. L-awtorità amministrattiva għandha tissodisfa lilha nnifisha fuq il-punti li ġejjin:
(a) li hemm proċeduri sabiex jiżguraw li d-dokumenti li huma relevanti għall-oġġetti speċifiċi ta’ l-infiq mġarrab, pagamenti magħmulin, ħidmiet li jkunu qegħdin isiru u l-verifiki tagħhom imwettqa fir-rigward tal-proġett u li huma meħtieġa għal sekwenza ta’ transazzjonijiet suffiċjenti, huma miżmuma bi qbil mal-ħtiġiet ta’ Artikolu G(3) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u ma’ Anness I għal dan ir-Regolament;
(b) li jinżamm rendikont tal-korp li jkun qiegħed iżommhom u fejn ikunu jinsabu;
(ċ) li d-dokumenti ikunu disponibbli għal spezzjoni mill-persuni u mill-korpi li normalment ikollhom id-dritt li jispezzjonaw dokumenti bħal dawn.
5. Il-persuni u l-korpi li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 4(ċ) għandhom ikunu:
(a) il-personal ta’ l-awtorità amministrattiva u ta’ ħlas, ta’ korpi intermedji u tal-korp ta’ implimentazzjoni li jipproċessaw it-talbiet għall-pagamenti;
(b) is-servizzi li jkunu impenjati fil-verifiki ta’ sistemi ta’ tmexxija u ta’ kontroll;
(ċ) il-persuna jew id-dipartiment ta’ l-awtorità ta’ ħlas responsabbli għaċ-ċertifikazzjoni tat-talbiet għal pagamenti interim u finali taħt Artikolu 12(1)(d) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u Artikolu D(2)(d) ta’ Anness II għal dak ir-Regolament, u l-persuna jew id-dipartiment li joħroġ id-dikjarazzjoni taħt Artikolu 12(1)(f) tar-Regolament;
(d) uffiċjali bil-mandat ta’ istituzzjonijiet nazzjonali ta’ verifika u l-Komunità.
Jistgħu jeħtieġu li jiġu fornuti lilhom, siltiet jew kopji tad-dokumenti jew records ta’ kontabilità li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 4.
Artikolu 7
L-awtorità ta’ ħlas għandha żżomm rendikont ta’ l-ammonti rikuperabbli mill-pagamenti ta’ l-assistenza tal-Komunità diġà magħmulin, u għandha tiżgura li l-ammonti jiġu rkuprati mingħajr dewmien mhux ġustifikat. Wara l-irkupru, hija għandha tħallas lura l-pagamenti irregolari rkuprati, flimkien ma’ l-interessi rċevuti fuq pagament tard, billi jitnaqqsu l-ammonti konċernati mid-dikjarazzjoni ta’ l-infiq tagħha li jmiss u titlob għal pagament lill-Kummissjoni. Jekk dan ma jkunx biżżejjed, il-Kummissjoni tista titlob li l-ammont żejjed jiġi mrodd lura lilha.
L-awtorità ta’ ħlas għandha tibgħat lill-Kummissjoni darba fis-sena, f’anness għar-raba’ rapport ta’ kull tlett xhur dwar l-irkupri fornuti taħt ir-Regolament (KE) Nru 1831/94, dikjarazzjoni ta’ l-ammonti li jkunu qegħdin jistennew irkupru f’dik id-data, ikklassifikati skond is-sena tal-bidu tal-proċedimenti ta’ rkupru.
IL-KAPITOLU III
Ċertifikazzjoni ta’ nfiq
Artikolu 8
1. Iċ-ċertifikati tad-dikjarazzjonjiet ta’ nfiq interim u finali li hemm referenza għalihom f’Artikolu 12(1)(d) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u fir-raba’ inċiż ta’ Artikolu D(2)(d) ta’ l-Anness għalih, għandhom jiġu stabbiliti fil-forma preskritta f’Anness II għal dan ir-Regolament minn persuna jew dipartiment fi ħdan l-awtorità ta’ ħlas li hija indipendenti funzjonalment minn kwalunkwe servizzi li japprovaw it-talbiet.
2. Qabel ma tiċċertifika kwalunkwe dikjarazzjoni, l-awtorità ta’ ħlas għandha tissodisfa lilha nnifisha li ġew sodisfatti l-kondizzjonijiet li ġejjin:
(a) l-awtorità amministrattiva, il-korpi intermedjarji u l-korp ta’ implimentazzjoni ssodisfaw il-ħtiġiet tar-Regolament (KE) Nru 1164/94, b’mod partikolari Artikolu 12(1)(c) u (e) tiegħu u Artikolu D(2)(b) u (d) ta’ l-Anness għalih, u osservat it-termini tad-Deċiżjoni ta’ għoti;
(b) id-dikjarazzjoni ta’ nfiq tinkludi l-infiq biss:
(i) li fil-fatt ġie magħmul fiż-żmien il-perjodu ta’ eliġibbilità stabbilit fid-Deċiżjoni ta’ għoti u jista’ jiġi appoġġjat b’fatturi jew dokumenti tal-kontabilità ta’ valur probattiv ekwivalenti;
(ii) li għandu x’jaqsam max-xogħlijiet li mhux bilfors kienu tlestew fiż-żmien meta ġiet mdaħħla l-applikazzjoni għal assistenza;
(iii) li hija ġġustifikata bil-progress jew tmiem tal-proġetti bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija għall-proġetti;
3. Sabiex is-suffiċjenza tas-sistemi ta’ kontroll u tas-sekwenza ta’ transazzjonijiet tkun tista’ dejjem tiġi kkunsidrata qabel ma tiġi ppreżentata dikjarazzjoni ta’ nfiq lill-Kummissjoni, l-awtorità amministrattiva għandha tiżgura li l-awtorità ta’ ħlas tinżamm informata bil-proċeduri mħaddma minnha, u minn korpi intermedji u mill-korp ta’ implimentazzjoni sabiex:
(a) tivverifika l-awtentiċità ta’ l-infiq iddikjarat u l-eżekuzzjoni tal-proġett bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija lill-proġetti;
(b) tiżgura l-konformità mar-regoli applikabbli;
(ċ) iżżomm is-sekwenza tat-transazzjonijiet.
4. F’każijiet fejn l-awtorità amministrattiva u l-awtorità ta’ ħlas huma jew jappartjenu għall-istess korp, dan il-korp għandu jiżgura li jiġu applikati l-proċeduri li joffru standards ta’ kontroll ekwivalenti għal dawk stipulati fil-paragrafi 2 u 3.
IL-KAPITOLU IV
Kontrolli kampjuni
Artikolu 9
1. L-Istati Membri għandhom jorganizzaw kontrolli fuq proġetti fuq bażi ta’ teħid ta’ kampjuni xierqa, b’mod partikolari imfassla sabiex:
(a) jivverifikaw l-effettività tas-sistemi amministrattiva u ta’ kontroll fis-seħħ;
(b) jivverifikaw b’mod selettiv, fuq il-bażi ta’ analiżi tar-riskju, id-dikjarazzjonijiet ta’ l-infiq fil-livelli varji konċernati.
2. Il-kontrolli mwettqa għall-perjodu 2000-2006 għandhom ikopru għallinqas 15 % ta’ l-ispiża eliġibbli totali mġarrba fuq proġetti approvati l-ewwel matul dak il-perjodu. Dan il-persentaġġ jista’ jitnaqqas fi proporzjon għall-infiq mġarrab qabel id-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament. Il-kontrolli għandhom ikunu bażati fuq kampjun rappreżentattiv ta’ transazzjonijiet, filwaqt li jingħata kas tal-ħtiġiet tal-paragrafu 3.
L-Istati Membri għandhom jaħdmu bis-sħiħ sabiex iferrxu l-implimentazzjoni tal-kontrolli b’mod ugwali fuq il-perjodu konċernat. Għandhom jiżguraw separazzjoni adattata tal-ħidmiet bħal bejn f’kontrolli bħal dawn u l-implimentazzjoni jew proċeduri ta’ pagamenti li għandhom x’jaqsmu ma’ proġetti.
3. L-għażla tal-kampjun ta’ transazzjonijiet li għandhom jiġu kkontrollat għandha tqis:
(a) il-ħtieġa għal kontroll ta’ taħlita xierqa ta’ tipi u ta’ daqsijiet ta’ proġetti;
(b) kwalunkwe fatturi ta’ riskju li kienu ġew identifikati mill-kontrolli nazzjonali jew tal-Komunità;
(ċ) il-ħtieġa li jiġi żgurat li t-tipi differenti ta’ korpi nvoluti fl-amministrazzjoni u implimentazzjoni ta’ proġetti u ż-żewġ setturi ta’ attività (trasport u l-ambjent) jiġu kontrollati b’mod sodisfaċenti.
Artikolu 10
Permezz tal-kontrolli, l-Istati Membri għandhom jaħdmu sabiex jivverifikaw dawn li ġejjin:
(a) l-applikazzjoni prattika u l-effettività tas-sistemi amministrattiva u ta’ kontroll;
(b) l-eżekuzzjoni ta’ proġetti bi qbil mat-termini tad-Deċiżjoni ta’ l-għoti u l-għanijiet mogħtija lill-proġetti;
(ċ) għal numru adekwat ta’ records ta’ kontabilità, il-korrispondenza ta’ dawn ir-records ma’ dokumenti ta’ sostenn miżmumin mill-korpi intermedji, u l-korp ta’ implimentazzjoni;
(d) żżomm sekwenza tat-transazzjonijiet suffiċjenti;
(e) għal numru adegwat ta’ punti ta’ nfiq, li n-natura u ż-żmien ta’ l-infiq relevanti jikkonformaw mad-dispożizzjonijiet tal-Komunità u jikkorrespondu għall-ispeċifikazzjonijiet approvati tal-proġett u tax-xogħlijiet fil-fatt imwettqa;
(f) li l-ko-finanzjament nazzjonali xieraq ikun fil-fatt ġie magħmul disponibbli; u
(ġ) li l-proġetti ko-finanzjati ġew implimentati bi qbil mar-regoli u l-politika tal-Komunità kif meħtieġ minn Artikolu 8 tar-Regolament (KE) Nru 1164/94.
Artikolu 11
Il-kontrolli għandhom jistabbilixxu jekk xi problemi li wieħed ltaqa’ magħhom humiex ta’ karattru sistematiku, li jinvolvu riskju għal proġett ieħor jew għall-proġetti kollha mwettqa mill-istess korp ta’ implimentazzjoni jew fl-Istat Membru konċernat. Għandhom jidentifikaw ukoll il-kawżi ta’ sitwazzjonijiet bħal dawn, kwalunkwe eżaminazzjoni li tista tkun meħtieġa u l-azzjoni korrettiva u ta’ prevenzjoni meħtieġa.
Artikolu 12
Bi qbil ma’ Artikolu G(1) ta’ l-Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, l-Istati Membri għandhom jinformaw lill-Kummissjoni sat-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena, u għall-ewwel darba sat-30 ta’ Ġunju 2003, bl-applikazzjoni tagħhom ta’ Artikoli 9 sa 11 ta’ dan ir-Regolament fis-sena kalendarja ta’ qabel u barra minn hekk għandhom jipprovdu kull amplifikazzjoni jew aġġornament meħtieġ għad-deskrizzjoni tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ikkomunikati taħt Artikolu 5(1).
IL-KAPITOLU V
Dikjarazzjoni ta’ tmiem ta’ proġetti
Artikolu 13
Il-persuna jew id-dipartiment maħtura sabiex toħroġ id-dikjarazzjonijiet dwar it-tmiem tal-proġetti taħt Artikolu 12(1)(f) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 għandu jkollha funzjoni indipendenti mill-:
(a) l-awtorità amministrattiva, il-korp ta’ implimentazzjoni u l-korpi intermedji
(b) il-persuna jew id-dipartiment fi ħdan l-awtorità ta’ ħlas responsabbli għall-istabbiliment taċ-ċertifikati li hemm referenza għalihom f’Artikolu 8(1).
Għandha twettaq eżaminazzjoni skond standards ta’ verifika aċċettati fuq livell internazzjonali. Għandha tkun fornuta mill-korp ta’ implimentazzjoni, l-awtorità amministrattiva u ta’ ħlas u mill-korpi intermedji bl-informazzjoni kollha meħtieġa u għandha tingħata aċċess għar-rekords u l-evidenza ta’ sostenn meħtieġa għall-istabbiliment tad-dikjarazzjoni.
Artikolu 14
Id-dikjarazzjonijiet għandhom ikunu bażati fuq eżaminazzjoni tas-sistemi amministrattiva u ta’ kontroll, tat-tisjib tal-kontrolli diġà mwettqa u, fejn ikun hemm bżonn, ta’ kontroll kampjun tat-transazzjonijiet, u tar-rapport finali mfassal taħt Artikolu F(4) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94. Il-persuna jew id-dipartiment li joħroġ id-dikjarazzjoni għandu jagħmel l-istħarriġ kollu meħtieġ sabiex jikseb assigurazzjoni raġjonevoli li l-istqarrija ċċertifikata ta’ l-infiq hija korretta, li t-transazzjonijiet involuti huma legali u regolari u li l-proġett twettaq bi qbil mat-termini ta’ l-għoti tad-Deċiżjoni u l-għanijiet mogħtija għall-proġett.
Id-dikjarazzjonijiet għandhom jiġu formulati fuq il-bażi tal-mudell indikattiv muri f’Anness III u għandhom ikunu akkompanjati b’rapport li għandu jinkludi l-informazzjoni kollha relevanti sabiex tiġġustifika d-dikjarazzjoni, inkluż sommarju tat-tisjib tal-kontrolli kollha mwettqa mill-korpi nazzjonali u tal-Komunità li d-dikjarant kellu aċċess għalihom.
Artikolu 15
Jekk il-preżenza ta’ dgħjufijiet importanti fit-tmexxija jew fil-kontroll jew il-frekwenza għolja ta’ irregolaritajiet li wieħed iltaqa’ magħhom jew dubju dwar jekk il-proġett ġiex implimentat tajjeb, ma jħallux id-dispożizzjoni ta’ assigurazzjoni totali pożittiva fir-rigward tal-validità tat-talba għall-ħlas tal-bilanċ finali u ċ-ċertifikat finali ta’ nfiq, id-dikjarazzjoni għandha tirreferi għal dawn iċ-ċirkostanzi u għandha tistma kemm hija kbira l-problema u l-impatt finanzjarju tagħha.
F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tista’ titlob li jsir kontroll ieħor bil-għan li jiġu identifikati u korretti l-irregolaritajiet fi ħdan il-perjodu ta’ żmien speċifikat.
IL-KAPITOLU VI
Forma u kontenut ta’ l-informazzjoni ta’ kontabilità li għandha tinżamm u li għandha tiġi kkomunikata lill-Kummissjoni meta mitluba
Artikolu 16
1. Ir-rekords tal-kontabilità fuq proġetti li hemm referenza għalihom f’Anness I għandhom kemm jista’ jkun jinżammu f’forma komputerizzata. Records bħal dawn għandhom ikunu disponibbli għall-Kummissjoni fuq talba speċifika tagħha għall-għan li jitwettqu kontrolli dokumentarji u fuq il-post, mingħajr preġudizzju għall-ħtieġa li jiġu pprovduti rapporti annwali taħt Artikolu F(4) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94.
2. Il-Kummissjoni għandha tiftiehem ma’ kull Stat Membru dwar il-kontenut tar-record tal-kompjuter li għandhom isiru disponibbli taħt il-paragrafu 1, il-mezz li bih dawn jiġu kkomunikati, u t-tul tal-perjodu meħtieġ sabiex jiġu żviluppati kwalunkwe sistemi tal-kompjuter meħtieġa. L-għan ta’ l-informazzjoni li tista tiġi mitluba, u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi preferuti għat-trasferiment tal-files tal-kompjuter lill-Kummissjoni, huma indikati f’Annessi IV u V.
3. Fuq talba bil-miktub tal-Kummissjoni, l-Istati Membri għandhom jipprovdu lill-Kummissjoni bir-records li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 1 fi żmien 10 t’ijiem xogħol mill-irċevuta tat-talba. Jista’ jiġi miftiehem perjodu differenti bejn il-Kummissjoni u l-Istat Membru, b’mod partikolari fejn ir-records ma jkunux disponibbli fil-forma kompjuterizzata.
4. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li l-informazzjoni mgħoddija mill-Istati Membri jew miġbura minnha waqt spezzjonijiet fuq il-post tinżamm kunfidenzjali u protetta bi qbil ma’ Artikolu 287 tat-Trattat.
5. Soġġetti għal-liġijiet nazzjonali relevanti, l-uffiċjali tal-Kummissjoni għandu jkollhom aċċess għad-dokumenti kollha mħejjija jew bil-ħsieb għal jew wara kontrolli mwettqa taħt dan ir-Regolament u għad-data miżmuma, inkluża dik maħżuna fis-sistemi tal-kompjuter.
IL-KAPITOLU VII
Korrezzjonijiet finanzjarji
Artikolu 17
1. L-ammont tal-korrezzjonijiet finanzjarji magħmula mill-Kummissjoni taħt Artikolu Ħ(2) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 għal irregolaritajiet individwali jew sistematiċi għandu jiġi stmat kull meta jkun possibbli u prattikabbli fuq il-bażi ta’ files individwali u għandu jkun ugwali għall-ammont ta’ nfiq mitlub bi żball mill-Fondi, wara li jiġi kkunsidrat il-prinċipju tal-proporzjonalità.
2. Meta ma jkunx possibbli jew prattikabbli li jiġi kkwantifikat l-ammont ta’ infiq irregolari b’mod preċiż, jew meta ma jkunx addattat li jiġi kkanċellat l-infiq kollu msemmi, u l-Kummissjoni għalhekk tibbaża l-korrezzjonijiet finanzjarji tagħha fuq estrapolazzjoni jew rati bażi, hija għandha tipproċedi kif ġej:
(a) fil-każ ta’ estrapolazzjoni, għandha tuża kampjun rappreżentattiv ta’ transazzjonijiet b’karatteristiċi simili;
(b) fil-każ ta’ rata bażi, għandha tistma l-importanza u s-severità tal-ksur tar-regoli u l-implikazzjonijet finanzjarji ta’ kull nuqqas fis-sistema ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li wassal għall-irregolarità stabbilita.
3. Meta l-Kummissjoni tibbaża l-pożizzjoni tagħha fuq il-fatti stabbiliti mill-awdituri għajr dawk tas-servizzi tagħha stess, għandha tasal għall-konklużjonijiet tagħha stess fir-rigward tal-konsekwenzi finanzjarji tagħhom, wara li teżamina l-miżuri meħuda mill-Istat Membru konċernat taħt Artikolu 12(1) u (2) tar-Regolament (KE) Nru 1164/94 u Artikolu Ġ(1) ta’ Anness II tiegħu, ir-rapporti fornuti taħt ir-Regolament (KE) Nru 1831/94, u kwalunkwe risposti mill-Istat Membru.
Artikolu 18
1. Il-perjodu ta’ żmien li matulu, l-Istat Membru konċernat jista’ jirrispondi għal talba taħt l-ewwel subparagrafu ta’ Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 sabiex jippreżenta l-kummenti tiegħu, għandu jkun ta’ xahrejn, għajr f’każijiet ġustifikati kif dovut fejn jista jsir qbil għal perjodu itwal mill-Kummissjoni.
2. Fejn il-Kummissjoni tipproponi korrezzjonijiet finanzjarji fuq il-bażi ta’ estrapolazzjoni jew fuq rata bażi, l-Istat Membru għandu jingħata l-opportunità sabiex juri, permezz ta’ eżaminazzjoni tal-files konċernati, li l-kobor veru ta’ l-irregolarità kien inqas mill-istima tal-Kummissjoni. Bi qbil mal-Kummissjoni, l-Istat Membru jista’ jillimita l-għan ta’ din l-eżaminazzjoni għal proporzjon jew kampjun xieraq tal-files konċernati.
Għajr f’każijiet iġġustifikati kif dovut, il-ħin permess għal din l-eżaminazzjoni ma għandux jaqbeż perjodu ieħor ta’ xahrejn wara l-perjodu ta’ xahrejn li hemm referenza għalih fil-paragrafu 1. Ir-riżultati ta’ eżaminazzjoni bħal din għandhom jiġu eżaminati bil-mod speċifikat fit-tieni subparagrafu ta’ Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94. Il-Kummissjoni għandha tqis kull evidenza pprovduta mill-Istat Membru fi ħdan il-limiti ta’ żmien.
3. Kull meta l-Istat Membru jkollu oġġezzjoni għall-osservazzjonijiet magħmula mill-Kummissjoni u ssir seduta taħt it-tieni subparagrafu ta’ Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, il-perjodu ta’ tlett xhur li matulu l-Kummissjoni tista’ tieħu deċiżjoni taħt Artikolu Ħ(1) ta’ Anness II għar-Regolament għandu jibda mid-data tas-seduta.
Artikolu 19
F’każijiet li fihom il-Kummissjoni tkun issospendiet pagamenti taħt Artikolu G(2) ta’ l-Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94, il-Kummissjoni u l-Istat Membru konċernat għandhom jaħdmu bis-sħiħ sabiex jilħqu ftehim bi qbil mal-proċedura u l-limiti ta’ żmien stabbiliti f’Artikolu 18(1) u (2) ta’ dan ir-Regolament. Jekk ma jintlaħaq ebda ftehim, għandu japplika Artikolu 18(3).
Artikolu 20
1. Kull pagament li għandu jsir mill-Kummissjoni bi qbil ma’ Artikolu Ħ(3) ta’ Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 għandu jsir qabel id-data dovuta indikata fl-ordni għall-irkupru stabbilita bi qbil mar-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-estimi ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej. Din id-data sa liema għandu jsir il-pagament għandha tkun l-aħħar ġurnata tat-tieni xahar wara l-ħruġ ta’ l-ordni.
2. Kull dewmien fil-pagament għandu jagħti bidu għal ħlas ta’ interessi fir-rigward tal-ħlas magħmul tard, li jibda f’dik id-data ta’ meta jkun dovut il-pagament li hemm referenza għaliha fil-paragrafu 1 u li jispiċċa fid-data ta’ meta jsir il-pagament. Ir-rata ta’ dawn l-interessi għandha tkun punt perċentwali wieħed u nofs ogħla mir-rata applikata mill-Bank Ċentrali Ewropew fl-operazzjonijiet ta’ finanzjament mill-ġdid prinċipali fl-ewwel jum ta’ ħidma tax-xahar li fih tkun taħbat id-data ta’ meta jkun dovut il-pagament.
3. Korrezzjoni finanzjarja taħt Artikolu Ħ(2) ta’ l-Anness II għar-Regolament (KE) Nru 1164/94 ma għandhiex tippreġudika l-obbligu ta’ l-Istat Membru milli jkompli fl-irkupru taħt Artikolu 12(1)(ħ) ta’ dak ir-Regolament.
4. Meta għandhom jiġu rkuprati ammonti wara irregolarità, is-servizz jew il-korp kompetenti għandu jagħti bidu għal proċedimenti ta’ rkupru u għandu jinnotifika lill-korp ta’ implimentazzjoni u lill-awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas bihom.
IL-KAPITOLU VIII
Dispożizzjonijiet ġenerali u finali
Artikolu 21
Xejn f’dan ir-Regolament ma għandu jimpedixxi lill-Istati Membri milli japplikaw regoli nazzjonali aktar rigorużi minn dawk preskritti fih.
Artikolu 22
Dan ir-Regolament għandu jkun mingħajr preġudizzju għall-obbligi ta’ l-Istati Membri fir-rigward ta’ proġetti approvati għall-ewwel darba qabel l-1 ta’ Jannar 2000 sabiex jiżguraw li l-proġetti ġew imwettqa tajjeb, sabiex jimpedixxu irregolaritajiet u sabiex jieħdu azzjoni kontrihom, u sabiex jirkupraw kwalunkwe ammonti mitlufa minħabba irregolarità jew negliġenza.
Artikolu 23
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba’ jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussel, fid-29 ta’ Lulju 2002.