DEĊIŻJONI TAL-BORD TA’ TMEXXIJA TAL-EUROPOL
tal-4 ta’ Ġunju 2009
dwar il-kundizzjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ dejta fuq il-bażi tal-Artikolu 10(4) tad-Deċiżjoni tal-Europol
(2009/1010/ĠAI)
IL-BORD TA’ TMEXXIJA TAL-EUROPOL,
Wara li kkunsidra d-Deċiżjoni tal-Kunsill 2009/371/ĠAI tas-6 ta’ April 2009 li tistabbilixxi l-Uffiċċju tal-Pulizija Ewropea (1) (aktar ‘il quddiem imsejħa “d-Deċiżjoni tal-Europol”) u b’mod partikolari l-Artikolu 10(4) tagħha,
Billi:
(1)
Hija r-responsabbiltà tal-Bord ta’ Tmexxija, li jaġixxi fuq proposta mid-Direttur u wara li jikkonsulta mal-Korp Konġunt ta’ Sorveljanza, li jiddetermina l-kundizzjonijiet relatati mal-ipproċessar ta’ dejta bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Europol u jekk din tistax tiġi nkluża f’waħda mis-sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni tiegħu, b’mod partikolari fir-rigward tal-aċċess u tal-użu tad-dejta, kif ukoll tal-limiti ta’ żmien għall-ħażna u t-tħassir tad-dejta.
(2)
Il-Bord ta’ Tmexxija, billi jadotta din id-Deċiżjoni, sejjer iqis il-prinċipji tal-Konvenzjoni tal-Kunsill tal-Ewropa għall-Protezzjoni tal-Individwi fir-rigward tal-Ipproċessar Awtomatiku tad-Dejta Personali tat-28 ta’ Jannar 1981 u tar-Rakkomandazzjoni Nru R(87)15 tal-Kumitat tal-Ministri tal-Kunsill tal-Ewropa tas-17 ta’ Settembru 1987 li tirregola l-użu ta’ dejta personal fis-settur tal-pulizija.
(3)
Id-Deċiżjoni tal-Bord ta’ Tmexxija sejra tiġi sottomessa lill-Kunsill għall-approvazzjoni,
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Definizzjonijiet
Għall-għanijiet ta’ din id-Deċiżjoni:
(a)
“dejta personali” tfisser kwalunkwe informazzjoni relatata ma’ persuna fiżika identifikata jew identifikabbli: persuna identifikabbli hija persuna li tista’ tiġi identifikata, direttament jew indirettament, b’mod partikolari b’referenza għal numru ta’ identifikazzjoni jew għal fattur wieħed jew aktar li huwa jew huma speċifiċi għall-identità fiżika, fiżjoloġika, mentali, ekonomika, kulturali jew soċjali tagħha;
(b)
“ipproċessar ta’ dejta personali” tfisser kwalunkwe operazzjoni jew sett ta’ operazzjonijiet imwettqa fuq dejta personali, kemm jekk b’mezzi awtomatiċi kif ukoll jekk le, bħal ġbir, irrekordjar, organizzazzjoni, ħżin, adattament jew emendar, irkupru, konsultazzjoni, użu, żvelar permezz ta’ trasmissjoni, disseminazzjoni jew tagħmel disponibbli b’xi mezz ieħor, allinjament jew kombinazzjoni, imblukkar, tħassir jew qerda;
(c)
“sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni” tfisser is-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, il-fajls ta’ ħidma ta’ analiżi u sistemi oħrajn li jipproċessaw id-dejta personali, kif imsemmi fl-Artikolu 10(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(d)
“Is-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol” tfisser is-sistema li hemm referenza għaliha fl-Artikolu 11(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(e)
“fajl ta’ ħidma tal-analiżi” tfisser fajl miftuħ għall-għanijiet ta’ analiżi, kif imsemmi fl-Artikolu 14 tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(f)
“Korpi tal-UE” tfisser istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji stabbiliti minn, jew fuq il-bażi tat-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea u tat-Trattati li jistabbilixxu l-Komunitajiet Ewropej, kif imsemmi fl-Artikolu 22(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(g)
“partijiet terzi” tfisser Stati Terzi u organizzazzjonijiet kif imsemmija fl-Artikolu 23(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(h)
“persunal tal-Europol debitament awtorizzat” tfisser il-persunal tal-Europol maħtur mid-Direttur biex jipproċessa dejta personali b’mod konformi ma’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 2
Objettiv
Din id-Deċiżjoni għandha tapplika għal dejta personali kkomunikata lill-Europol bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tiegħu u jekk din tistax tiġi nkluża fis-sistemi tal-ipproċessar ta’ informazzjoni tiegħu, bl-eċċezzjoni ta’:
(a)
dejta personali li ddaħħlet fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol skont l-Artikolu 13(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(b)
dejta personali offruta minn Stat Membru, minn korp tal-UE jew minn parti terza biex tiġi nkluża f’fajl ta’ ħidma ta’ analiżi speċifiku kif ukoll dejta personali li ddaħħlet f’fajl ta’ ħidma ta’ analiżi skont l-Artikolu 14 tad-Deċiżjoni tal-Europol;
(c)
dejta personali pprovduta lill-Europol biex tiġi nkluża f’sistema speċifika oħra li tipproċessa dejta personali kif imsemmi fl-aħħar sentenza tal-Artikolu 10(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol.
Artikolu 3
Aċċess u użu
1. L-aċċess għad-dejta personali pproċessata mill-Europol skont din id-Deċiżjoni għandu jkun limitat għall-persunal tal-Europol debitament awtorizzat.
2. Mingħajr preġudizzju għall-Artikolu 17 tad-Deċiżjoni tal-Europol, id-dejta personali pproċessata mill-Europol skont din id-Deċiżjoni għandha tintuża biss bil-għan li jiġi stabbilit jekk tali dejta hijiex rilevanti għall-kompiti tal-Europol u jekk din tkunx tista’ tiġi nkluża fis-sistemi tal-ipproċessar tal-informazzjoni.
3. Fil-każijiet fejn l-Europol jiddetermina li l-dejta hija rilevanti għall-kompiti tiegħu u li din tista’ tiġi nkluża fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, l-Europol għandu jissuġġerixxi li l-Istati Membru li pprovda l-informazzjoni għandu jdaħħal id-dejta fis-Sistema ta’ Informazzjoni tal-Europol, skont l-Artikolu 13(1) tad-Deċiżjoni tal-Europol. Jekk l-Istat Membru ma jsegwix is-suġġeriment tal-Europol, għandu japplika l-Artikolu 5 ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 4
Regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali u dwar is-sigurtà tad-dejta
1. L-Europol għandu, meta jipproċessa dejta personali skont din id-Deċiżjoni, jikkonforma mar-Regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali u dwar is-sigurtà tad-dejta li huma stabbiliti fid-Deċiżjoni tal-Europol, b’mod partikolari l-Artikoli 18, 27, u 35 u r-regoli adottati fl-implimentazzjoni tagħha.
2. Fil-każ li l-Europol jiddeċiedi li jinkludi tali dejta fis-sistemi tal-ipproċessar tal-informazzjoni jew li jħassarha jew jeqridha, huwa għandu jinforma b’dan lill-Istat Membru, lill-Korp tal-UE jew lil parti terza fornituri.
Artikolu 5
Il-limitu ta’ żmien għall-ħażna ta’ dejta
1. Deċiżjoni dwar l-użu ta’ dejta personali b’mod konformi mal-Artikolu 3(2) għandha tittieħed malajr kemm jista’ jkun u fi kwalunkwe każ mhux aktar tard minn sitt xhur wara li tali dejta tkun ġiet irċevuta mill-Europol.
2. Fin-nuqqas ta’ tali deċiżjoni, mal-iskandenza tal-perijodu ta’ sitt xhur, id-dejta personali in kwistjoni għandha titħassar jew tinqered u l-Istat Membru, korp tal-UE jew parti terza li jkunu pprovduha għandhom jiġu infurmati b’dan.
Artikolu 6
Responsabbiltà
L-Europol għandu jkun responsabbli għall-iżgurar tal-konformità mal-Artikoli 3, 4 u 5 ta’ din id-Deċiżjoni.
Artikolu 7
Dħul fis-seħħ
Din id-deċiżjoni sejra tidħol fis-seħħ fl-istess jum tad-data ta’ applikazzjoni tad-Deċiżjoni tal-Europol.
L-Aja, l-4 ta’ Ġunju 2009.
Approvata mill-Kunsill fit-30 ta’ Novembru 2009.