REGOLAMENT TAL-KUMMISSJONI (KE) Nru 1653/2004
tal-21 ta' Settembru 2004
dwar regolament finanzjarju standard tal-aġenziji eżekuttivi skont ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 58/2003 li jfassal l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b'ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 58/2003 tad-19 ta’ Diċembru 2002 li jfassal l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b'ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità (1) u b'mod partikolari l-Artikolu 15 tiegħu,
Wara li kkunsidrat l-opinjoni tal-Parlament Ewropew,
Wara li kkunsidrat l-opinjoni tal-Kunsill,
Wara li kkunsidrat l-opinjoni tal-Qorti tal-Awdituri,
Billi:
(1)
Ir-Regolament (KE) Nru 58/2003 fassal l-istatut tal-aġenziji eżekuttivi li jkunu fdati b’ċerti kompiti fit-tmexxija ta’ programmi tal-Komunità, aġenziji eżekuttivi li l-ħolqien tagħhom ġie fdat lill-Kummissjoni.
(2)
Dawn l-aġenziji eżekuttivi (minn hawn ‘il quddiem “l-aġenziji”) se jkollhom personalità legali u baġit operattiv tagħhom stess li l-eżekuzzjoni tiegħu se tkun regolata minn dan ir-Regolament Finanzjarju standard, konformement mal-Artikolu 15 tar-Regolament (KE) 58/2003. Min-naħa l-oħra, billi l-Kummissjoni ddelegat lill-aġenziji kompiti ta’ eżekuzzjoni baġitarja ta’ krediti operattivi relatati ma' programmi tal-Komunità, dawn l-approprjazzjonijiet jibqgħu imniżżla fil-baġit ġenerali u huma rregolati mir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 rigward ir-Regolament Finanzjarju applikabbli ghall-bagit generali tal-Komunitajiet Ewropej (2) (minn hawn ‘il quddiem “Ir-Regolament Finanzjarju ġenerali”).
(3)
Skont l-Artikolu 15 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 58/2003, il-baġit operattiv tal-aġenziji eżekuttivi jkopri l-ispejjeż operattivi tal-aġenzija eżekuttiva għas-sena finanzjarja.
(4)
Skont ir-Regolament (KE) Nru 58/2003, hemm lok li jiġi stabbilit regolament finanzjarju standard li l-aġenziji jkollhom japplikaw għall-eżekuzzjoni tal-approprjazzjonijiet operattivi tagħhom, u li l-kontenut tiegħu għandu jkun viċin kemm jista’ jkun tar-Regolament Finanzjarju ġenerali. Fin-nuqqas ta’ regoli espressament stabbiliti mill-imsemmi Regolament Finanzjarju Standard, japplikaw id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju ġenerali u tar-Regolament (KE) Nru 2342/2002 tal-Kummissjoni tat-23 ta’ Diċembru 2002 li jippreskrivi regoli ddettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-Kunsill fuq ir-Regolamenti Finanzjaru li jgħoddu għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3)
(5)
L-erba' prinċipji fundamentali tal-liġi tal-baġit (l-unità, l-universalità, l-ispeċifiċità u l-annwalità) u l-prinċipji tal-eżattezza tal-baġit, l-ekwilibriju, l-unità tal-kont, l-amministrazzjoni finanzjarja soda u tat-trasparenza għandhom jiġu affermati mill-ġdid.
(6)
Fil-każ tal-persunal tagħhom, l-aġenżiji se jkollhom jiddistingwu bejn l-impjiegi temporanji, li se jkunu s-suġġett ta' lista tal-persunal suġġetta għall-approvazzjoni tal-awtorità tal-baġit, u l-approprjazzjonijiet li jippermettu r-remunerazzjoni ta' kategoriji oħrajn ta' aġenti, irreklutati b'kuntratti li jiġġeddu.
(7)
Fil-każ tal-atturi finanzjarji, huwa neċessarju li jiġu definiti l-kompetenzi u r-responsabbiltajiet tal-uffiċjal tal-kontijiet u l-uffiċjal awtorizzanti tal-aġenzija li jridu jkunu uffiċjali suġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal tal-Komunitajiet Ewropej, kif ukoll il-kundizzjonijiet li skonthom dan tal-aħħar jkun jista' jiddelega s-setgħat tiegħu ta' eżekuzzjoni tal-baġit.
(8)
Hemm lok li l-uffiċjal awtorizzanti tal-aġenzija jingħata awtonomija wiesgħa ta' ġestjoni. Għal dak li jirrigwarda s-sistema tat-trasferimenti, għandha tingħatalu libertà sħiħa, bil-kundizzjoni li jinforma lill-Kumitat tat-Tmexxija li għandu jkun jista' jopponi f'terminu ta' xahar.
(9)
Skont l-Artikolu 20(2) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003, fl-aġenziji eżekuttivi l-kariga ta' awditur intern hija mwettqa mill-awditur intern tal-Kummissjoni. Għaldaqstant l-awditur intern tal-Kummissjoni għandu jeżerċita fil-konfront tal-aġenziji eżekuttivi l-istess kompiti li ngħatawlu mir-Regolament Finanzjarju ġenerali fil-konfront tas-servizzi tal-Kummissjoni. Barra minn dan, hekk kif inhu l-każ għall-uffiċjali awtorizzanti fi ħdan il-Kummissjoni, l-uffiċjal awtorizzanti tal-aġenzija għandu jkun jista' jingħata pariri dwar il-kontroll tar-riskji minn funzjoni tal-aġenzija stess ta' verifika interna.
(10)
Għal kull aġenzija eżekuttiva, il-kalendarju għat-tħejjija tal-baġit operattiv tagħha, tal-preżentazzjoni tal-kontijiet tagħha u tal-kwittanza għandu jirrispetta d-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE) Nru 58/2003 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali. L-awtorità tal-kwittanza tal-baġit ta' funzjonament tal-aġenziji eżekuttivi għandha tkun l-istess bħal dik għall-baġit ġenerali.
(11)
Ir-regoli tal-kontabbiltà applikati mill-aġenziji għandhom jippermettu konsolidazzjoni mal-kontijiet tal-Kummissjoni. Huwa għandhom jiġu addottati mill-Uffiċjal tal-Kontijiet tal-Kummissjoni b'analoġija mal-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali. Il-Qorti tal-Awdituri hija inkarigata bil-verifika tal-kontijiet tal-aġenzija.
(12)
Huwa xieraq li l-istanza msemmija fl-Artikolu 66(4) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali, stabbilita mill-Kummissjoni biex tevalwa l-irregolaritajiet, tkun tista' wkoll tkun dik li kull aġenzija tuża b'mod li ssir l-istess evalwazzjoni fuq mġiba identika.
(13)
Għall-baġit operattiv tagħhom, l-aġenziji jridu jirrispettaw l-istess rekwiżiti bħall-Kummissjoni fil-qasam tal-kuntratti pubbliċi mogħtija għaliha stess. F'dan ir-rigward huwa biżżejjed li jsir riferiment għar-Regolament Finanzjarju ġenerali.
(14)
M'hemmx lok li jiġu previsti dispożizzjonijiet fil-qasam tal-għoti ta' sussidji minħabba li l-aġenziji ma jistgħux jagħtu sussidji mill-baġit operattiv tagħhom, li għandu jippermettilhom esklussivament li jlaħħqu mal-ispejjeż tal-funzjonament amministrattiv.
ADDOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
TITOLU I
SUĠĠETT
Artikolu 1
Dan ir-Regolament jispeċifika r-regoli essenzjali applikabbli għat-twaqqif u l-eżekuzzjoni tal-baġit operattiv (minn hawn 'il quddiem “il-baġit”) tal-aġenziji imsemmija fir-Regolament (KE) Nru 58/2003 (minn hawn ‘il quddiem “l-aġenziji” jew “l-aġenzija”).
Artikolu 2
Għal kull aspett li jirrigwarda l-operat tal-aġenziji eżekuttivi li mhuwiex espressament definit minn dan ir-Regolament, id-dispożizzjonijiet tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (minn hawn 'il quddiem “ir-Regolament Finanzjarju ġenerali”) u tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 japplikaw mutatis mutandis.
TITOLU II
IL-PRINĊIPJI TAL-BAĠIT
Artikolu 3
Taħt il-kundizzjonijiet previsti f'dan ir-Regolament, it-tfassil u l-implimentazzjoni tal-baġit għandhom jirrispettaw il-prinċipji tal-unità u tal-eżattezza tal-baġit, tal-annwalità, tal-ekwilibriju, tal-unità tal-kont, tal-universalità, tal-ispeċifiċità, tal-amministrazzjoni finanzjarja soda u tat-trasparenza.
KAPITOLU 1
Prinċipju ta' unità u eżattezza tal-baġit
Artikolu 4
Il-baġit huwa l-istrument li, għal kull sena finanzjarja, jipprevedi u jawtorizza d-dħul u l-infiq stmati li huma neċessarji mill-aġenzija.
Artikolu 5
Id-dħul u l-infiq tal-aġenzija jinkludu sussidju mogħti mill-Komunitajiet u dħul eventwali ieħor, inkluż id-dħul allokat fis-sens tal-Artikolu 15.
L-infiq jinkludi l-infiq għall-operat tal-aġenzija kif ukoll, jekk ikun il-każ, l-infiq finanzjat minn dħul allokat skont l-ewwel subparagrafu.
Artikolu 6
Id-dħul u l-infiq jistgħu biss jiġu allokati jekk jitniżżlu f'intestatura tal-baġit.
Ma tista' titniżżel l-ebda appropjazzjoni fil-baġit jekk ma tkunx tikkorrispondi għal spiża meqjusa meħtieġa.
Ma jistax ikun impenn għal jew tiġi awtorizzata nefqa li tkun ikbar mill-appropjazzjonijiet awtorizzati mill-baġit.
KAPITOLU 2
Prinċipju tal-annwalità
Artikolu 7
L-appropjazzjonijiet imniżżla fil-baġit huma awtorizzati għal sena finanzjarja waħda li tibda fl-1 ta' Jannar u tintemm fil-31 ta' Diċembru.
L-approprjazzjonijiet imniżżla fil-baġit huma approprjazzjonijiet mhux diżassoċjati.
L-infiq operattiv li jirriżulta minn kuntratti li jkopru perjodi li jissuperaw it-tul tas-sena finanzjarja, jew skont użanzi lokali jew rigward il-fornitura ta' materjal tat-tagħmir, għandhom jiġu allokati għall-baġit tas-sena finanzjarja li matulha jkun sar.
Artikolu 8
Id-dħul tal-aġenzija jitqies fil-kontijiet għal sena finanzjarja skont l-ammonti miġbura matul is-sena finanzjarja. Huwa jagħti lok għal ammont ekwivalenti ta' approprjazzjonijiet.
L-appropjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit ta' sena finanzjarja jistgħu jintużaw biss biex jagħmlu tajjeb għall-infiq impenjat u mħallas matul dik is-sena finanzjarja, u biex ikopru l-ammonti dovuti għal impenji li jirriżultaw minn sena finanzjarja preċedenti.
Artikolu 9
L-approprjazzjonijiet li ma jkunux ġew użati sa tmiem is-sena finanzjarja li għaliha jkunu assenjati għandhom jitħassru.
L-appropjazzjonijiet li jikkorrispondu għal obbligi kkuntrattati kif suppost f'għeluq is-sena finanzjarja jiġu ttrasferiti awtomatikament għas-sena finanzjarja ta' wara biss. L-approprjazzjonijiet li jiġu ttrasferiti li ma jintużawx sal-31 ta' Marzu tas-sena N+1 jitħassru awtomatikament. L-approprjazzjonijiet li jiġu ttrasferiti għandhom ikunu identifikati fil-kontjiiet.
L-approprjazzjonijiet li jirrigwardaw l-ispejjeż tal-persunal ma jistgħux jiġu ttrasferiti.
L-approprjazzjonijiet disponibbli fil-31 ta' Diċembru li jkunu ġejjin mid-dħul assenjat imsemmi fl-Artikolu 15 għandhom jiġu ttrasferiti awtomatikament. L-approprjazzjonijiet disponibbli li jikkorrispondu għad-dħul assenjat li jkun ġie ttrasferit għandhom jintużaw l-ewwel.
Artikolu 10
L-approprjazzjonijiet li jinsabu fil-baġit jistgħu jiġu impenjati mill-1 ta' Jannar, malli l-baġit isir definittiv.
Madankollu, l-ispejjeż amministrattivi kurrenti jistgħu, mill-15 ta' Novembru ta' kull sena, ikunu s-suġġett ta' impenji bil-quddiem a karigu tal-approprjazzjonijiet previsti għas-sena finanzjarja ta' wara. Dawn l-impenji ma jistgħux ikunu ikbar minn kwart l-appropjazzjonijiet li jinsabu fil-linja tal-baġit li tikkorrispondi għas-sena finanzjarja kurrenti. Ma jistgħux jirreferu għal spejjeż ġodda ta' tip li ma jkunx għadu ġie permess fil-prinċipju fl-aħħar baġit addottat kif suppost.
Barra minn dan, l-ispejjeż li jridu jitħallsu bil-quddiem, bħall-kirjiet, jistgħu jagħtu lok għal pagament mill-1 ta' Diċembru li għandu jkun a karigu tal-approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja segwenti.
Jekk il-baġit ma jkunx għadu ġie addottat meta tibda s-sena finanzjarja, tapplika mutatis mutandis is-sistema ta' wieħed minn tnax provviżorju stabbilita mir-Regolament Finanzjarju ġenerali.
KAPITOLU 3
Prinċipju tal-ekwilibriju
Artikolu 11
Fil-baġit għandu jkun hemm bilanċ bejn id-dħul u l-ispejjeż. L-aġenzija tal-Komunità ma tistax tipparteċipa fi tranżazzjonijiet li jinvolvu self.
L-approprjazzjonijiet ma jistgħux jissuperaw l-ammont tas-sussidju msemmi fl-Artikolu 5, flimkien mad-dħul allokat u dħul eventwali ieħor imsemmi fl-Artikolu 5.
Artikolu 12
Jekk il-bilanċ tal-kont tar-riżultat ekonomiku fis-sens tal-Artikolu 56 ikun wieħed pożittiv, dan għandu jitħallas lura lill-Kummissjoni sal-limitu tal-ammont tas-sussidju mħallas matul is-sena.
Id-differenza bejn is-sussidju msemmi fl-Artikolu 5 u dak li tħallas effettivament lill-aġenzija għandha titħassar.
KAPITOLU 4
Prinċipju tal-unità tal-kont
Artikolu 13
Il-baġit għandu jitħejja u jiġi implimentat f'euro u l-kontijiet relatati miegħu għandhom jiġu ppreżentati f'euro.
Madankollu għall-finijiet ta' likwidità, l-uffiċjal tal-kontijiet tal-aġenzija eżekuttiva jista', f'każijiet debitament iġġustifikati, iwettaq operazzjonijiet fil-muniti nazzjonali u, jekk ikun il-każ, fil-muniti ta' pajjiżi terzi.
KAPITOLU 5
Prinċipju tal-universalità
Artikolu 14
Id-dħul kollu jkopri l-infiq kollu bl-eċċezzjoni tad-dħul allokat għall-finanzjament ta' nefqiet speċifiċi. Id-dħul u l-infiq kollu jiddaħħal kollu mingħajr ma wieħed jaġġusta lill-ieħor, bla ħsara għall-Artikolu 16.
Artikolu 15
Id-dħul li jikkorrispondi għal skop speċifiku, bħad-dħul ta' fondazzjonjiet, is-sussidji, l-għotjiet u legati, kif ukoll id-dħul li jiġi minn Stati Membri, minn pajjiżi terzi jew korpi differenti għall-eżekuzzjoni ta' programmi ffinanzjati minn sorsi apparti mill-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (aktar 'il quddiem “il-baġit ġenerali”), jikkostitwixxi dħul allokat għall-finanzjament ta' nefqiet speċifiċi.
Kull dħul allokat għandu jkopri n-nefqiet diretti jew indiretti kollha inkorsi mill-azzjoni jew l-għan ikkonċernati. Il-baġit jipprovdi għal struttura li takkomoda l-kategorji ta' dħul assenjat kif ukoll, safejn ikun possibbli, l-ammont tiegħu.
Il-Kumitat tat-Tmexxija għandu jiddeċiedi, wara li jikseb l-approvazzjoni tal-Kummissjoni, jekk jaċċettax kwalunkwe rigal, legat jew għotja minn sorsi oħra minbarra l-Komunità.
Artikolu 16
Għandu jinqata' mill-baġit l-ammont sħiħ mingħajr it-taxxa tal-prezzijiet tal-prodotti jew is-servizzi pprovduti lill-aġenzija meta dan ikun jinkludi piżijiet fiskali li jkunu s-suġġett ta' rifużjoni, jew mill-Istati Membri bis-saħħa tal-protokoll fuq il-privileġġi u l-immunitajiet tal-Komunitajiet Ewropej, jew inkella minn Stat Membru jew il-pajjiżi terzi fuq il-bażi ta' konvenzjonijiet rilevanti oħrajn.
Il-piżijiet fiskali nazzjonali li jistgħu jkunu temporanjament sostnuti mill-aġenzija skont l-ewwel subparagrafu għandhom jidħlu f'kont sospiż sakemm jitħallsu lura mill-Istat ikkonċernat. Kull bilanċ negattiv għandu jitniżżel fil-baġit bħala nefqa.
KAPITOLU 6
Prinċipju tal-ispeċifiċità
Artikolu 17
L-appropjazzjonijiet kollha kemm huma allokati għal skopijiet speċifiċi skont it-titolu u l-kapitolu; il-kapitoli jerġgħu jinqasmu f'artikoli u intestaturi.
Artikolu 18
Id-direttur jiddeċiedi dwar it-trasferimenti ta' approprjazzjonijiet fi ħdan il-baġit operattiv. Huwa għandu jinforma b'dan minn qabel lill-Kummissjoni u lill-Kumitat tat-Tmexxija li għandhom terminu ta' xahar biex jopponu dawn it-trasferimenti. Meta jiskadi dan it-terminu, huma jitqiesu li ġew addottati.
L-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għal dħul assenjat jistgħu biss ikunu ttrasferiti jekk jintużaw għall-iskop li kien assenjat id-dħul.
KAPITOLU 7
Prinċipju tal-amministrazzjoni finanzjarja soda
Artikolu 19
1. L-appropjazzjonijiet tal-baġit jintużaw skont il-prinċipju tal-amministrazzjoni finanzjarja soda, jiġifieri, skont il-prinċipji ta' ekonomija, effiċenza u effettività.
2. Il-prinċipju tal-ekonomija jitlob li l-mezzi użati mill-aġenzija għat-twettiq tal-attivitajiet tagħha jridu jkunu disponibbli fi żmien suffiċjenti, fil-kwantitajiet u l-kwalitajiet xierqa u bl-aħjar prezz.
Il-prinċipju tal-effiċenza jikkonċerna l-aqwa relazzjoni bejn il-mezzi użati u r-riżultati miksuba.
Il-prinċipju tal-effettività huwa intiż sabiex jintlaħqu l-għanijiet speċifiċi stabbiliti u jinkisbu r-riżultati mistennija. Dawn ir-riżultati għandhom ikunu s-suġġett ta' evalwazzjoni.
3. Il-programm ta' ħidma annwali tal-aġenzija eżekuttiva addottat mill-Kumitat tat-Tmexxija jinkludi għanijiet dettaljati u indikaturi tal-prestazzjoni.
KAPITOLU 8
Prinċipju tat-trasparenza
Artikolu 20
Il-baġit jitħejja u jkun implimentat u l-kontijiet relatati miegħu għandhom ikunu ppreżentati b'osservanza għall-prinċipju tat-trasparenza.
Il-baġit u l-baġits rettifikattivi, kif addottati finalment, jiġu ippubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej fi żmien xahrejn minn meta jkunu addottati.
TITOLU III
STABBILIMENT U STRUTTURA TAL-BAĠIT
Artikolu 21
L-aġenzija eżukuttiva tibgħat lill-Kummissjoni, sa mhux aktar tard mill-31 ta' Marzu ta' kull sena, stima tad-dħul u l-infiq tagħha imħejjija mid-direttur tal-aġenzija u addottata mill-Kumitat tat-Tmexxija kif ukoll linji ta' gwida ġenerali li fuqhom l-istima hija bbażata, flimkien mal-programm ta' ħidma tagħha.
L-istima tad-dħul u l-infiq tal-aġenzija tinkludi:
a)
lista tal-persunal li tistabbilixxi l-għadd ta' impjiegi temporanji awtorizzati fil-limiti tal-appropjazzjonijiet tal-baġit, skont il-grad u l-kategorija;
b)
f'każ ta' varjazzjoni fl-għadd ta' persunial, dikjarazzjoni li tiġġustifika t-talbiet għal impjiegi ġodda;
c)
stima kull tliet xhur ta' likwidità bi ħlasijiet u riċevuti;
Artikolu 22
Fil-kuntest tal-proċedura biex ikun addottat il-baġit ġenerali, il-Kummissjoni għandha tibgħat lill-awtorità tal-baġit l-istima tal-baġit u tipproponi l-ammont tas-sussidju għall-aġenzija u l-għadd tal-persunal li hi tqis li teħtieġ.
Il-baġit operattiv tal-aġenzija jista' biss jiġi definittivament addottat wara l-adozzjoni definittiva tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea, skont il-proċedura prevista fl-Artikolu 13 tar-Regolament (KE) Nru 58/2003.
L-awtorità tal-baġit taddotta l-lista tal-persunal tal-aġenziji kollha kif ukoll kull emenda ulterjuri li ssirilha skont l-Artikolu 24.
Kull emenda għall-baġit, inkluża l-lista tal-persunal, tkun is-suġġett ta' baġit rettifikattiv addottat skont l-istess proċedura bħal dik għall-baġit inizjali, bla ħsara għal-Artikoli 18 u 24.
Artikolu 23
Il-baġit jinkludi rendikont ta' dħul u rendikont ta' nfiq. Huwa għandu jindika:
1.
fir-rendikont tad-dħul:
a)
stimi tad-dħul tal-aġenzija għas-sena finanzjarja kkonċernata;
b)
id-dħul għas-sena finanzjarja ta' qabel u d-dħul għas-sena finanzjarja n - 2;
c)
rimarki xierqa fuq kull linja ta' dħul;
2.
fir-rendikont tal-infiq:
a)
l-approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja kkonċernata;
b)
l-approprjazzjonijiet għas-sena finanzjarja ta' qabel u d-dħul għas-sena finanzjarja n - 2;
c)
rimarki xierqa għal kull sottodiviżjoni.
Artikolu 24
1. Il-lista tal-persunal imsemmija fl-Artikolu 21 tinkludi, fid-dawl tal-għadd ta' impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja, l-għadd tal-impjiegi awtorizzati għas-sena finanzjarja preċedenti kif ukoll in-numru ta' impjiegi li tassew imtlew. Dan hu, għall-aġenzija, limitu assolut; ma jistax ikun hemm aktar ħatriet minn dan il-limitu.
Madankollu, il-Kumitat tat-Tmexxija jista' jipproċedi b'emendi għal-lista tal-persunal sal-limitu ta' 10 % tal-postijiet awtorizzati taħt il-grad A3 safejn dan ma jolqotx il-volum tal-approprjazzjonijiet tal-persunal li jikkorrispondu għal sena finanzjarja sħiħa u sakemm jibqa' fil-limitu tan-numru totali tal-postijiet awtorizzati mil-lista tal-persunal.
2. B'deroga mill-paragrafu 1, il-każijiet ta' attività part-time awtorizzati mill-awtorità tal-ħatra skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolamenti tal-Persunal u l-kundizzjonijiet ta' impjieg ta' aġenti oħra tal-Komunitajiet Ewropej (iktar 'il quddiem “ir-Regolamenti tal-Persunal”) jisgħu jiġu kkumpensati
TITOLU IV
IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT
KAPITOLU 1
Disposizzjonijiet ġenerali
Artikolu 25
Id-direttur jaqdi d-dmirijiet tal-uffiċjal awtorizzanti. Huwa uffiċjal suġġett għar-Regolamenti tal-Persunal. Huwa jimplimenta d-dħul u l-infiq tal-baġit skont dan ir-Regolament, fuq responsabbilta' tiegħu stess u fil-limitu tal-appropjazzjonijiet allokati.
Artikolu 26
Id-Direttur jista' jiddelega s-setgħat tiegħu ta' implimentazzjoni tal-baġit lil aġenti tal-aġenzija li huma suġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal. Dawn l-aġenti jistgħu biss jaġixxu fil-limiti tal-poteri li ngħatawlhom espressament.
Artikolu 27
L-atturi finanzjarji kollha fis-sens tal-Kapitolu 2 ta' dan it-Titolu huma pprojbiti milli jieħdu xi miżura ta' implimentazzoni tal-baġit li tista' tpoġġi l-interessi tagħhom stess f'kunflitt ma' dawk tal-aġenzija jew tal-Komunitajiet. Jekk jinqala' każ bħal dan, l-attur ikkonċernat għandu l-obbligu li jastjeni milli jieħu l-miżura u jirreferi l-każ lis-superjur tiegħu. Id-direttur għandu jirreferi l-każ lill-Kumitat tat-Tmexxija.
Hemm kunflitt ta' interess jekk it-twettiq imparzjali u oġġettiv tal-funzjonijiet ta' attur finanzjarju tal-implimentazzjoni tal-baġit jew ta' awditur intern ikun kompromess għal raġunijiet ta' familja, ta' ħajja emotiva, ta' affinità politika jew nazzjonali, ta' interess ekonomiku jew għal kull raġuni oħra ta' interess komuni mal-benefiċjarju.
KAPITOLU 2
Atturi finanzjarji
Artikolu 28
Id-dmirijet tal-uffiċjal awtorizzanti u tal-uffiċjal tal-kontijiet huma separati u reċiprokament inkompatibbli.
Artikolu 29
L-uffiċjal awtorizzanti huwa inkarigat bl-implimentazzjoni tad-dħul u l-infiq skont il-prinċipji tal-amministrazzjoni finanzjarja soda u li jiżgura li dan isir b'rispett għal-legalità u r-regolarità. Huwa għandu jżomm id-dokumenti ta' prova li għandhom x'jaqsmu mal-operazzjonijiet li jkunu saru fuq medda ta' ħames snin mid-data tad-deċiżjoni tal-kwittanza għall-implimentazzjoni tal-baġit.
L-uffiċjal awtorizzanti għandu jistabbilixxi, skont l-istandards rilevanti minimi addottati mill-Kummissjoni għas-servizzi tagħha stess, u fid-dawl tar-riskji speċifiċi assoċjati mal-ambjent tal-ġestjoni tagħha, l-istruttura organizzattiva kif ukoll is-sistemi u l-proċeduri ta’ ġestjoni u ta’ kontroll intern li jkunu adattati għat-twettiq tad-dmirijiet tiegħu, inklużi, fejn ikun xieraq, verifiki ex post.
L-uffiċjal awtorizzanti jista', skont, b'mod partikolari, in-natura u l-iskala tal-kompiti tiegħu, jistabbilixxi fi ħdan is-servizzi tiegħu, funzjoni ta' għarfien u ta' konsulenza intiża sabiex tgħin fil-kontroll tar-riskji marbuta mal-attivitajiet tiegħu.
Qabel ma tkun awtorizzata operazzjoni, l-aspetti operattivi u finanzjarji tagħha jridu jkunu vverifikati minn aġenti oħra minbarra l-aġent li jkun ta bidu għall-operazzjoni. Il-verifika ex ante u ex post u l-bidu ta' operazzjoni huma funzjonijiet separati.
L-uffiċjal awtorizzanti jagħti rendikont tal-funzjonijiet tiegħu lill-Kumitat tat-Tmexxija mhux aktar tard mill-15 ta' Marzu tas-sena finanzjarja fil-forma ta' rapport annwali ta' ħidma, skont l-Artikolu 9(7) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003.
Artikolu 30
Il-Kumitat tat-Tmexxija jinnomina uffiċjal tal-kontijiet li jkun uffiċjal suġġett għar-Regolamenti tal-Persunal u li jkun inkarigat:
a)
bl-eżekuzzjonii, kif inhu xieraq, tal-pagamenti, tal-ġbir tad-dħul u l-ġbir tad-djun;
b)
it-tħejjija tal-kontijiet tal-aġenzija skont it-Titolu VI;
c)
li jieħu ħsieb il-kontabbiltà skont it-Titolu VI;
d)
li jimplimenta r-regoli u l-metodi tal-kontabbiltà kif ukoll il-pjan tal-kontabbiltà skont id-dispożizzjonijiet addottati mill-uffiċjal tal-kontijiet tal-Kummissjoni;
e)
bil-ġestjoni tat-teżor.
L-uffiċjal tal-kontijiet għandu jikseb mill-uffiċjal awtorizzanti, li għandu jiggarantixxi l-affidabilità tagħha, l-informazzjoni kollha meħtieġa għat-tħejjija ta' kontijiet li jagħtu stampa fidila tal-patrimonju tal-aġenzija u tal-implimentazzjoni tal-baġit.
L-uffiċjal tal-kontijiet huwa l-uniku awtorizzat li jamministra flejjes u assi oħrajn. Huwa responsabbli għas-salvagwardja tagħhom.
KAPITOLU 3
Responsabbiltà tal-atturi finanzjarji
Artikolu 31
Kull aġent, involut fl-amministrazzjoni finanzjarja u l-kontroll ta' transazzjonijiet, li jqis li s-superjur tiegħu jridu japplika jew jaċċetta deċiżjoni irregolari jew li tmur kontra l-prinċipji tal-amministrazzjoni finanzjarja soda jew ir-regoli professjonali li hu marbut li jħares, għandu jinforma b'dan lid-Direttur bil-miktub u, jekk dan ma jagħmel xejn fi żmien raġjonevoli, lill-bord imsemmi fl-Artikolu 35(4) kif ukoll lill-Kumitat tat-Tmexxija. Jekk ikun hemm attivita illegali, frodi jew korruzzjoni li tista' tagħmel ħsara lill-interessi tal-Komunità, huwa għandu jgħarraf lill-awtoritajiet u l-istanzi nnominati mill-leġislazzjoni li tkun fis-seħħ.
Artikolu 32
Bla ħsara għal miżuri dixxiplinarji possibbli, tista', f'kull ħin, temporanjament jew definittivament, titneħħa d-delegazzjoni tal-uffiċjali awtorizzanti delegati mill-awtorità li tkun innominathom, b'deċiżjoni motivata u wara li jkunu nstemgħu. Id-direttur jista', f'kull ħin, jirtira l-kunsens tiegħu għal delegazzjoni speċifika.
Bla ħsara għal miżuri dixxiplinarji possibbli, l-uffiċjal tal-kontijiet jista', f'kull ħin, temporanjament jew definittivament, jiġi sospiż mill-kariga tiegħu mill-Kumitat tat-Tmexxija, b'deċiżjoni motivata u wara li jkun nstema'. Dan għandu jaħtar uffiċjal tal-kontijiet temporanju.
Artikolu 33
Id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-kapitolu huma bla ħsara għar-responsabbiltà penali li l-uffiċjal awtorizzanti u d-delegati tiegħu jista' jkollhom taħt il-liġi nazzjonali applikabbli kif ukoll taħt id-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej u l-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej jew uffiċjali tal-Istati Membri.
Kull uffiċjal awtorizzanti u tal-kontijiet huwa suġġett għal azzjoni dixxiplinarja u għall-ħlas tal-kumpens previst fir-Regolamenti tal-Persunal. Fil-każ ta' attivita illegali, frodi jew korruzzjoni li jistgħu jagħmlu ħsara lill-interessi tal-Komunità, il-każ għandu jidher quddiem l-awtoritajiet u l-istanzi nnominati mil-leġislazzjoni fis-seħħ.
Artikolu 34
1. L-uffiċjal awtorizzanti għandu jkun responsabbli għall-ħlas tal-kumpens previst fir-Regolamenti tal-Persunal. F'dan ir-rigward, huwa jista' jkun obbligat jagħmel tajjeb għad-dannu kollu li jkunu sofrew il-Komunitajiet minħabba nuqqasijiet personali gravi li jkun wettaq fil-qadi ta' dmirijietu jew f'konnessjoni mal-qadi ta' dmirijietu, b'mod partikolari meta jiddetermina d-drittijiet li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ l-ordnijiet ta' rkupru, jew jidħol għal impenn ta' nefqa jew jiffirma ordni ta' ħlas mingħajr ma jirrispetta dan ir-Regolament.
L-istess jgħodd meta, minħabba nuqqas personali gravi, jonqos milli jħejji dokument li joħloq dejn jew jekk jonqos jew jittardja, mingħajr ġustifikazzjoni, biex joħroġ ordnijiet ta' rkupru jekk jonqos jew jittardja, mingħajr ġustifikazzjoni, biex joħroġ ordni għall-pagament li jista' jwassal għar-responsabbiltà ċivili tal-aġenzija fil-konfront ta' terzi persuni.
2. Meta uffiċjal awtorizzanti delegat iqis li deċiżjoni li għaliha jkun responsabbli tkun irregolari jew tmur kontra l-prinċipji tal-amministrazzjoni finanzjarja soda, huwa għandu jgħarraf bil-miktub lill-awtorità li tkun għamlet id-delega. Jekk l-awtorita li tkun għamlet id-delega tagħti struzzjoni motivata bil-miktub lill-uffiċjal awtorizzanti delegat biex jimplimenta d-deċiżjoni msemmija hawn fuq, dan tal-aħħar għandu jimplimentaha iżda ma jkunx jista jinżamm responsabbli.
Artikolu 35
1. L-istanza stabbilita mill-Kummissjoni skont l-Artikolu 66(4) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali sabiex tistħarreġ l-eżistenza ta' irregolarità finanzjarja u l-konsegwenzi possibbli tagħha twettaq, fil-konfront tal-aġenzija, l-istess kompetenzi bħal dawk li ġiet assenjata fil-konfront tas-servizzi tal-Kummissjoni.
Fuq il-bażi tal-opinjoni ta' din l-istanza, id-Direttur għandu jiddeċiedi jekk għandhix tinbeda proċedura dixxiplinarja jew għall-ħlas ta' kumpens. Jekk l-istanza tiskopri li hemm problemi sistemiċi, hija għandha tibgħat rapport b'rakkomandazzjonijiet lill-uffiċjal awtorizzanti u lill-awditur intern tal-Kummissjoni. Jekk din l-opinjoni timplika lid-direttur, l-istanza għandha tibgħatha lill-Kunsill tat-Tmexxija u lill-awditur intern tal-Kummissjoni.
2. Kull aġent jista' jiġi obbligat jagħmel tajjeb għad-dannu, kollu jew parti minnu, li tkun sofriet l-aġenzija minħabba nuqqasijiet personali gravi li jkun ikkommetta fil-qadi ta' dmirijietu jew f'konnessjoni mal-qadi ta' dmirijietu. L-awtorita tal-ħatra tieħu deċiżjoni motivata wara li twettaq il-formalitajiet preskritti mir-Regolamenti tal-Persunal rigward kwistjonijiet dixxiplinari.
Artikolu 36
Uffiċjal tal-kontijiet jista' jkun suġġett għal azzjoni dixxiplinarja u ħlas ta' kumpens, skont ir-Regolamenti tal-Persunal, b'mod partikolari meta:
a)
jitlef jew jikkawża dannu lil fondi, assi u dokumenti li jissorvelja jew ikun il-kawża ta' tali telf jew dannu bin-negliġenza tiegħu;
b)
jibdel kontijiet tal-bank jew kontijiet kurrenti postali mingħajr ma jgħarraf minn qabel lill-uffiċjal awtorizzanti;
c)
iwettaq irkupri jew ħlasijiet li ma jkunux konformi mal-ordnijiet korrispondenti ta' rkupru jew ħlas;
d)
jonqos milli jiġbor dħul dovut.
KAPITOLU 4
Operazzjonijiet ta' dħul
Artikolu 37
Kull miżura jew sitwazzjoni li tista' toħloq jew tibdel dejn tal-aġenzija għandha tkun is-suġġett ta' stima minn qabel tad-dejn mill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti.
Artikolu 38
L-iffissar ta’ dejn li għandu jinġabar huwa l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal awtorizzanti:
a)
jivverifika li hemm id-dejn tad-debitur;
b)
jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tad-dejn;
c)
jivverifika l-kondizzjonijiet li fihom hu dovut id-dejn
Kull dejn identifikat ċert, likwidu u dovut irid ikun ikkonstatat b'ordni ta' rkupru mogħti lill-uffiċjal tal-kontijiet, flimkien ma' nota tad-debitu li tintbagħat lid-debitur. Dawn iż-żewġ dokumenti jridu jitħejjew u jintbagħtu mill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti.
Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet regolamentari, kuntrattwali jew li jirriżultaw minn ftehim u li huma applikabbli, kull dejn mhux imħallas lura fid-data meta jkun dovut stabbilita fin-nota tad-debitu jwassal għall-imgħax skont ir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002.
Artikolu 39
L-awtorizzazzjoni għall-irkupru huwa l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti jagħti struzzjonijiet, billi joħroġ ordni ta' rkupru, lill-uffiċjal tal-kontijiet biex jirkupra dejn li jkun ivverifika.
L-uffiċjal tal-kontijiet jassumi r-responsabbiltà tal-ordnijiet ta' rkupru tad-debiti debitament stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti. Huwa obbligat li jaġixxi b'diliġenza sabiex jiżgura li l-aġenzija tiġbor id-dħul tagħha u għandu jiżgura li d-drittijiet tagħha jiġu salvagwardjati.
L-ammont li jitħallsu indebitament għandhom jiġu rkuprati.
Artikolu 40
Meta l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti jkun qed jaħseb biex jirrinunzja għall-irkupru ta' dejn ivverifikat, huwa għandu jiżgura li r-rinunzja ssir b'mod regolari u skont il-prinċipju tal-amministrazzjoni finanzjarja soda. Huwa għandu jagħmel rapport lill-Kumitat tat-Tmexxija dwar l-intenzjoni tiegħu li jirrinunzja għad-dejn ivverifikat. Din ir-rinunzja għall-irkupru ta' dejn ivverifikat issir b'deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti, li għandha tkun immotivata. L-uffiċjal awtorizzanti jista' jiddelega din id-deċiżjoni biss għal debiti li jirrigwardaw ammont li hu anqas minn EUR 5 000. Id-deċiżjoni ta' rinunzja għandha ssemmi liema azzjonijiet ikunu ttieħdu biex isir l-irkupru u l-punti ta' dritt u ta' fatt li fuqhom tkun ibbażata.
L-uffiċjal awtorizzanti kompetenti jħassar dejn ivverifikat meta jiġi skopert żball ta' fatt jew ta' dritt li juri li d-dejn ma kienx ġie vverifikat sewwa. L-uffiċjal awtorizzanti jista' biss jiddelega din id-deċiżjoni għal ammonti riċevibbli ta' anqas minn EUR 5 000. Dan it-tħassir isir b'deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti kompetenti u jrid ikun is-suġġett ta' motivazzjoni xierqa.
L-uffiċjal awtorizzanti kompetenti iżid jew inaqqas l-ammont tad-dejn ivverifikat meta l-iskoperta ta' żball ta' fatt iġib miegħu t-tibdil tal-ammont tad-dejn, sakemm din il-korrezzjoni ma tkunx iġġib magħha l-abbandun tad-dejn ivverifikat għall-benefiċċju tal-aġenzija. Dan it-tibdil isir b'deċiżjoni tal-uffiċjal awtorizzanti kompetenti u jkun is-suġġett ta' motivazzjoni xierqa.
Artikolu 41
L-irkupru effettiv mill-uffiċjal tal-kontijiet jagħti lok għall-annotazzjoni mill-istess uffiċjal tal-kontijiet fil-kontijiet u l-għoti ta' din l-informazzjoni lill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti. Kull ħlas fi flus kontanti lill-uffiċjal tal-kontijiet jagħti lok għall-ħruġ ta' irċevuta.
Jekk l-irkupru effettiv ma jseħħx fl-iskadenza prevista fin-nota tad-debitu, l-uffiċjal tal-kontijiet għandu jgħarraf lill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti u jniedi minnufih il-proċedura tal-irkupru bi kwalunkwe mezz legali, inkluż, jekk ikun il-każ, permezz ta' kumpens, u jekk dan ma jkunx jistax isir, permezz ta' infurzar.
L-uffiċjal tal-kontijiet għandu jipproċedi bl-irkupru billi jpaċi djun dovuti lill-aġenzija bi djun ekwivalenti li l-aġenzija jkollha ma' kwalunkwe debitur li jkun ċerta, likwidu u dovut.
Artikolu 42
Jista' jingħata biss aktar żmien għall-ħlas mill-uffiċjal tal-kontijiet, b'koordinazzjoni mal-uffiċjal awtorizzanti kompetenti, fuq talba bil-miktub tad-debitur debitament motivata u sakemm id-debitur jintrabat li jħallas l-interessi għall-perjodu kollu taż-żmien mogħti għall-ħlas li jgħodd mid-data tal-ħlas inizjali u, sabiex jitħarsu l-interessi tal-aġenzija, jipprovdi garanzija finanzjarja li tkopri s-somma prinċipali kif ukoll l-imgħax.
KAPITOLU 5
Operazzjonijiet ta' nfiq
Artikolu 43
Kull nefqa għandha tkun is-suġġett ta' impenn, validazzjoni, awtorizzazzjoni u ħlas.
Artikolu 44
Għal kull miżura li tista’ tirriżulta f'nefqa li trid titħallas mill-baġit, l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti għandu l-ewwelnett jagħmel impenn baġitarju qabel ma jidħol f'impenn legali fil-konfront ta' partijiet terzi.
L-impenji legali individwali li jirrigwardaw impenji baġitarji individwali jew provviżorji jiġu konklużi mhux aktar tard mill-31 ta' Diċembru tas-sena N. Il-bilanċ li ma jkunx kopert minn impenn legali ta' dawn l-impenni baġitarji għandu jiġi diżimpenjat mill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti.
Artikolu 45
Meta jiġi addottat impenn baġitarju, l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti għandu jiżgura li l-infiq ikun ġie imputat taħt il-partita korretta tal-baġit, li l-approprjazzjonijiet huma disponibbli u li n-nefqa tikkonforma mad-dispożizzjonijiet applikabbli inkluż ir-rispett tal-prinċipju tal-amministrazzjoni finanzjarja soda.
Artikolu 46
Il-validazzjoni ta' nefqa hija l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti jivverifika l-eżistenza tal-pretensjonijiet tal-kreditur, jivverifika il-kundizzjonijiet li fihom hu dovut il-ħlas u jistabbilixxi jew jivverifika l-verità u l-ammont tal-kreditu. Kull validazzjoni ta' nefqa trid tkun ibbażata fuq dokumenti li jiġġustifikawha li jikkonfermaw id-drittijiet tal-kreditur.
Id-deċiżjoni ta' validazzjoni hija kkomunikata permezz tal-firma “approvazzjoni għall-pagament” mill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti. F'sistema mhux ikkompjuterizzata, l-“approvazzjoni għall-pagament” issir permezz ta' timbru li jkun jinkorpora il-firma tal-uffiċjal awtorizzanti kompetenti. F'sistema kkompjuterizzata, l-“approvazzjoni għall-pagament” issir permezz ta' validazzjoni permezz password li jkun jafu biss l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti.
Artikolu 47
L-awtorizzazzjoni tan-nefqa hija l-att li bih l-uffiċjal awtorizzanti kompetenti, permezz tal-għoti ta' ordni ta' pagament, jagħti lill-uffiċjal tal-kontijiet l-istruzzjoni li jħallas nefqa li jkun ivvalida. L-ordni ta' pagament hija ddatata u ffirmata mill-uffiċjal awtorizzanti kompetenti u, jekk ikun il-każ, tkun akkumpanjata minn dikjarazzjoni li tiċċertifika l-iskrizzjoni tal-beni fl-inventarji msemmija fl-Artikolu 64.
Il-ħlas tal-infiq isir mill-uffiċjal tal-kontijiet fil-limiti tal-fondi disponibbli.
Artikolu 48
Il-validazzjoni, l-awtorizzazzjoni u l-ħlas tal-infiq irid isir fit-termini speċifikati u skont id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju ġenerali u r-regoli ddettaljati għall-implimentazzjoni tiegħu.
KAPITOLU 6
L-awditur intern
Artikolu 49
Fl-aġenziji eżekuttivi, il-funzjoni tal-awditur intern titwettaq mill-awditur intern tal-Kummissjoni.
L-awditur intern tal-Kummissjoni jeżerċita, fil-konfront tal-aġenziji eżekuttivi, l-istess kompetenzi bħal dawk li ngħatawlu skont l-Artikoli 85 u 86 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali fil-konfront tas-servizzi tal-Kummissjoni. Huwa għandu jagħmel rapport lill-Kumitat tat-Tmexxija u lid-direttur dwar il-verifiki u r-rakkomandazzjonijiet tiegħu. Dawn għandhom jiżguraw tittieħed azzjoni rigward ir-rakkomandazzjonijiet li jirriżultaw mill-verifiki u jinformaw lill-Kummissjoni dwarhom. L-awditur intern għandu jissottometti lill-aġenzija rapport annwali li jindika n-numru u t-tip ta' verifiki li twettqu, ir-rakkomandazzjonijiet li saru u l-azzjoni li ttieħdet fir-rigward ta' dawn ir-rakkomandazzjonijiet u jibgħat kopja ta' dan ir-rapport lill-Kummissjoni għall-informazzjoni.
Ir-responsabbiltà tal-awditur intern fil-qadi ta' dmirijietu hija ddeterminata mill-Artikolu 87 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali.
Kull sena, l-aġenzija għandha tibgħat lill-awtorita tal-kwittanza u lill-Kummissjoni, rapport imħejji mid-direttur tal-aġenzija li jiġbor fil-qosor l-għadd u t-tip tal-verifiki interni li twettqu mill-awditur intern, ir-rakkomandazzjonijiet li saru u l-azzjonijiet li ttieħdu fuq dawn ir-rakkomandazzjonijiet.
TITOLU V
GĦOTI TA' KUNTRATTI PUBBLIĊI
Artikolu 50
1. Fir-rigward tal-għoti ta' kuntratti pubbliċi fil-kuntest tal-operat tal-aġenzija, għandhom japplikaw id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju ġenerali u tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002.
2. L-aġenziji eżekuttivi jistgħu jitolbu li jkunu assoċjati, bħala awtorità kontraenti, fl-għoti ta’ kuntratti tal-Kummissjoni jew kuntratti interistituzzjonali.
3. B'deroga mill-paragrafu 1, l-aġenziji eżekuttivi għandhom l-ewwel jużaw il-Kummissjoni jew l-uffiċċji interistituzzjonali għall-provvista ta' oġġetti jew ta' servizzi jew għat-twettiq ta' xogħolijiet li dawn jistgħu jwettqu qabel ma jirrikorru għall-proċedura tal-għoti ta' kuntratti.
TITOLU VI
PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U L-KONTABBILTÀ
KAPITOLU 1
Preżentazzjoni tal-kontijiet
Artikolu 51
Il-kontijiet tal-aġenzija jinkludu d-dikjarazzjonijiet finanzjarji u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit. Huma għandhom ikunu akkumpanjati minn rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja tas-sena finanzjarja
Artikolu 52
Il-kontijiet għandhom jirrispettaw ir-regoli, ikunu eżatti u kompleti u jippreżentaw stampa vera u ġusta:
a)
rigward id-dikjarazzjonijiet finanzjarji, tal-attiv u l-passiv, l-ispejjeż u d-dħul, intitolamenti u obbligi li ma jidhrux bħala attiv jew passiv u l-likwidità;
b)
rigward rapporti fuq l-implimentazzjoni tal-baġit, tal-operazzjonijiet tad-dħul u l-infiq.
Artikolu 53
Id-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom jitħejjew fuq il-bażi tal-prinċipji tal-kontabbiltà li huma ġeneralment aċċettati kif ippreċiżati fir-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002, jiġifieri fuq il-bażi ta' negozju avvjat, il-prudenza, il-metodi ta' kontabbiltà konsistenti, il-komparabbiltà tal-informazzjoni, il-materjalità, l-ebda tpaċija, ir-realtà fuq l-apparenza, il-kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti.
Artikolu 54
Skont il-prinċipju tal-kontabbiltà bbażata fuq id-dovuti, id-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom juru l-ispejjeż u d-dħul għas-sena finanzjarja, mingħajr ma titqies id-data tal-ħlas jew tal-ġbir tal-flus.
Il-valur tal-attiv u tal-passiv huwa ddeterminat skont ir-regoli tal-evalwazzjoni stabbiliti mill-metodi tal-kontabbiltà previsti fl-Artikolu 59.
Artikolu 55
Id-dikjarazzjonijiet finanzjarji għandhom jiġu ppreżentati fl-euro u għandhom jinkludu:
a)
il-karta tal-bilanċ u l-kont tar-riżultat ekonomiku, li jirrappreżentaw l-attiv u l-passiv u l-qagħda finanzjarja u l-kont tar-riżultat ekonomiku fil-31 ta' Diċembru tas-sena ta' qabel; dawn għandhom ikunu ppreżentati skont l-istruttura preskritta mid-Direttiva tal-Kunsill dwar il-kontijiet annwali ta' ċerti tipi ta' kumpaniji, iżda madankollu titqies in-natura tal-attivitajiet tal-aġenzija;
b)
it-tabella tal-likwidità li turi l-ammonti li nġabru u li ħarġu matul is-sena finanzjarja kif ukoll is-sitwazzjoni finali tat-teżor;
c)
ir-rendikont dwar tibdil fil-kapital li jippreżenta fid-dettall iż-żidiet u t-tnaqqis tul is-sena finanzjarja f'kull element tal-kontijiet kapitali.
L-anness tad-dikjarazzjonijet finanzjarji jissupplimenta lil u jikkummenta dwar it-tagħrif ippreżentat u jagħti t-tagħrif l-ieħor kollu preskritt mill-prattika tal-kontabbiltà aċċettata internazzjonalment, meta dan it-tagħrif ikollu x'jaqsam mal-attivitajiet tal-aġenzija.
Artikolu 56
Ir-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit iridu jkunu ppreżentati f'euro. Ikun fihom:
a)
il-kont tar-riżultat tal-implimentazzjoni tal-baġit, li li jagħti sunt tal-operazzjonijiet baġitarji kollha tas-sena finanzjarja fi dħul u nfiq; dan ikun ippreżentat bl-istess struttura tal-baġit innifsu;
b)
L-anness tal-kont tar-riżultat tal-implimentazzjoni tal-baġit, li jissupplimenta lil, u jikkumenta dwar, it-tagħrif mogħti minn dak il-kont.
Artikolu 57
Il-kontijiet tal-aġenzija eżekuttiva għandhom ikunu kkonsolidati ma' dawk tal-Kummissjoni skont il-proċedura prevista fl-Artikolu 14 tar-Regolament (KE) Nru 58/2003 u skont is-segwenti:
a)
sa mhux aktar tard mill-1 ta' Marzu ta' wara għeluq is-sena finanzjara, il-Kumitat tat-Tmexxija għandu jikkomunika lill-uffiċjal tal-kontijiet tal-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri l-kontijiet provviżorji flimkien mar-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja tas-sena finanzjarja;
b)
sa mhux aktar tard mill-1 ta' Lulju ta' wara għeluq is-sena finanzjarja, il-Kumitat tat-Tmexxija għandu japprova, fuq il-bażi tal-abbozz mħejji mid-direttur, il-kontijiet finali tal-aġenzija u jibgħathom lill-uffiċjal tal-kontijiet tal-Kummissjoni u lill-Qorti tal-Awdituri, lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill;
c)
fil-31 ta' Ottubru ta' wara għeluq is-sena finanzjarja, il-kontijiet finali tal-aġenzija, ikkonsolidati ma’ dawk tal-Kummissjoni, għandhom jiġu ppubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea;
d)
sa mhux aktar tard mit-30 ta' Settembru, id-direttur għandu jibgħat lill-Qorti tal-Awdituri tweġiba għal kull osservazzjoni li ssir minnha fil-kuntest tar-rapport msemmi fl-Artikolu 14(3) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003.
KAPITOLU 2
Kontabbiltà
Artikolu 58
1. Il-kontabbiltà tal-aġenzija hija sistema tal-organizzazzjoni tat-tagħrif baġitarju u finanzjarju li tippermetti li ċ-ċifri jkunu jistgħu jiddaħħlu, jiġu kklassifikati u rreġistrati.
Il-kontabbiltà hija magħmula minn kontabbiltà ġenerali u kontabbiltà baġitarja. Dawn iż-żewġ kontijiet jinżammu f'ewro fuq il-bażi tas-sena kalendarja.
Iċ-ċifri fil-kont ġenerali u l-kont baġitarju jiġu addottati f'għeluq is-sena tal-baġit sabiex il-kontijiet imsemmijin fil-Kapitolu 1 ikunu jistgħu jitħejjew.
2. Minkejja l-paragrafu, l-uffiċjal awtorizzanti jista' jżomm kontijiet analitiċi.
Artikolu 59
Ir-regoli u l-metodi tal-kontabbiltà kif ukoll il-pjan armonizzat tal-kontabbiltà li għandhom jiġu applikati mill-aġenzija għandhom jiġu addottati mill-uffiċjal tal-kontijiet tal-Kummissjoni b'analoġija mal-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali.
Artikolu 60
Il-kontabbiltà ġenerali għandha żżomm, f'ordni kronoloġika u skont il-metodu tal-partita doppja, l-avvenimenti u l-operazzjonijiet li jolqtu l-qagħda ekonomika u finanzjarja u dik tal-attiv u tal-passiv tal-aġenzija.
Artikolu 61
Iċ-ċaqliq differenti fil-kontijiet u l-bilanċi tagħhom għandhom jiddaħħlu fir-reġistri tal-kontabbiltà.
Kull partita tal-kontabbiltà, inklużi l-korrezzjonijiet lill-kontijiet, tkun bbażata fuq dokumenti ta' prova li tagħmel riferiment għalihom. Is-sistema tal-kontabbiltà trid tkun tippermetti li l-partiti kollha tal-kontabbiltà ikunu jistgħu jiġu ttraċċati.
Artikolu 62
Wara għeluq is-sena baġitarja u sad-data tal-preżentazzjoni tal-kontijiet finali, l-uffiċjal tal-kontijiet tal-aġenzija jista' jagħmel korrezzjonijiet li, mingħajr ma jinvolvu ħruġ jew ġbir għal dik is-sena, jkunu meħtieġa għal presentazzjoni vera u ġusta tal-kontijiet skont ir-regoli.
Artikolu 63
Il-kontabbiltà baġitarja għandha tagħti rendikont iddettaljat tal-implimentazzjoni tal-baġit. Il-kontabbiltà baġitarja għandha tirreġistra l-atti kollha ta' implimentazzjoni tal-baġit li jikkonsistu fi dħul u nfiq u li huma previsti fit-Titolu IV.
Artikolu 64
L-uffiċjal tal-kontijiet tal-aġenzija għandu jżomm inventarji li jkun fihom il-kwantita u l-valur tal-assi tanġibbli, intanġibbli u finanzjarji li jikkostitwixxu l-assi tal-aġenzija, skont mudell imħejji mill-uffiċjal tal-kontijiet tal-Kummissjoni. L-uffiċjal tal-kontijiet tal-aġenzija għandu jivverifika li l-annotazzjonijiet fl-inventarju jkunu jaqblu mal-qagħda vera.
Il-bejgħ ta' assi mobbli għandu jkun irreklamat b'mod xieraq.
TITOLU VII
VERIFIKA ESTERNA U RILAXX
Artikolu 65
Il-Qorti tal-Awdituri għandha tiskrutinizza l-kontijiet tal-aġenzija skont l-Artikolu 248 tat-Trattat tal-KE.
L-iskrutinju li jsir mill-Qorti tal-Awdituri huwa rregolat mill-Artikoli 139 sa 144 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali.
Il-Kumitat tat-Tmexxija jibgħat il-baġit, kif finalment addottat, lill-Qorti tal-Awdituri. Huwa għandu jgħarraf lill-Qorti tal-Awdituri, mill-aktar fis, b'kull deċiżjoni u b'kull att li jaddotta skont l-Artikoli 15, 18, 26 u 31.
Artikolu 66
Il-Parlament Ewropew, fuq rakkomandazzjoni tal-Kunsill, li għandu jiddeċiedi b’maġġoranza kwalifikata, għandu jagħti kwittanza lid-direttur fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit operattiv għas-sena N mhux aktar tard mid-29 ta’ April tas-sena N+2.
Id-deċiżjoni tal-kwittanza tkopri l-kontijiet tad-dħul u l-infiq kollha tal-aġenzija, kif ukoll il-bilanċ li jirriżulta u l-attiv u l-passiv tal-aġenzija deskritti fil-karta tal-bilanċ. Din il-kwittanza għandha tingħata flimkien ma' dak li tirrigwarda l-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea.
Biex jagħti l-kwittanza l-Parlament Ewropew għandu jeżamina, wara l-Kunsill, il-kontijiet, id-dikjarazzjonijiet finanzjarji u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tal-aġenzija. Huwa għandu jeżamina wkoll ir-rapport tal-Qorti tal-Awdituri msemmi fl-Artikolu 14(3) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003, flimkien mat-tweġibiet tad-direttur.
Fuq talba tal-Parlament Ewropew, id-direttur għandu jippreżentalu kull tagħrif meħtieġ għall-applikazzjoni bla xkiel tal-proċedura ta' kwittanza għas-sena finanzjarja inkwistjoni, kif stabbilit fl-Artikolu 146(3) tar- Regolament Finanzjarju ġenerali.
Artikolu 67
Id-direttur u l-Kummissjoni għandhom jieħdu l-passi xierqa kollha biex jaġixxu fuq l-osservazzjonijiet li jakkumpanjaw id-deċiżjoni ta' kwittanza tal-Parlament Ewropew u fuq il-kummenti li jakkumpanjaw ir-rakkomandazzjoni ta' kwittanza addottata mill-Kunsill.
Fuq it-talba tal-Parlament Ewropew jew tal-Kunsill, id-direttur għandu jirrapporta fuq il-miżuri meħuda fid-dawl ta' dawn l-osservazzjonijiet u kummenti. Għandu l-ewwel jibgħat ir-rapport lill-Kummissjoni u mbagħad jibgħat kopja lill-Qorti tal-Awdituri.
TITOLU VIII
DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻITORJI U FINALI
Artikolu 68
It-termini msemmijin fl-Artikolu 57 japplikaw għall-ewwel darba għas-sena finanzjarja 2005.
Għas-snin finanzjarji ta' qabel, dawn it-termini huma stabbiliti rispettivament għal:
a)
il-15 ta’ Settembru għall-Artikolu 57(b),
b)
it-30 ta’ Novembru għall-Artikolu 57(c),
c)
il-31 ta' Ottubru għall-Artikolu 57(d).
Id-dispożizzjonijiet tat-Titolu VI japplikaw progressivament skont il-possibbiltajiet tekniċi sabiex ikun hemm l-effett sħiħ tagħhom fis-sena finanzjarja 2005.
Artikolu 69
Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni huma awtorizzati li jiksbu it-tagħrif u l-ispjegazzjonijiet kollha meħtieġa dwar kwistjonijiet tal-baġit li jagħmlu parti mill-oqsma tal-kompetenza tagħhom.
Artikolu 70
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu f'Il-Ġurnal Uffiċjali ta' l-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u jkun direttament applikabbli fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, 21 ta' Settembru 2004.