Id-Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Qorti ta' l-Awdituri, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali, u l-Kumitat tar-Reġjuni
ta' l-20 ta' Lulju 2000
fuq l-organizzazzjoni u l-operazzjoni ta' l-Uffiċċju għal Pubblikazzjonijijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej
(2000/459/KE, KEFA, Euratom)
IL-PARLAMENT EWROPEW,
IL-KUNSILL TA' L-UNJONI EWROPEA,
IL-KUMMISSJONI,
IL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA,
IL-QORTI TA' L-AWDITURI,
IL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI,
IL-KUMITAT TAR-REĠJUNI,
Wara li kkunsidraw it-Trattat fuq l-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea tal-Faħam u l-Azzar,
Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta' l-Enerġija Atomika,
Billi:
(1) L-Artikolu 8 tad-Deċiżjoni tar-rappreżentanti tal-Gvernijiet ta' l-Istati Membri tat-8 ta' April 1965 fuq il-lokalità proviżorja ta' ċerti istituzzjonijiet u dipartimenti tal-Komunitajiet [1] ipprovda għal uffiċċju għall-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (hawnhekk iżjed ‘il quddiem "l-Uffiċċju") li għandu jkun jinsab fil-Lussemburgu. Dik id-dispożizzjoni kienet implimentata mid-Deċiżjoni 69/13/Euratom, KEFA, KEE [2], kif emendata mid-Deċiżjoni 80/443/KEE, Euratom, KEFA [3].
(2) Ir-Regolament Finanzjarju tal-21 ta' Diċembru 1977 applikabbli għall-budget ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej [4], kif l-aħħar emendat mir-Regolament tal-Kunsill (KE, KEFA, Euratom) Nru 2779/98 [5], jistabbilixxi dispożizzjonijiet speċifiċi dwar il-funzjonament ta' l-Uffiċċju.
(3) Ir-regoli li jirregolaw l-Uffiċċju jeħtieġ li jiġu adattati biex jieħdu in konsiderazzjoni bidla fil-proċeduri skond il-poteri mogħtija fuq l-awtorità li taħtar.
(4) Kien hemm avvanzi teknoloġiċi kbar fil-pubblikazzjoni, li jeħtieġu jiġu kkunsidrati fil-mod li jaħdem l-Uffiċċju.
(5) Id-Deċiżjoni 69/13/Euratom, KEFA, KEE ġiet emendata b'mod sostanzjali. B'emendi ġodda li qed jiġu magħmula, id-Deċiżjoni għandha tiġi magħmula mill-ġdid bil-għan taċ-ċarezza,
IDDEĊIDEW:
Artikolu 1
Il-kompitu ta' l-"Uffiċċju għall-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej" (l-Uffiċċju) għandu jkun li jippubblika l-pubblikazzjonijiet ta' l-istutuzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej u d-dipartimenti tagħhom taħt l-aqwa kondizzjonijiet tekniċi u finanzjarji, waqt li jaħdem taħt ir-responsabbiltà ta' dawk l-istituzzjonijiet.
Artikolu 2
Għall-għanijiet ta' din id-Deċiżjoni, id-definizzjonijiet li ġejjin japplikaw:
1. "li jippubblika": il-produzzjoni u d-distribuzzjoni ta' pubblikazzjonijiet fi kwalunkwe sura jew forma u permezz ta' kwalunkwe mezz, preżenti jew tal-futur;
2. "istituzzjonijiet": il-Parlament Ewropew, il-Kunsill, il-Kummissjoni, il-Qorti tal-Ġustizzja, il-Qorti ta' l-Awdituri, il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali u l-Kumitat tar-Reġjuni;
3. "korpijiet, uffiċċji u aġenziji": il-korpijiet, uffiċċji u aġenziji stabbiliti minn jew taħt it-Trattati.
Artikolu 3
1. L-Uffiċċju għandu jwettaq il-kompiti li ġejjin jew jagħmel mod li jkunu mwettqin minn kuntratturi:
(a) il-pubblikazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (Ġurnal Uffiċjali);
(b) il-pubblikazzjoni ta' pubblikazzjonijiet oħra għall-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej jew tad-dipartimenti tagħhom, bla ħsara għall-paragrafi 2 u 3;
(ċ) il-pubblikazzjoni ta' pubblikazzjonijiet għal korpijiet, uffiċċji u aġenziji fuq it-talba tagħhom.
2. Dokumenti interni jistgħu jiġu prodotti u distribwiti minn kull istituzzjoni.
3. L-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċċji u aġenziji jistgħu, f'każijiet eċċezzjonali, jippubblikaw pubblikazzjonijiet barra minn permezz ta' l-Uffiċċju jekk l-involviment tiegħu kien iżid l-ispejjeż b'mod apprezzabbli jew fejn, għal raġunijiet tekniċi, ma jistax jiltaqa' mal-ħtiġijiet urġenti involuti fil-produzzjoni u d-distribuzzjoni ta' pubblikazzjoni għal terminu perentorju qasir ħafna. F'dan il-każ għandhom jinfurmaw il-Kumitat ta' Ġestjoni mingħajr dewmien.
4. L-esekuzzjoni tal-kompiti ta' l-Uffiċċju għandha tinkludi dan li ġej:
(a) il-kollazzjoni ta' dokumenti għal pubblikazzjoni;
(b) il-preparazzjoni u l-kontroll ta' testijiet u elementi oħra, kif istruwit mill-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċċji u aġenziji;
(ċ) il-konklużjoni ta' kuntratti ma' kuntratturi;
(d) l-istampar ta' dokumenti urġenti jew xogħol żgħir ta' l-istampar;
(e) is-sorveljanza ta' xogħol li qed jiġi mwettaq;
(f) il-kontroll tal-kwalità;
(g) il-kontroll finanzjarju ta' kuntratti ma' kuntratturi;
(h) l-aċċettazzjoni fir-rigward ta' kwalità u kwantità;
(i) il-kontroll tal-kontijiet, inkluż l-affermar ta' l-awtorizzazzjoni għal pagament u l-ħruġ ta' ċertifikati skond ir-Regolament Finanzjarju;
(j) il-katalogar u l-arkivjar ta' pubblikazzjonijiet;
(k) il-ġestjoni tal-bejgħ;
(l) id-distribuzzjoni ta' pubblikazzjonijiet.
L-Uffiċċju għandu jipprovdi wkoll l-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċċji u aġenziji bl-informazzjoni teknika, kummerċjali u finanzjarja xierqa kollha għall-proġetti ta' pubblikazzjoni tagħhom u għandu jgħinhom jagħmlu kuntratti ġenerali f'forma standard.
5. Deċiżjonijiet għall-pubblikazzjoni għandhom jittieħdu biss minn kull istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija.
Artikolu 4
1. Kumitat ta' Ġestjoni għall-Uffiċċju għandu jiġi stabbilit. Kull istituzzjoni għandha jkollha vot wieħed fuq il-Kumitat.
2. Il-Kumitat ta' Ġestjoni għandu jiltaqa' fuq l-inizjattiva tal-President tiegħu jew fuq it-talba ta' istituzzjoni. Għandu jiltaqa' mill-inqas kull sitt xhur.
3. Id-Deċiżjonijiet tal-Kumitat ta' Ġestjoni għandhom jittieħdu b'maġġoranza sempliċi, ħlief għal fejn, u pprovdut, diversament. Bla ħsara għal l-Artikolu 3(5), meta l-Kumitat ta' Ġestjoni hu meħtieġ jieħu deċiżjoni konnessa speċifikament mal-pubblikazzjoni ta' test minn wieħed mill-istituzzjonijiet, dik il-maġġoranza għandha tinkludi il-vot ta' l-istuzzjoni involuta.
Artikolu 5
1. Fl-interess komuni ta' l-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċċji u aġenziji, il-Kumitat ta' Ġestjoni għandu:
(a) jistabbilixxi r-regoli li jirregolaw il-ġestjoni ta' l-Uffiċċju b'deċiżjoni unanima;
(b) jistabbilixxi linji gwida ta' politika għall-bejgħ ġenerali u d-distribuzzjoni mingħajr ħlas b'deċiżjoni unanima;
(ċ) jagħti lill-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċċji u aġenziji kwalunkwe suġġeriment li għandu għat-titjib tal-ġestjoni bla xkiel ta' l-Uffiċċju;
(d) taħt il-proċedura tal-budget, jagħmel stimi tad-dħul u l-infiq ta' l-Uffiċċju bbażati fuq abbozz ippreparat mid-Direttur ta' l-Uffiċċju, u jibgħathom lill-Kummissjoni bil-għan li jistabbilixxi l-istimi ta' dħul u nfiq tal-Kummissjoni; fl-istess ħin, għandu jipproponi lill-Kummissjoni kwalunkwe emendi għall-pjan ta' twaqqif ta' l-Uffiċċju li jikkunsidra meħtieġa;
(e) jiddefinixxi t-tipi ta' servizzi addizzjonali li l-Uffiċċju jista' jwettaq kontra pagament għall-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċji u aġenziji, u l-ħlasijiet korrispondenti;
(f) jiddefinixxi t-tipi ta'servizzi għal liema l-Uffiċċju jista' jimpjega sottokuntratturi;
(g) jagħmel rapport ta' kull sena ta' l-amministrazzjoni bbażata fuq abbozz ippreparat mid-Direttur, li jkopri partikolarment l-intestaturi kollha tad-dħul u l-infiq relatati ma' xogħol imwettaq u servizzi pprovduti mill-Uffiċċju fid-dawl tal-kontijiet analitiċi; sa l-1 ta' Mejju ta' kull sena għandu jibgħat ir-rapport tiegħu fuq is-sena finanzjarja li għada kif intemmet lill-istituzzjonijiet;
(h) jipparteċipa fil-ħatra ta' ċerti uffiċjali, kif previst fl-Artikolu 6.
2. Fir-rigward tal-Ġurnal Uffiċjali, il-poteri tal-Kumitat ta' Ġestjoni għandhom jinkludu dawn li ġejjin:
(a) li jassigura li l-awtoritajiet kompetenti f'kull istituzzjoni jieħdu d-deċiżjonijiet bażiċi li għandhom jiġu applikati konġuntament mill-istituzzjonijiet li jużaw il-Ġurnal Uffiċjali u biex jassigura li d-deċiżjonijiet adottati huma debitament implimentati;
(b) li jagħmel kwalunkwe proposta li għandu għat-titjib ta' l-istruttura u l-presentazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali;
(ċ) li jagħmel proposti lill-istituzzjonijiet għall-armonizzazzjoni tal-presentazzjoni ta' testijiet għall-pubblikazzjoni;
(d) li jeżamina kwalunkwe diffikultajiet li ltaqa' magħhom waqt l-operazzjonijiet ta' kuljum fil-pubblikazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali u biex joħroġ l-istruzzjonijiet meħtieġa lill-Uffiċċju u biex jagħmel rakkomandazzjonijiet xierqa lill-istituzzzjonijiet sabiex jegħlbuhom;
(e) li jiddeċiedi unanimament jekk, u f'liema ċirkostanzi, pubblikazzjonijiet li joriġinaw barra l-istituzzjonijiet jistgħu jiġu akkomodati fil-Ġurnal Uffiċjali. Din id-dispożizzjoniji m'għandhiex, madankollu, tapplika lill-pubblikazzjonijiet magħmula skond leġiżlazzjoni tal-Komunità;
(f) skond l-Artikolu 133 tar-Regolament Finanzjarju, li jitlob lil Kummissjoni biex tiftaħ kont bankarju biex jieħu ħsieb fondi tax-xogħol biex jiffinazja operazzjonijiet essenzali għall-pubblikazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali li ġew sottokuntrattati.
3. Il-Kumitat ta' Ġestjoni għandu jadotta r-Regoli tal-Proċedura tiegħu b'deċiżjoni unanima, wara li jkun tahom lill-istituzzjonijiet. Għandu jaħtar President minn fost il-membri tiegħu.
Artikolu 6
1. Il-poteri ta' l-awtorità li taħtar fir-rigward ta' uffiċjali u impjegati oħra fil-gradi A 1, A 2, A 3 u LA 3 għandhom jiġu eżerċitati mill-Kummissjoni kif deskritt hawn taħt.
Il-Kummissjoni m'għandhiex taħtar uffiċjali fil-gradi A 1, A 2, A 3 u LA 3 sakemm il-Kumitat ta' Ġestjoni ma tax opinjoni favorevoli. Fil-każ tal-gradi A 1 u A 2 l-opinjoni għandha tkun unanima.
Il-Kumitat ta' Ġestjoni għandu jkun involut mill-viċin fi kwalunkwe proċeduri li għandhom ikunu kompluti qabel il-ħatra ta' uffiċjali jew impjegati oħra fil-gradi A 1, A 2, A 3 u LA 3, speċjalment fl-abbozzar tan-notifika tal-post vojt, l-eżaminazzjoni ta' applikazzjonijiet u l-ħatra ta' bordijiet ta' selezzjoni għal kompetizzjonijiet.
2. Il-poteri ta' l-awtorità li taħtar fir-rigward ta' uffiċjali jew impjegati barra dawk imsemmija fil-paragrafu 1 għandhom jkunu eżerċitati mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista' tiddelega dawn il-poteri lid-Direttur ta' l-Uffiċċju.
Il-Kummissjoni, jew id-Direttur ta' l-Uffiċċju jekk il-poteri ta' l-awtorità li taħtar ġew delegati lilhu, għandu jinforma lil Kumitat ta' Ġestjoni bil-ħatriet, kuntratti ffirmati, promozzjonijiet jew proċeduri dixxiplinarji kollha introdotti fir-rigward ta' uffiċjali jew impjegati barra dawk imsemmija fil-paragrafu 1. Jekk il-Kummissjoni ma ddelegatx il-poteri ta' l-awtorità li taħtar lid-Direttur ta' l-Uffiċċju fir-rigward ta' dawn l-uffiċjali jew impjegati, l-atti in kwistjoni għandhom jiġu adottati mill-Kummissjoni fuq proposti mid-Direttur.
3. Il-proċeduri amministrattivi konnessi ma' l-atti uffiċjali msemmijin fil-paragrafi 1 u 2, u l-amministrazzjoni ta' kuljum tal-persunal, partikolarment fir-rigward ta' l-irtirar, l-assigurazzjoni tal-mard, inċidenti fuq il-post tax-xogħol, salarji u meta wieħed ma jidħolx għax-xogħol, għandhom jiġu mwettqin fl-istess mod bħal dak għall-persunal tal-Kummissjoni impjegat fil-Lussemburgu.
4. Notifiki ta' postijiet vojta fl-Uffiċċju għandhom jiġu mgħarrfa lil uffiċjali fl-istituzzjonijiet tal-Komunità kollha fi żmien tajjeb.
Artikolu 7
1. L-approprjazzjonijiet allokati lill-Uffiċċju, l-ammont totali ta' liema għandu jiġi muri taħt intestatura separata fit-taqsima tal-budget relatat mall-Kummissjoni, għandhom jkunu stabbiliti fid-dettal f'anness għal dik it-taqsima.
Dan l-Anness għandu jkun fil-forma ta' prospett ta' dħul u nfiq subdiviż fl-istess mod bħat-taqsimiet tal-budget.
2. Postijiet fl-Uffiċċju għandhom ikunu mniżżlin f'anness għat-tabella li turi l-istaff tal-Kummissjoni.
3. Kull istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija għandu jaġixxi bħala uffiċjal li jawtorizza għal approprjazzjonijiet taħt l-intestatura "spejjeż għall-pubblikazzjoni" fil-budget tiegħu. L-ispejjeż tad-distribuzzjoni mingħajr ħlas ta' pubblikazzjonijiet għandom jiġu magħmula mill-istituzzjoni, korp, uffiċċju jew aġenzija in kwistjoni. Il-Kumitat ta' Ġestjoni għandu jistabbilixxi proċeduri għall-koperazzjoni fuq il-kontijiet bejn l-Uffiċċju u l-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċji u aġenziji.
4. Servizzi mogħtija mill-Uffiċċju kontra pagament għandhom jiġu mħallsa kif stabbilit mill-Kumitat ta' Ġestjoni. Fi tmiem is-sena finanmzjarja, il-Kumitat ta' Ġestjoni għandu jinforma l-awtorità tal-budget bil-komposizzjoni ta' ammonti miksuba f'dan il-mod ġo l-Anness għall-intestatura tal-budget.
5. L-Uffiċċju għandu jżomm kontijiet separati għall-bejgħ tal-Ġurnal Uffiċjali u pubblikazzjonijiet. Riċevuti netti mill-bejgħ għandhom jiġu mogħdija lill-istituzzjonijiet, korpijiet, uffiċji u aġenziji wara s-sena finanzjarja ġiet fit-tmiem.
"Riċevuti netti mill-bejgħ" tfisser: is-somma totali ta' fatturi, barra amministrazzjoni, rkupru u spejjeż.
Artikolu 8
Id-Direttur ta' l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli għat-tmexxija bla xkiel ta' l-Uffiċċju, waqt li jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kumitat ta' Ġestjoni fil-limiti tal-poteri tiegħu. Għandu jipprovdi servizzi segretarjali għall-Kumitat ta' Ġestjoni, jagħmel rapport lill-Kumitat fuq it-twettiq tad-doveri tiegħu u jagħtih kwalunkwe proposta li għandu għat-titjib tat-tmexxija ta' l-Uffiċċju. Għandu jkollu awtorità uffiċjali fuq l-istaff ta' l-Uffiċċju. Fil-każ li d-Direttur ikun assenti jew mhux aċċessibli, id-doveri tiegħu għandhom, bħala eċċezzjoni għar-regoli fuq is-sostituzzjonijiet, jiġu esegwiti minn membru ta' l-Uffiċċju nominat mill-Kumitat ta' Ġestjoni.
Artikolu 9
Id-Deċiżjoni 69/13/Euratom, KEFA, KEE hi hawnhekk mħassra.
Referenzi għad-Deċiżjoni mħassra għandhom jiġu meħudin bħala referenza għal din id-Deċiżjoni.
Magħmula fi Brussel u fil-Lussemburgu, fl-20 ta' Lulju 2000.