REGOLAMENT TAL-KUMMISSJONI (KE) Nru 651/2008
tad-9 ta’ Lulju 2008
li jemenda r-Regolament (KE) Nru 1653/2004 dwar ir-regolament finanzjarju standard għall-aġenziji eżekuttivi skond ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 58/2003 li jfassal l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b’ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 58/2003 tad-19 ta’ Diċembru 2002 li jistabbilixxi l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b'ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità (1), u partikolarment l-Artikolu 15 tiegħu,
Wara li kkunsidrat l-opinjoni tal-Parlament Ewropew,
Wara li kkunsidrat l-opinjoni tal-Kunsill ta’ l-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidrat l-opinjoni tal-Qorti ta’ l-Awdituri (2),
Billi:
(1)
Wara l-adozzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1995/2006 tat-13 ta’ Diċembru 2006 li jemenda r-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3), huwa meħtieġ li r-Regolament tal-Kummisssjoni (KE) Nru 1653/2004 (4) jiġi adattat b’mod li jkun konformi mar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (minn hawn 'il quddiem imsejjaħ: Regolament Finanzjarju ġenerali) (5).
(2)
Emendi oħra saru neċessarji fid-dawl ta’ l-esperjenza akkwistata mill-aġenziji eżistenti.
(3)
Għandu jiġi ċċarat li l-ġestjoni finanzjarja soda titlob kontroll intern effettiv u effiċjenti. Il-karatteristiċi u l-għanijiet ewlenin tas-sistemi tal-kontroll intern għandhom jiġu definiti.
(4)
Il-pubblikazzjoni tal-baġit amministrattiv ta’ l-aġenziji għandu jiġi ssimplifikat filwaqt li jiġu ppreżervati l-prerogattivi ta’ l-awtorità tal-baġit u tal-Qorti ta’ l-Awdituri.
(5)
Irriżulta li fil-prattika l-proċedura dwar it-trasferimenti li għandha tiġi adottata mid-diretturi ta’ l-aġenziji mhix ċara u tieħu ħafna ħin. Għalhekk għandha tiġi ssimplifikata u aċċelerata.
(6)
Kjarifika dwar is-sitwazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interessi, dispożizzjonijiet ġodda dwar il-verifika ex ante ta’ tranżazzjonijiet individwali simili li jirrigwardaw ċerti partiti ta’ nefqa ta’ rutina, dispożizzjonijiet dwar ir-responsabbiltà (liability) ta’ l-uffiċjali awtorizzanti u l-użu tas-sistemi ta’ debitar dirett għandhom jiġu introdotti fir-regolament finanzjarju standard.
(7)
It-trasparenza miksuba fil-konfront ta’ l-awtorità tal-baġit għandha tiġi żgurata permezz ta’ rekwiżiti ġodda għal informazzjoni min-naħa ta’ l-aġenziji fil-proċedura tal-baġit, partikolarment fir-rigward ta’ l-għadd ta’ persunal b'kuntratt u r-rinunzji għall-irkupru ta’ ammonti riċevibbli stabbiliti.
(8)
Sabiex tiġi żgurata t-trasparenza fl-użu tal-fondi mill-baġit, huwa meħtieġ li jkun hemm aċċess għall-informazzjoni dwar il-benefiċjarji ta’ dawn il-fondi f'ċerti limiti neċessarji għall-ħarsien ta’ interessi leġittimi kemm pubbliċi kif ukoll privati.
(9)
Sabiex jissaħħaħ il-ħarsien ta’ l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet, l-aġenziji għandhom jipparteċipaw f’attivitajiet ta’ prevenzjoni tal-frodi ta’ l-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi.
(10)
Sabiex jiġi żgurat li d-data personali ma tinżammx għal aktar żmien milli meħtieġ għall-iskopijiet li għalihom tkun inġabret jew ipproċessata ulterjorment, għandhom jiġu stabbiliti rekwiżiti speċifiċi fir-rigward tad-dokumenti anċillari.
(11)
Sabiex jissaħħaħ il-ħarsien ta’ l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet, l-aġenziji għandhom jistabbilixxu lista ta’ ammonti riċevibbli, filwaqt li jiddikjaraw l-ismijiet tad-debituri u l-ammonti tad-djun fejn id-debitur ikun ġie ordnat li jħallas b'deċiżjoni tal-Qorti li jkollha s-saħħa ta’ res judicata u fejn l-ebda ħlas jew ħlas sinifikanti ma jkun sar għal sena wara l-pronunzja tagħha. Il-lista għandha tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed f'kunsiderazzjoni l-leġiżlazzjoni applikabbli dwar il-ħarsien tad-data.
(12)
Ir-responsabbiltà ta’ l-uffiċjali tal-kontabilità għaċ-ċertifikazzjoni tal-kontijiet fuq il-bażi ta’ l-informazzjoni finanzjarja fornuta lilhom mill-uffiċjali awtorizzanti għandha tiġi ċċarata. Għal dan il-għan, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jingħata l-poter li jikkontrolla li l-informazzjoni li tasal għand l-uffiċjal awtorizzanti b’delega u li jniżżel riżervi, jekk ikun meħtieġ.
(13)
Ladarba l-aġenziji huma uffiċjali awtorizzanti b'delega tal-Kummissjoni, kwistjonijiet ta’ kontroll intern dwar l-implimentazzjoni ta’ l-approprjazzjonijiet operattivi mid-diretturi tagħhom huma parti mir-rapporti stabbiliti skond l-Artikolu 86 (3) u (4) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali. Sabiex jiġu ssimplifikati l-mekkaniżmi tar-rappurtaġġ u jiġu evitati flussi żejda ta’ informazzjoni, ir-rapport ta’ l-awditur intern dwar l-approprjazzjonijiet amministrattivi ta’ l-aġenziji eżekuttivi għandu jsir parti mir-rapport ta’ l-awditur intern skond l-Artikolu 86(3) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali. Għall-istess raġuni, il-Kummissjoni għandha tinkludi r-rapporti stabbiliti mill-aġenziji skond ir-raba’ paragrafu ta’ l-Artikolu 49 tar-Regolament (KE) Nru 1653/2004 fir-rapport tagħha skond l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali li tibgħat lill-awtorità tar-rilaxx.
(14)
Il-kundizzjonijiet ta’ l-użu, mill-aġenziji, tas-servizzi u l-uffiċċji tal-Kummissjoni, l-uffiċċji interistituzzjonali Ewropej u ċ-Ċentru tat-Traduzzjonijiet għall-entitajiet ta’ l-Unjoni Ewropea stabbilit bir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2965/94 li jistabbilixxi Ċentru tat-Traduzzjoni għall-entitajiet ta’ l-Unjoni Ewropea (6) gġandhom jiġu ċċarati. Għandha tiġi inkluża dispożizzjoni għall-għażla ta’ esperti, li tikkorrispondi għal dik introdotta fir-Regolament Finanzjarju ġenerali.
(15)
Sabiex jissaħħaħ il-ħarsien ta’ l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet u billi l-aġenziji ma jistgħux jeżerċitaw ċerti prerogattivi li huma esklussivament responsabbiltà ta’ l-istituzzjonijiet Ewropej, huma għandhom jintalbu jinkludu klawsoli kontrattwali speċifiċi fil-kuntratti li jiġu konklużi ma’ partijiet terzi li jippermettulhom jeżerċitaw ċerti drittijiet, inklużi s-sospensjoni u t-terminazzjoni ta’ kuntratti u proċeduri ta’ sejħiet għall-offerti u l-istabbiliment ta’ perjodu ta’ limitazzjoni.
(16)
Għal raġunijiet ta’ trasparenza fil-konfront ta’ l-awtorità tal-baġit, għandha tiġi introdotta proċedura ta’ informazzjoni fir-rigward ta’ proġetti b’impatt sinjifikanti fuq il-baġit amministrattiv ta’ l-aġenzija.
(17)
L-Artikolu 14(3) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003 jipprovdi għar-rilaxx sa mhux aktar tard mid-29 ta’ April tas-sena N+2 filwaqt li ssir dikjarazzjoni espliċità li r-rilaxx għandu jiġi approvat flimkien ma’dak b'rabta ma’ l-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali ta’ l-Unjoni Ewropea. Wara r-reviżjoni tar-Regolament Finanzjarju ġenerali, li jipprovdi għar-rilaxx għall-implimentazzjoni tal-baġit ġenerali ta’ l-Unjoni Ewropea qabel il-15 ta’ Mejju tas-sena N+2, il-kontenut ta’ l-Artikolu 14(3) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003 sar inkonsistenti. Għalhekk, id-data tar-rilaxx għall-baġit operattiv ta’ l-aġenziji eżekuttivi għandha tkun armonizzata ma’ dik tal-baġit ġenerali.
(18)
Ir-Regolament (KE) Nru 1653/2004 għandu għalhekk jiġi emendat skond dan,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Ir-Regolament (KE) Nru 1653/2004 huwa emendat kif ġej:
(1)
L-Artikolu 3 hu sostitwit b'dan li ġej:
“Artikolu 3
Il-baġit għandu jkun stabbilit u implimentat f'konformità mal-prinċipji ta’ l-unità, il-preċiżjoni tal-baġit, l-annwalità, l-ekwilibriju, l-unità tal-kontijiet, l-universalità, l-ispeċifikazzjoni, il-ġestjoni finanzjarja soda li jirrikjedu kontroll intern effettiv u effiċjenti, u t-trasparenza kif stabbilit f’dan ir-Regolament.”;
(2)
Fir-raba’ paragrafu ta’ l-Artikolu 9, tinżied is-sentenza li ġejja:
“Sa mhux aktar tard mill-1 ta’ Ġunju tas-sena N+1, l-aġenzija għandha tinforma lill-Kummissjoni dwar l-implimentazzjoni ta’ kull dħul assenjat li jkun ġie trasferit.”;
(3)
Fl-Artikolu 10, it-tieni paragrafu jkun sostitwit b'dan li ġej:
“Madankollu, mill-15 ta’ Novembru ta’ kull sena, in-nefqa amministrattiva ta’ rutina tista' tiġi impenjata bil-quddiem kontra l-approprjazzjonijiet ipprovduti għas-sena finanzjarja ta’ wara. Tali impenji ma jistgħux jaqbżu kwart l-approprjazzjonijiet deċiżi mill-bord ta’ ġestjoni fuq il-linja tal-baġit li tikkorispondi magħhom għas-sena finanzjarja kurrenti. Huma ma jistgħux jirrigwardaw infiq ġdid, li l-prinċipju tiegħu jkun għadu ma ġiex rikonoxxut fl-aħħar baġit adottat kif suppost.”;
(4)
Fl-Artikolu 18, l-ewwel paragrafu huwa sostitwit b'li ġej:
“Id-direttur għandu jieħu d-deċiżjonijiet dwar it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet fi ħdan il-baġit operattiv. Hu għandu jinfurma lill-bord ta’ ġestjoni minn qabel, u dan jista' jopponi dawn it-trasferimenti. Wara l-approvazzjoni tal-bord ta’ ġestjoni jew fl-assenza ta’ risposta fi żmien tliet ġimgħat minn meta tkun ingħatat l-informazzjoni, id-direttur jista' jipproċedi bit-trasferimenti ppjanati.”;
(5)
Fit-Titolu II, Kapitolu 7, jiddaħħal l-Artikolu 19a li ġej:
“Artikolu 19a
1. Il-baġit għandu jiġi implimentat skond kontroll intern effettiv u effiċjenti.
2. Għall-fini ta’ l-implimentazzjoni tal-baġit, il-kontroll intern huwa definit bħala proċess applikabbli fil-livelli kollha tat-tmexxija u mfassal biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli għall-ksib ta’ l-għanijiet li ġejjin:
(a)
l-effikaċja, l-effiċjenza u l-ekonomija ta’ l-operazzjonijiet;
(b)
l-affidabbiltà tar-rappurtaġġ;
(ċ)
is-salvagwardja ta’ l-assi u ta’ l-informazzjoni;
(d)
il-prevenzjoni u s-sejba tal-frodi u ta’ l-irregolaritajiet;
(e)
kontroll adegwat tar-riskji li jirrigwardaw il-legalità u r-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, meta jitqies il-karattru multiannwali tal-programmi u n-natura tal-ħlasijiet ikkonċernati.”;
(6)
L-Artikolu 20 huwa emendat kif ġej:
(a)
it-tieni paragrafu huwa sostitwit b'li ġej:
“Il-baġit u l-baġits ta’ emenda, kif adottati finalment, għandhom jiġu trażmessi għall-informazzjoni lill-awtorità tal-baġit, lill-Qorti ta’ l-Awdituri u lill-Kummissjoni u ppubblikati fuq is-sit ta’ l-Internet ta’ l-aġenzija kkonċernata. Taqsira tal-baġits u l-baġits ta’ emenda għandha tiġi ppubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej fi żmien tliet xhur minn meta jkunu addottati.
Is-sommarju għandu juri l-ħames linji baġitarji ewlenin relatati mad-dħul kif ukoll il-ħames linji baġtarji ewlenin relatati man-nefqa, il-pjan ta’ stabbiliment u stima ta’ l-għadd ta’ persunal b’kuntratt, muri f’ekwivalenti ta’ persunal full-time li hemm approprjazzjonijiet allokati għalih fil-baġit, u esperti nazzjonali ssekondati. Għandu jindika wkoll iċ-ċifri għas-sena ta’ qabel.”;
(b)
jiżdiedu l-paragrafi li ġejjin:
“L-aġenzija għandi tpoġġi għad-dispożizzjoni fuq is-sajt ta’ l-Internet tagħha l-informazzjoni dwar il-benefiċjarji tal-fondi mill-baġit, inkluż ta’ l-esperti impjegati b'kuntratt skond l-Artikolu 50b. Il-pubblikazzjoni għandha tkun aċċessibbli, trasparenti u komprensiva. Dan it-tagħrif għandu jitpoġġa għad-dispożizzjoni b'rispett xieraq għall-obbligi tal-kunfidenzjalità, b'mod partikolari l-ħarsien tad-data personali kif stabbilit fir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2001 dwar il-protezzjoni ta’ l-individwu fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u l-entitajiet tal-Komunità u dwar il-movement liberu ta’ dak id-data (*) u r-rekwiżiti tas-sigurtà.
Fejn il-pubblikazzjoni hija ppubblikata biss f’forma anonima, l-aġenzija għandha tipprovdi informazzjoni dwar il-benefiċjarji kkonċernati lill-Parlament Ewropew b’mod xieraq u kull meta tintalab tagħmel dan.
(*) ĠU L 8, 12.1.2001, p. 1.”;" 						
(7)
L-Artikolu 21 hu sostitwit b'dan li ġej:
“Artikolu 21
L-Aġenzija għandha tibgħat lill-Kummissjoni, sa mhux aktar tard mill-5 ta’ Marzu ta’ kull sena, stima tad-dħul u l-infiq tagħha għas-sena N+1 imfassla mid-direttur tagħha u adottata mill-bord ta’ ġestjoni u l-linjigwida ġenerali li fuqhom tkun ibbażata din l-istima, flimkien mal-programm ta’ ħidma tagħha.
L-istima tad-dħul u l-infiq ta’ l-aġenzija għandha tinkludi:
(a)
pjan ta’ stabbiliment li jistabbilixxi l-għadd ta’ postijiet temporanji awtorizzati fil-limiti ta’ l-appropjazzjonijiet tal-baġit, bil-grad u bil-kategorija;
(b)
meta sseħħ bidla fl-għadd ta’ persuni f'post, resndikont li jiġġustifika t-talba għal postijiet ġodda;
(ċ)
stima kull tlett xhur ta’ pagamenti bi flus u rċevuti;
(d)
l-għadd ta’ persunal b’kuntratt u esperti nazzjonali ssekondati jaħdmu ma’ l-aġenzija u l-għadd stmat għas-sena N+1;
(e)
stima tad-dħul assenjat;
(f)
informazzjoni dwar il-ksib ta’ l-għanijiet stabbiliti perċedentement tad-diversi attivitajiet kif ukoll ta’ l-għanijiet ġodda imkejlin b'indikaturi;
Ir-riżultati ta’ l-evalwazzjoni għandhom jiġu kkonsultati u ssir referenza għalihom bħala prova ta’ kemm qabel li jsiru żieda jew tnaqqis fil-baġit operattiv propost ta’ l-aġenzija f'paragun mal-baġit operattiv għas-sena N.”;
(8)
L-Artikolu 22 huwa emendat kif ġej:
(a)
l-ewwel paragrafu huwa sostitwit b'dan li ġej:
“Bħala parti mill-proċedura biex ikun addottat il-baġit ġenerali, il-Kummissjoni għandha tibgħat ir-rendikonti ta’ stimi ta’ l-awtorità baġitarja u tipproponi l-ammont ta’ sussidju għall-aġenzija u l-għadd tal-persunal li hi tqis li l-entità teħtieġ. Il-Kummissjoni għandha tipprovdi abbozz ta’ pjan ta’ stabbiliment ta’ l-aġenzija u stima ta’ l-għadd ta’ persunal b’kuntratt f’ekwivalenti ta’ full-time li jiġu allokati approprjazzjonijiet.”
(b)
fit-tielet paragrafu ta’ l-Artikolu 22, tinżied is-sentenza li ġejja: “Il-pjan ta’ stabbiliment għandu jiġi ppubblikat f’anness ma’ Taqsima III - Kummissjoni - tal-baġit ġenerali.”;
(9)
Fil-punt 1 ta’ l-Artiklu 23, il-punt (b) hu sostitwit b’dan li ġej:
“(b)
id-dħul għas-sena finanzjarja preċedenti u d-dħul għas-sena N-2, inkluż id-dħul assenjat;”;
(10)
Fit-tieni sottoparagrafu ta’ l-Artikolu 24(1), il-kliem “taħt il-grad A3” huma sostitwiti b'“taħt il-grad AD13”;
(11)
Fl-Artikolu 25, għandu jiġi miżjud is-sottoparagrafu li ġej:
“Bla ebda ħsara lejn ir-responsabbiltajiet ta’ l-uffiċjal awtorizzanti fir-rigward tal-prevenzjoni u l-kxif ta’ frodi u irregolaritajiet, l-aġenziji għandhom jipparteċipaw f’attivijtaijet ta’ prevenzjoni tal-frodi ta’ l-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi.”;
(12)
Fl-Artikolu 27, l-ewwel paragrafu huwa sostitwit b'li ġej:
“L-atturi finanzjarji kollha fit-tifsira tal-Kapitolu 2 ta’ dan it-Titolu u kwalunkwe persuna oħra involuta fl-implimentazzjoni, il-ġestjoni, il-verifika jew il-kontroll tal-baġit għandhom ikunu pprojbiti milli jieħdu kwalunkwe miżura li tista' ġġib l-interessi tagħhom f'kunflitt ma’ dawk ta’ l-aġenzija jew tal-Komunitajiet. F'każ bħal dan, il-persuna ikkonċernata m'għandhiex tieħu tali miżuri u għandha tirreferi l-każ lis-superjur tagħha. Id-direttur għandu jirreferi l-każ lill-bord ta’ ġestjoni.”;
(13)
L-Artikoli 29 u 30 jiġu sostitwiti b’dan li ġej:
“Artikolu 29
1. L-uffiċjal awtorizzanti għandu jkun responsabbli mill-implimentazzjoni tad-dħul u l-infiq skond il-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba u mill-iżgurar tal-konformità mar-rekwiżiti tal-legalità u r-regolarità. Huwa għandu jżomm id-dokumenti ta’ sostenn li għandhom x'jaqsmu ma’ l-operazzjonijiet li jkunu saru fuq medda ta’ ħames snin mid-data tad-deċiżjoni tar-rilaxx għall-implimentazzjoni tal-budget. Fejn hu possibbli, id-data personali fid-dokumenti ta’ prova għandha titħassar meta dik id-data ma tkunx neċessarja għar-rilaxx tal-baġit jew għal skopijiet ta’ kontroll u verifika. F'kull każ, rigward iż-żamma ta’ traffic data, għandu japplika l-Artikolu 37(2) tar-Regolament (KE) 45/2001.
2. L-uffiċjal awtorizzanti għandu jistabbilixxi, f’konformità ma’ l-istandards minimi adottati mill-Kummissjoni għad-dipartimenti tagħha stess u b’kunsiderazzjoni għar-riskji assoċjati ma’ l-ambjent tal-ġestjoni u man-natura ta’ l-azzjonijiet iffinanzjati, l-istruttura organizzattiva u l-proċeduri ta’ ġestjoni u ta’ kontroll interni li jkunu adattati għat-twettiq tad-dmirijiet tiegħu, inklużi, fejn ikun xieraq, verifiki ex post.
Skond in-natura u l-ambitu tad-dmirijiet, l-uffiċjal awtorizzanti jista’ jistabbilixxi funzjoni ta’ għarfien u konsulenza fid-dipartimenti tiegħu, bil-għan li jgħinuh jikkontrolla r-riskji involuti fl-attivitajiet tiegħu.
Qabel ma tkun awtorizzata operazzjoni, l-aspetti operattivi u finanzjarji għandhom jiġu verifikati minn impjegati għajr dak li jkun ta bidu għall-operazzjoni.
Għall-fini tal-verifika ex ante, sensiela ta’ tranżazzjonijiet individwali simili li jirrigwardaw nefqa ta’ rutina fuq salarji, pensjonijiet, ħlas lura ta’ spejjeż ta’ missjonijiet u spejjeż mediċi jistgħu jiġu kkunsidrati mill-uffiċjal awtorizzanti responsabbli bħala operazzjoni waħda. F’dan il-każ, l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, skond il-valutazzjoni tiegħu tar-riskju, għandu jwettaq verifika ex post.
Il-bidu ta’ verifiki ex ante u ex post ta’ operazzjoni għandha ssir b'funzjonijiet differenti.
3. Skond l-Artikolu 9(7) tar-Regolament (KE) Nru 58/2003, sal-15 ta’ Marzu kull sena, l-uffiċjal awtorizzanti għandu jirrapporta lill-bord ta’ ġestjoni dwar il-prestazzjoni tad-dmirijiet tiegħu fil-forma ta’ rapport ta’ l-attività annwali flimkien ma’ informazzjoni finanzjarja u amministrattiva li tikkonferma li l-informazzjoni li hemm fir-rapport tippreżenta stampa vera u ġusta kif speċifikat mod ieħor fi kwalunkwe riserva marbuta ma’ oqsma definti ta’ dħul u nfiq.
Artikolu 30
1. Il-bord ta’ ġestjoni għandu jaħtar uffiċjal tal-kontabilità, li għandu jkun uffiċjal sekondat jew membru tal-persunal temporanju reklutat direttament mill-aġenzija u li għandu jkun responsabbli għal dan li ġej:
(a)
l-implimentazzjoni kif jixraq tal-ħlasijiet, għall-ġbir tad-dħul u għall-irkupru ta’ l-ammonti stabbiliti bħala reċivibbli;
(b)
it-tħejjija tal-kontijiet ta’ l-aġenzija skond it-Titolu VI;
(ċ)
iż-żamma tal-kontijiet skond it-Titolu VI;
(d)
l-implimentazzjoni tar-regoli u l-metodi tal-kontabilità u l-karta tal-kontijiet skond id-dispożizzjonijiet adottati mill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni;
(e)
id-deċiżjoni li jiġu stabbiliti s-sistema tal-kontabilità u l-validazzjoni tagħhom u, fejn xieraq, sistemi ta’ validazzjoni stabbiliti mill-uffiċjal awtorizzanti maħsuba biex ifornu jew jiġġustifikaw l-informazzjoni dwar il-kontijiet; l-uffiċjal tal-kontabilità se jkollu s-setgħa jivverifika li l-kriterji ta’ validazzjoni jiġu rispettati;
(f)
il-ġestjoni tat-teżor.
2. Qabel ma l-bord ta’ ġestjoni japprova l-kontijiet, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jiffirmahom u b'dan jiċċertifika li għandu assigurazzjoni raġjonevoli li l-kontijiet jippreżentaw stampa vera u ġusta tas-sitwazzjoni finanzjarja ta’ l-aġenzija.
Għal dak l-għan, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jkun sodisfatt li l-kontijiet ikunu tħejjew skond ir-regoli, il-metodi u s-sistemi ta’ kontabilità stabbiliti u li d-dħul u l-infiq kollu jkun iddaħħal fil-kontijiet.
L-uffiċjal awtorizzanti għandu jgħaddi l-informazzjoni kollha li l-uffiċjal tal-kontabilità jkollu bżonn biex ikun jista’ jwettaq id-dmirijiet tiegħu.
L-uffiċjal awtorizzanti għandu jibqa' għal kollox responsabbli għall-użu tal-fondi li jkun jamministra u kif ukoll għal-legalità u regolarità ta’ l-infiq taħt il-kontroll tiegħu.
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jingħata s-setgħa biex jiċċekkja l-informazzjoni li jirċievi kif ukoll biex jagħmel aktar verifiki li jemmen li jkunu meħtieġa sabiex ikun jista’ jiffirma l-kontijiet.
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jagħmel riservi, jekk meħtieġ, fejn ifisser eżattament in-natura u l-kamp ta’ l-applikazzjoni ta dawn ir-riservi.
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jikseb mill-uffiċjal awtorizzanti, li għandu jiggarantixxi l-affidabilità tagħha, l-informazzjoni kollha meħtieġa għall-produzzjoni ta’ kontijiet li jagħtu stampa reali ta’ l-assi ta’ l-aġenzija u ta’ l-implimentazzjoni tal-baġit.
3. Ħlief meta pprovdut xort’oħra f’dan ir-Regolament, l-uffiċjal tal-kontabilità biss għandu l-poter li jamministra l-flus likwidi u l-ekwivalenti tagħhom. Hu għandu jkun responsabbli għaż-żamma fiż-żgur tagħhom.”;
(14)
Fit-Titolu IV, Kapitolu 2, jiddaħħal l-Artikolu 30a li ġej:
“Artikolu 30a
L-uffiċjal tal-kontabilità jista', fit-twettiq tad-doveri tiegħu, jiddelega ċerti inkarigi lil persunal subordinat għalih li jkunu membri tal-persunal temporanju.”;
(15)
L-Artikolu 34 huwa emendat kif ġej:
(a)
il-paragrafu 1 huwa sostitwit b'dan li ġej:
“1. L-uffiċjal awtorizzanti jista' jintalab iħallas kumpens kif stabbilit fir-Regolamenti tal-Persunal.”;
(b)
Jiddaħħal il-paragrafu 1a li ġej:
“1a. L-obbligu biex jitħallas kumpens għandu partikolarment japplika jekk:
(a)
l-uffiċjal ta’ l-awtorizzazzjoni, kemm jekk b’mod intenzjonali jew minħabba negliġenza kbira min-naħa tiegħu, jiddetermina l-ammonti dovuti li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ ordnijiet għall-irkupru, jimpenja nefqa jew jiffirma ordni għall-ħlas mingħajr ma jikkonforma ma’ dan ir-Regolament;
(b)
l-uffiċjal awtorizzanti, jew b’mod intenzjonat jew minħabba traskuraġni serja min-naħa tiegħu, jonqos milli jipproduċi dokument li jistabbilixxi dejn, jittraskura milli joħroġ ordni ta’ rkupru jew jittardja l-ħruġ ta’ din l-ordni jew ta’ ordni għal ħlas, u b’hekk jesponi lill-istituzzjoni għal azzjoni civili minn partijiet terzi.”;
(16)
Fl-Artikolu 35(1), għandu jiżdied il-paragrafu li ġej:
“Id-direttur għandu jirreferi, f’forma anonima, għall-opinjonijiet tal-bord tar-rapport ta’ attività annwali u jindika l-miżuri ta’ segwitu meħuda.”;
(17)
Fl-Artikolu 38, it-tielet paragrafu jinbidel b'dan li ġej:
“Il-kuntratti konklużi mill-aġenzija ma’ operaturi ekonomiċi għandhom jipprovdu li kwalunkwe dejn li ma jitħallasx sad-data stipulata fin-nota ta’ debitu għandu jiġġenera imgħax skond ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002 (**). Il-kundizzjoni li tistipula li l-imgħax fuq ħlas li jsir tard huwa dovut lill-aġenzija, inkluża r-rata ta’ interessi bl-arretrati, għandha tissemma b’mod espliċitu fil-kuntratti.
(**) ĠU L 357, 31.12.2002, p. 1.”" 						
(18)
Fl-Artikolu 40, l-ewwel paragrafu huwa sostitwit b'li ġej:
“Fejn l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli jkun qed jippjana li jħassar jew li jħassar parzjalment l-irkupru ta’ ammont riċevibbli stabbilit, huwa għandu jiżgura li t-tħassir ikun skond ir-regoli u jkun jikkonforma mal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba u tal-proporzonalità. Huwa għandu jirrapporta l-intenzjoni tiegħu li jħassar l-ammont riċevibbli stabbilit lill-bord ta’ ġestjoni. Tali tħassir isir b'deċiżjoni ta’ l-uffiċjal awtorizzanti, li trid tkun issostanzjata. L-uffiċjal awtorizzanti jista' jiddelega din id-deċiżjoni biss għal ammonti riċevibbli ta’ anqas minn EUR 5 000. Id-deċiżjoni tat-tħassir għandha tiddikjara x'azzjoni tkun ittieħdet biex isir l-irkupru u l-punti tal-ligi u fatti li fuqha tkun ibbażata.”;
(19)
L-Artikolu 42 hu sostitwit b'dan li ġej:
“Artikolu 42
Jista' jingħata aktar żmien għall-ħlas mill-uffiċjal tal-kontijiet, b'koordinazzjoni ma’ l-uffiċjal awtorizzanti responsabbli, biss fuq talba bil-miktub, b'indikazzjoni xierqa tar-raġunijiet, sakemm id-debitur jintrabat li jħallas l-interessi għall-perjodu kollu taż-żmien permess, li jibda mid-data stabbilita fin-nota tad-debitu u, sabiex jitħarsu l-interessi ta’ l-aġenzija, huwa jipprovdi garanzija finanzjarja li tkopri sew is-somma prinċipali u kif ukoll l-imgħax.”
(20)
Fit-Titolu IV, Kapitolu 4, jiddaħħalu l-Artikoli 42a u 42b li ġejjin:
“Artikolu 42a
L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jżomm lista ta’ ammonti li għandhom ikunu rkuprati. L-intitolamenti ta’ l-aġenzija għandhom jinġabru f'lista skond id-data ta’ ħruġ ta’ l-ordni ta’ l-irkupru. Huwa għandu jindika d-deċiżjonijiet li ssir ir-rinunzja, jew ir-rinunzja parzjali, ta’ ammonti riċevibbli stabbiliti. Il-lista għandha tiġi miżjuda mar-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja ta’ l-aġenzija. L-aġenzija għandha tistabbilixxi lista ta’ l-intitolamenti ta’ l-aġenzija dwar il-baġit amministrattiv tagħha, li tagħti l-ismijiet tad-debituri u l-ammont tad-dejn, fejn id-debitur ikun ġie ordnat iħallas b'deċiżjoni tal-Qorti li jkollha s-saħħa ta’ res judicata u fejn l-ebda ħlas, jew l-ebda ħlas sinifikanti, ma jkun sar matul sena mill-pronunzja tagħha. Il-lista għandha tiġi ppubblikata, filwaqt li tittieħed f'kunsiderazzjoni l-leġiżlazzjoni relevanti dwar il-ħarsien tad-data.
Artikolu 42b
Intitolamenti ta’ l-aġenzija fir-rigward ta’ partijiet terzi u intitolamenti ta’ partijiet terzi fir-rigward ta’ l-aġenzija għandhom ikunu suġġetti għal perjodu ta’ limitazzjoni ta’ ħames snin. Il-perjodu ta’ limitazzjoni għandu jitniżżel fil-kuntratti konklużi mill-aġenzija.”;
(21)
Fl-Artikolu 47, jiddaħħal il-paragrafu li ġej wara l-ewwel paragrafu:
“Meta jsiru ħlasijiet perjodiċi għal servizzi mogħtija jew oġġetti pprovduti, u soġġett għall-analiżi tiegħu tar-riskju, l-uffiċjal awtorizzanti jista' jordna l-applikazzjoni ta’ sistema ta’ debitu dirett.”;
(22)
L-Artikolu 49 huwa emendat kif ġej:
(a)
fit-tieni paragrafu, ir-raba' sentenza hija sostitwita b'li ġej:
“L-awditur intern għandu jindika, fir-rapport annwali tiegħu/tagħha mressaq lill-Kummissjoni skond l-Artikolu 86(3) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali, in-numru u t-tip tal-verifiki mwettqa fir-rigward ta’ l-aġenziji, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-azzjonijiet meħuda skond dawn ir-rakkomandazzjonijiet. Dik l-informazzjoni għandha titressaq ukoll lill-aġenzija kkonċernata.”
(b)
ir-raba' paragrafu huwa sostitwit b'li ġej:
“Kull sena d-direttur għandu jfassal rapport li jippreżenta fil-qosor in-numru u t-tip tal-verifiki interni mwettqa mill-awditur intern, ir-rakkomandazzjonijiet magħmula u l-ħidma sussegwenti li ssir dwar dawk ir-rakkomandazzjonijiet. Huwa għandu jagħti r-rapport lill-Kummissjoni wara li jkun għarraf lill-bord ta’ ġestjoni. Il-Kummissjoni għandha tinkludi dan ir-rapport fir-rapport tagħha skond l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju ġenerali.”;
(23)
L-Artikolu 50 hu sostitwit b'dan li ġej:
“Artikolu 50
1. Fir-rigward ta’ l-akkwisti għall-operat ta’ l-aġenzija, id-dispożizzjonijiet tar-Regolament finanzjarju Ġenerali u r-Regolament (EC Euratom) Nru 2342/2002 għandhom japplikaw bil-kundizzjoni ta’ paragrafi 3 u 5 ta’ dan l-Artikolu.
2. L-aġenziji li jitolbu li jkunu assoċjati, bħala awtorità kontraenti, ma’ l-għoti ta’ kuntratti tal-Kummissjoni jew kuntratti interistituzzjonali.
3. Fejn il-Kummissjoni, l-uffiċċji interistituzzjonali jew iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni jkunu jistgħu jipprovdu oġġetti, servizzi jew ħidma, l-aġenziji għandhom l-ewwel jirrikorru għal dawn l-entitajiet. L-istess għandu japplika fejn dawn l-entitajiet jkunu jistgħu jwettqu dawn id-dmirijiet permezz ta’ kuntatti ma’ operaturi ekonomiċi, u jagħtu servizzi addizzjonali sinifikanti li jmorru lilhinn minn dawk ta’ sempliċi intermedjarju jew konsulent. L-aġenzija għandha tikkonkludi ftehimiet ma’ dawn l-entitajiet.
4. Għall-applikazzjoni ta’ l-Artikolu 101 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali, is-sejħa għall-offerti għandha tipprovdi li l-aġenzija tista’, qabel ma tiġi ffirmat il-kuntratt, jew tabbanduna l-akwwist jew tikkanċella l-proċedura ta’ l-għoti mingħajr ebda pretensjoni ta’ kumpens min-naħa tal-kandidati jew ta’ min jitfa’ l-offerta.
5. Għall-applikazzjoni ta’ l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali, is-sejħiet għall-offerti mnedija mill-aġenzija għandhom jipprovdu li hi tkun tista' tissospendi l-proċedura u li tkun tista' tieħu kwalunwe miżura neċessarja, inkluż it-tħassir tal-proċedura taħt il-kundizzjonijiet stabbiliti f'dan l-Artikolu.
Għall-applikazzjoni ta’ l-Artikolu 103 tar-Regolament Finanzjarju ġenerali, il-kuntratti konklużi mill-aġenzija għandhom jistipulaw li hija tista’ tieħu l-miżuri speċifikati f’dak l-Artikolu taħt il-kundizzjonijiet stipulati fih.”;
(24)
Jiddaħħlu t-Titoli VA u VB li ġejjin:
“TITOLU VA
PROĠETTI B’IMPLIKAZZJONIJIET SINJIFIKANTI FUQ IL-BAĠIT
Artikolu 50a
Il-bord ta’ ġestjoni għandu, malajr kemm jista' jkun, jgħarraf lill-awtorità tal-baġit bl-intenzjoni tiegħu li jimplimenta xi proġett li jista' jkollu implikazzjonijiet finanzjarji sinifikanti fuq il-finanzjament tal-baġit operattiv tiegħu, b'mod partikolari kwalunkwe proġett relatat mal-proprjetà bħal kera jew xiri ta’ bini. Huwa għandu jinforma b'dan lill-Kummissjoni.
Jekk waħda mill-fergħat ta’ l-awtorità tal-baġit tkun bi ħsiebha tagħti opinjoni, hija għandha fi żmien ġimagħtejn minn meta taslilha l-informazzjoni dwar il-proġett tinnotifika lill-istituzzjoni kkonċernata bl-intenzjoni tagħha li tagħti tali opinjoni. Fin-nuqqas ta’ tweġiba, l-aġenzija tista’ tipproċedi bl-operazzjoni ppjanata.
L-opinjoni għandha tintbagħat lill-aġenzija kkonċernata u lill-Kummissjoni fi żmien ġimagħtejn minn meta ssir in-notifika skond it-tieni paragrafu.
TITOLU VB
ESPERTI
Artikolu 50b
L-Artikolu 265a tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 għandu japplika mutatis mutandis għall-għażla ta’ l-esperti, li għandhom jitħallsu abbażi ta’ ammont fiss, għall-għajnuna lill-aġenzija, b’mod partikolari fil-valutazzjoni ta’ proposti u applikazzjonijiet għall-għotjiet u offerti għal akkwisti pubbliċi, u għall-għoti ta’ għajnuna teknika matul il-ħidma sussegwenti u l-valutazzjoni finali tal-proġetti. L-aġenziji jistgħu wkoll jużaw il-listi ta’ esperti mfassla mill-Kummissjoni.”;
(25)
L-Artikolu 51 hu sostitwit b'dan li ġej:
“Artikolu 51
Il-kontijiet ta’ l-aġenzija għandhom jinkludu r-rendikonti finanzjarji u r-rapporti dwar l-implimentazzjoni tal-baġit. Huma għandu jkollhom magħhom rapport dwar it-tmexxija baġitarja u finanzjarja matul is-sena, li jagħti rendikont, fost l-oħrajn, tar-rata ta’ eżekuzzjoni ta’ l-approprjazzjonijiet flimkien ma’ informazzjoni fil-qosor dwar it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet bejn id-diversi partiti tal-baġit.”
(26)
L-Artikolu 57 huwa emendat kif ġej:
(a)
il-punt (a) jiġi sostitwit b'dan li ġej:
“(a)
il-bord ta’ ġestjoni għandu jinnotifika, sa l-1 ta’ Marzu wara tmiem is-sena finanzjarja, lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni u lill-Qorti ta’ l-Awdituri bil-kontijiet provviżorji flimkien mar-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja matul is-sena u għandu jibgħat ir-rapport dwar il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill sa l-istess data.”
(b)
fil-punt (ċ), il-kliem “fil-31 ta’ Ottubru” huma sostitwiti bil-kliem “sal-15 ta’ Novembru”;
(27)
Fl-Artikolu 66, l-ewwel paragrafu huwa sostitwit b'li ġej:
“Il-Parlament Ewropew, fuq rakkomandazzjoni mill-Kunsill, li għandu jiddeċiedi b’maġġoranza kwalifikata, għandu japprova r-rilaxx lid-direttur fir-rigward ta’ l-implimentazzjoni tal-baġit amministrattiv għas-sena N qabel il-15 ta’ Mejju tas-sena N+2. Id-direttur għandu jinforma lill-bord ta’ ġestjoni dwar il-kummenti tal-Parlament Ewropew fir-riżoluzzjoni li toħroġ flimkien mal-proċedura tar-rilaxx.”;
(28)
L-Artikolu 68 jitħassar.
Artikolu 2
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fl-għoxrin jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali ta’ l-Unjoni Ewropea.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussel, 9 ta’ Lulju 2008.