DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tat-12 ta’ Diċembru 2007
dwar l-implimentazzjoni tas-Sistema ta’ Tagħrif tas-Suq Intern (IMI) fir-rigward tal-protezzjoni tad-dejta personali
(notifikata taħt id-dokument numru C(2007) 6306)
(Test b’relevanza għaż-ŻEE)
(2008/49/KE)
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat id-Deċiżjoni Nru 2004/387/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-21 ta’ April 2004 dwar it-twassil interoperabbli ta’ servizzi ta’ e-Government pan-Ewropej lill-amministrazzjonijiet pubbliċi, negozji u ċittadini (IDABC) (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 4 tagħha,
Billi:
(1)
Fis-17 ta’ Marzu 2006, rappreżentanti ta’ l-Istati Membri fil-Kumitat Konsultattiv dwar is-Suq Intern (2) approvaw il-Pjan ta’ Implimentazzjoni Globali għas-Sistema ta’ Tagħrif tas-Suq Intern, minn hawn ‘il quddiem l-“IMI”, u l-iżvilupp tagħha immirat lejn it-titjib tal-komunikazzjoni fost l-amministrazzjonijiet ta’ l-Istati Membri.
(2)
Fid-Deċiżjoni tagħha COM/2006/3606 ta’ l-14 ta’ Awwissu 2006 dwar it-tielet reviżjoni tal-Programm ta’ Ħidma IDABC 2005 - 2009 il-Kummissjoni ddeċidiet dwar il-finanzjament u l-istabbiliment tas-Sistema ta’ Tagħrif tas-Suq Intern bħala proġett ta’ interess komuni.
(3)
Finanzjament ieħor ġie pprovdut mid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni COM/2007/3514 tal-25 ta’ Lulju 2007 dwar ir-raba’ reviżjoni tal-Programm ta’ Ħidma IDBAC.
(4)
L-IMI hija maħsuba sabiex issostni atti leġislattivi fil-qasam tas-Suq Intern li jirrikjedu l-iskambju ta’ tagħrif bejn l-amministrazzjonijiet ta’ l-Istati Membri, inkluż id-Direttiva 2006/123/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-12 ta’ Diċembru 2006 dwar is-servizzi fis-suq intern (3) u d-Direttiva 2005/36/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-7 ta’ Settembru 2005 dwar ir-rikonoxximent ta’ kwalifiki professjonali (4).
(5)
Ladarba trid tiġi żgurata l-protezzjoni tad-dejta personali fl-IMI jinħtieġ li tiġi kkumplimentata d-Deċiżjoni li tistabbilixxi l-IMI f’dan ir-rigward. Ladarba d-diversi kompiti u funzjonijiet tal-Kummissjoni u l-Istati Membri fir-rigward ta’ l-IMI se jinvolvu responsabbiltajiet u obbligi differenti rigward ir-regoli tal-protezzjoni tad-dejta, jinħtieġ li jiġu definiti l-funzjonijiet, ir-responsabbiltajiet u d-drittijiet ta’ l-aċċess rispettivi tagħhom.
(6)
L-opinjoni tal-Grupp ta’ Ħidma ta’ l-Artikolu 29 dwar it-temi tal-protezzjoni tad-dejta relatati mas-Sistema ta’ Tagħrif tas-Suq Intern (IMI) (5) issejjaħ b’mod espliċitu għal Deċiżjoni tal-Kummissjoni li tistabbilixxi d-drittijiet u l-obbligi ta’ l-atturi ta’ l-IMI.
(7)
L-iskambju ta’ tagħrif b’mod elettroniku bejn l-Istati Membri għandu jikkonforma mar-regoli dwar il-protezzjoni tad-dejta personali fid-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill ta’ l-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ dejta personali u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-dejta (6) u r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ dejta personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-dejta (7).
(8)
Bl-għan li jiġu żgurati mistoqsijiet ta’ segwitu bejn l-awtoritajiet kompetenti u fl-ambitu ta’ sitwazzjonijiet li fihom suġġett tad-dejta jkun jixtieq li jappella kontra deċiżjoni amministrattiva negattiva meħuda fuq il-bażi ta’ skambju ta’ tagħrif, id-dejta personali kollha skambjata bejn l-awtoritajiet kompetenti u pproċessata fl-IMI għandha tinżamm għal 6 xhur wara l-għeluq formali ta’ skambju ta’ tagħrif. Wara l-perjodu ta’ sitt xhur id-dejta personali kollha għandha titħassar. Perjodu ta’ żamma ta’ sitt xhur huwa meqjus bħala xieraq minħabba li jikkorrispondi għad-dewmien ta’ proċeduri amministrattivi kif stipulat fil-leġiżlazzjoni Komunitarja li fuq il-bażi tagħha it-tagħrif qed jiġi skambjat,
ADOTTAT DIN ID-DEĊIŻJONI:
KAPITOLU 1
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Is-Suġġett
Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi l-funzjonijiet, id-drittijiet u l-obbligi ta’ l-atturi ta’ l-IMI u l-utenti ta’ l-IMI imsemmija fl-Artikolu 6 fir-rigward tar-rekwiżiti tal-protezzjoni tad-dejta fir-rigward ta’ l-operat tas-Sistema ta’ Tagħrif tas-Suq Intern, minn hawn ‘il quddiem l-“IMI”.
Artikolu 2
Il-kwalità tad-dejta
L-awtoritajiet kompetenti ta’ l-Istati Membri għandhom jiskambjaw u jipproċessaw ulterjorment id-dejta personali biss għall-għanijiet definiti fl-atti Komunitarji rilevanti kif stipulati fl-Anness, li fuq il-bażi tagħhom it-tagħrif qed jiġi skambjat, minn hawn ‘il quddiem “l-atti Komunitarji rilevanti”.
Talbiet għal tagħrif mill-awtoritajiet kompetenti ta’ Stat Membru wieħed għall-ieħor u r-risposti relatati għandhom jiġu bbażati fuq il-mistoqsijiet b’diversi lingwi u s-sezzjonijiet tad-dejta definiti għall-finijiet ta’ l-IMI u jitfasslu mill-Kummissjoni b’kooperazzjoni ma’ l-Istati Membri.
Artikolu 3
Kontrolluri
Ir-responsabbiltajiet tal-kontrollur skond l-Artikolu 2(d) tad-Direttiva 95/46/KE u l-Artikolu 2(d) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 għandhom jiġu eżerċitati flimkien ma’ oħrajn mill-atturi ta’ l-IMI skond l-Artikolu 6 b’konformità mar-responsabbiltajiet rispettivi tagħhom fl-IMI.
Il-kontrolluri għandhom jiżguraw li s-suġġett tad-dejta jkun jista’ jeżerċita b’mod effettiv id-drittijiet tiegħu għat-tagħrif, għall-aċċess, għall-korrezzjoni u għall-oġġezzjoni skond il-leġiżlazzjoni tal-protezzjoni tad-dejta applikabbli. L-atturi ta’ l-IMI għandhom jipprovdu dikjarazzjonijiet ta’ privatezza f’forma xierqa.
Artikolu 4
Iż-żamma tad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta ta’ l-iskambji ta’ tagħrif
Id-dejta personali kollha fir-rigward tas-suġġetti tad-dejta ta’ l-skambji ta’ tagħrif, li huma skambjati bejn l-awtoritajiet kompetenti u pproċessati fl-IMI, għandhom jitħassru sitt xhur wara l-għeluq formali ta’ l-skambju ta’ tagħrif, sakemm it-tħassir qabel dak il-perjodu ma jkunx mitlub espressament mill-awtorità kompetenti lill-Kummissjoni.
Fejn issir din it-talba, il-Kummissjoni għandha taġixxi fuqha fi żmien għaxart ijiem tax-xogħol suġġett għall-ftehim ta’ l-awtorità kompetenti l-oħra involuta.
Artikolu 5
Iż-żamma tad-dejta personali ta’ l-utenti ta’ l-IMI
Id-dejta personali marbuta ma’ l-utenti ta’ l-IMI, imsemmija fl-Artikolu 6, għandha tiġi miżmuma fl-IMI sakemm jibqgħu jkunu utenti ta’ l-IMI u għandha titħassar mill-awtorità kompetenti meta ma jibqgħux aktar utenti.
Id-dejta personali msemmija fl-ewwel paragrafu għandha tinkludi l-isem sħiħ, l-indirizz tal-posta elettronika professjonali, in-numru tat-telefon u n-numru tal-faks professjonali ta’ l-utenti ta’ l-IMI.
KAPITOLU 2
IL-FUNZJONIJIET U R-RESPONSABBILTAJIET FIR-RIGWARD TA’ L-IMI
Artikolu 6
L-atturi u l-utenti ta’ l-IMI
1. Dawn li ġejjin għandhom ikunu l-atturi ta’ l-IMI:
a)
L-awtoritajiet kompetenti ta’ l-Istati Membri skond l-Artikolu 7;
b)
il-koordinaturi skond l-Artikolu 8;
ċ)
il-Kummissjoni.
2. Persuni naturali li qed jaħdmu taħt il-kontroll ta’ awtorità kompetenti jew ta’ koordinatur, minn hawn ‘il quddiem “l-utenti ta’ l-IMI”, biss, jistgħu jużaw l-IMI skond l-Artikolu 9.
Artikolu 7
L-awtoritajiet kompetenti
L-awtoritajiet kompetenti għandhom, għall-għanijiet definiti fl-att Komunitarju rilevanti fuq il-bażi ta’ liema t-tagħrif għandu jiġi skambjat, jiżguraw l-iskambju fl-IMI tat-tagħrif ikkonċernat.
Artikolu 8
Il-koordinaturi ta’ l-IMI
1. Kull Stat Membru għandu jaħtar koordinatur nazzjonali ta’ l-IMI wieħed sabiex jiżgura li l-IMI qed tiġi implimentata fuq livell nazzjonali.
Kull Stat Membru jista’ jaħtar ulterjorment koordinatur delegat ta’ l-IMI wieħed jew aktar skond l-istruttura amministrattiva interna tiegħu sabiex ikun jista’ jwettaq ir-responsabbiltajiet ta’ koordinazzjoni għal qasam leġiżlattiv partikolari, diviżjoni ta’ l-ammimistrazzjoni jew reġjun ġeografiku.
2. Il-Kummissjoni għandha tirreġistra l-koordinaturi nazzjonali ta’ l-IMI fl-IMI u għandha tagħtihom aċċess għall-IMI.
3. Jekk Stat Membru jaħtar koordinatur delegat ta’ l-IMI skond il-paragrafu 1, il-koordinatur nazzjonali ta’ l-IMI għandu jirreġistra l-koordinatur delegat ta’ l-IMI fl-IMI u għandu jagħtih aċċess għall-IMI.
4. Il-koordinaturi għandhom jirreġistraw jew jawtentikaw ir-reġistrazzjoni ta’ l-awtoritajiet kompetenti li jeħtieġu l-aċċess għall-IMI u jiżguraw il-funzjonament effiċjenti tiegħu. Għandhom jagħtu aċċess lill-awtoritajiet kompententi għal dawk l-oqsma leġiżlattivi li jkunu kompetenti fihom.
5. Il-koordinaturi kollha jistgħu jaġixxu bħala awtoritajiet kompetenti. F’każijiet bħal dawn koordinatur jeżerċita l-istess drittijiet ta’ aċċess bħall-awtorità kompetenti.
Artikolu 9
Ir-rwoli ta’ l-utenti ta’ l-IMI
1. L-utenti ta’ l-IMI jisgħu jwettqu wieħed jew aktar mir-rwoli li ġejjin: persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet, allokaturi, persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti u amministratturi tad-dejta lokali.
2. Kull utent ta’ l-IMI għandu jingħata sett definit ta’ drittijiet ta’ aċċess assoċjati mar-rwol ta’ utent tagħhom kif stipulat fl-Artikolu 12.
3. L-utenti kollha ta’ l-IMI jistgħu jfittxu awtorità kompetenti speċifika.
4. L-utenti ta’ l-IMI li jkunu nħatru bħala persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet jistgħu jipparteċipaw fl-iskambju ta’ tagħrif f’isem l-awtorità kompetenti tagħhom.
5. L-utenti ta’ l-IMI li jkunu nħatru bħala allokaturi f’awtorità kompetenti jistgħu jattribbwixxu talba għal tagħrif lil wieħed jew aktar mill-persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet f’dik l-awtorità.
L-utenti ta’ l-IMI li jkunu nħatru bħala allokaturi f’koordinatur jistgħu jattribbwixxu talba għal tagħrif lil wieħed jew aktar mill-persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti f’dik l-awtorità.
6. L-utenti ta’ l-IMI f’koordinatur jistgħu jinħatru bħala persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti.
Jistgħu japprovaw li jintbagħtu talbiet jew tweġibiet minn awtorità kompetenti fejn dan il-proċess ta’ approvazzjoni jkun ġie indikat bħala ħtieġa mill-koordinatur u jistgħu jindikaw ftehim jew nuqqas ta’ ftehim meta l-awtorità kompetenti li qed tagħmel it-talba ma tkunx sodisfatta bit-tweġiba li tkun irċeviet.
7. L-utenti ta’ l-IMI li jkunu nħatru bħala amministraturi tad-dejta lokali jistgħu jagħmlu kwalunkwe wieħed minn dawn li ġejjin:
a)
jaġġornaw id-dejta personali dwar l-utenti ta’ l-IMI ta’ l-awtorità tagħhom stess;
b)
jirreġistraw utenti addizzjonali għall-awtorità tagħhom stess;
ċ)
jibdlu l-profili ta’ l-utenti għall-utenti ta’ l-awtorità tagħhom stess.
Artikolu 10
Il-Kummissjoni
1. Il-Kummissjoni għandha tiżgura d-disponibbiltà u ż-żamma ta’ l-infrastruttura ta’ l-IT li fuqha se titmexxa l-IMI. Għandha tipprovdi sistema b’diversi lingwi li tiffunzjona fil-lingwi uffiċjali kollha kif ukoll help-desk sabiex igħin lill-Istati Membri fl-użu ta’ l-IMI.
2. Il-Kummissjoni se tqiegħed għad-dispożizzjoni tal-pubbliku l-ġabra ta’ mistoqsijiet u tas-sezzjonijiet tad-dejta msemmija fl-Artikolu 2 paragrafu 2.
3. Il-Kummissjoni tista’ tipparteċipa fi skambji ta’ tagħrif f’każijiet speċifiċi biss fejn l-att Komunitarju rilevanti jipprovdi li tagħrif jiġi skambjat bejn l-Istati Membri u l-Kummissjoni.
4. Fil-każijiet imsemmija fit-tielet paragrafu, il-Kummissjoni għandha teżerċita l-istess drittijiet ta’ aċċess bħall-awtorità kompetenti skond l-Artikolu 12.
KAPITOLU 3
DRITTIJIET TA’ AĊĊESS GĦAD-DEJTA PERSONALI
Artikolu 11
Is-suġġett tad-dejta
Għall-għanijiet ta’ dan il-Kapitolu, “is-suġġett tad-dejta” għandu jfisser biss is-suġġett tad-dejta ta’ skambju ta’ tagħrif speċifiku u m’għandux jinkludi l-utenti ta’ l-IMI.
Artikolu 12
Id-drittijiet ta’ aċċess għall-utenti ta’ l-IMI
1. Il-persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet ta’ l-awtorità kompetenti għandu jkollhom aċċess biss, matul skambju ta’ tagħrif, għad-dejta personali ta’
a)
persuni oħra li jieħdu ħsieb it-talbiet ta’ l-istess awtorità kompetenti involuta fl-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat;
b)
il-persuna li tieħu ħsieb it-talbiet ta’ l-awtorità kompetenti l-oħra involuta fl-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat;
ċ)
il-persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti tal-koordinaturi li qed jittrattaw l-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat;
d)
is-suġġetti tad-dejta ta’ l-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat. Il-persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet ta’ l-awtorità kompetenti li qed twieġeb għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta ladarba t-talba tkun ġiet aċċettata mill-awtorità kompetenti tagħhom.
2. L-allokaturi ta’ awtorità kompetenti għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali ta’
a)
il-persuni kollha li jieħdu ħsieb it-talbiet ta’ l-istess awtorità kompetenti;
b)
il-persuna li tieħu ħsieb it-talbiet ta’ l-awtorità kompetenti l-oħra involuta fl-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat;
ċ)
il-persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti tal-koordinaturi li qed jittrattaw l-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat.
M’għandux ikollhom aċċess għad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta.
3. L-allokaturi ta’ koordinatur għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali ta’
a)
il-persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti kollha ta’ l-istess koordinatur;
b)
il-persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet ta’ l-awtoritajiet kompetenti involuti fl-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat;
ċ)
il-persuna li tieħu ħsieb ir-riferimenti tal-koordinatur l-ieħor li qed jittratta l-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat.
M’għandux ikollhom aċċess għad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta.
4. Il-persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali ta’
a)
il-persuni li jieħdu ħsieb ir-riferimenti tal-koordinaturi involuti fl-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat;
b)
il-persuni li jieħdu ħsieb it-talbiet ta’ l-awtoritajiet kompetenti involuti fl-iskambju ta’ tagħrif ikkonċernat.
M’għandux ikollhom aċċess għad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta.
5. L-amministraturi tad-dejta lokali ta’ awtorità kompetenti għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali ta’ l-utenti ta’ l-IMI kollha ta’ l-istess awtorità kompetenti.
M’għandux ikollhom aċċess għad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta.
6. L-amministraturi tad-dejta lokali ta’ koordinatur għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali ta’
a)
l-utenti kollha ta’ l-IMI ta’ l-istess koordinatur;
b)
l-amministraturi kollha tad-dejta lokali ta’ l-awtoritajiet kompetenti u l-koordinaturi li tagħhom huma l-koordinatur.
M’għandux ikollhom aċċess għad-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta.
7. L-amministraturi tad-dejta lokali tal-Kummissjoni għandu jkollhom aċċess biss għad-dejta personali ta’
a)
l-amministraturi tad-dejta lokali l-oħra kollha tal-Kummissjoni;
b)
l-amministraturi tad-dejta lokali kollha tal-koordinaturi nazzjonali ta’ l-IMI.
L-amministraturi tad-dejta lokali tal-Kummissjoni jistgħu jħassru d-dejta personali tas-suġġetti tad-dejta f’konformità ma’ l-Artikolu 4, imma ma jkunux jistgħu jaraw din id-dejta.
KAPITOLU 4
DISPOŻIZZJONI FINALI
Artikolu 13
Destinatarji
Din id-Deċiżjoni hija indirizzata lill-Istati Membri.
Magħmul fi Brussell, 12 ta’ Diċembru 2007.