Ir-Regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 438/2001
tat-2 ta’ Marzu 2001
li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1260/1999 fir-rigward tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għal għajnuna mogħtija taħt il-Fondi Strutturali
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1260/1999 tal-21 ta’ Ġunju 1999 li jistabbilixxi disposizzjonijiet ġenerali dwar il-Fondi Strutturali [1], u b’mod partikolari l-Artikolu 53(2) tiegħu,
Wara li kkunsidrat il-Kumitat stabbilit bi qbil ma’ l-Artikolu 147 tat-Trattat,
Wara li kkunsidrat il-Kumitat dwar l-Istrutturi Agrikoli u l-Iżvilupp Rurali,
Wara li kkunsidrat il-Kumitat dwar Strutturi għas-Sajd u l-Akwakultura,
Billi:
(1) L-Artikolu 38 tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 jirrikjedi illi l-Istati Membri jieħdu numru ta’ miżuri sabiex jiżguraw li l-fondi tal-Komunità jiġu wżati b’mod effiċjenti u korrett u bi qbil mal-prinċipji ta’ ġestjoni finanzjarja tajba.
(2) Għal dan il-għan, hemm bżonn li l-Istati Membri jipprovdu gwida adegwata dwar l-organizzazzjoni tal-funzjonijiet relevanti ta’ l-awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas stabbiliti bl-Artikoli 32 u 34 tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999.
(3) L-Artikolu 38 tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 jeħtieġ li l-Istati Membri jikkoperaw mal-Kummissjoni f’li jiżguraw li jkollhom sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll li jaħdmu tajjeb u li jagħtuha l-assistenza kollha meħtieġa fit-twettieq ta’ kontrolli, li jinkludu kontrolli kampjuni.
(4) Sabiex l-i standards jiġu armonizzati għaċ-ċertifikazzjoni ta’ l-infiq li għalih huma mitlubin pagamenti mill-Fondi taħt l-Artikolu 32(3) u (4) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999, il-kontenut ta’ ċertifikati bħal dawn għandu jiġi stabbilit u n-natura u l-kwalità ta’ l-informazzjoni li jiddependu fuqha għandhom jiġu speċifikati.
(5) Sabiex il-Kummissjoni tkun tista’ twettaq il-kontrolli li hemm referenza għalihom fl-Artikolu 38(2) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999, l-Istati Membri għandhom ifornuha, meta mitluba, b’data li l-awtoritajiet amministrattivi jkunu jeħtieġu sabiex jissodisfaw il-ħtiġiet tal-ġestjoni, il-kontroll u l-evalwazzjoni ta’ dak ir-Regolament. Huwa neċessarju li jiġi stabbilit il-kontenut ta’ data bħal din u l-format u l-mezz ta’ trasmissjoni ta’ files tal-kompjuter meta d-data tiġi fornuta f’forma elettronika bi qbil ma’ l-Artikolu 18(3)(e) tar-Regolament. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li data komputerizzata u data oħra tinżamm b’mod konfidenzjali u protetta.
(6) Ir-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 2064/97 tal-15 ta’ Ottubru 1997 li jistabbilixxi aranġamenti dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 4253/88 fir-rigward tal-kontroll finanzjarju mill-Istati Membri tal-ħidmiet ko-iffinanzjati mill-Fondi Strutturali [2], kif emendat bir-Regolament (KE) Nru 2406/98 [3], għandu jiġi mibdul. Iżda, id-disposizzjonijiet tar-Regolament (KE) Nru 2064/97 għandu jibqa’ japplika għal assistenza mogħtija għall-perjodu tal-programm 1994 sa 1999 taħt ir-Regolament tal-Kunsill (KEE) Nru 2052/88 [4], kif l-aħħar emendat bir-Regolament (KE) Nru 3193/94 [5].
(6) Dan ir-Regolament għandu japplika mingħajr preġudizzju għad-disposizzjonijiet dwar kontroll fuq il-post fil-qasam stabbilit fl-Artikolu 22 tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 659/1999 tat-22 ta’ Marzu 1999 li jistabbilixxi regoli ddettaljati għall-applikazzjoni ta’ l-Artikolu 93 tat-Trattat tal-KE [6].
(8) Dan ir-Regolament għandu japplika mingħajr preġudizzju għad-disposizzjonijiet tar-Regolament tal-Kunsill (Euratom, KE) Nru 2185/96 tal-11 ta’ Novembru 1996 dwar il-kontrolli u l-ispezzjonijiet fuq il-post imwettqa mill-Kummissjoni sabiex tipproteġi l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet Ewropej kontra l-frodi u irregolaritajiet oħra [7].
(9) Id-disposizzjonijiet tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1681/94 tal-11 ta’ Lulju 1994 dwar l-irregolaritajiet u l-irkupru ta’ ammonti mħallsin bi żball fir-rigward tal-finanzjament tal-politika strutturali u l-organizzazzjoni ta’ sistema ta’ informazzjoni f’dan il-qasam [8] japplikaw għal assistenza mogħtija taħt ir-Regolament (KE) Nru 1260/1999 bis-saħħa tat-tieni paragrafu ta’ l-Artikolu 54 u l-Artikolu 38(1)(e) ta’ dak ir-Regolament.
(10) Dan ir-Regolament għandu japplika bi qbil mal-prinċipju tas-sussidjarjetà, previst fl-Artikolu 8(3) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999, u mingħajr preġudizzju għas-sistemi istituzzjonali, legali u finanzjarji ta’ l-Istat Membru konċernat, msemmija fl-aħħar paragrafu ta’ l-Artikolu 34(1) ta’ dak ir-Regolament.
(11) Il-miżuri li għalihom hemm provdut f’dan ir-Regolament huma bi qbil ma’ l-opinjoni tal-Kumitat għall-Iżvilupp u l-Bidla tar-Reġjuni,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
KAPITOLU I
Kamp ta’ applikazzjoni
Artikolu 1
Dan ir-Regolament jistabbilixxi regoli ddettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 dwar is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għal assistenza mogħtija taħt il-Fondi Strutturali li hija amministrata mill-Istati Membri.
KAPITOLU II
Sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll
Artikolu 2
1. Kull Stat Membru għandu jiżgura li awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas u l-korpi intermedji jirċievu gwida Adegwata dwar id-disposizzjoni ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll meħtieġa sabiex jiżguraw ġestjoni finanzjarja tajba tal-Fondi Strutturali bi qbil ma’ prinċipji u standards aċċettati b’mod ġenerali, u b’mod partikolari sabiex jipprovdu assigurazzjoni Adegwata tal-korrettezza, ir-regolarità u l-eliġibbilità ta’ talbiet dwar l-assistenza tal-Komunità.
2. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament, "korpi intermedji" għandha tfisser il-korpi pubbliċi jew privati jew servizzi li jaġixxu taħt ir-responsabbilità ta’ awtoritajiet amministrattivi jew ta’ ħlas jew li jwettqu ħidmiet f’isimhom fir-rigward tal-benefiċċjarji finali jew il-korpi jew ditti li jwettqu l-ħidmiet.
Artikolu 3
Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ta’ awtoritajiet amministrattivi u ta’ ħlas u korpi intermedji għandhom, soġġett għall-proporzjonalità fir-rigward tal-volum ta’ assistenza mogħtija, jipprovdu għal
(a) definizzjoni ċara, allokazzjoni ċara u, dak li jkun hemm bżonn sabiex tiġi żgurata prattika finanzjarja tajba, separazzjoni Adegwata tal-funzjonijiet fi ħdan l-organizzazzjoni konċernata;
(b) sistemi effettivi sabiex jiġi żgurat li l-funzjonijiet jiġu mwettqa b’mod sodisfaċjenti;
(ċ) fil-każ ta’ korpi intermedji, rapportar lill-awtorità responsabbli dwar ir-rendiment tal-ħidmiet tagħhom u l-mezzi wżati.
Artikolu 4
Sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għandhom jinkludu proċeduri sabiex tiġi vverifikata l-kunsinna tal-prodotti u s-servizzi ko-finanzjati u r-realtà ta’ l-infiq mitlub u sabiex tiġi żgurata l-konformità mat-termini tad-deċiżjoni relevanti tal-Kummissjoni taħt l-Artikolu 28 tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u mar-regoli nazzjonali u tal-Komunità applikabbli dwar, b’mod partikolari, l-eliġibbilità ta’ l-infiq għal għajnuna mill-Fondi Strutturali taħt l-assistenza konċernata, l-akkwist pubbliku, l-għajnuna mill-Istat (inklużi regoli dwar il-kumulazzjoni ta’ l-għajnuna), protezzjoni ta’ l-ambjent u l-ugwaljanza fl-opportunità.
Il-proċeduri għandhom jeħtieġu r-reġistrazzjoni tal-verifiki ta’ ħidmiet individwali fuq il-post. Ir-records għandhom jiddikjaraw ix-xogħol imwettaq, ir-riżultati tal-verifiki u l-miżuri meħuda fir-rigward tad-diskrepanzi. Fejn xi verifiki fiżiċi jew amministrattivi ma jkunux eżawrenti, iżda jiġu mwettqa fuq kampjun ta’ ħidmiet, ir-records għandhom jidentifikaw il-ħidmiet magħżula u għandhom jiddeskrivu l-metodu ta’ teħid ta’ kampjuni.
Artikolu 5
1. L-Istati Membri għandhom, għal kull assistenza, jinformaw lill-Kummissjoni, fi żmien tlett xhur mill-approvazzjoni ta’ l-assistenza jew tad-dħul fis-seħħ ta’ dan ir-Regolament, skond liema minnhom tkun l-aħħar, bl-organizzazzjoni ta’ l-awtoritajiet ta’ ġestjoni u ta’ ħlas u ta’ korpi intermedji, bis-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll fis-seħħ f’dawn l-awtoritajiet u korpi u bit-titjib ippjanat bi qbil mal-gwida li hemm referenza għaliha fl-Artikolu 2(1).
2. Il-komunikazzjoni għandu jkun fiha l-informazzjoni li ġejja fir-rigward ta’ kull awtorità ta’ ġestjoni u ta’ ħlas u korp intermedju:
(a) il-funzjonijiet li għandhom x’jaqsmu magħhom;
(b) l-allokazzjoni ta’ funzjonijiet bejn jew fi ħdan id-dipartimenti tagħhom, inklużi bejn l-awtorità ta’ ġestjoni u ta’ ħlas fejn dawn ikunu l-istess korp;
(ċ) il-proċeduri li bihom jiġu rċevuti, vverifikati u vvalidati talbiet għal rimbors ta’ l-infiq, u li bihom jiġu awtorizzati, mwettqa u ġġustifikati pagamenti lill-benefiċċjarji; u
(d) id-disposizzjonijiet għall-verifika ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll.
3. Fejn tapplika sistema komuni f’aktar minn assistenza waħda, tista’ tiġi kkomunikata deskrizzjoni tas-sistema komuni.
Artikolu 6
Il-Kummissjoni għandha, f’koperazzjoni ma’ l-Istat Membru, tissodisfa lilha nnifisha li s-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ippreżenetati taħt l-Artikolu 5 jissodisfaw l-istandards meħtieġa bir-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u b’dan ir-Regolament, u għandha tgħarraf bi kwalunkwe ostakoli għat-trasparenza tal-kontrolli fuq il-ħidma tal-Fondi u għat-twettiq tar-responsabilitajiet minn naħa tal-Kummissjoni taħt l-Artikolu 274 tat-Trattat. Għandhom isiru reviżjonijiet tal-ħidma tas-sistemi fuq bażi regolari.
Artikolu 7
1. Is-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ta’ l-Istati Membri għandhom jipprovdu sekwenza ta’ transazzjonijiet adekwati.
2. Sekwenza ta’ transazzjonijiet għandha titqies Adegwata fejn din tippermetti:
(a) rikonċiljazzjoni ta’ l-ammonti sommarji ċċertifikati lill-Kummissjoni bir-records ta’ infiq individwali u bid-dokumenti ta’ appoġġ miżmuma fil-varji livelli amministrattivi u mill-benefiċċjarji finali nklużi, fejn dawn ta’ l-aħħar mhumiex ir-reċipjenti finali tal-fondi, il-korpi jew ditti li jwettqu l-ħidmiet; u
(b) verifikazzjoni ta’ l-allokazzjoni u tat-trasferimenti tal-fondi tal-Komunità u nazzjonali disponibbli.
Deskrizzjoni indikattiva tal-ħtiġiet ta’ l-informazzjoni għal sekwenza ta’ transazzjonijiiet adegwata hija mogħtija fl-Anness I.
3. L-awtorità ta’ ġestjoni għandha tissodisfa lilha nnifisha fuq il-punti li ġejjin:
(a) li hemm proċeduri sabiex jiżguraw li d-dokumenti li huma relevanti għall-infiq speċifiku mġarrab u pagamenti magħmulin taħt l-assistenza u meħtieġa għal sekwenza ta’ transazzjonijiet adegwati huma miżmuma bi qbil mal-ħtiġiet ta’ l-Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u bl-Anness I għal dan ir-Regolament;
(b) li jinżamm rendikont tal-korp li jkun qiegħed iżommhom u fejn ikunu jinsabu; u
(ċ) li d-dokumenti ikunu disponibbli għal spezzjoni mill-persuni u mill-korpi li normalment ikollhom id-dritt li jispezzjonaw dokumenti bħal dawn.
Dawn il-persuni u korpi għandhom ikunu:
(i) il-persunal ta’ l-awtorità ta’ ġestjoni u ta’ ħlas u korpi intermedjarji li jipproċessaw it-talbiet għall-pagamenti;
(ii) is-servizzi li jkunu impenjati fil-verifiki ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll;
(iii) il-persuna jew id-dipartiment ta’ l-awtorità ta’ ħlas responsabbli milli jiċċertifikaw talbiet għal pagamenti interim u finali taħt l-Artikolu 32(3) u (4) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u l-persuna jew id-dipartiment li joħroġ id-dikjarazzjoni taħt l-Artikolu 38(1)(f);
u
(iv) uffiċjali bil-mandat ta’ istituzzjonijiet nazzjonali ta’ verifika u tal-Komunità Ewropea.
Jistgħu jeħtieġu li jiġu fornuti lilhom, siltiet jew kopji tad-dokumenti jew records ta’ żamma ta’ kontijiet li hemm referenza għalihom f’dan il-paragrafu.
Artikolu 8
L-awtorità ta’ ġestjoni jew ta’ ħlas għandha żżomm rendikont ta’ l-ammonti rikuperabbli mill-pagamenti ta’ l-assistenza tal-Komunità diġà magħmulin, u għandha tiżgura li l-ammonti jiġu rkuprati mingħajr dewmien mhux ġustifikat. Wara l-irkupru, l-awtorità ta’ ħlas għandha tħallas lura l-pagamenti irregolari rkuprati, flimkien ma’ l-interessi nvoluti għal pagament tard, billi jitnaqqsu l-ammonti konċernati mid-dikjarazzjoni ta’ l-infiq tagħha li jmiss u titlob sabiex tagħmel pagament lill-Kummissjoni, jew, jekk dan ma jkunx biżżejjed, billi tagħmel rifużjoni lill-Komunità. L-awtorità ta’ ħlas għandha tibgħat lill-Kummissjoni darba fis-sena, f’anness għar-raba’ rapport ta’ kull tlett xhur dwar l-irkupri fornuti taħt ir-Regolament (KE) Nru 1681/94, dikjarazzjoni ta’ l-ammonti li jkunu qegħdin jistennew irkupru f’dik id-data, ikklassifikati skond is-sena tal-bidu tal-proċedimenti ta’ rkupru.
KAPITOLU III
Ċertifikazzjoni ta’ nfiq
Artikolu 9
1. Iċ-ċertifikati tad-dikjarazzjonjiet ta’ nfiq interim u finali li hemm referenza għalihom fl-Artikolu 32(3) u (4) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 għandhom jiġu stabbiliti fil-forma preskritta fl-Anness II minn persuna jew dipartiment fi ħdan l-awtorità ta’ ħlas li hija indipendenti funzjonalment minn kwalunkwe servizzi ta’ approvazzjoni tat-talbiet.
2. Qabel ma tiċċertifika dikjarazzjoni partikolari, l-awtorità ta’ ħlas għandha tissodisfa lilha nnifisha li ġew sodisfatti l-kondizzjonijiet li ġejjin:
(a) l-awtorità ta’ ġestjoni u l-korpi intermedjarji ssodisfaw il-ħtiġiet tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999, b’mod partikolari l-Artikolu 38(1)(ċ) u (e) u l-Artikolu 32(3) u (4), u osservaw it-termini tad-deċiżjoni tal-Kummissjoni taħt l-Artikolu 28 tar-Regolament;
(b) id-dikjarazzjoni ta’ nfiq tinkludi l-infiq biss:
(i) li jkun fil-fatt ġie magħmul fi ħdan il-perjodu ta’ eliġibbilità stabbilit fid-deċiżjoni fil-forma ta’ nfiq mill-benefiċċjarji finali, fi ħdan it-tifsira tal-paragrafi 1.2, 1.3 u 2 tar-Regola Nru 1 ta’ l-Anness għar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1685/2000 [9], li jista’ jiġi sostnut b’fatturi jew b’dokumenti ta’ żamma ta’ kontijiet ta’ valur probatorju ekwivalenti;
(ii) li jkun ġie mġarrab fil-ħidmiet li ġew magħżula għall-fondi taħt l-assistenza partikolari konċernata bi qbil mal-kriterji ta’ għażla u ta’ proċedura tagħha u li jkunu ġew soġġetti għar-regoli tal-Komunità matul il-perjodu kollu li matulu jkun ġie mġarrab l-infiq; u
(iii) minn miżuri li għalihom l-għajnuna kollha ta’ l-Istat ġiet approvata b’mod formali mill-Kummissjoni, fejn relevanti.
3. Sabiex l-adekwatezza tas-sistemi ta’ kontroll u tas-sekwenza ta’ transazzjonijiet tkun tista’ dejjem tiġi kkunsidrata qabel ma tiġi ppreżentata dikjarazzjoni ta’ nfiq lill-Kummissjoni, l-awtorità ta’ ġestjoni għandha tiżgura li l-awtorità ta’ ħlas tinżamm informata bil-proċeduri mħaddma mill-awtorità ta’ ġestjoni u minn korpi intermedji sabiex:
(a) tivverifika l-kunsinna tal-prodotti u servizzi ko-iffinanzjati u l-verità ta’ l-infiq mistqarr;
(b) tiżgura l-konformità mar-regoli applikabbli; u
(ċ) żżomm is-sekwenza tat-transazzjonijiet.
4. F’każijiet fejn l-awtorità ta’ ġestjoni u l-awtorità ta’ ħlas huma jew jappartjenu għall-istess korp, dan il-korp għandu jiżgura li jiġu applikati l-proċeduri li joffru standards ekwivalenti ta’ kontroll għal dawk stipulati fil-paragrafi 2 u 3.
KAPITOLU IV
Kontrolli kampjuni fuq ħidmiet
Artikolu 10
1. L-Istati Membri għandhom jorganizzaw kontrolli fuq ħidmiet fuq bażi ta’ teħid ta’ kampjuni xierqa, b’mod partikolari imfassla sabiex:
(a) jivverifikaw l-effettività tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll fis-seħħ;
(b) jivverifikaw b’mod selettiv, fuq il-bażi ta’ l-analiżi tar-riskju, id-dikjarazzjonijiet ta’ l-infiq fil-livelli varji konċernati.
2. Il-kontrolli mwettqa qabel it-tmiem ta’ kull assistenza għandhom ikopru għallinqas 5 % ta’ l-infiq eliġibbli totali u għandhom ikunu bbażati fuq kampjun rappreżentattiv tal-ħidmiet approvati, filwaqt li jingħata każ tal-ħtiġiet tal-paragrafu 3. L-Istati Membri għandhom ifittxu li jferrxu l-implimentazzjoni tal-kontrolli b’mod ugwali fuq il-perjodu konċernat. Għandhom jiżguraw separazzjoni addattata tal-ħidmiet bħal bejn f’kontrolli bħal dawn u l-implimentazzjoni jew proċeduri ta’ pagamenti li għandhom x’jaqsmu ma’ ħidmiet.
3. L-għażla tal-kampjun ta’ ħidmiet li għandhom jiġu kkontrollati għandha tqis:
(a) il-ħtieġa għal kontroll ta’ taħlita xierqa ta’ tipi u ta’ daqsijiet ta’ ħidmiet;
(b) kwalunkwe fatturi ta’ riskju li kienu ġew identifikati mill-kontrolli nazzjonali jew tal-Komunità;
(ċ) il-konċentrazzjoni ta’ ħidmiet taħt ċerti korpi intermedji jew ċerti benefiċċjarji finali, sabiex il-korpi intermedji prinċipali u l-benefiċċjarji finali jiġu kkontrollati għallinqas qabel kull tmiem ta’ kull assistenza.
Artikolu 11
Permezz tal-kontrolli, l-Istati Membri għandhom jaħdmu sabiex jivverifikaw dawn li ġejjin:
(a) l-applikazzjoni prattika u l-effettività tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll;
(b) għal numru adekwat ta’ records ta’ żamma ta’ kontijiet, il-korrespondenza ta’ dawn ir-records ma’ dokumenti ta’ appoġġ miżmumin mill-korpi intermedji, mill-benefiċċjarji finali, u mill-korpi jew ditti li jwettqu l-ħidmiet;
(ċ) il-preżenza ta’ sekwenza ta’ transazzjonijiet Adegwata;
(d) għal numru adekwat ta’ oġġetti ta’ infiq, li n-natura u ż-żmien ta’ l-infiq relevanti jikkonformaw mad-disposizzjonijiet tal-Komunità u jikkorrespondu għall-ispeċifikazzjonijiet approvati ta’ l-operazzjoni u x-xogħlijiet fil-fatt imwettqa;
(e) li l-użu jew l-użu maħsub tal-ħidma huwa konsistenti ma’ l-użu deskritt fl-applikazzjoni għal ko-finanzjament mill-Komunità;
(f) li l-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Komunità huma fi ħdan il-limiti li għalihom hemm provdut fl-Artikolu 29 tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u kwalunkwe disposizzjoni applikabbli oħra u huma mħallsin lill-benefiċċjarji finali mingħajr tnaqqis jew dewmien mhux iġġustifikat;
(g) li l-ko-finanzjament nazzjonali xieraq ikun fil-fatt ġie magħmul disponibbli; u
(h) li l-ħidmiet ta’ ko-finanzjament ikunu ġew implimentati bi qbil mar-regoli u l-politika tal-Komunità kif meħtieġ mill-Artikolu 12 tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999.
Artikolu 12
Il-kontrolli għandhom jistabbilixxu jekk il-problemi li wieħed ltaqa’ magħhom humiex ta’ karattru sistematiku, li jinvolvu riskju għal ħidmiet oħra mwettqa mill-istess benefiċċjarju finali jew amministrati mill-istess korp intermedju. Għandhom jidentifikaw ukoll il-kawżi ta’ sitwazzjonijiet bħal dawn, kwalunkwe eżami li tista’ tkun meħtieġa u l-azzjoni korrettiva u ta’ prevenzjoni meħtieġa.
Artikolu 13
L-Istati Membri għandhom jinformaw lill-Kummissjoni sat-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena, u għall-ewwel darba sat-30 ta’ Ġunju 2001, bl-applikazzjoni tagħhom ta’ l-Artikoli 10 sa 12 fis-sena kalendarja ta’ qabel u barra minn hekk għandhom jipprovdu kwalunkwe tkomplija jew aġġornament meħtieġ tad-deskrizzjoni tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll ikkomunikati taħt l-Artikolu 5.
Artikolu 14
Id-disposizzjonijiet ta’ dan il-kapitolu għandhom japplikaw, mutatis mutandis, għal ammonti rekuperabbli msemmija fl-Artikolu 8.
KAPITOLU V
Dikjarazzjoni tat-tmiem ta’ l-assistenza
Artikolu 15
Il-persuna jew id-dipartiment maħtur(a) sabiex joħroġ id-dikjarazzjonijiet dwar it-tmiem ta’ l-assistenza taħt l-Artikolu 38(1)(f) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 għandu jkollu funzjoni indipendenti mill-:
(a) l-awtorità ta’ ġestjoni maħtura;
(b) il-persuna jew id-dipartiment fi ħdan l-awtorità ta’ ħlas responsabbli għall-istabbiliment taċ-ċertifikati msemmija fl-Artikolu 9(1);
(ċ) korpi intermedji.
Għandha twettaq eżami skond standards ta’ verifika aċċettati fuq livell internazzjonali. Għandha tkun fornuta mill-awtoritajiet ta’ ġestjoni u ta’ ħlas u mill-korpi intermedji bl-informazzjoni kollha meħtieġa u għandha tingħata aċċess għar-records u l-evidenza ta’ appoġġ meħtieġa għall-istabbiliment tad-dikjarazzjoni.
Artikolu 16
Id-dikjarazzjonijiet għandhom ikunu bbażati fuq eżami tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll, tat-tisjib tal-kontrolli diġà mwettqa u, fejn ikun hemm bżonn, ta’ kontroll kampjun tat-transazzjonijiet. Il-persuna jew id-dipartiment li joħroġ id-dikjarazzjoni għandu jagħmel l-inkjesti kollha meħtieġa sabiex jikseb assigurazzjoni raġonevoli li d-dikjarazzjoni ċċertifikata ta’ l-infiq hija korretta u li t-transazzjonjiet li jkunu għaddejjin huma legali u regolari.
Id-dikjarazzjonijiet għandhom jiġu fformulati fuq il-bażi tal-mudell indikattiv fl-Anness III u għandhom ikunu akkompanjati b’rapport li għandu jinkludi l-informazzjoni kollha relevanti sabiex tiġġustifika d-dikjarazzjoni, inkluż sommarju tat-tisjib tal-kontrolli kollha mwettqa mill-korpi nazzjonali u tal-Komunità li d-dikjarant kellu aċċess għalihom.
Artikolu 17
Jekk il-preżenza ta’ djufijiet importanti fil-ġestjoni jew fil-kontroll jew il-frekwenza għolja ta’ irregolaritajiet li wieħed iltaqa’ magħhom ma jħallux id-disposizzjoni ta’ assigurazzjoni totali pożittiva fir-rigward tal-validità tat-talba għall-ħlas tal-bilanċ finali u ċ-ċertifikat finali ta’ nfiq, id-dikjarazzjoni għandha tirreferi għal dawn iċ-ċirkostanzi u għandha tistma kemm hija kbira l-problema u l-impatt finanzjarju tagħha.
F’każ bħal dan, il-Kummissjoni tista’ titlob li jsir kontroll ieħor bil-għan li jiġu identifikati u rettifikati l-irregolaritajiet fi ħdan il-perjodu ta’ żmien speċifikat.
KAPITOLU VI
Forma u kontenut ta’ l-informazzjoni ta’ żamma ta’ kontijiet li għandha tinżamm u li għandha tiġi kkomunikata lill-Kummissjoni meta mitluba
Artikolu 18
1. Ir-records taż-żamma tal-kontijiet fuq ħidmiet li msemmija fl-Anness I għandhom kemm jista’ jkun possibbli jinżammu f’forma komputerizzata. Records bħal dawn għandhom ikunu dis ponibbli għall-Kummissjoni fuq talba speċifika għall-għan li jitwettqu kontrolli dokumentarji u fuq il-post, mingħajr preġudizzju għall-ħtiġiet sabiex jiġu kkomunikati aġġornamenti ta’ pjanijiet finanzjarji taħt l-Artikolu 18(3)(ċ) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u l-informazzjoni finanzjarja taħt l-Artikolu 32 tiegħu.
2. Il-Kummissjoni għandha tiftiehem ma’ kull Stat Membru dwar il-kontenut tar-records tal-kompjuter li għandhom isiru disponibbli taħt il-paragrafu 1, il-mezz li bih dawn jiġu kkomunikati, u t-tul tal-perjodu meħtieġ sabiex jiġu żviluppati kwalunkwe sistemi tal-kompjuter meħtieġa waqt li jiġi kkunsidrat il-ftehim previst fl-Artikolu 18(3)(e) tar-Regolament (KE Nru 1260/1999 L-iskop ta’ l-informazzjoni li tista’ tiġi mitluba, u l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi ppreferuti għat-trasferiment tal-files tal-kompjuter lill-Kummissjoni, huma indikati fl-Annessi IV u V.
3. Fuq talba bil-miktub tal-Kummissjoni, l-Istati Membri għandhom jipprovdu lill-Kummissjoni bir-records msemmija fil-paragrafu 1 fi żmien 10 t’ijiem xogħol mill-irċevuta tat-talba. Jista’ jiġi miftiehem perjodu differenti bejn il-Kummissjoni u l-Istat Membru, b’mod partikolari fejn ir-records ma jkunux disponibbli fil-forma komputerizzata.
4. Il-Kummissjoni għandha tiżgura li l-informazzjoni mgħoddija mill-Istati Membri jew miġbura minnha waqt spezzjonijiet fuq il-post, tinżamm kunfidenzjali u protetta bi qbil ma’ l-Artikolu 287 tat-Trattat u r-regoli tal-Kummissjoni dwar l-użu ta’ u l-aċċess għall-informazzjoni.
5. Soġġetti għal-liġijiet nazzjonali relevanti, l-uffiċjali tal-Kummissjoni għandhom ikollhom aċċess għad-dokumenti kollha mħejjija jew bil-ħsieb għal jew wara kontrolli mwettqa taħt dan ir-Regolament u għad-data miżmuma, inkluża dik maħżuna fis-sistemi tal-kompjuter.
KAPITOLU VII
Disposizzjonijiet ġenerali u finali
Artikolu 19
Fil-każ ta’ forom ta’ assistenza fejn hemm benefiċċjarji f’aktar minn Stat Membru wieħed, l-Istati Membri konċernati għandhom jiftehmu ma’ xulxin dwar l-arranġamenti komuni meħtieġa sabiex tiġi żgurata ġestjoni finanzjarja tajba, waqt li jingħata kas tal-liġi nazzjonali, u għandhom jinformaw lill-Kummissjoni bl-arranġamenti miftehma. Il-Kummissjoni u l-Istati Membri konċernati għandhom jipprovdu lil xulxin bl-assistenza amministrattiva neċessarja kollha.
Artikolu 20
Id-disposizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament huma mingħajr preġudizzju għall-obbligu ta’ Stat Membru taħt ir-Regolament (KE) Nru 1260/1999 li l-Kummissjoni tingħata informazzjoni biżżejjed sabiex tistma l-pjanijiet, inkluża informazzjoni dwar il-miżuri meħuda sabiex jiġi implimentat l-Artikolu 34(1) tar-Regolament, u għad-dritt tal-Kummissjoni li teħtieġ aktar informazzjoni qabel ma tadotta d-deċiżjonijiet tagħha taħt l-Artikolu 28 tar-Regolament.
Artikolu 21
Xejn f’dan ir-Regolament ma għandu jimpedixxi lill-Istati Membri milli japplikaw regoli aktar rigorużi minn dawk preskritti fih.
Artikolu 22
Ir-Regolament (KE) Nru 2064/97 qed jiġi hawn revokat.
Id-disposizzjonijiet tiegħu, iżda, għandhom jibqgħu japplikaw għal assistenza mogħtija għall-perjodu tal-programm 1994 sa 1999 taħt ir-Regolament (KEE) Nru 2052/88.
Artikolu 23
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fis-seba’ jum wara l-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussel, fit-2 ta’ Marzu 2001.