Ir-regolament tal-Kummissjoni (KEE) Nru 2355/2002
tas-27 ta’ Diċembru 2002
li jemenda r-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 438/2001 li jistabilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1260/1999 fir-rigward tas-sistemi ta’ ġestjoni u ta’ kontroll għal għajnuna mogħtija taħt il-Fondi Strutturali.
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1260/1999 tal-21 ta’ Ġunju 1999 li jistabilixxi dispożizzjonijiet ġenerali dwar il-Fondi Strutturali [1] kif emendat bir-Regolament (KE) Nru 1447/2001 [2], u b’mod partikolari Artikolu 53(2) tiegħu,
Wara li kkonsultat il-Kumitat stabbilit bi qbil ma’ Artikolu 147 tat-Trattat,
Wara li kkonsultat il-Kumitat dwar l-Istrutturi Agrikoli u l-Iżvilupp Rurali,
Wara li kkonsultat il-Kumitat dwar Strutturi għas-Sajd u l-Akwakultura,
Billi:
(1) Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 jeħtieġ li l-awtoritajiet responsabbli fl-Istati Membri jżommu d-dokumenti ta’ sostenn kollha disponibbli għall-Kummissjoni fir-rigward ta’ l-infiq u l-kontrolli fir-rigward ta’ kull assistenza għal perjodu ta’ tlett snin wara l-ħlas mill-Kummissjoni tal-bilanċ finali sakemm ma jiġix deċiż b’mod ieħor fil-ftehim amministrattiv bilaterali,
(2) Huwa mixtieq li jiġu speċifikati l-kategoriji ta’ dokumenti ta’ sostenn koperti b’dan l-obbligu, fil-forma li fiha jistgħu jinżammu u l-obbligu li jiġu determinati l-korpi li għandhom iżommuhom.
(3) Minħabba li d-dokumenti msemmija jiffurmaw parti mis-sekwenza tat-transazzjonijiet msemmija għaliha f’Artikolu 7 tar-Regolament (KE) 438/2001 [3], huwa xieraq li ma’ dan l-artikolu jiġu miżjudin id-dispożizzjonijiet meħtieġa dwar iż-żamma tad-dokumenti.
(4) Id-disposizzjonjiet dwar iż-żamma tad-dokumenti huma mingħajr preġudizzju għal regoli tal-Komunità jew nazzjonali oħra speċifiċi.
(5) Il-miżuri li għalihom hemm provdut f ’dan ir-Regolament huma bi qbil ma’ l-opinjoni tal-Kumitat għall-Iżvilupp u l-Konverżjoni tar-Reġjuni,
ADOTTAT DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 438/2001 huwa emendat kif ġej:
(a) jiddaħħal paragrafu ġdid wara l-paragrafu 2 kif ġej:
"2a. (a) Id-dokumenti ta’ sostenn dwar l-infiq u l-kontrolli li hemm referenza għalihom f’Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 għandhom jinkludu
- dokumenti dwar l-infiq speċifiku magħmul u ddikjarat u l-pagamenti magħmulin taħt l-assistenza u meħtieġa għal sekwenza ta’ transazzjoni suffiċjenti inklużi dokumenti li huma prova tal-kunsinna attwali ta’ prodotti jew servizzi ko-iffinanzjati;
- rapporti u dokumenti dwar il-kontrolli mwettqa taħt Artikoli 4, 9, 10 u 15 ta’ dan ir-Regolament.
L-awtoritajiet nazzjonali kompetenti għandhom jistabbilixxu liema korp għandu jżomm id-dokumenti matul il-perjodu li għalih tkun meħtieġa ż-żamma.
(b) Id-dokumenti għandhom jinżammu jew bħala oriġinali jew fuq ġarriera ta’ data aċċettati b’mod komuni.
Data carriers aċċettati b’mod komuni għandhom jinkludu, b’mod partikolari,
- fotokopji ta’ dokumenti oriġinali;
- microfiches ta’ dokumenti oriġinali;
- verżjonijiet ta’ dokumenti oriġinali fuq ġarriera ottikali ta’ data (bħal CD-rom, hard-disk jew diski-manjetiċi);
- dokumenti li jeżistu fil-verżjoni elettronika biss.
Il-proċedura għaċ-ċertifikazzjoni tal-konformità ta’ dokumenti miżmuma fuq ġarriera ta’ data aċċettati b’mod komuni mad-dokumenti oriġinali għandha tiġi stabbilita mill-awtoritajiet nazzjonali u għandha tiżgura li l-verżjonijiet miżmuma jikkonformaw mal-ħtiġiet legali nazzjonali u li wieħed jista’ joqgħod fuqhom għal għanijiet ta’ verifika. Fejn id-dokumenti jeżistu fil-verżjoni elettronika biss, is-sistemi tal-kompjuter li fuqhom huma miżmumin il-verżjonijiet elettroniċi għandhom jissodisfaw standards ta’ sigurtà aċċettati li jiżguraw li d-dokumenti miżmuma jikkonformaw mal-ħtiġiet legali nazzjonali u li wieħed jista joqgħod fuqhom għal għanijiet ta’ verifika."
(b) il-paragrafu 3 (a) huwa mibdul bit-test li ġej:
"(a) li hemm proċeduri sabiex jiżguraw li d-dokumenti li hemm referenza għalihom fil-paragrafu 2a huma miżmuma bi qbil mal-ħtiġiet ta’ Artikolu 38(6) tar-Regolament (KE) Nru 1260/1999 u ma’ Anness I għal dan ir-Regolament;"
Artikolu 2
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fl-20 jum wara dak tal-pubblikazzjoni tiegħu fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussel, fis-27 ta’ Diċembru 2002.