REGOLAMENT TAL-KUMMISSJONI (KE, EURATOM) Nru 1302/2008
tas-17 ta’ Diċembru 2008
dwar id-dejtabejż ċentrali tal-esklużjoni
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunitajiet Ewropej,
Wara li kkunsidrat it-Trattat li jwaqqaf il-Komunità Ewropea għall-Enerġija Atomika,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju li japplika għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (1), u b’mod partikulari l-Artikolu 95 tiegħu,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 215/2008 tal-18 ta’ Frar 2008 dwar ir-Regolament Finanzjarju li japplika għall-10 Fond ta’ Żvilupp Ewropew (2), u b’mod partikulari l-Artikolu 98 tiegħu,
Billi:
(1)
Il-Kummissjoni li hija responsabbli għall-eżekuzzjoni tal-baġit ġenerali tal-Unjoni Ewropea u l-fondi l-oħra kollha ġestiti mill-Komunitajiet, hi obbligata li twaqqaf u topera dejtabejż ċentrali, b’konformità mar-regoli tal-Komunità dwar il-protezzjoni tad-dejta personali, bl-għanijiet li l-mekkaniżmu tal-esklużjoni jkun effiċjenti kif stabbilit fir-Regolament Finanzjarju u għall-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet. B’mod partikolari, id-dejtabejż għandha tkopri l-eżekuzzjoni tal-fondi kollha tal-Komunità indipendetement mill-mod ta’ ġestjoni applikabbli.
(2)
Ir-Regolament Finanzjarju ipoġġi obbligazzjonijiet fuq l-istituzzjonijiet rigward l-għoti ta’ kuntratti u għotjiet lil terzi persuni fil-kuntest ta’ ġestjoni ċentralizzata tal-fondi tal-Komunità. B’mod partikolari, l-Artikoli 93 u 114(3) jistabbilixxu obbligazzjoni sabiex terzi persuni jiġu esklużi milli jipparteċipaw fi proċeduri ta’ ksib jew għoti ta’ għotjiet fejn ikunu f’waħda mis-sitwazzjonijiet elenkati fl-Artikolu 93(1). L-Artikoli 94 u 114(3) jipprojbixxu l-għoti ta’ kuntratt jew għotja lil terzi persuni li, waqt proċedura ta’ ksib jew għotja speċifika, ikunu f’sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interess jew ikunu taw dikjarazzjoni falza fl-għoti tal-informazzjoni mitluba mill-istituzzjoni bħala kondizzjoni ta’ parteċipazzjoni fil-proċedura ta’ ksib jew għoti ta’ kuntratti. Minbarra dan, l-Artikoli 96 u 114(4) jistabbilixxu l-possibilità li l-awtorità tal-kuntratti timponi penali amministrattivi u finanzjarji lil terzi persuni, b’mod partikolari fil-forma ta’ esklużjoni minn benefiċċji ta’ kwalunkwe fond tal-Komunità għal perjodu li jiġi determinat mill-istituzzjoni konċernata skont l-Artikolu 133a tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002 tat-23 ta’ Diċembru 2002 li jistabbilixxi regoli dettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3).
(3)
L-Artikli 74 u 75 tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2343/2002 tat-23 ta’ Diċembru 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju strutturali għall-entitajiet imsemmijin fl-Artikolu 185 tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (4) jeħtieġu lil dawn il-korpi sabiex japplikaw id-dispożizzjonijiet imsemmija hawn fuq.
(4)
L-Artikolu 50 tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE) Nru 1653/2004 tat-21 ta’ Settembru 2004 dwar regolament finanzjarju standard għall-aġenziji eżekuttivi skont ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 58/2003 li jistabbilixxi l-istatut għal aġenziji eżekuttivi li jkunu fdati b’ċerti ħidmiet fit-tmexxija ta’ programmi tal-Komunità (5) jobbliga lill-aġenziji eżekuttivi japplikaw id-dispożizzjonijiet tar-Regolament Finanzjarju imsemmija hawn fuq għall-implimentazzjoni tal-baġit operattiv tagħhom.
(5)
Billi l-aġenziji eżekuttivi għandhom l-istatus ta’ uffiċjali li jawtorizzaw permezz ta’ delega tal-Kummissjoni għall-implimentazzjoni ta’ approprjazzjonijiet operattivi li japplika għalihom ir-Regolament Finanzjarju, dawn għandhom ikollhom aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni bl-istess mod bħala servizzi tal-Kummissjoni.
(6)
L-għanijiet u l-iskop tad-dejtabejż tal-esklużjoni għandhom ikunu definiti sabiex jiġi determinat l-użu tad-dejta.
(7)
L-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) għandu jkollu aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni sabiex jagħmel ix-xogħlijiet ta’ investigazzjoni regolatorja tiegħu u fil-kisba ta’ informazzjoni riżervata u fl-attivitajiet tiegħu għall-prevenzjoni tal-frodi li jsiru skont l-Artikolu 1 (2) tar-Regolament (KE) Nru 1073/1999 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-25 ta’ Mejju 1999 rigward investigazzjonijiet immexxija mill-Uffiċċju ta’ Kontra l-Frodi Ewropew (OLAF) (6) u Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 tat-25 ta’ Mejju 1999 rigward investigazzjonijiet immexxija mill-Uffiċċju ta’ Kontra l-Frodi Ewropew (OLAF) (7).
(8)
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jassigura l-amministrazzjoni tad-dejtabejż tal-esklużjoni u jkollu d-dritt li jimmodifika tagħrif li jinsab fid-dejtabejż. Is-servizz tal-Kummissjoni relevanti jew l-istituzzjonijiet l-oħra għandhom ikunu responsabbli sabiex jitolbu d-dħul ta’ twissijiet ta’ esklużjoni fid-dejtabejż tal-esklużjoni.
(9)
Ir-regoli tal-aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni għandhom jiddistingwu bejn servizzi tal-Kummissjoni, aġenziji eżekuttivi u l-istituzzjonijiet u aġenziji kollha tal-Komunità li jużaw sistema ta’ kontabilità provduta mill-Kummissjoni (hawnhekk aktar ’il quddiem) li tippermetti aċċess dirett għal twissijiet, min-naħa, u l-istituzzjonijiet, awtoritajiet u aġenziji tal-implimentazzjoni li m’għandhomx aċċess, fuq in-naħa l-oħra. Għalhekk, dawn l-istituzzjonijiet għandhom ikollhom aċċess permezz ta’ punti tal-kuntatt speċifikati u l-awtoritajiet u l-aġenziji tal-implimentazzjoni għandhom ikollhom aċċess permezz ta’ punti tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni.
(10)
Għandu jkun possibbli li l-aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni jiġi limitat fejn l-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni jiġġestixxu fondi b’livell ta’ deċentralizzazzjoni limitata ħafna, li jagħmel l-aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni mhux adattat jew fejn dan l-aċċess kellu jiġi miċħud minħabba raġunijiet ta’ protezzjoni tad-dejta
(11)
Sabiex jiġu definiti b’mod ċar ir-responsabbiltajiet tagħhom, ix-xogħlijiet tal-punti tal-kuntatt u tal-punti tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni għandhom jiġu determinati.
(12)
Sabiex jiġi rifless il-fatt li d-dejtabejż għandha tkun komuni għall-istituzzjonijiet, il-fluss tad-dejta għandu jiġi dirett direttament lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
(13)
Sabiex jiġu mħarsa l-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet bejn esklużjoni deċiża skont l-Artikolu 93(1) tar-Regolament Finanzjarju għall-proċedura ta’ ksib jew għotja speċifika u d-determinazzjoni tat-tul tal-esklużjoni mill-istituzzjoni, din tal-aħħar għandha tkun tista’ titlob reġistrazzjoni proviżorja ta’ twissija ta’ esklużjoni.
(14)
Sabiex jiġu evitati twissijiet qodma, b’mod partikolari dawk relatati ma’ entitajiet li għalqu, it-twissijiet li jindikaw esklużjoni skont l-Artikolu 93(1) (a) u (d) tar-Regolament Finanzjarju għandhom jitneħħew awtomatikament wara ħames snin.
(15)
Billi l-esklużjonijiet skont l-Artikolu 94 tar-Regolament Finanzjarju jirrigwardaw proċeduri speċifiċi ta’ ksib jew għotjiet u mhux - kif jistipula l-Artikolu 93(1) - sitwazzjoni ta’ esklużjoni ġenerali, il-perjodu tar-reġistrazzjoni għandu jkun limitat u mneħħi awtomatikament.
(16)
Għandha tiġi spjegata fid-detall il-proċedura għal talbiet ibbażati fuq informazzjoni mill-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni, li tapplika għall-modi kollha tal-ġestjoni bl-eċċezzjoni għall-ġestjoni ċentralizzata diretta.
(17)
Għandu jiġi spjegat b’mod ċar is-sehem tar-responsabbiltà tal-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni marbut mad-dejta komunikata, minn punt tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni minn naħa u mill-uffiċjal tal-kontabilità min-naħa l-oħra, lis-servizz responsabbli tal-Kummissjoni, inkluża r-rettifikazzjoni, aġġornament jew tneħħija ta’ tagħrif.
(18)
Sabiex jiġi stipulat b’mod ċar sett ta’ regoli fil-każi kollha fejn l-awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni ma ddeterminatx it-tul ta’ esklużjoni skont l-Artikolu 133a(1) tar-Regoli tal-Implimentazzjoni, għandu jiġi ddikjarat li d-deċiżjoni dwar il-perjodu tal-esklużjoni għandha tiġi mħejjija mis-servizz tal-Kummissjoni responsabbli u adottata mill-Kummissjoni.
(19)
Il-fluss ta’ informazzjoni bejn utenti awtorizzati tad-dejtabejż tal-esklużjoni għandu jinkludi d-dettalji kollha; persuni li jiġu kkuntattjati għal kull każ ta’ twissija għandhom jiġu determinati, li għandhom jipprovdu informazzjoni dwar it-twissija konċernata lil utenti awtorizzati tad-dejtabejż tal-esklużjoni.
(20)
Dispożizzjoni speċifika għandha tkopri każi fejn prova provduta minn terzi persuni mhix konsistenti mad-dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni, sabiex jiġi żgurat li d-dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni tkun korretta u aġġornata.
(21)
Għandha tiġi definita struttura adattata sabiex jingħata lok għal skambju tal-aqwa prattiċi bejn l-istituzzjonijiet u biex jiġu indirizzati materji relatati mal-użu tad-dejtabejż tal-esklużjoni.
(22)
L-ipproċessar tad-dejta personali inerenti għat-tħaddim tad-dejtabejż tal-esklużjoni għandu jsir skont id-Direttiva 95/46/KE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-24 ta’ Ottubru 1995 dwar il-protezzjoni ta’ individwi rigward l-ipproċessar tad-dejta personali u dwar il-moviment liberu ta’ din id-dejta, applikabbli għall-Istati Membri (8) u r-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwi relatat mal-ipproċessar ta’ dejta personali mill-istituzzjonijiet u aġenziji tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ din id-dejta (9) li huma applikabbli kompletament.
(23)
Dan ir-Regolament ġie mfassal wara li ġiet debitament ikkunsidrata l-opinjoni tal-Kontrollur Tal-Protezzjoni tad-Dejta. Barraminnhekk ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 jistipula li dan l-ipproċessar hu soġġett għal kontroll minn qabel mill-Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta bħala konsegwenza tan-notifika tal-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Dejta tal-Kummissjoni.
(24)
Għall-finijiet ta’ kjarezza, id-dispożizzjonijiet tal-protezzjoni tad-dejta għandhom jippreċiżaw id-drittijiet tal-persuni li d-dejta tagħhom hi inkluża jew tista’ tiġi introdotta fid-dejtabejż tal-esklużjoni. Il-persuni fiżiċi u ġuridiċi għandhom inkunu infurmati bl-introduzzjoni tad-dejta li tikkonċerna lilhom fid-dejtabejż tal-esklużjoni.
ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT,
Artikolu 1
Is-suġġett
1. Dan ir-Regolament jistabbilixxi dejtabejż ċentrali (hawnhekk aktar il-quddiem: “id-dejtabejż tal-esklużjoni”) imsemmija fl-Artikolu 95 tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 (aktar il-quddiem f’dan id-dokument: “ir-Regolament Finanzjarju”).
2. Id-dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni tista’ tintuża biss sabiex jiġu applikati l-Artikoli 93 sa 96 u 114 tar-Regolament Finanzjarju u l-Artikoli 133 sa 134b tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002 kif ukoll Artikoli 96 sa 99 u 110 tar- Regolament (KE) Nru 215/2008.
3. L-OLAF jista’ juża d-dejta għall-investigazzjonijiet tiegħu bskont ir- Regolament (KE) Nru 1073/1999 u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 kif ukoll għall-kisba ta’ informazzjoni riżervata u l-attivitajiet tagħha għall-prevenzjoni tal-frodi, inkluż l-analiżi tar-riskji.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ dan ir-Regolament, għandhom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
(1)
“istituzzjonijiet” tfisser Parlament Ewropew, Kunsill, Kummissjoni, Qorti tal-Ġustizzja, Qorti tal-Awdituri, Kumitat Ekonomiku u Soċjali Ewropew, Kumitat tar-Reġjuni, Ombudsmen, Kontrollur Ewropew tal-Protezzjoni tad-Dejta, aġenziji u korpi eżekuttivi msemmija fl-Artikolu 185(1) tar-Regolament Finanzjarju;
(2)
“awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni” tfisser awtoritajiet tal-Istati Membri u pajjiżi terzi, organizzazzjonijiet internazzjonali u korpi oħra li jipparteċipaw fl-implimentazzjoni tal-baġit skont l-Artikoli 53 u 54 tar-Regolament Finanzjarju, bl-eċċezzjoni ta’ aġenziji u korpi eżekuttivi msemmija fl-Artikolu 185(1) tar-Regolament. L-Istati Membri jistgħu jqassmu l-kompiti stipulati f’dan ir-Regolament lill-awtoritajiet pubbliċi nazzjonali oħra, li għandhom jiġu assimilati mal-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni.
(3)
“terzi persuni” tfisser kandidati, offerenti, kuntratturi, fornituri, fornituri ta’ servizzi u s-sottokuntratturi rispettivi tagħhom, kif ukoll applikanti għal għotjiet, benefiċjarji ta’ għotjiet, inklużi benefiċjarji ta’ assistenza diretta, kuntratturi ta’ benefiċjarji ta’ għotjiet u entitajiet li jirċievu appoġġ finanzjarju minn benefiċjarju ta’ għotja tal-Komunità skont l-Artikolu 120 tar-Regolament Finanzjarju.
Artikolu 3
Twissija ta’ esklużjoni
It-twissijiet ta’ esklużjoni għandhom ikollhom id-dejta li ġejja:
(a)
informazzjoni li tidentifika terzi persuni, li huma f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 93(1), 94, 96(1)(b) u 96(2)(a) tar-Regolament Finanzjarju;
(b)
informazzjoni rigward persuni b’setgħat ta’ rappreżentazzjoni, teħid ta’ deċiżjoni jew kontroll fuq entitajiet legali, meta dawn il-persuni jkunu sabu ruħhom f’waħda mis-sitwazzjonijiet imsemmija fl-Artikolu 93(1), 94, 96(1)(b) u 96(2)(a) tar- Regolament Finanzjarju;
(ċ)
ir-raġunijiet għall-esklużjoni ta’ terzi persuni imsemmija fil-punt (a) jew persuni imsemmija fil-punt (b) u, fejn hu adattat, it-tip ta’ kundanna ta’ ħtija u t-tul ta’ żmien tal-perjodu tal-esklużjoni.
Artikolu 4
Amministrazzjoni tad-dejtabejż tal-esklużjoni
1. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni jew l-istaff subordinat tiegħu li jkunu ġew delegati lilhom ċerti kompiti fl-applikazzjoni tal-Artikolu 62 tar-Regolament Finanzjarju (hawnhekk aktar ’il quddiem “l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni”) għandu jassigura l-amministrazzjoni tad-dejtabejż tal-esklużjoni u jagħmel l-arranaġamenti tekniċi meħtieġa.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jdaħħal, jimmodifika jew ineħħi twissijiet ta’ esklużjoni skont talbiet mingħand istituzzjonijiet.
2. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jadotta miżuri tal-implimentazzjoni rigward aspetti tekniċi u jiddefinixxi l-proċeduri ta’ appoġġ assoċjati, inkluż il-qasam tas-sigurtà.
Hu għandu jinnotifika dawk il-miżuri lis-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi, u fejn jgħodd, il-punti tal-kuntatt tal-istituzzjonijiet l-oħra indikati skont l-Artikolu 6(1) jew il-punti ta’ komunikazzjoni u kooperazzjoni indikati skont l-Artikolu 7(2).
Artikolu 5
Aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni
1. L-Istituzzjonijiet, minbarra l-Kummissjoni u aġenziji eżekuttivi, għandhom ikollhom aċċess dirett għad-dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni permezz ta’ sistema tal-kontabilità provvduta mill-Kummissjoni (ABAC) jew permezz ta’ punti tal-kuntatt.
2. L-awtoritajiet tal-implimentazzjoni jew il-korpi li jiġġestixxu fondi taħt ġestjoni bi sħab u korpi tas-settur pubbliku nazzjonali tal-Istati Membri li jiġġestixxu fondi taħt ġestjoni ċentralizzata indiretta għandhom ikollhom aċċess għad-dejta fid- dejtabejż tal-esklużjoni permezz ta’ punti tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni.
3. L-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni li jiġġestixxu fondi taħt ġestjoni ċentralizzata indiretta, deċentralizzata, jew ġestjoni bi sħab għandhom ikollhom aċċess għad-dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni permezz ta’ punti tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni meta dawn jiċċertifikaw lis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli li huma japplikaw il-miżuri tal-protezzjoni tad-dejta adegwati kif stabbilit fil-ftehim konkluż skont it-tieni subparagrafu tal-Artikolu 134a(4) tar-Regolament (KE, Euratom) Nru 2342/2002.
Iżda, l-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni m’għandhomx jingħataw aċċess għad-dejtabejż tal-esklużjoni fi kwalunkwe każ li ġej:
(a)
is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli ma rċeviex iċ-ċertifikat imsemmi fl-ewwel subparagrafu;
(b)
is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli ikollu fil-pussess tiegħu evidenza li l-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni ma japplikawx miżuri ta’ protezzjoni tad-dejta adegwati;
(ċ)
is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli jikkonsidra li l-aċċess ma jkunx adattat f’każi ta’ livell limitat ta’ deċentralizzazzjoni li jinkludi kontroll ex ante mill-Kummissjoni.
F’każ li l-aċċess għad-dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni jiġi miċħud, is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jieħu l-miżuri xierqa sabiex jiġi assigurat talanqas l-istess livell ta’ protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunitajiet. Fl-istruttura ta’ dawn il-miżuri, qabel ma tingħata l-għotja jew kuntratt, is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jivverifika li t-terza persuna kkonċernata mhix soġġetta għal twissija tal-esklużjoni.
4. L-aċċess għal dejta fid-dejtabejż tal-esklużjoni mis-servizzi tal-Kummissjoni u aġenziji eżekuttivi huwa stabbilit fid-Deċiżjoni tal-Kummissjoni 2008/969/KE, Euratom (10).
Artikolu 6
Punti tal-kuntatt u utenti awtorizzati fi ħdan l-istituzzjonijiet
1. Kull istituzzjoni, minbarra l-Kummissjoni u aġenziji eżekuttivi, għandhom jindikaw il-punt tal-kuntatt responsabbli rigward il-materji relatati mad-dejtabejż tal-esklużjoni u tikkomunika l-ismijiet tal-persuni inkarigati lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
2. Il-punti tal-kuntatt jistgħu jipprovdu aċċess għal informazzjoni li qiegħda fid-dejtabejż tal-esklużjoni lill-utenti awtorizzati, li għandhom ikunu membri tal-istaff tal-istituzzjonijiet, li għalihom aċċess għad-dejtabejż hu indispensabbli għall-eżerċizzju xieraq tax-xogħlijiet tagħhom. Kull punt tal-kuntatt għandu jżomm reġistru tal-utenti awtorizzati u jagħti aċċess lill-Kummissjoni għalih meta jintalab.
L-utenti awtorizzati jistgħu jipproċedu għal konsultazzjoni attiva onlajn tad-dejtabejż tal-esklużjoni.
3. L-istituzzjoni għandha tieħu miżuri ta’ sigurtà xierqa sabiex tipprevjenu li informazzjoni tinqara jew tiġi kkupjata minn persuni mhux awtorizzati.
Artikolu 7
Punti tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni u utenti awtorizzati fi ħdan awtoritajiet u aġenziji tal-implimentazzjoni
1. Il-punti tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni għandhom ikunu responsabbli għar-relazzjonijiet mal-Kummissjoni rigward il-materji kollha relatati mad-dejtabejż tal-esklużjoni.
2. Kull Stat Membru għandu jindika punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni għall-fondi li jimplimenta b’ġestjoni bi sħab skont il-punt (b) tal-Artikolu 53 u l-fondi implimentati b’ġestjoni ċentralizzata indiretta permezz ta’ korpi nazzjonali mis-settur pubbliku skont il-punt (c) tal-Artikolu 54(2) tar- Regolament Finanzjarju. B’eċċezzjoni u għal raġunijiet ġustifikati b’mod korrett, il-Kummissjoni tista’ tapprova aktar minn punt ta’ komunikazzjoni u koordinazzjoni wieħed għal kull Stat Membru.
3. Kull pajjiż terz li jimplimenta l-fondi permezz ta’ ġestjoni deċentralizzata skont il-punt (b) tal-Artikolu 53 tar-Regolament Finanzjarju għandu jindika punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni meta jintalab mis-servizzi tal-Kummissjoni responsabbli.
Kull aġenzija tal-implimentazzjoni li timplimenta fondi permezz ta’ ġestjoni bi sħab skont il-punt (c) tal-Artikolu 53 jew permezz ta’ ġestjoni ċentralizzata indiretta skont il-punti (b), (c) jew (d) tal-Artikolu 54(2) ta’ dak ir-Regolament, bl-eċċezzjoni ta’ korpi nazzjonali mis-settur pubbliku, għandha tindika l-punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni meta jintalab mis-servizz tal-Kummissjoni responsabbli.
Iżda, is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli m’għandux jitlob in-nomina ta’ punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni fejn dan il-punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni diġà jeżisti.
Meta s-servizz tal-Kummissjoni responsabbli jirtira aċċess ta’ punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni għad-dejtabejż tal-esklużjoni, dan għandu jinforma lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni dwarha.
4. Kull Stat Membru u kull awtorità jew aġenzija imsemmija fil-paragrafu 3 għandhom jikkomunikaw l-ismijiet tal-persuni responsabbli mill-punt ta’ komunikazzjoni u koordinazzjoni rispettiv tagħhom lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jippubblika l-lista ta’ pajjiżi terzi u aġenziji tal-implimentazzjoni li jqiegħdu f’ordni l-punti tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni fuq is-sit tal-Internet intern tal-Kummissjoni.
5. Il-punti tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni għandhom jipprovdu lill-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni aċċess għal informazzjoni li qiegħda fid-dejtabejż tal-esklużjoni.
L-awtoritajiet u aġenziji tal-implimentazzjoni jistgħu jinnominaw utenti awtorizzati fost il-membri tal-istaff tagħhom. In-numru ta’ dawn l-utenti awtorizzati għandu jkun limitat għal persuni li għalihom l-aċċess għal dik id-dejtabejż hu indispensabbli għall-eżerċizzju xieraq tal-ħidma tagħhom. Kull awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni għandha żżomm reġistru tal-utenti awtorizzati u tagħti aċċess għalih lill-Kummissjoni meta jintalab.
Għall-finijiet tal-għoti ta’ kuntratti marbuta mal-implimentazzjoni tal-baġit jew mal-Fond tal-Iżvilupp Ewropew, l-utenti awtorizzati jistgħu jipproċedu għal konsultazzjoni attiva onlajn tad-dejtabejż tal-esklużjoni. Fejn ma’ tkunx possibbli l-konsultazzjoni onlajn, l-utent awtorizzat jista’ jirċievi dejta mniżżla. Fil-każ tal-aħħar, id-dejta għandha tkun aġġornata talanqas kull xahar.
6. L-awtorità jew aġenzija li tkun indikat il-punt tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni jew l-utenti awtorizzati għandha tagħmel arranġamenti għall-miżuri ta’ sigurtà adegwati sabiex tevita li informazzjoni tinqara jew tiġi kkupjata minn persuni mhux awtorizzati.
Artikolu 8
Talbiet mill-istituzzjonijiet
1. It-talbiet kollha għar-reġistrazzjoni, rettifikazzjoni, aġġornament jew tneħħija ta’ twissijiet ta’ esklużjoni għandhom jiġu indirizzati lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni.
L-istituzzjonijiet biss jistgħu jissottomettu dawn it-talbiet. Għal dawn l-għanijiet, is-servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi responsabbli għandhom jużaw il-mudelli magħmula fl-Anness tad-Deċiżjoni 2008/969/KE, Euratom u l-punti ta’ kuntatt ta’ istituzzjonijiet oħra għandhom jużaw il-mudelli magħmula 2fl-Anness I ma’ dan ir-Regolament.
2. F’kull talba għar-reġistrazzjoni ta’ twissija ta’ esklużjoni, is-servizzi tal- Kummissjoni jew l-aġenzija eżekuttiva responsabbli għandha tiċċertifika li l-informazzjoni kkomunikata ġiet stabbilita u trażmessa skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u tindika l-persuna li tiġi kuntattjata f’każ ta’ twissija li tassumi r-responsabbiltà kif stabbilit fl-Artikolu 12 ta’ dan ir-Regolament.
Meta tintalab ir-reġistrazzjoni ta’ twissija tal-esklużjoni, il-punti tal-kuntatt għandhom jiċċertifikaw li l-informazzjoni kkomunikata ġiet stabbilita u trażmessa skont ir-Regolament (KE) Nru 45/2001. Il-punti tal-kuntatt għandhom jassumu r-resposabbiltajiet ta’ persuna li tiġi kkuntattjata f’każ ta’ twissija.
3. Kull istituzzjoni għandha titlob reġistrazzjoni proviżorja ta’ twissija tal-esklużjoni sakemm tittieħed deċiżjoni dwar it-tul taż-żmien tal-esklużjoni.
4. Is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli jew istituzzjoni oħra li talbet reġistrazzjoni ta’ twissija ta’ esklużjoni għandha tkun responsabbli għat-talba ta’ rettifikazzjoni, aġġornament jew tneħħija ta’ dik it-twissija.
Artikolu 9
Talbiet ibbażati fuq informazzjoni minn awtoritajiet u aġenziji tal-implimentazzjoni
1. Il-punti tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni għandhom jikkomunikaw l-informazzjoni rċevuta mill-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni dwar is-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni msemmija fl-Artikolu 93(1) punt e tar- Regolament Finanzjarju lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni li għandu jgħaddi din l-informazzjoni lis-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għall-programm, azzjoni jew leġislazzjoni u identifikata mill-awtoritajiet jew aġenziji. Dawn għandhom ukoll jittrażmettu ċ-ċertifikazzjoni tal-awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni li l-informazzjoni kkomunikata lilhom ġiet stabbilita u trażmessa skont il-prinċipji stabbiliti fid-Direttiva 95/46/KE.
Għal dan il-għan, il-punti tal-komunikazzjoni u koordinazzjoni għandhom jużaw il-mudell fl-Anness II ta’ dan ir-Regolament.
2. Hekk kif tiġi rċevuta l-informazzjoni msemmija fil-paragrafu 1, is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jitlob lill-uffiċjal tal-kontabilità tal- Kummissjoni jdaħħal it-twissija ta’ esklużjoni fid-dejtabejż tal-esklużjoni għal tul ta’ żmien determinat mill-awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni sal-massimu tat-tul ta’ żmien stipulat fl-Artikolu 93(3) tar-Regolament Finanzjarju.
Meta t-tul ta’ żmien ma jkunx determinat, is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jitlob reġistrazzjoni provviżorja skont l-Artikolu 10(2), waqt li wieħed ikun qed jistenna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni. Is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jirreferi l-każ kemm jista’ jkun malajr lill-Kummissjoni għad-deċiżjoni.
3. L-awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni għandha tkun responsabbli għad-dejta komunikata. Din, għandha mingħajr dewmien, tinforma lis-servizz tal-Kummissjoni responsabbli, permezz ta’ punt tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni, kull meta jkun hemm il-bżonn li l-informazzjoni trażmessa tiġi rettifikata, aġġornata jew imneħħija.
Għal dak il-għan, l-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni u l-punti tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni għandhom jużaw il-mudell fl-Anness II.
Hekk kif tiġi rċevuta l-informazzjoni aġġornata, is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jitlob lill-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni sabiex jirrettifika, jaġġorna jew ineħħi t-twissija tal-esklużjoni konċernata.
Artikolu 10
Perjodu tar-reġistrazzjoni fid-dejtabejż tal-esklużjoni
1. It-twissijiet dwar esklużjonijiet skont il-punti (b), (c), (e) u (f) fl-Artikolu 93(1) tar-Regolament Finanzjarju għandhom jiġu reġistrati għall-perjodu determinat mill-istituzzjoni li tagħmel it-talba u speċifikati f’din it-talba.
2. Twissija ta’ esklużjoni bbażata fuq talba ippreżentata skont l-Artikolu 8(3) għandha tiġi rreġistrata provviżorjament għal perjodu ta’ tliet xhur. Ir-reġistrazzjoni provviżorja tista’ tiġġedded hekk kif issir it-talba.
Iżda, ir-reġistrazzjoni provviżorja ta’ twissija ta’ esklużjoni bbażata fuq it-talbiet imsemmija fit-tieni subparagrafu tal-Artikolu 9(2), tista’ tkun, f’każi eċċezzjonali, imġedda għal perjodu addizzjonali ta’ tliet xhur.
3. It-twissijiet ta’ esklużjonijiet skont il-punti (a) jew (d) tal-Artikolu 93(1) tar-Regolament Finanzjarju għandhom jiġu rreġistrati għal perjodu ta’ ħames snin.
4. It-twissijiet ta’ esklużjonijiet mill-għoti ta’ kuntratt jew għotja fi proċedura speċifika skont il-punti (a) u (b) tal-Artikolu 94 tar-Regolament Finanzjarju għandhom jiġu rreġistrati għal perjodu ta’ sitt xhur.
Artikolu 11
Tneħħija ta’ twissijiet ta’ esklużjoni
It-twissijiet ta’ esklużjoni għandhom jitneħħew b’mod awtomatiku wara li jgħaddi ż-żmien stipulat fl-Artikolu 10.
L-istituzzjoni li talbet ir-reġistrazzjoni għandha titlob it-tneħħija tat-twissija ta’ esklużjoni qabel ma jagħlaq iż-żmien tal-għeluq, fejn it-terza persuna ma tkunx f’sitwazzjoni ta’ esklużjoni, b’mod partikolari għal każi msemmija fil-paragrafu 3 tal-Artikolu 10 jew għal żbalji ċari skoperti wara r-reġistrazzjoni tal-esklużjoni.
Artikolu 12
Koperazzjoni
1. Il-persuna li tiġi kuntattjata f’każ ta’ twissija msemmija fl-Artikolu 8(2) ta’ dan ir-Regolament għandha tipprovdi, bil-kitba jew permezz ta’ mezzi elettroniċi, l-informazzjoni kollha relevanti disponibbli sabiex tippermetti lill-istituzzjoni li tagħmel it-talba tiegħu deċiżjonijiet ta’ esklużjoni skont l-Artikolu 93(1) tar-Regolament Finanzjarju jew tippermetti lill-awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni tikkunsidraha fl-għoti ta’ kuntratti marbuta mal-implimentazzjoni tal-baġit.
2. F’każi, fejn ċertifikati jew evidenza miksuba minn istituzzjoni mhumiex konsistenti mat-twissijiet ta’ esklużjoni rreġistrati, l-istituzzjoni konċernata għandha tinforma immedjatament lill-persuna li tiġi kkuntattjata f’każ ta’ twissija. Il-persuna li tiġi kkuntattjata f’każ ta’ twissija u fejn xieraq il-punt tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni konċernat għandhom jieħdu azzjoni xierqa.
3. F’każi, fejn ċertifikati jew evidenza miksuba minn awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni mhumiex konsistenti mat-twissijiet ta’ esklużjoni reġistrati, l-awtorità jew l-aġenzija għandha tittrasmetti l-informazzjoni, permezz tal-punt tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni tagħha, lill-persuna li tiġi kkuntattjata f’każ ta’ twissija. Il-persuna li tiġi kkuntattjata f’każ ta’ twissija u fejn hu adattat il-punt tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni konċernat għandhom jieħdu azzjoni xierqa.
4. L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni u l-punti tal-kuntatt tal- istituzzjonijiet għandhom jikkomunikaw lil xulxin l-aqwa prattiċi.
Materji relatati mad-dejtabejż tal-esklużjoni għandhom jiġu diskussi f’qafas ta’ laqgħat bejn l-awtorità jew aġenzija tal-implimentazzjoni u s-servizzi tal- Kummissjoni responsabbli.
Artikolu 13
Protezzjoni tad-dejta
1. Fis-sejħiet għal offerti u sejħiet għal proposti u, fl-assenza ta’ sejħiet, qabel ma jingħataw il-kuntratti jew għotjiet, l-istituzzjonijiet u awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni għandhom jinfurmaw lil terzi persuni dwar id-dejta li tikkonċernahom li tista’ tiġi inkluża fid-dejtabejż tal-esklużjoni u tal-entitajiet li lilhom tista’ tiġi komunikata d-dejta. F’każi, fejn it-terzi persuni huma entitajiet legali, l-istituzzjonijiet u l-awtoritajiet u aġenziji tal-implimentazzjoni għandhom jinfurmaw lill-persuni li għandhom is-setgħat li jirrappreżentaw, jieħdu deċiżjonijiet jew jikkontrollaw dawn l-entitajiet legali.
2. L-istituzzjoni li titlob reġistrazzjoni ta’ twissija ta’ esklużjoni għandha tkun responsabbli għar-relazzjonijiet mal-persuna fiżika jew ġuridika li dejta tiegħu/tagħha ġiet introdotta fid-dejtabejż tal-esklużjoni (aktar ’il quddiem f’dan id-dokument: “id-dejta tas-suġġett konċernat”).
L-istituzzjoni għandha tinforma lis-suġġett tad-dejta konċernat dwar it-talba għall-attivazzjoni, aġġornament u tneħħija ta’ twissija ta’ esklużjoni li tikkonċernah direttament u tiddikjara r-raġunijiet tagħha.
L-istituzzjoni għandha twieġeb ukoll għal talbiet mis-suġġetti tad-dejta konċernati sabiex tiġi rettifikata dejta personali mhux eżatta jew mhux kompluta u kwalunkwe talbiet jew mistoqsijiet oħra minn għand dawk is-suġġetti.
Talbiet jew mistoqsijiet minn għand suġġetti tad-dejta konċernati relatati ma’ informazzjoni provduta mill-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni għandhom jiġu trattati minn dawk l-awtoritajiet jew aġenziji. Is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli għandu jirreferi dawn it-talbiet u mistoqsijiet lill-punt tal-komunikazzjoni u kooperazzjoni konċernat u jinforma lis-suġġett tad-dejta konċernat dwarhom
3. Bla ħsara għar-rekwiżiti ta’ informazzjoni stipulati fil-paragrafu 2, persuna fiżika identifikata kif suppost għandha tkun tista’ titlob informazzjoni dwar jekk dejta li tikkonċernaha hix reġistrata fid-dejtabejż tal-esklużjoni.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jinformah bil-kitba jew permezz ta’ mezzi elettroniċi, jekk l-individwu hux reġistrat fid-dejtabejż tal-esklużjoni. Jekk l-individwu hu reġistrat, l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jehmeż id-dejta maħżuna fid-dejtabejż tal-esklużjoni li tikkonċerna lil dak l-individwu. Hu għandu jinforma lill-istituzzjoni li talbet it-twissija dwaru.
4. Bla ħsara għar-rekwiżiti ta’ informazzjoni stipulati fil-paragrafu 2, ir-rappreżentant awtorizzat kif suppost tal-persuna ġuridika jista’ jitlob informazzjoni dwar jekk dik il-persuna legali hix reġistrata fid-dejtabejż tal-esklużjoni.
L-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jinformah bil-kitba jew permezz ta’ mezzi elettroniċi, jekk l-individwu hux reġistrat fid-dejtabejż tal-esklużjoni. Jekk l-individwu hu reġistrat, l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Kummissjoni għandu jehmeż id-dejta maħżuna fid-dejtabejż tal-esklużjoni li tikkonċerna lil dak l-individwu. Hu għandu jinforma lill-istituzzjoni li talbet it-twissija dwaru.
5. Twissijiet imneħħija għandhom ikunu aċċessibbli għal skopijiet ta’ reviżjoni tal-kontijiet u investigazzjoni biss u m’għandhomx ikunu viżibbli għall-utenti tad-dejtabejż.
Iżda, dejta personali li qiegħda fit-twissijiet ta’ esklużjoni li jirreferu għal individwi għandha tibqa’ aċċessibbcli għal dawn l-iskopijiet biss għal ħames snin wara t-tneħħija tat-twissija.
Artikolu 14
Id-dispożizzjonijiet transizzjonali
1. L-informazzjoni minn għand l-awtoritajiet jew aġenziji tal-implimentazzjoni għandha tirreferi esklussivament ma’ sentenzi mogħtija wara l-1 ta’ Jannar 2009.
2. Twissijiet reġistrati skont l-Artikolu 95 tar-Regolament Finanzjarju qabel id-data tal-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament u li jkunu għadhom attivi f’dik id-data għandhom jikkostitwixxu twissijiet ta’ esklużjoni u għandhom jiġu mdaħħla minnufih fid-dejtabejż tal-esklużjoni.
3. F’każ, fejn terza parti ma ġietx infurmata dwar ir-reġistrazzjoni tat-twissija ta’ esklużjoni msemmija fil-paragrafu 2, is-servizzi tal-Kummissjoni jew l-istituzzjoni li talbet ir-reġistrazzjoni għandha tinforma lit-terza persuna li d-dejta tagħha ġiet introdotta fid-dejtabejż tal-esklużjoni fi żmien xahar mid-data tal-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament.
4. Is-servizz tal-Kummissjoni responsabbli jew istituzzjoni oħra li talbet reġistrazzjoni ta’ twissija ta’ esklużjoni msemmija fil-paragrafu 2 tibqa’ responsabbli għall-modifikazzjoni jew tneħħija ta’ talbiet ta’ dik it-twissija skont dan ir-Regolament.
5. Għal esklużjonijiet deċiżi mis-servizz tal-Kummissjoni jew aġenzija eżekuttiva skont il-punti (b) u (e) tal-Artikolu 93(1) tar-Regolament Finanzjarju qabel l-1 ta’ Mejju 2007, fit-tul taż-żmien tal-perjodu ta’ esklużjoni għandu jiġi kkunsidrat il-perjodu ta’ rekord kriminali taħt il-liġi nazzjonali.
Għal din l-esklużjoni għandu japplika perjodu massimu ta’ erba’ snin mid-data tan-notifikazzjoni tad-deċiżjoni. Jekk dak il-perjodu jkun għadda, is-servizz tal- Kummissjoni jew aġenzija eżekuttiva responsabbli għandha titlob it-tneħħija tat-twissija.
Artikolu 15
Dħul fis-seħħ
Dan ir-Regolament għandu jidħol fis-seħħ fil-jum tal-pubblikazzjoni tiegħu f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Japplika mill-1 ta’ Jannar 2009.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u japplika direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, 17 ta’ Diċembru 2008.