DEĊIŻJONI TAL-PARLAMENT EWROPEW, TAL-KUNSILL, TAL-KUMMISSJONI, TAL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA, TAL-QORTI TAL-AWDITURI, TAL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW U TAL-KUMITAT TAR-REĠJUNI
tas-26 ta’ Ġunju 2009
dwar l-organizzazzjoni u l-funzjonament tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea
(2009/496/KE, Euratom)
IL-PARLAMENT EWROPEW,
IL-KUNSILL,
IL-KUMMISSJONI,
IL-QORTI TAL-ĠUSTIZZJA,
IL-QORTI TAL-AWDITURI,
IL-KUMITAT EKONOMIKU U SOĊJALI EWROPEW,
IL-KUMITAT TAR-REĠJUNI,
Wara li kkunsidraw it-Trattat dwar l-Unjoni Ewropea,
Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea,
Wara li kkunsidraw it-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika,
Billi:
(1)
L-Artikolu 8 tad-Deċiżjoni tar-rappreżentanti tal-Gvernijiet tal-Istati Membri tat-8 ta’ April 1965 dwar l-istabbiliment provviżorju ta’ ċerti istituzzjonijiet u servizzi tal-Komunitajiet (1) ipprovda għal uffiċċju għall-Pubblikazzjonijiet Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”) li għandu jkun jinsab fil-Lussemburgu. Din id-dispożizzjoni ġiet implimentata l-aħħar bid-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA, Euratom (2).
(2)
Ir-regoli u r-regolamenti applikabbli għall-uffiċjali u ħaddiema oħra tal-Komunitajiet Ewropej japplikaw għall-Uffiċċju. Għandhom jitqiesu l-emendi riċenti għal dawk ir-Regoli u regolamenti.
(3)
Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 tal-25 ta’ Ġunju 2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (3) (minn hawn ‘il quddiem imsejjaħ “ir-Regolament Finanzjarju”) fih dispożizzjonijiet speċifiċi dwar il-funzjonament tal-Uffiċċju.
(4)
Qed iseħħu avvanzi teknoloġiċi kbar fil-pubblikazzjoni u dawn jeħtieġ li jiġu kkunsidrati fil-mod kif jaħdem l-Uffiċċju.
(5)
Għall-finijiet taċ-ċarezza, huwa xieraq li titħassar id-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA u li din tinbidel b’din id-Deċiżjoni,
IDDEĊIDEW KIF ĠEJ:
Artikolu 1
L-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet
1. Il-kompitu tal-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “l-Uffiċċju”), li huwa uffiċċju interistituzzjonali, għandu jkun li jippubblika l-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet tal-Komunitajiet Ewropej u tal-Unjoni Ewropea fl-aħjar kundizzjonijiet possibbli.
Għal dan il-għan, l-Uffiċċju għandu, minn naħa waħda, jippermetti lill-istituzzjonijiet li jissodissfaw l-obbligi tagħhom li jippubblikaw it-testi leġiżlattivi u, min-naħa l-oħra, jikkontribwixxi għall-formulazzjoni teknika u għall-implimentazzjoni tal-linji politiċi tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni fl-oqsma tal-kompetenza tiegħu.
2. L-Uffiċċju għandu jkun ġestit mid-Direttur tiegħu skont il-linji gwida strateġiċi ffissati minn kumitat ta’ tmexxija. Minbarra d-dispożizzjonijiet ta’ din id-Deċiżjoni li huma speċifiċi għar-rwol interistituzzjonali tal-Uffiċċju, l-Uffiċċju għandu japplika l-proċeduri amministrattivi u finanzjarji tal-Kummissjoni. Fl-istabbiliment ta’ dawn il-proċeduri, il-Kummissjoni għandha tieħu in kunsiderazzjoni n-natura speċifika tal-Uffiċċju.
Artikolu 2
Definizzjonijiet
Għall-finijiet ta’ din id-Deċiżjoni, għandom japplikaw id-definizzjonijiet li ġejjin:
1.
“il-pubblikazzjoni” tfisser, kwalunkwe azzjoni meħtieġa għad-disinn, il-verifika, l-allokazzjoni tan-numri standard internazzjonali u/jew in-numri tal-ikkatalogar, il-produzzjoni, l-ikkatalogar, l-indiċjar, id-distribuzzjoni, il-promozzjoni, il-bejgħ, il-ħażna u l-arkivjar tal-pubblikazzjonijiet, f’kull forma jew sura u b’kull mezz, preżenti jew futur;
2.
“pubblikazzjonijiet” tfisser, it-testi kollha, pubblikati fuq kwalunkwe mezz u fi kwalunkwe format li jkollhom numru standard internazzjonali u/jew numru tal-ikkatalogar;
3.
“pubblikazzjonijiet obbligatorji” tfisser, il-pubblikazzjonijiet pubblikati skont it-Trattati jew testi leġiżlattivi oħra;
4.
“pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji” tfisser, kwalunkwe pubblikazzjoni pubblikata fil-qafas tal-prerogattivi ta’ kwalunkwe istituzzjoni;
5.
“il-ġestjoni tad-drittijiet tal-awtur” tfisser li s-servizzi tal-awtur iżommu d-drittijiet tal-awtur jew id-dritt ta’ użu mill-ġdid u jinkludi l-ġestjoni ta’ dawk id-drittijiet mill-Uffiċċju għall-pubblikazzjonijiet li l-pubblikazzjoni tagħhom hija fdata lill-Uffiċċju;
6.
“dħul nett mill-bejgħ” tfisser is-somma totali tal-fatturati, imnaqqsa bl-iskonti kummerċjali mogħtija u bl-ispejjeż tal-ġestjoni, spejjeż tal-ġbir u spejjeż bankarji;
7.
“istituzzjonijiet”, tfisser l-istituzzjonijiet, l-entitajiet, l-uffiċċji u l-aġenziji stabbiliti minn jew taħt it-Trattati.
Artikolu 3
Ambitu tal-Kompetenzi tal-Uffiċċju
1. L-Uffiċċju għandu jkollu kompetenza għal dan li gej:
(a)
il-pubblikazzjoni ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (minn hawn ’il quddiem “Ġurnal Uffiċjali”) u l-garanzija tal-awtentiċità tiegħu;
(b)
il-pubblikazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet obbligatorji oħra;
(c)
il-pubblikazzjoni jew il-kopubblikazzjoni ta’ pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji fdati lill-Uffiċċju fil-qafas tal-prerogattivi ta’ kull istituzzjoni, partikolarment fil-kuntest tal-attivitajiet ta’ komunikazzjoni tal-istituzzjonijiet;
(d)
il-pubblikazzjoni jew il-kopubblikazzjoni fuq l-inizjattiva tiegħu, inklużi pubblikazzjonijiet intiżi għall-promozzjoni tas-servizzi tiegħu stess; f’dan il-kuntest, l-Uffiċċju jista’ jikseb traduzzjonijiet permezz ta’ kuntratt ta’ servizz;
(e)
l-iżvilupp, iż-żamma u l-aġġornament tas-servizzi ta’ pubblikazzjoni elettronika għall-pubbliku;
(f)
id-disponibbiltà għall-pubbliku tal-leġiżlazzjoni kollha u testi uffiċjali oħra;
(g)
il-preżervazzjoni tal-pubblikazzjonijiet kollha tal-istituzzjonijiet u t-tqegħid tagħhom għad-dispożizzjoni għall-pubbliku f’forma elettronika;
(h)
l-allokazzjoni ta’ numri standard internazzjonali u/jew numri tal-ikkatalogar għall-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;
(i)
il-ġestjoni tad-drittjiet ta’ riproduzzjoni u tat-traduzzjoni tal-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;
(j)
il-promozzjoni u l-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet u tas-servizzi li joffri lill-pubbliku.
2. L-Uffiċċju għandu jipprovdi parir u assistenza lill-istituzzjonijiet dwar dan li gej:
(a)
il-programmazzjoni u l-ippjanar tal-programmi tagħhom ta’ pubblikazzjoni;
(b)
l-implimentazzjoni tal-proġetti ta’ publikazzjoni tagħhom, ikun x’ikun il-mezz tal-pubblikazzjoni;
(c)
il-forniment tal-arranġament tal-paġni u d-disinn tal-proġetti ta’ pubblikazzjoni tagħhom;
(d)
il-forniment ta’ informazzjoni dwar ix-xejriet tas-suq tal-pubblikazzjonijiet fl-Istati Membri u dwar is-suġġetti li x’aktarx ikollhom l-akbar udjenza;
(e)
l-iffissar ta’ kemm pubblikazzjonijiet għandhom jiġu stampati u l-istabbiliment ta’ pjani ta’ distribuzzjoni;
(f)
l-iffissar tal-prezz u l-bejgħ tal-pubblikazzjonijiet;
(g)
il-promozzjoni, id-distribuzzjoni u l-evalwazzjoni tal-pubblikazzjonijiet tagħhom, kemm jekk bla ħlas u kemm jekk għall-bejgħ;
(h)
l-analiżi, l-evalwazzjoni u l-kostruzzjoni ta’ siti u servizzi tal-Internet għall-pubbliku;
(i)
it-tfassil ta’ kuntratti qafas għal attivitajiet ta’ pubblikazzjoni;
(j)
il-forniment ta’ superviżjoni teknoliġika tas-sistemi ta’ pubblikazzjoni.
Artikolu 4
Responsabbiltajiet tal-istituzzjonijiet
1. Kull istituzzjoni għandha jkollha l-kompetenza esklussiva sabiex tieħu d-deċiżjonijiet dwar il-pubblikazzjoni tal-pubblikazzjonijiet tagħha.
2. L-istituzzjonijiet għandhom jużaw is-servizzi tal-Uffiċċju għall-pubblikazzjoni tal-pubblikazzjonijiet obbligatorji tagħhom.
3. L-istituzzjonijiet jistgħu jippubblikaw il-pubblikazzjonijiet mhux obbligatorji tagħhom mingħajr l-involviment tal-Uffiċċju. F’dan il-każ, huma għandhom jitolbu lill-Uffiċċju n-numri standard internazzjonali u/jew in-numri tal-ikkatalogar u jagħtu lill-Uffiċċju verżjoni elettronika tal-pubblikazzjoni, ikun x’ikun il-format tagħha, kif ukoll żewġ kopji fuq karta tal-pubblikazzjoni fejn xieraq.
4. L-istituzzjonijiet għandhom jintrabtu li jiggarantixxu ż-żamma tad-drittijiet ta’ riproduzzjoni, ta’ traduzzjoni u ta’ distribuzzjoni tal-elementi kostitwenti kollha ta’ pubblikazzjoni.
5. L-istituzzjonijiet għandhom jintrabtu li jistabbilixxu pjan ta’ distribuzzjoni, approvat mill-Uffiċċju, għall-pubblikazzjonijiet tagħhom.
6. L-istituzzjonijiet jistgħu jikkonkludu ftehim ta’ servizz mal-Uffiċċju sabiex jiddefinixxu l-metodi ta’ kooperazzjoni tagħhom.
Artikolu 5
Kompiti tal-Uffiċċju
1. Il-kompiti mwettqa mill-Uffiċċju għandhom jinkludu dan li ġej:
(a)
il-kollazzjoni ta’ dokumenti għal pubblikazzjoni;
(b)
it-tħejjija, id-disinn grafiku, il-korrezzjoni, l-arranġament tal-paġni u l-verifika tat-testi u elementi oħra, ikun x’ikun il-format jew il-mezz, skont l-istruzzjonijiet mogħtija mill-istituzjonijiet u filwaqt li jiġu applikati r-rekwiżiti ta’ preżentazzjoni tipografika u lingwistika stabbiliti f’kollaborazzjoni mal-istituzzjonijiet;
(c)
l-indiċjar u l-ikkatalogar tal-pubblikazzjonijiet;
(d)
l-analiżi dokumentarja tat-testi pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali u fit-testi uffiċjali l-oħra;
(e)
il-konsolidazzjoni tal-leġiżlazzjoni;
(f)
il-ġestjoni, l-iżvilupp, l-aġġornament u d-distribuzzjoni tat-teżawru multilingwi Eurovoc;
(g)
l-organizzazzjoni tal-istampar mill-fornituri ta’ servizzi tiegħu;
(h)
il-monitoraġġ tal-eżekuzzjoni tax-xogħol;
(i)
il-kontroll tal-kwalità;
(j)
l-aċċettazzjoni fir-rigward tal-kwalità u l-kwantità;
(k)
id-distribuzzjoni fiżika u elettronika tal-Ġurnal Uffiċjali, tat-testi uffiċjali minbarra dawk pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali u ta’ pubblikazzjonijiet oħra mhux obbligatorji;
(l)
il-ħżin;
(m)
l-arkivjar fiżiku u elettroniku;
(n)
l-istampar mill-ġdid tal-pubblikazzjonijiet li jkunu spiċċaw u l-istampar fuq talba;
(o)
il-ħolqien ta’ katalgu konsolidat tal-pubblikazzjonijiet tal-istituzzjonijiet;
(p)
il-bejgħ, inkluż il-ħruġ ta’ fatturi, il-ġbir u t-trasferiment tad-dħul, u l-ġestjoni tal-pretensjonijiet;
(q)
il-promozzjoni;
(r)
il-ħolqien, ix-xiri, il-ġestjoni, l-aġġornament, il-monitoraġġ u s-superviżjoni tal-listi tal-indirizzi tal-istituzjonijiet u l-ħolqien ta’ listi ta’ indirizzi mmirati.
2. Fil-qafas tas-setgħat proprji tiegħu jew fuq il-bażi tad-delega tas-setgħat ta’ uffiċċjal ta’ awtorizzazzjoni mill-istituzzjonijiet, l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli minn:
(a)
l-akkwist pubbliku, inkluż it-teħid ta’ impenji li jorbtu legalment;
(b)
il-kontroll finanzjarju ta’ kuntratti ma’ fornituri;
(c)
il-ħlas tal-ispejjeż, inkluża l-aċċettazzjoni fir-rigward tal-kwalità u l-kwantità, espressa bl-iffirmar ta’ awtorizzazzjoni għall-ħlas;
(d)
l-awtorizzazzjoni tal-ispejjeż;
(e)
l-operazzjonijiet ta’ dħul.
Artikolu 6
Kumitat tal-Ġestjoni
1. Għandu jiġi stabbilit Kumitat tal-Ġestjoni li fi ħdanu għandhom ikunu rappreżentati l-istituzzjonijiet firmatarji. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jkun magħmul mir-Reġistratur tal-Qorti tal-Ġustizzja, id-Deputat Segretarju Ġenerali tal-Kunsill u s-Segretarji Ġenerali tal-istituzzjonijiet l-oħra jew ir-rappreżentanti tagħhom. Il-Bank Ċentral Ewropew għandu jieħu sehem fix-xogħol tal-Kumitat tal-Ġestjoni bħala osservatur.
2. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jaħtar President, li għandu jintgħażel minn fost il-membri tiegħu għal perjodu ta’ sentejn.
3. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jiltaqa’ mhux inqas minn erba’ darbiet fis-sena fuq l-inizjattiva tal-President tiegħu jew fuq talba ta’ xi istituzzjoni.
4. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jadotta r-Regoli ta’ Proċedura tiegħu, li għandhom jiġu pubblikati fil-Ġurnal Uffiċjali.
5. Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat tal-Ġestjoni għandhom jittieħdu b’maġġoranza sempliċi, ħlief fejn ikun stipulat mod ieħor.
6. Kull istituzzjoni firmatarja ta’ din id-Deċiżjoni għandha jkollha vot wieħed fi ħdan il-Kumitat tal-Ġestjoni.
Artikolu 7
Kompiti u responsabbiltajiet tal-Kumitat tal-Ġestjoni
1. B’deroga mill-Artikolu 6, il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu, b’deċiżjoni unanima, fl-interess komuni tal-istituzzjonijiet u fl-ambitu tal-kompetenza tal-Uffiċċju, jadotta dawn id-deċiżjonijiet:
(a)
abbażi ta’ proposta mid-Direttur, għandu jadotta l-għanijiet strateġiċi tal-Uffiċċju u r-regoli tal-funzjonament tal-Uffiċċju;
(b)
għandu jiffissal-linji gwida tal-linji politiċi ġenerali tal-Uffiċċju, partikolarment fir-rigward tal-bejgħ, id-distribuzzjoni u l-pubblikazzjoni, u għandu jiżgura li l-Uffiċċju jikkontribwixxi għall-formulazzjoni u l-implimentazzjoni ta’ linji politiċi tal-informazzjoni u l-komunikazzjoni fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tiegħu;
(c)
abbażi ta’ abbozz imħejji mid-Direttur tal-Uffiċċju, għandu jadotta rapport ta’ ġestjoni annwali lill-istituzzjonijiet dwar l-implimentazzjoni tal-istrateġija u s-servizzi mogħtija mill-Uffiċċju; sal-1 ta’ Mejju ta’ kull sena għandu jibgħat ir-rapport tiegħu fuq is-sena finanzjarja li tkun għandha kif intemmet lill-istituzzjonijiet;
(d)
għandu japprova l-estimi tad-dħul u l-infiq tal-Uffiċċju taħt il-proċedura tal-baġit għall-baġit amministrattiv tal-Uffiċċju;
(e)
għandu japprova l-kriterji li fuqhom l-Uffiċċju jmexxi l-kontabilità tal-ispejjeż tiegħu, li d-Direttur tal-Uffiċċju għandu jadotta;
(f)
għandu jressaq quddiem l-istituzzjonijiet kwalunkwe suġġeriment li jista’ jtejjeb il-funzjonament bla xkiel tal-Uffiċċju.
2. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jieħu in kunsiderazzjoni l-linji gwida maħluqa mill-entitajiet interistituzzjonali fl-oqsma tal-komunikazzjoni u l-informazzjoni stabbiliti għal dan il-għan. Il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jikkomunika ma’ dawn l-entitajiet kull sena.
3. Il-persuna ta’ kuntatt bl-awtorità ta’ kwittanza għal deċiżjonijiet strateġiċi fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju għandha tkun il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni fil-kapaċità tiegħu ta’ rappreżentant tal-kooperazzjoni interistituzzjonali.
4. Il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni u d-direttur tal-Uffiċċju bi ftehim komuni għandhom jistabbilixxu r-regoli tal-informazzjoni reċiproka u tal-komunikazzjoni sabiex jifformalizzaw ir-relazzjonijiet tagħhom. Dan il-ftehim għandu jintbgħat lill-membri tal-Kumitat tal-Ġestjoni għall-informazzjoni.
Artikolu 8
Direttur tal-Uffiċċju
Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jkun responsabbli għat-tmexxija bla xkiel tal-Uffiċċju, waqt li jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kumitat tal-Ġestjoni u fil-limiti tal-ambitu tal-kompetenzi tiegħu. Għall-applikazzjoni tal-proċeduri amministrattivi u finanzjarji huwa għandu jaġixxi taħt l-awtorità tal-Kummissjoni.
Artikolu 9
Kompiti u responsabbiltajiet tad-Direttur tal-Uffiċċju
1. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jipprovdi s-segretarjat għall-Kumitat tal-Ġestjoni u għandu jippreżenta rapporti kull tliet xhur lill-Kumitat tal-Ġestjoni dwar il-qadi ta’ dmirijietu.
2. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jippreżenta lill-Kumitat tal-Ġestjoni kwalunkwe proposta għat-titjib tal-funzjonament tal-Uffiċċju.
3. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jiffissa t-tipi ta’ servizzi li l-Uffiċċju jista’ jagħti bi ħlas lill-istituzzjonijiet u t-tariffi għalihom, wara konsultazzjoni għal opinjoni mill-Kumitat tal-Ġestjoni.
4. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu, wara li jikseb l-approvazzjoni tal-Kumitat tal-Ġestjoni, jiddetermina l-kriterji li fuqhom l-uffiċċju għandu jmexxi l-kontabilità tal-ispejjeż tiegħħu. Huwa għandu jiddefinixxi l-proċeduri għal kooperazzjoni fil-kontabilità bejn l-Uffiċċju u l-istituzzjonijiet bi qbil mal-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni.
5. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jistabbilixxi l-estimi tad-dħul u l-infiq tal-Uffiċċju taħt il-proċedura tal-baġit għall-baġit amministrattiv tal-Uffiċċju. Wara l-approvazzjoni mill-Kumitat tal-Ġestjoni, dawn il-proposti għandhom jiġu ppreżentati lill-Kummissjoni.
6. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jiddeċiedi jekk, u skont liema proċeduri, il-pubblikazzjonijiet minn terzi jistgħu jiġu pubblikati.
7. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jipparteċipa fl-attivitajiet interistituzzjonali dwar l-informazzjoni u l-komunikazzjoni fi ħdan l-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju.
8. Fir-rigward tal-pubblikazzjoni tal-leġiżlazzjoni u d-dokumenti uffiċjali relatati mal-proċedura leġiżlattiva, inkluż il-Ġurnal Uffiċjali, id-Direttur tal-Uffiċċju għandu:
(a)
jiżgura li l-awtoritajiet kompetenti f’kull istituzzjoni jieħdu d-deċiżjonijiet bażiċi li għandhom jiġu applikati b’mod konġunt;
(b)
iressaq proposti sabiex titjieb l-istruttura u l-preżentazzjoni tal-Ġurnal Uffiċjali u t-testi leġiżlattivi uffiċjali;
(c)
iressaq proposti lill-istituzzjonijiet għall-armonizzazzjoni tal-presentazzjoni tat-testi għall-pubblikazzjoni;
(d)
jeżamina d-diffikultajiet li jiltaqa’ magħhom waqt l-operazzjonijiet ta’ kuljum, jagħmel abbozz fil-kuntest tal-uffiċċju, tal-istruzzjonijiet meħtieġa, u jissuġġerixxi lill-istituzzjonijiet rakkomandazzjonijiet xierqa sabiex jingħelbu dawn id-diffikultajiet.
9. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu, f’konformità mar-Regolament Finanzjarju, iħejji rapport ta’ attività annwali li jkopri l-ġestjoni tal-fondi assenjati mill-Kummissjoni u istituzzjonijiet oħra taħt ir-Regolament Finanzjarju. Dan ir-rapport għandu jkun indirizzat lill-Kummissjoni u lill-istituzzjonijiet ikkonċernati u, għall-informazzjoni, lill-Kumitat tal-Ġestjoni.
10. Għall-finijiet ta’ assenjazzjoni tal-fondi tal-Kummissjoni u ta’ implimentazzjoni tal-baġit, il-proċeduri ta’ informazzjoni u ta’ konsultazzjoni bejn il-Membru tal-Kummissjoni responsabbli mir-relazzjonijiet mal-Uffiċċju u d-Direttur tal-Uffiċċju għandhom jiġu stabbiliti bi ftehim komuni.
11. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jkun responsabbli mill-implimentazzjoni tal-għanijiet strateġiċi adottati mill-Kumitat tal-Ġestjoni u mill-ġestjoni tajba tal-Uffiċċju u tal-attivitajiet tiegħu kif ukoll mill-ġestjoni tal-baġit tiegħu.
12. F’każ ta’ assenza jew ta’ nuqqas ta’ disponibbiltà tad-Direttur, għandhom japplikaw ir-regoli ta’ deputazzjoni fuq il-bażi tal-grad u l-anzjanità ħlief jekk il-Kumitat tal-Ġestjoni, fuq proposta tal-President tiegħu jew tad-Direttur tal-Uffiċċju, jiddeċiedi fuq ordni differenti.
13. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jinforma lill-istituzzjonijiet dwar l-ippjanar u l-użu tar-riżorsi u l-progress tax-xogħol f’rapport kull tliet xhur.
Artikolu 10
Persunal
1. Il-Kummissjoni, wara li tikseb l-approvazzjoni unanima tal-Kumitat tal-Ġestjoni, għandha taħtar Direttur Ġenerali u Direttur. Ir-regoli tal-Kummissjoni dwar il-mobbiltà u l-evalwazzjoni tal-livelli superjuri tat-tmexxija għandhom japplikaw għad-Direttur Ġenerali u d-Diretturi (gradi AD 16/AD 15/AD 14). Meta tkun qed toqrob l-iskadenza tal-mobbiltà normalment prevista fir-regoli relevanti għal xi uffiċjal li jkun jokkupa tali post, il-Kummissjoni għandha tinforma lill-Kumitat tal-Ġestjoni, li jista’ joħroġ opinjoni unanima dwar il-każ.
2. Il-Kumitat tal-Ġestjoni għandu jkun involut mill-qrib fi kwalunkwe proċeduri li għandhom jitlestew qabel il-ħatra tal-uffiċjali jew ħaddiema oħra għall-postijiet ta’ Direttur Ġenerali (gradi AD16/AD15) u Direttur (gradi AD15/AD14) fl-Uffiċċju, speċjalment fl-abbozzar tal-avviżi għall-postijiet vakanti, l-eżaminar tal-applikazzjonijiet u l-ħatra tal-bordijiet tal-għażla għall-kompetizzjonijiet fir-rigward ta’ dawk il-postijiet.
3. Is-setgħat tal-awtorità li taħtar u dawk tal-awtorità li jkollha s-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg għal uffiċjali u ħaddiema oħra tal-Uffiċċju għandhom ikunu eżerċitati mill-Kummissjoni. Il-Kummissjoni tista’ tiddelega ftit mis-setgħat tagħha fi ħdan il-Kummissjoni u lid-Direttur tal-Uffiċċju. Tali delega għandha ssir taħt l-istess kundizzjonijiet li japplikaw għad-Diretturi Ġenerali tal-Kummissjoni.
4. Soġġetti għall-paragrafu 2, id-dispożizzjonijiet u l-proċeduri adottati mill-Kummissjoni għall-implimentazzjoni tar-Regolamenti tal-Persunal u tal-Kundizzjonijiet ta’ Impjieg tal-Ħaddiema l-oħra tal-Komunitajiet Ewropej għandhom japplikaw għall-uffiċjali u l-ħaddiema l-oħra impjegati fl-Uffiċċju taħt l-istess kundizzjonijiet li japplikaw għall-uffiċjali u l-ħaddiema tal-Kummissjoni fil-Lussemburgu.
5. L-uffiċjali tal-istituzzjonijiet kollha għandhom jiġu informati bi kwalunkwe post vakanti fi ħdan l-Uffiċċju li għalih għandu jiġi pubblikat avviż ta’ post disponibbli, hekk kif l-awtorità li taħtar jew l-awtorità li jkollha s-setgħa li tikkonkludi kuntratti ta’ impjieg tiddeċiedi li timla dak il-post.
6. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jirrapporta lill-Kumitat tal-Ġestjoni dwar il-ġestjoni tal-persunal tliet darbiet fis-sena.
Artikolu 11
Aspetti finanzjarji
1. L-approprjazzjonijiet allokati lill-Uffiċċju, li l-ammont totali tagħhom għandu jiġi muri taħt intestatura separata fit-taqsima tal-baġit relatat mal-Kummissjoni, għandhom ikunu stabbiliti fid-dettal f’anness ma’ dik it-taqsima. Dan l-Anness għandu jkun fil-forma ta’ dikjarazzjoni tad-dħul u l-infiq, subdiviża bl-istess mod bħat-taqsimiet tal-baġit.
2. Il-pjan ta’ stabbiliment tal-Uffiċċju għandu jkun stabbilit f’anness mal-pjan ta’ stabbiliment tal-Kummissjoni.
3. Kull istituzzjoni għandha tkun l-uffiċjal awtorizzanti għall-approprjazzjonijiet relevanti taħt l-intestatura “infiq għall-pubblikazzjoni” tal-baġit tagħha.
4. Kull istutuzzjoni tista’ tiddelega l-poteri tal-uffiċjal ta’ awtorizzazzjoni lid-direttur tal-Uffiċċju għall-ġestjoni ta’ approprjazzjonijiet imdaħħla fit-taqsima tiegħu, u għandha tiffissa l-limiti u l-kondizzjonijiet għal din id-delega ta’ poteri f’konformità mar-Regolament Finanzjarju. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jinforma lill-Kumitat tal-Ġestjoni b’tali delega ta’ setgħat kull tliet xhur.
5. Il-ġestjoni baġitarja u finanzjarja tal-Uffiċċju, inkluża l-ġestjoni tal-approprjazzjonijiet assenjati mill-istituzzjonijiet minbarra l-Kummissjoni, għandha titmexxa skont ir-Regolament Finanzjarju u d-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tiegħu u l-qafas finanzjarju fis-seħħ fil-Kummissjoni.
6. Il-kontijiet tal-Uffiċċju għandhom jiġu stabbiliti skont ir-regoli u l-metodi tal-kontabilità approvati mill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni. L-Uffiċċju għandu jżomm kontijiet separati għall-bejgħ tal-Ġurnal Uffiċjali u l-pubblikazzjonijiet. Id-dħul nett mill-bejgħ għandu jiġi mgħoddi lill-istituzzjonijiet.
Artikolu 12
Kontroll
1. Il-funzjoni tal-awditur intern għandha titwettaq fl-Uffiċċju mill-awditur intern tal-Kummissjoni, skont ir-Regolament Finanzjarju. L-Uffiċċju għandu jistabbilixxi struttura ta’ verifika interna, b’arranġamenti simili għal dawk previsti għad-Direttorati Ġenerali u d-dipartimenti tal-Kummissjoni. L-istituzzjonijiet jistgħu jitolbu lid-Direttur tal-Uffiċċju sabiex jinkludi verifiki speċifiċi fil-programm ta’ ħidma tal-istruttura tal-verifika interna tal-Uffiċċju.
2. L-Uffiċċju għandu jwieġeb kull mistoqsija li taqa’ taħt il-kompetenza tiegħu fil-qafas tal-funzjonijiet tal-Uffiċċju Ewropew tal-Ġlieda kontra l-Frodi (OLAF). Sabiex ikunu żgurati l-interessi tal-Unjoni Ewropea, għandu jitfassal ftehim li jistabbilixxi l-modalitajiet tal-informazzjoni reċiproka bejn il-President tal-Kumitat tal-Ġestjoni u d-Direttur tal-OLAF.
Artikolu 13
Ilmenti u talbiet
1. Fil-limiti tal-kompetenza tiegħu, l-Uffiċċju għandu jkun responsabbli sabiex iwieġeb il-mistoqsijiet tal-Ombudsman Ewropew u tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data.
2. Kwalunkwe azzjoni legali fl-oqsma ta’ kompetenza tal-Uffiċċju għandhom jitressqu kontra l-Kummissjoni.
Artikolu 14
Aċċess pubbliku għad-dokumenti
1. Id-Direttur tal-Uffiċċju għandu jieħu d-deċiżjonijiet imsemmija fl-Artikolu 7 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-30 ta’ Mejju 2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (4). Fejn applikazzjonijiet jiġu miċħuda, id-deċiżjonijiet fuq applikazzjonijiet konfermatorji għandhom jittieħdu mis-Segretarju Ġenerali tal-Kummissjoni.
2. L-Uffiċċju għandu jżomm reġistru tad-dokumenti skont l-Artikolu 11 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001.
Artikolu 15
Tħassir
Id-Deċiżjoni 2000/459/KE, KEFA, Euratom hija b’dan mħassra.
Ir-referenzi għad-Deċiżjoni mħassra għandhom jitqiesu bħala referenzi magħmula għal din id-Deċiżjoni.
Artikolu 16
Effett
Din id-Deċiżjoni għandha jkollha effett fil-jum wara dak tal-pubblikazzjoni tagħha f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.
Magħmul fi Brussell u fil-Lussemburgu, is-26 ta’ Ġunju 2009.