Ir-Regolament tal-kunsill (KEE, Komunità Ewropea dwar l-enerġija atomika) Nru 354/83
ta’ 1 ta’ Frar 1983
dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta’ l-arkivji storiċi tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea ta’ l-Energija Atomika
IL-KUNSILL TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ekonomika Ewropea, u partikolarment l-Artikolu 235 tiegħu,
Wara li kunsidra t-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika, u partikolarment l-Artikolu 203 tiegħu,
Wara li kunsidra l-proposta mressqa mill-Kummissjoni [1],
Wara li kunsidra l-opinjoni tal-Parlament Ewropew [2];
Billi, fit-twettiq tal-funzjoni tagħhom, l-istituzzjonijiet tal-Komunità Ekonomika Ewropea u lKomunità Ewropea Dwar l-Enerġija Atomika akkumulaw ġabra kbira ta’arkivji; billi dawn l-arkivji jifformaw parti mill-proprjetà tal-Komunitajiet, fejn kull waħda minnhom ghandha personalità ġuridika;
Billi hija norma prattikata, kemm fl-Istati Membri kif ukoll f’organizzazzjonijiet internazzjonali, li tqiegħed l-arkivji għad-dispożizzjoni tal-pubbliku wara li jgħaddu numru ta’ snin; billi regoli komuni dwar il-ftuħ għall-pubbliku ta`l-arkivji storiċi tal-Komunitajiet Ewropej għandhom jiġu stabbiliti;
Billi wħud mid-dokumenti u rekords li nħarġu mill-istituzzjonijiet tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika huma fiżikament miżmuma fl-arkivji tal-Istati Membri; billi l-Istati Membri japplikaw regoli differenti biex jistabbilixxu meta u b’liema kondizzjonijiet iqiegħdu l-arkivji tagħhom disponibbli għall-pubbliku; billi dokumenti klassifikati u rekords maħruġin mill-istituzzjonijiet tal-Komunità għandhom jiġu ostakolati milli jiġu rilaxxati lill-pubbliku f’arkivji nazzjonali fuq termini inqas stretti minn dawk imsemmija f’dan ir-Regolament;
Billi l-ipproċessar u l-analiżi kritika tal-arkivji tal-Komunità m`humiex biss ta’ valur għar-riċerka storika in-ġenerali imma jistgħu fl-istess ħin irendu aktar faċli l-attivitajiet tal-korpi involuti fl-affarijiet tal-Komunità u permezz ta’hekk jagħtu sehem għall-kisba aqwa tal-għanijiet kollha tal-Komunità;
Billi t-Trattati ma’ provdux għal xi poter ta’azzjoni speċifiku dwar l-istabbiliment ta’ regoli komuni fuq dan is-suġġett;
Billi ċerti prinċipji essenzjali biss hemm bżonn li jiġu determinati, l-addozzjoni tar-regoli rikjesti għall-implimentazzjoni, fuq livell intern, ta’ dawn il-prinċipji qed titħalla f’idejn kull instituzzjoni tal-Komunità,
ADOTTA DAN IR-REGOLAMENT:
Artikolu 1
1. L-istituzzjonijiet tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea dwar l-Enerġija Atomika (hawnhekk iżjed "il quddiem imsejħa" l-istituzzjonijiet’) għandhom jistabbilixxu arkivji storiċi u jiftħuhom għall-pubbliku hekk kif provdut f’dan ir-Regolament wara li jiskadi l-perjodu ta’ 30 sena mid-data li fiha jiġi maħluq id-dokument jew rekord. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament il-Kumitat Ekonomiku u Soċjali u l-Qorti ta’ l-Awdituri għandhom jiġu meqjusa bl-istess mod bħall-istituzzjoni msemmija fl-Artikolu 4(1) tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Artikolu 3(1) tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika.
2. Għall-għanijiet ta’ dan ir-Regolament:
(a) "Arkivji tal-Komunità" tfisser dawk id-dokumenti u rekords kollha ta’ kull tip u li oriġinaw b’kull mod jew ġew milqugħin minn xi waħda mill-istituzzjonijiet jew mir-rappreżentanti tagħhom jew impjegati fil-prestazzjoni tad-dmirijiet tagħhom, li għandhom x’jaqsmu mal-attivitajiet tal-Komunità Ekonomika Ewropea u/jew mal-Komunità tal-Enerġija Atomika (hawnhekk iżjed ’il quddiem msejħa "il-Komunitajiet Ewropej");
(b) "arkivji storċi" huma komposti minn dik il-parti ta’ l-arkivji tal-Komunità li ġiet magħżula, hekk kif stabbilit fl-Artikolu 7 ta’ dan ir-Regolament, għall-preservazzjoni permanenti.
3. Id-dokumenti u rekords kollha li kienu liberament disponibbli qabel l-iskadenza tal-perjodu previst fil-paragrafu 1 għandhom jibqgħu aċċessibbli għall-pubbliku mingħajr restrizzjonijiet.
4. Wara l-iskadenza tal-perjodu tat-30 sena previst fil-paragrafu 1, aċċess għall-arkivji storiċi għandu jiġu mogħti lil kwalunkwe persuna li japplika għalih u jaċċetta li jirrispetta regoli interni stabbiliti għall-għanijiet ta kull istituzzjoni.
5. L-arkivji storiċi għandhom ikunu aċċessibbli f’kopja forma tal-oriġinal. Madankollu, l-istituzzjonijiet jistgħu jirrilaxxaw l-oriġinal tad-dokumenti jew rekords jekk l-utent juri interess speċjali u sostanzjat kif għandu jkun.
Artikolu 2
Dan ir-Regolament m’għandux jgħodd għall-fajls tal-persunal tal-Komunitajiet Ewropej jew għad-dokumenti u rekords li jkun fihom informazzjoni fuq il-ħajja privata jew professjonali ta’ persuni individwali.
Artikolu 3
1. Il-pubbliku m’għandux ikollu aċċess għal:
(a) dokumenti u rekords li ġew ikklassifikati skond l-Artikolu 10 tar-Regolament tal-Kunsill Nru. 3 tal-31 ta’ Lulju 1958 li jimplimenta l-Artikolu 24 tat-trattat li jistabilixxi l-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika [3], u li ma ġewx iddeklassifikati;
(b) kuntratti mogħtijin lil jew finalizzati mill-Aġenzija Fornitriċi tal-Euratom skond Kapitolu VI tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità Ewropea ta’ l-Enerġija Atomika;
(ċ) dokumenti u rekords ta’ każijiet mogħtijin għas-sentenza lil Qorti tal-Ġustizzja tal-Komunitajiet Ewropej.
2. Il-pubbliku ma għandux ikollu aċċess għal dokumenti u records li, skond ir-regoli u l-prattika ta’ kull istituzzjoni, huma ikklassifikati kunfidenzjali jew ta’ livell ogħla, kemm-il darba dawn ġew iddeklassifikati skond l-Artikolu 5.
Artikolu 4
1. Dokumenti u rekords li, meta jiġu magħrrfa lill-istituzzjonijiet, huma koperti bl-obligazzjoni tas-segretezza professjonali jew kummerċjali ma għandhomx jiġu rilaxxati lill-pubbliku wara l-perjodu tat-30 sena kemm-il darba l-istituzzjoni li ġiet mgharrfa bid-dokument jew rekord kienet infurmat qabel lill-persuna jew impriża konċernata ta`l-intenzjoni tagħha li tirrilaxxahom lill-pubbliku u dik il-persuna jew impriża ma toġġezzjonax f’perjodu li għandu jiġi stabbilit fir-regoli tal-applikazzjoni msemmijin fl-Artikolu 9.
2. Paragrafu 1 għandu jgħodd ukoll għal dokumenti u rekords magħmulin minn istituzzjoni u jinkludi informazzjoni koperta bis-segretezza professjonali u kummerċjali.
Artikolu 5
1. Sabiex tikkonforma mar-regola tat-30 sena kif provdut fl-Artikolu 1(1), kull istituzzjoni għandha fi żmien raġonevoli, u mhux aktar tard mill-25 sena wara d-data meta d-dokument jew record ġie kreat, teżamina d-dokumenti u rekords kollha klassifikati kunfidenzjali jew f’livell ogħla sabiex tiddeċiedi jekk tiddeklassifikahomx jew le. Dokumenti u records li ma jiġux iddeklassifikati ma’ l-ewwel eżami, għandhom jerġgħu jiġu eżaminati perjodikament u ta’ l-inqas kull ħames snin.
2. Għal dak li għandu x’jaqsam ma’ dokumenti u rekords riċevuti mill-Istati Membri jew minn istituzzjoni oħra, l-istituzzjonijiet għandhom jirrispettaw il-klassifikazzjoni stabbilita mill-oriġinatur. Madankollu, sabiex tassigura aċċess għall-arkivji tal-Komunità l-iktar usa possibbli, l-istituzzjonijiet u l-Istati Membri jistgħu jifthiemu fuq proċeduri għad-deklassifikazzjoni, skond kriterji addottati bi ftehim komuni, ta’ dokumenti u rekords.
Artikolu 6
1. L-Istati Membri għandhom iżommu lura milli jirrilaxxaw lill-pubbliku, fuq kundizzjonijiet inqas stretti minn dawk imniżżla fl-Artikolu 1 sa 5, dokumenti u rekords, maħruġin minn istituzzjonijiet u miżmuma fiżikament fl-arkivji pubbliċi tagħhom, li ġew klassifikati u li ma ġewx deklassifikati.
2. Paragrafu 1 għandu jgħodd ukoll għal dawk id-dokumenti u rekords tal-Istati Membri li jirriproduċu fis-sħiħ jew f’parti il-kontenut tad-dokumenti msemmija f’dak il-paragrafu.
Artikolu 7
Kull istituzzjoni għandha titrasferixxi lill-arkivji storiċi d-dokumenti u rekords kollha li jkunu jinsabu fl-arkivji kurrenti tagħhom mhux aktar tard minn 15-il sena wara d-data li fiha ġew maħluqa. Skond il-kriterji stabbiliti minn kull istituzzjoni skond l-Arikolu 9, għandu jkun hemm proċess ta’ għażla inizjali bil-għan li jinfirdu dokumenti u rekords li għandhom jiġu preservati minn dawk li m’għandhom l-ebda valur amministrattiv jew storiku.
Artikolu 8
1. Kull istituzzjoni tista’ żżomm l-arkivji storiċi tagħha fi kwalunkwe post li jidhrilha xieraq.
2. Kull istituzzjoni għandha, fuq talba, tforni lill-Istati Membri u lill-istituzzjonijiet l-oħra sakemm l-Istat Membru konċernat m’huwiex dak f’liema wieħed l-istituzzjoni tinsab jew l-istituzzjonijiet konċernati ma jinsabux f’dak l-istess Stat Membru, b’sett komplut ta’ kopji mikroformi tal-arkivji storiċi tagħha, safejn aċċess pubbliku għalihom huwa disponibbli taħt dan ir-Regolament.
Artikolu 9
Kull istituzzjoni tista’ tadotta, fuq livell intern, regoli dettaljati għall-applikazzjoni ta’ dan ir-Regolament.
Dan ir-Regolament għandu jorbot fl-intier tiegħu u applikabbli direttament fl-Istati Membri kollha.
Magħmul fi Brussell, fl-1 ta’ Frar 1983.