DEĊIŻJONI TAL-BORD AMMINISTRATTIV TAL-AĠENZIJA EWROPEA GĦAS-SIGURTÀ U S-SAĦĦA FUQ IL-POST TAX-XOGĦOL
tal-4 ta' Marzu 2004
dwar l-implimentazzjoni ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar l-aċċess pubbliku għal dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni
(2004/508/KE)
IL-BORD AMMINISTRATTIV,
Wara li kkunsidra Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1654/*2003 tat-18 ta' Ġunju 2003 li jemenda Regolament (KE) Nru 2062/94 dwar it-twaqqif ta' Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol (1),
ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:
Artikolu 1
Benefiċjarji
1. Id-dritt ta' aċċess jirrigwarda dokumenti fil-pussess ta' l-Aġenzija, jiġifieri dokumenti li ġew miktubin jew riċevuti minnha u fil-pussess tagħha.
2. Ċittadini ta' l-Unjoni u persuni naturali u ġuridiċi jew li għandhom l-Aġenzija irreġistrata tagħhom fi Stat Membru għandhom jeżerċitaw id-dritt tagħhom ta' aċċess għal dokumenti ta' l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol (aktar 'il quddiem 'l-Aġenzija') konformi ma' l-Artikolu 2(1) ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001 li jirrigwarda l-aċċess pubbliku għal dokumenti tal-Parlament Ewropew, Kunsill u Kummissjoni (aktar 'il quddiem 'Regolament (KE) Nru 1049/2001') skond dawn ir-regoli dettaljati.
3. Konformi ma' l-Artikolu 2(2) ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001, ċittadini ta' pajjiżi terzi li mhumiex residenti fi Stat Membru u persuni ġuridiċi li m'għandhomx l-Aġenzija irreġistrata tagħhom f' wieħed mill-Istati Membri jgawdu d-dritt ta' aċċess għal documenti ta' l-Aġenzija bl-istess kundizzjonijiet bħal benefiċjarji msemmija f'Artikolu 2(1) ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001.
Artikolu 2
Applikazzjonijiet għal aċċess
1. Applikazzjonijiet għal aċċess għal dokumenti ta' l-Aġenzija li mhumiex disponibbli għall-pubbliku għandhom jiġu magħmulin bil-miktub, u għandhom jiġu mibgħuta lill-Aġenzija permezz tal-posta elettronika (docrequest@osha.eu.int), bil-posta [Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà u s-Saħħa fuq il-Post tax-Xogħol, Dokumentazzjoni, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao] jew bil-fax [(0034) 944794383]. L-Aġenzija għandha tibgħat risposta għal applikazzjonijiet għal aċċess li huma inizjali u konfermattivi fi żmien ħmistax-il ġurnata tax-xogħol. Kull estensjoni ta' dan it-terminu għandha tkun akkumpanjata minn raġunijiet u għandha tiġi notifikata lill-applikant bil-quddiem.
2. F' każ li applikazzjoni mhijiex preċiża, kif imsemmi f' Artikolu 6(2) ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001, l-Aġenzija għandha titlob lill-applikant sabiex jipprovdi informazzjoni addizzjonali bl-għan li d-dokument mitlub jiġi identifikat; iż-żmien li fih għandha tintbagħat ir-risposta jibda' jiskorri biss mid-data meta l-Aġenzija jkollha din l-informazzjoni.
3. Kull deċiżjoni li hija negattiva anke f'parti biss tagħha għandha tiddikjara r-raġuni tar-rifjut ibbażata fuq waħda mill-eċċezzjonijiet imniżżla f'Artikolu 4 ta Regolament (KE) Nru 1049/2001 u għandha tinforma lill-applikant tar-rimedji disponibbli lilu/lilha.
Artikolu 3
Trattament ta' applikazzjonijiet inizjali
1. Mingħajr preġudizzju għal Artikolu 8 ta' din id-Deċiżjoni, malli applikazzjoni tiġi reġistrata, tintbagħat dikjarazzjoni ta' riċevuta lill-applikant, ħlief jekk ir-risposta tista' tintbagħat bl-ewwel posta li jmiss.
Id-dikjarazzjoni ta' riċevuta u r-risposta għandhom jintbagħtu bil-miktub, fejn xieraq, permezz ta' mezzi elettroniċi.
2. L-applikant għandu jiġi nfurmat bir-risposta għall-applikazzjoni tiegħu/tagħha mill-Kap tad-Dipartiment ikkonċernat.
3. Kull risposta li hija negattiva anke f'parti biss tagħha għandha tinforma lill-applikant tad-dritt tiegħu/tagħha li jissottometti, fi żmien ħmistax-il ġurnata tax-xogħol mid-data ta' riċeviment tar-risposta, applikazzjoni konfermattiva lill-Aġenzija sabiex tirrikonsidra l-pożizzjoni tagħha.
4. F' każ li l-Aġenzija ma tirrispondix fiż-żmien preskritt, l-applikant ikun intitolat li jagħmel applikazzjoni konfermattiva.
Artiklu 4
Trattament ta' applikazzjonijiet konfermattivi
1. Id-Direttur ta' l-Aġenzija huwa nkarigat li jieħu d-deċiżjonijiet li jirrifjutaw l-aċċess f'każijiet ta' applikazzjonijiet konfermattivi. Hu/hi għandu jinforma il-Bord Amministrattiv ta' l-Aġenzija ta' tali azzjonijiet.
2. Id-deċiżjoni għandha tiġi notifikata lill-applikant bil-miktub, fejn xieraq b'mezzi elettroniċi, u għandu jinfurmah(a) tad-dritt tiegħu/tagħha li jibda' proċeduri quddiem il-Qorti ta' l-Ewwel Istanza jew li jippreżenta lment ma' l-Ombudsman Ewropew.
Artikolu 5
Konsultazzjonijiet
1. Meta l-Aġenzija tirċievi applikazzjoni għal aċċess għal dokument li jinsab fil-pussess tagħha imma li joriġina minn terza persuna, l-Aġenzija għandha tivverifika jekk xi waħda mill-eċċezzjonijiet mniżżla f' Artikolu 4 ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001 tapplikax.
2. Jekk, wara din il-verifika, l-Aġenzija hija ta' l-opinjoni li l-aċċess għalih għandu jiġi rrifjutat taħt waħda mill-eċċezzjonijiet mniżżla f' Artikolu 4 ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001, ir-risposta negattiva għandha tintbagħat lill-applikant mingħajr konsultazzjoni ma' l-awtur terza persuna.
3. L-Aġenzija għandha tippermetti l-applikazzjoni mingħajr konsultazzjoni ma' l-awtur terza persuna meta:
a)
Id-dokument mitlub ikun diġà ġie muri jew mill-awtur jew taħt Regolament (KE) Nru 1049/2001 jew dispożizzjonijiet simili;
b)
Huwa ovvju li t-tqassim, jew tqassim parzjali, tal-kontenut tiegħu mhuwiex se jeffettwa xi wieħed mill-interessi stipulati f' Artikolu 4 ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001.
4. F'kull każ ieħor, l-awtur terza persuna għandu jiġi kkonsultat. B'mod partikolari, jekk applikazzjoni għall-aċċess tirrigwarda dokument li joriġina minn Stat Membru, l-Aġenzija għandha tikkonsulta ma' l-awtorità minn fejn joriġina meta:
a)
Id-dokument ġie mibgħut lill-Aġenzija qabel id-data li minna japplika Regolament (KE) Nru 1049/200;
b)
L-Istat Membru jkun talab lill-Aġenzija sabiex ma jqassamx id-dokument mingħajr il-kunsens tiegħu, skond Artikolu 4(5) ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001.
5. It-terza persuna li hija kkonsultata għandha żmien li fih tista' tirrispondi, liema żmien ma jistax ikun anqas minn ħames ġranet tax-xogħol iżda li jippermetti lill-Aġenzija li tirrispetta ż-żminijiet stipulati minnha stess għall-għoti ta' risposta. F' każ li ma jkunx hemm risposta fiż-żmien preskritt, jew f' każ li t-terza persuna mhijiex rintraċċabbli jew mhijiex identifikabbli, l-Aġenzija għandha tiddeċiedi skond ir-regoli dwar eċċezzjonijiet f' Artikolu 4 ta' Regolament (KE) 1049/2001, b' konsiderazzjoni għall-interessi leġittimi tat-terza persuna abbażi ta' l-informazzjoni disponibbli.
6. F' każ li l-Aġenzija jkollha l-intenzjoni li tagħti aċċess għal dokument u b'hekk tmur kontra l-opinjoni espressa ta' l-awtur, għandha tinforma lill-awtur dwar l-intenzjoni tagħha li tqassam id-dokument wara għaxar ġranet tax-xogħol u għandha tgħarrfu/tgħarrafha dwar ir-rimedji disponibbli lilu/lilha sabiex jopponi t-tqassim.
Artiklu 6
Eżerċizzju tad-dritt t' aċċess
1. Dokumenti għandhom jintbagħtu bil-posta, bil-fax jew, jekk disponibbli, bl-e-mail. Jekk id-dokumenti huma voluminużi jew diffiċli biex jiġu mmaniġġjati, l-applikant jista' jiġi mistieden sabiex jikkonsulta d-dokumenti fuq il-post. Din il-konsultazzjoni għandha tkun mingħajr ħlas.
2. F' każ li d-dokument jkun ġie ppubblikat, ir-risposta tikkonsisti fir-riferenzi tal-pubblikazzjoni u/jew il-post fejn id-dokument huwa disponibbli u fejn xieraq l-indirizz ta' l-internet fuq il-website ta' l-Aġenzija www.agency.osha.eu.int.
3. F' każ li l-volum tad-dokumenti mitluba jeċċedi għoxrin faċċata, l-applikant jista' jiġi ċċarġjat 0.10 Euro għal kull paġna minbarra l-prezz tal-ġarr. L-ispejjeż għall-mezzi oħra ta' komunikazzjoni jiġu deċiżi skond il-każ però m'għandhomx jeċċedu ammont raġonevoli.
Artikolu 7
Miżuri li jiffaċilitaw l-aċċess għad-dokumenti
1. Bl-għan li d-drittijiet taċ-ċittadini li jidderivaw minn Regolament (KE) Nru 1049/2001 ikunu effettivi, l-Aġenzija għandha tipprovdi aċċess għal reġistru ta' dokumenti. Ir-reġistru għandu jkun aċċessibbli b'mezzi elettroniċi.
2. Ir-reġistru għandu jikkontjeni t-titolu tad-dokument (fil-lingwi li fihom huwa disponibbli), u riferenzi utli oħrajn biex jiġi identifikat id-dokument.
3. Paġna ta' għajnuna (fil-lingwi uffiċjali kollha) għandha tinforma l-pubbliku dwar kif dokument jista' jiġi akkwistat. F' każ li d-dokument huwa ppubblikat, għandu jkun hemm link lejn it-test oriġinali.
Artikolu 8
Dokumenti aċċessibbli direttament għall-pubbliku
1. Dan l-Artikolu japplika biss fir-rigward ta' dokumenti li jkunu ġew miktubin jew riċevuti wara d-data li minna japplika Regolament (KE) Nru 1049/200.
2. Id-dokumenti segwenti għandhom jiġu mqassma awtomatikament fuq talba u, sa fejn possibbli, għandhom ikunu aċċessbbli direttament b'mezzi elettroniċi:
a)
dokumenti li joriġinaw minn terzi persuni li jkunu ġà ġew imqassma mill-awtur jew bil-kunsens tiegħu;
b)
dokumenti li ġà ġew imqassma permezz ta' applikazzjoni preċedenti.
Artikolu 9
Rapporti
L-Aġenzija għandha tippubblika kull sena bħala parti mir-rapport annwali, informazzjoni dwar l-implimentazzjoni ta' din id-deċiżjoni, b'mod partikolari statistiċi fuq in-numri ta' talbiet għall-aċċess għal dokumenti ta' l-Aġenzija, in-numru ta' rifjuti u r0-raġunijiet għal dawn ir-rifjuti skond l-Artikolu 17(1) ta' Regolament (KE) Nru 1049/2001.
Artikolu 10
Dħul fis-seħħ
Din id-deċiżjoni tidħol fis-seħħ fil-ġurnata meta tiġi mgħoddija u għandha tiġi ppubblikata fil-Ġurnal Uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Magħmul f' Bilbao, 4 ta' Marzu 2004