DEĊIŻJONI TAL-KUMMISSJONI
tat-3 ta’ Ġunju 2008
li taddotta r-regoli ta’ implementazzjoni dwar l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data skond l-Artikolu 24(8) tar-Regolament (KE) Nru 45/2001 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u l-korpi tal-Komunità u dwar il-moviment ħieles ta’ dik id-data
(2008/597/KE)
IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ,
Wara li kkunsidrat ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Diċembru 2000 dwar il-protezzjoni ta’ individwi fir-rigward ta’ l-ipproċessar ta’ data personali mill-istituzzjonijiet u korpi tal-Komunità u dwar il-moviment liberu ta’ dik id-data (1), u b’mod partikolari l-Artikolu 24(8) u l-Anness tiegħu,
Billi:
(1)
Ir-Regolament (KE) Nru 45/2001, minn issa ‘l quddiem imsejjaħ ir-“Regolament”, jistipula l-prinċipji u r-regoli li japplikaw għall-istituzzjonijiet u l-korpi kollha tal-Komunità u jipprovdi għall-ħatra ta’ Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data minn kull istituzzjoni u korp tal-Komunità.
(2)
L-Artikolu 24(8) tar-Regolament jeħtieġ li regoli oħra ta’ implimentazzjoni li jirrigwardaw l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data jiġu addottati minn kull istituzzjoni jew korp tal-Komunità skond id-dispożizzjonijiet ta’ l-Anness. Ir-regoli ta’ implimentazzjoni għandhom b’mod partikolari jirrigwardaw il-kompiti, id-dmirijiet u s-setgħat ta’ l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data.
(3)
Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2002)/510 (2) tat-18 ta’ Frar 2002 toħloq il-kariga ta’ Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (Data Protection Officer - DPO) għall-Kummissjoni u tinkariga lid-DPO biex jipproponi iktar regoli ta’ implimentazzjoni wara konsultazzjoni mad-Direttorati Ġenerali skond il-ħtiġiet u l-esperjenzi tagħhom.
IDDEĊIDIET KIF ĠEJ:
SEZZJONI 1
DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI
Artikolu 1
Tifsiriet
Għall-fini ta’ din id-Deċiżjoni u bla ħsara għad-definizzjonijiet mogħtija mir-Regolament
-
“Koordinatur tal-Protezzjoni tad-Data” (Data Protection Coordinator, minn issa ‘l quddiem imsejjaħ “DPC”) ifisser il-membru tal-persunal fid-Direttorat Ġenerali jew fis-Servizz li ġie appuntat mid-Direttur Ġenerali biex jikkoordina l-aspetti kollha tad-data personali fid-Direttorat Ġenerali.
-
“Kontrollur”, kif definit fl-Artikolu 2(d) u msemmi fl-Artikolu 25(2)(a), ifisser l-uffiċjal responsabbli għat-taqsima organizzattiva li ddeterminat l-għanijiet u l-mezzi ta’ l-ipproċessar taddData personali.
Artikolu 2
Ambitu
Din id-Deċiżjoni tiddefinixxi r-regoli u l-proċeduri għad-dħul fis-seħħ tal-funzjoni ta’ l-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data (Data Protection Officer minn issa ‘l quddiem imsejjaħ “DPO”) fi ħdan il-Kummissjoni skond l-Artikolu 24(8) tar-Regolament. Ma tapplikax għall-attivitajiet tal-Kummissjoni meta tiddefinixxi politiki li għandhom x’jaqsmu mal- protezzjoni ta’ individwi rigward l-ipproċessar ta’ data personali.
SEZZJONI 2
L-UFFIĊJAL TAL-PROTEZZJONI TAD-DATA
Artikolu 3
Ħatra u Status
1. Il-Kummissjoni għandha taħtar id-DPO (3) u tirreġistrah mas-Superviżur Ewropew tal-Ħarsien tad-Data (European Data Protection Supervisor minn issa ’l quddiem imsejjaħ “EDPS”)
2. Il-kariga tad-DPO għandha tkun ta’ ħames snin, u tista’ tiġġedded darba.
3. Id-DPO jaġixxi b’mod awtonomu rigward lt-tħaddim intern tad-dispożizzjonijiet tar-Regolament u jista’ ma jieħux struzzjonijiet rigward il-qadi ta’ dmirijietu.
4. Id-DPO jintagħżel minn fost il-persunal tal-Kummissjoni wara li jsiru l-proċeduri rilevanti. Flimkien mal-ħtiġiet skond l-Artikolu 24(2) tar-Regolament, id-DPO għandu jkollu għarfien tajjeb tas-servizzi tal-Kummissjoni u l-istrutturi u r-regoli u l-proċeduri amministrattivi tagħhom. Għandu jkollu għarfien tajjeb tas-sistemi ta’ protezzjoni tad-data u sistemi ta’ informazzjoni, prinċipji u metodoloġiji. Għandu juri l-kapaċità li jagħmel ġudizzju ġust u l-abbiltà li jkun imparzjali u oġġettiv skond ir-Regolamenti ta’ l-Istaff.
5. Skond ir-Regolament, id-DPO jista’ jitneħħa mill-kariga tiegħu mill-Kummissjoni, iżda biss bil-kunsens ta’ l-EDPS, jekk ma jibqax jissodisfa l-kundizzjonijiet meħtieġa għall-qadi ta’ dmirijietu. Il-Kummissjoni, fuq proposta tas-Segretarju Ġenerali bi qbil mad-Direttur Ġenerali għall-Personal u l-Amminsitrazzjoni, għandha tipprova li d-DPO m’għadux jissodisfa l-kundizzjonijiet meħtieġa għall-qadi ta’ dmirijietu.
6. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet relevanti tar-Regolament, id-DPO u l-persunal tiegħu/tagħha għandhom ikunu suġġetti għar-regoli u regolamenti li japplikaw għal uffiċjali tal-Komunitajiet Ewropej.
Artikolu 4
Kompiti
1. Bla ħsara għall-kompiti kif deskritta fl-Artikolu 24 tar-Regolament u ta’ l-Anness tiegħu, id-DPO għandu jikkontribwixxi għall-ħolqien ta’ kultura ta’ protezzjoni ta’ data pesonali fi ħdan il-Kummissjoni billi jqajjem kuxjenza ġenerali dwar kwistjonijiet ta’ protezzjoni ta’ data filwaqt li jżomm bilanċ ġust bejn il-prinċipji ta’ protezzjoni ta’ data personali u t-trasparenza.
2. Id-DPO għandu jżomm inventarju ta’ l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar kollha dwar data personali tal-Kummissjoni fejn id-DPCs jinserixxu, għad-DĠ tagħhom, l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar kollha li għandhom jiġu nnotifikati. Id-DPCs għandhom ukoll jidentifikaw il-Kontrollur responsabbli minn dawn l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar. Id-DPO għandu jgħin lill-Kontrollur biex jivvaluta r-riskju ta’ l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar taħt ir-responsabbiltà tiegħu u jsegwi kif qed ikun implimentat ir-Regolament fil-Kummissjoni, partikolarment permezz ta’ Rapport dwar l-Istatus tal-Protezzjoni tad-Data.
3. Id-DPO għandu jorganizza u jippresiedi laqgħat regolari tan-netwerk tad-DPCs.
4. Id-DPO għandu jqiegħed ir-reġistru ta’ l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar, kif previst fl-Artikolu 26 tar-Regolament, fuq is-sit ta’ l-Internet intern kif ukoll dak estern tal-Kummissjoni.
5. Id-DPO jista’ jagħmel rakkomandazzjonijiet u jagħti parir lill-Kummissjoni u lill-Kontrolluri rigward kwistjonijiet dwar it-tħaddim ta’ dispożizzjonijiet ta’ protezzjoni ta’ data u jista’ jwettaq investigazzjonijiet fuq talba, jew fuq inizjattiva tiegħu, fi kwistjonijiet u ġrajjiet li għandhom x’jaqsmu direttament mal-kompiti tiegħu, u jirrapporta lura lill-persuna li kkummissjonat l-investigazzjoni, skond il-proċedura deskritta fl-Artikolu 13 ta’ din id-Deċiżjoni. Jekk min jagħmel it-talba huwa individwu, jew jekk min jagħmel it-talba jkun qed jaġixxi f’isem individwu, id-DPO irid, safejn hu possibbli, jassigura l-kunfidenzjalità li tirregola t-talba, sakemm is-suġġett tad-data kkonċernata jagħti bl-iktar mod ċar il-permess tiegħu/tagħha biex it-talba titmexxa mod ieħor.
6. L-ipproċessar ta’ data personali mill-Kumitati tal-Persunal jaqa’ taħt ir-responsabbiltà tad-DPO tal-Kummissjoni. Għall-finijiet ta’ l-Artikolu 6 hawn taħt, id-DPO għandu jipprovdi kull informazzjoni lill-President tal-Kumitat tal-Persunal konċernat minflok lis-Segretarju Ġenerali, meta titqajjem kwalunkwe kwistjoni dwar l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar mill-Kumitat tal-Persunal konċernat.
7. Bla ħsara għall-indipendenza tad-DPO, is-Segretarju Ġenerali, f’isem il-Kummissjoni, jista’ jitolbu jirrappreżenta lill-istituzzjoni fil-każi kollha li jikkonċernaw l-ipproċessar ta’ data; dan jinkludi l-parteċipazzjoni tad-DPO f’kumitati u korpi relevanti f’livell internazzjonali.
Artikolu 5
Dmirijiet
1. Flimkien mal-kompiti ġenerali li jridu jitwettqu, id-DPO irid:
(a)
kull sena jissottometti Rapport dwar l-Istatus tal-Protezzjoni tad-Data għall-Kummissjoni lis-Segretarju Ġenerali u lid-Direttur Ġenerali għall-Persunal u l-Amministrazzjoni biex jiġi diskuss fil-livell adattat, bħal-laqgħa regolari tad-Diretturi Ġenerali. Ir-rapport għandu jkun disponibbli għall-persunal tal-Kummisjoni;
(b)
fit-twettiq tal-funzjonijiet tiegħu, jikkoopera mad-DPOs ta’ l-istituzzjonijiet u l-korpi l-oħrajn, partikolarment fl-iskambju ta’ esperjenzi u l-aħjar prattiċi.
2. Fl-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar dwar data personali taħt ir-responsabbiltà tiegħu d-DPO għandu jaġixxi ta’ Kontrollur.
Artikolu 6
Setgħat
Fit-twettiq tal-ħidmiet u d-dmirijiet tiegħu u bla ħsara għas-setgħat mogħtija lilu mir-Regolament, id-DPO:
(a)
jista’ jitlob opinjonijiet legali mis-Servizz Legali tal-Kummissjoni;
(b)
jista’, f’każ ta’ kunflitt relatat ma’ interpretazzjoni jew implimentazzjoni tar-Regolament, jinforma lil-livell ta’ tmexxija kompetenti u lis-Segretarju Ġenerali qabel ma jirreferi l-każ lill-EDPS;
(ċ)
jista’ jiġbed l-attenzjoni tas-Segretarju Ġenerali f’każ ta’ nuqqas li:
-
membru tal-persunal jkkonforma ruħu ma’ l-obbligi ta’ dan ir-Regolament;
-
kontrolluri jikkonformaw ma’ dawk l-Istandards Interni ta’ Kontroll tal-Kummissjoni li huma relatati ma’ l-obbligi taħt dan ir-Regolament iktar speċifikament;
u jissuġġerixxi li tinbeda investigazzjoni amministrtattiva bil-għan li possibbilment jiġi implimentat l-Artikolu 49 tar-Regolament;
(d)
jista’ jinvestiga kwistjonijiet u każi li huma direttament relatati mal-kompiti tiegħu, filwaqt li japplika l-prinċipji adattati għal stħarriġ u awditjar fil-Kummissjoni u l-proċedura deskritta fl-Artikolu 13 ta’ din id-Deċiżjoni.
(e)
Għandu dejjem ikollu aċċess għad-data li tikkostitwixxi l-materja tas-suġġett ta’ l-ipproċessar ta’ l-operazzjonijiet dwar data personali u għall-uffiċċji, installazzjonijiet ta’ pproċessar u trasportaturi tad-data kollha.
Artikolu 7
Riżorsi
Il-Kummissjoni għandha tipprovdi lid-DPO ir-riżorsi neċessarji għall-qadi tad-dmirijiet tiegħu.
SEZZJONI 3
REGOLI U PROĊEDURI
Artikolu 8
Informazzjoni
1. Kull meta kwistjoni li għandha implikazzjonijiet ta’ protezzjoni ta’ data tkun qegħda tiġi kkunsidrata mis-servizzi tal-Kummissjoni, is-servizz ewlieni għandu jinforma lid-DPO immedjatament jew ta’ l-anqas qabel ma tittieħed xi deċiżjoni.
2. Meta l-Kummissjoni tikkonsulta u tinforma lill-EDPS taħt l-Artikoli relevanti tar-Regolament, u b’mod partikolari skond l-Artikolu 28(1) u 28(2), id-DPO għandu jiġi infurmat. Għandu jiġi Infurmat ukoll dwar interazzjonijiet diretti bejn il-Kontrolluri tal-Kummissjoni u l-EDPS skond l-Artikoli relevanti tar-Regolament.
3. Id-DPO għandu jkun infurmat mis-servizz ewlieni jew mis-Servizz Legali, skond il-każ, dwar l-opinjonijiet u d-dokumenti ta’ pożizzjoni tas-Servizz Legali li huma direttament relatati ma’ l-applikazzjoni interna tad-dispożizzjoinjiet tar-Regolament, kif ukoll dwar l-opinjonijiet li jikkonċernaw l-interpretazzjoni jew l-implimentazzjoni ta’ atti legali oħrajn relatati mal-protezzjoni ta’ data personali u l-ipproċessar tagħha b’mod partikolari dik relatata ma’ konsultazzjoni bejn is-servizzi u relatata ma’ aċċess ta’ informazzjoni.
Artikolu 9
Kontrolluri
1. Bla ħsara għad-dispożizzjonijiet tar-Regolament dwar l-obbligi tagħhom, il-Kontrolluri għandhom:
(a)
mingħajr dewmien jippreparaw għad-DPO notifiki għall-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar kollha li jkunu għadhom mhux notifikati;
(b)
fejn hu xieraq, jikkonsultaw mad-DPO dwar il-konformità ta’ l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar, b’mod partikolari fejn ikun hemm dubju dwar il-konformità;
(ċ)
jikkooperaw mad-DPC biex jistabbilixxi l-inventarju ta’ operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar eżistenti dwar data personali fid-Direttorat Ġenerali.
2. Il-Kontrollur jista’ jiddelega partijiet mill-kompiti tiegħu lil persuni li jaġixxu ta’ Kontrollur Delegat taħt l-awtorità u responsabbiltà tiegħu.
Artikolu 10
Proċessuri
Il-proċessuri fi ħdan il-Kummissjoni, li huma meħtieġa jipproċessaw data personali f’isem il-Kontrolluri, għandhom jaġixxu biss fuq struzzjonijiet tal-Kontrolluri dokumentati fi qbil bil-miktub u jipproċessaw din id-data personali strettament skond ir-Regolament, u kull leġiżlazzjoni oħra applikabbli dwar il-protezzjoni tad-data. Qbil bil-miktub bejn taqsimiet organizzattivi tal-Kummissjoni għandu jitqies ekwivalenti għal att li jorbot legalment skond it-tifsira ta’ l-Artikolu 23(2) tar-Regolament.
Għandhom isiru kuntratti formali ma’ proċessuri esterni; dawn għandhom jinkludu l-ħtiġiet speċifiċi insemmijin fl-Artikolu 23(2) tar-Regolament.
Artikolu 11
Notifiki
Il-Kontrolluri għandhom jużaw is-sistema ta’ notifikazzjoni online tal-Kummissjoni, li hi aċċessibbli permezz tas-sit ta’ l-Internet tad-DPO fuq l-Intranet tal-Kummissjoni, jiex jissottomettu n-notifiki tagħhom lid-DPO.
Is-sistema għandha toffri notifika simplifikata għal operazzjopinjiet sempliċi ta’ pproċessar dwar data personali li mhix sensittiva.
Artikolu 12
Ir-reġistru
Ir-reġistru elettroniku ta’ l-operazzjoinjiet ta’ l-ipproċessar tal-Kummissjoni, imsemmi fl-Artikolu 4(4) ta’ din id-Deċizjoni għandu jkun aċċessibli permezz tas-sit ta’ l-Internet tad-DPO fuq l-Intranet tal-Kummissjoni għall-membri kollha tal-persunal ta’ l-istituzzjoinjiet u l-korpi tal-Komunità u fuq is-sit elettroniku EUROPA għal kull persuna li għandha aċċess għall-Internet. Kull persuna li m’għandhiex aċċess għall-Internet tista’ tagħmel talba bil-miktub għal siltiet mir-registru lid-DPO, li għandu jwieġeb fi żmien għaxart ijiem ta’ xogħol.
Artikolu 13
Proċedura ta’ Investigazzjoni
1. It-talbiet għal investigazzjoni msemmijin fl-Artikolu 4(5) ta’ din id-Deciżjoni għandhom ikunu indirizzati lid-DPO bil-miktub. Fi żmien 15-il ġurnata minn meta jirċeviha, id-DPO għandu jibgħat riċevuta lill-pesuna li kkummissjonat l-investigazzjoni, u jivverifika jekk it-talba għandhiex tkun ittrattata b’mod kunfidenzjali. Fil-każ ta’ użu abbużiv mid-dritt ta’ talba għal investigazzjoni, id-DPO m’għandux obbligu jirrapporta lura lil min għamel it-talba.
2. Id-DPO għandu jitlob stqarrija bil-miktub dwar il-każ mill-Kontrollur li hu responsabbli għall-operazzjoni ta’ l-ipproċessar tad-data fil-kwistjoni. Il-Kontrollur għandu jipprovdi t-tweġiba tiegħu/tagħha lid-DPO fi żmien 15-il ġurnata ta’ xogħol. Id-DPO jista’ jkun jixtieq li jirċievi informazzjoni kumplementari mingħandu u/jew partijiet oħrajn fi żmien 15-il ġurnata. Jekk ikun xieraq j/tista’ j/titlob opinjoni dwar il-kwistjoni mingħand is-Servizz Legali. Id-DPO għandu jirċievi l-opinjoni fi żmien 30 ġurnata ta’ xogħol.
3. Id-DPO għandu jirrapporta lura lill-persuni li kkummissjonaw l-investigazzjoni mhux iktar tard minn tliet xhur wara li jirċievi t-talba. Dan il-perjodu jista’ jiġi sospiż sakemm id-DPO jirċievi iktar informazzjoni li jkun/tkun talab/talbet.
4. Ħadd m’għandu jsofri preġudizzju minħabba kwistjoni li tinġieb għall-attenzjoni tad-DPO li tallega li jkun seħħ ksur tad-dispożizzjonijiet ta’ dan ir-Regolament.
Artikolu 14
Koordinaturi tal-Protezzjoni tad- data
1. Għandu jkunn appuntat DPC f’kull Direttorat Ġenerali jew Servizz mid-Direttur Ġenerali jew Kap tas-Servizz. Abbażi ta’ ftehim bil-miktub, diversi Direttorati Ġenerali, Servizzi jew Uffiċċji jistgħu, għal raġunijiet ta’ koerenza jew effiċjenza, jiddeċiedu li jappuntaw DPC komuni jew jaqsmu s-servizzi ta’ wieħed diġa appuntat.
2. Il-funzjoni ta’ DPC tista’ tkun abbinata ma’ funzjonijiet oħrajn skond il-każ. Biex jakkwista l-kompetenzi meħtieġa għall-funzjonijiet tiegħu, jrid jgħaddi minn taħriġ obbligatorju għad-DPCs fi żmien sitt xhur minn meta jinħatar.
3. Il-mandat tad-DPC mhux marbut biż-żmien. Għandu jintagħżel fil-levell ġerarkiku adattat, abbażi tal-valuri etiċi għoljin u l-għarfien tiegħu u l-esperjenza tiegħu ta’ kif jiffunzjona d-Direttorat Ġenerali tiegħu u l-motivazzjoni li għandu għall-kariga. Għandu jkollu għarfien tal-prinċipji tas-sistemi ta’ informazzjoni.
4. Bla ħsara għar-responsabbiltajiet tad-DPO, id-DPC għandu:
(a)
jistabbilixxi inventarju dwar l-operazzjonijiet ta’ l-ipproċessar fid-Direttorat Ġenerali, iżommu aġġornat, u jgħin fid-definizzjoni ta’ livell xieraq ta’ riskju għal kull operazzjoni ta’ l-ipproċessar; għandu juża l-Inventarju tas-Sistema ta’ Ġestjoni elettroniku, għad-DPCs stabbilit apposta għal dawn il-finijiet mid-DPO fuq is-sit elettroniku tiegħu fuq l-Intranet tal-Kummissjoni.
(b)
jassisti lid-Direttur Ġenerali jew il-Kap tas-Servizz sabiex jidentifika l-Kontrolluri rispettivi;
(ċ)
ikollu d-dritt li jġib mingħand il-Kontrolluri informazzjoni meħtieġa u adekwata. Dan ma jinkludix id-dritt ta’ l-aċċess għal data personali ipproċessata taħt ir-responsabbiltà tal-Kontrollur.
5. Bla ħsara għar-responsabbiltajiet tal-Kontrollur, id-DPC għandu:
(a)
jassisti lill-Kontrolluri biex jikkonformaw ruħhom ma’ l-obbligi legali tagħhom;
(b)
jgħin lill-Kontrolluri jistabbilixxu n-notifiki;
(ċ)
idaħħal in-notifiki simplifikati fis-sistema online ta’ notifikazzjoni tad-DPO;
6. Id-DPC għandu jirrparteċipa fil-laqgħat regolari tan-netwerk tad-DPCs, immexxija mid-DPO, biex jassigura implimentazzjoni u interpretazzjoni koerenti tar-Regolament u biex jiddiskuti materji ta’ interess komuni.
7. Fl-eżekuzzjoni tal-ħidmiet tiegħu id-DPC jista’ jitlob lid-DPO għal rakkomandazzjoni, parir jew opinjoni.
Artikolu 15
Amministrazzjoni u Ġestjoni
1. Id-DPO għandu jkun amministrattivament assoċjat mas-Segretarjat Ġenerali u l-ħidmiet tiegħu għandhom ikunu integrati fl-ibbaġitjar ibbażat fuq l-attivitajiet u l-proċess tal-ġestjoni skond Attività 7 tas-Segretarjat Ġenerali: Relazzjonijiet mas-soċjetà ċivili, trasparenza u informazzjoni F’dan il-kuntest id-DPO għandu jipparteċipa fil-preparazzjoni tal-Pjan Annwali ta’ Ġestjoni u l-Abbozz Preliminary tal-Baġit tas-Segretarjat Ġenerali.
2. Id-DPO għandu jkun l-uffiċjal li jirrapporta għall-persunal tas-Segretarjat tiegħu u għall-Uffiċjal Assistent tal-Protezzjoni tad-Data Id-Deputat Segretarju Ġenerali għandu jkun l-uffiċjal għall-kontro-firma.
3. Id-DPO għandu jipparteċipa fil-koordinament tal-ġestjoni tas-Segretarjat Ġenerali kif ikun xieraq.
SEZZJONI 4
DISPOŻIZZJONIJIET TA’ L-AĦĦAR
Artikolu 16
Id-dħul fis-seħħ
Din id-Deċiżjoni tidħol fis-seħħ 3 ta’ Ġunju 2008.
Magħmula fi Brussell, 3 ta’ Ġunju 2008.