DECIZIA COMISIEI
din 19 decembrie 2007
de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond
[notificată cu numărul C(2007) 6396]
(Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, neerlandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice)
(2008/22/CE)
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii” și de abrogare a Deciziei 2004/904/CE a Consiliului (1), în special articolul 23, articolul 31 alineatul (5), articolul 33 alineatul (6) și articolul 35 alineatul (4),
întrucât:
(1)
Este necesar să fie stabilite condițiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acțiunea în cadrul fondului, în special pentru a identifica în ce situații autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiecte în mod direct. Ar trebui stabilite, de asemenea, dispoziții suplimentare pentru autoritățile delegate.
(2)
Este necesar să se identifice o listă de proceduri și/sau norme practice pe care diferitele autorități desemnate ar trebui să le stabilească și să le urmeze pentru punerea în aplicare a fondului.
(3)
Este necesar să se stabilească obligațiile pe care ar trebui să și le asume autoritățile responsabile cu privire la beneficiarii finali în etapa premergătoare selecției și aprobării proiectelor care urmează să fie finanțate și cu privire la aspectele care ar trebui avute în vedere la verificările cheltuielilor declarate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, inclusiv la verificările administrative ale cererilor de rambursare și la verificările la fața locului ale proiectelor individuale.
(4)
Pentru a asigura auditarea adecvată a cheltuielilor în cadrul programelor anuale, este necesar să se stabilească criteriile pe care ar trebui să le respecte pista de audit pentru ca auditul să fie considerat adecvat.
(5)
Auditurile proiectelor și sistemelor sunt efectuate sub responsabilitatea autorității de audit. Pentru a garanta o arie de cuprindere și o eficiență adecvate ale auditurilor, precum și efectuarea acestora cu respectarea acelorași standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condițiile pe care ar trebui să le îndeplinească auditurile respective, inclusiv baza de eșantionare.
(6)
Statele membre trebuie să prezinte Comisiei, împreună cu programul lor multianual, o descriere a sistemelor proprii de gestiune și control. Întrucât acest document se numără printre elementele principale pe care se bazează Comisia, în contextul gestiunii partajate a bugetului Comunității, pentru a determina dacă asistența financiară în cauză este folosită de statele membre în conformitate cu normele și principiile aplicabile pentru protecția intereselor financiare ale Comunității, este necesar să se stabilească în detaliu informațiile pe care ar trebui să le conțină acest document.
(7)
În vederea armonizării standardelor de programare, de monitorizare a punerii în aplicare a fondului, de auditare și certificare a cheltuielilor, este necesar să se definească cu claritate conținutul programului multianual, al programului anual, al raportului intermediar, al raportului final, al cererilor de plată, precum și al strategiei de audit, al raportului anual de audit, al declarației de validitate și al certificării cheltuielilor.
(8)
Deoarece statele membre au obligația de a raporta și a monitoriza neregulile și de a recupera sumele plătite în mod necuvenit în legătură cu finanțarea din fond, este necesar să se definească cerințe aplicabile datelor trimise Comisiei.
(9)
Experiența a demonstrat faptul că cetățenii Uniunii Europene nu cunosc îndeajuns rolul jucat de Comunitate în finanțarea programelor. Prin urmare, este necesar să se definească în detaliu măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței necesare pentru a remedia această lipsă de comunicare și informare.
(10)
Pentru a garanta diseminarea cât mai largă a informațiilor privind posibilitățile de finanțare către toate părțile interesate și din motive de transparență, ar trebui stabilite măsurile minime necesare pentru a informa potențialii beneficiari finali cu privire la posibilitățile de finanțare oferite împreună de Comunitate și de statele membre prin fondul respectiv. În vederea asigurării unei mai mari transparențe cu privire la utilizarea fondului, ar trebui publicate lista beneficiarilor finali, numele proiectelor și valoarea fondurilor publice alocate proiectelor.
(11)
În lumina Directivei 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (2) și a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organismele comunitare și privind libera circulație a acestor date (3), este necesar să se prevadă, referitor la măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței și la activitatea de audit efectuată în temeiul prezentei decizii, ca statele membre și Comisia să prevină orice divulgare neautorizată sau acces la datele cu caracter personal și să specifice scopul în care Comisia și statele membre pot prelucra astfel de date.
(12)
Utilizarea mijloacelor electronice pentru schimbul de informații și date financiare între statele membre și Comisie conduce la simplificare, la o mai mare eficiență, la transparență și la economisirea timpului. Pentru a valorifica pe deplin aceste avantaje menținând totodată securitatea schimburilor, Comisia poate pune la punct un sistem informatic comun.
(13)
Pentru a asigura punerea în aplicare eficientă a fondului în statele membre, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, ar trebui adoptată o serie de norme comune privind eligibilitatea cheltuielilor din fond. Pentru a reduce povara administrativă asupra beneficiarilor finali și asupra autorităților desemnate, ratele forfetare pentru costurile indirecte ar trebui să fie eligibile în anumite condiții.
(14)
În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind poziția Regatului Unit și a Irlandei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, actul de bază și, prin urmare, prezenta decizie prevede obligații pentru Regatul Unit.
(15)
În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind poziția Regatului Unit și a Irlandei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, actul de bază și, prin urmare, prezenta decizie prevede obligații pentru Irlanda.
(16)
În conformitate cu articolul 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, prezenta decizie nu prevede obligații pentru Danemarca și nu i se aplică acesteia.
(17)
Măsurile prevăzute de prezenta decizie sunt conforme cu avizul Comitetului de gestionare a fondului,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
CUPRINS
Partea I
Introducere
Capitolul 1
Obiect și definiții
Articolul 1
Obiect
Articolul 2
Definiții
Partea II
Dispoziții Comune celor patru fonduri
Capitolul 1
Autorități desemnate
Articolul 3
Autorități comune
Articolul 4
Autoritatea delegată
Articolul 5
Externalizarea sarcinilor
Capitolul 2
Sisteme de gestiune și control
Articolul 6
Manual de proceduri
Articolul 7
Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă
Articolul 8
Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv
Articolul 9
Procedura de selecție și de atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire
Articolul 10
Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire
Articolul 11
Contracte de punere în aplicare
Articolul 12
Stabilirea contribuției finale a Comunității
Articolul 13
Asistență tehnică
Articolul 14
Cheltuieli pentru asistența tehnică în cazul unei autorități comune
Articolul 15
Verificări efectuate de autoritatea responsabilă
Articolul 16
Pista de audit
Articolul 17
Auditul sistemelor și auditul proiectelor
Articolul 18
Verificări efectuate de autoritatea de certificare
Capitolul 3
Informații de furnizat privind utilizarea fondului
Articolul 19
Principiul proporționalității
Articolul 20
Descrierea sistemelor de gestiune și control
Articolul 21
Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune și control
Articolul 22
Documente de programare
Articolul 23
Revizuirea defalcării financiare în programe anuale
Articolul 24
Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale
Articolul 25
Documente elaborate de autoritatea de audit
Articolul 26
Documente elaborate de autoritatea de certificare
Capitolul 4
Raportarea neregulilor
Articolul 27
Raportarea inițială - derogări
Articolul 28
Raportarea măsurilor ulterioare - Nerecuperarea
Articolul 29
Contacte cu statele membre
Articolul 30
Utilizarea informațiilor
Capitolul 5
Acces la informații și transparență
Articolul 31
Informații pentru potențialii beneficiari finali
Articolul 32
Informații pentru beneficiarii finali
Articolul 33
Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg
Articolul 34
Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg
Articolul 35
Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și transparenței privind operațiunea
Capitolul 6
Date cu caracter personal
Articolul 36
Protecția datelor cu caracter personal
Capitolul 7
Schimbul electronic de documente
Articolul 37
Schimbul electronic de documente
Articolul 38
Sistem informatic pentru schimbul de documente
Partea III
Dispoziții speciale pentru Fondul European pentru Refugiați
Capitolul 1
Reguli privind eligibilitatea
Articolul 39
Reguli privind eligibilitatea
Capitolul 2
Sisteme de gestiune și control
Articolul 40
Măsuri de urgență
Articolul 41
Sumă fixă pentru persoanele restabilite
Articolul 42
Punerea în aplicare a programelor anuale
Partea IV
Dispoziții finale
Articolul 43
Destinatari
ANEXE
PARTEA I
INTRODUCERE
CAPITOLUL 1
Obiect și definiții
Articolul 1
Obiect
(1) Prezenta decizie stabilește norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:
(a)
autoritățile desemnate;
(b)
sistemele de gestiune și control;
(c)
informațiile care trebuie furnizate de către statele membre Comisiei cu privire la utilizarea fondului;
(d)
raportarea neregulilor;
(e)
accesul la informații și transparența;
(f)
datele cu caracter personal;
(g)
schimbul electronic de documente.
(2) Dispozițiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli (4).
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentei decizii, se înțelege prin:
-
„act de bază”: Decizia nr. 573/2007/CE;
-
„fond”: Fondul European pentru Refugiați, astfel cum a fost instituit prin actul de bază;
-
„patru fonduri”: Fondul European pentru Refugiați, Fondul pentru Frontierele Externe, Fondul European de Returnare și Fondul european de integrare a resortisanților țărilor terțe, astfel cum au fost instituite prin Decizia nr. 573/2007/CE, Decizia nr. 574/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului (5), Decizia nr. 575/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului (6) și Decizia 2007/435/CE a Consiliului (7) ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”;
-
„autoritate responsabilă”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază;
-
„autoritate de certificare”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (b) din actul de bază;
-
„autoritate de audit”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (c) din actul de bază;
-
„autoritate delegată”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (d) din actul de bază;
-
„autorități desemnate”: toate autoritățile desemnate de un stat membru în temeiul articolului 25 din actul de bază;
-
„acțiune”: acțiune desfășurată în cadrul fondului, astfel cum este definită la articolele 3 și 5 din actul de bază;
-
„proiect”: mijloacele specifice, practice, utilizate pentru punerea în aplicare, integral sau parțial, a unei acțiuni, de către beneficiarii finali ai subvențiilor;
-
„beneficiarul final”: entitatea juridică responsabilă cu punerea în aplicare a proiectelor, respectiv ONG-uri, autorități federale, naționale, regionale sau locale, alte organizații non-profit, societăți de drept public sau privat sau organizații internaționale;
-
„partener în cadrul proiectului”: orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final punând la dispoziția proiectului resurse și primind parte din contribuția Comunității prin intermediul beneficiarului final;
-
„orientări strategice”: cadrul de intervenție a fondului, astfel cum a fost adoptat prin Decizia 2007/815/CE a Comisiei (8);
-
„prioritate”: set de acțiuni definit ca prioritate în orientările strategice;
-
„prioritate specifică”: set de acțiuni definit ca prioritate specifică în orientările strategice și care permite cofinanțarea la o rată superioară, în conformitate cu articolul 14 alineatul (4) din actul de bază;
-
„prima constatare administrativă sau judiciară”: prima evaluare scrisă efectuată de o autoritate competentă, administrativă sau judiciară, care constată, pe baza unor fapte specifice, producerea unei nereguli, fără a prejudicia posibilitatea ca această concluzie să poată fi ulterior revizuită sau retrasă ca urmare a dezvoltărilor înregistrate în cursul procedurii administrative sau judiciare;
-
„neregulă”: orice încălcare a unei dispoziții a dreptului comunitar care rezultă dintr-o acțiune sau o omisiune a unui operator economic care are sau ar avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli nejustificate la bugetul general;
-
„fraudă suspectată”: o neregulă care determină inițierea unei proceduri administrative sau judiciare la nivel național în vederea stabilirii existenței unui comportament intenționat, în special a unei fraude, astfel cum este menționată la articolul 1 alineatul (1) litera (a) din Convenția elaborată pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană privind protecția intereselor financiare ale Comunităților Europene (9);
-
„faliment”: procedura de insolvență, astfel cum este definită la articolului 2 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1346/2000 al Consiliului (10);
-
„acord de subvenționare”: un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia statele membre acordă subvenții beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului în cadrul fondului.
PARTEA II
DISPOZIȚII COMUNE CELOR PATRU FONDURI
CAPITOLUL 1
Autorități desemnate
Articolul 3
Autorități comune
Statele membre pot desemna aceeași autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.
Articolul 4
Autoritatea delegată
(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient și eficace și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilității finanțării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.
(2) Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.
Actul de delegare menționează cel puțin:
(a)
trimiterile la legislația comunitară relevantă;
(b)
sarcina încredințată autorității delegate;
(c)
drepturile și obligațiile autorității delegate și responsabilitățile pe care și le asumă;
(d)
obligația autorității delegate de a institui și de a menține o structură organizațională și un sistem de gestiune și control adaptate exercitării atribuțiilor sale;
(e)
asigurarea care trebuie oferită cu privire la buna gestiune financiară și la legalitatea și regularitatea sarcinilor delegate.
(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menționată la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.
(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplinește o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorități nicio competență executivă care presupune o marjă discreționară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.
(5) Delegarea sarcinilor către autoritățile delegate nu afectează răspunderea autorității responsabile, care își asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.
(6) Atunci când autoritatea responsabilă deleagă sarcini autorității delegate, toate dispozițiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorității delegate.
Articolul 5
Externalizarea sarcinilor
Autoritățile desemnate își pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilitățile definite la articolele 27, 29 și 30 din actul de bază.
CAPITOLUL 2
Sisteme de gestiune și control
Articolul 6
Manual de proceduri
În conformitate cu articolul 31 alineatul (2) din actul de bază și ținând seama de principiul proporționalității, statele membre elaborează un manual care stabilește proceduri și norme practice privind:
(a)
funcționarea autorităților desemnate;
(b)
normele care asigură separarea adecvată a funcțiilor;
(c)
după caz, monitorizarea autorităților delegate și a altor sarcini externalizate;
(d)
stabilirea de programe multianuale și anuale;
(e)
stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit;
(f)
selectarea proiectelor, acordarea subvențiilor și gestiunea financiară a proiectelor;
(g)
gestionarea neregulilor, a corecțiilor financiare și a recuperărilor;
(h)
pregătirea și executarea misiunilor de audit;
(i)
pregătirea rapoartelor și a declarațiilor de audit;
(j)
certificarea cheltuielilor;
(k)
evaluarea programului;
(l)
prezentarea de rapoarte Comisiei;
(m)
pista de audit.
Articolul 7
Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă
(1) În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acționa ca organism de atribuire și/sau ca organism executiv.
(2) Autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri.
Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autoritățile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.
În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 14 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, pot fi acordate subvenții fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.
(3) Autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situațiilor de monopol de jure sau din rațiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorității responsabile.
Articolul 8
Condiții în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv
(1) Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acționeze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate și comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.
(2) Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.
(3) Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct și/sau împreună cu oricare dintre autoritățile naționale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competențelor administrative ale acestora. Principalele autorități naționale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.
(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul fondului conține informațiile necesare pentru monitorizarea produselor și serviciilor care fac obiectul cofinanțării și pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispozițiile relevante stabilite pentru un acord de subvenționare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.
(5) Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informații privind procedurile și practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcțiilor, un control eficient și o protecție satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităților Europene și furnizează explicații privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.
(6) Atunci când se așteaptă ca autoritatea responsabilă să acționeze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond:
(a)
autoritatea de audit nu face parte din același organism ca și autoritatea responsabilă, cu excepția situației în care independența sa în materie de audit este garantată și aceasta răspunde și în fața unui alt organism decât cel din care face parte împreună cu autoritatea responsabilă;
(b)
sarcinile autorității responsabile, astfel cum sunt definite la articolul 27 din actul de bază, nu sunt afectate atunci când autoritatea responsabilă pune, de asemenea, în aplicare proiecte în mod direct.
(7) Atunci când se așteaptă ca o autoritate delegată să acționeze ca organism executiv pentru proiecte cofinanțate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.
Articolul 9
Procedura de selecție și atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire
(1) Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potențiali. Orice modificare a conținutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleași condiții.
Cererile de propuneri indică:
(a)
obiectivele;
(b)
criteriile de selecție, care trebuie să fie conforme cu articolul 14 alineatul (5) din actul de bază, precum și documentele justificative relevante;
(c)
normele de finanțare comunitară și, după caz, națională;
(d)
normele și data limită de depunere a propunerilor.
(2) În scopul selectării proiectelor și al acordării subvențiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informați cu privire la următoarele condiții specifice legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:
(a)
normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
(b)
termenul de punere în aplicare; și
(c)
informațiile financiare și alte informații care trebuie păstrate și comunicate.
Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenției, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final și/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiții.
(3) Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenții au fost supuse unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.
(4) Statele membre stabilesc cine are competența de a atribui proiecte și se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situațiile, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.
(5) Decizia de acordare a subvenției indică cel puțin numele beneficiarului final și/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a cofinanțării din fond și procentul maxim de cofinanțare a costurilor eligibile totale.
(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informații scrise privind rezultatele procedurii de selecție, inclusiv o justificare a deciziilor de selecție. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislația internă, se menționează procedura de atac relevantă.
Articolul 10
Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire
(1) Autoritatea responsabilă stabilește proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:
(a)
semnarea acordurilor de subvenționare cu beneficiarii finali selectați;
(b)
urmărirea acordurilor și a oricăror modificări aduse acestora prin instituirea unui sistem de monitorizare administrativă a proiectelor (schimb de corespondență, introducerea și monitorizarea modificărilor și a scrisorilor de atenționare, primirea și tratarea rapoartelor etc.).
(2) Acordurile de subvenționare stabilesc, inter alia:
(a)
valoarea maximă a subvenției;
(b)
procentajul maxim al contribuției comunitare, în conformitate cu articolul 14 alineatul (4) și cu articolul 21 alineatul (3) din actul de bază;
(c)
o descriere și un calendar detaliat ale proiectului finanțat;
(d)
dacă este cazul, partea de sarcini și costuri aferente pe care beneficiarul final intenționează să le subcontracteze unor terți;
(e)
bugetul previzional și planul de finanțare convenite pentru proiect, inclusiv procentajul fix al costurilor indirecte, astfel cum este definit în anexa 11 cu privire la normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
(f)
calendarul și dispozițiile de punere în aplicare a acordului (obligații de raportare, modificări și denunțare);
(g)
obiectivele operaționale ale proiectului și indicatorii de utilizat;
(h)
definiția costurilor eligibile;
(i)
condițiile legate de plata subvenției și cerințele de evidență contabilă;
(j)
condițiile legate de pista de audit;
(k)
dispozițiile relevante referitoare la protecția datelor;
(l)
dispozițiile relevante referitoare la transparență.
(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toți partenerii din cadrul proiectului sunt supuși unor obligații identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanță, de respectarea condițiilor contractuale de către acesta și de către toți partenerii din cadrul proiectului.
Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.
(4) Acordurile de subvenționare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor lor de control, pe baza verificării documentelor și a inspecțiilor la fața locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului și subcontractanților.
Articolul 11
Contracte de punere în aplicare
Fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, acordurile de subvenționare stabilesc că, la punerea în aplicare a proiectelor, beneficiarii finali și/sau partenerii din cadrul proiectului atribuie contractul de achiziții publice, în urma unei proceduri de licitație, ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic și care se consideră că evită orice conflict de interese. Cu toate acestea, fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, contractele a căror valoare este mai mică de 5 000 de euro pot fi atribuite pe baza unei singure oferte, fără lansarea unei cereri de oferte.
Articolul 12
Stabilirea contribuției finale a Comunității
Pentru calcularea plății finale către beneficiarul final, contribuția totală a Comunității la fiecare proiect reprezintă valoarea cea mai mică dintre următoarele trei:
(a)
valoarea maximă indicată în acordul de subvenționare;
(b)
cofinanțarea maximă care rezultă din multiplicarea costurilor eligibile totale ale proiectului în cauză cu un procent prevăzut la articolul 14 alineatul (4) și la articolul 21 alineatul (3) din actul de bază (respectiv 50 %, 75 % sau 80 %); și
(c)
suma care rezultă din aplicarea principiului non-profit, astfel cum este definit la punctul I.3.3 din anexa 11.
Articolul 13
Asistență tehnică
(1) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 15 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.
(2) Asistența tehnică la inițiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 16 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.
(3) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziții publice, de comisioane pentru experți și/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III, capitolul 1.
Articolul 14
Cheltuieli pentru asistența tehnică în cazul unei autorități comune
(1) Atunci când una sau mai multe autorități desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenței tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parțial sau integral.
(2) Cheltuielile cu asistența tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple și reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistența tehnică pentru fiecare program anual în cauză.
Articolul 15
Verificări efectuate de autoritatea responsabilă
(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, după caz.
Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenționare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, în special în ceea ce privește structura de finanțare definită la articolul 14 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele comunitare și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare.
În plus, verificările includ:
(a)
verificări administrative și financiare ale fiecărei cereri de rambursare trimise de beneficiarii finali;
(b)
verificări, cel puțin pe un eșantion reprezentativ, ale documentelor justificative care acoperă toate rubricile din buget anexate la acordul de subvenționare, ale relevanței, exactității și eligibilității cheltuielilor, veniturilor și costurilor acoperite din veniturile alocate declarate de beneficiarii finali;
(c)
verificări la fața locului ale proiectelor individuale, cel puțin pe un eșantion reprezentând o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte și ținând cont de orice factori de risc deja identificați, astfel încât să fie obținute asigurări rezonabile cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente, având în vedere nivelul de risc identificat de autoritatea responsabilă.
Verificările indicate la literele (a) și (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligația de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menționate la literele (a) și (b).
(2) Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele și măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei și a Curții de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.
(3) Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiției de la articolul 7 alineatul (3), verificările menționate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcțiilor.
Articolul 16
Pista de audit
(1) În sensul articolului 27 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplinește următoarele criterii:
(a)
permite regularizarea sumelor certificate Comisiei cu registrele contabile și documentele justificative detaliate deținute de autoritatea de certificare, de autoritatea responsabilă, de autoritățile delegate și de beneficiarii finali privind proiectele cofinanțate în cadrul fondului;
(b)
permite verificarea efectuării plății contribuției publice către beneficiarul final, a alocării și transferului fondurilor comunitare acordate în cadrul fondului și a surselor de cofinanțare a proiectului;
(c)
permite verificarea aplicării criteriilor de selecție stabilite pentru programul anual;
(d)
conține, pentru fiecare proiect, după caz, specificațiile tehnice și planul de finanțare, documentele referitoare la aprobarea subvenției, documentele legate de procedurile de achiziții publice și rapoartele privind verificările și auditurile efectuate.
(2) Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plățile specifice efectuate în cadrul fondului.
Articolul 17
Auditul sistemelor și auditul proiectelor
(1) Auditurile menționate la articolul 30 alineatul (1) literele (a) și (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune și control instituite de statele membre și asupra unui eșantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.
Metoda de eșantionare:
(a)
include o combinație adecvată de tipuri și dimensiuni de proiecte;
(b)
ține seama de eventualii factori de risc identificați în urma controalelor naționale și comunitare și de aspectele verificărilor legate de raportul costuri-beneficii.
Eșantionul include, de asemenea, cel puțin pe o bază proporțională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acționează ca organism executiv.
Metoda utilizată pentru selectarea eșantionului trebuie justificată.
(2) Auditul sistemelor de gestiune și control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puțin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea și atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea și rezolvarea eventualelor nereguli și evaluarea programelor.
(3) Auditurile proiectelor sunt efectuate la fața locului pe baza documentației și a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:
(a)
proiectul îndeplinește criteriile de selecție pentru programul anual, a fost pus în aplicare în conformitate cu acordul de subvenționare și îndeplinește toate condițiile aplicabile legate de funcționalitatea și utilizarea sa sau de obiectivele propuse;
(b)
cheltuielile declarate corespund datelor din registrele contabile și din documentele justificative păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului, iar aceste înregistrări corespund documentelor justificative păstrate de autoritatea responsabilă sau de orice organism delegat;
(c)
articolele de cheltuieli corespund cerințelor privind eligibilitatea prevăzute în anexa 11, cerințelor specificate în timpul procedurii naționale de selecție, termenilor din acordul de subvenționare și activităților efectiv desfășurate, precum și, după caz, altor norme comunitare și de drept intern;
(d)
utilizarea efectivă sau intenționată a proiectului este coerentă cu obiectivele, acțiunea sau măsurile prevăzute la articolele 3, 5 și 16 din actul de bază și, după caz, acoperă populația țintă;
(e)
contribuția publică sau privată a fost plătită beneficiarului final în conformitate cu articolul 14 alineatul (2) din actul de bază;
(f)
există o pistă de audit adecvată;
(g)
nu există conflicte de interese și a fost obținut un bun raport calitate/preț, în special în cazurile în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv al proiectului.
(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 30 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ține cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.
(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autoritățile responsabile întreprind acțiunile preventive și corective necesare.
(6) Autoritatea de audit își elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare prevăzută depășește pragul de semnificație de 2 % din contribuția Comunității, autoritatea de audit analizează importanța acestei erori și ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puțin în raportul anual de audit.
Articolul 18
Verificări efectuate de autoritatea de certificare
(1) În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcționarea sistemului de gestiune și control, autoritatea de certificare verifică dacă această informație a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acțiune adecvat pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestiune și control și a evalua impactul unei disfuncționalități asupra declarației de cheltuieli.
(2) În cazul în care cererea de plată sau declarația de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmește fără întârziere o cerere de plată sau o declarație de restituire corectă.
CAPITOLUL 3
Informații de furnizat privind utilizarea fondului
Articolul 19
Principiul proporționalității
(1) În temeiul articolului 9 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informațiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menționate în acest capitol poate fi proporțională cu cuantumul contribuției comunitare alocate statului membru în cauză și, după caz, aceste informații pot fi furnizate într-o formă sintetică.
(2) Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuși informații mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informații în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligațiilor care îi revin în temeiul actului de bază și al Regulamentului financiar.
Articolul 20
Descrierea sistemelor de gestiune și control
(1) Descrierea sistemelor de gestiune și control menționate la articolul 31 alineatul (4) și la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa 1.
(2) Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autoritățile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune și control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.
(3) La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări și poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispozițiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcționarii Comisiei sau reprezentanți autorizați ai Comisiei pot efectua vizite la fața locului.
(4) În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune și control comune, care să evidențieze, după caz, eventualele trăsături specifice.
Articolul 21
Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune și control
(1) Autoritatea responsabilă:
(a)
atunci când înaintează proiectul de program anual, raportează dacă au fost aduse modificări sistemelor de gestiune și control;
(b)
informează Comisia cu privire la orice modificări importante cel târziu după operarea unei astfel de modificări;
(c)
la cererea Comisiei, furnizează o descriere revizuită în cazul mai multor modificări importante.
(2) Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcțiilor, eficiența mecanismelor de selecție, atribuire, control și plată și comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autoritățile desemnate, de sistemul contabil și de procedurile de plată și certificare.
(3) Pentru revizuirea sistemelor de gestiune și control se aplică procedura prevăzută la articolul 20.
Articolul 22
Documente de programare
(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menționează la articolul 18 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 2.
(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menționează la articolul 20 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 3.
(3) Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorități, astfel cum sunt definite în orientările strategice.
Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acțiuni, astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (1) din actul de bază, cu referire la priorități.
Articolul 23
Revizuirea defalcării financiare în programe anuale
(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 20 alineatul (5) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, până la data de 1 mai a anului următor anului de referință, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează și aprobă, cat mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 20 alineatul (5) din actul de bază.
(2) Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depășesc 10 % din contribuția totală din fond și sunt permise doar în situații justificate de cauze care sunt în afara controlului autorității responsabile. În raportul intermediar și/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicație adecvată a eventualelor astfel de modificări.
Articolul 24
Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale
(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 4.
(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 40 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 5.
(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare și finale prezintă o defalcare a sumelor pe priorități, conform orientărilor strategice, precum și pe proiecte pentru fiecare categorie de acțiuni, conform articolului 3 alineatul (1) din actul de bază.
Articolul 25
Documente elaborate de autoritatea de audit
(1) Strategia de audit menționată la articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa 6.
(2) Cu excepția cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuții comunitare anuale de mai puțin de 1 milion de euro, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2009. Planul de audit este întocmit ca anexă la strategia de audit, în conformitate cu modelul din anexa 6. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.
(3) Raportul de audit și avizele menționate la articolul 30 alineatul (3) literele (a) și (b) din actul de bază se bazează pe auditurile sistemelor și auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit și sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexele 7.A și 7.B.
(4) Declarația de validitate menționată la articolul 30 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se bazează pe întreaga activitate de audit desfășurată de autoritatea de audit, precum și pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declarația de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa 7.C.
(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menționat la articolul 30 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declarația menționată la litera (c) a aceluiași articol, autoritatea de audit furnizează argumente și apreciază gravitatea problemei și impactul său financiar.
Articolul 26
Documente elaborate de autoritatea de certificare
(1) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări menționate la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa 8.
(2) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a soldului menționate la articolul 40 alineatul (1) litera (a) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa 9.
CAPITOLUL 4
Raportarea neregulilor
Articolul 27
Raportare inițială - derogări
(1) În conformitate cu modele din anexele 4 și 5, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.
Raportul indică:
(a)
fondul, programul anual și proiectul în cauză;
(b)
dispoziția care a fost încălcată;
(c)
data și sursa primei informații care a dus la suspectarea producerii unei nereguli;
(d)
practicile utilizate la producerea neregulii;
(e)
atunci când este cazul, dacă practica dă naștere unei suspiciuni de fraudă;
(f)
metoda prin care a fost constatată neregula;
(g)
valoarea contribuției comunitare în cauză.
Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepția cazurilor de suspiciune de fraudă:
(a)
cazurile în care neregulile sunt legate de sume de mai puțin de 10 000 de euro, imputabile bugetului general al Comunităților Europene;
(b)
cazurile în care neregula constă exclusiv în nerealizarea, integrală sau parțială, a unui proiect inclus în programul anual din cauza falimentului beneficiarului final;
(c)
cazurile aduse în atenția autorității competente de către beneficiarul final în mod voluntar și înaintea efectuării constatării de către autoritatea competentă, înainte sau după plata contribuției publice;
(d)
cazurile care sunt constatate și corectate de autoritatea competentă înainte de efectuarea vreunei plăți din contribuția publică către beneficiarul final și înainte de includerea cheltuielilor în cauză într-o declarație de cheltuieli transmisă Comisiei.
(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:
(a)
atunci când este cazul, celelalte state membre și țările terțe implicate;
(b)
perioada în timpul căreia sau momentul în care a fost produsă neregula;
(c)
autoritățile sau organismele naționale care au elaborat raportul oficial privind neregula și autoritățile responsabile de întreprinderea demersurilor administrative sau judiciare ulterioare;
(d)
data la care a avut loc prima constatare administrativă sau judiciară a neregulii;
(e)
identitatea persoanelor fizice și juridice implicate sau a oricăror alte entități participante, cu excepția cazului în care aceste informații sunt irelevante în scopul combaterii neregulilor, având în vedere tipul neregulii în cauză;
(f)
bugetul total și contribuția publică aprobată pentru proiect și distribuția cofinanțărilor între contribuția comunitară și cea națională;
(g)
valoarea contribuției publice afectate de neregulă și contribuția comunitară corespunzătoare pentru care există risc;
(h)
atunci când nu a fost efectuată nicio plată aferentă contribuției publice menționate la litera (g) către persoanele sau celelalte entități identificate, sumele care ar fi fost plătite în mod necuvenit în cazul în care nu ar fi fost constatată neregula;
(i)
suspendarea plăților, după caz, și posibilitățile de recuperare;
(j)
tipul cheltuielilor afectate de nereguli.
(3) Atunci când unele dintre informațiile menționate la alineatul 2, în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii și metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informațiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.
Articolul 28
Raportarea măsurilor ulterioare - Nerecuperarea
(1) Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior și despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informații sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele 4 și 5.
Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.
(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:
(a)
orice măsuri intermediare luate de către statul membru pentru a asigura recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit;
(b)
orice proceduri judiciare și administrative stabilite în scopul recuperării sumelor plătite în mod necuvenit și al impunerii sancțiunilor;
(c)
motivele eventualei sistări a procedurilor de recuperare;
(d)
motivele eventualei sistări a urmăririlor penale.
Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora și indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.
Articolul 29
Contactele cu statele membre
(1) Comisia întreține contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informațiilor furnizate privind neregulile, menționate la articolul 27, privind procedurile menționate la articolul 28 și privind posibilitatea de recuperare.
(2) Independent de contactele menționate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc și în alte state membre.
Articolul 30
Utilizarea informațiilor
(1) Comisia poate utiliza orice informație cu caracter general sau operațional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc și, pe baza informațiilor obținute, poate întocmi rapoarte și poate dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficientă a riscurilor.
(2) Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informațiile de la alineatul (1).
CAPITOLUL 5
Acces la informații și transparență
Articolul 31
Informații pentru potențialii beneficiari finali
(1) Autoritatea responsabilă se asigură că indicațiile esențiale privind programele multianuale și anuale sunt difuzate pe scară largă, însoțite de detalii privind contribuțiile financiare în cauză, și sunt puse la dispoziția tuturor părților interesate.
Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidențialitatea dispozițiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale și a oricăror altor informații legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.
(2) Autoritatea responsabilă pune la dispoziția potențialilor beneficiari finali cel puțin următoarele informații:
(a)
condițiile de eligibilitate ce trebuie întrunite pentru a putea obține finanțare în cadrul unui program anual;
(b)
o descriere a procedurilor de examinare a cererilor de finanțare și a termenelor aferente;
(c)
criteriile de selecție a proiectelor ce urmează să fie finanțate;
(d)
persoanele de contact care pot furniza informații cu privire la programele anuale.
În plus, autoritatea responsabilă informează potențialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).
Articolul 32
Informații pentru beneficiarii finali
Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanțării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).
Articolul 33
Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg
(1) Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informații și transparența în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme și metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.
(2) Autoritatea responsabilă organizează cel puțin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informații și a transparenței:
(a)
cel puțin o activitate de informare pe an, care prezintă, începând din 2008, lansarea programului multianual sau realizările programului (programelor) anual(e);
(b)
publicarea anuală, cel puțin pe un site internet, a listei beneficiarilor finali, a denumirilor proiectelor și a valorii finanțării publice și comunitare alocate acestora. Nu se specifică numele persoanelor care aparțin grupurilor-țintă definite la articolul 6 din actul de bază. Adresa site-ului este comunicată Comisiei.
Articolul 34
Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg
(1) Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) și (4), cu privire la asistența obținută din fond.
(2) Beneficiarul final fixează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplinește următoarele condiții:
(a)
contribuția totală a Comunității la proiect depășește 100 000 EUR; și
(b)
operațiunea constă în achiziționarea unui obiect fizic sau a unei infrastructuri de finanțare sau a unor proiecte de construcție.
Panoul va indica tipul și denumirea proiectului. În plus, informațiile menționate la articolul 35 vor ocupa cel puțin 25 % din suprafața panoului.
(3) Atunci când un proiect primește finanțare în cadrul unui program anual cofinanțat de fond, beneficiarul final se asigură că participanții la proiect au fost informați cu privire la finanțarea respectivă.
(4) Orice document, inclusiv orice listă de prezență sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declarație care să indice faptul că proiectul este cofinanțat de fond.
Articolul 35
Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și a transparenței privind operațiunea
Toate măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potențiali și publicului larg includ următoarele:
1.
emblema Uniunii Europene, în conformitate cu standardele grafice indicate în anexa 10, precum și o trimitere la Uniunea Europeană;
2.
o trimitere la fond;
3.
o declarație aleasă de autoritatea responsabilă, care să evidențieze valoarea adăugată a contribuției Comunității.
Pentru articole promoționale mici sau pentru articole promoționale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 și 3.
CAPITOLUL 6
Date cu caracter personal
Articolul 36
Protecția datelor cu caracter personal
(1) Statele membre și Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informațiile menționate la articolul 27 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informațiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la fața locului și la informațiile menționate în capitolul 4.
(2) Informațiile menționate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituțiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informații, cu excepția cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informații a convenit astfel în mod expres.
CAPITOLUL 7
Schimbul electronic de documente
Articolul 37
Schimbul electronic de documente
În plus față de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menționate la capitolul 3, informațiile sunt transmise, de asemenea, ori de câte ori este posibil, prin mijloace electronice.
Articolul 38
Sistem informatic pentru schimbul de documente
(1) În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie și fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru și, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.
(2) Comisia și autoritățile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menționate în capitolul 3 în sistemul informatic menționat la alineatul (1).
(3) În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie inițiativă informațiile menționate la articolele 27 și 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.
(4) Orice costuri legate de interfața dintre sistemul informatic comun și sistemele informatice naționale, regionale și locale și orice costuri de adaptare a sistemelor naționale, regionale și locale la cerințele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 16 din actul de bază.
PARTEA III
DISPOZIȚII SPECIALE PENTRU FONDUL EUROPEAN PENTRU REFUGIAȚI
CAPITOLUL 1
Norme privind eligibilitatea
Articolul 39
Norme privind eligibilitatea
(1) Normele prevăzute în anexa 11 sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acțiunile finanțate în cadrul programelor anuale menționate la articolul 35 alineatul (4) din actul de bază.
(2) Normele sunt aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali și se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii din cadrul proiectului.
(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute de prezenta decizie.
Este de competența Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiție.
CAPITOLUL 2
Sisteme de gestiune și control
Articolul 40
Măsuri de urgență
(1) Cererile de măsuri de urgență sunt prezentate autorității responsabile în conformitate cu modelul din anexa 12.
(2) De fiecare dată când Comisia adoptă măsuri de urgență, se modifică decizia de finanțare care aprobă programul anual al statului membru în cauză. Modificarea indică suma alocată statului membru în cauză, perioada pentru care sunt eligibile cheltuielile și, după caz, derogarea de la normele privind eligibilitatea cheltuielilor definite în anexa 11 cu privire la acțiunile enumerate la articolul 5 din actul de bază.
(3) Raportul privind punerea în aplicare a acestor măsuri este inclus în raportul intermediar și în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual în cauză.
(4) O primă plată aferentă prefinanțării, reprezentând 80 % din suma alocată măsurilor de urgență, este vărsată statului membru în termen de șaizeci de zile de la adoptarea deciziei menționate la alineatul (2). Soldul este plătit atunci când se efectuează aceeași plată pentru programul anual în cauză.
Articolul 41
Sumă fixă pentru persoanele restabilite
(1) Pentru suma fixă care revine persoanelor restabilite, prevăzută la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază, în cursul perioadei menționate la articolul 43 din actul de bază, autoritatea responsabilă:
(a)
păstrează informațiile necesare pentru a permite identificarea corespunzătoare a persoanelor restabilite și a datei restabilirii acestora;
(b)
păstrează dovezile necesare care atestă faptul că aceste persoane se încadrează într-una dintre cele patru categorii definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază.
(2) Persoanele sunt restabilite în cursul anului calendaristic corespunzător programului anual.
(3) Rapoartele intermediar și final privind punerea în aplicare a programelor anuale menționează numărul persoanelor restabilite, conform celor patru categorii definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază.
Articolul 42
Punerea în aplicare a programelor anuale
(1) Prin derogare de la articolul 23, la punerea în aplicare a programului anual:
(a)
contribuția comunitară alocată persoanelor restabilite definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază nu va fi utilizată pentru alte acțiuni;
(b)
contribuția comunitară alocată măsurilor de urgență definite la articolul 21 din actul de bază nu va fi utilizată pentru alte acțiuni.
(2) Totalitatea resurselor anuale menționate la articolul 14 alineatul (7) din actul de bază cu privire la pragul de 15 % pentru acțiunile puse în aplicare în temeiul articolului 3 alineatul (4) din decizia respectivă se calculează ținându-se seama de suma stabilită în decizia Comisiei de adoptare a programului anual, fără a ține cont de eventualele resurse suplimentare alocate măsurilor de urgență.
PARTEA IV
DISPOZIȚII FINALE
Articolul 43
Destinatari
Prezenta decizie se adresează Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Irlandei, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat de Luxemburg, Republicii Ungaria, Republicii Malta, Regatului Țărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda, Regatului Suediei, Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord.
Adoptată la Bruxelles, 19 decembrie 2007.