32002R2343
L 357/72
JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE
REGULAMENTUL (CE, Euratom) NR. 2343/2002 AL COMISIEI
din 19 noiembrie 2002
privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene
CUPRINS
TITLUL I
OBIECTUL
TITLUL II
PRINCIPIILE BUGETARE
Capitolul 1
Principiile unității și exactității bugetare
Capitolul 2
Principiul anualității
Capitolul 3
Principiul echilibrului
Capitolul 4
Principiul unității de cont
Capitolul 5
Principiul universalității
Capitolul 6
Principiul specialității
Capitolul 7
Principiul bunei gestiuni financiare
Capitolul 8
Principiul transparenței
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
Capitolul 1
Întocmirea bugetului
Capitolul 2
Structura și prezentarea bugetului
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETARĂ
Capitolul 1
Dispoziții generale
Capitolul 2
Actorii financiari
Secțiunea 1
Principiul separării sarcinilor
Secțiunea 2
Ordonatorul de credite
Secțiunea 3
Contabilul
Secțiunea 4
Administratorii de avans
Capitolul 3
Răspunderea actorilor financiari
Secțiunea 1
Norme generale
Secțiunea 2
Norme aplicabile ordonatorilor de credite delegați și subdelegați
Secțiunea 3
Norme aplicabile contabililor și administratorilor de avans
Capitolul 4
Operațiuni de venituri
Secțiunea 1
Dispoziții generale
Secțiunea 2
Estimarea creanțelor
Secțiunea 3
Constatarea creanțelor
Secțiunea 4
Ordonanțarea recuperărilor
Secțiunea 5
Recuperarea
Secțiunea 6
Dispoziții specifice aplicabile redevențelor și taxelor
Capitolul 5
Operațiuni de cheltuieli
Secțiunea 1
Angajarea cheltuielilor
Secțiunea 2
Lichidarea cheltuielilor
Secțiunea 3
Ordonanțarea cheltuielilor
Secțiunea 4
Plata cheltuielilor
Secțiunea 5
Termenele limită pentru operațiunile de cheltuieli
Capitolul 6
Sisteme informatice
Capitolul 7
Auditorul intern
TITLUL V
ACHIZIȚIILE PUBLICE
TITLUL VI
SUBVENȚII ATRIBUITE DE ORGANISMUL COMUNITAR
TITLUL VII
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
Capitolul 1
Prezentarea conturilor
Capitolul 2
Contabilitatea
Secțiunea 1
Dispoziții comune
Secțiunea 2
Contabilitatea generală
Secțiunea 3
Contabilitatea bugetară
Capitolul 3
Inventarierea patrimoniului
TITLUL VIII
AUDITUL EXTERN ȘI DESCĂRCAREA DE GESTIUNE
Capitolul 1
Auditul extern
Capitolul 2
Descărcarea de gestiune
TITLUL IX
DISPOZIȚII TRANZITORII ȘI FINALE
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (1), în special articolul 185 alineatul (1),
având în vedere avizul Parlamentului European (2),
având în vedere avizul Consiliului (2),
având în vedere avizul Curții de Conturi (2),
întrucât:
(1)
Organismele comunitare instituite pentru a-și asuma sarcina de a desfășura anumite activități comunitare au personalitate juridică și, prin urmare, buget propriu reglementat de norme financiare specifice.
(2)
Pentru a garanta un anumit nivel de omogenitate între aceste norme și Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 (denumit în continuare „regulamentul financiar general”) și în temeiul articolului 185 alineatul (1) din regulamentul în cauză, prezentul regulament financiar cadru trebuie să prevadă norme privind întocmirea, execuția și verificarea bugetului organismelor comunitare menționate anterior care primesc într-adevăr subvenții de la bugetul comunitar (denumite în continuare „organisme comunitare”). Fiecare dintre aceste organisme comunitare își adoptă, în temeiul prezentului regulament financiar cadru, propriile norme financiare care, conform articolului 185 menționat anterior, pot să se îndepărteze de regulamentul financiar cadru în funcție de necesitățile specifice de gestiune ale organismelor în cauză, dar numai cu acordul Comisiei.
(3)
La fel ca și regulamentul financiar general, prezentul regulament financiar se limitează la stabilirea principiilor generale și a normelor de bază care reglementează întregul sector bugetar implicat, în timp ce normele de aplicare pot fi adoptate ulterior de aceste organisme pentru a îmbunătăți lizibilitatea normelor lor financiare.
(4)
Pentru întocmirea și execuția bugetului, trebuie reafirmate cele patru principii fundamentale ale dreptului bugetar (unității, universalității, specialității, anualității) și principiile echilibrului, unității de cont, bunei gestiuni financiare și transparenței.
(5)
Este necesar să se definească responsabilitățile și atribuțiile contabilului, ale auditorului intern și ale ordonatorilor de credite. Aceștia din urmă sunt pe deplin responsabili pentru toate operațiunile de venituri și cheltuieli efectuate sub autoritatea lor și trebuie să răspundă pentru acțiunile proprii, inclusiv, dacă este necesar, prin proceduri disciplinare.
(6)
La fel ca și în cazul instituțiilor, acestor organisme comunitare nu trebuie să li se permită să facă împrumuturi, în conformitate cu articolul 14 din Regulamentul Financiar general.
(7)
Funcția de audit intern din cadrul organismele comunitare trebuie efectuată de auditorul intern al Comisiei, care acționează astfel ca garant al omogenității generale a sistemului și a metodelor sale de lucru, în conformitate cu articolul 185 alineatul (3) din regulamentul financiar general.
(8)
Calendarul pentru întocmirea bugetului, prezentarea conturilor și acordarea descărcării de gestiune trebuie aliniat la dispozițiile echivalente din regulamentul financiar general, iar autoritatea responsabilă pentru a acorda organismelor comunitare descărcarea de gestiune este aceeași ca și pentru bugetul general [articolul 185 alineatul (2) din regulamentul financiar general].
(9)
Normele contabile aplicate de organismele comunitare trebuie să permită consolidarea cu conturile instituțiilor, iar în acest scop ele trebuie adoptate de contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 133 din noul regulament financiar general.
(10)
În conformitate cu articolul 46 din regulamentul financiar general, schema de personal este prezentată autorității bugetare spre aprobare.
(11)
Fiecare organism ar putea avea acces la grupul menționat la articolul 66 alineatul (4) din regulamentul financiar instituit de Comisie pentru examinarea neregulilor astfel încât cazurile identice să fie evaluate în mod similar.
(12)
Deoarece primesc o subvenție de la bugetul comunitar, organismele comunitare trebuie să respecte strict aceleași cerințe ca și instituțiile la adjudecarea contractelor de achiziții publice și la atribuirea de subvenții, în măsura în care astfel de contracte și subvenții sunt autorizate de actele de constituire a organismelor în cauză; în această privință este suficientă o trimitere la regulamentul financiar general.
(13)
La fel ca și instituțiile, organismele comunitare pot utiliza, pentru exercitarea sarcinilor care le sunt atribuite, organisme externe din sectorul privat numai dacă acest lucru este necesar, dar nu pentru sarcini care implică îndeplinirea unor obligații de serviciu public sau utilizarea competenței de apreciere discreționară, pentru a garanta răspunderea fiecărui organism pentru execuția bugetului său și respectarea obiectivelor care i-au fost atribuite la constituire.
(14)
Pentru justificarea solicitărilor lor de plată a subvenției comunitare, organismele comunitare trebuie să prezinte o previziune a fluxurilor de numerar, iar fondurile plătite de către Comunități pentru subvențiile în cauză trebuie să fie purtătoare de dobândă în beneficiul Comunităților.
(15)
Trebuie să existe dispoziții specifice de organizare a colectării redevențelor și taxelor, care reprezintă una dintre resursele acestor organisme.
(16)
Având în vedere cerințele statutare care decurg din actele de constituire a organismelor comunitare, procedura de prezentare a conturilor ar trebui adaptată și ar trebui prevăzută obligația consiliului de administrație de a-și da avizul cu privire la conturi.
(17)
Noua structură a bugetului adoptată în regulamentul financiar general trebuie utilizată și de către organismele comunitare, în măsura în care acest lucru se justifică prin natura activităților lor.
(18)
Singurele dispoziții din regulamentul financiar general care trebuie incluse în prezentul regulament sunt cele relevante pentru organismele comunitare.
În special, prezentul regulament nu trebuie deci să includă dispoziții privind domenii de activitate care nu au legătură cu organismele comunitare, diversele metode de execuție care includ conceptul de externalizare și informațiile privind bugetul care urmează să fie trimise Parlamentului European și Consiliului. În plus, ar trebui luate în considerare numai unele categorii de venituri atribuite în regulamentul financiar general și, în final, procedura pentru transferul creditelor și întocmirea bugetului trebuie să fie mai puțin detaliată și mai puțin complexă,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
TITLUL I
OBIECTUL
Articolul 1
Prezentul regulament specifică normele esențiale de la care normele financiare ale fiecărui organism comunitar se pot abate numai dacă necesitățile lor specifice de funcționare impun acest lucru și cu acordul prealabil al Comisiei, în conformitate cu articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (denumit în continuare „regulamentul financiar general”).
Articolul 2
În înțelesul prezentului regulament:
1.
„organism comunitar” înseamnă orice organism menționat la articolul 185 alineatul (1) din regulamentul financiar general;
2.
„consiliul de administrație” înseamnă principalul organ intern de decizie în domeniul financiar și bugetar al organismului comunitar, indiferent de denumirea care îi este dată în instrumentul constitutiv al organismului comunitar;
3.
„director” înseamnă persoana responsabilă pentru aplicarea deciziilor consiliului de administrație și pentru executarea bugetului organismului comunitar în calitate de ordonator de credite, indiferent de titlul care îi este acordat în instrumentul constitutiv al organismului comunitar;
4.
„instrument constitutiv” înseamnă instrumentul de drept comunitar care reglementează principalele aspecte ale constituirii și funcționării organismului comunitar;
5.
„autoritate bugetară” înseamnă Parlamentul European și Consiliul Uniunii Europene.
TITLUL II
PRINCIPIILE BUGETARE
Articolul 3
Întocmirea și executarea bugetului organismului bugetar (denumit în continuare „bugetul”) respectă principiile unității și exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specialității, bunei gestiuni financiare și transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.
CAPITOLUL 1
Principiile unității și exactității bugetare
Articolul 4
Bugetul este un instrument care, pentru fiecare exercițiu financiar, prevede și autorizează veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru organismul comunitar.
Articolul 5
Bugetul cuprinde:
(a)
veniturile proprii constituite din redevențe și taxe pe care organismul comunitar este autorizat să le colecteze în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate, precum și orice alte venituri;
(b)
venituri constituite din orice contribuții financiare ale statelor membre gazdă;
(c)
o subvenție acordată de Comunitățile Europene;
(d)
venituri alocate pentru efectuarea unor cheltuieli specifice în conformitate cu articolul 19 alineatul (1);
(e)
cheltuielile organismului comunitar, inclusiv cheltuieli administrative.
Articolul 6
(1) Nu se colectează nici un venit și nu se efectuează nici o cheltuială dacă acestea nu sunt înscrise într-o categorie din buget.
(2) Un credit nu trebuie înregistrat în buget dacă nu are ca destinație o cheltuială considerată necesară.
(3) Nu poate fi angajată sau ordonanțată nici o cheltuială în plus față de creditele autorizate în buget.
CAPITOLUL 2
Principiul anualității
Articolul 7
Creditele înregistrate în buget sunt autorizate pentru un exercițiu financiar care începe la data de 1 ianuarie și se încheie la data de 31 decembrie.
Articolul 8
(1) Bugetul conține credite diferențiate și nediferențiate, formate din credite de angajament și credite de plată.
(2) Creditele de angajament acoperă costurile totale ale angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar curent.
(3) Creditele de plată acoperă plăți efectuate pentru onorarea angajamentelor juridice asumate în cursul exercițiului financiar curent și/sau al exercițiilor financiare anterioare.
(4) Creditele administrative sunt nediferențiate. Cheltuielile administrative rezultate din contracte încheiate pentru perioade care depășesc durata exercițiului, fie în conformitate cu practica locală, fie pentru furnizarea de echipamente, se contabilizează în bugetul exercițiului financiar în care sunt efectuate.
Articolul 9
(1) Veniturile organismului comunitar menționate la articolul 5 sunt înregistrate în contabilitate pentru un exercițiu financiar pe baza sumelor colectate în cursul exercițiului financiar.
(2) Veniturile organismului comunitar dau naștere unor credite de plată în cuantum echivalent.
(3) Creditele autorizate în bugetul unui anumit exercițiu pot fi utilizate numai pentru acoperirea cheltuielilor angajate și plătite în exercițiul financiar în cauză și pentru acoperirea sumelor datorate pentru angajamente din exercițiile financiare anterioare.
(4) Angajamentele sunt înregistrate în contabilitate în temeiul angajamentelor juridice asumate până la data de 31 decembrie.
(5) Plățile se înregistrează în contabilitatea unui exercițiu financiar pe baza plăților efectuate de către contabil până la data de 31 decembrie a exercițiului în cauză.
Articolul 10
(1) Creditele care nu au fost utilizate până la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate se anulează.
Cu toate acestea, ele pot fi reportate numai pentru exercițiul financiar următor, printr-o decizie adoptată de consiliul de administrație până la data de 15 februarie, în conformitate cu alineatele (2)-(8).
(2) Creditele de cheltuieli cu personalul nu pot fi reportate.
(3) În cazul creditelor de angajament pentru creditele diferențiate și pentru creditele nediferențiate care nu au fost angajate la închiderea exercițiului financiar se pot reporta sumele corespunzătoare creditelor de angajament pentru care a fost finalizată până la data de 31 decembrie cea mai mare parte a etapelor pregătitoare din procedura de angajare, care urmează să fie definită în normele de aplicare a regulamentului financiar ale fiecărui organism comunitar; sumele în cauză pot fi apoi angajate până la data de 31 martie a exercițiului următor.
(4) Creditele de plată pentru creditele diferențiate pot fi reportate în ceea ce privește sumele necesare pentru acoperirea angajamentelor existente sau a angajamentelor legate de creditele de angajament reportate, în cazul în care creditele prevăzute pentru categoriile relevante din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu acoperă necesarul. Organismul comunitar utilizează mai întâi creditele autorizate pentru exercițiul financiar în curs și nu utilizează creditele reportate înainte de epuizarea creditelor autorizate pentru exercițiul financiar în curs.
(5) Creditele nediferențiate care corespund unor obligații contractate corespunzător la închiderea exercițiului financiar se reportează automat numai pentru exercițiul financiar următor.
(6) Creditele reportate care nu au fost angajate până la data de 31 martie a anului n + 1 se anulează automat.
Creditele reportate în acest mod sunt identificate în contabilitate.
(7) Creditele disponibile la data de 31 decembrie, generate din veniturile atribuite menționate la articolul 19, sunt reportate automat.
Creditele disponibile corespunzătoare veniturilor atribuite reportate trebuie utilizate primele.
Articolul 11
Dezangajarea sumelor ca urmare a neexecutării totale sau parțiale a acțiunilor pentru care au fost alocate creditele, produsă în exercițiile financiare ulterioare celui în care au fost angajate creditele, atrage după sine anularea creditelor respective.
Articolul 12
Creditele prinse în buget pot fi angajate cu efect de la data 1 ianuarie, de îndată ce bugetul devine definitiv.
Articolul 13
(1) Începând cu data de 15 noiembrie a fiecărui exercițiu, pot fi angajate în avans cheltuieli administrative curente în contul creditelor prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Cu toate acestea, aceste angajamente nu pot să fie mai mari de un sfert din creditele de la categoria bugetară corespunzătoare exercițiului financiar în derulare. Ele nu se pot aplica unor cheltuieli noi, de un anumit tip, care nu au fost aprobate în principiu în ultimul buget adoptat conform procedurii.
(2) Cheltuielile care trebuie plătite în avans, de exemplu chiriile, pot genera plăți începând cu data de 1 decembrie, care vor fi contabilizate în contul creditelor pentru exercițiul financiar următor.
Articolul 14
(1) Dacă bugetul organului comunitar nu a fost adoptat în forma sa finală la deschiderea exercițiului financiar, următoarele norme se aplică angajării și plății cheltuielilor care au putut fi contabilizate într-o anumită categorie din buget în cadrul executării ultimului buget adoptat corespunzător.
(2) Se pot asuma angajamente pe capitole până la maximum un sfert din creditele totale autorizate în capitolul în cauză pentru exercițiul financiar anterior, plus o doisprezecime pentru fiecare lună care a trecut.
Lunar, se pot efectua plăți pe capitole până la maximum o doisprezecime din creditele autorizate în capitolul în cauză pentru exercițiul financiar anterior.
Limita creditelor prevăzute în situația estimărilor de venituri și cheltuieli nu poate fi depășită.
(3) La solicitarea directorului, dacă este necesar pentru continuitatea acțiunilor organismului comunitar și necesității de gestiune, consiliul de administrație poate să autorizeze simultan două sau mai multe doisprezecimi atât pentru angajamente, cât și pentru plăți, în plus față de cele disponibilizate automat în temeiul alineatelor (1) și (2).
Doisprezecimile suplimentare sunt autorizate integral și nu sunt divizibile.
CAPITOLUL 3
Principiul echilibrului
Articolul 15
(1) Veniturile și creditele de plată din buget trebuie să fie echilibrate.
(2) Creditele de angajament nu pot depăși cuantumul subvenției comunitare, la care se adaugă veniturile proprii și orice alte venituri menționate la articolul 5.
(3) Organismul comunitar nu poate face împrumuturi.
(4) Fondurile plătite organismului comunitar constituie pentru bugetul acestuia o subvenție de echilibrare și se consideră creditare în sensul articolului 81 alineatul (1) litera (b) punctul (i) din regulamentul financiar general.
Articolul 16
(1) Dacă soldul contului de rezultate în sensul articolului 81 este pozitiv, acesta este rambursat Comisiei până la concurența subvenției comunitare plătite în cursul exercițiului. Cuantumul soldului care este mai mare decât cuantumul subvenției comunitare plătite în cursul exercițiului se înregistrează în bugetul exercițiului financiar următor ca venit.
Diferența dintre subvenția comunitară înregistrată în bugetul general și cea plătită efectiv organismului se anulează.
(2) Dacă soldul contului de rezultate prevăzut la articolul 81 este negativ, acesta se înregistrează în bugetul exercițiului financiar următor.
(3) Veniturile sau creditele de plată se înregistrează în buget în cursul procedurii bugetare recurgându-se la procedura scrisorii rectificative sau, în cursul execuției bugetare, prin intermediul unui buget rectificativ.
CAPITOLUL 4
Principiul unității de cont
Articolul 17
Bugetul se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro.
Cu toate acestea, pentru fluxurile de numerar, contabilul și, în cazul conturilor de avans, administratorii de avans sunt autorizați să efectueze operațiuni în monede naționale în conformitate cu normele financiare ale fiecărui organism comunitar.
CAPITOLUL 5
Principiul universalității
Articolul 18
Veniturile totale acoperă creditele totale de plată, sub rezerva articolului 19. Toate veniturile și cheltuielile se înregistrează integral fără a fi regularizate între ele, sub rezerva articolului 21.
Articolul 19
(1) Următoarele venituri se utilizează pentru finanțarea unor cheltuieli specifice:
(a)
veniturile alocate pentru o anumită destinație, precum veniturile din fundații, subvenții, cadouri și moșteniri;
(b)
contribuțiile la activitățile organismului comunitar din partea statelor membre, a unor țări terțe sau organisme diverse, în măsura în care acest lucru este prevăzut în acordul încheiat între organismul comunitar și statele membre, țările terțe sau organismele în cauză.
(2) Ansamblul veniturilor în sensul alineatului (1) acoperă toate cheltuielile directe și indirecte efectuate pentru activitatea sau destinația în cauză.
(3) Bugetul include categorii pentru înregistrarea tipurilor de venituri alocate prevăzute în alineatul (1) și indică, ori de câte ori este posibil, cuantumul acestora.
Articolul 20
(1) Directorul poate accepta orice donație făcută organismului comunitar, precum fundații, subvenții, cadouri și bunuri lăsate prin legat.
(2) Acceptarea unor donații care pot implica obligații financiare este supusă aprobării prealabile a consiliului de administrație, care hotărăște în termen de două luni de la data la care i-a fost prezentată solicitarea. În cazul în care consiliul de administrație nu ia o decizie în termenul menționat, donația se consideră acceptată.
Articolul 21
(1) Regulamentul financiar al fiecărui organism comunitar precizează cazurile în care anumite sume pot fi deduse din solicitări de plată, facturi sau situații de plată, care apoi sunt date la plată pentru suma netă.
Reducerile, scontările și rabaturile de pe facturi sau cereri de plată nu se înregistrează ca venituri ale organismului comunitar.
(2) Costul produselor și serviciilor furnizate organismului comunitar se contabilizează în buget la suma totală fără taxe, dacă includ taxe rambursate:
(a)
fie de către statele membre în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene, cu condiția ca acesta să fie aplicabil organismului comunitar;
(b)
fie de către un stat membru sau o țară terță în temeiul altor acorduri relevante.
Orice obligații fiscale naționale suportate temporar de către organismul comunitar în temeiul primului paragraf se înregistrează într-un cont de așteptare până la rambursarea lor de către statul în cauză.
(3) Orice sold negativ se înregistrează în buget la capitolul cheltuieli.
(4) Se pot face regularizări cu privire la diferențele de schimb apărute în execuția bugetară. Rezultatul final, profit sau pierdere, se înregistrează în soldul exercițiului.
CAPITOLUL 6
Principiul specialității
Articolul 22
Creditele sunt defalcate în totalitate pe titluri și capitole; capitolele sunt divizate în articole și poziții.
Articolul 23
(1) Directorul poate efectua transferuri de la un articol la altul în cadrul aceluiași capitol.
Acesta informează consiliul de administrație cât mai curând posibil cu privire la transferurile efectuate în temeiul primului alineat.
(2) Directorul poate efectua transferuri de la un titlu la altul și de la un capitol la altul până la o limită totală de 10 % din creditele exercițiului financiar. Peste această limită, acesta poate propune consiliului de administrație transferuri de credite de la un titlu la altul sau de la un capitol la altul în cadrul aceluiași titlu. Consiliul de administrație are la dispoziție o lună în care să se opună acestor transferuri; după acest termen limită, acestea sunt considerate adoptate.
(3) Propunerile de transferuri și transferurile efectuate în temeiul prezentului articol sunt însoțite de documente justificative detaliate care prezintă execuția creditelor, estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru categoriile bugetare care urmează să fie creditate, cât și pentru acelea din care se repartizează creditele.
Articolul 24
(1) Creditele pot fi transferate numai către categorii bugetare pentru care au fost autorizate credite de la buget sau care poartă o mențiune simbolică (p.m.).
(2) Creditele corespunzătoare veniturilor repartizate pot fi transferate numai dacă sunt utilizate pentru destinația căreia îi sunt repartizate veniturile.
CAPITOLUL 7
Principiul bunei gestiuni financiare
Articolul 25
(1) Creditele bugetare se utilizează în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, adică în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.
(2) Principiul economiei impune ca resursele utilizate de organismul comunitar pentru desfășurarea activităților sale să fie distribuite în timp util, în cantitatea și la calitatea corespunzătoare și la cel mai bun preț.
Principiul eficienței vizează cel mai bun raport între resursele utilizate și rezultatele obținute.
Principiul eficacității vizează atingerea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate.
(3) Pentru toate sectoarele de activitate incluse în buget se stabilesc obiective specifice, cuantificabile, realizabile, relevante și datate. Atingerea acestor obiective se monitorizează prin indicatori de performanță pentru fiecare activitate, iar directorul furnizează consiliului de administrație informații în această privință. Aceste informații sunt furnizate anual și cel târziu în documentele care însoțesc proiectul preliminar de buget.
(4) Pentru a îmbunătăți procesul decizional, organismul comunitar face evaluări ex anteși ex post ale programelor sau activităților. Aceste evaluări se fac pentru toate programele și activitățile care implică cheltuieli semnificative, iar rezultatele evaluării sunt transmise consiliului de administrație.
CAPITOLUL 8
Principiul transparenței
Articolul 26
(1) Bugetul se întocmește și se execută și conturile se prezintă în conformitate cu principiul transparenței.
(2) Bugetul și bugetele rectificative, în forma finală în care au fost adoptate, se publică în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene în termen de două luni de la adoptare.
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
CAPITOLUL 1
Întocmirea bugetului
Articolul 27
(1) Bugetul se întocmește în conformitate cu dispozițiile din actele constitutive ale organismului comunitar respectiv.
(2) În conformitate cu actele constitutive, organismul comunitar trimite Comisiei o estimare a veniturilor și cheltuielilor sale și liniile directoare generale care stau la baza estimării, precum și programul său de lucru, până la data de 31 martie a fiecărui an.
(3) Estimarea veniturilor și cheltuielilor organismului comunitar include:
(a)
o schemă de personal care stabilește numărul de posturi permanente și temporare autorizate în limitele creditelor bugetare, pe grade și categorii;
(b)
dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și încasărilor în numerar;
(d)
informații privind atingerea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități, precum și noi obiective cuantificate prin indicatori; rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate pentru a demonstra eventualele avantaje ale unei rectificări bugetare propuse.
(4) Ca parte a procedurii de adoptare a bugetului general, Comisia trimite autorității bugetare situația estimativă a organismului comunitar și propune cuantumul subvenției pentru organismul comunitar și personalul de care consideră că are nevoie organismul.
(5) Autoritatea bugetară adoptă schema de personal la nivelul organismului comunitar și orice modificare ulterioară a acesteia, în conformitate cu articolul 32 alineatul (1).
(6) Bugetul și schema de personal se adoptă de către consiliul de administrație. Acestea devin definitive după adoptarea finală a bugetului general care stabilește cuantumul subvenției și schema de personal, iar dacă este nevoie bugetul și schema de personal se modifică în consecință.
Articolul 28
Orice modificare a bugetului, inclusiv a schemei de personal, face obiectul unui buget rectificativ adoptat prin aceeași procedură ca și bugetul inițial, în conformitate cu dispozițiile actelor de constituire și ale articolului 27.
CAPITOLUL 2
Structura și prezentarea bugetului
Articolul 29
Bugetul include un raport de venituri și un raport de cheltuieli.
Articolul 30
În măsura în care acest lucru se justifică prin natura activităților agenției, raportul cheltuielilor se stabilește pe baza unei nomenclaturi cu o clasificare în funcție de destinație. Această nomenclatură este determinată de organismul comunitar și face o distincție clară între creditele administrative și creditele de funcționare.
Articolul 31
Bugetul prezintă:
1.
în raportul de venituri:
(a)
veniturile estimate ale organismului comunitar pentru exercițiul financiar în cauză;
(b)
veniturile estimate pentru exercițiul financiar anterior și veniturile exercițiului n - 2;
(c)
comentarii adecvate pentru fiecare linie de venituri;
2.
în raportul de cheltuieli:
(a)
creditele de angajament și de plată pentru exercițiul financiar în cauză;
(b)
creditele de angajament și de plată pentru exercițiul financiar anterior și cheltuielile angajate și cheltuielile plătite în cursul exercițiului n - 2;
(c)
un raport sintetic al plăților scadente de efectuat în exercițiile financiare ulterioare pentru acoperirea angajamentelor bugetare înregistrate în exerciții financiare anterioare;
(d)
comentarii adecvate pentru fiecare subdiviziune.
Articolul 32
(1) Schema de personal menționată la articolul 27 prezintă, în paralel cu numărul de posturi autorizate pentru exercițiul financiar, numărul autorizat pentru exercițiul anterior și numărul de posturi efectiv ocupate.
Schema de personal reprezintă o limită absolută pentru organismul comunitar; nu se poate face nici o numire peste limita stabilită.
Cu toate acestea, cu excepția gradelor A1, A2 și A3, consiliul de administrație poate modifica schema de personal cu până la maximum 10 % din posturile autorizate, sub rezerva a două condiții:
(a)
ca volumul creditelor de personal corespunzătoare unui exercițiu financiar complet să nu fie afectat;
(b)
ca limita numărului total de posturi prevăzute prin schema de personal să nu fie depășită.
(2) Prin derogare de la al doilea paragraf din primul alineat, efectele desfășurării de activități cu program parțial autorizate de autoritatea de numire în conformitate cu Statutul personalului pot fi compensate cu alte numiri.
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETARĂ
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Articolul 33
Directorul îndeplinește funcția de ordonator de credite. Acesta execută veniturile și cheltuielile bugetare în conformitate cu normele financiare ale organismului comunitar, pe propria răspundere și în limitele creditelor autorizate.
Articolul 34
(1) Directorul poate delega atribuțiile sale de execuție bugetară personalului organismului comunitar care intră sub incidența regulamentelor și normelor aplicabile funcționarilor și celorlalți agenți ai Comunităților Europene (denumite în continuare „Statutul personalului”), în conformitate cu condițiile prevăzute în normele financiare, în sensul articolului 185 din regulamentul financiar general, adoptate de consiliul de administrație. Cei împuterniciți în acest mod pot acționa numai în limitele atribuțiilor care le-au fost conferite expres.
(2) Delegatul poate subdelega atribuțiile primite în conformitate cu normele de aplicare a prezentului regulament menționate la articolul 99. Fiecare act de subdelegare necesită acordul explicit al directorului.
Articolul 35
(1) Tuturor actorilor financiari, în sensul capitolului 2 din prezentul titlu, le este interzis să ia măsuri de execuție bugetară care pot genera un conflict între interesele proprii și cele ale organismului comunitar. Dacă survine un astfel de caz, actorul în cauză trebuie să se abțină de la astfel de măsuri și să prezinte situația autorității competente.
(2) Un conflict de interese survine în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor în execuția bugetară sau ale unui auditor intern este compromisă din motive care implică familia, viața personală, afinitatea politică sau națională, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al beneficiarului.
(3) Autoritatea competentă menționată în alineatul (1) este superiorul direct al angajatului în cauză. Dacă angajatul este directorul, autoritatea competentă este consiliul de administrație.
Articolul 36
(1) Bugetul este executat de director în departamentele aflate sub autoritatea sa.
(2) Sarcinile de expertiză tehnică și sarcinile administrative, preparatorii și auxiliare care nu implică exercitarea autorității publice sau utilizarea competenței de apreciere discreționară pot fi încredințate prin contract unor entități sau organisme externe din sectorul privat, dacă acest lucru se dovedește indispensabil.
CAPITOLUL 2
Actorii financiari
Secțiunea 1
Principiul separării funcțiilor
Articolul 37
Sarcinile ordonatorului de credite și ale contabilului sunt separate și incompatibile.
Secțiunea 2
Ordonatorul de credite
Articolul 38
(1) Ordonatorul de credite răspunde de executarea veniturilor și cheltuielilor în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare și pentru asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate.
(2) Pentru executarea cheltuielilor, ordonatorul de credite face angajamente bugetare și angajamente juridice, lichidează cheltuieli, ordonanțează plăți și desfășoară activitățile prealabile necesare executării creditelor.
(3) Executarea veniturilor include estimarea creanțelor, constatarea drepturilor de recuperat și emiterea de ordine de recuperare. Implică renunțarea la drepturi constatate, dacă este cazul.
(4) Ordonatorul de credite stabilește, cu respectarea standardelor minime adoptate de consiliul de administrație în temeiul standardelor echivalente prevăzute de Comisie pentru departamentele sale și ținând seama de riscurile asociate mediului de gestiune și de natura acțiunii finanțate, structura organizatorică și sistemele și procedurile interne de gestiune și control adecvate pentru exercitarea sarcinilor sale, inclusiv, dacă este cazul, verificări ex post.
Ordonatorul de credite înființează în cadrul propriilor departamente o funcție de expertiză și consiliere destinată să îl asiste la controlarea riscurilor asociate activităților sale.
(5) Înainte de autorizarea unei operațiuni, aspectele sale funcționale și financiare sunt verificate de către angajați diferiți de cel care a inițiat operațiunea. Inițierea, verificarea ex anteși verificarea ex post a unei operațiuni sunt funcții separate.
(6) Ordonatorul de credite păstrează documentele justificative pentru operațiunile desfășurate pentru o perioadă de cinci ani de la data deciziei de aprobare a descărcării de gestiune pentru execuția bugetară.
Articolul 39
(1) Prin inițierea unei operațiuni, menționată la articolul 38 alineatul (5), se înțelege ansamblul operațiunilor de pregătire a adoptării actelor de execuție bugetară de către ordonatorii de credite menționați la articolele 33 și 34.
(2) Prin verificarea ex ante a unei operațiuni, menționată la articolul 38 alineatul (5), se înțelege ansamblul verificărilor ex ante efectuate de ordonatorul de credite pentru verificarea aspectelor funcționale și financiare.
(3) Fiecare operațiune este supusă cel puțin unei verificări ex ante. Scopul acestei verificări este de a determina:
(a)
regularitatea și conformitatea cheltuielii cu dispozițiile relevante;
(b)
dacă s-a aplicat principiul bunei gestiuni financiare menționat la articolul 25.
(4) Scopul verificărilor ex post a documentelor și, dacă este cazul, al verificărilor la fața locului este de a verifica dacă operațiunile finanțate de la buget au fost corect puse în aplicare și, în special, dacă au fost respectate criteriile menționate în alineatul (3). Aceste verificări pot fi organizate prin sondaj pe baza analizei riscurilor.
(5) Funcționarii și ceilalți angajați responsabili pentru verificările menționate în alineatele (2) și (4) sunt diferiți de cei care îndeplinesc sarcinile menționate în alineatul (1) și nu sunt subordonați acestora.
(6) Tot personalul responsabil pentru verificarea gestionării operațiunilor financiare trebuie să posede competențele profesionale necesare. Aceștia respectă un anumit cod de standarde profesionale adoptat de organismul comunitar și bazat pe standardele stabilite de Comisie pentru propriile departamente.
Articolul 40
(1) Ordonatorul de credite raportează consiliului de administrație cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale sub forma unui raport anual de activitate (denumit în continuare „raportul ordonatorului de credite”), însoțit de informații financiare și de gestiune. Acest raport indică rezultatele operațiunilor sale față de obiectivele stabilite, riscurile asociate acestor operațiuni, utilizarea resurselor furnizate și modul de funcționare a sistemului intern de control. Auditorul intern în sensul articolului 71 ia notă de raportul anual de activitate și de orice alte informații identificate.
(2) Până la data de 15 iunie a fiecărui exercițiu, consiliul de administrație trimite autorității bugetare și Curții de Conturi o analiză și o evaluare a raportului anual de activitate al ordonatorului de credite pentru exercițiul financiar anterior. Această analiză și evaluare este inclusă în raportul anual al organismului comunitar, în conformitate cu prevederile actelor de constituire.
Articolul 41
Orice membru al personalului implicat în gestionarea financiară și controlul tranzacțiilor care consideră că o decizie pe care la cererea superiorului său trebuie să o aplice sau să o accepte implică nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte informează directorul în scris și, dacă acesta din urmă nu ia măsuri într-o perioadă rezonabilă, grupul menționat la articolul 47 alineatul (4) și consiliul de administrație. În eventualitatea oricăror activități ilegale, de fraudă sau corupție care pot dăuna intereselor Comunității, persoana în cauză informează autoritățile și organismele desemnate de legislația în vigoare.
Articolul 42
În cazul în care atribuțiile privind execuția bugetară sunt delegate sau subdelegate în temeiul articolului 34, în cazul ordonatorilor de credite cu delegație sau subdelegație se aplică, mutatis mutandis, articolul 38 alineatele (1), (2) și (3).
Secțiunea 3
Contabilul
Articolul 43
(1) Consiliul de administrație numește un contabil care intră sub incidența Statutului personalului, cu următoarele responsabilități în cadrul organismului comunitar:
(a)
să execute corect plățile, să colecteze veniturile și să recupereze creanțele constatate;
(b)
să pregătească și să prezinte conturile în conformitate cu titlul VII;
(c)
să țină contabilitatea în conformitate cu titlul VII;
(d)
să pună în aplicare, în conformitate cu titlul VII, normele și metodele contabile și planul contabil în conformitate cu dispozițiile adoptate de contabilul Comisiei;
(e)
să instituie și să valideze sistemele contabile și, dacă este cazul, să valideze sistemele instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea și justificarea informațiilor contabile;
(f)
să gestioneze trezoreria.
(2) Contabilul obține de la ordonatorul de credite, care le va garanta fiabilitatea, toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor care oferă o imagine reală a activelor organismului comunitar și a execuției bugetare.
(3) Sub rezerva alineatului (4) din prezentul articol și a articolului 44, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze fonduri și alte active. El răspunde de conservarea lor.
(4) Dacă este indispensabil pentru îndeplinirea sarcinilor, contabilul poate să delege anumite sarcini unor subordonați care intră sub incidența Statutului personalului.
(5) Instrumentul de delegare prevede sarcinile încredințate delegaților, precum și drepturile și obligațiile acestora.
Secțiunea 4
Administratorii de avans
Articolul 44
Dacă acest lucru se dovedește indispensabil pentru plata unor sume mici și pentru colectarea altor venituri menționate la articolul 5, se pot constitui conturi de avans care sunt alimentate de contabil și reprezintă responsabilitatea administratorilor de avans desemnați de acesta.
Cuantumul maxim al fiecărei cheltuieli sau încasări, care poate fi plătit de către administratorul de avans unor terțe părți, nu poate fi mai mare de un anumit cuantum ce urmează să fie specificat de fiecare organism comunitar pentru fiecare cheltuială sau încasare.
CAPITOLUL 3
Răspunderea actorilor financiari
Secțiunea 1
Norme generale
Articolul 45
(1) Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, ordonatorilor de credite delegați sau subdelegați li se poate retrage în orice moment, temporar sau definitiv, delegarea sau subdelegarea de către autoritatea care i-a numit.
Ordonatorul de credite își poate retrage în orice moment acordul său pentru o anumită subdelegare.
(2) Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, contabilul poate fi în orice moment suspendat din funcții, temporar sau definitiv, de către consiliul de administrație. Consiliul de administrație numește un contabil interimar.
(3) Fără să aducă atingere vreunei măsuri disciplinare, administratorii de avans pot fi în orice moment suspendați din funcțiile pe care le dețin, temporar sau definitiv, de către contabil.
Articolul 46
(1) Dispozițiile din prezentul capitol nu aduc atingere răspunderii de drept penal pe care o pot angaja ordonatorul de credite și persoanele menționate la articolul 45 în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Comunităților și privind combaterea corupției implicând funcționari ai Comunităților Europene sau funcționari ai statelor membre.
(2) Fiecare ordonator de credite, contabil sau administrator de avans răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul personalului, fără să se aducă atingere articolelor 47, 48 și 49. În cazul unor activități ilegale, de fraudă sau corupție care pot dăuna intereselor Comunității, sunt sesizate autoritățile și organismele prevăzute de legislația în vigoare.
Secțiunea 2
Norme aplicabile ordonatorilor de credite delegați și subdelegați
Articolul 47
(1) Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul personalului. În consecință, acestuia i se poate solicita să repare, integral sau parțial, orice prejudiciu suferit de Comunități prin comiterea de către ordonatorul de credite a unor erori profesionale grave în exercitarea atribuțiilor sale, în special la constatarea creanțelor de recuperat sau la emiterea ordinelor de recuperare a creanțelor, la angajarea unei cheltuieli sau la semnarea unui ordin de plată, fără să se conformeze prezentului regulament financiar și normelor sale de aplicare.
Același lucru este valabil în cazul în care, din cauza unei erori personale grave, ordonatorul de credite omite să întocmească un document de constatare a unei creanțe, omite sau întârzie, fără justificare, să emită un ordin de recuperare, neglijează sau întârzie, fără justificare, să emită un ordin de plată, antrenând astfel răspunderea civilă a agenției față de terțe părți.
(2) Atunci când ordonatorul de credite delegat sau subdelegat consideră că o decizie care îl privește comportă nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare, el trebuie să informeze în scris autoritatea de delegare. Dacă autoritatea de delegare dă instrucțiuni motivate, în scris, ordonatorului de credite delegat sau subdelegat de a aplica decizia în cauză, acesta din urmă trebuie să aplice decizia și nu poate fi considerat răspunzător.
(3) În cazul delegării, ordonatorul de credite continuă să fie răspunzător de eficacitatea sistemelor de gestiune și control intern instituite și de alegerea ordonatorului de credite delegat.
(4) Grupul constituit de către Comisie pentru a determina dacă a survenit o neregulă financiară și posibilele sale consecințe, în conformitate cu articolul 66 alineatul (4) din regulamentul financiar general, poate exercita aceleași atribuții în cazul organismului comunitar ca și în cazul departamentelor Comisiei, în cazul în care consiliul de administrație decide astfel.
Dacă nu decide astfel, consiliul de administrație constituie un grup independent din punct de vedere funcțional care este specializat în acest domeniu.
Pe baza avizului acestui grup, directorul decide cu privire la declanșarea procedurilor disciplinare sau pecuniare. Dacă detectează probleme sistemice, grupul transmite un raport cu recomandări ordonatorului de credite și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul implică directorul, grupul trimite raportul consiliului de administrație și auditorului intern al Comisiei.
(5) Angajatului i se poate solicita să repare, parțial sau integral, prejudiciul cauzat organismului comunitar ca urmare a comiterii unor erori profesionale grave în exercitarea atribuțiilor sale sau legat de acestea.
Autoritatea împuternicită să facă numiri adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul personalului cu privire la măsurile disciplinare.
Secțiunea 3
Norme aplicabile contabililor și administratorilor de avans
Articolul 48
Contabilul răspunde disciplinar sau pecuniar pentru o eroare care poate angaja, conform Statutului, răspunderea disciplinară sau pecuniară atunci când:
(a)
pierde sau deteriorează fonduri, active sau documente aflate în păstrarea sa ori cauzează prin neglijență această pierdere sau deteriorare;
(b)
modifică conturi bancare sau conturi giro deschise la oficii poștale fără a notifica în prealabil ordonatorul de credite;
(c)
recuperează sau plătește sume care nu sunt în conformitate cu ordinele de recuperare sau plată corespunzătoare;
(d)
omite să colecteze venituri exigibile.
Articolul 49
Administratorul de avans poate răspunde disciplinar și pecuniar, în conformitate cu Statutul personalului, în special dacă:
(a)
pierde sau deteriorează fonduri, active sau documente aflate în păstrarea sa ori cauzează prin neglijență această pierdere sau deteriorare;
(b)
nu poate să justifice cu documentele necesare plățile efectuate;
(c)
efectuează plăți către alte persoane decât cele îndreptățite;
(d)
omite să colecteze venituri exigibile.
CAPITOLUL 4
Operațiuni cu venituri
Secțiunea 1
Dispoziții generale
Articolul 50
Organismul comunitar prezintă Comisiei solicitări pentru plata integrală sau parțială a subvenției comunitare, însoțite de estimarea fluxului de numerar, în condițiile și la intervalele convenite cu Comisia.
Articolul 51
Fondurile plătite organismului comunitar de către Comisie în contul subvenției sunt purtătoare de dobândă în beneficiul bugetului general.
Secțiunea 2
Estimarea creanțelor
Articolul 52
O măsură sau situație care poate da naștere unei creanțe la nivelul organismului comunitar ori care poate modifica creanța trebuie prevăzută în prealabil de către ordonatorul de credit.
Secțiunea 3
Constatarea creanțelor
Articolul 53
(1) Constatarea unei creanțe este actul prin care ordonatorul de credite sau ordonatorul de credite delegat:
(a)
verifică existența creanțelor debitorului;
(b)
determină sau verifică existența și cuantumul datoriei;
(c)
efectuează o verificare a condițiilor de exigibilitate a datoriei.
(2) Creanța identificată ca certă, lichidă și exigibilă trebuie constatată printr-un ordin de recuperare dat contabilului, însoțit de o notă de debit adresată debitorului. Ambele documente sunt întocmite și transmise de ordonatorul de credite împuternicit.
(3) Fără să se aducă atingere dispozițiilor în vigoare cu caracter de reglementare, contractual sau convențional, creanța care nu a fost rambursată la data scadenței prevăzută în nota debitului este purtătoare de dobândă, conform metodologiei de aplicare a regulamentului financiar general.
(4) În cazuri justificate corespunzător, unele venituri curente pot face obiectul unei constatări cu caracter estimativ.
Constatarea estimativă se referă la recuperarea mai multor sume individuale care, prin urmare, nu fac obiectul unei constatări individuale.
Înainte de sfârșitul exercițiului financiar, ordonatorul de credite este obligat să opereze modificările necesare în sumele constatate cu caracter estimativ pentru ca acestea să fie egale cu creanțele constatate.
Secțiunea 4
Ordonanțarea recuperării
Articolul 54
Ordonanțarea recuperării este actul prin care ordonatorul de credite împuternicit îi dă contabilului, prin ordin de recuperare, dispoziția de a recupera o creanță deja constatată.
Secțiunea 5
Recuperarea
Articolul 55
(1) Sumele plătite dar necuvenite se recuperează.
(2) Contabilul dă curs ordinelor de recuperare a creanțelor constatate corespunzător de către ordonatorul de credite responsabil. Contabilul trebuie să depună toate eforturile pentru a asigura încasarea veniturilor de către organismul comunitar și trebuie să se asigure că drepturile acestuia sunt respectate.
(3) Dacă intenționează să renunțe la recuperarea unei creanțe constatate, ordonatorul de credite se asigură că renunțarea este reglementară și respectă principiul bunei gestiuni financiare.
Renunțarea de a recupera o creanță constatată este exprimată prin decizia motivată a ordonatorului de credite. Ordonatorul de credite nu poate delega decizia.
Decizia de renunțare menționează eforturile de recuperare, precum și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.
(4) Ordonatorul de credite împuternicit anulează o creanță constatată dacă descoperirea unei erori de drept sau de fapt arată că creanța nu fusese corect constatată. Anularea se exprimă prin decizia ordonatorului de credite și se motivează.
(5) Ordonatorul de credite ajustează în plus sau în minus cuantumul unei creanțe constatate dacă descoperirea unei erori de fapt determină modificarea cuantumului creanței, atâta timp cât corecția nu determină abandonarea dreptului constatat în beneficiul organismului comunitar. Ajustarea se efectuează prin decizia ordonatorului de credite și se motivează corespunzător.
Articolul 56
(1) Recuperarea efectivă a unei creanțe exigibile implică înregistrarea ei în contabilitate de către contabil și informarea ordonatorului de credit.
(2) Plata în numerar efectuată la casieria contabilului este însoțită de eliberarea unei chitanțe.
Articolul 57
(1) Dacă recuperarea nu s-a efectuat până la scadența prevăzută în nota debitoare, contabilul informează ordonatorul de credite și inițiază imediat procedura de recuperare prin orice mijloace legale, inclusiv, dacă este cazul, prin compensare și, dacă acest lucru nu este posibil, prin executare forțată.
(2) Contabilul recuperează sumele prin compensarea lor cu sumele echivalente pe care organismul comunitar le are de încasat de la un debitor care la rândul lui are de recuperat o datorie certă, cu valoare fixă și exigibilă, cu condiția ca această compensare să fie posibilă din punct de vedere legal.
Articolul 58
În colaborare cu ordonatorul de credite, contabilul poate acorda o prelungire a termenului de plată numai la cererea scrisă și motivată corespunzător a debitorului și dacă sunt îndeplinite următoarele două condiții:
(a)
debitorul se angajează să plătească dobânda la rata specificată în normele de aplicare din regulamentul financiar general, pentru întreaga perioadă a prelungirii acordate, începând cu scadența inițială;
(b)
pentru protecția drepturilor Comunității, debitorul depune o garanție financiară care acoperă datoria atât la nivelul sumei principale datorate cât și al dobânzii.
Secțiunea 6
Dispoziții specifice aplicabile redevențelor și taxelor
Articolul 59
(1) Dacă organismul comunitar colectează redevențele și taxele menționate la articolul 5 litera (a), la începutul fiecărui exercițiu financiar se întocmește o estimare provizorie generală a acestor redevențe și taxe.
(2) Ca regulă generală, organismul comunitar furnizează servicii în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate numai după plata integrală a redevenței sau taxei corespunzătoare.
(3) Dacă, prin excepție, s-a prestat un serviciu fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare, se aplică secțiunile 3, 4 și 5 din prezentul capitol.
CAPITOLUL 5
Operațiuni de cheltuieli
Articolul 60
(1) Fiecare cheltuială se angajează, se lichidează, se ordonanțează și se plătește.
(2) Angajarea unei cheltuieli trebuie precedată de o decizie de finanțare.
(3) Programul de lucru al organismului comunitar implică o decizie de finanțare a activităților derulate, cu condiția ca acestea să fie identificate clar, iar criteriile de încadrare să fie definite cu exactitate.
(4) Creditele administrative pot fi executate fără o decizie prealabilă de finanțare.
Secțiunea 1
Angajarea cheltuielilor
Articolul 61
(1) Angajamentul bugetar este operațiunea de rezervare a creditelor necesare pentru executarea plăților ulterioare în vederea onorării unui angajament juridic.
(2) Angajamentul juridic este actul prin care ordonatorul de credite creează sau constată o obligație care determină o cheltuială bugetară.
(3) Angajamentul bugetar este individual dacă se cunosc beneficiarul și cuantumul cheltuielii.
(4) Angajamentul bugetar este global dacă nu este cunoscut cel puțin unul dintre elementele necesare identificării angajamentului individual.
(5) Angajamentul bugetar este provizoriu dacă este destinat acoperirii cheltuielilor administrative curente și cuantumul sau beneficiarii finali nu sunt clar identificați.
Angajamentul bugetar provizoriu este executat prin încheierea unuia sau mai multor angajamente juridice individuale care implică dreptul la plăți ulterioare sau, în cazuri excepționale privind cheltuielile cu gestionarea personalului, direct prin plăți.
Articolul 62
(1) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială bugetară, ordonatorul de credite trebuie să facă mai întâi un angajament bugetar, înainte de a încheia o obligație juridică față de părți terțe.
(2) Angajamentele juridice individuale aferente angajamentelor bugetare individuale sau provizorii se încheie până la data de 31 decembrie a anului n.
La sfârșitul perioadelor prevăzute în primul paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este deblocat de către ordonatorul de credite.
(3) Angajamentele juridice contractate pentru activități a căror realizare se desfășoară pe parcursul a mai mult de un exercițiu financiar, precum și angajamentele bugetare corespunzătoare, cu excepția cazului cheltuielilor de personal, au un termen limită de execuție stabilit în baza principiului bunei gestiuni financiare.
Acele părți ale acestor angajamente care nu au fost executate în termen de șase luni de la termenul limită de execuție sunt dezangajate, conform articolului 11.
Articolul 63
La adoptarea angajamentului bugetar, ordonatorul de credite verifică următoarele:
(a)
cheltuiala a fost înregistrată la articolul bugetar corespunzător;
(b)
disponibilitatea creditelor;
(c)
cheltuiala este conformă cu dispozițiile în vigoare, în special cele din instrumentul constitutiv, normele financiare ale fiecărui organism comunitar și toate actele adoptate în temeiul acestora;
(d)
se respectă principiul bunei gestiuni financiare.
Secțiunea 2
Lichidarea cheltuielilor
Articolul 64
Lichidarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite.
(a)
verifică existența dreptului creditorului;
(b)
verifică condițiile de exigibilitate a creanței;
(c)
determină sau verifică realitatea și cuantumul creanței.
Articolul 65
(1) Lichidarea unei cheltuieli se bazează pe documente justificative care atestă dreptul creditorului, prin constatarea serviciilor prestate, a bunurilor furnizate sau a lucrărilor executate, ori în temeiul altor documente care justifică plata.
(2) Decizia de lichidare se exprimă prin semnarea unei mențiuni „bun de plată” de către ordonatorul de credite.
(3) În sistem necomputerizat, „bun de plată” ia forma unei ștampile care încorporează semnătura ordonatorului de credite. Într-un sistem computerizat, „bun de plată” ia forma validării prin utilizarea parolei personale a ordonatorului de credite.
Secțiunea 3
Ordonanțarea cheltuielilor
Articolul 66
(1) Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite, prin emiterea unui ordin de plată, instruiește contabilul să plătească o cheltuială pe care acesta a validat-o.
(2) Ordinul de plată este datat și semnat de către ordonatorul de credite, apoi trimis contabilului. Documentele justificative sunt păstrate de ordonatorul de credite în conformitate cu articolul 38 alineatul (6).
(3) Dacă este cazul, ordinul de plată trimis contabilului este însoțit de un document care certifică înregistrarea bunurilor în inventarele menționate la articolul 90 alineatul (1).
Secțiunea 4
Plata cheltuielilor
Articolul 67
(1) Plata se efectuează după ce se demonstrează că acțiunea relevantă a fost efectuată în conformitate cu dispozițiile actului de bază în sensul articolului 49 din regulamentul financiar general sau ale contractului sau acordului de subvenționare și acoperă una dintre următoarele operațiuni:
(a)
plata întregii sume datorate;
(b)
plata sumei datorate în oricare dintre următoarele moduri:
(i)
prefinanțare, care poate fi divizată în mai multe plăți;
(ii)
una sau mai multe plăți intermediare;
(iii)
plata soldului sumelor datorate.
Creditele de prefinanțare se contabilizează integral sau parțial la plățile intermediare.
Creditul total de prefinanțare și plățile intermediare se contabilizează la plata soldurilor.
(2) În contabilitate se face distincție între diferitele tipuri de plăți menționate la alineatul (1) în momentul efectuării acestora.
Articolul 68
Plata cheltuielilor este efectuată de către contabil în limitele fondurilor disponibile.
Secțiunea 5
Termenele limită pentru operațiunile de cheltuieli
Articolul 69
Lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor trebuie să se efectueze în termenele limită prevăzute de și în conformitate cu dispozițiile normelor de aplicare a regulamentului financiar general.
CAPITOLUL 6
Sisteme informatice
Articolul 70
Dacă operațiunile de venituri și cheltuieli sunt gestionate prin intermediul unor sisteme computerizate, documentele pot fi semnate printr-o procedură computerizată sau electronică.
CAPITOLUL 7
Auditorul intern
Articolul 71
(1) Organismul comunitar dispune de o funcție de audit intern care trebuie îndeplinită în conformitate cu standardele internaționale relevante.
(2) Fără să aducă atingere articolului 38 alineatul (4), auditorul intern al Comisiei exercită aceleași atribuții în cadrul organismului comunitar ca și în cadrul departamentelor Comisiei.
Articolul 72
(1) Auditorul intern consiliază organismul comunitar în domeniul gestiunii riscurilor, emițând avize independente privind calitatea sistemelor de gestiune și control și recomandări pentru îmbunătățirea condițiilor de aplicare a operațiunilor și pentru promovarea bunei gestiuni financiare.
Auditorul intern este responsabil de:
(a)
a evalua dacă sistemele de gestiune internă sunt corespunzătoare și eficace, precum și performanța serviciilor în realizarea programelor și acțiunilor, în strânsă legătură cu riscurile asociate acestora și
(b)
a evalua dacă sistemele de control intern sunt adecvate și calitative la nivelul tuturor operațiilor de execuție bugetară.
(2) Auditorul intern își îndeplinește atribuțiile ce-i revin din totalitatea activităților și serviciilor din organismul comunitar. El beneficiază de acces complet și nelimitat la toate informațiile necesare pentru îndeplinirea atribuțiilor sale.
(3) Auditorul intern raportează consiliului de administrație și directorului cu privire la constatările și recomandările sale. Aceștia se asigură că se dă curs recomandărilor rezultate din auditări.
(4) Auditorul intern transmite organismului comunitar un raport anual de audit intern prezentând, inter alia, numărul și tipul auditărilor realizate, recomandările făcute și acțiunile întreprinse ca urmare a acestor recomandări. Raportul anual menționează, de asemenea, orice probleme sistemice detectate de către grupul specializat instituit în temeiul articolului 66 alineatul (4) din regulamentul financiar general.
(5) Organismul comunitar trimite autorității împuternicite cu descărcarea de gestiune și Comisiei un raport anual sintetic întocmit de director, referitor la numărul și tipul de auditări interne realizate de auditorul intern, recomandările făcute și acțiunile întreprinse pe baza recomandărilor.
Articolul 73
Răspunderea auditorului intern pentru acțiunile întreprinse în îndeplinirea sarcinilor sale se stabilește în conformitate cu articolul 87 din regulamentul financiar general.
TITLUL V
ACHIZIȚIILE PUBLICE
Articolul 74
În ceea ce privește achizițiile publice, se aplică dispozițiile relevante din regulamentul financiar general și normele de aplicare a regulamentului în cauză.
TITLUL VI
SUBVENȚII ACORDATE DE ORGANISMUL COMUNITAR
Articolul 75
În cazul în care organismul comunitar poate acorda subvenții în conformitate cu actele de constituire, se aplică dispozițiile relevante din regulamentul financiar general și normele de aplicare a regulamentului respectiv.
TITLUL VII
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
CAPITOLUL 1
Prezentarea conturilor
Articolul 76
Conturile anuale ale organismului comunitar cuprind:
(a)
rapoartele financiare ale organismului comunitar;
(b)
rapoarte privind execuția bugetului comunitar.
Conturile organismului comunitar sunt însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară pe parcursul exercițiului.
Articolul 77
Conturile trebuie să respecte reglementările, să fie exacte și complete și să ofere o imagine fidelă:
(a)
în ceea ce privește rapoartele financiare, a activelor și pasivelor, a spezelor și încasărilor, a drepturilor și obligațiilor care nu sunt prezentate ca activ și pasiv, precum și a fluxurilor de numerar;
(b)
în ceea ce privește raportul privind execuția bugetară, a operațiunilor de venituri și cheltuieli.
Articolul 78
Rapoartele financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate specificate în normele de aplicare a regulamentului financiar general, și anume:
(a)
continuitatea activităților;
(b)
prudența;
(c)
consecvența metodelor contabile;
(d)
comparabilitatea informațiilor;
(e)
materialitatea;
(f)
necompensarea;
(g)
realitatea are întâietate asupra aparenței;
(h)
contabilitatea de angajamente.
Articolul 79
(1) În conformitate cu principiul contabilității de angajamente, rapoartele financiare prezintă spezele și veniturile exercițiului financiar, indiferent de data plății sau a încasării.
(2) Valoarea activelor și pasivelor se stabilește în conformitate cu normele de evaluare stabilite de metodele contabile prevăzute la articolul 132 din regulamentul financiar general.
Articolul 80
(1) Rapoartele financiare se prezintă în euro și cuprind:
(a)
bilanțul și contul rezultatului economic care reprezintă activele și pasivele și situația financiară, precum și rezultatul economic la data de 31 decembrie a exercițiului încheiat; ele se prezintă în conformitate cu structura stabilită de directiva Consiliului privind conturile anuale ale anumitor forme de societăți, dar ținând seama de natura specială a activităților organismului comunitar;
(b)
tabelul fluxurilor de numerar cu sumele încasate și plătite în timpului exercițiului și situația finală a numerarului;
(c)
raportarea modificărilor de capital, care prezintă detaliat majorările și reducerile care au avut loc pe parcursul exercițiului pentru fiecare element din conturile de capital.
(2) Anexa la rapoartele financiare completează și detaliază informațiile prezentate în rapoartele menționate la alineatul (1) și oferă toate informațiile adiționale prevăzute de practica contabilă acceptată pe plan internațional, dacă informațiile în cauză sunt relevante pentru activitățile organismului comunitar.
Articolul 81
Rapoartele privind execuția bugetară sunt prezentate în euro. Acestea cuprind:
(a)
contul rezultatului execuției bugetare, în care se face o recapitulare a tuturor operațiunilor bugetare ale exercițiului, pe venituri și cheltuieli; structura contului este identică celei a bugetului;
(b)
anexa la contul rezultatului bugetar, care completează și comentează informațiile prezentate în cont.
Articolul 82
Până la data de 1 martie a exercițiului următor, contabilul trimite contabilului Comisiei conturile provizorii, însoțite de raportul privind gestiunea bugetară și financiară din cursul exercițiului, menționat la articolul 76 alineatul (7) din prezentul regulament, astfel încât contabilul Comisiei să poată consolida conturile în conformitate cu articolul 128 din regulamentul financiar general.
Articolul 83
(1) În conformitate cu articolul 129 alineatul (1) din regulamentul financiar general, până la data de 15 iunie, Curtea de Conturi face observații cu privire la conturile provizorii ale fiecărei instituții și fiecărui organism menționat la articolul 185 din regulamentul financiar general.
(2) La primirea observațiilor Curții de Conturi cu privire la conturile provizorii ale organismului comunitar, directorul întocmește conturile finale ale organismului comunitar, pe propria răspundere, și le trimite consiliului de administrație, care emite un aviz cu privire la conturile în cauză.
(3) Directorul trimite conturile finale, însoțite de avizul consiliului de administrație, contabilului Comisiei și Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului, până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor.
(4) Conturile finale ale organismului comunitar se publică în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene la data de 31 octombrie a exercițiului financiar următor.
(5) Directorul trimite Curții de Conturi un răspuns la observațiile făcute cu privire la raportul său anual până la data de 30 septembrie.
CAPITOLUL 2
Contabilitatea
Secțiunea 1
Dispoziții comune
Articolul 84
(1) Sistemul contabil al organismului comunitar este sistemul utilizat pentru organizarea informațiilor bugetare și financiare astfel încât cifrele să poate fi introduse, clasate și înregistrate.
(2) Contabilitatea este formată din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară. Ambele contabilități au la bază anul calendaristic și sunt ținute în euro.
(3) Cifrele din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară se adoptă la închiderea exercițiului bugetar astfel încât să se poată întocmi conturile prevăzute în capitolul 1.
(4) Fără să aducă atingere alineatelor (2) și (3), ordonatorul de credite poate ține și contabilitatea analitică.
Articolul 85
Normele și metodele contabile și planul contabil armonizat care urmează a fi puse în aplicare de organismul comunitar se adoptă de contabilul Comisiei în conformitate cu articolul 133 din regulamentul financiar general.
Secțiunea 2
Contabilitatea generală
Articolul 86
Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, utilizând metoda în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care afectează situația economică și financiară, precum și activele și pasivele organismului comunitar.
Articolul 87
(1) Operațiile operate în conturi precum și soldurile se înscriu în registrele contabile.
(2) Orice înregistrare contabilă, inclusiv corecțiile contabile, se bazează pe documente justificative la care fac trimitere.
(3) Sistemul contabil trebuie să permită urmărirea tuturor înregistrărilor contabile.
Articolul 88
După încheierea exercițiului bugetar și până la data prezentării conturilor finale, contabilul organismului comunitar poate opera corecțiile pe care le consideră necesare și care, fără să atragă după sine plăți sau încasări în contul exercițiului respectiv, sunt necesare pentru o prezentare exactă și fidelă a conturilor, conform normelor.
Secțiunea 3
Contabilitatea bugetară
Articolul 89
(1) Contabilitatea bugetară oferă o înregistrare detaliată a execuției bugetare.
(2) În sensul alineatului (1), contabilitatea bugetară înregistrează toate operațiunile de venituri și cheltuieli prevăzute în titlul IV din prezentul regulament.
CAPITOLUL 3
Inventarierea imobilizărilor
Articolul 90
(1) Organismul comunitar ține inventarul tuturor activelor corporale, incorporale și financiare care constituie patrimoniul Comunității, cu prezentarea cantității și valorii acestora, în conformitate cu modelul întocmit de contabilul Comisiei.
Organismul comunitar verifică dacă intrările de inventar corespund situației reale.
(2) Vânzarea bunurilor mobile se face publică.
TITLUL VIII
AUDITUL EXTERN ȘI DESCĂRCAREA DE GESTIUNE
CAPITOLUL 1
Auditul extern
Articolul 91
Curtea de Conturi verifică conturile organismului comunitar în conformitate cu articolul 248 din Tratatul CE.
Articolul 92
(1) Organismul comunitar trimite Curții de Conturi bugetul, în forma finală în care a fost adoptat. Acesta informează Curtea de Conturi, cât mai curând posibil, cu privire la toate deciziile și actele adoptate în temeiul articolelor 10, 14, 19 și 23.
(2) Organismul comunitar trimite Curții de Conturi normele financiare interne pe care le adoptă.
(3) Curtea de Conturi este informată cu privire la numirea ordonatorilor de credite, a contabililor și a administratorilor de avans și cu privire la deciziile de delegare în temeiul articolului 34, articolului 43 alineatele (1) și (4) și articolului 44.
Articolul 93
Verificarea derulată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 139-144 din regulamentul financiar general.
CAPITOLUL 2
Descărcarea de gestiune
Articolul 94
(1) La recomandarea Consiliului, Parlamentul European aprobă, înaintea datei de 30 aprilie a exercițiului n + 2, descărcarea de gestiune a directorului pentru execuția bugetară a exercițiului n.
(2) Dacă nu poate fi respectată data prevăzută în alineatul (1), Parlamentul European și Consiliul informează directorul asupra motivelor amânării.
(3) Dacă Parlamentul European amână luarea deciziei de descărcare de gestiune, directorul face toate eforturile pentru a lua măsuri, cât mai curând posibil, pentru a înlătura sau a facilita înlăturarea obstacolelor din calea deciziei în cauză.
Articolul 95
(1) Decizia de descărcare de gestiune se referă la conturile tuturor veniturilor și cheltuielilor organismului comunitar, soldul rezultat, activele și pasivele organismului comunitar prezentate în raportul financiar.
(2) Pentru a acorda descărcarea de gestiune, Parlamentul European examinează, după Consiliu, conturile, rapoartele financiare și bilanțul organismului comunitar. De asemenea el examinează raportul anual întocmit de către Curtea de Conturi însoțit de observațiile directorului organismului comunitar, precum și rapoartele speciale cu privire la exercițiul financiar respectiv, precum și declarația prin care garantează fiabilitatea conturilor, legalitatea și conformitatea tranzacțiilor aferente.
(3) Directorul prezintă Parlamentului European, la cererea acestuia, în modul prevăzut la articolul 146 alineatul (3) din regulamentul financiar general, orice informații necesare pentru buna derulare a procedurii de descărcare de gestiune pentru exercițiul în cauză.
Articolul 96
(1) Directorul ia toate măsurile necesare pentru a da curs atât observațiilor care însoțesc decizia de descărcare de gestiune a Parlamentului European cât și comentariilor anexate recomandării de descărcare adoptate de Consiliu.
(2) La solicitarea Parlamentului European sau a Consiliului, directorul întocmește un raport cu măsurile luate pe baza acestor observații și comentarii. Directorul trimite Comisiei și Curții de Conturi o copie a raportului.
TITLUL IX
DISPOZIȚII TRANZITORII ȘI FINALE
Articolul 97
Termenele prevăzute la articolul 83 se aplică prima dată în cursul exercițiului bugetar 2005.
Pentru exercițiile anterioare, aceste termene sunt stabilite după cum urmează:
(a)
15 septembrie pentru articolul 83 alineatul (3);
(b)
30 noiembrie pentru articolul 83 alineatul (4);
(c)
31 octombrie pentru articolul 83 alineatul (5).
Articolul 98
În probleme bugetare care țin de atribuțiile ce le revin, Parlamentul European, Consiliul și Comisia sunt împuternicite să obțină comunicarea tuturor informațiilor și motivațiilor considerate necesare.
Articolul 99
La propunerea directorului, consiliul de administrație adoptă, la nevoie, norme de aplicare a regulamentului financiar al organismului comunitar.
Articolul 100
După intrarea în vigoare a prezentului regulament, fiecare organism menționat la articolul 185 din regulamentul financiar general adoptă un nou regulament financiar având în vedere intrarea sa în vigoare la 1 ianuarie 2003 sau, în orice caz, în termen de șase luni de la data la care intră sub incidența articolului 185, ca urmare a acordării unei subvenții prinse în bugetul general.
Articolul 101
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 19 noiembrie 2002.