32004D0508
L 210/1
JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE
DECIZIA CONSILIULUI DE ADMINISTRAȚIE AL AGENȚIEI EUROPENE PENTRU SIGURANȚĂ ȘI SĂNĂTATE ÎN MUNCĂ
din 4 martie 2004
privind punerea în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 al Parlamentului European și al Consiliului privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei
(2004/508/CE)
CONSILIUL DE ADMINISTRAȚIE,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 1654/2003 al Consiliului de modificare a Regulamentului (CE) nr. 2062/94 privind înființarea Agenției Europene pentru Siguranță și Sănătate în Muncă (1),
întrucât Tratatul privind Uniunea Europeană consacră principiul transparenței la articolul 1 al doilea paragraf, în conformitate cu care tratatul marchează o nouă etapă în procesul de creare a unei uniuni tot mai strânse între popoarele Europei, în care deciziile se iau într-un mod cât mai transparent posibil și cât mai aproape de cetățean;
întrucât transparența este o garanție a unei mai mari legitimități, eficiențe și responsabilități a administrației față de cetățeni într-un sistem democratic și întrucât transparența contribuie la consolidarea principiilor democrației și respectului pentru drepturile fundamentale, astfel cum sunt definite la articolul 6 din Tratatul privind Uniunea Europeană și în Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene;
întrucât Regulamentul (CE) nr. 1654/2003 al Consiliului din 18 iunie 2003 conține dispoziții care garantează accesul public la dosarele agenției prin punerea lor la dispoziția publicului și permițând accesul la registru;
întrucât este, prin urmare, necesar să se stabilească dispoziții pentru punerea în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 (2) al Parlamentului European și al Consiliului din 30 mai 2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei în cazul tuturor documentelor care nu sunt reglementate de dispozițiile mai sus menționate;
întrucât deciziile privind măsurile ce trebuie aplicate cu privire la cererile inițiale sunt luate de membrii personalului agenției responsabili cu examinarea cererilor de acces și întrucât deciziile privind refuzul accesului care privesc cererile de confirmare a refuzului sunt luate de directorul agenției;
întrucât Regulamentul (CE) nr. 1654/2003 stabilește că, de asemenea, Consiliul de administrație adoptă modalitățile practice de punere în aplicare a Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 în termen de șase luni de la intrarea în vigoare a Regulamentului (CE) nr. 1654/2003 al Consiliului;
întrucât reguli clare favorizează o bună administrare, ajutând pe cei responsabili să prelucreze rapid și cu precizie cererile prezentate de public,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
Articolul 1
Beneficiari
(1) Dreptul de acces privește documentele deținute de agenție, adică documentele elaborate sau primite de aceasta și aflate în posesia sa.
(2) Cetățenii Uniunii și persoanele fizice și juridice care își au reședința sau sediul social într-unul din statele membre își exercită dreptul de acces la documentele Agenției Europene pentru Siguranță și Sănătate în Muncă (denumită în continuare „agenția”) în temeiul articolului 2 alineatul (1) al Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei [denumit în continuare Regulamentul (CE) nr. 1049/2001] în conformitate cu procedurile prevăzute de prezentele dispoziții.
(3) În temeiul articolului 2 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, cetățenii țărilor terțe care nu își au reședința întrunul din statele membre sau persoanele juridice care nu au sediul social într-unul din statele membre se bucură de dreptul de acces la documentele agenției în aceleași condiții ca și beneficiarii menționați la articolul 2 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
Articolul 2
Cererile de acces
(1) Cererile de acces la documentele agenției care nu sunt accesibile publicului sunt adresate în formă scrisă agenției prin poșta electronică (docrequest@osha.eu.int), prin poștă (Agenția Europeană pentru Siguranță și Sănătate în Muncă, Documentare, Gran Via, 33, E-48009 Bilbao) sau prin fax [(34) 944 79 43 83]. Agenția răspunde cererilor de acces inițiale și a celor de confirmare a refuzului în termen de 15 zile lucrătoare de la data înregistrării cererii. În cazul unor cereri complexe sau voluminoase, acest termen poate fi extins cu încă 15 zile lucrătoare. Orice prelungire a termenului trebuie motivată și comunicată solicitantului în prealabil.
(2) În cazul unei cereri neclare, în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, agenția invită solicitantul să ofere informații suplimentare care să permită identificarea documentelor solicitate; termenul limită pentru răspunsul agenției începe să curgă numai din momentul în care aceasta a primit aceste informații.
(3) Orice răspuns negativ, chiar numai parțial, specifică motivul refuzului pe baza uneia dintre excepțiile enumerate la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001 și informează solicitantul de căile de atac aflate la dispoziția sa.
Articolul 3
Prelucrarea cererilor inițiale
(1) Fără a aduce atingere articolului 8 din prezenta decizie, de îndată ce se înregistrează cererea se transmite solicitantului o confirmare de primire, cu excepția cazului în care răspunsul poate fi trimis cu poșta retur.
Confirmarea de primire și răspunsul sunt trimise în scris sau, după caz, prin mijloace electronice.
(2) Solicitantul este informat despre răspunsul la cererea sa de șeful de unitate în cauză.
(3) Orice răspuns negativ, chiar numai în parte, informează solicitantul despre dreptul de a depune, în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului, o cerere de confirmare a refuzului adresată agenției în vederea reconsiderării poziției sale.
(4) Absența unui răspuns din partea agenției în termenul prevăzut dă dreptul solicitantului să depună o cerere de confirmare a refuzului.
Articolul 4
Prelucrarea cererilor de confirmare a refuzului
(1) Deciziile de refuz al accesului referitoare la cererile de confirmare a refuzului sunt luate de către directorul agenției. Acesta informează Consiliul de administrație al agenției cu privire la aceste acțiuni.
(2) Decizia este notificată solicitantului în scris sau, unde este cazul, prin mijloace electronice, și informează solicitantul de dreptul său de a introduce o acțiune în fața Tribunalului de Primă Instanță sau de a depune o plângere la Ombudsmanul European.
Articolul 5
Consultări
(1) În cazul în care agenția primește o cerere de acces la un document pe care îl deține, dar care provine de la un terț, agenția verifică dacă se aplică vreuna din excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) În cazul în care, după examinarea cererii, agenția consideră că accesul la documentul solicitat trebuie refuzat în temeiul uneia din excepțiile prevăzute la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, răspunsul negativ este trimis solicitantului fără consultarea terțului autor.
(3) Agenția dă răspuns favorabil fără consultarea terțului în cazul în care:
(a)
documentul solicitat a fost deja divulgat fie de autorul său, fie în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1049/2001 sau al unor dispoziții similare;
(b)
este evident că divulgarea, fie și parțială, a conținutului documentului nu aduce atingere vreunui interes la care se face referire la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(4) În toate celelalte cazuri, terțul autor este consultat. În special dacă o cerere de acces se referă la un document care provine dintr-un stat membru, agenția consultă autoritatea emitentă în cazul în care:
(a)
documentul a fost transmis agenției înainte de data de la care se aplică Regulamentul (CE) nr. 1049/2001;
(b)
statul membru a solicitat agenției să nu divulge documentul fără acordul său prealabil, în conformitate cu articolul 4 alineatul (5) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(5) Terțul consultat are un termen limită pentru a răspunde, care nu poate fi mai mic de cinci zile lucrătoare, dar acest termen trebuie să permită agenției să-și respecte propriul termen limită pentru a răspunde. În absența unui răspuns în termenul fixat sau în cazul în care terțul nu poate fi găsit sau identificat, agenția decide în conformitate cu regimul de excepții de la articolul 4 din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, ținând seama de interesele legitime ale terțului pe baza informațiilor aflate la dispoziția sa.
(6) În cazul în care agenția intenționează să ofere acces la un document împotriva avizului explicit al autorului, ea informează autorul de intenția sa de a divulga documentul după o perioadă de zece zile lucrătoare și atrage atenția acestuia asupra căilor de atac care îi stau la dispoziție pentru a se opune divulgării.
Articolul 6
Exercitarea dreptului de acces
(1) Documentele sunt expediate prin poștă, fax sau, dacă este posibil, prin poștă electronică. În cazul în care documentele sunt voluminoase sau dificil de manevrat, solicitantul poate fi invitat să consulte documentele la fața locului. Această consultare este gratuită.
(2) În cazul în care documentul a fost publicat, răspunsul constă în referințele privind publicarea și/sau locul în care documentul este disponibil și, dacă este cazul, adresa documentului pe site-ul web al agenției (www.agency.osha.eu.int).
(3) În cazul în care volumul documentelor solicitate depășește douăzeci de pagini, solicitantului îi poate fi solicitată achitarea unei taxe de 0,10 EUR de pagină plus costul transportului. Cheltuielile aferente altor tipuri de suport sunt stabilite de la caz la caz, fără a depăși o sumă rezonabilă.
Articolul 7
Măsuri de facilitare a accesului la documente
(1) Pentru a permite cetățenilor să-și exercite efectiv drepturile ce decurg din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001, agenția acordă acces la un registru al documentelor. Registrul este accesibil în format electronic.
(2) Registrul conține titlul documentului (în limbile în care este disponibil) și alte referințe utile pentru identificarea documentului.
(3) O pagină de îndrumare (în toate limbile oficiale) informează publicul despre modul în care poate fi obținut documentul. În cazul în care documentul este publicat, este pusă la dispoziție o conexiune electronică cu textul original.
Articolul 8
Documente direct accesibile publicului
(1) Prezentul articol se aplică numai documentelor elaborate sau primite după data de la care se aplică Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
(2) Următoarele documente sunt puse la dispoziție în mod automat la cerere și, pe cât posibil, sunt accesibile direct prin mijloace electronice:
(a)
documente provenite de la terți care au fost deja divulgate de către autorul lor sau cu consimțământul acestuia;
(b)
documentele deja divulgate ca urmare a unei cereri anterioare.
Articolul 9
Rapoarte
Agenția publică un raport anual în care sunt menționate informații privind punerea în aplicare a prezentei decizii, în special date statistice privind numărul cererilor de acces la documentele agenției, numărul de refuzuri și motivele acestor refuzuri în conformitate cu articolul 17 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 1049/2001.
Articolul 10
Intrarea în vigoare
Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării sale și este publicată în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Adoptată la Bilbao, 4 martie 2004.