32000D0265
L 085/12
JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE
DECIZIA CONSILIULUI
din 27 martie 2000
de adoptare a regulamentului financiar privind aspectele bugetare ale gestionării de către secretarul general adjunct al Consiliului a contractelor încheiate de acesta, în numele anumitor state membre, cu privire la instalarea și funcționarea „Sisnet”, infrastructura de comunicații în cadrul Schengen
(2000/265/CE)
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
Având în vedere articolul 2 alineatul (1) al doilea paragraf prima teză din Protocolul anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, de integrare a acquis-ului Schengen în cadrul Uniunii Europene (denumit în continuare „protocolul Schengen”),
întrucât:
(1)
Prin Decizia 1999/870/CE (1), secretarul general adjunct al Consiliului a fost autorizat să acționeze, în contextul integrării acquis-ului Schengen în cadrul Uniunii Europene, în calitate de reprezentant al anumitor state membre în vederea încheierii unor contracte de instalare și funcționare a „Sisnet”, infrastructura de comunicații în cadrul Schengen, precum și în vederea gestionării acestor contracte.
(2)
Obligațiile financiare ce decurg din aceste contracte nu sunt suportate din bugetul general al Comunităților Europene. Prin urmare, dispozițiile Regulamentului financiar din 21 decembrie 1977 aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (2) nu se aplică.
(3)
În consecință, este necesar să se stabilească reguli speciale de definire a normelor metodologice privind întocmirea și execuția bugetului necesar acoperirii cheltuielilor legate de încheierea contractelor, respectarea obligațiilor ce decurg din aceste contracte, precum și procedurile de recuperare a contribuțiilor ce revin statelor în cauză și cele de verificare și încheiere a conturilor.
(4)
De asemenea, este necesară stabilirea normelor aplicabile încheierii acestor contracte.
(5)
Prezenta decizie reprezintă o dezvoltare a acquis-ului Schengen în sensul protocolului Schengen,
DECIDE:
CAPITOLUL I
Principii generale
Articolul 1
În sensul prezentului regulament financiar, prin buget se înțelege actul care prevede și ordonanțează, în prealabil, pentru fiecare exercițiu financiar, încasările și cheltuielile necesare pentru respectarea obligațiilor ce rezultă din contractele menționate în Decizia 1999/870/CE.
Articolul 2
Prezenta reglementare financiar stabilește norme metodologice privind încheierea contractelor legate de Sisnet, și crearea și execuția bugetului aferent contractelor.
Articolul 3
(1) Bugetul este împărțit în titluri care acoperă bugetul necesar pentru pregătirea contractelor în vederea încheierii lor, inclusiv costurile legate de pregătirea cererii de oferte privind Sisnet, bugetul de instalare și bugetul de funcționare a Sisnet. După caz, fiecare titlu se împarte în capitole și articole.
(2) Creditele deschise la fiecare titlu nu pot fi transferate altor titluri de cheltuieli.
Articolul 4
Creditele bugetare se folosesc în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare și în special cu principiul economiei și rentabilității.
Articolul 5
Nu se poate efectua nici o încasare ori cheltuială fără a fi înregistrate la un articol din buget.
Fără a aduce atingere articolului 17, nici o cheltuială nu poate fi angajată sau ordonanțată în plus față de creditele deja ordonanțate.
Articolul 6
(1) Sub rezerva articolului 17, toate veniturile și cheltuielile se înregistrează în totalitate în buget, fără a fi regularizate. Venitul total trebuie să acopere totalul cheltuielilor.
(2) Exercițiul financiar începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.
(3) Contribuțiile bugetare ale statelor menționate la articolul 25, achitate înainte de începutul exercițiului financiar la care se referă, se creditează în bugetul exercițiului respectiv.
(4) Cheltuielile unui exercițiu financiar se înregistrează în situațiile financiare corespunzătoare exercițiului financiar respectiv pe baza cheltuielilor a căror ordonanțare a fost primită de controlorul financiar până la 31 decembrie, plata fiind efectuată de către contabilul-șef înainte de 15 ianuarie.
(5) Creditele alocate pot fi folosite exclusiv pentru plata cheltuielilor angajate și plătite în cursul exercițiului financiar pentru care au fost alocate, cu excepția derogărilor din articolul 7 și pentru plata datoriilor provenite din exercițiile financiare anterioare și pentru care nici un credit nu a fost reportat.
Articolul 7
(1) Următoarele norme reglementează utilizarea creditelor:
(a)
de regulă, se anulează creditele neangajate până la finele exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate;
(b)
creditele privind plățile încă neonorate la 31 decembrie în contul unor angajamente încheiate între 1 ianuarie și 31 decembrie se reportează automat numai în exercițiul financiar următor.
(2) Sub rezerva alineatului (1), secretarul general adjunct al Consiliului poate înainta către Grupul de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen, denumit în continuare „Grup de lucru SIS”, înainte de 31 ianuarie, cereri argumentate corespunzător în vederea reportării în exercițiul financiar următor a creditelor neangajate până la 31 decembrie, atunci când creditele alocate pentru titlurile din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu îndeplinesc condițiile cerute.
Reportarea unor astfel de credite poate fi propusă numai invocând motive excepționale.
În exercitarea competențelor sale de execuție a bugetului, secretarul general adjunct depune toate eforturile, în funcție de cerințele de gestionare, pentru a utiliza în primul rând creditele autorizate pentru exercițiul financiar în curs și pentru a nu utiliza creditele reportate decât după epuizarea primelor credite.
Grupul de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen analizează cererile de reportare de credite până la 1 martie cel târziu.
(3) Creditele reportate dintr-un exercițiu financiar în următorul se anulează în cazul în care rămân neangajate la sfârșitul exercițiului financiar pentru care au fost reportate.
(4) Lista creditelor reportate automat în exercițiul financiar următor în temeiul alineatului (1) litera (b) se înaintează Grupului de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen înaintea datei de 1 martie.
(5) Pentru a executa bugetul, utilizarea creditelor reportate figurează separat, pentru fiecare articol de buget, în rapoartele financiare corespunzătoare exercițiului financiar în curs.
CAPITOLUL II
Întocmirea bugetului
Articolul 8
(1) Bugetul se întocmește în moneda euro.
(2) Secretarul general adjunct înaintează proiectul de buget preliminar Grupului de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen înainte de 30 septembrie, atașându-i acestuia un memorandum explicativ.
(3) Grupul de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen avizează proiectul de buget preliminar.
(4) Secretarul general adjunct întocmește proiectul de buget și îl înaintează până la 31 octombrie cel târziu statelor menționate la articolul 25.
(5) Statele membre menționate la articolul 25, întrunite în cadrul Consiliului, adoptă bugetul înainte de finele anului.
(6) Decizia de adoptare a bugetului, notificată corespunzător de către secretarul general adjunct statelor menționate la articolul 25, marchează data de la care contribuțiile statelor în cauză devin scadente.
Articolul 9
(1) Dacă bugetul nu a fost adoptat în versiune finală până la începutul exercițiului financiar:
(a)
se pot efectua plăți până la a douăsprezecea parte, lunar, din totalul creditelor ordonanțate pentru fiecare titlu din bugetul pentru exercițiul financiar anterior;
(b)
contribuțiile statelor menționate la articolul 25 pot fi colectate până la valoarea echivalentă cu a douăsprezecea parte, lunar, din contribuțiile plătite conform ultimului buget adoptat statutar.
(2) Fiecare decizie de utilizare a unei doisprezecimi dintr-o cheltuială sau venit până la totalul a trei doisprezecimi din sumele înregistrate în ultimul buget adoptat statutar, se adoptă de către secretarul general adjunct care înaintează hotărârile în scris statelor menționate la articolul 25.
(3) Peste limita de trei doisprezecimi din sumele înregistrate în ultimul buget adoptat statutar, orice decizie de ordonanțare de plăți sau încasări de contribuții se adoptă de statele membre menționate la articolul 25, reunite în Consiliu.
(4) Orice măsuri adoptate în temeiul alineatelor (1), (2) și (3) iau sfârșit imediat după adoptarea finală a bugetului.
Articolul 10
(1) Orice proiect de buget suplimentar sau rectificativ este prezentat, examinat și adoptat în aceeași formă și urmând aceeași procedură cu bugetul ale cărui estimări le modifică.
(2) Bugetul rectificativ se prezintă anual, în luna următoare încheierii conturilor în conformitate cu prevederile articolului 46 alineatul (1), în vederea înregistrării soldului execuției din exercițiul financiar anterior ca venit, dacă soldul este pozitiv, sau ca cheltuială, dacă soldul este negativ.
Articolul 11
Bugetul poate fi dat publicității.
CAPITOLUL III
Execuția bugetului și contabilitatea
Articolul 12
Bugetul se execută în conformitate cu principiul conform căruia ordonatorul de credit și contabilul-șef trebuie să fie persoane diferite. Atribuțiile ordonatorului de credit, ale contabilului-șef și ale controlorului financiar sunt incompatibile între ele.
Articolul 13
(1) Sarcina de ordonator de credite pentru venituri și cheltuieli este îndeplinită de directorul general din Secretariatul General al Consiliului. Ordonatorul de credite execută bugetul în numele secretarului general adjunct care, în limitele creditelor repartizate, își poate delega competențele unui director.
(2) Ordonatorul de credite poate hotărî asupra transferului între articole în cadrul fiecărui capitol. Cu acordul Grupului de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen, ordonatorul de credite poate decide asupra transferurilor între capitolele din cadrul aceluiași titlu. Grupul de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen își dă acordul în aceleași condiții în care și-a dat avizul cu privire la buget.
Articolul 14
Responsabilitatea de controlor financiar trebuie îndeplinită de controlorul financiar al Consiliului în conformitate cu normele aplicabile atribuțiilor acestuia din urmă.
Articolul 15
Încasarea veniturilor și rambursarea cheltuielilor se efectuează de către un contabil-șef din Direcția Generală A din Secretariatul General al Consiliului.
Articolul 16
(1) În vederea colectării unei sume în temeiul articolului 25 sau a creanțelor datorate statelor respective de către terțe părți în contul încheierii, instalării și funcționării Sisnet, este necesară emiterea unui ordin de recuperare de către ordonatorul de credite. Ordinele de recuperare se înaintează contabilului-șef, care le prezintă spre aprobare controlorului financiar.
(2) Scopul aprobării este să stabilească dacă:
(a)
venitul a fost înregistrat corect la articolul bugetar;
(b)
ordinul de recuperare este în conformitate cu prevederile în materie;
(c)
documentele justificative sunt corespunzătoare;
(d)
debitorul sau autoritatea competentă din statul debitor sunt descrise corect;
(e)
este indicată data scadenței creanței;
(f)
au fost aplicate principiile bunei gestiuni financiare prevăzute la articolul 4;
(g)
suma și devizele de recuperat sunt exacte.
(3) Contabilul-șef își asumă răspunderea pentru odinele de recuperare întocmite în mod corespunzător.
Articolul 17
Prin exceptare de la articolele 5 și 6:
1.
Se pot face următoarele deduceri din toate chitanțele, facturile sau extrasele de cont, care ulterior se trimit pentru plata sumei nete:
(a)
amenzi impuse unei părți contractuale privind o ofertă acceptată;
(b)
ajustarea sumelor plătite greșit, care poate fi realizată prin deduceri în avans atunci când se efectuează altă validare de același tip în cadrul aceluiași titlu, capitol, articol și exercițiu financiar ca cel în contul căruia s-a realizat plata unei sume mai mari.
Reducerile, restituirile și rabaturile la facturi și chitanțe nu se înregistrează ca venituri separate.
2.
Următoarele sume pot fi refolosite în cadrul titlului pentru care s-a debitat cheltuiala inițială:
-
venitul din restituirile sumelor plătite greșit în contul creditelor înregistrate în buget.
Sumele trebuie refolosite înainte de sfârșitul exercițiului financiar care urmează exercițiului financiar în care venitul a fost colectat.
Articolul 18
(1) Orice măsură care poate presupune cheltuieli la buget trebuie mai întâi să facă obiectul unei propuneri de angajament de cheltuieli înaintată de ordonatorul de credite către contabilul-șef, în care se arată scopul, suma, articolul bugetar la care se debitează cheltuiala și numele creditorului. Propunerea este înaintată de contabilul-șef spre aprobare controlorului financiar.
(2) Scopul aprobării este de a stabili dacă:
(a)
propunerea de angajare de cheltuieli a fost prezentată în conformitate cu alineatul (1);
(b)
cheltuiala a fost înregistrată corespunzător din buget;
(c)
creditele sunt disponibile în buget;
(d)
s-au aplicat principiile bunei gestiuni financiare prevăzute la articolul 4;
(e)
cheltuiala este justificată și în conformitate cu prevederile în materie.
Articolul 19
(1) Scopul validării cheltuielilor de către ordonatorul de credite este:
(a)
să verifice existența creanței creditorului;
(b)
să stabilească sau să verifice existența datoriei și valoarea sumei datorate;
(c)
să verifice condițiile în care plata devine scadentă;
(d)
să verifice dacă achizițiile sau serviciile furnizate sunt conforme cu comanda.
(2) Ordonatorul de credite poate ordona efectuarea verificărilor, direct sub responsabilitatea sa.
Articolul 20
(1) Ordonatorul de credite autorizează contabilul-șef prin emiterea unui ordin de plată („ordonanțare”) pentru plata unei cheltuieli pe care a lichidat-o.
(2) Ordonanțarea trebuie să specifice:
(a)
exercițiul financiar în contul căruia se debitează plata;
(b)
titlul, capitolul și articolul din buget;
(c)
suma de plată în cifre și litere și moneda de plată;
(d)
numele și adresa creditorului;
(e)
scopul cheltuielii;
(f)
metoda de plată;
(g)
numărul și data aprobării corespunzătoare privind angajarea cheltuielilor.
(3) Ordinul de plată este datat și semnat de ordonatorul de credite.
(4) Contabilul-șef trebuie să prezinte ordinul de plată, însoțit de documentele justificative în original, spre aprobarea controlorului financiar.
(5) Scopul aprobării este să stabilească dacă:
(a)
ordinul de plată a fost emis corect;
(b)
ordinul de plată este în concordanță cu cheltuielile angajate și suma înscrisă este corectă, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare prevăzute la articolul 4;
(c)
cheltuiala este debitată la articolul bugetar corespunzător;
(d)
creditele sunt disponibile la titlul sau articolul bugetar corespunzător;
(e)
documentele justificative sunt regulamentare;
(f)
denumirea și descrierea creditorului sunt corecte.
(6) Orice cheltuială trebuie acoperită în prealabil de contribuțiile statelor menționate la articolul 25 sau, în lipsa acestor contribuții, de credit bancar. Costurile creditului de prefinanțare în eventualitatea neplății contribuțiilor se împart între statele care nu și-au plătit contribuțiile, proporțional cu valoarea contribuțiilor neplătite și ținând cont de vechimea arieratelor.
Articolul 21
Plățile se efectuează în contul bancar deschis în conformitate cu articolul 17 din Decizia Consiliului 1999/323/CE (3) în numele secretarului general al Consiliului. Ordinele de transfer bancar executate în conformitate cu prezentul regulament financiar necesită semnăturile a doi funcționari numiți de către secretarul general adjunct, din care unul trebuie să fie contabilul-șef.
Articolul 22
În cazul în care controlorul financiar refuză să acorde aprobările prevăzute la articolele 16, 18 și 20, iar contabilul-șef își menține propunerea, problema este înaintată secretarului general adjunct. Cu excepția cazurilor în care disponibilitatea creditelor este incertă, secretarul general adjunct poate, printr-o decizie motivată corespunzător, să anuleze refuzul și să confirme ordinul de recuperare, angajarea cheltuielilor sau ordinul de plată. Secretarul general adjunct trebuie să informeze în termen de o lună Curtea de Conturi cu privire la decizia adoptată. Decizia constituie titlu executoriu de la data respingerii aprobării.
Articolul 23
În cazul în care ordonatorul de credite, controlorul financiar și contabilul-șef nu îndeplinesc prevederile prezentului regulament financiar, aceștia pot fi sancționați cu pedepse disciplinare prevăzute în Statutul personalului Comunităților Europene.
Articolul 24
Evidența contabilă se ține conform metodei înregistrării în partidă dublă în anul calendaristic. Situațiile financiare trebuie să arate totalitatea veniturilor și cheltuielilor dintr-un exercițiu financiar.
CAPITOLUL IV
Contribuțiile statelor
Articolul 25
(1) Venitul la buget provine din contribuțiile financiare din partea următoarelor state membre: Belgia, Danemarca, Germania, Grecia, Spania, Franța, Italia, Luxemburg, Țările de Jos, Austria, Portugalia, Finlanda și Suedia, precum și Islanda și Norvegia.
(2) Contribuțiile statelor menționate anterior sunt prevăzute în buget și exprimate în moneda euro.
Articolul 26
Statele menționate la articolul 25 trimit contribuțiile secretarului general adjunct conform următoarei formule.
Grila contribuțiilor care trebuie plătite de către membrii menționați la articolul 25, pe de o parte, și de către Islanda și Norvegia, pe de altă parte, se calculează anual pe baza cotei corespunzătoare fiecărui stat membru și a Islandei și Norvegiei din produsul intern brut (PIB) total pentru anul precedent în fiecare stat membru menționat la articolul 25. Grila contribuțiilor statelor membre respective se calculează anual, ținând cont de contribuțiile Islandei și Norvegiei, în funcție de cota din resursele TVA a fiecărui stat membru la resursele TVA ale Comunității Europene, aprobată la ultima rectificare a bugetului Uniunii din exercițiul financiar precedent.
Articolul 27
(1) Secretarul general adjunct prezintă în scris cererile pentru contribuția fiecărui stat menționat la articolul 25 prin intermediul administrațiilor naționale ale căror informații de contact i-au fost notificate.
(2) Scrisoarea se referă la:
(a)
decizia de adoptare a bugetului sau, în eventualitatea invocării articolului 9, decizia de solicitare de contribuții prin doisprezecimi provizorii;
(b)
suma plătită de fiecare stat, calculată în moneda euro în conformitate cu grila descrisă la articolul 26;
(c)
datele necesare pentru plata contribuției.
(3) Contribuțiile se achită în contul bancar menționat la articolul 21.
(4) Contribuțiile se plătesc în moneda euro.
Articolul 28
(1) Statele menționate la articolul 25 trebuie să plătească 25 % din contribuțiile lor până la 15 februarie, 1 aprilie, 1 iulie și 1 octombrie cel târziu.
(2) În cazul în care un stat nu își îndeplinește obligațiile financiare, normele Comunității în vigoare privind dobânda percepută în eventualitatea întârzierii la plata contribuțiilor la bugetul Uniunii se aplică prin analogie, indiferent de costurile care trebuie suportate de către statele în cauză în temeiul prevederilor articolului 20 alineatul (6).
CAPITOLUL V
Încheierea contractelor
Articolul 29
(1) Contractele de achiziție sau închiriere de bunuri sau de prestări servicii se încheie în scris.
(2) Toate contractele de acest tip a căror valoare estimativă atinge sau depășește pragul stabilit prin Directiva 93/36/CEE a Consiliului din 14 iunie 1993 de coordonare a procedurilor de acordare a contractelor de achiziții publice de bunuri (4) sau prin Directiva 92/50/CEE a Consiliului din 18 iunie 1992 privind coordonarea procedurilor de acordare a contractelor de achiziții publice de servicii (5) se încheie în urma lansării unei cereri de oferte în conformitate cu prevederile directivelor menționate anterior, inclusiv modificările ulterioare (denumite în continuare „directivele Consiliului privind procedurile de achiziții publice”).
(3) Contractele a căror valoare estimativă nu depășește pragul stabilit prin directivele Consiliului privind procedurile de achiziții publice pot fi încheiate prin acord direct. În acest caz, statele membre menționate la articolul 25 nu sunt excluse de la obligația de a permite furnizorilor potențiali de bunuri și servicii de a înainta oferte în sistem concurențial.
(4) În principiu, cererile de ofertă sunt publicate în toate statele membre de către Secretariatul General al Consiliului în numele statelor membre menționate la articolul 25.
(5) Procedurile de ofertare, de selecție, precum și criteriile de atribuire a contractelor se stabilesc și se desfășoară conform prevederilor din directivele Consiliului privind procedurile de achiziții publice, completate de prevederile prezentului regulament financiar.
(6) Cererile de ofertă se pregătesc de către Secretariatul General al Consiliului în numele statelor membre menționate la articolul 25 și conțin informații în special cu privire la:
(a)
modalitatea de depunere și de prezentare a ofertelor, îndeosebi cerința completării unui eventual formular de răspuns;
(b)
dacă este cazul, caietul de sarcini privind achizițiile de bunuri și servicii și, eventual, cu privire la documentul referitor la condițiile specifice ale achizițiilor publice;
(c)
o clauză în temeiul căreia prezentarea ofertei presupune acceptarea caietului de sarcini;
(d)
dacă este cazul, condițiile în care se pot efectua inspecții, bine precizate atunci când se intenționează efectuarea unei inspecții la fața locului;
(e)
perioada de valabilitate a ofertei în timpul căreia ofertantul trebuie să-și mențină condițiile ofertei;
(f)
penalitățile pentru nerespectarea clauzelor contractuale;
(g)
datele care trebuie să fie înscrise pe facturi (sau pe documentele justificative);
(h)
interzicerea oricărui contact între secretarul general adjunct și personalul din subordine, reprezentanții guvernelor din statele membre menționate la articolul 25, reprezentanții guvernelor din Islanda și Norvegia, pe de o parte, și ofertanți, pe de altă parte, cu privire la cererea de oferte, cu excepția următoarelor condiții, care au statutul de excepție specială:
înainte de data închiderii depunerii de oferte:
(i)
la inițiativa ofertanților:
informațiile suplimentare al căror unic scop este de a explica natura cererii de ofertă pot fi comunicate ofertanților;
(ii)
la inițiativa secretarului general adjunct:
dacă statele membre menționate la articolul 25, Islanda și Norvegia sau Secretariatul General al Consiliului constată o eroare, o imprecizie, o omisiune sau orice alt neajuns în redactarea cererilor de oferte, Secretariatul General poate informa părțile interesate, respectând aceeași procedură ca în cazul cererii de oferte inițiale;
(iii)
după deschiderea ofertelor și la inițiativa statelor membre menționate la articolul 25, a Islandei, Norvegiei sau a Secretariatului General al Consiliului, în cazul în care o ofertă poate necesita clarificări sau corectarea unor erori de redactare evidente, Secretariatul General poate contacta ofertantul.
Articolul 30
În fiecare caz în care ofertantul este contactat în condițiile prevăzute la articolul 29 alineatul (6) litera (h), se redactează o „Notă de dosar” și se menționează orice contact de acest tip în raportul ce urmează a fi prezentat ulterior Comitetului consultativ menționat la articolul 36.
Articolul 31
În cazul contractelor încheiate de secretarul general adjunct în numele statelor membre vizate la articolul 25 nu se poate opera nici o discriminare din punct de vedere al naționalității între resortisanții statelor membre și cei ai Islandei sau Norvegiei.
Articolul 32
În cazul existenței unui caiet de sarcini pentru achizițiile publice respective, acestea vor fi anexate cererilor de oferte. Dacă este cazul, se anexează un document privind condițiile specifice ale achizițiilor publice.
Articolul 33
Ofertanții pot transmite ofertele:
(a)
prin poștă:
caz în care cererea de oferte trebuie să precizeze faptul că data luată în considerare va fi data de trimitere a ofertei, conform ștampilei poștale. Ofertele trimise prin poștă trebuie să fie recomandate; sau
(b)
prin depunere la serviciile Secretariatului General al Consiliului sau prin orice persoană mandatată de ofertant, inclusiv prin servicii de mesagerie private:
caz în care cererea de oferte trebuie să precizeze data și ora limită de depunere a ofertelor, precum și serviciul din cadrul Secretariatului General al Consiliului unde se depun ofertele, contra unei note de înregistrare semnate și datate.
În aceste două cazuri, data este aceeași.
În vederea păstrării confidențialității și pentru a evita orice probleme, cererea de oferte include următoarea mențiune:
„Ofertele trebuie prezentate într-un plic sigilat aflat într-un alt plic sigilat. Pe plicul interior se specifică, în afara numelui departamentului căruia îi este adresat plicul, conform indicațiilor cuprinse în cererea de oferte, cuvintele «Cerere de oferte - A nu se deschide de către Registratură». Dacă se folosesc plicuri cu bandă autoadezivă, acestea trebuie sigilate cu bandă adezivă și expeditorul trebuie să semneze peste banda adezivă.”
Articolul 34
Toate ofertele se deschid.
Ofertele se deschid în prezența membrilor comitetului numit în acest sens de către secretarul general adjunct. Comitetul este compus din trei funcționari superiori din directorate diferite ale Secretariatului General al Consiliului. Controlorul financiar trebuie informat cu privire la deschiderea ofertelor. Controlorul financiar sau reprezentantul său este prezent ca observator.
Comitetul redactează un raport privind deschiderea ofertei, semnat de toți membrii săi.
Fiecare pagină din fiecare ofertă este marcată cel puțin cu inițialele unuia dintre membrii comitetului. Comitetul elaborează o listă scrisă a ofertelor primite, enumerând, în special, toate documentele primite de la fiecare ofertant și aflate în legătură cu oferta.
Articolul 35
Fiecare ofertă este evaluată de către statele membre menționate la articolul 25, precum și de Islanda și Norvegia. Un funcționar împuternicit al Secretariatului General al Consiliului, desemnat de către ordonatorul de credite sau de un înlocuitor al acestuia, desemnat la rândul său de ordonatorul de credite, prezintă Comitetului Consultativ menționat la articolul 36 un raport, aprobat în unanimitate de către statele respective.
Raportul cuprinde, în special:
(a)
motivele care au determinat respingerea uneia din oferte;
(b)
evaluarea tehnică și financiară a fiecărei oferte, inclusiv un tabel comparativ al prețurilor unitare;
(c)
motivele care au stat la baza selectării unui ofertant.
Articolul 36
Contractele care urmează să fie încheiate de către secretarul general adjunct în numele statelor membre menționate la articolul 25 și de către reprezentanții Islandei și Norvegiei în urma lansării cererii de oferte se prezintă în prealabil spre avizare de către Comitetul consultativ privind achiziții publice.
Articolul 37
Comitetul consultativ menționat la articolul 36 include un reprezentant din fiecare stat membru menționat la articolul 25, împreună cu câte un reprezentant din Islanda și Norvegia. Statele membre menționate la articolul 25, precum și Islanda și Norvegia verifică dacă reprezentanții selectați posedă experiența corespunzătoare în domeniul informatic și/sau financiar și/sau juridic. Reprezentanții trebuie să nu fi participat la evaluarea dosarelor care urmează să fie prezentate Comitetului consultativ. Un reprezentant al controlorului financiar este prezent în calitate de observator.
Comitetul consultativ alege prin majoritate simplă un președinte și un vicepreședinte dintre reprezentanții săi.
Comitetul consultativ prezintă avizul său cu privire la corectitudinea procedurii de selectare a ofertantului și, în general, cu privire la termenii contractuali propuși.
Orice alt aspect privind subiectul prezentului capitol poate fi trimis Comitetului consultativ spre avizare.
Comitetul consultativ ia toate măsurile pentru a asigura adoptarea avizelor prin consens. Dacă nu este posibilă obținerea consensului, Comitetul consultativ adoptă avizele prin majoritatea simplă a reprezentanților săi. Este necesar un cvorum de 11 pentru ca lucrările să fie valabile. În eventualitatea unui balotaj, președintele are votul decisiv.
Secretariatul General al Consiliului acordă asistență în probleme de secretariat Comitetului consultativ, după caz.
Articolul 38
Comitetul consultativ își elaborează propriile norme procedurale, prin analogie cu normele procedurale ale Comitetului consultativ, privind achizițiile publice ale Consiliului Uniunii Europene.
Articolul 39
Comitetul consultativ trebuie să-și dea avizul, doar în calitate de consultant, cu privire la:
(a)
toate contractele de livrări de bunuri sau prestări de servicii a căror valoare estimată atinge sau depășește pragul prevăzut în directivele Consiliului privind procedurile de achiziții publice;
(b)
actele adiționale propuse la oricare contract, conform literei (a), atunci când intervin modificări importante, în special atunci când efectul actelor adiționale este de modificare a prețului contractului original;
(c)
actele adiționale propuse al căror efect determină creșterea prețului total al contractului deja încheiat peste pragul menționat la litera (a);
(d)
problemele care apar în momentul încheierii contractului sau în cursul derulării contractului (de exemplu anularea de comenzi, cereri de plată a unor penalități de întârziere, încălcarea specificațiilor și condițiilor contractuale generale), în cazul în care problema survenită este suficient de serioasă pentru a justifica solicitarea avizului Comitetului;
(e)
cererea unuia dintre statele membre menționate la articolul 25, a Islandei sau Norvegiei, sau a unui membru din Comitetul consultativ, sau a secretarului general adjunct cu privire la contractele propuse cu sume sub pragul menționat la litera (a), dar care se consideră că prezintă probleme de principiu sau sunt de o natură specială.
Articolul 40
Dosarele prezentate Comitetului consultativ pentru emiterea unui aviz, în temeiul articolului 39 literele (b)-(e) trebuie însoțite de un raport aprobat în unanimitate de statele membre menționate la articolul 25, precum și de Islanda și Norvegia.
Articolul 41
Avizele emise de Comitetul consultativ se semnează de către președintele comitetului. Pentru a evita întârzierile determinate de intervenția Comitetului consultativ, statele membre menționate la articolul 25, precum și Islanda și Norvegia, pot, dacă vor considera necesar, să impună un termen rezonabil până la care comitetul trebuie să își dea avizul. Avizele comitetului sunt comunicate secretarului general adjunct și statelor membre menționate la articolul 25, precum și Islandei și Norvegiei. După atenta considerare a avizului, statele membre menționate la articolul 25 și Islanda și Norvegia adoptă o decizie finală asupra cazului, în unanimitate. După adoptarea deciziei, contractul sau contractele se încheie de către secretarul general adjunct în numele statelor membre menționate la articolul 25 și de către reprezentanții împuterniciți ai Islandei și Norvegiei.
Articolul 42
Toți ofertanții sunt informați de Secretariatul General al Consiliului asupra deciziei adoptate cu privire la ofertele prezentate.
Articolul 43
(1) Contractele pot fi întocmite pe baza unei facturi sau a unui deviz de costuri atunci când valoarea probabilă a bunurilor și serviciilor nu depășește 2 000 EUR.
(2) Ca garanție a executării contractelor, furnizorilor, contractorilor sau prestatorilor de servicii li se poate solicita printr-o clauză de garanție să facă un depozit preliminar. Depozitul trebuie să acopere întreaga perioadă de garanție, precum și o perioadă suficient de lungă pentru a permite executarea garanției. Depozitul constă, în principiu, în plata unei sume în euro într-un cont bancar deschis special în acest scop în numele Secretariatului General al Consiliului. Depunerea poate fi operată numai prin intermediul unei instituții de credit din prima clasă într-un cont de depozit la vedere sau pe termen scurt, în moneda euro.
(3) Valoarea depozitului se fixează conform termenilor și condițiilor comerciale uzuale.
(4) Acordarea garanției este obligatorie atunci când valoarea contractului atinge sau depășește pragul stabilit în directivele Consiliului privind procedurile de achiziții publice.
(5) Garanția poate fi înlocuită printr-o garanție personală și solidară constituită de o terță parte agreată de contabilul-șef. În principiu, garanția se constituie în moneda euro și trebuie să îndeplinească aceleași norme ca și garanția menționată la alineatul (2).
(6) În cazul în care contractul nu a fost executat sau a fost executat cu întârziere, secretarul general adjunct asigură că statele membre menționate la articolul 25, precum și Islanda și Norvegia, sunt despăgubite corespunzător pentru toate pagubele suportate și cheltuielile efectuate prin deducerea sumei din depozit, fie că aceasta a fost depusă direct de către furnizor sau contractant sau de către o terță parte.
Articolul 44
Documentele justificative uzuale ce însoțesc primul ordin de plată, întocmite în temeiul unui contract care necesită un depozit, sunt însoțite de o copie a cărei autenticitate este certificată de contabilul-șef, de o chitanță emisă la plata depozitului sau de o copie, a cărei autenticitate este certificată de către contabilul-șef, după declarația de depunere a garanției de către contractant sau furnizor, sau de către o terță parte.
Articolul 45
Depozitele sunt rambursate, iar garanțiile menționate la articolul 43 care înlocuiesc depozitele sunt eliberate de către secretarul general adjunct conform prevederilor contractului sau garanției aplicabile, excepție făcând cazurile de neexecutare sau executare cu întârziere a contractelor menționate la articolul 43 alineatul (6).
CAPITOLUL VI
Încheierea și verificarea conturilor
Articolul 46
(1) Secretarul general adjunct întocmește, în termen de două luni de la terminarea perioadei de execuție a bugetului, raportul financiar de venituri și cheltuieli, precum și bilanțul, pe care le transmite Grupului de lucru pentru Sistemul de Informare Schengen.
(2) Raportul financiar de venituri și cheltuieli trebuie să cuprindă toate operațiile de venituri și cheltuieli aferente exercițiului financiar precedent. Se prezintă în aceeași formă și cu respectarea acelorași subdiviziuni care apar și în buget.
(3) La raportul financiar se anexează următoarele documente:
(a)
un raport privind situația fiecărui stat membru menționat la articolul 25 privind plata contribuției financiare;
(b)
un raport privind virarea creditelor.
(4) Bilanțul trebuie să prezinte activele și pasivele din buget la data de 31 decembrie din exercițiul financiar precedent.
Articolul 47
(1) Curtea de Conturi este solicitată să auditeze situațiile financiare.
(2) Secretarul general adjunct prezintă Curții de Conturi raportul financiar de venituri și cheltuieli și bilanțul în termen de 15 zile de la perioada prevăzută conform articolului 46 alineatul (1).
(3) Scopul auditării de către Curtea de Conturi este să stabilească dacă toate veniturile au fost încasate și dacă toate cheltuielile au fost efectuate în mod legal și cu respectarea procedurilor în vigoare, în conformitate cu contractele gestionate, cu bugetul și prezentul regulament financiar.
(4) Secretarul general adjunct pune la dispoziția Curții de Conturi toate facilitățile pe care le consideră necesare pentru exercitarea atribuțiilor Curții.
Articolul 48
Raportul financiar de venituri și cheltuieli, bilanțul și raportul Curții de Conturi, însoțite, după caz, de observațiile secretarului general adjunct, se prezintă până la 1 iulie cel târziu statelor menționate la articolul 25. Statele membre menționate la articolul 25, reunite în Consiliu, exonerează secretarul general adjunct de executarea bugetului.
CAPITOLUL VII
Dispoziții finale
Articolul 49
Introducerea dispozițiilor acquis-ului Schengen privind sistemul de informații Schengen pentru alt stat în afara celor menționate la articolul 25 (numite în continuare „alt stat”) atrage după sine:
(a)
reajustarea contribuțiilor statelor menționate la articolul 25 în conformitate cu prevederile articolului 26;
(b)
ajustarea contribuțiilor statelor menționate la articolul 25 în vederea stabilirii contribuțiilor de plată de către alt stat pentru operarea rețelei Sisnet pe durata întregului exercițiu financiar;
(c)
ajustarea contribuțiilor statelor menționate la articolul 25 pentru a se stabili cota din costurile aferente instalării inițiale a Sisnet ce urmează a fi plătită de noul stat. Procentajul se calculează pe baza cotei de resurse TVA plătite de celălalt stat în totalul resurselor TVA ale Comunităților Europene, aferent exercițiilor financiare anterioare în care au fost suportate cheltuielile de instalare a Sisnet. Contribuția procentuală face obiectul unei „note de credit” către statele menționate la articolul 25 pentru o sumă pro-rata la cota ce le revine calculată în conformitate cu prevederile articolului 26. Celelalte state au opțiunea de a aloca această sumă la cota-parte pe care o au în buget sau pot solicita rambursarea sumei.
Articolul 50
(1) Prezentul regulament financiar se aplică adoptării bugetului de venituri și cheltuieli necesar respectării obligațiilor ce decurg din măsura adoptată în aplicarea articolului 1 din Decizia 1999/870/CE pentru exercițiul financiar în cursul căruia întră în vigoare.
(2) Prin derogare de la prevederile articolului 8 și în legătură cu bugetului menționat la alineatul (1), secretarul general adjunct al Consiliului înaintează proiectul preliminar de buget către Grupul de lucru pentru Sistemul de Informații Schengen cât mai curând posibil după adoptarea prezentului regulament financiar. După emiterea avizului de către Grupul SIS și după stabilirea proiectului de buget, statele membre menționate la articolul 25, reunite în Consiliu, adoptă bugetul fără întârziere.
(3) Prin derogare de la articolul 28 și cu privire la bugetul menționat la alineatul (1), statele menționate la articolul 25 au obligația să achite contribuțiile ce le revin în conformitate cu calendarul stabilit de către statele membre menționate la articolul 25 cu ocazia adoptării bugetului.
Articolul 51
(1) Prezenta decizie intră în vigoare la data adoptării.
(2) Decizia se publică în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.
Adoptată la Bruxelles, 27 martie 2000.