REGULAMENTUL (CE, EURATOM) NR. 652/2008 AL COMISIEI
din 9 iulie 2008
de modificare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2343/2002 privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice,
având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (1) și, în special, articolul 185 alineatul (1) al acestuia,
având în vedere avizul Parlamentului European,
având în vedere avizul Consiliului,
având în vedere avizul Curții de Conturi (2),
întrucât:
(1)
Ca urmare a modificării Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului (denumit în continuare „Regulament financiar general”) prin Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1995/2006 (3) al Consiliului, este necesar să se adapteze Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei (4) în vederea alinierii acestuia la Regulamentul financiar general. Este necesar să se aducă unele modificări ca urmare a experienței acumulate de organismele comunitare existente.
(2)
În ceea ce privește diferența de termen pentru deciziile de descărcare de gestiune referitoare la organismele comunitare și cea privind bugetul general din Regulamentul financiar general, prezentul regulament trebuie să aplice termenul fixat în actele de bază de instituire a organismelor comunitare, de la care nu se poate abate. Instituția în cauză și, după caz, organismele comunitare ar trebui să încerce să evite dificultățile în practică și să încurajeze armonizarea acestor acte de bază în viitor.
(3)
Ar trebui clarificat faptul că o bună gestiune financiară necesită un control intern eficace și eficient. Ar trebui definite principalele caracteristici și obiective ale sistemelor de control intern.
(4)
Ar trebui să se asigure o transparență sporită în fața autorității bugetare prin intermediul unor noi cerințe în materie de informații care incumbă organismelor comunitare în cadrul procedurii bugetare, în special cu privire la estimările privind numărul de agenți contractuali, excedentele, veniturile alocate și derogările de la recuperarea creanțelor constatate.
(5)
Pentru a se garanta că datele cu caracter personal nu sunt păstrate mai mult decât este necesar în scopul pentru care au fost colectate datele sau pentru care acestea sunt în continuare prelucrate, ar trebui stabilite cerințe specifice în ceea ce privește documentele justificative.
(6)
Pentru a asigura o protecție mai eficientă a intereselor financiare ale Comunităților, fiecare organism comunitar trebuie să stabilească o listă cu valoarea creanțelor, precizând numele debitorilor și cuantumul datoriei, atunci când debitorului i s-a ordonat să efectueze plata printr-o hotărâre a Curții care are forță de res judicata și atunci când nu a fost efectuată nicio plată substanțială în termen de un an de la pronunțarea hotărârii. Această listă ar trebui publicată ținând seama de legislația aplicabilă privind protecția datelor.
(7)
În vederea asigurării transparenței utilizării fondurilor din bugetele acestora, este necesar să se prevadă o obligație generală conform căreia organismele comunitare trebuie să furnizeze informații privind beneficiarii acelor fonduri.
(8)
Lista veniturilor alocate s-a dovedit a fi incompletă și ar trebui, prin urmare, completată în conformitate cu articolul 18 alineatul (1) din Regulamentul financiar general.
(9)
Ar trebui simplificată publicarea bugetului organismelor comunitare, păstrând în același timp prerogativele autorității bugetare și ale Curții de Conturi.
(10)
Procedura privind transferurile, care trebuie să fie adoptată de către directorii organismelor comunitare, a fost aplicată neconsecvent și, prin urmare, ar trebui clarificată. În special, autoritatea bugetară ar trebui informată cu privire la transferurile importante.
(11)
Solicitările de plată adresate Comisiei ar trebui să fie întemeiate și fundamentate pe o gestionare riguroasă a trezoreriei pentru a se evita excedentele la sfârșitul exercițiului financiar.
(12)
Ar trebui specificate efectele muncii cu fracțiune de normă asupra schemei de personal, în vederea facilitării utilizării acesteia în special în organisme comunitare mici.
(13)
Pentru a consolida protecția intereselor financiare al Comunităților, organismele comunitare ar trebui să participe la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.
(14)
Este adecvat să se prevadă dispoziții specifice privind situațiile de conflict de interese pentru a se acoperi toate persoanele implicate în procedurile de achiziții publice și subvenționare.
(15)
Prelucrarea tranzacțiilor individuale similare referitoare la anumite cheltuieli curente ar trebui simplificat în ceea ce privește obligația de verificare ex ante.
(16)
Răspunderea financiară a ordonatorilor de credite ar trebui limitată în mod explicit la cazurile de neglijență gravă sau abatere intenționată.
(17)
Pentru a se facilita tranzacțiile în anumite cazuri, organismelor comunitare ar trebui să li se permită folosirea unui sistem de debitare directă.
(18)
Dat fiind faptul că directorul organismului comunitar, în calitate de ordonator de credite, este superiorul ierarhic al contabilului, ar trebui să se prevadă în mod explicit independența funcțională a acestuia din urmă în îndeplinirea sarcinilor sale.
(19)
Ar trebui clarificată responsabilitatea contabililor pentru certificarea conturilor pe baza informațiilor financiare furnizate acestora de către ordonatorii de credite. În acest scop, contabilul ar trebui să fie împuternicit să verifice informațiile primite de către ordonatorul de credite delegat și să formuleze rezerve, dacă este cazul.
(20)
Este necesar să se definească o serie de dispoziții aplicabile redevențelor și taxelor colectate de anumite organisme comunitare în vederea întâmpinării nevoilor anumitor organisme comunitare finanțate din astfel de venituri.
(21)
Organismele comunitare ar trebui să fie în măsură să se bazeze pe experiența grupului Comisiei specializat în domeniul neregulilor financiare instituit în temeiul articolului 66 alineatul (4) din Regulamentul financiar general ar trebui să devină, din oficiu, competent în privința organismelor comunitare, cu excepția cazului în care organismul decide să constituie el însuși un grup sau să participe la constituirea unui grup comun al mai multor organisme comunitare.
(22)
Ar trebui clarificate condițiile pentru utilizarea de către organismele comunitare a serviciilor și a birourilor Comisiei, a birourilor interinstituționale europene și a Centrului de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene, creat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului din 28 noiembre 1994 de înființare a Centrului de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene (5), iar procedurile de achiziții publice comune cu statele membre gazdă ar trebui detaliate în scopul consolidării cooperării interinstituționale, a cooperării dintre organismele comunitare și a cooperării cu statele membre gazdă.
(23)
Pentru a se consolida protecția intereselor financiare ale Comunităților și având în vedere că organismele comunitare nu pot exercita anumite prerogative care revin exclusiv instituțiilor comunitare, ar trebui să li se solicite organismelor să încorporeze clauze contractuale specifice în contractele și acordurile lor de subvenționare încheiate cu părțile terțe, care să le permită să exercite anumite drepturi, inclusiv suspendarea și rezilierea contractelor și a procedurilor de ofertare, precum și stabilirea unui termen de prescripție.
(24)
Din motive de transparență față de autoritatea bugetară, ar trebui introdusă o procedură de informare pentru proiectele cu impact semnificativ asupra bugetului administrativ al organismului comunitar.
(25)
Este necesar să se prevadă o procedură specifică de selectare a experților, corespunzătoare celei prevăzute în Regulamentul financiar general.
(26)
Ar trebui consolidate comunicarea și cooperarea dintre directorul organismului comunitar și consiliul de administrație în cadrul procedurii descărcării de gestiune.
(27)
În conformitate cu articolul 185 alineatul (1) din Regulamentul financiar general, ar trebui prevăzut că atunci când organismul comunitar adoptă norme de implementare a regulamentului său financiar, adoptarea acestora face obiectul acordului prealabil al Comisiei.
(28)
Prin urmare, Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 trebuie modificat în consecință,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 se modifică după cum urmează:
1.
Articolul 3 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 3
Întocmirea și executarea bugetului organismului comunitar (denumit în continuare „bugetul”) respectă principiile unității și exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestiuni financiare, care necesită un control intern eficace și eficient, precum și transparență, în conformitate cu prezentul regulament.”
2.
Articolul 8 alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Bugetul conține credite nediferențiate și, în cazul în care este justificat de necesități operaționale, credite diferențiate. Acestea din urmă sunt formate din credite de angajament și credite de plată.”
3.
Articolul 10 se modifică după cum urmează:
(a)
în al doilea paragraf al alineatului (1), cuvintele „alineatele (2)-(8)” se înlocuiesc cu „alineatele (2)-(7)”;
(b)
Alineatul (3) se înlocuiește cu următorul text:
„(3) În cazul creditelor de angajament și al creditelor nediferențiate care nu au fost angajate la închiderea exercițiului financiar se pot reporta sumele corespunzătoare creditelor de angajament pentru care a fost finalizată până la data de 31 decembrie cea mai mare parte a etapelor pregătitoare din procedura de angajare, care urmează să fie definită în normele de aplicare a Regulamentului financiar ale fiecărui organism comunitar; sumele în cauză pot fi apoi angajate până la data de 31 martie a exercițiului următor.”
(c)
La alineatul (4), prima teză se înlocuiește cu următorul text:
„În ceea ce privește creditele de plată, se pot reporta sumele necesare pentru acoperirea angajamentelor existente sau a angajamentelor legate de creditele de angajament reportate, în cazul în care creditele prevăzute pentru liniile relevante din bugetul pentru exercițiul financiar următor nu acoperă necesarul.”;
(d)
la alineatul (7) se adaugă următorul paragraf:
„Cel târziu până la 1 iunie a anului N + 1, organismul comunitar informează Comisia cu privire la executarea veniturilor alocate reportate.”;
4.
Articolul 13 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 13
(1) Începând cu data de 15 noiembrie a fiecărui an, cheltuielile administrative curente se pot angaja în avans din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Cu toate acestea, astfel de angajamente nu pot depăși un sfert din creditele stabilite de consiliul de administrație în cadrul liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Aceste angajamente nu se pot aplica unui nou tip de cheltuieli, al căror principiu nu a fost încă aprobat în ultimul buget adoptat în mod corespunzător.
(2) Cheltuielile care trebuie plătite în avans, de exemplu chiriile, pot genera plăți începând cu data de 1 decembrie, care vor fi contabilizate în contul creditelor pentru exercițiul financiar următor. În acest caz, limita menționată în alineatul (1) nu se aplică.”;
5.
Articolul 15 se modifică după cum urmează:
(a)
Alineatul (4) se înlocuiește cu următorul text:
„(4) Fondurile comunitare plătite organismului comunitar constituie pentru bugetul acestuia o subvenție de echilibrare care se consideră prefinanțare în sensul articolului 81 alineatul (1) litera (b) punctul (i) din Regulamentul financiar general.”
(b)
Se adaugă alineatul (5), cu următorul text:
„(5) Organismul comunitar pune în aplicare o gestionare riguroasă a trezoreriei, ținând seama în mod corespunzător de veniturile alocate, pentru a garanta că soldurile de numerar se limitează la cerințele justificate în mod corespunzător. Odată cu solicitările sale de plată, organismul trebuie să prezinte previziuni detaliate și actualizate ale necesarului de numerar pe parcursul unui an.”;
6.
La articolul 16 alineatul (1) se adaugă următorul paragraf:
„Organismele comunitare furnizează, cel târziu până la data de 31 martie a anului N, o estimare a excedentului de exploatare aferent anului N - 1, care trebuie restituit bugetului comunitar ulterior în anul N, pentru a completa informațiile deja disponibile privind surplusul aferent anului N - 2. Comisia ține seama în mod corespunzător de aceste informații atunci când evaluează nevoile financiare ale organismelor financiare aferente anului N + 1.”;
7.
Articolul 19 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 19
(1) Următoarele venituri se utilizează pentru finanțarea anumitor cheltuieli specifice:
(a)
veniturile alocate pentru o anumită destinație, precum veniturile din fundații, subvenții, donații și moșteniri;
(b)
contribuțiile la activitățile organismului comunitar din partea statelor membre, a unor țări terțe sau a diverse organisme, în măsura în care acest lucru este prevăzut în acordul încheiat între organismul comunitar și statele membre, țările terțe sau organismele în cauză;
(c)
venituri din partea terților pentru bunuri, servicii sau activități prestate la cererea acestora, cu excepția redevențelor și taxelor la care se face referire în articolul 5 litera (a);
(d)
încasări rezultate din furnizarea de bunuri sau prestarea de servicii sau alte activități către instituții sau alte organisme comunitare;
(e)
veniturile obținute din rambursarea sumelor plătite în mod necuvenit;
(f)
încasări din vânzarea de vehicule, echipamente, instalații, materiale și aparatură științifică sau tehnică care sunt înlocuite sau casate în momentul amortizării totale a valorii contabile;
(g)
încasări din plata asigurărilor;
(h)
veniturile din plăți legate de cedarea folosinței unor bunuri imobiliare;
(i)
veniturile din vânzarea publicațiilor și filmelor, inclusiv a celor pe suport electronic.
(1a) De asemenea, actul de bază aplicabil poate dispune alocarea pentru anumite cheltuieli a veniturilor pe care le prevede.
(2) Ansamblul veniturilor în sensul alineatului (1) punctele (a)-(d) acoperă toate cheltuielile directe sau indirecte efectuate pentru activitatea sau destinația în cauză.
(3) Bugetul include linii bugetare pentru înregistrarea categoriilor de venituri alocate prevăzute în alineatul (1) și (1a) și indică, ori de câte ori este posibil, cuantumul acestora.”;
8.
Articolul 21 alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Se pot face următoarele deduceri din chitanțele, facturile sau extrasele de cont, care ulterior se trimit pentru plata sumei nete:
(a)
penalități impuse părților la contracte de achiziții publice sau beneficiarilor unei subvenții;
(b)
sconturi, rambursări și rabaturi la facturi individuale și la solicitări de plată;
(c)
dobânda generată de plățile de prefinanțare.”;
9.
Articolul 23 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 23
(1) Directorul poate efectua transferuri nelimitate de la un capitol la altul și de la un articol la altul, iar de la un titlu la altul până la o limită totală de 10 % din creditele exercițiului financiar indicate în linia bugetară de la care este făcut transferul.
(2) Peste limita prevăzută la alineatul (1), directorul poate propune consiliului de administrație transferuri de credite de la un titlu la altul. Consiliul de administrație are la dispoziție trei săptămâni în care să se opună acestor transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile au fost acceptate.
(3) Propunerile de transferuri și transferurile efectuate în temeiul alineatelor (1) și (2) sunt însoțite de documente justificative corespunzătoare și detaliate care prezintă execuția creditelor, estimarea necesarului până la sfârșitul exercițiului financiar, atât pentru rubricile bugetare care urmează să fie creditate, cât și pentru acelea din care se repartizează creditele.
(4) Directorul informează consiliul de administrație cât mai curând posibil cu privire la toate transferurile efectuate și informează autoritatea bugetară cu privire la toate transferurile efectuate în temeiul alineatului (2).”;
10.
La titlul II capitolul 7, se introduce următorul articol 25a:
„Articolul 25a
(1) Bugetul este executat în conformitate cu controlul intern concret și eficient.
(2) În vederea executării bugetului, controlul intern este definit ca fiind un proces aplicabil la toate nivelurile de gestionare, menit să asigure garanția necesară pentru atingerea următoarelor obiective:
(a)
eficacitate, eficiență și economie de operațiuni;
(b)
fiabilitatea raportării;
(c)
protecția activelor și a informațiilor;
(d)
prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor;
(e)
gestiune adecvată a riscurilor legate de legalitatea și regularitatea tranzacțiilor aferente, luând în considerare caracterul multianual al programelor, precum și natura plăților în cauză.”;
11.
(Articolul 26 se modifică după cum urmează:
(a)
Alineatul (2) se înlocuiește cu următorul text:
„(2) Un rezumat al bugetului și al bugetelor rectificative, în forma finală în care au fost adoptate, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în termen de trei luni de la adoptarea lor.
Rezumatul cuprinde principalele cinci linii bugetare de venituri, principalele cinci linii bugetare de cheltuieli pentru bugetul administrativ și operațional, schema de personal și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget, precum și experții naționali detașați. De asemenea, indică cifrele pentru anul precedent.”
(b)
Se adaugă următoarele alineate (3) și (4):
„(3) Bugetul care cuprinde schema de personal și bugetele rectificative, în forma finală în care au fost adoptate, precum și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se înscriu credite în buget și experții naționali detașați sunt transmise spre informare autorității bugetare, Curții de Conturi și Comisiei și sunt publicate pe pagina de internet a organismului comunitar respectiv în termen de patru săptămâni de la adoptarea lor.
(4) Organismul comunitar pune la dispoziție pe site-ul său internet informații privind beneficiarii fondurilor derivate din bugetul acestuia, inclusiv experții contractați în temeiul articolului 74b. Informațiile publicate sunt ușor accesibile, transparente și complete. Informațiile sunt puse la dispoziție cu respectarea cerințelor de confidențialitate și de securitate, în special de protecție a datelor cu caracter personal astfel cum au fost prevăzute în Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului (6).
Atunci când informațiile sunt publicate numai sub formă anonimă, organismul comunitar furnizează Parlamentului European, la cerere, informații privind beneficiarii în cauză, în mod adecvat.
12.
Articolul 27 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 27
(1) Bugetul se întocmește în conformitate cu dispozițiile din actele constitutive ale organismului comunitar respectiv.
(2) Organismul comunitar trimite Comisiei un proiect provizoriu de estimare a veniturilor și cheltuielilor sale și orientările generale care stau la baza estimării până la data de 10 februarie a fiecărui an și proiectul final de estimare până la data specificată în actele constitutive.
(3) Estimarea veniturilor și cheltuielilor organismului comunitar include:
(a)
o schemă de personal care stabilește numărul de posturi permanente și temporare autorizate în limitele creditelor bugetare, pe grade și categorii;
(b)
dacă se modifică numărul persoanelor încadrate, o declarație de justificare a solicitării de noi posturi;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și încasărilor în numerar;
(d)
informații privind realizarea tuturor obiectivelor stabilite anterior pentru diversele activități, precum și noi obiective măsurate prin indicatori.
Rezultatele evaluărilor sunt consultate și utilizate pentru a demonstra eventualele avantaje ale unei creșteri sau diminuări a bugetului propus al organismului comunitar în comparație cu bugetul pentru anul N.
(4) Organismul comunitar trimite Comisiei și autorității bugetare, cel târziu până la data de 31 martie a fiecărui an următoarele:
(a)
proiectul său de program de activitate;
(b)
planul său multianual actualizat privind politica de personal, întocmit în conformitate cu orientările stabilite de Comisie;
(c)
informații privind numărul funcționarilor și al agenților temporari și contractuali, astfel cum au fost definiți în Statutul funcționarilor Comunităților Europene și Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene (denumit în continuare „Statutul personalului”) pentru anii N - 1 și N, precum și o estimare pentru anul N + 1;
(d)
informații privind contribuțiile în natură acordate de statul membru gazdă organismului comunitar;
(e)
o estimare a soldului contului de rezultate în temeiul articolului 81 pentru anul N - 1.
(5) Ca parte a procedurii de adoptare a bugetului general, Comisia trimite autorității bugetare situația estimativă a organismului comunitar și propune cuantumul subvenției pentru organismul comunitar și personalul de care consideră că are nevoie organismul. Comisia întocmește proiectul de schemă de personal a organismelor comunitare și o estimare a numărului de agenți contractuali exprimat în echivalent normă întreagă pentru care se propun credite.
(6) Autoritatea bugetară adoptă schema de personal la nivelul organismului comunitar și orice modificare ulterioară a acesteia, în conformitate cu articolul 32 alineatul (1). Schema de personal se publică într-o anexă la secțiunea III - Comisia - a bugetului general.
(7) Bugetul și schema de personal se adoptă de către consiliul de administrație. Acestea devin definitive după adoptarea finală a bugetului general care stabilește cuantumul subvenției și schema de personal, iar dacă este nevoie bugetul și schema de personal se modifică în consecință.”;
13.
Articolul 32 se modifică după cum urmează:
(a)
La alineatul (1) paragraful (3), cuvintele „A1, A2 și A3” se înlocuiesc cu „AD 16, AD 15, AD 14 și AD 13”;
(b)
La alineatul (2) se adaugă următoarea teză:
„În cazul în care un angajat solicită retragerea autorizației înainte de expirarea perioadei pentru care a fost acordată, organismul comunitar va lua în cel mai scurt termen posibil măsurile adecvate pentru respectarea limitei prevăzute de alineatul (1) litera (b).”;
14.
La articolul 33 se adaugă următorul paragraf:
„Fără a aduce atingere responsabilităților ordonatorului de credite în ceea ce privește prevenirea și detectarea fraudei și a neregulilor, organismul comunitar participă la activitățile de prevenire a fraudei ale Oficiului European de Luptă Antifraudă.”;
15.
La articolul 34 alineatul (1), cuvintele „regulamentelor și normelor aplicabile funcționarilor și celorlalți agenți ai Comunităților Europene (denumite în continuare «Statutul personalului»)” se înlocuiesc cu „Statutului personalului”;
16.
La articolul 35, alineatele (1) și (2) se înlocuiesc cu următorul text:
„(1) Se interzice tuturor actorilor financiari în sensul capitolului 2 din prezentul titlu și oricărei alte persoane implicate în execuția, gestiunea, auditul sau controlul bugetului să ia orice măsuri susceptibile de a da naștere unor conflicte între interesele proprii și cele ale organismului comunitar. Dacă survine un astfel de caz, persoana în cauză trebuie să se abțină de la astfel de măsuri și să prezinte situația autorității competente.
(2) Un conflict de interese survine în cazul în care exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor persoanei la care se face referire în alineatul (1) este compromisă din motive care implică familia, viața personală, afinitatea politică sau națională, interesul economic sau orice alt interes comun cu cel al beneficiarului.”;
17.
La articolul 38 alineatul (6) se adaugă următoarele teze:
„Atunci când este posibil, datele cu caracter personal conținute în documentele justificative se șterg în cazul în care datele respective nu mai sunt necesare în scopul descărcării bugetare, al controlului și al auditului. În orice caz, în ceea ce privește păstrarea datelor privind traficul, se aplică dispozițiile articolului 37 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.”;
18.
La articolul 39 alineatul (3), se adaugă următoarele paragrafe:
„În scopul verificării ex ante, o serie de tranzacții individuale similare legate de cheltuielile curente cu salarii, pensii, rambursarea cheltuielilor de misiune și a cheltuielilor medicale pot fi considerate de către ordonatorul de credite responsabil ca fiind o singură operațiune.
În cazul prevăzut de al doilea paragraf, în funcție de propria evaluare a riscurilor, ordonatorul de credite responsabil efectuează o verificare ex post corespunzătoare în conformitate cu alineatul (4).”;
19.
La articolul 40, alineatul (1) se înlocuiește cu următorul text:
„(1) Ordonatorul de credite raportează consiliului de administrație cu privire la îndeplinirea sarcinilor sale sub forma unui raport anual de activitate însoțit de informații financiare și de gestiune care confirmă că datele conținute în raport oferă o imagine fidelă, mai puțin în ceea ce privește anumite domenii de venituri și cheltuieli specificate în rezervele exprimate.
Raportul anual de activitate include rezultatele operațiunilor sale în raport cu obiectivele stabilite, riscurile asociate respectivelor operațiuni, utilizarea resurselor furnizate, precum și eficiența și eficacitatea sistemului de control intern. Auditorul intern, în sensul articolului 71, ia notă de raportul anual de activitate și de orice alte informații identificate.”;
20.
Articolul 43 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 43
(1) Consiliul de administrație numește un contabil care intră sub incidența Statutului personalului și care va acționa independent din punct de vedere funcțional în îndeplinirea sarcinilor sale. Acesta va avea următoarele responsabilități în cadrul organismului comunitar:
(a)
executarea corectă a plăților, încasarea veniturilor și recuperarea creanțelor constatate;
(b)
pregătirea și prezentarea conturilor în conformitate cu titlul VII;
(c)
conducerea contabilității în conformitate cu titlul VII;
(d)
punerea în aplicare, în conformitate cu titlul VII, a normelor și metodelor contabile și a planului de conturi în conformitate cu dispozițiile adoptate de contabilul Comisiei;
(e)
instituirea și validarea sistemelor contabile și, dacă este cazul, validarea sistemelor instituite de ordonatorul de credite pentru furnizarea sau justificarea informațiilor contabile; contabilul este împuternicit să verifice respectarea criteriilor de validare;
(f)
gestiunea trezoreriei.
(2) Contabilul obține de la ordonatorul de credite, care le garantează fiabilitatea, toate informațiile necesare pentru întocmirea conturilor, care oferă o imagine fidelă a activelor organismului comunitar și a execuției bugetare.
(2a) Înainte de adoptarea conturilor de către director, contabilul le semnează, certificând faptul că are garanția necesară conform căreia conturile prezintă o imagine fidelă a situației financiare a organismului comunitar.
În acest scop, contabilul se asigură că elaborarea conturilor s-a făcut în conformitate cu normele contabile, metodele și sistemele contabile stabilite și că toate veniturile și cheltuielile sunt înregistrate în conturi.
Ordonatorul de credite transmite toate informațiile care îi sunt necesare contabilului pentru a-și îndeplini obligațiile.
Ordonatorul de credite rămâne pe deplin responsabil de utilizarea corespunzătoare a fondurilor pe care le gestionează, precum și de legalitatea și regularitatea cheltuielilor aflate sub controlul său.
(2b) Contabilul este împuternicit să verifice informațiile primite, precum și să realizeze orice alte verificări suplimentare pe care le consideră necesare pentru a închide conturile.
Contabilul formulează rezerve, după caz, oferind explicații exacte cu privire la natura și sfera de incidență a acestor rezerve.
(2c) Contabilul organismului comunitar validează conturile anuale ale acestuia și le trimite contabilului Comisiei.
(3) Sub rezerva aplicării alineatului (4) din prezentul articol și a articolului 44, contabilul este singurul împuternicit să gestioneze numerar și echivalent în numerar. Acesta este responsabil cu păstrarea în siguranță a acestora.
(4) Dacă este indispensabil pentru îndeplinirea sarcinilor, contabilul poate să delege anumite sarcini unor subordonați care intră sub incidența Statutului personalului.
(5) Instrumentul de delegare prevede sarcinile încredințate delegaților, precum și drepturile și obligațiile acestora.”
21.
La articolul 44, se adaugă alineatul următor:
„Plățile din conturile de avans pot fi efectuate prin virament bancar, inclusiv prin sistemul de debitare directă menționat la articolul 66 alineatul (1a), prin cec sau prin alte mijloace de plată, în conformitate cu instrucțiunile stabilite de contabil.”
22.
La titlul IV, capitolul 3, titlul secțiunii 2 se înlocuiește cu următorul text:
„Secțiunea 2
Norme aplicabile ordonatorului de credite și ordonatorilor de credite delegați și subdelegați”
23.
Articolul 47 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 47
(1) Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul personalului.
(1a) Răspunderea pecuniară se aplică în special dacă:
(a)
fie în mod intenționat, fie din neglijență gravă, ordonatorul de credite constată creanțe de recuperat sau emite ordine de recuperare, angajează cheltuieli sau semnează un ordin de plata fără a respecta prezentul regulament și normele sale de aplicare;
(b)
fie în mod intenționat, fie din neglijență gravă, ordonatorul de credite nu întocmește un document de constatare a unei creanțe de încasat, nu emite un ordin de recuperare sau îl emite cu întârziere sau întârzie să emită un ordin de plată, antrenând astfel răspunderea civilă a organismului comunitar față de terți.
(2) Atunci când ordonatorul de credite delegat sau subdelegat consideră că o decizie care intră în responsabilitatea acestuia comportă nereguli sau este contrară principiilor bunei gestiuni financiare, el trebuie să informeze în scris autoritatea de delegare. Dacă autoritatea de delegare dă instrucțiuni motivate, în scris, ordonatorului de credite delegat sau subdelegat de a aplica decizia în cauză, acesta din urmă trebuie să aplice decizia și nu poate fi considerat răspunzător.
(3) În cazul delegării, ordonatorul de credite continuă să fie răspunzător de eficiența și eficacitatea sistemelor de gestiune și control intern instituite și de alegerea ordonatorului de credite delegat.
(4) Grupul specializat în domeniul neregulilor financiare, constituit de Comisie în conformitate cu articolul 66 alineatul (4) din Regulamentul financiar general, exercită aceleași atribuții în ceea ce privește organismul comunitar ca și în cazul departamentelor Comisiei, cu excepția cazului în care consiliul de administrație decide să constituie el însuși un grup independent din punct de vedere funcțional sau să participe la constituirea unui grup comun al mai multor organisme comunitare. Pentru cazurile prezentate de organismele comunitare, grupul specializat în domeniul neregulilor financiare creat de Comisie include un membru al personalului organismului comunitar.
Pe baza avizului acestui grup, directorul decide cu privire la inițierea procedurilor de antrenare a răspunderii disciplinare sau pecuniare. Dacă detectează probleme sistemice, grupul transmite un raport cu recomandări ordonatorului de credite și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul implică directorul, grupul trimite raportul consiliului de administrație și auditorului intern al Comisiei. Directorul se referă, în raportul său anual de activitate, sub formă anonimă, la opiniile grupului și indică măsurile de monitorizare luate.
(5) Fiecărui angajat i se poate solicita să repare, parțial sau integral, prejudiciul cauzat organismului comunitar ca urmare a comiterii unor erori profesionale grave cu ocazia exercitării atribuțiilor sale sau legat de acestea.
Autoritatea împuternicită să facă numiri adoptă o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul personalului cu privire la măsurile disciplinare.”;
24.
Articolul 50 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 50
Organismul comunitar prezintă Comisiei solicitări pentru plata integrală sau parțială a subvenției comunitare în temeiul articolului 15 alineatul (5) în condițiile și la intervalele convenite cu Comisia.”;
25.
La articolul 53, alineatul (3) se înlocuiește cu următorul text:
„(3) Contractele și acordurile de subvenționare încheiate de organismul comunitar prevăd că orice datorie neplătită la data scadenței stabilite în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 (7). În contractele și acordurile de subvenționare se face referire explicită la condiția prin care dobânda de întârziere este datorată organismului comunitar, inclusiv rata dobânzii de penalizare.
26.
La articolul 55 alineatul (3), primul și al doilea paragraf se înlocuiesc cu următorul text:
„În cazul în care ordonatorul de credite responsabil intenționează să renunțe total sau parțial la recuperarea unei creanțe constatate, el se asigură că renunțarea este corectă și respectă principiul bunei gestiuni financiare și al proporționalității.
Renunțarea de a recupera o creanță se efectuează printr-o decizie motivată corespunzător a ordonatorului de credite. Ordonatorul de credite poate delega o astfel de decizie numai cu privire la creanțe mai mici de 5 000 EUR.”;
27.
La articolul 58, litera (a) se înlocuiește cu următorul text:
„(a)
debitorul se angajează să plătească dobânda la rata specificată în articolul 86 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 pentru întreaga perioadă suplimentară acordată, începând cu data stabilită în nota de debit;”;
28.
În titlul IV capitolul 4 secțiunea 5, se inserează următoarele articole 58a și 58b:
„Articolul 58a
Contabilul ține o listă a sumelor de recuperat, în care creanțele organismului comunitar sunt grupate în funcție de data de emitere a ordinului de recuperare. De asemenea, el indică deciziile de renunțare totală sau parțială la recuperarea sumelor stabilite. Lista este anexată raportului organismului comunitar privind gestiunea bugetară și financiară.
Organismul comunitar întocmește o listă a creanțelor sale specificând numele debitorilor și cuantumul datoriei, dacă debitorului i s-a ordonat să plătească prin hotărâre a unei instanțe care are valoare de res judicata și dacă s-a efectuat sau nu o plată semnificativă timp de un an de la pronunțarea hotărârii instanței. Lista se publică, ținând seama de legislația relevantă cu privire la protecția datelor.
Articolul 58b
Creanțele organismului comunitar față de terți și creanțele terților față de organismul comunitar sunt supuse unei perioade de prescripție de cinci ani, care se prevede în contractele și acordurile de subvenționare încheiate de organismul comunitar.”;
29.
Articolul 59 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 59
Dacă organismul comunitar colectează redevențele și taxele menționate la articolul 5 litera (a), la începutul fiecărui exercițiu financiar se întocmește o estimare provizorie generală a acestor redevențe și taxe.
Atunci când redevențele și taxele sunt determinate în întregime prin legislație sau decizii ale consiliului de administrație, ordonatorul de credite poate să se abțină de la emiterea de ordine de recuperare și poate întocmi direct note de debit în urma constatării creanței de recuperat. În acest caz se înregistrează toate detaliile privind creanța organismului comunitar. Contabilul ține o listă a tuturor notelor de debit și furnizează numărul acestora și valoarea globală în raportul organismului comunitar privind gestiunea bugetară și financiară.
Dacă organismul comunitar utilizează un sistem separat de facturare, contabilul va înregistra în mod regulat, cel puțin o dată pe lună, în conturi suma acumulată a taxelor și redevențelor încasate.
Ca regulă generală, organismul comunitar prestează servicii în temeiul sarcinilor care i-au fost încredințate numai după plata integrală a redevenței sau taxei corespunzătoare. Dacă, prin excepție, s-a prestat un serviciu fără plata prealabilă a taxei sau redevenței corespunzătoare, se aplică secțiunile 3, 4 și 5 din prezentul capitol.”;
30.
La articolul 60 alineatul (3), se adaugă următoarea teză: „Programul de lucru cuprinde obiective detaliate și indicatori de performanță.”
31.
Articolul 62 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 62
(1) Pentru orice măsură care poate genera o cheltuială bugetară, ordonatorul de credite trebuie să facă mai întâi un angajament bugetar, înainte de a încheia o obligație juridică față de părți terțe.
(2) Angajamentele bugetare globale acoperă costul total al angajamentelor juridice individuale corespunzătoare încheiate până la 31 decembrie a anului N + 1.
Angajamentele juridice individuale aferente angajamentelor bugetare individuale sau provizorii se încheie până la data de 31 decembrie a anului N.
La sfârșitul perioadelor prevăzute în primul și al doilea paragraf, soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este deblocat de către ordonatorul de credite responsabil.
(3) Angajamentele juridice contractate pentru activități a căror realizare se desfășoară pe parcursul a mai multe exerciții financiare, precum și angajamentele bugetare corespunzătoare, cu excepția cheltuielilor de personal, au un termen limită de execuție stabilit în baza principiului bunei gestiuni financiare.
Părțile din aceste angajamente care nu au fost executate în termen de șase luni de la termenul limită de execuție sunt deblocate, conform articolului 11.
Suma dintr-un angajament bugetar corespunzătoare unui angajament juridic pentru care nu s-a realizat nicio plată, în sensul articolului 67, timp de trei ani de la semnarea angajamentului juridic este deblocată.”;
32.
La articolul 66 se introduce următorul alineat (1a):
„(1a) Atunci când se fac plăți periodice pentru serviciile prestate, inclusiv servicii de închiriere sau livrări de bunuri, ordonatorul de credite poate decide aplicarea unui sistem de debitare directă în funcție de analiza riscului pe care o efectuează.”;
33.
La articolul 72 alineatul (1), litera (b) se înlocuiește cu următorul text:
„(b)
a evalua eficiența și eficacitatea sistemelor de control intern și a sistemelor de audit aplicabile tuturor operațiilor de execuție bugetară.”;
34.
Articolul 74 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 74
(1) În ceea ce privește achizițiile publice, dispozițiile relevante ale Regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică sub rezerva alineatelor (4)-(7) din prezentul articol.
(2) Organismul comunitar poate fi asociat, la cerere, în calitate de autoritate contractantă, la atribuirea de contracte ale Comisiei sau de contracte interinstituționale, precum și la atribuirea de contracte ale altor organisme comunitare.
(3) Organismul comunitar participă la baza de date centrală comună, creată și gestionată de Comisie în temeiul articolului 95 din Regulamentul financiar general.
(4) Organismul comunitar poate încheia un contract, fără a recurge la procedura de achiziții publice, cu Comisia, birourile interinstituționale și Centrul de Traduceri pentru Organismele Uniunii Europene înființat prin Regulamentul (CE) nr. 2965/94 al Consiliului (8) pentru furnizare de bunuri, prestare de servicii sau alte activități pe care acesta din urmă le asigură.
(5) Organismul comunitar poate să recurgă la procedurile de achiziții publice comune cu autoritățile contractante din statul membru gazdă pentru acoperirea nevoilor sale administrative. În acest caz, articolul 125c din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică mutatis mutandis.
(6) Pentru aplicarea articolului 101 din Regulamentul financiar general, procedura de ofertare prevede că organismul comunitar poate, înainte de semnarea contractului, fie renunța la achiziționare, fie anula procedura de adjudecare, fără ca ofertanții sau candidații să aibă dreptul de a solicita compensații.
(7) Pentru aplicarea articolului 103 din Regulamentul financiar general, procedurile de ofertare lansate de organismul comunitar prevăd că acesta poate suspenda procedura și poate lua toate măsurile necesare, inclusiv anularea procedurii, în condițiile stabilite la articolul menționat anterior.
Pentru aplicarea articolului 103 din Regulamentul financiar general, contractele încheiate de organismul comunitar cu operatorii economici stipulează că acesta poate lua măsurile necesare prevăzute la articolul menționat anterior în condițiile stabilite la acesta.
35.
Se inserează titlurile VA și VB după cum urmează:
„TITLUL VA
PROIECTE CU IMPLICAȚII SEMNIFICATIVE ASUPRA BUGETULUI
Articolul 74a
Consiliul de administrație, de îndată ce este posibil, notifică autorității bugetare intențiile sale de punere în aplicare a oricărui proiect care poate avea implicații financiare semnificative pentru finanțarea bugetului său administrativ, în special proiectele privind bunurile imobile, cum ar fi închirierea sau achiziționarea de imobile. Consiliul de administrație informează Comisia cu privire la acest lucru.
În cazul în care o ramură a autorității bugetare intenționează să emită un aviz, aceasta notifică organismul comunitar, în termen de două săptămâni de la primirea informațiilor referitoare la proiect, cu privire la intenția sa de a emite avizul respectiv. În absența unui răspuns, organismul comunitar poate demara operațiunea planificată.
Acest aviz este transmis organismului comunitar în termen de patru săptămâni de la notificarea efectuată în temeiul celui de al doilea paragraf.
TITLUL VB
EXPERȚI
Articolul 74b
Articolul 265a din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică mutatis mutandis pentru selectarea experților. Acești experți sunt plătiți pe baza unei sume fixe pentru asistența acordată organismului comunitar, în special pentru evaluarea propunerilor și a solicitărilor de plată sau a ofertelor pentru achiziții, precum și pentru furnizarea de asistență tehnică în vederea monitorizării și evaluării finale a proiectelor. Organismul comunitar poate utiliza listele întocmite de Comisie sau alte organisme comunitare.”;
36.
Articolul 75 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 75
(1) În cazul în care organismul comunitar poate acorda subvenții în conformitate cu actul său de constituire sau prin delegare din partea Comisiei în temeiul articolului 54 alineatul (2) litera (b) din Regulamentul financiar general, dispozițiile relevante ale Regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002 se aplică sub rezerva alineatelor (2) și (3) din prezentul articol.
(2) Subvențiile fac obiectul unor acorduri scrise între organismul comunitar și beneficiar.
(3) Pentru aplicarea articolului 119 alineatul (2) din Regulamentul financiar general, acordurile de subvenționare încheiate de organismul comunitar stipulează că acesta poate suspenda, reduce sau pune capăt finanțării în cazurile prevăzute la articolul 183 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 după ce i s-a dat beneficiarului posibilitatea de a-și formula observațiile.”
37.
La articolul 76, paragraful al doilea se înlocuiește cu următorul text:
„Conturile organismului comunitar sunt însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară pe parcursul exercițiului. Raportul prezintă, inter alia, procentul de execuție a creditelor, precum și informații rezumative privind transferurile de credite între diverse posturi bugetare.”;
38.
Articolele 82 și 83 se înlocuiesc cu următorul text:
„Articolul 82
Până la data de 1 martie a exercițiului următor, contabilul trimite contabilului Comisiei și Curții de Conturi conturile provizorii, însoțite de raportul privind gestiunea bugetară și financiară din cursul exercițiului, menționat la articolul 76 din prezentul regulament, astfel încât contabilul Comisiei să poată consolida conturile în conformitate cu articolul 128 din Regulamentul financiar general.
Totodată, contabilul trimite Parlamentului European și Consiliului raportul privind gestiunea bugetară și financiară până cel târziu la data de 31 martie a exercițiului următor.
Articolul 83
(1) În conformitate cu articolul 129 alineatul (1) din Regulamentul financiar general, până cel târziu la data de 15 iunie a exercițiului următor, Curtea de Conturi face observații cu privire la conturile provizorii ale organismului comunitar.
(2) La primirea observațiilor Curții de Conturi cu privire la conturile provizorii ale organismului comunitar, directorul întocmește pe propria sa răspundere, în conformitate cu articolul 43, conturile finale ale organismului comunitar și le trimite consiliului de administrație, care emite un aviz cu privire la conturile în cauză.
(3) Directorul trimite conturile finale, însoțite de avizul consiliului de administrație, contabilului Comisiei, Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului, până cel târziu la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor.
(4) Conturile finale ale organismului comunitar, consolidate cu cele ale Comisiei, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene până la data de 15 noiembrie a exercițiului financiar următor.
(5) Directorul trimite Curții de Conturi până cel târziu la data de 30 septembrie a exercițiului financiar următor un răspuns la observațiile făcute cu privire la raportul său anual. Răspunsul organismului comunitar este concomitent trimis și Comisiei.”;
39.
Articolul 94 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 94
(1) La recomandarea Consiliului, Parlamentul European aprobă, înaintea datei de 15 mai a exercițiului N + 2, în absența unor dispoziții contrare în actul de constituire, descărcarea de gestiune a directorului pentru execuția bugetară a exercițiului N. Directorul informează consiliul de administrație cu privire la observațiile făcute de Parlamentul European, incluse în rezoluția care însoțește decizia de descărcare de gestiune.
(2) Dacă nu poate fi respectată data prevăzută în alineatul (1), Parlamentul European și Consiliul informează directorul asupra motivelor amânării.
(3) Dacă Parlamentul European amână luarea deciziei de descărcare de gestiune, directorul, în cooperare cu consiliul de administrație, face toate eforturile pentru a lua măsuri, cât mai curând posibil, pentru a înlătura sau a facilita înlăturarea obstacolelor din calea deciziei în cauză.”
40.
Articolul 97 se elimină.
41.
Articolul 99 se înlocuiește cu următorul text:
„Articolul 99
La propunerea directorului, consiliul de administrație adoptă, la nevoie și cu acordul prealabil al Comisiei, norme de aplicare a Regulamentului financiar al organismului comunitar.”.
Articolul 2
Fiecare organism menționat la articolul 185 din Regulamentul financiar general trebuie să-și modifice propriul regulament financiar până la data de 10 ianuarie 2009.
Articolul 3
Prezentul regulament intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 9 iulie 2008.