DECIZIA COMISIEI
din 16 decembrie 2008
privind sistemul de avertizare rapidă pentru ordonatorii de credite ai Comisiei și ai agențiilor executive
(2008/969/CE, Euratom)
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice,
având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (1),
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 215/2008 al Consiliului din 18 februarie 2008 privind regulamentul financiar aplicabil celui de-al zecelea Fond European de Dezvoltare (2),
întrucât:
(1)
Comisia, care este responsabilă pentru execuția bugetului general al Uniunii Europene și a oricăror altor fonduri gestionate de Comunități în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, are obligația de a combate frauda și orice alte activități ilegale care aduc atingere intereselor financiare ale Comunităților.
(2)
Decizia actuală a Comisiei privind sistemul de avertizare rapidă (SAR) trebuie înlocuită cu prezenta decizie ca urmare a modificării articolelor 93-96 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (Regulamentul financiar) și ale dispozițiilor corespunzătoare ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar, conform recomandărilor Autorității Europene pentru Protecția Datelor (3).
(3)
Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008 al Comisiei din 17 decembrie 2008 privind baza centrală de date a excluderilor (4) stabilește o bază de date care conține detalii relevante cu privire la terții care se află în situația de excludere de la procedurile de finanțare nerambursabilă și de achiziții publice și permite instituțiilor, inclusiv celor specificate la articolul 1 paragraful al doilea din Regulamentul financiar, agențiilor executive, organismelor comunitare la care se face referire la articolul 185 din Regulamentul financiar, precum și autorităților statelor membre și ale țărilor terțe, organizațiilor internaționale și altor organisme care participă la execuția bugetului să acceseze această bază de date.
(4)
Obiectivul SAR este de a asigura, în cadrul Comisiei și al agențiilor sale executive, circulația informațiilor confidențiale cu privire la terții care ar putea constitui o amenințare la adresa intereselor financiare și a reputației Comunităților sau la adresa oricărui alt fond administrat de Comunități.
(5)
Dat fiind faptul că agențiile executive au statut de ordonatori de credite delegați ai Comisiei în vederea execuției creditelor de funcționare, acestea trebuie să aibă acces la SAR în aceeași măsură ca și serviciile Comisiei pentru gestionarea creditelor administrative și de funcționare.
(6)
Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) trebuie să aibă acces la SAR pentru a-și îndeplini sarcinile de investigație stabilite și pentru a-și desfășura activitățile de informații și de prevenire a fraudei în conformitate cu articolul 1 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (5) și cu Regulamentul (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (6).
(7)
Contabilul trebuie să asigure gestionarea SAR. Ordonatorul de credite competent, OLAF și Serviciul de audit intern (IAS) trebuie să răspundă de solicitarea introducerii, a modificării și a eliminării avertismentelor. Pentru a menține un nivel adecvat de control, aceste solicitări trebuie efectuate la un nivel ierarhic corespunzător.
(8)
Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (7) stipulează că prelucrarea datelor cu caracter personal de către Comisie trebuie să respecte cerințele legale cu privire la prelucrare și cerințele privind transferul de date prevăzute în regulamentul respectiv și că această prelucrare face obiectul verificării prealabile de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în urma unei notificări înaintate de responsabilul cu protecția datelor din cadrul Comisiei.
(9)
Dispozițiile cu privire la protecția datelor trebuie să stipuleze drepturile persoanelor ale căror date sunt sau ar putea fi introduse în SAR în conformitate cu avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor. În ceea ce privește datele introduse în SAR, dreptul de a fi informat trebuie să facă diferența între terții persoane fizice, care beneficiază de drepturi mai cuprinzătoare de protecție a datelor, și persoanele juridice.
(10)
Anumite drepturi de protecție a datelor fac obiectul excepțiilor stipulate la articolul 20 din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, care trebuie luate în considerare de la caz la caz și aplicate temporar. Aplicarea excepțiilor respective trebuie să constituie răspunderea exclusivă a serviciului responsabil cu solicitarea introducerii sau a modificării de date, inclusiv a rectificării sau a eliminării datelor relevante.
(11)
Dat fiind faptul că excluderile prevăzute la articolul 94 din Regulamentul financiar se referă la proceduri specifice de achiziții publice/finanțare nerambursabilă, aceste avertismente nu trebuie să se încadreze în nivelul W5, ci într-o categorie nouă, și anume W1d, în timp ce avertismentele W5 trebuie să indice în mod exclusiv situațiile de excludere cu privire la toate procedurile de achiziții publice/finanțare nerambursabilă.
(12)
Pentru a proteja interesele financiare ale Comunităților, în așteptarea unei decizii a Comisiei cu privire la aplicarea articolului 96 din Regulamentul financiar, ordonatorul de credite delegat competent va solicita înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere în cazul în care terțul a comis greșeli grave în conduita sa profesională în sensul articolului 93 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar cu scopul de a asigura faptul că nu se vor atribui contracte sau nu se va acorda finanțare nerambursabilă terțului în timpul procedurii de sancționare în curs.
(13)
Comisia trebuie să respecte diversele regulamente ale Consiliului care pun în aplicare pozițiile comune adoptate în temeiul articolului 15 din Tratatul privind Uniunea Europeană (politica externă și de securitate comună - PESC), prin care se interzice ca orice fonduri sau resurse economice să fie puse, în mod direct sau indirect, la dispoziția persoanelor fizice sau juridice, a grupurilor sau a entităților desemnate sau să fie utilizate în beneficiul acestora,
DECIDE:
SECȚIUNEA 1
DISPOZIȚII GENERALE
Articolul 1
Obiect
Prezenta decizie creează sistemul de avertizare rapidă al Comisiei (denumit în continuare: „SAR”) cu privire la execuția bugetului general al Uniunii Europene și a oricărui fond gestionat de Comunități.
Articolul 2
Definiții
În scopul prezentei decizii se aplică următoarele definiții:
-
„terț” înseamnă candidații, ofertanții, contractanții, furnizorii, prestatorii de servicii și subcontractanții acestora, precum și solicitanții de finanțare nerambursabilă, beneficiarii de finanțare nerambursabilă, contractanții beneficiarilor de finanțare nerambursabilă și entitățile care beneficiază de sprijin financiar din partea unui beneficiar de fonduri comunitare în conformitate cu articolul 120 din Regulamentul financiar;
-
„ordonatorul de credite delegat competent” înseamnă ordonatorul de credite delegat al Comisiei în sensul articolului 59 din Regulamentul financiar care este competent în conformitate cu normele interne pentru execuția bugetului general al Comunităților Europene (denumit în continuare „bugetul”), inclusiv directorii agențiilor executive și ordonatorul de credite subdelegat în sensul articolului 59 din Regulamentul financiar, care ocupă funcția de director.
Articolul 3
Avertismentele SAR
(1) Avertismentele SAR conțin următoarele date:
(a)
informații de identificare a terților care reprezintă o amenințare la adresa intereselor financiare și a reputației Comunităților sau la adresa oricărui alt fond gestionat de Comunități, pe motivul că au comis sau sunt suspectați a fi comis fraude sau greșeli administrative grave sau fac obiectul unei ordonanțe de poprire sau al unui ordin de recuperare importante sau sunt excluse în conformitate cu Regulamentul financiar sau cu restricțiile financiare legate de PESC;
(b)
informații cu privire la persoanele care dețin competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra entităților juridice care sunt terți, atunci când aceste persoane reprezintă ele însele o amenințare la adresa intereselor financiare și a reputației Comunităților sau la adresa oricărui alt fond gestionat de Comunități, din motivele enumerate la litera (a);
(c)
tipul avertismentului și motivele pentru care terții menționați la litera (a) sau persoanele menționate la litera (b) reprezintă o astfel de amenințare și, dacă este cazul, durata și persoana de contact pentru avertismentul respectiv.
(2) Fără a aduce atingere articolului 1 alineatul (2) și articolului 1 alineatul (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008, datele conținute în SAR pot fi folosite doar în scopul execuției bugetului sau a oricărui alt fond gestionat de Comunități, inclusiv în cazul procedurilor de finanțare nerambursabilă și de achiziții publice, precum și în cazul plăților către terți.
Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) poate folosi datele în vederea investigațiilor efectuate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 și cu Regulamentul (Euratom) nr. 1074/1999, precum și în vederea activităților de informații și de prevenire a fraudei, inclusiv pentru analizele de risc.
Articolul 4
Administrarea SAR
(1) Contabilul Comisiei sau personalul subordonat acestuia căruia i-a delegat anumite sarcini în conformitate cu articolul 62 din Regulamentul financiar (denumit în continuare „contabilul”) asigură administrarea SAR și ia măsurile tehnice corespunzătoare.
Contabilul introduce, modifică sau elimină avertismentele SAR ca urmare a solicitărilor ordonatorului de credite delegat competent, ale OLAF și ale Serviciului de audit intern (IAS).
(2) Contabilul adoptă măsurile de punere în aplicare a aspectelor tehnice și definește procedurile de rigoare asociate, inclusiv în domeniul securității.
Acesta trimite serviciilor Comisiei și agențiilor executive notificări cu privire la măsurile respective.
Articolul 5
Cereri de înregistrare, modificare sau eliminare a avertismentelor
(1) Toate cererile privind înregistrarea, modificarea sau eliminarea avertismentelor vor fi adresate contabilului.
Numai ordonatorul de credite delegat competent, directorul general sau directorul OLAF sau al IAS pot înainta astfel de cereri. În acest scop, se va folosi modelul prevăzut în anexă.
(2) Serviciul care a stabilit că un terț se află în una dintre situațiile prevăzute la articolul 9 va trimite o cerere de avertisment SAR către contabil, cu o copie către responsabilul SAR menționat la articolul 7, chiar dacă terțul face deja obiectul unui avertisment SAR.
(3) În conformitate cu procedura descrisă la alineatul (2), serviciul care a solicitat un avertisment SAR, folosind modelul prevăzut în anexă, înștiințează contabilul în legătură cu:
(a)
orice modificare adusă informațiilor cuprinse în avertismentul SAR în cauză;
(b)
eliminarea avertismentului SAR odată ce motivul care stă la baza acestuia nu mai este valabil.
Cu toate acestea, schimbarea persoanei de contact în cazul unui avertisment poate fi comunicată prin intermediul unei note înregistrate.
(4) Serviciul care a solicitat înregistrarea unui avertisment SAR este, de asemenea, responsabil pentru coordonarea măsurilor care trebuie luate în legătură cu execuția bugetului ca urmare a unui avertisment în conformitate cu articolele 15-22.
(5) Activarea avertismentului cu privire la o persoană care deține competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra anumitor persoane juridice necesită o cerere suplimentară diferită de cea referitoare la persoana juridică în cauză.
Articolul 6
Accesarea și utilizarea SAR
(1) Serviciile și agențiile executive ale Comisiei au acces direct la datele conținute în SAR prin intermediul sistemului contabil furnizat de Comisie (ABAC).
Serviciul sau agenția executivă a Comisiei care poartă răspunderea pentru un sistem local poate utiliza sistemul respectiv pentru a accesa datele conținute în SAR, cu condiția garantării coerenței datelor înscrise în sistemul local și în sistemul contabil ABAC.
(2) Ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia vor verifica dacă există un avertisment cu privire la terți la următoarele niveluri:
(a)
în cazul angajamentelor bugetare individuale, înainte de a se încheia un astfel de angajament;
(b)
în cazul angajamentelor bugetare globale, înainte de a se înregistra orice angajament juridic individual pentru angajamentul global;
(c)
în cazul angajamentelor bugetare provizorii, înainte de a se încheia angajamentul juridic din care rezultă dreptul la plăți ulterioare.
În cazul în care angajamentele prevăzute la litera (c) acoperă salariile personalului și rambursarea cheltuielilor de călătorie aferente participării la conferințe și la concursuri, nu se aplică obligația de verificare prealabilă a înregistrărilor făcute în SAR.
În cazul procedurilor de atribuire a contractelor de achiziții publice sau de finanțare nerambursabilă, ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia verifică dacă există un avertisment în SAR cel târziu înainte de decizia de atribuire.
Cu toate acestea, în cazul în care autoritatea contractantă limitează numărul de candidați invitați să depună o ofertă sau să negocieze într-o procedură restrânsă, într-un dialog competitiv sau într-o procedură negociată care sunt ulterioare publicării unei notificări de contractare, verificările respective se efectuează înainte de încheierea selectării candidaților.
În ceea ce privește subcontractanții supuși acordului prealabil, ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia pot decide, pe baza analizei de risc, să nu verifice dacă există un avertisment în SAR.
(3) Ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia verifică, în conformitate cu alineatul (2), dacă există un avertisment în SAR cu privire la o persoană care deține competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra terțului în cauză, în următoarele situații:
(a)
în cazul în care ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia consideră că verificarea respectivă este necesară pe baza analizei de risc;
(b)
în cazul în care documentele solicitate de ordonatorul de credite delegat competent sau de echipa acestuia în vederea stabilirii dovezilor potrivit cărora terțul în cauză nu se află în una dintre situațiile prevăzute la articolul 93 alineatul (1) din Regulamentul financiar se referă la persoanele respective.
(4) La cerere, persoana de contact în cazul unui avertisment, menționată la articolul 3 alineatul (1) litera (c), va pune la dispoziția ordonatorului de credite delegat competent sau a echipei acestuia toate informațiile relevante. În ceea ce privește avertismentele de excludere, se aplică articolul 12 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008.
(5) Alineatele (2)-(4) se aplică, de asemenea, în cazul conturilor de avans pentru cheltuielile care depășesc 300 EUR. În acest caz, administratorul conturilor de avans verifică dacă există un avertisment în SAR, pe baza informațiilor care i-au fost furnizate, anterior încheierii oricărui angajament juridic cu un terț.
Articolul 7
Responsabilii SAR
(1) Directorul general al OLAF sau al IAS și fiecare ordonator de credite delegat desemnează cel puțin un membru permanent sau temporar al personalului sub supravegherea sa în calitate de responsabil SAR.
Acesta prezintă contabilului lista persoanelor desemnate și orice modificare adusă acesteia.
(2) Responsabilul SAR poate consulta lista tuturor terților sau persoanelor care dețin competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra terților, pentru care s-a înregistrat un avertisment SAR. În ceea ce privește aspectele legate de SAR, acesta asigură legătura dintre serviciu și contabil. Responsabilul oferă asistență serviciului în transmiterea informațiilor cu privire la avertismentele SAR solicitate de serviciu și în luarea măsurilor necesare ca urmare a avertismentelor respective.
(3) Contabilul publică în mod regulat o listă actualizată a responsabililor SAR pe site-ul intern al Direcției Generale Buget.
Articolul 8
Protecția datelor și drepturile persoanelor care fac obiectul acestor date
(1) În cazul cererilor de ofertă și al cererilor de propuneri și în lipsa oricăror cereri, înainte de atribuirea contractelor sau de acordarea finanțării nerambursabile, ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia informează terții cu privire la datele aferente acestora care pot fi introduse în SAR și cu privire la entitățile cărora li se pot comunica datele în cauză. În cazul în care terții sunt entități juridice, ordonatorul de credite delegat competent sau echipa sa înștiințează de asemenea persoanele care dețin competențe de reprezentare, de decizie sau de control asupra acestor entități.
(2) Serviciul care a solicitat înregistrarea unui avertisment SAR este responsabil pentru relațiile cu persoana fizică sau juridică ale cărei date sunt introduse în SAR (denumită în continuare „persoana vizată”):
(a)
acesta informează persoana vizată în legătură cu solicitarea activării, a actualizării sau a eliminării oricăror avertismente W5a de excludere care o vizează în mod direct, precizând motivele acestor acțiuni;
(b)
acesta răspunde solicitărilor persoanelor vizate de a corecta datele personale incorecte sau incomplete și altor solicitări sau întrebări din partea persoanelor respective.
Cu toate acestea, serviciul care a solicitat înregistrarea avertismentelor poate decide aplicarea restricțiilor prevăzute la articolul 20 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001.
(3) Fără a aduce atingere cerințelor cu privire la informațiile prevăzute la alineatul (2), o persoană fizică identificată în mod corespunzător poate solicita contabilului informații cu privire la existența unei înregistrări pe numele său în SAR.
În conformitate cu decizia serviciului care a solicitat înregistrarea avertismentului SAR cu privire la aplicabilitatea restricțiilor prevăzute în articolul 20 alineatul (1) din Regulamentul (CE) nr. 45/2001, contabilul informează persoana respectivă, în scris sau pe cale electronică, dacă este înregistrată în SAR.
Dacă persoana respectivă este înregistrată, contabilul atașează datele stocate în SAR cu privire la persoana în cauză. Acesta informează serviciul care a solicitat înregistrarea avertismentului în cauză.
(4) Avertismentele eliminate sunt disponibile exclusiv în scopuri de audit și investigare și nu pot fi vizualizate de utilizatorii SAR.
Cu toate acestea, datele personale conținute în avertismentele cu privire la persoane fizice nu sunt disponibile în aceste scopuri decât pentru o perioadă de cinci ani de la eliminarea avertismentului.
SECȚIUNEA 2
INFORMAȚII INTRODUSE ÎN SAR
Articolul 9
Categorii de avertismente
În funcție de natura sau de gravitatea faptelor aduse la cunoștința serviciului care a solicitat înregistrarea, avertismentele SAR se pot încadra în următoarele cinci categorii:
1.
W1, atunci când informațiile oferă motive suficiente pentru a considera că trebuie să se înregistreze constatările unor fraude sau greșeli administrative grave sau când trebuie să se ia măsuri de precauție ca urmare a excluderii unui terț în conformitate cu articolul 94 din Regulamentul financiar;
2.
W2, atunci când un terț face obiectul constatării unor greșeli administrative grave sau a unor fraude;
3.
W3, atunci când un terț face obiectul unei proceduri juridice în curs care impune notificarea unei ordonanțe de poprire sau al unei proceduri judiciare în cazul unor greșeli administrative grave sau fraude;
4.
W4, atunci când terții fac obiectul unor ordine de recuperare emise de Comisie care depășesc o anumită sumă și pentru care s-a depășit cu mult termenul de plată;
5.
W5, atunci când un terț este exclus în conformitate cu Regulamentul financiar sau cu regulamentele Consiliului care impun restricții financiare legate de PESC.
Articolul 10
Avertismentele W1
(1) OLAF solicită activarea unui avertisment W1a atunci când investigațiile în stadiu incipient oferă motive suficiente pentru a considera că este posibil să se înregistreze constatări de fraudă sau greșeli administrative grave cu privire la terți, în special cu privire la terții care beneficiază sau au beneficiat de fonduri comunitare. OLAF informează responsabilul SAR din cadrul serviciului în cauză cu privire la solicitările respective.
(2) OLAF și IAS solicită activarea unui avertisment W1b atunci când investigațiile acestora oferă motive suficiente pentru a considera că este posibil să se înregistreze constatări de fraudă sau greșeli administrative grave cu privire la terți, în special cu privire la terții care beneficiază sau au beneficiat de fonduri comunitare. Acestea informează responsabilul SAR din cadrul serviciului în cauză cu privire la solicitările respective.
(3) Ordonatorul de credite delegat competent solicită activarea unui avertisment W1c atunci când investigațiile întreprinse de Curtea de Conturi, de structura de audit intern (IAC) sau orice activitate de audit sau de investigație întreprinsă sub responsabilitatea sa sau care i-a fost adusă la cunoștință oferă motive suficiente pentru a considera că este posibil să se înregistreze constatări de fraudă sau greșeli administrative grave cu privire la terți, în special cu privire la terții care beneficiază sau au beneficiat de fonduri comunitare care se află sub răspunderea sa.
(4) Ordonatorul de credite delegat competent solicită activarea unui avertisment W1d atunci când exclude un candidat, un ofertant sau un solicitant de la atribuirea unui contract sau de la acordarea unei finanțări nerambursabile în cadrul unei anumite proceduri în conformitate cu litera (a) sau (b) din articolul 94 din Regulamentul financiar.
Avertismentele de excludere înregistrate în conformitate cu articolul 10 alineatul (4) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008 sunt considerate avertismente W1d în cadrul SAR.
(5) Un avertisment W1 rămâne activ timp de maximum șase luni. Acesta este eliminat în mod automat. Dacă avertismentul SAR trebuie păstrat și nu poate fi înlocuit cu un alt tip de avertisment în decursul acestei perioade, se înaintează o nouă solicitare.
Articolul 11
Avertismentele W2
(1) OLAF și IAS solicită activarea unui avertisment W2a atunci când investigațiile acestora duc la constatarea unor fraude sau greșeli administrative grave cu privire la terți, în special cu privire la terții care beneficiază sau au beneficiat de fonduri comunitare.
(2) Ordonatorul de credite delegat competent solicită activarea unui avertisment W2b atunci când Curtea de Conturi Europeană, structura sa de audit intern sau orice audit sau investigație pentru care este responsabil sau care i se aduce la cunoștință au determinat formularea de constatări scrise ale unor fraude sau greșeli administrative grave cu privire la terți, în special cu privire la terții care beneficiază sau au beneficiat de fonduri comunitare care se află sub răspunderea sa.
(3) Un avertisment W2 rămâne activ timp de maximum șase luni. Acesta este eliminat în mod automat. Dacă avertismentul SAR trebuie păstrat și nu poate fi înlocuit cu un alt tip de avertisment în decursul acestei perioade, se înaintează o nouă solicitare.
Articolul 12
Avertismentele W3
(1) Contabilul introduce un avertisment W3a ca urmare a primirii unei notificări din partea Secretariatului General referitoare la o ordonanță de poprire cu privire la un terț.
(2) Ordonatorul de credite delegat competent solicită activarea unui avertisment W3b atunci când terții, în special terții care beneficiază sau au beneficiat de fonduri comunitare care se află sub răspunderea sa, fac obiectul unei proceduri judiciare în cazul unor greșeli administrative grave sau fraude.
Cu toate acestea, dacă investigațiile efectuate de OLAF determină proceduri judiciare de această natură sau dacă OLAF oferă asistență sau soluționează aceste proceduri, OLAF solicită activarea avertismentului W3b corespunzător.
(3) Un avertisment W3 rămâne activ până la pronunțarea unei hotărâri cu autoritate de res judicata sau până la soluționarea cauzei în alt mod.
Articolul 13
Avertismentele W4
(1) Contabilul introduce un avertisment W4 cu privire la terții care fac obiectul unor ordine de recuperare emise de Comisie care depășesc o anumită sumă și pentru care s-a depășit cu mult termenul de plată.
(2) Contabilul stabilește orientările interne cu privire la pragurile care determină sumele și întârzierile relevante care duc la înregistrarea avertismentelor W4.
(3) Orice avertisment W4 rămâne activ atât timp cât datoria este neonorată. Contabilul elimină avertismentul la achitarea datoriei.
Articolul 14
Avertismentele W5
(1) Avertismentele de excludere înregistrate în conformitate cu articolul 10 alineatele (1), (2) și (3) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008 sunt considerate avertismente W5 în cadrul SAR.
(2) Un avertisment W5b se înregistrează la solicitarea serviciului Comisiei responsabil de legislația privind persoanele fizice sau juridice, grupurile sau entitățile enumerate în conformitate cu un regulament al Consiliului care impune restricții financiare legate de PESC, atât timp cât desemnarea persoanei, a grupului sau a entității în cauză rămâne valabilă. Avertismentul precizează trimiterile la regulamentul care impune restricțiile respective sau trimiterile la măsurile de aplicare relevante.
(3) Înregistrarea unor avertismente de excludere face obiectul următoarelor reguli:
(a)
atunci când ordonatorul de credite delegat competent preconizează excluderea unui terț în conformitate cu articolul 93 alineatul (1) literele (a), (b), (c), (d) și (e) din Regulamentul financiar, acesta trebuie să acorde terțului în cauză posibilitatea de a-și exprima opinia în scris. Terțul are la dispoziție cel puțin 14 zile calendaristice în acest scop. Înainte de a exclude un terț în conformitate cu articolul 93 alineatul (1) litera (c), ordonatorul de credite delegat competent consultă Serviciul Juridic și Direcția Generală Buget.
În așteptarea unei posibile decizii a Comisiei cu privire la durata excluderii, ordonatorul de credite delegat competent solicită, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008, înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere și sesizează Comisia cât mai curând posibil. Pentru a proteja interesele financiare ale Comunităților, ordonatorul de credite delegat competent poate solicita înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere W5a chiar înainte de a fi acordat terțului în cauză posibilitatea de a-și exprima opinia. În mod alternativ, acesta poate solicita înregistrarea unui avertisment W2;
(b)
atunci când ordonatorul de credite delegat competent preconizează inițierea unei proceduri în conformitate cu articolul 96 din Regulamentul financiar, acesta trebuie să acorde terțului în cauză posibilitatea de a-și exprima opinia în scris. Terțul are la dispoziție cel puțin 14 zile calendaristice în acest scop.
În urma consultării Serviciului Juridic și a Direcției Generale Buget și în așteptarea unei decizii posibile a Comisiei cu privire la sancționarea administrativă, ordonatorul de credite delegat competent solicită, în conformitate cu articolul 9 alineatul (2) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1302/2008, înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere W5a în cazul în care terțul a comis, de asemenea, greșeli grave în conduita sa profesională în sensul articolului 93 alineatul (1) litera (c) din Regulamentul financiar;
(c)
orice solicitare de înregistrare definitivă a unui avertisment W5a în conformitate cu articolul 93 alineatul (1) litera (b), (c), (e) sau (f) din Regulamentul financiar trebuie să menționeze durata de excludere hotărâtă de Comisie.
SECȚIUNEA 3
CONSECINȚELE AVERTISMENTELOR SAR ASUPRA EXECUȚIEI BUGETULUI
Articolul 15
Efectul avertismentelor SAR asupra tranzacțiilor bugetare
(1) Contabilul suspendă orice plată către beneficiarul pentru care s-a înregistrat un avertisment W2, W3, W4 sau W5. Contabilul trebuie să notifice ordonatorului de credite delegat competent și să îi solicite acestuia să precizeze motivele pentru care trebuie să se efectueze plata în ciuda existenței avertismentelor de tip W2, W3b și W5a.
(2) Cu excepția avertismentelor W5b și W3a rezultate din ordonanțele de poprire preventive, se efectuează, fără întârziere, plățile care s-au dovedit a fi scadente în urma verificărilor efectuate de ordonatorul de credite delegat competent în momentul suspendării termenului limită pentru plăți în conformitate cu articolul 106 alineatul (4) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 sau în conformitate cu condițiile contractuale sau cu condițiile de finanțare nerambursabilă prevăzute la articolul 18 alineatul (1) litera (b) și la articolul 22 alineatul (1) litera (a).
Cu toate acestea, contabilul poate accepta efectuarea plății suspendate doar dacă primește din partea ordonatorului de credite delegat competent o confirmare justificată că plata scadentă va fi efectuată. În lipsa confirmării respective, plata rămâne suspendată, iar ordinul de plată este trimis înapoi, dacă este cazul, ordonatorului de credite delegat competent.
În cazul în care efectuarea unei plăți a fost acceptată prin compensare în conformitate cu articolul 73 din Regulamentul financiar și cu articolul 83 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 ca urmare a unui avertisment W4 sau în cazul în care s-a efectuat o plată ca urmare a unei ordonanțe de poprire executorii, contabilul întocmește o notă înregistrată în mod corespunzător.
(3) Nu se poate încheia niciun angajament bugetar individual, nu se poate înregistra niciun angajament juridic individual în conturile bugetare pe baza unui angajament global și nu se poate încheia niciun angajament juridic pe baza unui angajament provizoriu cu privire la un terț care face obiectul unui avertisment W5.
Articolul 16
Consecințele unui avertisment W1
Un avertisment W1 se înregistrează exclusiv în scopuri informative și nu poate avea alte consecințe decât măsuri sporite de monitorizare.
Articolul 17
Consecințele unor avertismente W2, W3b sau W4 asupra procedurilor de atribuire a contractelor sau de acordare a finanțării nerambursabile
(1) În cazul în care se înregistrează un avertisment W2, W3b sau W4 în momentul în care ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia consultă SAR în conformitate cu articolul 6 alineatul (2) litera (a), acesta trebuie să informeze comitetul de evaluare pentru atribuirea contractelor și acordarea finanțării nerambursabile în cauză, dacă stadiul procedurii permite acest lucru, cu privire la existența avertismentului respectiv, în măsura în care existența acestuia reprezintă un element nou ce trebuie examinat în legătură cu criteriile de selecție pentru contractul sau finanțarea nerambursabilă în cauză. Ordonatorul de credite delegat competent ia aceste informații în considerare, în special dacă terțul înregistrat în SAR este primul pe lista comitetului de evaluare.
(2) În cazul în care terțul pentru care s-a înregistrat un avertisment W2, W3b sau W4 este primul pe lista comitetului de evaluare, ordonatorul de credite delegat competent, luând în considerare obligația de a proteja interesele financiare și imaginea Comunității, tipul și gravitatea motivelor pentru care s-a înregistrat avertismentul în cauză, valoarea sau durata contractului sau a finanțării nerambursabile și, dacă este cazul, urgența încheierii contractului sau a acordării finanțării nerambursabile, trebuie să ia una dintre următoarele decizii:
(a)
să atribuie contractul sau să acorde finanțarea nerambursabilă terțului, în ciuda înregistrării în SAR, și să se asigure că se iau măsuri sporite de monitorizare;
(b)
în cazul în care existența unui astfel de avertisment pune la îndoială în mod obiectiv evaluarea inițială a conformității cu criteriile de selecție și de atribuire, să atribuie contractul sau să acorde finanțarea nerambursabilă unui alt ofertant sau solicitant pe baza unei evaluări de conformitate cu criteriile de selecție și de atribuire care diferă de aceea a comitetului de evaluare și să își justifice în mod corespunzător decizia;
(c)
să încheie procedura fără a atribui niciun contract și să justifice în mod corespunzător această încheiere în informațiile aduse la cunoștința ofertantului.
În cazul în care ordonatorul de credite delegat competent decide să încheie procedura în conformitate cu litera (c), se poate utiliza o procedură restrânsă în limitele de timp stipulate pentru situații urgente în conformitate cu articolul 142 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 pentru a atribui contractul prin intermediul unei noi proceduri.
Articolul 18
Consecințele unui avertisment W2, W3b sau W4 asupra contractelor sau a finanțării nerambursabile existente
(1) În cazul în care un avertisment W2, W3b sau W4 a fost înregistrat din motive referitoare la executarea sau atribuirea unui contract sau a unei finanțări nerambursabile în desfășurare sau la procedura de atribuire relevantă, ordonatorul de credite delegat competent, luând în considerare riscurile, tipul avertismentului și justificarea acestuia, consecințele pe care acesta le poate avea asupra executării unui contract sau a unei finanțări nerambursabile, în special în ceea ce privește valoarea, durata și, dacă este cazul, urgența executării, poate lua una sau mai multe dintre măsurile următoare:
(a)
să decidă să permită contractantului sau beneficiarului să continue executarea contractului sau a finanțării nerambursabile, conform măsurilor sporite de monitorizare prevăzute;
(b)
să suspende termenul limită pentru efectuarea plăților în conformitate cu articolul 106 alineatul (4) din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 în scopul efectuării de verificări suplimentare pentru a se asigura, înainte de efectuarea oricărei alte plăți, de eligibilitatea cheltuielilor și, în consecință, pentru a efectua plățile cu adevărat scadente;
(c)
să suspende executarea contractului sau a finanțării nerambursabile în conformitate cu articolele 103 și 119 din Regulamentul financiar;
(d)
să înceteze contractul sau finanțarea nerambursabilă în cazul în care acestea conțin o dispoziție în acest sens.
(2) În cazul în care un avertisment W2, W3b sau W4 nu s-a înregistrat din motive legate de contractul sau finanțarea nerambursabilă în desfășurare sau de procedura de atribuire relevantă, ordonatorul de credite delegat competent, în funcție de tipul avertismentului și de posibilele consecințele asupra executării unui contract sau a unei finanțării nerambursabile în desfășurare și în urma luării în considerare a riscurilor implicate, inclusiv cel al litigiului judiciar, poate lua una dintre măsurile următoare:
(a)
să aplice una sau mai multe dintre opțiunile prevăzute la alineatul (1) literele (a) și (b);
(b)
să înceteze contractul sau finanțarea nerambursabilă dacă există o dispoziție care permite încetarea în cazul unor elemente noi, dacă elementele în cauză justifică o pierdere reală a încrederii din partea Comisiei și o amenințare la adresa reputației Comunităților.
Articolul 19
Consecințele unui avertisment W3a
(1) În cazul în care un terț face obiectul unui avertisment W3a corespunzător unei ordonanțe de poprire preventive, contabilul menține suspendarea tuturor plăților în așteptarea unei hotărâri judecătorești cu privire la cererea creditorului principal, dacă acest lucru este prevăzut în legislația națională aplicabilă. În cazul în care ordonanța de poprire preventivă se limitează la o anumită sumă conform unei hotărâri („cantonnement”), contabilul suspendă plățile până la suma respectivă.
(2) În cazul în care un terț face obiectul unui avertisment W3a corespunzător unei ordonanțe de poprire aplicabile, ordonatorul de credite delegat competent sau echipa acestuia, în cadrul unei colaborări strânse cu contabilul, execută plata care trebuia efectuată inițial de Comisie sau de agenția executivă către partea suspusă popririi, în beneficiul creditorului, suma maximă de plată fiind suma poprită.
(3) Alineatele (2) și (3) se aplică în cazul în care executarea ordonanței de poprire nu poate afecta activitatea normală a Comisiei sau a agenției executive. În acest caz, contabilul invocă articolul 1 din Protocolul privind privilegiile și imunitățile.
Articolul 20
Consecințele unui avertisment W4
(1) În cazul în care un terț face obiectul unui avertisment W4, contabilul examinează în mod sistematic posibilitatea de a compensa creanțele Comunității prin plata aferentă terțului în cauză în conformitate cu articolul 73 din Regulamentul financiar și cu articolul 83 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
(2) Ordonatorul de credite delegat competent ia aceste informații în considerare înainte de atribuirea unui nou contract sau acordarea unei noi finanțări nerambursabile unui terț.
Articolul 21
Consecințele unui avertisment W5 asupra procedurilor de atribuire a contractelor și de acordare a finanțării nerambursabile
Ordonatorul de credite delegat competent exclude terțul care face obiectul unui avertisment W5 de la participarea la o procedură de atribuire a unui contract sau de acordare a unei finanțări nerambursabile în stadiul evaluării criteriilor de excludere în conformitate cu articolele 93 și 114 alineatul (3) din Regulamentul financiar sau cu regulamentul aplicabil al Consiliului care impune restricții financiare legate de PESC.
Articolul 22
Consecințele specifice unui avertisment W5 asupra contractelor sau a finanțării nerambursabile existente
(1) În cazul în care un avertisment W5a s-a înregistrat din motive care pot afecta executarea contractelor sau a finanțării nerambursabile deja semnate, ordonatorul de credite delegat competent ia următoarele măsuri:
(a)
atunci când condițiile contractuale sau de acordare a finanțării nerambursabile permit acest lucru și în cazul în care motivul avertismentului W5 se referă la executarea sau atribuirea unui contract sau finanțări nerambursabile în desfășurare:
(i)
suspendarea plăților în scopul verificării, efectuarea plăților cu adevărat scadente și recuperarea oricărei sume plătite în mod necorespunzător, compensând, dacă este posibil, prin orice plată scadentă;
(ii)
încetarea contractului sau a finanțării nerambursabile;
(b)
în toate celelalte cazuri, să aplice una dintre opțiunile prevăzute la articolul 18 alineatul (1).
(2) Sub rezerva unor dispoziții contrare ale regulamentelor Consiliului de punere în aplicare a pozițiilor comune adoptate în temeiul articolului 15 din Tratatul privind Uniunea Europeană, pe care se bazează avertismentele W5b, se aplică următoarele reguli:
(a)
niciun fond nu poate fi pus, direct sau indirect, la dispoziția sau în favoarea unei persoane fizice sau juridice, unui grup sau entități enumerate în regulamentul relevant al Consiliului;
(b)
niciun fel de resurse economice nu pot fi puse, direct sau indirect, la dispoziția sau în favoarea unei persoane fizice sau juridice, unui grup sau entități enumerate în regulamentul relevant al Consiliului.
Articolul 23
Sesizarea Comisiei
În situații excepționale, inclusiv în situațiile în care riscul presupus poate afecta reputația Comunităților și este de natură politică și în cazul în care articolele 15-22 nu prevăd o soluție adecvată, ordonatorul de credite delegat competent sesizează membrul Comisiei responsabil de domeniul politic în cauză, care la rândul său poate sesiza Comisia în această privință.
Secretariatul General trebuie informat în mod constant cu privire la toate schimburile relevante.
SECȚIUNEA 4
DISPOZIȚII TRANZITORII ȘI FINALE
Articolul 24
Dispoziții tranzitorii
(1) Serviciul care a solicitat înregistrarea unui avertisment SAR înainte de adoptarea prezentei decizii poartă în continuare responsabilitatea pentru modificarea sau eliminarea avertismentelor înregistrate în urma solicitării sale în conformitate cu prezenta decizie.
(2) În ceea ce privește excluderile decise de un ordonatorul de credite delegat competent în conformitate cu articolul 93 alineatul (1) literele (b) și (e) din Regulamentul financiar înainte de 1 mai 2007, durata perioadei de excludere va lua în considerare durata de validitate a cazierelor judiciare conform legislației naționale. În ceea ce privește aceste excluderi, se aplică o durată maximă de patru ani de la data notificării hotărârii. La expirarea acestei perioade maxime, ordonatorul de credite delegat competent solicită eliminarea avertismentului.
Articolul 25
Abrogarea Deciziei privind sistemul de avertizare rapidă
Decizia C(2004)193/3 a Comisiei (8) privind sistemul de avertizare rapidă se abrogă începând cu 1 ianuarie 2009.
Articolul 26
Aplicare
Prezenta decizie se aplică de la 1 ianuarie 2009.
Articolul 27
Publicare
Prezenta decizie se publică în scop informativ în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Se anexează la regulile interne pentru execuția bugetului general al Comunităților Europene.
Adoptată la Bruxelles, 16 decembrie 2008.