DECIZIA COMISIEI
din 5 martie 2008
de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate şi gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce priveşte sistemele de gestiune şi control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă şi financiară şi eligibilitatea cheltuielilor pentru proiectele cofinanţate de fond
[notificată cu numărul C(2008) 796]
(Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, olandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă şi suedeză sunt autentice)
(2008/458/CE)
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunităţii Europene,
având în vedere Decizia nr. 575/2007/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului european de returnare pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate şi gestionarea fluxurilor migratorii” (1), în special articolul 23, articolul 31 alineatul (5), articolul 33 alineatul (6) şi articolul 35 alineatul (4),
întrucât:
(1)
Este necesar să fie stabilite condiţiile în care statele membre ar trebui să pună în aplicare acţiunea în cadrul fondului, în special pentru a identifica în ce situaţii autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiecte în mod direct. Ar trebui stabilite, de asemenea, dispoziţii suplimentare pentru autorităţile delegate.
(2)
Este necesar să se identifice o listă de proceduri şi/sau norme practice pe care diferitele autorităţi desemnate ar trebui să le stabilească şi să le urmeze pentru punerea în aplicare a fondului.
(3)
Este necesar să se stabilească obligaţiile pe care ar trebui să şi le asume autorităţile responsabile cu privire la beneficiarii finali în etapa premergătoare selecţiei şi aprobării proiectelor care urmează să fie finanţate şi cu privire la aspectele care ar trebui avute în vedere la verificările cheltuielilor declarate de beneficiarul final şi/sau de partenerii din cadrul proiectului, inclusiv la verificările administrative ale cererilor de rambursare şi la verificările la faţa locului ale proiectelor individuale.
(4)
Pentru a asigura auditarea adecvată a cheltuielilor în cadrul programelor anuale, este necesar să se stabilească criteriile pe care ar trebui să le respecte pista de audit pentru ca auditul să fie considerat adecvat.
(5)
Auditurile proiectelor şi sistemelor sunt efectuate sub responsabilitatea autorităţii de audit. Pentru a garanta o arie de cuprindere şi o eficienţă adecvate ale auditurilor, precum şi efectuarea acestora cu respectarea aceloraşi standarde în toate statele membre, este necesar să se stabilească condiţiile pe care ar trebui să le îndeplinească auditurile respective, inclusiv baza de eşantionare.
(6)
Statele membre trebuie să prezinte Comisiei, împreună cu programul lor multianual, o descriere a sistemelor proprii de gestiune şi control. Întrucât acest document se numără printre elementele principale pe care se bazează Comisia, în contextul gestiunii repartizate a bugetului Comunităţii, pentru a determina dacă asistenţa financiară în cauză este folosită de statele membre în conformitate cu normele şi principiile aplicabile pentru protecţia intereselor financiare ale Comunităţii, este necesar să se stabilească în detaliu informaţiile pe care ar trebui să le conţină acest document.
(7)
În vederea armonizării standardelor de programare, de monitorizare a punerii în aplicare a fondului, de auditare şi certificare a cheltuielilor, este necesar să se definească cu claritate conţinutul programului multianual, al programului anual, al raportului intermediar, al raportului final, al cererilor de plată, precum şi al strategiei de audit, al raportului anual de audit, al declaraţiei de validitate şi al certificării cheltuielilor.
(8)
Deoarece statele membre au obligaţia de a raporta şi a monitoriza neregulile şi de a recupera sumele plătite în mod necuvenit în legătură cu finanţarea din fond, este necesar să se definească cerinţe aplicabile datelor trimise Comisiei.
(9)
Experienţa a demonstrat faptul că cetăţenii Uniunii Europene nu cunosc îndeajuns rolul jucat de Comunitate în finanţarea programelor. Prin urmare, este necesar să se definească în detaliu măsurile de asigurare a accesului la informaţii şi a transparenţei necesare pentru a remedia această lipsă de comunicare şi informare.
(10)
Pentru a garanta diseminarea cât mai largă a informaţiilor privind posibilităţile de finanţare către toate părţile interesate şi din motive de transparenţă, ar trebui stabilite măsurile minime necesare pentru a informa potenţialii beneficiari finali cu privire la posibilităţile de finanţare oferite împreună de Comunitate şi de statele membre prin fondul respectiv. În vederea asigurării unei mai mari transparenţe cu privire la utilizarea fondului, ar trebui publicate lista beneficiarilor finali, numele proiectelor şi valoarea fondurilor publice alocate proiectelor.
(11)
În lumina Directivei 95/46/CE a Parlamentului European şi a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi libera circulaţie a acestor date (2) şi a Regulamentului (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European şi al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecţia persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituţiile şi organismele comunitare şi privind libera circulaţie a acestor date (3), este necesar să se prevadă, referitor la măsurile de asigurare a accesului la informaţii şi a transparenţei şi la activitatea de audit efectuată în temeiul prezentei decizii, ca statele membre şi Comisia să prevină orice divulgare neautorizată sau acces la datele cu caracter personal şi să specifice scopul în care Comisia şi statele membre pot prelucra astfel de date.
(12)
Utilizarea mijloacelor electronice pentru schimbul de informaţii şi date financiare între statele membre şi Comisie conduce la simplificare, la o mai mare eficienţă, la transparenţă şi la economisirea timpului. Pentru a valorifica pe deplin aceste avantaje, menţinând totodată securitatea schimburilor, Comisia poate pune la punct un sistem informatic comun.
(13)
Pentru a asigura punerea în aplicare eficientă a fondului în statele membre, în conformitate cu principiile bunei gestiuni financiare, ar trebui adoptată o serie de norme comune privind eligibilitatea cheltuielilor din fond. Pentru a reduce povara administrativă asupra beneficiarilor finali şi asupra autorităţilor desemnate, ratele forfetare pentru costurile indirecte ar trebui să fie eligibile în anumite condiţii.
(14)
În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind poziţia Regatului Unit şi a Irlandei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană şi la Tratatul de instituire a Comunităţii Europene, actul de bază şi, prin urmare, prezenta decizie prevăd obligaţii pentru Regatul Unit.
(15)
În conformitate cu articolul 3 din Protocolul privind poziţia Regatului Unit şi a Irlandei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană şi la Tratatul de instituire a Comunităţii Europene, actul de bază şi, prin urmare, prezenta decizie prevăd obligaţii pentru Irlanda.
(16)
În conformitate cu articolul 2 din Protocolul privind poziţia Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană şi Tratatul de instituire a Comunităţii Europene, prezenta decizie nu prevede obligaţii pentru Danemarca şi nu i se aplică acesteia.
(17)
Măsurile prevăzute în prezenta decizie sunt conforme cu avizul Comitetului de gestionare a fondului,
ADOPTĂ PREZENTA DECIZIE:
CUPRINS
Partea I
Introducere
Capitolul I
Obiect şi definiţii
Articolul 1
Obiect
Articolul 2
Definiţii
Partea II
Dispoziţii comune celor patru fonduri
Capitolul 1
Autorităţi desemnate
Articolul 3
Autorităţi comune
Articolul 4
Autoritatea delegată
Articolul 5
Externalizarea sarcinilor
Capitolul 2
Sisteme de gestiune şi control
Articolul 6
Manual de proceduri
Articolul 7
Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă
Articolul 8
Condiţii în care autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv
Articolul 9
Procedura de selecţie şi de atribuire atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire
Articolul 10
Acorduri de subvenţionare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire
Articolul 11
Contracte de punere în aplicare
Articolul 12
Stabilirea contribuţiei finale a Comunităţii
Articolul 13
Asistenţă tehnică
Articolul 14
Cheltuieli pentru asistenţa tehnică în cazul unei autorităţi comune
Articolul 15
Verificări efectuate de autoritatea responsabilă
Articolul 16
Pista de audit
Articolul 17
Auditurile sistemelor şi auditurile proiectelor
Articolul 18
Verificări efectuate de autoritatea de certificare
Capitolul 3
Informaţii de furnizat privind utilizarea fondului
Articolul 19
Principiul proporţionalităţii
Articolul 20
Descrierea sistemelor de gestiune şi control
Articolul 21
Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune şi control
Articolul 22
Documente de programare
Articolul 23
Revizuirea defalcării financiare în programe anuale
Articolul 24
Rapoarte intermediare şi finale privind punerea în aplicare a programelor anuale
Articolul 25
Documente elaborate de autoritatea de audit
Articolul 26
Documente elaborate de autoritatea de certificare
Capitolul 4
Raportarea neregulilor
Articolul 27
Raportarea iniţială - Derogări
Articolul 28
Raportarea măsurilor ulterioare - Nerecuperarea
Articolul 29
Contacte cu statele membre
Articolul 30
Utilizarea informaţiilor
Capitolul 5
Acces la informaţii şi transparenţă
Articolul 31
Informaţii pentru potenţialii beneficiari finali
Articolul 32
Informaţii pentru beneficiarii finali
Articolul 33
Atribuţiile autorităţii responsabile referitoare la asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei pentru publicul larg
Articolul 34
Responsabilităţile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei pentru publicul larg
Articolul 35
Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informaţii şi a transparenţei privind operaţiunea
Capitolul 6
Date cu caracter personal
Articolul 36
Protecţia datelor cu caracter personal
Capitolul 7
Schimbul electronic de documente
Articolul 37
Schimbul electronic de documente
Articolul 38
Sistem informatic pentru schimbul de documente
Partea III
Dispoziţii speciale pentru Fondul european de returnare
Capitolul 1
Norme privind eligibilitatea
Articolul 39
Norme privind eligibilitatea
Partea IV
Dispoziţii finale
Articolul 40
Destinatari
ANEXE
PARTEA I
INTRODUCERE
CAPITOLUL I
Obiect şi definiţii
Articolul 1
Obiect
(1) Prezenta decizie stabileşte norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:
(a)
autorităţile desemnate;
(b)
sistemele de gestiune şi control;
(c)
informaţiile care trebuie furnizate de către statele membre Comisiei cu privire la utilizarea fondului;
(d)
raportarea neregulilor;
(e)
accesul la informaţii şi transparenţa;
(f)
datele cu caracter personal;
(g)
schimbul electronic de documente.
(2) Dispoziţiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispoziţiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele şi inspecţiile la faţa locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităţilor Europene împotriva fraudei şi a altor nereguli (4).
Articolul 2
Definiţii
În sensul prezentei decizii, se înţelege prin:
-
„act de bază”: Decizia nr. 575/2007/CE;
-
„fond”: Fondul european de returnare, astfel cum a fost instituit prin actul de bază;
-
„patru fonduri”: Fondul european pentru refugiaţi, Fondul pentru frontierele externe, Fondul european de returnare şi Fondul european de integrare a resortisanţilor ţărilor terţe, astfel cum au fost instituite prin Decizia nr. 573/2007/CE (5), Decizia nr. 574/2007/CE (6), Decizia nr. 575/2007/CE ale Parlamentului European şi ale Consiliului şi Decizia 2007/435/CE a Consiliului (7), ca parte a Programului general „Solidaritate şi gestionarea fluxurilor migratorii”;
-
„autoritate responsabilă”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază;
-
„autoritate de certificare”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (b) din actul de bază;
-
„autoritate de audit”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (c) din actul de bază;
-
„autoritate delegată”: organismul desemnat de un stat membru în temeiul articolului 25 alineatul (1) litera (d) din actul de bază;
-
„autorităţi desemnate”: toate autorităţile desemnate de un stat membru în temeiul articolului 25 din actul de bază;
-
„acţiune”: acţiune desfăşurată în cadrul fondului, astfel cum este definită la articolul 4 din actul de bază;
-
„proiect”: mijloacele specifice, practice utilizate pentru punerea în aplicare, integral sau parţial, a unei acţiuni de către beneficiarii finali ai subvenţiilor;
-
„beneficiar final”: entitatea juridică responsabilă cu punerea în aplicare a proiectelor, respectiv ONG-uri, autorităţi federale, naţionale, regionale sau locale, alte organizaţii nonprofit, societăţi de drept public sau privat sau organizaţii internaţionale;
-
„partener în cadrul proiectului”: orice entitate juridică ce pune în aplicare un proiect în cooperare cu un beneficiar final punând la dispoziţia proiectului resurse şi primind parte din contribuţia Comunităţii prin intermediul beneficiarului final;
-
„orientări strategice”: cadrul de intervenţie a fondului, astfel cum a fost adoptat prin Decizia 2007/837/CE a Comisiei (8);
-
„prioritate”: set de acţiuni definit ca prioritate în orientările strategice;
-
„prioritate specifică”: set de acţiuni definit ca prioritate specifică în orientările strategice şi care permite cofinanţarea la o rată superioară, în conformitate cu articolul 15 alineatul (4) din actul de bază;
-
„prima constatare administrativă sau judiciară”: prima evaluare scrisă efectuată de o autoritate competentă, administrativă sau judiciară, care constată pe baza unor fapte specifice producerea unei nereguli, fără a prejudicia posibilitatea ca această concluzie să poată fi ulterior revizuită sau retrasă ca urmare a evoluţiilor înregistrate în cursul procedurii administrative sau judiciare;
-
„neregulă”: orice încălcare a unei dispoziţii a dreptului comunitar care rezultă dintr-o acţiune sau o omisiune a unui agent economic care are sau ar avea ca efect prejudicierea bugetului general al Uniunii Europene, prin imputarea unei cheltuieli nejustificate la bugetul general;
-
„fraudă suspectată”: o neregulă care determină iniţierea unei proceduri administrative sau judiciare la nivel naţional în vederea stabilirii existenţei unui comportament intenţionat, în special a unei fraude, astfel cum este menţionată la articolul 1 alineatul (1) litera (a) din Convenţia elaborată pe baza articolului K.3 din Tratatul privind Uniunea Europeană referitor la protecţia intereselor financiare ale Comunităţilor Europene (9);
-
„faliment”: procedura de insolvenţă, astfel cum este definită la articolului 2 litera (a) din Regulamentul (CE) nr. 1346/2000 al Consiliului (10);
-
„acord de subvenţionare”: un acord sau un alt instrument juridic echivalent în baza căruia statele membre acordă subvenţii beneficiarului final în vederea punerii în aplicare a proiectului în cadrul fondului.
PARTEA II
DISPOZIȚII COMUNE CELOR PATRU FONDURI
CAPITOLUL 1
Autorităţi desemnate
Articolul 3
Autorităţi comune
Statele membre pot desemna aceeaşi autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.
Articolul 4
Autoritatea delegată
(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient şi eficace şi asigură respectarea principiului nediscriminării şi vizibilitatea finanţării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.
(2) Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorităţii delegate şi procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.
Actul de delegare menţionează cel puţin:
(a)
trimiterile la legislaţia comunitară relevantă;
(b)
sarcina încredinţată autorităţii delegate;
(c)
drepturile şi obligaţiile autorităţii delegate şi responsabilităţile pe care şi le asumă;
(d)
obligaţia autorităţii delegate de a institui şi a menţine o structură organizaţională şi un sistem de gestiune şi control adaptate exercitării atribuţiilor sale;
(e)
asigurarea care trebuie oferită cu privire la buna gestiune financiară şi la legalitatea şi regularitatea sarcinilor delegate.
(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menţionată la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorităţii responsabile.
(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administraţie publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplineşte o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorităţi nicio competenţă executivă care presupune o marjă discreţionară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.
(5) Delegarea sarcinilor către autorităţile delegate nu afectează răspunderea autorităţii responsabile, care îşi asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.
(6) Atunci când autoritatea responsabilă delegă sarcini autorităţii delegate, toate dispoziţiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorităţii delegate.
Articolul 5
Externalizarea sarcinilor
Autorităţile desemnate îşi pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilităţile definite la articolele 27, 29 şi 30 din actul de bază.
CAPITOLUL 2
Sisteme de gestiune şi control
Articolul 6
Manual de proceduri
În conformitate cu articolul 31 alineatul (2) din actul de bază şi ţinând seama de principiul proporţionalităţii, statele membre elaborează un manual care stabileşte proceduri şi norme practice privind:
(a)
funcţionarea autorităţilor desemnate;
(b)
normele care asigură separarea adecvată a funcţiilor;
(c)
după caz, monitorizarea autorităţilor delegate şi a altor sarcini externalizate;
(d)
instituirea de programe multianuale şi anuale;
(e)
stabilirea strategiei de audit şi a planurilor anuale de audit;
(f)
selectarea proiectelor, acordarea subvenţiilor şi gestiunea financiară a proiectelor;
(g)
gestionarea neregulilor, a corecţiilor financiare şi a recuperărilor;
(h)
pregătirea şi executarea misiunilor de audit;
(i)
pregătirea rapoartelor şi a declaraţiilor de audit;
(j)
certificarea cheltuielilor;
(k)
evaluarea programului;
(l)
prezentarea de rapoarte Comisiei;
(m)
pista de audit.
Articolul 7
Punerea în aplicare a fondului de către autoritatea responsabilă
(1) În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acţiona ca organism de atribuire şi/sau ca organism executiv.
(2) Autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale de propuneri.
Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autorităţile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.
În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 15 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situaţii de urgenţă, pot fi acordate subvenţii fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.
(3) Autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situaţiilor de monopol de jure sau din raţiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorităţii responsabile.
Articolul 8
Condiţii în care autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv
(1) Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acţioneze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate şi comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.
(2) Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preţ şi la evitarea conflictelor de interese.
(3) Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct şi/sau împreună cu oricare dintre autorităţile naţionale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competenţelor administrative ale acestora. Principalele autorităţi naţionale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.
(4) Decizia administrativă de a cofinanţa un proiect în cadrul fondului conţine informaţiile necesare pentru monitorizarea produselor şi a serviciilor care fac obiectul cofinanţării şi pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispoziţiile relevante stabilite pentru un acord de subvenţionare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.
(5) Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informaţii privind procedurile şi practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcţiilor, un control eficace şi o protecţie satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităţilor Europene şi furnizează explicaţii privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.
(6) Atunci când se aşteaptă ca autoritatea responsabilă să acţioneze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanţate de fond:
(a)
autoritatea de audit nu face parte din acelaşi organism ca şi autoritatea responsabilă, cu excepţia situaţiei în care independenţa sa în materie de audit este garantată şi aceasta răspunde şi în faţa unui alt organism decât cel din care face parte împreună cu autoritatea responsabilă;
(b)
sarcinile autorităţii responsabile, astfel cum sunt definite la articolul 27 din actul de bază, nu sunt afectate atunci când autoritatea responsabilă pune, de asemenea, în aplicare proiecte în mod direct.
(7) Atunci când se aşteaptă ca o autoritate delegată să acţioneze ca organism executiv pentru proiecte cofinanţate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.
Articolul 9
Procedura de selecţie şi atribuire atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire
(1) Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potenţiali. Orice modificare a conţinutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleaşi condiţii.
Cererile de propuneri indică:
(a)
obiectivele;
(b)
criteriile de selecţie, care trebuie să fie conforme cu articolul 15 alineatul (5) din actul de bază, precum şi documentele justificative relevante;
(c)
normele de finanţare comunitară şi, după caz, naţională;
(d)
normele şi data-limită de depunere a propunerilor.
(2) În scopul selectării proiectelor şi al acordării subvenţiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informaţi cu privire la următoarele condiţii speciale legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:
(a)
normele privind eligibilitatea cheltuielilor;
(b)
termenul de punere în aplicare; şi
(c)
informaţiile financiare şi alte informaţii care trebuie păstrate şi comunicate.
Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenţiei, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final şi/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiţii.
(3) Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenţii au fost supuse unei analize tehnice şi bugetare formale şi unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.
(4) Statele membre stabilesc cine are competenţa de a atribui proiecte şi se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situaţiile, în special atunci când solicitanţii sunt organisme naţionale.
(5) Decizia de acordare a subvenţiei indică cel puţin numele beneficiarului final şi/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esenţiale ale proiectului şi obiectivele sale operaţionale, valoarea maximă a cofinanţării din fond şi procentul maxim de cofinanţare a costurilor eligibile totale.
(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informaţii scrise privind rezultatele procedurii de selecţie, inclusiv o justificare a deciziilor de selecţie. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislaţia internă, se menţionează procedura de atac relevantă.
Articolul 10
Acorduri de subvenţionare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism de atribuire
(1) Autoritatea responsabilă stabileşte proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:
(a)
semnarea acordurilor de subvenţionare cu beneficiarii finali selectaţi;
(b)
urmărirea acordurilor şi a oricăror modificări aduse acestora prin instituirea unui sistem de monitorizare administrativă a proiectelor (schimb de corespondenţă, introducerea şi monitorizarea modificărilor şi a scrisorilor de atenţionare, primirea şi tratarea rapoartelor etc.).
(2) Acordurile de subvenţionare stabilesc, inter alia:
(a)
valoarea maximă a subvenţiei;
(b)
procentajul maxim al contribuţiei comunitare, în conformitate cu articolul 15 alineatul (4) din actul de bază;
(c)
o descriere şi un calendar detaliat ale proiectului finanţat;
(d)
dacă este cazul, partea de sarcini şi costuri aferente pe care beneficiarul final intenţionează să le subcontracteze unor terţi;
(e)
bugetul previzional şi planul de finanţare convenite pentru proiect, inclusiv procentajul fix al costurilor indirecte, astfel cum este definit în anexa XI cu privire la normele de eligibilitate a cheltuielilor;
(f)
calendarul şi dispoziţiile de punere în aplicare a acordului (obligaţii de raportare, modificări şi denunţare);
(g)
obiectivele operaţionale ale proiectului şi indicatorii de utilizat;
(h)
definiţia costurilor eligibile;
(i)
condiţiile legate de plata subvenţiei şi cerinţele de evidenţă contabilă;
(j)
condiţiile legate de pista de audit;
(k)
dispoziţiile relevante referitoare la protecţia datelor;
(l)
dispoziţiile relevante referitoare la transparenţă.
(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toţi partenerii din cadrul proiectului sunt supuşi unor obligaţii identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanţă, de respectarea condiţiilor contractuale de către el însuşi şi de către toţi partenerii din cadrul proiectului.
Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile şi cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.
(4) Acordurile de subvenţionare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie şi Curtea de Conturi a competenţelor lor de control, pe baza verificării documentelor şi a inspecţiilor la faţa locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului şi subcontractanţilor.
Articolul 11
Contracte de punere în aplicare
Fără a aduce atingere normelor comunitare şi de drept intern aplicabile privind achiziţiile publice, acordurile de subvenţionare stabilesc că, la punerea în aplicare a proiectelor, beneficiarii finali şi/sau partenerii din cadrul proiectului atribuie contractul de achiziţii publice, în urma unei proceduri de licitaţie, ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic şi care se consideră că evită orice conflict de interese. Cu toate acestea, fără a aduce atingere normelor comunitare şi de drept intern aplicabile privind achiziţiile publice, contractele a căror valoare este mai mică de 5 000 EUR pot fi atribuite pe baza unei singure oferte, fără lansarea unei cereri de oferte.
Articolul 12
Stabilirea contribuţiei finale a Comunităţii
Pentru calcularea plăţii finale către beneficiarul final, contribuţia totală a Comunităţii la fiecare proiect reprezintă suma cea mai mică dintre următoarele trei:
(a)
suma maximă indicată în acordul de subvenţionare;
(b)
cofinanţarea maximă care rezultă din multiplicarea costurilor eligibile totale ale proiectului în cauză cu un procent prevăzut la articolul 15 alineatul (4) din actul de bază (respectiv 50 % sau 75 %); şi
(c)
suma care rezultă din aplicarea principiului nonprofit, astfel cum este definit la punctul I.3.3 din anexa XI.
Articolul 13
Asistenţă tehnică
(1) Asistenţa tehnică la iniţiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 16 din actul de bază, poate fi finanţată în proporţie de până la 100 % de fond.
(2) Asistenţa tehnică la iniţiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 17 din actul de bază, poate fi finanţată în proporţie de până la 100 % de fond.
(3) Asistenţa tehnică la iniţiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziţii publice, de comisioane pentru experţi şi/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III capitolul 1.
Articolul 14
Cheltuieli pentru asistenţa tehnică în cazul unei autorităţi comune
(1) Atunci când una sau mai multe autorităţi desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenţei tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parţial sau integral.
(2) Cheltuielile cu asistenţa tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple şi reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistenţa tehnică pentru fiecare program anual în cauză.
Articolul 15
Verificări efectuate de autoritatea responsabilă
(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice şi fizice ale proiectelor, după caz.
Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale şi legitime, că proiectele finanţate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenţionare, că s-au respectat normele privind contribuţia comunitară, în special în ceea ce priveşte structura de finanţare definită la articolul 15 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte şi că proiectele şi cheltuielile au respectat normele comunitare şi de drept intern, precum şi de faptul că acestea evită dubla finanţare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naţionale şi cu alte perioade de programare.
În plus, verificările includ:
(a)
verificări administrative şi financiare ale fiecărei cereri de rambursare trimise de beneficiarii finali;
(b)
verificări, cel puţin pe un eşantion reprezentativ, ale documentelor justificative care acoperă toate rubricile din buget anexate la acordul de subvenţionare, ale relevanţei, exactităţii şi eligibilităţii cheltuielilor, a veniturilor şi a costurilor acoperite din veniturile alocate declarate de beneficiarii finali;
(c)
verificări la faţa locului ale proiectelor individuale, cel puţin pe un eşantion reprezentând o combinaţie adecvată de tipuri şi dimensiuni de proiecte şi ţinând cont de orice factori de risc deja identificaţi, astfel încât să fie obţinute asigurări rezonabile cu privire la legalitatea şi regularitatea tranzacţiilor subiacente, având în vedere nivelul de risc identificat de autoritatea responsabilă.
Verificările indicate la literele (a) şi (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligaţia de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menţionate la literele (a) şi (b).
(2) Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele şi măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziţia Comisiei şi a Curţii de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.
(3) Atunci când autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiţiei de la articolul 7 alineatul (3), verificările menţionate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcţiilor.
Articolul 16
Pista de audit
(1) În sensul articolului 27 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplineşte următoarelor criterii:
(a)
permite regularizarea sumelor certificate Comisiei cu registrele contabile şi documentele justificative detaliate deţinute de autoritatea de certificare, de autoritatea responsabilă, de autorităţile delegate şi de beneficiarii finali privind proiectele cofinanţate în cadrul fondului;
(b)
permite verificarea efectuării plăţii contribuţiei publice către beneficiarul final, a alocării şi a transferului fondurilor comunitare acordate în cadrul fondului şi a surselor de cofinanţare a proiectului;
(c)
permite verificarea aplicării criteriilor de selecţie stabilite pentru programul anual;
(d)
conţine, pentru fiecare proiect, după caz, specificaţiile tehnice şi planul de finanţare, documentele referitoare la aprobarea subvenţiei, documentele legate de procedurile de achiziţii publice şi rapoartele privind verificările şi auditurile efectuate.
(2) Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plăţile specifice efectuate în cadrul fondului.
Articolul 17
Auditurile sistemelor şi auditurile proiectelor
(1) Auditurile menţionate la articolul 30 alineatul (1) literele (a) şi (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune şi control instituite de statele membre şi asupra unui eşantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.
Metoda de eşantionare:
(a)
include o combinaţie adecvată de tipuri şi dimensiuni de proiecte;
(b)
ţine seama de eventualii factori de risc identificaţi în urma controalelor naţionale şi comunitare şi de aspectele verificărilor legate de raportul costuri-beneficii.
Eşantionul include, de asemenea, cel puţin pe o bază proporţională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acţionează ca organism executiv.
Metoda utilizată pentru selectarea eşantionului trebuie justificată.
(2) Auditul sistemelor de gestiune şi control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puţin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea şi atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea şi rezolvarea eventualelor nereguli şi evaluarea programelor.
(3) Auditurile proiectelor sunt efectuate la faţa locului pe baza documentaţiei şi a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final şi/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:
(a)
proiectul îndeplineşte criteriile de selecţie pentru programul anual, a fost pus în aplicare în conformitate cu acordul de subvenţionare şi îndeplineşte toate condiţiile aplicabile legate de funcţionalitatea şi utilizarea sa sau de obiectivele care trebuie realizate;
(b)
cheltuielile declarate corespund datelor din registrele contabile şi din documentele justificative păstrate de beneficiarul final şi/sau de partenerii din cadrul proiectului, iar aceste înregistrări corespund documentelor justificative păstrate de autoritatea responsabilă sau de orice organism delegat;
(c)
articolele de cheltuieli corespund cerinţelor privind eligibilitatea prevăzute în anexa XI, cerinţelor specificate în timpul procedurii naţionale de selecţie, termenilor din acordul de subvenţionare şi activităţilor efectiv desfăşurate, precum şi, după caz, altor norme comunitare şi de drept intern;
(d)
utilizarea efectivă sau intenţionată a proiectului este coerentă cu obiectivele, acţiunea sau măsurile prevăzute la articolele 2, 3, 4, 5 şi 17 din actul de bază şi, după caz, acoperă populaţia-ţintă;
(e)
contribuţia publică sau privată a fost plătită beneficiarului final în conformitate cu articolul 15 alineatul (2) din actul de bază;
(f)
există o pistă de audit adecvată;
(g)
nu există conflicte de interese şi a fost obţinut un bun raport calitate/preţ, în special în cazurile în care autoritatea responsabilă acţionează ca organism executiv al proiectului.
(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 30 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ţine cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.
(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică şi pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autorităţile competente întreprind acţiunile preventive şi corective necesare.
(6) Autoritatea de audit îşi elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei şi le comunică acesteia în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare depăşeşte pragul de semnificaţie de 2 % din contribuţia Comunităţii, autoritatea de audit analizează importanţa acestei erori şi ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puţin în raportul anual de audit.
Articolul 18
Verificări efectuate de autoritatea de certificare
(1) În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcţionarea sistemului de gestiune şi control, autoritatea de certificare verifică dacă această informaţie a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acţiune adecvat pentru a restabili funcţionarea eficace a sistemelor de gestiune şi control şi a evalua impactul disfuncţionalităţii asupra declaraţiei de cheltuieli.
(2) În cazul în care cererea de plată sau declaraţia de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmeşte fără întârziere o cerere de plată sau o declaraţie de restituire corectă.
CAPITOLUL 3
Informaţii de furnizat privind utilizarea fondului
Articolul 19
Principiul proporţionalităţii
(1) În temeiul articolului 10 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informaţiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menţionate în acest capitol poate fi proporţională cu cuantumul contribuţiei comunitare alocate statului membru în cauză şi, după caz, aceste informaţii pot fi furnizate într-o formă sintetică.
(2) Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuşi informaţii mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informaţii în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligaţiilor care îi revin în temeiul actului de bază şi al Regulamentului financiar.
Articolul 20
Descrierea sistemelor de gestiune şi control
(1) Descrierea sistemelor de gestiune şi control menţionate la articolul 31 alineatul (4) şi la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa I.
(2) Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autorităţile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune şi control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.
(3) La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări şi poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispoziţiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcţionarii Comisiei sau reprezentanţi autorizaţi ai Comisiei pot efectua vizite la faţa locului.
(4) În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeaşi pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune şi control comune, care să evidenţieze, după caz, eventuale trăsături specifice.
Articolul 21
Revizuirea descrierii sistemelor de gestiune şi control
(1) Autoritatea responsabilă:
(a)
atunci când înaintează proiectul de program anual, raportează dacă au fost aduse modificări sistemelor de gestiune şi control;
(b)
informează Comisia cu privire la orice modificări importante cel târziu după operarea unei astfel de modificări;
(c)
la cererea Comisiei, furnizează o descriere revizuită în cazul mai multor modificări importante.
(2) Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcţiilor, eficacitatea mecanismelor de selecţie, atribuire, control şi plată, precum şi comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autorităţile desemnate, de sistemul contabil şi de procedurile de plată şi certificare.
(3) Pentru revizuirea sistemelor de gestiune şi control, se aplică procedura prevăzută la articolul 20.
Articolul 22
Documente de programare
(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menţionează la articolul 19 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa II.
(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menţionează la articolul 21 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa III.
(3) Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorităţi, astfel cum sunt definite în orientările strategice.
Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acţiuni, astfel cum sunt definite la articolul 4 din actul de bază, cu referire la priorităţi.
Articolul 23
Revizuirea defalcării financiare în programe anuale
(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 21 alineatul (5) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, până la data de 1 mai a anului următor anului de referinţă, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează şi aprobă, cat mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 21 alineatul (5) din actul de bază.
(2) Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depăşesc 10 % din contribuţia totală din fond şi sunt permise doar în situaţii justificate de cauze care sunt în afara controlului autorităţii responsabile. În raportul intermediar şi/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicaţie adecvată a oricăror modificări de acest tip.
Articolul 24
Rapoarte intermediare şi finale privind punerea în aplicare a programelor anuale
(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual şi cererile de plată, astfel cum se menţionează la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa IV.
(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual şi cererile de plată, astfel cum se menţionează la articolul 40 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa V.
(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare şi finale prezintă o defalcare a sumelor pe priorităţi, conform orientărilor strategice, precum şi pe proiecte pentru fiecare categorie de acţiuni, conform articolului 4 din actul de bază.
Articolul 25
Documente elaborate de autoritatea de audit
(1) Strategia de audit menţionată la articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa VI.
(2) Cu excepţia cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuţii comunitare anuale de mai puţin de 1 milion de euro, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2009. Planul de audit este întocmit ca anexă la strategia de audit, în conformitate cu modelul din anexa VI. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.
(3) Raportul de audit şi avizele menţionate la articolul 30 alineatul (3) literele (a) şi (b) din actul de bază se sprijină pe auditurile sistemelor şi auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit şi sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexa VII părţile A şi B.
(4) Declaraţia de validitate menţionată la articolul 30 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se întemeiază pe întreaga activitate de audit desfăşurată de autoritatea de audit, precum şi pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declaraţia de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa VII partea C.
(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menţionat la articolul 30 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declaraţia menţionată la litera (c) a aceluiaşi articol, autoritatea de audit furnizează argumente şi apreciază gravitatea problemei şi impactul său financiar.
Articolul 26
Documente elaborate de autoritatea de certificare
(1) Declaraţia certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a celei de-a doua prefinanţări menţionate la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază este întocmită şi transmisă Comisiei în formatul din anexa VIII.
(2) Declaraţia certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a soldului, menţionată la articolul 40 alineatul (1) litera (a) din actul de bază, este întocmită şi transmisă Comisiei în formatul din anexa IX.
CAPITOLUL 4
Raportarea neregulilor
Articolul 27
Raportare iniţială - Derogări
(1) În conformitate cu modele din anexele IV şi V, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.
Raportul indică:
(a)
fondul, programul anual şi proiectul în cauză;
(b)
dispoziţia care a fost încălcată;
(c)
data şi sursa primei informaţii care a dus la suspectarea producerii unei nereguli;
(d)
practicile utilizate la producerea neregulii;
(e)
atunci când este cazul, dacă practica dă naştere unei suspiciuni de fraudă;
(f)
metoda prin care a fost constatată neregula;
(g)
valoarea contribuţiei comunitare în cauză.
Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepţia cazurilor de suspiciune de fraudă:
(a)
cazurile în care neregulile sunt legate de sume de mai puţin de 10 000 EUR, imputabile bugetului general al Comunităţilor Europene;
(b)
cazurile în care neregula constă exclusiv în nerealizarea, integrală sau parţială, a unui proiect inclus în programul anual din cauza falimentului beneficiarului final;
(c)
cazurile aduse în atenţia autorităţii responsabile de către beneficiarul final în mod voluntar şi înaintea efectuării constatării de către autoritatea responsabilă, fie înainte, fie după plata contribuţiei publice;
(d)
cazurile care sunt constatate şi corectate de autoritatea competentă înainte de efectuarea vreunei plăţi din contribuţia publică către beneficiarul final şi înainte de includerea cheltuielilor în cauză într-o declaraţie de cheltuieli transmisă Comisiei.
(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziţie, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:
(a)
atunci când este cazul, celelalte state membre şi ţările terţe implicate;
(b)
perioada în timpul căreia sau momentul în care a fost produsă neregula;
(c)
autorităţile sau organismele naţionale care au elaborat raportul oficial privind neregula şi autorităţile responsabile de întreprinderea demersurilor administrative sau judiciare ulterioare;
(d)
data la care a avut loc prima constatare administrativă sau judiciară a neregulii;
(e)
identitatea persoanelor fizice şi juridice implicate sau a oricăror alte entităţi participante, cu excepţia cazului în care aceste informaţii sunt irelevante în scopul combaterii neregulilor, având în vedere tipul neregulii în cauză;
(f)
bugetul total şi contribuţia publică aprobată pentru proiect şi distribuţia cofinanţărilor între contribuţia comunitară şi cea naţională;
(g)
valoarea contribuţiei publice afectate de neregulă şi contribuţia comunitară corespunzătoare pentru care există risc;
(h)
atunci când nu a fost efectuată nici o plată aferentă contribuţiei publice menţionate la litera (g) către persoanele sau celelalte entităţi identificate, sumele care ar fi fost plătite în mod necuvenit în cazul în care nu ar fi fost constatată neregula;
(i)
suspendarea plăţilor, după caz, şi posibilităţile de recuperare;
(j)
tipul cheltuielilor afectate de nereguli.
(3) Atunci când unele dintre informaţiile menţionate la alineatul (2), în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii şi metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informaţiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.
Articolul 28
Raportarea măsurilor ulterioare - Nerecuperarea
(1) Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior şi despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informaţii sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele IV şi V.
Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.
(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziţie, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:
(a)
orice măsuri tranzitorii luate de către statul membru pentru a asigura recuperarea sumelor plătite în mod necuvenit;
(b)
orice proceduri judiciare şi administrative stabilite în scopul recuperării sumelor plătite în mod necuvenit şi al impunerii sancţiunilor;
(c)
motivele eventualei sistări a procedurilor de recuperare;
(d)
motivele eventualei sistări a urmăririlor penale.
Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora şi indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.
Articolul 29
Contacte cu statele membre
(1) Comisia întreţine contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informaţiilor furnizate privind neregulile menţionate la articolul 27, privind procedurile menţionate la articolul 28 şi privind posibilitatea de recuperare.
(2) Independent de contactele menţionate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc şi în alte state membre.
Articolul 30
Utilizarea informaţiilor
(1) Comisia poate utiliza orice informaţie cu caracter general sau operaţional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc şi, pe baza informaţiilor obţinute, poate întocmi rapoarte şi dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficace a riscurilor.
(2) Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informaţiile de la alineatul (1).
CAPITOLUL 5
Acces la informaţii şi transparenţă
Articolul 31
Informaţii pentru potenţialii beneficiari finali
(1) Autoritatea responsabilă se asigură că indicaţiile esenţiale privind programele multianuale şi anuale sunt difuzate pe scară largă, însoţite de detalii privind contribuţiile financiare în cauză, şi sunt puse la dispoziţia tuturor părţilor interesate.
Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidenţialitatea dispoziţiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale şi a oricăror altor informaţii legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.
(2) Autoritatea responsabilă pune la dispoziţia potenţialilor beneficiari finali cel puţin următoarele informaţii:
(a)
condiţiile de eligibilitate ce trebuie întrunite pentru a putea obţine finanţare în cadrul unui program anual;
(b)
o descriere a procedurilor de examinare a cererilor de finanţare şi a termenelor aferente;
(c)
criteriile de selecţie a proiectelor ce urmează să fie finanţate;
(d)
persoanele de contact care pot furniza informaţii cu privire la programele anuale.
În plus, autoritatea responsabilă informează potenţialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).
Articolul 32
Informaţii pentru beneficiarii finali
Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanţării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).
Articolul 33
Atribuţiile autorităţii responsabile referitoare la asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei pentru publicul larg
(1) Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informaţii şi transparenţa în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme şi metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.
(2) Autoritatea responsabilă organizează cel puţin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informaţii şi a transparenţei:
(a)
cel puţin o activitate de informare pe an, care prezintă, începând din 2008, lansarea programului multianual sau realizările programului (programelor) anual(e);
(b)
publicarea anuală, cel puţin pe un site internet, a listei beneficiarilor finali, a denumirilor proiectelor şi a valorii finanţării publice şi comunitare alocate acestora. Nu se specifică numele persoanelor care aparţin grupurilor-ţintă definite la articolul 7 din actul de bază. Adresa site-ului internet este comunicată Comisiei.
Articolul 34
Responsabilităţile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informaţii şi a transparenţei pentru publicul larg
(1) Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) şi (4), cu privire la asistenţa obţinută din fond.
(2) Beneficiarul final instalează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplineşte următoarele condiţii:
(a)
contribuţia totală a Comunităţii la proiect depăşeşte 100 000 EUR; şi
(b)
operaţiunea constă în achiziţionarea unui obiect fizic sau în finanţarea unei infrastructuri sau a unor proiecte de construcţie.
Panoul va indica tipul şi denumirea proiectului. În plus, informaţiile menţionate la articolul 35 vor ocupa cel puţin 25 % din suprafaţa panoului.
(3) Atunci când un proiect primeşte finanţare în cadrul unui program anual cofinanţat de fond, beneficiarul final se asigură că participanţii la proiect au fost informaţi cu privire la finanţarea respectivă.
(4) Orice document, inclusiv orice listă de prezenţă sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declaraţie care indică faptul că proiectul este cofinanţat de fond.
Articolul 35
Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informaţii şi a transparenţei privind operaţiunea
Toate măsurile de asigurare a accesului la informaţii şi a transparenţei destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potenţiali şi publicului larg includ următoarele:
1.
emblema Uniunii Europene, în conformitate cu standardele grafice indicate în anexa X, precum şi o trimitere la Uniunea Europeană;
2.
o trimitere la fond;
3.
o declaraţie aleasă de autoritatea responsabilă, care să evidenţieze valoarea adăugată a contribuţiei Comunităţii.
Pentru articole promoţionale mici sau pentru articole promoţionale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 şi 3.
CAPITOLUL 6
Date cu caracter personal
Articolul 36
Protecţia datelor cu caracter personal
(1) Statele membre şi Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informaţiile menţionate la articolul 27 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informaţiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la faţa locului şi la informaţiile menţionate în capitolul 4.
(2) Informaţiile menţionate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituţiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informaţii, cu excepţia cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informaţii a convenit astfel în mod expres.
CAPITOLUL 7
Schimbul electronic de documente
Articolul 37
Schimbul electronic de documente
În plus faţă de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menţionate în capitolul 3, informaţiile sunt transmise, de asemenea, ori de câte ori este posibil, prin mijloace electronice.
Articolul 38
Sistem informatic pentru schimbul de documente
(1) În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie şi fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru şi, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.
(2) Comisia şi autorităţile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menţionate în capitolul 3 în sistemul informatic menţionat la alineatul (1).
(3) În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie iniţiativă informaţiile menţionate la articolele 27 şi 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.
(4) Orice costuri legate de interfaţa dintre sistemul informatic comun şi sistemele informatice naţionale, regionale şi locale şi orice costuri de adaptare a sistemelor naţionale, regionale şi locale la cerinţele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 17 din actul de bază.
PARTEA III
DISPOZIȚII SPECIALE PENTRU FONDUL EUROPEAN DE RETURNARE
CAPITOLUL 1
Norme privind eligibilitatea
Articolul 39
Norme privind eligibilitatea
(1) Normele prevăzute în anexa XI sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acţiunile finanţate în cadrul programelor anuale menţionate la articolul 35 alineatul (4) din actul de bază.
(2) Normele sunt aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali şi se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii din cadrul proiectului.
(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute în prezenta decizie.
Este de competenţa Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiţie.
PARTEA IV
DISPOZIȚII FINALE
Articolul 40
Destinatari
Prezenta decizie se adresează Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Irlandei, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat al Luxemburgului, Republicii Ungare, Republicii Malta, Regatului Ţărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda, Regatului Suediei, Regatului Unit al Marii Britanii şi Irlandei de Nord.
Adoptată la Bruxelles, 5 martie 2008.