32004R1653
L 297/6
JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE
REGULAMENTUL (CE) NR. 1653/2004 AL COMISIEI
din 21 septembrie 2004
de stabilire a regulamentului financiar tip pentru agențiile executive, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 58/2003 al Consiliului de stabilire a statutului agențiilor executive cărora urmează să li se încredințeze anumite sarcini privind gestionarea programelor comunitare
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 58/2003 al Consiliului din 19 decembrie 2002 de stabilire a statutului agențiilor executive cărora urmează să li se încredințeze anumite sarcini privind gestionarea programelor comunitare (1) și, în special, articolul 15 al acestuia,
având în vedere avizul Parlamentului European,
având în vedere avizul Consiliului,
având în vedere avizul Curții de Conturi,
întrucât:
(1)
Regulamentul (CE) nr. 58/2003 a stabilit statutul agențiilor executive cărora urmează să li se încredințeze anumite sarcini privind gestionarea programelor comunitare, a căror înființare a fost încredințată Comisiei.
(2)
Aceste agenții executive (denumite în continuare „agențiile”) vor avea personalitate juridică și buget de funcționare propriu, a cărui execuție este reglementată de prezentul regulament financiar tip în temeiul articolului 15 din Regulamentul (CE) nr. 58/2003. Cu toate acestea, în momentul în care Comisia deleagă agenției sarcini de execuție bugetară a creditelor de funcționare aferente unor programe comunitare, aceste credite rămân înregistrate în bugetul general și sunt reglementate de Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (2) (denumit în continuare „regulamentul financiar general”).
(3)
În conformitate cu articolul 15 din Regulamentul (CE) nr. 58/2003, bugetul de funcționare al agențiilor executive acoperă cheltuielile administrative ale acestor agenții pe durata exercițiului financiar.
(4)
În conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 58/2003, este necesar să se adopte un regulament financiar tip pe care agențiile trebuie să îl aplice la execuția creditelor lor de funcționare și al cărui conținut trebuie să fie cât mai apropiat de cel al regulamentului financiar general. Atunci când regulamentul financiar tip nu prevede în mod expres anumite norme, se aplică dispozițiile regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3).
(5)
Este oportun să fie reafirmate principiile fundamentale ale dreptului bugetar (unitate, universalitate, specificitate și anualitate), precum și principiile exactității bugetare, echilibrului, unității de cont, bunei gestionări financiare și transparenței.
(6)
În ceea ce privește personalul agențiilor, acestea vor trebui să facă distincție între posturile temporare, care vor fi incluse într-un plan de încadrare înaintat spre aprobare autorității bugetare, și creditele care permit remunerarea altor categorii de agenți, recrutați pe bază de contracte a căror durată poate fi prelungită.
(7)
În ceea ce privește actorii financiari, este necesar să se definească competențele și responsabilitățile contabilului și ale ordonatorului de credite al agenției, care trebuie să fie funcționari care fac obiectul Statutului funcționarilor, precum și condițiile în care ordonatorul de credite va putea să își delege competențele de execuție bugetară.
(8)
Este necesar ca ordonatorul de credite să dispună de o autonomie de gestiune semnificativă. Acesta trebuie să aibă deplină libertate în privința regimului transferurilor, sub rezerva obligației de a informa comitetul director, care trebuie să aibă competența de a se opune efectuării acestor transferuri în termen de o lună.
(9)
În conformitate cu articolul 20 alineatul (2) din Regulamentul nr. 58/2003, funcția de auditor intern urmează să fie exercitată în cadrul agențiilor executive de către auditorul intern al Comisiei. Prin urmare, auditorul intern al Comisiei trebuie să exercite aceleași funcții cu privire la agențiile executive ca cele care îi sunt atribuite de regulamentul financiar general cu privire la serviciile Comisiei. În afară de aceasta, la fel ca în cazul ordonatorilor de credite din cadrul Comisiei, trebuie ca ordonatorului de credite al agenției să i se poată oferi consiliere de un serviciu de audit intern cu privire la gestionarea riscurilor.
(10)
Pentru fiecare agenție executivă, calendarul privind întocmirea bugetului de funcționare, prezentarea conturilor și descărcarea trebuie să se conformeze dispozițiilor Regulamentului (CE) nr. 58/2003 și ale regulamentului financiar general. Autoritatea care acordă descărcarea pentru bugetul de funcționare al agențiilor executive trebuie să fie aceeași cu cea de descărcare pentru bugetul general.
(11)
Normele contabile aplicate de agenții trebuie să permită consolidarea cu conturile Comisiei. Acestea trebuie să fie adoptate de contabilul Comisiei prin analogie cu articolul 133 din regulamentul financiar general. Curtea de Conturi va asigura controlul conturilor agenției.
(12)
Este necesar ca fiecare agenție să aibă acces la grupul menționat la articolul 66 alineatul (4) din regulamentul financiar general, instituit de Comisie pentru a examina neregulile, astfel încât situațiile identice să fie evaluate în același mod.
(13)
În ceea ce privește bugetul lor de funcționare, agențiile trebuie să respecte aceleași cerințe ca și Comisia cu privire la contractele de achiziții publice încheiate pe cont propriu. În acest sens, va fi suficient să se facă trimitere la regulamentul financiar general.
(14)
Nu este necesar să se prevadă dispoziții cu privire la acordarea de subvenții, deoarece agențiile executive nu pot acorda subvenții din bugetul lor de funcționare, care trebuie utilizat în exclusivitate pentru cheltuieli administrative,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
TITLUL I
OBIECT
Articolul 1
Prezentul regulament stabilește normele esențiale aplicabile întocmirii și execuției bugetului de funcționare (denumit în continuare „bugetul”) agențiilor menționate în Regulamentul (CE) nr. 58/2003 (denumite în continuare „agențiile” sau „agenția”).
Articolul 2
Pentru oricare aspect referitor la funcționarea agențiilor executive care nu este definit în mod expres de prezentul regulament, se aplică mutatis mutandis dispozițiile Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 (denumit în continuare „regulamentul financiar general”) și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
TITLUL II
PRINCIPII BUGETARE
Articolul 3
Întocmirea și executarea bugetului respectă principiile unității, exactității bugetare, anualității, echilibrului, unității de cont, universalității, specificității, bunei gestionări financiare și transparenței, în conformitate cu prezentul regulament.
CAPITOLUL 1
Principiul unității și exactității bugetare
Articolul 4
Bugetul este instrumentul care prevede și autorizează toate veniturile și cheltuielile considerate necesare pentru agenție, pentru fiecare exercițiu financiar.
Articolul 5
Veniturile agenției cuprind o subvenție acordată de Comunități și orice alte venituri, inclusiv veniturile alocate în sensul articolului 15.
Cheltuielile cuprind cheltuielile administrative ale agenției, precum și, după caz, cheltuielile finanțate din veniturile alocate în conformitate cu primul paragraf.
Articolul 6
Nici un venit nu poate fi colectat și nici o cheltuială nu poate fi efectuată decât dacă este înregistrată într-o linie bugetară.
Nici un credit nu poate fi înregistrat în buget decât dacă se referă la un articol de cheltuieli considerat necesar.
Nici o cheltuială nu poate fi angajată sau autorizată în plus față de creditele autorizate de buget.
CAPITOLUL 2
Principiul anualității
Articolul 7
Creditele înregistrate în buget sunt autorizate pentru un exercițiu financiar care începe la 1 ianuarie și se încheie la 31 decembrie.
Creditele înregistrate în buget sunt credite nediferențiate.
Cheltuielile administrative aferente contractelor a căror durată depășește durata exercițiului financiar, fie în conformitate cu practica locală, fie în legătură cu furnizarea de echipamente, sunt imputate bugetului exercițiului financiar în cursul căruia sunt efectuate.
Articolul 8
Veniturile agenției se înregistrează în contabilitatea unui exercițiu financiar pe baza sumelor colectate pe parcursul exercițiului în cauză. Veniturile duc la deschiderea de credite de același nivel.
Creditele autorizate în buget pentru un un anumit exercițiu financiar pot fi utilizate numai pentru acoperirea cheltuielilor angajate și plătite în exercițiul financiar respectiv și pentru acoperirea sumelor datorate pentru angajamente din exercițiul financiar anterior.
Articolul 9
Creditele care nu au fost utilizate până la închiderea exercițiului financiar pentru care au fost înregistrate se anulează.
Creditele corespunzătoare unor obligații contractate în mod corespunzător la închiderea exercițiului financiar sunt reportate automat numai pentru exercițiul financiar următor. Creditele reportate care nu au fost utilizate până la 31 martie din anul n + 1 sunt anulate în mod automat. Creditele reportate în acest mod sunt identificate în contabilitate.
Creditele pentru cheltuielile cu personalul nu pot fi reportate.
Creditele disponibile la 31 decembrie care provin din veniturile alocate menționate la articolul 15 se reportează în mod automat. Se utilizează mai întâi creditele disponibile care corespund veniturilor alocate reportate.
Articolul 10
Creditele înregistrate în buget pot fi angajate cu efect de la 1 ianuarie, de îndată ce bugetul a fost adoptat în forma finală.
Cu toate acestea, de la 15 noiembrie în fiecare an, pot fi angajate în avans cheltuieli de gestionare curente din creditele prevăzute pentru exercițiul financiar următor. Aceste angajamente nu pot depăși un sfert din creditele liniei bugetare corespunzătoare pentru exercițiul financiar curent. Acestea nu pot fi aferente unei noi cheltuieli al cărei principiu nu a fost încă admis în ultimul buget adoptat în mod corespunzător.
În afară de aceasta, cheltuielile care trebuie plătite în avans, cum ar fi chiriile, pot genera plăți începând cu 1 decembrie, fiind imputate din creditele pentru exercițiul financiar următor.
În cazul în care bugetul nu a fost adoptat la începutul exercițiului financiar, se aplică mutatis mutandis sistemul douăsprezecimilor provizorii stabilit de regulamentul financiar general.
CAPITOLUL 3
Principiul echilibrului
Articolul 11
Veniturile și creditele pentru plată din buget trebuie să se afle în echilibru. Agenția nu poate face împrumuturi.
Creditele nu pot depăși valoarea subvenției comunitare menționate la articolul 5, plus veniturile alocate și orice alte venituri menționate la articolul 5.
Articolul 12
În cazul în care soldul contului rezultatului în sensul articolului 56 este pozitiv, acesta este rambursat Comisiei până la concurența subvenției plătite în cursul exercițiului financiar.
Diferența dintre subvenția menționată la articolul 5 și cea plătită efectiv agenției se anulează.
CAPITOLUL 4
Principiul unității de cont
Articolul 13
Bugetul se întocmește și se execută în euro, iar conturile se prezintă în euro.
Cu toate acestea, din motive privind fluxul de numerar, contabilul agenției executive poate, în cazuri justificate în mod corespunzător, să efectueze operațiuni în monede naționale și, după caz, în monedele țărilor terțe.
CAPITOLUL 5
Principiul universalității
Articolul 14
Totalul veniturilor acoperă totalul cheltuielilor, cu excepția veniturilor alocate unor cheltuieli specifice. Toate veniturile și cheltuielile sunt înscrise integral, fără a fi regularizate între ele, sub rezerva articolului 16.
Articolul 15
Veniturile alocate pentru un scop anume, precum veniturile provenite de la fundații, din subvenții, donații și moșteniri, precum și veniturile provenite din statele membre, din țări terțe sau de la diverse organisme pentru punerea în aplicare a programelor finanțate din alte surse decât bugetul general al Comunităților Europene (denumit în continuare „bugetul general”) constituie venituri alocate unor cheltuieli specifice.
Orice venit alocat trebuie să acopere toate cheltuielile directe sau indirecte generate de activitatea sau destinația în cauză. Bugetul include linii pentru înregistrarea categoriilor de venituri alocate, precum și, în măsura posibilului, cuantumul acestora.
Comitetul director decide, după ce a obținut acordul Comisiei, dacă pot fi acceptate donații, moșteniri și subvenții din alte surse decât Comunitatea.
Articolul 16
Costul produselor sau serviciilor furnizate agenției care includ taxe rambursate de statele membre în temeiul Protocolului privind privilegiile și imunitățile Comunităților Europene sau de țări terțe în temeiul altor acorduri relevante se impută bugetului cu suma fără taxe.
Toate taxele naționale suportate eventual temporar de agenție în conformitate cu primul paragraf sunt înregistrate într-un cont de element în tranzit până când sunt rambursate de către statul în cauză. Orice sold negativ este înregistrat în buget ca și cheltuială.
CAPITOLUL 6
Principiul specificității
Articolul 17
Creditele se alocă integral unor destinații specifice pe titluri și capitole; capitolele sunt subîmpărțite în articole și posturi.
Articolul 18
Directorul ia deciziile privind transferurile de credite în cadrul bugetului de funcționare. Acesta informează în prealabil Comisia și comitetul director, care dispun de o lună pentru a se opune acestor transferuri. După expirarea acestui termen, se consideră că transferurile au fost acceptate.
Creditele care corespund unor venituri alocate pot fi transferate numai dacă sunt utilizate în scopul pentru care sunt alocate veniturile.
CAPITOLUL 7
Principiul bunei gestiuni financiare
Articolul 19
(1) Creditele bugetare sunt utilizate în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare, și anume în conformitate cu principiile economiei, eficienței și eficacității.
(2) Principiul economiei prevede ca resursele utilizate de agenție pentru desfășurarea activităților sale să fie puse la dispoziție în timp util, în cantitatea și la calitatea corespunzătoare și la cel mai bun preț.
Principiul eficienței vizează cel mai bun raport între resursele utilizate și rezultatele obținute.
Principiul eficacității vizează atingerea obiectivelor specifice stabilite și obținerea rezultatelor scontate. Aceste rezultate sunt evaluate.
(3) Programul anual de lucru al agenției executive, adoptat de comitetul director, conține obiective detaliate și indicatori de performanță.
CAPITOLUL 8
Principiul transparenței
Articolul 20
Bugetul este întocmit și executat și conturile sunt prezentate în conformitate cu principiul transparenței.
Bugetul și bugetele rectificative, în forma finală în care au fost adoptate, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene în termen de două luni de la adoptarea lor.
TITLUL III
ÎNTOCMIREA ȘI STRUCTURA BUGETULUI
Articolul 21
Până la 31 martie în fiecare an, agenția executivă trimite Comisiei o estimare a veniturilor și cheltuielilor sale, întocmită de directorul agenției și adoptată de comitetul director, precum și orientările generale care stau la baza estimării respective, împreună cu programul său de activitate.
Această estimare a veniturilor și cheltuielilor agenției include:
(a)
un plan de încadrare care definește numărul de posturi temporare autorizate în limitele creditelor bugetare, pe grade și categorii;
(b)
în cazul în care are loc o modificare a numărului de persoane în funcție, o justificare a cererii de posturi suplimentare;
(c)
o estimare trimestrială a plăților și încasărilor în numerar.
Articolul 22
În cadrul procedurii de adoptare a bugetului general, Comisia transmite autorității bugetare estimarea agenției și propune valoarea subvenției pentru agenție și numărul de angajați de care consideră că are nevoie agenția.
Bugetul de funcționare al agenției nu poate fi adoptat definitiv înainte de adoptarea definitivă a bugetului general al Uniunii Europene în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 13 din Regulamentul (CE) nr. 58/2003.
Autoritatea bugetară adoptă planul de încadrare al tuturor agențiilor și toate modificările sale ulterioare în conformitate cu articolul 24.
Orice modificare a bugetului, inclusiv a planului de încadrare, face obiectul unui buget rectificativ adoptat pe baza aceleași proceduri ca și bugetul inițial, sub rezerva articolelor 18 și 24.
Articolul 23
Bugetul conține o situație a veniturilor și o situație a cheltuielilor. Acesta indică:
1.
în situația veniturilor:
(a)
veniturile estimate ale agenției pentru exercițiul financiar în cauză;
(b)
veniturile pentru exercițiul financiar precedent și veniturile pentru anul n-2;
(c)
comentariile adecvate pentru fiecare linie de venit;
2.
în situația cheltuielilor:
(a)
creditele pentru exercițiul financiar în cauză;
(b)
creditele pentru exercițiul financiar precedent și creditele pentru anul n-2;
(c)
comentariile adecvate pentru fiecare subdiviziune.
Articolul 24
(1) Planul de încadrare menționat la articolul 21 indică, alături de numărul posturilor autorizate pentru exercițiul financiar, numărul de posturi autorizate pentru anul precedent și numărul de posturi efectiv ocupate. Acesta reprezintă limita absolută pentru agenție; nu se poate face nici o numire peste limita stabilită.
Cu toate acestea, comitetul director poate modifica planul de încadrare cu cel mult 10 % din posturile autorizate sub gradul A3, cu condiția ca acest lucru să nu afecteze volumul de credite pentru personal corespunzător unui exercițiu financiar complet și să rămână în limita numărului total de posturi autorizate de planul de încadrare.
(2) Prin derogare de la alineatul (1), efectele muncii cu fracțiune de normă autorizate de autoritatea de desemnare în conformitate cu Statutul funcționarilor Regimul aplicabil celorlalți agenți ai Comunităților Europene (denumit în continuare „Statutul funcționarilor”) pot fi compensate prin alte încadrări de personal.
TITLUL IV
EXECUȚIA BUGETARĂ
CAPITOLUL 1
Dispoziții generale
Articolul 25
Directorul îndeplinește îndatoririle de ordonator de credite. El este un funcționar supus Statutului funcționarilor. El execută bugetul în venituri și cheltuieli în conformitate cu prezentul regulament, pe propria sa răspundere și în limitele creditelor autorizate.
Articolul 26
Directorul își poate delega competențele de execuție bugetară unor membri ai personalului agenției supuși Statutului funcționarilor. Acești membri ai personalului pot hotărî numai în limitele competențelor care le-au fost conferite în mod expres.
Articolul 27
Se interzice tuturor participanților la execuția bugetului în sensul capitolului 2 din prezentul titlu să ia orice măsuri de execuție bugetară susceptibile de a da naștere unor conflicte între interesele lor și cele ale agenției sau ale Comunităților. În cazul în care apare o astfel de situație, actorul financiar respectiv trebuie să se abțină de a lua o astfel de măsură și să prezinte superiorului său chestiunea în cauză. Directorul trebuie să o prezinte comitetului director.
Există conflict de interese atunci când exercitarea imparțială și obiectivă a funcțiilor unui actor financiar care participă la execuția bugetului sau a unui auditor intern este compromisă din motive legate de familie, viață afectivă, afinități politice sau naționale, interese economice sau oricare alt interes comun cu beneficiarul.
CAPITOLUL 2
Actorii financiari
Articolul 28
Sarcinile ordonatorului de credite și cele ale contabilului sunt separate și incompatibile între ele.
Articolul 29
Ordonatorul de credite răspunde de execuția veniturilor și a cheltuielilor în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și de asigurarea respectării cerințelor de legalitate și regularitate. Acesta păstrează documentele justificative privind operațiunile efectuate o perioadă de cinci ani de la data deciziei de acordare a descărcării privind execuția bugetului.
Ordonatorul de credite delegat instituie, în conformitate cu standardele minime aplicabile adoptate de Comisie pentru propriile servicii și ținând seama în mod corespunzător de riscurile specifice asociate mediului său de gestionare, structura organizatorică și procedurile interne de gestionare și control adecvate îndeplinirii sarcinilor sale, inclusiv, după caz, verificările ex-post.
În funcție de natura și sfera de cuprindere a îndatoririlor sale, ordonatorul de credite poate institui, în cadrul compartimentelor sale, o funcție de expert și consilier menită să îl ajute să controleze riscurile aferente activităților sale.
Înainte de autorizarea unei operațiuni, aspectele funcționale și financiare ale acesteia sunt verificate de alți membri ai personalului decât cel care a inițiat operațiunea. Inițierea și verificarea ex-ante și ex-post a unei operațiuni reprezintă funcții separate.
Ordonatorul de credite raportează comitetului director cu privire la îndeplinirea îndatoririlor sale, prezentând un raport anual de activitate, în conformitate cu articolul 9 alineatul (7) din Regulamentul (CE) nr. 58/2003, până la data de 15 martie a exercițiului financiar în cauză.
Articolul 30
Comitetul director numește un contabil, care este un funcționar supus Statutului funcționarilor și care răspunde de:
(a)
execuția corespunzătoare a plăților, colectarea veniturilor și recuperarea creanțelor constatate;
(b)
întocmirea conturilor agenției în conformitate cu titlul VI;
(c)
conducerea contabilității în conformitate cu titlul VI;
(d)
aplicarea normelor și metodelor contabile și a planului de conturi în conformitate cu dispozițiile adoptate de contabilul Comisiei;
(e)
gestionarea trezoreriei.
Contabilul obține de la ordonatorul de credite, care le garantează fiabilitatea, toate informațiile necesare stabilirii conturilor care oferă o imagine reală a activelor agenției și a execuției bugetului.
Contabilul este singurul împuternicit să gestioneze fonduri și alte active. Acesta răspunde de păstrarea lor.
CAPITOLUL 3
Răspunderea actorilor financiari
Articolul 31
Orice membru al personalului care este implicat în gestiunea financiară și controlul tranzacțiilor și care consideră că o decizie pe care superiorul său îi cere să o aplice sau să o accepte este ilegală sau contrară principiilor bunei gestiuni financiare sau normelor profesionale pe care trebuie să le respecte îl informează în scris pe directorul agenției și, în cazul în care acesta din urma nu ia măsuri într-o perioadă de timp rezonabilă, informează grupul menționat la articolul 35 și comitetul director. În eventualitatea unei activități ilegale, a unui caz de fraudă sau corupție care poate dăuna intereselor Comunității, acesta informează autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă.
Articolul 32
Fără a aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare, ordonatorilor de credite delegați li se poate retrage în orice moment, temporar sau definitiv, delegarea de către autoritatea care i-a numit, pe baza unei decizii argumentate și după ce au fost audiați. Directorul își poate retrage în orice moment acordul cu privire la o anumită delegare.
Fără a aduce atingere eventualelor măsuri disciplinare, contabilul poate fi suspendat din funcție în orice moment, temporar sau definitiv, de către comitetul director, pe baza unei decizii argumentate și după ce a fost audiat. Comitetul director numește un contabil interimar.
Articolul 33
Dispozițiile prezentului capitol nu aduc atingere răspunderii penale pe care o pot angaja ordonatorul de credite și delegații săi în conformitate cu legislația națională aplicabilă și cu dispozițiile în vigoare privind protecția intereselor financiare ale Comunităților și lupta împotriva corupției care implică funcționari ai Comunităților sau ai statelor membre.
Fiecare ordonator de credite și contabil răspunde disciplinar și pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. În cazul unei activități ilegale, unui caz de fraudă sau corupție care poate dăuna intereselor Comunității, sunt sesizate autoritățile și organismele desemnate de legislația aplicabilă.
Articolul 34
(1) Ordonatorul de credite răspunde pecuniar în conformitate cu Statutul funcționarilor. Prin urmare, el poate fi obligat să despăgubească, total sau parțial, Comunitățile pentru orice prejudiciu suferit de acestea ca urmare a unei abateri grave pe care a comis-o în timpul sau în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor sale, în special în cazul în care acesta constată creanțe de recuperat sau emite ordine de recuperare, angajează cheltuieli sau semnează ordine de plata fără a se conforma prezentului regulament.
Aceleași dispoziții se aplică și în cazul în care, datorită unei abateri grave, ordonatorul de credite nu întocmește un document de constatare a unei creanțe de încasat sau nu emite un ordin de recuperare sau îl emite cu întârziere nejustificată, sau nu emite un ordin de plată sau îl emite cu întârziere, antrenând astfel răspunderea civilă a agenției față de terți.
(2) Ordonatorul de credite delegat care consideră că o decizie care este de competența sa implică nereguli ori este contrară principiilor bunei gestiuni financiare informează în scris autoritatea de delegare. În cazul în care autoritatea de delegare dă în scris instrucțiuni motivate ordonatorului de credite delegat de a aplica decizia în cauză, acesta trebuie să o aplice și nu poate fi considerat răspunzător.
Articolul 35
(1) Grupul instituit de Comisie în conformitate cu articolul 66 alineatul (4) din regulamentul financiar general pentru a stabili dacă a fost comisă o neregulă financiară și care ar putea fi consecințele acesteia, dacă este cazul, poate exercita aceleași competențe față de agenție pe care le exercită față de serviciile Comisiei.
Pe baza avizului acestui grup, directorul decide cu privire la inițierea procedurii care impune răspunderea disciplinară sau pecuniară. Dacă sesizează probleme de sistem, grupul înaintează un raport cu recomandări ordonatorului de credite și auditorului intern al Comisiei. Dacă avizul se referă la director, grupul transmite acest raport comitetului director și auditorului intern al Comisiei.
(2) Oricare agent poate fi obligat să despăgubească agenția, total sau parțial, pentru orice prejudiciu suferit de aceasta ca urmare a unei abateri grave pe care a comis-o în timpul sau în legătură cu îndeplinirea îndatoririlor sale. Autoritatea de desemnare ia o decizie motivată, după îndeplinirea formalităților prevăzute de Statutul funcționarilor cu privire la măsurile disciplinare.
Articolul 36
Ordonatorul de credite poate răspunde disciplinar și pecuniar, în conformitate cu Statutul funcționarilor, în special în cazul în care:
(a)
pierde sau deteriorează fonduri, active și documente aflate în păstrarea sa sau cauzează astfel de pierderi ori deteriorări prin neglijență;
(b)
a modificat conturi bancare sau conturi curente poștale fără să îl informeze în prealabil pe ordonatorul de credite;
(c)
recuperează sau plătește sume care nu sunt conforme cu ordinele de recuperare sau de plată corespunzătoare;
(d)
omite să colecteze veniturile datorate.
CAPITOLUL 4
Operațiuni privind veniturile
Articolul 37
Pentru orice măsură sau situație care poate da naștere sau poate modifica o creanță a agenției, o primă estimare a creanțelor este efectuată de ordonatorul de credite competent.
Articolul 38
Constatarea unei creanțe este actul prin care ordonatorul de credite:
(a)
verifică existența datoriei;
(b)
stabilește sau verifică realitatea și cuantumul datoriei;
(c)
verifică condițiile de exigibilitate a datoriei.
Orice creanță constatată ca fiind sigură, lichidă și exigibilă trebuie constatată printr-un ordin de recuperare dat contabilului și înso țit de o notă de debit transmisă debitorului. Ambele documente sunt întocmite și transmise de ordonatorul de credite competent.
Fără a aduce atingere dispozițiilor prevăzute de normele, contractul sau acordul aplicabil, orice datorie neplătită la data scadenței stabilite în nota de debit este purtătoare de dobândă în conformitate cu Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
Articolul 39
Autorizarea recuperării este actul prin care ordonatorul de credite competent instruiește contabilul, prin emiterea unui ordin de recuperare, să recupereze creanța pe care ordonatorul de credite a constatat-o.
Contabilul se ocupă de ordinele de recuperare a creanțelor constatate în mod corespunzător de ordonator de credite sau de ordonatorul de credite competent. Acesta depune toate eforturile pentru a asigura încasarea veniturilor de către agenție și asigură salvgardarea drepturilor acesteia.
Sumele greșit plătite se recuperează.
Articolul 40
În cazul în care ordonatorul de credite competent intenționează să renunțe la recuperarea unei creanțe constatate, el se asigură că renunțarea este corectă și respectă principiul bunei gestiuni financiare. El raportează comitetului director intenția sa de a renunța la recuperarea unei astfel de creanțe constatate. Această renunțare se bazează pe decizia ordonatorului de credite, care trebuie să fie motivată. Ordonatorul de credite poate delega această decizie numai cu privire la creanțe mai mici de 5 000 EUR. Decizia de renunțare specifică măsurile care au fost luate pentru a asigura recuperarea și elementele de drept și de fapt pe care se bazează.
Ordonatorul de credite competent anulează o creanță constatată în cazul în care descoperirea unei greșeli referitoare la un element de drept sau de fapt arată că o creanță nu a fost corect constatată. Ordonatorul de credite poate delega această decizie numai cu privire la creanțe mai mici de 5 000 EUR. Această anulare se face prin decizia ordonatorului de credite competent și este motivată în mod corespunzător.
Ordonatorul de credite competent ajustează în sus sau în jos valoarea unei creanțe constatate atunci când descoperirea unei greșeli de fapt duce la modificarea valorii creanței, cu condiția ca această ajustare să nu implice pierderea drepturilor constatate ale agenției. Această ajustare se face printr-o decizie a ordonatorului de credite competent și este motivată în mod corespunzător.
Articolul 41
La recuperarea efectivă a sumei datorate, contabilul o înregistrează în contabilitate și informează ordonatorul de credite competent cu privire la aceasta. Pentru orice plată în numerar făcută contabilului se emite o chitanță.
În cazul în care recuperarea nu a avut loc până la data specificată în nota de debit, contabilul îl informează pe ordonatorul de credite competent și demarează fără întârziere procedura de recuperare efectivă prin orice mijloace prevăzute de lege, inclusiv, după caz, prin compensare și, dacă aceasta nu este posibilă, prin executare silită.
Contabilul recuperează creanțele agenției datorate de orice debitor care are el însuși o creanță datorată de agenție și care este sigură, lichidă și exigibilă, prin compensarea sumelor echivalente.
Articolul 42
Termenul de plată poate fi prelungit de contabil, împreună cu ordonatorul de credite competent, numai în urma unei cereri scrise și motivate corespunzător, cu condiția ca debitorul să se angajeze să plătească dobândă pe întreaga perioadă de prelungire începând cu data scadenței inițiale a plății și să ofere o garanție financiară a cărei valoare să acopere atât principalul, cât și dobânda, pentru a proteja drepturile agenției.
CAPITOLUL 5
Operațiuni privind cheltuielile
Articolul 43
Fiecare cheltuială este angajată, lichidată, ordonanțată și plătită.
Articolul 44
Pentru orice măsură care poate genera cheltuieli imputabile bugetului, ordonatorul de credite competent trebuie să procedeze în prealabil la un angajament bugetar înainte de a contracta o obligație juridică față de părți terțe.
Angajamentele legale individuale aferente unor angajamente bugetare individuale sau provizorii sunt încheiate pană la data de 31 decembrie a anului n. Soldul neutilizat al acestor angajamente bugetare este deblocat de ordonatorul de credite competent.
Articolul 45
Atunci când se adoptă un angajament bugetar, ordonatorul de credite competent se asigură de imputarea corectă a cheltuielii la postul corespunzător din buget, de disponibilitatea creditelor și de respectarea dispozițiilor aplicabile în cazul cheltuielii respective, inclusiv a principiului bunei gestiuni financiare.
Articolul 46
Lichidarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul de credite competent verifică existența dreptului creditorului, verifică condițiile de exigibilitate a creanței și stabilește sau verifică realitatea și cuantumul creanței. Lichidarea oricărei cheltuieli se bazează pe documente justificative care certifică drepturile creditorului.
Decizia de lichidare se exprimă prin semnarea unui „bun de plată” de către ordonatorul competent. În cazul unui sistem neinformatizat, „bunul de plată” ia forma unei ștampile care include semnătura ordonatorului competent. În cazul unui sistem informatizat, „bunul de plată” ia forma unei validări care utilizează parola personală a ordonatorului competent.
Articolul 47
Ordonanțarea cheltuielilor este actul prin care ordonatorul competent instruiește contabilul, prin emiterea unui ordin de plată, să plătească o cheltuială pe care acesta a lichidat-o. Ordinul de plată este datat și semnat de ordonatorul competent și, după caz, este însoțit de un document care certifică faptul că bunurile au fost înregistrate în inventarul menționat la articolul 64.
Plata cheltuielilor se efectuează de către contabil în limita fondurilor disponibile.
Articolul 48
Lichidarea, ordonanțarea și plata cheltuielilor trebuie să se efectueze în termenele stabilite de regulamentul financiar general și în conformitate cu dispozițiile și normele de aplicare ale acestuia.
CAPITOLUL 6
Auditorul intern
Articolul 49
Funcția de auditor intern în cadrul agențiilor executive este exercitată de auditorul intern al Comisiei.
Auditorul intern al Comisiei exercită aceleași competențe cu privire la agențiile executive pe care le exercită cu privire la serviciile Comisiei în temeiul articolelor 85 și 86 din regulamentul financiar general. Acesta raportează comitetului director și directorului cu privire la constatările și recomandările sale. Aceștia asigură luarea de măsuri conform recomandărilor rezultate din lucrările de audit și informează Comisia. Auditorul intern înaintează agenției și transmite Comisiei, spre informare, un raport anual care specifică numărul și tipul lucrărilor de audit efectuate, recomandările formulate și acțiunile întreprinse ca urmare a acestor recomandări.
Răspunderea auditorului intern în exercițiul funcției sale se stabilește în conformitate cu articolul 87 din regulamentul financiar general.
În fiecare an, agenția transmite autorității care acordă descărcarea și Comisiei un raport rezumativ întocmit de directorul agenției privind numărul și tipul de lucrări de audit efectuate de auditorul intern, recomandările formulate și acțiunile întreprinse ca urmare a acestor recomandări.
TITLUL V
ACHIZIȚII PUBLICE
Articolul 50
(1) În ceea ce privește achizițiile publice în cadrul funcționării agenției, se aplică dispozițiile regulamentului financiar general și ale Regulamentului (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
(2) Agențiile executive pot solicita să fie asociate, ca autoritate contractantă, la atribuirea de contracte ale Comisiei sau de contracte interinstituționale.
(3) Prin derogare de la alineatul (1), pentru livrările de bunuri, prestările de servicii sau execuțiile de lucrări pe care le poate asigura Comisia sau oficiile interinstituționale, agențiile executive fac în prealabil apel la acestea, înainte de a recurge la procedura de achiziții.
TITLUL VI
PREZENTAREA CONTURILOR ȘI CONTABILITATEA
CAPITOLUL 1
Prezentarea conturilor
Articolul 51
Conturile agenției conțin situațiile financiare și rapoartele privind execuția bugetului. Ele sunt însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară din exercițiul respectiv.
Articolul 52
Conturile trebuie să respecte normele, să fie exacte și complete și să prezinte o imagine reală și fidelă:
(a)
în ceea ce privește situațiile financiare, a activelor și pasivelor, a cheltuielilor și venitului, a drepturilor și obligațiilor care nu sunt prezentate ca active și pasive, cât și a fluxului de numerar;
(b)
în ceea ce privește rapoartele privind execuția bugetară, a operațiunilor privind veniturile și cheltuielile.
Articolul 53
Situațiile financiare se întocmesc în conformitate cu principiile contabile general acceptate specificate de Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002, și anume: continuarea activităților, prudență, metode contabile consecvente, comparabilitatea informațiilor, importanța relativă, necompensare, prevalența realității asupra aparențelor, contabilitatea exercițiului.
Articolul 54
În conformitate cu principiul contabilității exercițiului, situațiile financiare indică cheltuielile și veniturile pentru exercițiul financiar în cauză, indiferent de data plății sau a colectării.
Valoarea activelor și a pasivelor se determină în conformitate cu normele de evaluare stabilite de metodele contabile menționate la articolul 59.
Articolul 55
Situațiile financiare se prezintă în euro și cuprind:
(a)
bilanțul și contul rezultatului economic, care reprezintă activele și pasivele și situația financiară și rezultatele economice la data de 31 decembrie a exercițiului anterior; acestea sunt prezentate în conformitate cu structura prevăzută de Directiva Consiliului privind conturile anuale ale anumitor tipuri de societăți, ținându-se însă seama de natura specifică a activităților agenției;
(b)
tabelul fluxurilor de numerar, care indică sumele colectate și plătite în timpul exercițiului și situația finală de trezorerie;
(c)
situația modificărilor de capital, care prezintă în detaliu majorările și diminuările apărute în timpul exercițiului pentru fiecare element al conturilor de capital.
Anexa la situațiile financiare completează și comentează informațiile prezentate și furnizează toate informațiile suplimentare prevăzute de practicile contabile acceptate la nivel internațional, în cazul în care aceste informații sunt pertinente pentru activitățile agenției.
Articolul 56
Rapoartele privind execuția bugetară sunt prezentate în euro. Acestea cuprind:
(a)
contul rezultatului bugetar, care recapitulează toate operațiunile bugetare pentru exercițiul în cauză pe venituri și cheltuieli; structura în care este prezentat este aceeași cu cea a bugetului;
(b)
anexa la contul rezultatului bugetar, care completează și comentează informațiile din contul respectiv.
Articolul 57
Conturile agenției sunt consolidate cu cele ale Comisiei, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 14 din Regulamentul (CE) nr. 58/2003 și în conformitate cu următoarele dispoziții:
(a)
până la data de 1 martie ulterioară a exercițiului financiar următor, comitetul director notifică contabilului Comisiei și Curții de Conturi conturile provizorii, însoțite de un raport privind gestiunea bugetară și financiară din cursul exercițiului;
(b)
pe baza proiectului întocmit de director, comitetul director aprobă conturile definitive ale agenției și le transmite contabilului Comisiei și Curții de Conturi, Parlamentului European și Consiliului, până la data de 1 iulie a exercițiului financiar următor;
(c)
conturile definitive ale agenției, consolidate cu cele ale Comisiei, se publică în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene la data de 31 octombrie a exercițiului financiar următor;
(d)
directorul transmite Curții de Conturi un răspuns la eventualele observații formulate în raportul menționat la articolul 14 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 58/2003, până cel târziu la data de 30 septembrie.
CAPITOLUL 2
Contabilitate
Articolul 58
(1) Sistemul contabil al agenției este sistemul care servește la organizarea informațiilor bugetare și financiare în așa fel încât cifrele să poată fi introduse, clasate și înregistrate.
Contabilitatea este formată din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară. Aceste contabilități sunt conduse în euro pe baza anului calendaristic.
Cifrele din contabilitatea generală și contabilitatea bugetară sunt adoptate la închiderea anului bugetar pentru a putea permite întocmirea conturilor menționate în capitolul 1.
(2) Fără a aduce atingere alineatului (1), ordonatorul de credite poate conduce o contabilitate analitică.
Articolul 59
Normele și metodele contabile, precum și planul de conturi armonizat care urmează să fie aplicate de agenție sunt adoptate de contabilul Comisiei, în conformitate cu articolul 133 din regulamentul financiar general.
Articolul 60
Contabilitatea generală înregistrează, în ordine cronologică, utilizând metoda înregistrării în partidă dublă, toate evenimentele și operațiunile care afectează situația economică și financiară, activele și pasivele agenției.
Articolul 61
Mișcările din conturi și soldurile se înregistrează în registrele contabile.
Toate înregistrările contabile, inclusiv ajustările conturilor, se bazează pe documente justificative, la care fac trimitere. Sistemul contabil trebuie să fie conceput în așa fel încât să permită urmărirea tuturor înregistrărilor contabile.
Articolul 62
După închiderea exercițiului financiar și până la data prezentării conturilor definitive, contabilul agenției face toate ajustările care, fără a implica plăți sau colectări de venituri pentru exercițiul respectiv, sunt necesare în vederea prezentării corecte și fidele a conturilor în conformitate cu normele.
Articolul 63
Contabilitatea bugetară înregistrează în detaliu execuția bugetară. Contabilitatea bugetară înregistrează toate operațiunile privind veniturile și cheltuielile bugetare prevăzute de titlul IV.
Articolul 64
Contabilul agenției întocmește inventarul cantitativ și valoric al tuturor imobilizărilor corporale, necorporale și financiare ale agenției, în conformitate cu un model întocmit de contabilul Comisiei. Contabilul agenției verifică dacă înregistrările din inventar corespund situației reale.
Vânzarea de bunuri mobile face obiectul unei publicități corespunzătoare.
TITLUL VII
AUDITUL EXTERN ȘI DESCĂRCAREA DE GESTIUNE
Articolul 65
Curtea de Conturi examinează conturile agenției în conformitate cu articolul 248 din Tratatul CE.
Examinarea efectuată de Curtea de Conturi este reglementată de articolele 139-144 din regulamentul financiar general.
Comitetul director transmite Curții de Conturi bugetul definitiv adoptat. Acesta informează Curtea de Conturi, cât mai curând posibil, despre toate deciziile și actele adoptate în temeiul articolelor 15, 18, 26 și 31.
Articolul 66
La recomandarea Consiliului hotărând cu majoritate calificată, Parlamentul European acordă directorului descărcarea de gestiune pentru execuția bugetului administrativ pentru exercițiul n, până cel târziu la data de 29 aprilie a exercițiului n + 2.
Decizia de descărcare de gestiune se referă la conturile tuturor veniturilor și cheltuielilor agenției, la soldul rezultat și activele și pasivele agenției prezentate în bilanț. Această descărcare de gestiune se acordă în același timp cu cea referitoare la execuția bugetului general al Uniunii Europene.
În vederea acordării descărcării de gestiune, Parlamentul European examinează, după ce Consiliul a făcut deja acest lucru, situațiile financiare și rapoartele privind execuția bugetului agenției. De asemenea, acesta examinează raportul Curții de Conturi menționat la articolul 14 alineatul (3) din Regulamentul (CE) nr. 58/2003, precum și răspunsurile directorului.
Directorul transmite Parlamentului European, la cererea acestuia și în modul prevăzut la articolul 146 alineatul (3) din regulamentul financiar general, toate informațiile necesare bunei desfășurări a procedurii de descărcare de gestiune pentru exercițiul financiar în cauză.
Articolul 67
Directorul și Comisia iau toate măsurile adecvate pentru a da curs observațiilor care însoțesc decizia de descărcarede gestiune luată de Parlamentul European și comentariilor care însoțesc recomandarea de descărcare adoptată de Consiliu.
La cererea Parlamentului European sau a Consiliului, directorul raportează cu privire la măsurile luate pe baza acestor observații și comentarii. După transmiterea prealabilă a raportului la Comisie, acesta transmite un exemplar Curții de Conturi.
TITLUL VIII
DISPOZIȚII TRANZITORII ȘI FINALE
Articolul 68
Termenele menționate la articolul 57 se aplică prima dată pentru exercițiul financiar 2005.
Pentru exercițiile financiare anterioare, aceste termene sunt:
(a)
15 septembrie pentru articolul 57 litera (b);
(b)
30 noiembrie pentru articolul 57 litera (c);
(c)
31 octombrie pentru articolul 57 litera (d).
Dispozițiile titlului VI se aplică progresiv în funcție de posibilitățile tehnice astfel încât să producă efecte depline pentru exercițiul financiar 2005.
Articolul 69
Parlamentul European, Consiliul și Comisia sunt împuternicite să obțină comunicarea tuturor informațiilor și explicațiile necesare cu privire la aspectele bugetare în domeniul lor de competență.
Articolul 70
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 21 septembrie 2004.