DECIZIA 2009/968/JAI A CONSILIULUI
din 30 noiembrie 2009
de adoptare a normelor privind confidențialitatea informațiilor Europol
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Decizia 2009/371/JAI a Consiliului din 6 aprilie 2009 privind înființarea Oficiului European de Poliție (Europol) (1) („Decizia Europol”), în special articolul 40,
având în vedere proiectul de norme înaintat de consiliul de administrație,
având în vedere avizul Parlamentului European,
întrucât, în conformitate cu Decizia Europol, Consiliul, hotărând cu majoritate calificată după consultarea Parlamentului European, adoptă normele de punere în aplicare privind confidențialitatea informațiilor obținute de Europol sau care fac obiectul unui schimb cu acesta (denumite în continuare „normele”),
DECIDE:
CAPITOLUL I
DEFINIȚII ȘI DOMENIU DE APLICARE
Articolul 1
Definiții
În sensul prezentelor norme:
(a)
„prelucrare a informațiilor” sau „prelucrare” înseamnă orice operație sau set de operații efectuate asupra datelor cu caracter personal sau a celor care nu au caracter personal, în mod automat sau nu, precum culegerea, înregistrarea, organizarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, recuperarea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, difuzarea sau alte forme de punere la dispoziție, alinierea sau combinarea, blocarea, ștergerea sau distrugerea;
(b)
„parte terță” înseamnă o entitate menționată la articolul 22 alineatul (1) și la articolul 23 alineatul (1) din Decizia Europol;
(c)
„comitet de securitate” înseamnă comitetul alcătuit din reprezentanții statelor membre și ai Europol, astfel cum se indică la articolul 4;
(d)
„coordonator în materie de securitate” înseamnă directorul adjunct căruia directorul - în temeiul articolului 38 alineatul (2) din Decizia Europol - îi atribuie, printre celelalte sarcini care îi revin, funcția de coordonare și control în materie de securitate;
(e)
„ofițeri de securitate” înseamnă personalul Europol care este numit de director și care răspunde de aspectele legate de securitate în conformitate cu articolul 6;
(f)
„manual de securitate” înseamnă manualul de punere în aplicare a acestor norme, care se elaborează în conformitate cu articolul 7;
(g)
„nivel de clasificare” înseamnă un marcaj de securitate atribuit unui document prelucrat de către sau prin intermediul Europol, astfel cum se menționează la articolul 10;
(h)
„pachet de măsuri de securitate” înseamnă un anumit ansamblu de măsuri de securitate care trebuie aplicat informațiilor cărora le este atribuit un nivel de clasificare Europol, astfel cum se menționează la articolul 10;
(i)
„nivel de protecție de bază” înseamnă nivelul de protecție care se aplică tuturor informațiilor prelucrate de către sau prin intermediul Europol, cu excepția informațiilor care sunt marcate în mod special sau a celor care sunt ușor identificabile ca fiind informații publice, astfel cum se menționează la articolul 10 alineatul (1);
(j)
„personal” înseamnă agenți temporari și agenți contractuali, astfel cum este definit la articolul 39 alineatul (4) din Decizia Europol;
(k)
„informații clasificate ale Europol” înseamnă orice informație și orice material sub orice formă, a căror divulgare neautorizată poate aduce prejudicii de diferite grade intereselor esențiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre și care necesită punerea în aplicare a unor măsuri de securitate adecvate, astfel cum este definit la articolul 7 alineatul (2) litera (b).
Articolul 2
Domeniul de aplicare
(1) Prezentele norme stabilesc măsurile de securitate care urmează să fie aplicate tuturor informațiilor care sunt prelucrate de către sau prin intermediul Europol.
(2) Canalele de comunicare între Europol și unitățile naționale ale statelor membre, menționate la articolul 8 din Decizia Europol, asigură un nivel de protecție care este echivalent nivelului asigurat prin prezentele măsuri. Un standard comun pentru aceste canale de comunicare se aprobă de comitetul de securitate.
(3) Anexa prevede o prezentare generală a nivelurilor de clasificare ale Europol, astfel cum se menționează la articolul 10, precum și a marcajelor echivalente aplicate în mod curent de statele membre informațiilor care fac obiectul respectivelor niveluri de clasificare. Atunci când un stat membru informează celelalte state membre și Europol cu privire la orice modificare apărută la nivelul dispozițiilor sale naționale privind nivelurile de clasificare sau la nivelul marcajelor echivalente, Europol elaborează o versiune revizuită a prezentării generale reproduse în anexă. Cel puțin o dată pe an comitetul de securitate verifică dacă prezentarea generală este actualizată.
CAPITOLUL II
RESPONSABILITĂȚI PRIVIND SECURITATEA
Articolul 3
Responsabilitățile care revin statelor membre
(1) Statele membre se angajează să asigure că informațiile Europol beneficiază, pe teritoriul acestora, de un nivel de protecție care este echivalent nivelului de protecție asigurat prin măsurile de securitate stabilite prin prezentele norme.
(2) Statele membre se angajează să informeze coordonatorul în materie de securitate cu privire la toate actele de încălcare a securității care pot compromite interesele Europol sau ale unui stat membru. În cazul din urmă, statul membru vizat este, de asemenea, informat direct prin unitatea națională.
Articolul 4
Comitetul de securitate
(1) Se înființează un comitet de securitate, care este alcătuit din reprezentanții statelor membre și ai Europol, care se reunesc de cel puțin două ori pe an.
(2) Comitetului de securitate îi revine sarcina de a consilia consiliul de administrație și directorul în chestiuni referitoare la politica de securitate, inclusiv punerea în aplicare a manualului de securitate.
(3) Comitetul de securitate își stabilește propriul regulament de procedură. Reuniunile comitetului de securitate sunt prezidate de coordonatorul în materie de securitate.
Articolul 5
Coordonatorul în materie de securitate
(1) Coordonatorul în materie de securitate are responsabilitatea generală pentru toate chestiunile referitoare la securitate, inclusiv pentru măsurile de securitate stabilite în cadrul prezentelor norme și în manualul de securitate. Coordonatorul în materie de securitate monitorizează executarea dispozițiilor referitoare la securitate și informează directorul cu privire la toate actele de încălcare a securității. În cazuri grave, directorul informează consiliul de administrație. În cazul în care o asemenea încălcare riscă să compromită interesele unui stat membru, respectivul stat membru este, de asemenea, informat.
(2) Coordonatorul în materie de securitate răspunde direct în fața directorului.
(3) Coordonatorul în materie de securitate posedă o autorizație de securitate la cel mai înalt nivel în conformitate cu actele cu putere de lege și cu reglementările aplicabile în statul membru al cărui resortisant este.
Articolul 6
Ofițerii de securitate
(1) Ofițerii de securitate îl sprijină pe director în punerea în aplicare a măsurilor de securitate stabilite în prezentele norme și în manualul de securitate. Ofițerii de securitate răspund direct în fața coordonatorului în materie de securitate. Sarcinile specifice ale ofițerilor de securitate sunt următoarele:
(a)
să instruiască, să asiste și să consilieze întreg personalul Europol, precum și orice alte persoane implicate în activități care au legătură cu Europol și care sunt supuse unei obligații de discreție sau de confidențialitate, cu privire la obligațiile lor în temeiul prezentelor norme sau al manualului de securitate;
(b)
să pună în aplicare dispozițiile de securitate, să investigheze încălcările unor asemenea dispoziții și să raporteze aceasta imediat coordonatorului în materie de securitate;
(c)
să revizuiască periodic caracterul adecvat al măsurilor de securitate pe baza evaluărilor de risc; în acest sens, aceștia raportează coordonatorului în materie de securitate, de regulă, cel puțin o dată pe lună și - în cazuri excepționale - ori de câte ori acest lucru este considerat ca fiind necesar și formulează recomandări și consultanță adecvate;
(d)
să îndeplinească sarcinile care le sunt trasate în temeiul prezentelor norme sau al manualului de securitate; și
(e)
să îndeplinească orice alte sarcini care le sunt trasate de către coordonatorul în materie de securitate.
(2) Ofițerii de securitate posedă autorizații de securitate la nivelul adecvat impus de sarcinile lor și în conformitate cu actele cu putere de lege și cu reglementările aplicabile în statul membru al căror resortisanți sunt.
Articolul 7
Manualul de securitate, proceduri și cuprins
(1) Manualul de securitate este adoptat de consiliul de administrație după consultarea comitetului de securitate.
(2) Manualul de securitate oferă indicații și sprijin în ceea ce privește gestionarea securității în conformitate cu cerințele specifice și stabilește abordarea Europol în gestionarea securității. Manualul de securitate cuprinde:
(a)
norme detaliate privind măsurile de securitate care urmează să fie aplicate în cadrul Europol pentru a se asigura un nivel de protecție de bază, astfel cum este menționat la articolul 10 alineatul (1) din prezentele norme, măsurile de acest fel bazându-se pe articolele 35 și 41 alineatul (2) din Decizia Europol și luând în considerare articolul 40 alineatul (3) din decizia respectivă; și
(b)
norme detaliate privind măsurile de securitate asociate diferitelor niveluri de clasificare ale Europol și pachetelor de securitate corespunzătoare, astfel cum se menționează la articolul 10 alineatele (2) și (3); manualul de securitate ia, de asemenea, în considerare articolul 46 din Decizia Europol.
(3) Manualul de securitate este revizuit periodic sau în cazul în care se produc schimbări semnificative, pentru a se asigura conformitatea, gradul de adecvare și eficiența continue ale acestuia.
(4) Modificările care se aduc manualului de securitate se adoptă în conformitate cu procedura prevăzută la alineatul (1).
Articolul 8
Acreditarea în materie de securitate a sistemelor
(1) Toate sistemele Europol utilizate pentru prelucrarea informațiilor clasificate ale Europol sunt acreditate de consiliul de administrație după consultarea comitetului de securitate și după obținerea asigurării punerii în aplicare efective a măsurilor de securitate necesare care derivă din cerințele de securitate specifice unui anumit sistem (SSRS), din registrul riscurilor aferente informațiilor și din orice altă documentație relevantă. Subsistemele și terminalele/stațiile de lucru la distanță sunt acreditate ca parte din sistemele la care sunt conectate.
(2) SSSR este adoptat și modificat de consiliul de administrație după consultarea comitetului de securitate. SSSR respectă dispozițiile relevante din manualul de securitate.
Articolul 9
Respectarea
(1) Măsurile de securitate stabilite în prezentele norme și în manualul de securitate sunt respectate de întreg personalul Europol, precum și de orice altă persoană implicată în activități care au legătură cu Europol care este supusă unei obligații de discreție sau de confidențialitate.
(2) Directorul, birourile de legătură și unitățile naționale ale Europol sunt responsabile pentru asigurarea respectării prezentelor norme și a manualului de securitate în conformitate cu alineatul (1).
CAPITOLUL III
PRINCIPII GENERALE
Articolul 10
Nivelul de protecție de bază, nivelurile de clasificare și pachetele de securitate
(1) Toate informațiile prelucrate de Europol sau prin intermediul Europol, cu excepția informațiilor care sunt marcate în mod special sau a celor care sunt ușor identificabile ca fiind informații publice, fac obiectul unui nivel minim de protecție în cadrul Europol și în statele membre.
(2) În conformitate cu articolul 3, statele membre asigură punerea în aplicare a nivelului de protecție de bază menționat la alineatul (1), printr-o varietate de măsuri în conformitate cu legislația și reglementările naționale, inclusiv obligația de discreție și de confidențialitate, limitând accesul la informații la personalul autorizat, cerințele de protecție a datelor în măsura în care sunt vizate date cu caracter personal și măsuri tehnice și procedurale generale pentru asigurarea securității informațiilor, luând în considerare articolul 41 alineatul (2) din Decizia Europol.
(3) Informațiile care necesită măsuri de securitate suplimentare fac obiectul unui nivel de clasificare Europol care este indicat printr-un marcaj specific. Informațiile fac obiectul unui nivel de securitate numai atunci când acest lucru este strict necesar și numai pentru perioada necesară.
(4) Nivelurile de clasificare ale Europol care se utilizează sunt următoarele:
(a) „RESTREINT UE/EU RESTRICTED”: această clasificare se aplică informațiilor și materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea dezavantaja interesele Europol sau ale unuia sau mai multor state membre;
(b) „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL”: această clasificare se aplică informațiilor și materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea aduce atingere intereselor esențiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre;
(c) „SECRET UE/EU SECRET”: această clasificare se aplică informațiilor și materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea aduce o atingere gravă intereselor esențiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre;
(d) „TRÈS SECRET UE/EU TOP SECRET”: această clasificare se aplică informațiilor și materialelor a căror divulgare neautorizată ar putea aduce o atingere deosebit de gravă intereselor esențiale ale Europol sau ale unuia sau mai multor state membre.
Informațiile și materialele astfel clasificate poartă suplimentar o marcă („EUROPOL”) sub marca de clasificare, care să indice faptul că provin de la Europol.
Fiecare nivel de clasificare Europol se referă la un pachet de securitate specific, aplicabil în cadrul Europol. Pachetele de securitate asigură diferite niveluri de protecție, în funcție de conținutul informațiilor, luând în considerare efectul negativ pe care divulgarea neautorizată, diseminarea sau utilizarea informațiilor îl poate produce asupra intereselor Europol sau ale statelor membre.
Atunci când sunt reunite informații clasificate la diferite niveluri, nivelul de clasificare aplicabil este cel puțin la fel de ridicat ca nivelul aplicabil informațiilor protejate la cel mai înalt nivel. În toate situațiile, se poate atribui unui set de informații un nivel de protecție mai ridicat decât cel atribuit fiecărei componente în parte.
Traducerii unui document clasificat i se atribuie același nivel de clasificare ca originalului și aceasta face obiectul aceleiași protecții ca documentul original.
(5) Se poate folosi un marcaj restrictiv pentru specificarea condițiilor suplimentare precum limitarea distribuirii informațiilor la anumite canale de schimb de informații, embargoul și o distribuire pe o anumită scară bazată pe necesitatea de a cunoaște. Un asemenea marcaj restrictiv este definit în manualul de securitate.
(6) Pachetele de securitate constau în diferite măsuri de natură fizică, tehnică, organizațională sau administrativă, astfel cum este prevăzut în manualul de securitate.
Articolul 11
Alegerea nivelului de clasificare
(1) Statele membre care furnizează informații către Europol sunt responsabile pentru alegerea nivelului de clasificare adecvat pentru respectivele informații în conformitate cu articolul 10. Acolo unde acest lucru este aplicabil, în momentul transmiterii informațiilor către Europol, statul membru marchează informațiile cu un nivel de clasificare Europol, astfel cum este menționat la articolul 10 alineatul (4).
(2) În alegerea unui nivel de clasificare, statele membre iau în considerare clasificarea informațiilor în temeiul reglementărilor lor naționale, necesitatea asigurării flexibilității operaționale cerute de Europol pentru a funcționa în mod adecvat și cerința ca clasificarea informațiilor aferente aplicării legii să reprezinte o excepție și, în situația în care informațiile de acest fel trebuie clasificate, să li se atribuie acestora cel mai scăzut nivel de clasificare posibil.
(3) Dacă Europol, pe baza informațiilor de care dispune deja, ajunge la concluzia că alegerea unui nivel de clasificare trebuie modificată (de exemplu, înlăturarea sau adăugarea unui nivel de clasificare unui document care a făcut anterior obiectul unui nivel de protecție de bază), acesta informează statul membru vizat și urmărește ajungerea la un acord asupra unui nivel de clasificare adecvat. Europol nu menționează, nu schimbă, nu adaugă și nici nu înlătură un nivel de clasificare fără un asemenea acord.
(4) În situația în care informațiile generate de Europol se bazează pe sau conțin informații furnizate de un stat membru, Europol determină în acord cu statul membru vizat dacă nivelul de protecție de bază este suficient sau dacă este necesară aplicarea unui nivel de clasificare Europol.
(5) În situația în care informațiile sunt generate chiar de Europol și dacă respectivele informații nu se bazează pe și nici nu conțin informații furnizate de un stat membru, Europol determină nivelul adecvat de clasificare pentru respectivele informații, utilizând criteriile stabilite de comitetul de securitate. Acolo unde este necesar, Europol marchează informațiile în consecință.
(6) În situația în care informațiile vizează și interesele esențiale ale altui stat membru, statele membre și Europol consultă respectivul stat membru asupra necesității aplicării oricărui nivel de clasificare informațiilor respective și, dacă acest lucru este valabil, asupra nivelului de clasificare care ar trebui aplicat.
Articolul 12
Modificarea nivelului de clasificare
(1) Un stat membru care a furnizat informații către Europol poate să solicite în orice moment modificarea nivelului de clasificare ales, inclusiv prin înlăturarea sau adăugarea unui nivel de clasificare. Europol este obligat să elimine, să modifice sau să adauge un nivel de clasificare în conformitate cu ceea ce statele membre vizate doresc.
(2) Statele membre vizate solicită, imediat ce circumstanțele permit, ca nivelul de clasificare aflat în discuție să fie declasat sau eliminat complet.
(3) Un stat membru care furnizează informații către Europol poate specifica perioada pentru care se va aplica alegerea oricărui nivel de clasificare și orice modificări ulterioare eventuale ale nivelului de clasificare.
(4) În situația în care nivelul de protecție de bază sau nivelul de clasificare a fost stabilit de Europol în conformitate cu articolul 11 alineatul (4), Europol modifică nivelul de protecție de bază sau nivelul de clasificare numai în acord cu statele membre vizate.
(5) În situația în care nivelul de clasificare a fost stabilit de Europol în conformitate cu articolul 11 alineatul (5), Europol poate modifica sau elimina nivelul de clasificare în orice moment dacă acest lucru este considerat ca fiind necesar.
(6) Atunci când informațiile al căror nivel de clasificare este modificat în conformitate cu prezentul articol au fost deja furnizate altor state membre, Europol informează destinatarii cu privire la schimbarea nivelului de clasificare.
Articolul 13
Prelucrarea, accesul și autorizația de securitate
(1) Accesul la informații și deținerea acestora sunt restrânse în cadrul Europol la acele persoane care, din motive legate de sarcinile sau obligațiile de serviciu, trebuie să cunoască informațiile de acest fel sau trebuie să lucreze cu acestea. Persoanele care se ocupă cu prelucrarea informațiilor trebuie să fi obținut autorizația de securitate pertinentă și beneficiază ulterior de o formare specială.
(2) Toate persoanele care pot avea acces la informații prelucrate de Europol care fac obiectul unui nivel de clasificare sunt supuse autorizării de securitate în conformitate cu articolul 40 alineatul (2) din Decizia Europol și cu manualul de securitate. Coordonatorul în materie de securitate autorizează, pe baza rezultatului procedurii de autorizare de securitate, sub rezerva dispozițiilor manualului de securitate, persoanele care au fost autorizate la nivelul național corespunzător, care, din motive legate de sarcinile sau obligațiile lor de serviciu, trebuie să cunoască informațiile care fac obiectul unui nivel de clasificare Europol. Autorizația face obiectul unei revizuiri periodice efectuate de coordonatorul în materie de securitate. Autorizația poate fi retrasă imediat de coordonatorul în materie de securitate pentru motive justificate. Coordonatorul în materie de securitate este, de asemenea, responsabil pentru asigurarea punerii în aplicare a alineatului (3).
(3) Nicio persoană nu are acces la informații care fac obiectul unui nivel de clasificare fără să îi fi fost acordată autorizația de securitate la nivelul corespunzător. Cu toate acestea, în mod excepțional, coordonatorul în materie de securitate poate, după consultarea unui ofițer de securitate,
(a)
să acorde o autorizație specifică limitată persoanelor autorizate la nivel „CONFIDENTIEL UE/EU CONFIDENTIAL” pentru a avea acces la anumite informații clasificate până la nivelul „SECRET UE/EU SECRET”dacă, din motive legate de sarcinile sau obligațiile lor de serviciu, într-un caz specific, acestea trebuie să cunoască informațiile care fac obiectul unui nivel de clasificare Europol superior; sau
(b)
să autorizeze temporar accesul la informații clasificate, pentru o perioadă care nu depășește șase luni, în așteptarea rezultatului procedurii de autorizare de securitate menționate la alineatul (2), dacă aceasta este în interesul Europol, și după notificarea autorităților naționale competente și în condițiile în care acestea nu răspund în termen de trei luni; coordonatorul în materie de securitate informează autoritățile naționale competente vizate cu privire la acordarea unei autorizări temporare de acest fel. Acordarea acestei autorizări temporare nu presupune permiterea accesului la informații clasificate „SECRET UE/EU SECRET” sau la un nivel superior.
(4) O asemenea autorizație nu este acordată în situația în care un stat membru a indicat, în momentul furnizării informațiilor vizate, că în legătură cu respectivele informații nu trebuie să se exercite competența atribuită coordonatorului în materie de securitate în temeiul alineatului (3).
Articolul 14
Părțile terțe
La încheierea de acorduri de confidențialitate cu terțe părți sau la încheierea de acorduri în conformitate cu articolul 22 alineatul (4) și articolul 23 alineatul (7) din Decizia Europol, Europol ia în considerare principiile stabilite în prezentele norme și în manualul de securitate, care ar trebui să fie puse în aplicare în conformitate cu informațiile schimbate cu asemenea părți terțe.
CAPITOLUL IV
DISPOZIȚII FINALE
Articolul 15
Reexaminarea normelor
Orice propuneri de modificare a prezentelor norme sunt analizate de consiliul de administrație în vederea adoptării acestora de către Consiliu în conformitate cu procedura stabilită la articolul 40 alineatul (1) din Decizia Europol.
Articolul 16
Intrarea în vigoare
Prezentele norme intră în vigoare la 1 ianuarie 2010.
Adoptată la Bruxelles, 30 noiembrie 2009.