32000D0459
L 183/12
JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE
DECIZIA PARLAMENTULUI EUROPEAN, A CONSILIULUI, A COMISIEI, A CURȚII DE JUSTIȚIE, A CURȚII DE CONTURI, A COMITETULUI ECONOMIC ȘI SOCIAL ȘI A COMITETULUI REGIUNILOR
din 20 iulie 2000
privind organizarea și funcționarea Oficiului pentru Publicații Oficiale ale Comunităților Europene
(2000/459/CE, CECO, Euratom)
PARLAMENTUL EUROPEAN,
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
COMISIA,
CURTEA DE JUSTIȚIE,
CURTEA DE CONTURI,
COMITETUL ECONOMIC ȘI SOCIAL,
COMITETUL REGIUNILOR,
având în vedere Tratatul privind Uniunea Europeană,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Cărbunelui și Oțelului,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice,
întrucât:
(1)
Articolul 8 din Decizia reprezentanților guvernelor statelor membre din 8 aprilie 1965 privind amplasarea provizorie a anumitor instituții și departamente ale Comunităților (1) prevedea amplasarea Oficiului pentru Publicații Oficiale al Comunităților Europene (denumit în continuare „oficiul”) la Luxemburg. Dispoziția în cauză a fost pusă în aplicare prin Decizia 69/13/Euratom, CECO, CEE (2), astfel cum a fost modificată prin Decizia 80/443/CEE, Euratom, CECO (3).
(2)
Regulamentul financiar din 21 decembrie 1977 aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (4), astfel cum a fost modificat ultima dată prin Regulamentul (CE, CECO, Euratom) nr. 2779/98 al Consiliului (5), prevede dispoziții speciale privind funcționarea oficiului.
(3)
Normele care reglementează oficiul trebuie adaptate pentru a se ține seama de evoluția practicilor în ceea ce privește atribuțiile acordate autorității împuternicite să facă numiri.
(4)
Domeniul publicațiilor a cunoscut un progres tehnologic semnificativ care trebuie luat în considerare în modul de funcționare a oficiului.
(5)
Decizia 69/13/Euratom, CECO, CEE a fost modificată în mod substanțial. Având în vedere noile modificări, decizia ar trebui reformulată din motive de claritate,
DECID:
Articolul 1
Sarcina Oficiului pentru Publicații Oficiale al Comunităților Europene (oficiul) este de a edita publicațiile instituțiilor Comunităților Europene și ale departamentelor acestora în condiții tehnice și financiare optime, sub responsabilitatea instituțiilor respective.
Articolul 2
În sensul prezentei decizii, se aplică următoarele definiții:
1.
„a edita”: a produce și a distribui publicații în orice formă sau prezentare și prin orice mijloace, prezente sau viitoare;
2.
„instituții”: Parlamentul European, Consiliul, Comisia, Curtea de Justiție, Curtea de Conturi, Comitetul Economic și Social și Comitetul Regiunilor;
3.
„organisme, oficii și agenții”: organismele, oficiile și agențiile instituite de tratate sau în temeiul acestora.
Articolul 3
(1) Oficiul îndeplinește următoarele atribuții sau asigură îndeplinirea lor de către contractanți:
(a)
editarea Jurnalului Oficial al Comunităților Europene (Jurnalul Oficial);
(b)
editarea altor publicații pentru instituțiile Comunităților Europene sau pentru departamentele acestora, fără a aduce atingere alineatelor (2) și (3);
(c)
editarea unor publicații pentru organisme, oficii și agenții, la cererea acestora.
(2) Documentele interne pot fi realizate și distribuite de către fiecare instituție în parte.
(3) În circumstanțe excepționale, instituțiile, organismele, oficiile și agențiile pot asigura editarea de publicații altfel decât prin intermediul oficiului, dacă implicarea acestuia ar majora în mod considerabil costurile sau dacă, din motive tehnice, acesta nu poate îndeplini cerințele urgente implicate de realizarea și distribuirea unei publicații într-un termen foarte scurt. În acest caz, ele informează imediat comitetul de conducere.
(4) Îndeplinirea sarcinilor oficiului cuprinde următoarele operațiuni:
(a)
organizarea documentelor în vederea publicării;
(b)
pregătirea și verificarea textelor și a altor elemente, conform instrucțiunilor instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor;
(c)
încheierea contractelor cu contractanții;
(d)
imprimarea documentelor urgente sau a edițiilor cu tiraj redus;
(e)
supravegherea lucrărilor în desfășurare;
(f)
controlul de calitate;
(g)
monitorizarea financiară a contractelor cu contractanții;
(h)
recepția calitativă și cantitativă;
(i)
controlul contabil, inclusiv eliberarea autorizării plății și emiterea certificatelor în conformitate cu Regulamentul financiar;
(j)
catalogarea și arhivarea publicațiilor;
(k)
gestionarea vânzărilor;
(l)
distribuirea publicațiilor.
De asemenea, oficiul furnizează instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor toate informațiile tehnice, financiare și comerciale relevante pentru proiectele lor de publicare și le acordă asistență la elaborarea unor contracte generale standard.
(5) Decizia privind editarea îi revine exclusiv instituției, organismului, oficiului sau agenției în cauză.
Articolul 4
(1) Se instituie comitetul de conducere al oficiului. Fiecare instituție are un vot în cadrul comitetului.
(2) Comitetul de conducere se întrunește la inițiativa președintelui său sau la cererea uneia dintre instituții. Comitetul se întrunește cel puțin o dată în fiecare semestru.
(3) Deciziile comitetului de conducere sunt adoptate cu majoritate simplă, cu excepția cazurilor în care se prevede altfel. Fără a aduce atingere articolul 3 alineatul (5), în cazul în care comitetul de conducere trebuie să decidă asupra publicării unui text al unei instituții, majoritatea în cauză include și votul instituției în cauză.
Articolul 5
(1) În interesul comun al instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor, comitetul de conducere:
(a)
stabilește, în unanimitate, normele de reglementare a funcționării oficiului;
(b)
stabilește, în unanimitate, orientările ale politicii generale de vânzare și difuzare gratuită;
(c)
prezintă instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor sugestiile sale pentru facilitarea bunei funcționări a oficiului;
(d)
în cadrul procedurii bugetare, stabilește, pe baza unui proiect elaborat de către directorul oficiului, estimări cu privire la veniturile și cheltuielile oficiului și le transmite Comisiei în vederea estimării veniturilor și cheltuielilor Comisiei; în același timp, propune Comisiei orice modificări ale organigramei oficiului, pe care le consideră necesare;
(e)
definește tipurile de servicii suplimentare pe care oficiul le poate presta cu titlu oneros instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor, precum și tarifele aferente;
(f)
definește tipurile de servicii pentru care oficiul poate angaja subcontractanți;
(g)
elaborează un raport anual de gestiune pe baza unui proiect elaborat de către director, cuprinzând, în special, toate capitolele de venituri și de cheltuieli cu privire la lucrările efectuate și serviciile prestate de către oficiu, conform contabilității analitice; transmite instituțiilor, până cel târziu la 1 mai a fiecărui an, raportul asupra exercițiului financiar precedent;
(h)
participă la desemnarea anumitor funcționari, în conformitate cu dispozițiile articolului 6.
(2) În ceea ce privește Jurnalul Oficial, comitetul de conducere are următoarele competențe:
(a)
de a se asigura că autoritățile competente ale fiecărei instituții adoptă deciziile de bază care trebuie puse în aplicare în comun de către instituțiile care utilizează Jurnalul Oficial și că deciziile adoptate sunt puse în aplicare în mod corespunzător;
(b)
de a prezenta propuneri pentru ameliorarea structurii și prezentării Jurnalului Oficial;
(c)
de a prezenta instituțiilor propuneri pentru armonizarea prezentării textelor ce urmează a fi publicate;
(d)
de a examina dificultățile apărute în cadrul operațiunilor curente de publicare a Jurnalului Oficial și de a transmite oficiului instrucțiunile necesare și a prezenta instituțiilor recomandări adecvate în vederea depășirii acestor dificultăți;
(e)
de a decide, în unanimitate, dacă și în ce condiții pot fi incluse în Jurnalul Oficial publicații provenind din afara instituțiilor. Totuși, prezenta dispoziție nu se aplică publicațiilor realizate în conformitate cu legislația comunitară;
(f)
de a solicita Comisiei, în conformitate cu articolul 133 din Regulamentul financiar, deschiderea unui cont bancar pentru gestionarea unui fond de rulment care să finanțeze operațiunile necesare publicării Jurnalului Oficial care au fost subcontractate.
(3) Comitetul de conducere își stabilește regulamentul de procedură printr-o decizie unanimă, după ce l-a prezentat instituțiilor. Comitetul își numește un președinte din rândul membrilor săi.
Articolul 6
(1) Atribuțiile autorității împuternicite să facă numiri cu privire la funcționarii și alți angajați de gradele A 1, A 2, A 3 și LA 3 sunt exercitate de către Comisie conform dispozițiilor de mai jos.
Comisia nu numește funcționari de gradele A 1, A 2, A 3 și LA 3 fără avizul favorabil al comitetului de conducere. În cazul gradelor A 1 și A 2, avizul trebuie să fie unanim.
Comitetul de conducere se implică activ în toate procedurile care trebuie parcurse înaintea desemnării unor funcționari sau a altor angajați de gradele A 1, A 2, A 3 și LA 3, în special în elaborarea anunțurilor pentru posturile vacante, în examinarea dosarelor de candidatură și în desemnarea comitetelor de selecție pentru concursuri.
(2) Atribuțiile autorității împuternicite să facă numiri cu privire la funcționari sau angajați, alții decât cei menționați în alineatul (1), sunt exercitate de către Comisie. Comisia poate delega aceste competențe directorului oficiului.
Comisia ori directorul oficiului, în cazul în care i-au fost delegate atribuțiile autorității împuternicite să facă numiri, informează comitetul de conducere cu privire la toate numirile, contractele semnate, promovările sau procedurile disciplinare inițiate cu privire la funcționari sau angajați, alții decât cei menționați în alineatul (1). În cazul în care Comisia nu a delegat atribuțiile autorității împuternicite să facă numiri directorului oficiului cu privire la acești funcționari sau angajați, actele în cauză sunt adoptate de către Comisie, în temeiul unor propuneri ale directorului.
(3) Procedurile administrative legate de actele oficiale menționate în alineatele (1) și (2), precum și administrarea zilnică personalului, în special cu privire la pensionări, asigurări de sănătate, accidente de muncă, salarii și concedii, se efectuează la fel ca și pentru personalul Comisiei angajat la Luxemburg.
(4) Anunțurile pentru posturile vacante în cadrul oficiului se comunică în timp util funcționarilor din toate instituțiile comunitare.
Articolul 7
(1) Creditele alocate oficiului, al căror cuantum total este specificat într-un capitol separat în secțiunea din buget referitoare la Comisie, se prezintă detaliat într-o anexă la secțiunea respectivă.
Anexa are forma unui raport de venituri și cheltuieli, defalcate similar secțiunilor bugetare.
(2) Posturile oficiului sunt enumerate într-o anexă la tabelul cu efectivele Comisiei.
(3) Fiecare instituție, organism, oficiu sau agenție acționează ca ordonator de credite cu privire la creditele din capitolul „cheltuieli pentru publicații” din propriul buget. Costurile distribuirii gratuite de publicații sunt suportate de instituția, organismul, oficiul sau agenția în cauză. Comitetul de conducere stabilește procedurile de cooperare contabilă între oficiu și instituții, organisme, oficii și agenții.
(4) Serviciile prestate de oficiu cu titlu oneros sunt facturate în condițiile stabilite de către comitetul de conducere. La sfârșitul exercițiului financiar, comitetul de conducere informează autoritatea bugetară cu privire la defalcarea sumelor astfel obținute în anexa la capitolul bugetar.
(5) Oficiul conduce o evidență contabilă separată pentru vânzarea Jurnalului Oficial și a publicațiilor. Veniturile nete din vânzări sunt transferate instituțiilor, organismelor, oficiilor și agențiilor după încheierea exercițiului financiar.
„Venituri nete din vânzări” înseamnă: suma totală facturată din care se deduc cheltuielile de administrare, de recuperare și costurile.
Articolul 8
Directorul oficiului este responsabil pentru buna funcționare a oficiului și își desfășoară activitatea sub autoritatea comitetului de conducere în limita competențelor sale. Directorul asigură secretariatul comitetului de conducere și îi prezintă acestuia rapoarte privind efectuarea sarcinilor sale și propunerile sale pentru îmbunătățirea funcționării oficiului. Directorul oficiului are autoritate oficială asupra personalului oficiului. În cazul în care directorul este absent sau indisponibil, prin derogare de la normele privind suplinirea, sarcinile sale sunt preluate de către un membru al oficiului, desemnat de către comitetul de conducere.
Articolul 9
Decizia 69/13/Euratom, CECO, CEE se abrogă.
Trimiterile la decizia abrogată se interpretează ca trimiteri la prezenta decizie.
Adoptată la Bruxelles și Luxemburg, 20 iulie 2000.