REGULAMENTUL (CE, EURATOM) NR. 1302/2008 AL COMISIEI
din 17 decembrie 2008
privind baza de date centrală a excluderilor
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice,
având în vedere Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului din 25 iunie 2002 privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (1), în special articolul 95,
având în vedere Regulamentul (CE) nr. 215/2008 al Consiliului din 18 februarie 2008 privind regulamentul financiar aplicabil celui de al zecelea Fond European de Dezvoltare (2), în special articolul 98,
întrucât:
(1)
Comisia, care este responsabilă de executarea bugetului general al Uniunii Europene și a oricăror alte fonduri gestionate de Comunități, are obligația de a constitui și gestiona o bază de date centrală, în conformitate cu normele Comunității privind protecția datelor cu caracter personal, cu scopul de a eficientiza mecanismul de excludere prevăzut în Regulamentul financiar și de a proteja interesele financiare ale Comunităților. Baza de date ar trebui să cuprindă, în special, executarea tuturor fondurilor comunitare, independent de modul de gestionare aplicabil.
(2)
Regulamentul financiar prevede obligații pentru instituții privind atribuirea contractelor și a finanțărilor nerambursabile terților în contextul gestiunii centralizate a fondurilor comunitare. În special, articolul 93 și articolul 114 alineatul (3) stabilesc obligația de a exclude terții de la participarea la procedurile de achiziții publice sau de atribuire de finanțări nerambursabile în cazul în care se află în una dintre situațiile enumerate la articolul 93 alineatul (1). Articolul 94 și articolul 114 alineatul (3) interzic atribuirea unui contract sau a unei finanțări nerambursabile terților care, în timpul unei anumite proceduri de achiziții publice sau de atribuire de finanțări nerambursabile, se află într-o situație de conflict de interese sau în situația de a fi făcut declarații false la furnizarea informațiilor solicitate de instituție, acestea fiind o condiție de participare la procedura de achiziții publice sau de atribuire. Articolul 96 și articolul 114 alineatul (4) mai stabilesc posibilitatea ca autoritatea contractantă să impună terților penalități administrative și financiare, în special sub forma excluderii de la beneficiul oricărui fond comunitar pentru o perioadă ce urmează a fi stabilită de instituția respectivă, în temeiul articolului 133a din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 de stabilire a normelor de punere în aplicare a Regulamentului (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (3).
(3)
Articolele 74 și 75 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2343/2002 al Comisiei din 23 decembrie 2002 privind regulamentul financiar cadru pentru organismele menționate la articolul 185 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 al Consiliului privind regulamentul financiar aplicabil bugetului general al Comunităților Europene (4) le impun acestor organisme să aplice dispozițiile menționate anterior.
(4)
Articolul 50 din Regulamentul (CE) nr. 1653/2004 al Comisiei din 21 septembrie 2004 de stabilire a regulamentului financiar tip pentru agențiile executive, în temeiul Regulamentului (CE) nr. 58/2003 al Consiliului de stabilire a statutului agențiilor executive cărora urmează să li se încredințeze anumite sarcini privind gestionarea programelor comunitare (5) le impune agențiilor executive să aplice dispozițiile menționate anterior ale Regulamentului financiar pentru executarea bugetului lor operațional.
(5)
Având în vedere că agențiile executive au statut de ordonatori de credite delegați de către Comisie pentru executarea creditelor de funcționare pentru care aplică Regulamentul financiar, acestea ar trebui să aibă acces la baza de date a excluderilor în același mod ca și serviciile Comisiei.
(6)
Ar trebui definite obiectivele și scopul bazei de date a excluderilor pentru a determina utilizarea datelor.
(7)
Oficiul European Antifraudă (OLAF) ar trebui să aibă acces la baza de date a excluderilor pentru a-și îndeplini sarcinile de investigare de reglementare și activitățile sale de culegere de informații și prevenire a fraudelor desfășurate în conformitate cu articolul 1 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1073/1999 al Parlamentului European și Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (6) și Regulamentul (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliului din 25 mai 1999 privind investigațiile efectuate de Oficiul European de Luptă Antifraudă (OLAF) (7).
(8)
Contabilul Comisiei ar trebui să asigure gestionarea bazei de date a excluderilor și să aibă dreptul să modifice datele din baza de date. Serviciul relevant al Comisiei sau celelalte instituții ar trebui să fie responsabile de solicitarea introducerii unor avertismente de excludere în baza de date a excluderilor.
(9)
Normele privind accesul la baza de date ar trebui diferențiate între serviciile Comisiei, agențiile executive și toate instituțiile și organismele Comunității care folosesc un sistem contabil pus la dispoziție de Comisie (denumit în continuare „ABAC”) care permite accesul direct la avertismente, pe de o parte, și celelalte instituții, autorități și organisme de execuție care nu au un astfel de acces, pe de altă parte. Prin urmare, aceste instituții ar trebui să aibă acces prin puncte de contact desemnate, iar autoritățile și organismele de execuție ar trebui să aibă acces prin puncte de legătură.
(10)
Ar trebui să fie posibilă limitarea accesului la baza de date a excluderilor atunci când autoritățile sau organismele de execuție gestionează fonduri cu un nivel foarte limitat de descentralizare, ceea ce face ca accesul la baza de date a excluderilor să fie inadecvat, sau când acest acces trebuie refuzat din motive de protecție a datelor.
(11)
Pentru a le defini în mod clar responsabilitățile, ar trebui stabilite sarcinile punctelor de contact și ale punctelor de legătură.
(12)
Pentru a reflecta faptul că baza de date ar trebui să fie comună instituțiilor, fluxul de date ar trebui canalizat direct către contabilul Comisiei.
(13)
Pentru a proteja interesele financiare ale Comunităților între momentul în care se decide o excludere în temeiul articolului 93 alineatul (1) din Regulamentul financiar pentru o anumită procedură de achiziții publice sau de finanțare nerambursabilă și cel în care se determină durata excluderii de către instituție, aceasta din urmă ar trebui să poată solicita înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere.
(14)
Pentru a evita avertismentele învechite, în special cele referitoare la entități care au fost lichidate, avertismentele ce indică o excludere în temeiul articolului 93 alineatul (1) literele (a) și (d) din Regulamentul financiar ar trebui să fie eliminate automat după cinci ani.
(15)
Având în vedere că excluderile efectuate în temeiul articolului 94 din Regulamentul financiar se referă la proceduri specifice de achiziții publice sau de finanțare nerambursabilă, și nu, conform articolului 93 alineatul (1), la o situație de excludere generală, perioada de înregistrare ar trebui limitată și eliminată automat.
(16)
Procedura pentru cereri bazate pe informații de la autoritățile sau organismele de execuție, care se aplică tuturor modurilor de gestiune cu excepția gestiunii centralizate directe, ar trebui să fie explicată clar.
(17)
Împărțirea responsabilității între autoritățile sau organismele de execuție în ceea ce privește datele comunicate, prin punctul de legătură, pe de o parte, și prin contabil, pe de altă parte, serviciului responsabil al Comisiei, inclusiv rectificarea, actualizarea sau eliminarea datelor, ar trebui să fie stipulate clar.
(18)
Pentru a furniza un set clar de reguli în toate cazurile în care autoritățile sau organismele de execuție nu au stabilit o durată de excludere în temeiul articolului 133a alineatul (1) din normele de punere în aplicare, ar trebui afirmat că decizia privind durata de excludere ar trebui pregătită de serviciul responsabil al Comisiei și adoptată de Comisie.
(19)
Fluxul de informații dintre utilizatorii autorizați ai bazei de date a excluderilor ar trebui detaliat; ar trebui ca, pentru fiecare avertisment, să fie stabilite persoanele de contact care să furnizeze informații despre avertismentul respectiv utilizatorilor autorizați ai bazei de date a excluderilor.
(20)
O dispoziție specifică ar trebui să acopere cazurile în care dovezile furnizate de terți nu corespund datelor existente în baza de date a excluderilor, pentru a se asigura faptul că datele din baza de date a excluderilor sunt corecte și actualizate.
(21)
Pentru a permite un schimb al celor mai bune practici între instituții și pentru a aborda problemele legate de utilizarea bazei de date a excluderilor, ar trebui definit un cadru adecvat.
(22)
Prelucrarea datelor cu caracter personal inerentă utilizării bazei de date a excluderilor se face în conformitate cu Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, aplicabilă statelor membre (8) și cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (9), care sunt pe deplin aplicabile.
(23)
Prezentul regulament a fost redactat luând în considerare în mod corespunzător avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor. În plus, Regulamentul (CE) nr. 45/2001 prevede că această prelucrare face obiectul unei verificări prealabile de către Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor în urma notificării primite de la responsabilul cu protecția datelor al Comisiei.
(24)
Din motive de claritate, dispozițiile privind protecția datelor ar trebui să precizeze drepturile persoanelor ale căror date sunt sau ar putea fi introduse în baza de date a excluderilor. Persoanele fizice și juridice ar trebui să fie informate despre introducerea în baza de date a excluderilor a unor date care le privesc,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Obiectul
(1) Prezentul regulament înființează o bază de date centrală (denumită în continuare „baza de date a excluderilor”), astfel cum se prevede la articolul 95 din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 1605/2002 (denumit în continuare „Regulamentul financiar”).
(2) Datele din baza de date a excluderilor pot fi folosite numai în scopul aplicării articolelor 93-96 și 114 din Regulamentul financiar și a articolelor 133-134b din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002, precum și a articolelor 96-99 și 110 din Regulamentul (CE) nr. 215/2008.
(3) OLAF poate folosi datele pentru investigațiile sale în temeiul Regulamentului (CE) nr. 1073/1999 și al Regulamentului (Euratom) nr. 1074/1999 al Consiliului, precum și pentru activitățile sale de culegere de informații și prevenire a fraudelor, inclusiv pentru analize de risc.
Articolul 2
Definiții
În sensul prezentului regulament, se aplică definițiile de mai jos:
1.
„instituții” înseamnă Parlamentul European, Consiliul, Comisia, Curtea de Justiție, Curtea de Conturi, Comitetul Economic și Social European, Comitetul Regiunilor, Ombudsmanul, Autoritatea Europeană pentru Protecția Datelor, agențiile executive și organismele menționate la articolul 185 alineatul (1) din Regulamentul financiar;
2.
„autoritate sau organism de execuție” înseamnă autoritățile statelor membre și ale țărilor terțe, organizațiile internaționale și alte organisme care participă la executarea bugetului în conformitate cu articolele 53 și 54 din Regulamentul financiar, cu excepția agențiilor executive și a organismelor menționate la articolul 185 alineatul (1) din regulamentul respectiv. Statele membre pot aloca sarcinile prevăzute în acest regulament altor autorități publice naționale, care sunt asimilate autorităților sau organismelor de execuție;
3.
„terți” înseamnă candidații, ofertanții, contractanții, furnizorii, prestatorii de servicii și subcontractanții lor, precum și solicitanții de finanțări nerambursabile, beneficiarii de finanțări nerambursabile, inclusiv beneficiarii de ajutoare directe, contractanții beneficiarilor de finanțări nerambursabile și entitățile care primesc sprijin financiar de la un beneficiar al unei finanțări nerambursabile comunitare în temeiul articolului 120 din Regulamentul financiar.
Articolul 3
Avertismentul de excludere
Avertismentele de excludere conțin următoarele date:
(a)
informații de identificare a terților care se află în una dintre situațiile menționate la articolul 93 alineatul (1), articolul 94, articolul 96 alineatul (1) litera (b) și articolul 96 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar;
(b)
informații referitoare la persoane cu putere de reprezentare, de decizie sau de control asupra unor persoane juridice, atunci când acele persoane s-au aflat în una dintre situațiile menționate la articolul 93 alineatul (1), articolul 94, articolul 96 alineatul (1) litera (b) și articolul 96 alineatul (2) litera (a) din Regulamentul financiar;
(c)
motivele excluderii terților menționați la litera (a) sau a persoanelor menționate la litera (b) și, dacă este cazul, tipul incriminării și durata perioadei de excludere.
Articolul 4
Administrarea bazei de date a excluderilor
(1) Contabilul Comisiei sau personalul subordonat acestuia, căruia îi sunt delegate anumite sarcini în aplicarea articolului 62 din Regulamentul financiar (denumit în continuare „contabilul Comisiei”), asigură administrarea bazei de date a excluderilor și ia măsurile tehnice adecvate.
Contabilul Comisiei introduce, modifică sau elimină avertismentele de excludere ca urmare a cererilor formulate de instituții.
(2) Contabilul Comisiei adoptă măsuri de punere în aplicare referitoare la aspecte tehnice și definește procedurile de sprijin asociate, inclusiv în domeniul securității.
Acesta notifică măsurile respective serviciilor Comisiei și agențiilor executive și, dacă este cazul, punctelor de contact ale celorlalte instituții desemnate în conformitate cu articolul 6 alineatul (1) sau punctelor de legătură desemnate în conformitate cu articolul 7 alineatul (2).
Articolul 5
Accesul la baza de date a excluderilor
(1) Instituțiile, altele decât Comisia și agențiile executive, au acces direct la datele incluse în baza de date a excluderilor prin intermediul sistemului contabil pus la dispoziție de Comisie (ABAC) sau prin punctele de contact.
(2) Autoritățile sau organismele de execuție care gestionează fonduri în regim de gestiune repartizată și organismele publice naționale ale statelor membre care gestionează fonduri în regim de gestiune centralizată indirectă au acces la datele incluse în baza de date a excluderilor prin punctele de legătură.
(3) Autoritățile sau organismele de execuție care gestionează fonduri în regim de gestiune centralizată indirectă, descentralizată sau în comun au acces la datele incluse în baza de date a excluderilor prin punctele de legătură atunci când îi certifică serviciului responsabil al Comisiei că aplică măsurile adecvate de protecție a datelor, astfel cum sunt prevăzute în contractele încheiate în temeiul articolului 134a alineatul (4) paragraful al doilea din Regulamentul (CE, Euratom) nr. 2342/2002.
Cu toate acestea, autorităților sau organismelor de execuție nu li se acordă acces la baza de date a excluderilor în oricare dintre următoarele cazuri:
(a)
serviciul responsabil al Comisiei nu a primit certificarea menționată la primul paragraf;
(b)
serviciul responsabil al Comisiei se află în posesia unor dovezi conform cărora autoritățile sau organismele de execuție nu aplică măsuri adecvate de protecție a datelor;
(c)
serviciul responsabil al Comisiei consideră că accesul ar fi inadecvat în cazurile unui nivel limitat de descentralizare ce includ un control ex ante efectuat de către Comisie.
Atunci când accesul la datele cuprinse în baza de date a excluderilor este refuzat, serviciul responsabil al Comisiei ia măsurile adecvate pentru a asigura cel puțin același nivel de protecție al intereselor financiare ale Comunităților. În cadrul măsurilor respective, înainte de a se atribui o finanțare nerambursabilă sau un contract, serviciul responsabil al Comisiei verifică dacă terțul respectiv nu face obiectul unui avertisment de excludere.
(4) Accesul serviciilor Comisiei și al agențiilor executive la datele din baza de date a excluderilor este prevăzut în Decizia 2008/969/CE, Euratom a Comisiei (10).
Articolul 6
Puncte de contact și utilizatorii autorizați din cadrul instituțiilor
(1) Fiecare instituție, alta decât Comisia și agențiile executive, desemnează un punct de contact responsabil pentru toate problemele legate de baza de date a excluderilor și comunică numele persoanelor responsabile contabilului Comisiei.
(2) Punctele de contact pot acorda acces la informațiile din baza de date a excluderilor utilizatorilor autorizați, care sunt membri ai personalului instituțiilor pentru care accesul la baza de date respectivă este indispensabil pentru îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor lor. Fiecare punct de contact păstrează un registru al utilizatorilor autorizați și îi acordă Comisiei acces la acesta, la cerere.
Utilizatorii autorizați pot consulta activ online baza de date a excluderilor.
(3) Instituția asigură măsurile de securitate adecvate pentru a împiedica citirea sau copierea informațiilor de către persoane neautorizate.
Articolul 7
Puncte de legătură și utilizatorii autorizați din cadrul autorităților și organismelor de execuție
(1) Punctele de legătură răspund de relațiile cu Comisia în ceea ce privește toate problemele legate de baza de date a excluderilor.
(2) Fiecare stat membru desemnează un punct de legătură pentru fondurile pe care le execută prin gestiune repartizată în temeiul articolului 53 litera (b) și pentru fondurile executate prin gestiune centralizată indirectă de către organismele sale publice naționale în temeiul articolului 54 alineatul (2) litera (c) din Regulamentul financiar. În mod excepțional și din motive justificate corespunzător, Comisia poate aproba mai mult de un punct de legătură pe stat membru.
(3) Fiecare țară terță care execută fonduri prin gestiune descentralizată în temeiul articolului 53 litera (b) din Regulamentul financiar desemnează un punct de legătură la cererea serviciului responsabil al Comisiei.
Fiecare organism de execuție care execută fonduri prin gestiune în comun în temeiul articolului 53 litera (c) sau prin gestiune centralizată indirectă în temeiul articolului 54 alineatul (2) litera (b), (c) sau (d) din regulamentul respectiv, cu excepția organismelor publice naționale, desemnează un punct de legătură la cererea serviciului responsabil al Comisiei.
Cu toate acestea, serviciul responsabil al Comisiei nu solicită desemnarea unui punct de legătură dacă există deja un astfel de punct de legătură.
În cazul în care serviciul responsabil al Comisiei retrage accesul unui punct de legătură la baza de date a excluderilor, acesta informează contabilul Comisiei în consecință.
(4) Fiecare stat membru și fiecare autoritate sau organism menționat la alineatul (3) comunică numele persoanelor responsabile de punctul lor de legătură contabilului Comisiei. Contabilul Comisiei publică pe site-ul intern al Comisiei lista țărilor terțe și a organismelor de execuție care dispun de puncte de legătură.
(5) Punctele de legătură asigură accesul autorităților sau organismelor de execuție la informațiile din baza de date a excluderilor.
Autoritățile și organismele de execuție pot desemna utilizatori autorizați dintre membrii personalului lor. Numărul acestor utilizatori autorizați este limitat la persoanele pentru care accesul la baza de date respectivă este indispensabil pentru îndeplinirea corespunzătoare a sarcinilor lor. Fiecare autoritate sau organism de execuție păstrează un registru al utilizatorilor autorizați și îi acordă Comisiei accesul la acesta, la cerere.
În scopul atribuirii de contracte referitoare la execuția bugetului sau la Fondul European de Dezvoltare, utilizatorii autorizați pot efectua o consultare activă online a bazei de date a excluderilor. Atunci când consultarea online nu este posibilă, utilizatorul autorizat poate primi datele descărcate. În acest din urmă caz, datele sunt actualizate cel puțin lunar.
(6) Autoritatea sau organismul care a desemnat punctul de legătură sau utilizatorii autorizați asigură măsuri de securitate adecvate pentru a împiedica citirea sau copierea informațiilor de către persoane neautorizate.
Articolul 8
Cereri din partea instituțiilor
(1) Toate cererile de înregistrare, rectificare, actualizare sau eliminare a avertismentelor de excludere se adresează contabilului Comisiei.
Numai instituțiile pot trimite astfel de cereri. În acest scop, serviciile Comisiei și agențiile executive responsabile folosesc modelele prevăzute în anexa la Decizia 2008/969/CE, Euratom, iar punctele de contact ale altor instituții folosesc modelele prevăzute în anexa I la prezentul regulament.
(2) În fiecare cerere de înregistrare a unui avertisment de excludere, serviciul Comisiei sau agenția executivă responsabilă certifică faptul că informațiile comunicate au fost pregătite și transmise în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 și indică o persoană de contact pentru avertismente, care își asumă responsabilitățile prevăzute la articolul 12 din prezentul regulament.
Atunci când se solicită înregistrarea unui avertisment de excludere, punctele de contact certifică faptul că informațiile comunicate au fost pregătite și transmise în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001. Punctele de contact își asumă responsabilitățile unei persoane de contact pentru avertismente.
(3) Orice instituție solicită înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere până la adoptarea unei decizii privind durata excluderii.
(4) Serviciul responsabil al Comisiei sau altă instituție care a solicitat înregistrarea unui avertisment de excludere este responsabilă de solicitarea rectificării, actualizării sau eliminării avertismentului respectiv.
Articolul 9
Cereri bazate pe informații de la autoritățile sau organismele de execuție
(1) Punctele de legătură comunică informațiile primite de la autoritățile sau organismele de execuție referitoare la situațiile de excludere menționate la articolul 93 alineatul (1) litera (e) din Regulamentul financiar contabilului Comisiei, care transmite aceste informații serviciului Comisiei responsabil de program, acțiune sau legislație și identificat de autorități sau organisme. De asemenea, acestea transmit certificarea autorității sau a organismului de execuție că informațiile comunicate de ele au fost pregătite și transmise în conformitate cu principiile prevăzute în Directiva 95/46/CE.
În acest scop, punctele de legătură folosesc modelul prevăzut în anexa II la prezentul regulament.
(2) La primirea informațiilor menționate la alineatul (1), serviciul responsabil al Comisiei îi solicită contabilului Comisiei să introducă un avertisment de excludere în baza de date a excluderilor pe perioada stabilită de autoritatea sau organismul de execuție, care nu depășește maximă prevăzută la articolul 93 alineatul (3) din Regulamentul financiar.
În cazul în care nu este stabilită nicio perioadă, serviciul responsabil al Comisiei solicită o înregistrare provizorie în conformitate cu articolul 10 alineatul (2), până la adoptarea unei decizii de către Comisie. Serviciul responsabil al Comisiei înaintează cazul cât mai repede Comisiei în vederea adoptării unei decizii.
(3) Autoritatea sau organismul de execuție este responsabil de datele comunicate. Acesta informează, fără întârziere, serviciul responsabil al Comisiei, prin punctul de legătură, ori de câte ori informațiile transmise necesită a fi rectificate, actualizate sau eliminate.
În acest scop, autoritățile sau organismele de execuție și punctele de legătură folosesc modelul prevăzut în anexa II.
La primirea informațiilor actualizate, serviciul responsabil al Comisiei solicită contabilului Comisiei să rectifice, să actualizeze sau să elimine avertismentul de excludere respectiv.
Articolul 10
Durata înregistrării în baza de date a excluderilor
(1) Avertismentele referitoare la excluderi în temeiul articolului 93 alineatul (1) literele (b), (c), (e) și (f) din Regulamentul financiar sunt înregistrate pe o perioadă care este stabilită de instituția solicitantă și specificată în cerere.
(2) Un avertisment de excludere bazat pe o cerere înaintată în conformitate cu articolul 8 alineatul (3) este înregistrat provizoriu pe o perioadă de trei luni. Înregistrarea provizorie poate fi prelungită o dată, la cerere.
Cu toate acestea, înregistrarea provizorie a unui avertisment de excludere bazată pe cereri menționate la articolul 9 alineatul (2) paragraful al doilea poate fi, în cazuri excepționale, prelungită cu o perioadă suplimentară de trei luni.
(3) Avertismentele referitoare la excluderi în temeiul articolului 93 alineatul (1) litera (a) sau (d) din Regulamentul financiar sunt înregistrate pe o perioadă de cinci ani.
(4) Avertismentele referitoare la excluderi de la atribuirea unui contract sau a unei finanțări nerambursabile într-o anumită procedură, conform articolului 94 literele (a) și (b) din Regulamentul financiar sunt înregistrate pe o perioadă de șase luni.
Articolul 11
Eliminarea avertismentelor de excludere
Avertismentele de excludere sunt eliminate automat după expirarea perioadei prevăzute la articolul 10.
Instituția care a solicitat înregistrarea unui avertisment de excludere cere eliminarea acestuia înainte de expirarea perioadei respective dacă terțul nu se mai află într-o situație de excludere, în special în cazurile menționate la articolul 10 alineatul (3) sau în cazul unei erori evidente descoperite după înregistrarea excluderii.
Articolul 12
Cooperarea
(1) Persoana de contact pentru avertismente menționată la articolul 8 alineatul (2) din prezentul regulament furnizează, în scris sau prin mijloace electronice, toate informațiile relevante disponibile în măsura în care să îi permită instituției solicitante să ia decizii de excludere în temeiul articolului 93 alineatul (1) din Regulamentul financiar sau să îi permită autorității sau organismului de execuție să le ia în considerare la atribuirea contractelor legate de execuția bugetară.
(2) Atunci când certificatele sau dovezile obținute de o instituție nu corespund avertismentelor de excludere înregistrate, instituția respectivă informează de îndată persoana de contact pentru avertismente. Persoana de contact pentru avertismente și, dacă este cazul, punctul de legătură respectiv adoptă măsurile adecvate.
(3) Atunci când certificatele sau dovezile obținute de o autoritate sau un organism de execuție nu corespund avertismentelor de excludere înregistrate, autoritatea sau organismul respectiv transmite informațiile, prin punctul său de legătură, persoanei de contact pentru avertismente. Persoana de contact pentru avertismente și, dacă este cazul, punctul de legătură respectiv iau măsurile adecvate.
(4) Contabilul Comisiei și punctele de contact ale celorlalte instituții fac în mod regulat schimb de cele mai bune practici.
Problemele legate de baza de date a excluderilor se discută în cadrul întâlnirilor dintre autoritatea sau organismul de execuție și serviciul responsabil al Comisiei.
Articolul 13
Protecția datelor
(1) În licitații și cererile de propuneri și, în lipsa acestora, înainte de atribuirea contractelor sau a finanțărilor nerambursabile, instituțiile și autoritățile sau organismele de execuție informează terții despre datele care îi privesc și care pot fi incluse în baza de date a excluderilor și despre entitățile cărora le-ar putea fi comunicate datele respective. În cazul în care terții sunt persoane juridice, instituțiile și autoritățile sau organismele de execuție informează și persoanele cu putere de reprezentare, de decizie sau de control asupra acestor persoane juridice.
(2) Instituția care solicită înregistrarea unui avertisment de excludere răspunde de relațiile cu persoana fizică sau juridică ale cărei date sunt introduse în baza de date a excluderilor (denumită în continuare „subiectul datelor în cauză”).
Instituția informează subiectul datelor în cauză despre cererea de activare, actualizare și eliminare a oricărui avertisment de excludere care îl privește în mod direct și precizează motivele acesteia.
De asemenea, instituția răspunde cererilor din partea subiecților datelor în cauză de a rectifica datele cu caracter personal inexacte sau incomplete și oricăror alte cereri sau întrebări primite de la acești subiecți.
Cererile sau întrebările de la subiecții datelor în cauză referitoare la informațiile furnizate de autoritățile sau organismele de execuție sunt tratate de autoritățile sau organismele respective. Serviciul responsabil al Comisiei înaintează aceste cereri și întrebări punctului de legătură respectiv și îl informează pe subiectul datelor în cauză despre aceasta.
(3) Fără a aduce atingere cerințelor privind informațiile prevăzute la alineatul (2), o persoană fizică identificată în mod corespunzător poate solicita informații privind eventuala înregistrare în baza de date a excluderilor a unor date care îl privesc.
Contabilul Comisiei informează persoana respectivă în scris sau prin mijloace electronice dacă este înregistrată în baza de date a excluderilor. Dacă persoana în cauză este înregistrată, contabilul Comisiei anexează datele referitoare la persoana respectivă stocate în baza de date a excluderilor. Acesta informează instituția care a solicitat acest avertisment.
(4) Fără a aduce atingere cerințelor privind informațiile prevăzute la alineatul (2), o persoană împuternicită corespunzător de către o persoană juridică poate solicita informații privind eventuala înregistrare în baza de date a excluderilor a persoanei juridice respective.
Contabilul Comisiei informează persoana respectivă în scris sau prin mijloace electronice dacă persoana juridică este înregistrată în baza de date a excluderilor. Dacă aceasta este înregistrată, contabilul Comisiei anexează datele stocate în baza de date a excluderilor referitoare la persoana în cauză. Acesta informează instituția care a solicitat acest avertisment.
(5) Avertismentele eliminate sunt accesibile exclusiv în scopuri de audit și investigație și nu sunt vizibile utilizatorilor bazei de date.
Cu toate acestea, datele cu caracter personal din avertismentele de excludere referitoare la persoane fizice rămân accesibile în aceste scopuri timp de numai cinci ani de la eliminarea avertismentului.
Articolul 14
Dispoziții tranzitorii
(1) Informațiile de la autoritățile sau organismele de execuție se referă exclusiv la hotărârile pronunțate după data de 1 ianuarie 2009.
(2) Avertismentele înregistrate în temeiul articolului 95 din Regulamentul financiar înainte de data aplicării prezentului regulament și care continuă să fie active la data respectivă constituie avertismente de excludere și sunt introduse direct în baza de date a excluderilor.
(3) Atunci când un terț nu a fost informat cu privire la înregistrarea unui avertisment de excludere menționat la alineatul (2), serviciul Comisiei sau instituția care a solicitat înregistrarea informează terțul despre faptul că datele sale au fost introduse în baza de date a excluderilor în termen de o lună de la data aplicării prezentului regulament.
(4) Serviciul responsabil al Comisiei sau altă instituție care a solicitat înregistrarea unui avertisment de excludere menționat la alineatul (2) rămâne responsabilă de solicitarea modificării sau eliminării avertismentului respectiv în conformitate cu prezentul regulament.
(5) Pentru excluderile hotărâte înainte de data de 1 mai 2007 de un serviciu al Comisiei sau de o agenție executivă în temeiul articolului 93 alineatul (1) literele (b) și (e) din Regulamentul financiar, durata perioadei de excludere ia în considerare durata cazierelor judiciare în conformitate cu legislația națională.
Pentru o astfel de excludere, se aplică o durată maximă de patru ani de la data comunicării hotărârii. Dacă această perioadă a trecut, serviciul Comisiei sau agenția executivă responsabilă solicită eliminarea avertismentului.
Articolul 15
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Se aplică de la 1 ianuarie 2009.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 17 decembrie 2008.