REGULAMENTUL (CE) NR. 485/2008 AL CONSILIULUI
din 26 mai 2008
privind controalele efectuate de către statele membre cu privire la operațiunile care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul european de garantare agricolă
(versiune codificată)
CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 37,
având în vedere propunerea Comisiei,
având în vedere avizul Parlamentului European (1),
întrucât:
(1)
Regulamentul (CEE) nr. 4045/89 al Consiliului din 21 decembrie 1989 privind controalele efectuate de către statele membre cu privire la operațiunile care fac parte din sistemul de finanțare prin Fondul european de orientare și garantare agricolă, secțiunea „Garantare”, și de abrogare a Directivei 77/435/CEE (2) a fost modificat de mai multe ori și în mod substanțial (3). Din motive de claritate și de raționalizare, regulamentul menționat ar trebui să fie codificat.
(2)
În conformitate cu articolul 9 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005 al Consiliului din 21 iunie 2005 privind finanțarea politicii agricole comune (4), statele membre iau măsurile necesare pentru a asigura protecția eficientă a intereselor financiare ale Comunității, mai ales în scopul de a verifica veridicitatea și corectitudinea operațiunilor finanțate de Fondul european de garantare agricolă (FEGA) și de Fondul european agricol pentru dezvoltare rurală (FEADR), pentru a preveni și urmări neregulile și pentru a recupera sumele pierdute ca urmare a neregulilor sau a neglijenței.
(3)
Controlul documentelor comerciale ale întreprinderilor beneficiare sau debitoare poate constitui un mijloc foarte eficient de control al operațiunilor care fac parte din sistemul de finanțare al FEGA. Acest control completează celelalte verificări efectuate de statele membre. În plus, prezentul regulament nu aduce atingere dispozițiilor de drept național în materie de control care sunt mai cuprinzătoare decât cele prevăzute în prezentul regulament.
(4)
Documentele pe baza cărora se efectuează controlul în cauză ar trebui să fie determinate astfel încât să permită un control complet.
(5)
Alegerea întreprinderilor care urmează să fie controlate ar trebui să țină cont în special de caracterul operațiunilor care au loc sub responsabilitatea lor, precum și de repartizarea întreprinderilor beneficiare sau datoare în funcție de importanța lor financiară în cadrul sistemului de finanțare al FEGA.
(6)
În plus, se impune să se prevadă un număr minim de controale ale documentelor comerciale; întrucât numărul respectiv ar trebui să fie determinat printr-o metodă care să evite diferențe importante între statele membre datorită structurii speciale a cheltuielilor acestora în cadrul FEGA. Această metodă poate fi adoptată luând drept referință numărul de întreprinderi care au o anumită importanță financiară în sistemul de finanțare al FEGA.
(7)
Ar trebui să se precizeze atribuțiile agenților însărcinați cu controalele, precum și obligația întreprinderilor de a pune documentele comerciale la dispoziția acestora pe o perioadă determinată și de a le furniza informațiile pe care aceștia le solicită. Ar trebui, de asemenea, să se prevadă posibilitatea de a confisca documentele comerciale în anumite cazuri.
(8)
Ținând cont de structura internațională a comerțului agricol și în perspectiva funcționării unei piețe interne, se impune să se organizeze cooperarea dintre statele membre. Se impune, de asemenea, elaborarea, la nivel comunitar, a unui sistem centralizat de informare cu privire la întreprinderile beneficiare sau debitoare stabilite în țări terțe.
(9)
Deoarece revine statelor membre responsabilitatea primară de a adopta programele de control, se impune ca aceste programe să fie comunicate Comisiei pentru ca aceasta să poată să-și asume rolul de supraveghere și de coordonare și pentru ca aceste programe să fie adoptate pe baza criteriilor corespunzătoare. Controalele pot fi concentrate pe sectoare sau întreprinderi cu risc de fraudă ridicat.
(10)
Este esențial ca fiecare stat membru să dispună de un serviciu specializat însărcinat cu supravegherea aplicării prezentului regulament și cu coordonarea controalelor efectuate conform prezentului regulament. Agenții acestui serviciu pot să efectueze controalele întreprinderilor conform prezentului regulament.
(11)
Serviciile care efectuează controalele conform prezentului regulament ar trebui să fie organizate într-un mod independent față de serviciile care efectuează controalele înaintea efectuării plății.
(12)
Informațiile culese în cadrul controalelor documentelor comerciale ar trebui să fie protejate de secretul profesional.
(13)
Ar trebuie să se stabilească un schimb de informații la nivel comunitar, pentru ca rezultatele aplicării prezentului regulament să poată fi exploatate în mod mult mai eficient,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
(1) Prezentul regulament reglementează controlul realității și al regularității operațiunilor care fac direct sau indirect parte din sistemul de finanțare de către Fondul european de garantare agricolă (FEGA), pe baza documentelor comerciale ale beneficiarilor sau debitorilor sau ale reprezentanților acestora, denumiți în continuare „întreprinderi”.
(2) Prezentul regulament nu se aplică măsurilor reglementate de sistemul integrat de gestionare și control stabilit prin Regulamentul (CE) nr. 1782/2003 al Consiliului din 29 septembrie 2003 de stabilire a normelor comune pentru schemele de sprijin direct în cadrul politicii agricole comune și de stabilire a anumitor scheme de sprijin pentru agricultori (5). În conformitate cu procedura menționată la articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, Comisia stabilește o listă cu celelalte măsuri cărora nu li se aplică prezentul regulament.
(3) În înțelesul prezentului regulament.
(a)
„documente comerciale” înseamnă totalitatea registrelor contabile, registrelor, notelor și documentelor justificative, contabilitatea, dosarele de producție și de calitate și corespondența referitoare la activitatea profesională a întreprinderii, precum și datele comerciale, sub orice formă, inclusiv sub formă informatică, cu condiția ca aceste documente sau date să fie în legătură directă sau indirectă cu operațiunile menționate la alineatul (1);
(b)
„terți” înseamnă orice persoană fizică sau juridică care are o legătură directă sau indirectă cu operațiunile efectuate în cadrul sistemului de finanțare de către FEGA.
Articolul 2
(1) Statele membre procedează în mod sistematic la controale ale documentelor comerciale ale întreprinderilor, ținând cont de caracterul operațiunilor controlate. Statele membre asigură faptul că alegerea întreprinderilor ce urmează a fi controlate permite asigurarea eficienței măsurilor de prevenire și detectare a neregulilor în cadrul sistemului de finanțare FEGA. Selecția ține cont, printre altele, de importanța financiară a întreprinderilor din acest domeniu și de alți factori de risc.
(2) Controalele menționate la alineatul (1) privesc, pe durata fiecărei perioade de control menționate la alineatul (7), un număr de întreprinderi care nu poate fi mai mic de jumătate din numărul de întreprinderi ale căror încasări sau redevențe sau suma acestora, în cadrul sistemului FEGA, au fost mai mari de 150 000 EUR, pe durata exercițiului financiar al FEGA precedent celui în care începe perioada de control în cauză.
(3) Pentru fiecare perioadă de control și fără a aduce atingere obligațiilor definite la alineatul (1), statele membre selectează întreprinderile care urmează să fie controlate în funcție de rezultatele analizei riscului, aplicată sectorului restituirilor la export și tuturor celorlalte măsuri cărora li se aplică. Statele membre prezintă Comisiei propunerile lor referitoare la utilizarea analizei riscului. Aceste propuneri conțin toate informațiile utile privind metoda ce trebuie urmată, tehnicile, criteriile și metodele de punere în aplicare. Propunerile se prezintă până la data de 1 decembrie a anului care precede începutul perioadei de control în care urmează să se aplice. Statele membre iau în considerare comentariile Comisiei privind propunerile lor, care sunt formulate în termen de opt săptămâni de la primirea propunerilor.
(4) În ceea ce privește măsurile pentru care statele membre consideră că analiza riscurilor nu se aplică, întreprinderile a căror valoare a câștigurilor sau a redevențelor sau a celor două la un loc în cadrul sistemului de finanțare al FEGA depășește 350 000 EUR și care n-au fost controlate în conformitate cu prezentul regulament în cursul uneia dintre cele două perioade de control precedente trebuie să facă în mod obligatoriu obiectul unui control.
(5) Întreprinderile a căror sumă a încasărilor sau a redevențelor a fost mai mică de 40 000 EUR sunt controlate, conform prezentului regulament, numai în funcție de criteriile indicate de statele membre în programul anual al acestora, menționat la articolul 10 sau de Comisie, în cazul oricărei cereri de modificare a acestui program.
(6) În cazurile corespunzătoare, controalele prevăzute la alineatul (1) sunt extinse la persoanele fizice sau juridice la care sunt asociate întreprinderile, în conformitate cu articolul 1, precum și la orice altă persoană fizică sau juridică care prezintă un interes în urmărirea obiectivelor stabilite la articolul 3.
(7) Perioada de control se situează între 1 iulie și 30 iunie din anul următor.
Controlul se referă la o perioadă de cel puțin douăsprezece luni care se încheie în cursul perioadei de control precedente; ea poate fi extinsă pentru perioade stabilite de statul membru, care preced sau urmează perioadei de douăsprezece luni.
(8) Controalele efectuate conform prezentului regulament nu aduc prejudicii controalelor efectuate în conformitate cu articolele 36 și 37 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.
Articolul 3
(1) Exactitatea principalelor date supuse controlului se stabilește prin verificări încrucișate, inclusiv, atunci când este cazul, cu documentele comerciale ale unor terți, în număr corespunzător nivelului de risc prezentat, care cuprind printre altele:
(a)
comparații cu documentele comerciale ale furnizorilor, clienților, transportatorilor sau ale altor terți;
(b)
atunci când este cazul, controlul fizic al cantității și al naturii stocurilor;
(c)
comparații cu compatibilitatea fluxurilor financiare în amonte și în aval ale operațiunilor efectuate în cadrul sistemului de finanțare al FEGA; și
(d)
verificări, în ceea ce privește evidența contabilă sau înregistrările operațiunilor financiare, care reflectă, la data realizării controlului, realitatea documentelor care servesc ca bază, la organismul de intervenție, pentru plata ajutorului către beneficiar.
(2) Atunci când întreprinderile sunt obligate să țină o contabilitate specifică, în funcție de dispozițiile comunitare sau naționale, controlul acestei contabilități include, în cazurile corespunzătoare, confruntarea acesteia cu documentele comerciale și, dacă este cazul, cu cantitățile aflate în stoc în întreprindere.
(3) Pentru selectarea operațiunilor care urmează să fie controlate, se ține seama în totalitate de nivelul de risc prezentat.
Articolul 4
Întreprinderile păstrează documentele comerciale pe o perioadă de cel puțin trei ani, începând de la sfârșitul anului întocmirii acestora.
Statele membre pot să prevadă o perioadă mai lungă pentru păstrarea acestor documente.
Articolul 5
(1) Conducătorii întreprinderilor sau un terț se asigură că toate documentele comerciale și informațiile suplimentare sunt furnizate agenților cu sarcini de control sau persoanelor împuternicite în acest scop. Datele stocate în format electronic sunt furnizate pe un suport adecvat.
(2) Agenții însărcinați cu controlul sau persoanele împuternicite în acest sens pot să solicite furnizarea unor extrase sau copii după documentele menționate la alineatul (1).
(3) Atunci când, în cursul controlului efectuat în sensul prezentului regulament, documentele comerciale păstrate de întreprindere sunt considerate necorespunzătoare pentru control, se solicită întreprinderii să redacteze pe viitor aceste documente după cerințele formulate de statul membru responsabil cu controlul, fără a aduce atingere obligațiilor stabilite în alte regulamente referitoare la sectorul respectiv.
Statele membre stabilesc data de la care trebuie redactate aceste documente.
Atunci când toate sau o parte din documentele comerciale care trebuie să facă obiectul unui control în cadrul prezentului regulament se află într-o întreprindere care aparține aceluiași grup comercial, aceleiași societăți sau aceleiași asociații de întreprinderi gestionate pe bază unică la fel ca întreprinderea controlată, fie că aceasta este situată pe teritoriul comunitar sau în afara acestuia, întreprinderea controlată trebuie să pună aceste documente la dispoziția agenților responsabili cu controlul, într-un loc și la o dată care trebuie stabilite de statul membru responsabil de efectuarea controlului.
Articolul 6
(1) Statele membre asigură că agenții însărcinați cu controalele au dreptul să confiște documentele comerciale sau să dispună confiscarea acestora. Acest drept se exercită cu respectarea dispozițiilor naționale în domeniu și nu aduce atingere aplicării normelor procedurale de drept penal cu privire la obținerea de documente.
(2) Statele membre adoptă măsurile adecvate pentru a sancționa persoanele fizice sau juridice care nu respectă obligațiile prevăzute în prezentul regulament.
Articolul 7
(1) Statele membre își acordă reciproc asistența necesară pentru efectuarea controalelor prevăzute la articolele 2 și 3 în următoarele cazuri:
(a)
în cazurile în care o întreprindere sau un terț s-a stabilit în alt stat membru decât cel unde a intervenit sau ar fi trebuit să intervină plata și/sau vărsământul sumei respective;
(b)
în cazurile în care o întreprindere sau un terț s-a stabilit în alt stat membru decât cel unde se găsesc documentele și informațiile necesare efectuării controlului.
Comisia poate coordona acțiunile comune care includ asistență reciprocă între două sau mai multe state membre. Dispozițiile referitoare la o astfel de coordonare sunt elaborate în conformitate cu procedura menționata la articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.
În cazul în care două sau mai multe state membre includ în programul comunicat în conformitate cu articolul 10 alineatul (2) o propunere de acțiune comună care implică o asistență reciprocă importantă, Comisia poate, la cerere, să autorizeze o reducere până la concurența de 25 % din numărul minim de controale prevăzute la articolul 2 alineatele (2)-(5) pentru statele membre în cauză.
(2) În cursul primelor trei luni după exercițiul financiar al FEGA în care au intervenit plata și/sau vărsământul, statele membre comunică o listă a întreprinderilor, menționată la alineatul (1) litera (a), fiecărui stat membru unde s-a înființat o asemenea întreprindere. Această listă cuprinde toate detaliile necesare pentru a permite statului membru destinatar să identifice aceste întreprinderi și să-și asume propriile obligații de control. Statul membru destinatar este responsabil de activitățile de control ale acestor întreprinderi în conformitate cu articolul 2. O copie a fiecărei liste se adresează Comisiei.
Statul membru unde a intervenit plata sau vărsământul poate cere statului membru unde s-a înființat întreprinderea să controleze unele dintre întreprinderile cuprinse în această listă în conformitate cu articolul 2, indicând necesitatea cererii și, în special, riscurile asociate acesteia.
Statul membru care primește cererea acordă atenția cuvenită riscurilor legate de întreprindere, care sunt comunicate de statul membru solicitant.
Statul membru solicitat informează statul membru solicitant cu privire la modul în care a dat curs cererii. În cazul controlării unei întreprinderi care este inclusă în această listă, statul membru solicitat, care a efectuat controlul, informează statul membru solicitant cu privire la rezultatele acestui control în termen de trei luni cel târziu de la data încheierii perioadei de control.
O prezentare generală a acestor solicitări se transmite Comisiei trimestrial, în termen de o lună de la încheierea fiecărui trimestru. Comisia poate solicita furnizarea unui exemplar al fiecărei solicitări în parte.
(3) În primele trei luni de la exercițiul FEGA în cursul căruia a intervenit plata, statele membre comunică Comisiei o listă a întreprinderilor înființate într-o țară terță pentru care plata și/sau vărsământul sumei respective au intervenit sau ar fi trebuit să intervină în acel stat membru.
(4) În cazul în care se solicită informații suplimentare într-un alt stat membru în cadrul controlului unei întreprinderi în conformitate cu articolul 2, în special în cazul verificărilor încrucișate în conformitate cu articolul 3, se pot înainta cereri specifice de control în care să se indice motivele unei astfel de solicitări. O prezentare generală a acestor solicitări specifice se transmite Comisiei trimestrial, în termen de o lună de la încheierea fiecărui trimestru. Comisia poate solicita furnizarea unui exemplar al fiecărei solicitări în parte.
Cererii de control i se dă curs în cel mult șase luni de la primirea sa; rezultatele controlului se comunică fără întârziere statului membru solicitant și Comisiei. Comunicarea către Comisie se realizează trimestrial în termen de o lună de la încheierea fiecărui trimestru.
(5) În conformitate cu procedura prevăzută la articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005, Comisia stabilește cerințele minime pentru conținutul cererilor menționate la alineatele (2) și (4) din prezentul articol.
Articolul 8
(1) Informațiile culese în cadrul controalelor prevăzute în prezentul regulament sunt protejate de secretul profesional. Acestea nu pot fi comunicate altor persoane decât cele care, prin funcțiile lor în statele membre sau în instituțiile Comunităților, trebuie să le cunoască pentru îndeplinirea acelor funcții.
(2) Prezentul articol nu aduce atingere dispozițiilor naționale cu privire la procedura judiciară.
Articolul 9
(1) Înaintea datei de 1 ianuarie ulterioară perioadei de control, statele membre transmit Comisiei un raport detaliat cu privire la aplicarea prezentului regulament.
Acest raport trebuie să descrie eventualele dificultăți întâlnite, precum și măsurile luate pentru a le depăși, și să prezinte, dacă este cazul, sugestii de ameliorare.
(2) Statele membre și Comisia procedează cu regularitate la un schimb de opinii cu privire la aplicarea prezentului regulament.
(3) Comisia evaluează anual progresul realizat, în raportul său anual cu privire la administrarea fondului, menționat la articolul 43 din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.
Articolul 10
(1) Statele membre stabilesc un program de controale care se efectuează, în conformitate cu articolul 2, pe parcursul perioadei de control următoare.
(2) Anual, înaintea datei de 15 aprilie, statele membre transmit Comisiei programul menționat la alineatul (1), precizând:
(a)
numărul de întreprinderi care urmează să fie controlate și repartizarea acestora pe sectoare, în funcție de sumele aferente;
(b)
criteriile care au fost reținute pentru elaborarea programului.
(3) Programele stabilite de statele membre și transmise Comisiei sunt puse în aplicare de statele membre dacă, în termen de opt săptămâni, Comisia nu și-a făcut cunoscute observațiile.
(4) Modificările aduse programelor de către statele membre sunt reglementate prin aceeași procedură.
(5) În cazuri excepționale, Comisia poate, indiferent în ce stadiu, să solicite includerea, în programul unuia sau a mai multor state membre, a unei categorii speciale de întreprinderi.
Articolul 11
(1) În fiecare stat membru, responsabilitatea pentru urmărirea aplicării prezentului regulament revine unui serviciu specializat însărcinat de asemenea cu:
(a)
executarea controalelor prevăzute, efectuate de către agenți care depind direct de acest serviciu specializat; sau
(b)
cu coordonarea controalelor efectuate de agenți care depind de alte servicii.
Statele membre pot, de asemenea, să prevadă ca aceste controale, care urmează să fie efectuate conform prezentului regulament, să fie repartizate între serviciul specializat și alte servicii naționale, cu condiția ca primul să asigure coordonarea.
(2) Serviciul sau serviciile însărcinate cu aplicarea prezentului regulament trebuie să fie organizate într-un mod independent față de serviciile sau ramurile serviciilor însărcinate cu plățile și controalele efectuate înaintea acestora.
(3) În vederea aplicării corecte a prezentului regulament, serviciul specializat menționat la alineatul (1) adoptă toate inițiativele și dispozițiile necesare.
(4) În plus, revine serviciului specializat responsabilitatea de a supraveghea:
(a)
pregătirea agenților naționali însărcinați cu controalele prevăzute în prezentul regulament, pregătire care le permite să dobândească cunoștințe suficiente în vederea îndeplinirii sarcinilor lor;
(b)
gestionarea rapoartelor de control și a întregii documentații care are legătură cu controalele efectuate prevăzute în prezentul regulament;
(c)
redactarea și transmiterea rapoartelor prevăzute la articolul 9 alineatul (1), precum și a programelor prevăzute la articolul 10.
(5) Serviciul specializat este învestit de statul membru în cauză cu orice atribuție necesară pentru a-și îndeplini sarcinile prevăzute la alineatele (3) și (4).
Acesta este format din agenți ale căror număr și pregătire sunt adecvate pentru a permite realizarea acestor sarcini.
(6) Prezentul articol nu se aplică atunci când numărul minim de întreprinderi controlate conform articolului 2 alineatele (2)-(5) este mai mic de zece.
Articolul 12
Sumele în euro care figurează în prezentul regulament sunt convertite după caz în monede naționale prin aplicarea cursurilor de schimb în vigoare în prima zi lucrătoare din anul în care a început perioada de control și publicate în seria C din Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Articolul 13
Normele de aplicare a prezentului regulament se adoptă, dacă este nevoie, conform procedurii menționate la articolul 41 alineatul (2) din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.
Articolul 14
Pentru controlul cheltuielilor specifice finanțate de Comunitate în baza prezentului regulament, se aplică articolele 36 și 37din Regulamentul (CE) nr. 1290/2005.
Articolul 15
(1) În conformitate cu actele cu putere de lege de drept național aplicabile în domeniu, agenții Comisiei au acces la toate documentele elaborate în vederea sau ca urmare a controalelor organizate în cadrul prezentului regulament, precum și la datele culese, inclusiv cele care sunt stocate în sisteme informatice. Aceste date se prezintă, la cerere, pe un suport corespunzător.
(2) Controalele menționate la articolul 2 sunt efectuate de către agenții statului membru.
Agenții Comisiei pot participa la aceste controale. Aceștia nu pot exercita ei înșiși competențele de control recunoscute agenților naționali; aceștia pot avea totuși acces la aceleași spații și la aceleași documente ca și agenții statului membru.
(3) Atunci când controalele se desfășoară în temeiul articolului 7, la controalele efectuate în statul membru solicitat pot fi prezenți agenți ai statului membru solicitant, cu acordul statului membru solicitat, și pot avea acces la aceleași spații și la aceleași documente ca și agenții acestui stat membru.
Agenții statului membru solicitant prezenți la controalele efectuate în statul membru solicitat trebuie să poată justifica, în orice moment, calitatea lor oficială. Controalele sunt, în orice împrejurări, efectuate de agenți ai statului membru solicitat.
(4) În măsura în care dispozițiile interne în domeniul procedurii penale rezervă anumite acțiuni agenților special desemnați de legea internă, nici agenții Comisiei, nici agenții statului membru menționați la alineatul (3) nu participă la aceste acte. În toate cazurile, aceștia nu participă în special la vizitele la domiciliu sau la interogatoriul oficial al persoanelor în cadrul dreptului penal al statului membru. Aceștia au totuși acces la informațiile astfel obținute.
Articolul 16
Regulamentul (CEE) nr. 4045/89, modificat prin regulamentele enumerate în anexa I, se abrogă.
Trimiterile la regulamentul abrogat se interpretează ca trimiteri la prezentul regulament și se citesc în conformitate cu tabelul de corespondență din anexa II.
Articolul 17
Prezentul regulament intră în vigoare în a douăzecea zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 26 mai 2008.