DECIZIA COMISIEI
din 31 octombrie 2007
de stabilire a unui grup de experți pentru facturarea electronică
(2007/717/CE)
COMISIA COMUNITĂȚILOR EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene,
întrucât:
(1)
Articolul 3 din Tratat atribuie comunității misiunea de a crea o piață internă caracterizată prin eliminarea, între statele membre, a obstacolelor care stau în calea liberei circulații a mărfurilor, persoanelor, serviciilor și capitalurilor.
(2)
Articolul 232 din Directiva 2006/112/CE a Consiliului din 28 noiembrie 2006 privind sistemul comun al taxei pe valoarea adăugată (1) permite eliberarea de facturi electronice în locul facturilor pe suport de hârtie.
(3)
Strategia de la Lisabona revizuită pentru creștere economică și ocuparea forței de muncă (2) prevede un program complet de reformă economică. Pilonul microeconomic al acesteia se concentrează pe crearea unui mediu favorabil întreprinderilor. Dezvoltarea unor soluții de facturare electronică interoperabile este un element vital în cadrul acestui obiectiv.
(4)
În comunicarea intitulată „i2010 - O societate informațională europeană pentru creșterea economică și ocuparea forței de muncă” (3) către Consiliu, Parlamentul European, Comitetul Economic și Social European și Comitetul Regiunilor din 1 iunie 2005, Comisia a lansat inițiativa i2010 drept cadru de abordare a principalelor provocări și evoluții ale societății informaționale și ale sectorului mass-media până în 2010. Această comunicare promovează o economie digitală deschisă și concurențială și pune accentul pe tehnologiile informației și comunicațiilor (TIC) ca motor pentru integrare și calitatea vieții.
(5)
Consiliul european al plăților (European Payments Council/EPC), organismul decizional și de coordonare al industriei bancare europene în domeniul plăților, s-a angajat să creeze până în 2010 un Spațiu unic de plăți în euro (Single Euro Payments Area - SEPA) care să dispună de infrastructuri de plată și de produse de plată integrate.
(6)
Facturarea electronică conectează procesele interne ale întreprinderilor la sistemele de plată. Prin urmare, Spațiul unic de plăți în euro (SEPA) și o inițiativă de facturare electronică europeană reușită ar fi complementare. Este de așteptat ca aceste două inițiative, cumulate, să fie în beneficiul întreprinderilor și al furnizorilor de servicii financiare prin ameliorarea eficienței și automatizarea lanțurilor de aprovizionare.
(7)
Pentru a intensifica utilizarea mediului digital și a beneficia pe deplin de facturarea electronică în Comunitate, practicile actuale ar trebui simplificate, iar tranziția către noi modele economice ar trebui facilitată printr-un cadru mai integrat și mai uniform. Acest fapt ar fi în special în interesul întreprinderilor mici și mijlocii (IMM) europene.
(8)
În luna decembrie 2006, un grup de părți interesate a înființat un grup operativ specializat pentru facturarea electronică, grup prezidat de serviciile Comisiei și care a inclus întreprinderi, reprezentanți ai băncilor și ai altor furnizori de servicii, precum și organizații de standardizare. Misiunea grupului operativ a fost să pregătească viitoarele acțiuni în vederea elaborării unui cadru european de facturare electronică. Grupul operativ a elaborat propuneri cu privire la o posibilă structură de guvernanță și a conceput o foaie de parcurs pentru un program de facturare electronică. Grupul operativ a prezentat raportul final în luna iunie 2007.
(9)
Având în vedere experiența pozitivă a grupului operativ și în vederea abordării problemelor pe un termen mai lung, ar trebui înființat un grup de experți pentru facturarea electronică.
(10)
Misiunile acestuia ar trebui să fie de a identifica cerințele întreprinderilor (4) și responsabilitățile pentru executarea unor lucrări specifice, precum și de a dirija crearea - până la sfârșitul anului 2009 - a unui cadru european de facturare electronică pentru a stabili o structură conceptuală comună care să sprijine furnizarea de servicii de facturare electronică în întreaga Europă în mod deschis și interoperabil.
(11)
Grupul de experți ar trebui să fie compus din persoane având competențe relevante și directe în domeniile de activitate legate de facturarea electronică, inclusiv din principalele părți interesate din sectorul public, întreprinderile mari și mici, precum și furnizorii de servicii, organizațiile de standardizare și reprezentanții consumatorilor. În plus, ar trebui luate măsuri pentru a asigura participarea unor observatori. Orice raport sau rezultat al grupului de experți trebuie să fie rezultatul activității membrilor grupului și nu trebuie considerat ca fiind punctul de vedere al Comisiei.
(12)
Ar trebui să se prevadă norme privind divulgarea informațiilor de către membrii grupului de experți, fără a aduce atingere dispozițiilor în materie de securitate anexate la regulamentul de procedură al Comisiei prin Decizia 2001/844/CE, CECO, Euratom (5).
(13)
Datele personale ale membrilor grupului trebuie prelucrate în conformitate cu Regulamentul (CE) nr. 45/2001 al Parlamentului European și al Consiliului din 18 decembrie 2000 privind protecția persoanelor fizice cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal de către instituțiile și organele comunitare și privind libera circulație a acestor date (6).
(14)
Este necesar să se stabilească o perioadă de aplicare a prezentei decizii. Comisia va lua în considerare, la momentul potrivit, oportunitatea unei prelungiri,
DECIDE:
Articolul 1
Grupul de experți pentru facturarea electronică
Se instituie grupul de experți pentru facturarea electronică, denumit în continuare „grupul”. Prezenta decizie produce efecte de la data adoptării.
Articolul 2
Sarcini
(1) Grupul trebuie, în general, să sprijine Comisia cu privire la elaborarea unei strategii comune de creare a unui cadru european de facturare electronică și monitorizarea progreselor realizate în acest sens.
(2) Sarcinile grupului trebuie îndeplinite până la data de 31 decembrie 2009.
(3) Grupul are următoarele sarcini specifice:
(a)
să identifice, la nivelul Comunității și al statelor membre, lacunele cadrului de reglementare privind facturarea electronică ce împiedică economia comunitară să-și exploateze întregul potențial;
(b)
să identifice cerințele întreprinderilor în ceea ce privește cadrul european de facturare electronică și să asigure validarea acestora de către principalele părți interesate (7);
(c)
să identifice datele relevante privind facturarea electronică, în special în ceea ce privește conexiunea dintre factură și, cel puțin, procesele de achiziții și plăți, problemele legate de taxa pe valoarea adăugată, autentificare și integritate, cererile de arhivare și stocare, precum și nevoia de a asigura validarea acestor elemente de către principalele părți interesate;
(d)
să propună responsabilitățile care urmează să fie atribuite organismelor de standardizare și un calendar pentru elaborarea unui (unor) standard(e) comun(e), pe baza cerințelor comerciale și informaționale ale părților interesate, în vederea sprijinirii unui cadru european de facturare electronică;
(e)
să propună un cadru european pentru facturare electronică. Acest cadru trebuie să stabilească o structură conceptuală comună, care să includă cerințele întreprinderilor și standardul(ele) și să propună soluții în sprijinul furnizării de servicii de facturare electronică într-un mod deschis și interoperabil în întreaga Europă.
(4) Pentru îndeplinirea sarcinilor sale, grupul va ține cont lucrările deja realizate și de soluțiile deja existente în domeniul facturării electronice în sectorul public și cel privat, în special în ceea ce privește cerințele întreprinderilor și standardele tehnice.
(5) Atunci când este util și necesar, grupul poate încredința executarea unor acțiuni specifice unor subgrupuri sau organisme și organizații externe competente în domeniul facturării electronice.
(6) Grupul întocmește și transmite Comisiei un raport intermediar rezumând progresele realizate în îndeplinirea sarcinilor, precum și orice recomandare care poate servi drept bază pentru reflecții și discuții între Comisie, statele membre și părțile interesate, în special asociațiile profesionale. Acest raport se pune la dispoziția publicului.
(7) Grupul întocmește și transmite Comisiei un raport final în care descrie cadrul european de facturare electronică. Acest raport se pune la dispoziția publicului.
Articolul 3
Consultare
(1) Comisia poate consulta grupul cu privire la orice aspect din domeniul facturării electronice.
(2) Președintele grupului poate recomanda Comisiei să consulte grupul cu privire la un aspect specific.
Articolul 4
Componența - Numirea membrilor
(1) Grupul este constituit din cel mult 30 de membri.
(2) Membrii sunt numiți de Comisie din rândul specialiștilor care au competență în domeniul facturării electronice, pe baza candidaturilor trimise de asociații profesionale, organisme din sectorul public și persoane fizice care reprezintă interesele unei părți sau ale întregului sector public, ale întreprinderilor și ale TIC, ale consumatorilor, ale furnizorilor de servicii financiare și ale organizațiilor de standardizare din domeniul facturării electronice.
Candidații considerați apți, dar care nu sunt numiți, pot fi înscriși pe o listă de rezervă, pe care Comisia o poate folosi pentru numirea unor supleanți.
(3) Membrii sunt numiți în calitate de reprezentanți ai autorităților publice și ai societății civile.
(4) Comisia evaluează candidaturile pe baza următoarelor criterii:
(a)
membrii trebuie să reprezinte principalele părți interesate [de exemplu, furnizorii de servicii, furnizorii de soluții, sectorul public, întreprinderile, inclusiv întreprinderile mici și mijlocii (IMM-urile), precum și consumatorii] și organizațiile de standardizare;
(b)
membrii trebuie să aibă competențe practice sau operaționale recente sau experiență în ceea ce privește dificultățile juridice, administrative, fiscale, de standardizare, comerciale și/sau tehnice ale facturării electronice transfrontaliere. Concret, membrii trebuie să aibă o experiență directă relevantă în domeniul proiectelor sau al chestiunilor de afaceri, care să le confere cunoștințele comerciale sau tehnice necesare pentru conceperea de soluții pentru problemele menționate în prezenta decizie;
(c)
membrii trebuie să fie capabili să contribuie la definirea sau la formularea opiniilor administrației, organizației-mamă, asociației profesionale sau sectorului de activitate, precum și ale altor părți interesate, în ceea ce privește problemele care fac obiectul mandatului lor;
(d)
membrii trebuie să aibă un nivel de cunoaștere a limbii engleze care să le permită să contribuie la discuții și la întocmirea raporturilor.
Candidaturile depuse de părțile interesate trebuie să fie însoțite de documente care să demonstreze că membrii propuși întrunesc condițiile enumerate mai sus.
(5) Pentru numirea membrilor, Comisia ține cont de următoarele criterii:
(a)
competențele juridice, comerciale și tehnice necesare în raport cu problemele care fac obiectul mandatului grupului;
(b)
competențele cu privire la toate funcțiile relevante din cadrul aspectelor de aprovizionare și cerere ale facturării electronice;
Pe lângă aceasta, Comisia se angajează să asigure o reprezentare geografică largă și un echilibru între femei și bărbați, pe baza candidaturilor primite.
(6) Membrii informează Comisia în timp util cu privire la orice conflict de interese care le-ar putea compromite obiectivitatea.
(7) Numele membrilor numiți individual se publică pe site-ul Direcției Generale și/sau în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene, seria C. Numele membrilor sunt colectate, prelucrate și publicate în conformitate cu dispozițiile Regulamentului (CE) nr. 45/2001.
(8) Membrii sunt numiți pentru un mandat de 12 luni, care poate fi reînnoit. Ei rămân în funcție până la înlocuirea lor sau până la sfârșitul mandatului.
(9) Membrii pot fi înlocuiți pentru durata rămasă a mandatului într-unul din următoarele cazuri:
(a)
în cazul în care demisionează;
(b)
în cazul în care nu mai sunt capabili să contribuie eficient la lucrările grupului;
(c)
în cazul în care nu respectă articolul 287 din tratat;
(d)
în cazul în care, contrar alineatului (6), nu au informat Comisia în timp util cu privire la un conflict de interese.
Articolul 5
Președinte - Numire
(1) Comisia numește președintele grupului de experți, ținând cont de măsura în care persoana selecționată reprezintă interesele principalelor părți interesate, contribuie la definirea poziției întreprinderilor cu privire la problemele care fac obiectul mandatului și posedă competențele juridice, comerciale și tehnice necesare.
(2) Comisia numește președintele pentru un mandat de 12 luni, care poate fi reînnoit.
Articolul 6
Funcționarea
(1) Comisia organizează reuniunile grupului, care sunt prezidate de președinte.
(2) De comun acord cu Comisia, se pot constitui subgrupuri pentru examinarea unor aspecte specifice, în baza unui mandat stabilit de grup; aceste subgrupuri sunt dizolvate odată cu îndeplinirea mandatului lor.
(3) Reprezentantul Comisiei poate solicita participarea la dezbaterile grupului sau ale subgrupurilor acestuia a unor experți sau observatori cu competență specifică într-un anumit subiect de pe ordinea de zi.
(4) Informațiile obținute prin participarea la dezbaterile grupului sau ale unui subgrup nu pot fi divulgate, atunci când Comisia consideră că privesc chestiuni confidențiale.
(5) Grupul și subgrupurile se reunesc de regulă la sediul Comisiei în conformitate cu procedurile și calendarul stabilite de aceasta. Serviciile de secretariat sunt asigurate de Comisie.
Funcționarii Comisiei interesați pot asista la reuniunile grupului și ale subgrupurilor.
(6) Grupul își stabilește regulamentul de procedură pe baza regulamentului de procedură standard adoptat de Comisie.
(7) Comisia poate publica sau pune la dispoziție pe internet, în limba originală a documentului în cauză, orice rezumat, concluzie sau document de lucru al grupului.
Articolul 7
Rambursarea cheltuielilor
(1) Comisia rambursează cheltuielile de călătorie și, după caz, cheltuielile de ședere suportate de președinte, membri, experți și observatori în cadrul activităților grupului, în conformitate cu normele Comisiei privind rambursarea cheltuielilor pentru experții externi.
(2) Președintele, membrii, experții și observatorii nu sunt remunerați pentru serviciile pe care le prestează.
(3) Cheltuielile aferente reuniunilor se rambursează în limitele bugetului anual alocat grupului de către serviciul competent al Comisiei.
Articolul 8
Expirare
Prezenta decizie expiră la 31 decembrie 2009.
Adoptată la Bruxelles, 31 octombrie 2007.