REGULAMENTUL (CE) NR. 390/2009 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI
din 23 aprilie 2009
de modificare a Instrucțiunilor consulare comune privind vizele adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare în legătură cu introducerea biometriei, inclusiv a dispozițiilor privind organizarea primirii și prelucrării cererilor de viză
PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene, în special articolul 62 alineatul (2) litera (b) punctul (ii),
având în vedere propunerea Comisiei,
având în vedere avizul Autorității Europene pentru Protecția Datelor (1),
hotărând în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 251 din tratat (2),
întrucât:
(1)
Pentru asigurarea unei verificări și identificări fiabile a solicitanților, este necesară prelucrarea datelor biometrice în Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) instituit prin Decizia 2004/512/CE a Consiliului (3) și crearea unui cadru legal pentru colectarea acestor elemente biometrice de identificare. În plus, punerea în aplicare a VIS necesită noi forme de organizare a primirii cererilor de viză.
(2)
Introducerea elementelor biometrice de identificare în VIS reprezintă un pas important către utilizarea de noi elemente care stabilesc o legătură mai sigură între titularul de viză și pașaport, în vederea evitării utilizării identităților false. În consecință, prezentarea în persoană a solicitantului - cel puțin la depunerea primei cereri - ar trebui să fie una dintre cerințele de bază pentru eliberarea unei vize cu înregistrarea elementelor biometrice de identificare în VIS.
(3)
Alegerea elementelor biometrice de identificare este făcută în Regulamentul (CE) nr. 767/2008 al Parlamentului European și al Consiliului din 9 iulie 2008 privind Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) și schimbul de date între statele membre cu privire la vizele de scurtă ședere („Regulamentul VIS”) (4).
(4)
Prezentul regulament definește standardele de colectare a acestor elemente biometrice de identificare făcând referire la dispozițiile relevante prevăzute de Organizația Aviației Civile Internaționale (OACI). Nu sunt necesare specificații tehnice suplimentare pentru asigurarea interoperabilității.
(5)
Orice document, dată sau element biometric de identificare primit de către un stat membru în cadrul unei cereri de viză este considerat document consular, în conformitate cu Convenția de la Viena privind relațiile consulare din 24 aprilie 1963, și sunt tratate în mod corespunzător.
(6)
În vederea facilitării înregistrării solicitanților și a reducerii costurilor pentru statele membre, este necesar să se prevadă noi posibilități organizaționale, pe lângă cadrul de reprezentare existent. În primul rând, ar trebui să se adauge la Instrucțiunile consulare comune privind vizele pentru misiunile diplomatice și oficiile consulare (5) un tip specific de reprezentare, limitat la colectarea cererilor și la înregistrarea elementelor biometrice de identificare.
(7)
Ar trebui introduse alte opțiuni, cum ar fi oficiile consulare comune, centrele comune de primire a cererilor de viză, consulii onorifici și cooperarea cu prestatorii externi de servicii. Pentru aceste opțiuni ar trebui stabilit un cadru legal corespunzător, ținând seama în special de aspectele legat de protecția datelor. Statele membre ar trebui să determine, în conformitate cu condițiile stabilite în acest cadru legal, tipul de structură organizatorică pe care o vor folosi în fiecare țară terță. Detaliile referitoare la structurile respective ar trebui publicate de către Comisie.
(8)
Atunci când organizează cooperarea, statele membre ar trebui să se asigure că solicitanții sunt îndrumați către statul membru responsabil cu prelucrarea cererilor lor.
(9)
Sunt necesare dispoziții pentru situațiile în care statele membre decid să coopereze cu un prestator extern de servicii în vederea colectării cererilor, pentru a facilita procedura. Se poate lua o astfel de decizie în cazul în care, în situații speciale sau din motive legate de situația locală, cooperarea cu alte state membre sub forma reprezentării limitate, a oficiilor consulare comune sau a centrelor comune de primire a cererilor se dovedește a fi inadecvată pentru statul membru în cauză. Astfel de măsuri ar trebui stabilite în conformitate cu principiile generale de eliberare a vizelor, cu respectarea cerințelor de protecție a datelor stabilite prin Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (6). În plus, în momentul stabilirii și al punerii în aplicare a unor astfel de măsuri, ar trebui luată în considerare necesitatea evitării fenomenului de „visa-shopping”.
(10)
Statele membre ar trebui să coopereze cu prestatori externi de servicii, pe baza unui instrument juridic care ar trebui să cuprindă dispoziții privind responsabilitățile exacte ale acestora, accesul direct și complet la sediile lor, informațiile destinate solicitanților, confidențialitatea, precum și circumstanțele, condițiile și procedurile pentru suspendarea sau încetarea cooperării.
(11)
Prezentul regulament creează o derogare de la regula generală a prezenței solicitantului, astfel cum este prevăzut în partea III punctul 4 din Instrucțiunile consulare comune, permițând statelor membre să coopereze cu un prestator extern de servicii în vederea colectării cererilor, stabilind totodată principiul ghișeului unic la prezentarea cererilor. Aceasta nu aduce atingere posibilității de a invita solicitantul la un interviu în persoană și, de asemenea, nu aduce atingere instrumentelor juridice ulterioare de reglementare a acestor aspecte.
(12)
Pentru a garanta respectarea cerințelor privind protecția datelor, a fost consultat grupul de lucru înființat prin articolul 29 din Directiva 95/46/CE.
(13)
Directiva 95/46/CE se aplică statelor membre în ceea ce privește procesarea datelor cu caracter personal în temeiul prezentului regulament.
(14)
Statele membre ar trebui să mențină posibilitatea pentru toți solicitanții de a depune cereri direct la misiunile lor diplomatice sau la oficiile lor consulare.
(15)
În scopul facilitării procedurii la depunerea cererilor ulterioare, ar trebui să fie posibilă copierea amprentelor digitale din prima introducere în VIS în interiorul unui termen de 59 de luni. După acest termen, amprentele digitale ar trebui colectate din nou.
(16)
Datorită cerinței de a colecta elemente biometrice de identificare, intermediarii comerciali, precum agențiile de turism, nu ar mai trebui utilizați pentru prima cerere, ci numai pentru cererile ulterioare.
(17)
Instrucțiunile consulare comune ar trebui, prin urmare, modificate în consecință.
(18)
Comisia ar trebui să prezinte un raport referitor la punerea în aplicare a prezentului regulament, în termen de trei ani de la începerea activității VIS și, ulterior, la fiecare patru ani.
(19)
Deoarece obiectivele prezentului regulament, și anume organizarea primirii și a prelucrării cererilor în ceea ce privește introducerea datelor biometrice în VIS și introducerea de standarde comune și elemente biometrice de identificare interoperabile și de norme comune pentru toate statele membre care participă la politica comună a Comunității în materie de vize, nu pot fi realizate în mod satisfăcător de către statele membre și, în consecință, pot fi realizate mai bine la nivelul Comunității, aceasta poate adopta măsuri, în conformitate cu principiul subsidiarității astfel cum este prevăzut la articolul 5 din tratat. În conformitate cu principiul proporționalității, astfel cum este enunțat în respectivul articol, prezentul regulament nu depășește ceea ce este necesar în vederea atingerii acestor obiective.
(20)
În conformitate cu articolele 1 și 2 din Protocolul privind poziția Danemarcei, anexat la Tratatul privind Uniunea Europeană și la Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică. Ținând seama de faptul că prezentul regulament dezvoltă acquis-ul Schengen, în temeiul dispozițiilor părții a treia titlul IV din Tratatul de instituire a Comunității Europene, Danemarca, în conformitate cu articolul 5 din respectivul protocol, decide, în termen de șase luni de la data adoptării prezentului regulament, dacă îl pune în aplicare în legislația sa națională.
(21)
În ceea ce privește Islanda și Norvegia, prezentul regulament constituie o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul acordului încheiat între Consiliul Uniunii Europene și Republica Islanda și Regatul Norvegiei în ceea ce privește asocierea acestor două state în vederea punerii în aplicare, a asigurării respectării și dezvoltării acquis-ului Schengen (7), incluse în domeniul de aplicare menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE a Consiliului (8) privind anumite modalități de aplicare a acestui acord.
(22)
Prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la care Regatul Unit nu participă, în conformitate cu Decizia 2000/365/CE a Consiliului din 29 mai 2000 privind solicitarea Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord de a participa la unele dintre dispozițiile acquis-ului Schengen (9). În consecință, Regatul Unit nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru acesta și nu i se aplică.
(23)
Prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen la care Irlanda nu participă, în conformitate cu Decizia 2002/192/CE a Consiliului din 28 februarie 2002 privind solicitarea Irlandei de a participa la punerea în aplicare a unora dintre dispozițiile acquis-ului Schengen (10). În consecință, Irlanda nu participă la adoptarea prezentului regulament, care nu este obligatoriu pentru aceasta și nu i se aplică.
(24)
În ceea ce privește Elveția, prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în înțelesul Acordului între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen (11), care intră sub incidența domeniului menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE coroborat cu articolul 3 din Decizia 2008/146/CE a Consiliului (12).
(25)
În ceea ce privește Liechtensteinul, prezentul regulament reprezintă o dezvoltare a dispozițiilor acquis-ului Schengen în sensul Protocolului semnat între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană, Confederația Elvețiană și Principatul Liechtenstein cu privire la aderarea Principatului Liechtenstein la Acordul între Uniunea Europeană, Comunitatea Europeană și Confederația Elvețiană privind asocierea Confederației Elvețiene la punerea în aplicare, respectarea și dezvoltarea acquis-ului Schengen, care intră sub incidența domeniului menționat la articolul 1 litera B din Decizia 1999/437/CE, coroborat cu articolul 3 din Decizia 2008/261/CE a Consiliului (13).
(26)
În ceea ce privește Ciprul, prezentul regulament reprezintă un act bazat pe acquis-ul Schengen sau care se raportează la acesta în înțelesul articolului 3 alineatul (2) din Actul de aderare din 2003.
(27)
Prezentul regulament reprezintă un act bazat pe acquis-ul Schengen sau care se raportează la acesta în înțelesul articolului 4 alineatul (2) din Actul de aderare din 2005,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Modificări ale Instrucțiunilor consulare comune
Instrucțiunile consulare comune privind vizele adresate misiunilor diplomatice și oficiilor consulare se modifică după cum urmează:
1.
Partea II se modifică după cum urmează:
(a)
la punctul 1.2 litera (b) se adaugă următoarele paragrafe:
„Un stat membru poate, de asemenea, reprezenta, în anumite limite, unul sau mai multe state membre numai pentru colectarea cererilor și înregistrarea elementelor biometrice de identificare. Se aplică dispozițiile relevante de la punctul 1.2 literele (c) și (e). Colectarea și transmiterea dosarelor și a datelor către statul membru reprezentat se efectuează cu respectarea normelor relevante de protecție a datelor și de securitate.
Statul membru (statele membre) reprezentat(e) se asigură că datele sunt complet criptate când sunt transferate fie pe cale electronică, fie fizic pe un suport electronic de stocare, de la autoritățile din statul membru care reprezintă către autoritățile din statul membru reprezentat.
În țările terțe care interzic criptarea datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică de la autoritățile din statul membru care reprezintă către autoritățile din statul membru (statele membre) reprezentat(e), statul membru (statele membre) reprezentat(e) nu permit statului membru care reprezintă să transfere date pe cale electronică.
În acest caz, statul membru (statele membre) reprezentat(e) se asigură că datele electronice sunt transferate fizic în formă complet criptată pe un suport electronic de stocare de la autoritățile din statul membru care reprezintă către autoritățile din statul membru (statele membre) reprezentat(e) de către un funcționar consular al unui stat membru sau, în cazul în care un astfel de transfer ar presupune adoptarea unor măsuri disproporționate sau nerezonabile, într-un alt mod sigur și securizat, de exemplu prin intermediul operatorilor de transport recunoscuți, cu experiență în transportarea documentelor și a datelor sensibile în țara terță în cauză.
Nivelul de securitate pentru transfer este adaptat în fiecare caz la natura sensibilă a datelor.
Statele membre sau Comunitatea depun eforturi pentru a ajunge la un acord cu țările terțe în cauză, cu scopul de a ridica interdicția de criptare a datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică între autoritățile din statele membre în cauză.”;
(b)
litera (d) se înlocuiește cu următorul text:
„(d)
Atunci când vizele uniforme se eliberează în conformitate cu literele (a) și (b), reprezentarea și reprezentarea limitată se reflectă în tabelul de reprezentare pentru eliberarea vizelor uniforme prevăzut în anexa 18.”
2.
Partea III se modifică după cum urmează:
(a)
punctul 1 se înlocuiește cu următorul text:
„1. Cereri de viză
1.1. Formulare pentru cerere de viză - numărul formularelor de cerere
Solicitanții trebuie, de asemenea, să completeze formularul de cerere de viză uniformă. Depunerea cererilor de viză uniformă trebuie efectuată prin intermediul unui formular armonizat, în conformitate cu modelul prezentat în anexa 16.
Se completează cel puțin un exemplar al formularului de cerere astfel încât să poată fi utilizat în timpul consultării cu autoritățile centrale. În măsura în care procedurile administrative naționale impun acest lucru, statele membre pot solicita cererea în mai multe exemplare.
1.2. Elemente biometrice de identificare
(a) Statele membre culeg elementele biometrice de identificare, care includ imaginea feței și amprentele celor zece degete ale solicitantului, în conformitate cu garanțiile stipulate în Convenția europeană pentru apărarea drepturilor omului și a libertăților fundamentale, în Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene și în Convenția Organizației Națiunilor Unite privind drepturile copilului.
La depunerea primei cereri, fiecărui solicitant i se cere să se prezinte personal. Cu această ocazie sunt colectate următoarele elemente biometrice de identificare:
-
o fotografie, scanată sau făcută în momentul depunerii cererii; și
-
zece amprente digitale luate în plan și digitalizate.
În cazul în care amprentele digitale colectate de la solicitant pentru o cerere anterioară au fost introduse pentru prima dată în Sistemul de Informații privind Vizele (VIS) cu mai puțin de 59 de luni înaintea depunerii unei noi cereri, acestea se copiază în cererea ulterioară.
Cu toate acestea, în cazul existenței unor îndoieli rezonabile privind identitatea solicitanților, misiunea diplomatică sau oficiul consular colectează amprentele digitale în interiorul termenului menționat anterior.
Mai mult, în cazul în care, în momentul depunerii cererii, nu se poate confirma imediat faptul că amprentele au fost colectate în interiorul termenului menționat anterior, solicitantul poate cere colectarea amprentelor sale digitale.
În conformitate cu articolul 9 alineatul (5) din Regulamentul VIS, fotografia anexată fiecărei cereri este introdusă în VIS. Solicitanții nu trebuie să se prezinte personal pentru aceasta.
Condițiile tehnice pe care trebuie să le satisfacă fotografiile sunt conforme cu normele internaționale specificate în documentul OACI nr. 9303 partea I ediția a 6-a.
Amprentele digitale se iau în conformitate cu normele OACI și Decizia 2006/648/CE a Comisiei din 22 septembrie 2006 de stabilire a specificațiilor tehnice ale normelor privind identificatorii biometrici pentru Sistemul de Informații privind Vizele (14).
Elementele biometrice de identificare sunt colectate de personalul calificat și autorizat în mod corespunzător al misiunii diplomatice sau al oficiului consular și de autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere. Sub supravegherea misiunilor diplomatice sau a oficiilor consulare, elementele biometrice de identificare pot fi, de asemenea, colectate de personalul calificat și autorizat în mod corespunzător al unui consul onorific sau al unui prestator extern de servicii menționat în partea VII punctele 1.3 și 1.4.
Datele se introduc în VIS exclusiv de către personalul consular autorizat, în conformitate cu articolul 6 alineatul (1), articolul 7 și articolul 9 alineatele (5) și (6) din Regulamentul VIS.
Statele membre garantează utilizarea integrală a tuturor criteriilor de căutare menționate la articolul 15 din Regulamentul VIS, pentru evitarea refuzurilor nefondate și a identificărilor eronate.
(b) Excepții
Următorii solicitanți sunt scutiți de obligativitatea amprentării:
-
copiii sub 12 ani;
-
persoanele pentru care amprentarea este fizic imposibilă. Dacă este posibilă luarea a mai puțin de zece amprente digitale, se procedează la amprentările respective. Cu toate acestea, dacă imposibilitatea este temporară, solicitantului i se va cere să se supună amprentării la cererea următoare. Misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere au dreptul să solicite clarificări suplimentare cu privire la motivele imposibilității temporare. Statele membre garantează instituirea unor proceduri corespunzătoare, prin care să se garanteze demnitatea solicitantului, în caz de dificultăți de înregistrare. Faptul că amprentarea este fizic imposibilă nu afectează eliberarea sau refuzul unei vize;
-
șefii de stat sau de guvern și membrii guvernelor naționale însoțiți de soțiile/soții lor, precum și membrii delegațiilor oficiale ale acestora, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale;
-
suveranii și alți membri de rang înalt ai unei familii regale, atunci când sunt invitați de guvernele statelor membre sau de organizații internaționale în scopuri oficiale.
În fiecare dintre aceste cazuri, în VIS se introduce mențiunea «nu se aplică».
(b)
se adaugă următorul punct:
„5. Conduita personalului
Misiunile diplomatice sau oficiile consulare ale statelor membre asigură întâmpinarea cu amabilitate a solicitanților.
În exercitarea îndatoririlor sale, personalul consular respectă pe deplin demnitatea umană. Măsurile luate sunt proporționale cu obiectivele pe care le urmăresc.
În exercitarea atribuțiilor sale, personalul consular nu discriminează persoanele pe motive legate de sex, rasă sau origine etnică, religie sau credință, handicap, vârstă sau orientare sexuală.”
3.
Punctul 1 din partea VII se modifică după cum urmează:
„1. Organizarea departamentelor de vize
1.1. Organizarea primirii și a prelucrării cererilor de viză
Fiecare stat membru este responsabil de organizarea primirii și a prelucrării cererilor. În principiu, cererile se depun la o misiune diplomatică sau un oficiu consular dintr-un stat membru.
Statele membre:
-
își dotează misiunile diplomatice sau oficiile consulare și autoritățile care răspund de eliberarea vizelor la frontiere cu echipamentul necesar pentru colectarea elementelor biometrice de identificare, precum și birourile consulilor onorifici ori de câte ori le utilizează în scopul colectării elementelor biometrice de identificare, în conformitate cu punctul 1.3; și/sau
-
cooperează cu unul sau mai multe alte state membre, în cadrul cooperării consulare locale sau prin intermediul altor contacte corespunzătoare, sub forma reprezentării limitate, a oficiilor consulare comune sau a centrelor comune de primire a cererilor, în conformitate cu punctul 1.2.
În situații speciale sau din motive legate de situația locală, de exemplu atunci când:
-
numărul mare de solicitanți nu permite organizarea colectării cererilor și a datelor în timp util și în condiții decente; sau
-
asigurarea unei acoperiri teritoriale bune a țării terțe respective nu este posibilă în niciun alt mod,
și în cazul în care formele de cooperare sus-menționate se dovedesc inadecvate pentru statul membru în cauză, un stat membru poate coopera, în ultimă instanță, cu un prestator extern de servicii, în conformitate cu punctul 1.4.
Fără a aduce atingere dreptului de a-l invita pe solicitant la un interviu în persoană, astfel cum se prevede în partea III punctul 4, alegerea unei forme de organizare nu trebuie să aibă ca rezultat invitarea solicitantului de a se prezenta în persoană în mai multe locații pentru depunerea unei cereri.
1.2. Forme de cooperare între statele membre
(a)
Atunci când se optează pentru «oficii consulare comune», personalul misiunilor diplomatice sau al oficiilor consulare ale unuia sau mai multor state membre prelucrează cererile care îi sunt adresate (inclusiv elementele biometrice de identificare) la sediul misiunii diplomatice sau al oficiului consular al altui stat membru, utilizând în comun echipamentul respectivului stat membru. Statele membre implicate convin asupra duratei și condițiilor de încetare ale unui oficiu consular comun, precum și asupra părții din suma taxei pentru viză pe care urmează să o primească statul membru ale cărui misiune diplomatică sau oficiu consular sunt utilizate.
(b)
Atunci când se înființează «centre comune de primire a cererilor», personalul misiunilor diplomatice sau al oficiilor consulare a două sau mai multe state membre se comasează într-o singură clădire în vederea primirii cererilor (inclusiv a elementelor biometrice de identificare) care le sunt adresate. Solicitanții sunt îndrumați către statul membru responsabil de prelucrarea cererii. Statele membre convin asupra duratei și condițiilor de încetare a cooperării, precum și asupra repartizării costurilor între statele membre participante. Unul dintre statele membre este desemnat drept unic responsabil în ceea ce privește logistica și relațiile diplomatice cu țara-gazdă.
1.3. Implicarea consulilor onorifici
Consulii onorifici pot fi, de asemenea, autorizați să îndeplinească anumite sarcini menționate la punctul 1.5 sau totalitatea acestora. Se iau măsuri corespunzătoare în vederea garantării securității și protecției datelor.
În cazul în care consulul onorific nu este funcționar public al unui stat membru, îndeplinirea acestor sarcini este conformă cerințelor prevăzute în anexa 19, cu excepția dispozițiilor de la punctul C litera (c) din respectiva anexă.
În cazul în care consulul onorific este funcționar public al unui stat membru, respectivul stat membru garantează aplicarea unor cerințe comparabile celor care s-ar aplica dacă sarcinile ar fi îndeplinite de către misiunea diplomatică sau de către oficiul consular al acestuia.
1.4. Cooperarea cu prestatorii externi de servicii
Statele membre depun eforturi în vederea cooperării cu un prestator extern de servicii împreună cu unul sau mai multe state membre, fără a aduce atingere normelor privind achizițiile publice și concurența.
Cooperarea cu un prestator extern de servicii are la bază un instrument juridic conform cu cerințele prevăzute în anexa 19.
În cadrul cooperării consulare locale, statele membre efectuează schimburi de informații cu privire la selecția prestatorilor externi de servicii și la stabilirea termenilor și a condițiilor respectivelor instrumente juridice.
1.5. Tipuri de cooperare cu prestatorii externi de servicii
Prestatorului extern de servicii i se poate încredința îndeplinirea a una sau mai multe dintre următoarele sarcini:
(a)
furnizarea de informații generale privind condițiile de obținere a vizelor și formularele pentru cererile de viză;
(b)
informarea solicitantului cu privire la documentele solicitate, pe baza unei liste de control;
(c)
colectarea datelor și a cererilor (inclusiv colectarea elementelor biometrice de identificare) și transmiterea cererii către misiunea diplomatică sau oficiul consular;
(d)
colectarea taxei care trebuie percepută;
(e)
gestionarea programărilor pentru prezentarea în persoană la misiunea diplomatică sau la oficiul consular sau la prestatorul extern de servicii;
(f)
colectarea documentelor de călătorie (inclusiv a notificării refuzului, dacă este cazul) de la misiunea diplomatică sau de la oficiul consular și returnarea acestora solicitantului.
1.6. Obligațiile statelor membre
Pentru alegerea prestatorilor externi de servicii, statul membru (statele membre) în cauză verifică solvabilitatea și reputația societății (inclusiv licențele necesare, înregistrarea la registrul comerțului, actul constitutiv și statutul, contractele bancare), asigurându-se că nu există niciun conflict de interese.
Statul membru (statele membre) în cauză se asigură că prestatorul extern de servicii selecționat respectă termenii și condițiile prevăzute în instrumentul juridic menționat la punctul 1.4.
Statul membru (statele membre) în cauză este (sunt) răspunzător (răspunzătoare) de respectarea normelor de protecție a datelor în cadrul procesului de prelucrare a acestora, în conformitate cu articolul 28 din Directiva 95/46/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 24 octombrie 1995 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (15).
Cooperarea cu un prestator extern de servicii nu limitează sau exclude niciun fel de răspundere prevăzută de legislația națională a statului membru (statelor membre) în cauză pentru încălcări ale obligațiilor privind datele cu caracter personal ale solicitanților și prelucrarea vizelor. Această dispoziție nu aduce atingere niciunei acțiuni care poate fi introdusă direct împotriva prestatorului extern de servicii conform legislației naționale a țării terțe în cauză.
Statul membru (statele membre) în cauză se asigură că datele sunt complet criptate atunci când sunt transferate fie pe cale electronică, fie fizic pe un suport electronic de stocare, de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză.
În țările terțe care interzic criptarea datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză, statul membru (statele membre) respectiv(e) nu permite (permit) prestatorului extern de servicii să transfere date pe cale electronică.
Într-un astfel de caz, statul membru (statele membre) în cauză se asigură că datele electronice sunt transferate fizic în formă complet criptată pe un suport electronic de stocare de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză, de către un funcționar consular al unui stat membru, sau, în cazul în care un astfel de transfer ar presupune adoptarea unor măsuri disproporționate sau nerezonabile, într-un alt mod sigur și securizat, de exemplu prin intermediul operatorilor de transport recunoscuți, cu experiență în transportarea documentelor și a datelor sensibile în țara terță în cauză.
Nivelul de securitate pentru transfer este adaptat în fiecare caz la natura sensibilă a datelor.
Statele membre sau Comunitatea depun eforturi pentru a ajunge la un acord cu țările terțe în cauză, cu scopul de a ridica interdicția de criptare a datelor care urmează a fi transferate pe cale electronică de la prestatorul extern de servicii către autoritățile din statul membru (statele membre) în cauză.
Statul membru (statele membre) în cauză asigură formarea prestatorului extern de servicii în raport cu volumul de cunoștințe necesar pentru a oferi solicitanților servicii corespunzătoare și informații suficiente.
Statul membru (statele membre) în cauză prevede (prevăd) posibilitatea verificării amprentelor digitale la misiunea diplomatică sau la oficiul consular, în cazul în care există îndoieli, atunci când amprentele digitale au fost colectate la prestatorul extern de servicii.
Examinarea cererilor, interviurile, atunci când sunt necesare, procesul de autorizare, precum și tipărirea și aplicarea autocolantului de viză se efectuează numai de misiunea diplomatică sau de oficiul consular.
Prestatorii externi de servicii nu au, în niciun caz, acces la VIS. Accesul la VIS este rezervat exclusiv personalului autorizat în mod corespunzător al misiunilor diplomatice sau al oficiilor consulare.
Statul membru (statele membre) în cauză monitorizează aplicarea instrumentului juridic menționat la punctul 1.4, inclusiv:
(a)
informațiile generale privind condițiile de obținere a vizelor și formularele de cerere furnizate solicitanților de către prestatorul extern de servicii;
(b)
toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;
(c)
culegerea și transmiterea elementelor biometrice de identificare;
(d)
măsurile luate pentru a asigura conformitatea cu dispozițiile privind protecția datelor.
În acest scop, misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză efectuează periodic verificări neanunțate la sediul prestatorului extern de servicii.
1.7. Taxa pentru servicii
Prestatorii externi de servicii pot percepe o taxă pentru servicii suplimentară taxei care trebuie percepută astfel cum se prevede în anexa 12. Taxa pentru servicii este proporțională cu costurile suportate de prestatorul extern de servicii în îndeplinirea uneia sau a mai multor sarcini menționate la punctul 1.5.
Această taxă pentru servicii este prevăzută în instrumentul juridic menționat la punctul 1.4.
În cadrul cooperării consulare locale, statele membre se asigură că taxa pentru servicii aplicată solicitantului reflectă în mod corespunzător serviciile oferite de prestatorii externi de servicii și este adaptată circumstanțelor locale. În plus, statele membre urmăresc armonizarea taxelor aplicate pentru servicii.
Taxa pentru servicii nu depășește jumătate din suma taxei pentru viză prevăzută în anexa 12, indiferent de posibilele scutiri de la taxa pentru viză prevăzute în anexa 12.
Statul membru (statele membre) în cauză menține (mențin) posibilitatea pentru toți solicitanții de a depune cereri direct la misiunile lor diplomatice sau la oficiile lor consulare.
1.8. Informare
Misiunile diplomatice și oficiile consulare ale statelor membre afișează, la dispoziția publicului larg, informații exacte asupra mijloacelor de obținere a unei programări și de depunere a cererilor.
1.9. Continuitatea serviciului
În eventualitatea unei încetări a cooperării cu alte state membre sau cu orice tip de prestator extern de servicii, statele membre asigură continuitatea furnizării de servicii complete.
1.10. Decizia și publicarea
Statele membre informează Comisia despre modul în care intenționează să organizeze primirea și prelucrarea cererilor în fiecare oficiu consular. Comisia asigură publicarea adecvată.
Statele membre furnizează Comisiei un exemplar al instrumentului juridic menționat la punctul 1.4.
4.
Punctul 5.2 din partea VIII se modifică după cum urmează:
(a)
titlul se înlocuiește cu următorul text:
(b)
între titlu și punctul 5.2 litera (a) se introduce următoarea teză:
„Pentru cereri ulterioare în temeiul părții III punctul 1.2, statele membre pot permite misiunilor diplomatice și oficiilor lor consulare să coopereze cu intermediari comerciali (și anume cu agenții administrative particulare și societăți de transport sau agenții de voiaj, cum ar fi operatorii turistici și comercianții cu amănuntul).”
5.
Se adaugă următoarea anexă:
„ANEXA 19
Lista cerințelor minime care trebuie incluse în instrumentul juridic în cazul cooperării cu prestatori externi de servicii
A.
În raport cu îndeplinirea sarcinilor sale, prestatorul de servicii externe are următoarele obligații, în ceea ce privește protecția datelor:
(a)
previne, în orice moment, orice citire, copiere, modificare sau ștergere neautorizată a datelor, în special în timpul transmiterii acestora către misiunea diplomatică sau oficiul consular al statului membru (statelor membre) responsabile cu prelucrarea unei cereri;
(b)
în conformitate cu instrucțiunile primite de la statul membru (statele membre) în cauză, transmite datele:
-
pe cale electronică, în formă criptată; sau
-
fizic, într-un mod securizat;
(c)
transmite datele în cel mai scurt timp posibil:
-
cel puțin o dată pe săptămână, în cazul datelor transferate fizic;
-
în cazul datelor criptate transferate pe cale electronică, cel târziu la sfârșitul zilei în care s-a realizat colectarea acestora;
(d)
șterge datele imediat după transmiterea acestora și garantează că singurele date care ar putea fi reținute sunt numele și datele de contact ale solicitantului, în vederea demersurilor pentru programare, precum și numărul pașaportului, până în momentul în care i se înapoiază pașaportul solicitantului, dacă este cazul;
(e)
asigură toate măsurile de securitate tehnice și organizatorice impuse în vederea protejării datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilicite sau a pierderii accidentale, a modificării, a divulgării sau accesului neautorizat, în special în cazul în care cooperarea implică transmiterea dosarelor și a datelor către misiunea diplomatică sau oficiul consular ale statului membru (statelor membre) în cauză, precum și împotriva oricăror alte forme de prelucrare ilicită ale datelor cu caracter personal;
(f)
prelucrează datele exclusiv în scopul prelucrării datelor cu caracter personal ale solicitanților în numele statului membru (statelor membre) în cauză;
(g)
aplică standarde de protecție a datelor cel puțin echivalente cu cele prevăzute în Directiva 95/46/CE;
(h)
le furnizează solicitanților informațiile necesare în conformitate cu articolul 37 din Regulamentul VIS.
B.
În raport cu îndeplinirea sarcinilor sale, prestatorul de servicii externe are următoarele obligații în ceea ce privește conduita personalului:
(a)
garantează că personalul său este format în mod corespunzător;
(b)
se asigură că, în îndeplinirea sarcinilor acestuia, personalul său:
-
întâmpină cu amabilitate solicitanții;
-
respectă demnitatea și integritatea umană a solicitanților;
-
nu face discriminări împotriva unor persoane pe motive de sex, rasă sau origine etnică, religie sau convingeri, handicap, vârstă sau orientare sexuală; și
-
respectă normele de confidențialitate care se aplică, de asemenea, și după ce membrii personalului își încetează activitatea sau după suspendarea sau încetarea instrumentului juridic;
(c)
asigură identificarea în orice moment a personalului care își desfășoară activitatea în cadrul companiei;
(d)
dovedește că personalul său nu are antecedente penale și deține competențele necesare.
C.
În ceea ce privește verificarea îndeplinirii sarcinilor sale, prestatorul extern de servicii:
(a)
asigură accesul personalului mandatat de statul membru (statele membre) în cauză la sediul său, în orice moment, fără notificare prealabilă, în special în scopul realizării unor inspecții;
(b)
asigură posibilitatea accesului de la distanță la sistemul său de programare în scopul efectuării unor inspecții;
(c)
asigură utilizarea metodelor de monitorizare relevante (de exemplu, solicitanți de probă; cameră Web);
(d)
asigură accesul la dovezi ale respectării protecției datelor, inclusiv obligații de raportare, audituri externe și controale prin sondaj periodice;
(e)
notifică imediat statului membru (statelor membre) în cauză orice încălcare a securității sau orice reclamație din partea solicitanților cu privire la utilizarea necorespunzătoare a datelor sau la accesul neautorizat și colaborează cu statul membru (statele membre) în cauză, pentru a găsi o soluție și a răspunde prompt reclamațiilor din partea solicitanților.
D.
În ceea ce privește cerințele generale, prestatorul extern de servicii:
(a)
acționează în conformitate cu instrucțiunile statului membru (statelor membre) responsabil(e) cu prelucrarea cererilor;
(b)
adoptă măsuri anticorupție adecvate (de exemplu, dispoziții privind remunerarea personalului; cooperarea în selecționarea membrilor personalului angajat pentru realizarea sarcinii; regula «minimum două persoane»; principiul rotației);
(c)
respectă pe deplin dispozițiile instrumentului juridic, care conține o clauză suspensivă sau de încetare a contractului, în special în cazul încălcării normelor stabilite, precum și o clauză de revizuire menită să asigure că instrumentul juridic reflectă cele mai bune practici.”
Articolul 2
Raportare
Comisia prezintă, în termen de trei ani de la începerea activității VIS și la fiecare patru ani după aceasta, un raport către Parlamentul European și către Consiliu cu privire la punerea în aplicare a prezentului regulament, inclusiv cu privire la punerea în aplicare a colectării și a utilizării elementelor biometrice de identificare, gradul de adecvare al standardelor OACI alese, conformitatea cu normele privind protecția datelor cu caracter personal, experiența cu prestatorii externi de servicii, cu o referire specifică la colectarea datelor biometrice, punerea în aplicare a regulii referitoare la termenul de 59 de luni aplicabil în materie de copiere a amprentelor și organizarea primirii și prelucrării cererilor. Raportul include, de asemenea, în temeiul articolului 17 alineatele (12), (13) și (14) și al articolului 50 alineatul (4) din Regulamentul VIS, cazurile în care amprentele digitale nu au putut fi furnizate din motive de ordin faptic sau cazurile în care nu s-a solicitat să fie furnizate din motive legale, în comparație cu numărul cazurilor în care amprentele digitale au fost luate. Raportul include informații cu privire la cazurile în care unei persoane care nu a putut furniza faptic amprentele digitale i s-a refuzat viza. Raportul este însoțit, dacă este necesar, de propuneri corespunzătoare de modificare a prezentului regulament.
Primul raport abordează, de asemenea, chestiunea fiabilității suficiente în scopul identificării și verificării amprentelor digitale ale copiilor cu vârsta sub 12 ani și, în special, cum evoluează amprentele odată cu vârsta, pe baza rezultatelor unui studiu efectuat sub responsabilitatea Comisiei.
Articolul 3
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în ziua următoare datei publicării în Jurnalul Oficial al Uniunii Europene.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în statele membre, în conformitate cu Tratatul de instituire a Comunității Europene.
Adoptat la Strasbourg, 23 aprilie 2009.