32001R1049
L 145/43
JURNALUL OFÍCIAL AL UNIUNII EUROPENE
REGULAMENTUL (CE) NR. 1049/2001 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI
din 30 mai 2001
privind accesul public la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei
PARLAMENTUL EUROPEAN ȘI CONSILIUL UNIUNII EUROPENE,
având în vedere Tratatul de instituire a Comunității Europene și, în special, articolul 255 alineatul (2) al acestuia,
având în vedere propunerea Comisiei (1),
hotărând în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 251 din tratat (2),
întrucât:
(1)
Tratatul privind Uniunea Europeană consacră noțiunea de transparență în articolul 1 al doilea paragraf, în conformitate cu care tratatul marchează o nouă etapă în procesul de creare a unei uniuni din ce în ce mai strânse între popoarele Europei, în care deciziile sunt luate în modul cel mai transparent posibil și cât mai aproape posibil de cetățean.
(2)
Transparența permite asigurarea unei mai bune participări a cetățenilor la procesul de decizie, garantând o mai mare legitimitate, eficacitate și responsabilitate a administrației față de cetățeni într-un sistem democratic. Transparența contribuie la consolidarea principiilor democrației și drepturilor fundamentale, astfel cum sunt acestea definite în articolul 6 din Tratatul UE și în Carta drepturilor fundamentale a Uniunii Europene.
(3)
Concluziile reuniunilor Consiliului European de la Birmingham, Edinburgh și Copenhaga au subliniat necesitatea asigurării unei mai mari transparențe în activitatea instituțiilor Uniunii. Prezentul regulament întărește inițiativele deja avute de instituții în vederea îmbunătățirii transparenței procesului decizional.
(4)
Prezentul regulament vizează conferirea celui mai mare efect posibil dreptului de acces public la documente și definirea principiilor generale și a limitelor, în conformitate cu articolul 255 alineatul (2) din Tratatul CE.
(5)
Întrucât problema accesului la documente nu face obiectul dispozițiilor Tratatului de instituire a Comunității Europene a Cărbunelui și Oțelului și nici ale Tratatului de instituire a Comunității Europene a Energiei Atomice, Parlamentul European, Consiliul și Comisia ar trebui, în conformitate cu Declarația nr. 41 anexată actului final al Tratatului de la Amsterdam, să se inspire din prezentul regulament în cazul documentelor privind activitățile reglementate de cele două tratate.
(6)
Ar trebui autorizat un acces mai larg la documente în cazurile în care instituțiile acționează în calitate de legiuitor, inclusiv în cazul delegării atribuțiilor, păstrându-se totodată eficacitatea procesului decizional la nivelul instituțiilor. Aceste documente ar trebui să fie direct accesibile în cea mai mare măsură posibilă.
(7)
În conformitate cu articolul 28 alineatul (1) și articolul 41 alineatul (1) din Tratatul UE, dreptul de acces se aplică și în cazul documentelor privind politica externă și de securitate comună și cooperarea polițienească și judiciară în materie penală. Fiecare instituție ar trebui să respecte regulile proprii de securitate.
(8)
În scopul garantării deplinei aplicări a prezentului regulament în toate domeniile de activitate ale Uniunii, toate agențiile create de instituții ar trebui să pună în aplicare principiile definite de prezentul regulament.
(9)
Dat fiind conținutul extrem de sensibil, unele documente ar trebui supuse unui regim special. Modalitățile de informare a Parlamentului European privind conținutul acestor documente ar trebui reglementate pe baza acordului interinstituțional.
(10)
În scopul îmbunătățirii transparenței activității instituțiilor, Parlamentul European, Consiliul și Comisia ar trebui să autorizeze accesul nu numai la documentele care provin de la instituții, ci și la documentele primite de acestea. În acest context, trebuie amintit că Declarația nr. 35 anexată actului final al Tratatului de la Amsterdam prevede că un stat membru poate solicita Comisiei sau Consiliului să nu comunice unor terți un document furnizat de acest stat fără acordul său.
(11)
În principiu, publicul ar trebui să aibă acces la toate documentele instituțiilor. Cu toate acestea, anumite interese publice și private ar trebui protejate printr-un regim de exceptări. Ar trebui să li se permită instituțiilor să-și protejeze consultările și deliberările interne, în cazul în care este necesar pentru păstrarea capacității lor de a-și îndeplini misiunile. La evaluarea necesității unei exceptări, instituțiile ar trebui să țină seama de principiile consacrate de legislația comunitară în materie de protecție a datelor personale în toate domeniile de activitate ale Uniunii.
(12)
Este necesar ca toate dispozițiile care reglementează accesul la documentele instituțiilor să fie în conformitate cu prezentul regulament.
(13)
În scopul asigurării unei respectări depline a dreptului de acces, este necesar să se prevadă punerea în aplicare a unei proceduri administrative în două faze, însoțită de posibilitatea de introducere a unei acțiuni în justiție sau de formulare a unei plângeri adresate Ombudsmanului.
(14)
Este necesar ca fiecare instituție să ia măsurile adecvate pentru a informa publicul cu privire la noile dispoziții în vigoare și pentru a-și forma personalul în vederea asistării cetățenilor în exercitarea drepturilor care decurg din prezentul regulament. Pentru a facilita exercitarea acestor drepturi, ar trebui ca fiecare instituție să autorizeze accesul la un registru de documente.
(15)
Chiar dacă prezentul regulament nu are nici ca obiect, nici ca efect modificarea legislațiilor naționale în materie de acces la documente, cu toate acestea, este evident că, în temeiul principiului de cooperare loială care reglementează relațiile între instituții și statele membre, statele membre ar trebui să ia măsuri astfel încât să nu aducă atingere punerii în aplicare corecte a prezentului regulament și să respecte normele de securitate ale instituțiilor.
(16)
Prezentul regulament nu aduce atingere dreptului de acces la documente al statelor membre, al autorităților judiciare sau al organelor de anchetă.
(17)
În temeiul articolului 255 alineatul (3) din Tratatul CE, fiecare instituție elaborează, în cadrul propriului regulament de procedură, dispoziții speciale privind accesul la documente. Decizia 93/731/CE a Consiliului din 20 decembrie 1993 privind accesul public la documentele Consiliului (3), Decizia 94/90/CECO, CE, Euratom a Comisiei din 8 februarie 1994 privind accesul public la documentele Comisiei (4), Decizia 97/632/CE, CECO, Euratom a Parlamentului European din 10 iulie 1997 privind accesul public la documentele Parlamentului European (5), precum și dispozițiile privind caracterul confidențial al documentelor referitoare la sistemul Schengen ar trebui, dacă este necesar, modificate sau abrogate,
ADOPTĂ PREZENTUL REGULAMENT:
Articolul 1
Obiectul
Prezentul regulament urmărește:
(a)
definirea principiilor, a condițiilor și a limitelor, întemeiate pe rațiuni de interes public sau privat, care cârmuiesc dreptul de acces la documentele Parlamentului European, ale Consiliului și ale Comisiei (denumite în continuare „instituții”), prevăzut la articolul 255 din Tratatul CE în vederea garantării unui acces cât mai larg la documente;
(b)
stabilirea regulilor care să garanteze o exercitare cât mai ușoară a acestui drept;
(c)
promovarea bunelor practici administrative privind accesul la documente.
Articolul 2
Beneficiarii și domeniul de aplicare
(1) Orice cetățean al Uniunii și orice persoană fizică sau juridică având reședința sau sediul social într-un stat membru are drept de acces la documentele instituțiilor, sub rezerva principiilor, condițiilor și limitelor definite de prezentul regulament.
(2) Instituțiile pot, sub rezerva acelorași principii, condiții și limite, să permită accesul la documente pentru orice persoană fizică sau juridică care nu are reședința sau sediul social într-un stat membru.
(3) Prezentul regulament se aplică tuturor documentelor deținute de o instituție, adică întocmite sau primite de către aceasta și aflate în posesia acesteia, în toate domeniile de activitate ale Uniunii Europene.
(4) Fără a aduce atingere articolelor 4 și 9, documentele devin accesibile publicului fie printr-o cerere scrisă, fie direct, în formă electronică, sau prin intermediul unui registru. În special, documentele întocmite sau primite în cadrul unei proceduri legislative devin direct accesibile în conformitate cu articolul 12.
(5) Documentele sensibile, astfel cum sunt definite la articolul 9 alineatul (1), sunt supuse unui regim special, în conformitate cu respectivul articol.
(6) Prezentul regulament nu aduce atingere dreptului de acces al publicului la documentele deținute de instituții, care decurge, eventual, din instrumentele de drept internațional sau din actele adoptate de instituții de punere în aplicare a acestor instrumente.
Articolul 3
Definiții
În sensul prezentului regulament:
(a)
prin „document” se înțelege orice conținut, indiferent de suport (scris pe hârtie sau stocat sub formă electronică, înregistrare sonoră, vizuală sau audiovizuală) privind un subiect referitor la politicile, activitățile și deciziile care țin de competența instituției;
(b)
prin „terț” se înțelege orice persoană fizică sau juridică ori entitate exterioară instituției în cauză, inclusiv statele membre, celelalte instituții și organe comunitare sau necomunitare și țările terțe.
Articolul 4
Excepții
(1) Instituțiile resping cererile de acces la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar putea aduce atingere protecției:
(a)
interesului public, în ceea ce privește:
-
siguranța publică;
-
apărarea și chestiunile militare;
-
relațiile internaționale;
-
politica financiară, monetară sau economică a Comunității sau a unui stat membru;
(b)
vieții private și integrității individului, în special în conformitate cu legislația comunitară privind protecția datelor personale.
(2) Instituțiile resping cererile de acces la un document în cazul în care divulgarea conținutului ar putea aduce atingere protecției:
-
intereselor comerciale ale unei anume persoane fizice sau juridice, inclusiv în ceea ce privește proprietatea intelectuală;
-
procedurilor judiciare și consultanței juridice;
-
obiectivelor activităților de inspecție, de anchetă și de audit,
cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză.
(3) Accesul la un document întocmit de o instituție pentru uzul său intern sau primit de o instituție și referitor la o chestiune pentru care instituția nu a luat încă nici o decizie este refuzat în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce gravă atingere procesului decizional al acestei instituții, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză.
Accesul la un document conținând avize destinate uzului intern în cadrul deliberărilor și al consultărilor preliminare în cadrul instituției în cauză este refuzat chiar și după luarea deciziei, în cazul în care divulgarea conținutului acestuia ar aduce gravă atingere procesului decizional al acestei instituții, cu excepția cazului în care un interes public superior justifică divulgarea conținutului documentului în cauză.
(4) În cazul documentelor terților, instituția consultă terții pentru a stabili dacă se poate aplica o excepție prevăzută la alineatul (1) sau (2), cu excepția cazului în care există certitudinea că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat.
(5) Un stat membru poate solicita unei instituții să nu divulge conținutul unui document emis de acesta fără acordul său prealabil.
(6) În cazul în care doar o parte a documentului cerut se încadrează într-una sau mai multe din excepțiile menționate anterior, celelalte părți ale documentului se divulgă.
(7) Excepțiile prevăzute la alineatele (1), (2) și (3) se aplică doar în perioada în care protecția se justifică prin conținutul documentului. Excepțiile se pot pune în aplicare în cursul unui termen de cel mult treizeci de ani. În cazul documentelor care se încadrează la excepțiile privind viața privată sau interesele comerciale și documentele sensibile, excepțiile pot continua să se aplice, dacă este necesar, și după expirarea acestei perioade.
Articolul 5
Documente aflate în posesia statelor membre
În cazul în care un stat membru primește o cerere privind un document aflat în posesia sa, document care emană de la o instituție, cu excepția cazului în care există certitudinea că documentul trebuie sau nu trebuie divulgat, statul membru consultă instituția în cauză cu scopul de a lua o decizie care să nu compromită realizarea obiectivelor prezentului regulament.
În loc de aceasta, statul membru poate prezenta cererea instituției în cauză.
Articolul 6
Cereri de acces
(1) Cererile de acces la documente se formulează în scris, inclusiv în format electronic, într-una din limbile enumerate la articolul 314 din Tratatul CE și într-un mod suficient de precis pentru a permite instituției să identifice documentul. Solicitantul nu este obligat să-și motiveze cererea.
(2) În cazul în care o cerere nu este suficient de precisă, instituția invită solicitantul să o clarifice și îl asistă în acest scop, de exemplu furnizându-i informațiile privind utilizarea registrelor publice de documente.
(3) În cazul unei cereri privind un document foarte lung sau un număr foarte mare de documente, instituția în cauză poate discuta informal cu solicitantul în scopul ajungerii la o soluție echitabilă.
(4) Instituțiile oferă asistență și informează cetățenii cu privire la modalitățile de depunere a cererilor de acces la documente.
Articolul 7
Soluționarea cererilor inițiale
(1) Cererile de acces la documente se soluționează cu promptitudine. Solicitantului i se trimite o confirmare de primire. În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, instituția fie acordă accesul la documentul solicitat și îl furnizează în același termen, în conformitate cu articolul 10, fie îi comunică solicitantului, în scris, motivele respingerii în tot sau în parte a cererii și îl informează cu privire la dreptul acestuia de a prezenta o cerere de confirmare, în conformitate cu alineatul (2) din prezentul articol.
(2) În cazul respingerii în tot sau în parte a cererii, solicitantul poate adresa, în termen de 15 zile lucrătoare de la primirea răspunsului din partea instituției, o cerere de confirmare prin care solicită ca instituția să-și revizuiască poziția.
(3) În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a motivării amănunțite.
(4) În lipsa unui răspuns din partea instituției în termenul stabilit, solicitantul poate prezenta o cerere de confirmare.
Articolul 8
Soluționarea cererilor de confirmare
(1) Cererile de confirmare se soluționează cu promptitudine. În termen de 15 zile lucrătoare de la înregistrarea cererii, instituția fie permite accesul la documentul solicitat și îl furnizează în același termen, în conformitate cu articolul 10, fie comunică, în scris, motivele respingerii în tot sau în parte a cererii. În cazul unei respingeri în tot sau în parte a cererii, instituția informează solicitantul cu privire la căile de atac de care dispune, și anume introducerea unei acțiuni în justiție împotriva instituției și/sau formularea unei plângeri adresate Ombudsmanului, în conformitate cu condițiile prevăzute la articolele 230 și 195 din Tratatul CE.
(2) În mod excepțional, de exemplu în cazul în care cererea se referă la un document foarte lung sau la un număr foarte mare de documente, termenul prevăzut la alineatul (1) poate fi prelungit cu 15 zile lucrătoare, cu condiția informării prealabile a solicitantului și a motivării amănunțite.
(3) Lipsa unui răspuns din partea instituției în termenul stabilit se consideră răspuns negativ și dă dreptul solicitantului să introducă o acțiune în justiție împotriva instituției și/sau să formuleze o plângere adresată Ombudsmanului, în conformitate cu dispozițiile aplicabile din Tratatul CE.
Articolul 9
Regimul aplicabil documentelor sensibile
(1) Documentele sensibile sunt documente emise de instituții sau agențiile create de către acestea, de statele membre, de țările terțe sau de organizațiile internaționale, clasificate „TRÈS SECRET/TOP SECRET” (Strict secret), „SECRET” (Secret) sau „CONFIDENTIEL” (Confidențial) în temeiul normelor în vigoare în cadrul instituției în cauză, care protejează interesele fundamentale ale Uniunii Europene sau ale unuia sau mai multor state membre în domeniile definite la articolul 4 alineatul (1) litera (a) și, în special, în domeniile siguranței publice, apărării și chestiunilor militare.
(2) În cadrul procedurilor prevăzute la articolele 7 și 8, cererile de acces la documente sensibile sunt soluționate exclusiv de persoanele autorizate să ia cunoștință de conținutul acestor documente. Fără a aduce atingere articolului 11 alineatul (2), aceste persoane trebuie să precizeze informațiile care pot apărea în registrul public privind aceste documente sensibile.
(3) Documentele sensibile se înscriu în registru și se furnizează numai cu acordul autorității de origine.
(4) Orice decizie a unei instituții de a refuza accesul la un document sensibil se întemeiază pe motive care nu aduc atingere intereselor protejate în conformitate cu articolul 4.
(5) Statele membre iau măsurile adecvate pentru a asigura, în cadrul soluționării cererilor privind documentele sensibile, respectarea principiilor enunțate de prezentul articol și la articolul 4.
(6) Normele instituțiilor cu privire la documentele sensibile sunt făcute publice.
(7) Comisia și Consiliul informează Parlamentul European cu privire la documentele sensibile în conformitate cu dispozițiile convenite între instituții.
Articolul 10
Accesul pe baza unei cereri
(1) Accesul la documente se exercită fie prin consultare la fața locului, fie prin eliberarea unei copii, inclusiv, dacă este necesar, a unei copii electronice, în funcție de preferința solicitantului. Costurile legate de realizarea și trimiterea copiilor pot fi suportate de către solicitant. Acestea nu pot depăși costurile reale pentru realizarea și trimiterea copiilor. Este gratuită consultarea la fața locului sau în cazul în care numărul de copii nu depășește 20 de pagini A4, precum și în cazul accesului direct sub formă electronică sau prin intermediul registrului.
(2) În cazul în care conținutul unui document a fost deja divulgat de instituția în cauză și acesta este ușor accesibil pentru solicitant, instituția își poate îndeplini obligația de a acorda accesul la documente prin informarea solicitantului cu privire la modalitățile de obținere a documentului solicitat.
(3) Documentele se furnizează într-o versiune și o formă care există deja (inclusiv varianta electronică sau sub altă formă: scriere Braille, caractere mărite sau înregistrare pe bandă magnetică), ținând seama pe deplin de preferința solicitantului.
Articolul 11
Registre
(1) Pentru a permite cetățenilor să își exercite efectiv drepturile care decurg din prezentul regulament, fiecare instituție permite accesul public la un registru de documente. Registrul ar trebui să fie accesibil în format electronic. Referințele documentelor se înscriu de îndată în registru.
(2) Pentru fiecare document, registrul conține un număr de referință (inclusiv, după caz, referința interinstituțională), subiectul abordat și/sau o scurtă descriere a conținutului documentului, precum și data la care acesta a fost primit sau elaborat și înscris în registru. Referințele sunt concepute astfel încât să nu aducă atingere protecției intereselor prevăzute la articolul 4.
(3) Instituțiile iau imediat măsurile necesare pentru crearea unui registru care să fie disponibil până la 3 iunie 2002.
Articolul 12
Accesul direct sub formă electronică sau prin intermediul unui registru
(1) În măsura posibilului, instituțiile pun la dispoziția directă a publicului documentele, în formă electronică sau prin intermediul unui registru, în conformitate cu regulile în vigoare în cadrul instituției în cauză.
(2) În special documentele legislative, adică documentele întocmite sau primite în cadrul procedurilor de adoptare a actelor cu forță juridică obligatorie pe teritoriul statelor membre sau pentru acestea, ar trebui să devină direct accesibile, sub rezerva articolelor 4 și 9.
(3) Celelalte documente, în special documentele privind evoluția politicilor publice sau a strategiilor, sunt, în măsura posibilului, direct accesibile.
(4) În cazul în care accesul direct nu este permis prin intermediul registrului, acesta trebuie să indice, pe cât posibil, unde se află documentul.
Articolul 13
Publicarea în Jurnalul Oficial
(1) Se publică în Jurnalul Oficial, pe lângă actele prevăzute la articolul 254 alineatele (1) și (2) din Tratatul CE și la articolul 163 alineatul (1) din Tratatul Euratom, sub rezerva articolelor 4 și 9 din prezentul regulament, următoarele documente:
(a)
propunerile Comisiei;
(b)
pozițiile comune adoptate de Consiliu în conformitate cu procedurile prevăzute la articolele 251 și 252 din Tratatul CE, precum și expunerea de motive și pozițiile adoptate de Parlamentul European în cadrul acestor proceduri;
(c)
deciziile-cadru și deciziile prevăzute la articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE;
(d)
convențiile stabilite de Consiliu în conformitate cu articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE;
(e)
convențiile semnate între statele membre în temeiul articolului 293 din Tratatul CE;
(f)
acordurile internaționale încheiate de Comunitate sau în conformitate cu articolul 24 din Tratatul UE.
(2) Se publică în Jurnalul Oficial, în măsura posibilului, următoarele documente:
(a)
inițiativele prezentate Consiliului de către un stat membru în temeiul articolului 67 alineatul (1) din Tratatul CE sau în conformitate cu articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE;
(b)
pozițiile comune prevăzute la articolul 34 alineatul (2) din Tratatul UE;
(c)
directivele, altele decât cele prevăzute la articolul 254 alineatele (1) și (2) din Tratatul CE, deciziile, altele decât cele prevăzute la articolul 254 alineatul (1) din Tratatul CE, recomandările și avizele.
(3) Fiecare instituție are libertatea de a-și defini în propriul regulament de procedură celelalte documente eventuale care trebuie publicate în Jurnalul Oficial.
Articolul 14
Informarea
(1) Fiecare instituție ia măsurile necesare pentru informarea publicului cu privire la drepturile de care beneficiază în conformitate cu prezentul regulament.
(2) Statele membre cooperează cu instituțiile pentru informarea cetățenilor.
Articolul 15
Practica administrativă în cadrul instituțiilor
(1) Instituțiile dezvoltă bune practici administrative cu scopul de a facilita exercitarea dreptului de acces garantat de prezentul regulament.
(2) Instituțiile creează o comisie interinstituțională însărcinată să studieze cele mai bune practici, să abordeze eventualele diferende și să țină seama de evoluțiile în domeniul accesului public la documente.
Articolul 16
Reproducerea documentelor
Prezentul regulament nu aduce atingere reglementărilor în vigoare în domeniul dreptului de autor, care pot limita dreptul terților de a reproduce sau de a utiliza documentele divulgate.
Articolul 17
Rapoarte
(1) Fiecare instituție publică un raport anual privind anul anterior, în care se menționează numărul de respingeri ale cererilor de acces la documente și motivele acestora, precum și numărul de documente sensibile neînscrise în registru.
(2) Până la 31 ianuarie 2004, Comisia publică un raport privind punerea în aplicare a principiilor prezentului regulament și formulează recomandări, inclusiv, dacă este necesar, propuneri de revizuire a prezentului regulament și a unui program de acțiune conținând măsurile care trebuie luate de instituții.
Articolul 18
Măsuri de aplicare
(1) Fiecare instituție își adaptează regulamentul de procedură la dispozițiile din prezentul regulament. Aceste adaptări intră în vigoare la 3 decembrie 2001.
(2) În termen de șase luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, Comisia examinează conformitatea cu prezentul regulament a Regulamentului (CEE, Euratom) nr. 354/83 al Consiliului din 1 februarie 1983 privind deschiderea către public a arhivelor istorice ale Comunității Economice Europene și ale Comunității Europene a Energiei Atomice (6), în vederea asigurării celor mai bune condiții de păstrare și arhivare a documentelor.
(3) În termen de șase luni de la intrarea în vigoare a prezentului regulament, Comisia examinează conformitatea cu prezentul regulament a normelor în vigoare privind accesul la documente.
Articolul 19
Intrarea în vigoare
Prezentul regulament intră în vigoare în a treia zi de la data publicării în Jurnalul Oficial al Comunităților Europene.
Acesta se aplică începând cu 3 decembrie 2001.
Prezentul regulament este obligatoriu în toate elementele sale și se aplică direct în toate statele membre.
Adoptat la Bruxelles, 30 mai 2001.