NARIADENIE KOMISIE (ES, EURATOM) č. 1302/2008
zo 17. decembra 2008
o centrálnej databáze vylúčených subjektov
KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,
so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva,
so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva pre atómovú energiu,
so zreteľom na nariadenie Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 z 25. júna 2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev (1), a najmä na jeho článok 95,
so zreteľom na nariadenie Rady (ES) č. 215/2008 z 18. februára 2008 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na 10. Európsky rozvojový fond (2), a najmä na jeho článok 98,
keďže:
(1)
Komisia, ktorá je zodpovedná za plnenie všeobecného rozpočtu Európskej únie a za čerpanie akýchkoľvek iných finančných prostriedkov spravovaných zo strany spoločenstiev, je povinná vytvoriť a prevádzkovať centrálnu databázu v súlade s predpismi Spoločenstva na ochranu osobných údajov s cieľom vytvoriť efektívny mechanizmus vylúčenia určitých subjektov, ktorý je ustanovený v nariadení o rozpočtových pravidlách, a chrániť finančné záujmy Spoločenstiev. Databáza by sa mala vzťahovať konkrétne na čerpanie všetkých finančných prostriedkov Spoločenstva nezávisle od príslušného spôsobu hospodárenia s nimi.
(2)
Rozpočtové nariadenie ukladá inštitúciám povinnosti týkajúce sa zadávania zákaziek a udeľovania grantov tretím stranám v rámci centralizovaného hospodárenia s finančnými prostriedkami Spoločenstva. Konkrétne v článku 93 a článku 114 ods. 3 sa ustanovuje povinnosť vylúčiť tretie strany z účasti na postupe verejného obstarávania alebo postupe udeľovania grantov, ak sa nachádzajú v jednej zo situácií uvedených v článku 93 ods. 1 V článku 94 a článku 114 ods. 3 sa zakazuje zadanie zákazky alebo udelenie grantu tretím stranám, ktoré sa v rámci konkrétneho postupu verejného obstarávania alebo postupu udeľovania grantov nachádzajú v situácii konfliktu záujmov alebo v rámci poskytovania informácií, ktoré si vyžiadala inštitúcia ako podmienku účasti na postupe verejného obstarávania alebo postupe udeľovania grantov, skreslili skutočnosti. V článku 96 a článku 114 ods. 4 sa ďalej zavádza možnosť, aby verejný obstarávateľ uložil tretím stranám administratívne a finančné pokuty, najmä vo forme vylúčenia z možnosti čerpať finančné prostriedky z akéhokoľvek fondu Spoločenstva počas obdobia, ktoré určí príslušná inštitúcia podľa článku 133a nariadenia Komisie (ES, Euratom) č. 2342/2002 z 23. decembra 2002, ktorým sa ustanovujú podrobné pravidlá na vykonávanie nariadenia Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev (3).
(3)
V článkoch 74 a 75 nariadenia Komisie (ES, Euratom) č. 2343/2002 z 19. novembra o rámcovom rozpočtovom nariadení pre subjekty uvedené v článku 185 nariadenia Rady (ES, Euratom) č. 1605/2002 o rozpočtových pravidlách, ktoré sa vzťahujú na všeobecný rozpočet Európskych spoločenstiev (4), sa vyžaduje, aby tieto subjekty uplatňovali uvedené ustanovenia.
(4)
V článku 50 nariadenia Komisie (ES) č. 1653/2004 z 21. septembra 2004, ktorým sa na základe nariadenia Rady (ES) č. 58/2003 o štatúte výkonných agentúr poverených určitými úlohami týkajúcimi sa riadenia programov Spoločenstva stanovuje vzorové finančné nariadenie pre výkonné agentúry (5), sa vyžaduje, aby výkonné agentúry pri plnení svojich prevádzkových rozpočtov uplatňovali uvedené ustanovenia nariadenia o rozpočtových pravidlách.
(5)
Vzhľadom na skutočnosť, že výkonné agentúry majú pri hospodárení s prevádzkovými rozpočtovými prostriedkami, na ktoré sa uplatňuje nariadenie o rozpočtových pravidlách, postavenie povoľujúcich úradníkov vymenovaných Komisiou delegovaním, mali by mať rovnaký prístup k databáze vylúčených subjektov ako útvary Komisie.
(6)
Mali by sa vymedziť ciele a účel databázy vylúčených subjektov s cieľom stanoviť pravidlá na používanie údajov.
(7)
Európsky úrad pre boj proti podvodom (OLAF) by mal mať prístup k databáze vylúčených subjektov na účely plnenia svojich regulačných vyšetrovacích úloh, svojej spravodajskej činnosti a činností spojených s predchádzaním podvodom, ktoré vykonáva podľa článku 1 ods. 2 nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 1073/1999 z 25. mája 1999 o vyšetrovaniach vykonávaných Európskym úradom pre boj proti podvodom (OLAF) (6) a nariadenia Rady (Euratom) č. 1074/1999 z 25. mája 1999 o vyšetrovaniach Európskeho úradu pre boj proti podvodom (OLAF) (7).
(8)
Účtovník Komisie by mal zabezpečovať správu databázy vylúčených subjektov a mal by mať právo údaje v databáze upravovať. Príslušný útvar Komisie alebo ostatné inštitúcie by mali byť zodpovedné za požiadanie o vloženie varovania o vylúčení do databázy vylúčených subjektov.
(9)
Pravidlá prístupu do databázy vylúčených subjektov by mali rozlišovať medzi útvarmi Komisie, výkonnými agentúrami a všetkými inštitúciami a orgánmi Spoločenstva využívajúcimi účtovný systém poskytnutý Komisiou (ďalej len „ABAC“), ktorý umožňuje priamy prístup k varovaniam, na jednej strane a ostatnými inštitúciami, výkonnými orgánmi a subjektmi, ktoré takýto prístup nemajú, na strane druhej. Tieto inštitúcie by preto mali mať prístup do databázy prostredníctvom určených kontaktných miest a výkonné orgány a subjekty prostredníctvom styčných miest.
(10)
Malo by byť možné obmedziť prístup do databázy vylúčených subjektov v prípadoch, keď orgány a subjekty hospodária s finančnými prostriedkami s obmedzenou úrovňou decentralizácie, čo znamená, že by prístup do databázy vylúčených subjektov nebol vhodný, alebo v prípadoch, ak sa má takýto prístup zamietnuť z dôvodu ochrany údajov.
(11)
Na účely jasného vymedzenia zodpovedností by sa mali určiť úlohy kontaktných miest a styčných miest.
(12)
S cieľom zohľadniť skutočnosť, že databáza by mala byť pre inštitúcie spoločná, tok údajov by sa mal nasmerovať priamo k účtovníkovi Komisie.
(13)
Na účely ochrany finančných záujmov spoločenstiev v čase od prijatia rozhodnutia o vylúčení podľa článku 93 ods. 1 nariadenia o rozpočtových pravidlách v prípade konkrétneho postupu verejného obstarávania alebo udelenia grantu do určenia trvania vylúčenia inštitúciou by daná inštitúcia mala mať možnosť požiadať o dočasnú registráciu varovania o vylúčení.
(14)
S cieľom predchádzať neaktuálnym varovaniam, najmä takým, ktoré sa týkajú subjektov, ktoré boli zrušené, varovania naznačujúce vylúčenie podľa článku 93 ods. 1 písm. a) a d) nariadenia o rozpočtových pravidlách by sa mali po piatich rokoch automaticky vymazať.
(15)
Vzhľadom na to, že vylúčenia podľa článku 94 nariadenia o rozpočtových pravidlách sa týkajú osobitných postupov verejného obstarávania a udeľovania grantov a nie, ako pri článku 93 ods. 1, všeobecnej situácie vylúčenia, ich trvanie registrácie by malo byť obmedzené a mali by sa automaticky vymazávať.
(16)
Mal by sa jasne stanoviť postup pri žiadostiach podávaných na základe informácií od výkonných orgánov a subjektov, ktorý sa vzťahuje na všetky spôsoby hospodárenia s výnimkou priameho centralizovaného hospodárenia.
(17)
Jasne by sa mal stanoviť podiel zodpovednosti výkonných orgánov alebo subjektov, pokiaľ ide o údaje oznamované zodpovednému útvaru Komisie prostredníctvom styčného miesta na jednej strane a prostredníctvom účtovníka na strane druhej, vrátane opráv, aktualizácií alebo vymazávania údajov.
(18)
Aby sa vytvoril jasný súbor pravidiel pre všetky prípady, keď výkonný orgán alebo subjekt neurčia trvanie vylúčenia podľa článku 133a ods. 1 vykonávacích pravidiel, malo by sa stanoviť, že rozhodnutie o trvaní vylúčenia by mal pripraviť zodpovedný útvar Komisie a mala by ho prijať Komisia.
(19)
Mal by sa podrobne stanoviť tok informácií medzi oprávnenými používateľmi databázy vylúčených subjektov; pri každom varovaní by sa mala určiť kontaktná osoba pre predmetné varovanie, ktorá by oprávneným používateľom databázy vylúčených subjektov poskytovala informácie o predmetnom varovaní.
(20)
Malo by sa prijať osobitné ustanovenie venované prípadom, keď dôkaz poskytnutý tretími stranami nie je v súlade s údajmi v databáze vylúčených subjektov, s cieľom zabezpečiť, aby boli údaje v databáze vylúčených subjektov správne a aktuálne.
(21)
Mal by sa vytvoriť vhodný rámec, ktorý by umožnil výmenu osvedčených postupov medzi inštitúciami a riešil by otázky týkajúce sa používania databázy vylúčených subjektov.
(22)
Spracovanie osobných údajov potrebných na prevádzku databázy vylúčených subjektov by sa malo vykonávať v súlade so smernicou Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov, uplatniteľnou na členské štáty (8), a nariadením Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (9), ktoré sú v plnom rozsahu uplatniteľné.
(23)
Toto nariadenie bolo vypracované pri zohľadnení stanoviska európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. V nariadení (ES) č. 45/2001 sa okrem toho ustanovuje, že toto spracovanie podlieha predchádzajúcej kontrole zo strany európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov po oznámení zo strany úradníka Komisie pre ochranu údajov.
(24)
V záujme jednoznačnosti by mali ustanovenia o ochrane údajov presne špecifikovať práva osôb, ktorých údaje sú alebo by mohli byť vložené do databázy vylúčených subjektov. Fyzické a právnické osoby by mali byť informované o vložení údajov, ktoré sa ich týkajú, do databázy vylúčených subjektov,
PRIJALA TOTO NARIADENIE:
Článok 1
Predmet úpravy
1. Týmto nariadením sa vytvára centrálna databáza (ďalej len „databáza vylúčených subjektov“), ktorá sa uvádza v článku 95 nariadenia (ES, Euratom) č. 1605/2002 (ďalej len „nariadenie o rozpočtových pravidlách“).
2. Údaje uložené v databáze vylúčených subjektov sa môžu použiť len na účely uplatňovania článkov 93 až 96 a článku 114 nariadenia o rozpočtových pravidlách a článkov 133 až 134b nariadenia (ES, Euratom) č. 2342/2002, ako aj článkov 96 až 99 a článku 110 nariadenia (ES) č. 215/2008.
3. OLAF môže údaje využívať pri svojich vyšetrovaniach podľa nariadenia (ES) č. 1073/1999 a nariadenia (Euratom) č. 1074/1999, ako aj pri svojej spravodajskej činnosti a pri predchádzaní podvodom vrátane analýz rizík.
Článok 2
Definície
Na účely tohto nariadenia sa uplatňuje toto vymedzenie pojmov:
1.
„inštitúcie“ sú Európsky parlament, Rada, Komisia, Súdny dvor, Dvor audítorov, Európsky hospodársky a sociálny výbor, Výbor regiónov, ombudsman, európsky dozorný úradník pre ochranu údajov, výkonné agentúry a subjekty uvedené v článku 185 ods. 1 nariadenia o rozpočtových pravidlách;
2.
„výkonný orgán alebo subjekt“ znamená orgány členských štátov a tretích krajín, medzinárodné organizácie a ďalšie subjekty zúčastňujúce sa na plnení rozpočtu v zmysle článkov 53 a 54 nariadenia o rozpočtových pravidlách s výnimkou výkonných agentúr a subjektov uvedených v článku 185 ods. 1 uvedeného nariadenia. Členské štáty môžu postúpiť úlohy ustanovené v tomto nariadení na iné vnútroštátne verejné orgány, ktoré sa začlenia medzi výkonné orgány alebo subjekty;
3.
„tretie strany“ sú záujemcovia, uchádzači, dodávatelia, poskytovatelia služieb a ich príslušní subdodávatelia, ako aj žiadatelia o granty, príjemcovia grantov, vrátane príjemcov priamej pomoci, dodávatelia príjemcov grantov a subjekty, ktoré dostávajú finančnú podporu od príjemcu grantu od Spoločenstva podľa článku 120 nariadenia o rozpočtových pravidlách.
Článok 3
Varovanie o vylúčení
Varovania o vylúčení obsahujú tieto údaje:
a)
informácie identifikujúce tretie strany, ktoré sa nachádzajú v jednej zo situácií uvedených v článku 93 ods. 1, článku 94, článku 96 ods. 1 písm. b) a článku 96 ods. 2 písm. a) nariadenia o rozpočtových pravidlách;
b)
informácie o osobách s právomocou zastupovať, rozhodovať alebo kontrolovať právnické osoby, ak sa tieto osoby ocitli v niektorej zo situácií uvedených v článku 93 ods. 1, článku 94, článku 96 ods. 1 písm. b) a článku 96 ods. 2 písm. a) nariadenia o rozpočtových pravidlách;
c)
dôvody vylúčenia tretích strán uvedených v písmene a) alebo osôb uvedených v písmene b), prípadne aj druh rozsudku a trvanie vylúčenia.
Článok 4
Správa databázy vylúčených subjektov
1. Účtovník Komisie alebo jeho podriadení zamestnanci, na ktorých sú uplatnením článku 62 nariadenia o rozpočtových pravidlách delegované určité úlohy (ďalej len „účtovník Komisie“), zabezpečia správu databázy vylúčených subjektov a vykonávanie príslušných technických opatrení.
Účtovník Komisie vkladá, upravuje alebo vymazáva podľa požiadaviek inštitúcií z databázy varovania o vylúčení.
2. Účtovník Komisie prijme vykonávacie opatrenia týkajúce sa technických aspektov a vymedzí súvisiace podporné postupy vrátane postupov v oblasti bezpečnosti.
Tieto opatrenia oznámi útvarom Komisie a výkonným agentúram a prípadne aj kontaktným miestam ďalších inštitúcií určeným v súlade s článkom 6 ods. 1 alebo styčným miestam určeným v súlade s článkom 7 ods. 2.
Článok 5
Prístup do databázy vylúčených subjektov
1. Inštitúcie, iné ako Komisia a výkonné agentúry, majú priamy prístup k údajom v databáze vylúčených subjektov prostredníctvom účtovného systému poskytnutého Komisiou (ABAC) alebo prostredníctvom kontaktných miest.
2. Výkonné orgány a subjekty, ktoré hospodária s finančnými prostriedkami v rámci zdieľaného hospodárenia, a vnútroštátne verejnoprávne subjekty členských štátov, ktoré hospodária s finančnými prostriedkami v rámci centralizovaného nepriameho hospodárenia, majú prístup k údajom v databáze vylúčených subjektov prostredníctvom styčných miest.
3. Výkonné orgány alebo subjekty, ktoré hospodária s finančnými prostriedkami v rámci centralizovaného nepriameho, decentralizovaného alebo spoločného hospodárenia, majú prístup k údajom v databáze vylúčených subjektov prostredníctvom styčných miest, ak potvrdia zodpovednému útvaru Komisie, že uplatňujú vhodné opatrenia na ochranu údajov, ako je ustanovené v dohodách uzatvorených podľa článku 134a ods. 4 druhého pododseku nariadenia (ES, Euratom) č. 2342/2002.
Výkonné orgány alebo subjekty však nemajú prístup do databázy vylúčených subjektov v týchto prípadoch:
a)
zodpovedný útvar Komisie nedostane potvrdenie uvedené v prvom pododseku;
b)
zodpovedný útvar Komisie má dôkaz, že výkonné orgány alebo subjekty neuplatňujú vhodné opatrenia na ochranu údajov;
c)
zodpovedný útvar Komisie sa domnieva, že prístup by nebol vhodný v prípadoch obmedzenej úrovne decentralizácie s kontrolou ex ante zo strany Komisie.
Ak je prístup k údajom v databáze vylúčených subjektov zamietnutý, zodpovedný útvar Komisie prijme vhodné opatrenia na zabezpečenie minimálne rovnakej úrovne ochrany finančných záujmov Spoločenstiev. V rámci týchto opatrení zodpovedný útvar Komisie pred udelením grantu alebo zadaním zákazky overí, či sa na príslušnú tretiu stranu nevzťahuje varovanie o vylúčení.
4. Prístup útvarov Komisie a výkonných agentúr k údajom v databáze vylúčených subjektov je ustanovený v rozhodnutí Komisie 2008/969/ES, Euratom (10).
Článok 6
Kontaktné miesta a oprávnení používatelia v rámci inštitúcií
1. Každá inštitúcia, iná ako Komisia a výkonné agentúry, určí kontaktné miesto zodpovedné za všetky otázky týkajúce sa databázy vylúčených subjektov a mená zodpovedných poverených osôb oznámi účtovníkovi Komisie.
2. Kontaktné miesta môžu umožniť prístup k informáciám nachádzajúcim sa v databáze vylúčených subjektov oprávneným používateľom, ktorými sú zamestnanci inštitúcií, pre ktoré je prístup do databázy nevyhnutný na účely riadneho plnenia ich úloh. Každé kontaktné miesto vedie register oprávnených používateľov a na požiadanie umožní Komisii prístup k nemu.
Oprávnení používatelia môžu využiť aktívne elektronické online vyhľadávanie v databáze vylúčených subjektov.
3. Inštitúcia zabezpečí vhodné bezpečnostné opatrenia zabraňujúce tomu, aby informácie čítali alebo kopírovali neoprávnené osoby.
Článok 7
Styčné miesta a oprávnení používatelia v rámci výkonných orgánov a subjektov
1. Styčné miesta sú zodpovedné za vzťahy s Komisiou vo všetkých otázkach týkajúcich sa databázy vylúčených subjektov.
2. Každý členský štát určí jedno styčné miesto pre finančné prostriedky, ktoré spravuje v rámci zdieľaného hospodárenia podľa článku 53 písm. b), a pre finančné prostriedky, ktoré spravuje v rámci nepriameho centralizovaného hospodárenia vnútroštátnymi verejnoprávnymi subjektmi podľa článku 54 ods. 2 písm. c) nariadenia o rozpočtových pravidlách. Vo výnimočných a riadne odôvodnených prípadoch môže Komisia schváliť vytvorenie viac ako jedného styčného miesta v jednom členskom štáte.
3. Každá tretia krajina, ktorá spravuje finančné prostriedky decentralizovaným hospodárením podľa článku 53 písm. b) nariadenia o rozpočtových pravidlách, určí na žiadosť zodpovedného útvaru Komisie styčné miesto.
Každý výkonný subjekt, ktorý spravuje finančné prostriedky v rámci spoločného hospodárenia podľa článku 53 ods. c) uvedeného nariadenia alebo v rámci nepriameho centralizovaného hospodárenia podľa článku 54 ods. 2 písm. b), c) alebo d) uvedeného nariadenia, s výnimkou vnútroštátnych verejnoprávnych subjektov, určí na žiadosť zodpovedného útvaru Komisie styčné miesto.
Zodpovedný útvar Komisie však nepožaduje určenie styčného miesta, ak takéto styčné miesto už existuje.
Ak zodpovedný útvar Komisie zruší styčnému miestu prístup do databázy vylúčených subjektov, informuje o tom účtovníka Komisie.
4. Každý členský štát a každý orgán alebo subjekt uvedený v odseku 3 oznámi účtovníkovi Komisie mená poverených osôb z príslušného styčného miesta. Účtovník Komisie zverejní zoznam tretích krajín a výkonných subjektov, ktoré majú styčné miesta, na internej internetovej stránke Komisie.
5. Styčné miesta zabezpečujú výkonným orgánom a subjektom prístup k informáciám nachádzajúcim sa v databáze vylúčených subjektov.
Výkonné orgány a subjekty si môžu spomedzi svojich zamestnancov určiť oprávnených používateľov. Počet takýchto oprávnených osôb sa obmedzí na osoby, pre ktoré je prístup do databázy nevyhnutný na účely riadneho plnenia ich úloh. Každý výkonný orgán alebo subjekt si vedie register oprávnených používateľov a na požiadanie umožní Komisii prístup k nemu.
Na účely zadávania zákaziek v súvislosti s plnením rozpočtu Európskeho rozvojového fondu môžu oprávnení používatelia využívať aktívne elektronické online vyhľadávanie v databáze vylúčených subjektov. Ak nie je možné použiť elektronické online vyhľadávanie, oprávnený používateľ môže dostať údaje stiahnuté z databázy. Stiahnuté údaje sa aktualizujú aspoň raz mesačne.
6. Orgán alebo subjekt, ktorý určil styčné miesto alebo oprávnených používateľov, zabezpečí vhodné bezpečnostné opatrenia zabraňujúce tomu, aby informácie čítali alebo kopírovali neoprávnené osoby.
Článok 8
Žiadosti inštitúcií
1. Všetky žiadosti o registráciu, opravu, aktualizáciu alebo vymazanie varovaní o vylúčení sa podávajú účtovníkovi Komisie.
Takéto žiadosti môžu podávať len inštitúcie. Na tento účel použijú zodpovedné útvary Komisie a výkonné agentúry vzory uvedené v prílohe k rozhodnutiu 2008/969/ES, Euratom a kontaktné miesta ostatných inštitúcií použijú vzory uvedené v prílohe I k tomuto nariadeniu.
2. Zodpovedný útvar Komisie alebo zodpovedný výkonný orgán potvrdia v každej žiadosti o registráciu varovania o vylúčení, že oznámené informácie boli získané a poskytnuté v súlade s nariadením (ES) č. 45/2001, a uvedú kontaktnú osobu pre predmetné varovanie, ktorá preberá povinnosti ustanovené v článku 12 uvedeného nariadenia.
Pri žiadostiach o registráciu varovania o vylúčení kontaktné miesta potvrdia, že oznámené informácie boli zistené a poskytnuté v súlade s nariadením (ES) č. 45/2001. Kontaktné miesta preberajú povinnosti kontaktnej osoby pre predmetné varovanie.
3. Každá inštitúcia môže do prijatia rozhodnutia o trvaní vylúčenia požiadať o dočasnú registráciu varovania o vylúčení.
4. Zodpovedný útvar Komisie alebo iná inštitúcia, ktorá požiadala o registráciu varovania o vylúčení, je zodpovedná za požiadanie o opravu, aktualizáciu alebo zrušenie daného varovania.
Článok 9
Žiadosti na základe informácií od výkonných orgánov alebo subjektov
1. Styčné miesta oznámia informácie získané od výkonných orgánov alebo subjektov týkajúce sa okolností vylúčenia uvedených v článku 93 ods. 1 písm. e) nariadenia o rozpočtových pravidlách účtovníkovi Komisie a ten tieto informácie postúpi útvaru Komisie, ktorý tieto orgány alebo subjekty uviedli a ktorý je zodpovedný za daný program, činnosť alebo právny predpis. Výkonnému orgánu alebo subjektu pošlú potvrdenie, že nimi oznámené informácie boli zistené a poskytnuté v súlade so zásadami stanovenými v smernici 95/46/ES.
Styčné miesta na tento účel použijú vzor uvedený v prílohe II k tomuto nariadeniu.
2. Zodpovedný útvar Komisie po prijatí informácií uvedených v odseku 1 požiada účtovníka Komisie, aby do databázy vylúčených subjektov vložil varovanie o vylúčení na obdobie určené výkonným orgánom alebo subjektom avšak nie dlhšie, ako je maximálne trvanie vylúčenia ustanovené v článku 93 ods. 3 nariadenia o rozpočtových pravidlách.
Ak nie je určené žiadne trvanie vylúčenia, zodpovedný útvar Komisie požiada o dočasnú registráciu v súlade s článkom 10 ods. 2 až do prijatia rozhodnutia Komisiou. Zodpovedný útvar Komisie postúpi prípad podľa možnosti čo najskôr Komisii na rozhodnutie.
3. Za oznámené údaje je zodpovedný výkonný orgán alebo subjekt. Ak je potrebné poskytnuté informácie opraviť, aktualizovať alebo vymazať, príslušný výkonný orgán alebo subjekt o tom bezodkladne prostredníctvom styčného miesta informujú zodpovedný útvar Komisie.
Výkonné orgány alebo subjekty a styčné miesta na tento účel použijú vzor uvedený v prílohe II k tomuto nariadeniu.
Zodpovedný útvar Komisie požiada po prijatí aktualizovaných informácií účtovníka Komisie, aby príslušné varovanie o vylúčení opravil, aktualizoval alebo vymazal.
Článok 10
Trvanie registrácie v databáze vylúčených subjektov
1. Varovania týkajúce sa vylúčení podľa článku 93 ods. 1 písm. b), c), e) a f) nariadenia o rozpočtových pravidlách sa registrujú počas obdobia určeného žiadajúcou inštitúciou a vymedzeného v žiadosti.
2. Varovanie o vylúčení registrované na základe žiadosti podanej v súlade s článkom 8 ods. 3 má dočasné trojmesačné trvanie. Dočasná registrácia sa môže na požiadanie raz obnoviť.
Dočasná registrácia varovania o vylúčení registrovaného na základe žiadostí uvedených v článku 9 ods. 2 druhom pododseku sa však môže vo výnimočných prípadoch predĺžiť o ďalšie tri mesiace.
3. Varovania týkajúce sa vylúčení podľa článku 93 ods. 1 písm. a) alebo d) nariadenia o rozpočtových pravidlách sa registrujú počas obdobia piatich rokov.
4. Varovania týkajúce sa vylúčení z postupu verejného obstarávania alebo postupu udeľovania grantov podľa článku 94 písm. a) a b) nariadenia o rozpočtových pravidlách sa registrujú počas obdobia šiestich mesiacov.
Článok 11
Vymazanie varovania o vylúčení
Varovania o vylúčení sa automaticky vymažú po uplynutí obdobia uvedeného v článku 10.
Inštitúcia, ktorá o registráciu požiadala, požiada o vymazanie varovania o vylúčení pred uplynutím obdobia trvania varovania, ak sa tretia strana už nenachádza v situácii, ktorá je dôvodom jej vylúčenia, najmä v prípadoch uvedených v článku 10 ods. 3 alebo z dôvodu zjavných chýb zistených po registrácii vylúčenia.
Článok 12
Spolupráca
1. Kontaktná osoba pre predmetné varovanie uvedená v článku 8 ods. 2 tohto nariadenia poskytne písomne alebo elektronicky všetky dostupné informácie v takom rozsahu, ktorý umožní žiadajúcej inštitúcii prijať rozhodnutie o vylúčení podľa článku 93 ods. 1 nariadenia o rozpočtových pravidlách alebo výkonnému orgánu alebo subjektu zohľadniť túto skutočnosť pri zadávaním zákaziek v súvislosti s plnením rozpočtu.
2. Ak potvrdenia alebo dôkazy, ktorá získala niektorá inštitúcia, nie sú v súlade so zaregistrovanými varovaniami o vylúčení, príslušná inštitúcia o tom bezodkladne informuje kontaktnú osobu pre predmetné varovanie. Kontaktná osoba pre predmetné varovanie a v prípade potreby príslušné styčné miesto prijme vhodné opatrenia.
3. Ak potvrdenia alebo dôkazy, ktoré získal niektorý výkonný orgán alebo subjekt, nie sú v súlade so zaregistrovanými varovaniami o vylúčení, príslušný orgán alebo subjekt poskytnú informácie prostredníctvom styčného miesta kontaktnej osobe pre predmetné varovanie. Kontaktná osoba pre predmetné varovanie a v prípade potreby príslušné styčné miesto prijme vhodné opatrenia.
4. Účtovník Komisie a kontaktné miesta ostatných inštitúcií si pravidelne vymieňajú skúsenosti o osvedčených postupoch.
Otázky týkajúce sa databázy vylúčených subjektov sa prediskutujú v rámci stretnutí výkonného orgánu alebo subjektu so zodpovedným útvarom Komisie.
Článok 13
Ochrana údajov
1. Vo výzvach na prekladanie ponúk a vo výzvach na prekladanie návrhov a v prípade neuverejnenia výziev informujú výkonné orgány alebo subjekty tretie strany pred zadaním zákaziek alebo udelením grantov o údajoch, ktoré sa ich týkajú a ktoré by mohli byť uvedené v databáze vylúčených subjektov, ako aj o subjektoch, ktorým sa údaje môžu oznámiť. Ak sú tretími stranami právnické osoby, inštitúcie a výkonné orgány alebo subjekty informujú aj tie osoby, ktoré sú oprávnené zastupovať, rozhodovať alebo kontrolovať tieto právnické osoby.
2. Inštitúcia, ktorá požaduje registráciu varovania o vylúčení, je zodpovedná za vzťahy s fyzickou alebo právnickou osobou, ktorej údaje sa do databázy vylúčených subjektov vkladajú (ďalej len „príslušná dotknutá osoba“).
Inštitúcia informuje s uvedením dôvodov príslušnú dotknutú osobu o žiadosti o registráciu, aktualizáciu a vymazanie každého varovania o vylúčení, ktoré sa jej priamo týka.
Inštitúcia taktiež odpovedá na žiadosti príslušných dotknutých osôb o opravu nepresných alebo neúplných osobných údajov a na akékoľvek ďalšie prípadné žiadosti alebo otázky týchto subjektov.
Žiadosti alebo otázky od príslušných dotknutých osôb týkajúce sa informácií poskytnutých výkonnými orgánmi alebo subjektmi vybavujú tieto orgány alebo subjekty. Zodpovedný útvar Komisie postúpi takéto žiadosti alebo otázky príslušnému styčnému miestu a informuje o tom príslušnú dotknutú osobu.
3. Bez toho, aby bola dotknutá povinnosť informovať uvedená v odseku 2, riadne identifikovaná fyzická osoba môže požiadať o informáciu, či sú v databáze vylúčených subjektov zaregistrované údaje, ktoré sa jej týkajú.
Účtovník Komisie informuje túto osobu písomne alebo elektronicky, či je zaregistrovaná v databáze vylúčených subjektov. Ak je táto osoba v databáze zaregistrovaná, účtovník Komisie priloží údaje uložené v databáze vylúčených subjektov, ktoré sa týkajú tejto osoby. Informuje o tom inštitúciu, ktorá si vyžiadala vloženie tohto varovania o vylúčení do databázy.
4. Bez toho, aby bola dotknutá povinnosť informovať uvedená v odseku 2, riadne splnomocnený zástupca právnickej osoby môže požiadať o informáciu, či je táto právnická osoba zaregistrovaná v databáze vylúčených subjektov.
Účtovník Komisie ho informuje písomne alebo elektronicky, či je táto právnická osoba zaregistrovaná v databáze vylúčených subjektov. Ak táto osoba je v databáze zaregistrovaná, účtovník Komisie priloží údaje uložené v databáze vylúčených subjektov, ktoré sa týkajú tejto osoby. Informuje o tom inštitúciu, ktorá si vyžiadala vloženie tohto varovania o vylúčení do databázy.
5. Vymazané varovania sú prístupné len na účely auditu a vyšetrovania a nesmú byť pre používateľov databázy zobraziteľné.
Osobné údaje uvedené vo varovaniach o vylúčení týkajúce sa fyzických osôb sú na tieto účely dostupné len počas obdobia piatich rokov od vymazania varovania.
Článok 14
Prechodné ustanovenia
1. Informácie výkonných orgánov alebo subjektov sa týkajú výhradne rozsudkov vydaných po 1. januári 2009.
2. Varovania zaregistrované podľa článku 95 nariadenia o rozpočtových pravidlách pred dátumom uplatňovania tohto nariadenia, ktoré sú v deň začatia jeho uplatňovania stále platné, sú varovaniami o vylúčení a priamo sa vložia do databázy vylúčených subjektov.
3. Ak príslušná tretia strana nebola informovaná o registrácii varovania o vylúčení uvedeného v odseku 2, útvar Komisie alebo inštitúcia, ktorá o registráciu požiadala, informuje túto tretiu stranu do jedného mesiaca odo dňa nadobudnutia účinnosti tohto nariadenia, že jej údaje boli vložené do databázy vylúčených subjektov.
4. Zodpovedný útvar Komisie alebo iná inštitúcia, ktorá požiadala o registráciu varovania o vylúčení uvedeného v odseku 2, sú zodpovedné za požiadanie o úpravu alebo vymazanie daného varovania v súlade s týmto nariadením.
5. Pri vylúčeniach, o ktorých rozhodol útvar Komisie alebo výkonná agentúra podľa článku 93 ods. 1 písm. b) a e) nariadenia o rozpočtových pravidlách pred 1. májom 2007, sa pri stanovovaní trvania vylúčenia zohľadní trvanie uloženia záznamov v registri trestov podľa vnútroštátneho práva.
Pri takýchto vylúčeniach sa uplatňuje maximálne trvanie vylúčenia v dĺžke štyroch rokov odo dňa oznámenia rozsudku. Ak toto obdobie uplynulo, zodpovedný útvar Komisie alebo zodpovedná výkonná agentúra požiadajú o vymazanie varovania.
Článok 15
Nadobudnutie účinnosti
Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom jeho uverejnenia v Úradnom vestníku Európskej únie.
Uplatňuje sa od 1. januára 2009.
Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné vo všetkých členských štátoch.
V Bruseli 17. decembra 2008