ROZHODNUTIE KOMISIE
z 5. marca 2008,
ktorým sa ustanovujú pravidlá vykonávania rozhodnutia Európskeho parlamentu a Rady č. 574/2007/ES, ktorým sa zriaďuje Fond pre vonkajšie hranice na obdobie rokov 2007 až 2013 ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov, pokiaľ ide o riadiace a kontrolné systémy členských štátov, pravidlá administratívneho a finančného riadenia a oprávnenosť výdavkov na projekty spolufinancované týmto fondom
[oznámené pod číslom K(2008) 789]
(Iba anglické, bulharské, české, dánske, estónske, fínske, francúzske, grécke, holandské, litovské, lotyšské, maďarské, maltské, nemecké, poľské, portugalské, rumunské, slovenské, slovinské, španielske, švédske a talianske znenie je autentické)
(2008/456/ES)
KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,
so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva,
so zreteľom na rozhodnutie Európskeho parlamentu a Rady č. 574/2007/ES z 23. mája 2007, ktorým sa zriaďuje Fond pre vonkajšie hranice na obdobie rokov 2007 až 2013 ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov (1), a najmä na jeho článok 25, článok 33 ods. 5, článok 35 ods. 6 a článok 37 ods. 4,
keďže:
(1)
Je potrebné stanoviť podmienky, za ktorých by mali členské štáty vykonávať akcie v rámci fondu, najmä určiť, za akých okolností môže zodpovedný orgán vykonávať projekty priamo. Mali by sa tiež stanoviť ďalšie ustanovenia pre poverené orgány.
(2)
Je potrebné vytvoriť zoznam postupov a/alebo praktických opatrení, ktoré by mali stanoviť a ktorými by sa mali riadiť rôzne určené orgány pri implementácii fondu.
(3)
Je potrebné stanoviť povinnosti, ktoré by mali mať zodpovedné orgány vo vzťahu ku konečným príjemcom vo fáze, ktorá vedie k výberu a schváleniu projektov určených na financovanie, a pokiaľ ide o aspekty, na ktoré by sa malo vzťahovať overovanie výdavkov vykazovaných konečným príjemcom pomoci a/alebo partnermi projektu, vrátane administratívneho overovania žiadostí o refundáciu výdavkov a overovania jednotlivých projektov priamo na mieste.
(4)
Aby sa zabezpečil riadny audit výdavkov v rámci ročných programov, je nevyhnutné stanoviť kritériá, ktoré by mali spĺňať audit traily, aby mohli byť považované za primerané.
(5)
Za audity projektov a systémov je zodpovedný orgán auditu. Aby sa zabezpečilo, že audity budú mať primeraný rozsah a účinnosť a že sa budú vo všetkých členských štátoch vykonávať v súlade s rovnakými normami, je nevyhnutné stanoviť podmienky, ktoré by mali audity spĺňať, vrátane základu pre výber vzorky.
(6)
Členské štáty musia predložiť Komisii spolu so svojim viacročným programom aj opis svojich systémov riadenia a kontroly. Keďže ide o jeden zo základných dokumentov, o ktoré sa Komisia v rámci zdieľaného hospodárenia s rozpočtom Spoločenstva opiera, aby určila, či príslušnú finančnú pomoc využívajú členské štáty v súlade s príslušnými pravidlami a zásadami na ochranu finančných záujmov Spoločenstva, je potrebné podrobne stanoviť informácie, ktoré by mal tento dokument obsahovať.
(7)
Aby sa zosúladili normy programovania, následnej kontroly implementácie fondu, auditu a certifikácie výdavkov, je potrebné jasne vymedziť obsah viacročného programu, ročného programu, správy o pokroku, záverečnej správy, žiadostí o platby, ako aj stratégie auditu, výročnej správy o audite, vyhlásenia o platnosti a certifikácie výdavkov.
(8)
Keďže členské štáty musia oznámiť a monitorovať nezrovnalosti a vymáhať sumy, ktoré boli neoprávnene vyplatené v súvislosti s financovaním z fondu, je potrebné stanoviť požiadavky na údaje zasielané Komisii.
(9)
Skúsenosti ukázali, že obyvatelia Európskej únie nie sú dostatočne informovaní o úlohe, ktorú zohráva Spoločenstvo v rámci financovania programov. Je preto vhodné podrobne stanoviť opatrenia týkajúce sa informovania a propagácie, ktoré sú potrebné na prekonanie tohto komunikačného a informačného nedostatku.
(10)
Aby sa zaručilo, že informácie o potenciálnych možnostiach financovania sa dostanú ku všetkým zainteresovaným stranám v širokom rozsahu, ako aj v záujme transparentnosti, mali by sa stanoviť minimálne opatrenia potrebné na informovanie potenciálnych príjemcov pomoci o možnostiach financovania, ktoré ponúka Spoločenstvo a členské štáty spoločne prostredníctvom fondu. Aby sa zvýšila transparentnosť pri využívaní fondu, mal by sa uverejňovať zoznam konečných príjemcov, názvy projektov a suma z verejných zdrojov pridelená na projekty.
(11)
Na základe smernice Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (2) a nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 45/2001 z 18. decembra 2000 o ochrane jednotlivcov so zreteľom na spracovanie osobných údajov inštitúciami a orgánmi Spoločenstva a o voľnom pohybe takýchto údajov (3) je v súvislosti s opatreniami týkajúcimi sa informovania, propagácie a auditu v rámci tohto rozhodnutia potrebné zabezpečiť, aby Komisia a členské štáty zabránili akémukoľvek neoprávnenému zverejneniu osobných údajov a prístupu k nim a určili, na aké účely môže Komisia a členské štáty takéto údaje spracovať.
(12)
Používanie elektronických prostriedkov na výmenu informácií a finančných údajov medzi členskými štátmi a Komisiou vedie k zjednodušeniu, väčšej efektivite, transparentnosti a úspore času. Aby sa úplne využili tieto výhody a súčasne sa zachovala bezpečnosť výmeny informácií, Komisia môže vytvoriť spoločný počítačový systém.
(13)
Aby sa zabezpečila efektívna implementácia fondu v členských štátoch v súlade so zásadami riadneho finančného hospodárenia, mal by sa prijať súbor spoločných pravidiel týkajúcich sa oprávnenosti výdavkov z fondu. Aby sa znížilo administratívne zaťaženie konečných príjemcov a určených orgánov, za určitých podmienok by mali byť v prípade nepriamych nákladov oprávnené paušálne sadzby.
(14)
Je potrebné stanoviť podrobné pravidlá určené na podporu osobitného tranzitného režimu vytvoreného nariadením Rady (ES) č. 693/2003 (4) a nariadením Rady (ES) č. 694/2003 (5).
(15)
V súlade s článkami 1 a 2 protokolu o postavení Dánska, ktorý je prílohou k Zmluve o Európskej únii a Zmluve o založení Európskeho spoločenstva, nie je Dánsko viazané týmto rozhodnutím, ani sa naň nevzťahuje. Vzhľadom na to, že rozhodnutie č. 574/2007/ES rozvíja schengenské acquis podľa ustanovení hlavy IV tretej časti Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, Dánsko v súlade s článkom 5 uvedeného protokolu do šiestich mesiacov od dátumu prijatia tohto rozhodnutia rozhodne, či ho transponuje do svojho vnútroštátneho práva.
(16)
Toto rozhodnutie predstavuje zdokonalenie ustanovení schengenského acquis, na ktorom sa Spojené kráľovstvo nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2000/365/ES z 29. mája 2000, ktoré sa týka požiadavky Spojeného kráľovstva Veľkej Británie a Severného Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis (6), a následným rozhodnutím Rady 2004/926/ES z 22. decembra 2004 o nadobudnutí účinnosti niektorých ustanovení schengenského acquis Spojeným kráľovstvom Veľkej Británie a Severného Írska (7). Spojené kráľovstvo preto nie je viazané týmto rozhodnutím, ani sa naň nevzťahuje.
(17)
Toto rozhodnutie predstavuje zdokonalenie ustanovení schengenského acquis, na ktorom sa Írsko nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2002/192/ES z 28. februára 2002 o požiadavke Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis (8). Írsko preto nie je viazané týmto rozhodnutím, ani sa naň nevzťahuje.
(18)
Pokiaľ ide o Island a Nórsko, rozhodnutie č. 574/2007/ES predstavuje zdokonalenie tých ustanovení schengenského acquis, ktoré v zmysle Dohody uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis (9) patria do oblastí uvedených v článku 1 bodoch A a B rozhodnutia Rady 1999/437/ES zo 17. mája 1999 o určitých vykonávacích predpisoch k Dohode uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení týchto dvoch štátov pri vykonávaní, uplatňovaní a vývoji schengenského acquis (10).
(19)
Pokiaľ ide o Švajčiarsko, rozhodnutie č. 574/2007/ES predstavuje zdokonalenie tých ustanovení schengenského acquis, ktoré v zmysle Dohody podpísanej medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o jej pristúpení k vykonávaniu, uplatňovaniu a vývoju schengenského acquis patria do oblasti uvedenej v článku 4 ods. 1 rozhodnutia Rady 2004/860/ES (11) o podpise v mene Európskeho spoločenstva a dočasnom uplatňovaní niektorých ustanovení tejto dohody.
(20)
Opatrenia uvedené v tomto rozhodnutí sú v súlade so stanoviskom Riadiaceho výboru fondu,
PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:
OBSAH
Časť I
Úvod
Kapitola I
Predmet úpravy a vymedzenie pojmov
Článok 1
Predmet úpravy
Článok 2
Vymedzenie pojmov
Časť II
Ustanovenia spoločné pre štyri fondy
Kapitola 1
Určené orgány
Článok 3
Spoločné orgány
Článok 4
Poverený orgán
Článok 5
Zadávanie úloh externým subjektom
Kapitola 2
Systémy riadenia a kontroly
Článok 6
Príručka postupov
Článok 7
Implementácia fondu zodpovedným orgánom
Článok 8
Podmienky, za ktorých zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán
Článok 9
Postupy výberu a udeľovania, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán
Článok 10
Dohody o grante s konečnými príjemcami, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán
Článok 11
Vykonávacie zmluvy
Článok 12
Stanovenie konečného príspevku Spoločenstva
Článok 13
Technická pomoc
Článok 14
Výdavky na technickú pomoc v prípade spoločného orgánu
Článok 15
Overenia vykonávané zodpovedným orgánom
Článok 16
Audit trail
Článok 17
Audity systémov a audity projektov
Článok 18
Overenia vykonávané certifikačným orgánom
Kapitola 3
Informácie, ktoré sa majú poskytovať o využívaní fondu
Článok 19
Zásada proporcionality
Článok 20
Opis systémov riadenia a kontroly
Článok 21
Revízia opisu systémov riadenia a kontroly
Článok 22
Programovacie dokumenty
Článok 23
Revízia finančného rozpisu v ročných programoch
Článok 24
Správy o pokroku pri plnení ročných programov a záverečné správy o plnení ročných programov
Článok 25
Dokumenty vypracúvané orgánom auditu
Článok 26
Dokumenty vypracúvané certifikačným orgánom
Kapitola 4
Oznamovanie nezrovnalostí
Článok 27
Prvá správa - výnimky
Článok 28
Podávanie správ o následných opatreniach - nevrátené prostriedky
Článok 29
Kontakty s členskými štátmi
Článok 30
Využívanie informácií
Kapitola 5
Informovanie a propagácia
Článok 31
Informácie pre potenciálnych konečných príjemcov
Článok 32
Informácie pre konečných príjemcov
Článok 33
Povinnosti zodpovedného orgánu týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti
Článok 34
Povinnosti konečných príjemcov týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti
Článok 35
Technické charakteristiky informovania o činnosti a jej propagácie
Kapitola 6
Osobné údaje
Článok 36
Ochrana osobných údajov
Kapitola 7
Elektronická výmena dokumentov
Článok 37
Elektronická výmena dokumentov
Článok 38
Počítačový systém na výmenu dokumentov
Časť III
Osobitné ustanovenia týkajúce sa fondu pre vonkajšie hranice
Kapitola 1
Pravidlá oprávnenosti
Článok 39
Pravidlá oprávnenosti
Kapitola 2
Osobitný tranzitný režim
Článok 40
Podpora určená na vykonávanie osobitného tranzitného režimu
Časť IV
Záverečné ustanovenia
Článok 41
Adresáti
PRÍLOHY
ČASŤ I
ÚVOD
KAPITOLA I
Predmet úpravy a vymedzenie pojmov
Článok 1
Predmet úpravy
1. Toto rozhodnutie stanovuje pravidlá implementácie fondu, pokiaľ ide o:
a)
určené orgány;
b)
systémy riadenia a kontroly;
c)
informácie o využívaní fondu, ktoré majú poskytovať členské štáty Komisii;
d)
oznamovanie nezrovnalostí;
e)
informovanie a propagáciu;
f)
osobné údaje;
g)
elektronickú výmenu dokumentov.
2. Ustanovenia uvedené ďalej sa uplatňujú bez toho, aby bolo dotknuté nariadenie Rady (Euratom, ES) č. 2185/96 z 11. novembra 1996 o kontrolách a inšpekciách na mieste, vykonávaných Komisiou s cieľom ochrany finančných záujmov Európskych spoločenstiev pred spreneverou a inými podvodmi (12).
Článok 2
Vymedzenie pojmov
Na účely tohto rozhodnutia platí toto vymedzenie pojmov:
-
„základný akt“: rozhodnutie č. 574/2007/ES,
-
„fond“: Fond pre vonkajšie hranice zriadený základným aktom,
-
„štyri fondy“: Európsky fond pre utečencov, Fond pre vonkajšie hranice, Európsky fond pre návrat a Európsky fond pre integráciu štátnych príslušníkov tretích krajín, ktoré boli zriadené rozhodnutím Rady č. 573/2007/ES (13), rozhodnutím č. 574/2007/ES a rozhodnutím Európskeho parlamentu a Rady č. 575/2007/ES (14) a rozhodnutím Rady 2007/435/ES (15) ako súčasť všeobecného programu Solidarita a riadenie migračných tokov,
-
„zodpovedný orgán“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. a) základného aktu,
-
„certifikačný orgán“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. b) základného aktu,
-
„orgán auditu“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. c) základného aktu,
-
„poverený orgán“: orgán určený členským štátom podľa článku 27 ods. 1 písm. d) základného aktu,
-
„určené orgány“: všetky orgány určené členským štátom podľa článku 27 základného aktu,
-
„akcia“: akcia financovaná z fondu podľa zoznamu akcií uvedených pod osobitnými cieľmi určenými v článku 4 a vymedzenými v článku 6 základného aktu,
-
„projekt“: konkrétny praktický prostriedok použitý konečnými príjemcami grantov na vykonanie celej akcie alebo jej časti,
-
„konečný príjemca“: právnická osoba zodpovedná za realizáciu projektov, ako napr. mimovládne organizácie, federálne, národné, regionálne alebo miestne orgány, iné neziskové organizácie, súkromné alebo verejnoprávne spoločnosti alebo medzinárodné organizácie,
-
„partner projektu“: akákoľvek právnická osoba, ktorá realizuje projekt v spolupráci s konečným príjemcom tým, že poskytuje zdroje na projekt a dostáva prostredníctvom konečného príjemcu časť príspevku Spoločenstva,
-
„strategické usmernenia“: rámec na intervenciu fondu prijatý rozhodnutím Komisie 2007/599/ES (16),
-
„priorita“: súbor akcií, ktoré sú v strategických usmerneniach definované ako priorita,
-
„osobitná priorita“: súbor akcií, ktoré sú v strategických usmerneniach definované ako osobitná priorita a v prípade ktorých je možná vyššia miera spolufinancovania v súlade s článkom 16 ods. 4 základného aktu,
-
„prvý správny alebo súdny nález“: prvé písomné hodnotenie, v rámci ktorého príslušný správny alebo súdny orgán dospel na základe konkrétnych skutočností k záveru, že došlo k nezrovnalosti, pričom tým nie je dotknutá možnosť, že v dôsledku ďalšieho priebehu správneho alebo súdneho konania bude prípadne potrebná korekcia tohto záveru alebo jeho zrušenie,
-
„nezrovnalosť“: akékoľvek porušenie ustanovení právnych predpisov Spoločenstva vyplývajúce z konania alebo opomenutia konania hospodárskeho subjektu, dôsledkom čoho je alebo by bolo poškodenie všeobecného rozpočtu Európskej únie zaťažením všeobecného rozpočtu neoprávnenou výdavkovou položkou,
-
„podozrenie z podvodu“: nezrovnalosť, ktorá je podnetom na začatie správneho alebo súdneho konania na vnútroštátnej úrovni s cieľom určiť, či došlo k úmyselnému konaniu, najmä podvodu, ako je uvedené v článku 1 ods. 1 písm. a) Dohovoru vyhotoveného na základe článku K.3 Zmluvy o Európskej únii o ochrane finančných záujmov Európskych spoločenstiev (17),
-
„konkurzné konanie“: konanie vo veci platobnej neschopnosti vymedzené v článku 2 písm. a) nariadenia Rady (ES) č. 1346/2000 (18),
-
„dohoda o grante“: dohoda alebo rovnocenná forma právneho dokumentu, na základe ktorého členské štáty poskytujú granty konečnému príjemcovi na účely realizácie projektu v rámci fondu.
ČASŤ II
USTANOVENIA SPOLOČNÉ PRE ŠTYRI FONDY
KAPITOLA 1
Určené orgány
Článok 3
Spoločné orgány
Členské štáty môžu pre dva alebo viaceré zo štyroch fondov určiť rovnaký zodpovedný orgán, orgán auditu alebo certifikačný orgán.
Článok 4
Poverený orgán
1. Pri delegovaní úloh sa musí postupovať v súlade so zásadou riadneho finančného hospodárenia, ktorá si vyžaduje účinnú a efektívnu vnútornú kontrolu, a zároveň zabezpečiť dodržanie zásady nediskriminácie a viditeľnosti finančných príspevkov Spoločenstva. Delegované implementačné úlohy nesmú viesť ku vzniku konfliktu záujmov.
2. Rozsah úloh delegovaných zodpovedným orgánom na poverený orgán a podrobné postupy vykonávania delegovaných úloh sa formálne zaznamenávajú v písomnej forme.
Akt o delegovaní prinajmenšom obsahuje:
a)
odkazy na príslušné právne predpisy Spoločenstva;
b)
úlohu, ktorá bola na poverený orgán delegovaná;
c)
práva a povinnosti povereného orgánu a zodpovednosť, ktorú na seba preberá;
d)
povinnosť povereného orgánu zaviesť a zachovať organizačnú štruktúru a systémy riadenia a kontroly prispôsobené plneniu jeho povinností;
e)
záruky, ktoré sa majú poskytnúť v súvislosti s požiadavkou riadneho finančného hospodárenia a zákonnosti a správnosti delegovaných úloh.
3. Zabezpečenie komunikácie s Komisiou uvedené v článku 27 ods. 1 písm. a) základného aktu sa na žiadny iný subjekt nedeleguje. Poverený orgán komunikuje s Komisiou prostredníctvom zodpovedného orgánu.
4. Ak povereným orgánom nie je orgán verejnej správy alebo subjekt, ktorý sa riadi súkromným právom členského štátu a ktorý plní verejné služby, zodpovedný orgán nesmie na tento orgán delegovať žiadne výkonné právomoci, ktoré umožňujú veľkú mieru voľného uváženia, ktoré zároveň zahŕňa výber politických možností.
5. Delegovanie úloh na poverené orgány nemá vplyv na zodpovednosť zodpovedného orgánu, ktorý je naďalej zodpovedný za úlohy, ktoré delegoval.
6. V prípade, že zodpovedný orgán delegoval úlohy na poverený orgán, všetky ustanovenia tohto rozhodnutia, ktoré sa týkajú zodpovedného orgánu, sa vzťahujú mutatis mutandis na poverený orgán.
Článok 5
Zadávanie úloh externým subjektom
Určené orgány môžu niektoré svoje úlohy zadať externým subjektom, naďalej však zostávajú za tieto úlohy zodpovedné v súlade s povinnosťami podľa článkov 29, 31 a 32 základného aktu.
KAPITOLA 2
Systémy riadenia a kontroly
Článok 6
Príručka postupov
V súlade s článkom 33 ods. 2 základného aktu a so zreteľom na zásadu proporcionality členské štáty vypracujú príručku, v ktorej budú stanovené postupy a praktické opatrenia týkajúce sa:
a)
fungovania určených orgánov;
b)
opatrení na zabezpečenie primeraného oddelenia funkcií;
c)
prípadného monitorovania poverených orgánov a ďalších úloh zadaných externým subjektom;
d)
vypracovania viacročných a ročných programov;
e)
vypracovania stratégie auditu a ročných plánov auditu;
f)
výberu projektov, udeľovania grantov a monitorovania a finančného riadenia projektov;
g)
riešenia nezrovnalostí, finančných opráv a vymáhania finančných prostriedkov;
h)
prípravy a vykonávania audítorských misií;
i)
prípravy audítorských správ a vyhlásení;
j)
certifikácie výdavkov;
k)
hodnotenia programu;
l)
podávania správ Komisii;
m)
audit trailu.
Článok 7
Implementácia fondu zodpovedným orgánom
1. Pri implementácii fondu môže zodpovedný orgán pôsobiť ako udeľujúci orgán a/alebo ako výkonný orgán.
2. Zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán v prípadoch, keď implementuje projekty, spravidla na základe ročných otvorených výziev na predloženie návrhov.
Podať žiadosť v reakcii na tieto výzvy na predloženie návrhov nemôže zodpovedný orgán, ani žiaden poverený orgán.
V riadne odôvodnených prípadoch, medzi ktoré patrí pokračovanie viacročných projektov v súlade s článkom 16 ods. 6 základného aktu, ktoré boli vybrané po predchádzajúcej výzve na predloženie návrhov, sa granty môžu udeliť bez výzvy na predloženie návrhov.
3. Zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán v prípadoch, keď sa rozhodne realizovať projekty priamo, pretože povaha projektov neposkytuje žiadnu inú možnosť realizácie; ide napríklad o monopolné situácie de jure alebo bezpečnostné dôvody. V týchto prípadoch sa na zodpovedný orgán vzťahujú mutatis mutandis pravidlá týkajúce sa konečného príjemcu.
Článok 8
Podmienky, za ktorých zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán
1. Dôvody, ktoré viedli k tomu, že zodpovedný orgán pôsobí pri realizácii projektov ako výkonný orgán, sa určia a oznámia Komisii v rámci príslušného ročného programu.
2. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa pri realizácii projektov dodržala zásada zhodnotenia vynaložených finančných prostriedkov a aby sa zabránilo vzniku konfliktu záujmov.
3. Zodpovedný orgán môže projekty určené v súlade s článkom 7 ods. 3 realizovať priamo a/alebo v spolupráci s ktorýmkoľvek vnútroštátnym orgánom, ktorý je kompetentný vzhľadom na svoju odbornú spôsobilosť, vysoký stupeň špecializácie alebo svoje administratívne právomoci. Hlavné vnútroštátne orgány, ktoré sú do realizácie projektov zapojené, sa uvedú aj v príslušnom ročnom programe.
4. Správne rozhodnutie o spolufinancovaní projektu z fondu obsahuje informácie, ktoré sú potrebné na monitorovanie spolufinancovaných tovarov a služieb a na kontrolu vzniknutých výdavkov. Všetky príslušné ustanovenia, ktoré sú predpísané v článku 10 ods. 2 pre dohodu o grante, sa uvedú v rovnocennom právnom nástroji.
5. Záverečná správa o plnení ročného programu obsahuje informácie o postupoch a metódach, ktoré sa uplatňujú na účely zabezpečenia primeraného oddelenia funkcií, účinnej kontroly a uspokojivej ochrany finančných záujmov Európskych spoločenstiev, a objasní sa v nej, ako sa predchádzalo konfliktom záujmov.
6. Ak sa predpokladá, že pre projekty spolufinancované z fondu bude zodpovedný orgán pravidelne pôsobiť ako výkonný orgán:
a)
orgán auditu nesmie byť súčasťou toho istého subjektu ako zodpovedný orgán, okrem prípadu, keď je zaručená jeho audítorská nezávislosť a keď zároveň podlieha inému orgánu mimo subjektu, ktorého je spolu so zodpovedným orgánom súčasťou;
b)
úlohy zodpovedného orgánu podľa článku 29 základného aktu nesmú byť dotknuté skutočnosťou, že zodpovedný orgán aj priamo realizuje projekty.
7. Ak sa predpokladá, že pre projekty spolufinancované z fondu bude poverený orgán pôsobiť ako výkonný orgán, tento poverený orgán nesmie byť jediným konečným príjemcom rozpočtových prostriedkov, hospodárenie s ktorými na neho bolo delegované.
Článok 9
Postupy výberu a udeľovania, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán
1. Výzvy na predloženie návrhov definované v článku 7 ods. 2 sa uverejňujú spôsobom, ktorý zabezpečuje maximálnu propagáciu medzi potenciálnymi príjemcami. Akákoľvek zmena obsahu výziev na predloženie návrhov sa uverejňuje za rovnakých podmienok.
Vo výzvach na predloženie návrhov sa uvádzajú:
a)
ciele;
b)
kritériá výberu, ktoré sú v súlade s článkom 16 ods. 5 základného aktu, a príslušné podporné dokumenty;
c)
opatrenia týkajúce sa financovania zo Spoločenstva a v prípade nutnosti vnútroštátneho financovania;
d)
opatrenia a konečný dátum na predloženie návrhov.
2. Na účely výberu projektov a udeľovania grantov zodpovedný orgán zabezpečí, aby boli potenciálni príjemcovia informovaní o týchto osobitných podmienkach týkajúcich sa projektov, ktoré sa majú realizovať:
a)
pravidlá oprávnenosti výdavkov;
b)
lehota na realizáciu a
c)
finančné a ďalšie informácie, ktoré sa majú uchovávať a oznamovať.
Pred prijatím rozhodnutia o udelení grantu sa zodpovedný orgán ubezpečí, že konečný príjemca a/alebo partneri projektu sú schopní tieto podmienky splniť.
3. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby projekty, na ktoré boli udelené granty, boli podrobené formálnej, technickej a rozpočtovej analýze a kvalitatívnemu hodnoteniu, pričom sa uplatňujú kritériá stanovené vo výzve na predloženie návrhov. Dôvody zamietnutia ostatných projektov sa zaznamenajú.
4. Členské štáty určia, kto bude mať právomoc rozhodnúť o udelení grantu na projekty, a zabezpečia, aby sa vo všetkých prípadoch predišlo konfliktu záujmov, a to najmä v prípade, ak sú žiadateľmi vnútroštátne subjekty.
5. V rozhodnutí o udelení grantu musí byť uvedené prinajmenšom meno konečného príjemcu a/alebo partnerov projektu, základné údaje o projekte a jeho operačných cieľoch, maximálna suma spolufinancovania z fondu a maximálna miera spolufinancovania celkových oprávnených nákladov.
6. Všetkým žiadateľom sa písomne oznámia výsledky výberového procesu s odôvodnením rozhodnutia o výbere. Ak to stanovujú vnútroštátne právne predpisy, uvedie sa príslušný postup preskúmania.
Článok 10
Dohody o grante s konečnými príjemcami, keď zodpovedný orgán pôsobí ako udeľujúci orgán
1. Zodpovedný orgán stanovuje podrobné postupy riadenia projektov, ktoré okrem iného zahŕňajú:
a)
podpis dohôd o grante s vybranými konečnými príjemcami;
b)
následnú kontrolu dohôd a akýchkoľvek zmien a doplnení týchto dohôd prostredníctvom zavedenia systému administratívneho monitorovania projektov (výmena korešpondencie, vydávanie a monitorovanie zmien a doplnení a upomienok, prijímanie a spracovávanie správ atď.).
2. V dohodách o grante sa okrem iného stanovuje:
a)
maximálna výška grantu;
b)
maximálny percentuálny podiel príspevku Spoločenstva v súlade s článkom 16 ods. 4 základného aktu;
c)
podrobný opis a harmonogram podporovaného projektu;
d)
v prípade potreby časť úloh a súvisiacich nákladov, ktoré konečný príjemca mieni zadať vo forme subdodávky tretím stranám;
e)
odsúhlasený predbežný rozpočet a plán financovania projektu vrátane pevne stanoveného percentuálneho podielu nepriamych nákladov, ako je definované v prílohe XI týkajúcej sa pravidiel oprávnenosti výdavkov;
f)
harmonogram a ustanovenia týkajúce sa plnenia dohody (povinnosť predkladania správ, zmeny a doplnenia a ukončenie);
g)
operačné ciele projektu a ukazovatele, ktoré sa majú používať;
h)
definícia oprávnených nákladov;
i)
podmienky týkajúce sa vyplatenia grantu a požiadavky na vedenie účtovníctva;
j)
podmienky týkajúce sa audit trailu;
k)
príslušné ustanovenia týkajúce sa ochrany údajov;
l)
príslušné ustanovenia týkajúce sa propagácie.
3. V prípade potreby koneční príjemcovia zabezpečia, aby sa na všetkých partnerov projektu vzťahovali rovnaké povinnosti ako na nich. Partnerom vznikajú povinnosti prostredníctvom konečného príjemcu, ktorý ale v konečnom dôsledku zostáva zodpovedný za to, že on sám a všetci partneri projektu dodržia zmluvné podmienky.
Koneční príjemcovia uchovávajú certifikované kópie účtovných dokumentov, ktorými sa odôvodňujú príjmy a výdavky, ktoré vznikli partnerom v súvislosti s príslušným projektom.
4. V dohodách o grante sa výslovne ustanoví, že Komisia a Dvor audítorov vykonávajú svoje právomoci v oblasti kontroly všetkých konečných príjemcov, partnerov projektu a subdodávateľov na základe dokumentov a priamo na mieste.
Článok 11
Vykonávacie zmluvy
Bez toho, aby boli dotknuté príslušné pravidlá Spoločenstva a vnútroštátne pravidlá verejného obstarávania, sa v dohodách o grante ustanoví, že pri realizácii projektov koneční príjemcovia a/alebo partneri projektu zadajú verejnú zákazku subjektu, ktorý predloží ekonomicky najvýhodnejšiu ponuku, a že sa bude venovať náležitá pozornosť predchádzaniu konfliktu záujmov. Bez toho, aby boli dotknuté príslušné pravidlá Spoločenstva a vnútroštátne pravidlá verejného obstarávania, sa však zmluvy s hodnotou menej ako 5 000 EUR môžu zadať na základe jedinej ponuky bez výzvy na predloženie ponúk.
Článok 12
Stanovenie konečného príspevku Spoločenstva
Pri výpočte konečnej platby konečnému príjemcovi sa celkový príspevok Spoločenstva na každý projekt rovná najnižšej z týchto troch súm:
a)
maximálnej sume uvedenej v dohode o grante;
b)
maximálnej miere spolufinancovania, ktorá je súčinom celkových oprávnených nákladov na príslušný projekt a percentuálneho podielu stanoveného v článku 16 ods. 4 základného aktu (t. j. 50 % alebo 75 %), a
c)
sume, ktorá vyplýva z uplatňovania zásady neziskovosti, stanovenej v bode I.3.3 prílohy XI.
Článok 13
Technická pomoc
1. Technická pomoc na podnet Komisie, stanovená v článku 17 základného aktu, sa môže z fondu financovať až do výšky 100 %.
2. Technická pomoc na podnet členských štátov, stanovená v článku 18 základného aktu, sa môže z fondu financovať až výšky 100 %.
3. Technická pomoc na podnet Komisie alebo členských štátov môže mať formu verejných zákaziek, odmien pre odborníkov a/alebo akýchkoľvek správnych výdavkov, ktoré podliehajú pravidlám oprávnenosti definovaným v časti III kapitole 1.
Článok 14
Výdavky na technickú pomoc v prípade spoločného orgánu
1. Ak jeden alebo viac určených orgánov sú spoločnými orgánmi pre dva alebo viac zo štyroch fondov, rozpočtové prostriedky na výdavky na technickú pomoc pre každý z príslušných ročných programov sa môžu čiastočne alebo úplne zlúčiť.
2. Výdavky na technickú pomoc sa rozdeľujú medzi príslušné fondy, a to pokiaľ možno na základe vzorcov jednoduchého a reprezentatívneho rozdelenia. Použitie vzorcov nesmie viesť k zvýšeniu maximálnej sumy výdavkov na technickú pomoc v rámci jednotlivých ročných programov.
Článok 15
Overenia vykonávané zodpovedným orgánom
1. Overenie, ktoré má vykonať zodpovedný orgán alebo za ktoré je tento orgán zodpovedný podľa článku 29 ods. 1 písm. g) základného aktu, sa podľa potreby vzťahuje na administratívne, finančné, technické a materiálne aspekty projektov.
Overením sa zabezpečí, aby vykázané výdavky boli skutočne vynaložené a z hľadiska účelu projektu oprávnené, aby sa projekty, na ktoré boli udelené granty, realizovali v súlade s dohodami o grante, aby príspevok Spoločenstva bol v súlade s pravidlami, a to najmä pokiaľ ide o štruktúru financovania stanovenú v článku 16 základného aktu, aby žiadosti konečného príjemcu o refundáciu boli správne a aby projekty a výdavky boli v súlade s pravidlami Spoločenstva a vnútroštátnymi pravidlami a napokon aby nedošlo k dvojitému financovaniu výdavkov v dôsledku súčasného financovania aj z iných schém Spoločenstva alebo vnútroštátnych schém, či z iných programovacích období.
Overenie ďalej zahŕňa tieto postupy:
a)
administratívne a finančné overenie každej žiadosti o refundáciu, ktorú podal konečný príjemca;
b)
overenie prinajmenšom reprezentatívnej vzorky podporných dokumentov týkajúcej sa všetkých rozpočtových kapitol pripojených k dohode o grante, ako aj relevantnosti, správnosti a oprávnenosti výdavkov, príjmov a nákladov krytých pripísanými príjmami, ktoré konečný príjemca vykázal;
c)
overenie jednotlivých projektov priamo na mieste, a to prinajmenšom na reprezentatívnej vzorke, ktorá pozostáva z projektov rôzneho druhu a veľkostí a zohľadňuje všetky už zistené rizikové faktory, s cieľom dosiahnuť primerané záruky, pokiaľ ide o zákonnosť a správnosť uskutočnených transakcií s prihliadnutím na úroveň rizika, ktorú učil zodpovedný orgán.
Overenie uvedené v písmenách a) a b) sa nemusí vykonať, ak je konečnému príjemcovi uložená povinnosť poskytnúť osvedčenie o audite od nezávislého audítora, ktoré zahŕňa všetky aspekty uvedené v písmenách a) a b).
2. O každom overení sa vedú záznamy, v ktorých sa uvádzajú vykonané činnosti, dátum, výsledky a opatrenia prijaté v reakcii na zistené chyby. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa všetky podporné dokumenty týkajúce sa vykonaného overenia uchovali tak, aby boli k dispozícii Komisii a Dvoru audítorov počas obdobia piatich rokov po skončení projektu. Toto obdobie sa prerušuje v prípade súdneho konania alebo na základe riadne odôvodnenej žiadosti Komisie.
3. V prípade, že zodpovedný orgán pôsobí v rámci ročného programu ako výkonný orgán v zmysle článku 7 ods. 3, overenie uvedené v odseku 1 sa vykoná v súlade so zásadou primeraného oddelenia funkcií.
Článok 16
Audit trail
1. Na účely článku 29 ods. 1 písm. k) základného aktu sa audit trail považuje za primeraný, ak spĺňa tieto kritériá:
a)
umožňuje zosúladiť sumy certifikované Komisii s podrobnými účtovnými záznamami a podpornými dokumentmi o projektoch spolufinancovaných z fondu, ktoré uchováva certifikačný orgán, zodpovedný orgán, poverené orgány a koneční príjemcovia;
b)
umožňuje overiť vyplatenie verejného príspevku konečnému príjemcovi, pridelenie a presun finančných prostriedkov Spoločenstva poskytnutých z fondu a zdroje spolufinancovania projektu;
c)
umožňuje overiť uplatňovanie kritérií výberu stanovených pre ročný program;
d)
v prípade každého projektu obsahuje podľa potreby technické špecifikácie a plán financovania, dokumenty týkajúce sa schválenia grantu, dokumenty týkajúce sa postupov verejného obstarávania a správy o vykonaných overeniach a auditoch.
2. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa uchovával záznam o mieste, na ktorom sú uložené všetky dokumenty týkajúce sa určitých platieb uskutočnených z fondu.
Článok 17
Audity systémov a audity projektov
1. Auditom uvedeným v článku 32 ods. 1 písm. a) a b) základného aktu sa podrobujú systémy riadenia a kontroly zavedené členskými štátmi a vzorka projektov vybraná spôsobom schváleným orgánom auditu.
Spôsob výberu vzorky projektov:
a)
musí zahŕňať vhodnú kombináciu projektov rôzneho druhu a veľkostí;
b)
musí zohľadňovať všetky rizikové faktory, ktoré boli zistené vnútroštátnou kontrolou alebo kontrolou Spoločenstva, a aspekty overenia nákladov a prínosov.
Vzorka musí tiež zahŕňať projekty realizované zodpovedným orgánom pôsobiacim ako výkonný orgán, a to prinajmenšom na pomernom základe.
Spôsob použitý na výber vzorky musí byť zdokumentovaný.
2. Audit systémov riadenia a kontroly sa pred rokom 2013 uplatní aspoň raz na každý z týchto postupov: programovanie, delegovanie úloh, výber a udeľovanie, monitorovanie projektov, platba, certifikácia výdavkov, podávanie správ Komisii, zistenie a náprava prípadných nezrovnalostí a hodnotenie programov.
3. Audity projektov sa vykonávajú priamo na mieste na základe dokumentácie a záznamov uchovávaných konečným príjemcom a/alebo partnermi projektu. Pomocou auditov sa overuje, či:
a)
projekt spĺňa kritériá výberu platné pre ročný program, či bol uskutočnený v súlade s dohodou o grante a či spĺňa všetky príslušné podmienky týkajúce sa jeho funkčnosti a použitia alebo cieľov, ktoré sa majú dosiahnuť;
b)
deklarované výdavky zodpovedajú účtovným záznamom a podporným dokumentom uchovávaným konečným príjemcom a/alebo partnermi projektu, a či tieto záznamy zodpovedajú podporným dokumentom, ktoré uchováva zodpovedný orgán alebo ktorýkoľvek poverený subjekt;
c)
výdavkové položky zodpovedajú požiadavkám oprávnenosti stanoveným v prílohe XI, požiadavkám stanoveným počas vnútroštátneho výberového postupu, podmienkam dohody o grante a činnostiam, ktoré boli skutočne vykonané, prípadne ďalším pravidlám Spoločenstva a vnútroštátnym pravidlám;
d)
využitie alebo zamýšľané využitie projektu je v súlade s cieľmi, akciou alebo opatreniami stanovenými v článkoch 3, 4, 5, 6 a 18 základného aktu;
e)
verejný alebo súkromný príspevok bol vyplatený konečnému príjemcovi v súlade s článkom 16 ods. 2 základného aktu;
f)
existuje náležitý audit trail;
g)
nedochádza ku konfliktu záujmov a či sa dosiahol najvýhodnejší pomer medzi kvalitou a cenou, najmä v prípadoch, keď zodpovedný orgán pôsobí ako výkonný orgán projektu.
4. Do výdavkov, ktoré sa podrobujú auditu na účely článku 32 ods. 1 písm. b) základného aktu, sa zahŕňajú iba výdavky patriace do rozsahu pôsobnosti auditu vykonávaného podľa odseku 3. Ak sa audit vykonáva pred ukončením projektu, na účely výpočtu miery pokrytia sa zohľadňujú iba výdavky, ktoré boli skutočne skontrolované auditom.
5. V prípade, že sa ukáže, že zistené problémy majú systémový charakter a môžu preto ohroziť iné projekty, orgán auditu zabezpečí, aby sa uskutočnilo ďalšie preskúmanie vrátane prípadných dodatočných auditov, aby sa určil rozsah takýchto problémov. Príslušné orgány prijímajú potrebné preventívne a nápravné opatrenia.
6. Orgán auditu na základe výsledkov auditov výdavkov deklarovaných Komisii vypracuje závery a oznámi ich Komisii prostredníctvom výročnej správy o audite. V prípade ročných programov, pri ktorých početnosť chýb presahuje prahovú hodnotu významnosti stanovenú ako 2 % príspevku Spoločenstva, vykoná orgán auditu analýzu závažnosti týchto chýb a prijme potrebné opatrenia vrátane návrhu vhodných odporúčaní, ktoré oznámi aspoň prostredníctvom výročnej správy o audite.
Článok 18
Overenia vykonávané certifikačným orgánom
1. V prípadoch, keď orgán auditu vyjadrí k fungovaniu systémov riadenia a kontroly stanovisko s výhradami alebo nepriaznivé stanovisko, certifikačný orgán overí, či táto informácia bola zaslaná Komisii. Takisto zabezpečí, aby zodpovedný orgán zrealizoval primeraný akčný plán s cieľom obnoviť účinné fungovanie systémov riadenia a kontroly a posúdiť vplyv nesprávneho fungovania na vykazovanie výdavkov.
2. Ak orgán auditu nepotvrdí žiadosť o platbu alebo vyhlásenie o refundácii predložené k záverečnej správe o plnení ročného programu, certifikačný orgán zabezpečí, aby bola bezodkladne vypracovaná správna žiadosť o platbu alebo vyhlásenie o refundácii.
KAPITOLA 3
Informácie, ktoré sa majú poskytovať o využívaní fondu
Článok 19
Zásada proporcionality
1. V súlade s článkom 10 ods. 2 základného aktu môže byť rozsah, v akom sa informácie, ktoré má členský štát k dispozícii o využívaní fondu, oznamujú Komisii prostredníctvom dokumentov uvedených v tejto kapitole, úmerný výške príspevku Spoločenstva prideleného príslušnému členskému štátu a v prípade potreby sa tieto informácie môžu poskytnúť v súhrnnej forme.
2. Na žiadosť Komisie však členský štát poskytne podrobnejšie informácie. Komisia môže požiadať o tieto informácie vtedy, ak sa ukáže, že je to potrebné, aby účinne plnila svoje povinnosti podľa základného aktu a nariadenia o rozpočtových pravidlách.
Článok 20
Opis systémov riadenia a kontroly
1. Opis systémov riadenia a kontroly uvedený v článku 33 ods. 4 a článku 34 ods. 2 základného aktu sa predkladá podľa vzoru uvedeného v prílohe I.
2. Zodpovedný orgán schváli opis systémov uplatňovaných povereným orgánom. Každý určený orgán potvrdí správnosť opisu systémov riadenia a kontroly, ktorý sa ho týka. Orgán auditu okrem toho potvrdzuje aj úplnosť opisu.
3. Komisia môže pri preskúmaní opisu požiadať o objasnenie a navrhnúť opatrenia na splnenie ustanovení základného aktu. V prípade potreby môžu kontroly na mieste vykonať úradníci Komisie alebo poverení zástupcovia Komisie.
4. Ak zodpovedný orgán je rovnaký pre dva alebo viac zo štyroch fondov alebo ak sa spoločné systémy vzťahujú na dva alebo viaceré z fondov, môže sa predložiť opis spoločných systémov riadenia a kontroly, v ktorom budú v prípade potreby zdôraznené osobitné prvky.
Článok 21
Revízia opisu systémov riadenia a kontroly
1. Zodpovedný orgán:
a)
pri predkladaní návrhu ročného programu informuje, či došlo k zmenám v systémoch riadenia a kontroly;
b)
oznámi Komisii akékoľvek podstatné zmeny najneskôr vtedy, keď takáto zmena nadobudne účinnosť;
c)
na žiadosť Komisie poskytne upravený opis v prípade viacerých podstatných zmien.
2. Podstatnými zmenami sú zmeny, v prípade ktorých je pravdepodobné, že budú mať vplyv na oddelenie funkcií, na účinnosť mechanizmov výberu, udeľovania, kontroly a platieb a na komunikáciu s Komisiou. Zahŕňajú najmä zmeny niektorého z určených orgánov, zmeny účtovného systému a platobných a certifikačných postupov.
3. Revízia systémov riadenia a kontroly sa riadi rovnakým postupom, ako je postup stanovený v článku 20.
Článok 22
Programovacie dokumenty
1. Členské štáty predkladajú Komisii viacročný program podľa článku 21 základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe II.
2. Členské štáty predkladajú Komisii ročné programy podľa článku 23 základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe III.
3. Finančné plány spojené s viacročným programom obsahujú rozpis rozpočtových súm podľa jednotlivých priorít uvedených v strategických usmerneniach.
Finančné plány spojené s ročnými programami obsahujú rozpis rozpočtových súm podľa kategórie akcií, ako je to uvedené v článku 3 ods. 1 základného aktu, s odkazom na priority.
Článok 23
Revízia finančného rozpisu v ročných programoch
1. Na účely revízie ročného programu schváleného Komisiou podľa článku 23 ods. 4 základného aktu predkladá príslušný členský štát Komisii revidovaný návrh ročného programu pred 1. májom roka, ktorý nasleduje po referenčnom roku. Komisia preskúma a čo najskôr schváli revidovaný program v súlade s postupom stanoveným v článku 23 ods. 4 základného aktu.
2. Zmeny vo finančnom rozpise bez revízie ročného programu podľa odseku 1 nesmú presiahnuť 10 % celkového príspevku z fondu a povoľujú sa iba za okolností odôvodnených príčinami, na ktoré zodpovedný orgán nemá žiaden vplyv. Všetky takéto zmeny sa primerane vysvetlia v správe o pokroku pri plnení ročného programu a/alebo v záverečnej správe o plnení ročného programu.
Článok 24
Správy o pokroku pri plnení ročných programov a záverečné správy o plnení ročných programov
1. Členské štáty predkladajú Komisii správy o pokroku pri plnení ročného programu a žiadosti o platby podľa článku 41 ods. 4 základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe IV.
2. Členské štáty predkladajú Komisii záverečnú správu o plnení ročného programu a žiadosti o platby podľa článku článku 42 ods. 1 písm. b) základného aktu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe V.
3. Finančné tabuľky patriace k správam o pokroku a záverečným správam obsahujú rozpis súm podľa jednotlivých priorít uvedených v strategických usmerneniach a podľa projektov v rámci každej kategórie akcií uvedenej v článku 3 ods. 1 základného aktu.
Článok 25
Dokumenty vypracúvané orgánom auditu
1. Stratégia auditu podľa článku 32 ods. 1 písm. c) základného aktu sa vypracúva v súlade so vzorom uvedeným v prílohe VI.
2. S výnimkou prípadov, keď ročný príspevok Spoločenstva na každý z posledných dvoch ročných programov schválených Komisiou bol menej ako 1 milión EUR, musí orgán auditu od roku 2009 predkladať každý rok do 15. februára ročný plán auditu. Plán auditu sa vypracuje ako príloha k stratégii auditu v súlade so vzorom uvedeným v prílohe VI. V prípade spoločnej stratégie podľa článku 32 ods. 2 základného aktu sa môže predložiť spoločný ročný plán auditu.
3. Správa o audite a stanovisko podľa článku 32 ods. 3 písm. a) a b) základného aktu sú založené na auditoch systémov a auditoch projektov vykonaných v súlade so stratégiou auditu a vypracúvajú sa v súlade so vzormi uvedenými v prílohe VII čashach A a B.
4. Vyhlásenie o platnosti podľa článku 32 ods. 3 písm. c) základného aktu je založené na všetkých auditoch vykonaných orgánom auditu a v prípade potreby na dodatočných kontrolách. Vyhlásenie o platnosti sa vypracúva v súlade so vzorom uvedeným v prílohe VII časti C.
5. Ak existuje nejaké obmedzenie rozsahu preskúmania alebo ak vzhľadom na úroveň zistených neoprávnených výdavkov nie je možné poskytnúť v rámci ročného stanoviska podľa článku 32 ods. 3 písm. b) základného aktu alebo vo vyhlásení podľa písm. c) toho istého článku stanovisko bez výhrad, orgán auditu uvedie dôvody a odhadne rozsah problému a jeho finančný dosah.
Článok 26
Dokumenty vypracúvané certifikačným orgánom
1. Certifikovaný výkaz výdavkov týkajúci sa žiadosti o druhú platbu predbežného financovania podľa článku 41 ods. 4 základného aktu sa vypracúva a zasiela Komisii vo formáte uvedenom v prílohe VIII.
2. Certifikovaný výkaz výdavkov týkajúci sa žiadosti o konečnú platbu podľa článku 42 ods. 1 písm. a) základného aktu sa vypracúva a zasiela Komisii vo formáte uvedenom v prílohe IX.
KAPITOLA 4
Oznamovanie nezrovnalostí
Článok 27
Prvá správa - výnimky
1. V súlade so vzormi uvedenými v prílohách IV a V členské štáty v správe o pokroku pri plnení ročných programov alebo v záverečnej správe o plnení ročných programov informujú Komisiu o každej nezrovnalosti, ktorá bola predmetom prvého správneho alebo súdneho nálezu.
V správe sa uvedie:
a)
príslušný fond, ročný program a projekt;
b)
ustanovenie, ktoré bolo porušené;
c)
dátum a zdroj prvej informácie, ktorá viedla k podozreniu, že došlo k nezrovnalosti;
d)
praktiky, pomocou ktorých došlo k nezrovnalosti;
e)
prípadne skutočnosť, či uvedená praktika vyvoláva podozrenie z podvodu;
f)
spôsob zistenia nezrovnalosti;
g)
výška sumy príslušného príspevku Spoločenstva.
Nemusia sa však oznamovať nasledujúce prípady, pokiaľ nejde o prípady podozrenia z podvodu:
a)
prípady, keď sa nezrovnalosti týkajú súm účtovateľných voči všeobecnému rozpočtu Európskych spoločenstiev vo výške menej ako 10 000 EUR;
b)
prípady, keď nezrovnalosť spočíva výlučne v úplnom alebo čiastočnom neuskutočnení projektu zahrnutom v ročnom programe v dôsledku konkurzného konania konečného príjemcu;
c)
prípady, na ktoré zodpovedný orgán upozornil konečný príjemca dobrovoľne a skôr, ako to zistil zodpovedný orgán, či už pred, alebo po zaplatení verejného príspevku;
d)
prípady, ktoré zistil a napravil zodpovedný orgán predtým, než došlo k akejkoľvek platbe verejného príspevku konečnému príjemcovi a pred zahrnutím príslušných výdavkov do výkazu výdavkov predkladaného Komisii.
2. Na žiadosť Komisie poskytnú členské štáty vo všetkých prípadoch ďalšie podrobnosti:
a)
o ostatných členských štátoch a tretích krajinách, ktorých sa vec prípadne týka;
b)
o období alebo okamihu, v ktorom došlo k nezrovnalosti;
c)
o vnútroštátnych orgánoch alebo subjektoch, ktoré vypracovali úradnú správu o nezrovnalosti a orgánoch, ktoré sú zodpovedné za následné správne alebo súdne opatrenia;
d)
o dátume vydania prvého správneho alebo súdneho nálezu o nezrovnalosti;
e)
o totožnosti zúčastnených fyzických a právnických osôb alebo iných subjektov, okrem prípadov, keď sú na účely boja proti nezrovnalostiam tieto informácie vzhľadom na charakter príslušnej nezrovnalosti bezvýznamné;
f)
o celkovom rozpočte a verejnom príspevku, ktorý bol na projekt schválený, a o tom, aký podiel na jeho spolufinancovaní tvorí príspevok Spoločenstva a aké vnútroštátne príspevky;
g)
o sume verejného príspevku dotknutého nezrovnalosťou a zodpovedajúcom ohrozenom príspevku Spoločenstva;
h)
v prípade, že uvedeným osobám alebo iným uvedeným subjektom nebol vyplatený žiadny verejný príspevok uvedený v písmene g), o sumách, ktoré by boli neoprávnene vyplatené, ak by sa nezrovnalosť nezistila;
i)
o prípadnom pozastavení platieb a o možnostiach vymáhania;
j)
o charaktere neoprávnených výdavkov.
3. V prípade, že nie sú dostupné niektoré z informácií uvedených v odseku 2, najmä informácie o praktikách, pomocou ktorých došlo k nezrovnalosti a o spôsobe jej zistenia, členské štáty poskytnú čo najviac chýbajúcich informácií pri zasielaní následných správ o nezrovnalostiach Komisii.
Článok 28
Podávanie správ o následných opatreniach - nevrátené prostriedky
1. Členské štáty informujú Komisiu o konaniach začatých v súvislosti s každou predtým oznámenou nezrovnalosťou a o závažných zmenách, ktoré v ich dôsledku nastali, pričom uvedú odkaz na predchádzajúce správy vypracované podľa článku 27. Tieto informácie sa uvedú v správach o pokroku pri plnení ročných programov alebo v záverečných správach o plnení ročných programov v súlade so vzormi uvedenými v prílohách IV a V.
V správe sa uvedú sumy, ktoré sa vymohli alebo sa majú vymôcť.
2. Na žiadosť Komisie poskytnú členské štáty vo všetkých prípadoch ďalšie podrobnosti:
a)
o akýchkoľvek dočasných opatreniach prijatých členskými štátmi na zabezpečenie vymáhania neoprávnene vyplatených súm;
b)
o akýchkoľvek súdnych a správnych konaniach začatých s cieľom vymôcť neoprávnene vyplatené sumy a uložiť sankcie;
c)
o dôvodoch akéhokoľvek upustenia od postupov vymáhania;
d)
o dôvodoch akéhokoľvek upustenia od trestných stíhaní.
Členské štáty informujú Komisiu o všetkých správnych alebo súdnych rozhodnutiach, ktorými sa končia takéto konania, alebo o ich hlavných bodoch, a najmä uvedú, či zistenia potvrdzujú alebo nepotvrdzujú podozrenie z podvodu.
Článok 29
Kontakty s členskými štátmi
1. Komisia udržiava primerané kontakty s príslušnými členskými štátmi na účely doplnenia informácií poskytnutých o nezrovnalostiach uvedených v článku 27 a o postupoch uvedených v článku 28 týkajúcich sa možnosti vymáhania.
2. Nezávisle od kontaktov uvedených v odseku 1 Komisia informuje členské štáty v prípadoch, keď je nezrovnalosť takého charakteru, že by sa rovnaké alebo podobné praktiky mohli vyskytnúť aj v iných členských štátoch.
Článok 30
Využívanie informácií
1. Komisia môže využiť akékoľvek informácie všeobecného alebo operačného charakteru oznámené členskými štátmi na základe tohto rozhodnutia, aby vykonala analýzy rizika, a môže na základe získaných informácií vypracovať správy a vytvoriť systémy včasného varovania na účely účinnejšieho zisťovania rizík.
2. Komisia pravidelne informuje príslušné členské štáty o tom, ako použila informácie podľa odseku 1.
KAPITOLA 5
Informovanie a propagácia
Článok 31
Informácie pre potenciálnych konečných príjemcov
1. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa kľúčové údaje týkajúce sa viacročných a ročných programov šírili vo veľkom rozsahu spolu s podrobnosťami o príslušných finančných príspevkoch a aby sa sprístupnili všetkým zainteresovaným stranám.
Zodpovedný orgán však môže rozhodnúť, že uchová v tajnosti vnútorné riadiace opatrenia stanovené vo viacročnom programe alebo v ročných programoch a akékoľvek ďalšie informácie týkajúce sa využívania prostriedkov z fondu z dôvodu verejnej bezpečnosti.
2. Zodpovedný orgán poskytne potenciálnym konečným príjemcom prinajmenšom tieto informácie:
a)
podmienky oprávnenosti, ktoré treba splniť, aby potenciálni koneční príjemcovia boli oprávnení získať finančné prostriedky v rámci ročného programu;
b)
opis postupov na preskúmanie žiadostí o financovanie a informácie o príslušných lehotách;
c)
kritériá výberu projektov, ktoré sa majú financovať;
d)
kontaktné osoby, ktoré môžu poskytnúť informácie o ročných programoch.
Zodpovedný orgán okrem toho informuje potenciálnych konečných príjemcov o uverejnení údajov podľa článku 33 ods. 2 písm. b).
Článok 32
Informácie pre konečných príjemcov
Zodpovedný orgán informuje konečných príjemcov o tom, že prijatie financovania znamená aj súhlas s ich zaradením do zoznamu konečných príjemcov uverejňovaného v súlade s článkom 33 ods. 2 písm. b).
Článok 33
Povinnosti zodpovedného orgánu týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti
1. Zodpovedný orgán zabezpečí, aby sa vykonali opatrenia týkajúce sa informovania a propagácie na účely čo najširšieho pokrytia médiami pomocou rôznych foriem a spôsobov komunikácie na príslušnej územnej úrovni.
2. Zodpovedný orgán zorganizuje prinajmenšom tieto činnosti týkajúce sa informovania a propagácie:
a)
aspoň jednu informačnú aktivitu za rok, na ktorej bude od roku 2008 informovať o začatí viacročného programu alebo o prínosoch ročného programu či programov;
b)
každoročne prinajmenšom prostredníctvom internetovej stránky uverejnení zoznam konečných príjemcov, názvov projektov a sumy verejného financovania a financovania zo Spoločenstva, ktoré im boli pridelené. Adresa internetovej stránky sa oznámi Komisii.
Článok 34
Povinnosti konečných príjemcov týkajúce sa informovania a propagácie určených širokej verejnosti
1. Konečný príjemca je zodpovedný za informovanie verejnosti o pomoci získanej z fondu prostredníctvom opatrení stanovených v odsekoch 2, 3 a 4.
2. Konečný príjemca umiestni trvalú a nápadnú veľkoplošnú tabuľu najneskôr do troch mesiacov po dokončení akéhokoľvek projektu, ktorý spĺňa tieto podmienky:
a)
celkový príspevok Spoločenstva na projekt presahuje 100 000 EUR a
b)
operácia pozostáva z nákupu fyzického predmetu alebo financovania infraštruktúry alebo stavebných projektov.
Na tabuli sa uvedie druh a názov projektu. Informácie uvedené v článku 35 budú zaberať aspoň 25 % plochy tabule.
3. V prípade, že projekt dostáva finančné prostriedky v rámci ročného programu spolufinancovaného z fondu, konečný príjemca zabezpečí, aby subjekty zapojené do projektu boli informované o tomto financovaní.
4. Každý dokument, vrátane akéhokoľvek osvedčenia o účasti alebo iného osvedčenia, týkajúci sa takýchto projektov musí obsahovať vyhlásenie, v ktorom je uvedené, že projekt je spolufinancovaný z fondu.
Článok 35
Technické charakteristiky informovania o činnosti a jej propagácie
Všetky opatrenia týkajúce sa informovania a propagácie zamerané na konečných príjemcov, potenciálnych konečných príjemcov a širokú verejnosť obsahujú:
1.
znak Európskej únie v súlade s grafickými normami uvedenými v prílohe X a odkaz na Európsku úniu;
2.
odkaz na fond;
3.
vyhlásenie podľa výberu zodpovedného orgánu, ktoré zdôrazňuje pridanú hodnotu príspevku Spoločenstva.
Body 1 a 3 sa nevzťahujú na malé propagačné predmety a propagačné predmety, ktoré sa týkajú dvoch alebo viacerých zo štyroch fondov.
KAPITOLA 6
Osobné údaje
Článok 36
Ochrana osobných údajov
1. Členské štáty a Komisia prijmú všetky potrebné opatrenia, aby zabránili akémukoľvek neoprávnenému zverejneniu informácií uvedených v článku 29 ods. 1 písm. h) základného aktu, informácií získaných Komisiou v priebehu jej kontrol priamo na mieste a informácií uvedených v kapitole 4 alebo nezákonnému prístupu k nim.
2. Informácie uvedené v kapitole 4 sa nesmú zasielať iným osobám ako osobám v členských štátoch alebo v rámci inštitúcií Spoločenstva, ktorých povinnosti vyžadujú, aby k nim mali prístup; to neplatí v prípade, že na takéto nakladanie s informáciami udelil výslovný súhlas členský štát, ktorý dané informácie poskytol.
KAPITOLA 7
Elektronická výmena dokumentov
Článok 37
Elektronická výmena dokumentov
Okrem riadne podpísaných papierových verzií dokumentov uvedených v kapitole 3 sa informácie zasielajú vždy, keď je to možné, aj elektronicky.
Článok 38
Počítačový systém na výmenu dokumentov
1. Ak Komisia na účely implementácie fondu vytvorí počítačový systém na bezpečnú výmenu údajov medzi Komisiou a jednotlivými členskými štátmi, členské štáty budú informované o tejto skutočnosti, a pokiaľ požiadajú, budú zapojené do vývoja každého takéhoto počítačového systému.
2. Komisia a určené orgány spolu so subjektmi, ktorým boli zverené úlohy, zaznamenajú dokumenty uvedené v kapitole 3 do počítačového systému uvedeného v odseku 1.
3. Členské štáty môžu byť vyzvané, aby dobrovoľne poskytli informácie uvedené v článkoch 27 a 28 pomocou existujúceho osobitného systému na zhromažďovanie nezrovnalostí zistených v rámci štrukturálnych fondov, ktorý spravuje Komisia.
4. Všetky náklady na rozhranie medzi spoločným počítačovým systémom a národnými, regionálnymi a miestnymi počítačovými systémami a všetky náklady na prispôsobenie národných, regionálnych a miestnych systémov technickým požiadavkám spoločného systému sú oprávnenými nákladmi v zmysle článku 18 základného aktu.
ČASŤ III
OSOBITNÉ USTANOVENIA TÝKAJÚCE SA FONDU PRE VONKAJŠIE HRANICE
KAPITOLA 1
Pravidlá oprávnenosti
Článok 39
Pravidlá oprávnenosti
1. Na určenie oprávnenosti výdavkov na akciu financovanú v rámci ročných programov, ako je uvedené v článku 37 ods. 4 základného aktu, sa použijú pravidlá stanovené v prílohe XI.
2. Tieto pravidlá platia pre konečných príjemcov a uplatňujú sa primerane na partnerov projektu.
3. Členské štáty môžu uplatňovať vnútroštátne pravidlá oprávnenosti, ak sú prísnejšie ako pravidlá stanovené v tomto rozhodnutí.
Je na Komisii, aby posúdila, či uplatniteľné vnútroštátne pravidlá oprávnenosti túto podmienku spĺňajú.
KAPITOLA 2
Osobitný tranzitný režim
Článok 40
Podpora určená na vykonávanie osobitného tranzitného režimu
1. Podpora určená na realizáciu systému osobitného tranzitného režimu uvedená v článku 6 základného aktu sa stanoví v rámci viacročného programu Litovskej republiky a bude sa poskytovať v rámci ročných programov Litovskej republiky.
Na základe toho sa pravidlá uvedené v základnom akte a tomto rozhodnutí týkajúce sa plnenia ročných programov uplatňujú primerane na podporu určenú na vykonávanie osobitného tranzitného režimu. Fond kryje všetky dodatočné náklady vynaložené pri vykonávaní osobitného ustanovenia v rámci acquis týkajúceho sa takéhoto tranzitu.
2. Suma určená na pridelenie na túto podporu sa stanoví pre každý ročný program v súlade s článkom 6 základného aktu a v rámci limitov rozpočtových prostriedkov určených v článku 14 ods. 12 základného aktu.
3. Pokiaľ ide o ušlé poplatky, akcia bude prebiehať od 1. januára do 31. decembra roku uvedeného vo finančnom rozhodnutí, ktorým sa schvaľuje ročný program.
Pokiaľ ide o dodatočné náklady, akcia bude prebiehať od 1. januára roku uvedeného vo finančnom rozhodnutí, ktorým sa schvaľuje ročný program:
a)
pokiaľ ide o platy zamestnancov osobitne vyčlenených na vykonávanie osobitného tranzitného režimu, do 31. decembra daného roka;
b)
pre všetky ostatné dodatočné náklady do 31. decembra nasledujúceho roka.
4. Suma určená na pridelenie na túto podporu podľa jednotlivých ročných programov sa nesmie použiť na inú akciu.
ČASŤ IV
ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA
Článok 41
Adresáti
Toto rozhodnutie je určené Belgickému kráľovstvu, Bulharskej republike, Českej republike, Spolkovej republike Nemecko, Estónskej republike, Helénskej republike, Španielskemu kráľovstvu, Francúzskej republike, Talianskej republike, Cyperskej republike, Lotyšskej republike, Litovskej republike, Luxemburskému veľkovojvodstvu, Maďarskej republike, Maltskej republike, Holandskému kráľovstvu, Rakúskej republike, Poľskej republike, Portugalskej republike, Rumunsku, Slovinskej republike, Slovenskej republike, Fínskej republike a Švédskemu kráľovstvu.
V Bruseli 5. marca 2008