Rozhodnutie Komisie
z 18. decembra 2001,
ktoré ustanovuje podrobné pravidlá na vykonávanie rozhodnutia Rady 2000/596/ES, pokiaľ ide o systémy riadenia a kontroly a postupov na vykonávanie finančných opráv v súvislosti s akciami, ktoré sú spolufinancované z Európskeho fondu pre utečencov
(oznámené pod číslam dokumentu C(2001) 4372)
(2002/307/ES)
KOMISIA EURÓPSKYCH SPOLOČENSTIEV,
so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva,
so zreteľom na rozhodnutie Rady 2000/596/ES z 28. septembra 2000 o zriadení Európskeho fondu pre utečencov [1], a najmä na jeho článok 24,
po konzultácii s Výborom zriadeným podľa článku 21 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES,
keďže:
(1) na zabezpečenie spoľahlivého finančného riadenia pomoci poskytovanej z Európskeho fondu pre utečencov ("fond"), členské štáty potrebujú stanoviť smernice na organizáciu úloh orgánu zodpovedného za vykonávanie spolufinancovaných akcií;
(2) na zabezpečenie toho, aby sa finančné prostriedky spoločenstva využívali v súlade so zásadami spoľahlivého finančného riadenia, členské štáty musia zaviesť systémy riadenia a kontroly, ktoré umožnia dostatočný revízny záznam a poskytnúť Komisii akúkoľvek pomoc potrebnú na vykonávanie kontrol, najmä námatkových kontrol;
(3) na zabezpečenie efektívneho a správneho využívania finančných prostriedkov spoločenstva sa majú stanoviť jednotné kritériá pre kontroly, ktoré vykonávajú členské štáty podľa článku 18 rozhodnutia 2000/596/ES;
(4) na zabezpečenie jednotného vybavovania výkazov výdavkov, na ktoré sa požaduje podpora z fondu podľa článku 17 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES, sa má vypracovať vzorový výkaz;
(5) aby bolo možné podľa článku 18 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES vymáhať neoprávnene vyplatené čiastky, musia členské štáty informovať Komisiu o prípadoch zistených chýb a o priebehu správnych alebo súdnych konaní;
(6) článok 19 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES stanovuje, že členské štáty musia vykonať finančné opravy požadované v súvislosti s jednotlivou alebo systémovou chybou zrušením celého príspevku spoločenstva alebo jeho časti. Na zabezpečenie jednotného uplatňovania tohto ustanovenia v celom spoločenstve je nevyhnutné stanoviť pravidlá na určovanie opráv, ktoré sa majú vykonať a ustanoviť, aby Komisia bola informovaná;
(7) ak členský štát nesplní svoje záväzky podľa článku 19 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES alebo podľa článku 18, Komisia môže sama vykonať finančné opravy podľa článku 18 ods. 4 toho istého rozhodnutia. Keď je to možné a uplatniteľné, čiastka opravy sa musí stanoviť na základe jednotlivých protokolov a musí byť rovná sume výdavkov, ktoré boli nesprávne účtované z fondu podľa zásady proporcionálnosti. Ak nie je možné alebo uplatniteľné presne vyčísliť finančný dopad chyby, alebo kde by zrušenie všetkých dotknutých výdavkov bolo neprimerané, Komisia by mala určiť svoje opravy odhadom alebo paušálne, vychádzajúc z rozsahu a finančného dopadu chyby, ktorej členský štát nezabránil, ktorú nezistil alebo neopravil.
(8) mali by sa špecifikovať určité podrobné pravidlá na vykonávanie finančných opráv stanovených v článku 19 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES a mala by sa zabezpečiť použiteľnosť tých istých pravidiel v prípadoch spadajúcich pod článok 18 ods. 4 písm. b) toho istého rozhodnutia;
(9) musí sa stanoviť úroková sadzba úrokov z dôvodu oneskorenej platby vo vzťahu ku každej neoprávnene získanej čiastke, ktorá sa má odňať a ktorá sa musí vrátiť Komisii podľa článku 19 ods. 3 rozhodnutia 2000/596/ES;
(10) toto rozhodnutie sa má uplatňovať bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia o vymáhaní štátnej pomoci podľa článku 14 nariadenia Rady (ES) č. 659/1999 z 22. marca 1999 stanovujúce podrobné pravidlá na uplatňovanie článku 93 zmluvy o ES [2];
(11) toto rozhodnutie sa má uplatňovať bez toho, aby boli dotknuté ustanovenia nariadenia Rady (Euroatom, ES) č. 2185/96 z 11. novembra 1996 o kontrolách a inšpekciách na mieste, ktoré vykonáva Komisia s cieľom ochrany finančných záujmov Európskych spoločenstiev pred spreneverou a inými podvodmi [3],
PRIJALA TOTO ROZHODNUTIE:
KAPITOLA I
PÔSOBNOSŤ A DEFINÍCIE
Článok 1
Toto rozhodnutie ustanovuje podrobné pravidlá na vykonávanie rozhodnutia Rady 2000/596/ES, pokiaľ ide o systémy riadenia a kontroly financií pridelených z Európskeho fondu pre utečencov ("fond") a spravovaných členskými štátmi a o postupy na vykonávanie finančných opráv uplatniteľných na tieto financie.
Článok 2
Na účely tohto rozhodnutia sa budú používať tieto definície:
a) "príslušný orgán": akýkoľvek orgán, ktorý určil členský štát podľa článku 7 rozhodnutia 2000/596/ES;
b) "sprostredkujúca organizácia": akýkoľvek orgán verejnej správy alebo mimovládna organizácia, na ktoré príslušný orgán deleguje svoju zodpovednosť za vykonávanie podľa článku 7 rozhodnutia 2000/596/ES.
KAPITOLA II
SYSTÉMY RIADENIA A KONTROLY
Článok 3
1. Pri uplatňovaní článku 18 ods. 1 písm. c) rozhodnutia 2000/596/ES členské štáty odošlú usmernenia príslušnému orgánu a sprostredkujúcim organizáciám, na ktoré bola delegovaná zodpovednosť za vykonávanie.
Bez toho, aby bol dotknutý článok 18 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES usmernenia sa budú vzťahovať na organizáciu systémov riadenia a kontroly nevyhnutných na zabezpečenie správnosti, zákonnosti a oprávnenosti žiadostí o financovanie Spoločenstvom a budú sa týkať všeobecne uznaných štandardov osvedčenej administratívnej praxe stanovenej v prílohe I.
2. Keď sú niektoré alebo všetky úlohy príslušného orgánu delegované na sprostredkujúce organizácie, usmernenia uvedené v odseku 1 stanovia podrobné pravidlá pre:
a) jasné vymedzenie a prideľovanie úloh, najmä pokiaľ ide o riadenie, platby a kontroly a overovanie splnenia:
i) podmienok stanovených v rozhodnutiach Komisie o schválení žiadostí o spolufinancovanie uvedené v článku 8 rozhodnutia 2000/596/ES,
ii) pravidiel o oprávnenosti výdavkov stanovených v prílohe I rozhodnutia Komisie 2001/275/ES [4] a
iii) zásad politiky a činnosti spoločenstva, predovšetkým tých, ktoré sa týkajú pravidiel súťaže, verejného obstarávania, ochrany a zlepšovania životného prostredia, odstraňovania nerovnosti a presadzovania rovnosti medzi mužmi a ženami;
b) zavedenie efektívnych systémov, ktoré zabezpečia, aby sprostredkujúce organizácie uspokojivo vykonávali svoje právomoci a
c) poskytovanie informácií príslušnému orgánu o efektívnom plnení ich úloh a popis použitých prostriedkov.
3. V súlade s článkom 18 ods. 1 písm. b) rozhodnutia 2000/596/ES zašlú členské štáty Komisii najneskôr do dvoch mesiacov od nadobudnutia účinnosti tohto rozhodnutia, okrem informácií obsiahnutých v prvej žiadosti o spolufinancovanie, popis systémov riadenia a kontroly, ktoré zaviedli, a akýchkoľvek plánovaných zlepšení, pričom zohľadnia najmä všeobecne uznané štandardy osvedčenej administratívnej praxe stanovenej v prílohe I.
Tento popis bude obsahovať tieto informácie o príslušnom orgáne:
a) úlohy, ktoré mu boli zverené;
b) rozdelenie týchto úloh medzi príslušný orgán a sprostredkujúcu organizáciu takým spôsobom, aby bolo zabezpečené dostatočné oddelenie úloh týkajúcich sa riadenia, platieb a kontroly, aby bolo zabezpečené spoľahlivé finančné riadenie;
c) informácie o všetkých sprostredkujúcich organizáciách;
d) postupy prijímania, overovania a potvrdzovania platobných príkazov a postupy schvaľovania a uhrádzania výdavkov a ich zapisovania do účtov;
e) ustanovenia upravujúce vykonávanie revízií vnútornými revíznymi oddeleniami alebo rovnakým spôsobom.
4. Komisia v spolupráci s členskými štátmi preskúma systémy riadenia a kontroly a poukáže na všetky nedostatky, pokiaľ ide o transparentnosť kontrol fungovania fondu a plnenie úloh Komisie podľa článku 274 zmluvy o ES.
Článok 4
1. Systémy riadenia a kontroly členských štátov zabezpečia adekvátne revízne záznamy.
2. Revízny záznam sa bude považovať za dostatočný, ak umožní:
a) odsúhlasenie súhrnných účtov potvrdených pre Komisiu s jednotlivými záznamami o výdavkoch a podpornými dokumentmi, ktoré sú vedené na rôznych administratívnych úrovniach a ktoré vedú koneční príjemcovia, ako aj organizácie alebo firmy zodpovedné za realizáciu projektov a
b) overenie pridelenia a prevodov finančných prostriedkov spoločenstva a štátnych finančných prostriedkov, ktoré sú k dispozícii.
Indikatívny popis požiadaviek na informácie pre dostatočný revízny záznam je uvedený v prílohe II.
3. Príslušný orgán zavedie postupy, aby zabezpečil vedenie evidencie o umiestnení všetkých dokladov, ktoré sa týkajú konkrétnych platieb zrealizovaných podľa dotknutého vnútroštátneho programu realizácie, a aby mohli byť tieto doklady predložené k nahliadnutiu, ak o to požiada:
a) personál zodpovedný za vybavovanie platobných príkazov,
b) národné revízne orgány, ktoré vykonajú kontroly požadované podľa článku 5 ods. 1 tohto rozhodnutia,
c) oddelenie alebo orgán príslušného orgánu poverený potvrdzovaním predbežných alebo konečných platobných príkazov stanovených v článku 17 rozhodnutia 2000/596/ES a
d) úradníci a splnomocnení zástupcovia Komisie a Európskeho dvora audítorov.
Úradníci a zástupcovia zodpovední za kontroly alebo osoby oprávnené na tento účel si môžu vyžiadať kópie dokladov uvedených v tomto odseku.
4. Príslušné orgány budú po dobu piatich rokov od úhrady konečného zostatku Komisiou na akýkoľvek projekt uchovávať pre potreby Komisie všetky podporné dokumenty, t. j. originály alebo overené verzie, ktoré zodpovedajú originálu na všeobecne akceptovaných nosičoch údajov, ktoré sa týkajú výdavkov a kontrol dotknutých projektov. Táto lehota sa preruší v prípade súdneho konania alebo na základe riadne odôvodnenej žiadosti Komisie.
Článok 5
1. Členské štáty budú organizovať kontroly projektov na základe vhodného výberového postupu, ktoré sú určené najmä na:
a) overenie správneho fungovania existujúcich systémov riadenia a kontroly;
b) selektívne overenie výkazov výdavkov vypracovaných na rôznych príslušných úrovniach na základe analýzy rizika.
2. Kontroly sa budú vzťahovať najmenej na 20 % celkových oprávnených výdavkov na každý národný program realizácie a na reprezentatívnu vzorku schválených projektov, pričom sa zohľadnia požiadavky odseku 3. Členské štáty zabezpečia, aby boli kontroly náležite oddelené od postupov realizácie alebo platobných postupov, ktoré sa týkajú projektov.
3. Uvedú sa vybrané projekty, popíše sa metóda výberu vzoriek a vypracuje sa správa o výsledku všetkých kontrol a o opatreniach, ktoré boli prijaté vo vzťahu k zisteným odchýlkam alebo chybám.
4. Vzorka projektov, ktoré sa majú kontrolovať bude:
a) zahrnovať vhodný výber projektov podľa typu a veľkosti;
b) brať do úvahy akékoľvek rizikové faktory, ktoré zistili vnútroštátne kontroly alebo kontroly Komisie;
c) odrážať koncentráciu projektov v rámci určitých príjemcov dotácií tak, aby boli hlavní príjemcovia podrobení najmenej jednej kontrole pred uzavretím každej formy národného programu realizácie.
Článok 6
Pri vykonávaní kontrol budú členské štáty overovať nasledovné:
a) efektívnosť uplatňovania systémov riadenia a kontroly;
b) pokiaľ ide o primeraný počet účtovných záznamov, zhodu týchto záznamov s podpornými dokumentmi v evidencii sprostredkujúcich organizácií, ktorým príslušný orgán delegoval určitú mieru zodpovednosti za realizáciu, príjemcov dotácií a kde je to potrebné, iných organizácií alebo firiem zapojených do realizácie projektu;
c) existenciu dostatočného revízneho záznamu;
d) či charakter a dátum výdavkových položiek zodpovedá požiadavkám spoločenstva, požiadavkám stanoveným v priebehu vnútroštátneho výberového konania, zmluvným podmienkam alebo listine o udelení dotácie a skutočne vykonanej práci;
e) či využitie alebo zamýšľané využitie projektu je v súlade s cieľmi stanovenými v národnom programe realizácie uvedenými v článku 8 rozhodnutia 2000/596/ES;
f) či sú finančné príspevky spoločenstva v medziach stanovených v článku 13 rozhodnutia 2000/596/ES alebo v akýchkoľvek iných uplatniteľných ustanoveniach a či sú vyplácané príjemcom bez akýchkoľvek znížení alebo omeškania;
g) či príslušné národné spolufinancovanie bolo skutočne dané k dispozícii a
h) či boli spolufinancované projekty zrealizované podľa požiadaviek článku 4 a článku 9 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES.
Článok 7
Kontroly zistia, či problémy, ktoré sa vyskytli, sú systémového charakteru a nesú so sebou riziko pre ostatné projekty, ktoré realizuje ten istý príjemca dotácie alebo spravuje ten istý riadiaci orgán. Určia tiež príčiny takýchto situácií, ďalšie preskúmanie, ktoré sa môže požadovať, a nevyhnutné nápravné a preventívne opatrenia.
Článok 8
Členské štáty budú každý rok informovať Komisiu v správe uvedenej v článku 20 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES o tom, ako uplatňovali články 5, 6 a 7 tohto rozhodnutia v priebehu predchádzajúceho roka, pričom v prípade potreby doplnia alebo vykonajú aktualizáciu opisu uvedeného v článku 4 ods. 2.
Článok 9
V prípade takých foriem pomoci, na ktorých sa zúčastňuje viacero členských štátov, alebo ak sú príjemcovia v niekoľkých členských štátoch, dotknuté členské štáty a Komisia sa dohodnú na administratívnej pomoci, ktorá je potrebná na zabezpečenie náležitej kontroly.
KAPITOLA III
VÝKAZY VÝDAVKOV
Článok 10
1. Výkazy výdavkov potvrdí podľa modelu stanoveného v prílohe IV jednotlivec alebo oddelenie v rámci platobného orgánu, ktorý funguje nezávisle od všetkých schvaľujúcich oddelení.
2. Príslušný orgán poskytne pri všetkých výdavkoch, ktoré vykáže Komisii, záruku, že riadenie národných programov realizácie sa uskutočňuje v súlade so všetkými uplatniteľnými predpismi spoločenstva a že finančné prostriedky sa využívajú podľa zásad spoľahlivého finančného riadenia. Táto záruka potvrdí, že žiadosť o spolufinancovanie sa vzťahuje iba na výdavky, ktoré:
a) skutočne vznikli príjemcovi dotácie, ako je definované v článku 2 písm. d) rozhodnutia 2001/275/ES počas obdobia oprávnenosti programu, ako je definované v rozhodnutiach o schválení žiadostí o spolufinancovanie a
b) týkajú sa projektov, ktoré vybral na spolufinancovanie príslušný národný program realizácie podľa stanovených výberových kritérií a postupov a ktoré spĺňali pravidlá spoločenstva po dobu, keď tieto výdavky vznikli.
3. Na konci programu predloží členský štát do šiestich mesiacov konečný výkaz stanovený v prílohe IV. Ak toto nesplní, Komisia automaticky uzavrie tento program a relevantné čiastky pridelené na tento program prerozdelí.
4. Skôr ako sa podá žiadosť Komisii, overí príslušný orgán primeranosť vykonaných kontrol. Vykonaná práca sa podrobne opíše v záverečnej správe uvedenej v článku 20 ods. 3 rozhodnutia 2000/596/ES. Kontroly sa budú týkať hmotných aspektov a efektívnosti projektov, ako aj ich finančných a účtovných hľadísk.
KAPITOLA IV
FINANČNÉ OPRAVY ČLENSKÝCH ŠTÁTOV
Článok 11
1. V prípade systémových chýb bude vyšetrovanie podľa článku 19 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES zahrnovať všetky projekty, ktoré môžu byť dotknuté.
2. Pri zrušení celého príspevku spoločenstva alebo jeho časti budú brať členské štáty do úvahy charakter a závažnosť týchto chýb a finančnú stratu pre fond.
3. Členské štáty budú informovať Komisiu v zozname pripojenom k správe uvedenej v článku 20 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES o každom konaní o zrušení pomoci, ktoré bolo začaté v priebehu predchádzajúceho roka.
Článok 12
1. Keď sa čiastky musia vymáhať po zrušení príspevku spoločenstva podľa článku 18 ods. 1 písm. g) rozhodnutia 2000/596/ES, príslušné oddelenie alebo organizácia začne konanie o náhradu a informuje o tom príslušný orgán. Informácia o vymáhaní sa postúpi Komisii a účty sa budú viesť v súlade s článkom 13 tohto rozhodnutia.
2. Členské štáty budú informovať Komisiu v správe uvedenej v článku 20 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES o tom, ako rozhodli a aké opätovné použitie zrušených finančných prostriedkov navrhujú.
Článok 13
Príslušný orgán bude viesť účet čiastok hradených z platieb pomoci spoločenstva, ktoré už boli vykonané a zabezpečí, aby boli tieto čiastky uhradené bez meškania. Po úhrade zníži príslušný orgán svoj ďalší výkaz výdavkov pre Komisiu o čiastku rovnú uhradeným sumám, alebo, ak je táto čiastka nedostatočná, nahradí ju Spoločenstvu. K čiastkam, ktoré sa majú uhradiť, sa bude pripočítavať úrok od dátumu ich splatnosti v sadzbe stanovenej v článku 94 nariadenia Komisie (Euroatom, ESUO, ES) č. 3418/93 z 9. decembra 1993 stanovujúceho podrobné pravidlá pre vykonávanie určitých ustanovení finančného nariadenia [5] z 21. decembra 1977 naposledy zmeneného a doplneného nariadením (ES) č. 1687/2001 [6], pre prvý pracovný deň mesiaca, v ktorom je dlh splatný.
Pri predkladaní správy uvedenej v článku 20 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES zašlú členské štáty Komisii zoznam zistených chýb s uvedením uhradených čiastok alebo čiastok čakajúcich na úhradu a v prípade potreby, akýchkoľvek správnych alebo súdnych konaní začatých s cieľom vymáhania čiastok, ktoré neboli riadne zaplatené.
KAPITOLA V
FINANČNÉ OPRAVY KOMISIE
Článok 14
1. Čiastka finančných opráv vykonaných Komisiou podľa článku 18 ods. 4 písm. b) rozhodnutia 2000/596/ES na jednotlivé alebo systémové chyby sa stanoví vždy, keď je to možné alebo dosiahnuteľné na základe jednotlivých protokolov a bude rovná čiastke výdavkov, ktoré boli nesprávne účtované z fondu, pričom sa zohľadní zásada proporcionality.
2. Ak nie je možné alebo dosiahnuteľné presne vyčísliť čiastku chybných výdavkov, alebo ak by bolo neprimerané zrušiť všetky dotknuté výdavky, Komisia založí svoje finančné opravy na:
a) odhade, pričom použije reprezentatívnu vzorku transakcií, ktoré sú svojou povahou analogické; alebo
b) paušále, pričom v tomto prípade zhodnotí závažnosť porušenia pravidiel a rozsah zistenej chyby a jej finančné dôsledky.
3. Ak Komisia založí svoje stanovisko na skutočnostiach, ktoré zistili revízori mimo svojich oddelení, vyvodí svoje vlastné závery o finančných dôsledkoch po preskúmaní opatrení, ktoré prijali členské štáty podľa článku 18 ods. 1 rozhodnutia 2000/596/ES.
4. Lehota, do ktorej môže dotknutý členský štát odpovedať na žiadosť podľa článku 18 ods. 3 rozhodnutia 2000/596/ES, bude dva mesiace. V riadne odôvodnených prípadoch môže Komisia schváliť dlhšiu lehotu.
5. Ak Komisia navrhne finančné opravy určené na základe odhadu alebo paušálne, členským štátom bude na základe preskúmania príslušných spisov daná možnosť preukázať, že skutočný rozsah chyby bol menší, ako ocenenie Komisie. Členský štát môže po dohode s Komisiou obmedziť rozsah tohto preskúmania na primeraný podiel alebo vzorku príslušných spisov. Okrem riadne odôvodnených prípadov, čas povolený na takéto preskúmanie nepresiahne ďalšiu lehotu dvoch mesiacov po uplynutí dvojmesačnej lehoty uvedenej v odseku 4. Komisia vezme do úvahy každý dôkaz, ktorý predloží členský štát v rámci týchto lehôt.
6. Ak Komisia pozastaví platby podľa článku 19 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES, alebo keď po uplynutí lehoty uvedenej v odseku 4 pretrvávajú dôvody na pozastavenie, alebo ak členský štát neinformoval Komisiu o opatreniach, ktoré boli prijaté na opravu chýb, použije sa článok 18 ods. 4 rozhodnutia 2000/596/ES.
7. Usmernenia o zásadách, kritériách a smerných tarifách, ktoré majú použiť oddelenia Komisie pri určovaní paušálnych opráv, sú stanovené v prílohe III tohto rozhodnutia.
Článok 15
1. Každé vrátenie peňazí Komisii podľa článku 19 ods. 3 rozhodnutia 2000/596/ES sa vykoná do termínu stanoveného v príkaze na úhradu vypracovaného podľa článku 28 finančného nariadenia z 21. decembra 1977 [7]. Týmto dátumom splatnosti bude posledný deň druhého mesiaca nasledujúceho po vydaní takéhoto príkazu.
2. Následkom každého oneskorenia pri realizácii vrátenia finančnej čiastky vznikne úrok z dôvodu neskorej platby, ktorý začne plynúť od dátumu splatnosti uvedeného v odseku 1 a skončí sa dňom skutočného vrátenia peňazí. Uplatniteľná úroková sadzba bude zodpovedať tomu, ako je uvedené v článku 13 tohto rozhodnutia.
3. Finančná oprava podľa článku 19 ods. 2 rozhodnutia 2000/596/ES sa nedotkne záväzku členského štátu uskutočňovať vymáhanie podľa článku 18 ods. 1 písm. g) rozhodnutia 2000/596/ES a článku 12 ods. 1 tohto rozhodnutia a záväzku vymáhať štátnu pomoc podľa článku 14 nariadenia (ES) č. 659/1999.
KAPITOLA VI
ZÁVEREČNÉ USTANOVENIA
Článok 16
Nič v tomto rozhodnutí nebráni členským štátom uplatňovať prísnejšie vnútroštátne pravidlá kontroly, ako sú tu uvedené.
Článok 17
Toto rozhodnutie je adresované členským štátom.
V Bruseli 18. decembra 2001