NARIADENIE EURÓPSKEHO PARLAMENTU A RADY (ES) č. 390/2009
z 23. apríla 2009,
ktorým sa menia a dopĺňajú Spoločné konzulárne pokyny týkajúce sa víz pre diplomatické misie a konzulárne úrady, pokiaľ ide o zavedenie biometrických identifikátorov, vrátane ustanovení o organizácii prijímania a spracúvania žiadostí o víza
EURÓPSKY PARLAMENT A RADA EURÓPSKEJ ÚNIE,
so zreteľom na Zmluvu o založení Európskeho spoločenstva, a najmä na jej článok 62 ods. 2 písm. b) bod ii),
so zreteľom na návrh Komisie,
so zreteľom na stanovisko Európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (1),
konajúc v súlade s postupom ustanoveným v článku 251 zmluvy (2),
keďže:
(1)
Na zabezpečenie spoľahlivého overovania a identifikácie žiadateľov je potrebné, aby sa vo vízovom informačnom systéme (VIS), ktorý sa zriadil rozhodnutím Rady 2004/512/ES (3), spracúvali biometrické údaje a aby sa na zbieranie týchto biometrických identifikátorov ustanovil právny rámec. Na implementáciu vízového informačného systému sú okrem toho potrebné nové formy organizácie prijímania žiadostí o víza.
(2)
Integrácia biometrických identifikátorov do VIS je dôležitým krokom k používaniu nových prvkov, ktorými sa vytvorí hodnovernejšie prepojenie medzi držiteľom víza a pasom s cieľom zabrániť používaniu nepravých totožností. Osobná prítomnosť žiadateľa, minimálne pri podaní prvej žiadosti o vízum, by mala byť preto jednou zo základných podmienok udeľovania víz spolu so zaznamenaním biometrických identifikátorov vo VIS.
(3)
Výber biometrických identifikátorov sa ustanovuje v nariadení Európskeho parlamentu a Rady (ES) č. 767/2008 z 9. júla 2008 o vízovom informačnom systéme (VIS) a výmene údajov o krátkodobých vízach medzi členskými štátmi („nariadenie o VIS“) (4).
(4)
V tomto nariadení sa vymedzujú normy pre zbieranie týchto biometrických identifikátorov formou odkazu na príslušné ustanovenia Medzinárodnej organizácie civilného letectva (ICAO). Na zabezpečenie interoperability sa nevyžadujú žiadne iné technické špecifikácie.
(5)
Každý dokument, údaj alebo biometrický identifikátor, ktorý získal členský štát v rámci postupu spracúvania žiadosti o vízum, sa považuje za konzulárny dokument v zmysle Viedenského dohovoru o konzulárnych stykoch z 24. apríla 1963 a podľa toho sa s ním zaobchádza.
(6)
Na uľahčenie registrácie žiadateľov a zníženie nákladov členských štátov je potrebné, aby boli okrem súčasného rámca zastúpenia prijaté aj nové možnosti organizácie. Najprv by sa mal do Spoločných konzulárnych pokynov týkajúcich sa víz pre diplomatické misie a konzulárne úrady (5) doplniť osobitný druh zastúpenia obmedzený na zhromažďovanie žiadostí a registráciu biometrických identifikátorov.
(7)
Mali by sa zaviesť aj iné možnosti, ako napríklad spoločné užívanie priestorov, spoločné centrá pre podávanie žiadostí, honorárni konzuli a spolupráca s externými poskytovateľmi služieb. Pre tieto možnosti by sa mal vytvoriť vhodný právny rámec, ktorý by zohľadňoval najmä otázky ochrany údajov. Členské štáty by mali v súlade s podmienkami stanovenými v tomto právnom rámci určiť, ktorý druh organizačnej štruktúry budú používať v jednotlivých tretích krajinách. Komisia by mala uverejniť podrobnosti týkajúce sa týchto štruktúr.
(8)
Členské štáty by pri organizovaní svojej spolupráce mali zabezpečiť, aby boli žiadatelia nasmerovaní na členský štát, ktorý je zodpovedný za spracúvanie ich žiadostí.
(9)
Je potrebné prijať ustanovenia týkajúce sa situácií, v ktorých členské štáty rozhodnú, že na uľahčenie postupu budú pri zhromažďovaní žiadostí spolupracovať s externým poskytovateľom služieb. Takéto rozhodnutie sa môže prijať, ak sa zistí, že za osobitných okolností alebo z dôvodov, ktoré súvisia s miestnymi podmienkami, spolupráca s inými členskými štátmi vo forme obmedzeného zastúpenia, spoločného užívania priestorov alebo spoločného centra pre podávanie žiadostí nie je pre dotknutý členský štát vhodná. Takéto opatrenia by sa mali prijímať v súlade so všeobecnými zásadami udeľovania víz, rešpektujúc požiadavky na ochranu údajov ustanovené v smernici Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (6). Okrem toho by sa pri vytváraní a uplatňovaní takýchto opatrení malo zohľadniť, že je potrebné zabrániť tzv. „visa shoppingu“.
(10)
Členské štáty by mali spolupracovať s externými poskytovateľmi služieb na základe právnych nástrojov, v ktorých sa upravuje presná zodpovednosť týchto poskytovateľov služieb, priamy a úplný prístup k ich budovám, informácie pre žiadateľov, dôvernosť a okolnosti, podmienky a postupy prerušenia alebo ukončenia spolupráce.
(11)
Toto nariadenie umožňuje členským štátom, aby pri zavádzaní zásady „jedného kontaktného miesta“ na podávanie žiadostí spolupracovali na účely zhromažďovania žiadostí s externým poskytovateľom služieb, a vytvára tak odchýlku od všeobecného pravidla osobnej prítomnosti žiadateľa (ako sa ustanovuje v časti III bode 4 Spoločných konzulárnych pokynov). Nie je tým dotknutá možnosť predvolať žiadateľa na osobný pohovor, ani budúce právne nástroje, ktorými sa budú riadiť tieto otázky.
(12)
S cieľom zabezpečiť dodržiavanie požiadaviek v oblasti ochrany údajov sa uskutočnili konzultácie s pracovnou skupinou zriadenou podľa článku 29 smernice 95/46/ES.
(13)
V súvislosti so spracúvaním osobných údajov podľa tohto nariadenia sa na členské štáty vzťahuje smernica 95/46/ES.
(14)
Členské štáty by mali všetkým žiadateľom naďalej umožňovať priame predkladanie žiadostí na svojich diplomatických misiách alebo konzulárnych úradoch.
(15)
S cieľom uľahčiť postup pri každej nasledujúcej žiadosti by v lehote 59 mesiacov malo byť možné skopírovať odtlačky prstov z prvého zápisu do VIS. V prípade uplynutia tejto lehoty by sa mali odtlačky prstov opätovne zozbierať.
(16)
Vzhľadom na povinnosť zbierať biometrické identifikátory by už nemalo byť možné využívať služby obchodných sprostredkovateľov, ako napríklad cestovných kancelárií, v prípade prvej žiadosti, ale len pri nasledujúcich žiadostiach.
(17)
Spoločné konzulárne pokyny by sa preto mali zodpovedajúcim spôsobom zmeniť a doplniť.
(18)
Komisia by mala tri roky po uvedení VIS do prevádzky a potom každé štyri roky predložiť správu o vykonávaní tohto nariadenia.
(19)
Keďže ciele tohto nariadenia, najmä organizácia prijímania a spracúvania žiadostí v súvislosti s vkladaním biometrických údajov do VIS a zavedenie spoločných noriem a interoperabilných biometrických identifikátorov a spoločných predpisov pre všetky členské štáty, ktoré sa zúčastňujú na spoločnej politike Spoločenstva v oblasti víz, nie je možné uspokojivo dosiahnuť na úrovni členských štátov, ale možno ich lepšie dosiahnuť na úrovni Spoločenstva, môže Spoločenstvo prijať opatrenia v súlade so zásadou subsidiarity podľa článku 5 zmluvy. V súlade so zásadou proporcionality podľa uvedeného článku toto nariadenie neprekračuje rámec nevyhnutný na dosiahnutie týchto cieľov.
(20)
V súlade s článkami 1 a 2 Protokolu o postavení Dánska, ktorý je pripojený k Zmluve o Európskej únii a Zmluve o založení Európskeho spoločenstva, sa Dánsko nezúčastňuje na prijímaní tohto nariadenia, nie je ním viazané ani nepodlieha jeho uplatňovaniu. Vzhľadom na to, že toto nariadenie predstavuje vývoj schengenského acquis podľa ustanovení hlavy IV tretej časti Zmluvy o založení Európskeho spoločenstva, sa Dánsko v súlade s článkom 5 uvedeného protokolu do šiestich mesiacov odo dňa prijatia tohto nariadenia rozhodne, či ho bude transponovať do svojho vnútroštátneho práva.
(21)
Pokiaľ ide o Island a Nórsko, toto nariadenie prestavuje vývoj schengenského acquis v zmysle Dohody uzavretej medzi Radou Európskej únie a Islandskou republikou a Nórskym kráľovstvom o pridružení Islandskej republiky a Nórskeho kráľovstva pri vykonávaní, uplatňovaní a rozvoji schengenského acquis (7), ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bode B rozhodnutia Rady 1999/437/ES (8) o určitých vykonávacích predpisoch k tejto dohode.
(22)
Toto nariadenie predstavuje vývoj ustanovení schengenského acquis, na ktorom sa Spojené kráľovstvo nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2000/365/ES z 29. mája 2000, ktoré sa týka požiadavky Spojeného kráľovstva Veľkej Británie a Severného Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis (9). Spojené kráľovstvo sa preto nezúčastňuje na jeho prijímaní, nie je ním viazané ani nepodlieha jeho uplatňovaniu.
(23)
Toto nariadenie prestavuje vývoj ustanovení schengenského acquis, na ktorom sa Írsko nezúčastňuje v súlade s rozhodnutím Rady 2002/192/ES z 28. februára 2002 o požiadavke Írska zúčastňovať sa na niektorých ustanoveniach schengenského acquis (10). Írsko sa preto nezúčastňuje na jeho prijímaní, nie je ním viazané ani nepodlieha jeho uplatňovaniu.
(24)
Pokiaľ ide o Švajčiarsko, toto nariadenie prestavuje vývoj ustanovení schengenského acquis v zmysle Dohody medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o pridružení Švajčiarskej konfederácie k vykonávaniu, uplatňovaniu a vývoju schengenského acquis (11), ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bode B rozhodnutia 1999/437/ES v spojení s článkom 3 rozhodnutia Rady 2008/146/ES (12).
(25)
Pokiaľ ide o Lichtenštajnsko, toto nariadenie prestavuje vývoj ustanovení schengenského acquis v zmysle Protokolu podpísaného medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom, Švajčiarskou konfederáciou a Lichtenštajnským kniežatstvom o pristúpení Lichtenštajnského kniežatstva k Dohode medzi Európskou úniou, Európskym spoločenstvom a Švajčiarskou konfederáciou o pridružení Švajčiarskej konfederácie k vykonávaniu, uplatňovaniu a vývoju schengenského acquis, ktoré patria do oblasti uvedenej v článku 1 bode B rozhodnutia 1999/437/ES v spojení s článkom 3 rozhodnutia Rady 2008/261/ES (13).
(26)
Pokiaľ ide o Cyprus, toto nariadenie predstavuje akt založený na schengenskom acquis alebo s ním inak súvisí v zmysle článku 3 ods. 2 Aktu o pristúpení z roku 2003.
(27)
Toto nariadenie predstavuje akt založený na schengenskom acquis alebo s ním inak súvisí v zmysle článku 4 ods. 2 Aktu o pristúpení z roku 2005,
PRIJALI TOTO NARIADENIE:
Článok 1
Zmeny a doplnenia Spoločných konzulárnych pokynov
Spoločné konzulárne pokyny týkajúce sa víz pre diplomatické misie a konzulárne úrady sa týmto menia a dopĺňajú takto:
1.
časť II sa mení a dopĺňa takto:
a)
do bodu 1.2 písm. b) sa dopĺňajú tieto odseky:
„Členský štát môže tiež v obmedzenej miere zastupovať jeden alebo viacero členských štátov výhradne na účely zhromažďovania žiadostí a registrácie biometrických identifikátorov. Uplatňujú sa príslušné ustanovenia bodu 1.2 písm. c) a e). Pri zhromažďovaní a prenose spisov a údajov zastupovanému členskému štátu sa dodržiavajú príslušné predpisy o ochrane a bezpečnosti údajov.
Zastupované členské štáty zabezpečia, aby údaje, ktoré sa od orgánov zastupujúceho členského štátu prenášajú k orgánom zastupovaného členského štátu elektronicky alebo fyzicky na elektronickom pamäťovom médiu, boli plne šifrované.
V tretích krajinách, ktoré zakazujú šifrovanie údajov, ktoré sa majú od orgánov zastupujúceho členského štátu elektronicky prenášať k orgánom zastupovaného členského štátu, zastupované členské štáty nedovolia zastupujúcemu členskému štátu tieto údaje prenášať elektronicky.
V takom prípade dotknuté zastupované členské štáty zabezpečia, aby sa elektronické údaje od orgánov zastupujúceho členského štátu fyzicky prenášali k orgánom zastupovaných členských štátov v plne zašifrovanej forme na elektronickom pamäťovom médiu prostredníctvom konzulárneho úradníka členského štátu, alebo ak by si takýto prenos vyžadoval prijatie neprimeraných alebo neopodstatnených opatrení, iným bezpečným spôsobom, napríklad prostredníctvom usadeného prevádzkovateľa, ktorý má v dotknutej tretej krajine skúsenosti v oblasti prenosu citlivých dokumentov a údajov.
Vo všetkých prípadoch sa úroveň bezpečnosti prenosu prispôsobí citlivosti údajov.
Členské štáty alebo Spoločenstvo sa budú usilovať o dosiahnutie dohody s dotknutými tretími krajinami s cieľom zrušiť zákaz šifrovania údajov, ktoré sa majú elektronicky prenášať medzi orgánmi dotknutých členských štátov.“;
b)
písmeno d) sa nahrádza takto:
„d)
Ak sú udelené jednotné víza podľa písmen a) a b), zastúpenie a obmedzené zastúpenie sa uvedie v tabuľke zastúpení pre udeľovanie jednotných víz uvedenej v prílohe 18.“
2.
Časť III sa mení a dopĺňa takto:
a)
bod 1 sa nahrádza takto:
„1. Žiadosti o vízum
1.1. Formuláre žiadosti o vízum - počet formulárov
Žiadatelia sú tiež povinní vyplniť formulár pre jednotné vízum. Pri žiadosti o jednotné vízum sa musí použiť harmonizovaný formulár, ktorého vzor sa nachádza v prílohe 16.
Aspoň jedna kópia žiadosti musí byť vyplnená tak, aby ju bolo možné použiť počas konzultácií s ústrednými orgánmi. Pokiaľ to vyžadujú vnútroštátne administratívne postupy, členské štáty môžu požadovať niekoľko kópií žiadosti.
1.2. Biometrické identifikátory
a) Členské štáty zbierajú biometrické identifikátory, ktoré pozostávajú z fotografie tváre a desiatich odtlačkov prstov žiadateľa v súlade so zárukami ustanovenými v Európskom dohovore o ochrane ľudských práv a základných slobôd, v Charte základných práv Európskej únie a v Dohovore Organizácie Spojených národov o právach dieťaťa.
Žiadateľ, ktorý podáva svoju prvú žiadosť, je povinný dostaviť sa osobne. Pri tejto príležitosti sa zbierajú tieto biometrické identifikátory:
-
fotografia, zoskenovaná alebo urobená v čase podania žiadosti, a
-
plošne odobraté a digitálne zozbierané odtlačky všetkých desiatich prstov.
Ak sa odtlačky prstov, ktoré sa žiadateľovi odobrali pri predchádzajúcej žiadosti, po prvýkrát vložili do vízového informačného systému (VIS) najskôr 59 mesiacov pred dňom podania novej žiadosti, skopírujú sa do následnej žiadosti.
V prípade opodstatnených pochybností o totožnosti žiadateľa však diplomatická misia alebo konzulárny úrad zozbierajú odtlačky prstov aj počas uvedenej lehoty.
Okrem toho, ak v čase podania žiadosti nie je možné okamžite potvrdiť, že odtlačky prstov boli zozbierané v rámci vyššie uvedenej lehoty, žiadateľ môže požiadať, aby sa mu odobrali odtlačky prstov.
Fotografia pripojená ku každej žiadosti sa v súlade s článkom 9 ods. 5 nariadenia o VIS vloží do VIS. Žiadateľ sa na tento účel nemusí dostaviť osobne.
Technické požiadavky na fotografie musia byť v súlade s medzinárodnými normami ustanovenými v časti 1 6. vydania dokumentu ICAO 9303.
Odtlačky prstov sa odoberajú v súlade s normami ICAO a rozhodnutím Komisie 2006/648/ES z 22. septembra 2006, ktorým sa ustanovujú technické špecifikácie noriem pre biometrické znaky súvisiace s vývojom Vízového informačného systému (14).
Biometrické identifikátory zbierajú kvalifikovaní a riadne oprávnení zamestnanci diplomatickej misie alebo konzulárneho úradu a orgánov zodpovedných za udeľovanie víz na hraniciach. Pod dohľadom diplomatických misií alebo konzulárnych úradov môžu biometrické identifikátory zbierať aj kvalifikovaní a riadne oprávnení zamestnanci honorárneho konzula alebo externého poskytovateľa služieb uvedeného v časti VII bodoch 1.3 a 1.4.
Údaje do VIS vkladajú iba riadne oprávnení zamestnanci konzulárneho úradu v súlade s článkom 6 ods. 1, článkom 7, článkom 9 ods. 5 a 6 nariadenia o VIS.
Členské štáty zabezpečia plné využívanie všetkých kritérií vyhľadávania podľa článku 15 nariadenia o VIS s cieľom zabrániť neopodstatnenému zamietnutiu žiadosti a chybným identifikáciám.
b) Výnimky
Od povinnosti poskytnúť odtlačky prstov sú oslobodení títo žiadatelia:
-
deti mladšie ako 12 rokov,
-
osoby, ktorým je fyzicky nemožné odobrať odtlačky prstov. Ak je možné odobrať odtlačky menej ako desiatich prstov, odoberie sa príslušný počet odtlačkov. Ak by však išlo len o dočasnú nemožnosť odobratia odtlačkov prstov, od žiadateľa sa požaduje, aby odtlačky prstov poskytol pri nasledujúcej žiadosti. Diplomatické misie alebo konzulárne úrady a orgány zodpovedné za udeľovanie víz na hraniciach majú právo žiadať o ďalšie objasnenie dôvodov dočasnej nemožnosti. Členské štáty zabezpečia v prípade ťažkostí pri registrácii uplatňovanie vhodných postupov, ktoré zaručia dôstojnosť žiadateľa. Skutočnosť, že fyzicky nemožno odobrať odtlačky prstov, neovplyvní udelenie alebo zamietnutie udelenia víz,
-
hlavy štátov alebo predsedovia vlád a členovia národných vlád sprevádzaní manželkami alebo manželmi a členovia ich oficiálnej delegácie, ak sú na oficiálny účel pozvaní vládou členského štátu alebo medzinárodnými organizáciami,
-
panovníci a iní vyššie postavení členovia kráľovskej rodiny, ak sú na oficiálny účel pozvaní vládou členského štátu alebo medzinárodnými organizáciami.
V každom z uvedených prípadov sa vo VIS zaznamená údaj, neuplatňuje sa.
b)
dopĺňa sa tento bod:
„5. Pravidlá správania sa pracovníkov
Diplomatické misie alebo konzulárne úrady členských štátov zabezpečia, aby sa žiadatelia prijímali úctivo.
Pracovníci konzulárnych úradov pri vykonávaní svojich povinností v plnej miere rešpektujú ľudskú dôstojnosť. Všetky prijaté opatrenia musia byť primerané cieľom, ktoré sa nimi sledujú.
Pracovníci konzulárnych úradov vykonávajú svoje povinnosti tak, aby nedochádzalo k diskriminácii z dôvodu pohlavia, rasového alebo etnického pôvodu, náboženstva alebo viery, zdravotného postihnutia, veku alebo sexuálnej orientácie.“
3.
Bod 1 časti VII sa mení a dopĺňa takto:
„1. Organizácia vízových oddelení
1.1. Organizácia prijímania a spracúvania žiadostí o vízum
Každý členský štát je zodpovedný za organizovanie prijímania a spracúvania žiadostí. Žiadosti sa v zásade podávajú na diplomatickej misii alebo konzulárnom úrade členského štátu.
Členské štáty:
-
vybavia svoje diplomatické misie alebo konzulárne úrady a orgány zodpovedné za udeľovanie víz na hraniciach materiálom potrebným na zbieranie biometrických identifikátorov, ako aj úrady svojich honorárnych konzulov vždy, keď ich v súlade s bodom 1.3 použijú na zber biometrických identifikátorov, a/alebo
-
spolupracujú v rámci miestnej konzulárnej spolupráce alebo prostredníctvom iných vhodných kontaktov s jedným alebo viacerými členskými štátmi vo forme obmedzeného zastúpenia, spoločného užívania priestorov alebo spoločného centra pre podávanie žiadostí v súlade s bodom 1.2.
Za osobitných okolností alebo z dôvodov, ktoré súvisia s miestnymi podmienkami, a to ak:
-
vysoký počet žiadateľov neumožňuje zorganizovať zhromažďovanie žiadostí a údajov tak, aby bolo včasné a uskutočňovalo sa za vhodných podmienok, alebo
-
nie je možné žiadnym iným spôsobom zabezpečiť dobré územné pokrytie dotknutej tretej krajiny,
a ak sa zistí, že vyššie uvedené formy spolupráce nie sú pre dotknutý členský štát vhodné, členský štát môže, ako posledné riešenie, v súlade s bodom 1.4 spolupracovať s externým poskytovateľom služieb.
Bez toho, aby bolo dotknuté právo predvolať žiadateľa na osobný pohovor, ako sa ustanovuje v bode 4 časti III, výber spôsobu organizácie nemá mať za následok to, aby sa žiadateľ na účely podania žiadosti musel osobne dostaviť na viac ako jedno miesto.
1.2. Formy spolupráce medzi členskými štátmi
a)
V prípade ‚spoločného užívania priestorov‘ zamestnanci diplomatických misií alebo konzulárnych úradov jedného alebo viacerých členských štátov spracúvajú žiadosti (vrátane biometrických identifikátorov), ktoré sú im určené, v priestoroch diplomatických misií alebo konzulárnych úradov iného členského štátu, o ktorého vybavenie sa delia. Dotknuté členské štáty sa dohodnú na trvaní a podmienkach ukončenia spoločného užívania priestorov, ako aj na časti poplatkov za vízum, ktoré musia uhradiť členskému štátu, ktorého diplomatickú misiu alebo konzulárny úrad využívajú.
b)
V prípade zriadenia ‚spoločných centier pre podávanie žiadostí‘ pracujú zamestnanci diplomatických misií alebo konzulárnych úradov dvoch alebo viacerých členských štátov v jednej budove, do ktorej sa im doručujú žiadosti (ako aj biometrické identifikátory), ktoré sú im určené. Žiadatelia sa nasmerujú na členský štát, ktorý je zodpovedný za spracúvanie žiadosti. Členské štáty sa dohodnú na trvaní a podmienkach ukončenia tejto formy spolupráce, ako aj na rozdelení nákladov medzi zúčastnené členské štáty. Za zmluvy, ktoré sa týkajú logistiky a diplomatických vzťahov s hostiteľskou krajinou, zodpovedá jeden členský štát.
1.3. Využitie honorárnych konzulov
Vykonávaním niektorých alebo všetkých úloh uvedených v bode 1.5 sa môžu poveriť aj honorárni konzuli. Na zaručenie bezpečnosti a ochrany údajov sa vykonajú vhodné opatrenia.
V prípade, že honorárny konzul nie je štátnym zamestnancom členského štátu, vykonávanie týchto úloh musí spĺňať požiadavky uvedené v prílohe 19 s výnimkou ustanovení bodu C písm. c) uvedenej prílohy.
V prípade, že honorárny konzul je štátnym zamestnancom členského štátu, dotknutý členský štát zabezpečí, aby sa uplatňovali požiadavky, ktoré sú porovnateľné s tými, ktoré by sa uplatňovali pri vykonávaní týchto úloh prostredníctvom jeho diplomatickej misie alebo konzulárneho úradu.
1.4. Spolupráca s externými poskytovateľmi služieb
Členské štáty sa usilujú o spoluprácu s externým poskytovateľom služieb spoločne s jedným alebo viacerými členskými štátmi bez toho, aby boli dotknuté pravidlá verejného obstarávania a hospodárskej súťaže.
Spolupráca s externým poskytovateľom služieb sa zakladá na právnom nástroji, ktorý je v súlade s požiadavkami uvedenými v prílohe 19.
Členské štáty si v rámci miestnej konzulárnej spolupráce vymieňajú informácie o výbere externých poskytovateľov služieb a o ustanovení podmienok ich príslušných právnych nástrojov.
1.5. Druhy spolupráce s externými poskytovateľmi služieb
Externý poskytovateľ služieb môže byť poverený vykonávať jednu alebo viacero z týchto úloh:
a)
poskytovať všeobecné informácie o podmienkach udeľovania víz a formulároch žiadosti;
b)
informovať žiadateľa o sprievodných dokladoch, ktoré sa požadujú na základe kontrolného zoznamu;
c)
zbierať údaje a žiadosti (vrátane zbierania biometrických identifikátorov) a postúpiť žiadosť diplomatickej misii alebo konzulárnemu úradu;
d)
vyberať poplatok, ktorý sa má zaplatiť;
e)
riadiť udeľovanie termínov na osobný pohovor na diplomatickej misii alebo konzulárnom úrade alebo s externým poskytovateľom služieb;
f)
vyzdvihnúť cestovné doklady (vrátane prípadného oznámenia o odmietnutí) od diplomatickej misie alebo konzulárneho úradu a vrátiť ich žiadateľovi.
1.6. Povinnosti členských štátov
Pri výbere externého poskytovateľa služieb dotknuté členské štáty preskúmavajú solventnosť a spoľahlivosť spoločnosti (vrátane potrebných povolení, zápisu do obchodného registra, stanov spoločnosti, jej bankových zmlúv) a zabezpečujú, aby nedochádzalo ku konfliktu záujmov.
Dotknuté členské štáty zabezpečia, aby vybraný externý poskytovateľ služieb dodržiaval podmienky, ktoré mu boli určené právnym nástrojom uvedeným v bode 1.4.
Dotknuté členské štáty zostávajú zodpovedné za dodržiavanie predpisov o ochrane údajov pri ich spracúvaní a podliehajú dohľadu v súlade s článkom 28 smernice Európskeho parlamentu a Rady 95/46/ES z 24. októbra 1995 o ochrane fyzických osôb pri spracovaní osobných údajov a voľnom pohybe týchto údajov (15).
Spolupráca s externým poskytovateľom služieb neobmedzuje ani nevylučuje žiadnu zodpovednosť vyplývajúcu z vnútroštátneho práva dotknutých členských štátov za porušenie povinností, pokiaľ ide o osobné údaje uvedené v žiadostiach o víza a ich spracúvanie. Týmto ustanovením nie je dotknutá možnosť začať konanie priamo proti externému poskytovateľovi služieb podľa vnútroštátneho práva dotknutej tretej krajiny.
Dotknuté členské štáty zabezpečia, aby údaje, ktoré sa od externého poskytovateľa služieb prenášajú k orgánom dotknutých členských štátov elektronicky alebo fyzicky na elektronickom pamäťovom médiu, boli plne šifrované.
V tretích krajinách, ktoré zakazujú šifrovanie údajov, ktoré sa majú elektronicky prenášať od externého poskytovateľa služieb k orgánom dotknutých členských štátov, dotknuté členské štáty nedovolia externému poskytovateľovi služieb tieto údaje prenášať elektronicky.
V takom prípade dotknuté členské štáty zabezpečia, aby sa elektronické údaje od externého poskytovateľa služieb fyzicky prenášali k orgánom dotknutých členských štátov v plne zašifrovanej forme na elektronickom pamäťovom médiu prostredníctvom konzulárneho úradníka členského štátu, alebo ak by si takýto prenos vyžadoval prijatie neprimeraných alebo neopodstatnených opatrení, iným bezpečným spôsobom, napríklad prostredníctvom usadeného prevádzkovateľa, ktorý má v dotknutej tretej krajine skúsenosti v oblasti prenosu citlivých dokumentov a údajov.
Vo všetkých prípadoch sa úroveň bezpečnosti prenosu prispôsobí citlivosti údajov.
Členské štáty alebo Spoločenstvo sa budú usilovať o dosiahnutie dohody s dotknutými tretími krajinami s cieľom zrušiť zákaz šifrovania údajov, ktoré sa majú elektronicky prenášať od externého poskytovateľa služieb k orgánom dotknutých členských štátov.
Dotknuté členské štáty zabezpečia pre externého poskytovateľa služieb odbornú prípravu, ktorá zodpovedá znalostiam potrebným na poskytovanie primeraných služieb a dostatočných informácií žiadateľom.
Dotknuté členské štáty ustanovia možnosť overiť odtlačky prstov na diplomatických misiách alebo konzulárnych úradoch v prípade pochybností, ak odtlačky prstov odobral externý poskytovateľ služieb.
Preskúmanie žiadostí, prípadné pohovory, schvaľovací postup a tlačenie a lepenie vízových nálepiek uskutočňuje výhradne diplomatická misia alebo konzulárny úrad.
Externí poskytovatelia služieb nemajú za žiadnych okolností prístup do VIS. Prístup do VIS je vyhradený výlučne riadne oprávneným zamestnancom diplomatických misií alebo konzulárnych úradov.
Dotknuté členské štáty pozorne monitorujú vykonávanie právneho nástroja uvedeného v bode 1.4 vrátane:
a)
všeobecných informácií o podmienkach udeľovania víz a formulároch žiadostí, ktoré žiadateľom poskytuje externý poskytovateľ služieb;
b)
všetkých technických a organizačných bezpečnostných opatrení potrebných na účely ochrany osobných údajov pred náhodnou alebo nezákonnou likvidáciou alebo náhodnou stratou, zmenou, neoprávneným sprístupnením alebo prístupom, najmä v prípade, keď spolupráca zahŕňa prenos spisov a údajov diplomatickým misiám alebo konzulárnym úradom dotknutých členských štátov, a tiež na ochranu pred akoukoľvek inou formou nezákonného spracúvania osobných údajov;
c)
získavania a prenosu biometrických identifikátorov;
d)
opatrení prijatých na zabezpečenie dodržiavania predpisov v oblasti ochrany údajov.
Na tento účel diplomatické misie alebo konzulárne úrady dotknutých členských štátov pravidelne vykonávajú neohlásené kontroly v priestoroch externého poskytovateľa služieb.
1.7. Poplatok za službu
Externý poskytovateľ služieb si môže účtovať poplatok za službu k účtovanému poplatku uvedenému v prílohe 12. Poplatok za službu je primeraný nákladom, ktoré externému poskytovateľovi služieb vznikli pri vykonávaní jednej alebo viacerých úloh uvedených v bode 1.5.
Tento poplatok za službu sa vymedzí v právnom nástroji uvedenom v bode 1.4.
Členské štáty v rámci miestnej konzulárnej spolupráce zabezpečia, aby bol poplatok za službu účtovaný žiadateľovi primeraný službám, ktoré ponúka externý poskytovateľ služieb, a aby bol prispôsobený miestnym podmienkam. Okrem toho bude ich cieľom zosúladenie uplatneného poplatku za službu.
Poplatok za službu nesmie byť vyšší ako polovica poplatku za vízum stanoveného v prílohe 12, bez ohľadu na možné výnimky z poplatkov za vízum ustanovené v prílohe 12.
Dotknuté členské štáty naďalej umožnia všetkým žiadateľom priame predkladanie žiadostí na svojich diplomatických misiách alebo konzulárnych úradoch.
1.8. Poskytovanie informácií
Diplomatické misie a konzulárne úrady členských štátov sprístupnia širokej verejnosti presné informácie o spôsobe dohodnutia si termínu na pohovor a podania žiadosti.
1.9. Kontinuita služieb
Členské štáty zabezpečia, aby sa v prípade ukončenia spolupráce s inými členskými štátmi alebo akýmkoľvek externým poskytovateľom služieb v plnej miere pokračovalo v poskytovaní služieb.
1.10. Rozhodnutie a uverejnenie
Členské štáty informujú Komisiu o spôsobe, akým chcú organizovať prijímanie a spracúvanie žiadostí na všetkých svojich konzulárnych úradoch. Komisia zabezpečí vhodné uverejnenie týchto informácií.
Členské štáty poskytnú Komisii kópiu právneho nástroja uvedeného v bode 1.4.
4.
Časť VIII bod 5.2 sa mení a dopĺňa takto:
a)
názov sa nahrádza takto:
b)
medzi názov a bod 5.2 písm. a) sa vkladá táto veta:
„V prípade následných žiadostí podľa bodu 1.2 časti III môžu členské štáty umožniť svojim diplomatickým misiám alebo konzulárnym úradom spolupracovať s obchodnými sprostredkovateľmi (t. j. so súkromnými administratívnymi agentúrami a dopravnými alebo cestovnými kanceláriami, ako sú napríklad cestovné agentúry a ich maloobchodní predajcovia).“
5.
Dopĺňa sa táto príloha:
„PRÍLOHA 19
Zoznam minimálnych požiadaviek, ktoré sa zahrnú do právneho nástroja v prípade spolupráce s externými poskytovateľmi služieb
A.
V súvislosti s vykonávaním svojej činnosti externý poskytovateľ služieb vzhľadom na ochranu údajov:
a)
neustále zabraňuje akémukoľvek neoprávnenému čítaniu, kopírovaniu, pozmeňovaniu alebo vymazaniu údajov, predovšetkým počas ich prenosu diplomatickým misiám alebo konzulárnym úradom členských štátov, ktoré sú zodpovedné za spracovanie žiadosti;
b)
v súlade s pokynmi vydanými dotknutými členskými štátmi prenáša údaje:
-
elektronicky, v zašifrovanej forme, alebo
-
fyzicky, bezpečným spôsobom;
c)
prenáša údaje čo najskôr:
-
v prípade fyzicky prenášaných údajov aspoň raz za týždeň,
-
v prípade elektronicky prenášaných zašifrovaných údajov najneskôr na konci dňa, v priebehu ktorého sa zozbierali;
d)
okamžite vymaže údaje po ich prenose a zabezpečí, aby jedinými údajmi, ktoré sa môžu uchovávať, boli meno a kontaktné údaje žiadateľa na účely dohodnutia si termínu na pohovor, prípadne číslo cestovného pasu do jeho vrátenia žiadateľovi;
e)
zabezpečuje všetky technické a organizačné bezpečnostné opatrenia potrebné na účely ochrany osobných údajov pred náhodnou alebo nezákonnou likvidáciou alebo náhodnou stratou, zmenou, neoprávneným sprístupnením alebo prístupom, najmä v prípade, keď spolupráca zahŕňa prenos spisov a údajov diplomatickým misiám alebo konzulárnym úradom dotknutých členských štátov, a tiež na ochranu pred akoukoľvek inou formou nezákonného spracúvania osobných údajov;
f)
v mene dotknutých členských štátov spracúva údaje len na účely spracúvania osobných údajov žiadateľov;
g)
uplatňuje normy týkajúce sa ochrany údajov, ktoré zodpovedajú aspoň normám stanoveným v smernici 95/46/ES;
h)
poskytuje žiadateľom informácie požadované podľa článku 37 nariadenia o VIS.
B.
V súvislosti s vykonávaním svojej činnosti externý poskytovateľ služieb vzhľadom na správanie sa zamestnancov:
a)
zabezpečuje, aby jeho zamestnanci mali vhodnú kvalifikáciu;
b)
zabezpečuje, aby jeho zamestnanci pri výkone svojich povinností:
-
zdvorilo prijímali žiadateľov,
-
rešpektovali ľudskú dôstojnosť a integritu žiadateľov,
-
nediskriminovali osoby z dôvodu pohlavia, rasy alebo etnického pôvodu, náboženstva alebo viery, zdravotného postihnutia, veku alebo sexuálnej orientácie a
-
dodržiavali predpisy týkajúce sa dôvernosti, ktoré sa musia uplatňovať aj po tom, čo zamestnanci ukončia pracovný pomer alebo keď sa pozastaví alebo ukončí vykonávanie právneho nástroja;
c)
zabezpečí, aby bolo kedykoľvek možné určiť totožnosť zamestnancov pracujúcich v jeho spoločnosti;
d)
preukáže, že jeho zamestnanci nemajú záznam v registri trestov a majú požadované odborné znalosti.
C.
V súvislosti s kontrolou vykonávania svojich činností externý poskytovateľ služieb:
a)
umožňuje zamestnancom povereným dotknutým(-i) členským(-i) štátom (štátmi) kedykoľvek vstup do svojich priestorov bez prechádzajúceho oznámenia, predovšetkým na účely inšpekcie;
b)
na účely inšpekcie umožňuje vzdialený prístup do svojho systému udeľovania termínov na pohovor;
c)
zabezpečuje používanie relevantných metód monitorovania (napr. testovací žiadatelia, webové kamery);
d)
zabezpečuje prístup k dôkazom o dodržiavaní predpisov o ochrane údajov vrátane oznamovacích povinností, externých auditov a pravidelných kontrol na mieste;
e)
bezodkladne podáva dotknutým členským štátom správy o akomkoľvek porušení bezpečnosti alebo akýchkoľvek sťažnostiach zo strany žiadateľov týkajúcich sa zneužívania údajov alebo neoprávneného prístupu a koordinuje svoju činnosť s dotknutými členskými štátmi s cieľom nájsť riešenie a poskytnúť žiadateľovi na jeho sťažnosť rýchlu odpoveď s vysvetlením.
D.
V súvislosti so všeobecnými požiadavkami externý poskytovateľ služieb:
a)
koná na základe pokynov členských štátov zodpovedných za spracovanie žiadosti;
b)
prijíma primerané opatrenia na boj proti korupcii (napr. ustanovenia o odmeňovaní zamestnancov, spolupráca pri výbere zamestnancov pracujúcich na danej úlohe, pravidlo dvojčlennosti, zásada rotácie);
c)
v plnej miere dodržiava ustanovenia právneho nástroja, ktorý obsahuje doložku o pozastavení alebo ukončení vykonávania, najmä v prípade porušenia zavedených pravidiel, ako aj doložku o revízii s cieľom zabezpečiť, aby právny nástroj odrážal najlepšie postupy.“
Článok 2
Podávanie správ
Komisia predloží Európskemu parlamentu a Rade tri roky po uvedení VIS do prevádzky a potom každé štyri roky správu o vykonávaní tohto nariadenia vrátane vykonávania zberu a používania biometrických identifikátorov, o vhodnosti zvolenej normy ICAO, dodržiavaní predpisov o ochrane údajov, skúsenostiach s externými poskytovateľmi služieb predovšetkým v súvislosti so zbieraním biometrických údajov, vykonávaním 59-mesačného pravidla na odobratie odtlačkov prstov a organizácii prijímania a spracúvania žiadostí. Správa musí na základe článku 17 ods. 12, 13 a 14 a článku 50 ods. 4 nariadenia o VIS zahŕňať aj prípady, v ktorých odtlačky prstov skutočne nebolo možné poskytnúť alebo v ktorých sa z právnych dôvodov ich poskytnutie nepožadovalo, v porovnaní s počtom prípadov, v ktorých sa odtlačky prstov odobrali. Okrem toho musí obsahovať informácie o prípadoch, v ktorých sa udelenie víza zamietlo osobe, ktorá skutočne nemohla poskytnúť odtlačky prstov. Správu budú v prípade potreby sprevádzať primerané návrhy na zmenu a doplnenie tohto nariadenia.
Prvá správa tiež rieši, na základe výsledkov štúdie vypracovanej pod vedením Komisie, otázku dostatočnej spoľahlivosti v súvislosti s identifikáciou a overovaním odtlačkov prstov detí pod vekovou hranicou 12 rokov, a to najmä otázku, ako sa odtlačky prstov menia s vekom.
Článok 3
Nadobudnutie účinnosti
Toto nariadenie nadobúda účinnosť dňom nasledujúcim po jeho uverejnení v Úradnom vestníku Európskej únie.
Toto nariadenie je záväzné v celom rozsahu a priamo uplatniteľné v členských štátoch v súlade so Zmluvou o založení Európskeho spoločenstva.
V Štrasburgu 23. apríla 2009