O‘ZBEKISTON RESPUBLIKASIDA ARXIV IShINI TAKOMILLAShTIRISh TO‘G‘RISIDA

“Arxiv ishi to‘g‘risida”gi O‘zbekiston Respublikasi Qonuni talablarini amalga oshirish maqsadida Vazirlar Mahkamasi qaror qiladi: 
 1. Quyidagilar: 
 Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi to‘g‘risida Nizom 1-ilovaga muvofiq; 
 O‘zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogi to‘g‘risida Nizom 2-ilovaga muvofiq; 
 Arxivlarni tashkil etish, qayta tashkil etish va tugatish tartibi to‘g‘risida Nizom 3-ilovaga muvofiq; 
 Arxivlar va idoraviy arxivlar tomonidan xizmatlar ko‘rsatish tartibi to‘g‘risida Nizom 4-ilovaga muvofiq; 
 Arxivlar mutaxassislarini O‘zbekiston Respublikasi korxonalari, muassasalari va tashkilotlari hujjatlarini tartibga keltirishga kompetentligi yuzasidan attestatsiyadan o‘tkazish tartibi to‘g‘risida Nizom 5-ilovaga muvofiq;
 Arxiv hujjatlarini O‘zbekiston Respublikasidan tashqariga olib chiqish va arxiv hujjatlarini O‘zbekiston Respublikasiga olib kirish tartibi to‘g‘risida Nizom 6-ilovaga muvofiq tasdiqlansin. 
 2. Vazirliklar va idoralar, Qoraqalpog‘iston Respublikasi Vazirlar Kengashi, viloyatlar va Toshkent shahar hokimliklari, shuningdek korxonalar, muassasalar va tashkilotlar arxiv hujjatlari O‘zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan o‘z arxiv fondlarining hajmi va tarkibi haqidagi ma’lumotlarni O‘zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi Davlat katalogi to‘g‘risidagi nizomda belgilangan muddatlarda va shakllarda tegishli arxivlarga muntazam ravishda taqdim etilishini ta’minlasinlar.
 3. O‘zbekiston Respublikasi Vazirlar Mahkamasi huzuridagi “O‘zarxiv” agentligi:
 arxiv hujjatlari O‘zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv fondlari mulkdorlari uchun o‘z arxiv fondlarining hajmi va tarkibi haqidagi ma’lumotlarni taqdim etish, shuningdek hujjatlarni arxiv saqloviga topshirish bosqichida hujjatlarni to‘g‘ri tartibga keltirishni tashkil etish bo‘yicha uslubiy qo‘llanmalarni bir oy muddatda ishlab chiqsin; 
 arxiv hujjatlari O‘zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondiga kiritilgan arxiv fondlarining hajmi va tarkibi bo‘yicha ma’lumotlar bazasi shakllantirilishini va keyinchalik ularning tizimli ravishda hisobga olinishini uch oy muddatda ta’minlasin. 
 4. Vazirlar Mahkamasining “O‘zbekiston Respublikasida madaniy boyliklarning olib chiqilishi va olib kirilishi masalalarini tartibga solish to‘g‘risida” 1999-yil 23-martdagi 131-son qaroriga (O‘zbekiston Respublikasi QT, 1999-y., 3-son, 15-modda) 7-ilovaga muvofiq o‘zgartirishlar va qo‘shimcha kiritilsin. 
 5. Davlat va xo‘jalik boshqaruvi organlari, mahalliy davlat hokimiyati organlari hamda boshqa tashkilotlar bir oy muddatda o‘z idoraviy normativ-huquqiy hujjatlarini ushbu qarorga muvofiqlashtirsinlar.
 6. Mazkur qarorning bajarilishini nazorat qilish O‘zbekiston Respublikasi Bosh vazirining o‘rinbosari A.N.Aripov zimmasiga yuklansin. 
 1. Arxiv hujjatlarini jamlash, davlat hisobiga olish, saqlash va ulardan foydalanish tartibi to‘g‘risidagi mazkur Nizom (keyingi o‘rinlarda Nizom deb ataladi) “Arxiv ishi to‘g‘risida”gi O‘zbekiston Respublikasi Qonuniga muvofiq ishlab chiqilgan va arxiv hujjatlarini jamlash, ularning hisobini yuritish, but saqlanishini ta’minlash hamda ulardan foydalanishni tashkil etishning yagona tartibini belgilaydi. 
 Ushbu Nizom davlat va nodavlat arxivlariga (keyingi o‘rinlarda arxivlar deb ataladi), shuningdek idoraviy arxivlarga tatbiq etiladi. 
 2. Mazkur Nizomda quyidagi asosiy tushunchalar qo‘llaniladi:
 arxiv — arxiv hujjatlarini jamlash, hisobga olish, saqlash va ulardan foydalanishni amalga oshiruvchi davlat yoki nodavlat muassasasi, idoraviy arxiv;
 arxiv ko‘chirmasi — arxiv hujjati matnining muayyan bir fakt, voqea, shaxsga tegishli qismi so‘zma-so‘z bayon etilgan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko‘rsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati; 
 arxiv hujjatlari — fuqarolar, jamiyat va davlat uchun ahamiyatliligi sababli saqlanishi lozim bo‘lgan matnli, qo‘lyozma va mashinada o‘qiladigan hujjatlar, ovozli yozuvlar, videoyozuvlar, kinotasmalar, fotosuratlar, fotografiya plyonkalari, chizmalar, sxemalar, xaritalar, shuningdek boshqa moddiy manbalardagi yozuvlar;
 arxiv kolleksiyasi — bir yoki bir nechta belgilari (mavzusi, qimmatliligi, obyekti, muallifligi, davriyligi va boshqalar)ga ko‘ra birlashtirilgan, kelib chiqishi turlicha bo‘lgan alohida hujjatlar yig‘indisi;
 arxiv nusxasi — tegishli tartibda tasdiqlangan, arxiv shifri va saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko‘rsatilgan arxiv hujjatining so‘zma-so‘z bayon etilgan nusxasi;
 arxiv ma’lumotnomasi — yuridik kuchga ega bo‘lgan va so‘rovnoma asosidagi hujjatli ma’lumotga ega bo‘lgan, berilayotgan hujjatlarning shifri, saqlov birligi varaqlarining raqamlari ko‘rsatilgan, arxiv blankida tuzilgan arxiv hujjati;
 arxiv fondi — yuridik yoki jismoniy shaxslar faoliyati natijasida yaratilgan, tarixiy yoki mantiqiy jihatdan o‘zaro aloqador arxiv hujjatlari majmui;
 kelib chiqishi shaxsiy (oila, urug‘) arxiv fondi — ayrim shaxs, oila, urug‘ hayoti va faoliyati jarayonida shakllangan hujjatlardan tarkib topgan arxiv fondi;
 saqlov birligi/hisob birligi — jismoniy ixtisoslashgan arxiv hujjati;
 arxivni jamlash manbai — arxiv hujjatlari bilan fondga tegishliligiga ko‘ra jamlanib boruvchi arxivning fond tashkil etuvchisi;
 arxiv hujjatlaridan foydalanish — arxiv hujjatlarini xizmat, ishlab chiqarish, ilmiy, madaniy, ma’rifiy, ta’lim maqsadida va qonun hujjatlarida taqiqlanmagan boshqa maqsadlarda arxivlar tomonidan foydalanuvchilarga taqdim etish;
 kataloglar — arxiv fondlari, saqlov birligi/hisob birligi, arxiv hujjatlari (yoki ularning qismlari) mazmuni to‘g‘risidagi ma’lumotlar mavzu yoki soha bo‘yicha belgilangan tasniflash sxemasi asosida joylashtirilgan arxivning fondlararo arxiv ma’lumotnomasi;
 jamlash — arxivni arxiv hujjatlari bilan muntazam to‘ldirib borish maqsadida amalga oshiriluvchi arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlarini fondlashtirish hamda tashkil etish va jamlash manbalaridan ularni qabul qilib olish maqsadida yo‘nalishi va darajasi bo‘yicha zaruriy arxiv hujjatlari bilan to‘ldirib borishga doir ishlar majmui;
 ilmiy-ma’lumotnoma apparati (IMA) — arxiv hujjatlarining tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi yagona ilmiy-uslubiy asosda tuzilgan, bir-biri bilan bog‘liq, o‘zaro to‘ldiruvchi arxiv ma’lumotnomalari majmui (arxivning ilmiy-ma’lumotnoma tizimi); 
 sharhlar — arxiv hujjatlarining alohida komplekslari tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi tizimlashtirilgan ma’lumotlardan iborat bo‘lgan, ularning manbashunoslik tahlili bilan to‘ldirilgan arxiv ma’lumotnomalari; 
 birlashtirilgan arxiv fondi — bir-biri bilan tarixiy va/yoki mantiqiy aloqalarga ega bo‘lgan ikki yoki undan ortiq tashkilotlar, shuningdek o‘zaro tarixiy va/yoki mantiqiy bog‘liq aloqalarga ega bo‘lgan fuqarolarning faoliyati jarayonida paydo bo‘lgan arxiv hujjatlaridan iborat arxiv fondi;
 yig‘majild (hujjat)lar ro‘yxati — saqlov birliklari/hisob birliklari tarkibi va mazmunini ochib berish, ularning fondlar ichida tizimlashtirilishi va hisobini mustahkamlash uchun mo‘ljallangan arxiv ma’lumotnomasi; 
 foydalanuvchi — arxiv hujjatlaridan zarur ma’lumotlarni olish va ulardan foydalanish uchun arxivga murojaat etuvchi yuridik yoki jismoniy shaxs;
 arxiv hujjatlarining mavjudligi va holatini (mavjudligini) tekshirish — saqlanayotgan arxiv hujjatlarining haqiqatda mavjudligini aniqlash va yo‘qolgan hujjatlarni topishni tashkil etish uchun ularni aniqlash, konservatsion-profilaktik va texnik ishlash lozim bo‘lgan arxiv hujjatlarini hisobga olishdagi kamchiliklarni aniqlash va bartaraf etish maqsadida amalga oshiriladigan ishlar majmui; 
 yo‘l ko‘rsatkich — muayyan tartibda foydalanuvchining arxiv fondlari tarkibi va mazmuni bilan umumiy tanishtirishga mo‘ljallangan arxiv fondlari to‘g‘risidagi ma’lumotlar mavjud bo‘lgan arxiv ma’lumotnomasi;
 sug‘urta nusxa — alohida qimmatli yoki noyob hujjatning boshqa moddiy manbadagi, asl nusxada mavjud bo‘lgan axborotni o‘qish yoki ko‘rish (eshitish) imkonini beruvchi ko‘chirma nusxasi;
 arxiv hujjatlarining mavzuli sharhi — foydalanuvchining so‘rovi yoki arxivning tashabbusiga ko‘ra ma’lum mavzu bo‘yicha arxiv hujjatlari, saqlov birliklari/hisob birliklarining sanasi va arxiv shifrlari ko‘rsatilgan holda tuzilgan qisqa yoki izohlangan sarlavhalari ro‘yxati;
 topografik ko‘rsatkichlar — arxiv saqlovxonasida hujjatli materiallarning joylashtirilishi to‘g‘risidagi ma’lumotlar ro‘yxati;
 ko‘rsatkichlar — arxiv hujjatlarida keltirilgan predmet nomlarining ular haqidagi ma’lumotlar arxiv shifrini ko‘rsatgan holda, alifboli, tizimli yoki boshqa biron-bir belgisiga qo‘ra tuzilgan arxiv ma’lumotnomalari;
 tartibga keltirish — arxiv ro‘yxatlarini tuzish, yig‘majildlarni shakllantirish va rasmiylashtirish, hujjatlarning qimmatliligini aniqlash ekspertizasini o‘tkazishni o‘z ichiga olgan hujjatlarni ilmiy-texnikaviy ishlash va arxivlarda saqlash uchun tayyorlash, shuningdek arxiv ro‘yxatlarini tuzish bo‘yicha ishlar majmui;
 arxiv hujjatlarining hisobi — arxivlar tomonidan arxiv hujjatlari va arxiv fondlarining muntazam ravishda kelib tushishi, mavjudligi va holatini belgilangan birliklar asosida aniqlash hamda ularni hisob hujjatlarida aks ettirish bo‘yicha tizimli monitoring olib borish;
 fondlashtirish — arxiv hujjatlarining fondlarga tegishliligini va arxiv fondlarining davriy chegaralarini aniqlash bo‘yicha ishlar majmui;
 ekspert komissiyasi (EK) — korxonalar, muassasalar va tashkilotlar hujjatlarining, shu jumladan boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlarning qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va ularni arxivda saqlash uchun topshirishga tayyorlash bo‘yicha ishlarni tashkil etish va amalga oshirish uchun tashkil etiladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;
 ekspert-tekshiruv komissiyasi (ETK) — davlat arxivlari, hududiy arxiv ishi boshqarmalarida boshqaruv (ish yuritish), ilmiy-texnika va boshqa maxsus hujjatlar qimmatliligi ekspertizasini tashkil etish va hujjatlarni arxivlarga saqlash uchun topshirishga tayyorlash bo‘yicha uslubiy va amaliy ishlarni o‘tkazish hamda davlat arxivlarining jamlash manbai bo‘lgan tashkilot, muassasa, korxonalarning Markaziy ekspert komissiyalari (MEK) va ekspert komissiyalari (EK) faoliyatiga rahbarlik qilish va uni muvofiqlashtirish uchun tuziladigan doimiy faoliyat yurituvchi komissiya;
 arxiv hujjatlarini saqlash — arxivlarda arxiv hujjatlarining but saqlanishini ta’minlashga doir chora-tadbirlar majmui.
 elektron nusxa — an’anaviy asosdagi (qog‘oz, video, audio kasseta, kinolenta va boshqalar) hujjatlarni raqamlashtirish orqali ularning yaratilgan elektron shakli, asl nusxada mavjud bo‘lgan axborotni o‘qish yoki ko‘rish (eshitish) imkonini beruvchi elektron ko‘chirma nusxasi.
 3. Fondlashtirish bo‘yicha ishlar:
 arxivlarning arxiv hujjatlarini jamlash manbalarida — yig‘majildlar nomenklaturasi asosida yig‘majildlarni shakllantirish jarayonida va hujjatlarni arxivga topshirish uchun tanlab olishda;
 arxivlarda — tartibga keltirilmagan holda topshirilgan arxiv hujjatlarini ro‘yxatlashda, qoniqarsiz tuzilgan ro‘yxatlarni qayta ishlashda, birlashgan arxiv fondlari va arxiv kolleksiyalari tuzishda, fondlashtirishdagi xatolarni tuzatishda amalga oshiriladi.
 4. Arxiv hujjatlarining fondga mansubligini aniqlash ularni tegishli fond tashkil etuvchining arxiv fondiga kiritishdan iborat.
 Kiruvchi arxiv hujjatlari ularni qabul qilgan fond tashkil etuvchining arxiv fondiga tegishli bo‘ladi.
 Chiquvchi (beriladigan) nusxalar hisoblanadigan arxiv hujjatlari ularning muallifi bo‘lgan fond tashkil etuvchisining arxiv fondiga tegishli bo‘ladi.
 Ichki muomaladagi arxiv hujjatlari ular tashkil etilgan fond tashkil etuvchining arxiv fondiga tegishlidir.
 5. Tashkilot qayta tashkil etilganda yoki tugatilganda uning vazifalari yangi tashkil etilgan tashkilotga berilganda ish yuritishda tugallangan yig‘majildlar qayta tashkil etilgan yoki tugatilgan tashkilot fondi tarkibiga kiritiladi, tugatilmagan yig‘majildlar esa uning vorisi bo‘lgan tashkilot fondiga kiritiladi. 
 Shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari tarkibidan tashkilotning arxiv hujjatlari tegishli arxiv fondlariga, agar mazkur arxiv fondi tegishli arxivda saqlanayotgan bo‘lsa va tashkilotning arxiv hujjatlari shaxsiy kelib chiqish arxiv fondini tashkil etuvchi fuqaroning faoliyatiga bog‘liq bo‘lmasa, ajratiladi va tegishli arxiv fondiga qo‘shiladi. 
 6. Tashkilotning arxiv hujjatlaridan iborat yagona arxiv fondini quyidagilar tashkil qiladi:
 vakolatxonalar va filiallarning arxiv hujjatlari;
 tashkilot tarkibida tuzilgan maslahat organlarining arxiv hujjatlari;
 boshlang‘ich jamoat tashkilotlarini tuzishda yaratilgan arxiv hujjatlari;
 tugatuvchi tashkilotning arxiv hujjatlari.
 Tashkilot huzurida faoliyat yurituvchi jamoat tashkilotlari (kasaba uyushmalari va boshqalar)ning arxiv hujjatlari ushbu jamoat tashkilotining ro‘yxatdan o‘tkazilgan davridan boshlab arxivga topshirilgan hujjatlari mustaqil arxiv fondini tashkil etadi yoki tegishli tashkilotning arxiv fondi tarkibiga birlashgan arxiv fondini tashkil etgan holda kiritiladi.
 7. Birlashgan arxiv fondi quyidagi arxiv hujjatlaridan shakllanadi:
 muayyan hududda faoliyat yuritayotgan maqsad va vazifalari bir turdagi tashkilotlar;
 muayyan hududda faoliyat yuritayotgan rahbarlik organi va unga bo‘ysunuvchi tashkilotlar;
 faoliyat obyekti bo‘yicha birlashgan tashkilotlar;
 bir-birini ketma-ket almashtirgan tashkilotlar, agar avvalgi tashkilotning funksiyalari vorislariga to‘liq yoki qisman o‘tkazilgan va o‘tkazilayotgan bo‘lsa;
 ikki yoki undan ko‘p bo‘lgan shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari, agar fuqarolar o‘zaro qarindoshlik, kasbiy, ijodiy, mehnat faoliyati bo‘yicha bog‘liq bo‘lsa.
 8. Arxiv kolleksiyasi umumiy xususiyatga ega bo‘lgan, alohida ajratilgan arxiv hujjatlaridan iborat holda arxivga kelib tushadi yoki arxivda shakllanadi. Boshqa bir arxiv, tashkilot yoki fuqaro tomonidan topshirilgan, tarixiy tarkib topgan arxiv kolleksiyasi qayta fondlashtirilmaydi.
 9. Arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi yoki arxiv kolleksiyasi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari qayta fondlashtirilmaydi. Fondlashtirish jarayonida xatoga yo‘l qo‘yilganda, arxiv hujjatlarini qidirib topish ishlarini murakkablashtiruvchi alohida hollarda arxiv hujjatlari qayta fondlashtirishga istisno tariqasida yo‘l qo‘yiladi. 
 10. Arxiv hujjatlari jamlash manbaining tashkil topish davri va huquqiy mavqeyidan kelib chiqqan holda arxivlarga mavjud arxiv fondining to‘ldiruvchi qismi yoki yangi arxiv fondi sifatida qabul qilinadi.
 Fuqarolar yig‘ini raisi (oqsoqoli) yoki uning maslahatchilari saylov komissiyalarining arxiv hujjatlaridan birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yo‘l qo‘yiladi.
 11.Yagona arxiv fondini quyidagi arxiv hujjatlari tashkil etadi:
 davlat boshqaruvi va davlat hokimiyati organlarining joylardagi tarmoq boshqarmalari va bo‘limlarining arxiv hujjatlari;
 sud hokimiyati va prokuratura organlarining arxiv hujjatlari.
 Ma’muriy tuzilmalarning o‘zgarishi (ularning birlashtirilishi, ajratilishi, shuningdek shahar joylashuvi mavqeyining o‘zgarishi) munosabati bilan tashkil etilgan davlat hokimiyatining arxiv hujjatlari yangi arxiv fondini tashkil etadi.
 Hududiy tashkilotlar chegaralarining o‘zgarishi tegishli davlat hokimiyati organlarining arxiv hujjatlari tarkibidan yangi arxiv fondini tashkil etishga asos bo‘lmaydi. 
 12. Tashkilotlar qayta tashkil etilganda yangi arxiv fondlari tashkil qilish quyidagi hollarda amalga oshiriladi:
 tashkilotlarning maqsadli yo‘nalishlari, faoliyat ixtisosligi va vazifalari o‘zgarganda;
 tashkilotlar ularning mulkchilik shaklini o‘zgartirgan holda qayta tashkil etilganda (xususiylashtirish, aksiyadorlashtirish, davlat mulkiga aylantirish va h.k.).
 Mulkchilik shakli o‘zgargan tashkilotlarning mulki va yangi tashkil etilgan tashkilot(lar) – huquqiy voris(lar)ning arxiv hujjatlaridan, huquqiy voris sanalgan tashkilot(lar) arxiv hujjatlarini davlat mulkiga topshirgan holatlarda, birlashgan arxiv fondlarini shakllantirishga yo‘l qo‘yiladi.
 13. Quyidagi holatlarda yangi arxiv fondini tashkil etishga yo‘l qo‘yilmaydi:
 tashkilot faoliyati yoki funksiyalarining hududiy chegarasi kengayganda yoki qisqarganda;
 tashkilotdan bir nechta yangi tashkilot ajralib chiqganda va ularga birinchi tashkilotning alohida funksiyalari berilganda;
 tashkilotning bo‘ysunishi, uning tuzilishi, qayta nomlanishi yoki nomiga o‘zgartirish kiritilishi birlamchi funksiyalarining o‘zgarishiga olib kelmaganda;
 tashkilotning mulkchilik shakli o‘zgarmasdan uning muassisi (muassislari) o‘zgarganda.
 14. Tugatilish natijasida, shu jumladan, favqulodda holatlar va tabiiy ofatlar natijasida o‘z faoliyatini to‘xtatgan tashkilotlarning arxiv hujjatlari, keyinchalik ular oldingi funksiyalari bilan qayta tashkil etilganda, yagona arxiv fondini tashkil etadi.
 15. Quyidagilar arxiv fondining davriy chegaralari hisoblanadi:
 davlat boshqaruv organi, davlat hokimiyati organi, tashkilotlar tashkil etilishi (ro‘yxatdan o‘tkazilishi) va tugatilishining normativ-huquqiy hujjatlar asosida belgilangan rasmiy sanalari. Davlat organi, fuqarolarning o‘zini o‘zi boshqarish organi, tashkilotning tashkil etilishiga oid rasmiy sanalar belgilangan bir nechta normativ hujjatlar mavjud bo‘lganda tashkil etilganlik sanasi sifatida eng avval qabul qilingan hujjatda ko‘rsatilgan sana qabul qilinadi;
 birlashgan arxiv fondi — birlashgan arxiv fondi tarkibiga hujjatlari kiritilgan tashkilotlarning eng ilgari tuzilgan (ro‘yxatdan o‘tkazilgan) va eng oxirgi tugatilgan faoliyat davri sanasi;
 shaxsiy kelib chiqish arxiv fondlari — fuqaro, oila yoki urug‘ a’zolarining tug‘ilgan va vafot etgan sanalari (birlashgan arxiv fondiga o‘xshash);
 arxiv kolleksiyasi — eng qadimgi va eng oxirgi hujjat sanalari.
 16. Arxiv fondi doirasida arxiv hujjatlari saqlov birliklari bo‘yicha tashkil etiladi.
 Arxiv fondida saqlov birliklari arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasiga muvofiq tizimlashtiriladi.
 17. Arxiv fondidagi arxiv hujjatlarini tizimlashtirish sxemasi arxiv fondida saqlov birliklarini ichki tashkil etish uchun asos bo‘ladi va yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxat(lar)i bilan mustahkamlanadi.
 Arxiv fondi doirasida saqlov birliklarini tizimlashtirish tizimlashtirish sxemasining bo‘lim (bo‘linma)lari bo‘yicha quyidagi bir yoki bir nechta xususiyatlarni hisobga olgan holda amalga oshiriladi:
 tuzilmaviy (saqlov birliklarini tuzilmaviy bo‘linmalarga tegishligiga ko‘ra);
 davriy (saqlov birliklari mansub bo‘lgan davrlar yoki sanalar bo‘yicha);
 funksional, sohaviy, mavzuli, mavzuli-masalali (tashkilotning funksiyalarini, saqlov birligi mavzusiga oid bo‘lgan mavzu yoki masalalarni hisobga olgan holda);
 nominal (ish yuritish shakliga ko‘ra — hujjatlarning xili va turi bo‘yicha);
 korrespondentlik (tashkilot va shaxslar o‘rtasidagi yozishmalar natijasida shakllangan yig‘majildlar bo‘yicha);
 geografik (hujjatlarning mazmuni, ularning muallifi, sharhlovchilari bilan bog‘liq bo‘lgan muayyan hududlar, aholi punktlari va boshqa geografik obyektlar);
 mualliflik (tashkilotlar nomlari yoki shaxslarning familiyalari bo‘yicha).
 Audiovizual, foto, fono va elektron hujjatlar saqlov birliklarini tizimlashtirishda qo‘shimcha ravishda obyektli va format xususiyatlaridan foydalaniladi.
 Saqlov birliklari ketma-ketlikda arxiv fondi barcha yoki alohida guruhlar arxiv hujjatlari uchun maqsadga muvofiq bo‘lgan xususiyatlar bo‘yicha tadrijiy guruhlanadi.
 Shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek ilmiy-tadqiqot tashkilotlari arxiv fondlari tarkibidagi ilmiy-texnika hujjatlari, nashriyotlardagi qo‘lyozmalar, tibbiyot muassasalaridagi kasallik varaqalari, nazorat funksiyalari yuklangan tegishli vakolatli organlarning fondlaridagi tekshirish dalolatnomalari alohida guruhlarga ajratiladi va ajratib tizimlashtiriladi.
 Oila, urug‘ arxiv fondi arxiv hujjatlari alohida fuqarolar bo‘yicha, har bir fuqaroning hujjatlari — tasniflash sxemasining bo‘limlari bo‘yicha tizimlashtiriladi. Oilaning arxiv fondida birinchi navbatda taniqli shaxsning hujjatlari, so‘ng oilaning boshqa a’zolarining hujjatlari qarindoshlik darajasiga ko‘ra tizimlashtiriladi. Urug‘ning arxiv fondi arxiv hujjatlari kelib chiqish ketma-ketligi bo‘yicha joylashtiriladi, bunda butun urug‘ga tegishli bo‘lgan hujjatlar (shajara jadvallari, mulkiy-xo‘jalik hujjatlari) ilgariroq joylashtiriladi.
 Birlashgan arxiv fondi tarkibiga kiritilgan arxiv hujjatlari fond tashkil etuvchining ahamiyatiga ko‘ra ularning yaratilish davri va alfavit bo‘yicha joylashtiriladi. Bir xil turdagi tashkilotlar arxiv fondi uchun tizimlashtirishning umumiy sxemasi qo‘llaniladi. 
 Arxiv kolleksiyasi doirasida bir xil turdagi arxiv hujjatlari mualliflik xususiyati bo‘yicha saqlov birliklari tashkilot nomi va fuqarolar familiyasi bo‘yicha alfavit tartibida guruhlanadi. Mavzu xususiyatiga ko‘ra tuzilgan arxiv kolleksiyasi arxiv hujjatlari mavzu va masalaning ahamiyati yoki davriga ko‘ra guruhlanadi.
 Tasniflash sxemasi bo‘yicha saqlov birliklari quyidagi tartibda guruhlanadi:
 saqlov birliklari ishlab chiqarishda boshlangan yoki tashkilot (uning tarkibiy qismi)ga boshqa tashkilotdan uning tarkibiy qismidan ishlab chiqarishni davom ettirish uchun kelib tushgan davriga taalluqli deb hisoblanadi;
 rejalar, hisobotlar, smetalar va ularga doir materiallardan iborat bo‘lgan saqlov birliklari, ular tuzilgan sanadan qat’i nazar, qaysi yil uchun mo‘ljallangan bo‘lsa — o‘sha davrga tegishli bo‘ladi, uzoq muddatli rejalar ular amal qilayotgan yilga, ushbu davrga tegishli hisobotlar esa — hisobotning oxirgi yiliga taalluqli bo‘ladi;
 ishlab chiqarishda bir bo‘linmada boshlangan va davom ettirish uchun boshqa bo‘linmaga berilgan saqlov birliklari ular yakunlangan bo‘linmaga tegishli bo‘ladi;
 yil yoki xronologik davr doirasida saqlov birliklari tashkilot funksiyasining ahamiyati (yoki hujjatlarining ahamiyati, turi va xilma-xilligining mantiqiy o‘zaro bog‘liqligi) bo‘yicha joylashtiriladi;
 shaxsiy yig‘majild hisoblangan saqlov birliklari ishdan bo‘shagan yillar bo‘yicha va familiyalar alfaviti bo‘yicha tizimlashtiriladi.
 Tizimlashtirishning oxirgi (tugallovchi) bosqichida saqlov birliklari guruhi ahamiyati yoki davri bo‘yicha taqsimlanadi.
 18. Kinohujjatlar va videohujjatlar turlari bo‘yicha — filmlar, maxsus nashrlar, kinojurnallar, alohida kino va telesujetlar bo‘yicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi kinohujjatlar va videohujjatlar uchun alohida ro‘yxat tuziladi.
 Fotohujjatlar turlari bo‘yicha — turli xil rang va hajmdagi negativlar, slaydlar (diapozitivlar), pozitivlar, fotonashrlar, fotoalbomlar, diafilmlar bo‘yicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fotohujjatlar uchun alohida ro‘yxat tuziladi.
 Fonohujjatlar axborotning ovozli yozuvi turi bo‘yicha fonografik, grammofon, shorinofon, optik, magnit, lazer bo‘yicha tizimlashtiriladi. Muayyan turdagi fonohujjatlar uchun alohida ro‘yxat tuziladi.
 Elektron hujjatlar axborot manbalari (magnit tasmalar, lazer va qattiq disklar, kompakt-disklar, disketalar) bo‘yicha tizimlashtiriladi; fond ichida – taqdim etilgan axborot formati bo‘yicha va yozib olingan axborot xususiyatiga ko‘ra tizimlashtiriladi.
 19. Arxivni arxiv hujjatlari bilan jamlash quyidagi bosqichlardan iborat bo‘ladi:
 birinchi bosqich — jamlash manbalarini aniqlash va ro‘yxatini tuzish;
 ikkinchi bosqich — arxivlarda saqlash uchun topshirilishi kerak bo‘lgan arxiv hujjatlari tarkibini aniqlash;
 uchinchi bosqich — arxiv hujjatlarini saqlovga qabul qilish.
 20. Arxiv hujjatlari bilan rejali va maqsadli ravishda jamlash maqsadida arxivda jamlash manbalari ro‘yxatlari tuziladi. 
 Jamlash manbalari ro‘yxatlari har yili yil boshida aniqlashtiriladi va har besh yilda kamida bir marta, O‘zbekiston Respublikasi “O‘zarxiv” agentligining (keyingi o‘rinlarda “O‘zarxiv” agentligi deb ataladi) Markaziy ekspert-tekshiruv komissiyasi, arxiv ishi hududiy boshqarmalarining ekspert-tekshiruv komissiyasi yoki O‘zbekiston milliy arxivlari ekspert-tekshiruv uslubiy komissiyasi bilan kelishilgandan so‘ng qayta tasdiqlanadi. Asosiy jamlash manbalari tarkibi va/yoki soni o‘zgarganda, navbatdan tashqari qayta tasdiqlash amalga oshiriladi.
 Arxiv hujjatlari O‘zbekiston Respublikasi Milliy arxiv fondi (MAF)ning davlatga tegishli qismi tarkibiga kiritilgan davlat boshqaruv organlari, korxonalar, muassasalar, tashkilotlar davlat arxivlarini asosiy jamlash manbalarining asosiy ro‘yxatiga “O‘zarxiv” agentligi belgilagan tartibda kiritiladi.
 21. Arxivning har bir jamlash manbaiga arxiv kuzatuv yig‘majildi yuritadi, unga jamlash manbaining huquqiy maqomi va faoliyatini ochib beruvchi hamda arxivning faoliyati va ish yuritishida hujjatlarni tashkil etishni ko‘rsatib beruvchi hujjatlar kiritiladi. Arxivning jamlash manbaiga kiritilgan fuqarolarga ham kuzatuv yig‘majildi yuritilishi mumkin. Unga fuqaroning arxiv hujjatlari tarkibi va mazmuni to‘g‘risidagi ma’lumotlar kiritiladi.
 Jamlash manbalari bilan olib borilgan ishlar hisobini yuritish maqsadida arxiv hisob-ma’lumot kartotekalari va ma’lumotlar bazasini tashkil etishga haqlidir.
 22. Nodavlat tashkilotlari va jismoniy shaxslar tomonidan arxiv hujjatlarini doimiy yoki depozitar saqlov uchun arxivga topshirish saqlash va foydalanish shartlari aniqlashtirilgan holda, bitim (shartnoma) bilan rasmiylashtiriladi.
 Arxivda saqlash uchun tanlab olingan hujjatlarni topshirish to‘g‘risidagi qaror tashkilotning ekspert komissiyasi tomonidan qabul qilinadi.
 23. Arxivlarga tashkilotlardan hujjatlarni qabul qilish arxiv va tashkilot rahbari imzolagan reja-jadvalga muvofiq amalga oshiriladi.
 Arxivlarda saqlash uchun hujjatlarni qabul qilish ular tegishli ETK tomonidan tasdiqlangan ro‘yxatlar bo‘yicha tartibga keltirilgandan so‘ng amalga oshiriladi. Hujjatlarni saqlovga qabul qilishda hujjatlarning mavjudligi, fizik holati va ilmiy-texnikaviy ishlov berish sifati tekshirib olinadi.
 Arxivlarga arxiv hujjatlarini saqlash uchun qabul qilib olish topshirish-qabul qilib olish dalolatnomasi asosida amalga oshiriladi. Dalolatnoma ikki nusxada tuzilib, bir nusxasi jamlash manbaiga qaytarib beriladi. 
 Arxivga xorijdan olingan arxiv hujjatlarini qabul qilib olish mulkdor yoki ko‘rsatilgan hujjatlar egasi hamda arxiv o‘rtasidagi arxiv hujjatlarining asl nusxasi yoki ko‘chirma nusxalarini sotish, in’om etish, almashish to‘g‘risidagi shartnoma asosida amalga oshiriladi. Shartnomada berilayotgan arxiv hujjatlaridan foydalanish shartlari kelishib olinishi mumkin. Hujjatlarni qabul qilish hujjatlarni saqlovga qabul qilish-topshirish to‘g‘risidagi dalolatnoma bilan rasmiylashtiriladi.
 24. Idoraviy arxivga doimiy, vaqtinchalik va shaxsiy tarkib bo‘yicha yig‘majildlar ro‘yxatlar bo‘yicha topshiriladi. 
 Ro‘yxatning har bir nusxasi oxirida arxivga haqiqatda qabul qilingan yig‘majildlar soni raqamlar va so‘z bilan ko‘rsatiladi, unda mavjud bo‘lmagan yig‘majildlar raqamlari, yig‘majildlarni topshirish-qabul qilish sanasi, shuningdek idoraviy arxiv xodimi va hujjatlarni topshirgan shaxsning imzosi bo‘ladi. 
 10 yildan kam saqlanadigan hujjatlarni tashkilotning tarkibiy bo‘linmalarida saqlashga yo‘l qo‘yiladi. Mazkur yig‘majildlar idoraviy arxivga tashkilot rahbarining qarori bo‘yicha topshiriladi. 
 25. MAFning davlatga tegishli qismiga kiritilgan davlat arxivi jamlash manbalaridan hujjatlar O‘zbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddati tugagandan so‘ng qabul qilinadi. 
 Arxivning jamlash manbalari iltimosiga ko‘ra amaliyotda hujjatlardan foydalanish ehtiyoji mavjud bo‘lganda yoki arxivning O‘zbekiston Respublikasi qonun hujjatlarida belgilangan muddatlarda hujjatlarni qabul qilish imkoniyati bo‘lmaganda MAF hujjatlarining vaqtinchalik saqlash muddatlari istisno tarzida uzaytirilishi mumkin. Arxivlarning jamlash manbalari uchun ko‘rsatilgan muddatlarni uzaytirish ETK qaroriga asosan amalga oshiriladi.
 Nodavlat tashkilotlarida MAFning davlatga tegishli bo‘lmagan qismiga kiritilgan hujjatlarni vaqtinchalik saqlash muddatlari arxiv va mulkdor yoki ko‘rsatilgan hujjatlar egasi o‘rtasida tuzilgan shartnomaga asosan aniqlanadi. 
 MAF hujjatlarini muddatidan oldin qabul qilish, shuningdek vaqtinchalik saqlash faqat arxiv saqlovxonasida bo‘sh joylar mavjud bo‘lganda, shartnoma asosida jamlash manbalarining rasmiy iltimosiga ko‘ra amalga oshiriladi. Arxiv hujjatlarini vaqtinchalik saqlash uchun qabul qilish saqlash uchun hujjatlarni topshirish va qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) va topshirish ro‘yxatiga asosan amalga oshiriladi.
 26. Arxiv hujjatlari arxivlarga tartibga keltirilgan holda, tegishli ilmiy-ma’lumotnoma apparati va alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sug‘urta nusxalari bilan birga qabul qilinadi. Arxiv hujjatlarini saralab olish, doimiy saqlash uchun topshirishga tayyorlash va topshirish, shuningdek ularni tartibga keltirish va tashish bilan bog‘liq bo‘lgan barcha ishlar ushbu hujjatlarni topshiruvchi jamlash manbalarining hisobidan amalga oshiriladi.
 Arxiv hujjatlarini tartibga keltirish “O‘zarxiv” agentligi tomonidan belgilangan tartib asosida amalga oshiriladi. 
 27. Arxiv hujjatlarini qabul qilishda ularning fizik, sanitariya-gigiyenik, texnik holatlari, alohida qimmatli va noyob hujjatlarning sug‘urta nusxalari, shuningdek ularning to‘liqligi tekshiriladi. 
 28. MAF hujjatlari arxivga ETK tomonidan tasdiqlangan yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlari asosida, shaxsiy tarkib hujjatlari ETK tomonidan maqullangan yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlari asosida, vaqtinchalik saqlash muddatlari o‘tib ketgan arxiv hujjatlari esa — topshirish ro‘yxatlariga asosan qabul qilinadi.
 Yig‘majildlarni qabul qilish alohida-alohida amalga oshiriladi, alohida qimmatli yig‘majildlar esa varaqma-varaq tekshirib olinadi. Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatining barcha nusxalarida arxiv hujjatlarining arxivga qabul qilib olinganligi to‘g‘risida belgi qo‘yiladi. Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatida ko‘rsatilgan saqlov birliklari yo‘q bo‘lgan taqdirda qaytadan yangi yakuniy yozuv yoziladi. Mavjud bo‘lmagan yig‘majildlar va hujjatlarning raqamlari hamda sabablari hujjatlarni qabul qilish va topshirish dalolatnomasida ko‘rsatiladi. Jamlash manbalari saqlovga topshirilmagan yig‘majildlarni qidirish chora-tadbirlarini ko‘radi. 
 Arxiv hujjatlarini qabul qilish ikki nusxada tuzilgan arxiv hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova) bilan rasmiylashtiriladi. Uning bir nusxasi arxivda, ikkinchisi esa — jamlash manbaida qoladi. Arxiv hujjatlari bilan birga arxivga uch nusxada yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati topshiriladi. 
 Jamlash manbalaridan ilk bor arxiv hujjatlarini qabul qilishda tashkilot va arxiv fondi to‘g‘risida tarixiy ma’lumotnoma ham topshiriladi, keyinchalik u jamlash manbaining nomi, tuzilishi va funksiyalaridagi o‘zgarishlar to‘g‘risidagi ma’lumotlar bilan to‘ldirib boriladi. 
 29. Arxivga va MAF tarkibiga fuqarolardan hujjatlar in’om, vasiyat, oldi-sotdi shartnomalari va sud qarori bo‘yicha qabul qilinadi. 
 Ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish ETK qarori asosida amalga oshiriladi va shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini topshirish-qabul qilish dalolatnomasi rasmiylashtiriladi (2-ilova).
 Ko‘rsatib o‘tilgan hujjatlarni arxivga qabul qilish yoki sotib olish rad etilganda va hujjatlar qimmatliligi ekspertizasidan so‘ng ularning ayrim qismlari qaytarib berilganda hujjatlarni qaytarib berish to‘g‘risida ikki nusxada dalolatnoma tuziladi. Dalolatnomaning bir nusxasi arxivda qoladi, ikkinchisi - hujjatlar (yoki ularning ayrim qismlari) bilan birga mulkdor yoki egalik qiluvchiga qaytariladi. 
 30. Audiovizual hujjatlar quyidagicha komplektda saqlovga qabul qilinadi: 
 kinohujjatlar (filmlar, maxsus nashrlar) — tasvir negativi, fonogramma negativi, fonogrammaning magnit originali, pozitiv nusxa, shovqin va musiqaning magnit fonogrammasi, joriy pozitiv tasvir, rangli kinohujjatlar uchun o‘rnatish roliklari va pasporti (ayrim hollarda hujjatlarni qabul qilish-topshirish dalolatnomasida ko‘rsatilgan tarzda to‘liq bo‘lmagan komplekt qabul qilinadi); 
 fotohujjatlar — negativ, nazorat foto nashri; 
 fonohujjatlar va videohujjatlar — original va nusxa. 
 Bir vaqtning o‘zida matnli ilova hujjatlar qabul qilinadi: 
 kinohujjatlar uchun — montaj varaqlari, annotatsiyalar, tugallangan asarlar uchun ruxsat etilganligi to‘g‘risidagi guvohnomalar, texnik holati to‘g‘risida dalolatnomalar, rang va yorug‘lik yozuvlari pasportlari; 
 fotohujjatlar uchun — annotatsiya; 
 fonohujjatlar uchun — ilova hujjatlari; videohujjatlar uchun – texnik holati to‘g‘risida dalolatnoma.
 Elektron hujjatlar saqlovga ularni o‘qish imkonini beruvchi dasturiy vositalar (agar arxivda shunday turdagi dasturiy vositalar bo‘lmasa), shuningdek zarur ilova hujjatlari bilan birga qabul qilinadi.
 31. Arxiv tomonidan zamonaviy va o‘tmish voqeligini tasvir etish maqsadida tayyorlangan tashabbusli axborot natijasida yaratilgan hujjatlar (anketalar, fotografiyalar, xotiralar yozuvlari, suhbat, musohaba va h.k.) MAF tarkibiga kiritiladi va ETK tomonidan tasdiqlanadigan hujjatlar ro‘yxatiga kiritiladi. Ushbu hujjatlar saqlovga qabul qilish va topshirish dalolatnomasi asosida rasmiylashtiriladi.
 32. Tugatilgan tashkilotlardan vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan MAF va boshqa turdagi arxiv hujjatlarini qabul qilish mazkur Nizomda belgilangan tartib asosida O‘zbekiston Respublikasi qonun hujjatlariga muvofiq amalga oshiriladi.
 Tashkilotlar tugatilganda ularning faoliyati natijasida tashkil topgan boshqaruv, shaxsiy tarkib hujjatlari, shuningdek vaqtinchalik saqlash muddati tugamagan arxiv hujjatlari tugatish komissiyasi (tugatuvchi) va arxiv o‘rtasida tuzilgan shartnoma asosida, tartibga keltirilgan holda arxivga qabul qilinadi. Tugatish bosqichida arxiv hujjatlarini tartibga keltirish zaruriyati bo‘lsa ularni tartibga keltirish tugatish komissiyasi (tugatuvchi) tomonidan tashkil etiladi.
 Milliy arxiv fondining davlatga tegishli qismi — tegishli davlat arxivlariga, davlatga tegishli bo‘lmagan qismi — nodavlat arxiviga yoki tegishli davlat arxiviga topshirilishi kerak.
 33. Arxiv jamlash manbalari bilan birgalikda ish yuritish bo‘yicha yo‘riqnomalarda unga berilgan vakolatlarga muvofiq taxminiy va sohaga oid yig‘majildlar nomenklaturasini, idoraviy arxiv va arxiv jamlash manbalari ekspert komissiyalari to‘g‘risidagi nizomlarni kelishib oladi. 
 Arxiv jamlash manbaining MEK (EK) ishida ishtirok etadi.
 Arxiv “O‘zarxiv” agentligi tomonidan belgilangan tartibda tashkil etilgan jamlash manbalarida arxiv hujjatlarini jamlash, hisobini yuritish, saqlash va foydalanishni tashkil etish tartibiga rioya etilishini tekshirishda qatnashadi.
 34. Arxiv o‘z vakolatlari doirasida vaqtinchalik saqlanuvchi MAF hujjatlarini shakllantirish va but saqlanishini ta’minlash maqsadida o‘z jamlash manbalarining ish yuritish, arxiv va tegishli yo‘nalish bo‘yicha ekspert xizmatlari bilan o‘zaro hamkorlik qiladi.
 Ushbu maqsadda arxiv ko‘rsatib o‘tilgan sohalarda uslubiy va amaliy yordam, shuningdek qonun hujjatlarida belgilangan tartibda arxiv xizmatlari ko‘rsatadi.
 35. Arxiv arxiv hujjatlarining davlat hisobini amalga oshiradi va arxiv ishi bo‘yicha yuqori boshqaruv organiga MAF hujjatlarining markazlashgan hisobini yuritish uchun hisob ma’lumotlarini taqdim etadi. 
 36. Davlat hisobiga arxivdagi jami saqlanuvchi arxiv hujjatlari, shu jumladan elektron hujjatlar ushbu arxivlar uchun mo‘ljallanmagan va yo‘naltirilmagan, sug‘urta fondidagi arxiv hujjatlarining nusxasi va foydalanish fondining nusxasi, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati mansubdir.
 37. Arxiv hujjatlarining hisobi saqlash birliklari/hisob birliklariga arxiv shifrining tarkibiy qismi bo‘lgan hisobga olish raqamlarini berish orqali amalga oshiriladi.
 Arxiv shifri arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi)dan keyin ko‘rsatiladigan quyidagi raqamlardan iborat bo‘ladi: arxiv fondi, ro‘yxati, saqlov birligi/hisob birligi. Uning hisobini ta’minlash va identifikatsiyalash maqsadida arxiv shifri har bir saqlov birligi/hisob birligiga kiritiladi. 
 Sug‘urta fondining saqlash birligi/hisob birligi arxiv shifri arxiv nomi, sug‘urta fondining ro‘yxat raqami, sug‘urta fondi hisob birligi raqami “SF” indeksini qo‘shgan holda tashkil topadi. 
 38. Arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari, ma’lumot manbaining turlaridan va identifikatsiyasini berishning texnik usulidan qat’i nazar, quyidagilar hisoblanadi: 
 arxiv fondi;
 arxiv kolleksiyasi;
 saqlov birligi.
 Faqat birlamchi qayta ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish hujjatlari hujjatlar bo‘yicha hisobga olinadi. 
 39. Arxivda arxiv hujjatlarining hisobini olib borish markazlashtirilgan maxsus bo‘linma tomonidan olib boriladi yoki maxsus ajratilgan xodimga yuklanadi. Saqlovxonada hujjat hisobini yuritish uchun mas’ul xodim tayinlanadi. 
 Arxiv hujjatlarining hisobini yuritish tartibi, hisob hujjatlarining yordamchi turlari, arxivning hisob hujjatlariga o‘zgartirishlar kiritish tartibi rahbarning buyrug‘i asosida muvofiqlashtiriladi.
 Hisob hujjatlariga yozuvlar faqat hisobni olib borish uchun mas’ul xodim tomonidan kiritiladi.
 40. Arxiv hujjatlarining tashkiliy tartibga keltirilganligi va ularning manzilli qidiruvini amalga oshirish imkoniyati, ularning mavjudligi va holati ustidan nazorat arxivdagi arxiv hujjatlarining soni va tarkibi belgilangan hisob birliklarida hisob hujjatlaridagi mavjud soni va tarkibini ko‘rsatish yo‘li bilan ta’minlanadi.
 41. Quyidagilarning hisobi yuritilishi lozim:
 arxivda saqlanayotgan arxiv hujjatlari, shu jumladan elektron hujjatlar belgilangan ushbu arxiv uchun ro‘yxatlanmagan va yo‘naltirilmagan, shuningdek arxiv hujjatlarining sug‘urta nusxalari, foydalanish fondi nusxalari, hujjatlar va yig‘majildlar ro‘yxatlari;
 saqlov muddati 10 yildan ortiq bo‘lgan, vaqtincha saqlanadigan hujjatlar, shuningdek idoraviy arxivda vaqtinchalik saqlovdagi doimiy saqlanadigan hujjatlar;
 MAF hujjatlari, shuningdek arxivning jamlash manbalarida saqlanayotgan shaxsiy tarkib hujjatlari.
 42. Hujjatlar hisobi arxiv hujjatlariga (saqlov birliklariga/hisob birliklariga) arxiv shifrlarining tarkibiy qismi hisoblanadigan hisobga olish raqamlarini berish yo‘li bilan amalga oshiriladi.
 Arxiv shifri har bir saqlov birligiga uni identifikatsiyalash va hisobga olish maqsadida beriladigan belgidir.
 Arxiv shifri quyidagi elementlardan iborat bo‘ladi:
 arxivning qisqartirilgan nomi (uning rasmiy abbreviaturasi);
 arxiv fondi, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati, saqlov birliklari, hisob birliklarining raqamlari.
 Audiovizual hujjatlar hisob birliklarining arxiv shifri tarkibiga komplekt elementining (harfli va raqamli) belgilari, negativ o‘lchami, ovozli axborot manbaining turi, elektron hujjatlarning saqlov birliklari — yozuv formati va axborot manbaining turi, elektron hujjatning arxiv shifri tarkibiga arxiv fondi raqami, ro‘yxatga olish raqami, ro‘yxatdagi elektron hujjatning tartib raqamidan iborat bo‘lgan tarkibiy kod kiritiladi.
 43. Arxivlarda arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi ishlab chiqiladi.
 Arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi:
 markazlashtirilgan va har bir saqlovxonada hisob hujjatlari va hisob ma’lumotlar bazalari tarkibini aniqlaydi;
 hisobga olish ishlarini bajarishning ketma-ketligini ta’minlaydi.
 Chizma shakldagi arxiv hujjatlarini hisobga olish sxemasi hisobga olish tartibini belgilaydi.
 Arxivdagi arxiv hujjatlarini hisobga olish tartibi va sxemasi rahbarning buyrug‘i bilan tasdiqlanadi.
 44. Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlaridan tashqari, hisob hujjatlari xizmatda foydalanish uchun mo‘ljallangan va ular foydalanuvchilarga berilmaydi.
 45. Hisob hujjatlari belgilangan tartibda saqlanadi.
 46. Manbaning turi, ma’lumotni biriktirish usuli va texnikasidan qat’i nazar, arxiv fondi va hisob birligi arxiv hujjatlarining asosiy hisob birliklari hisoblanadi.
 Audiovizual va elektron hujjatlar hisob birliklari bo‘yicha ham hisobga olinadi.
 Faqat dastlabki ishlov berilgan shaxsiy kelib chiqish arxiv hujjatlari hujjatlar yoki varaqlar bo‘yicha hisobga olinadi.
 Tartibga keltirilmagan (tarqoq) arxiv hujjatlarining 150 ta varag‘i shartli ravishda bitta saqlov birligi sifatida hisobga olinadi.
 47.Saqlov birliklari arxiv hujjatining manbai turidan kelib chiqqan holda aniqlanadi, xususan:
 qog‘ozli asosdagi arxiv hujjatlari uchun — yig‘majild – alohida muqovaga, papkaga biriktirilgan alohida arxiv hujjatlari;
 kinohujjatlar uchun — tasviriy va/yoki ovozli ma’lumotlar yozilgan kinoplyonka yoki magnit tasmasining alohida fizik o‘rami;
 fotohujjatlar uchun — alohida fizik kadr (negativ, dubl-negativ, pozitiv, slayd (diapozitiv), panorama usulidagi bir nechta kadrlar, fotoiz, diafilm o‘rami, fotoalbom;
 ovozli hujjatlar uchun — alohida fizik kinoplyonka, magnit yoki qog‘oz tasma o‘rami, kasseta, mumli, ovozli axborot yozilgan disk;
 videohujjatlar uchun — alohida fizik magnit tasma, kasseta, tasvirli va ovozli axborot yozilgan disk;
 elektron hujjatlar uchun — bir yoki bir nechta elektron hujjatlar yozilgan alohida fizik manba.
 48. Arxivda asosiy va yordamchi hisob hujjatlari yuritiladi. Asosiy hisob hujjatlari barcha arxivlar uchun majburiy hisoblanadi. Yordamchi hisob hujjatlarining tarkibi va shakli arxiv tomonidan mustaqil ravishda aniqlanadi.
 49. Arxivning asosiy hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:
 hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish kitobi (3-ilova) — arxivga kelib tushuvchi, shuningdek aniq xronologik davr uchun saqlashga topshirilgan har bir hujjatning soni va tarkibini, ularni ro‘yxatlash holatini hisobga olish uchun;
 davlat ro‘yxatidan o‘tkazilganligi to‘g‘risida guvohnoma;
 fondlar ro‘yxati (4-ilova) — saqlashga qabul qilingan arxiv fondlarini, ularga raqam berish, saqlovdagi va saqlovdan chiqarilgan arxiv fondlari sonini hisobga olish uchun; 
 fond varag‘i — arxiv fondi doirasida yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati soni va tarkibini, ularni raqamlashni, arxiv hujjatlarining soni va tarkibini, ro‘yxatlash holati, har bir yig‘majild (hujjat) ro‘yxatlari va umuman arxiv fondi bo‘yicha o‘zgarishlar dinamikasi, arxiv fondi nomidagi o‘zgarishlarni belgilash uchun;
 audiovizual hujjatlarning hisob varag‘i — belgilangan turdagi audiovizual hujjatlarning sonini, audiovizual hujjatlarning ro‘yxatlarini raqamlash va hisobga olish, ulardagi o‘zgarishlar dinamikasini hisobga olish uchun;
 yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati — arxiv hujjatlarining alohida va jamlangan hisobi, ularni tizimlashtirish tartibini belgilash, shu ro‘yxatga kiritilgan arxiv hujjatlarining tarkibi va hajmidagi o‘zgarishlarni hisobga olish uchun (5, 6-ilovalar);
 rasmiylashtirishda yoki ularga ilovalardagi mavjud qimmatbaho metallar va toshlar bo‘lgan yig‘majildlarni hisobga olish inventar daftari — shunday yig‘majildlarning tarkibi va holatini alohida va jami hisobini yuritish uchun;
 arxiv saqlovxonasi pasporti — ushbu arxiv saqlovxonasidagi arxiv fondlari va arxiv hujjatlarining jami hisobini yuritish uchun;
 noyob hujjatlarning hisob va ro‘yxat varag‘i;
 alohida qimmatli hujjatlardan iborat bo‘lgan fondlar ro‘yxati;
 alohida qimmatli yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati yoki alohida qimmatli yig‘majildlar raqamlari ro‘yxati;
 alohida qimmatli yig‘majildlar (hujjatlar)ning ro‘yxatlari reyestri;
 sug‘urta fondi va foydalanish fondining kelib tushishini hisobga olish daftari;
 sug‘urta fondining ro‘yxati;
 fond yig‘majildi — har bir arxiv fondiga, birlashgan arxiv fondi va arxiv kolleksiyasi uchun yuritiladigan, jamlash manbai (fond tashkil etuvchi) va arxiv fondining tarixi bo‘yicha hujjatlar majmui, audiovizual va elektron hujjatlarning fondi tashkil qilinmaganda – tashkilot-hujjat topshiruvchining yig‘majildi;
 yig‘majild ishonch varag‘i — yig‘majilddagi varaqlar sonining hisobini yuritish uchun (7-ilova).
 Arxivning yordamchi hisob hujjatlari tarkibiga quyidagilar kiradi:
 fondlarning harakati haqidagi kartochkalar va kitoblar, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati, boshqa arxivlarga yuborilgan hujjatlarni hisobga olish daftarlari, yo‘q qilishga ajratilgan hujjatlar fondlarini hisobga olish daftari, hujjatlarni turlariga qarab hisobga olish daftarlari va boshqalar.
 Arxiv hujjatlarni hisobga olish tizimiga kiruvchi boshqa yordamchi hisob hujjatlarini yuritishga haqlidir.
 Yordamchi hisob hujjatlari qog‘ozda va/yoki elektron manbalarda yuritilishi mumkin.
 50. Hisob hujjatlarini yuritish “O‘zarxiv” agentligi tomonidan belgilangan talablarga va boshqa standart normalarga muvofiq amalga oshiriladi.
 51. Arxiv hujjatlarining arxivga tushishini hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi:
 saqlash uchun hujjatlarni topshirish-qabul qilish dalolatnomasi (1-ilova);
 shaxsiy kelib chiqish hujjatlarini saqlash uchun qabul qilish dalolatnomasi (2-ilova).
 Arxiv hujjatlari arxiv ishlarining alohida turlarini amalga oshirish natijalari bo‘yicha ham hisobga qo‘yiladi.
 Arxivga qabul qilingan barcha arxiv hujjatlari hujjatlarning kelib tushishini hisobga olish daftariga kiritiladi. Arxiv fondiga kelib tushgan barcha hujjatlar arxiv fondi, birlashgan arxiv fondi, arxiv kolleksiyasi fondlar ro‘yxatiga yoziladi (4-ilova), unga fond varag‘i, fond varag‘iga ko‘rsatkich kartochkasi to‘ldiriladi va fond yig‘majildi ochiladi. Audiovizual hujjatlarga kino, surat va ovozli va video hujjatlarni hisobga olish varag‘i to‘ldiriladi. Dastlab tushgan har bir yig‘majild (hujjatlar)lar ro‘yxati ro‘yxatlar reyestrida hisobga olinadi.
 Tegishli hisob ma’lumotlari belgilangan tartibda ma’lumotlar bazasiga ham kiritiladi.
 52. Arxiv hujjatlarini arxivdan chiqarishni hisobga olish quyidagilar asosida amalga oshiriladi: 
 saqlanishi kerak bo‘lmagan hujjatlarni yo‘q qilishga ajratish haqidagi dalolatnoma (8 - ilova);
 tuzatib bo‘lmas darajada yaroqsizlangan hujjatlar haqidagi dalolatnoma;
 hujjatlarni saqlovga topshirish-qabul qilish haqidagi dalolatnoma (1 - ilova);
 qidiruv ishlari tugagan hujjatlarning topilmaganligi haqidagi dalolatnoma (9 - ilova);
 hujjatlarni egasiga qaytarish dalolatnomasi;
 asl saqlov birligidagi hujjatlarni olish haqidagi dalolatnoma.
 Arxiv hujjatlari alohida arxiv ishlarini olib borish natijasida ham hisobdan chiqariladi (53-bandga qarang).
 Arxivdagi asosiy va yordamchi hisob hujjatlariga zarur o‘zgartirishlar kiritiladi. Bunda:
 yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatidagi barcha arxiv hujjatlari chiqarilganda ushbu ro‘yxat raqami boshqa yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlariga berilmaydi va u ochiq qoladi, ro‘yxatlar reyestrida esa tegishli belgi qo‘yiladi;
 arxiv fondi chiqarilganda fondlar ro‘yxati (4-ilova)ning “Chiqarilganlik haqidagi belgi” ustunida arxiv fondi qayerga chiqarilganligi va uning chiqib ketganligi haqidagi dalolatnoma ko‘rsatiladi.
 Arxiv fondi bir arxivdan boshqasiga o‘tkazilayotganda 2 nusxada yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxati va fond yig‘majildi beriladi. Yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatining bir nusxasi hujjatni topshirgan arxivda qoladi va dalolatnomaga ilova sifatida (1 - ilova) arxiv fondini topshirgan arxivning fondiga qo‘shiladi.
 Arxiv fondning barcha arxiv hujjatlarni yo‘q qilishga ajratilayotganda yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatining bir nusxasi va fond varag‘i fond yig‘majildiga joylashtiriladi. Fond yig‘majildi arxivning arxiv fondiga qo‘shiladi.
 53. Arxivning arxiv hujjatlari soni quyidagilar natijasida o‘zgaradi:
 hisob hujjatlarini tekshirish natijasida arxivda saqlanayotgan hujjatlar sonini sanashda yo‘l qo‘yilgan xatoliklar aniqlanganda;
 hujjatlarning mavjudligi va holatini tekshirish vaqtida hisobga olinmagan, liter yoki tushirib qoldirilgan saqlov/hisob birliklari raqamlari aniqlanganda;
 hujjatlarni ta’mirlash natijasida bitta yig‘majild bir nechta yig‘majildlarga ajratilganda;
 arxiv hujjatlarini ro‘yxatlash, yig‘majildlar (hujjatlar) ro‘yxatlarini takomillashtirish jarayonida, hisob/saqlov birliklarini qo‘shish yoki ajratish mumkin bo‘lganda.
 Ko‘rsatib o‘tilgan ishlar natijasida quyidagilar hisob hujjatlariga va ma’lumotlar bazasiga o‘zgartirishlar kiritishga asos bo‘ladi:
 hisob hujjatlaridagi texnik xatolar haqidagi dalolatnoma;
 mazkur fondga, arxivga tegishli bo‘lmagan, hisobga olinmagan va boshqa hujjatlarning topilganligi haqidagi dalolatnoma;
 yig‘majildlarni ajratilishi, birlashtirilishi va ularga yangi hujjatlar kiritilishi haqidagi dalolatnoma;
 hujjatlarni ro‘yxatlash, ro‘yxatlarni qayta ishlash haqidagi dalolatnoma.
 54. Arxivda arxiv hujjatlarini saqlash me’yoriy sharoitlarni yaratish, me’yoriy tartiblarga rioya etish va arxiv hujjatlari saqlovini to‘g‘ri tashkil etish, yo‘qolishi va o‘g‘irlanishini bartaraf etuvchi, shuningdek ularning normal fizik holatini saqlab turuvchi tadbirlar kompleksi orqali ta’minlanadi. 
 Arxiv hujjatlarini saqlashning me’yoriy sharoitlari quyidagilar asosida ta’minlanadi:
 arxivlarga mos bino va xonalar ajratish;
 arxiv binolari va xonalarida maqbul (me’yoriy) yong‘inga qarshi, qo‘riqlash, harorat va namlik, yorug‘lik, sanitariya-gigiyenik sharoitlar yaratish;
 arxiv hujjatlarini saqlash va joyini o‘zgartirish uchun maxsus vositalarni (stellajlar, shkaflar, seyflar, qutilar, papkalar va boshqalarni) qo‘llanish.
 55. Arxiv arxiv hujjatlarini saqlash uchun maxsus qurilgan yoki moslashtirilgan binoda (yoki binoning alohida xonalarida), yong‘in kelib chiqishi xavfi bo‘lgan obyektlar (neft ombori, AYQSh, avtoturarjoy, garaj va shunga o‘xshash boshqa joylar) va havoni ifloslantiruvchi sanoat obyektlaridan (agressiv gazlar, sement changi va boshqalardan) uzoqda joylashtiriladi.
 Arxiv binosi arxivning hujjatlarni saqlash, qayta ishlash, ulardan foydalanish bo‘yicha belgilangan va ma’muriy-xo‘jalik, texnik, maishiy xarakterdagi vazifalarni bajarishga mo‘ljallangan, xonalarni oqilona joylashtirish talablariga mos asosiy va yordamchi xonalar kompleksidan iborat bo‘ladi.
 Asosiy turdagi xonalarning tarkibi, joylashuvi, jihozlanishi arxiv hujjatlarining ular bilan ishlashning barcha uchastkalarida saqlanishini, ishlar texnologiyasi talablariga rioya qilish, mehnatni muhofaza qilish, xavfsizlik texnikasi va ishlab chiqarish sanitariyasi, shuningdek arxiv tarkibiy bo‘linmalarining o‘zaro oqilona hamkorligini ta’minlashi lozim. Asosiy maqsaddagi xonalarga quyidagilar kiradi:
 arxiv saqlovxonasi;
 arxiv xodimlarining ish xonalari;
 arxiv hujjatlarini qabul qilish va vaqtincha saqlash, maqbul iqlim yaratish uchun xonalar;
 zararlangan arxiv hujjatlarini izolatsiya, dezinfeksiya, dezinseksiya qilish xonalari;
 arxiv hujjatlarini changdan tozalash, muqovalash va ta’mirlash xonalari;
 arxiv hujjatlari (mikro, ksero, foto nusxalarini olish, fotota’mirlash va boshqalar)dan nusxa olish va ta’mirlash, plyonkani qayta ishlash va audiovizual hujjatlarni texnik nazoratdan o‘tkazish xonalari;
 hisob hujjatlarini saqlash xonalari;
 o‘quv zali majmui (yig‘majildlarni berish maydonlari, ma’lumot-qidiruv vositalari - vaqtinchalik saqlovxonalar bilan);
 ilmiy-ma’lumotlar kutubxonasi;
 metodik kabinet;
 ko‘rgazma zali.
 Arxivlarni moslashtirilgan bino va xonalarda joylashtirish binolar belgilangan tartibda ekspertizadan o‘tkazilganidan so‘ng amalga oshiriladi. Ekspertiza binoning yong‘inga chidamlilik darajasini, asosiy konstruksiyalari va qavatlar orasidagi to‘siqlarni ularning potensial yuklamani hisobga olgan holdagi mustahkamligini, bino xonalarining holatini (qavatlarda, yerto‘lada, chordoqda), isitish va ventilatsiya tizimining mavjudligi va holatini aniqlaydi. Ekspertiza arxiv vakillari ishtirokida, tegishli organ va xizmatlar vakillarini jalb etgan holda o‘tkaziladi. Ekspertiza yakunlari bo‘yicha dalolatnoma tuziladi.
 Arxivni mustahkam bo‘lmagan, yog‘ochdan qurilgan, asosiy, yerto‘la va chordoq xonalari zax bo‘lgan, pech yordamida isitiladigan binolarda joylashtirishga yo‘l qo‘yilmaydi.
 Arxiv hujjatlarini saqlash uchun mo‘ljallangan moslashgan binolardagi xonalar shu binoning boshqa xonalaridan ajratilgan bo‘lishi kerak. Arxiv hujjatlarini umumiy ovqatlanish xizmati, oziq-ovqat omborlari, yong‘in chiqish xavfi kuchli bo‘lgan hamda agressiv moddalar yoki yong‘in chiqishi xavfi mavjud va kimyoviy texnologiyalar qo‘llaniladigan binolarda joylashtirishga yo‘l qo‘yilmaydi.
 56. Arxiv saqlovxonasi maksimal darajada arxivning laboratoriya, ishlab chiqarish, maishiy xonalaridan uzoqda joylashtirilishi va ular bilan umumiy ventilatsiya kanallariga ega bo‘lmasligi kerak. Arxiv saqlovxonalarida suv ta’minoti va kanalizatsiya, suvni texnologik va maishiy chiqarish quvurlari o‘tkazilishiga yo‘l qo‘yilmaydi.
 Arxiv saqlovxonasi tabiiy yoki sun’iy ventilatsiyaga ega bo‘lishi kerak. Konditsionerlash tizimlari havoning almashish darajasi 2-3 bo‘lgan havoni retsirkulatsiyalash, muqim harorat va namlik rejimini ta’minlashi, havoni changdan va agressiv aralashmalardan tozalash, shuningdek zamonaviy ixchamlik va tejamkorlik talablariga javob berishi kerak.
 57. Arxiv joylashgan bino, arxiv saqlovxonalaridagi yong‘inga qarshi rejim O‘zbekiston Respublikasining yong‘in xavfsizligiga oid tegishli me’yoriy-huquqiy hujjatlari bilan tartibga solinadi. 
 58. Arxivni qo‘riqlash tartibi muhandis-texnik mustahkamligini ta’minlash, arxiv binosini (xonasini) signalizatsiya vositalari bilan jihozlash, xonalarni muhrlash, xizmat xonalarining kalitlarini saqlashni ta’minlash bo‘yicha kompleks choralar orqali ta’minlanadi. 
 Arxiv saqlovxonalari va arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan xonalar, shuningdek moddiy boyliklar, binodan avariya va zaxira chiqish yo‘llari, kunu-tun qo‘riqlash posti bo‘lmagan hollarda esa — asosiy kirish yo‘li qo‘riqlash signalizatsiyalari bilan albatta jihozlanishi va muhrlanishi lozim.
 Arxiv saqlovxonalaridan vaqtincha berilgan arxiv hujjatlari, hisob hujjatlari, ilmiy-ma’lumot apparati saqlanadigan xonalar muhrlanmaydigan bo‘lsa — shu hujjatlar saqlanadigan metall shkaflar, seyflar muhrlanishi lozim.
 Arxiv hujjatlari doimiy yoki vaqtincha saqlanadigan arxiv saqlovxonalari va boshqa xonalar buzib ochilishga qarshi, texnik jihatdan mustahkam, yuqori maxfiylikka ega qulflar o‘rnatilgan eshiklar bilan jihozlanadi. 
 Kalitlarning hamma nusxalari (maxsus maxfiylik tartibi o‘rnatilgan xonalardan tashqari) arxiv xonalari qulflariga mo‘ljallangan kalitlarni hisobga olish jurnalida hisobga olinadi, uni yuritish arxiv rahbarining buyrug‘i bilan mas’ul mansabdor shaxsga yuklanadi. Mazkur jurnalda xonalarning har biriga mansub kalitlar qaysi xodimda borligi o‘sha xodimning mazkur kalit nusxasini olganligi to‘g‘risidagi tilxati bilan belgilanadi.
 Arxivning barcha xonalari kalitlari ikki komplekt bo‘lgan qulflar bilan ta’minlanishi, kalitlarning bittasi arxivning qo‘riqlash xizmatida doimo bo‘lishi kerak.
 Ish vaqtida va ishdan tashqari vaqtda kalitlarning saqlanish tartibi, qo‘riqlash xizmatidan kalitlarni olish, qo‘riqlash xizmatiga kalitlar va xonalarni topshirish belgilangan tartibda tasdiqlangan arxivni qo‘riqlash tartibi haqidagi yo‘riqnomada belgilanadi.
 Ish vaqtida xodimlar arxiv saqlovxonasida ishlamayotgan bo‘lsa saqlovxonalar qulflangan bo‘lishi kerak. Ish vaqtida arxiv saqlovxonalarining kaliti saqlovxona mudiri yoki uning o‘rnidagi shaxsda bo‘ladi.
 Arxiv saqlovxonasiga ushbu arxiv saqlovxonasi mudiri va xodimlari, shuningdek arxiv rahbari va uning o‘rinbosarlari, fondlarning bosh saqlovchisi kirish huquqiga ega. Kerak bo‘lganda yangilanadigan, arxiv saqlovxonasiga kirish huquqiga ega shaxslar ro‘yxati qo‘riqlash postida bo‘lishi kerak. Arxivning boshqa xodimlari arxiv saqlovxonasiga faqat bo‘lim mudiri yoki uning o‘rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. Boshqa shaxslar, istisno hollarda, faqat arxiv rahbarining yozma ruxsati va bo‘lim mudiri yoki uning o‘rnidagi shaxs kuzatuvida kiritiladi. 
 Arxiv hujjatlarini, qimmatli materiallar, ilmiy-ma’lumotnoma kutubxonasi kitoblari, shuningdek ilmiy-ma’lumotnoma apparatini arxivdan olib chiqishga faqat belgilangan tartibda beriladigan maxsus ruxsatnoma bilan ruxsat etiladi. 
 59. Havo almashinish tizimlari bilan jihozlangan qog‘oz asosidagi arxiv hujjatlari saqlanadigan arxiv saqlovxonalarida me’yordagi harorat va namlik ta’minlanadi: harorat 17 — 19 °C, havoning nisbiy namligi 50 — 55%.
 Audiovizual va elektron hujjatlarni vaqtinchalik saqlash uchun amal qilinishi shart bo‘lgan havoning harorat-namlik ko‘rsatkichlari quyidagi jadvaldagi normalarga muvofiq bo‘lishi kerak:
 Iqlimni boshqarib bo‘lmaydigan arxiv saqlovxonasida harorat-namlik rejimini maqbullashtirish chora-tadbirlari maqbul isitish va xonani shamollatish, shuningdek havoni namlash va quritishning mexanik usullarini qo‘llash orqali amalga oshiriladi. Harorat (+/- 5S) va havo nisbiy namligining (+/- 10%) keskin o‘zgarishiga yo‘l qo‘yilmaydi. 
 Havo nisbiy namligi 70 — 90% gacha oshib boradigan harorat-namlik rejimining uzoq muddat (3 kun va undan ortiq) buzilishi kuzatilganda uni me’yorlashtirish (intensiv shamollatish, arxiv saqlovxonasini quritish) choralari ko‘riladi. 
 Arxiv hujjatlarini texnik jihatdan qayta ishlash jarayonida ularni vaqtinchalik saqlash (2 oygacha) harorati 20 +/-5 S, havoning namligi 50 +/-20 % bo‘lgan, harorat-namlik rejimini muvofiqlashtirib bo‘lmaydigan xonalarda saqlashga ruxsat etiladi. 
 Harorat-namlik rejimi xona va tashqaridagi harorat konditsionerlar o‘rnatilgan xonalarda – 1 haftada 1-martadan kam bo‘lmagan, muvofiqlashtirilmagan harorat mavjud bo‘lgan arxiv saqlovxonalarida – 1 haftada 2-marta, tartib buzilganda esa – 1 kunda 1-marta harorat-namlik holatini tizimli o‘lchash orqali nazorat qilinadi.
 Nazorat-o‘lchash asboblarining ko‘rsatkichi, shuningdek asboblar ko‘rsatkichlarining to‘g‘riligini tekshirish va ularning buzilishi holati aniqlanganda harorat-namlik rejimini me’yorlashtirish bo‘yicha ko‘rilgan choralar ham maxsus ro‘yxatga olish jurnallarida qayd etiladi. 
 Nazorat-o‘lchash vositalari nomenklaturasi, shuningdek xona va tashqaridagi havo parametrlarini o‘lchash va ro‘yxatga olish tartibi amaldagi me’yoriy va uslubiy hujjatlar bilan belgilanadi.
 60. Arxiv hujjatlarini saqlash qorong‘i xonalarda amalga oshiriladi. Bu arxiv hujjatlarini muqovalar, papkalar, qutilar, yopiq turdagi shkaflar, stellajlarda, shuningdek belgilangan yorug‘lik shartlariga rioya etgan holda ta’minlanadi. 
 Arxiv saqlovxonasini yoritish tabiiy va sun’iy bo‘lishi mumkin; arxiv hujjatlari derazali va derazasiz xonalarda joylashtirilishi mumkin. Derazasiz xonalarda arxiv saqlovxonasini joylashtirishga belgilangan tartibda havo almashishi uchun sun’iy yoki tabiiy havo ventilatsiyasi mavjud bo‘lganda ruxsat etiladi.
 Arxiv saqlovxonasida tabiiy yoritishdan foydalanishga derazada yorug‘likni tarqatuvchi oynalar yorug‘likni avtomatik ravishda boshqaruvchi vositalar, himoya filtrlari, jalyuzlar, pardalar va shu kabilar o‘rnatilgan taqdirda yo‘l qo‘yiladi. 
 Arxiv hujjatlarini tabiiy yoki sun’iy yorug‘likning salbiy ta’siridan himoya qilish arxivning barcha xonalarida arxiv hujjatlari bilan ishlashning barcha turlarida amalga oshiriladi. 
 61. Saqlovxonalardagi sanitariya-gigiyenik sharoit tozalik va tartibga rioya etish, hasharot, kemiruvchilar va mog‘or, chang paydo bo‘lishining oldini olish yo‘li bilan amalga oshiriladi.
 Arxiv saqlovxonalarida nam vositalar bilan tozalash, har yili chang yutgich vositasi yordamida stellajlar, shkaflar, saqlash vositalari (quti, bog‘lam, papkalar)dagi changlarni tozalash ishlari muntazam ravishda olib borilishi shart. Bunda devorning pastki qalin qismiga yaqin joylashgan stellajlar, pol, plintuslar, deraza tokchalari suvli antiseptik moddalar bilan artib tozalanadi.
 Arxiv saqlovxonalariga ustki kiyim-boshlarda, toza bo‘lmagan oyoq qiyimlarda kirish, u erda keraksiz narsalarni, oziq-ovqat mahsulotlarini saqlash, shuningdek chekish taqiqlanadi.
 Arxiv saqlovxonalarida barqaror mikroiqlimning shamollatilmaydigan zonalari paydo bo‘lishiga yo‘l qo‘ymaydigan erkin havo sirkulatsiyasi ta’minlanadi. Arxiv hujjatlarini erda, deraza tokchalarida va tartibsiz holda saqlash taqiqlanadi.
 Issiq kunlarda arxiv xonalarining ochiluvchi derazalari ko‘pi bilan 0,5 mm diametrli to‘rlar bilan qoplanadi, shuningdek tashqi devor, shift va pollardagi ventilatsiya teshikchalari ham himoya to‘rlari bilan qoplanadi.
 Arxiv hujjatlarida bo‘lishi mumkin bo‘lgan mog‘or va hasharotlarni aniqlash maqsadida har yili ikki marta (isitish davri boshlanishi va tugallanishida) arxiv hujjatlari majburiy ravishda entomologik va mikologik tekshirishdan o‘tkaziladi. Biologik zararkunandalar aniqlanganda arxiv hujjatlari saqlanadigan xonalar va vositalarda tozalash ishlari amalga oshiriladi.
 Sanitariya-gigiyena ishlarini amalga oshirish uchun sanitariya kunlari rejalashtiriladi.
 62. Arxiv saqlovxonalari turg‘un yoki ko‘chma temir stellajlar bilan jihozlanadi. Yong‘in va biologik zararkunandalarga qarshi vositalar bilan qayta ishlangan va yaroqli holatdagi yog‘och stellajlardan ham foydalanishga yo‘l qo‘yiladi. Yordamchi yoki maxsus jihoz sifatida temir shkaflar, seyflar, shkaf-stellajlar, shuningdek temir to‘siqlar va tokchali turg‘un otsek-bokslardan ham foydalanish mumkin.
 Kinohujjatlar, rulonli mikrofilmlar gorizontal shaklda archa turidagi temir yoki plastik qutilarda yoki turg‘un stellajlarda saqlanadi. Triatsetat asosidagi yonuvchi kinohujjatlar qattiq yopilmaydigan kino tasmalardan chiquvchi sirka kislotasi to‘planishining oldini olish uchun teshikli temir yoki plastik qutilarda saqlanadi.
 Videohujjatlar vertikal holatda qutilarda saqlanadi.
 Magnit qatlamli ferromagnit temir stellajlarda arxiv hujjatlarini saqlash mumkin emas; po‘lat stellajlardan ayrim hollarda magnitlanmagan va stellajlarning konturlari birlashtirish (stellajning temirli qismini yaxshi joylashtirish maqsadida elektr simi bilan birlashtirish)da foydalanishga yo‘l qo‘yiladi.
 Tabiiy yoritiluvchi arxiv saqlovxonalarida ochiq turdagi stellaj va shkaflar devorning deraza tomoniga perpendikulyar ravishda o‘rnatiladi. Derazasiz arxiv saqlovxonalarida stellajlar va shkaflar xonaning xususiyati, jihoz konstruksiyasi va uni joylashtirish me’yorlarini hisobga olgan holda o‘rnatiladi. Binoning tashqi devorlari va isitish manbalariga yaqin holatda stellajlar, shkaflar va boshqa qurilmalarni o‘rnatish mumkin emas.
 Turg‘un stellajlar va shkaflar arxiv saqlovxonalarida quyidagi me’yorlarga amal qilgan holda o‘rnatiladi:
 stellajlarning qatorlari orasidagi masofa (asosiy o‘tish yo‘li kengligi) — 120 sm;
 stellajlar oralig‘idagi masofa (o‘tish yo‘li) — 75 sm;
 binoning tashqi devori va devorga parallel joylashgan stellajlarning o‘rtasidagi masofa — 75sm; 
 tashqi devor bilan stellaj yoki shkafning yon tomoni oralig‘idagi masofa — 45 sm;
 pol bilan stellajning pastki tokchasi (shkaf) oralig‘idagi masofa — kamida 15 sm, yon pastki qavatda — kamida 30 sm.
 Tortib chiqariladigan qutilardan iborat bo‘lgan jihozlar uchun, o‘tish masofalari ularning turi va hajmini hisobga olgan holda mo‘ljallanadi.
 Qog‘ozli manbalardagi arxiv hujjatlari temir stellajlar va shkaflarda gorizontal yoki vertikal shaklda, qutilarda va boshqa turdagi saqlash vositalarida (papka, futlyarlar va shu kabilarda) saqlanadi. 
 Audiovizual yoki elektron saqlov birliklari germetizatsiyalanmagan individual qutilarga joylashtiriladi. Bunda quti ichida arxiv hujjatining erkin holatda bo‘lishiga yo‘l qo‘yilmaydi.
 63. Arxiv saqlovxonasida arxiv hujjatlari saqlovini tashkil etish hujjatlarni oqilona joylashtirish, ularning harakati va fizik holatini nazorat qilish, sug‘urta fondini va hujjatlardan foydalanish fondini tashkil etish maqsadida hujjatlardan nusxa ko‘chirish, zararlangan yoki o‘chgan hujjatlarning birlamchi va birlamchi holatga yaqin fizik holatini tiklash (ta’mirlash) tadbirlari tizimini o‘z ichiga oladi.
 64. Arxiv hujjatlari saqlovxonasida arxiv hujjatlari ularni saqlash, shuningdek tezkor qidiruvini va kompleks hisobini yuritish ishlarini ta’minlashni nazarda tutgan holda joylashtiriladi.
 Arxiv fondlarini joylashtirish arxiv rahbari tomonidan tasdiqlanadigan reja (sxema) asosida amalga oshiriladi. Zarur h