وكذلك الحد من تسرب المعلومات المغلوطة وغير الحقيقية ولذا فهو الشخص الملم بالمعلومات الصحيحة والقادر على توضيح الصورة للمعنيين ولذلك يجب أن يتمتع بالمعرفة التامة والقدرة على وصف الحدث وهو المسؤول والمدرك للدور الذي يقوم به والمهام الموكلة إليه إضافة إلى مناقشة آلية عمل المنظومة الوطنية للإنذار المبكر وذلك لضمان التنسيق الفعال في عملية التحذير والنشر والحرص على فاعلية استجابة وتعامل الجمهور وتناول الاجتماع الجهود المشتركة ضمن منظومة إدارة الطوارئ والأزمات وخطط الاستجابة وتنفيذ وإجراء التمارين والقيام بعملية تقييم المخاطر وإبراز الدروس المستفادة وفرص التحسين لمواجهة التحديات ووضع الحلول المناسبة للمعوقات وتخفيف آثارها ونظام إدارة استمرارية الأعمال وانطلاقا من حرص قيادتنا الرشيدة على تعزيز قدرة الدولة على مواجهة الطوارئ والأزمات والكوارث بما يضمن سلامة الأرواح والحفاظ على المكتسبات والممتلكات فقد أكدت ميثة الأحبابي رئيس وحدة إدارة المخاطر أن الأرشيف الوطني يولي اهتماما كبيرا بتطوير قدرات الاستجابة ومواصلة أنشطته وتقديم خدماته الحيوية أثناء الحالات الطارئة وأكدت سمر المشجري رئيس مكتب التخطيط الاستراتيجي ضرورة التنسيق مع الهيئة لتلبية كل متطلبات الممكنات والنتائج الخاصة بمنظومة الجيل الرابع لتحقيق نتائج رائدة في معيار الحوكمة وتصميم وتطبيق خطط لإدارة المخاطر مثل هيئة الطوارئ خلال الاجتماع كل من سلمان علي السلمان وجمانة الغانم وراشد الزعابي وفهد المطوع
استقبل الأرشيف الوطني وفدا من الهيئة الوطنية لإدارة الطوارئ والأزمات والكوارث وجرى خلال اللقاء بحث سبل تطوير آلية الاتصال والاستجابة الإعلامية أثناء حالات الطوارئ وآلية اختيار وإعداد المتحدث الرسمي والاطلاع على المنظومة الوطنية للإنذار المبكر وتناول الاجتماع الذي عقد بمقر الأرشيف الوطني متطلبات الخطة الاستراتيجية الإعلامية حسب المعايير التي وضعتها الهيئة كما ركز على أهمية تحديد المتحدث الرسمي ليكون المصدر المعتمد للمعلومات الحقيقية في ظل الانتشار السريع للأخبار