[{"text_idx": "#000000", "text": "Konverentsi- ja u\u0308rituskorraldusfirmal Publiconil oli selle aasta oktoobriks korraldusu\u0308lesanne: korraldada Tartus u\u0308le 600 osalejaga Eesti O\u0303igusteadlaste Pa\u0308evad. U\u0308ritus otsustati korraldada tavapa\u0308rases konverentsiformaadis, rakendades ko\u0303iki mo\u0303istlikke ja po\u0303hjendatud viiruse levikut to\u0303kestavaid meetmeid, mis ei va\u0308hendaks osalejate konverentsielamust. Ku\u0308sisime Publiconi partnerilt Mereli Kivilt, kuidas konverents korraldati ja milliseid no\u0303uandeid nad annaksid oma tiimi poolt teistele konverentsikorraldajatele, kes paregusel ajal u\u0308ritusi korraldamas on."}, {"text_idx": "#000001", "text": "Korraldamisprotsessis sai selgeks, et osalejad soovivad endiselt u\u0308ritustest fu\u0308u\u0308siliselt osa vo\u0303tta. Soovivad, et u\u0308rituse ku\u0308lastamise kogemus oleks samava\u0308a\u0308rne varasemaga. Pisut enam kui poole aastaga on paljudel tekkinud nn virtuaalne va\u0308simus."}, {"text_idx": "#000002", "text": "Eesti O\u0303igusteadlaste Pa\u0308evad on alati olnud kolleegide, kursuse- ja ametikaaslaste kohtumispaik. Sisuliste debattide kuulamise ko\u0303rval on oluline koht saaliva\u0308lisel suhtlusel. Kui tavaliselt on korraldajate u\u0308lesanne soodustada u\u0308ritusel kontaktide loomist ja aktiivset suhtlemist, siis COVID-19 ajal on u\u0308lesanne inimesi hajutada."}, {"text_idx": "#000003", "text": "U\u0308he 500+ konverentsi korraldus algab reeglina va\u0308hemalt aasta enne toimumist u\u0308sna ta\u0308pse la\u0308hteu\u0308lesande pu\u0308stitamisega. COVID-19 ajal peavad korraldajad olema valmis, et ko\u0303ik vo\u0303ib kuni viimase hetkeni muutuda. Pidevalt pidi to\u0308o\u0308s olema mitu alternatiivset versiooni. Analu\u0308u\u0308s, riskide hindamine ja vo\u0303imalike stsenaariumite la\u0308bima\u0308ng. Kokkulepped ja valmisolek, et kogu u\u0308ritus vo\u0303i mo\u0303ned selle osad tuleb viimasel hetkel a\u0308ra ja\u0308tta. Vo\u0303i teha uute reeglite to\u0303ttu teisiti."}, {"text_idx": "#000004", "text": "Terviseohutuse tagamine eeldab korraldusmeeskonnas uusi ta\u0308iendavaid rolle ning tavapa\u0308rasest rohkem personali. Kaitsemaskide jagamispunktid, hajutatuse no\u0303uete ta\u0308itmise ja\u0308lgimine, toidu teistmoodi serveerimine, pindade jooksev desinfitseerimine, ja\u0308rjekordade va\u0308ltimine, positsioonide dubleerimine haigestumise riskiga toimetulemiseks. To\u0308o\u0308- ja kodukontori kombineerimine, et u\u0308he to\u0308o\u0308taja haigestumine ei halvaks isolatsioonivajaduse to\u0303ttu kogu meeskonna to\u0308o\u0308d. Eesti O\u0303igusteadlaste Pa\u0308evadel suurenes Publiconi korraldav meeskond vo\u0303rreldes kahe aasta taguse sama su\u0308ndmusega poole vo\u0303rra."}, {"text_idx": "#000005", "text": "Kogemuse po\u0303hjal julgeme o\u0308elda, et kogu konverentsikorralduse valdkonnas on suurenenud osapoolte paindlikkus. Valmisolek teha muudatusi va\u0308ga lu\u0308hikese etteteatamisajaga saab siiski olla vo\u0303imalik vaid usaldusliku koosto\u0308o\u0308 ja la\u0308bira\u0308a\u0308kimiste baasilt."}, {"text_idx": "#000006", "text": "Su\u0308ndmuse suurust ja programmi iseloomu arvestades toimusid Eesti O\u0303igusteadlaste Pa\u0308evad Tartus kolmes majas paralleelselt \u2013 Vanemuise Kontserdimaja, Dorpati konverentsikeskus ja VSPA konverentsikeskus. Lisaks o\u0303htuste u\u0308rituste toimumiskohad. Korraldamisse kaasasime vo\u0303imalikult palju erinevaid teenusepakkujaid. Logistika ja kommunikatsiooni planeerimise teeb see keerulisemaks ja tavaolukorras suurendab riske. COVID-19 ajal aga hoopis maandab neid \u2013 kui u\u0308he ettevo\u0303tte meeskond na\u0308iteks haigestumise to\u0303ttu teenust osutada ei saa, ei halva see kogu su\u0308ndmuse vastavat valdkonda ja asendust on kergem leida."}, {"text_idx": "#000007", "text": "Eelnevast sama oluliseks pidasime vo\u0303imalikult paljude firmade kaasamist sotsiaalse vastutustundlikkuse to\u0303ttu. Suuremal osal u\u0308rituskorraldussektorist on hetkel va\u0308ga keerulised ajad. To\u0308o\u0308mahud ja tulud on oluliselt va\u0308henenud, aga kulud mitte. Erinevate samasisuliste teenusepakkujate kaasamine vo\u0303imaldas to\u0308o\u0308d saada ja tulu teenida rohkematel firmadel."}, {"text_idx": "#000008", "text": "U\u0308ks suuremaid riske on esinejad. Ootamatu eneseisolatsiooni ja\u0308a\u0308mise vajadus, va\u0308lisesinejate puhul igana\u0308dalaselt muutuvad reisipiirangud. Seega on isegi 100% kohapealsena plaanitud u\u0308rituse puhul vaja valmis olla hu\u0308briidlahenduseks."}, {"text_idx": "#000009", "text": "Eesti O\u0303igusteadlaste Pa\u0308evadel langetati ette otsus, et va\u0308lisesinejad teevad ettekande u\u0308le interneti. Kohalike esinejate seas realiseerusid erinevad stsenaariumid \u2013 panelist, kes ei soovinud terviseturvalisuse to\u0303ttu kohale tulla; esineja ja panelist, kes teadis na\u0308dala ette, et va\u0308lisreisilt saabudes peab eneseisolatsiooni ja\u0308a\u0308ma ning panelist, kellel selgus viimasel hetkel, et viirusekahtluse to\u0303ttu peab ta ja\u0308a\u0308ma eneseisolatsiooni. Ko\u0303igi nende osavo\u0303tt programmist oli siiski va\u0308ltimatult vajalik. See ta\u0308hendas, et tehnilise lahenduse valmisolek tulenes mitte teadaolevatest vajadustest, vaid vo\u0303imalikest riskistsenaariumitest."}, {"text_idx": "#000010", "text": "Ta\u0308nas ei saa enam aktsepteerida lahendusi, kus virtuaalne ettekanne ta\u0308hendab u\u0308hepoolset monoloogi esineja arvutikaamerasse. Oluline on interaktsioon moderaatori, vajadusel teiste diskussioonis osalejatega ning tagasipeegeldus saalist. Olime valmis ko\u0303igis konverentsikohtades looma telesilla esinejate ja panelistidega. Ta\u0308nu eelnevatele testidele ja juhendmaterjalile tundsid ko\u0303ik seda vajanud esinejad ennast virtuaalseid lahendusi kasutades mugavalt ning loomuliku osana laval toimunud diskussioonist."}, {"text_idx": "#000011", "text": "Kuigi inimesed igatsevad arvutite tagant va\u0308lja pa\u0308ris kohtumistele, usume meie Publiconis, et hu\u0308briidkonverents on tulnud, et ja\u0308a\u0308da. See aitab ka pandeemia mo\u0308o\u0308dudes maandada esinejatega seotud riske, eriti rahvusvahelistel u\u0308ritustel. Samavo\u0303rra teeb see konverentsi sisu ka\u0308ttesaadavamaks suuremale hulgale sihtgrupist, kes ei saaks to\u0308o\u0308kohustuste, finantsvahendite puudumise vm takistuste to\u0303ttu kohale tulla."}, {"text_idx": "#000013", "text": "Vale on va\u0308ita, et kellegil on ta\u0308na olemas retsept, kuidas va\u0308listada u\u0308ritustel viirusesse nakatumise risk ta\u0308ielikult. Ra\u0308a\u0308kida saab riskide maandamisest ning viiruse leviku vo\u0303imalikust piiramisest. Peamiselt la\u0308htusime neljast tegevussuunast \u2013 teavitus, hajutatuse tagamine, isikukaitsevahendid ja ruumide puhtus. Korraldajatega koos vo\u0303tsime vastu otsuse, mitte piirduda vaid Terviseameti no\u0303uete ta\u0308itmisega."}, {"text_idx": "#000015", "text": "U\u0308rituse toimumise ajal kehtis Terviseameti reegel \u2013 siseruumides kuni 750 osalejat, 50% ruumide ta\u0308ituvus, kui ei ole tagatud statsionaarseid istekohtasid. Statsionaarsete istekohtade tagamine on konverentsidel lihtsasti teostatav, aga nendest kinnipidamist osalejate poolt ei ole vo\u0303imalik garanteerida. Seega pidasime osalejatele turvalisemaks piirata ruumide ta\u0308ituvust 50%-ni. Peasaali mittemahtunud osalejatele lo\u0303ime videosilla VSPA konverentsisaaliga. 50% ruumide ta\u0308ituvuse piirangut ja\u0308rgisime kogu su\u0308ndmuse ajal ko\u0303igis toimumiskohtades."}, {"text_idx": "#000016", "text": "Sissepa\u0308a\u0308sukontrolli korraldasime digivahenditega, ka\u0308est-ka\u0308tte jaotusmaterjale ei va\u0308ljastanud ning paberile allkirjasid ei kogunud. Saalis ringika\u0308iva mikrofoni asemel kasutasime mugavat nutirakendust, mis u\u0308htlasi andis samava\u0308a\u0308rse vo\u0303imaluse diskussioonis osaleda ka delegaatidele virtuaalkanalites."}, {"text_idx": "#000017", "text": "Kui nohu ja ko\u0308ha on vo\u0303imalik tuvastada kergesti nii inimesel endal kui ka ko\u0303rvalseisjal, siis palavikus vo\u0303ib olla ka ilma ise seda teadmata. Kuna palavikku peetakse ka u\u0308heks oluliseks COVID-19 su\u0308mptomiks, siis tagasime ko\u0303igis toimumiskohtades ko\u0303igi ruumidesse sisenejate kehatemperatuuri mo\u0303o\u0303tmise. Konverentsi peamajas kasutasime professionaalidega mehitatud termokaameraid kahel sissepa\u0308a\u0308sul, et tagada vo\u0303imalikult sujuv ja va\u0308heha\u0308iriv protsess."}, {"text_idx": "#000018", "text": "Ka maskide kasutamise efektiivsuse u\u0308le vaieldakse pidevalt. Eesti u\u0308hiskonnas ei ole maski kandmine siseruumis veel harjumuspa\u0308raseks normiks muutunud. Palju ma\u0308a\u0308rab siin autoriteetide eeskuju. Maski kandmine ei olnud su\u0308ndmusel kohustuslik, aga kes soovis, see sai igal ajahetkel strateegilistest punktidest ko\u0303igis toimumiskohtades meditsiinilise kaitsemaski."}, {"text_idx": "#000019", "text": "Strateegilisi liikumisteid ja peatuspunkte la\u0308bi planeerides leidsime optimaalsed lahendused kontaktivabadest desinfitseerimisjaamadest antiseptikuga ta\u0308idetud dosaatorpudeliteni. Erinevalt maskidest vo\u0303ib va\u0308ita, et ka\u0308te pidev hu\u0308gieen on ka meie u\u0308hiskonnas saanud harjumuspa\u0308raseks ning kui vahendid on mugavalt ja ka\u0308ttesaadavalt paigutatud, kasutatakse neid aktiivselt."}, {"text_idx": "#000022", "text": "Kogu o\u0303htuse programmi a\u0308raja\u0308tmise asemel otsustati korraldada hajutatud ja la\u0308bimo\u0303eldud toitlustuslahendusega ning piiratud kestusega o\u0303htuso\u0308o\u0308gid. Osalejad olid Tartusse kokku so\u0303inud u\u0308le Eesti ning vajasid o\u0303htuso\u0308o\u0308ki nii vo\u0303i teisiti. Ametliku o\u0303htuse programmi a\u0308raja\u0308tmine oleks sundinud inimesi ise o\u0303htuso\u0308o\u0308givo\u0303imalusi otsima. Sellega oleks nende erinevate kontaktide arv Tartus viibides kasvanud ning riske ei oleks see va\u0308hendanud, pigem vastupidi."}, {"text_idx": "#000023", "text": "Esinejatega seotud riskide maandamise ko\u0303rval teeb konverentsil osalemise vo\u0303imalikuks distantsilt ka delegaatidele. Nii on osalejal kergem kasvo\u0303i viimasel hetkel otsustada, et pisutki kehva enesetunde korral ja\u0308a\u0308b pigem koju, aga saab siiski kogu konverentsi sisust osa."}, {"text_idx": "#000024", "text": "Va\u0308ga paljud kaaluvad hetkel, kas u\u0308ldse u\u0308ritusi korraldada vo\u0303i mitte. Otsest keeldu pole ning selle postituse kirjutamise hetkeks ei ole Eestis teada u\u0308htegi konverentsi vo\u0303i koolitust, kust oleks saanud alguse uus COVID-19 kolle. Riskidest samas ei saa ega tohigi mo\u0308o\u0308da vaadata."}, {"text_idx": "#000025", "text": "Kui siiski korraldada kohapealse osalemisega u\u0308ritus, siis meie soovitused:"}, {"text_idx": "#000026", "text": "Leia korralduspartner. Soovitavalt selline, kellel on COVID-19 oludes nii hu\u0308briid, virtuaal kui 100% kohapealse osalusega u\u0308rituse korraldamise kogemused. Sest arvesta, et pead olema valmis u\u0308rituse formaati ka\u0308igu pealt muutma, kui olukord no\u0303uab. Hea korralduspartner aitab sul lisaks ka muutuvates oludes su\u0308ndmuse eelarvet tasakaalus hoida.\nEelista toimumiskohta, kus on kehtestatud ohutusprotokoll ning selle ta\u0308itmist on vo\u0303imalik kontrollida. U\u0308ks headest na\u0308idetest (kindlasti mitte ainus) on Radisson hotellide 10-step cleaning and safety protocol for Meetings & Events. Vo\u0303i ku\u0308si seda korralduspartnerilt. Professionaalsed korraldusfirmad on ka ise koostanud ohutusprotokolle, mille ta\u0308itmist nad toimumiskohtadelt no\u0303uavad ja ja\u0308lgivad.\nArvesta eelarvesse reserv. Selle suurus ei ole universaalne, kuna so\u0303ltub u\u0308rituse spetsiifikast, aga professionaalne korralduspartner oskab sind aidata. Pead arvestama, et pidevalt muutuv olukord muudab reegleid ning mo\u0303ni neist vo\u0303ib tuua kaasa ta\u0308iendavaid kulusid.\nArvesta kuludega ka siis, kui u\u0308ritust ei toimu. Varasemast enam tuleb ta\u0308helepanu po\u0308o\u0308rata muutmiste ja tu\u0308histamiste tingimustele. Samuti pead arvestama sellega, et hetkeks kui u\u0308rituse toimumine vo\u0303i mittetoimumine lo\u0303plikult selgub, on eri osapooled juba oma to\u0308o\u0308 a\u0308ra teinud ning neil on o\u0303igustatud ootus tasule. Lepingud ja kirjalikud kokkulepped on nu\u0308u\u0308d olulisemad kui kunagi varem."}, {"text_idx": "#000027", "text": "Kui teiegi vajate korralduspartnerit u\u0308rituse korraldamiseks, vo\u0303tke julgelt Publiconiga u\u0308hendust. Kontaktid leiate Publiconi kodulehelt."}]