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gestão documental eletrônica
Bons softwares de <anchor>gestão documental eletrônica</anchor> envolvem hierarquia de acessos, criptografia, sistema de senhas, histórico de alterações e outras medidas que visam proteger as informações ali contidas.Agora que você já sabe como se proteger na internet, entenda o que é e como funciona um software para otimização do fluxo de trabalho!
Gestão Eletrônica de Documentos - GED: o que é e como funciona? - Arquivar | Gestão Inteligente de DocumentosGestão Eletrônica de Documentos - GED: o que é e como funciona?
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# Gestão Eletrônica de Documentos – GED: o que é e como funciona?

pessoas analisando um notebook, gestão eletronica de documentos

Há diversas tarefas que são fundamentais para que uma empresa funcione muito bem. A gestão eletrônica de documentos é parte dessa demanda, já que através dela fica mais fácil organizar a papelada e controlar o acesso às informações.

Esse formato de gestão já vem sendo adotado por muitas empresas de diferentes portes. Manter os dados empresariais e informações de colaboradores e clientes sob total segurança deixou de ser uma questão secundária e ganhou prioridade na maioria das empresas.

Se você também entende a necessidade de migrar para uma solução mais moderna e mais qualificada, então continue lendo esse conteúdo até o final e descubra como GED – Gestão Eletrônica de Documentos funciona.

### O que é GED?

GED é a sigla para Gestão Eletrônica de Documentos. Se trata de uma evolução da gestão de documentos tradicional. Antigamente, tudo era feito através dos documentos impressos em papel.

Existem muitos problemas relacionados a esta gestão arcaica. Os principais deles são:

- Falta de segurança;
- Perda e extravio de documentos;
- Falta de espaço;
- Acumulo de documentos sem validade.

Para solucionar isso surgiu a gestão eletrônica. Nesse caso, os documentos são digitalizados e transformados em arquivos que ficam salvos em dispositivos – como computadores, celulares e tablets.

###### Softwares de qualidade:

Para que seja possível fazer a Gestão Eletrônica de Documentos é preciso também contar com um software de qualidade. Esses programas são instalados em hardwares – como computadores e tablets – e integrados a equipamentos como scanners e impressoras.

Com um GED é possível digitalizar rapidamente os seus documentos, de modo que você transforme aquele monte de papel em arquivos digitais fáceis de acessar e organizar.

### Principais Objetivos De Uma Gestão Eletrônica De Documentos

Diferentemente do que muita gente pensa, a gestão eletrônica de documentos não existe com o propósito único de acabar com a papelada de seu escritório – embora isso, por si só, já seja muito bom.

Existem outros objetivos que estão atrelados a adoção dessa nova forma de organização. São eles:

###### Padronização de procedimentos:

Com um software é mais fácil padronizar o tratamento dos documentos de sua empresa. Basta treinar a equipe e apresentar as ferramentas do software para que todos trabalhem da mesma forma.

###### Melhor controle de acesso:

Existem dados que não somente dizem respeito ao desempenho de sua empresa, mas também estão relacionados a segurança dos seus funcionários, clientes e fornecedores.

Pensando nisso, é importante garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso a determinadas informações. Com uma Gestão Eletrônica de Documentos fica mais fácil manter esse controle, já que é possível criar login e senha de acesso.

###### Racionalizar a produção de documentos:

Quanto a sua empresa gasta, por mês, em impressão de papeis? Pode parecer que não, mas na ponta do lápis os documentos físicos podem pesar bastante no orçamento mensal.

A gestão eletrônica de documentos também serve para diminuir os gastos com papel, já que muitos documentos podem ser gerenciados exclusivamente na versão digital, sem necessidade de impressão.

###### Agilizar o processo decisório:

Há muitas decisões que só podem ser tomadas depois que alguns documentos são checados, assinados e compartilhados. Fazer isso de forma física pode demandar tempo e uma baita burocracia.

Com arquivos digitais tudo fica mais fácil. Você pode baixar e acessar as informações de qualquer lugar, a qualquer hora. Basta ter um computador com acesso a internet para conseguir

Esses são alguns dos principais objetivos de um software de GED – Gestão Eletrônica de Documentos. Mas ao começar a usar você pode identificar muitos outros benefícios proporcionados por esses programas.

### Como funciona um software de gestão eletrônica de documentos?

Essa é uma das principais perguntas feitas por pessoas que querem aderir a esse tipo de gestão: como funcionam esses softwares? Será que vou me adaptar a eles? É fácil de usar?

O software de gestão eletrônica de documentos funciona com o sistema de armazenamento em nuvem. Portanto, os arquivos ficam arquivados em um espaço virtual e podem ser acessados a qualquer hora, de qualquer lugar.

Porém, é preciso determinar senha de acesso para conseguir visualizar e editar os arquivos. Portanto, somente pessoas previamente autorizadas conseguem acessar os documentos.

Além disso, os softwares mostram um histórico de edições, o que permite que você controle as alterações feitas nos documentos.

###### Mecanismos de pesquisa:

Não é só isso, um bom software de Gestão Eletrônica de Documentos também permite que você faça pesquisas para localizar um determinado documento. Isso agiliza bastante o processo de busca.

Os dados podem ser programados para integração, por exemplo, facilitando a atualização de cadastros de clientes ou fornecedores.

### Principais funcionalidades de um software de gestão eletrônica de documentos

Veja uma lista com as principais funcionalidades de um software de Gestão Eletrônica de Documentos.

- Serve para arquivar documentos em diferentes formatos – PDF, Word, e-mails, planilhas, fotos etc;
- Histórico de edições e acessos;
- Regulamento de documentos vencidos e que podem ser descartados;
- Rápido compartilhamento de documentos entre setores.

Todas essas funções ajudam a garantir um fluxo de trabalho mais qualificado, prático e seguro na sua empresa. Isso também colabora para que os próprios funcionários tenham mais tempo livre para se dedicarem a outras tarefas.

### Dicas para escolher o melhor GED para a sua empresa

Agora que você já sabe como funciona um software de Gestão Eletrônica de Documentos é hora de falarmos sobre alguns atributos que devem ser considerados na hora de escolher o seu GED.

###### Conheça a empresa:

É importante conhecer um pouco sobre a empresa que você está contratando. Descubra se é uma empresa experiente, há quantos anos está no mercado e quais são as soluções propostas.

###### Prova social:

Busque por provas sociais, opiniões de clientes que usaram os serviços. Saber a opinião de outros clientes é muito importante ara entender como essa marca poderá lhe ajudar a solucionar os seus próprios problemas.

###### Funcionalidades do sistema:

É claro que é importantíssimo ter certeza que o sistema em questão atende mesmo as suas demandas. A melhor forma de fazer isso é tirando todas as suas dúvidas sobre ele antes de contratar.

###### Meios de contato e suporte técnico:

Por fim, saiba quais são os meios de contato disponibilizados pela empresa e como ela presta suporte em caso de alguma dificuldade técnica.

Afinal, é importante entender como a marca se disponibiliza a ajudar caso você encontre algum problema ou tenha alguma dúvida a respeito do serviço.

### Solução Arquivar Para Gestão Eletrônica de Documentos

Você já entendeu que a Gestão Eletrônica De Documentos é algo importantíssimo para a sua empresa. Seja para manter a segurança dos dados ou para garantir um fluxo de trabalho mais eficiente, essa é a melhor solução.

A Arquivar possui mais de 30 anos de experiência em organização e digitalização de documentos. Ajudamos empresas de diferentes portes a alcançarem excelência na gestão de documentos.

Se você ainda tem dúvidas sobre os benefícios e as vantagens de digitalizar os seus documentos, entre em contato com a nossa equipe clicando aqui e agende uma reunião.

Documentos empresariais carregam informações vitais sobre o seu negócio. Por isso, entregue esses cuidados às mãos profissionais de nossa equipe. Acesse o site e saiba mais.

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