Las 11 mejores prácticas en Gestión Documental - DocuWare
Eche un vistazo a las 11 mejores prácticas sobre gestión documental como seguimiento de firma, mejoras en procesos basados en papel y ...
Smart Document Control
Desarrolle una mejor comprensión de la gestión documental cargando sus propios archivos y utilizando la guía "Sus primeros pasos" y la documentación de la base de conocimientos de DocuWare. <anchor>Smart Document Control</anchor> es un sistema de gestión documental en la nube listo para usar, con archivadores digitales prediseñados, almacenamiento de documentos, configuración de uso compartido y muchas otras funciones.
Gestión documental eficiente con DocuWare
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# GESTIÓN DOCUMENTAL

## Organizar todos tus documentos de manera centralizada y eficiente

¿Se acumulan las tareas y los papeles? ¿Falta tiempo e información? Ahora puedes controlar la avalancha de documentos y aumentar la eficacia de tu negocio con DocuWare.

- Información disponible de forma óptima
- Ahorro de tiempo y esfuerzo mediante la automatización
- Archivado seguro y protección de datos

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### Más de 19.000 clientes de todos los sectores confían en DocuWare



































































## Archivado sin esfuerzo y una búsqueda rápida

Se acabaron los archivos desorganizados y las búsquedas interminables: DocuWare almacena documentos de cualquier fuente en un solo lugar y extrae lo esencial. Ya se trate de facturas, presupuestos o detalles contractuales importantes, todo está disponible al instante.

1 Document Management

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## Flujos de trabajo optimizados para una productividad total

Automatiza la introducción manual de datos y tareas como el archivado, el control de versiones, el seguimiento de plazos, las aprobaciones y las notificaciones. Esto permite a tus equipos utilizar su valioso tiempo de forma eficiente y completar proyectos sin esfuerzo adicional.

## Colaboración segura desde cualquier lugar

Tanto si estás en la oficina, trabajando desde casa o de viaje, con DocuWare tendrás acceso a todos los documentos y flujos de trabajo en todo momento para tomar decisiones orientadas a tus objetivos. Cualquier intercambio de datos está cifrado de forma segura y los permisos, fáciles de controlar, protegen la información confidencial.

3 Document Management

## ¿Quieres saber más?

## Todos los documentos bajo control: de forma rápida,  intuitiva y sin preocupaciones

Los documentos bien organizados son cruciales para el éxito de los procesos empresariales. DocuWare garantiza transparencia y

flujos de trabajo eficientes para que puedas trabajar tranquilamente.

- Archiva
- Encuentra
- Automatiza
- Edita
- Integra
- Protege

### Se acabó el caos de papeles y datos

Con independencia de si son documentos empresariales entrantes o salientes: En DocuWare, se captan de forma centralizada, se enriquecen con metadatos y se vinculan a la información relacionada. Las funciones automatizadas de importación y captura de datos garantizan una disponibilidad y productividad inmediatas.



### Búsqueda flexible, visión completa

Ya sea búsqueda de texto completo, filtros específicos o vista de archivos: DocuWare muestra todos los documentos de un proyecto, cliente, proveedor, plazo o transacción comercial con sólo pulsar un botón y permite su visualización inmediata, independientemente del tamaño y formato del archivo.



### Procesos sin demora

Utiliza flujos de trabajo y formularios personalizables de forma flexible para controlar eficazmente los procesos basados en documentos, supervisar los plazos, disminuir el tiempo de respuesta y realizar un seguimiento de los pasos de procesamiento en cualquier momento, desde la aprobación de facturas hasta la renovación de contratos.



### Intuitivo y comprensible

Añade notas, tu firma y sellos a los documentos o marca detalles importantes sin modificar el original. Además, puedes abrir los documentos en el programa original y editarlos como de costumbre. El control de versiones automático y el historial de documentos aportan la transparencia que buscas.



### Fluidez en la información

Integra DocuWare en aplicaciones empresariales clave como Microsoft Teams, Outlook, tu ERP o CRM para almacenar y acceder sin problemas a los documentos y automatizar los flujos de trabajo. Esto ahorra constantes cambios de programa, garantiza datos sincronizados y aumenta la eficiencia en todas las áreas.



### Archivado seguro y conforme a las leyes

Los documentos bien organizados facilitan el cumplimiento de las directrices de conservación y garantizan una buena preparación para poder facilitar información en cualquier momento. La rigurosa estructura de los permisos, el registro seguro, los procesos claramente regulados y las entradas inalterables del sistema protegen contra la pérdida, el uso indebido y la manipulación de los documentos.



## Preguntas frecuentes

## ¿Se pueden importar todos los formatos de documentos en DocuWare?

Por supuesto. No importa de dónde proceda un documento ni dónde se haya creado. En DocuWare se puede cargar cualquier formato de archivo, al igual que archivos adjuntos de correo electrónico, o los propios correos electrónicos. Los documentos en papel escaneados se almacenan en DocuWare como archivos PDF/A. En DocuWare Viewer, se visualizan los documentos independientemente de su formato. Al mismo tiempo, es posible editar, enviar y descargar los documentos en el programa original en cualquier momento.

## ¿DocuWare es una solución en la nube o local?

Una, la otra o ambas. DocuWare está disponible como solución Software-as-a-Service basada en la nube con licencias flexibles para diferentes tamaños de empresa, ofreciéndote la máxima flexibilidad y escalabilidad a la hora de gestionar tus documentos. Por otro lado, la implementación como sistema local en tu propio entorno informático tampoco supone ningún problema. Ambas opciones ofrecen idénticasfunciones y experiencias de usuario.

## ¿Dónde se almacenan los documentos con DocuWare?

Con DocuWare, los documentos se almacenan de forma segura en archivadores electrónicos. Los usuarios pueden acceder a los archivos, visualizarlos y editarlos desde cualquier lugar y dispositivo, siempre que dispongan de los permisos pertinentes.

## ¿Cuánto tiempo se requiere para empezar a utilizar DocuWare?

DocuWare ofrece plantillas y configuraciones fáciles de usar para diversos escenarios de aplicación, por lo que es posible empezar a utilizarlo en sólo unos días. Por supuesto, DocuWare también se puede personalizar. El tiempo necesario para implantar DocuWare depende de la complejidad de los requisitos de tu empresa.

## Experiencias reales

Antes archivábamoslosdocumentossegúnelnombre de la empresa. Quienpiensa que ahora con DocuWare es diferente se equivoca. Es igual, peroaparte de estotambién se puedenbuscarlosrecibospormuchosmáscriterios. Es comosituvierasvariasestructuras de carpetas a tudisposición, dependiendodel criterio de búsqueda que másteguste.



Josep Bombardó

Director Financiero, Bombardó



Nuestros procesos digitales son mucho más seguros que antes, cuando aún usábamos el papel. El almacenamiento electrónico es más rápido y eficiente que cualquier archivo físico, debido al alto nivel de automatización. Desde la introducción del gestor documental, prácticamente ya no se pierde tiempo en el archivo y la búsqueda de documentos. Todos los departamentos se benefician de ello.



Leidia Martel Monaga

Directora IT y Transformación Digital, Ahembo







Solución certificada y de máxima calidad

DocuWare was named a Trusted Solution by Siegel

## Crea procesos empresariales fluidos y escalables

Descubre el poder de una potente plataforma de gestión documental y flujos de trabajo automáticos.

Explora soluciones versátiles para aumentar la productividad en todos los departamentos de tu empresa.

## ¿Listos para organizar tus documentos de manera eficiente?

¡Contacta con nosotros y conoce mucho más!

Descubre cómo puedes aprovechar todo el potencial de DocuWare en sólo unos días. Bien si tienes preguntas como si necesitas orientación, nos comprometemos a ayudarte a explorar los mejores pasos a seguir.

Estaremos encantados de mostrarte DocuWare, ya sea en directo o a través de un experto en digitalización de nuestra red de partners en tu zona.

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