Six years
Recruitment and managing staff records. You must keep any data you collect on staff secure-eg lock paper records in filing cabinets or set passwords for computer records. Only keep the information for as long as you have a clear business need for it, and dispose of it securely afterwards (eg by shredding). 2. You must keep any data you collect on staff secure-eg lock paper records in filing cabinets or set passwords for computer records. Only keep the information for as long as you have a clear business need for it, and dispose of it securely afterwards (eg by shredding). Often swamped with paperwork, many entrepreneurs wonder how long you should keep business records. The answer depends a great deal upon whom you ask and what the record pertains to in your business. The IRS sets some basic record retention standards for tax records. It is important to consider your company's income tax filing when deciding how long to keep employee records. The Internal Revenue Service (IRS) states you should keep all employment-related tax records a minimum of four years after the due or payment date (use the later date) for that tax year. 2. How long to keep different types of staff records 2.1 Line managers should annually review the staff records they hold, to see what information can be destroyed, in accordance with the Trust Policy on the Retention and Disposal of Records. This information should be destroyed as confidential waste. The guidance covers: • How long to keep different types of staff records; • What to do with the staff record when that person leaves the Trust or your department; • What information is held centrally by Human Resources; • What to do if you receive a request for access to or copies of a staff file. How long to keep staff records. By law you must keep certain records for a set period of time. However, it is a good idea to keep records for six years to cover the time limit for bringing any civil legal action against you, including national minimum wage claims and contractual claims.
https://www.gov.uk/data-protection-your-business/recruitment-managing-staff-records https://www.gov.uk/data-protection-your-business/recruitment-managing-staff-records http://www.nolo.com/legal-encyclopedia/how-long-should-you-keep-business-records.html http://smallbusiness.chron.com/long-keep-employee-files-4868.html http://www.healtharchives.org/docs/BLT_Line_managers_staff_records.pdf http://www.healtharchives.org/docs/BLT_Line_managers_staff_records.pdf https://www.nibusinessinfo.co.uk/content/how-long-keep-staff-records
how long should you keep staff records
आपको कर्मचारियों के रिकॉर्ड कब तक रखने चाहिए
छह साल
भर्ती और कर्मचारियों के रिकॉर्ड का प्रबंधन। आपको कर्मचारियों पर एकत्र किए गए किसी भी डेटा को सुरक्षित रखना चाहिए-जैसे कैबिनेट दाखिल करने में पेपर रिकॉर्ड लॉक करें या कंप्यूटर रिकॉर्ड के लिए पासवर्ड सेट करें। जानकारी को केवल तब तक रखें जब तक आपको इसके लिए स्पष्ट व्यावसायिक आवश्यकता हो, और बाद में इसे सुरक्षित रूप से निपटाएं (जैसे श्रेडिंग द्वारा)। 2. आपको कर्मचारियों पर एकत्र किए गए किसी भी डेटा को सुरक्षित रखना चाहिए-जैसे कैबिनेट दाखिल करने में पेपर रिकॉर्ड लॉक करें या कंप्यूटर रिकॉर्ड के लिए पासवर्ड सेट करें। जानकारी को केवल तब तक रखें जब तक आपको इसके लिए स्पष्ट व्यावसायिक आवश्यकता हो, और बाद में इसे सुरक्षित रूप से निपटाएं (जैसे श्रेडिंग द्वारा)। अक्सर कागजी कार्रवाई के साथ दलदल, कई उद्यमी आश्चर्य करते हैं कि आपको कितने समय तक व्यवसाय रिकॉर्ड रखना चाहिए। उत्तर बहुत हद तक इस बात पर निर्भर करता है कि आप किससे पूछते हैं और आपके व्यवसाय में रिकॉर्ड क्या है। आईआरएस कर रिकॉर्ड के लिए कुछ बुनियादी रिकॉर्ड प्रतिधारण मानक निर्धारित करता है। कर्मचारी रिकॉर्ड को कितने समय तक रखना है, यह तय करते समय आपकी कंपनी की आयकर फाइलिंग पर विचार करना महत्वपूर्ण है। आंतरिक राजस्व सेवा (आईआरएस) बताती है कि आपको उस कर वर्ष के लिए देय या भुगतान तिथि (बाद की तारीख का उपयोग करें) के बाद कम से कम चार साल बाद सभी रोजगार से संबंधित कर रिकॉर्ड रखना चाहिए। 2. विभिन्न प्रकार के स्टाफ रिकॉर्ड कब तक रखें 2.1 लाइन प्रबंधकों को सालाना अपने पास मौजूद स्टाफ रिकॉर्ड की समीक्षा करनी चाहिए, यह देखने के लिए कि रिकॉर्ड के प्रतिधारण और निपटान पर ट्रस्ट नीति के अनुसार, कौन सी जानकारी नष्ट की जा सकती है। इस जानकारी को गोपनीय कचरे के रूप में नष्ट किया जाना चाहिए। मार्गदर्शन में शामिल हैं: • विभिन्न प्रकार के स्टाफ रिकॉर्ड कब तक रखें; • स्टाफ रिकॉर्ड के साथ क्या करना है जब वह व्यक्ति ट्रस्ट या आपके विभाग को छोड़ देता है; • मानव संसाधन द्वारा केंद्रीय रूप से कौन सी जानकारी रखी जाती है; • यदि आपको स्टाफ फ़ाइल तक पहुंच या प्रतियों के लिए अनुरोध प्राप्त होता है तो क्या करें। कर्मचारियों के रिकॉर्ड कब तक रखें। कानून के अनुसार आपको एक निर्धारित अवधि के लिए कुछ रिकॉर्ड रखने चाहिए। हालांकि, राष्ट्रीय न्यूनतम मजदूरी दावों और संविदात्मक दावों सहित आपके खिलाफ किसी भी नागरिक कानूनी कार्रवाई को लाने के लिए समय सीमा को कवर करने के लिए छह साल तक रिकॉर्ड रखना एक अच्छा विचार है।
कर्मचाऱ्यांच्या नोंदी किती काळ ठेवाव्यात
कर्मचाऱ्यांची भरती आणि व्यवस्थापन नोंदी. आपण कर्मचार् यांवर गोळा केलेला कोणताही डेटा सुरक्षित ठेवला पाहिजे - उदाहरणार्थ कॅबिनेट फाइलिंग करताना पेपर रेकॉर्ड लॉक करा किंवा संगणक रेकॉर्डसाठी पासवर्ड सेट करा. जोपर्यंत आपल्याला व्यवसायाची स्पष्ट गरज आहे तोपर्यंत च माहिती ठेवा आणि नंतर त्याची सुरक्षितपणे विल्हेवाट लावा (उदा. तुकडे करून). 2. आपण कर्मचार् यांवर गोळा केलेला कोणताही डेटा सुरक्षित ठेवला पाहिजे - उदाहरणार्थ कॅबिनेट फाइलिंग करताना पेपर रेकॉर्ड लॉक करा किंवा संगणक रेकॉर्डसाठी पासवर्ड सेट करा. जोपर्यंत आपल्याला व्यवसायाची स्पष्ट गरज आहे तोपर्यंत च माहिती ठेवा आणि नंतर त्याची सुरक्षितपणे विल्हेवाट लावा (उदा. तुकडे करून). अनेकदा कागदपत्रांच्या ओझ्याखाली दबलेल्या अनेक उद्योजकांना व्यवसायाच्या नोंदी किती काळ ठेवाव्यात, असा प्रश्न पडतो. आपण कोणाला विचारता आणि आपल्या व्यवसायातील रेकॉर्ड कशाशी संबंधित आहे यावर उत्तर बरेच अवलंबून असते. आयआरएस कर रेकॉर्डसाठी काही मूलभूत रेकॉर्ड धारणा मानके सेट करते. कर्मचार् यांच्या नोंदी किती काळ ठेवाव्यात हे ठरवताना आपल्या कंपनीच्या इन्कम टॅक्स फाइलिंगचा विचार करणे महत्वाचे आहे. अंतर्गत महसूल सेवा (आयआरएस) म्हणते की आपण त्या कर वर्षासाठी देय किंवा देय तारखेनंतर (नंतरची तारीख वापरा) कमीतकमी चार वर्षांनंतर रोजगाराशी संबंधित सर्व कर नोंदी ठेवल्या पाहिजेत. 2. विविध प्रकारच्या कर्मचार् यांच्या नोंदी किती काळ ठेवाव्यात 2.1 लाइन मॅनेजर्सने दरवर्षी त्यांच्याकडे असलेल्या कर्मचार् यांच्या नोंदींचे पुनरावलोकन केले पाहिजे, रेकॉर्ड्स टिकवून ठेवणे आणि विल्हेवाट लावण्यावरील ट्रस्ट धोरणानुसार कोणती माहिती नष्ट केली जाऊ शकते हे पाहणे. ही माहिती गोपनीय कचरा म्हणून नष्ट करावी. मार्गदर्शनात समाविष्ट आहे: • विविध प्रकारच्या कर्मचार् यांच्या नोंदी किती काळ ठेवाव्यात; • जेव्हा ती व्यक्ती ट्रस्ट किंवा आपला विभाग सोडते तेव्हा स्टाफ रेकॉर्डचे काय करावे; • मानव संसाधनाद्वारे कोणती माहिती केंद्रीय पातळीवर ठेवली जाते; • जर आपल्याला स्टाफ फाइलमध्ये प्रवेश किंवा प्रतींसाठी विनंती प्राप्त झाली तर काय करावे. कर्मचाऱ्यांच्या नोंदी किती काळ ठेवाव्यात. कायद्यानुसार ठराविक कालावधीसाठी काही नोंदी ठेवणे आवश्यक आहे. तथापि, राष्ट्रीय किमान वेतन दावे आणि कंत्राटी दाव्यांसह आपल्याविरूद्ध कोणतीही नागरी कायदेशीर कारवाई करण्याची कालमर्यादा कव्हर करण्यासाठी सहा वर्षे रेकॉर्ड ठेवणे चांगले आहे.
सहा वर्षे