facts:
Sachverhalt:
A.
Die Stiftung Sonneblick Walzenhausen ist Eigentümerin der Parzelle Nr. 226 (Grundbuch Walzenhausen). Auf deren südlichem, oberhalb des Dorfes Walzenhausen in der Kurzone gelegenem Bereich befinden sich zwei Gebäude (Assek.-Nrn. 170 und 171; "Sonneblick"), die früher als Gast- und Beherbergungshäuser dienten und derzeit leer stehen. Am 22. September 2016 ersuchte die Stiftung die Baubewilligungskommission Walzenhausen, die Umnutzung der beiden Gebäude in ein Asyl-Durchgangszentrum und gewisse bauliche Massnahmen zu bewilligen. Gegen das Vorhaben erhoben unter anderem die nächstgelegenen Nachbarn A._ sowie B. und C. D._ Einsprache. Am 15. August 2017 hiess die Baubewilligungskommission die Einsprachen gut und verweigerte die Bewilligung. Dagegen gelangte die Stiftung an das Departement Bau und Volkswirtschaft des Kantons Appenzell Ausserrhoden, das ihren Rekurs am 11. April 2018 guthiess und die Sache an die Baubewilligungskommission zurückwies.
B.
Gegen den Rekursentscheid erhoben A._ sowie B. und C. D._ gemeinsam Beschwerde beim Obergericht des Kantons Appenzell Ausserrhoden. Mit Urteil vom 21. Februar 2019 wies das Gericht ihr Rechtsmittel ab.
C.
Mit gemeinsamer Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten vom 2. Mai 2019 an das Bundesgericht beantragen A._ sowie B. und C. D._, den Entscheid des Obergerichts aufzuheben und die Baubewilligung zu verweigern bzw. eventuell die Sache zur Neubeurteilung im Sinne der Erwägungen an das Obergericht zurückzuweisen. Am 8. Mai 2019 teilt ihr Rechtsvertreter brieflich mit, A._ nehme von der Beschwerde Abstand, da er seine Liegenschaft verkauft habe und weggezogen sei. B. und C. D._ hielten hingegen an der Beschwerde fest.
Die Stiftung und das Obergericht schliessen auf Abweisung der Beschwerde, soweit darauf eingetreten werden könne. Die Einwohnergemeinde hat auf eine Vernehmlassung verzichtet. E._, Beigeladener 2 im Verfahren vor dem Obergericht, hat sich nicht geäussert. Die aus dem Rubrum entfernte F._ AG, Beigeladene 3 im obergerichtlichen Verfahren, hat auf eine Teilnahme am Verfahren verzichtet. B. und C. D._ haben am 16. August 2019 eine weitere Stellungnahme eingereicht.

considerations:
Erwägungen:
1.
Angefochten ist ein kantonal letztinstanzlicher Endentscheid über die Bewilligungsfähigkeit einer Umnutzung mit begleitenden Baumassnahmen. Dagegen steht die Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten offen (vgl. Art. 82 lit. a, Art. 86 Abs. 1 lit. d und Abs. 2 sowie Art. 90 BGG); ein Ausschlussgrund nach <ref-law> liegt nicht vor. Die Beschwerdeführer 2 (nachfolgend: Beschwerdeführer) haben erfolglos am vorinstanzlichen Verfahren teilgenommen, sind als Eigentümer der Parzelle Nr. 1040, die an die Bauparzelle und die Zufahrt zum vorgesehenen Asyl-Durchgangszentrum angrenzt, auch materiell beschwert und damit nach <ref-law> zur Beschwerde legitimiert. Auch sonst steht einem Eintreten auf ihre Beschwerde grundsätzlich nichts entgegen. In Bezug auf den Beschwerdeführer 1, der von der Beschwerde Abstand genommen hat, ist das Verfahren abzuschreiben (Art. 71 i.V.m. Art. 73 Abs. 1 ZPR [SR 273]; Urteil 2C_144/2009 vom 15. Juni 2009 E. 1.1).
2.
Mit der Beschwerde in öffentlich-rechtlichen Angelegenheiten kann insbesondere die Verletzung von Bundes- und Völkerrecht gerügt werden (Art. 95 lit. a und b BGG). Das Bundesgericht wendet dieses Recht von Amtes wegen an (<ref-law>), prüft die bei ihm angefochtenen Entscheide aber grundsätzlich nur auf Rechtsverletzungen hin, welche die beschwerdeführende Person vorbringt und begründet (vgl. <ref-law>). Erhöhte Anforderungen an die Begründung gelten, soweit die Verletzung von Grundrechten gerügt wird (<ref-law>). Die Anwendung von kantonalem Recht überprüft das Bundesgericht grundsätzlich nur auf Willkür und bloss insoweit, als eine solche Rüge präzis vorgebracht und begründet wird (<ref-law> i.V.m. <ref-law> und <ref-law>). Es legt seinem Urteil im Weiteren den von der Vorinstanz festgestellten Sachverhalt zugrunde (<ref-law>), es sei denn, deren Sachverhaltsfeststellung sei offensichtlich unrichtig, das heisst willkürlich (vgl. dazu <ref-ruling> E. 4.1.2 S. 62), oder beruhe auf einer Rechtsverletzung im Sinne von <ref-law> (Art. 97 Abs. 1 und Art. 105 Abs. 2 BGG). Eine entsprechende Rüge ist substanziiert vorzubringen (<ref-law> i.V.m. <ref-law>).
3.
3.1. Die Beschwerdeführer rügten im vorinstanzlichen Verfahren, das dem Regierungsrat des Kantons Appenzell Ausserrhoden unterstellte Departement Bau und Volkswirtschaft habe über den Rekurs der Beschwerdegegnerin entschieden, obschon diese auf rechtsgeschäftlicher Grundlage durch das ebenfalls dem Regierungsrat unterstellte Departement Gesundheit und Soziales vertreten werde. Da diese Konstellation jener entspreche, in welcher der urteilende Richter gleichzeitig eine der Verfahrensparteien vertrete, hätte es jedoch wie von ihnen beantragt als Gesamtbehörde wegen Befangenheit in den Ausstand treten müssen. Die Vorinstanz hat diese Kritik im angefochtenen Entscheid zurückgewiesen, da zum einen ein Ausstandsbegehren nicht gegen eine Gesamtbehörde, sondern nur gegen einzelne Personen gerichtet werden könne, und zum anderen weder nach Art. 8 Abs. 1 des Gesetzes über die Verwaltungsrechtspflege des Kantons Appenzell Ausserrhoden vom 9. September 2002 (VRPG/AR; bGS 143.1) noch nach <ref-law> ein Ausstandsgrund bestehe.
3.2. Im vorliegenden Verfahren rügen die Beschwerdeführer zwar erneut eine Verletzung ihres Anspruchs auf ein faires Verfahren gemäss <ref-law> und Art. 6 Ziff. 1 EMRK. Diese Verletzung soll sich aber im Wesentlichen bereits daraus ergeben, dass die Beschwerdegegnerin im Rekursverfahren in der erwähnten Weise vertreten wurde. Mit den einlässlichen Ausführungen der Vorinstanz zur Frage der Befangenheit setzen sich die Beschwerdeführer nicht weiter auseinander. Aus ihren Vorbringen ergibt sich daher nichts, was die vorinstanzliche Beurteilung, die vorliegenden Umstände begründeten keinen Anschein der Befangenheit, als bundesrechts- bzw. EMKR-widrig erscheinen liesse. Die Vorinstanz hat ferner zu Recht darauf hingewiesen, dass ein Ausstandsbegehren nicht gegen eine Gesamtbehörde gerichtet werden könne (vgl. <ref-ruling> E. 1.3.3 S. 227 f.; Urteil 1B_138/2013 vom 24. September 2013 E. 2.1). Dass die Argumentation der Beschwerdegegnerin im Rekursverfahren aufgrund der erwähnten Vertretung von vornherein mehr Gewicht gehabt hätte, substanziieren die Beschwerdeführer sodann nicht und ist nicht ersichtlich. Auf ihre Rüge der Verletzung der Waffengleichheit ist daher nicht weiter einzugehen (vgl. <ref-ruling> E. 4.2.1 f. S. 124 mit Hinweisen). Soweit die formelle Rüge der Beschwerdeführer überhaupt den Begründungsanforderungen genügt (vgl. E. 2), ist sie demnach unbegründet.
4.
4.1. In materieller Hinsicht ist zunächst strittig, ob das vorgesehene Asyl-Durchgangszentrum zonenkonform ist. Die Vorinstanz hat diese Frage - wie vor ihr bereits das Departement und die Einwohnergemeinde - bejaht. Nach Art. 25 des Baugesetzes des Kantons Appenzell Ausserrhoden vom 12. Mai 2003 (BauG/AR; bGS 721.1) seien in der Kurzone Bauten und Anlagen zulässig, die dem Kurbetrieb und der Erholung dienten (Abs. 1). Die Gemeinden könnten durch Baureglement weitere Bauten wie Wohnbauten, Hotels, Ferienwohnungen, Ladengeschäfte, Kliniken usw. zulassen (Abs. 2). Die Einwohnergemeinde Walzenhausen gestatte nach Art. 18 Abs. 7 ihres Baureglements vom 5. Februar 2013 nebst den Bauten gemäss Art. 25 Abs. 1 BauG/AR auch Altersheime, Kliniken, Hotels, Ferienwohnungen, Gastgewerbe, Ladengeschäfte sowie Arzt- und Heilpraxen, ziehe den Kreis der in der Kurzone zulässigen Bauten mithin weit. In Berücksichtigung ihres aufgrund der Gemeindeautonomie erhöhten Spielraums bei der Auslegung des kommunalen Rechts sei deshalb vertretbar, dass sie das vorgesehene Asyl-Durchgangszentrum als zonenkonform eingestuft habe, zumal in Art. 18 Abs. 7 des Baureglements die Aufzählung weder als abschliessend noch als ausschliesslich bezeichnet werde. Die Beurteilung der Einwohnergemeinde sei im Weiteren mit der einschlägigen bundesgerichtlichen Rechtsprechung vereinbar. Insbesondere seien die vorliegenden Umstände mit jenen des Urteils 1C_285/2015 vom 19. November 2015 vergleichbar, mit dem das Bundesgericht die Umnutzung eines Ferienzentrums in ein Asyl-Durchgangszentrum geschützt habe. Zudem erfolge die Beherbergung der Asylsuchenden auch hier befristet, weshalb die Umnutzung des "Sonneblicks" in ein Asyl-Durchgangszentrum auch mit dem Urteil 1C_40/2010 vom 9. März 2010 im Einklang stehe.
4.2. Die Beschwerdeführer rügen eine willkürliche Auslegung von Art. 25 Abs. 2 BauG/AR in Verbindung mit Art. 18 Abs. 7 des Baureglements und machen insbesondere geltend, die Aufzählung der in der Kurzone zusätzlich zulässigen Bauten gemäss letzterer Bestimmung sei abschliessend, weshalb bei deren Anwendung kein Spielraum bestehe.
Soweit diese Rüge überhaupt den Begründungsanforderungen genügt, ist sie unbegründet. Gemäss der ständigen Praxis des Bundesgerichts ist ein Entscheid willkürlich (<ref-law>), wenn er im Ergebnis offensichtlich unhaltbar ist, mit der tatsächlichen Situation in klarem Widerspruch steht, eine Norm oder einen unumstrittenen Rechtssatz klar verletzt oder in stossender Weise dem Gerechtigkeitsgedanken zuwiderläuft (<ref-ruling> E. 7.3 S. 174 f.; <ref-ruling> E. 3.6.2 S. 287). Vorliegend ergeben sich weder aus dem Wortlaut noch den weiteren Auslegungselementen klare Hinweise, dass die Aufzählung in Art. 18 Abs. 7 des Baureglements abschliessend wäre und deshalb bei dessen Anwendung kein Spielraum bestünde. Ebenso wenig bestehen Anhaltspunkte, dass nach dieser Bestimmung in Verbindung mit Art. 25 Abs. 2 BauG/AR das vorgesehene Asyl-Durchgangszentrum wegen seines Zwecks unzulässig wäre. Dass in der Kurzone lediglich dem Tourismus dienende Bauten gestattet wären, wie die Beschwerdeführer nahelegen, widerspricht demgegenüber klar der Aufzählung von Art. 18 Abs. 7 des Baureglements. Bereits aus Art. 25 Abs. 2 BauG/AR ergibt sich zudem, dass die in dieser Aufzählung genannten Bauten nicht dem Kurbetrieb und der Erholung dienen müssen. Unter diesen Umständen ist es weder offensichtlich unhaltbar noch sonst wie willkürlich, dass die Vorinstanz die Auslegung der Einwohnergemeinde, das Asyl-Durchgangszentrum sei nach Art. 18 Abs. 7 des Baureglements in der Kurzone gestattet, in Berücksichtigung des der Gemeinde insoweit zukommenden Beurteilungsspielraums (vgl. Urteil 1C_499/2015 vom 7. Dezember 2015 E. 3.4) geschützt hat. Dies gilt umso mehr, als auch nicht ersichtlich ist, inwiefern diese Auslegung mit Art. 18 Abs. 1 des Raumplanungsgesetzes vom 22. Juni 1979 (RPG; SR 700) nicht vereinbar sein sollte, und die Beschwerdeführer zu Recht nicht geltend machen, sie stehe im Widerspruch zur erwähnten, von der Vorinstanz zitierten bundesgerichtlichen Rechtsprechung (vgl. vorne E. 4.1).
5.
Umstritten ist weiter, ob die Zufahrt zum vorgesehenen Asyl-Durchgangszentrum den Anforderungen genügt. Die Vorinstanz hat diese Frage - wie bereits das Departement - bejaht. Die Zufahrt sei rechtlich hinreichend - was die Einwohnergemeinde noch verneint hatte - und genüge auch in technischer Hinsicht. Die Beschwerdeführer stellen beides in Abrede.
5.1. Die Erschliessung von Land setzt nach Art. 19 Abs. 1 RPG unter anderem voraus, dass eine für die betreffende Nutzung hinreichende Zufahrt besteht. Art. 95 Abs. 3 lit. a BauG/AR verlangt eine für die vorgesehene Nutzung hinreichende, rechtlich gesicherte, auch den Bestimmungen des (heute geltenden) Strassengesetzes des Kantons Appenzell Ausserrhoden vom 26. Oktober 2009 (StrG/AR; bGS 731.11) genügende Zufahrt, falls notwendig mit Abstellplätzen für Motorfahrzeuge. Gemäss der bundesgerichtlichen Rechtsprechung ist eine Zufahrt nach Art. 19 Abs. 1 RPG hinreichend, wenn die Zugänglichkeit sowohl für die Benützer der Bauten als auch für Fahrzeuge der öffentlichen Dienste gewährleistet ist. Die Zufahrten sollten verkehrssicher sein und haben sich nach den zonengerechten Baumöglichkeiten jener Flächen zu richten, die sie erschliessen sollen. Für Erschliessungsanlagen auf fremdem Grund ist deren rechtliche Sicherstellung nachzuweisen. Was als hinreichende Zufahrt gilt, hängt von der beanspruchten Nutzung des Grundstücks sowie den massgeblichen (namentlich örtlichen) Umständen des Einzelfalls ab. Die einzelnen Anforderungen ergeben sich im Detail erst aus dem kantonalen Recht und der kantonalen Gerichts- und Verwaltungspraxis, die sich am bundesrechtlichen Rahmen zu orientieren haben. Bei der Beurteilung, ob eine Zufahrt ein Baugrundstück hinreichend erschliesst, steht den kantonalen und kommunalen Behörden ein erhebliches Ermessen zu (zum Ganzen: <ref-ruling> E. 3.3.2 S. 135; <ref-ruling> E. 3a S. 68; Urteil 1C_433/2017 vom 17. April 2018 E. 4.1 mit Hinweisen; s. auch E. JEANNERAT, Praxiskommentar RPG: Nutzungsplanung, 2016, Art. 19 N. 26 ff.).
5.2.
5.2.1. Die fragliche Zufahrt zweigt im Gebiet "Güetli" in Walzenhausen von der Kantonsstrasse ab und steigt anschliessend zum vorgesehenen Asyl-Durchgangszentrum an. Sie gehört mehrheitlich zum übrigen Gemeindegebiet und liegt mit Ausnahme eines kleinen Bereichs in der Kurve bei dem Grundstück der Beschwerdeführer und zwei weiteren Grundstücken auf der Parzelle Nr. 226, auf deren südlichem Teil das Asylzentrum betrieben werden soll. Sie ist im Grundbuch auf den betreffenden Grundstücken als öffentlicher Fuss- und Fahrweg angemerkt und bildet Teil des Strassennetzes der Flurgenossenschaft Güetli-Ruten-Weid-Sonneblick. Sämtliche Mitglieder dieser Genossenschaft haben hinsichtlich der Zufahrtsstrasse für ihre im Anhang der Genossenschaftsstatuten aufgeführten Grundstücke das uneingeschränkte Fuss- und Fahrwegrecht (Art. 19 Abs. 1 der Statuten), alle Anstösser der Strasse sind Mitglieder der Genossenschaft (Anhang 1 der Statuten).
5.2.2. Die Beschwerdeführer machten im vorinstanzlichen Verfahren bezüglich der Frage der rechtlich hinreichenden Zufahrt in erster Linie geltend, das Fuss- und Fahrwegrecht gemäss Art. 19 der Genossenschaftsstatuten sowie die Widmung als öffentliche Strasse beträfen nur die ausgeschiedene Strassenfläche. Sie erstreckten sich nicht auf Vorplätze der Strassenanstösser und Parkplätze, ohne deren Inanspruchnahme ein genügendes Kreuzen und Ausweichen nicht möglich sei. Die blosse Erklärung der betroffenen Grundeigentümer, sie duldeten die Inanspruchahme ihres Grundeigentums für solche Manöver, genüge nach der kantonalen Rechtsprechung für eine rechtlich gesicherte Zufahrt nicht. Im Weiteren sei die dauernde Benützung der neben der Zufahrtsstrasse auf der Parzelle Nr. 226 der Beschwerdegegnerin gelegenen Wiese für Ausweichmanöver bau- und strassenrechtlich unzulässig, weil die entsprechenden Flächen nicht dafür bestimmt und gewidmet seien und auch keine Bewilligung für diese Nutzung vorliege.
Die Vorinstanz hat diese Kritik im angefochtenen Entscheid zurückgewiesen. Für Kreuzungs- und Ausweichmanöver müssten keine privaten Einfahrten und Vorplätze der Strassenanstösser in Anspruch genommen werden. In der Kurve bei (u.a.) dem Grundstück der Beschwerdeführer sei die Fahrbahn, die von sämtlichen Mitgliedern der Flurgenossenschaft sowie von der Öffentlichkeit in Anspruch genommen werden dürfe, genügend breit. Beim Einlenker in die Kantonsstrasse könnten entgegenkommende Fahrzeuge im Fahrbahnbereich der Parzelle Nr. 226 abgewartet werden. Im Übrigen könne der Beschwerdegegnerin nicht das Recht abgesprochen werden, jene Teile der Strassenanlage zu befahren und zu begehen, die auf ihrer Parzelle Nr. 226 lägen, wozu auch die Bankette, die Ausweichstelle beim Abzweiger zur Parzelle Nr. 1053 und Teile der Abzweiger in Richtung Ruten und Güetli gehörten. Dasselbe gelte für allfällige Kreuzungsmanöver auch für die strassenseitige Hälfte des Parkplatzes beim Einlenker in die Kantonsstrasse, die sich ebenfalls auf der Parzelle Nr. 226 befinde.
5.2.3. Im vorliegenden Verfahren erheben die Beschwerdeführer die Rüge des fehlenden Nutzungsrechts für die Inanspruchnahme des Grundeigentums der Strassenanstösser nicht mehr. Sie machen aber geltend, bei den Ausweichmöglichkeiten auf der Parzelle Nr. 226 der Beschwerdegegnerin - das heisst den vorgenannten Teilen der Strassenanlage, der strassenseitigen Hälfte des erwähnten Parkplatzes sowie der Wiese neben der Zufahrtsstrasse - handle es sich nur um prekaristische Behelfsausweichplätze, nicht um rechtlich gesicherte und als Strasse gewidmete Flächen, wie sie nach Art. 19 Abs. 1 RPG erforderlich seien. Mit Ausnahme der Ausweichstelle beim Abzweiger zur Parzelle Nr. 1053 - für die allerdings eine kantonale Bewilligung nötig gewesen wäre, weil sie im übrigen Gemeindegebiet und damit nicht in einer Bauzone liege - seien diese Ausweichstellen nicht bewilligt, obschon dies erforderlich wäre, und auch nicht bewilligungsfähig. Zum Teil könnten sie zudem nur unter Missachtung der Verkehrsregeln (Rechtsvortritt) benützt werden.
Diese Rüge ist unbegründet. Die Baubewilligung der Einwohnergemeinde für die Ausweichstelle beim Abzweiger zur Parzelle Nr. 1053 stammt aus dem Jahr 1999 und damit aus der Zeit vor dem Inkrafttreten von Art. 25 Abs. 2 RPG am 1. September 2000, wonach über Bauvorhaben ausserhalb der Bauzonen die zuständige kantonale Behörde entscheidet. Die Beschwerdeführer bringen zudem nicht vor, die Ausweichstelle sei entgegen dem Vorbringen der Vorinstanz in der Vernehmlassung im übrigen Gemeindegebiet nicht bewilligungsfähig. Wieso sie bundesrechtswidrig sein sollte, erschliesst sich deshalb nicht. Dasselbe gilt für die weiteren erwähnten Ausweichmöglichkeiten. Dass die schon heute mögliche Nutzung der Zufahrtsstrasse im Bereich der Abzweiger in Richtung Ruten und Güetli für allfällige Ausweichmanöver einer besonderen Bewilligung und Widmung bedürfte oder solche Manöver nur unter Missachtung der Verkehrsregeln (Rechtsvortritt) möglich wären - ein soweit ersichtlich neues tatsächliches Vorbringen der Beschwerdeführer -, ist weder dargetan noch ersichtlich. Ebenso wenig ist erkennbar, dass die Bankette, die strassenseitige Hälfte des Parkplatzes beim Einlenker in die Kantonsstrasse und, von Fussgängern, insbesondere die Wiese neben dem unteren Teil der Zufahrtsstrasse für allfällige Ausweichmanöver im Begegnungsfall - die ebenfalls schon heute möglich sind - nur bei Vorliegen einer entsprechenden Bewilligung und Widmung benützt werden dürften. Auch aus den weiteren Vorbringen der Beschwerdeführer ergibt sich nicht, dass die erwähnten Ausweichmöglichkeiten bundesrechtswidrig wären, zumal ihr Einwand, zwei davon lägen im Gewässerabstandsbereich, nach <ref-law> unzulässig ist. Die vorinstanzliche Beurteilung, die Zufahrt sei rechtlich hinreichend, ist demnach bundesrechtlich nicht zu beanstanden.
5.3.
5.3.1. Die Vorinstanz hat im angefochtenen Entscheid im Zusammenhang mit der Frage, ob die Zufahrtsstrasse in technischer Hinsicht genügt, vorab auf die Ausführungen des Departements zu den Normen des Schweizerischen Verbands der Strassen- und Verkehrsfachleute (VSS) verwiesen. Dieses hatte erklärt, beim zwischen dem Einlenker in die Kantonsstrasse und dem Abzweiger in Richtung Ruten gelegenen (unteren) Teil der Zufahrt handle es sich um eine Zufahrtsstrasse gemäss Ziff. 4 der VSS-Norm 640 045 (Projektierung, Grundlagen; Strassentyp: Erschliessungsstrassen), für die der Grundbegegnungsfall "Personenwagen/Personenwagen bei stark reduzierter Geschwindigkeit" massgeblich sei. Dafür reiche der Strassenabschnitt insgesamt aus. Der zwischen dem erwähnten Abzweiger und dem vorgesehenen Asyl-Durchgangszentrum gelegene (obere) Teil der Zufahrtsstrasse sei als Grundstückszufahrt im Sinne von Ziff. 3 der VSS-Norm SN 640 050 (Grundstückszufahrten) zu qualifizieren. Für die Fahrbahnbreite gelte somit ein Richtwert von 3 m, der eingehalten sei. Diese Ausführungen hat die Vorinstanz insbesondere mit eigenen Feststellungen zu den konkreten Verhältnissen ergänzt. Sie hat dabei namentlich festgehalten, die Umnutzung des "Sonneblicks" in ein Asyl-Durchgangszentrum werde weder zu einer publikumsintensiven Nutzung noch zu Mehrverkehr führen; der Verkehr werde im Vergleich zur früheren Nutzung vielmehr abnehmen. Im Hinblick auf die Begegnungsfälle von Motorfahrzeugen sei die Zufahrtsstrasse hinreichend. Insbesondere seien ausreichend Kreuzungsmöglichkeiten vorhanden, auch wenn die Strasse grösstenteils nur einspurig befahrbar sei. In Anbetracht der konkreten Verhältnisse sei auch die Sicherheit der Fussgänger gewährleistet, und zwar trotz fehlender Strassenbeleuchtung sowie auch im Winter.
5.3.2. Die Beschwerdeführer rügen, die Vorinstanz habe in verschiedener Hinsicht den rechtserheblichen Sachverhalt unrichtig oder unvollständig festgestellt oder in Bezug auf die Frage, ob die Zufahrt in technischer Hinsicht genüge, falsch beurteilt. So sei durchaus mit Mehrverkehr sowie damit zu rechnen, dass die Zufahrtsstrasse diesen nicht aufzunehmen vermöge. Weiter sei zu berücksichtigen, dass sich die Bewohnerinnen und Bewohner des Asylzentrums voraussichtlich in Gruppen bewegen würden, weshalb Motorfahrzeuge mit Fussgängergruppen kreuzen können müssten, was angesichts der schmalen und steilen Strasse nicht gewährleistet sei. Auch sei den Verhältnissen im Winter Rechnung zu tragen, da diese vor allem ein derartiges Kreuzen praktisch unmöglich machten und die Ausweich- und Kreuzungsmöglichkeiten für Fussgänger übermässig einschränkten. Im Weiteren bedürfe es einer Strassenbeleuchtung, um den Erfordernissen der Verkehrssicherheit zu genügen. Dass die beanstandete vorinstanzliche Sachverhaltsfeststellung willkürlich wäre (vgl. BGE <ref-ruling> E. 3.6.2 S. 287), geht aus den Ausführungen der Beschwerdeführer allerdings nicht hervor. Ebenso wenig ergibt sich daraus, dass die Vorinstanz mit der kritisierten Beurteilung der konkreten Verhältnisse das erhebliche Ermessen, das ihr in Bezug auf die Frage des Vorliegens einer hinreichenden Zufahrt zukommt (vgl. vorne E. 5.1), willkürlich oder sonst wie bundesrechtswidrig ausgeübt hätte. Die Beschwerdeführer begnügen sich im Wesentlichen vielmehr damit, der vorinstanzlichen Sachverhaltsfeststellung und -beurteilung ihre eigene gegenüberzustellen. Soweit ihre Vorbringen überhaupt den Begründungsanforderungen genügen, ergibt sich daraus daher keine Bundesrechtsverletzung.
5.3.3. Die Beschwerdeführer rügen weiter, die Zufahrtsstrasse genüge in gewissen Punkten den VSS-Normen nicht. So sei der Einlenkradius bei der Einmündung in die Kantonsstrasse zu klein und die Fahrbahn beim Standort 7 des vorinstanzlichen Augenscheins zu wenig breit. Soweit sie in diesem Zusammenhang neue Tatsachen im Sinne von <ref-law> vorbringen, ist dies unzulässig. Darauf ist indes nicht näher einzugehen. Die Vorinstanz hat in ihrer Vernehmlassung ausgeführt, die VSS-Normen seien nicht schematisch und starr, sondern verhältnismässig und unter Berücksichtigung der örtlichen Verhältnisse anzuwenden, wobei den zuständigen Behörden ein erheblicher Spielraum zustehe. Da der Motorfahrzeugverkehr durch die Umnutzung des "Sonneblicks" in ein Asylzentrum eher abnehmen werde und die örtlichen Verhältnisse keine hohen Fahrgeschwindigkeiten erlaubten, änderte in Berücksichtigung der weiteren Umstände selbst eine geringfügige Unterschreitung der Fahrbahnbreite gemäss VSS-Normen beim Standort 7 des vorinstanzlichen Augenscheins nichts daran, dass die Strasse zum vorgesehenen Asyl-Durchgangszentrum sicher sei. Dass eine Anwendung der VSS-Normen in der von der Vorinstanz bereits im angefochtenen Urteil erwähnten Weise (vgl. dazu Urteile 1C_219/2018 vom 9. November 2018 E. 8.2; 1C_433/2017 vom 17.April 2018 E. 4.5.3 mit Hinweisen) vorliegend gegen Bundesrecht verstossen würde, machen die Beschwerdeführer nicht geltend. Ebenso wenig geht aus ihren Vorbringen hervor, dass der angefochtene Entscheid in Bezug auf die Einhaltung der VSS-Normen auf einer willkürlichen oder sonst wie bundesrechtswidrigen Ausübung des der Vorinstanz insoweit zustehenden Spielraums beruhen würde. Die erwähnte Rüge der Beschwerdeführer ist daher ebenfalls unbegründet.
5.3.4. Soweit die Beschwerdeführer das angebliche Ungenügen der Zufahrt in technischer Hinsicht auch damit begründen, die möglichen Ausweichstellen seien aus den bereits genannten Gründen rechtlich nicht gesichert, ist auf die vorstehenden Ausführungen zu verweisen (vgl. vorne E. 5.2.3). Auch mit diesem Vorbringen vermögen die Beschwerdeführer die einlässlich begründete Beurteilung der Vorinstanz, die Zufahrt sei auch in technischer Hinsicht hinreichend, somit nicht in Frage zu stellen. Der angefochtene Entscheid verletzt in Bezug auf die Frage der Zufahrt kein Bundesrecht.
6.
Die Beschwerdeführer rügen schliesslich, die Vorinstanz habe zu Unrecht verneint, dass es an einem auf die örtlichen Verhältnisse abgestimmten, verbindlichen Sicherheits-, Betriebs- und Betreuungskonzept für das vorgesehene Asyl-Durchgangszentrum mangle. Die allgemeinen und vom Kanton St. Gallen ausgearbeiteten Dokumente, welche die Beschwerdegegnerin eingereicht habe, seien unzureichend und vermöchten den Ansprüchen eines Baubewilligungsverfahrens nicht zu genügen. Die Voraussetzungen von Art. 22 Abs. 2 lit. a RPG für die Erteilung einer Baubewilligung seien daher nicht erfüllt. Inwiefern die von der Beschwerdegegnerin eingereichten Konzepte des Kantons St. Gallen - der das Asylzentrum betreiben soll - den örtlichen Verhältnissen nicht angemessen und welche konkreten Anforderungen speziell für das vorgesehene Asylzentrum erforderlich wären, erläutern die Beschwerdeführer allerdings nicht. Ebenso wenig setzen sie sich mit der Feststellung der Vorinstanz auseinander, es sei nicht einzusehen, wieso die Einwohnergemeinde - die zum Schluss gekommen war, es fehle an einem hinreichenden Sicherheitskonzept - anhand der eingereichten Konzepte gegebenenfalls nicht selbst hätte Auflagen in die Baubewilligung aufnehmen können. Soweit die Vorbringen der Beschwerdeführer überhaupt den Begründungsanforderungen genügen, geht daraus daher nicht hervor, dass der angefochtene Entscheid im hier interessierenden Punkt bundesrechtswidrig wäre. Die Vorinstanz durfte vielmehr ohne Bundesrecht zu verletzen zum Schluss kommen, dass die eingereichten Konzepte der Erteilung der Baubewilligung nicht entgegenstehen, ebenso, dass die Baubewilligungskommission Walzenhausen verpflichtet gewesen wäre, sie zu überprüfen, allenfalls auf das vorgesehene Asylzentrum zugeschnittene Ergänzungen einzufordern und entsprechende Auflagen zu formulieren, was sie im Rahmen der Neubeurteilung nachzuholen habe. Die Beschwerde erweist sich somit auch insoweit und damit insgesamt als unbegründet.
7.
Demnach ist die Beschwerde abzuweisen. In Bezug auf den Beschwerdeführer 1 ist das Verfahren abzuschreiben (vgl. vorne E. 1).
Bei diesem Verfahrensausgang werden die Beschwerdeführer 2 kostenpflichtig (Art. 66 Abs. 1 und 5 BGG). Sie haben zudem die obsiegende Beschwerdegegnerin für das bundesgerichtliche Verfahren zu entschädigen (<ref-law>). Der Beschwerdeführer 1 hat keine Kosten zu tragen (<ref-law>).

rulings:
Demnach erkennt das Bundesgericht:
1.
Das Verfahren wird in Bezug auf den Beschwerdeführer 1 infolge Rückzugs der Beschwerde abgeschrieben.
2.
Die Beschwerde der Beschwerdeführer 2 wird abgewiesen.
3.
Die Gerichtskosten von Fr. 4'000.-- werden den Beschwerdeführern 2 unter solidarischer Haftung auferlegt.
4.
Die Beschwerdeführer 2 haben die Beschwerdegegnerin für das bundesgerichtliche Verfahren mit Fr. 3'500.-- zu entschädigen.
5.
Dieses Urteil wird den Parteien, dem Departement Bau und Volkswirtschaft des Kantons Appenzell Ausserrhoden, der Einwohnergemeinde Walzenhausen, E._ und dem Obergericht des Kantons Appenzell Ausserrhoden, 4. Abteilung, schriftlich mitgeteilt.
Lausanne, 24. April 2020
Im Namen der I. öffentlich-rechtlichen Abteilung
des Schweizerischen Bundesgerichts
Der Präsident: Chaix
Der Gerichtsschreiber: Baur


facts:
Faits :
A.
A.a. A._ (ci-après: le recourant), naturalisé suisse, est en 1969 en France. Selon jugement d'adoption français du 20 novembre 2014, il est le père adoptif d'un enfant né en 1995.
Le recourant est entré au séminaire en 1993 pour y suivre une formation sacerdotale, au terme de laquelle il a été ordonné et incardiné dans le diocèse de U._ (France) en 1997. Depuis 2013 ou 2014, il travaille comme enseignant dans un collège à V._.
A.b. Dans le courant du mois de janvier 2017, il a demandé à l'Office des curatelles et tutelles professionnelles (ci-après: l'OCTP) de lui donner son accord de principe pour accueillir à son domicile, à plein temps, deux pupilles dudit office, à savoir deux jeunes réfugiés afghans orphelins de père, nés respectivement en 2002 et 2003.
Par décision du 3 février 2017, l'OCTP a refusé de consentir au projet de placement des enfants au domicile du recourant, " compte tenu des informations transmises par le Service de protection de la jeunesse " (ci-après: le SPJ), et a ordonné que les contacts avec ses pupilles soient limités au seul cadre professionnel de l'école.
Le 6 février 2017, le Chef du SPJ s'est entretenu avec A._, à sa demande, au sujet de son projet d'accueil des deux enfants. Lors de cette rencontre, il l'a informé de l'existence d'un dossier de police le concernant, sans en révéler la teneur, mais en précisant qu'elle était incompatible avec l'accueil de mineurs.
A.c. Saisie d'un appel de A._ contre la décision du 3 février 2017, la Justice de paix du district de Lausanne a tenu une première audience le 19 avril 2017, au terme de laquelle elle a chargé l'OCTP d'établir un rapport complémentaire après avoir entendu les enfants.
Déposé le 30 mai 2017, ledit rapport indiquait qu'une adoption était souhaitée par les deux enfants, que ceux-ci ne comprenaient pas les limitations imposées et que les " deux mères respectives " auraient donné leur accord. Il en résultait également que le recourant ne respectait pas la décision attaquée, qu'il impliquait largement les garçons dans les projets de placement et qu'il montrait un manque total de collaboration avec l'OCTP.
La Juge de paix a auditionné à son tour les enfants en date du 30 août 2017. A cette occasion, tous deux ont déclaré qu'ils aimaient le recourant comme un père, qu'ils se rendaient chez lui tous les jours après l'école ou pendant les vacances, qu'ils souhaitaient pouvoir vivre avec lui et qu'ils regrettaient de devoir rentrer pour la nuit au foyer, où les conditions de vie étaient très pénibles.
Par ordonnance de mesures d'extrême urgence du 31 août 2017, la Juge de paix a confirmé provisoirement la décision de l'OCTP.
A.d. Par courrier du 2 octobre 2017 destiné au SPJ - que celui-ci affirme n'avoir jamais reçu -, le recourant a annoncé qu'il souhaitait adopter les deux enfants et priait dès lors ledit service de lui délivrer son agrément. Il précisait que les garçons se réjouissaient de cette démarche et que " leur mère " était au courant de ces volontés conjointes, qu'elle approuvait entièrement.
A.e. Le 10 octobre 2017, l'OCTP a rendu une nouvelle décision, par laquelle il autorisait le recourant à recevoir les enfants chez lui un week-end sur deux, du vendredi soir au lundi matin et pendant les vacances scolaires, mais refusait un accueil à plein temps à son domicile. L'Office invitait en outre l'intéressé à collaborer pleinement avec les autorités et à garder une attitude digne et respectueuse dans l'intérêt des garçons. Le 19 décembre 2017, l'OCTP a confirmé ces modalités d'accueil.
A.f. Le 6 février 2018, le SPJ a demandé au Procureur général de pouvoir consulter le dossier de l'enquête pénale ouverte à l'encontre du recourant pour contrainte sexuelle, requête à laquelle le Ministère public a fait droit par ordonnance du 15 mars 2018. Par arrêt du 17 avril 2018, le Tribunal cantonal du canton de Vaud a rejeté le recours formé par A._ contre cette ordonnance.
Par ordonnance de classement du 19 mars 2018, le Ministère public de l'arrondissement de La Côte a classé la procédure pénale dirigée contre le recourant. Il a en substance retenu que l'instruction n'avait pas permis d'établir que ce dernier avait commis les faits dénoncés et qu'il subsistait un doute important et irréductible sur ce point, doute qui devait profiter au prévenu.
A.g. Le 26 mars 2018, le SPJ a écrit au recourant qu'il n'avait jamais reçu la demande d'agrément que celui-ci affirmait lui avoir adressée le 2 octobre 2017. Il a encore précisé, le 6 avril 2018, que l'intéressé ne lui avait pas fait part de son désir d'adopter les deux enfants en cause lors de leur entrevue du mois de février 2017, mais uniquement de son souhait de les accueillir. Il lui transmettait le formulaire de requête d'agrément en vue d'adoption à compléter et le rendait attentif au fait que l'accueil des enfants était dans l'intervalle illégal puisque non autorisé.
A.h. Par décision du 18 avril 2018, l'OCTP a maintenu la possibilité, pour le recourant, d'accueillir chez lui les deux enfants un week-end sur deux et pendant les vacances scolaires en journée, mais signifié qu'il n'autorisait plus que les garçons passent la nuit à son domicile, compte tenu de la décision du SPJ.
A.i. Le 7 mai 2018, le recourant a saisi la Justice de paix d'un appel contre la décision de l'OCTP du 18 avril 2018, concluant à un élargissement des relations personnelles avec les deux enfants.
A.j. Le 23 mai 2018, le recourant a adressé au SPJ, en sa qualité d'autorité centrale cantonale en matière d'adoption, une demande d'agrément formelle pour l'accueil des deux enfants en vue de leur adoption.
Le 25 mai 2018, le SPJ a contacté la police cantonale afin de savoir si elle possédait un dossier concernant le recourant. Le 4 juin 2018, la police cantonale a indiqué au SPJ que le recourant était défavorablement connu des services de police pour prévention de vol simple commis en 2017, prévention de contrainte sexuelle commise en 2017 et suspicion d'actes d'ordre sexuel avec des enfants en 2016.
A.k. Dans le cadre de la procédure d'appel engagée par le recourant, la Juge de paix a procédé à une nouvelle audition des deux enfants en date du 6 juin 2018. Ceux-ci ont réitéré, pour l'essentiel, leurs précédentes déclarations.
A.l. Par courrier du 14 juin 2018, le SPJ a émis un préavis défavorable sur la demande d'agrément du recourant, considérant que le contenu de son dossier de police n'était pas en adéquation avec les exigences en matière d'adoption. Il l'avisait qu'il entendait rendre une décision négative, mais qu'il lui était loisible de solliciter un entretien au préalable.
Le recourant a réagi le 17 juin 2018, exigeant de se voir remettre un rapport d'évaluation, d'être entendu et de connaître les faits qui lui étaient reprochés.
Le SPJ lui a répondu, le 20 juin suivant, qu'au vu de l'incompatibilité du rapport de police avec une adoption, il ne serait pas procédé à une évaluation sociale du milieu d'adoption, ni établi de rapport. Une entrevue a finalement eu lieu le 29 juin 2018 entre le Chef du SPJ, la Cheffe de l'Unité d'appui juridique du service, le recourant et son conseil d'alors.
A.m. Le 4 juillet 2018, le commandant de la Police cantonale a transmis le dossier de police à la Justice de paix, sur demande de celle-ci.
A.n. Par décision du 8 août 2018, le SPJ a refusé d'octroyer au recourant un agrément pour l'accueil des deux enfants en vue de leur adoption.
Par arrêt du 20 mars 2019, expédié le même jour, la Cour de droit administratif et public du Tribunal cantonal du canton de Vaud a rejeté le recours de A._ et confirmé la décision du SPJ.
B.
B.a. Par acte du 26 avril 2019, A._ exerce un recours en matière civile au Tribunal fédéral. Il conclut principalement à la réforme de l'arrêt querellé en ce sens que l'agrément pour l'accueil des deux enfants lui est accordé. Subsidiairement, il conclut à l'annulation de l'arrêt querellé et au renvoi de la cause à l'autorité précédente pour nouvelle décision dans le sens des considérants.
B.b. Par courrier du 18 juillet 2019, le recourant a produit trois pièces nouvelles relatives au parcours scolaire de l'enfant B._.
Des observations n'ont pas été requises.

considerations:
Considérant en droit :
1.
Interjeté en temps utile (<ref-law>) et dans la forme légale (<ref-law>), le recours est dirigé contre une décision finale (<ref-law>), rendue par une autorité cantonale supérieure statuant sur recours (<ref-law>) dans une affaire de nature non pécuniaire sujette au recours en matière civile (art. 72 al. 2 let. b ch. 6 LTF; arrêt 5A_88/2017 du 25 septembre 2017 consid. 1.1 non publié in <ref-ruling> et les références). Le recourant, qui a succombé dans ses conclusions devant l'autorité précédente, a qualité pour recourir (<ref-law>). Le recours est donc en principe recevable.
2.
2.1. Le recours en matière civile peut être formé pour violation du droit, tel qu'il est délimité par les art. 95 s. LTF. Le Tribunal fédéral applique le droit d'office (<ref-law>). Cela étant, eu égard à l'exigence de motivation contenue à l'art. 42 al. 1 et 2 LTF, il n'examine en principe que les griefs soulevés (<ref-ruling> consid. 2.4 et les références). Le recourant doit par conséquent discuter les motifs de la décision entreprise et indiquer précisément en quoi il estime que l'autorité précédente a méconnu le droit (<ref-ruling> consid. 1.7.1; <ref-ruling> consid. 2.4 et la référence). Le Tribunal fédéral ne connaît par ailleurs de la violation de droits fondamentaux que si un tel grief a été expressément invoqué et motivé de façon claire et détaillée par le recourant (" principe d'allégation ", <ref-law>; <ref-ruling> consid. 2.1; <ref-ruling> consid. 2.4).
2.2. Le Tribunal fédéral statue sur la base des faits établis par l'autorité précédente (<ref-law>). Il ne peut s'en écarter que si ceux-ci ont été constatés de façon manifestement inexacte ou en violation du droit au sens de l'<ref-law> (<ref-law>), et si la correction du vice est susceptible d'influer sur le sort de la cause (<ref-law>). Le recourant qui soutient que les faits ont été établis d'une manière manifestement inexacte, c'est-à-dire arbitraire au sens de l'art. 9 Cst. (<ref-ruling> consid. 2.2 et la référence), doit satisfaire au principe d'allégation susmentionné (<ref-law>; cf. supra consid. 2.1). Il ne saurait dès lors se borner à contredire les constatations litigieuses par ses propres allégations ou par l'exposé de sa propre appréciation des preuves; il doit indiquer de façon précise en quoi ces constatations sont arbitraires au sens de l'art. 9 Cst. (<ref-ruling> consid. 1.4.3). Une critique des faits qui ne satisfait pas à cette exigence est irrecevable (<ref-ruling> consid. 1.3.1 et la référence).
2.3. Aucun fait nouveau ni preuve nouvelle ne peut être présenté à moins de résulter de la décision de l'autorité précédente (<ref-law>). Cette exception, dont il appartient au recourant de démontrer que les conditions sont remplies, vise les faits qui sont rendus pertinents pour la première fois par la décision attaquée (<ref-ruling> consid. 1.2 et la référence; arrêt 5A_904/2015 du 29 septembre 2016 consid. 2.3 non publié in <ref-ruling>). Il peut s'agir de faits et moyens de preuve qui se rapportent à la régularité de la procédure devant la juridiction précédente ou qui sont déterminants pour la recevabilité du recours au Tribunal fédéral ou encore qui sont propres à contrer une argumentation de l'autorité précédente objectivement imprévisible pour les parties avant la réception de la décision (arrêts 5A_243/2019 du 17 mai 2019 consid. 2.3; 5A_904/2015 du 29 septembre 2016 consid. 2.3). En dehors de ces cas, les nova ne sont pas admissibles, qu'il s'agisse de faits ou moyens de preuve survenus postérieurement à la décision attaquée (<ref-ruling> consid. 5.2.4; <ref-ruling> consid. 1.2 et les références) ou d'éléments que les parties ont négligé de présenter aux autorités cantonales (<ref-ruling> consid. 1.2; <ref-ruling> consid. 4.4.3).
Postérieure à l'arrêt querellé, la plainte pénale pour diffamation et calomnie du 24 avril 2019 n'est pas recevable dans la présente procédure, étant précisé que le recourant ne motive au demeurant nullement en quoi l'une des exceptions susvisées serait remplie. Pour les mêmes motifs, les documents produits - au demeurant après l'échéance du délai de recours - par courrier du 18 juillet 2019, à savoir le certificat de fin d'études secondaires et les prix reçus par l'enfant B._, sont également irrecevables.
3.
Invoquant l'art. 12 Convention du 20 novembre 1989 relative aux droits de l'enfant (CDE; RS 0.107), le recourant reproche à la juridiction précédente de n'avoir pas entendu les enfants lors de la procédure cantonale de recours.
3.1.1 Précisant que les deux enfants que souhaitait adopter le recourant n'avaient pas la qualité de parties au sens de l'art. 13 al. 1 de la loi vaudoise sur la procédure administrative (LPA-VD; BLV 173.36) dès lors qu'ils n'étaient pas susceptibles d'être directement atteints par la décision d'agrément attaquée, laquelle ne portait que sur l'aptitude du parent adoptif (cf. art. 5 et 6 al. 1 de l'Ordonnance sur l'adoption [OAdo; RS 211.221.36]), l'autorité précédente a refusé de donner suite aux réquisitions du recourant tendant à l'audition des enfants et à la tenue d'une audience, s'estimant déjà suffisamment renseignée par les éléments figurant au dossier. Elle a souligné que le point de vue des enfants avait été recueilli à plusieurs reprises par les différents intervenants à la procédure d'adoption (Justice de paix, OCTP, SPJ) et que les résumés ou transcriptions correspondants figuraient au dossier, si bien qu'une audition supplémentaire n'apparaissait ni nécessaire ni judicieuse.
3.1.2 En l'espèce, le recourant, qui se contente d'exposer de manière théorique l'évolution de statut juridique de l'enfant du XIX ème siècle à nos jours, ne discute nullement les motifs de la décision entreprise. Partant, sa critique est d'emblée irrecevable (cf. supra consid. 2.1).
4.
Se référant aux <ref-law>, 5 OAdo et 1 let. a de la Convention de La Haye du 29 mai 1993 sur la protection des enfants et la coopération en matière d'adoption internationale (RS 0.211.221.311), au principe de l'interdiction de l'arbitraire (art. 9 Cst.) ainsi qu'aux art. 3, 21 let. a et 27 CDE, le recourant reproche ensuite à la cour cantonale d'avoir refusé de lui octroyer un agrément pour l'accueil des deux enfants en vue de leur adoption.
4.1. L'autorité cantonale a retenu que, quand bien même une grande partie des éléments au dossier était favorable au recourant, elle ne suffisait pas à éclipser les éléments relatés dans le dossier de police, tant ceux-ci étaient préoccupants. A leur lecture en effet, il apparaissait que l'intéressé avait été mêlé à une enquête policière concernant des soupçons d'abus commis par des prêtres en 2008. Son implication dans cette affaire proviendrait des dépositions d'un évêque suisse, qui l'aurait désigné expressément à la police, expliquant qu'il avait refusé de l'incardiner à l'époque dans son diocèse après avoir reçu deux plaintes de gestes troubles de sa part. L'un des deux plaignants aurait pu être identifié par un abbé lausannois, lequel aurait précisé que le recourant utilisait son sacerdoce pour " parvenir à ses fins " et non pas dans l'intérêt de l'Eglise. Contacté par la police, le plaignant en question aurait révélé que lorsqu'il était scout et âgé de 18 ou 20 ans, soit en 2005 ou 2006, le recourant, alors aumônier, lui avait fait une déclaration d'amour, l'avait invité à son domicile, lui avait confié avoir des " pouvoirs " spéciaux et lui avait proposé de rester dormir chez lui. Ce même plaignant aurait encore déclaré que deux de ses amis avaient reçu des propositions similaires de l'intéressé, lorsqu'ils avaient le même âge, et qu'il avait déjà entendu dire par le passé qu'il fallait s'en " méfier ". En 2016, la police de sûreté lausannoise avait été alertée à son tour, par un autre biais, que le recourant aurait été impliqué une dizaine d'années auparavant dans une affaire d'attouchements sexuels sur des enfants. La dénonciatrice aurait manifesté ses craintes après avoir découvert que l'intéressé travaillait comme enseignant et avait adopté un enfant. La police lausannoise avait alors poursuivi l'enquête de son homologue fribourgeoise et repris contact avec le plaignant précité, lequel aurait confirmé ses précédentes déclarations et aurait nommé deux autres anciens scouts, dont l'un aurait raconté à la police de sûreté que lorsqu'il avait 16 ans, il avait également été invité à dormir chez le recourant, lequel avait prétexté que sa chambre d'amis était inutilisable et avait donc dormi dans le même lit que lui. Le déposant aurait indiqué avoir ensuite pris ses distances, sentant que cette histoire n'était pas nette et aurait aussi été choqué d'apprendre que l'intéressé travaillait avec des adolescents, soit justement ses " cibles ". Il aurait décrit le recourant comme étant quelqu'un de très intelligent, tordu et manipulateur, qui savait trouver le sujet de discussion propice pour se rapprocher des jeunes. Il résultait encore du rapport de police lausannois que le recourant avait adopté son fils sans l'accord de l'Eglise catholique, mais que son évêque l'avait soutenu ultérieurement, par courrier du 15 septembre 2015, dans lequel il avait néanmoins prié le destinataire de " garder la discrétion nécessaire, évitant ainsi de refaire porter publiquement par un homme le poids des fragilités du passé ". Au terme de son rapport, la police lausannoise exprimait son inquiétude quant au fait que le recourant puisse enseigner à des adolescents, inquiétude renforcée par l'omission de l'intéressé de signaler son statut de prêtre à la Direction générale de l'enseignement obligatoire.
Certes, le recourant n'avait pas pu s'exprimer sur le contenu de ces deux rapports, dont il contestait fermement la teneur. Il n'en demeurait pas moins que les évènements relatés étaient très dérangeants, d'une gravité considérable et qu'ils émanaient de plusieurs sources différentes, dont certaines n'avaient aucun lien entre elles. Le commandant de la Police cantonale vaudoise avait d'ailleurs lui-même considéré que les faits décrits étaient suffisamment inquiétants pour en faire part au département compétent ainsi qu'au Procureur général en avril 2016. Ainsi, même s'ils n'avaient pas donné lieu à une condamnation pénale, qu'ils restaient partiellement flous en raison de leur ancienneté et qu'ils ne pouvaient être considérés comme avérés, ils représentaient des indices troublants qui suffisaient à ternir la candidature du recourant. Par ailleurs, celui-ci avait encore fait l'objet récemment d'une plainte pénale pour contrainte sexuelle. Bien que cette affaire se soit soldée par une ordonnance de classement, la manière dont le recourant aurait réagi au comportement du plaignant lors d'un massage thérapeutique, telle qu'il l'aurait lui-même décrite lors de son audition par la police, laissait planer un malaise et une ambiguïté tangibles qui ne pouvaient être ignorés. L'intéressé était également connu défavorablement des services de police pour prévention de vol simple commis en 2017, dont les détails n'étaient pas connus. Il résultait de surcroît de la décision du SPJ que le recourant avait dû être remis à l'ordre en 2016 par le directeur de son école, après avoir donné rendez-vous, par le biais des réseaux sociaux, à un jeune élève d'un autre établissement sans en référer préalablement à l'enseignante ou aux représentants légaux de celui-ci. Enfin, le comportement adopté par le recourant depuis le début de la procédure administrative ne parlait pas non plus en sa faveur, puisqu'il n'avait pas collaboré avec les autorités, n'avait pas respecté leurs injonctions et s'était rapidement érigé en figure paternelle à l'égard de ses protégés sans attendre le bon déroulement de la procédure. Au vu de ces éléments, il ne pouvait être reproché à l'autorité de première instance d'avoir considéré que le recourant ne présentait pas les qualités personnelles requises, au sens de l'art. 5 al. 2 let. d ch. 1 OAdo, pour accueillir des enfants en vue de leur adoption. Le dossier de police laissait planer un doute rédhibitoire sur son aptitude à servir leur bien, alors même qu'il n'avait pas fait l'objet d'une condamnation pénale. Or, ce doute ne pouvait céder le pas devant les autres éléments favorables au dossier, aussi nombreux fussent-ils. Cette conclusion s'imposait d'autant plus qu'il était question de l'adoption de plusieurs enfants par une personne seule, cas de figure qui appelait une attention toute particulière de la part de l'autorité administrative. Dans l'intérêt des enfants, le moindre doute, même ténu, n'était tout simplement pas permis. Dans ces circonstances, l'autorité de première instance avait à juste titre renoncé à poursuivre l'évaluation sociale du recourant et considéré que les éléments susmentionnés étaient incompatibles avec l'accueil d'enfants en vue de leur adoption. La juridiction précédente a encore relevé, à toutes fins utiles, qu'il n'était pas clairement établi que les enfants concernés soient issus de la même mère, que celle-ci ait bien consenti à l'adoption et que l'aboutissement de cette démarche, qui aurait pour effet de rompre totalement les liens de filiation préexistants, soit adéquate. Dans la mesure où l'enfant aîné avait exprimé devant la Juge de paix avoir la responsabilité de faire venir sa famille en Suisse dès que possible, il n'était pas non plus exclu qu'une adoption aurait pour effet de contourner les règles de police des étrangers.
4.2. Le recourant reproche à l'autorité cantonale d'avoir retenu à tort que sa situation était incompatible avec l'accueil des enfants en vue de leur adoption. En effet, il ne ferait " nul doute " que l'intérêt de ceux-ci serait d'être auprès de lui. Il souligne qu'il est à même de les comprendre et de les aider compte tenu de sa profession d'enseignant, que les enfants se rendent volontiers chez lui, qu'ils s'épanouissent à son contact et ont de bons résultats scolaires, ce qui ne serait " assurément pas le portrait de jeunes mal dans leur peau ". Il serait par ailleurs en mesure de leur offrir un avenir serein en Suisse. Il relève également que l'enfant qu'il a précédemment adopté est actuellement étudiant en médecine et qu'il ne serait pas allé aussi loin s'il n'était pas une personne adéquate. Soulignant que toute adoption doit être précédée d'un placement, le recourant soutient qu'il a accueilli les enfants chez lui précisément dans le but de préparer cette adoption dans les meilleures conditions et de s'assurer qu'elle servirait leur bien. Il aurait ainsi construit une relation avec eux non pour se les " accaparer " mais pour préparer l'établissement d'un lien de filiation, de sorte que l'autorité cantonale aurait dû saluer son comportement au lieu de le lui reprocher. Alors qu'elle devait tenir compte de l'ensemble des circonstances pour effectuer son examen, la juridiction précédente se serait à tort focalisée sur les éléments défavorables de son dossier. Or, ceux-ci sont contestés, ne constituent pas des renseignements fiables au sens de l'art. 21 let. a CDE et ne reposent sur aucune condamnation pénale. Sauf à violer le principe de la présomption d'innocence, l'autorité ne pouvait se fonder sur des ouï-dire pour lui refuser l'agrément, le recourant ayant d'ailleurs porté plainte contre inconnu pour diffamation, respectivement calomnie. Au vu de ces éléments, la juridiction aurait dû lui délivrer l'agrément sollicité.
4.3. Aux termes de l'<ref-law>, un enfant mineur peut être adopté si le ou les adoptants lui ont fourni des soins et ont pourvu à son éducation pendant au moins un an et si toutes les circonstances permettent de prévoir que l'établissement d'un lien de filiation servira au bien de l'enfant sans porter une atteinte inéquitable à la situation d'autres enfants des parents adoptifs. Toute adoption doit, par conséquent, être précédée d'un placement, d'un lien nourricier d'une certaine durée. Condition impérative de l'adoption, cette mesure constitue une justification de l'établissement ultérieur d'un lien de filiation, un délai d'épreuve pour les intéressés ainsi qu'une occasion et un moyen de s'assurer que l'adoption servira le bien de l'enfant (<ref-ruling> consid. 3a et les références; arrêts 5A_207/2012 du 25 avril 2012 consid. 4.1.1; 5A_881/2010 du 13 mai 2011 consid. 2.1).
Le placement d'enfants auprès de parents nourriciers est soumis à l'autorisation et à la surveillance de l'autorité de protection de l'enfant ou d'un autre office du domicile des parents nourriciers, désigné par le droit cantonal (<ref-law>). Lorsqu'un enfant est placé en vue de son adoption, une autorité cantonale unique est compétente (art. 316 al. 1 bis CC). Le Conseil fédéral édicte des prescriptions d'exécution (<ref-law>).
L'art. 5 OAdo règle l'aptitude des futurs parents adoptifs. L'art. 5 al. 2 let. a OAdo souligne ainsi que les conditions en matière d'aptitude sont réunies si l'ensemble des circonstances, notamment les motivations des futurs parents adoptifs, laissent prévoir que l'adoption servira le bien de l'enfant (cf. ég. art. 3 OAdo) et, notamment, si ceux-ci, de par leurs qualités personnelles, leur état de santé, le temps dont ils disposent, leur situation financière, leurs aptitudes éducatives et leurs conditions de logement, offrent toute garantie que l'enfant bénéficiera de soins, d'une éducation et d'une formation adéquats (art. 5 al. 2 let. d ch. 1 OAdo). Selon l'art. 6 al. 1 OAdo, l'autorité cantonale certifie par voie de décision (" agrément ") l'aptitude des requérants lorsque les conditions visées à l'art. 5 OAdo sont remplies.
Dès lors que la décision d'octroyer un agrément suppose une pesée d'intérêts de la part de l'autorité cantonale, le Tribunal fédéral fait preuve de retenue en revoyant sa décision (cf. <ref-ruling> consid. 5.3.2; <ref-ruling> consid. 9.2); il n'a en effet pas à substituer sa propre appréciation du bien de l'enfant à celle de l'autorité cantonale, mais doit uniquement examiner si des circonstances pertinentes n'ont pas été prises en considération ou, à l'inverse, si des éléments déterminants ont été omis (arrêts 5A_207/2012 du 25 avril 2012 consid. 4.1.2; 5A_66/2009 du 6 avril 2009 consid. 3.2 et la référence; 5A_619/2008 du 16 décembre 2008 consid. 5.1).
4.4. En l'espèce, en tant qu'il insiste, en partie de manière appellatoire (cf. supra consid. 2.2), sur ses qualités personnelles et l'influence positive qu'il a eue sur les enfants concernés, le recourant perd de vue que la cour cantonale n'a pas nié qu'une grande partie des éléments au dossier lui étaient favorables. Procédant à une appréciation globale de la situation, elle a cependant estimé que ceux-ci ne pouvaient contrebalancer les éléments défavorables de sa candidature. Dans la mesure où il reproche à la cour cantonale d'avoir violé la présomption d'innocence en se fondant sur le contenu de son dossier de police, le recourant ne peut être suivi. En effet, la cour cantonale ne l'a pas tenu pour coupable des faits reprochés - la condamnation pour une infraction incompatible avec l'adoption excluant d'ailleurs la délivrance de l'agrément (art. 5 al. 2 let. d ch. 3 OAdo) -, mais s'est bornée à constater que ceux-ci étaient très dérangeants, d'une gravité considérable et qu'ils émanaient de plusieurs sources différentes, dont certaines n'avaient aucun lien entre elles. S'agissant de la plainte pénale qui a fait l'objet d'une ordonnance de classement, la cour cantonale a retenu que les faits tels que les aurait lui-même décrits le recourant laissaient planer un malaise et une ambiguïté tangibles qui ne pouvaient être ignorés. Il n'est donc pas question en l'espèce d'une accusation pénale ou d'un constat de culpabilité pour une infraction déterminée de la part de la juridiction précédente, de sorte que la présomption d'innocence n'apparaît pas violée (arrêt 5A_638/2014 du 3 février 2015 consid. 4). Au demeurant, la cour cantonale ne s'est pas uniquement fondée sur les éléments susmentionnés pour conclure que l'intéressé ne disposait pas des aptitudes personnelles nécessaires. Elle a en effet retenu que le recourant avait dû être remis à l'ordre par son directeur après avoir donné rendez-vous à un élève d'un autre établissement, ce que l'intéressé ne conteste pas (cf. supra consid. 2.2). Elle lui a par ailleurs reproché de n'avoir pas collaboré avec les autorités et de n'avoir pas respecté leurs injonctions. A cet égard, le recourant ne saurait justifier son comportement par le fait qu'il voulait s'assurer qu'une adoption serait bénéfique aux enfants. Il n'appartient en effet pas au candidat à l'adoption de vérifier lui-même s'il dispose des aptitudes requises et si l'adoption sert le bien des enfants concernés, ces prérogatives étant du seul ressort de l'autorité. Enfin, comme l'a à juste titre retenu la juridiction précédente, l'adoption de plusieurs enfants par une personne seule est soumise à des exigences élevées (cf. art. 5 al. 3 OAdo [accueil de plusieurs enfants]; arrêt 5A_207/2012 du 25 avril 2012 consid. 4.2 [adoption par une personne seule]).
Au vu de ce qui précède, la cour cantonale n'a pas outrepassé son pouvoir d'appréciation en ne délivrant pas d'agrément au recourant. Le grief de celui-ci doit être rejeté dans la mesure de sa recevabilité.
5.
En conclusion, le recours doit être rejeté dans la mesure de sa recevabilité. Le recourant, qui succombe, supportera les frais judiciaires (<ref-law>). Il n'y a pas lieu d'allouer de dépens (art. 68 al. 1 et 3 LTF).

rulings:
Par ces motifs, le Tribunal fédéral prononce :
1.
Le recours est rejeté dans la mesure où il est recevable.
2.
Les frais judiciaires, arrêtés à 2'500 fr., sont mis à la charge du recourant.
3.
Le présent arrêt est communiqué au recourant, au Service de protection de la jeunesse et à la Cour de droit administratif et public du Tribunal cantonal du canton de Vaud.
Lausanne, le 4 octobre 2019
Au nom de la IIe Cour de droit civil
du Tribunal fédéral suisse
Le Président : Herrmann
La Greffière : Feinberg

canton: CH

region: Federation


facts:
Sachverhalt:
A.
A.a. B._ (geb. 1960; Beschwerdeführerin) und A._ (geb. 1978; Beschwerdeführer) ersuchten das Zivilstandsamt der Stadt Zürich erstmals am 10. Januar 2019 um Durchführung eines Ehevorbereitungsverfahrens. Das Zivilstandsamt wies dieses Gesuch am 28. März 2019 ab, weil A._ keinen rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz nachweisen konnte.
A.b. Am 14./16. Mai 2019 reichten B._ und A._ ein erneutes Gesuch um Vorbereitung der Eheschliessung ein. Im Laufe dieses Verfahrens setzte das Zivilstandsamt ihnen eine Frist von 60 Tagen an, um den rechtmässigen Aufenthalt von A._ nachzuweisen.
Mit Verfügung vom 23. Mai 2019 wies das Migrationsamt des Kantons Zürich das Gesuch von A._ um Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung bzw. um Duldung des Aufenthalts zwecks Vorbereitung der Eheschliessung ab. Gegen diesen Entschied erhob A._ Rekurs bei der Sicherheitsdirektion des Kantons Zürich.
Am 3. Juli 2019 ersuchten B._ und A._ das Zivilstandsamt um Abnahme bzw. Erstreckung der Frist zum Nachweis des rechtmässigen Aufenthalts von A._. Mit Verfügung vom 30. Juli 2019 wies das Zivilstandsamt dieses Gesuch ab und verweigerte unter Hinweis auf den fehlenden rechtmässigen Aufenthalt von A._ die Fortsetzung des Ehevorbereitungsverfahrens.
B.
B.a. Das Gemeindeamt des Kantons Zürich wies das dagegen von B._ und A._ erhobene Rechtsmittel mit Verfügung vom 26. November 2019 ebenso ab, wie deren Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung.
B.b. Soweit die unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung betreffend erhoben B._ und A._ hiergegen Beschwerde beim Verwaltungsgericht des Kantons Zürich. Dieses wies das Rechtsmittel mit Urteil vom 28. Mai 2020 (eröffnet am 16. Juni 2020) unter Verweigerung der unentgeltlichen Rechtspflege und Verbeiständung im Beschwerdeverfahren ab.
C.
B._ und A._ gelangen mit Beschwerde in Zivilsachen vom 17. August 2020 ans Bundesgericht und beantragen unter Kostenfolge, die Angelegenheit sei unter Aufhebung des Urteils vom 28. Mai 2020 an das Verwaltungsgericht zurückzuweisen. Ausserdem ersuchen sie für das bundesgerichtliche Verfahren um unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung.
Das Bundesgericht hat die Akten des vorinstanzlichen Verfahrens, indes keine Vernehmlassungen eingeholt.

considerations:
Erwägungen:
1.
1.1. Fristgerecht (Art. 100 Abs. 1 und Art. 46 Abs. 1 Bst. b BGG) angefochten ist der Entscheid einer letzten kantonalen Instanz (<ref-law>), die auf Rechtsmittel hin über die unentgeltliche Rechtspflege in einem unterinstanzlichen kantonalen Beschwerdeverfahren betreffend die Vorbereitung einer Eheschliessung (<ref-law>) entschieden hat. Da das Ehevorbereitungsverfahren zwischenzeitlich abgeschlossen ist (vgl. vorne Bst. B), handelt es sich beim Entscheid über die unentgeltliche Rechtspflege um einen Endentscheid nach <ref-law> (Urteil 5A_456/2020 vom 7. Oktober 2020 E. 1.2). Als Nebenpunkt des Entscheids über das Verfahren auf Vorbereitung der Ehe (vgl. Urteil 5A_174/2016 vom 26. Mai 2016 E. 1) betrifft der angefochtene Entscheid wie dieser eine nicht vermögensrechtliche öffentlich-rechtliche Angelegenheit in unmittelbarem Zusammenhang mit dem Zivilrecht nach Art. 72 Abs. 2 Bst. b Ziff. 2 BGG (Urteile 5A_1041/2018 vom 9. Mai 2019 E. 1; 5A_764/2018 vom 28. Dezember 2018 E. 1). Damit ist die Beschwerde in Zivilsachen das zutreffende Rechtsmittel. Die Beschwerdeführer sind nach <ref-law> zur Beschwerde berechtigt, auf die einzutreten ist.
1.2. Die Beschwerde an das Bundesgericht ist ein reformatorisches Rechtsmittel (<ref-law>). Die beschwerdeführende Partei muss deshalb grundsätzlich einen Antrag in der Sache stellen, das heisst angeben, welche Punkte des kantonalen Entscheids sie anficht und inwiefern das Bundesgericht den angefochtenen Entscheid abändern soll. Rechtsbegehren, die eine Geldsumme zum Gegenstand haben, sind zu beziffern (<ref-ruling> E. 1.2; <ref-ruling> E. 3). Ausnahmsweise reicht ein Rückweisungsantrag aus, wenn das Bundesgericht im Falle einer Gutheissung in der Sache naturgemäss nicht selbst entscheiden könnte (<ref-ruling> E. 1.3).
Die Beschwerdeführer ersuchen einzig um Aufhebung des angefochtenen Urteils und Rückweisung der Sache an die Vorinstanz. Entgegen der sie auch insoweit treffenden Begründungspflicht (<ref-law>) äussern sie sich nicht dazu, weshalb dieser Antrag ausreichend sein sollte. Indes hat die Vorinstanz das streitbetroffene Gesuch allein zufolge der Aussichtslosigkeit der in der Hauptsache erhobenen Beschwerde abgewiesen und sich nicht zu den weiteren Voraussetzungen der unentgeltlichen Rechtspflege und gegebenenfalls zur Höhe des Honorars der unentgeltlichen Rechtsvertretung geäussert. Das Bundesgericht könnte daher offensichtlich nicht selbst in der Sache entscheiden, weshalb der rein kassatorische Antrag ausnahmsweise ausreicht (vgl. Urteil 5A_455/2020 vom 1. September 2020 E. 2).
2.
2.1. Die Vorinstanz entschied nach Massgabe von § 16 des Verwaltungsrechtspflegegesetzes des Kantons Zürich vom 24. Mai 1959 (VRG/ZH; LS 175.2) über das Gesuch der Beschwerdeführer um unentgeltliche Rechtspflege, was unbestritten geblieben ist (vgl. <ref-law>; Art. 89 Abs. 1 der Zivilstandsverordnung [ZStV; SR 211.112.2]; § 4 VRG/ZH; Urteil 5A_764/2018 vom 28. Dezember 2018 E. 6.1). Die Anwendung kantonalen Rechts kann das Bundesgericht namentlich auf die Verletzung von verfassungsmässigen Rechten hin überprüfen, wobei das strenge Rügeprinzip nach <ref-law> zur Anwendung gelangt (<ref-ruling> E. 6.1; <ref-ruling> E. 2.3). Das Bundesgericht prüft daher nur klar und detailliert erhobene und, soweit möglich, belegte Rügen, während es auf ungenügend substanziierte Rügen und rein appellatorische Kritik am Sachverhalt nicht eintritt (<ref-ruling> E. 2.4; <ref-ruling> E. 5.4).
2.2. Die Beschwerdeführer rügen vor Bundesgericht ausschliesslich eine Verletzung des Anspruchs auf unentgeltliche Rechtspflege nach <ref-law> und machen nicht geltend, dass die von der Vorinstanz zur Anwendung gebrachte kantonale Bestimmung über die verfassungsrechtliche Minimalgarantie hinausgehen würde. Auch sind sie nicht der Ansicht, das kantonale Recht sei willkürlich angewandt worden. Entsprechend ist der angefochtene Entscheid auf seine Vereinbarkeit mit der Verfassungsbestimmung hin zu prüfen (vgl. zu § 16 VRG/ZH <ref-ruling> E. 2.3; Urteile 2C_539/2018 vom 5. Oktober 2018 E. 3; 5A_790/2014 vom 5. Mai 2015 E. 3.1).
3.
3.1. Gemäss <ref-law> hat jede Person, die nicht über die erforderlichen Mittel verfügt, Anspruch auf unentgeltliche Rechtspflege, wenn ihr Rechtsbegehren nicht aussichtslos erscheint. Soweit es zur Wahrung ihrer Rechte notwendig ist, hat sie ausserdem Anspruch auf unentgeltlichen Rechtsbeistand. Vor Bundesgericht ist allein strittig, ob das Verwaltungsgericht das Gesuch der Beschwerdeführer um unentgeltliche Rechtspflege im Verfahren vor dem Gemeindeamt ohne Verfassungsverletzung als aussichtslos einstufen konnte.
Praxisgemäss sind Prozessbegehren als aussichtslos anzusehen, bei denen die Gewinnaussichten beträchtlich geringer sind als die Verlustgefahren und die deshalb kaum als ernsthaft bezeichnet werden können. Von Aussichtslosigkeit darf hingegen nicht gesprochen werden, wenn Gewinnaussichten und Verlustgefahren sich ungefähr die Waage halten oder jene nur wenig geringer sind als diese. Massgebend ist, ob eine Partei, die über die nötigen Mittel verfügt, sich bei vernünftiger Überlegung zu einem Prozess entschliessen würde. Eine Partei soll einen Prozess, den sie auf eigene Rechnung und Gefahr nicht führen würde, nicht deshalb anstrengen können, weil er sie nichts kostet. Ob im Einzelfall genügende Erfolgsaussichten bestehen, beurteilt sich aufgrund einer vorläufigen und summarischen Prüfung der Prozessaussichten, wobei die Verhältnisse im Zeitpunkt der Einreichung des Gesuchs massgebend sind (<ref-ruling> E. 5.1; <ref-ruling> E. 2.2).
3.2. Es ist unbestritten, dass die Beschwerdeführer im Verfahren vor dem Zivilstandsamt innert der ihnen angesetzten Frist von 60 Tagen den rechtmässigen Aufenthalt des Beschwerdeführers in der Schweiz nicht nachweisen konnten. Dies vor dem Hintergrund, dass deren Gesuch um Erteilung einer Kurzaufenthaltsbewilligung zwecks Heirat erstinstanzlich abgewiesen wurde (vgl. vorne Bst. A.b). Das Verwaltungsgericht erachtete die Frist von 60 Tagen als zur Erbringung des verlangten Nachweises ausreichend. Die Behörden seien auch nicht gehalten gewesen, diese zu verlängern. Eine Fristerstreckung könne zwar geboten sein, um den erstmaligen Entschied der Ausländerbehörden über eine Aufenthaltsbewilligung zwecks Eheschliessung abzuwarten. Ein Rechtsmittelverfahren über die Aufenthaltsbewilligung - ein solches ist hier hängig (vgl. vorne Bst. A.b) - vermöge eine Erstreckung der Frist aber nicht zu rechtfertigen. Entsprechend habe das Ehevorbereitungsverfahren mangels Nachweises des rechtmässigen Aufenthalts nicht fortgesetzt werden können. Die Beschwerdeführer könnten jederzeit ein neues Gesuch um Eheschliessung stellen, womit ihnen auch kein Nachteil erwachse. Demnach sei der gegen den Entscheid des Zivilstandsamtes gerichtete Rekurs von Anfang an aussichtslos gewesen und habe das Gesuch um unentgeltliche Rechtspflege ohne Rechtsverletzung abgewiesen werden können.
Die Beschwerdeführer sind der Ansicht, dass die Frist von 60 Tagen mit Blick auf die massgebenden Bestimmungen und vor dem Hintergrund, dass diese der Koordination der Entscheide der Zivil- und Ausländerbehörden dienten, bis zum Abschluss des ausländerrechtlichen Verfahrens zu verlängern gewesen wäre. Angesprochen sei dabei nicht nur das erstinstanzliche Verfahren, sondern auch ein allfälliges Rechtsmittelverfahren. Erst nach dessen Abschluss sei der Aufenthaltsstatus geklärt. Die Klärung dieses Status sei aber gemäss richtigem Verständnis der einschlägigen Weisungen des Eidgenössischen Amts für Zivilstandswesen (EAZW) Grund für eine Fristverlängerung. Auch müsse der betroffenen Person genügend Zeit zum Nachweis eingeräumt werden, dass mit der Heirat nicht das Ausländerrecht umgangen werden solle. Vorliegend sei es nicht von den Beschwerdeführern zu vertreten, dass der Beschwerdeführer den nötigen Nachweis nicht innert Frist habe erbringen können. Immerhin habe er vor Hängigkeit des Ehevorbereitungsverfahrens um Erteilung der Aufenthaltsbewilligung nachgesucht. Zu beachten sei auch, dass der Anspruch auf Eheschliessung grundrechtlich geschützt sei. Die Beschwerde ans Gemeindeamt sei daher keinesfalls aussichtslos gewesen.
3.3. Die Ehe wird nach dem Vorbereitungsverfahren vor der Zivilstandsbeamtin oder dem Zivilstandsbeamten geschlossen (<ref-law>). Verlobte, die nicht Schweizerbürgerinnen oder Schweizerbürger sind, müssen während des Vorbereitungsverfahrens ihren rechtmässigen Aufenthalt in der Schweiz nachweisen (<ref-law>; vgl. auch Art. 66 Abs. 2 Bst. e ZStV). Sind die Ehevoraussetzungen nicht erfüllt oder bleiben erhebliche Zweifel bestehen, so verweigert das Zivilstandsamt die Trauung (Art. 67 Abs. 3 ZStV). Das Zivilstandsamt kann nicht vorfrageweise über die Rechtmässigkeit des Aufenthalts der heiratswilligen Personen befinden. Kann der rechtmässige Aufenthalt nicht nachgewiesen werden, hat es diese daher an die zuständigen (Ausländer-) Behörden zu verweisen, damit der notwendige Nachweis beschafft werden kann. Hierzu ist eine angemessene Frist anzusetzen, wobei eine Dauer von 60 Tagen rechtsprechungsgemäss ausreichend ist (<ref-ruling> E. 5; Urteile 5A_743/2013 vom 27. November 2013 E. 5.2; 5A_612/2012 vom 19. November 2012 E. 6; vgl. auch die Weisungen Nr. 10.11.01.02 des EAZW vom 1. Januar 2011, Ziff. 2.2).
Diese Rechtsprechung steht vor dem Hintergrund einer konventions- und verfassungskonformen Auslegung von <ref-law>. Namentlich das von den Beschwerdeführern angerufene Recht auf Eheschliessung (Art. 12 EMRK; <ref-law>), indes auch das Verbot des überspitzten Formalismus (Art. 6 Ziff. 1 EMRK; <ref-law>) sowie der Grundsatz der Verhältnismässigkeit (<ref-law>) verlangen, dass auch eine sich unrechtmässig in der Schweiz aufhaltende Person die Ehe eingehen kann, ohne das Land verlassen zu müssen. Es ist ihr im Vorbereitungsverfahren daher (im Sinne einer Ausnahme; vgl. <ref-law> analog [SR 142.20]) die genannte Frist anzusetzen, um bei der zuständigen Behörden ihren Aufenthaltsstatus zu regeln, womit ihr die Eheschliessung in der Schweiz ermöglicht wird (<ref-ruling> E. 2-4; MONTINI/GRAF-GAISER, in: Basler Kommentar, Zivilgesetzbuch I, 6. Aufl. 2018, N. 6 zu <ref-law>, vgl. auch <ref-ruling> E. 3.5-3.7).
3.4. Gemäss der Rechtsprechung ist eine First von 60 Tagen zum Nachweis des rechtmässigen Aufenthalts nach <ref-law> namentlich auch dann ausreichend, wenn die Ausländerbehörde vor Anhebung des Ehevorbereitsungsverfahrens nicht um die Erteilung einer Aufenthaltsbedingung angegangen worden war (<ref-ruling> E. 5). Erfasst sind mithin auch Fälle, in denen - anders als hier - innert der angesetzten First das gesamte Verfahren vor der Ausländerbehörde durchlaufen werden muss. Das Vorbringen der Beschwerdeführer, es müsse die streitbetroffene Frist in jedem Fall einem allfälligen längerdauernden ausländerrechtlichen Rechtsmittelverfahren angepasst werden, überzeugt vor diesem Hintergrund nicht. Weiter rufen die Beschwerdeführer keine besonderen Gründe an, welche im konkreten Fall eine anderweitige Beurteilung notwendig machen würde. Ihnen helfen insoweit auch die vorgetragenen Konventions- und Vefassungsbezüge nicht weiter, welche in den genannten Entscheiden bereits berücksichtigt sind. Vor diesem Hintergrund und angesichts des Umstands, dass bloss eine summarische Prüfung der Prozessaussichten vorzunehmen war (vgl. E. 3.1 hiervor), konnte die Vorinstanz die beim Gemeindeamt erhobene Beschwerde ohne Verfassungsverletzung als aussichtslos einstufen. Hieran ändern, wie nachfolgend aufzuzeigen ist, auch die weiteren Vorbringen der Beschwerdeführer nichts.
3.5. Ohne Grund machen die Beschwerdeführer geltend, die vorzitierte Rechtsprechung fände keine Anwendung: Anders als sie meinen, ist nicht entscheidend, ob die betroffene Person von der ihr eingeräumten Frist tatsächlich Gebrauch macht oder nicht. Ebenso wenig kommt es darauf an, ob die Beschwerdeführer ein Verschulden trifft. Ausschlaggebend ist vielmehr, dass ihnen die Möglichkeit eingeräumt wurde, bei der zuständigen Behörde den Nachweis des rechtmässigen Aufenthalts zu beschaffen. Diese Möglichkeit haben sie erhalten (vgl. vorne Bst. A.b). Sodann ist nicht ersichtlich, weshalb die Vorinstanz sich nicht hätte auf Entscheide des Bundesgerichts berufen dürfen, die nicht in der amtlichen Sammlung publiziert sind. Diese Entscheide sind der Öffentlichkeit ebenfalls zugänglich (<ref-law>; Art. 59 des Reglements vom 20. November 2006 für das Bundesgericht [BGerR; SR 173.110.131]) und werden (teilweise) auch in den von den Beschwerdeführern selbst angerufenen Weisungen des EAZW erwähnt (vgl. Weisungen, Ziffer 2.2 Fn. 28). Nach dem Ausgeführten ist auch die Einschätzung der Beschwerdeführer zu relativieren, es habe sich im Verfahren vor dem Gemeindeamt eine noch ungeklärte Rechtsfrage gestellt.
3.6. Nicht entscheidend erscheint sodann, ob den Beschwerdeführern durch die Nichtverlängerung der Frist und in der Folge die Nichtfortsetzung des Ehevorbereitungsverfahrens gewisse (tatsächliche) Nachteile entstehen. Den Auswirkungen der fraglichen Regelung auf die betroffenen Personen ist vielmehr, ebenso wie den an der Regelung bestehenden öffentlichen Interessen, grundsätzlich bereits im Rahmen der vorgenannten Rechtsprechung Rechnung getragen worden, welche die Verhältnismässigkeit der Massnahme berücksichtigt hat (vgl. vorne E. 3.3; zur diesbezüglichen Interessenabwägung vgl. etwa <ref-ruling> E. 3.1). Im zitierten Leitentscheid <ref-ruling> wurde insbesondere auch bedacht, dass eine (Kurz-) Aufenthaltsbewilligung zum Zweck des Eheschlusses in der Regel nur erteilt wird, wenn dieser kurz bevorsteht, worauf die Hängigkeit des Ehevorbereitungsverfahrens einen Einfluss haben kann (E. 2.1; vgl. zu dieser Problematik Urteil 2C_827/2019 vom 17. Januar 2020 E. 3). Es ist nicht ersichtlich oder dargetan, aus welchem (besonderen) Grund vorliegend hierauf zurückzukommen wäre. Die Beschwerdeführer können aus diesen Umständen folglich nichts für sich ableiten.
3.7. Damit erweist sich die Beschwerde als unbegründet. Nicht bzw. nur unter der nicht verwirklichten Prämisse der Begründetheit der Beschwerde angefochten ist sodann die Verweigerung der unentgeltlichen Rechtspflege im Verfahren vor der Vorinstanz. Hierauf ist folglich nicht weiter einzugehen.
4.
Nach dem Ausgeführten ist die Beschwerde abzuweisen. Bei diesem Ausgang des Verfahrens sind die Gerichtskosten grundsätzlich den unterliegenden Beschwerdeführern aufzuerlegen (<ref-law>) und haben sie keinen Anspruch auf Ersatz ihrer Parteikosten (Art. 68 Abs. 1 und 2 BGG). Auch dem Gemeinwesen ist keine Parteientschädigung auszurichten (<ref-law>).
Die Beschwerdeführer ersuchen für das Verfahren vor Bundesgericht allerdings um unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung. Dieses Gesuch ist gutzuheissen, da die entsprechenden Voraussetzungen erfüllt sind (Art. 64 Abs. 1 und 2 BGG). Die Gerichtskosten sind daher auf die Bundesgerichtskasse zu nehmen, den Beschwerdeführern ist ihr Vertreter als unengeltlicher Rechtsbeistand beizuordnen und dieser ist aus der Bundesgerichtskasse zu entschädigen. Die Beschwerdeführer werden darauf hingewiesen, dass sie der Bundesgerichtskstasse Ersatz zu leisten haben, wenn sie dazu später in der Lage sind (<ref-law>).

rulings:
Demnach erkennt das Bundesgericht:
1.
Die Beschwerde wird abgewiesen.
2.
Das Gesuch der Beschwerdeführer um unentgeltliche Rechtspflege und Verbeiständung im bundesgerichtlichen Verfahren wird gutgeheissen und ihnen wird Rechtsanwalt Sven Gretler als unengetlicher Rechtsvertreter beigeordnet.
3.
Die Gerichtskosten von Fr. 1'500.-- werden den Beschwerdeführern auferlegt, indes vorläufig auf die Bundesgerichtskasse genommen.
4.
Rechtsanwalt Gretler wird aus der Bundesgerichtskasse mit Fr. 2'000.-- entschädigt.
5.
Dieses Urteil wird den Parteien, dem Zivilstandsamt der Stadt Zürich, und dem Verwaltungsgericht des Kantons Zürich, 4. Abteilung, Einzelrichter, schriftlich mitgeteilt.
Lausanne, 25. Februar 2021
Im Namen der II. zivilrechtlichen Abteilung
des Schweizerischen Bundesgerichts
Der Präsident: Herrmann
Der Gerichtsschreiber: Sieber