Antes referimos que os documentos originais encontravam-se em cima das mesas de trabalho ou estavam arquivados, em locais visíveis e de acesso fácil. As fotocópias foram efectuadas no próprio local e os originais colocados no mesmo lugar onde se encontravam. Mais tarde, procedemos ao cruzamento das cópias recolhidas com os documentos arquivados na contabilidade oficial, completando o circuito com a informação recolhida no sistema informático, anteriormente detalhada.