Por força do artigo 18 da referida Portaria, as entidades titulares de pedidos de financiamento estão obrigadas a organizar um processo técnico/pedagógico do projeto, de onde constem os documentos comprovativos da execução das diferentes fases, que deve incluir fichas de registo ou folhas de presença de formandos e formadores; processo que deve estar sempre atualizado e disponível.