Neste contexto, na organização das reuniões, o presidente da direcção, Al, elabora uma carta de convocatória para a reunião, entrega-a ao secretário da direcção, também responsável do centro de exames, R, que, por sua vez, procede ao envio da mesma, por correio electrónico, a todas as escolas de condução que usufruem dos serviços da A;