Kindly inviting the person to talk and then patiently listening as he expresses his grievance is one way to reply with mildness.
דרך אחת להשיב ברכות ובמתינות היא לאפשר לאדם לומר את שעל ליבו, ולהקשיב בסבלנות לטענות שבפיו .‏