Purchasing
ক্রয় হল এমন একটি প্রক্রিয়া যা কোনও ব্যবসা বা সংস্থা তার লক্ষ্য অর্জনের জন্য পণ্য বা পরিষেবা অর্জনের জন্য ব্যবহার করে। যদিও বেশ কয়েকটি সংস্থা রয়েছে যারা ক্রয় প্রক্রিয়ায় মান নির্ধারণের চেষ্টা করে, সংস্থাগুলির মধ্যে প্রক্রিয়াগুলি ব্যাপকভাবে পরিবর্তিত হতে পারে। ক্রয় বৃহত্তর ক্রয় প্রক্রিয়ার অংশ, যার মধ্যে সাধারণত ত্বরান্বিতকরণ, সরবরাহকারীর গুণমান, পরিবহন এবং লজিস্টিক অন্তর্ভুক্ত থাকে। ক্রয়ের বিশদ বিবরণ ক্রয়ের ব্যবস্থাপক/পরিচালক, ক্রয় ব্যবস্থাপক/পরিচালক, বা কোনও সংস্থার ক্রয় কার্যালয় ভিত্তিক কর্মী, সংস্থার অধিগ্রহণ পদ্ধতি এবং মান এবং ক্রিয়াকলাপের ক্রিয়াকলাপকে গাইড করে। বেশিরভাগ সংস্থা তাদের ক্রয় কর্মসূচির ভিত্তি হিসাবে ত্রিমুখী চেক ব্যবহার করে। এর মধ্যে সংস্থার তিনটি বিভাগ অধিগ্রহণ প্রক্রিয়ার পৃথক অংশ সম্পূর্ণ করে। অনৈতিক অনুশীলন রোধ করতে এবং প্রক্রিয়াটিকে বিশ্বাসযোগ্যতা দেওয়ার জন্য তিনটি বিভাগই একই সিনিয়র ম্যানেজারের কাছে রিপোর্ট করে না। এই বিভাগগুলি হতে পারে ক্রয়, গ্রহণ এবং প্রদেয় হিসাব; অথবা প্রকৌশল, ক্রয় এবং প্রদেয় হিসাব; অথবা একজন উদ্ভিদ ব্যবস্থাপক, ক্রয় এবং প্রদেয় হিসাব। সংমিশ্রণগুলি উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তিত হতে পারে, তবে একটি ক্রয় বিভাগ এবং প্রদেয় অ্যাকাউন্টগুলি সাধারণত জড়িত তিনটি বিভাগের মধ্যে দুটি। সংস্থাগুলির সাধারণত কম মূল্যের ক্রয়ের জন্য সহজ পদ্ধতি রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ যুক্তরাজ্যের প্রতিরক্ষা মন্ত্রকের 10,000 পাউন্ডের কম মূল্যের ক্রয়ের জন্য একটি পৃথক অভ্যন্তরীণ নীতি রয়েছে। যখন গ্রহণকারী বিভাগ জড়িত থাকে না, তখন এটিকে সাধারণত দ্বিমুখী চেক বা দ্বিমুখী ক্রয় অর্ডার বলা হয়। এই পরিস্থিতিতে ক্রয় বিভাগ প্রয়োজনীয় নয় এমন ক্রয়ের অর্ডারের রসিদ জারি করে। যখন অর্ডারের বিরুদ্ধে একটি চালান আসে, তখন প্রদেয় অ্যাকাউন্ট বিভাগ সরাসরি ক্রয় অর্ডারের অনুরোধকারীর কাছে গিয়ে পণ্য বা পরিষেবা প্রাপ্ত হয়েছে কিনা তা যাচাই করবে। এটি সাধারণত এমন পণ্য ও পরিষেবার জন্য করা হয় যা গ্রহণকারী বিভাগকে বাইপাস করবে। কয়েকটি উদাহরণ হল বৈদ্যুতিনভাবে সফ্টওয়্যার বিতরণ, এন. আর. ই কাজ (অ-পুনরাবৃত্ত প্রকৌশল পরিষেবা), পরামর্শের সময় ইত্যাদি। ঐতিহাসিকভাবে, ক্রয় বিভাগ সরবরাহ, পরিষেবা, সরঞ্জাম এবং কাঁচামালের জন্য ক্রয়ের আদেশ জারি করেছিল। তারপরে, মৌলিক উপভোগ্য পণ্যগুলির পুনরাবৃত্তিমূলক অর্ডারের সাথে যুক্ত প্রশাসনিক ব্যয় হ্রাস করার প্রয়াসে, "কম্বল" বা "মাস্টার" চুক্তিগুলি স্থাপন করা হয়েছিল। এই ধরনের চুক্তির সাধারণত একটি দীর্ঘ সময়কাল থাকে এবং স্কেল ধারণার পরিমাণ সর্বাধিক করার সুযোগ থাকে। যখন অতিরিক্ত সরবরাহের প্রয়োজন হত, তখন সরবরাহকারীকে পণ্য বা পরিষেবা সরবরাহের জন্য একটি সহজ রিলিজ জারি করা হত। সাধারণ সামগ্রীর জন্য পুনরাবৃত্তিমূলক চুক্তির সাথে যুক্ত প্রশাসনিক ব্যয় হ্রাস করার আরেকটি পদ্ধতি হল কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডের ব্যবহার, যা "ক্রয় কার্ড" বা কেবল "পি-কার্ড" নামেও পরিচিত। পি-কার্ড প্রোগ্রামগুলি পরিবর্তিত হয়, তবে যথাযথ ব্যবহার নিশ্চিত করার জন্য তাদের সকলের অভ্যন্তরীণ চেক এবং অডিট রয়েছে। ক্রয় ব্যবস্থাপকেরা বুঝতে পেরেছিলেন যে একবার কম ডলার মূল্যের ভোগ্যপণ্যের জন্য চুক্তি হয়ে গেলে, ক্রয় চুক্তি পরিচালনা ও ব্যবহারে একটি ছোট ভূমিকা নিতে পারে। নিরীক্ষা এবং মাসিক বিবৃতি পর্যালোচনার ক্ষেত্রে এখনও নজরদারি রয়েছে, তবে তাদের বেশিরভাগ সময় এখন বড় কেনাকাটা এবং অন্যান্য দীর্ঘমেয়াদী চুক্তি স্থাপনের জন্য উপলব্ধ। এই চুক্তিগুলি সাধারণত বার্ষিক পুনর্নবীকরণযোগ্য। দৈনিক ক্রয় প্রক্রিয়া (কৌশলগত ক্রয়) থেকে দূরে থাকার এই প্রবণতার ফলে এই শিল্পে বেশ কিছু পরিবর্তন এসেছে। প্রথমটি ছিল কর্মী হ্রাস। ক্রয় বিভাগগুলি এখন ছোট হয়ে গেছে। অতীতের মতো পৃথক অংশের জন্য অর্ডার প্রক্রিয়াকরণের জন্য কেরানির সেনাবাহিনীর কোনও প্রয়োজন ছিল না। আরেকটি পরিবর্তন ছিল চুক্তি নিয়ে আলোচনা এবং বড় মূলধন সরঞ্জাম সংগ্রহের দিকে মনোনিবেশ করা। এই দুটি কাজই ক্রয় বিভাগগুলিকে সংস্থায় সবচেয়ে বড় আর্থিক অবদান রাখার অনুমতি দেয়। একটি নতুন পদ এবং চাকরির শিরোনাম আবির্ভূত হয়েছিল-স্ট্র্যাটেজিক সোর্সিং এবং সোর্সিং ম্যানেজার। এই পেশাদাররা কেবল দরপত্র প্রক্রিয়া এবং সরবরাহকারীদের সাথে আলোচনার দিকে মনোনিবেশ করেননি, বরং পুরো সরবরাহের কাজেও মনোনিবেশ করেছিলেন। এই ভূমিকাগুলিতে তারা মূল্য সংযোজন করতে এবং সংস্থাগুলির জন্য সঞ্চয় সর্বাধিক করতে সক্ষম হয়েছিল। এই মূল্যটি কম ইনভেন্টরি, কম কর্মী এবং গ্রাহকের কাছে দ্রুত শেষ পণ্য পৌঁছানোর মধ্যে প্রকাশিত হয়েছিল। এই ভূমিকাগুলিতে ক্রয় ব্যবস্থাপকদের সাফল্যের ফলে ঐতিহ্যবাহী ক্রয় ক্রিয়াকলাপের বাইরে নতুন কাজ-রসদ, উপকরণ পরিচালনা, বিতরণ এবং গুদামজাতকরণ। আরও বেশি সংখ্যক ক্রয় ব্যবস্থাপক তাদের সংস্থার ক্রিয়াকলাপের অতিরিক্ত কাজগুলি পরিচালনাকারী সাপ্লাই চেইন ম্যানেজার হয়ে উঠছিলেন। ক্রয় ব্যবস্থাপকরাই একমাত্র সাপ্লাই চেইন ম্যানেজার হননি। লজিস্টিক ম্যানেজার, উপাদান ম্যানেজার, বিতরণ ম্যানেজার ইত্যাদি। সকলেই বৃহত্তর কাজে উঠে এসেছিল এবং কারও কারও এখন ক্রয়ের কাজের দায়িত্ব ছিল। হিসাবরক্ষণের ক্ষেত্রে, ক্রয় হল একটি সংস্থা এই বছর জুড়ে যে পরিমাণ পণ্য কিনেছে। এটি কেনা পণ্যের ধরন, গুণমান, পরিমাণ এবং মূল্য সম্পর্কিত তথ্যকেও বোঝায় যা বজায় রাখা উচিত। এগুলি ইনভেন্টরিতে যোগ করা হয়। ক্রয় ছাড় এবং ক্রয় রিটার্ন এবং ভাতা দ্বারা ক্রয়গুলি অফসেট করা হয়। কখন এটি যুক্ত করা উচিত তা নির্ভর করে বাণিজ্যের ফ্রি অন বোর্ড (এফওবি) নীতির উপর। ক্রেতার জন্য, এই নতুন ইনভেন্টরি চালানের সময় যোগ করা হয় যদি পলিসিটি এফওবি শিপিং পয়েন্ট হয় এবং বিক্রেতা তার ইনভেন্টরি থেকে এই আইটেমটি সরিয়ে দেয়। অন্যদিকে, যদি পলিসিটি এফওবি গন্তব্য হয় তবে ক্রেতা প্রাপ্তির পরে এই ইনভেন্টরি যোগ করে এবং বিক্রেতা ডেলিভারির সময় এই আইটেমটি তার ইনভেন্টরি থেকে সরিয়ে দেয়। সরাসরি বিক্রয় ব্যতীত অন্য উদ্দেশ্যে কেনা পণ্য, যেমন গবেষণা ও উন্নয়নের জন্য, ইনভেন্টরিতে যোগ করা হয় এবং গবেষণা ও উন্নয়ন ব্যয়ের জন্য বরাদ্দ করা হয়। অন্যদিকে, গবেষণা ও উন্নয়নের জন্য কেনা সরঞ্জামগুলি ইনভেন্টরিতে যোগ করা হয় না, বরং সম্পদ হিসাবে মূলধন করা হয়। ক্রয় বিষয় অধিগ্রহণ প্রক্রিয়া মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের প্রতিরক্ষা বিভাগের প্রধান ব্যবস্থাগুলির জন্য সংশোধিত অধিগ্রহণ প্রক্রিয়া পরবর্তী চিত্রে দেখানো হয়েছে। প্রক্রিয়াটি পর্যায়গুলির একটি সিরিজ দ্বারা সংজ্ঞায়িত করা হয় যার সময় প্রযুক্তি সংজ্ঞায়িত করা হয় এবং কার্যকর ধারণাগুলিতে পরিণত হয়, যা পরবর্তীকালে বিকাশ করা হয় এবং উৎপাদনের জন্য প্রস্তুত করা হয়, যার পরে উত্পাদিত সিস্টেমগুলি ক্ষেত্রটিতে সমর্থিত হয়। প্রক্রিয়াটি একটি প্রদত্ত ব্যবস্থাকে যে কোনও উন্নয়ন পর্যায়ে প্রক্রিয়াটিতে প্রবেশ করার অনুমতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, অপ্রমাণিত প্রযুক্তি ব্যবহার করে একটি ব্যবস্থা প্রক্রিয়াটির প্রাথমিক পর্যায়ে প্রবেশ করবে এবং প্রযুক্তিগত পরিপক্কতার একটি দীর্ঘ সময়ের মধ্য দিয়ে এগিয়ে যাবে, যেখানে পরিপক্ক এবং প্রমাণিত প্রযুক্তির উপর ভিত্তি করে একটি ব্যবস্থা সরাসরি প্রকৌশল বিকাশে বা এমনকি কল্পনাযোগ্যভাবে উৎপাদনে প্রবেশ করতে পারে। এই প্রক্রিয়ায় উন্নয়নের চারটি পর্যায় রয়েছেঃ ধারণা এবং প্রযুক্তি উন্নয়নঃ পরিচালনগত চাহিদা, প্রযুক্তিগত প্রস্তুতি, ঝুঁকি এবং সাশ্রয়ী মূল্যের মূল্যায়নের উপর ভিত্তি করে বিকল্প ধারণাগুলি অন্বেষণ করার উদ্দেশ্যে। ধারণা এবং প্রযুক্তি বিকাশের পর্যায়টি ধারণা অন্বেষণের মাধ্যমে শুরু হয়। এই পর্যায়ে, বিকল্প ধারণাগুলি সংজ্ঞায়িত করতে এবং ক্ষমতা ও ঝুঁকি সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করার জন্য ধারণা অধ্যয়ন করা হয় যা প্রতিযোগিতামূলক ধারণাগুলির একটি উদ্দেশ্যমূলক তুলনা করার অনুমতি দেবে। সিস্টেম ডেভেলপমেন্ট এবং প্রদর্শন পর্যায়। প্রযুক্তিগত সুযোগ এবং জরুরি ব্যবহারকারীর প্রয়োজনের পাশাপাশি ধারণা এবং প্রযুক্তি বিকাশের মাধ্যমে এই পর্যায়ে সরাসরি প্রবেশ করা যেতে পারে। শেষ এবং দীর্ঘতম পর্যায়টি হল কর্মসূচির স্থায়িত্ব এবং নিষ্পত্তির পর্যায়। এই পর্যায়ে ক্ষেত্রের ব্যবস্থাকে যতটা সম্ভব ব্যয়বহুল পদ্ধতিতে বজায় রাখা এবং বজায় রাখার জন্য সমস্ত প্রয়োজনীয় কার্যক্রম সম্পন্ন করা হয়। দরদাতাদের নির্বাচন এটি এমন একটি প্রক্রিয়া যেখানে সংস্থা নির্দিষ্ট সরবরাহ, পরিষেবা বা সরঞ্জামের জন্য সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের চিহ্নিত করে। এই সরবরাহকারীদের শংসাপত্র এবং ইতিহাস তাদের দেওয়া পণ্য বা পরিষেবাগুলির সাথে বিশ্লেষণ করা হয়। দরদাতা নির্বাচন প্রক্রিয়া সংগঠনভেদে পরিবর্তিত হয়, তবে এর মধ্যে ক্রেডিট রিপোর্ট চালানো, ব্যবস্থাপনার সাক্ষাৎকার নেওয়া, পণ্য পরীক্ষা করা এবং ভ্রমণের সুবিধা অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে। এই প্রক্রিয়াটি সর্বদা গুরুত্বের ভিত্তিতে নয়, বরং ব্যয়ের ভিত্তিতে করা হয়। প্রায়শই ক্রয় ব্যবস্থাপকেরা সম্ভাব্য দরদাতাদের মিডিয়া উৎস এবং তাদের নিজস্ব শিল্প যোগাযোগ থেকে সংস্থা এবং পণ্য সম্পর্কে তথ্য পাওয়ার জন্য গবেষণা করেন। উপরন্তু, ক্রয় সম্ভাব্য সরবরাহকারীদের কাছে তথ্য সংগ্রহের জন্য অনুরোধ (আর. এফ. আই) পাঠাতে পারে। কোম্পানি বা সংস্থা তাদের প্রয়োজনীয় পণ্য উৎপাদন করতে পারে কিনা তা নির্ধারণের জন্য ইঞ্জিনিয়ারিং নমুনা পণ্যগুলিও পরিদর্শন করবে। যদি দরদাতা এই উভয় পর্যায়ে উত্তীর্ণ হন, তাহলে প্রকৌশল আরও গুণগত মান যাচাই করার জন্য উপকরণগুলির উপর কিছু পরীক্ষা করার সিদ্ধান্ত নিতে পারে। এই পরীক্ষাগুলি ব্যয়বহুল হতে পারে এবং এতে একাধিক প্রযুক্তিবিদ এবং প্রকৌশলীদের উল্লেখযোগ্য সময় জড়িত থাকতে পারে। ইঞ্জিনিয়ারিং ম্যানেজমেন্টকে অবশ্যই এই সিদ্ধান্ত নিতে হবে তারা যে পণ্যগুলি সংগ্রহ করতে পারে তার দাম, উৎপাদনে দরদাতাদের পণ্যের গুরুত্ব এবং অন্যান্য কারণের উপর ভিত্তি করে। ক্রেডিট চেক, ইন্টারভিউ ম্যানেজমেন্ট, ট্যুরিং প্ল্যান্ট এবং অন্যান্য পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করা যেতে পারে যদি ইঞ্জিনিয়ারিং, ম্যানুফ্যাকচারিং এবং সাপ্লাই চেইন ম্যানেজাররা সিদ্ধান্ত নেন যে তারা তাদের সিদ্ধান্তকে সহায়তা করতে পারে এবং খরচটি ন্যায্য। অন্যান্য সংস্থাগুলির দরদাতাদের নির্বাচনের ক্ষেত্রে বিবেচনা করার জন্য সংখ্যালঘু সংগ্রহের লক্ষ্য থাকতে পারে। সংস্থাগুলি মহিলাদের মালিকানাধীন বা সংখ্যালঘুদের মালিকানাধীন ব্যবসার ব্যবহারের লক্ষ্য চিহ্নিত করে। সংখ্যালঘু সরবরাহকারীদের উল্লেখযোগ্য ব্যবহার সংস্থাটিকে তাদের সংখ্যালঘু সরবরাহকারী কর্মসূচি বাড়ানোর জন্য কোনও সংস্থা বা সরকারী সত্তার সাথে চুক্তির জন্য সম্ভাব্য দরদাতা হিসাবে যোগ্য করে তুলতে পারে। এই নির্বাচন প্রক্রিয়াটি সাংগঠনিক লক্ষ্য এবং মানদণ্ডের উপর নির্ভর করে আন্তর্জাতিক সরবরাহকারীদের অন্তর্ভুক্ত বা বাদ দিতে পারে। যে সংস্থাগুলি তাদের প্যাসিফিক রিম সরবরাহকারী বেস বাড়াতে চায় তারা আমেরিকা, ইউরোপ এবং অস্ট্রেলিয়া থেকে সরবরাহকারীদের বাদ দিতে পারে। অন্যান্য সংস্থাগুলি অর্ডারগুলির দ্রুত প্রতিক্রিয়া এবং নকশা ও উৎপাদনের ক্ষেত্রে সহজ সহযোগিতা নিশ্চিত করার জন্য দেশীয়ভাবে ক্রয় করতে চাইতে পারে। সাংগঠনিক লক্ষ্যগুলি দরদাতাদের নির্বাচন প্রক্রিয়ার মানদণ্ড নির্ধারণ করবে। এটিও সম্ভব যে যে পণ্য বা পরিষেবা সংগ্রহ করা হচ্ছে তা এতটাই বিশেষায়িত যে দরদাতাদের সংখ্যা সীমিত এবং প্রতিযোগিতার অনুমতি দেওয়ার জন্য মানদণ্ড অবশ্যই খুব বিস্তৃত হতে হবে। যদি শুধুমাত্র একটি সংস্থা পণ্যটির নির্দিষ্টকরণগুলি পূরণ করতে পারে তবে ক্রয় ব্যবস্থাপকদের অবশ্যই একটি "সোল সোর্স" বিকল্প ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করতে হবে অথবা নির্দিষ্টকরণগুলি বিস্তৃত করার জন্য ইঞ্জিনিয়ারিংয়ের সাথে কাজ করতে হবে যদি প্রকল্পটি নির্দিষ্টকরণে পরিবর্তনের অনুমতি দেয়। একমাত্র উৎস বিকল্প হল দরদাতাদের নির্বাচনের অংশ যা স্বীকার করে যে কখনও কখনও কিছু পরিষেবা বা পণ্যের জন্য শুধুমাত্র একজন যুক্তিসঙ্গত সরবরাহকারী থাকে। এর কারণ হতে পারে পণ্যের জন্য সীমিত প্রয়োগ একাধিক প্রস্তুতকারককে সমর্থন করতে পারে না, প্রদত্ত পরিষেবার নৈকট্য, বা পণ্যগুলি নতুন নকশা করা বা উদ্ভাবিত এবং প্রতিযোগিতা এখনও উপলব্ধ নয়। দরপত্র প্রক্রিয়া হল এমন একটি প্রক্রিয়া যা কোনও সংস্থা পণ্য, পরিষেবা বা সরঞ্জাম সংগ্রহের জন্য ব্যবহার করে। প্রক্রিয়াগুলি কঠোর থেকে খুব অনানুষ্ঠানিক পর্যন্ত উল্লেখযোগ্যভাবে পরিবর্তিত হয়। বড় কর্পোরেশন এবং সরকারী সংস্থাগুলির কঠোর এবং আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া থাকার সম্ভাবনা বেশি। এই প্রক্রিয়াগুলি বিশেষ বিড ফর্মগুলি ব্যবহার করতে পারে যার জন্য নির্দিষ্ট পদ্ধতি এবং বিশদ প্রয়োজন। অত্যন্ত কঠোর পদ্ধতিতে নিরপেক্ষতা ও নিরপেক্ষতা নিশ্চিত করতে বিভিন্ন বিভাগের বেশ কয়েকজন কর্মী দরপত্র আহ্বান করতে বাধ্য। উত্তরগুলি সাধারণত খুব বিস্তারিত হয়। নির্দিষ্ট হিসাবে ঠিক সাড়া না দেওয়া এবং প্রকাশিত পদ্ধতি অনুসরণ না করা দরদাতাদের অযোগ্য ঘোষণা করা যেতে পারে। ছোট বেসরকারী ব্যবসাগুলিতে কম আনুষ্ঠানিক পদ্ধতি থাকার সম্ভাবনা বেশি। দরপত্রগুলি পণ্য বা পরিষেবা নির্দিষ্ট করে সমস্ত দরদাতাদের কাছে ইমেলের আকারে হতে পারে। দরদাতাদের প্রতিক্রিয়া বিস্তারিত বা কেবল প্রস্তাবিত ডলারের পরিমাণ হতে পারে। বেশিরভাগ দরপত্র প্রক্রিয়া বহু-স্তরযুক্ত। একটি নির্দিষ্ট ডলারের পরিমাণের অধীনে অধিগ্রহণগুলি "ব্যবহারকারীর বিবেচনার ভিত্তিতে" অনুরোধের অনুমতি দিতে পারে বা তারা যাকে চায় তা বেছে নিতে পারে। সংস্থার উপর নির্ভর করে এই স্তরটি 100 ডলারের মতো কম বা 10,000 ডলারের মতো বেশি হতে পারে। যৌক্তিকতা হল এই অনুরোধগুলি প্রক্রিয়াকরণের মাধ্যমে অর্জিত সঞ্চয় যেমন ব্যয়বহুল জিনিসগুলি ন্যূনতম এবং সময় এবং ব্যয়ের ন্যায্যতা দেয় না। ক্রয় বিভাগগুলি ব্যবহারকারীর বিবেচনার সুযোগের অপব্যবহারের দিকে নজর রাখে। মাঝারি পরিসরে অধিগ্রহণগুলি কিছুটা বেশি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়ার মাধ্যমে প্রক্রিয়া করা যেতে পারে। এই প্রক্রিয়ায় ব্যবহারকারী তিনটি পৃথক সরবরাহকারীর কাছ থেকে উদ্ধৃতি প্রদান করতে পারে। উদ্ধৃতি পাওয়ার জন্য কেনাকাটা করতে বলা হতে পারে বা প্রয়োজন হতে পারে। আনুষ্ঠানিক দরপত্র প্রক্রিয়াটি সংস্থার উপর নির্ভর করে 10,000 মার্কিন ডলার বা 100,000 মার্কিন ডলার পর্যন্ত কম থেকে শুরু হয়। দরপত্রে সাধারণত একটি নির্দিষ্ট ফর্ম থাকে যা দরদাতাকে পূরণ করতে হয় এবং একটি নির্দিষ্ট সময়সীমার মধ্যে ফেরত দিতে হয়। কেনা পণ্য এবং সংস্থার উপর নির্ভর করে দরপত্রটি একটি ওজনযুক্ত মূল্যায়নের মানদণ্ড নির্দিষ্ট করতে পারে। অন্যান্য দরপত্রগুলি ক্রয় বা শেষ ব্যবহারকারীদের বিবেচনার ভিত্তিতে মূল্যায়ন করা হবে। কিছু দরপত্র একটি ক্রস-ফাংশনাল কমিটি দ্বারা মূল্যায়ন করা যেতে পারে। অন্যান্য দরপত্রগুলি ক্রয়ের ক্ষেত্রে শেষ ব্যবহারকারী বা ক্রেতার দ্বারা মূল্যায়ন করা যেতে পারে। বিশেষত ছোট, বেসরকারী সংস্থাগুলিতে দরদাতাদের মানদণ্ড বা কারণগুলির উপর মূল্যায়ন করা যেতে পারে যার প্রকৃত দরপত্রের সাথে খুব কম বা কিছু করার আছে। এই কারণগুলির উদাহরণ হল কোম্পানির সাথে দরদাতাদের ইতিহাস, অন্যান্য সংস্থাগুলিতে কোম্পানির সিনিয়র ম্যানেজমেন্টের সাথে দরদাতাদের ইতিহাস এবং দরদাতাদের পণ্যের বিস্তৃতি। প্রযুক্তিগত মূল্যায়ন, উদ্ধৃত পণ্য বা পরিষেবার প্রযুক্তিগত উপযুক্ততার মূল্যায়ন, যদি প্রয়োজন হয়, সাধারণত বাণিজ্যিক মূল্যায়নের আগে করা হয়। ক্রয় প্রক্রিয়ার এই পর্যায়ে, কোম্পানির একজন প্রযুক্তিগত প্রতিনিধি (সাধারণত একজন প্রকৌশলী) প্রস্তাবটি পর্যালোচনা করবেন এবং প্রতিটি দরদাতাকে প্রযুক্তিগতভাবে গ্রহণযোগ্য বা প্রযুক্তিগতভাবে অগ্রহণযোগ্য হিসাবে মনোনীত করবেন। প্রযুক্তিগত মূল্যায়ন সাধারণত পূর্বনির্ধারিত প্রযুক্তিগত মূল্যায়নের মানদণ্ডের একটি সেটের বিরুদ্ধে করা হয়। দুই ধরনের মানদণ্ড রয়েছে, সাধারণ মানদণ্ড (যার মাধ্যমে স্কোর দেওয়া হয় যদি সেগুলি পূরণ করা হয়) এবং প্রয়োজনীয় মানদণ্ড (যার ব্যর্থতা দরপত্রটিকে প্রযুক্তিগতভাবে অযোগ্য করে দেবে)। বাণিজ্যিক মূল্যায়ন অর্থের খরচ হিসাব করা হয় প্রযোজ্য মুদ্রার সুদের হারকে পণ্য প্রাপ্তির আগে প্রদত্ত অর্থের পরিমাণের সাথে গুণ করে। যদি টাকা ক্রেতার অ্যাকাউন্টে থেকে যেত, তাহলে সুদ নেওয়া হত। সেই সুদ মূলত এই ধরনের অগ্রগতি বা মাইলফলক প্রদানের সাথে যুক্ত একটি অতিরিক্ত খরচ। প্রাথমিকভাবে মালবাহী খরচ এবং আঞ্চলিক সমস্যাগুলির জন্য গণনা করার জন্য মূল্যায়ন পর্যায়ে উৎপাদনের অবস্থান বিবেচনা করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, ইউরোপে গ্রীষ্মকালীন ছুটির জন্য আগস্ট মাসে কারখানাগুলি বন্ধ করা সাধারণ ব্যাপার। শ্রম চুক্তিগুলিও বিবেচনায় নেওয়া যেতে পারে এবং যদি নির্দিষ্ট অঞ্চলে ঘন ঘন শ্রম বিরোধ থাকে তবে মূল্যায়নের মধ্যে টানা যেতে পারে। উৎপাদন লিড-টাইম হল অর্ডার বসানোর সময় (অথবা ক্রেতার দ্বারা বিক্রেতার কাছে চূড়ান্ত অঙ্কন জমা দেওয়া হয়) যতক্ষণ না পণ্যগুলি তৈরি হয় এবং সরবরাহের জন্য প্রস্তুত হয়। লিড-টাইম পণ্য অনুসারে পরিবর্তিত হয় এবং কয়েক দিন থেকে কয়েক বছর পর্যন্ত হতে পারে। ক্রেতার প্রয়োজনীয় ব্যবহারের তারিখের সাথে পণ্য সরবরাহের তুলনা করার সময় পরিবহণের সময় মূল্যায়ন করা হয়। যদি বিরল জাহাজ পরিবহনের সাথে প্রত্যন্ত বন্দর থেকে পণ্য প্রেরণ করা হয়, তবে পরিবহনের সময় সময়সূচী অতিক্রম করতে পারে এবং সমন্বয় করতে হবে। ডেলিভারি চার্জ-একটি নির্দিষ্ট স্থানে পণ্য সরবরাহের জন্য চার্জ। দরপত্রের বৈধতা প্যাকিং দরপত্রের শর্তাবলী সমন্বয় বিক্রেতার পরিষেবার মান সংস্থাগুলি আর্থিক পর্যালোচনা অর্থপ্রদানের মুদ্রা ঝুঁকি বিশ্লেষণ (বাজারের অস্থিরতা, দরদাতাদের মধ্যে আর্থিক চাপ) পরীক্ষা আলোচনা হল ক্রয়ের ক্ষেত্রে একটি মূল দক্ষতা। ক্রয় এজেন্টদের অন্যতম লক্ষ্য হল ক্রয়কারী সত্তার (বা কেবল "ক্রেতা") সবচেয়ে সুবিধাজনক শর্ত অনুযায়ী পণ্য অর্জন করা। ক্রয় এজেন্টরা সাধারণত ক্রেতার অন্যান্য প্রয়োজনীয়তা যেমন সময়মতো ডেলিভারি, বাণিজ্যিক শর্তাবলী মেনে চলা (ওয়ারেন্টি, ঝুঁকি স্থানান্তর, অ্যাসাইনমেন্ট, অডিটিং অধিকার, গোপনীয়তা, প্রতিকার ইত্যাদি সহ) পূরণ করার সময় খরচ কমানোর চেষ্টা করে। ভাল আলোচক, যাদের উচ্চ মাত্রার নথিভুক্ত "ব্যয় সঞ্চয়" রয়েছে, তারা তাদের ক্ষতিপূরণের তুলনায় শিল্পের মধ্যে একটি প্রিমিয়াম পান। ক্রেতা এবং নিয়োগকর্তার মধ্যে কর্মসংস্থান চুক্তির উপর নির্ভর করে, ক্রেতার ব্যয় সঞ্চয়ের ফলে ব্যবসার মূল্য তৈরি হতে পারে এবং এর ফলে একটি ফ্ল্যাট-রেট বোনাস বা নথিভুক্ত ব্যয় সঞ্চয়ের ক্রয় এজেন্টকে শতাংশ প্রদান হতে পারে। ক্রয় বিভাগগুলি, যদিও এগুলিকে মূল ব্যবসার সহায়ক কাজ হিসাবে বিবেচনা করা যেতে পারে, প্রকৃতপক্ষে এগুলি রাজস্ব উৎপাদনকারী বিভাগ। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোম্পানিকে 30 মিলিয়ন মার্কিন ডলার উইজেট কেনার প্রয়োজন হয় এবং ক্রয় বিভাগ 25 মিলিয়ন মার্কিন ডলারে উইজেটগুলি সুরক্ষিত করে, তাহলে ক্রয় বিভাগ কোম্পানিকে 5 মিলিয়ন মার্কিন ডলার সাশ্রয় করত। সেই সঞ্চয় বিভাগের বার্ষিক বাজেটকে ছাড়িয়ে যেতে পারে, যা কার্যত বিভাগের ওভারহেড-কর্মচারীর বেতন, কম্পিউটার, অফিসের জায়গা ইত্যাদি প্রদান করবে। পুরস্কার-পরবর্তী প্রশাসন সাধারণত ছোটখাটো পরিবর্তন, সংযোজন বা বিয়োগ নিয়ে গঠিত, যা কোনওভাবে চুক্তির শর্তাবলী বা বিক্রেতার সরবরাহের সুযোগ পরিবর্তন করে। এই ধরনের পরিবর্তনগুলি প্রায়শই ছোট হয়, তবে অডিটের উদ্দেশ্যে অবশ্যই বিদ্যমান চুক্তিতে নথিভুক্ত করা আবশ্যক। উদাহরণের মধ্যে রয়েছে একটি লাইন আইটেমের পরিমাণ বৃদ্ধি করা বা একটি নির্দিষ্ট উপাদানের ধাতুবিদ্যা পরিবর্তন করা। অর্ডার ক্লোজআউট হল অর্ডারের ক্লোজিং। আরও দেখুন ইকোলিজিং ক্রয় প্রক্রিয়া সাপ্লাই চেইন ম্যানেজমেন্ট লজিস্টিক উপাদান প্রয়োজনীয়তা পরিকল্পনা গোষ্ঠী ক্রয় সংস্থা টেন্ডারিং অধিগ্রহণের মোট খরচ চার্টার্ড ইনস্টিটিউট অফ পারচেজিং মার্জারস অ্যান্ড অ্যাকুইজিশন রেফারেন্স ফ্রেট ট্রান্সপোর্ট প্রকিউরমেন্ট সিস্টেম ইঞ্জিনিয়ারিং