电商外包仓库库存管理分享
很多电商企业做到一定规模后会把库存外包给专业的第三方仓储企业去管理,与自己管理仓库不同,很多信息上的沟通如果做的不到位的话,即使第三方仓储企业再专业,也会导致很多库存问题。比如: 1、入库异常: 商家下属各供应商、工厂入仓质量无法管控,导致入仓数据从源头上就出错。如果在入仓环节供应商和厂家没配合好,就会增加仓库收货作业难度和成本,这些成本最终都会转移到电商企业自身。作为第三方仓储企业,能够辅助商家搞好对供应商的管理,于双方都是很有意义的事情。 2、超卖: 俗话说"天下武功,唯快不破"。电商行业和传统销售行业相比,效率高、速度快。一个爆款出现,瞬时会有大量的订单出现。因为前后台库存数据不一致导致订单超卖。而各大电商平台为了对消费者的体验负责,对超卖会有严格的控制,甚至有些惩罚措施,比如天猫对超卖订单会要求商家赔偿30%的货值给消费者。如果前后台的库存没衔接好,即使仓内的库存是ok的,前台未必能上架正确的库存数量,由此带来给商家和买家的损失就不可避免了。 3、出库与结算环节的纠纷: 电商的这种"快"往往会让仓库作业处于非常被动的地步-快速入仓,以便尽快发货,快速发货,以便客户体验好。卖的不好的话,快速退仓,以便尽快寻找其他销货渠道。因为这种"快",让仓内来不及对库存进行细致的管理和反馈,导致在退仓的时候有纠纷。这种纠纷会耗费双方业务和结算人员大量的精力去举证、判责,严重的会影响到双方的合作。 4、滞仓费计算: 一般情况下,滞仓费会遵循先进先出的原则,跟进商品滞仓天数去计算滞仓费,但滞仓费的计算是基于一个准确的库存数量的。如果库存数量错误,滞仓费也就会产生各种纠纷。 上述问题的出现,归根到底是"库存管理"的问题。我相信大部分的仓储企业对库存管理都有一套非常完善非常专业的机制,笔者没有专业的仓库管理经验,无意在各位仓库管理专家面前班门弄斧。但笔者认为,电商与仓库的库存管理,应该站在"联动"的角度看,确保过程和结果都是准确的。本文不讨论仓库库存管理的细节,重点分享下电商和第三方仓储如何联动管好库存。 1.源头准:规范供应商入仓,从源头上确保库存准确 和传统企业一样,很多有点规模的电商企业的货源可能来自多个供货商,这些供货商的管理水平可能参差不齐。能否规范入仓要看商家对供应商的约束能力和仓库对入仓异常的及时反馈。在入仓环节比较常见的异常是: ·供应商发货延迟,导致仓库来不及收货,影响电商店铺的销售计划。尤其是在大促时期,如果供货商没及时发货会对仓库收货和发货产生重大影响,会严重影响电商平台对店铺的评分和消费者体验。 ·货品包装不规范。有些品牌商如李宁、美邦等对供货商的管理是非常完善的,供货商会严格按照指定的包装入仓,唛头、包装规范。但很多中小型电商未必能对供应商有这么强的把控能力。唛头贴错、包装不统一。有些甚至直接拿个大编织袋来装货,给仓库收货清点造成了很大困难。 ·条码错误:个别工厂未按照仓库和商家要求打条码,或者张贴了错误的条码。这种现象经常出现在服装行业。贴码和水洗标、箱外的唛头不一致,会导致仓库清点错误。如果仓库在入仓环节未及时发现,后面的发货环节发错货就不可避免了。 ·分批到仓。一般情况下,一个入库单对应一次入库行为,有些供货商因为准备不足或者其他问题会采用分批到货的方式入仓。对一些需要进行批次管理的商品来说,分批到仓会导致仓库对批次的混淆。也会影响到销售端对不同产品的批次定价和仓库端对滞仓费的计算。 ·数量差异。供货商未按照商家指定的数量入仓,仓库在入仓环节要反复和商家、供货商两边确认,影响入仓作业 ·货品混装:不同sku的商品混装在一个大包装内,导致仓库收货混乱,清点时间加长,收错货的风险也增高。 ·qc问题,有些商品需要根据电商平台进行仓内qc,需要仓内配合。如果商家未协调好qc和仓库的作业时间,会导致qc延迟和收货延迟。 上述问题,总结一起就是商家缺乏对供货商的管控。由此带来仓库入仓清点难度加大,出错比例增高、收货延迟,后续的发货延迟和发错货的风险也增高。要解决上述问题,一方面要需要仓库忠实的记录和反馈入仓过程中的各种异常,及时的反馈给商家。商家要在和供货商的协议中明确这些问题点,对这些点进行量化和追责,让供货商一起来承担由此带来的损失。逐渐的让供货商提升入仓能力,规范入仓。目前笔者所负责的仓库是这么做的: 异常分类 问题说明 责任界定 处理方案 延迟到货 商家发货迟,物流未及时将货品送至仓库 商家 在活动前1天的中午12点后入仓的商品,仓库收取延迟清点费 未在入库通知单下发24小时内通知商家导致商家到货延时 仓库 货物到仓之后确保12小时之内清点完毕,免收加急清点费 分批到货 同一个入库单上的商品分多批入仓 商家 对事先未告知入仓的部分按件收费 数量不符 实际清点数量与入库单预计入库数量不一致 商家 总体差异超过±5%,仓库对超出部分收取清点费 商品总数一致,销售时发现sku数量有误 仓库 仓库再次全部清点,并回告实际数量,同时支付该入库单入库数量×0.4元件的处罚 商品清点数量不准确导致超卖 仓库 仓库及时提供缺货订单,并承担超卖商品销售价30%的赔偿 货品混装 非尾箱混装,跨spu混装 商家 仓库对需清点部分加倍收取清点费 包装问题 运输大包装破损 商家 对运输大包装破损,严重影响到清点或订单发货,仓库有权拒收该批商品 销售包装不符合要求 商家 仓库不接受无销售包装的商品,可由商家重新包装后入仓,或由双方协商处理 条码问题 条码缺失或无法识别 商家 对不可识别的商品,不计入可销售库存；如需仓库贴码,仓库收取贴码费 条码与商品不符 商家 因条码与商品不符而造成的买家投诉和索赔,由商家承担责任 2.过程准:确保仓库后台库存变动和前台能实时同步,确保不超卖 保证过程准主要靠两点:一个是仓内的管理,另一个是仓库wms系统和店铺erp系统及电商平台的商家后台。 1)仓内管理: 这点不详细展开,仓库专业人员的专业能力是应该相信的,只是简单说几点: a)关于库存变动:商品入仓后,因各种原因会导致库存变动,仓库要忠实且及时的把这种变动记录下来,并通过系统接口同步给店铺erp系统及电商平台的商家后台。主要有以下几种场景: ·正次品转换:入仓的时候是正品的可发货库存,实际拣货的时候发现是次品,不可发货。这种情况下仓库需要扣减一个正品库存,增加一个次品库存。 ·仓库丢货:仓库盘点发现货物短少,需要扣减库存。 ·仓库多发货、少发货、发错货:仓库发错货,需要对库存进行调整。 ·仓库盘点错误:上次盘点错误,在本次盘点中纠正,需要对库存进行调整。 ·错码调整:入仓时未发现编码错误,在库内管理或者发货环节进行调整。 ·退件入仓或者截单成功:前台订单取消已经发货的订单,仓库需要截单,如果快递截单成功或者被买家拒收退回仓库,仓库需要对库存进行调整。 上述库存调整场景,有些是需要商家承担责任的,比如正次品转换,有些是需要仓库承担责任的,比如丢货、发错货。不管是谁的责任,仓库都要忠实记录,及时反馈,时刻保持前后台库存数据一致。 b)关于仓内盘点:作为仓内的日常作业行为,每个仓库都会有各种盘点规则,如月度的、季度的大盘点、循环盘点、动碰盘点等等。但我们在实践中发现,仓内的盘点规则未必就是适合电商行业应用的。为此我们经过一段时间的摸索,探索出以下几个盘点原则: ·月初库存低于20个的商品全量盘点:库存低于20个的时候,我们认为就有超卖的风险。请仓库在月初对低于20个的sku进行全盘,盘点结果反馈给商家erp系统和店铺后台。如果有差异的话,店铺后台自动更新上架数量。 ·当天库存低于20个的商品当天盘点:同上,确保当天低于20个的商品不产生超卖。 ·库存有差异实时盘点:利用系统功能,每天自动比对店铺上架数量、erp库存数量和仓库库存数量,对有差异的数据自动生成盘点请求,请仓库纳入到自己的盘点计划中去,并把盘点结果同步给erp和商家的店铺后台。 ·活动后盘点:电商企业和传统企业不同的一点,如果有大流量灌入或者预计的大型促销活动,会在短时间内产生大量订单。这些订单一般集中于有限的几个或者几十个sku。当活动过后,需要仓库仓库对这些sku进行盘点,以保证库存的准确。 ·退仓前盘点:为了确保退仓时的数量是准确的,有必要在退仓前对库存进行盘点,以便按照正确的数量退仓。 2)发货: 确保发货过程中不错发、漏发、多发。仓内一般都有非常规范的流程,在几个关键节点把控好就好了: ·拣货环节:确保拣货sku和数量和订单一致。 ·包装环节:包装台最好两道符合环节,一道系统(把枪扫描),一道人工。 ·交付快递环节:特别关注退款订单和订单内容有修改的订单。 3.结果准: 所谓结果准,指的是在退仓和结算的时候,能够有非常清晰的进销存数据,即使有库存差异,也能找到具体的原因,能够对责任方进行追责,确保商家和仓库、供应商在退仓和结算环节没有纠纷。 笔者刚刚接手仓库时,一直为出库环节头疼:商家说仓库丢货了,仓库说是商家入仓的时候少装了。商家说你不给我赔我就不退仓,仓库说你不退仓我就收你滞仓费！一笔糊涂账,让人好生头疼！ 经过一段时间的磨合,我们总结出来退仓5大原则: ·退仓前商品下架原则:退仓前商家要将商品从店铺下架,以免退仓单生成后店铺还有订单流入,对仓库的退仓工作造成干扰。这个最好通过系统实现,人工干预会有遗漏的可能。 ·退仓前盘点原则:退仓前仓库必须对要退仓的商品进行盘点,盘点结果及时通报给商家,并在系统中进行同步更新。这样做两个好处:一个是商家可以尽快确认是否对退仓数量有疑问,另外一个是系统中同步更新后,可以按照盘点的结果生成准确的退仓单。 ·库存差异数据当场追偿原则:如果库存有差异,当场追责。追责的依据就是仓库wms和店铺erp两边的进销存数据。所有的库存变动必须基于单据,入库单、发货订单、库内调整单、退仓单。这样在库存产生差异时,能够直接找到对应的单据:是仓库没上传发货数据还是仓内库存丢失一目了然。所有的单据尤其是库存调整单必须有明确的调整原因。这样在退仓和结算时可以立即确认谁来承担责任。 ·追责和退仓两条线原则:有了上面的盘点原则和追偿原则,商家和仓库不能再以任何借口不退仓,追责和退仓两条线分开走。这样不会因对退仓数量有争议而延迟退仓。 ·月台交接原则:这个主要是为了避免双方对已经交接的退仓数量有争议。实际操作过程中,以月台交接为界,双方对退仓数据进行签字确认,事后不得反悔。该原则在具体执行的时候,有些商家是采用第三方物流送货和退仓,第三方物流对交接数据可能不太负责。这点还有待商榷。 4.系统功能: 上述文字主要总结了库存管理过程中商家、仓库、供应商具体操作层面的内容。除了这些,系统功能要能够跟得上去。笔者所在公司的系统和仓库经过一段时间的努力,通过以下功能确保库存管理的准确。 1)erp系统要有完善的铺货功能:很多大商家都是多平台、多店铺、多渠道销售。不同的渠道对上架数量的逻辑也不同。比如淘宝支持拍下减库存和付款减库存。为了不产生超卖,erp系统需要由完善的铺货系统,能够实现多渠道共享库存和按渠道锁定库存。 2)库存调整实时同步:仓内库存调整时,能实时同步给店铺erp系统,从而触发电商后台的上架数量进行调整。这个调整都是有具体的调整原因的,以便在后续对相关方追责。 3)每日定时生成库存比对报告:店铺erp系统和仓库wms系统每日凌晨2点在库存作业停止时进行自动的库存比对,把两边的库存比对差异生成报告,提交给双方。仓库会根据差异报告主动查找差异原因,确认需要调整库存的,就对库存进行调整,然后同步给前台。 4)进销存功能:这个是几乎所有的erp和wms都有的功能,但怎样能更方便的让仓库和商家发现库存差异的原因,是需要负责系统的产品经理们努力的。笔者的公司把该功能做成工具,让商家和仓库在很多场景下能够快速调用该功能,快速定位库存差异原因。 5)库存盘点打通:这点在前面已经有所涉及,仓库的盘点规则和商家所希望的盘点规则是不一样的,通过库存盘点打通,erp自动把商家希望盘点的sku发送给wms,wms在盘点后反馈数据给erp。 6)0库存同步机制:尽管上面做了那么多运营和系统上的工作,为了绝对避免超卖,我们还需要个"保险"。这个"保险"就是0库存同步:当库存可拣货数量为0时,实时同步给erp,erp强制触发商家店铺后台下架。 好了,零零散散写了这么多。第一次写这样的文章,有点啰嗦,总结一下: 电商的本质是商务,零售是商务的具体表现形态。玩零售往大了说是玩 供应链 ,往小了说就是玩库存。库存准不准不仅仅是仓库的事情,是需要 供应链 上下游各方共同参与才能搞定的！