或許你在大學已經學到足夠的寫作知識，明白如何表達自我，但商業寫作是另一種模式，更注重的是閱讀者的狀態，目的是要讓對方明確而快速地理解內容。本文提出四個技巧，包含「先表達重點」、「精簡句式」、「用大眾理解的語言」，以及「了解你的讀者」。運用這些技巧，重新修改你的電子郵件或提案，透過這些文字，擴大你的影響力。
無論你是急於尋求資金的創業者，還是整天仰賴電子郵件的中階主管，強大的專業寫作能力對於提升你的影響力很重要。但專業寫作並不容易。我在哈佛甘迺迪學院（Harvard Kennedy School）教寫作，看到專業人士每天苦於令人困惑、長篇大論且表達不清楚的寫作。所幸改進的辦法很簡單：好的寫作只專注在收信人的需求。別無其他。
我們都在大學裡學過寫作，而當時我們的寫作是為了展現自己有多麼聰明，或是自己有多麼了解那些寫作素材，因此對很多人來說，把讀者放在第一位是需要練習的。首先，要讓你的讀者更容易找到你要講的重點，做法是把重要的資訊放最前面，放在比較前面的句子、段落或文件裡。你可能會覺得這種寫法不自然，但在職場上，你的讀者都很忙。記得一開始先講結論。
還有另一種方式可展現你對讀者的同理心，就是寫得精簡。你寫的句子是否一句長達四行？請縮短。另一種提高精簡和清晰程度的方法，就是用主動語態。學術寫作以被動語態為主，但具有同理心的專業寫作則採用主動語態。若要評估你寫的東西使用被動語態的程度，你可以尋找其中一些經常使用的非主動語態的字，像是英文裡的being（現在正在）、not（不） 和has been（曾經）。找出這些字後，改用現在式和主動語態重寫這些句子。這方法不見得每次都有效，但經常是有效的，而且你重寫這類句子之後，篇幅會變短。
另外，你寫的內容要能讓大部分人理解，而不是只有某些人看得懂。你的上司（你預期的讀者）可能懂得你用的所有術語和縮寫詞，但如果他把你討論某個可能雇用的新人的電子郵件，轉給人資部門看，而他們看不懂你的專用語，那會怎麼樣？結果可能造成溝通不良，或甚至更糟的是，雇用了不適合的人。寫作時一定要設定讀你東西的人是「聰明的外行讀者」，也就是一般而言算是聰明的人，但他不見得很懂你具體談到的主題。你應避免使用縮寫，而且應該要定義所有的術語；你不該讓讀者有東西看不懂，然後覺得自己很笨，也不會希望讀者看你寫的報告或電郵看到一半時，停下來查資料。他們可能就此不繼續看了。
最後，如果你很了解讀者，你寫的東西會更好。如果你不太了解他們，就一定要先去了解他們一下。如果對方是很忙的高等教育機構的院長，而不太關心幼教（你的主題），你就寫得短一點。如果對方是對外宣稱關心人權議題、但從未付諸行動的議員，你可以找一兩項可能影響到他們而且吸引人的數據，其他不必多提。如果對方是市議會的成員，提倡要增加公共綠地，但又擔心失去停車場的經費，你可以提供其他城市的資料讓他放心。換句話說，深入了解你的讀者知道什麼、關心什麼、擔心些什麼，然後針對這些去寫。
我稱這種寫作方式為「以讀者為中心的寫作」，轉變成這種寫作方式需要時間和努力。你必須學著把文章改寫成主動語態、刪減篇幅和簡化文字。但這主要是心態的轉變；因為好的專業寫作要對讀者展現同理心。這種類型的寫作更適合閱讀，擴大來說，也更容易促成作者想要促成的改變。
哈佛甘迺迪學院（Harvard Kennedy School）公共政策講師，曾在美國東北大學（Northeastern University）、塔夫斯大學（Tufts University）、紐約州立大學奧本尼校區（SUNY, Albany）和斯基德莫爾學院（Skidmore College）教寫作。