Gmail全球使用人數超過15億，普及率相當高，台灣的上班族們也幾乎人人都有一個Gmail帳號，每天會反覆的確認新郵件，但有些超實用的功能不能不知，快來看看5款必學的Gmail活用術，讓你收發信件更能事半功倍。
很多人總是在深夜才有靈感，完成了代辦事項後，想要立即把文件寄出，但半夜發信，可能會擾人清夢，現在Gmail除了桌機版有「排定傳送時間」功能，App也提供此功能，半夜寫完信之後，先別急著發出去，手機版點選右上方三點的功能鍵(桌機在「傳送鍵」旁的「箭頭」)，就會出現4種選項，可以在隔天8點、下午1點、下一周的早上或是自己選擇日期和時間，設定完成後就會在指定時間內自動發出信件。尚未寄出的預排信件會出現在收件匣下的「已排程」，如果一早起床，臨時反悔不想寄出，也可以直接刪除，有此功能加入，也可以預先安排對方生日時發送祝福。
雖然網路無所不在，但有時到外地開會，手機又快沒電，無法分享熱點，又不好意思開口問Wi-Fi的帳號密碼，如果正好又有重要資料在Gmail裡面需要讀取，這是心中可能就會出現天人交戰的小劇場，其實可以善用「Gmail離線版」，在齒輪符號內點選「設定」，在選項內按下「離線設定」，可以自訂要同步處理7、30或是90天的信件，設定之後，沒有網路也能讀取、搜尋信件，也能先回覆，待有網路時就會自動寄出，但別忘記一定要設定在「書籤」才能離線使用。
手機除了用來上網、打Game之外，很多人也會用來瀏覽信件，但是在App上的滑動設定為封存，有時手殘滑到，信件就被封印了，就連在垃圾桶都找不到，但其實滑動動作是可以自訂義，在Gmail的App內點按三橫線的「功能列」，下方有的齒輪符號的「設定」功能，點入「滑動動作」，就可以自行設定向右滑動或是向左滑動的快捷指令，像是可以設定直接丟入垃圾桶，至少誤刪時可以快速找出，或是乾脆把滑動的功能全設成「無」，這樣左右滑都不會誤觸。
簡單的使用介面，可以讓使用者更專心在重要的事情上面，Gmail加入越來越多的功能，也因此讓界面更加複雜，前Google Inbox創辦人之ㄧ開發了一款Gmail在Chrome的外掛程式「Simplify Gmail」，就是要讓所有功能簡化，讓畫面只有郵件，所有的功能都隱藏在三橫線的功能列內，需要時再點開即可。
重要的文件想要禁止收件者轉寄、列印或是下載，可以再發信前點選「機密模式」，收信者就無法進襲轉寄等動作，但還是防君子不防小人，用截圖的方式就能輕鬆破解，但「機密模式」還有限時設定，時間到該封信件就會自動銷毀，現在有「標準」和更高一階的「簡訊密碼驗證」，但實際測試簡訊密碼驗證，發現台灣的電話號碼還不能支援，可使用簡訊認證的國家還是以歐美為主，台灣目前還是只能使用標準模式設定機密文件。