試想一下這種狀況，在美國拜訪的業務員、在越南管理工廠的主管、在台南家中工作的設計師、在台北總公司的經營團隊，這4個不在同一空間的人，不但正一起開會，而且還可以透過手上的筆記型電腦、平板電腦、手機等工具，將想法與做法即時呈現在螢幕上，同時系統會透過內建的AI聲音與影像識別，自動將畫面聚焦在發言者臉上，與會者可在第一時間掌握發言者身分與發言內容，讓會議以更有效率的進行。這種新型態的會議，以前或許連想像都不容易，不過全球化與新工作模式兩大趨勢下，這不但是必要，而且已在發生中。
智慧化會議系統大廠圓展科技指出，隨著資通訊技術的快速進展，企業的視野與思維都與過去截然不同，因應全球化趨勢的來臨，企業的布局視角已不僅侷限於台灣，無論是製造基地或員工聘用，企業都必須突破現有的疆界限制，善用全球資源以與世界接軌。而營運型態進化的同時，企業內外的會議溝通將更重要，在新世界中，企業必須以新思維使用新工具，讓會議溝通更有效率。
現在企業的會議模式與過去十幾二十年並無太多差別，都是所有員工齊聚一室，針對工作提供報告，頂多再透過視訊系統與遠端人員連線，會中指派人員記錄各方意見，會後再寄給與會者。這種模式在過去或許適用，不過在全球化時代已難以滿足企業需求，不僅遠端視訊的畫面不佳、內部人員之間的溝通只能透過口述，而且只有文字檔的記錄，也難以還原當時討論狀態，這都將導致溝通品質不佳，會議效率低落。
但是新世代的會議系統，應該具備哪些功能？圓展科技表示，螢幕影音是第一要件，Full HD、4K高解析度攝影機可讓視訊會議的各類文件、圖檔有更佳呈現，涵蓋整個會議室的大廣角視訊範圍，會使與會者有身臨其境的體驗，音訊方面，高音質喇叭則可讓溝通更順利。除了硬體外，AI功能更是必須，系統畫面必須具備不同模式，因應會議型態選擇使用，像是畫面可緊隨主講者身影移動，或是多人開會時，可智慧判別發言者切換畫面。而如果有更需緊密溝通的會議，與會雙方可將觸控螢幕納入工具之一，在螢幕上直接書寫文字圖樣，讓對方可以清楚了解想法內容。
圓展科技表示，隨著企業規模的擴大，大型企業內各部門的開會頻率越來越高，從各大企業上班時間，會議室預約往往一室難求的狀況就可見一斑，而如此大量的會議需求，再加上業務型態、IT設備漸趨多元，會議品質的提升已成為大型企業首要問題，過去在會議系統的有限效能下，內部人員只能自行想辦法與對方溝通想法、理解會議內容，但在競爭激烈的商業環境中，人員的精力與時間必須用在刀口上，智慧化會議系統除了可讓溝通更有效率，透過數位工具的協助，與會人員還可在過程中激發出不同想法與創意。因此圓展科技指出，對企業而言，智慧化會議系統不會只是單一IT設備的投資，更將成為企業提升效率與員工價值的平台。欲了解更多資訊，請至活動網頁。