對於追求更高效率及更低成本而言，每家企業大部分只著重在冰山的一角，針對看的到可量化的成本，例如租金及輸出費用等去做每年的成本控管，隨著科技的進步，文件電子化及無紙化的趨勢，不少企業主認為每年公司花費在列印的成本並不高昂，但實際上根據Gartner公布的研究報告顯示，企業每年花費 1% ~ 3%總營收在文件輸出、管理與派送上。這代表的是當您的企業有100億的營收，每年將會有3億的費用花在文件費用上面，而且在如此驚人的費用支出中紙張購買及耗材等可量化成本僅占了10%左右，其餘的90%則為冰山下看不見的隱形成本。
根據國際研究公司ALL Associates Group的分析發現，在高達90%的隱藏成本之中，因缺乏文件管理與記錄工具，導致印表機被濫用造成的影響高達47%，文件列印錯誤影響到工作效率也達到28%，至於IT欠缺設備管理工具，分別帶來10%、5%的影響，而當這些問題產生的時候，IT人員花在處理列印相關問題就花了他們15%的工作時間(國際資料中心IDC)。這麼龐大的費用竟然有90%的企業無法追蹤列印成本(拜爾實驗室)。