10 多年前公司有位老外來訪，我負責安排公務會議（busi¬ness meeting）之外的旅遊與餐飲。從小籠包（steamed dumpling）到北京烤鴨（Peking roast duck）；從夜市到餐廳，各式中餐我都盡力安排。到了最後兩天，這位外賓直接告訴我說，想吃漢堡，不想再吃中菜了，我當時非常驚訝。他說開會的壓力非常大， 偶爾體驗（experience）一下中菜很愉快，可是有時吃熟悉的食物， 比較能減壓。我才理解接待外賓要以客為尊，考量到對方的需求。
不只是吃飯，要讓來客賓至如歸（feel at home），首先要了解他的時間表（schedule）、行程表（itinerary）、相關的議程表（agenda） 等。畢竟接待外賓的本職是公務的，從住宿到飯局安排，都要以正事為優先；至於接待的禮儀規格（guest-receiving etiquette and protocol），也要經過上級批准，因為接待外賓花錢又耗時間，如果未經允許，「後果」慘重。考量以下重點，就不會出錯：
除了吃飯，不要以為安排旅館很容易，例如副總裁階級以上的要住商務樓層，一般階級只能住五星級飯店的一般樓層。商務樓層有自己的早餐區，用餐規格不同。另外，還有房型的選擇；有一次兩位外賓要住在同一間房間，我訂了一間double bed 的房型，當時我心中想的是兩張床，後來才知道兩張床是twin bed，更複雜的是還有king-size（193 公分寬，203 公分長）和queen-size（152 公分寬，203 公分長）及一般床型的差異。
五星級飯店又分國際連鎖（international hotel chain）或國內連鎖（domestic hotel chain），通常跨國公司都會選擇住國際連鎖飯店， 因為有全球合約（global contract），價錢通常會比較便宜。五星級飯店通常有機場接送的服務（limousine service），如果你忙不過來，可以考慮利用這項服務，不過費用如何計算，公司能不能報銷也要先了解清楚。
做好以上的事情就能夠讓外賓留下永久的深刻印象（leaving a good impression），對於公司的業務，甚至於你的職涯，可能都有意想不到的影響。由於這些貴賓多半是公司的高級長官，或是與公司往來的重要人脈，如果接待方式令人滿意又能節約費用，就可證明你的辦事能力，前途光明也就想當然耳。
請問你星期一有多少時間可以開會呢？
How much time do you have for a meeting on Monday？
你喜歡什麼樣的食物呢？
What kind of food do you like？
我6:30會去接你。
你能推薦我一些可以去的地方嗎？
Can you recommend somewhere I could go？