2009.12.31決定會場佈置，參展作品、文稿、說明…完成校稿與說明牌製作。
2010.01.15所有參展作品相框完成、專題看板完成。
會議共識：
二、 本次展出型式分成「18吋展覽區」、「30吋展覽區」與「專題展覽區」，並有「參展人員介紹區」與「家族活動回顧展覽區」。
三、 展覽會場佈置已有初步討論，將於今年底再進行最後確認。
四、 「18吋展覽區」數量約50~80張，作品可以單張投稿，最後篩選為每3張的倍數系列展出。作品需為600萬像素以上，不限主題，投稿後分類。
五、 「30吋展覽區」約25張，單張投稿，作品需為1000萬像素以上，不限主題。選用作品需要提供70~200字簡單創作說明。
六、 「專題展覽區」需3個專題，只限定區域面積（每主題長1.8公尺x高0.9公尺），不限定主題與製作格式。9月15日前開放認養（投5組留3組），認養人需要訂妥主題及部份作品交件。
七、 所有投稿作品需為數位檔（傻瓜或單眼均可），檔名請書寫「姓名」與「提名」，例如：「陳高生-海角天涯」，格式需為3比2、橫式（直式不收、人像除外），請保留原始檔，投稿1500*1000不壓縮，E-mail寄給老師校驗審核。
八、 最後確認參展的作品須填妥作品資料「姓名、提名、拍攝地點、相機、鏡頭、光圈、快門、感光度」。
九、 本班每年都有很多作品，提供以下項目讓各位回憶：傳統民俗有新竹柿餅、彰化手工麵線、花蓮高雄屏東原住民祭典、內門宋江陣、屏東八將降與官將首…。廟會活動有天后宮、北港朝天宮、東港燒王船、鹽水蜂炮、平溪天燈、台東炸邯鄲…。運動項目有2009世界運動會與各賽事…。國內風景有花蓮金針山、墾丁、七股、澎湖、馬祖、綠島、蘭嶼、小琉球、阿里山櫻花、合歡山高山杜鵑與九族櫻花…。國外風景有南美、北美、歐洲、柬普寨吳哥王朝、日本、大陸…。人文方面有大坪村的故事、眷村情懷、鹿港小鎮、澎湖漁村生活以及北埔老街…。技術方面有晨昏、夜景、慢速、流水、動感攝影、震動抽象。沙龍方面有人像（體）、茶園、鐵道、風景、都會景觀、煙火…。生態方面有飛羽鳥類特輯、荷花特輯、微距蝴蝶特輯、昆蟲特輯、蜘蛛特輯、水珠特輯…。商品方面有建築攝影、靜物攝影、水果攝影、飲料攝影、餐點食品攝影…。