案例公司是一間位於南台灣的中小型工程顧問公司，成立於民國98年，主要營業項目是承接公共工程的監造案或是專案管理案，業主主要來自於政府單位，近年來承接許多地方政府的監造案，例如：台南市美術館新建工程監造暨專案管理案、台北市公共住宅新建工程監造暨專案管理案等，因此，該公司是一間以專案型營運活動為導向的營利組織。該案例公司在近兩年所承接的監造案或是專案管理案亦碰到此要求，故尋求可提供此解決方案的供應商，經過評選比較之後，最後選擇了國內在專案管理領域深耕超過15年的知名品牌孟華科技。
政府為確保公共工程的施工品質，行政院早在民國82年便已建立公共工程三級品管制度，將公共工程施工的品質管理分成：第一級承包商－施工品質管制系統、第二級監造單位－施工品質保證系統、第三級主管機關及工程會－工程施工品質查核制度，對施工品質管理各級的角色及職責已有明確的劃分；公共工程委員會更在民國85年訂定「公共工程施工品質管理作業要點」，對於監造單位的角色及職責訂定更詳盡的規範。
依據「公共工程施工品質管理作業要點」，監造單位應成立監造組織、訂定監造計畫、抽驗及查證承包商的材料設備、依施工作業檢查程序進行抽查、以及保存並管理在執行監造計畫時的各種記錄與檔案，包含：計畫書、合約書、品質文件、估驗計價資料、施工進度資料、施工日誌、施工照片、會議記錄及發文紀錄等。
符合「招標說明書」之需求：
招標文件提及工程管理資訊系統，至少須包含「文書管理」、「品質管理」、「進度管理」、「成本管理」及「契約管理」等子系統。
文件來源不一：
文件數量龐大：
文件搜尋耗時：
以往監造單位的傳統做法是將需要提交給業主的資料檔案透過email夾帶附件給業主，這種做法的缺點是資料檔案會分散在各個email裡面，如果想要查找資料必須到眾多email裡面查找，對業主來說不易管理。
在了解業主單位對於監造單位的文件紀錄保存與管理的要求後，由孟華科技的輔導顧問協助該案例公司規劃文件管理的架構，將所有需要管理的工程文件分門別類，劃分為：「契約管理」、「計畫書審查」、「安衛環保管理」、「文書管理」、「進度管理」、「品質管理」、「成本管理」、「工程督導及查核」、「工區即時監控」九大分類，「契約管理」存放合約書相關文件；「計畫書審查」存放計畫書相關文件；「安衛環保管理」存放安衛環保抽查紀錄；「文書管理」存放會議紀錄及發文紀錄；「進度管理」存放監造日報、施工日誌及施工照片；「品質管理」存放品質文件；「成本管理」存放估驗計價及請款資料；「工程督導及查核」存放查核紀錄及改善紀錄；並由案場的工地主任負責執行文件上傳的任務。
此外，孟華顧問團隊輔導所有參與單位、成員進行系統使用之教育訓練，檢視作業流程以求最佳工作品質與效率，並提供使用者操作上的諮詢與回饋，紮實地完成系統導入流程。
在該案例公司導入文件紀錄管理系統之後，除了建置完整的文件管理架構保存自身以及承包商的文件及紀錄之外，亦發揮單一平台的優點，透過平台上文件上傳即時通知的機制，讓業主單位馬上可以由系統自動寄發的email得知文件上傳的訊息，除了可以透過email內的連結到平台瀏覽，亦可隨時上網查詢並取得關資料。監造廠商、施工廠商透過網路，快速將各工程施工管理資料上傳，以利即時統計與檢視，有效滿足業主單位文件紀錄管理的需求。