此行由會長鄧駿捷和理事長楊開荊率領，團員有副理事長沈振輝、陳美動、陳慧卿、邱蓮香、黃曉茹、楊笑菡、王習雯、李星星等。研討會持續兩天，開幕式於十一月七日在貴陽萬麗酒店會議中心舉辦，由貴州省副省長何力、中國國家檔案局局長李明華、檔案理事會東亞地區分會主席兼日本國立公文書館館長加藤丈夫主禮，來自中國、日本、韓國、蒙古和香港、澳門的東亞地區分會會員單位代表，以及國內檔案部門工作者近300人參會。本次會議由國際檔案理事會東亞地區分會和國家檔案局聯合主辦，貴州省檔案局承辦。同時，國際檔案理事會東亞地區分會舉行了第十三次全體大會，澳門文獻信息學會以東亞地區分會B級會員代表澳門地區民間學術團體參與。與會者就檔案數字化，以及紀錄生活場景以及社會變遷、元數據模式、大數據發展等領域進行了交流。大會同時就2015年至2017年東亞地區分會的相關活動做了報告，並選舉和任命了韓國代表為新的分會秘書長，以及批准了新的項目和計劃。
其間，澳門文獻信息學會一行參觀貴州省檔案館，參賞了《水書》等珍貴民族文獻，以及貴州在抗戰期間的珍貴文獻。理事長楊開荊表示，貴州在文獻的搜集和保護方面具豐富的經驗，值得澳門借鑒學習。另一方面，澳門與“一帶一路”及葡語系國家聯繫緊密，早已建立豐富的檔案史料，涵蓋人口、貿易、法律事務乃至文化等領域。文獻信息學會致力挖掘整理澳門各類文獻，未來應有序合作收集和整理這些有價值資源，開展國際合作。她透露本月二十二日將邀請負責評審聯合國教科文組織《世界記憶名錄》的評委，以及來自東帝汶、果亞邦、馬六甲、內地及港澳等文獻學者，與本地各界共商合作。