台灣的國際交流日益頻繁，籌備國際研討會的機會也大大增加。但想要順利邀請國外講者，不僅要寫出正確又不失禮的英文邀請函，收到國外講者回信後才正式進入國際溝通階段。一般來說，國外講者回覆邀請函有三種可能，一是接受邀請，二是婉拒邀請，三是提問。當講者對會議規畫、會議主題仍有疑慮，會針對內容提問，並視回覆評估是否接受。遇到這種情況，除明確回覆信中的疑問外，亦可趁機說服講者。
講者答應邀請後，還有許多講座相關細節必須洽談，如確認具體演講主題等，運用以下句型，可委婉地向國外講者提出建議。
二、Please kindly V + Noun as below：
與國外講者溝通時，有時須確認多項細節，建議可用條列方式列出。
國外講者須在期限內提交簡歷、簡報等，可使用以下句型要求其準時提交。
學會如何回覆信函後，還有哪些需要注意的小技巧呢？
一、展現積極，適度追蹤信件：
邀請函寄出後，有些講者無法即時回覆。通常三天後沒收到回音，可再寄一封follow-up letter，在開頭註明「This is a follow-up letter to the invitation to our Symposium.」並附加邀請函。
二、確認資訊，將溝通要點條列化：
收到國外講者答應邀約後，除表示感謝外，建議列出需要配合的事項，如履歷及會議資料的繳交期限等，用意為提醒期程，亦有重複確認出席意願之作用。
接下來就讓我們來看看講者的回函範例，以及如何有禮貌的回覆講者並提供後續信息。
很抱歉這麼晚才回信。之前忙著參與各種計畫、處理事務，應早一些回覆。
我很榮幸能在今年9 月的研討會上發表演講。你們希望我在演講中討論什麼議題呢？
得知後續相關細節時，請通知我，以便我安排旅程並預訂機票。
感謝您的邀請。
感謝您的確認。很榮幸能邀請到您參加9月份的研討會。
確認過後的議程及正式邀請函將會在4月初寄給您。
我們對於您近期在創意管理上的研究印象深刻。您是否能介紹一些創意產業人才管理政策呢？若您有其他特別想討論的主題，也請讓我們知道。
請確認以下細節：
能否請您在3月底前提交約一頁的簡歷及個人照片，讓我們放在會議手冊上呢？
您的簡報檔案須於7月15日前寄出。另我們尚且需要一份300至500字的摘要，若您能在7月1日前將摘要寄出，將不勝感激。
如同先前所提，公司提供商務艙來回機票。想知道您是否能自行訂票呢？款項會在您抵達後以現金退還。航班資訊確認後，還請通知我。
我已訂妥9月7到12日的旅館房間，確切日期會依據您的航班時刻再做確認。
若您有其他食宿或用餐需求，我們很樂意提供協助，以期您的參訪能更為舒適。
再次感謝您接受邀約。如果有其他疑問，隨時可以跟我聯繫。
祝您有愉快的一天。
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