國內知名軟體廠商網擎資訊 ( Openfind Information Technology, Inc.) 為協助企業保存組織記憶 ( Organization Memory )，建構完善公司郵件治理政策，於今日宣佈推出 MailBase V2.5，提供群組管理、支援多國語言處理、強化備份規則及更多面向的統計分析報表，讓企業永續經營與管理零負擔。
AIIM 報告中指出有 70% 的使用者表示，電子郵件為與客戶議價與交付合約的溝通管道，同時，高達 84% 表示會透過電子郵件討論公司營運與產品策略。由此可見，如何妥善規劃企業郵件訊息保存機制以避免重要資訊外洩是刻不容緩的課題。「我們建議可以從下列幾個方向思考，首先是企業應思考郵件訊息的保存範圍、時間、地點、權限控管等政策制定，軟硬體需求的釐清、儲存設備與資訊生命週期管理 ( ILM ) 的整體規劃、儲存後的取出與應用方式等。」 周榮表示。
目前台灣企業實際將郵件備份管理落實並應用於企業經營中，比重仍偏低，主要在於對於知識管理的認知落差。一般企業對於郵件訊息保存只侷限於遵循法規的訴求，忽略了企業永續經營必須善用與管理日益龐大的知識資產，透過妥善保存郵件訊息來快速累積組織記憶，可以有效提昇企業競爭力並降低資訊不當外洩的風險。