看到這個問題，應該很多人的反應會跟看到上一篇一樣：廢話，誰不會接電話、打電話？但就跟上一篇一樣，很多事情放到職場上、公關上，就不是憨人想的那麼簡單了。
對岸網路曾經流傳一個職場小故事，2個年紀相仿的女生一起進職場，但A很快就升職了；B則不斷在基層打轉，B很糾結為什麼，直到有個前輩點出兩人工作的差異才讓他恍然大悟，原來只是差在：多想一步，而這個多想一步的例子，故事裡是舉當老闆要求兩個人打電話跟客戶溝通時，A會一次詢問完所有細節，而B總是落東落西的，老闆問：你有沒有問到⋯⋯？它才說：我馬上去問。久而久之，自然老闆比較器重A。
許多新人進公關業可能第一週就會打電話，甚至是第一天就上戰場，這個戰場可能是客戶、可能是記者、可能是廠商，其實永遠都脫不了一個關鍵字：溝通，你怎麼在電話中最快、最有效地溝通。
每個公關人都會有自己的分機號碼，在當上總監或是主管之前，很少會有初階人員會有「來電顯示」的桌上型電話。所以除非你今天100%肯定是同事內線打給你，盡量還是報出自己的名字，EX：ＸＸ公關Wendy你好。當然有時候接起來，對方「喂」一聲之後，他已經叫出你的名字，就可以直接說：嗯，我是Wendy，請說。
到後來，要進階到一聽聲音就知道是哪位客戶、哪個廠商，搭配早安、午安、你好服用：Laura午安，請說。
在考核的時候主管曾經問我，工作最不適應或最不喜歡的是哪個部分，沒錯，就是打電話。即便到現在，我對於特別是所謂的RSVP，都仍抱持的「只可遠觀不可褻玩焉」的態度，有可能是因為自己以前是記者，換了位置特別害怕被罵、被拒絕，自己也曾接過特別不舒服的電話，因此心有餘悸。來說說我怎麼比較不害怕打電話的歷程。
其實這個部分有時候反而是最簡單的，我過去「初階AE」的經驗通常是以e-mail和客戶溝通為主，只有以下幾個狀況會接到客戶的電話或需要打給客戶：
客戶沒時間回信，直接打給你：快速打開檔案、記下客戶的回饋，確認下一步的步驟！之後將客戶電話中的回饋整理成email回覆給客戶，表明你已經知道他的回饋接下來會執行，記得副本給主管和同事。
客戶找不到主管，打給你：不要慌！表示主管可能會議中、出差中，稍晚請主管回電，記下客戶需求，直接匯報主管。
一直等不到客戶回信確認：表示他可能整天會議非常忙，若接通就長話短說：（客戶名字）您好，（幾點幾分）寄了（什麼東西）給您確認，請問可執行嗎？請您在（什麼時間點）確認回覆，或因財務要求須有email證明，請您回覆email，謝謝。
如果客戶問的問題，不知道怎麼回答怎麼辦？這個狀況當然是不希望發生，只能先回覆我們需要內部確認，可否稍晚有詳細的情形馬上回覆您；或是這點只有主管較為清楚，不過他現在會議中，我請他稍晚與您說明等等。
所謂RSVP就是打電話確認對方是否出席活動，所得到的回答不外乎：會、不會、那天有事、要再看狀況、現在正在忙、要看主管。那什麼時候會打RSVP呢？
要記得：記者都很忙、記者都很忙、記者都很忙。（來跟我念三遍）所以長話短說。
雖然雜誌記者的忙碌程度可能稍緩於電視台或是報社記者，但是在寫稿、採訪的過程中，一通電話極有可能打亂思緒，重新回到寫作狀態需要花費許多力氣，所以當時接到電話時，通常都簡單的確定訊息為主。
媒體邀請函寄出大約2小時-半天後，有的公關公司會致電給記者，確認有收到邀請函，這時簡短地說就好：某某記者您好，我這邊是（客戶公司名）的公關公司，（幾點幾分）寄了（什麼活動）的邀請函給您，不知是否有收到？沒有收到就立刻補寄，同時也確認對方的e-mail沒錯，更新記者名單，因為還不是確認出席狀況，這個階段的壓力可先不用太大。
到了詢問意願時，就要比較謹慎了：某某記者您好，我這邊是（客戶公司名）的公關公司，（哪一天）寄了（什麼活動）的邀請函給您，（活動日期時間地點），不知您是否方便出席？對方會出席的話說聲謝謝，活動當天見，若有停車資訊也可特別提醒，若對方在忙，就說活動前一天再跟他確認，若記者說要看狀況、看主管分配，而對方較為友善時，可以詢問是否當天致電，不然就是說：因為這個活動很難得，希望對方當天還是可以撥空出席。
活動當天在現場則是事前提醒記者：某某記者您好，我這邊是（客戶公司）的公關，（活動名稱）將在（時間地點）開始，提醒您出席喔。這時候記者有意願過來就提醒交通知訊，同上一步，若不能出席的，要跟對方說會後會將資料寄給對方參考，這事關客戶的媒體露出。
RSVP的目的是要確認每個人出席的狀況，以利活動做相對的因應準備，因此在簡短的電話中傳遞正確的訊息是最重要的，一通電話最好在15秒之內結束，如果記者有特別的要求或是詢問，再接續下去應答。
有的人會覺得打電話是在「求」記者來，畢竟不是每場記者會都是Google、Apple、微軟、小米公布消息，有時候反應是乏人問津，不過換個心態想會好很多：
公關的工作首要就是確認每個人的出席意願，讓活動可以順利的進行，後續有好的媒體曝光，不管今天服務的是哪個客戶，我們不必卑躬屈膝、也不能高傲自大，公事公辦才是做好打電話的不二法門。