﻿ 導入新思維、提升計畫執行力！
導入新思維、提升計畫執行力！
數位典藏與數位學習國家型科技計畫，可說是我國諸多人文、教育、自然科學等不同學術主題領域的知識總盤點與集成。不過，計畫執行成員多半未具商管背景，在計畫書的撰寫與計畫執行方面，若與產業界相較，自然還有諸多改善空間。計畫辦公室特別於2009年9月22日，邀請曾任高雄市運與台北聽奧的知名管理顧問邱鴻祥教授，為計畫執行團隊講授各類業界運用在計畫執行上的技巧。
邱鴻祥教授認為，計畫執行最重要的一點在於溝通，無論是計畫內部同仁與主管間、或是透過計畫書撰寫與預算審核者(金主)的對話，皆需要有高度的智慧與言語文字技巧，同時具備清晰的數字概念，才能夠讓事情圓滿進行。
而在專案執行時，邱老師也認為計畫執行團隊，務必緊扣各項時程，透過清楚完整的時間與程序觀念，方可避免各項延宕問題。例如某計畫欲印製DM，可以先完整列出圖文徵集、內容審核、招標、印刷、發送等程序，從中評估各項程序的執行順序，例如某些程序有同時進行的可能(例如圖文徵集與內容審核)，某些工序之間有嚴格程序關係(例如未招標不能印刷、沒有印刷無法發送)，當你可以畫出清晰的專案執行圖時，對於時間、預算的掌控也將得心應手。邱老師也鼓勵同仁運用專案管理軟體，才能對時間、進度、預算的變化瞭然於心。
對計畫領導統馭，邱老師也有獨到見解。他以個人生命實踐觀點出發，提出主管對於組織人員所應該賦予、提供的環境與獎勵方式。如果領導階層可以對症下藥、提供計畫執行人員適切的獎勵與環境，不僅可有效提升計畫效率，更能為國家社會培訓優秀人才。例如對20-30歲的工作人員來說，培養各類計畫專案執行經驗，對於他們未來發展是很重要的，因此應該多給予這個年齡區間的工作人員磨練機會。對30-40歲的工作人員來說，他們正要步入人生最花錢的階段，買房子、買車子、結婚大都是此一年齡區間所必須面對的負擔，因此對於這個年齡區的優秀工作人員來說，提供優渥的薪酬、獎金、額外收入，對他們來說是最好的鼓勵。對於40-50歲的同仁而言，如果他們具有良好的工作經驗與態度，也具備有一定的社會人脈，那麼可以給予他們領導、發揮的舞台與名器。對於50歲以上的工作同仁，他們具備豐富的歷練與經驗，這些知識對於組織是極為寶貴的資產，因此可以安排他們透過內部訓練方式傳授經驗，他們將能因為經驗受到尊重、得到心理上的滿足。
而邱教授也分享微軟公司的知識管理經驗，作為組織文化或規範形塑的參考。微軟之所以能夠成為稱霸世界的商業應用軟體公司，鼓勵員工「分享」的企業文化功不可沒。每位微軟公司的員工，都被要求(與鼓勵)提出他們對於公司任何產品的建議、或是新的產品構想，這些知識會有一定的評選機制(由第一線員工、而非主管擔任評審，因為他們最暸解客戶需要什麼)。倘若你所貢獻的知識得到好評，不只增加個人績效，更可以經過累積「點數」而轉換成各種實質獎賞(如赴美進修、豪華大餐、員工認股)。透過這種知識分享與擴散機制，微軟得以網羅優秀人才與創意，不斷開發出新產品與服務，成為網路與資訊產業界極為重要的企業。
學術發展計畫與產業界以營利為主的計畫，雖然在目標與執行方式存在一定差距，但如能善用產業界豐富的經營管理經驗，國家型計畫執行必能更加順利。而在未來，計畫終有曲終人散時、同仁勢必各奔東西，計畫執行應有的態度與專業，相信對於每位參加國家型計畫的夥伴，會是非常重要的know how與資產。