全校無形資產的系統軟體業務工作 在年初業務的分配上，交接到我的身上，這算是資訊中心，極少數極少數完全沒有碰過的業務之一。 主任簡單的說明之前承辦人的作業方式，有點擔心全校軟體的資料不全，造成應有之無形資產無法有效管理。 多方打聽並詢問相關單位後，確認資料無誤，所有金額的軟體都有完整的列帳。 由於「系統軟體」之管理最重要的事情是像有形資產一樣，每一筆軟體列帳、每一年向全校軟體保管人和使用人做一次盤點。 過去一直都是使用自製系統，每年印出報表，在盤點後，請軟體使用人簽名繳回紙本單據。
簡單瞭解流程，我決定要發揮資訊處理的專長，全部自動化成無紙盤點。 畢竟，紙本流動的速度遠遠低於電子訊號的流動。 而且採用紙本作業方式，單位主官管要蓋章、公文收發同事要跑文、公文也可能被丟在桌上很久沒有盤點 以上的動作，消耗太多的生命時間之外， 還有無法「一表全瞭」，就是一個表格，全校盤點情況全部瞭然。 相當重視自己時間的我，想必同事也很重視自己的時間， 大家的壽命都差不多七八十年，沒有必要花太多時間在紙本作業的軟體盤點業務上。 當然，若壽命延長三五倍，可以活到三四百歲的話，也應該要好好珍惜時間才對。 基於以上的真道理。 絕對不可能再使用紙本作業。
有了這樣想法，開始在心裏設計一套可以系統化的軟體盤點系統。 大約花了漫長的三十二分鐘，就想出用google試算表設計，主要優點如下： 一、授權管控：只有核準的軟體保管人、使用人有辦法使用系統表格。 二、全修訂紀錄：任何經授權的同仁，在系統表格上做的所有動作，全部都會自動紀錄，不論是十年二十年內的所有動作。 三、一表全瞭：全校軟體清單在同一表格上，軟體採購同仁可以一次看清全校的所有軟體，減少重覆採購相同軟體。 四、資料表保護：己授權的使用者，無法存取未經授權的儲存格，有效保護他人的資料不被任何修改。 五、隱常不需要的欄位：軟體使用者看到的是他們所需要看到的資料，簡單化整個作業。 六、資料庫格式：由於google試算表的格式等同於資料庫格式，方便各種系統存取。