A: Bạn có thể giúp tôi trong một phút không? B: Dĩ nhiên, tôi có thể làm gì cho bạn? A: Tôi đang cố gắng viết một thư cho một trong những khách hàng của chúng ta, nhưng tôi không biết chính xác nên viết gì, tôi còn không biết bắt đầu như thế nào, tôi biết tôi nên viết thưa ông bà hoặc cô, nhưng vấn đề là tôi không biết tên của người liên hệ. B: Bạn có thể viết thưa ông hoặc bà, không cần phải cá nhân hóa quá nhiều, bạn có thể viết ``gửi cho ai liên quan". A: OK, Vì vậy, tôi sẽ đầu tiên cảm ơn họ vì việc kinh doanh của họ, tôi có thể nói rằng chúng tôi rất biết ơn sự hỗ trợ liên tục của bạn, phải không? B: Rất tốt! Nhưng cũng hãy viết rõ ngay từ đầu lí do bạn viết thư, cung cấp cho họ thêm tài liệu tham khảo. A: Ví dụ như về dòng sản phẩm mới của chúng tôi, chúng tôi muốn thông báo về giảm giá đặc biệt. B: Đúng vậy, Bạn có cần họ phản hồi không? A: Có, thư sẽ có một cuộc khảo sát bên trong và họ nên hoàn tất nó và trả lại văn phòng của chúng tôi. Tôi phải viết như thế nào? B: Bạn có thể nói ``Vui lòng tìm thấy bảng khảo sát dịch vụ khách hàng kèm theo", hoặc bạn cũng có thể nói "Đính kèm bảng khảo sát khách hàng". Nếu bạn cần người ta trả lời ngay lập tức, bạn có thể nói với họ rằng Hãy trả lời bảng khảo sát mà không trì hoãn càng sớm càng tốt, có thể lịch sự hơn với câu "Khi tiện lời, xin vui lòng trả lời bảng khảo sát".