A: Janice, bạn vẫn nhớ cách hệ thống hồ sơ của chúng ta hoạt động chứ? B: Vâng, tôi đã đọc Hướng Dẫn Lưu Trữ kỹ càng, từ khi bạn chỉ cho tôi tuần trước. A: Rất tốt. Bạn có biết bản chất của việc lưu trữ không? B: Bản chất của việc lưu trữ mà tôi nhớ là tập hợp trong một thư mục hoặc tệp tất cả các báo cáo liên quan đến một chủ đề cụ thể. Và các thư đi và thư đến được lưu trong tủ hồ sơ này. A: Đúng rồi, "Một khách hàng - một tệp" là rất quan trọng. Và đừng quên cập nhật chúng đúng thời hạn. B: Và mỗi tệp phải được đặt tên rõ ràng, sử dụng chữ in hoa hoặc chữ in hoa đậm đen. A: Đúng vậy. B: Chỉ mục thẻ rất quan trọng trong hệ thống lưu trữ. Nó là người bạn đồng hành hữu ích nhất của một thư ký, vì vậy nó phải được giữ sẵn và cập nhật đầy đủ. A: Đúng vậy, việc lưu trữ nhanh nhạy và cẩn thận đóng góp rất lớn vào hiệu quả của văn phòng chúng ta.