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Manage overdue payments and debt recovery
Recover your customers' unpaid debts to improve cash flow and preserve your business relationship

Asking for a debt to be repaid is an uncomfortable but sometimes necessary part of being a business owner. Usually, sending a friendly reminder or giving a courtesy call is enough to prompt the customer to pay you. But if the customer isn't responsive, you might have to escalate the situation.

Recovering overdue payments
Use the following steps as a guide to recovering an overdue payment from a customer. The process starts with friendly reminders and escalates gradually. Following each step can help you try to preserve your business relationship as much as possible.
1. Send a friendly payment reminder
When payment first becomes overdue, give your customer a courtesy reminder by phone, email or by posting a letter. They might have forgotten about the bill or paid into the wrong bank account, so this first reminder might be enough to get the invoice paid.

Be sure to include payment options, banking details and contact information in your reminder to make it easier for the customer to pay you quickly.

Use our friendly reminder email template if you need help getting started.
2. Send an overdue payment reminder
If the customer misses the next agreed payment date or there's been no response to your first payment reminder, reach out again. Give the customer another call, or send another email or letter reminding them of the money owing and requesting payment.

Use our overdue payment second reminder email template as a reference.
3. Send a final notice
If the customer still hasn't paid and has missed extended payment dates again, call or email to discuss the outstanding invoice and request payment.

Use our final notice email template as a reference.
4. Try to make direct contact
If there's still no payment or response after the final notice, consider visiting the customer in person. If your previous contact has been via email or letter, try phoning them to ask for payment. This could help build a personal relationship with the customer that could be useful for future payments.

Use our follow-up contact script template as a reference when speaking to the customer.
5. Send a formal letter of demand
If all your attempts to contact them and receive payment have failed, consider sending a formal letter of demand. This has the potential to damage the business relationship with the customer, so think carefully before you resort to this option.

Use our letter of demand template as a reference.
6. Consider using a debt collecting agency
If you still haven't been paid, you can consider using a debt collecting agency as a last resort. The agency will try to collect the outstanding money from your customer.

Keep in mind that you and the debt collector must both abide by the laws against banned debt collection practices. You can face criminal penalties if you engage a debt collector who breaks consumer protection laws in trying to recover a debt.

For more guidelines on fair debt collection practices see Dealing with debt collectors on the CAV website and Treating customers fairly: Debt collection on the Australian Competition and Consumer Commission (ACCC) website.

7. Review the debt collection guideline for collectors and creditors
Make sure your collection activities comply with consumer protection laws and review any arrangements you may have with debt collectors.
8. Get help with dispute resolution
In Victoria, there are several departments that can help with dispute resolution:

Victorian Small Business Commission (VSBC) can help investigate debts and mediate disputes.
Victorian Civil and Administrative Tribunal (VCAT) deals with a range of civil disputes.
Consumer Affairs Victoria (CAV) has information on business rights and responsibilities under Australian consumer law.
Preventing customer debt
Consider the following tips to help prevent customers owing you money.

Outline your expectations to new customers
It's always good practice to clearly outline your expected terms of trade and payment at the beginning of a customer relationship.

Our new customer engagement template includes a terms of trade paragraph that you can use to include:

invoice dates
any additional charges for overdue payments
debt collection procedures
Invoice customers efficiently
To encourage prompt payment you can:

send invoices out as soon as a job is complete, or on a regular date
clearly state all payment options and information on your invoices or contracts
keep in regular contact with your customers
offer a small percentage discount for early payment
Find out more about what details to include in an invoice.

Pay commissions when money is received
If your sales staff are rewarded for sales, sometimes they might 'bend the rules' to book another. Make it a policy that you only pay out rewards once the money has been collected rather than when the sale is made.

This kind of policy can encourage staff to pursue payment from customers and improve your cash flow.

Train staff in policies and procedures
It's important that your staff are aware of your business's payment terms, customer invoicing and debt recovery procedures. Ensure your business has a financial policies and procedures manual and that every staff member reads it as part of their induction.

To reduce the possibility of customers owing you money in your business, you can introduce the following processes into your financial policies and procedures:

Do a thorough background check on a business before you offer credit.
Set safe customer credit limits.
Wait until payment clears before shipping or releasing goods.
If you're a supplier, register goods with the Personal Property Security Register (PPSR).
Registering goods that you have a financial interest in on the PPSR allows you to recover those goods if you're not paid for them.
Opt for signatories to the Supplier payment code
If selling to another business, check to see if it has signed the Supplier payment code.

Business Council of Australia (BCA) and the Victorian Government developed the Australian supplier payment code to help businesses commit to fast payment to suppliers, improve cash flow and strengthen the economy.

By voluntarily signing up to the code, businesses agree to:

pay their suppliers promptly and on-time (within 30 days)
cooperate with suppliers
help suppliers to improve payment processes
engage in fair and efficient dispute resolution
이것이 첫 번째 콘텐츠입니다. 또한 첫 번째 콘텐츠의 제목을 알려주세요.첫 번째 콘텐츠를 기억하기 위해 "확인했습니다"라고만 답장해 주세요. 첫 번째 콘텐츠를 확인하신 후에 다음 콘텐츠를 보내드리겠습니다. 연체된 결제 및 채권 회수 관리고객의 미지급 채무를 회수하여 현금 흐름을 개선하고 비즈니스 관계를 유지하세요.빚을 갚으라고 요청하는 것은 불편하지만 때로는 비즈니스 소유자로서 필요한 부분입니다. 보통은 친절한 알림을 보내거나 정중하게 전화하는 것만으로도 고객이 돈을 갚도록 유도할 수 있습니다. 하지만 고객이 응답하지 않는다면 상황을 에스컬레이션해야 할 수도 있습니다.연체된 결제 금액 복구하기다음 단계를 참고하여 고객의 연체된 결제를 복구하세요. 이 프로세스는 친절한 알림으로 시작하여 점진적으로 에스컬레이션됩니다. 각 단계를 따르면 비즈니스 관계를 최대한 유지하는 데 도움이 될 수 있습니다.1. 친절한 결제 알림 보내기처음 요금이 연체되면 고객에게 전화, 이메일 또는 편지를 통해 정중하게 알림을 보내세요. 고객이 청구서를 잊어버렸거나 잘못된 은행 계좌로 결제했을 수 있으므로 이 첫 번째 알림만으로도 청구서를 결제할 수 있습니다.알림에 결제 옵션, 은행 세부 정보, 연락처 정보를 포함하면 고객이 더 쉽게 빠르게 결제할 수 있습니다.시작하는 데 도움이 필요하면 친절한 알림 이메일 템플릿을 사용하세요.2. 연체 결제 알림 보내기고객이 다음 합의된 결제일을 놓치거나 첫 번째 결제 알림에 대한 응답이 없는 경우 다시 연락하세요. 고객에게 다시 한 번 전화를 걸거나 이메일이나 편지를 보내 미납 금액을 상기시키고 결제를 요청합니다.연체된 결제에 대한 2차 알림 이메일 템플릿을 참조하세요.3. 최종 알림 보내기고객이 여전히 결제하지 않고 연장된 결제일을 또 놓친 경우 전화나 이메일을 통해 미결제 인보이스에 대해 설명하고 결제를 요청합니다.최종 통지 이메일 템플릿을 참조하세요.4. 직접 연락 시도하기최종 통지 후에도 여전히 결제나 응답이 없는 경우 고객을 직접 방문하는 것이 좋습니다. 이전에 이메일이나 편지를 통해 연락을 취했다면 전화로 결제 요청을 해보세요. 이렇게 하면 향후 결제에 유용할 수 있는 고객과의 개인적인 관계를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다.고객과 대화할 때 후속 연락 스크립트 템플릿을 참조하세요.5. 공식적인 요구서 보내기고객에게 연락하여 대금을 받으려는 모든 시도가 실패한 경우, 공식적인 내용증명을 보내는 것을 고려하세요. 이 경우 고객과의 비즈니스 관계가 손상될 수 있으므로 이 옵션을 사용하기 전에 신중하게 생각하세요.요구서 템플릿을 참조하세요.6. 채권 추심 대행업체 이용 고려하기그래도 대금을 받지 못한 경우 최후의 수단으로 채권 추심 대행사를 이용하는 것을 고려할 수 있습니다. 대행사는 고객으로부터 미지급금을 회수하기 위해 노력할 것입니다.회원님과 채권추심업체는 모두 금지된 채권추심 관행에 대한 법률을 준수해야 한다는 점을 명심하세요. 채권을 회수하기 위해 소비자 보호법을 위반하는 채권추심업체를 고용하는 경우 형사 처벌을 받을 수 있습니다.공정한 채권 추심 관행에 대한 자세한 지침은 CAV 웹사이트에서 채권 추심자 다루기 및 고객 공정하게 대하기에서 확인하세요: 호주 경쟁 및 소비자 위원회(ACCC) 웹사이트의 채권 추심에서 확인하세요.7. 채권추심자 및 채권자를 위한 채권추심 가이드라인을 검토하세요.채권 추심 활동이 소비자 보호법을 준수하는지 확인하고 채권 추심자와 맺은 모든 계약을 검토하세요.8. 분쟁 해결에 대한 도움 받기빅토리아에는 분쟁 해결에 도움을 줄 수 있는 여러 부서가 있습니다:빅토리아 소기업 위원회(VSBC)는 채무 조사 및 분쟁 중재를 도와줄 수 있습니다.빅토리아 민사 및 행정 재판소(VCAT)는 다양한 민사 분쟁을 처리합니다.빅토리아주 소비자청(CAV)은 호주 소비자법에 따른 사업자의 권리와 책임에 관한 정보를 제공합니다.고객 부채 예방다음 팁을 참고하여 고객에게 빚을 지는 일을 방지하세요.신규 고객에게 기대치 설명하기고객과의 관계를 시작할 때 예상되는 거래 및 결제 조건을 명확하게 설명하는 것은 항상 좋은 습관입니다.새로운 고객 참여 템플릿에는 거래 조건 단락을 포함하는 데 사용할 수 있는 템플릿이 포함되어 있습니다:인보이스 날짜결제 연체에 따른 추가 요금채권 추심 절차고객에게 효율적으로 인보이스 보내기신속한 결제를 유도하기 위해 다음과 같이 할 수 있습니다:작업이 완료되는 즉시 또는 정기적으로 인보이스를 발송합니다.인보이스 또는 계약서에 모든 결제 옵션과 정보를 명확하게 명시하세요.고객과 정기적으로 연락을 유지하세요.조기 결제 시 소정의 할인 혜택 제공인보이스에 포함할 세부 정보에 대해 자세히 알아보세요.대금 수령 시 수수료 지급영업 직원이