March 17th, 2023


OUTSOURCING
PROPOSAL
For TurningArt


To: From:
Katie Olson Richard Dotson

TurningArt Kinetic Business Solutions, Ltd.
olson@turningart.com richard@kineticbusinesssolutions.com
 1-702-751-8380
Overview
This Outsourcing Proposal contains all details relevant to the scope of work, pricing, and terms, as requested by Katie Olson at TurningArt relating to outsourced staffing for Email Marketing Specialists.

If the terms of this proposal are agreeable, Kinetic Business Solutions will send a Service Agreement for signature.
Goals
In response to TurningArt's support inquiry, we propose a customized solution that addresses your email marketing campaign needs and lead management. Our primary goals are as follows:
Efficient Lead Enrollment: Our KBS agents will promptly and accurately enroll approximately 150 new leads per day into their respective email marketing campaign workflows in Salesforce, based on the specified lead categories.
Effective Email Management: Our team will diligently manage the 2-3 email accounts associated with the email campaigns, handling lead disqualification, delivery failures, and nurturing engaged leads in accordance with your established processes.
Enhanced Lead Prospecting: KBS agents will skillfully prospect high-quality leads from provided sources and ensure that all relevant information is accurately captured in Salesforce. We will utilize the specified criteria and tools, such as ZoomInfo, to streamline the process.
Minimize SPAM Risk: We understand the importance of mitigating SPAM risk for your high-volume email campaigns. Our agents will adhere to best practices, including the use of multiple inboxes and a dedicated outbound domain, to minimize the likelihood of your emails being flagged as SPAM.
Seamless Integration: Our goal is to provide a cost-effective solution that integrates seamlessly with your existing operations, enabling TurningArt to expand its email capacity without sacrificing quality or efficiency.

By achieving these goals, we aim to support TurningArt's continued growth and success in the art industry while providing exceptional customer service and lead management.
Staffing & Pricing
Below are the proposed number of staff and pricing breakdown.

Note: There are 2 pricing models based on Full-time vs Part-time staffing:

Full-time:

Staff Classification
Rate per Employee
(USD/hour)
Number of Staff
Hours per Month
Monthly Total Estimate
Email Marketing Specialist
$6.50
1
174
$1,131.00
Total


$1,131.00
Part-time:

Staff Classification
Rate per Employee
(USD/hour)
Number of Staff
Hours per Week
Monthly Total Estimate
(4.33 weeks/month AVG))
Email Marketing Specialist
$8.00
1
20 hours/week
$692.80
Total


$692.80

Work Schedule (Full-time)
Five (5) days per week
Eight (8) hours per day
Two paid 15-minute breaks
One unpaid 1-hour lunch break
Billable Hours: The client is only billed for actual hours worked and mandatory paid leave days.
Additional Needs (for discussion)
CRM: Salesforce (provided by TurningArt
Training Material: Provided by TurningArt
Terms & Conditions
Overtime
Overtime hours are considered all hours exceeding 8 hours per day. The overtime hours are invoiced at 1.5X the effective hourly rate. It is agreed that overtime must be approved by the Client before any overtime is worked. It is further understood that the Client will not be held liable for compensation of overtime hours unless expressly approved.
Holidays
It is agreed that if staff is required to work on a Philippine holiday, there will be a charge of 2X the effective hourly rate and must be approved by the Client before any holiday is worked. It is further understood that the Client will not be held liable for compensation of holiday pay unless expressly approved.
A schedule of Philippine Holidays to be provided.
Service Incentive Leave - SIL
Each team member is afforded five (5) Service Incentive Leave days per year, after six months of employment. SIL days can be used for illnesses or vacation time.
Service Incentive Leave is invoiced at the regular effective hourly rate.
Staff Incentive Program
If the client would like to implement an incentive program for their staff, all incentive payments will be invoiced monthly and paid to the staff by Kinetic. 
Annual Escalation
To account for inflation and cost of living increases, an annual escalation of 5% of the previous year's rate is agreed.
Invoicing
Invoices are processed on the 1st of each month for the hours provided in the previous month. The payment due date is the 10th.

Start-up Deposit
The start-up deposit is equal to one month of standard billing at 174 hours (average number of working hours per month):
Deposit is applied to the final invoice
Deposit is fully refundable if the client chooses to end operations within the first 5 days
Deposit amount: Equal to one standard month of working hours per new agent
(Number of Staff) x (Hourly Rate) x (174 Hours per month) 
Full-time Total deposit = $1,131.00
Part-time Total deposit = $692.80

Timeline
The below timeline is the standard for Kinetic Business Solutions. Adjustments can be made upon request:
Start-up will begin within 2 working days of signed Service Agreement and receipt of deposit.
10 working days requested for talent acquisition and Kinetic’s orientation training
Standard billing will start on day 1 of staff’s assignment to the client
Termination
This agreement can be terminated, by either party, by giving a 30-day notice.
Next Steps
These three short steps are necessary for operations to begin:
Confirm the terms of this Proposal via email/phone
Kinetic will then send a formal Service Agreement with matching terms
Finalize and sign the Service Agreement
Submit payment for Deposit invoice.

Signature

{client.FirstName} {client.LastName}
TurningArt
Signature:
Job Title:
Date:
Richard Dotson
Kinetic Business Solutions, Ltd.
Signature:
Job Title:
Date:






info@kineticbusinesssolutions.com
kineticbusinesssolutions.com
Philippines | Cambodia | USA

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Here is my response proposal. Is there any mistakes in this? Anything i should improve? Anything I should add?

Please write in English language.
아치 17, 2023아웃소싱제안터닝아트용To: From:케이티 올슨 리처드 도슨터닝아트 키네틱 비즈니스 솔루션, 주식회사olson@turningart.com richard@kineticbusinesssolutions.com 1-702-751-8380개요본 아웃소싱 제안서에는 이메일 마케팅 전문가를 위한 아웃소싱 직원 채용과 관련하여 TurningArt의 Katie Olson이 요청한 업무 범위, 가격 및 조건과 관련된 모든 세부 사항이 포함되어 있습니다.이 제안서의 조건에 동의하는 경우 키네틱 비즈니스 솔루션은 서명을 위해 서비스 계약서를 보내드립니다.목표TurningArt의 지원 문의에 대한 응답으로 이메일 마케팅 캠페인 요구 사항 및 리드 관리를 해결하는 맞춤형 솔루션을 제안합니다. 당사의 주요 목표는 다음과 같습니다:효율적인 리드 등록: KBS 에이전트는 지정된 리드 카테고리에 따라 하루에 약 150개의 신규 리드를 Salesforce의 각 이메일 마케팅 캠페인 워크플로우에 신속하고 정확하게 등록합니다.효과적인 이메일 관리: 저희 팀은 이메일 캠페인과 관련된 2~3개의 이메일 계정을 성실히 관리하여 리드 자격 박탈, 전달 실패를 처리하고 귀사의 확립된 프로세스에 따라 참여 리드를 육성합니다.향상된 리드 프로스펙팅: KBS 에이전트는 제공된 소스에서 양질의 리드를 능숙하게 발굴하고 모든 관련 정보가 Salesforce에 정확하게 캡처되도록 합니다. 프로세스를 간소화하기 위해 ZoomInfo와 같은 지정된 기준과 도구를 활용합니다.스팸 위험 최소화: 당사는 대량 이메일 캠페인에 대한 스팸 위험 완화의 중요성을 잘 알고 있습니다. 저희 상담원은 여러 개의 받은 편지함 및 전용 아웃바운드 도메인 사용 등 모범 사례를 준수하여 이메일이 스팸으로 신고될 가능성을 최소화합니다.원활한 통합: 당사의 목표는 기존 운영과 원활하게 통합되는 비용 효율적인 솔루션을 제공하여 품질이나 효율성을 저하시키지 않고 이메일 용량을 확장할 수 있도록 하는 것입니다.이러한 목표를 달성함으로써 탁월한 고객 서비스 및 리드 관리를 제공하는 동시에 미술 업계에서 TurningArt의 지속적인 성장과 성공을 지원하는 것을 목표로 합니다.인력 및 가격아래는 제안된 직원 수 및 가격 내역입니다.참고: 풀타임 직원과 파트타임 직원을 기준으로 두 가지 가격 모델이 있습니다:풀타임:직원 분류직원당 요금(USD/시간)직원 수월별 근무 시간월간 총 견적이메일 마케팅 전문가$6.501174$1,131.00합계$1,131.00파트타임직원 분류직원당 요금(USD/시간)직원 수주당 근무 시간월간 총 견적(4.33주/월 평균))이메일 마케팅 전문가$8.00120시간/주$692.80합계$692.80근무 일정(풀타임)주 5일 근무하루 8시간 근무15분 유급 휴식 시간 2회무급 1시간 점심시간 1회청구 가능한 시간: 고객에게 실제 근무한 시간 및 의무 유급 휴가 일수에 대해서만 청구됩니다.추가 요구 사항(논의 필요)CRM: Salesforce(TurningArt에서 제공교육 자료: TurningArt 제공약관 및 조건초과 근무초과 근무 시간은 하루 8시간을 초과하는 모든 시간으로 간주됩니다. 초과 근무 시간은 유효 시간당 요금의 1.5배로 청구됩니다. 초과 근무를 하기 전에 고객의 승인을 받아야 한다는 데 동의합니다. 또한 명시적으로 승인되지 않는 한 고객은 초과 근무 시간에 대한 보상에 대해 책임을 지지 않는다는 것을 이해합니다.휴일직원이 필리핀 공휴일에 근무해야 하는 경우 유효 시간당 요금의 2배가 부과되며 공휴일 근무 전에 고객의 승인을 받아야 한다는 데 동의합니다. 또한 명시적으로 승인되지 않는 한 고객은 휴일 수당 보상에 대한 책임을 지지 않는다는 것을 이해합니다.제공될 필리핀 공휴일 일정.서비스 인센티브 휴가 - SIL각 팀원에게는 6개월 근무 후 연간 5일의 서비스 인센티브 휴가가 주어집니다. SIL 일수는 질병이나 휴가 기간에 사용할 수 있습니다.서비스 인센티브 휴가는 일반 유효 시간당 요금으로 청구됩니다.직원 인센티브 프로그램고객이 직원을 위한 인센티브 프로그램을 시행하고자 하는 경우, 모든 인센티브 지급은 매월 청구되며 키네틱에서 직원에게 지급합니다. 연간 에스컬레이션인플레이션 및 생활비 상승을 고려하여 전년도 요율의 5%를 연간 에스컬레이션하는 데 동의합니다.인보이스 발행인보이스는 매월 1일에 전월에 제공한 시간에 대해 처리됩니다. 결제 기한은 10일입니다.시작 보증금시작 보증금은 174시간(월 평균 근무 시간)을 기준으로 한 달치 표준 청구에 해당하는 금액입니다:보증금은 최종 청구서에 적용됩니다.고객이 처음 5일 이내에 작업을 종료하기로 선택한 경우 보증금은 전액 환불됩니다.보증금 금액: 신규 에이전트당 표준 근무 시간 1개월에 해당하는 금액(직원 수) x (시간당 요금) x (월 174시간) 풀타임 총 보증금 = $1,131.00파트타임 합계