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The Olmsted County planning department in Minnesota was a consolidated agency with the city of Rochester under a single Accela agency from November 2007 until March of 2021, when Olmsted county employed its own Accela agency.

Olmsted County had Accela Citizen Access with Viewable Data and Online Inspections and a low-value Laserfiche connection because the documents were housed in the city of Rochester’s servers.

Challenges Before Integrating Software
Employees were double-inputting information into various systems. This is a waste of county resources, and taxpayers would not be pleased that workers needed to take so much effort to do basic tasks. Furthermore, forcing workers to do needless, repetitive tasks is terrible for their morale.

Olmsted was not saving its Laserfiche data in a permanent archival location. Instead, they were hosting the data in the city of Rochester’s servers. In the face of a natural disaster, catastrophic server crash, or other emergencies, Olmsted would not have a reliable backup.

Citizens were growing confused about which jurisdiction to designate during city planning processes. Unfortunately, two local governments were using one site.

The payment adapter was not accepting payments to Olmsted County and the city of Rochester. The situation only allowed payments to Rochester. Because of this, Olmsted could not serve its community with easy online payments.
 
Olmsted County was not in control of automation for emails, reports, analytics dashboards, and training.

The county did not have complete access to users and licenses.

We determined that Olmsted required software integrations to the following systems:
Tyler Tax System/ iasWorld v2020.1.43 (address parcel owner information)
iNovah Cashier v2.60.189.6 (finance system)
GIS XAPO (new address parcel owner system Laserfiche v10.4)
The system was overly complicated. It involved ten steps along with 14 sub-steps for processing paper and data, which were redundant and took up a great deal of staff time to complete. Sometimes, members of the Olmsted County staff would outright refuse to process this data, leaving all scanning to be done at the end for the administrative team.
Objectives:
Olmsted County needed to upgrade and streamline its computer and software systems to meet the public's needs better and allow government employees to work more efficiently and effectively. It needed professional assistance in planning and conducting software integrations.

Chief objectives for Olmsted were:

Provide a single system for inputting data to save workers’ time for more pressing tasks.

Integrate Laserfiche and Accela and the other various systems. Meanwhile, optimize the county’s systems for Accela.

Reduce as much as possible the paper and data processing substeps in a cumbersome and overly complex system involving 24 steps and substeps.

Enable citizens in Olmsted County to submit applications online instead of being forced to use surface mail or come into the county offices.

Make a safe and straightforward way for citizens to make their payments online. This is especially of concern in the era of COVID-19. Local governments across the nation have to reinvent the way they interact with citizens, especially since the prospects of future global pandemics are always with us. 

During COVID-19 lockdowns and efforts to encourage individuals to remain socially distant, allowing people to do as much business as possible online with their government became more important than ever. 

After all, citizens are already quite familiar with submitting documents and online payments in other aspects of life. Their government should enter the 21st century with upgraded and integrated software systems.

Solution:
The solution was to integrate the Laserfiche connector and Accela connector with the systems mentioned above to seamlessly work together to increase automation, employee productivity, and efficiency, and finally give Olmsted county the ability to offer online payments to its citizens. 

Effects on the plan review process following implementation and integration were as follows:

We reduced the time employees spent on file management by 90%. Workers no longer had to manually search for metadata from property records and save documents in as many as 3 to 4 locations.

Our team optimized county systems to Accela.

Now, there is no more need for staff to input the same data twice into different systems. Furthermore, the county does not need to worry about staff members missing or skipping steps in vital processes.

We resolved 12 of 24 sub-steps the county needed for paper and data processing. We accomplished this by setting up auto-populating information across connections. In this case, we resolved some 50% of process substeps with Accela - Laserfiche integration.

Olmsted County citizens are now able to submit the following applications online:

Plumbing and mechanical
New well
New septic
Online inspections
With the new integrations, citizens are now submitting 53% of trade permits online. Furthermore, 66% of new good permits are done online. The county is seeing these numbers grow each month, indicating its success and appeal in the community.

Citizens in Olmsted can now make payments online with credit cards and Echeck. Approximately 46% of individuals who made online payments during the previous four months started their application process. This is an excellent indicator of how well the local community accepts the new online services.

Improving How Local Governments Engage With Their Community
The case of Olmsted County illustrates how local governments can better serve their community by deploying state-of-the-art payment and document processing systems.

Local officials need to understand the benefits of improving their computational infrastructure when it comes to government software integrations. Streamlining processes saves government workers a great deal of time and effort. 

And it also benefits citizens since they will have an easier time submitting applications before doing new work, such as mechanical or plumbing or installing a new well. Since they can now make payments online, people can focus on their projects instead of dealing with additional paperwork or visits to the Olmsted County offices.

Please write in English language.
서비스형 소프트웨어(SaaS) 제품 마케팅 전문가인 저는 아래 콘텐츠를 다시 작성하여 SEO에 최적화하고 길이를 짧게 만들고자 합니다.미네소타주의 올름스테드 카운티 기획 부서는 2007년 11월부터 올름스테드 카운티가 자체 Accela 대행사를 고용한 2021년 3월까지 로체스터 시와 통합된 기관으로 단일 Accela 대행사에 소속되어 있었습니다.올름스테드 카운티는 문서가 로체스터시의 서버에 보관되어 있었기 때문에 데이터 보기 및 온라인 검사 기능이 있는 Accela Citizen Access와 저가의 Laserfiche 연결을 사용했습니다.소프트웨어 통합 전의 과제직원들이 여러 시스템에 정보를 이중으로 입력하고 있었습니다. 이는 카운티 자원 낭비이며, 납세자들은 직원들이 기본적인 업무를 수행하는 데 많은 노력을 기울여야 하는 것을 달가워하지 않을 것입니다. 게다가 직원들에게 불필요하고 반복적인 작업을 강요하는 것은 직원들의 사기를 떨어뜨립니다.올름스테드는 레이저피시 데이터를 영구 보관 장소에 저장하지 않았습니다. 대신 로체스터 시의 서버에 데이터를 호스팅하고 있었습니다. 자연 재해, 치명적인 서버 충돌 또는 기타 비상 사태가 발생해도 올름스테드는 신뢰할 수 있는 백업이 없었습니다.시민들은 도시 계획 과정에서 어느 관할 구역을 지정해야 할지 혼란스러워했습니다. 안타깝게도 두 지방 정부가 하나의 사이트를 사용하고 있었습니다.결제 어댑터는 옴스테드 카운티와 로체스터 시에 대한 결제를 허용하지 않았습니다. 이 상황에서는 로체스터시에만 결제가 허용되었습니다. 이 때문에 올름스테드 카운티는 지역 사회에 간편한 온라인 결제를 제공할 수 없었습니다. 올름스테드 카운티는 이메일, 보고서, 분석 대시보드 및 교육에 대한 자동화를 제어할 수 없었습니다.카운티는 사용자 및 라이선스에 대한 완전한 액세스 권한이 없었습니다.우리는 올름스테드 카운티에 다음 시스템에 대한 소프트웨어 통합이 필요하다고 판단했습니다:타일러 세금 시스템/ iasWorld v2020.1.43(주소 소포 소유자 정보)iNovah 캐셔 v2.60.189.6(재무 시스템)GIS XAPO(새 주소 소포 소유자 시스템 Laserfiche v10.4)시스템이 지나치게 복잡했습니다. 종이와 데이터를 처리하는 10단계와 14개의 하위 단계가 중복되고 완료하는 데 많은 직원 시간이 소요되었습니다. 때때로 올름스테드 카운티 직원들은 이 데이터 처리를 노골적으로 거부하여 마지막에 모든 스캔을 행정팀이 처리해야 하는 경우도 있었습니다.목표:올름스테드 카운티는 컴퓨터 및 소프트웨어 시스템을 업그레이드하고 간소화하여 대중의 요구를 더 잘 충족하고 공무원이 더 효율적이고 효과적으로 일할 수 있도록 해야 했습니다. 소프트웨어 통합을 계획하고 실행하는 데 전문적인 지원이 필요했습니다.올름스테드의 주요 목표는 다음과 같습니다:데이터 입력을 위한 단일 시스템을 제공하여 직원들이 더 긴급한 업무에 집중할 수 있도록 시간을 절약합니다.Laserfiche와 Accela 및 기타 다양한 시스템을 통합합니다. 한편, 카운티의 시스템을 Accela에 맞게 최적화합니다.24개의 단계와 하위 단계로 구성된 번거롭고 지나치게 복잡한 시스템에서 종이 및 데이터 처리 하위 단계를 최대한 줄입니다.옴스테드 카운티의 주민들이 직접 우편을 이용하거나 카운티 사무실을 방문하지 않고 온라인으로 신청서를 제출할 수 있도록 지원합니다.시민들이 온라인에서 안전하고 간편하게 납부할 수 있는 방법을 마련하세요. 이는 코로나19 시대에 특히 중요한 문제입니다. 전국의 지방 정부는 특히 향후 전 세계적으로 팬데믹이 발생할 가능성이 항상 존재하기 때문에 시민과 소통하는 방식을 혁신해야 합니다. 코로나19로 인한 봉쇄 조치와 개인이 사회적 거리를 유지하도록 장려하는 노력으로 인해 사람들이 정부와 가능한 한 많은 업무를 온라인으로 처리할 수 있도록 하는 것이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 시민들은 이미 생활의 다른 측면에서 문서 제출과 온라인 결제에 매우 익숙합니다. 정부는 업그레이드되고 통합된 소프트웨어 시스템으로 21세기에 진입해야 합니다.해결책:해결책은 앞서 언급한 시스템과 Laserfiche 커넥터 및 Accela 커넥터를 통합하여 원활하게 연동함으로써 자동화, 직원 생산성 및 효율성을 높이고, 마침내 올름스테드 카운티가 시민들에게 온라인 결제를 제공할 수 있는 기능을 제공하는 것이었습니다. 구현 및 통합 후 계획 검토 프로세스에 미친 영향은 다음과 같습니다:직원들이 파일 관리에 소요하는 시간이 90% 단축되었습니다. 직원들은 더 이상 부동산 기록에서 메타데이터를 수동으로 검색하고 문서를 3~4곳에 저장할 필요가 없었습니다.우리 팀은 카운티 시스템을 Accela에 최적화했습니다.이제 더 이상 직원들이 동일한 데이터를 다른 시스템에 두 번 입력할 필요가 없습니다. 또한 카운티는 직원들이 중요한 프로세스에서 단계를 누락하거나 건너뛰는 것에 대해 걱정할 필요가 없습니다.카운티에서 서류 및 데이터 처리에 필요한 24개의 하위 단계 중 12개를 해결했습니다. 연결 간에 정보를 자동으로 채우도록 설정하여 이를 달성했습니다. 이 사례의 경우, Accela - Laserfiche 통합을 통해 프로세스 하위 단계의 약 50%를 해결했습니다.옴스테드 카운티 인용