summarise this in 3 points : I have often said that document management is like a diet and exercise program. Everyone
thinks it is a great idea, but few are ready to take concrete steps to change document
procedures – just like most of us don’t want to change our diets and go to the gym.
Organizational behavior needs to change, but old habits, such as printing or stamping them
“Received” or attaching documents to an email and sending them to multiple recipients, are
hard to break.
Changing company culture and ingrained employee behavior is difficult, but that is exactly what
needs to happen when it comes to document processing and document management.
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Joe Carroll, Chief Information
Officer, CITGO Petroleum
Corporation
Business documents and transactional data are
the lifeblood of any organization. Take the
example of procuring major goods or services.
Often, these transactions begin with a Request
for Proposal (RFP), contract negotiations
followed by purchase order, a good receipt, and
an invoice. Each step of this process requires
multiple stakeholders to gather data, review
supporting documents for accuracy and then
attach those documents to the transactional
system in order to have the complete story. This
process happens over and over for all
transactions that are done in the normal course
of business.
How these documents are stored and managed
is all part of document processing. This process can be broken down into a few key steps:
centrally storing the documents, maintaining versions of the documents, and showing redlines
and comments during document creation. Documents are then stored and classified in a
repository that matches the company’s records retention. While this can make the document
quickly and easily accessible, it serves other purposes too. Properly storing documents can aid
in the discovery process in the event of litigation, marking the documents on legal hold, and
finally, the destruction of those documents according to the records retention schedule.
Changing company culture and ingrained employee behavior is difficult, but that is
exactly what needs to happen when it comes to document processing and document
management
Many organizations begin the journey of document management with the automatic processing
of invoices. Optical Character Recognition (OCR) is used to identify key pieces of data needed
to complete the three-way match process marking the transaction for payment.
This process often can pay for itself by improving the number of discounts received due to
payment terms and the speed at which items can be processed. This allows the company
accounts payable processor to focus on rejected items not suitable for the automated payment
process. This model can process contracts, tax documents, or I9 documents similarly.
The digital twin represents the next phase of document processing. Having P&ID, OEM
diagrams and other technical drawings tied to the transaction system can be very powerful.
This would allow equipment planners to take operational data, along with the drawing and
equipment maintenance history, into consideration to help maintain the lifecycle of these assets.
(https://www.cioreview.com/review/)
(https://www.cioreview.com/change-management/)
Imagine a system where a maintenance engineer looking at data from a piece of equipment can
pull up the drawing for that equipment, and the system can display maintenance activities,
component inspections, and maintenance info, including materials replaced, who performed the
maintenance, and the total cost of that maintenance activity. This complete story, with the ability
to start with the drawing and pull in a full range of data points, puts a wealth of information on
vital business assets at the users’ fingertips.
IT organizations that provide document management/ processing capabilities to their business,
developing them as products that can be delivered and reused in many business processes,
can add tremendous value. Importantly, however, such technology is only half the picture. As
always, the human factor makes the difference. That means the culture and behavior of how the
organization handles these documents – and implements document processing technology –
must be supported through a well-thought change management plan. Such a plan will both
ensure user adoption and leverage document management technology’s power more effectively
for the enterprise’s benefit.
이것을 3가지로 요약하세요: 문서 관리는 다이어트와 운동 프로그램과 같다고 자주 말씀드린 적이 있습니다. 누구나은 좋은 생각이라고 생각하지만, 문서 절차를 바꾸기 위한 구체적인 조치를 취할 준비가 되어 있는 사람은 거의 없습니다.절차 - 우리 대부분이 식단을 바꾸고 헬스장에 가고 싶어하지 않는 것처럼 말입니다.조직 행동은 바뀌어야 하지만, 인쇄하거나 도장을 찍는 등의 오래된 습관도 바뀌어야 합니다.'수신됨' 또는 이메일에 문서를 첨부하여 여러 수신자에게 보내는 것과 같은 오래된 습관은깨뜨리기 어렵습니다.회사 문화와 뿌리 깊은 직원들의 행동을 바꾸는 것은 어려운 일이지만, 문서에 관한 한바로 문서 처리와 문서 관리에 있어서는 반드시 필요한 일입니다.공유 공유메뉴MENUJoe Carroll, 최고 정보최고 정보 책임자, CITGO 석유Corporation비즈니스 문서와 트랜잭션 데이터는모든 조직의 생명선입니다. 주요 재화나 서비스를 조달하는주요 상품이나 서비스를 조달하는 경우를 예로 들어보겠습니다.이러한 거래는 종종 제안요청서(Request)제안서(RFP), 계약 협상이어서 구매 주문서, 영수증, 그리고인보이스로 이어집니다. 이 프로세스의 각 단계에는 다음이 필요합니다.여러 이해관계자가 데이터를 수집하고정확성을 위한 증빙 문서를 검토한 다음해당 문서를 트랜잭션 시스템에 첨부해야 합니다.시스템에 첨부해야 전체 스토리를 파악할 수 있습니다. 이이 프로세스는 정상적인 과정에서 이루어지는 모든정상적인 비즈니스 과정에서 이루어지는반복적으로 발생합니다.이러한 문서가 저장되고 관리되는 방식은는 모두 문서 처리의 일부입니다. 이 프로세스는 몇 가지 주요 단계로 나눌 수 있습니다:문서를 중앙에 저장하고, 문서 버전을 유지 관리하고, 문서 작성 시 수정선및 주석 표시로 나눌 수 있습니다. 그런 다음 문서는 회사와 일치하는리포지토리에 저장 및 분류됩니다. 이렇게 하면 문서에빠르고 쉽게 액세스할 수 있지만, 다른 목적도 있습니다. 문서를 올바르게 보관하면소송 시 증거개시 절차에 도움이 되고, 문서를 법적 보류 문서로 표시할 수 있습니다.마지막으로 기록 보존 일정에 따라 해당 문서를 파기하는 데 도움이 될 수 있습니다.회사 문화와 뿌리 깊은 직원들의 행동을 바꾸는 것은 어렵지만, 이것이 바로문서 처리 및 문서 관리와 관련하여 정확히 필요한 것은관리많은 조직이 송장 자동 처리로 문서 관리의 여정을 시작합니다.자동 처리로 문서 관리의 여정을 시작합니다. 광학 문자 인식(OCR)은 3자 일치 프로세스를 완료하는 데 필요한 주요 데이터를 식별하는 데 사용됩니다.필요한 주요 데이터를 식별하는 데 사용됩니다.이 프로세스는 종종 다음과 같은 이유로 인해 할인을 받는 횟수를 개선함으로써 그 자체로 비용을 지불할 수 있습니다.결제 조건 및 품목 처리 속도를 개선함으로써 이 프로세스는 종종 그 자체로 보상을 받을 수 있습니다. 이를 통해 회사는미지급금 처리자가 자동 결제에 적합하지 않은 거부된 품목에 집중할 수 있습니다.프로세스에 집중할 수 있습니다. 이 모델은 계약서, 세금 문서 또는 I9 문서를 유사하게 처리할 수 있습니다.디지털 트윈은 문서 처리의 다음 단계를 나타냅니다. P&ID, OEM다이어그램 및 기타 기술 도면을 거래 시스템에 연결하면 매우 강력할 수 있습니다.이를 통해 장비 계획자는 도면과 함께 운영 데이터와 장비 유지보수 이력을 고려하여장비 유지보수 이력을 고려하여 자산의 수명 주기를 유지하는 데 도움이 됩니다.(https://www.cioreview.com/review/)(https://www.cioreview.com/change-management/)유지보수 엔지니어가 장비의 데이터를 보고 다음과 같은 작업을 수행할 수 있는 시스템을 상상해 보십시오.해당 장비의 도면을 불러오면 시스템이 유지보수 활동을 표시할 수 있는 시스템을 상상해 보세요,구성 요소 검사 및 교체 된 자재를 포함한 유지 관리 정보, 유지 관리를 수행 한 사람유지보수 및 해당 유지보수 활동의 총 비용을 포함한 유지보수 정보를 표시할 수 있습니다. 이 완전한 스토리는 다음과 같은 기능을 제공합니다.도면으로 시작하여 전체 범위의 데이터 포인트를 가져올 수 있는 이 완전한 스토리는중요한 비즈니스 자산에 대한 풍부한 정보를 사용자의 손끝에 제공합니다.비즈니스에 문서 관리/처리 기능을 제공하는 IT 조직,다양한 비즈니스 프로세스에 제공하고 재사용할 수 있는 제품으로 개발하면엄청난 가치를 창출할 수 있습니다. 하지만 중요한 것은 이러한 기술은 절반에 불과하다는 것입니다. 언제나 그렇듯이항상 그렇듯이 인적 요소가 차이를 만듭니다. 즉, 조직에서 문서를 처리하는 방식에 대한 문화와 행동이조직이 이러한 문서를 처리하고 문서 처리 기술을 구현하는 방식에 대한 문화와 행동이잘 짜여진 변경 관리 계획을 통해 뒷받침되어야 합니다. 이러한 계획은 다음과 같은 이점을 제공합니다.사용자의 채택을 보장하고 문서 관리 기술의 강력한 기능을 보다 효과적으로 활용하여기업의 이익을 위해.