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Deep dive into file sharing habits

We share files with others every day. With colleagues, with partners, with customers… Is that information in safe hands? Or are files available to people who shouldn’t have access? Florbs mitigates the risk of data exposure by giving Google Workspace admins in-depth insights into file sharing habits. How? Let’s deepdive into 2 ways Florbs can help you:
1) Identifying file sharing habits

2) How to track where files end up

How to identify file sharing habits within your domain
When collaborating within Google Workspace, there are multiple ways of sharing to other people’s Google Drive available. Depending on your domain settings, you can share files with:

Specific users
Specific groups
The whole domain (with a link)
Anyone with the link (publicly accessible)
All four methods are reflected in your Florbs dashboard:

The blocks show you an overview of the amount of files that are shared by a specific method
So, what are we looking at?

Total shared:

The amount of files that a user has shared. E.g: the total amount of all sharing methods combined. This block will provide you with an indication whether there is a lot of (external) collaboration happening.
Shared with anyone:
The amount of files that are shared publicly. Everyone with the URL to a file is able to access these files.
Domain shares:
The amount of files that are shared with the whole domain. Everyone within the same domain as the person who shared it is able to access these files.
Group shares:
The amount of files shared with a group. When you hover over this block, you are able to differentiate between internal and external groups.
User shares:
The amount of files that are shared with specific users. The most precise and transparent way of file-sharing. Hovering over the block differentiates between internal and external users as well.

By using your Florbs dashboard, you can see which sharing methods are used the most. And, whether file sharing is done safely. When combining this with the extensive search functionality, you can also track what kind of files are shared which way.
This overview shows you if you need to educate your whole organization about sharing habits, or only a few users.
Share safely, share specifically
Although all different sharing methods have their own advantages and disadvantages, it is a safe option to stick to the principle of least privilege; If people don’t need full access, don’t grant them full access. File sharing management is as important as other safety measures within your domain.

It is possible to restrict sharing publicly across your domain entirely. However, there are a lot of situations in which files are meant to be shared publicly. If you restrict file sharing, those files will be duplicated/downloaded or sent as attachments . And they will float around in all kinds of different versions. This means that although you won’t see the sharing within your Google Workspace anymore, it is still happening. Luckily, Florbs enables to monitor your Google Drive without forbidding all kinds of options.

Deeper into sharing habits
Let’s look at the sharing habits of Scott as shown on the screenshot. He shares a lot of files with groups and users, but a lot of them publicly as well. With the amount of files that Scott shared externally, it could be a good idea to check what is happening. Although sharing files using the ‘anyone with the link’ ’option could have been done intentional, it could be done due to being in a hurry or out of ignorance about better sharing methods as well.

By using the extensive search function you can take a look at what kind of files are shared. This helps you to make a proper estimation whether you want these files floating around, or if you need to revoke some permissions. Educating colleagues on other ways of sharing or a good conversation about a possible need of groups/shared drives is highly recommended when you identify a lot of shares using this method.

So, are you wondering how to check these habits thoroughly? Let’s deep dive into the extensive search functionality.
It can take a bit of effort, but you can reduce the risk of potential trouble: Educate people on sharing methods, create proper groups and shared drives and arrange clear agreements on- and offboarding when projects or collaborations end.
How to track where Google Drive files end up
There are two ways to track where data ends up. There is an extensive search functionality where you can search for data that matches specific criteria. However, if you want to analyze the data in less depth, there are some blocks that offer a clear overview as well.

The blocks with ‘sharing domains’ and ‘shared external’ offer a quick glance into your domain. They show – you guessed it – the domain files are shared with and with which mail addresses the most files are shared. The blocks are quite useful for three purposes:

1) to have an overview of what’s happening within your domain,

2) to identify where possible data exposure could occur and

3) to track remarkable changes.

These graphs show you important information on the sharing habits of your domain. They identify the domains and users with which the most files are shared. Apparently, there are quite a few shares with personal email addresses (hotmail.com and gmail.com . And what about all those shares with @example.com? Is that collaboration still in place or should these permissions be withdrawn?

Drive audit – the extensive search functionality
The extensive search function allows a more in depth insight into possible data exposure. It is useful to do some research on specific files or domains you’ve seen in the overview or to do some routine checks on specific terms or domains.
There are multiple filters available, the filters allow to search for files based on:

Name, file ID, shared drive location
Who files are shared with
The file owner
Location: shared drives, my drives or orphaned
Exposure: anyone with the link , only domain with the link, restricted or not shared
The domain the files are shared with
Type of file (drive files like sheets, docs, forms and lot of other files like audio, video, Apps Scripts, Shortcuts and such as well)
Or combine multiple of these filters at the same time.

Identified permissions that need to change? By using these filters you can create bulk actions with just a few clicks. This allows you to change permissions for multiple Google Drive files at once. Select the files you want to change permissions for, click on ‘add action’ in the upper right corner and change permissions immediately. (Read more about bulk actions and how to create them at this blog)

And voila, you can monitor all file-sharing within your domain. Adopt a more in depth file sharing approach, just keep an eye on the file management of the domain or manage your data exposure extensively.

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February 20, 2023

Google Workspace management

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파일 공유 습관 자세히 알아보기

우리는 매일 다른 사람들과 파일을 공유합니다. 동료, 파트너, 고객과... 그 정보가 안전하게 보호되고 있나요? 아니면 액세스 권한이 없어야 할 사람이 파일을 사용할 수 있나요? 플로브는 Google Workspace 관리자에게 파일 공유 습관에 대한 심층적인 인사이트를 제공하여 데이터 노출의 위험을 완화합니다. 어떻게? 플로브의 두 가지 지원 방법을 자세히 살펴보세요:
1) 파일 공유 습관 파악

2) 파일이 최종적으로 어디로 가는지 추적하는 방법

도메인 내에서 파일 공유 습관을 파악하는 방법
Google 워크스페이스 내에서 공동 작업을 할 때 다른 사람의 Google 드라이브에 공유할 수 있는 방법은 여러 가지가 있습니다. 도메인 설정에 따라 다음과 같은 사용자와 파일을 공유할 수 있습니다:

특정 사용자
특정 그룹
전체 도메인(링크 포함)
링크가 있는 모든 사람(공개적으로 액세스 가능)
네 가지 방법 모두 플로브 대시보드에 반영됩니다:

블록은 특정 방법으로 공유된 파일의 양에 대한 개요를 보여줍니다.
그렇다면 무엇을 볼 수 있을까요?

총 공유 건수입니다:

사용자가 공유한 파일의 양입니다. 예: 모든 공유 방법을 합친 총량입니다. 이 블록을 통해 (외부) 협업이 많이 이루어지고 있는지 여부를 알 수 있습니다.
모든 사람과 공유:
공개적으로 공유된 파일의 양입니다. 파일 URL을 가진 사람은 누구나 이 파일에 액세스할 수 있습니다.
도메인 공유:
전체 도메인과 공유되는 파일의 양입니다. 파일을 공유한 사람과 같은 도메인 내의 모든 사람이 이 파일에 액세스할 수 있습니다.
그룹 공유:
그룹과 공유된 파일의 양입니다. 이 블록을 마우스로 가리키면 내부 그룹과 외부 그룹을 구분할 수 있습니다.
사용자 공유:
특정 사용자와 공유된 파일의 양입니다. 가장 정확하고 투명한 파일 공유 방식입니다. 블록 위로 마우스를 가져가면 내부 사용자와 외부 사용자도 구분할 수 있습니다.

플로브 대시보드를 사용하면 어떤 공유 방법이 가장 많이 사용되는지 확인할 수 있습니다. 또한 파일 공유가 안전하게 이루어지고 있는지 여부도 확인할 수 있습니다. 이를 광범위한 검색 기능과 결합하면 어떤 종류의 파일이 어떤 방식으로 공유되는지 추적할 수도 있습니다.
이 개요를 통해 조직 전체에 공유 습관에 대한 교육이 필요한지, 아니면 일부 사용자에게만 교육이 필요한지 알 수 있습니다.
안전하게 공유, 구체적으로 공유
다양한 공유 방법에는 모두 장단점이 있지만, 전체 액세스 권한이 필요하지 않은 사람에게는 전체 액세스 권한을 부여하지 않는 최소 권한 원칙을 고수하는 것이 안전합니다. 파일 공유 관리는 도메인 내의 다른 안전 조치만큼이나 중요합니다.

도메인 전체에서 공개적으로 공유하는 것을 완전히 제한할 수도 있습니다. 하지만 파일을 공개적으로 공유해야 하는 상황이 많이 있습니다. 파일 공유를 제한하면 해당 파일이 복제/다운로드되거나 첨부 파일로 전송됩니다. 그리고 파일은 온갖 종류의 다른 버전으로 떠돌아다니게 됩니다. 즉, Google 워크스페이스 내에서 공유가 더 이상 보이지 않더라도 공유는 계속 이루어지고 있다는 뜻입니다. 다행히도 Florbs를 사용하면 모든 종류의 옵션을 금지하지 않고도 Google 드라이브를 모니터링할 수 있습니다.

공유 습관 자세히 살펴보기
스크린샷과 같이 Scott의 공유 습관을 살펴봅시다. 그는 그룹 및 사용자와 많은 파일을 공유하지만 공개적으로도 많은 파일을 공유합니다. Scott이 외부에 공유한 파일의 양을 고려할 때 어떤 일이 일어나고 있는지 확인하는 것이 좋습니다. '링크를 가진 모든 사람' 옵션을 사용하여 파일을 공유한 것은 의도적인 것일 수도 있지만, 더 나은 공유 방법에 대한 무지로 인해 급한 마음에 공유했을 수도 있습니다.

광범위한 검색 기능을 사용하면 어떤 종류의 파일이 공유되는지 살펴볼 수 있습니다. 이를 통해 이러한 파일을 그대로 두어도 되는지, 아니면 일부 권한을 취소해야 하는지를 적절히 판단할 수 있습니다. 이 방법을 사용해 많은 공유가 확인되면 동료들에게 다른 공유 방법에 대해 교육하거나 그룹/공유 드라이브의 필요성에 대해 좋은 대화를 나누는 것이 좋습니다.

그렇다면 이러한 습관을 철저하게 점검하는 방법이 궁금하신가요? 광범위한 검색 기능에 대해 자세히 알아봅시다.
약간의 노력이 필요할 수 있지만, 잠재적인 문제의 위험을 줄일 수 있습니다: 사람들에게 공유 방법을 교육하고, 적절한 그룹과 공유 드라이브를 만들고, 프로젝트나 공동 작업이 종료될 때 온/오프보딩에 대한 명확한 합의를 마련하세요.
Google 드라이브 파일의 최종 위치를 추적하는 방법
데이터가 최종적으로 어디로 가는지 추적하는 방법에는 두 가지가 있습니다. 특정 기준에 맞는 데이터를 검색할 수 있는 광범위한 검색 기능이 있습니다. 하지만 데이터를 좀 더 심층적으로 분석하고 싶다면 명확한 개요를 제공하는 몇 가지 블록도 있습니다.

'공유 도메인' 및 'sh