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비서 직무를 제대로 수행하기 위해 필요한 역량이 무엇인가에 대해서는 접근방식에 따라 다양한 의견이 존재할 수 있다. 역량에 대해, 미국 인사관리처(OPM, Office of Personnel Management)는 “한 개인이 작업이나 직무를 성공적으로 수행하기 위해서 필요한 지식, 기술, 재능, 행동 등의 특성들의 측정이 가능한 패턴”이라고 정의 내리고 있다. 따라서 우수한 비서에게는 조직의 목표 달성과 연계하여 뛰어난 직무수행을 보이는 고성과자의 차별화된 행동특성과 태도가 필요하다. 일반적인 역량구조를 기반으로, 공직사회의 특성을 반영하여, 공직사회의 비서에게 필요한 역량을 추가한 지식(Knowledge), 기술(Skill), 능력(Ability), 가치(Value), 태도(Attitude) 등 5가지(KSAVA)로 구분해 설명할 수 있다.
비서 직무 역량에 대해 미국 인사관리처는 직무 수행 성공을 위한 특성 측정 가능 패턴으로 지식, 기술, 능력, 가치, 태도로 나눌 수 있다. 이에 우수 비서에게는 조직 목표와 연계된 우수 비서의 행동특성과 태도가 필요하다.