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다음으로 공소장이나 변론조서 등에 서명날인 또는 기명날인을 하도록 규정하고 있는 경우가 있는데, 법률의 규정에 따른 재판을 받을 권리 보장을 위해 형식적 기재사항은 엄격히 해석할 필요가 있다.민사소송법상 기명날인이 없는 변론조서나, 재판장의 기명만 있고 날인이 없는 경우 그 변론조서는 무효이고, 형사소송법상 재판서에 법관의 서명날인이 누락된 경우나 검사 작성의 피의자신문조서에 검사의 서명날인이 누락된 경우 무효라고 해석하는 것도 이러한 취지에서이다. 이와 관련하여 형사소송법 제57조 제1항에서는 공무원이 작성하는 서류에는 법률에 다른 규정이 없는 한 작성 연월일과 소속공무소를 기재하고 기명날인 또는 서명하여야 한다고 규정하고 있는바, 검사가 작성하는 공소장도 ‘공무원이 작성하는 서류’에 속하므로 공소장에는 검사의 기명날인 또는 서명이 있어야 하고, 이것이 누락된 경우 공소장은 무효이며 또한 기명으로 갈음하게 하는 등 그 요건을 완화하는 해석은 허용되지 않는다.
공소장이나 변론 조서 등에서 날인과 같은 형식적 기재사항은 재판에서 매우 중요하다. 형식적 기재사항이 누락될 시 공소장은 무효가 되고 기명을 대체할 수 있는 요건도 없다.