중요한 점들만 간추려서 알려주실 수 있나요?
첫째, 대부분의 기업들은 문서관리규정을 사규로 두고 있으나 이 규정을 실질적으로 운영하고 있지 않는 경우가 많다. 그러나 국내 기업들의 해외 진출이 많아짐에 따라 국내 기업들도 미국에서 소송, 중재를 당하거나 미국 법무부(Department of Justice)나 미국 증권거래위원회(Securities and Exchange Commission) 등 정부 당국으로부터 조사를 받게 되는 경우가 빈번해지면서 문서를 효율적으로 잘 관리하는 것이 무엇보다 중요하게 되었다. 이를 위해서는 효율적인 문서관리규정(document retention policy)을 통해 회사 업무상 불필요한 문서를 과다하게 생성, 보존하는 것을 방지하는 한편, 소송, 중재 또는 정부 당국 조사가 개시될 경우 일부 직원에 의하여 관련 문서가 의도적, 또는 무의식적으로 폐기되는 것을 막음으로써 유용한 증거를 잃지 않는 동시에 문서의 폐기로 인한 각종 제재나 불이익을 피하여야 할 것이다. 즉, 평소에는 효과적인 문서관리규정의 부재로 너무 많은 문서를 생성해서 가지고 있다가 소송 등이 제기된 후에 많은 양의 문서를 무조건 파기함으로써 ① 유용한 증거를 잃고, ② 재판부 또는 정부 당국으로부터 제재를 받고 ③ 회사에 불리한 재판 또는 조사 결정을 받게 되는 것이 최악의 시나리오라고 할 것이다. 설령 문서를 폐기하지 않는다하더라도 평소에 업무와 상관없는 문서를 많이 생성함으로 인하여 그만큼 개시해야 하는 문서의 양이 많아지고 비용이 커지는 문제점도 인식하여야 할 것이다.
한국의 기업들도 미국에서 소송을 당하거나, 조사를받는 등의 경우가 많아지면서 문서 관리의 효율성이 대두되고 있는 가운데 일반적인 기업들은 문서관리규정을 내규로 두고 있지만 이 문서를 실질적으로 관리하고 있지 않는 경우가 대부분이다. 이러한 내규를 잘 다듬고 활용하여 필요 문서가 무의식적으로 폐기되 중요 증거가 사라지는 일은 없어야 할 것이다.