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현대외교에서 다자 정상회의는 관료조직의 국제 네트워크를 기반으로 사전에 잘 조율되는 경우가 많다. 이러한 점에서 다자 정상회의의 성공 여부는 관련 부처 간 사전 준비가 얼마나 철저하게 이루어지는지, 그리고 이를 통해 이견해소 및 합의도출이 얼마나 효율적으로 달성되는지에 따라 좌우된다고 볼 수 있다. 다자 정상회의 사전 준비는 참가 국가의 관련 부처를 중심으로 진행되거나 독립적 상설 사무국이 존재하는 경우에는 사무국을 중심으로 진행된다. 이 과정이 치밀하고 효율적으로 진행되어 상호 이견이 조율되고 합의안이 도출될 경우 성공적인 정상회의가 될 가능성이 매우 높다. 일단 정상회의 준비체제가 가동되면 각국 외교부를 비롯한 관련 부처 간 정상회의 의제 설정에 대한 논의가 시작되며, 이 과정에서 새로운 제안이나 정상회의 성과로 제시할 만한 것들이 모아지게 된다. 정상회의 개최일은 준비과정의 데드라인으로 작용하기 때문에 준비과정에서 회의의 성과로 제시할 합의를 도출하도록 하는 하나의 압력기제로 작용한다. 이에 따라 정상회의 개최일이 다가올수록 회의를 준비하는 관료들은 성과 도출을 위한 압박을 더욱 강하게 느끼고, 서로의 차이에 대한 논쟁보다는 쟁점사안에 대한 합의도출을 이끌어 내도록 하는 압력에 직면한다. 즉, 정상회의 데드라인은 관련 전문 관료와 참여 국가정상들로 하여금 입장이 상충되는 사안들에 대한 합의를 도출하게 하는 강력한 압력기제로 작용한다. 회의를 준비하는 담당 정부관료 뿐만 아니라 정상회의에 참가하는 각국의 지도자들은 정상회의를 통해서 자신이 국제적 리더십을 발휘하고 자신이 참가한 정상회의가 중요한 국제적·외교적 성과를 생산했다는 점을 국내정치적으로 부각시키고자 하는 강력한 인센티브를 가지고 있어서 정상회의 결과가 성공적이어야만 한다는 강력한 압박을 받기 때문이다.
다자 정상회의의 성공 여부는 관련 부처의 철저한 사전 준비와 효율적인 이견해소 및 쟁점 사안에 대한 합의도출에 따라 좌우된다. 정상회의 개최일은 준비과정의 데드라인으로써 관련 전문 관료와 참여 국가정상들은 성과 도출을 위한 압박을 받게 된다.