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먼저 자료의 확장범위를 전문가집단 및 통상정책 당국과 사전에 조율할 필요가 있다. 전문가 집단은 본격적인 FTA등 통상협상의 논의가 시작되기 전에 선제적으로 FTA 필요 국가 및 경제권에 대한 의견을 제시할 수 있다. 통상정책 당국은 무역증대뿐만이 아닌 자원확보 등 다양한 측면에서 통상협상을 고려할 수 있다. 따라서 DBMS 구축수행자들은 이들과 자료의 확장범위를 사전에 논의할 필요가 있다. 예를 들어 당국은 몽골과의 교역량이 미미함에도 불구, 희토류 등 자원확보 측면을 고려한 FTA를 추진하고 있으나 현재 국제기구 등에 충분한 자료가 올라와있지 않은 상태이다. 개발도상국의 경우 세번단위무역통계 및 상대국별 관세율 통계를 입수하는데 상당한 시일이 소요되는 점을 감안할 때, 자료의 확장범위는 전문가 및 통상정책 당국과의 협의를 통해 결정하는 것이 효율적이다.
DBMS 구축진행자들은 전문가집단 및 통상정책 당국과 미리 자료 확장범위를 조율할 필요가 있다. 그래야 통상협상에서 다양한 측면을 고려하고 우위를 점하기 좋기 때문이다.