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비서는 상사가 회의 중이거나 손님과 면담 중일 때 전화를 건 상대방에게 상사의 상황을 사과의 말과 함께 전한다. 그리고 용건을 메모하고 전화 회신 희망여부를 물어보도록 한다. 그러나 상대방이 급한 용무로 지금 당장 통화를 원할 때 상대방의 소속과 이름, 용건을 메모지에 적어 회의 또는 면담 중인 상사에게 전달하고 상사의 지시에 따르도록 한다. 이 때 메모 내용을 다른 사람들이 보지 않도록 메모지를 접어서 상사에게 전달한다. 회의실에 들어갈 경우는 노크를 하지 않는다. 노크를 하게 되면 회의가 중단되므로 조용히 회의실 문을 열고 안으로 들어간다.
비서는 발신자에게 상사의 상황을 전하며 용건과 전화 회신 희망여부를 묻는다. 다만 급한 용무일 때 노크를 하지 않고 메모지로 용건을 전달하며 상사의 지시에 따른다. 