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상담기록 또한 개인이나 기관의 활동이나 기능, 업무 과정에서 발생되고 축적된 것으로, 엄격한 업무분석에 입각하여 개발된 기록분류체계에서 관리되어야 한다(ISO 15489-1: 201, 9.5.2). 기관의 기록분류체계는 결과적으로 기록분류기준표와 같은 종합적인 형식으로 만들어지는데, 기록분류기준표는 동일한 활동에서 나온 기록들 간의 연계관계와 관련 활동 간의 연계관계를 보여줌으로써 이용자가 기록을 찾고 이해하는 데에 도움을 준다. 또 기록을 기능이나 활동중심으로 묶어줌으로써 기록의 선별·평가를 돕는다. 나아가 기록의 보존기간이나 기록에 대한 접근권한에 대한 통제의 기준이 된다.
상담기록도 기록분류체계를 통해 관리돼야 하며, 이는 기록과 활동들 간 연계관계 또는 기능별로 분류한 기록분류기준표에 의해 관리된다.