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서면 평가는 평가 위원이 편람에 제시된 평가 지표, 요소 및 기준을 이해하고, 유치원 자체 평가 보고서의 내용을 숙지하는 과정으로, 유치원 교육 계획서와 유치 원 자체 평가 보고서로 대체된다. 서면 평가의 목적은 평가 위원이 현장 방문에 앞서 해당 유치원에 대한 충분한 사전 이해를 토대로, 현장 평가를 보다 효율적으로 수행하는 데 있으며, 현장 평가 시에 확인 및 수집해야 할 정보나 자료를 점검하기 위해서도 활용될 수 있다. 따라서 평가 위원은 서면 자료를 충분히 검토를 하 여 현장 평가 시에 교사 부담을 최소화하도록 한다. 또한 서면 평가는 사전에 해당 유치원의 특성을 이해하고 현장 평가 시 참고하기 위한 것이므로 별도의 점 수는 부여하지 않는다(교육부, 2014).
서면 평가는 현장 평가의 효율적 수행에 목적을 두고 미리 편람 내용을 이해하고 자체 평가 보고서의 내용을 숙지하는 과정으로 충분한 사전 이해를 토대로 한 현장평가의 효율적 수행에 목적을 두고 있다.