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행정주체는 법령에 따라 부여된 소관 목적을 달성하기 위하여, 사회 공공의 안녕･질서의 유지에 필요한 조치(규제 행정)를 하거나 행정의 대상이 되는 국민의 요구에 따라 행정의 수요자가 필요로 하는 서비스를 제공하는(급부행정) 등 다양한 행정행위를 하게 되고, 여기에는 합리적 의사결정이나 구체적인 집행을 위하여 다양하고 신뢰할만한 정보의 필요성은 매우 크다 할 것이다. 그런데 이러한 정보를 얻는 방법은 당해 수요기관이 직접 작성･관리하거나 행정의 대상인 국민들로부터 수집할 수도 있지만, 다른 행정기관이 그 행정업무 수행을 위하여 기보유한 행정정보를 함께 이용하는 방법이 있을 수 있을 것이다.
행정주체가 법령에 따라 행정행위를 할 때 필요한 정보는 수요기관이 작성･관리하거나 행정의대상인 국민들로부터 수집, 타 행정기관이 보유한 정보를 이용하는 방법이 있다.