Começando no vermelho | Project Manager
Começando no vermelho
Qualquer um que tenha trabalhado em projetos por qualquer período de tempo está familiarizado com este cenário: O projeto começa com muito entusiasmo, não há problemas reais ainda e há muito tempo disponível. Os relatórios de status estão todos "verdes". Tudo está bem na terra do gerenciamento de projetos.
Então, os problemas começam a aparecer e não são resolvidos com rapidez suficiente. Ainda assim, o estado é "verde", porque não ficaria bem elevá-lo a "amarelo", já que ainda há muito tempo para resolver tudo e voltar aos trilhos.
Eventualmente fica claro que o projeto não vai ser capaz de cumprir os prazos e o gerente de projeto, a contragosto, move o status para "vermelho", onde permanece…
Estive pensando e me surgiu uma ideia: comece pelo "vermelho". Parece loucura? Tenha paciência comigo…
Quando um projeto é iniciado, a equipe está no ponto mais longe de atingir qualquer coisa. Soa praticamente como um cenário "vermelho" para mim. E se o projeto se mantivesse no "vermelho" até que o gerente de projeto pudesse justificar baixá-lo para "amarelo", com base nos progressos alcançados, e, eventualmente (esperançosamente), "verde"?
Em teoria, isso não deveria importar, mas na realidade importa. Por quê?
Por que o Verde não Funciona?
A razão pela qual o "verde" é ruim é porque significa duas coisas diferentes.
No início do projeto não temos ideia se vamos alcançar os nossos objetivos, então dizer que o projeto está "verde" realmente significa que "nós ainda não encontramos uma razão pela qual nós não entregaremos".
Se o projeto ainda está "verde", uma semana antes de sua entrega, então agora esta cor significa "nós definitivamente vamos entregar".
Se um projeto começa no "verde" e continua a ser "verde" por todo o caminho, em que ponto ele passa de "nós ainda não encontramos uma razão pela qual nós não entregaremos" para "nós definitivamente vamos entregar?". Em algum momento ele terá mudado, mas não é registrado por uma mudança de status do projeto. Estranho. Parece ser uma distinção importante a fazer.
Mantendo o Gerente de Projeto Honesto
"Verde" é um problema porque a realidade não funciona como um livro didático. Geralmente é muito difícil para um gerente de projeto alterar o status do projeto. Pode causar pânico na diretoria de projeto – e muito trabalho extra e atenção indesejada para o gerente de projeto. Então, gerentes de projeto, especialmente os inexperientes, são muito relutantes em mudar o status.
Ao começar em "vermelho", por outro lado, não há necessidade de se preocupar em assustar a diretoria do projeto porque um estado "vermelho" é a norma. Este esclarece que "verde" significa apenas que "vamos entregar", e nenhum projeto pode ir para "verde" até que fique claro que os progressos realizados justificam a mudança de status.
O gerente de projeto estará naturalmente interessado em encontrar razões para mudar o status para "amarelo" e depois "verde", mas isso vai exigir entregar boas notícias, e ter conversas positivas com o comitê de direção do projeto para justificar a mudança – o que é muito mais fácil do que entregar a má notícia pedindo para ir de "verde" para "amarelo" para "vermelho".
Concedendo Poderes ao Comitê de Direção do Projeto
Quando um projeto está "verde", por padrão, há muito pouco para o comitê de direção do projeto fazer até o momento em que o gerente de projeto é obrigado a reconhecer um problema e mudar o status. Começar no "vermelho" muda a dinâmica. A ênfase do comitê pode estar agora em questionar o que pode ser feito, e como o conselho pode ajudar para ir ao "amarelo" e depois ao "verde" antes que haja um problema, ao invés de esperar até que seja tarde demais.
O comitê precisa estar vigilante e questionar quanto a qualquer mudança de status pelo gerente de projeto para garantir que ele não mude para o "verde" antes de isso seja realmente justificado. Mas, novamente, as conversas seriam sobre mudanças positivas, ao invés de negativas. Um status "vermelho" permite que a diretoria se concentre nas coisas que são fundamentais para o sucesso, enquanto ainda há tempo para resolver os problemas.
Criando um Ambiente de Questionamento
Quando um projeto está navegando tranquilamente no "verde", é fácil perder a noção do que é fundamental para o sucesso e se concentrar em trabalhar apenas por uma determinada lista de tarefas, adiando problemas difíceis, porque há tempo para resolvê-los mais tarde (afinal de contas, estamos no "verde").
Começar no "vermelho" torna mais fácil focar a equipe nas atividades críticas necessárias para ir ao "verde". Todo o resto é secundário. Este é o tipo de ambiente de projeto que normalmente só é criado quando existe um problema sério. Por que esperar até lá? Comece com a atitude de que o projeto vai falhar a menos que você tome medidas imediatas, porque é o que vai acontecer!
No meu próximo projeto eu vou começar todos os meus relatórios com o status "vermelho", e recusar mudar de status até que eu tenha uma boa razão. Quando me perguntarem o motivo, eu vou explicar cuidadosamente porque é melhor assim. Meu desafio a todos vocês, gerentes de projeto: façam o mesmo. Experimente em seu próximo projeto, e conte-me como funcionou.