Ato TRT GP nº 221/2010 — Tribunal Regional do Trabalho 13ª Região - Paraíba
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Institui e regulamenta comunicações oficiais e de mero expediente, por meio eletrônico, no âmbito do TRT 13ª Região
Alterado o artigo 3º por meio do Ato TRT GP nº 263/2013.
DOC: ATO NUM: 221 ANO: 2010 DATA: 01-09-2010
DA_e DATA: 01-09-2010	PG: 02
João Pessoa, 1º de setembro de 2010
CONSIDERANDO a existência de diversos sistemas e meios eletrônicos de comunicação neste Regional e a consequente necessidade de organizar a inserção de dados e as comunicações eletrônicas;
CONSIDERANDO a instituição do malote digital como comunicação eletrônica oficial, pelo Conselho Superior da Justiça do Trabalho e pelo Tribunal Superior do Trabalho, por meio do Ato Conjunto n° 05/2009 – CSJT.TST.GP.SE, bem como pelo Conselho Nacional de Justiça, que o estendeu a todos os órgãos da Justiça, por intermédio da Resolução nº 100/2009;
CONSIDERANDO que a meta prioritária nº 10 estabelecida pelo Conselho Nacional de Justiça, para todos os Tribunais, é realizar, por meio eletrônico, 90% das comunicações oficiais entre os órgãos do Poder Judiciário, inclusive cartas precatórias e de ordem,
Instituir e regulamentar as comunicações oficiais e de mero expediente, por meio eletrônico, no âmbito da Justiça do Trabalho na Paraíba, nos seguintes termos:
Art. 1º	O uso de meio eletrônico na comunicação externa e interna, no TRT da 13ª Região, é regulamentado na forma deste Ato.
Parágrafo único. Para o disposto neste Ato, considera-se:
I – Meio de comunicação oficial ou formal:
a) malote digital: sistema de mensagem eletrônica disciplinado pelo Ato Conjunto n° 05/2009 – CSJT.TST.GP.SE e pela Resolução nº 100/2009 do CNJ;
b) cartas precatórias eletrônicas: forma de expedição e cumprimento eletrônico das ordens judiciais deprecadas a juízos de outra jurisdição, dentro e fora da 13ª Região.
II – Meio de comunicação de mero expediente ou informal:
a) e-mail institucional: instrumento de comunicação que não gera número de protocolo, mas permite comunicação rápida e eficiente;
b) pandium: sistema de conversação eletrônica informal e instantânea entre usuários que estejam utilizando simultaneamente a rede interna do Tribunal.
III – Sistemas de manipulação eletrônica de petições e documentos nos processos judiciais e administrativos:
a) sispae: ferramenta destinada à formalização de requerimentos de natureza administrativa, a exemplo de diárias, alteração de férias, licença médica, mediante ofício ou memorando, disponível na intranet, no atalho "Serviços Administrativos;
b) protocolo no Suap: instrumento para peticionamento eletrônico dirigido a processos judiciais e/ou administrativos, com geração de número de protocolo;
c) mentorh: sistema de alimentação de dados relacionados a recursos humanos;
d) portal de serviços: peticionamento eletrônico disponível para usuários externos (partes e advogados), por meio da rede mundial, na página www.trt13.jus.br;
e) ocomon ou chamado eletrônico: sistema disponibilizado na intranet, para solicitação eletrônica de serviços de TIC - Tecnologia de Informação e Comunicação, no âmbito do TRT da 13ª Região;
f) SCMC - Sistema de Controle de Material de Consumo (Requisição de Material): sistema de solicitação de material permanente e de consumo, dirigido ao Serviço de Material e Patrimônio;
g) portal da transparência: instrumento de comunicação destinado à divulgação de informações sobre o TRT da 13ª Região, para dar ampla transparência à Administração e aos seus serviços, de utilização restrita da Assessoria de Gestão Estratégica.
h) SisRec: instrumento eletrônico destinado a consulta, solicitação e confirmação de margem para consignação em pagamento;
Art. 2º A comunicação oficial entre as Unidades Organizacionais da Justiça do Trabalho da 13ª Região se dará por meio eletrônico, mediante utilização do sistema de malote digital.
§ 1º No prazo de 10 (dez) dias, todas as unidades administrativas e judiciárias do TRT da 13ª Região deverão enviar à Secretaria de Tecnologia da Informação – STI os nomes dos servidores responsáveis pela utilização do malote digital.
§ 2º A Secretaria de Tecnologia da Informação fará o cadastro das unidades administrativas e judiciárias do TRT da 13ª Região, no sistema de malote digital.
§ 3º A Secretaria de Tecnologia da Informação e a Assessoria de Comunicação Social ficam incumbidas do treinamento dos usuários do malote digital, mediante gravação de aula específica, em DVD, para disponibilização imediata a todas as unidades do Regional, no prazo de 15 (quinze) dias.
§ 4º Adota-se para o malote digital, neste 13º Regional, o regulamento contido no Ato Conjunto n° 05/2009 – CSJT.TST.GP.SE e na Resolução nº 100/2009 do CNJ.
§ 5º Os demais meios de comunicação e sistemas descritos no artigo 1º deste Ato ficam mantidos, com as restrições específicas da natureza e objetivo de cada um deles.
Art. 3º O e-mail institucional terá validade de intimação ou ciência quando a Administração o utilizar para dirigir-se às unidades administrativas e judiciárias, aos magistrados e aos servidores, desde que seja confirmado com o aviso eletrônico de leitura.
Parágrafo único. É dever de cada magistrado ou servidor manter a caixa de entrada de seu e-mail institucional disponível e consultá-la com regularidade.
Art. 4º O Mentorh, como instrumento de manipulação de dados, será restrito aos seguintes serviços administrativos:
I – marcação inicial e de saldo de férias, para servidores e gestores;
II – registro de concessão de licença médica, apenas para o Serviço de Saúde;
III – informação da frequência mensal, somente para os gestores.
Parágrafo único. O Mentorh não pode ser usado para o servidor alterar as informações concernentes às férias já inseridas no sistema.