O que é necessário para fazer uma escrituração fiscal? | Jornal Contábil - Com você 24 horas por dia
O que é a escrituração fiscal?
A Resolução nº 94 de 2011 (com alterações) do Comitê Gestor de Tributação das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (CGSN) cita a obrigatoriedade das empresas de manter uma série de documentos fiscais. Para a escrituração fiscal, é necessário o registro das entradas e saídas.
Para cada tipo de entrada há uma tributação diferente. O direito ao crédito dos impostos, por exemplo, é permitido para a compra de insumos para processo produtivo ou comercialização, mas não para a aquisição de mercadorias para consumo interno.
Aqui, todos os documentos fiscais relacionados à compra e venda de mercadorias devem ser escriturados em ordem cronológica e agrupados segundo as recomendações do Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP). O CFOP determina a categoria em que a mercadoria se enquadra e se há recolhimento de imposto previsto sobre ela.
Também é necessário registrar os serviços prestados pela empresa que estão sujeitos à cobrança do Imposto Sobre Serviços (ISS). Esse registro é obrigatório apenas para as organizações que são contribuintes do imposto. Você pode encontrar a lista de serviços sujeitos ao ISS na Lei Complementar nº 116 de 2003 (com alterações).
Os serviços contratados também precisam ser registrados caso estejam sujeitos ao ISS. Assim como as entradas e saídas, os documentos fiscais relativos aos serviços tomados e prestados também devem ser registrados em ordem cronológica, seguindo as classificações propostas pelos órgãos competentes.
Como otimizar a escrituração fiscal?
Guarde todas as notas fiscais
Até pouco tempo atrás, as empresas eram obrigadas a manter quantidades absurdas de papéis armazenadas por anos. Documentos, notas fiscais e registros ficavam à disposição para consulta a qualquer momento, tanto por parte da própria organização quanto pelo fisco. Porém, esses papéis sofriam a ação do tempo e da deterioração.
Ainda é obrigatório manter esses documentos bem guardados. Entretanto, com o advento dos computadores, é possível armazenar esses dados de forma eletrônica, muito mais segura e organizada do que os arquivos físicos.
Para o armazenamento de notas fiscais eletrônicas, por exemplo, é preciso guardar os arquivos XML e também os DANFe, as representações gráficas das notas eletrônicas. A legislação tributária atual prevê o armazenamento das notas por 5 anos, a partir da emissão.
Quando emitir as notas fiscais
Ter as notas fiscais de toda a movimentação da empresa é uma forma de agilizar o processo da escrituração fiscal. Por isso, é fundamental emitir as notas fiscais de saída, na venda de mercadorias ou prestação de serviços, e exigir as notas fiscais de entrada, na aquisição de produtos ou serviços.
Caso alguma nota se perca, é possível recuperá-la no portal da Secretaria da Fazenda utilizando a Chave de Acesso da nota fiscal. As empresas podem manter as notas guardadas da forma como preferirem, em banco de dados próprio ou sistemas automatizados.
Por mais que o empreendedor se previna fazendo backups constantes de suas planilhas, documentos e utilizando servidores de última geração, um defeito ou pane geral da máquina pode colocar em risco toda a documentação fiscal. Perder uma única nota fiscal significa alguns bons minutos perdidos para recuperá-la no site da Secretaria da Fazenda. Imagine o tempo que levaria para recuperar dezenas delas, centenas até. Além disso, informar dados incompletos ou incorretos pode gerar multas e punições muito severas.
Por isso, o uso de um softwares de gestão pode trazer muitos benefícios para a escrituração fiscal. Os sistemas mais modernos permitem o armazenamento de notas fiscais, o controle da apuração de impostos, a produção de relatórios detalhados sobre as movimentações da empresa e outras funcionalidades importantes.
Além de otimizarem a organização desses documentos — que dependendo do tamanho do negócio, podem ser muito numerosos e de difícil controle —, um software especializado pode se tornar o melhor amigo do contador da sua corporação, já que facilita o acesso aos registros e o cruzamento de dados para a escrituração fiscal.
Um sistema automatizado também torna os arquivos mais fáceis de serem acessados para a escrituração fiscal, ajuda na conferência de dados em uma auditoria e até agiliza as rotinas diárias de registro, controle fiscal e tributário.
Onde devo fazer a escrituração fiscal digital?
O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) tem uma divisão chamada de EFD, Escrituração Fiscal Digital. Nessa divisão, o contador produzirá um documento unificando os livros fiscais da empresa, como o registro de entradas e saídas, inventário, apuração de impostos como o IPI e o ICMS.
Todo documento produzido será assinado digitalmente, para atestar sua credibilidade e evitar fraudes. O SPED simplifica a prestação de contas e padroniza as informações declaradas, facilitando o acompanhamento por parte do fisco.