Conheça os seus objetivos. Certifique-se de que você está envolvido em atividades que suportam seus objetivos de negócio, tanto a curto quanto a longo prazo. Todo o resto é uma potencial perda de tempo. Seu plano diário deve girar em torno de trabalhar em tarefas e atividades que se relacionam diretamente com os seus objetivos estratégicos de negócios e que lhe agreguem crescimento valor.
Priorize com sabedoria. A priorização é uma ferramenta útil para organizar suas listas de tarefas com base em quão importantes e urgentes as tarefas são.
Importantes, mas não urgentes – Tarefas que parecem importantes, mas em um exame mais detalhado não são. Decidir quando fazê-las.
Urgentes, mas não importante – Tarefas que fazem mais “ruído”, mas quando realizadas, têm pouco ou nenhum valor duradouro. Delegar estas se possível.
Anote suas três ou quatro tarefas “importantes e urgentes” que devem ser realizadas hoje. Quando você completar cada uma delas, retirá-las de sua lista. Isto irá fornecer-lhe um sentimento de realização e pode motivá-lo a lidar com itens menos essenciais.
Basta dizer não. Se você tem que recusar um pedido, a fim de atender ao que é realmente importante e urgente, não hesite em fazê-lo. O mesmo vale para projetos ou atividades que você determinou e não estão gerando o resultado esperado: Esteja preparado para passar para tarefas mais produtivas. Aprenda com a experiência para evitar o desperdício de tempo mais tarde.
Planeje com antecedência. Uma das piores coisas que você pode fazer é iniciar a jornada de trabalho sem uma ideia clara sobre o que precisa ser feito. O tempo que você gasta pensando no futuro e planejando suas atividades é trivial comparado com o tempo você vai perder saltando de um lado para o outro (e raramente completar qualquer coisa). Dependendo da sua personalidade, tente uma destas opções:
No dia anterior – No final do dia, reservar 15 minutos para limpar sua mesa e montar uma lista das tarefas prioritárias do dia seguinte. É uma grande técnica de descompressão, e você vai se sentir melhor ao se sentar em uma mesa limpa de manhã.
A primeira coisa na parte da manhã – chegar alguns minutos mais cedo e montar sua lista de prioridades de tarefas (ver # 2). Isso pode ser a parte mais produtiva do seu dia.
Eliminar distrações. Comece a prestar atenção ao número de vezes que alguém o interrompe quando você está no meio de uma tarefa importante. Controle as interrupções, particularmente aquelas da variedade de mídia social. O smartphone é extremamente útil, mas também é viciante e entre os desperdiçadores de tempo mais conhecidos pela humanidade.
Pode ser um grande exercício de força de vontade, mas feche a porta e desligue o telefone para maximizar o seu tempo. Em vez de ser “sempre disponível”, planeje uma pausa durante o dia para ler e-mails, retornar ligações, falar com o pessoal, etc.
Delegue mais vezes. Caso você tenha feito um bom trabalho de contratar talentos, funcionários dedicados, há sempre mais algum trabalho que possa ser tirado de sua mesa. Administrar uma empresa de sucesso depende da capacidade do proprietário para pensar sobre o que está à frente e não ficar atolado em operações do dia-a-dia. Procure oportunidades para passar a responsabilidade de tarefas específicas para os outros em sua equipe.
Cuide de si mesmo. A prática de exercícios físicos e uma boa noite de sono são essenciais para a saúde do corpo e da mente, e uma mente alerta e em alto funcionamento é menos tolerante com atividades de desperdício de tempo.