Emissão de nota fiscal: entenda como um sistema de gestão online pode ajudar - Blog da CISS | Dicas e conteúdos sobre Gestão para o Varejo
Ser dono de uma empresa é uma missão desafiadora. Afinal, além de coragem para empreender, você precisa aprender conceitos e processos diversificados, como a emissão de nota fiscal.
Infelizmente, muitos gestores deixam de cumprir essa obrigação por falta de ferramentas eficientes ou por acreditarem que o procedimento é complexo demais. A boa notícia é que você não precisa enfrentar o mesmo problema.
Continue a leitura e entenda como um sistema de gestão online pode tornar tudo mais simples, rápido e seguro!
O que é uma Nota Fiscal e quem precisa emiti-la?
É muito provável que você já saiba o que é uma Nota Fiscal e para que ela serve, mas é sempre bom destacarmos esse conceito, pois ele é muito importante para a rotina das empresas brasileiras.
Em resumo, a Nota Fiscal é um comprovante emitido sempre que há a compra e venda de um produto ou serviço. Ela registra a transação e permite que o Fisco possa conferir o recolhimento de alguns impostos, como o ICMS e ISS.
Mas, afinal, quais negócios devem emitir Nota Fiscal? A legislação brasileira sobre o assunto é bem ampla e, como regra geral, todas as empresas devem cumprir essa responsabilidade fiscal, inclusive o Microempreendedor Individual (MEI), o microempreendedor (ME) e a empresa de pequeno porte (EPP).
No caso do MEI, especificamente, ele pode ser dispensado dessa obrigação quando o consumidor é uma pessoa física. Ou seja, quando vende diretamente para o consumidor final, não precisa emitir nota — a menos que consumidor exija, já que ele tem esse direito.
É importante lembrar que deixar de emitir a nota fiscal é um erro que pode custar caro ao seu negócio. Além de receber multas e outras penalidades da Receita Federal, é possível responder pelo crime de sonegação fiscal.
Você sabia que existem diversos tipos de Notas Fiscais? Cada um deles foi criado para atender às peculiaridades e demandas de setores diferentes. Com isso, as empresas conseguem cumprir a legislação e melhorar a gestão fiscal do negócio.
Conhecer esses modelos é muito importante para evitar erros e fazer a emissão adequada desse documento. Para te ajudar com essa tarefa, preparamos um breve resumo. Confira:
Nota Fiscal (NF): documenta a compra e venda de um produto, além de operações, como importação, exportação e devolução;
Nota Fiscal de Serviços (NFS): documenta a prestação de um serviço. Por isso, é muito usada por médicos, arquitetos, engenheiros, por exemplo;
Nota Fiscal do Consumidor (NFC): substitui o modelo do cupom fiscal gerado pelo Emissor de Cupom Fiscal (ECF). No varejo, é emitida na venda direta ao cliente;
Nota Fiscal Avulsa (NFA): conhecida como Nota Fiscal do MEI, pois eles não emitem esse documento com frequência.
É importante destacarmos que, atualmente, as empresas brasileiras emitem a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e). Ela foi criada com o objetivo de aumentar a segurança e agilidade do processo e traz muitos benefícios para a empresa e, também, para o consumidor, como:
Depois de tudo o que falamos, é hora de aprender a emitir uma Nota Fiscal. Você verá que o procedimento não é tão complexo, especialmente quando é possível contar com o auxílio de um bom software de gestão.
Para que tudo seja feito da forma adequada, é preciso cumprir algumas etapas. Para te ajudar, preparamos um passo a passo simples e eficiente. Confira!
Conheça as notas que sua empresa deve emitir
Em primeiro lugar, você deve conhecer os tipos de nota fiscal e identificar qual deverá ser emitida pela sua empresa. Um supermercado ou mercearia, por exemplo, deve emitir a NF-e, já um salão de beleza, emite a NFS-e.
Entender os conceitos é extremamente importante, pois evita que seu negócio cometa erros e fique em dívida com a Receita Federal.
Se você não tem um sistema emissor de notas fiscais, deverá adquirir um Certificado Digital. Ele serve para atestar a identidade da empresa que está emitindo a Nota Fiscal. Por isso, é uma ferramenta indispensável para a realização do procedimento, pois traz mais segurança e confiabilidade para o documento.
Cadastre sua empresa nos órgãos responsáveis
A depender da atividade desempenhada pela sua empresa, é preciso cadastrá-la nos órgãos responsáveis do seu estado ou cidade:
prestadores de serviço — emitem NFS-e e devem se cadastrar na prefeitura;
venda de produtos — emitem NF-e e devem se cadastrar na Secretaria da Fazenda (Sefaz).
Esse cadastro costuma ser feito pela internet, sendo necessário apresentar documentação do negócio e o CPF do responsável pela emissão do documento. Estando tudo certo, você receberá uma senha para acessar o site da prefeitura ou da Sefaz.
Depois disso, quando precisar gerar uma nota, você deverá entrar no sistema, informar os dados solicitados e emitir o documento conforme as orientações que serão dadas.
Para simplificar seu dia a dia e reduzir o tempo necessário para emitir uma Nota Fiscal Eletrônica, você deve investir em um bom sistema de gestão. Com essa ferramenta, você só precisa realizar estes passos uma vez e, a partir daí, o sistema vai automatizar a emissão das notas fiscais conforme suas vendas acontecerem.
Como a solução da CISS pode te ajudar na emissão de Nota Fiscal?
Como falamos, contar com um sistema de gestão vai te ajudar a emitir suas notas fiscais de maneira mais rápida e prática. Mas é muito mais do que isso. Um sistema de gestão traz inúmeros benefícios para o gestor. Por isso, queremos te apresentar o CISSLive.
Essa solução da CISS foi desenvolvida para atender todos os aspectos do seu negócio: é um ERP completo, com tudo o que você precisa para fazer a gestão da sua empresa de forma rápida, simples e segura.
Um dos seus grandes diferenciais é o funcionamento na nuvem e a flexibilidade para acessar dados e executar tarefas de qualquer lugar — até mesmo da sua casa. Além disso, ele tem vários módulos, permitindo a total integração entre setores. Conheça alguns dos principais:
Cadastros: automatiza o cadastro de produtos, fornecedores, operadores de caixa, perfis de clientes e administradoras de cartão;
Compras: faz a importação automática das notas fiscais que seus fornecedores imitem contra o seu CNPJ, entrega o histórico de compra e venda dos produtos, emite nota fiscal de devolução de mercadorias automaticamente e ainda possibilita realizar a cotação de preços com concorrentes;
Promoções: permite o cadastro de promoções com várias regras, facilita a oferta de descontos nas vendas;
Estoque: controla o inventário e ajuda no balanço do estoque, permite o controle de validade das mercadorias e realiza a baixa automática quando um produto é vendido;
Vendas: ajuda a definir metas, emitir NF-e e NFC-e, além de estar integrado com plataformas de e-commerce, marketplaces e aplicativos de delivery.
A emissão de Nota Fiscal é um procedimento que faz parte da rotina de qualquer empresa. Afinal, ela é obrigatória e garante conformidade fiscal, dando condições para a empresa crescer de forma ordenada e segura. Como vimos, a tecnologia pode simplificar o processo e é um ótimo investimento. Por isso, modernize-se e aproveite os benefícios de um sistema de gestão.