O Excelentíssimo Senhor Desembargador SÉRGIO BIZZOTTO PESSOA DE MENDONÇA, Presidente do Egrégio Tribunal de Justiça do Estado do Espírito Santo, no uso de suas atribuições legais,
Considerando que o período de Novembro a Março é caracterizado por forte calor e grande quantidade e intensidade de chuvas;
Considerando que final do ano passado algumas Comarcas tiveram seus prédios inundados e documentos molhados;
Considerando que é necessária a adoção de medidas preventivas para evitar essas perdas e proteger os Documentos de Arquivo;
Considerando a Recomendação 34 do Conarq – Conselho Nacional de Arquivos – Recomendações para acervo danificados por água e o Caderno – Conservação Preventiva em Bibliotecas e Arquivo – Administração de Emergências;
RESOLVE:
Artº 1º – Determinar a adoção, pelas Comarca e Unidades Judiciárias, das seguintes recomendações preventivas:
Evitar guardar/armazenar documentos em locais como garagens, subsolos, e outros locais baixos, na medida em que são os primeiros a serem inundados durante enchente/alagamento;
Se o local onde o acervo está armazenado já tiver sido anteriormente alcançado por inundações/alagamentos, colocar os documentos no andar ou local mais alto possível;
Observar se o local onde o acervo está armazenado é próximo a rio, córrego ou outro semelhante, pois esses lugares são, durante uma enchente/alagamento, os primeiros a serem atingidos. Em sendo esse o caso, armazenar esses documentos no andar ou local mais alto possível;
Verificar se as calhas e drenos estão em bom estado de funcionamento, e realizar limpezas frequentes;
Em caso de inundações:
Procedimentos a serem realizados na área atingida
Entrar nos locais inundados utilizando equipamentos de proteção individual (EPI’s), tais como luvas, botas, óculos de proteção, máscaras e, se possível, roupas emborrachadas;
Fechar imediatamente o registro da água, em caso de desastre causado por rompimento de tubulação hidráulica;
Recolher, cuidadosamente, com uma peneira de pedreiro grande, revestida com tecido de algodão ou algum tipo de tela de nylon, os documentos que estejam a flutuar na inundação, antes de iniciar a operação de drenagem da água do local;
Abrir pequenos buracos nas paredes para escoar a água em direção ao exterior da edificação, os quais deverão ser vedados tão logo o local esteja em condições de uso, ou seja, tenha sido limpo e desinfetado. Importante lembrar que as aberturas deverão ser feitas somente quando não houver mais perigo de novas enchentes imediatas;
Drenar a água dos locais atingidos, utilizando bombas elétricas, nos casos em que o fornecimento de energia tenha sido normalizado. Ao realizar este procedimento, fazê-lo sob a orientação de um profissional capacitado e impedir a entrada de pessoas no local até que a bomba finalize a remoção da água, por existir o risco de choque elétrico;
Remover a água residual com o auxílio de baldes, rodos e vassouras. Lavar o local com água e sabão e desinfetá-lo com etanol a 70%, conforme orienta a Vigilância Sanitária;
Remover imediatamente o acervo dos espaços onde houver entrada de água da chuva. Na impossibilidade de remoção, cobrir o acervo atingido com lona plástica até que a chuva cesse. Este procedimento é fundamental para reduzir a quantidade de itens danificados pela água infiltrada em lajes e/ou paredes, evitando, dessa forma, expor o acervo durante todo o processo de escoamento;
Reparar imediatamente todas as situações que causaram a entrada de água, em especial a desobstrução de calhas entupidas, tão logo existam condições meteorológicas favoráveis.
Procedimentos a serem aplicados para o resgate de documentos
Remover cuidadosamente o excesso de água dos volumes encadernados, colocando-os entre duas tábuas do mesmo tamanho e fazendo uma leve pressão. As tábuas deverão ser pressionadas em ambos os lados ao mesmo tempo, para reduzir a deformação provocada pelo inchamento da encadernação e do corpo do livro.
Em seguida, colocar o documento encadernado aberto em posição vertical numa área arejada, por duas ou três horas, virando o encadernado alternadamente, ou seja, a parte que estava apoiada ficará para cima e vice-versa, sempre na posição vertical; utilizar ventiladores como apoio, porém, não direcioná-los diretamente para os documentos;
Separar, sempre que possível, uma a uma as folhas ainda molhadas dos documentos, em papel do tipo couché ou semi-couché, para evitar o emblocamento (união das folhas entre si). O entrefolhamento desse tipo de papel deverá ser feito utilizando-se telas de nylon ou voile, material plástico ou papel encerado;
Manusear, cuidadosamente, as folhas de papel molhadas, para evitar rasgos, considerando a baixa resistência física e mecânica do suporte;
Secar os documentos atingidos apenas na borda com secadores elétricos, como os utilizados para secagem de cabelos, que tenham as opções de temperatura baixa e média. Este procedimento é mais indicado para pequenas quantidades de documentos molhados;
Remover das peneiras, com cuidado e o mínimo de manuseio, os suportes de pano ou as telas com os documentos para evitar a sua ruptura, colocando-os sobre mesas até que fiquem totalmente secos e possam ser manuseados;
Entrefolhar com papel do tipo mata-borrão os documentos manuscritos ou impressos com tintas solúveis. Na sua falta, utilizar papel toalha ou outro tipo de papel absorvente de cor branca.
Procedimento a serem evitados
Não expor os documentos ao sol, para não causar danos às fibras, por oxidação, considerados irreversíveis;
Não utilizar lâmpadas como fonte de calor para acelerar a secagem dos documentos em papel, a fim de evitar o ressecamento do suporte.