<commit_before>---
layout: post
title:  "#WorkGeek# Email"
date:   2014-09-15 17:00:00
categories: work

---
 
##My Email Standard

###清空收件箱「建议习惯」

“Email 本身只是一个信息的载体，真正有价值的是其中所包含的信息内容。这些信息分属不同的种类，因此这些信息应当被分流到各自所属的软件应用中「如 Google日历、通讯录、GTD应用、Evernote、LastPass、书签等」，而不是以 Email 的形式停留在收件箱里。”

收件箱唯一恰当的用途是暂时性地存储邮件。邮件在收件箱里短暂地停留，当你将其中里面信息获取后，它然后就应该被删除或存档。

另外当你收到一些即时有效或无用信息类邮件后(如注册确认通知、新闻推送、广告等)，看完后应当立即删除，如果是垃圾邮件可以举报为“垃圾邮件”，如果多次收到一样的垃圾邮件「机率较小」， 到设置里建立一个过滤规则，让以后更省心。

###邮件结构「建议规范」

####标题

1. 一定要有标题，且标题不要太长；

2. 标题要在尽量精简的前提下给收件人一些有关邮件内容的提示「关键词」，用尽可能简短的语言、尽早地提供主要信息。

####主体内容

1. 主要内容前置，即用最少的文字先把邮件主旨写出来，包括写邮件的目的是什么，需要让对方做什么或者需要对方知晓什么；

2. 之后应该是补充为什么要这么做的论据，补充开头主要内容。另外这个部分可以把需要邮件通知人做什么该准备的资料「或链接、账号密码等」都准备好，供他们使用「附在正文或上传至附件」。

整体原则遵循在能保证把事情说明白的前提下，**越短越好**。尽量有意识地尝试用最精炼的语言撰写每一封邮件，尽可能使邮件不用滚动屏幕便能看到全部内容。

另外邮件内容还要尽量遵循以下准则「*so called 邮件礼仪*」：

1. 把所有话说清楚，避免模棱两可可能造成误解的语言，以时间为例，一定要以具体日期为主，避免使用「明天，后天，下周等语言」，这样会导致更多的邮件再次确认，浪费彼此时间和精力；

2. 图片尽量以附件形式上传，而非在正文中插入，如果不可避免需要在邮件内容中插入图片，一定要提前裁剪好图片大小「无论长款尽量在 800px 以下；

3. 邮件排版

    - 基本排版「分段、全部文字内容中样式统一：字体、字体大小、字体颜色」；

    - 重要的地方可以用颜色标注一下，不过不要滥用多种颜色，黄色背景最好。

    - 避免复制粘贴，如果有此行为「如无法避免，如果为网页或 Word 内复制，尽量在 Chrome 地址栏中或 txt 文档 / Markdown 等无格式编辑器中过一遍」，在邮件发送前，全选文字，强制将所有文字统一格式「字体、大小、颜色」
    
    - 以上只是最基本的排版贵方，[更加详细贵方请查阅极客公园内容录入规范/文章贵方](https://gitcafe.com/jyconan/Geekpark_Standard/blob/master/writing_standards.md)或豌豆荚的[文案风格指南](https://github.com/wjp2013/the_room_of_exercises/blob/master/guides/%E8%B1%8C%E8%B1%86%E8%8D%9A%E6%96%87%E6%A1%88%E9%A3%8E%E6%A0%BC%E6%8C%87%E5%8D%97.md)、[Leancloud 文案风格指南](http://open.avoscloud.com/copywriting-style-guide.html)、[中文文案指北](https://github.com/sparanoid/chinese-copywriting-guidelines)，都值得学习。*「注意是学习，在自己习惯上尽量遵循即可，无需全部遵守」*

4. 签名尽量避免含有特殊字符，避免图片及附件，注意排版；

5. 注意附件的命名，尽量采用英文或者拼音，避免乱码；如果附件为压缩包，尽量使用 zip 格式；另外附件尽量避免 Word 格式「除需要编辑外，因为 Word 等格式元数据有一定安全隐患」，推荐优先使用 PDF 或图片等不可编辑格式文档；最后附件命名尽量避免空格，可使用下划线「_」或中划线「-」。

###邮件发送和回复

1. 根据邮件主体内容区分好收件人以及抄送人；如果邮件为对公司外的多人邮件，一定一定要全部密送「bcc」，而非全部放到收件人中；**「非常重要」**

2. 收到邮件后要**认真仔细**看邮件；

3. 当收到邮件为群组邮件或多人邮件时，查看自己是被抄送还是直接发送，并根据邮件内容评估自己回复必要性。如无必要不必回复「邮件并不是全部需要回复的」；如果回复，也并非需要「全部回复」，只回复给需要回复的人；

4. 所有「发送邮件」可以设置为同时「自动密送给自己」，一是确保已经发送过去，二是提醒自己对方是否已回复，放置发完后就遗忘。*「仅建议，视自己习惯」*


###其他

- 在自己工作邮箱以及个人邮箱外，还可以再申请一个注册邮箱，专门用于注册临时账号用，可以防止额外垃圾邮件进入到工作邮箱以及个人主力邮箱；

- More waiting to add here


###More Stuff

- [比特素养](http://book.douban.com/subject/20471142/)
- [彻底清空你的收件箱](http://www.geekpark.net/topics/157123)
- [你写邮件真的是在有效沟通吗](http://www.geekpark.net/topics/168310)


###值得订阅邮件推荐

- [uiGIGs](http://uigifs.com/)
- [Sidebar](http://sidebar.io/)
- [Betalist](http://betalist.com/)
- [Good Stuff](http://tinyletter.com/disinfeqt)
- [Hacking UI Weekly](http://hackingui.com/)
- [Hacker Newsletter](http://www.hackernewsletter.com/)
- [More waiting to add here](http://afio.im/work/2014/09/15/workgeek-email.html)<commit_msg>list update<commit_after>---
layout: post
title:  "#WorkGeek# Email"
date:   2014-09-15 17:00:00
categories: work

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##My Email Standard

###清空收件箱「建议习惯」

“Email 本身只是一个信息的载体，真正有价值的是其中所包含的信息内容。这些信息分属不同的种类，因此这些信息应当被分流到各自所属的软件应用中「如 Google日历、通讯录、GTD应用、Evernote、LastPass、书签等」，而不是以 Email 的形式停留在收件箱里。”

收件箱唯一恰当的用途是暂时性地存储邮件。邮件在收件箱里短暂地停留，当你将其中里面信息获取后，它然后就应该被删除或存档。

另外当你收到一些即时有效或无用信息类邮件后(如注册确认通知、新闻推送、广告等)，看完后应当立即删除，如果是垃圾邮件可以举报为“垃圾邮件”，如果多次收到一样的垃圾邮件「机率较小」， 到设置里建立一个过滤规则，让以后更省心。

###邮件结构「建议规范」

####标题

1. 一定要有标题，且标题不要太长；

2. 标题要在尽量精简的前提下给收件人一些有关邮件内容的提示「关键词」，用尽可能简短的语言、尽早地提供主要信息。

####主体内容

1. 主要内容前置，即用最少的文字先把邮件主旨写出来，包括写邮件的目的是什么，需要让对方做什么或者需要对方知晓什么；

2. 之后应该是补充为什么要这么做的论据，补充开头主要内容。另外这个部分可以把需要邮件通知人做什么该准备的资料「或链接、账号密码等」都准备好，供他们使用「附在正文或上传至附件」。

整体原则遵循在能保证把事情说明白的前提下，**越短越好**。尽量有意识地尝试用最精炼的语言撰写每一封邮件，尽可能使邮件不用滚动屏幕便能看到全部内容。

另外邮件内容还要尽量遵循以下准则「*so called 邮件礼仪*」：

1. 把所有话说清楚，避免模棱两可可能造成误解的语言，以时间为例，一定要以具体日期为主，避免使用「明天，后天，下周等语言」，这样会导致更多的邮件再次确认，浪费彼此时间和精力；

2. 图片尽量以附件形式上传，而非在正文中插入，如果不可避免需要在邮件内容中插入图片，一定要提前裁剪好图片大小「无论长款尽量在 800px 以下；

3. 邮件排版

    - 基本排版「分段、全部文字内容中样式统一：字体、字体大小、字体颜色」；

    - 重要的地方可以用颜色标注一下，不过不要滥用多种颜色，黄色背景最好。

    - 避免复制粘贴，如果有此行为「如无法避免，如果为网页或 Word 内复制，尽量在 Chrome 地址栏中或 txt 文档 / Markdown 等无格式编辑器中过一遍」，在邮件发送前，全选文字，强制将所有文字统一格式「字体、大小、颜色」
    
    - 以上只是最基本的排版贵方，[更加详细贵方请查阅极客公园内容录入规范/文章贵方](https://gitcafe.com/jyconan/Geekpark_Standard/blob/master/writing_standards.md)或豌豆荚的[文案风格指南](https://github.com/wjp2013/the_room_of_exercises/blob/master/guides/%E8%B1%8C%E8%B1%86%E8%8D%9A%E6%96%87%E6%A1%88%E9%A3%8E%E6%A0%BC%E6%8C%87%E5%8D%97.md)、[Leancloud 文案风格指南](http://open.avoscloud.com/copywriting-style-guide.html)、[中文文案指北](https://github.com/sparanoid/chinese-copywriting-guidelines)，都值得学习。*「注意是学习，在自己习惯上尽量遵循即可，无需全部遵守」*

4. 签名尽量避免含有特殊字符，避免图片及附件，注意排版；

5. 注意附件的命名，尽量采用英文或者拼音，避免乱码；如果附件为压缩包，尽量使用 zip 格式；另外附件尽量避免 Word 格式「除需要编辑外，因为 Word 等格式元数据有一定安全隐患」，推荐优先使用 PDF 或图片等不可编辑格式文档；最后附件命名尽量避免空格，可使用下划线「_」或中划线「-」。

###邮件发送和回复

1. 根据邮件主体内容区分好收件人以及抄送人；如果邮件为对公司外的多人邮件，一定一定要全部密送「bcc」，而非全部放到收件人中；**「非常重要」**

2. 收到邮件后要**认真仔细**看邮件；

3. 当收到邮件为群组邮件或多人邮件时，查看自己是被抄送还是直接发送，并根据邮件内容评估自己回复必要性。如无必要不必回复「邮件并不是全部需要回复的」；如果回复，也并非需要「全部回复」，只回复给需要回复的人；

4. 所有「发送邮件」可以设置为同时「自动密送给自己」，一是确保已经发送过去，二是提醒自己对方是否已回复，放置发完后就遗忘。*「仅建议，视自己习惯」*


###其他

- 在自己工作邮箱以及个人邮箱外，还可以再申请一个注册邮箱，专门用于注册临时账号用，可以防止额外垃圾邮件进入到工作邮箱以及个人主力邮箱；

- More waiting to add here


###More Stuff

- [比特素养](http://book.douban.com/subject/20471142/)
- [彻底清空你的收件箱](http://www.geekpark.net/topics/157123)
- [你写邮件真的是在有效沟通吗](http://www.geekpark.net/topics/168310)


###值得订阅邮件推荐

- [uiGIGs](http://uigifs.com/)
- [Sidebar](http://sidebar.io/)
- [Betalist](http://betalist.com/)
- [Good Stuff](http://tinyletter.com/disinfeqt)
- [Hacker Newsletter](http://www.hackernewsletter.com/)
- [Hacking UI Weekly](http://hackingui.com/)
- [WebdesignerDepot](http://www.webdesignerdepot.com/)
- [More waiting to add here](http://afio.im/work/2014/09/15/workgeek-email.html)
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