Comment faire face Ã la surcharge d’informations et mieux optimiser son temps ? | Newscertain
Comment faire face Ã la surcharge d’informations et mieux optimiser son temps ?
Des scientifiques de Xerox proposent des mÃ©thodes simples pour gÃ©rer le flux quotidien d’informations et ainsi accroÃ®tre la productivitÃ© des collaborateurs.
Aujourdâ€™hui, les volumes dâ€™informations que doivent gÃ©rer les collaborateurs ont explosÃ©. Comment peuvent-ils faire face Ã cette surabondance dâ€™informations ? En dÃ©branchant leur tÃ©lÃ©phone portable ? En boycottant leur messagerie vocale ? En jetant leur PDA par la fenÃªtre ?
Depuis plus de 30 ans, les spÃ©cialistes Xerox dans le domaine des sciences sociales Ã©tudient la faÃ§on dont les salariÃ©s communiquent, sâ€™organisent et dâ€™une faÃ§on plus gÃ©nÃ©rale, se comportent au quotidien. Ces chercheurs ont ainsi Ã©tÃ© les pionniers de lâ€™ethnographie, dont lâ€™objectif est dâ€™Ã©tudier et dâ€™analyser sur le terrain les mÅ“urs et les coutumes dâ€™une population donnÃ©e.
InspirÃ©s par lâ€™Ã©tude Â« Future of Work Â», les neuf conseils pour aider les collaborateurs Ã gagner du temps et Ã gÃ©rer la surcharge dâ€™informations sont les suivants :
1. Respirer. Cela semble simple, mais peu de personnes prennent le temps de le faire. Par consÃ©quent, il est essentiel que les salariÃ©s sâ€™octroient des pauses dans leur journÃ©e de travail. Les Ã©tudes montrent que prendre un peu de temps pour soit en sâ€™Ã©loignant du bureau, ou mÃªme sâ€™assoupir quelques minutes, permet dâ€™accroÃ®tre la productivitÃ©.
2. Organiser son emploi du temps. Les salariÃ©s doivent essayer de fixer lâ€™ensemble de leurs rÃ©unions sur certains jours, afin dâ€™avoir plus de temps les autres jours pour gÃ©rer le flux dâ€™informations.
3. Sauvegarder les donnÃ©es. Il vaut mieux avoir trop dâ€™informations que pas du tout ! Pour cela, il est essentiel de disposer dâ€™une solution de sauvegarde rÃ©guliÃ¨re et efficace.
4. DÃ©sencombrer les bureaux (les deux). Classer, empiler ou jeter les papiers dÃ¨s rÃ©ception. Au lieu de classer les documents importants, il est prÃ©fÃ©rable de les numÃ©risez et de les enregistrez afin de rÃ©duire lâ€™encombrement du bureau. Sur lâ€™ordinateur, il est possible dâ€™utiliser un moteur de recherche pour retrouver les dossiers en cas de besoin et non de les stocker sur le bureau.
5. Agir immÃ©diatement. Souvent, un temps prÃ©cieux est perdu Ã rechercher et revenir sans cesse sur le mÃªme Ã©lÃ©ment dâ€™information. Il est prÃ©fÃ©rable dâ€™y rÃ©pondre dÃ¨s quâ€™on le reÃ§oit, puis de le classer dans un dossier, voir de le supprimer.
6. Ne pas tenir compte des offres gratuites. Elles ont quand mÃªme un prix (les e-mails inutiles et les offres non sollicitÃ©es) et il vaut mieux prÃ©fÃ©rer la qualitÃ© Ã la quantitÃ©. Lâ€™utilisateur peut gÃ©rer en ligne ses factures et ses comptes, et sâ€™inscrire sur des listes noires pour les appels et les publicitÃ©s non sollicitÃ©s.
7. Utiliser tous les outils Ã disposition. Lâ€™utilisation du tÃ©lÃ©phone pour avoir les informations voulues doit se faire au moment voulu. Par exemple, il nâ€™est pas nÃ©cessaire dâ€™imprimer des cartes de visites si les coordonnÃ©es sont consultables directement depuis le tÃ©lÃ©phone. Les tÃ©lÃ©phones disposant de fonctions de localisation peuvent gÃ©nÃ©ralement donner les informations voulues, en fonction de la position de lâ€™utilisateur.
8. Limiter la consommation de flux RSS. Il est prÃ©fÃ©rable de sâ€™abonner auprÃ¨s dâ€™un agrÃ©gateur qui aidera le collaborateur Ã trouver toutes les nouvelles et informations au mÃªme endroit.
9. GÃ©rer la mobilitÃ©. En utilisant un systÃ¨me mobile avec fonction dâ€™e-mail, les heures passÃ©es loin du bureau sont plus productives. En lisant et suivant les e-mails tout au long la journÃ©e, il devient plus facile dâ€™anticiper les tÃ¢ches et de traiter les petits travaux qui se prÃ©sentent, au lieu dâ€™Ãªtre obligÃ© de trier plus tard une masse dâ€™e-mails.
Â« GÃ©rer la surcharge dâ€™information est aujourdâ€™hui devenu une problÃ©matique cruciale pour la plupart des entreprises du monde entier, et le sera Ã©galement demain et dans cinq ans Â», dÃ©clare Jenny Perotti, ethnographe au Xerox Innovation Group. Â« Nos dÃ©couvertes aideront les collaborateurs Ã sâ€™appuyer sur les outils dont ils disposent aujourdâ€™hui pour planifier des stratÃ©gies et des mÃ©thodes qui permettront demain de collaborer et de gÃ©rer les informations plus efficacement. Â»
Les dÃ©couvertes des ethnographes de Xerox sont utilisÃ©es pour aider les clients de lâ€™entreprise Ã comprendre leurs collaborateurs. Elles ont Ã©galement un impact sur la conception des produits et services de Xerox afin de rendre plus efficace le collaborateur de demain.
AprÃ¨s avoir lancÃ© lâ€™Ã¨re du Â« partage Â» il y a 70 ans avec le premier photocopieur, Xerox aide aujourdâ€™hui les clients Ã braver le dÃ©luge dâ€™informations. Xerox a Ã©galement dÃ©veloppÃ© des innovations visant Ã faciliter le passage entre le contenu papier et numÃ©rique, et Ã rÃ©duire le flux dâ€™informations pour les rendre de nouveau pertinentes.
Pour en savoir plus sur la surcharge dâ€™information. Un podcast est disponible Ã lâ€™adresse
Future of work: Strategies for Surviving Information Overload. Jenny Perotti, chercheur au Xerox Innovation Group, partage sa vision de lâ€™Ã©tude Future of Work et met en lumiÃ¨re les observations des ethnographes et des scientifiques qui Ã©tudient la faÃ§on dont les salariÃ©s communiquent, sâ€™organisent et dâ€™une faÃ§on plus gÃ©nÃ©rale, se comportent au quotidien.
This entry was posted on Wednesday, December 10th, 2008 at 3:50 am	and is filed under Technology. You can follow any responses to this entry through the RSS 2.0 feed. Responses are currently closed, but you can trackback from your own site.