Les projets de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) en français ou CMSS (computerized maintenance management system) en anglais sont des projets importants voire stratégiques selon le secteur dans lequel l’entreprise évolue (un outil de production qui tombe en panne, la grille d’un hyper qui ne s’ouvre pas, cela reste du chiffre d’affaires perdu). Le métier de la maintenance évolue et est de plus en plus souvent supporté par des outils spécialisés pour cette fonction.
La GMAO pour quoi faire ?
Le service maintenance cherche à maintenir un bien afin que celui-ci soit en mesure d’assurer un service déterminé. Les outils GMAO accompagnent, orientent les acteurs de la maintenance dans leurs tâches quotidiennes. Ces outils offrent une palette de fonctionnalités telles que :
Gestion des équipements : inventaire, localisation, gestion d’informations dédiée par type d’équipement,
Gestion de la maintenance : corrective, préventive & curative.
Gestion des stocks : magasins, réapprovisionnements, valorisation des stocks,
Gestion des achats : demandes d’achats, commandes, facturation fournisseurs, etc.
Gestion des coûts et budget
Indicateurs clés de performance : tableau de bord
Des outils adaptés aux opérationnels
Historiquement porté par de gros ERP lourds et pas toujours conviviaux, des outils plus légers ont réussi à se faire une place venant même à concurrencer ces solutions.
Les interfaces web permettent d’offrir une ergonomie conviviale et facile d’utilisation.
De plus en plus d’éditeurs proposent également des outils dits de mobilité. Ces outils peuvent être utilisés sur smartphone ou bien terminaux types tablette. La GMAO devient alors l’outil du quotidien des opérationnels de la maintenance.
L’outil quoique ergonomique est souvent perçu d’un mauvais œil par les utilisateurs. Il va changer les méthodes de travail et peut également être perçu comme du « flicage ». En effet, la GMAO permet de tracer et d’historiser les différentes tâches de maintenance effectuées sur les équipements. La finalité étant bien évidement différente, il est important de bien communiquer pour expliquer le bienfondé de la démarche et les résultats attendus.
La mise en place d’une GMAO va impacter plusieurs services au sein de l’entreprise. IL y a bien évidement la maintenance mais elle peut également impacter les achats, l’exploitation ou bien le contrôle de gestion.
Avant de se lancer corps & âmes dans le projet il est important de cartographier tous les acteurs qui seront impactés de près et de loin pour la mise en place de l’outil.
Cette vision globale de l’impact de l’outil sur les différentes populations est la première étape de la stratégie de conduite du changement à mettre en place. Elle permettra d’adapter le discours et les actions de « change » auprès de ces différentes populations.
Les principales populations impactées :
1) La maintenance :
Les chargés de maintenance qui préparent & analysent les opérations
Les opérationnels qui vont réaliser les opérations sur le terrain
​2) Les approvisionnements & la supply chain :
3) Le contrôle de gestion :
4) L'exploitation :
Un outil de GMAO n’est utile et pertinent que s’il est utilisé par tous. En effet, la maintenance se base sur l’historique des opérations menées sur les différents équipements. Les outils permettent de capter ces informations et ainsi donner les moyens aux acteurs de la maintenance d’améliorer leurs méthodes et processus. Les outils vont permettre une remontée d’informations fiables qui aideront les responsables de maintenance à améliorer leur planification (changement de fréquence d’une gamme de maintenance, modification des opérations à réaliser…)
Si l’outil n’est pas adopté de tous, il finira par ne jamais être utilisé. Pour éviter de tomber dans ce cas de figure, le groupe projet doit apporter une attention toute particulière à la conduite du changement qui au travers de différentes actions aidera l’adoption et la bonne utilisation de l’outil par le plus grand nombre.
Voici quelques points clés à ne pas négliger avant, pendant et après le projet :
# Une préparation forte en amont des ateliers
Toute entreprise a son historique et son contexte. Avant de se lancer dans le projet il est important d’avoir un état des lieux précis de la situation. L’outil va amener de la structuration et de l’harmonisation dans les pratiques et dans les données. Est-ce que l’entreprise est prête à cela ? Les phases de collecte et d’harmonisation de l’information (matériel, gamme, PP, règles de sécurité, documentation) peut être extrêmement chronophage. Tous ces chantiers doivent être anticipés pour ne pas freiner le projet.
Base équipements & articles : qualité de l’information disponible ? niveau d’harmonisation ?
Gamme & PP : est-ce que les pratiques sont harmonisées ?
Documentation : quels sont les documents indispensables ? Où sont-ils ?
Certains sujets doivent être appréhendés très tôt car ils vont avoir un impact sur la conception de l’outil. Par exemple, l’association de codes-barres aux matériels pour aider les opérationnels dans leur quotidien et diminuer le risque d’erreur ou bien la mise en place de capteurs connectés pour remonter de l’information automatiquement sont des sujets à avoir à l’esprit avant la conception de l’outil.
# Une équipe projet représentative
Pour répondre correctement aux besoins du terrain il est important d’inclure dans le groupe projet des opérationnels. Ces personnes doivent participer à la définition des grands paramétrages de l’outil (la conception) car demain ce seront eux les plus gros consommateurs de l’outil.
L’objectif est de faire un outil pour le terrain fait par les gens du terrain. Un outil conçu en vase clos sans participation des opérationnels risque d’être mal accepté.
De plus, il est rare que les entreprises soient totalement harmonisées que ce soit en termes d’organisation ou bien de mode de fonctionnement. Pour trouver un compromis lors de la construction de l’outil et donc faciliter l’adoption de cet outil par le plus grand nombre, il faut impliquer toutes les personnes qui peuvent avoir certaines spécificités. Cependant il ne faut pas tomber dans l’excès et essayer de faire un outil qui réponde à toutes les spécificités
# Des formations adaptées aux différentes populations
Certains acteurs qui passent la grande majorité de leur temps sur le terrain sont peu enclins et réceptifs aux formations « traditionnelles ». Passer ½ journée voir plus dans une salle avec ce type d’acteurs peut parfois être inefficace voire même contreproductif. Pour le groupe projet, il est important de s’adapter aux utilisateurs. Il sera donc préférable d’opter pour d’autres formats (formations sur le terrain, formations interactives,…) plus adaptés aux personnes à former.
# Une communication forte
Les projets de mise en place d’une GMAO peuvent être longs. Il est important de communiquer le plus largement possible de manière régulière. Il faut informer et mobiliser les ressources tout au long du projet. La communication doit être au maximum adaptée aux différents profils. En effet, il n’est pas rare que les opérationnels n’aient pas une boite mail en propre. Une communication uniquement mail ne permettra pas de toucher tout le monde. Il faut alors adapter les canaux de communication et passer par de l’affichage ou bien de la communication orale.
# Un sponsorship fort
Changer les méthodes de travail au sein d’une entreprise peut se transformer parfois en vrai parcours du combattant. En général, l’équipe projet n’a pas de lien hiérarchique envers les futurs utilisateurs. Il est donc très important dès le démarrage d’impliquer les différents responsables pour les faire jouer un rôle de facilitateur. Ces relais doivent prêcher la bonne parole dans leurs unités et convaincre du bienfondé de la mise en place de cet outil.
# Un suivi régulier et une amélioration continue
En général l’utilisation d’un nouvel outil est forte au démarrage mais a tendance à diminuer au fil du temps. Il est important de mettre en place des indicateurs pour suivre cette évolution et mettre en place les actions adéquats en cas de baisse.
A la fin du projet, les « sachants » quittent le projet et retournent à leurs activités. Il est important de mettre en place une équipe qui va prendre le relais et faire vivre ce nouvel outil. Ce « centre d’expertises » aura pour objectif de continuer à faire progresser le métier de la maintenance mais également l’administration de tous les référentiels. Il sera en charge de suivre la bonne utilisation de l’outil mais également de proposer des pistes d’amélioration tant dans le nouvel outil tant sur les processus de maintenance.
La singularité des acteurs impactés directement par la mise en place de ce nouvel outil rend les projets de GMAO particuliers.
Cette population qui est bien souvent éloignée de l’utilisation fréquente des outils informatiques amène des particularités à prendre en compte pour la réussite du projet. Le groupe projet doit donc s’adapter et trouver les meilleurs moyens pour capter cette population et ainsi favoriser l’adoption de l’outil.
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