»Rapports et publications»Rapports spéciaux au Parlement»Rapports spéciaux / Fiches de rendement»Être à la hauteur: Améliorations et préoccupations continues en accès à l’information, de 2008-2009 à 2010-2011»Les fiches de rendement»Patrimoine canadien
Patrimoine canadien est responsable des politiques et des programmes nationaux qui font la promotion d'un contenu canadien, qui encouragent la participation à la vie culturelle et communautaire, qui favorisent une citoyenneté active et qui appuient et consolident les liens qui réunissent les Canadiens et les Canadiennes.
Patrimoine canadien a connu un bon rendement à bien des égards en 2010-2011, ayant traité dans les délais toutes les demandes de l'exercice en cours. Cependant, son taux de présomption de refus est demeuré élevé, à 28,7 %. Le nombre de plaintes déposées au Commissariat à l'information contre Patrimoine canadien a chuté de 44 % par rapport à 2008-2009. L'institution a aussi rationalisé son processus d'examen des demandes d'accès à l'information.
Une note d'échec en 2008-2009 a attiré l'attention sur le programme d'accès à l'information à Patrimoine canadien et déclenché des changements. Patrimoine canadien a par la suite doublé son effectif à temps plein et commencé à surveiller de près ses échéances internes.
Patrimoine canadien a répondu de façon satisfaisante à chacune des cinq recommandations émises par le Commissariat en 2008-2009. Le Commissariat formule quatre nouvelles recommandations pour inciter l'institution à améliorer encore son rendement dans les années à venir (voir).
Nombre de demandes reportées de l'exercice financier précédent 93 137
Nombre de nouvelles demandes 294 253
Nombre de demandes traitées 239 296
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées 31 033 45 547
Taux de présomption de refus 40,8 %* 28,7 %*
Délai moyen de traitement des demandes (en jours) 107 185
Délai moyen de traitement des demandes reçues en 2010-2011 s.o. 36
Nombre de demandes de consultation reçues 106 110
Nombre de plaintes déposées au Commissariat 25 14
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat 14** 2**
Nombre d'équivalents temps plein affectés aux opérations d'accès à l'information, à la fin de l'exercice financier 5,4 10,2
Ordonnance de délégation...................................... A répondu aux attentes
Ressources............................................................................. A répondu aux attentes
Arriérés.................................................................................... A répondu aux attentes
Patrimoine canadien a connu un bon rendement à bien des égards en 2010-2011, ayant traité dans les délais toutes les demandes de l'exercice en cours. Cependant, à cause de son arriéré, son taux de présomption de refus est demeuré élevé, à 28,7 %. Le nombre de plaintes déposées au Commissariat à l'information contre Patrimoine canadien a chuté de 44 % par rapport à 2008-2009. L'institution a aussi fait des progrès dans la réduction de son arriéré de demandes de longue date, ce qui a porté son délai moyen de traitement à 185 jours. Cependant, en excluant les dossiers composant l'arriéré, le délai moyen de traitement des demandes reçues et traitées en 2010-2011 a été de 36 jours, ce qui est louable. L'institution a aussi dit que la rationalisation du processus d'examen et le suivi des échéances internes se sont, dans les deux cas, révélés être des stratégies efficaces.
Une note d'échec sur la fiche de rendement de 2008-2009 a attiré l'attention de la direction sur les opérations d'accès à l'information et a déclenché des changements. En particulier, Patrimoine canadien a presque doublé son effectif, qui est passé de 5,4 à 10,2 équivalents temps plein. La coordonnatrice de l'accès à l'information a établi le nombre d'employés dont le bureau a besoin en analysant le nombre de demandes reçues et leur complexité ainsi qu'en estimant le nombre réaliste de dossiers que chaque analyste pouvait gérer. Un argumentaire fondé sur cette équation a valu au bureau les ressources nécessaires, ce qui a considérablement accru la capacité de l'institution de se conformer à la législation sur l'accès à l'information. Une augmentation du personnel compétent et d'expérience a aussi permis au service d'intervenir plus proactivement pour demander des clarifications aux demandeurs concernant leurs demandes et de travailler avec les secteurs de programme pour retrouver les documents pertinents.
Par contre, l'équation ne rend pas compte de la politique ni des autres activités auxiliaires d'accès à l'information, comme l'établissement de rapports statistiques, l'élaboration de politiques et la formation, puisque l'objectif premier de Patrimoine canadien est de traiter les demandes. Néanmoins, une ressource à temps plein a réussi à former 549 employés en 2010-2011, soit légèrement plus que 25 % de tout le personnel. Cela comprend la formation régionale ainsi que la formation personnalisée pour des secteurs de programme donnés.
En plus des investissements en ressources humaines, Patrimoine canadien a aussi investi dans la mise à niveau de sa technologie, lui permettant ainsi d'adopter une approche intégrée du traitement des demandes.
Patrimoine canadien a apporté les changements conseillés par le Commissariat à son processus d'examen. Auparavant, le processus comportait des étapes multiples, où une copie du dossier à communiquer était distribuée à tous les cadres supérieurs avant la communication. Maintenant, les secteurs de programme dont les documents font l'objet de la demande ont trois jours avant la communication de l'information pour examiner le dossier. Comme il y a moins de destinataires et que le processus est plus rationalisé, les stades finals du traitement d'un dossier d'accès à l'information ont été simplifiés, et donc accélérés. Ce processus est conforme à l'ordonnance de délégation de Patrimoine canadien.
Pour démontrer son engagement à respecter la loi, Patrimoine canadien a inclus le rendement en matière d'accès à l'information aux ententes sur le rendement des cadres supérieurs. La coordonnatrice de l'accès a dit que les échéances sont désormais mieux respectées dans l'ensemble de l'institution.
Le Commissariat a fait cinq recommandations à Patrimoine canadien dans la fiche de rendement de 2008-2009. Les observations qui suivent résument les mesures que l'institution a prises pour y donner suite. (Pour le texte complet des recommandations, ainsi que la réponse de l'institution et le rapport d'octobre 2010 sur les progrès accomplis, voir.)
En rationalisant le processus d'examen, Patrimoine canadien a veillé à ne pas retarder la communication de l'information et à se conformer à l'ordonnance de délégation, selon la recommandation du Commissariat.
Le Commissariat félicite Patrimoine canadien d'avoir affecté les ressources nécessaires pour améliorer son rendement, tel que recommandé. Depuis qu'il a reçu sa fiche de rendement de 2008-2009, Patrimoine canadien a presque doublé son effectif et investi dans une nouvelle technologie pour faciliter le traitement des demandes.
Patrimoine canadien a fait des avancées vers l'élimination de son arriéré de demandes de longue date, mais il pourrait faire davantage.
Patrimoine canadien a développé un plan de formation, suite à la recommandation du Commissariat, et a formé plus de 25 % du personnel dans l'ensemble de l'institution.
Le Commissariat a recommandé que Patrimoine canadien améliore ses procédures pour veiller à envoyer tous les avis requis de prorogation de plus de 30 jours. Patrimoine canadien s'est conformé à la norme de 85 % du Commissariat pour obtenir un rendement acceptable sur ce point en 2010-2011.
Ce graphique montre la distribution de la charge de travail de Patrimoine canadien pour les trois exercices financiers commençant en 2008-2009. De 2008-2009 à 2010-2011, la charge globale de travail de l'institution est restée essentiellement la même, mais sa composition a changé. Patrimoine canadien a reçu 14 % de moins de nouvelles demandes, mais a reporté 47 % de plus de demandes de l'exercice financier précédent. Le nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées a augmenté de 47 %.
Entre 2008-2009 et 2010-2011, la proportion de nouvelles demandes d'accès à l'information que Patrimoine canadien a traitées dans les délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l'accès à l'information est passée de 75 % (57 retards) à 100 % (pas de retards). Cependant, Patrimoine canadien a pris des prorogations pour une plus grande proportion de ses demandes en 2010-2011 (22 %) qu'en 2008-2009 (4 %).
Ce graphique montre le nombre et la durée des prorogations de délai que Patrimoine canadien a dit avoir prises en 2008-2009 et 2010-2011. L'institution a fourni ces renseignements dans les avis qu'elle a envoyés au Commissariat à l'information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l'accès à l'information. Patrimoine canadien a envoyé moins de 85 % des avis requis en 2008-2009, et le Commissariat avait alors recommandé que Patrimoine canadien améliore son rendement sur ce point. En 2010-2011, Patrimoine canadien a envoyé plus de 85 % des avis requis. Le Commissariat note l'accroissement du nombre de prorogations pour plus de 120 jours que Patrimoine canadien a prises en 2010-2011.
Ces graphiques montrent le nombre et l'issue de deux types de plaintes déposées contre Patrimoine canadien lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009 : plaintes concernant la présomption de refus (demandes d'accès à l'information dont Patrimoine canadien a retardé le traitement au-delà des délais – 30 jours et prorogés – prescrits par la Loi sur l'accès à l'information) et plaintes concernant l'utilisation par Patrimoine canadien des prorogations autorisées par la Loi. Au total, Patrimoine canadien a fait l'objet de 44 % de moins de plaintes en 2010-2011 qu'en 2008-2009, y compris des plaintes pour présomption de refus et pour prorogation de délai.
Ce tableau présente le nombre et l'issue des plaintes que le Commissariat à l'information a reçues contre Patrimoine canadien lors des trois exercices financiers commençant en 2008-2009. Il y a eu 44 % moins de plaintes contre Patrimoine canadien en 2010-2011 qu'en 2008-2009. La moitié des plaintes reçues en 2010-2011 sont en suspens, tandis que 36 % ont été jugées non fondées ou ont été abandonnées.
Administratives 14 2 5 0 21
Refus 0 1 2 1 4
Administratives 6 4 0 0 10
Refus 2 0 3 3 8
Administratives 2 1 1 1 5
Refus 0 1 0 4 5
Documents confidentiels du Cabinet 0 2 0 2 4
Le rendement global de Patrimoine canadien s'est amélioré en 2010-2011, mais il y a encore place à l'amélioration. Le Commissariat formule quatre recommandations pour inciter l'institution à faire d'autres améliorations en ce sens dans les années à venir.
1. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien ramène son taux de présomption de refus à zéro.
RÉPONSE : Patrimoine canadien continue de se conformer à la Loi et de fournir les efforts nécessaires pour traiter ses demandes d'accès à l'information dans les délais prévus par la Loi. Au cours de l'exercice 2010-2011, Patrimoine canadien a traité toutes ses nouvelles demandes dans les délais prescrits. Le Ministère s'est engagé à éliminer son arriéré.
2. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien examine et documente les critères qu'il utilise pour les prorogations de délai, afin de veiller à ce qu'ils soient raisonnables et légitimes.
RÉPONSE : L'utilisation des prorogations de délai est documentée dans le manuel des procédures d'accès à l'information de Patrimoine canadien, qui est constamment revu et mis à jour. Patrimoine canadien ne prend des prorogations de délai pour traiter les demandes d'accès à l'information que là où c'est nécessaire et légitime. Tel que noté dans le présent rapport, Patrimoine canadien a reçu très peu de plaintes pour prorogation de délai, et aucune d'entre elles n'a été jugée fondée en 2009-2010 et 2010-2011.
3. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien poursuive la mise en œuvre de son plan pour éliminer son arriéré de demandes d'accès à l'information.
RÉPONSE : Au cours de l'exercice financier 2010-2011, non seulement a-t-il traité dans les délais toutes les demandes reçues au cours de l'exercice financier, Patrimoine canadien a fait des progrès considérables vers l'élimination de son arriéré, en fermant 87 des 137 dossiers reportés au nouvel exercice. Il continue de travailler aux dossiers encore actifs.
4. Le Commissariat à l'information recommande que Patrimoine canadien fasse rapport des progrès qu'il fait dans la mise en œuvre de ces recommandations dans son rapport annuel au Parlement sur les opérations d'accès à l'information.
RÉPONSE : Patrimoine canadien continue de faire rapport de toutes ses activités en matière d'accès à l'information dans son rapport annuel au Parlement