Office Manager/Executive Assistant job at SmoothHiring | Monster.ca
Office Manager/Executive Assistant at SmoothHiring
Bilingual Office Manager/ Administrative Assistant. Experience as a paralegal or legal assistant would be considered an asset.
The Office Manager/ Administrative Assistant is the person responsible for the overall administration of Office. This work is performed without the active involvement of the Manager in the day-to-day administration of the office.
The candidate must be very organized, detail oriented, respect corporate confidentiality, able to multitask, reliable, and comfortable providing direction and working autonomously with the best interests of the organization at heart.
Employer: International Brotherhood of Electrical Workers Local Union 2228
Location: 1091 Wellington St West, Ottawa
Job Term: Full time pending a probationary period
Salary: $48,000.00 Starting Salary
Cover Letter and your resume
Essential Qualifications- your application must clearly explain how you meet the following criteria:
Successful completion of a secondary school diploma or an acceptable combination of education, training, and experience. Preference will be given to those with administrative or paralegal specific education
At least two years’ experience in the field of administrative services
Excellent knowledge of MS Office – Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Internet and desktop publishing
Successful completion of a post-secondary school certificate or diploma (awarded by a community college, a CEGEP, or a technical college) in office administration or in any other field relevant to the work to be performed.
Successful completion of two years of post-secondary school program with acceptable specialization in paralegal studies or in a law-related field from a recognized institution or an acceptable combination of education, training and/or experience.
Knowledge, Skills, and Duties The following is a list of some, however, not all of the duties expected of the position:
Update website with content provided by officers and staff.
Research various items and topics as directed by the manager and summarize findings for presentation as required.
Accountable for efficient management of corporate documentation and filing systems.
Perform research on jurisprudence for existing cases.
Perform research on applicable laws and regulations.
Participate, when requested, in case preparation.
Prepare, key in, edit and proofread correspondence, invoices, presentations, brochures, publications, reports and related material from handwritten copy using computers.
Open and distribute incoming regular and electronic mail and other material and co-ordinate the flow of information internally and with other organizations.
Plan and organize bulk mailings to members such as election kits, correspondence, and promotional material.
Schedule and confirm appointments and meetings of Business Manager and Assistant Business Manager.
Establish and maintain inventory of printed material, office and building supplies.
Answer telephone and electronic inquiries, relay telephone calls and messages as appropriate, elicit necessary information to ensure timely and accurate responses and respond where appropriate. This includes greeting, assisting or directing visitors to the appropriate person.
Set up and maintain manual and computerized information filing systems and databases.
Arrange travel schedules and make reservations for Business Manager, Assistant Business Manager, and Business Representatives as required.
May compile data, statistics, and other information and may conduct research.
May supervise and train temporary staff in procedures and in use of current software.
Co-ordinate services for events, such as accommodation and transportation for participants, conference and other facilities, catering, signage, displays, translation, special needs requirements, audio-visual equipment, printing, and security.
Train and supervise support staff required for events.
Negotiate contracts for services, review final billing submitted to Local for events and prepare reports.
Gestionnaire de bureau et adjoint administratif bilingue. De l’expérience en tant que parajuriste ou en technique juridique constitue un atout.
Le gestionnaire de bureau et adjoint administratif ou la gestionnaire de bureau et adjointe administrative est la personne qui est responsable de l’administration générale du Bureau d’affaires. Le travail est effectué sans la participation active du gérant d’affaires dans l’administration courante des affaires.
La candidate ou le candidat doit être très organisé et minutieux, respecter le caractère confidentiel des renseignements, être en mesure d'effectuer plusieurs tâches à la fois, être fiable et pouvoir assigner des tâches, puis doit travailler de façon autonome tout en veillant aux intérêts de l’organisme et des membres.
Employeur : La section locale 2228 de la Fraternité internationale des ouvriers en électricité
Endroit : 1091, rue Wellington Ouest, Ottawa
Durée : Emploi à temps plein, dans l’attente d’une période de probation
Salaire : 48,000.00 Salaire départ $
Au moins deux références professionnelles
Qualifications essentielles – Votre demande d’emploi doit montrer clairement que vous remplissez les critères suivants :
Obtention d’un diplôme d’études secondaires ou combinaison acceptable d’études, de formation et d’expérience. Des études en administration ou à titre de parajuriste constituent un atout.
Au moins deux années d’expérience dans le domaine des services administratifs.
Excellente connaissance de MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint), d’Internet et de l’éditique.
Obtention d’un certificat ou d’un diplôme d’études postsecondaires (d’un collège communautaire, d’un cégep ou d’un collège technique) en administration de bureau ou dans tout autre domaine pertinent au travail à effectuer.
Avoir terminé avec succès deux années d’un programme d’études postsecondaires avec spécialisation acceptable dans le domaine de la technique juridique ou dans un domaine relié au droit d’un établissement d’enseignement reconnu ou combinaison acceptable d’études, de formation ou d’expérience.
Connaissances, aptitudes et fonctions Le poste comporte les fonctions suivantes, sans en exclure d’autres :
Veiller aux méthodes d’administration de bureau et les coordonner, puis revoir, évaluer et mettre en œuvre de nouvelles méthodes.
Mettre le site Web à jour à l’aide de contenu fourni par les dirigeants syndicaux et le personnel.
Faire des recherches telles qu’exigées par le gérant d’affaires et résumer les résultats des recherches pour les présenter au besoin.
Aptitude à travailler de façon autonome avec un minimum de supervision, ainsi qu’au sein d’une équipe.
Être responsable de la gestion efficace des documents de l’organisme et des systèmes de classement.
Excellentes aptitudes à communiquer à l'écrit comme à l'oral.
Effectuer des recherches sur la jurisprudence pour les causes actuelles.
Effectuer des recherches sur les lois et les règlements en vigueur.
Participer, au besoin, à la préparation des cas.
À l’aide d’ordinateurs, préparer, taper, réviser et relire la correspondance, les factures, les présentations, les brochures, les publications, les rapports et toute documentation connexe à partir de la forme écrite.
Ouvrir et distribuer le courrier et les courriels et autre correspondance et coordonner le débit d’information à l’interne et auprès d’autres organismes.
Planifier et organiser les envois postaux en nombre aux membres, comme les trousses électorales, la correspondance et le matériel publicitaire.
Prévoir et confirmer les rendez-vous et les réunions du gérant d’affaires et de la gérante d’affaires adjointe.
Dresser et maintenir l’inventaire des documents imprimés, des fournitures de bureau et des fournitures pour l’édifice.
Répondre aux questions et demandes téléphoniques et électroniques, acheminer les appels et messages comme il convient, obtenir les renseignements nécessaires pour veiller à obtenir des réponses précises à temps et répondre quand c’est nécessaire. Accueillir, aider et orienter les visiteurs vers la bonne personne.
Organiser et maintenir des bases de données et des systèmes de classement de l’information manuels et informatisés.
Préparer l’ordre du jour des réunions de comités, du Conseil exécutif et d’autres réunions et prendre les dispositions nécessaires.
S’occuper des itinéraires de voyage et faire des réservations pour le gérant d’affaires, la gérante d’affaires adjointe et les représentants d’affaires, au besoin.
Possibilité de compiler des données, des statistiques ou d’autres renseignements aux fins de recherches.
Possibilité de superviser et de former du personnel temporaire sur les méthodes de bureau et l’utilisation des logiciels.
Assurer la coordination des services pour des événements, tels que le logement et le transport des personnes participantes, les congrès et autres installations, les services de traiteur, la signalisation, les étalages, la traduction, les besoins particuliers, l’équipement audiovisuel, l’impression et la sécurité.
S’occuper de l’inscription des personnes participantes, prépare
Health and dental, free parking, vacation, paid sick days
$48,000.00+ /year
Jobs from SmoothHiring