Gestione Autoscuola Pro - Software rivolto alle autoscuole per gestire allievi, personale didattico, parco veicoli, attrezzature, pratiche ufficio, corsi, lezioni ed esami di guida
Gestione Autoscuola Pro - Software per Microsoft Windows
Software rivolto alle autoscuole per gestire le iscrizioni degli allievi, registrare l'anagrafica del personale didattico, tenere sotto controllo i mezzi del parco veicolare, avere a portata di mano l'inventario delle attrezzature della propria autoscuola anche ai fini dei collaudi periodici, organizzare i corsi per il conseguimento delle patenti di guida o per il recupero dei punti decurtati a seguito di infrazioni, programmare le lezioni teoriche e pratiche e gli esami di guida finali, protocollare la posta in entrata e in uscita e archiviare tutte le pratiche relative alla propria attività. Esportazione dati in Microsoft Excel. Applicazione utilizzabile anche su chiavetta USB.
Gestione Autoscuola Pro
Software rivolto ad autoscuole per gestire allievi, personale didattico, parco veicoli,
attrezzature, pratiche ufficio, corsi, lezioni ed esami di guida.
Gestione Autoscuola Pro è un software rivolto alle autoscuole per gestire le iscrizioni degli allievi, registrare l'anagrafica del personale didattico, tenere sotto controllo i mezzi del parco veicolare, avere a portata di mano l'inventario delle attrezzature della propria autoscuola anche ai fini del collaudo periodico, organizzare i corsi per il conseguimento delle patenti di guida o per il recupero dei punti, programmare le lezioni teoriche e pratiche e gli esami di guida finali, protocollare la posta in entrata e in uscita e archiviare tutte le pratiche relative alla propria attività.
L'applicazione Parco Veicolare consente di registrare i dati di tutti i veicoli in disponibilità giuridica dell'autoscuola e utilizzati per l'effettuazione delle esercitazioni e degli esami di guida. Si ricorda che tali veicoli sono disciplinati dal D.Lgs. n. 59/2011 nonché dal D.M. 317/1995 e successive modifiche ed integrazioni.
L'inserimento dei veicoli nel parco veicolare di un'autoscuola o di un centro di istruzione automobilistica, oppure la relativa dismissione, devono essere comunicati alla struttura competente in materia di trasporti dell'Ente entro otto giorni lavorativi decorrenti dalla data di stipula del negozio giuridico dal quale gli stessi derivano.
Tutti i veicoli devono essere immatricolati, anche tramite contratto di leasing o di noleggio a lungo termine, a nome del titolare dell'attività di autoscuola; i suddetti veicoli possono essere utilizzati presso autoscuole facenti capo ad un unico titolare di attività di autoscuola, purché sia rispettato, per ciascuna autoscuola, il numero minimo previsto dalle norme vigenti. Per i motocicli e i mezzi pesanti non si fa riferimento al numero minimo.
I mezzi del parco veicolare devono essere muniti di cambio di velocità manuale o automatico e, ad eccezione di quello necessario per il conseguimento della patente di categoria A e A1, di doppio comando relativo almeno alla frizione e al freno: tali dotazioni devono risultare dalla carta di circolazione.
Tutti i veicoli dovranno avere copertura assicurativa ad uso scuola guida, per quanto riguarda sia le esercitazioni di guida sia l'effettuazione degli esami. I veicoli inseriti nel parco veicolare dovranno riportare un contrassegno con la scritta "SCUOLA GUIDA" avente le caratteristiche previste dall'art. 334 del D.P.R. n. 495/1992. Per l'effettuazione delle esercitazioni e degli esami di guida non potranno essere utilizzati veicoli non presenti nel parco veicolare dell'autoscuola.
I veicoli necessari per il conseguimento della patente di categoria A, A1 e B possono essere utilizzati ad uso privato, purché per essi si rinunci alla agevolazione fiscale sulla tassa di possesso e, per i veicoli necessari per il conseguimento della patente di categoria B, i doppi comandi vengano resi inoperanti.
In caso di documentato guasto dell'unico veicolo utile a conseguire una determinata categoria di patente, l'autoscuola o il centro di istruzione automobilistica possono utilizzare, anche per gli esami, un veicolo conferito in disponibilità da un'altra autoscuola o da un centro di istruzione automobilistica, per un periodo non superiore a trenta giorni, previa comunicazione alla struttura competente in materia di trasporti dell'Ente, che può prorogare detto termine sulla base di motivate e documentate esigenze.
E' altresì ammesso l'uso di veicoli di proprietà dell'allievo, o di terzi che ne hanno autorizzato l'uso, per le esercitazioni, per l'esame per il conseguimento di patenti delle categorie A, A1, delle categorie speciali e della categoria B-E, nonché per le revisioni delle patenti di categoria A1, A e B.
Nel parco veicolare presente in Gestione Autoscuola Pro è possibile creare una dettagliata scheda descrittiva di ogni veicolo in cui registrare il tipo di mezzo, la marca e il modello, la categoria di patente per il cui conseguimento il veicolo è utilizzato, il cambio (manuale o automatico), il tipo di alimentazione (benzina, diesel, elettricità, GPL, ibrida, metano), il numero di targa e di telaio, la data di immatricolazione, il tipo di possesso (proprietà, leasing, locazione senza conducente superiore a 30 giorni), gli estremi dell'atto stipulato per l'acquisto, il leasing o la locazione del mezzo, i cavalli fiscali o kW, la cilindrata, la velocità raggiunta, il numero di posti, la portata massima in tonnellate, il numero di assi, gli impianti e gli accessori in dotazione, la copertura assicurativa, il numero di ruote, il tipo di pneumatici montati e la classe di compatibilità ambientale.
E' inoltre possibile annotare i dati di un eventuale rimorchio o semirimorchio, gli estremi del libretto di circolazione e del certificato di proprietà, gli incidenti subiti e le condizioni attuali del veicolo, anche nel caso in cui sia stato dismesso. Ad ogni mezzo si può associare il relativo proprietario indicandone, oltre al nome, il codice fiscale e il recapito preferenziale. Appositi pulsanti consentono di importare i dati del proprietario dall'archivio del personale didattico e di verificare la correttezza del codice fiscale.
Per inserire una nuova scheda, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi Tipo veicolo, Marca, Modello e Targa sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Duplica è utile se si deve registrare la scheda di un nuovo veicolo che ha molti elementi in comune con quella di un veicolo già in archivio. A tal fine, è sufficiente richiamare la vecchia scheda, premere Duplica, apportare le dovute modifiche nei campi di testo e premere Salva.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, le copie acquisite allo scanner dei documenti dell'automezzo, come il libretto di circolazione, il certificato di proprietà del veicolo e il contratto di assicurazione.
Il dipendente dell'autoscuola addetto all'aggiornamento delle schede dei veicoli dovrebbe costantemente verificare la disponibilità di ciascun mezzo e, a seconda dei casi, mettere o togliere il segno di spunta sulla casella Veicolo disponibile. Così facendo, si potrà trovare immediatamente un veicolo disponibile per una lezione di guida o per altre esigenze nella giornata corrente. Basterà premere il pulsante Disponibili per visualizzare l'elenco di tutti i mezzi nella cui scheda è stata spuntata la suddetta casella.
Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i veicoli dell'autoscuola intestati a un certo proprietario, oppure di quelli di una certa marca o modello. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.
Il software è anche in grado di visualizzare la scheda del veicolo in anteprima, di effettuarne la stampa su carta e di esportarla in formato PDF. L'intero archivio del parco veicolare può essere esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Personale Didattico mette a disposizione un ambiente di lavoro in cui registrare i dati dei dipendenti o comunque di tutto il personale che collabora con la propria autoscuola. Questa app è dotata di funzioni avanzate quali l'invio di e-mail al dipendente, il controllo della validità del codice fiscale, della partita IVA, del numero di carta di credito e del codice IBAN.
Si ricorda che il personale didattico dell'autoscuola è costituito da soggetti abilitati come insegnanti di teoria o istruttori di guida oppure da soggetti che cumulino entrambe le abilitazioni. L'abilitazione è comprovata da apposito attestato ottenuto a seguito di esame. L'autoscuola deve avere a disposizione almeno un istruttore di guida e un insegnante di teoria oppure un soggetto che cumuli entrambe le funzioni. L'autoscuola che intende tenere i corsi per il recupero dei punti della patente di guida deve impiegare personale che abbia svolto l'attività di insegnante di teoria per almeno tre anni nei cinque anni precedenti la data di inizio del corso stesso. L'autoscuola deve disporre, inoltre, di almeno un altro istruttore di guida quando risulti che siano stati iscritti nei registri e direttamente presentati agli esami allievi in numero superiore a 160 nel corso dell'anno solare.
Qualora più sedi di un'autoscuola facciano capo ad un'unica persona fisica o giuridica, società o ente, il titolare dell'autoscuola deve nominare, per ciascuna sede secondaria, un Responsabile didattico, in possesso di idonei requisiti personali e morali. Il Responsabile didattico deve fare parte dell'organico dell'autoscuola quale dipendente o collaboratore familiare ovvero anche, nel caso di società di persone o di capitali, quale rispettivamente socio o amministratore.
Al Responsabile didattico fa capo tutta l'attività connessa all'insegnamento di teoria, all'istruzione alla guida, alla formazione iniziale e periodica, sia degli insegnanti di teoria e degli istruttori alla guida delle autoscuole che dei conducenti professionali, compresa la tenuta dei registri e delle schede, essendo lo stesso responsabile anche dei corsi per il recupero dei punti delle patenti di guida, per il conseguimento del certificato professionale di tipo KB e della carta di qualificazione del conducente, per il conseguimento del certificato di formazione professionale dei conducenti dei veicoli adibiti al trasporto di merci pericolose su strada. Nel caso di autoscuola avente un'unica sede, la figura del Responsabile didattico coincide con quella del titolare dell'autoscuola.
Nell'archivio anagrafico del personale didattico dell'autoscuola è possibile annotare la mansione di ciascun dipendente o collaboratore, la categoria di appartenenza, il livello professionale, la qualifica principale e gli altri titoli posseduti, l'indirizzo di residenza, i giorni e gli orari di disponibilità, i recapiti telefonici di casa, ufficio, cellulare e fax, l'indirizzo e-mail, il recapito preferenziale dove il dipendente desidera essere contattato, il codice fiscale, il numero di partita IVA, gli estremi di un documento di riconoscimento, il numero di carta di credito con relativa data di scadenza, l'IBAN bancario, l'equipaggiamento assegnato nonché le modalità di pagamento. Il campo Note può essere sfruttato per memorizzare ulteriori informazioni di qualsiasi genere relative al dipendente o collaboratore.
La scheda del dipendente consente, inoltre, di registrare i dati riguardanti il contratto firmato con l'autoscuola indicando la data di assunzione e quella della prossima scadenza del rapporto di collaborazione per poter avvisare il lavoratore per la firma del nuovo contratto. Si può tenere traccia del compenso totale pattuito e dell'ammontare della singola rata stipendiale, nonché specificare il tipo di frazionamento che è stato applicato e con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati. Con un solo clic sull'icona del segnale con il punto esclamativo si potrà visualizzare e stampare l'elenco di tutti i contratti in scadenza o già scaduti.
La funzione Allega file consente di associare alla scheda di ciascun dipendente o collaboratore tre file di qualsiasi genere che potrebbero contenere, ad esempio, il contratto di assunzione o la copia acquisita allo scanner del documento di identità.
Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i dipendenti a cui sono state abbinate determinate note oppure dei collaboratori disponibili in certi giorni della settimana o a determinati orari. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.
L'intero archivio del personale didattico è esportabile in Excel, mentre la singola scheda anagrafica può essere stampata su carta.
L'applicazione Registro Corsi è studiata per la gestione dei corsi di insegnamento normali e speciali organizzati dall'autoscuola. Con questa app è quindi possibile tenere traccia di tutti i dati riguardanti i corsi finalizzati alla preparazione dei candidati per il conseguimento delle varie categorie di patenti, del certificato di idoneità alla guida dei ciclomotori, del C.A.P. di tipo KB, della C.Q.C. e del C.F.P., nonché i corsi rivolti all'educazione stradale degli alunni delle scuole di ogni ordine e grado, all'aggiornamento dei conducenti, al recupero dei punti per la patente di guida, del C.A.P. di tipo KB e della C.Q.C., alla formazione iniziale e periodica degli insegnanti di teoria e degli istruttori alla guida delle autoscuole.
Si rammenta che la durata dei corsi di teoria può variare a seconda della tipologia e che le lezioni devono durare almeno un'ora. La determinazione del numero di esercitazioni alla guida, che non devono durare meno di 30 minuti, è lasciata al giudizio del Responsabile didattico dell'autoscuola.
Gestione Autoscuola Pro consente di creare una scheda dettagliata per ciascun corso, aggiornabile in qualsiasi momento, in cui indicare il codice identificativo e la tipologia del medesimo corso, la sede in cui si terranno le lezioni teoriche, il numero totale degli iscritti, i veicoli che saranno impiegati per le esercitazioni di guida, il Responsabile didattico, la data di inizio e di termine corso, i nomi dei frequentatori più assidui, dei rinunciatari o espulsi e degli allievi bocciati all'esame finale, i docenti impiegati, l'orario settimanale, il materiale didattico utilizzato e ogni ulteriore annotazione.
Per inserire la scheda di un nuovo corso, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, compilare i campi di testo e premere Salva. Si tenga presente che i campi Codice corso, Tipologia corso e Responsabile didattico sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
I dati del Responsabile didattico e dei docenti impiegati nel corso possono essere importati dall'archivio del personale didattico utilizzando gli appositi pulsanti presenti a destra dei relativi campi di testo.
Il pulsante Visualizza elenco frequentatori apre una finestra contenente tutti gli allievi iscritti al corso mostrando, per ciascuno di essi, il cognome e nome, il numero e la data di iscrizione, il recapito telefonico, il codice identificativo del corso frequentato, il numero e la categoria della patente conseguita. I dati presenti nell'elenco dei frequentatori sono attinti dal Registro Allievi. Ciò significa che è buona norma archiviare prima i dati del corso, dopodiché bisogna entrare nel Registro Allievi e creare una scheda per ciascun frequentatore. Occorre prestare particolare attenzione al codice identificativo del corso riportato nella scheda di ogni allievo perché è proprio questo dato che consente al software di individuare i frequentatori del medesimo corso. Per avere la certezza di non sbagliare, in fase di creazione delle schede dei frequentatori nel Registro Allievi, conviene importare i dati del corso dal relativo archivio servendosi del pulsante presente a destra del campo riservato al codice identificativo del corso.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere qualsiasi documento riferito al corso.
Una volta salvata la scheda di un corso, è possibile archiviare le lezioni teoriche. Premendo il pulsante Calendario lezioni si apre una finestra che visualizza il riepilogo delle lezioni già tenute e che consente di aggiungere una nuova lezione o di modificarne una già in archivio. Di ogni lezione bisogna indicare la data, l'ora di inizio e di fine, l'argomento trattato, i nomi degli allievi assenti con il relativo numero totale, il docente che ha tenuto la lezione e ogni ulteriore annotazione. Il pulsante Esporta archivio genera un file di Excel con l'elenco completo delle lezioni tenute durante il corso.
E' buona norma aggiungere i dati di una lezione quando la stessa è in corso di svolgimento oppure non appena si è conclusa. L'elenco delle lezioni può essere aggiornato o stampato su carta in qualsiasi momento.
La casella Corso terminato va spuntata quando il corso si è concluso. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un orologio visualizza il riepilogo di tutti i corsi in atto, che può essere stampato su carta.
Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti i corsi di una certa tipologia organizzati dall'autoscuola, oppure di quelli frequentati da un certo allievo o in cui è stato impiegato un particolare docente. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.
La scheda di ciascun corso può essere stampata su carta mentre l'intero archivio può essere esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Registro Allievi è progettata per archiviare le generalità degli allievi iscritti all'autoscuola e i corsi da loro frequentati, nonché per annotare tutte le lezioni di guida impartite a ogni frequentatore. Il registro di iscrizione degli allievi interagisce con il registro dei corsi, in quanto le due app presentano dei campi di testo in comune che possono essere compilati velocemente importando i dati.
Per creare la scheda di iscrizione di un nuovo allievo, bisogna premere il pulsante Nuovo, immettere i dati relativi al corso frequentato e alle informazioni anagrafiche e, infine, premere Salva. Si tenga presente che i campi relativi al codice del corso, alla sua tipologia e al cognome e nome dell'allievo sono a compilazione obbligatoria. Per aggiornare una scheda esistente, bisogna richiamarla nella finestra di lavoro, apportare le modifiche desiderate e premere Salva. Una scheda già registrata può essere richiamata utilizzando la funzione di ricerca o le frecce di scorrimento, le quali consentono di visualizzare il record precedente o quello successivo, oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante Lezioni di guida serve a tenere traccia delle esercitazioni individuali giornaliere di guida frequentate da ciascun allievo. Si ricorda che tali esercitazioni devono avere durata non inferiore a un'ora e non superiore a quattro ore e si possono svolgere nei giorni dal lunedì alla domenica dalle ore 8:00 alle ore 22:00. Si rammenta, inoltre, che non è consentito iscrivere allievi dopo l'inizio di un corso.
Nella scheda di ciascun allievo è possibile indicare il codice e la tipologia del corso frequentato, il numero e la data di iscrizione, gli estremi del foglio rosa, il Responsabile didattico, la data di inizio e di termine corso, i dati anagrafici dell'allievo, gli estremi di un documento di riconoscimento, i recapiti telefonici, l'indirizzo e-mail, gli estremi della patente che l'allievo intende conseguire, le altre patenti possedute, la data e l'esito dell'esame di teoria e di quello di pratica. Ovviamente questi ultimi campi andranno aggiornati a fine corso quando l'esame finale sarà stato sostenuto.
La casella Corso terminato va spuntata nel momento in cui l'allievo ha completato il corso. Il pulsante contraddistinto dall'icona di un orologio visualizza l'elenco di tutti gli allievi in archivio che frequentano corsi ancora in atto.
Qualsiasi altra annotazione relativa all'allievo può essere inserita nel campo Note. Appositi pulsanti consentono di verificare la correttezza del codice fiscale dell'allievo, di inviargli un messaggio e-mail e di importare il nome del Responsabile didattico dall'archivio del personale didattico.
Occorre prestare particolare attenzione al codice identificativo del corso riportato nella scheda di ogni allievo perché è proprio questo dato che consente al software di elencare tutti i frequentatori del medesimo corso. Per avere la certezza di non sbagliare, in fase di creazione della scheda di un frequentatore, conviene importare i dati del corso dal relativo archivio servendosi del pulsante presente a destra del campo riservato al codice identificativo del corso.
Una volta salvata la scheda di un allievo, è possibile archiviare le esercitazioni individuali giornaliere di guida. Premendo il pulsante Lezioni di guida si apre una finestra che visualizza il riepilogo delle lezioni di guida già tenute e che consente di aggiungere una nuova lezione o di modificarne una già in archivio. Di ogni lezione di guida bisogna indicare la data, l'ora di inizio e di fine, la durata complessiva, il veicolo impiegato con il relativo numero di targa, l'istruttore che ha tenuto la lezione e il modulo corrispondente al tipo di lezione.
E' buona norma aggiungere i dati di una lezione di guida non appena la stessa si è conclusa. L'elenco delle lezioni di guida può essere aggiornato o stampato su carta in qualsiasi momento.
Il programma consente di allegare a ciascuna scheda file esterni di qualsiasi genere che potrebbero contenere qualsiasi documento riferito all'allievo del corso, ad esempio la copia digitale del foglio rosa, della patente di guida o dell'attestato di frequenza rilasciato dall'autoscuola.
Il pulsante Trova consente di effettuare ricerche avanzate in archivio funzionanti anche con chiave parziale, ossia indicando una o più parole consecutive contenute nei campi di testo. Per ogni ricerca è possibile utilizzare uno o più filtri contemporaneamente. Ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutti gli allievi che hanno conseguito una specifica categoria di patente, oppure di quelli che hanno ottenuto un certo esito all'esame finale di teoria o di pratica. I risultati di ciascuna ricerca possono essere stampati.
La scheda di ciascun frequentatore può essere stampata su carta mentre l'intero registro degli allievi può essere esportato in un file di Microsoft Excel.
L'applicazione Inventario Attrezzature consente di archiviare le schede tecniche relative agli attrezzi e al materiale didattico di cui la propria autoscuola è equipaggiata, indicando il codice dell'attrezzatura, la marca e il modello, il suo valore in euro, una sua descrizione, il numero di matricola, il tipo di alimentazione, le sue dimensioni, gli estremi del documento di acquisto e la data di acquisto, la ditta fornitrice con relativo titolare e recapito preferenziale, le modalità di utilizzo dell'attrezzo, il numero di telefono per l'assistenza, il nome della persona di contatto, la data di scadenza della revisione, lo stato della garanzia, la situazione dei pagamenti e ogni altra annotazione.
Per inserire una nuova scheda in archivio, è sufficiente fare clic sul pulsante Nuovo, immettere i dati nelle caselle di testo e premere Salva. Per modificare una scheda esistente, basta richiamarla nella schermata di lavoro, cambiare i dati e premere Salva.
Le icone delle frecce permettono di scorrere i vari record dal primo all'ultimo e viceversa oppure di posizionarsi in testa o in coda all'archivio.
Il pulsante In scadenza visualizza l'elenco delle attrezzature la cui revisione sta per scadere. Per sfruttare tale funzione, l'utente deve indicare la data della prossima revisione e con quanti giorni di preavviso desidera essere informato. L'elenco che appare mostra il riepilogo delle revisioni in scadenza e di quelle scadute e non effettuate. Se si desidera visualizzare esclusivamente l'elenco delle revisioni scadute, bisogna servirsi del pulsante Scadute. La casella Revisione effettuata va spuntata se si vuole che la scheda dell'attrezzatura non compaia nei riepiloghi delle revisioni in scadenza o scadute.
Il pulsante Valore totale serve a ottenere il valore complessivo delle attrezzature presenti nell'inventario dall'autoscuola. In questo modo si potrà sapere in ogni momento a quanto ammonta il capitale dell'equipaggiamento in nostro possesso e ciò può servire, ad esempio, a fini assicurativi.
L'applicazione Scadenzario Attività consente di tenere sotto controllo le scadenze giornaliere, mensili o annuali relative a tutte le attività dell'autoscuola e di essere avvertiti al sopraggiungere della data. L'utente può registrare un numero illimitato di scadenze per ciascun giorno.
Le scadenze inserite potranno essere visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora. Per ogni scadenza è possibile stabilire con quanti giorni di anticipo si desidera essere avvisati.
Questo scadenzario può quindi essere utile per programmare le lezioni teoriche e pratiche della propria autoscuola, per fissare appuntamenti con autofficine per effettuare la manutenzione dei mezzi del parco veicolare, per ricordarsi di scadenze relative a pagamenti in entrata o in uscita e così via.
Una volta entrati nella schermata per la gestione delle scadenze dell'anno, si può provvedere a compilare una nuova scheda facendo clic sul pulsante Nuovo. Per salvare una scheda, è necessario indicare almeno la data e l'ora della scadenza, quanti giorni prima si desidera essere avvisati, il nome del responsabile, il suo recapito telefonico preferenziale e una descrizione sintetica della causale della scadenza. I dati del responsabile, della persona da incontrare e del veicolo impiegato possono essere importati dai relativi archivi servendosi dei pulsanti posizionati a destra dei corrispondenti campi di testo.
Se si ha la necessità di inserire in archivio appuntamenti o scadenze relative ad attività che si ripeteranno nel corso dell'anno, dopo aver salvato la prima scheda si può sfruttare la funzione Duplica per trasportare tutti i dati (ad eccezione della data e dell'ora) in un nuovo record. A questo punto bisognerà soltanto esprimere giorno, mese e ora e salvare la nuova scheda.
La casella Appuntamento da confermare va spuntata per indicare che l'appuntamento preso con una certa persona è in attesa di conferma. Il pulsante Da confermare permette di ottenere il riepilogo degli appuntamenti in sospeso mostrando, per ciascuno di essi, la data e l'ora, il nome del responsabile, quello della persona da incontrare, la causale e l'eventuale importo da pagare.
Nello scadenzario è disponibile una funzione di ricerca avanzata che consente di creare riepiloghi delle scadenze utilizzando più criteri di ricerca contemporaneamente. E' possibile, ad esempio, visualizzare l'elenco delle scadenze relative ad un mese specifico, con riferimento ad una determinata persona, eccetera.
E' buona norma aggiornare lo scadenzario ogni volta che viene saldato un pagamento mettendo il segno di spunta sulla casella Pagamento effettuato nella scheda dedicata e salvando i cambiamenti. Il pulsante Da effettuare visualizza l'elenco di tutti i pagamenti non ancora saldati, sia scaduti che non. Per rintracciare nell'elenco la scheda della scadenza da aggiornare, basta usare il nome della persona da incontrare come filtro di ricerca, fare clic sul pulsante Trova e, una volta evidenziata la scadenza nella lista, selezionarla con un doppio clic per richiamare i dati nella finestra di lavoro principale. A questo punto è possibile spuntare la casella Pagamento effettuato e premere Salva per registrare le modifiche.
E' possibile salvare un numero illimitato di scadenze o appuntamenti per ciascun giorno. Le scadenze inserite saranno visualizzate in ordine cronologico in base alla data e all'ora indipendentemente dall'ordine con cui l'utente le ha registrate in archivio. Il pulsante Effettuati visualizza lo storico dei pagamenti saldati in archivio e può essere utile per stampare a fine anno l'elenco di tutti i versamenti effettuati dalla propria autoscuola.
L'applicazione Protocollo Posta è pensata per protocollare in archivi annuali la posta in entrata e in uscita e tutti i documenti interni relativi alla propria autoscuola.
La prima operazione da effettuare per protocollare un documento consiste nell'indicare l'anno solare nell'apposito campo e premere il pulsante Apri per accedere all'ambiente preposto all'inserimento dei dati. Per semplificare l'utilizzo, il software inserisce in automatico l'anno corrente quando si accede all'applicazione. Si capisce che, se si vuole consultare i documenti protocollati negli anni passati, è necessario cancellare l'anno corrente e digitare l'anno di interesse.
Il pulsante Riepilogo protocollo, contraddistinto dall'icona di una tabella a griglia, permette di visualizzare il riepilogo dei documenti registrati in un qualsiasi intervallo di tempo nell'anno solare nonché di esportare lo stesso riepilogo in un foglio di lavoro di Microsoft Excel.
L'applicazione Archivio Pratiche è studiata per gestire i fascicoli relativi ai servizi prestati a favore dei clienti della propria autoscuola. L'operazione da effettuare per creare una nuova pratica è molto semplice. In primo luogo, facendo clic sul pulsante Archivio Pratiche nella schermata di partenza, l'utente avrà accesso ad un ambiente dedicato in cui dovrà indicare l'oggetto per esteso della pratica da creare, la sua tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura del fascicolo e quella di chiusura (quest'ultima da compilare quando la pratica sarà chiusa), lo stato di avanzamento della pratica (aperta, in lavorazione, sospesa, non saldata, chiusa e saldata), una descrizione dei documenti principali che compongono la pratica, l'elenco dettagliato dei documenti associati al fascicolo, il nome del consulente o curatore, i dati del cliente, le informazioni relative ai pagamenti saldati e a quelli da effettuare nonché qualsiasi altra annotazione.
Per inserire in archivio la scheda di nuova pratica, l'utente deve premere il pulsante Nuovo, compilare le caselle di testo relative alle informazioni sul fascicolo e salvare i dati immessi. Per individuare la pratica archiviata senza possibilità di errore, è buona norma descriverla in maniera precisa all'interno del campo Oggetto indicando parole chiave che spieghino bene il suo contenuto. I dati del cliente possono essere importati dal registro degli allievi dell'autoscuola utilizzando il pulsante posizionato a destra del campo del cognome e nome.
L'utente ha la possibilità di allegare file esterni di qualsiasi genere alla scheda di ciascuna pratica. Tali file potrebbero contenere la versione digitale dei documenti principali che compongono il fascicolo. L'elenco dettagliato dei documenti della pratica va inserito nella finestra di lavoro accessibile tramite il pulsante Elenco documenti associati a pratica. Tale elenco può essere visualizzato in anteprima o stampato su carta in qualsiasi momento.
La sezione Associa cartella permette di gestire una cartella abbinata alla pratica corrente in cui conservare le copie acquisite allo scanner dei documenti riferiti alla stessa pratica. Una volta salvata la pratica ed aperta la cartella associata tramite l'apposito pulsante, si può provvedere a posizionare i file al suo interno copiandoli o trascinandoli dalla cartella di origine. Con questa funzione è quindi possibile collegare a ciascuna pratica tutti i documenti che si desidera, dal momento che una cartella ha capienza illimitata.
E' possibile segnalare una pratica come urgente mettendo il segno di spunta nella relativa casella. L'elenco di tutte le pratiche contrassegnate come urgenti potrà essere visualizzato e stampato con pochi clic.
Il programma dispone di una funzione di ricerca per trovare una o più pratiche in archivio utilizzando come chiavi l'oggetto, la tipologia, il numero di protocollo, la data di apertura della pratica, lo stato di avanzamento, la descrizione dei documenti principali, il nome del cliente, il suo codice fiscale, il nome del consulente o curatore, nonché qualsiasi parola presente nel campo delle note. E' possibile effettuare una ricerca utilizzando più filtri contemporaneamente e ciò consente, ad esempio, di ottenere l'elenco di tutte le pratiche appartenenti ad una certa tipologia e che sono in uno specifico stato di avanzamento.
Appositi pulsanti consentono di stampare la scheda informativa di una singola pratica o di visualizzarne il contenuto in anteprima. Se si desidera stampare l'intero elenco delle pratiche archiviate, si può utilizzare la finestra di ricerca, che dispone di una funzione di stampa, oppure esportare l'archivio in Microsoft Excel. Come è facile intuire, l'esportazione in Excel consente anche di condividere i dati con chi non possiede Gestione Autoscuola Pro.
Tutti gli archivi di Gestione Autoscuola Pro possono essere esportati in un file di Microsoft Excel utilizzando una semplice funzione accessibile con pochi clic del mouse. Il foglio di Excel generato potrà essere aperto con qualsiasi applicazione in grado di gestire i file in formato XLS (ad esempio, con Open Office, Libre Office o Microsoft Office).
Gestione Autoscuola Pro può essere utilizzato anche su chiavetta USB. A tal fine, basta copiare la cartella del programma su pen-drive e fare doppio clic sull'icona dell'applicazione per eseguirla. La copia della cartella su dispositivo esterno è anche il metodo più veloce per effettuare il backup di tutti gli archivi.
Gestione Autoscuola Pro, in definitiva, risolve egregiamente i problemi di gestione della propria autoscuola consentendo di avere a portata di mano la situazione del parco veicolare, lo storico di tutti i corsi programmati negli anni, il registro di iscrizione degli allievi, lo scadenzario degli impegni, le pratiche da assolvere e quelle già assolte e molto altro. L'utente resterà piacevolmente sorpreso nel constatare come il software richieda tempi di apprendimento praticamente nulli.
Gestione Autoscuola Pro è concesso in licenza d'uso al prezzo di euro 199,00 (centonovantanove/00). Per le spese di spedizione del CD tramite raccomandata, aggiungere euro 15,00 (quindici/00). Nessuna spesa di spedizione è dovuta se si preferisce scaricare il software e la fattura da Internet.
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