Archiviazione Elaborati
La documentazione consegnata periodicamente dal Cliente (vedi att. 10) viene raccolta in apposita cartellina "documenti da registrare" (per le persone fisiche viene distinta tra documenti contabili e documenti per dichiarazione) identificata con il nome/ragione sociale/codice del Cliente
Al termine del processo di elaborazione, l’incaricato della tenuta della contabilità ha la responsabilità di archiviare tutti i documenti registrati (in ordine di registrazione) in appositi raccoglitori come definito nella apposita istruzione operativa (IO 02)
Sul frontespizio del raccoglitore deve essere indicato il nome/ragione sociale/codice del Cliente, il tipo di documenti in esso contenuti, l’anno di riferimento
Tali raccoglitori vengono archiviati nell’"Archivio Generale" suddivisi per Cliente e per anno
In appositi archivi distinti per Cliente vengono conservati, per un periodo almeno pari alle disposizioni di legge vigenti, i libri sociali e registri obbligatori (registri IVA, registro beni ammortizzabili, libro giornale, verbali assemblee, verbali consiglio di amministrazione, etc.).
Qualora siano prelevati documenti, chi ha effettuato il prelievo deve documentarlo con l’apposita scheda di prelievo (DR 26/PG 01).Per la documentazione ed i libri e/o registri che vengono consegnati al Cliente, chi effettua la consegna deve documentarla per iscritto (vedi att. 31).
Tali criteri di archiviazione e l’identificazione su ogni raccoglitore mediante :
nominativo/ragione sociale e/o codice del cliente;
tipologia di documenti in esso contenuti;
anno di riferimento,
e la disposizione negli archivi, per Cliente e per anno/i di riferimento, garantiscono in ogni momento la rintracciabilità della documentazione di ciascun Cliente.
4.5 - 4.8 - 4.15
DR 26/PG 01