La differenza tra sintomi e problemi in azienda - Studio NOVARO Imperia
Un modo sofisticato per affrontare e risolvere un problema
In ambito medico, è facile capire la differenza tra il trattamento dei sintomi e e quello per la guarigione. Certo, quando ti sei rotto un polso e hai un gran dolore e l'unico tuo desiderio è quello di alleviare immediatamente la sofferenza (sintomo)! Tuttavia, l'assunzione di antidolorifici non ti farà guarire il polso, sarà necessario procedere all'ingessatura che è terapia corretta per ottenere dopo un certo lasso di tempo la vera guarigione.
Ma quando si tratta di un problema di lavoro, come si fa? Eliminare immediatamente i sintomi? Oppure bisogna riflettere e considerare se in realtà esiste un problema più profondo?
Se, invece, ti fermi un attimo per analizzare il problema più in profondità potrai capire il motivo per cui si verifica e sarà quindi ti sarà possibile correggere i sistemi sottostanti ed i processi che lo causano.
E' una tecnica famosa e spesso utilizzata per aiutare le persone a rispondere alla domanda del perché il problema si è verificato.
In altre parole il metodo cerca di identificare l'origine di un problema ed in particolar modo:
1. Determinare ciò che è accaduto.
2. Determinare il perché è successo.
3. Capire cosa fare per ridurre la probabilità che possa accadere di nuovo.
La RCA presuppone che i sistemi e gli eventi siano correlati. Un'azione in un'area produce un'azione in un altra area, e poi in un altra, e così via.
E' necessario quindi risalire alla causa originaria scoprire come il problema si sia generato e come è potuto diventare il problema che si sta affrontando.
1. Le cause fisiche - qualità e tipi di materiali, materiali o macchinari in qualche modo difettosi (per esempio, i freni di una macchina ha smesso di funzionare).
2. Errori umani - Persone che ha fatto qualcosa di sbagliato, o non fatto quanto era necessario (ad esempio, mancato riempito il liquido dei freni, che ha causato il mancato funzionamento dei freni).
3. Cause organizzative - Un sistema di processo, una mancata programmazione o una strategia sbagliata utilizzata per prendere decisioni (ad esempio, più persona erano responsabili della manutenzione dei veicoli, e tutti davano per scontato qualcun altro avesse riempito il serbatoio del liquido dei freni).
La Root Cause Analysis analizza tutti tre i tipi di cause. Si tratta di indagare sugli effetti negativi dei modelli utilizzati, trovando difetti nascosti nel sistema, e scoprire azioni specifiche che hanno contribuito al problema. In questo modo la RCA rivela molto spesso più di una causa principale.
È possibile applicare Root Cause Analysis per quasi situazione.
Le cinque fasi della RCA
• Cosa vedi succedendo?
• Quali sono i sintomi specifici?
• Che prove hai che il problema esiste?
• Da quanto tempo esiste il problema?
• Qual è l'impatto del problema?
È necessario analizzare approfonditamente una situazione attuale prima di poter passare ad esaminare i fattori che hanno contribuito al problema.
Uno strumento utile in questa fase è CATWOE . Con questo processo, si osserva la stessa situazione da diversi punti di vista: i clienti, le persone (attori) che implementano le soluzioni, il processo di trasformazione che è interessato, la vision, l'autore del processo, i fattori ambientalii.
• Quale sequenza di eventi ha portato al problema?
• In quali condizioni si verifica il problema?
• Quali altri problemi sono connessi al verificarsi del problema principale?
Durante questa fase, bisogna identificare tutte le possibili cause che hanno originato il problema. Troppo spesso, le persone identificano uno o due fattori e poi si fermano senza cercarne altri. Non è sufficiente! Con la RCA, non si vuole trattare solo le cause più evidenti - si vuole scavare più a fondo.
Per fare questo puoi utilizzare seguenti strumenti:
• Appreciation (Situational) - Utilizzare i fatti e chiede "E allora?" per determinare tutte le possibili conseguenze di un fatto.
• 5 Whys - Chiedersi "Perché?" fino ad arrivare alla radice del problema.
• Drill Down - scomporre un problema in piccole parti dettagliate per capire meglio il quadro generale.
• Cause and Effect Analysis - Creare un grafico di tutte le possibili causale per visualizzare dove il problema si è originato.
• Perché esiste questa causa?
• Qual è la vera ragione per cui si è verificato il problema?
Utilizzare gli stessi strumenti utilizzati nella fase 3 per identificare l'origine di ogni causa.. Questi strumenti sono progettati per incoraggiarvi a scavare più a fondo ad ogni livello di causa ed effetto.
Fase Cinque: scegliere ed verificare le soluzioni
• Cosa si può fare per evitare che il problema si ripresenti?
• Quale sarà la soluzione da attuare?
• Chi sarà responsabile?
• Quali sono i rischi di implementazione della soluzione?
Analizzare le cause-effetto del processo e individuate le modifiche necessarie dei vari sistemi. E 'anche importante che si preveda in anticipo gli effetti della soluzione.
In questo modo, è possibile individuare ed evitare potenziali problemi prima che si verifichino.
Un modo per farlo è quello di utilizzare Failure Mode and Effects Analysis (FMEA). Questo strumento si basa sul concetto di analisi del rischio per individuare i punti in cui una soluzione potrebbe fallire.
il FMEA è anche un ottimo sistema per verificare ed implementare in tutta l'organizzazione. i processi che utilizzano FMEA fin dall'inizio avranno meno probabilità essere problematici di quelli che avranno bisogno della Root Cause Analysis in futuro.
l' Impact Analysis, che analizza l'impatto del cambiamento è un altro utile strumento che si può utilizzare aiutandovi ad esplorare le possibili conseguenze positive e negative di un cambiamento di alcune parti di un sistema o di un'organizzazione.
Un altro interessante strategia da adottare è Kaizen. Il concetto è che continui piccoli cambiamenti creano un miglioramento generale del sistema.
Root Cause Analysis è un processo utile per comprendere e risolvere un problema capendo quali eventi negativi si sono verificati per poi identificare i problemi che io hanno generati. Infine, determina soluzioni per risolverli.
Carlo Bartolomeo Novaro Professional Coach ICF - Commercialisti Imperia - Liguria - Italia