למה הארגון שלך צריך מיקור חוץ לתשתיות ניהול?
כל מנהל עסק מגלה כי בשלב מסוים עליו לחשוב מחדש על שיטות הניהול שלו. כשמדובר בעסק קטן, לעתים ניתן להסתפק בגורם ניהולי אחד, אך מרגע שהעסק מתחיל לגדול, יש לעתים צורך באמצעים נוספים שיתרמו.
כל מנהל עסק מגלה כי בשלב מסוים עליו לחשוב מחדש על שיטות הניהול שלו. כשמדובר בעסק קטן, לעתים ניתן להסתפק בגורם ניהולי אחד, אך מרגע שהעסק מתחיל לגדול, יש לעתים צורך באמצעים נוספים שיתרמו לאפקטיביות ולפרודוקטיביות שלו. בחייו של כל בית עסק מגיע השלב שבו יש לשקול סיוע של מיקור חוץ לתשתיות ניהול.
מדוע לבחור במיקור חוץ לתשתיות ניהול
כל בעל עסק יודע שעל מנת להצליח בתחום שהוא בחר בו, עליו להיות עם האצבע על הדופק. מדי יום ישנם אינספור עניינים שוטפים המחייבים את ההתייחסות שלו, ומדי פעם נדרש מנהל העסק להתמודד גם עם משברים המחייבים טיפול מיידי. לעתים קורה שבשל הצורך לטפל במצב דחוף זה או אחר, בעל העסק אינו יכול להתפנות לטפל בתשתית ה-IT של העסק, או אפילו למנות גורם מקצועי שיכול לדאוג לכך. התמיכה בתשתיות הניהול היא עניין המחייב מעקב תמידי, במיוחד בעולם שבו קיימים איומים בלתי פוסקים על מערכות המחשוב של בית העסק. מנהל עסק שאינו מוצא את הזמן לטפל בתשתיות הניהול שלו ואינו ממנה גורם מקצועי שיטפל בכך, עלול לגלות כי בבוא העת יהיה עליו לפתור משברים רבים שהם תוצאה ישירה של הזנחה מסוג זה. כי למנוע מקרים אלו, מומלץ לשקול מיקור חוץ לתשתיות ניהול.
התמקדות בניהול העסק
כל בעל עסק המנסה לנהל את התשתית שלו באופן עצמאי, מגלה מהר מאוד את האמת הפשוטה: ניהול התשתית הוא עסק בפני עצמו, והוא נוטה לגזול זמן רב ומשאבים יקרים. ככל שהעסק גדל, כך גם גדלה רמת ההשקעה הנדרשת בתשתית. אם קודם לכן היה די במרכזיה אחת שתנהל את מערך השיחות הנכנסות, הרי שעם הזמן (בהנחה שהעסק משגשג) יהיה צורך כבר במוקדי שירות שלמים. בעל עסק הנדרש לעסוק בנושאי תשתית ובניהול של כל פרט בתחום זה, יגלה כי אין בידיו זמן מספק לדאוג לפיתוחו ולקידומו של העסק. מיקור חוץ לעומת זאת, יאפשר לפנות זמן יקר לפיתוחה של אסטרטגיה עסקית. וכפי שכבר איש חכם אחד אמר – "זמן זה כסף".
מנהלים רבים שכבר קיבלו את ההחלטה לשכור את שירותיו של כוח עזר, מתלבטים בין העסקה ישירה לבין שימוש במיקור חוץ. העסקה ישירה יתרונותיה בצידה, אך מבחינת העלות הכספית, ברוב המקרים מיקור החוץ יהיה משתלם הרבה יותר. מנהל עסק הבוחר להעסיק עובדים באופן ישיר נדרש להקצות להם עמדת עבודה במשרד, ולדאוג לתנאי השכר ולתנאים הסוציאליים שלהם. קודם לכך, הוא הליך גיוס שעלול להיות מתיש וארוך לעתים קרובות, ולגזול זמן יקר וכסף רב. בעל העסק צריך גם לדאוג להכשרתם של העובדים החדשים, ולעתים עוברת תקופה לא קצרה עד לקליטתו המלאה של העובד ולהפיכתו לפרודוקטיבי. לעומת זאת, הבחירה במיקור חוץ מאפשרת להעביר לגורם חיצוני את האחריות לגיוסם של עובדים חדשים ולהכשרתם. בעת הצורך ניתן גם להחליף את חברת מיקור החוץ מבלי שהדבר יגרום לזעזועים בבית העסק.
בחירה במיקור חוץ לתשתיות ניהול מאפשר גם לייעל את מערך התמיכה ולקצר את זמן התגובה כשמתעורר הצורך לטפל בבעיות שונות. בשל אופי עבודתן, חברות מיקור חוץ מקפידות בדרך כלל להישאר מעודכנות בכל הנוגע לחידושים האחרונים בתחום התשתיות. על כן, יהיה בכוחן לספק שירותי IT סדירים ולדאוג לעדכונים של התוכנות השונות ושל אמצעי האבטחה של בית העסק. כך סביבת העבודה של העסק תהפוך ליעילה הרבה יותר, וגם רמת האבטחה של העסק תעלה באופן משמעותי.
יתרון משמעותי נוסף לשימוש במיקור חוץ לתשתיות ניהול הוא נושא הגמישות. כיום עולם העסקים ועולם המחשוב הופך ליותר ויותר דינמי, וזמן התגובה של העסק נקבע בהתאם. עובדים המועסקים בהעסקה ישירה יתקשו לעתים לפנות זמן עבודה יקר, במיוחד במקרים שבהם הם נאלצים להתמודד עם משימות רבות. לעומת זאת, צוות מיקור חוץ שיועד לטפל בתחום הספציפי הזה, יהיה זמין הרבה יותר, ויוכל לתת מענה מהיר ללא עיכובים.
בשורה התחתונה, מומלץ כי כל מנהל עסק יבצע מדי פעם בחינה של מצב תשתיות הניהול שלו, וינסה לבדוק האם מיקור חוץ עשוי לייעל ולשפר את תפקודו של העסק.