חיים קליר ושות': התקופות המינימליות לשמירת מסמכים
התקופות המינימליות לשמירת מסמכים
7 במאי 1995 (ז' באייר התשנ"ה)
התאחדות חברות הביטוח חיים בע"מ
שדרות רוטשילד 39
תל - אביב 66883
הנדון: הוראת המפקח על הביטוח - לגבי פוליסות ביטוח חיים
עקב תלונות ציבור רבות, נוכחנו לדעת שחברות הביטוח אינן שומרות מסמכים מתחילת קיום הפוליסות, מסמכים הנדרשים ע"י מבוטחים לצרכי בירור ומידע.
אנו רואים את שמירת המסמכים ומסירת מידע רלוונטי למבוטחים כדרישה של ניהול תקין וקיום התחייבויות מבטח בהתאם לסעיף 65 בחוק הפיקוח על עסקי ביטוח התשמ"א - 1981.
הוראות חוק אחרות החלות לעניין זה (לרבות פקודת מס הכנסה) משמשות מבחינתנו נקודת התייחסות אך לא בהכרח ממצות את החובה האמורה.
מובן ששמירת מסמכים לצורך קיום הוראות כל דין מהוה חובה גם מבחינת ניהול תקין והתחייבויות מבטח.
על חברות הביטוח לשמור את כל המידע הרלוונטי, כפי שיפורט בהמשך, לכל הפוליסות החדשות והקיימות (כולל המסולקות) מתחילת הביטוח ועד לקרות אחד מהמקרים הבאים: תום תקופת הביטוח, קרות מקרה הביטוח, פדיון וביטול הפוליסה.
בנוסף, לאחר קרות מקרה הביטוח, פדיון הפוליסה או תום תקופת הביטוח (כולל של הפוליסות המסולקות). אנו רואים את תקופת ההתיישנות לעניין שמירת המסמכים של פוליסות ביטוח חיים, לתקופה של 7 שנים עפ"י סעיף 5 בחוק ההתיישנות תשי"ח - 1958.
לנוכח קיומן של מערכות מחשב משוכללות עם דיסקים אופטיים, שאינן יוצרות עומס על הפעילות השוטפת של מערכת המחשב, איננו רואים בעיה בשמירת רשומות.
לכל פוליסה בגינה קיימת התחייבות המבטח, עליו להחזיק תיק בו שמורים כל המסמכים העקריים הקשורים לפוליסה לרבות הצעת הביטוח, הצהרת המבוטח, מסמכי חיתום ובדיקות רפואיות וכן פירוט כל התנועות בפוליסה, כולל תקבולי פרמיות, הלוואות, הודעות פיגור בתשלומים (עפ"י סעיף 15(א) לחוק חוזה הביטוח התשמ"א - 1981) בקשה לסילוק או לביטול הפוליסה וכו'.
אספקת מידע ללקוח בגין הפוליסה וסיוע בידיו בנתונים הנדרשים ע"י רשויות אחרות הם חלק מהשרות שמחוייב בו המבטח (ואין הוא יוצא ידי חובתו בהסתמכות על סוכנים).
המבטח רשאי לגבות תשלום סביר עבור אספקת מידע מעבר להתחייבויותיו עפ"י תקנות הדיווח למבוטחים.
יאיר קריידמן
העתק: מר מאיר שביט, הממונה על שוק ההון, ביטוח וחסכון
מר מיכה וינטר, סגן בכיר לממונה על שוק ההון, ביטוח וחסכון
גב' דפנה קאופמן, אקטוארית
מר רמי כשריאל, אקטואר בכיר