﻿ איתור מוטבים -נוהל אוצר
איתור עמיתים איתור מוטבים וכן החזר כספים
נוהל האוצר אגף שוק ההון
בתוקף סמכותי לפי תקנות 2, 3, ו-5 לתקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (איתור עמיתים ומוטבים), התשס"ט-2009 (להלן – התקנות), סעיפים 39(ב) ו- 40 לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל), התשס"ה-2005 (להלן – חוק הפיקוח על קופות גמל), סעיף 2(ב) לחוק הפיקוח על שירותים פיננסיים (ביטוח), התשמ"א-1981 ולאחר התייעצות עם הועדה המייעצת, הריני להורות כדלקמן:
חוק הפיקוח על קופות גמל קובע, בין היתר, כי בניהול נכסי קופת גמל, במתן שירות לעמיתיהן ובמילוי שאר תפקידיה לפי הוראות החוק, תפעל החברה המנהלת באמונה ובשקידה לטובת כל אחד מהעמיתים, תנהג בזהירות וברמת מיומנות שנאמן מיומן היה נוהג בהן בנסיבות דומות, ותנקוט את כל האמצעים הסבירים לשם שמירה על נכסי קופות הגמל שבניהולה ועל הזכויות הנובעות מנכסים אלה (להלן – חובת הנאמנות).
חובת הנאמנות והחובה לשמור על עניינם של עמיתי קופות הגמל וכן החובה לשמור על עניינם של המבוטחים מחייבת את הגופים המוסדיים לשמור על קשר שוטף ורציף עם כל העמיתים והמבוטחים שאת כספיהם הם מנהלים במטרה לאפשר להם לקבל החלטות מושכלות בזמן אמת באשר לכספם. לעיתים, מתעוררים מצבים בהם הקשר בין הגוף המוסדי לבין העמית או המבוטח משתבש או אף מנותק מסיבות שונות לרבות פטירת העמית ועל הגוף המוסדי לדאוג ליצור קשר עם העמית או המבוטח וכן עם המוטב, לפי העניין.
בעניין זה קובע סעיף 24 לחוק הפיקוח על קופות גמל רשאי שר האוצר לקבוע הוראות לעניין הצעדים והפעולות שעל חברה מנהלת לנקוט לשם איתור עמיתים שהקשר עמם נותק ולשם איתור מוטבים לאחר מותו של עמית. הוראות התקנות בעניין זה הוחלו גם על מוטבים של עמיתים או של מבוטחים, לפי העניין ובין היתר נקבעה ההוראה כי גוף מוסדי ייזום הליך של חקירה ובדיקה וכן יפעל בשקידה סבירה לאיתור העמיתים או המבוטחים וכן המוטבים כאמור.
לצורך הבטחת יישום שוטף ותקין של הוראות התקנות ומכוח הסמכויות הכלליות הניתנות לממונה על שוק ההון, ביטוח וחסכון במשרד האוצר בחוק הפיקוח על קופות גמל ובחוק הפיקוח על הביטוח הוסמך הממונה לקבוע הוראות משלימות לעניין זה. הוראות אלה מוסדרות במסגרת חוזר זה.
מטרת חוזר זה הינה יצירת מנגנון אפקטיבי וישים אצל הגופים המוסדיים, לאיתור עמיתים שהקשר עימם נותק ולאיתור מוטבים לאחר מותו של עמית, וכן יידוע העמיתים או המוטבים כי קיימים כספים להם הם זכאים.
3. פעולות לעדכון נתונים אודות העמיתים
הגוף המוסדי יפנה למרשם האוכלוסין במשרד הפנים כאמור בתקנה 2 לתקנות לצורך אימות פרטי הזיהוי הבסיסיים אודות העמיתים שאת כספיהם הוא מנהל. הפניה כאמור תכלול התחברות למאגר המידע שברשות מרשם האוכלוסין בשיטת "ניהול אוכלוסייה".
הגוף המוסדי יעדכן ברשומותיו את פרטי הזיהוי הבסיסיים אודות כל העמיתים שאת כספיהם הוא מנהל תוך עשרה ימי עסקים ממועד קבלת הנתונים ממרשם האוכלוסין. הגוף המוסדי יעדכן את מען העמית רק בהתקיים אחד מאלה:
3.1. המען של העמית אינו מופיע ברשומות הגוף המוסדי.
3.2. עמית שתכתובת הדואר שנשלחה אליו עונה על הגדרת דואר חוזר.
3.3. עמית שחשבונו רדום – יוסיף הגוף המוסדי את מען העמית שקיבל ממרשם האוכלוסין לרשומותיו, מבלי לשנות את מען העמית הקיים ברשומותיו.
4. קביעת נוהל עבודה לאיתור עמיתים שהקשר עימם נותק
הגוף המוסדי יקבע נוהל עבודה מפורט (להלן – הנוהל) לגבי הפעולות שבהן ינקוט לאיתור כלל העמיתים שהקשר עמם נותק לרבות הדרך והמועדים לביצוע כל אחת מפעולות אלה. פרק הזמן שיוקצה לביצוע כלל הפעולות המפורטות בנוהל לא יעלה על שנה אחת כקבוע בתקנה 3 לתקנות. במסגרת הנוהל יכלול הגוף המוסדי את הפעולות המפורטות בתקנה זו וכן, בין היתר, פנייה לעמית שהקשר עמו נותק על סמך המידע העדכני שהתקבל אצלו אשר תכלול:
4.1. בקשה מהעמית ליצור קשר עם הגוף המוסדי בהקדם באחת מן הדרכים שיפורטו במסגרת הפנייה.
4.2. הבהרה לעמית כי במידה והעמית לא ייצור קשר עם הגוף המוסדי, תועבר יתרת הכספים הרשומה על שם העמית לניהול האפוטרופוס הכללי בהתאם לתנאים שנקבעו בתקנות.
5. קביעת נוהל עבודה לאיתור מוטבים לאחר קבלת הודעה על פטירת עמית
הגוף המוסדי יקבע נוהל עבודה מפורט לגבי הפעולות שבהן ינקוט לאיתור כלל המוטבים של עמיתים שנפטרו לרבות הדרך והמועדים לביצוע כל אחת מפעולות אלה. פרק הזמן שיוקצה לביצוע כלל הפעולות המפורטות בנוהל לא יעלה על שנה אחת כקבוע בתקנה 4 לתקנות. במסגרת הנוהל יכלול הגוף המוסדי את הפעולות המפורטות בתקנה זו וכן, בין היתר, פנייה למוטבים על סמך המידע העדכני שהתקבל אצל הגוף המוסדי אשר תכלול:
5.1. בקשה מהמוטבים ליצור קשר עם הגוף המוסדי בהקדם באחת מן הדרכים שיפורטו במסגרת הפנייה.
5.2. הבהרה למוטבים כי במידה ולא ייצרו קשר עם הגוף המוסדי, תועבר יתרת הכספים מחשבון העמית שנפטר לניהול האפוטרופוס הכללי, תוך ציון התאריך שבו יועברו הכספים בהתאם לקבוע בתקנות.
6. קביעת כללים להעברת כספים לידי האפוטרופוס הכללי
6.1. חצי שנה לפני המועד להעברת כספים של עמית שהקשר עמו נותק או של עמית שנפטר לניהול האפוטרופוס הכללי כקבוע בתקנה 5 לתקנות, ישלח הגוף המוסדי לאפוטרופוס הכללי הודעה אודות העמית שהקשר עמו נותק או העמית שנפטר אשר כספיו עתידים להיות מועברים אל האפוטרופוס הכללי. הודעה כאמור תכלול את שמו הפרטי של העמית, שם משפחתו, מספר תעודת הזהות שלו, יתרת הכספים בחשבונו בקופה וכן פרטים אודות הכספים בחשבון.
6.2. במועד העברת הכספים לידי האפוטרופוס הכללי כקבוע בתקנה 5 לתקנות, יעביר הגוף המוסדי אל האפוטרופוס הכללי את הנתונים והמסמכים המפורטים להלן:
א. מלוא הפרטים שברשות הגוף המוסדי אודות חשבון העמית, בקובץ שבו טבלאות אקסל כמפורט בנספח 1 להלן והעתק מכל המסמכים המצויים ברשותו אודות חשבון זה. במקרים בהם הגוף המוסדי מותיר נתון חסר במי מהטבלאות, יוסיף הגוף המוסדי את הטעמים אודות חסרונו של הנתון וכן תיאור של כל הפעולות שביצע לצורך איתור הנתון החסר.
ב. העתק מהנהלים שקבע לעצמו הגוף המוסדי לאיתור עמיתים ומוטבים לפי חוזר זה.
ג. תצהיר של מנכ"ל הגוף המוסדי כי הגוף המוסדי ביצע את כל הפעולות המפורטות בתקנות, בחוזר ובנהלים.
6.3. הגוף המוסדי יענה לכל בקשה להעברת מידע או אסמכתאות של האפוטרופוס הכללי לצורך ניהול הכספים המועברים אליו ויעביר לו כל מידע שעשוי לסייע באיתור העמיתים או המוטבים, לפי העניין ובהתאם להוראות כל דין.
6.4. איתור עמיתים או מוטבים במהלך התקופה בה נמצאים הכספים בידי האפוטרופוס הכללי: במידה ואותרו העמית או המוטב על ידי הגוף המוסדי ובמועד האיתור נמצאו הכספים בידי האפוטרופוס הכללי, יודיע הגוף המוסדי לאפוטרופוס הכללי בכתב, תוך 7 ימי עסקים מן המועד שאותר העמית או המוטב, ויָפנה אליו את העמית או המוטב, לפי העניין. מובהר בזאת כי העמית או המוטבים יידרשו להמציא לאפוטרופוס הכללי אישור על ניכוי מס במקור מפקיד שומה כתנאי לשחרור הכספים על-ידי האפוטרופוס הכללי.
7. נוהל דיווח תקופתי לממונה
הגוף המוסדי ישלח לממונה דיווח שנתי ממוכן אודות עמיתים שהקשר עימם נותק וכן אודות עמיתים שנפטרו, כמפורט להלן:
7.1. קובץ Excel אשר באמצעותו יש להגיש את הדיווח (להלן - קובץ הדיווח) יוצג באתר האינטרנט של אגף שוק ההון, ביטוח וחיסכון (להלן - האתר).
7.2. דיווח המכיל נתונים במתכונת של נספחים 2(א) ו-2(ב) להלן (להלן - הדיווח) יוגש לממונה אחת לשנה, ולא יאוחר מיום 31 במרס לגבי השנה שחלפה, באמצעות קובץ אלקטרוני לכתובת: This e-mail address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. .
7.3. לפני כל הגשת דיווח כאמור בסעיף קטן (ב), יש להוריד מהאתר קובץ דיווח מעודכן. לא יתקבל קובץ סרוק או מועתק משנה אחרת, קובץ שנבנה באופן עצמאי או קובץ PDF.
7.4. מועד קבלת הדיווח ייחשב המועד בו התקבל דיווח תקין במערכת.
7.5. שם הדיווח, שיוגש כקובץ, יהיה כדלקמן:
xamitim_xxxxxxxxx_2010.xls כאשר:
1) x מציין את האות הראשונה - p/g/b בהתאם לפירוט הבא:
p - עבור חברה מנהלת של קרנות פנסיה.
g - עבור חברה מנהלת של קופות גמל.
b - עבור חברות ביטוח.
2) לאחר האות הראשונה וברצף תבוא המילה amitim.
3) xxxxxxxxx - מציין את מספר הזיהוי של החברה.
4) שנת הדיווח.
5) סיומת הקובץ תהיה xls.
לדוגמה: שם קובץ של חברה מנהלת של קופות גמל בגין דיווח עבור שנת 2010:
gamitim_123456789_2010.xls
8. פעולות שוטפות שיינקטו על-ידי הגוף המוסדי
לצורך הבטחת ישום שוטף ותקין של הוראות חוזר זה, ינקוט הגוף המוסדי בפעולות הבאות:
8.1. דירקטוריון הגוף המוסדי יקיים דיון תוך חודש ימים, מן המועד שקבע את הנוהל, לצורך אישורו והוא ימנה גורם שיהיה אחראי ליישום הוראות הנוהל והוראות התקנות וחוזר זה.
8.2. דירקטוריון הגוף המוסדי יקיים מידי שנתיים דיון בדבר עמידתו בכל דרישות התקנות וחוזר זה ובדבר יישומם.
8.3. הגוף המוסדי יבדוק מידי שלוש שנים במסגרת תכנית הביקורת השנתית את ביצוע הנוהל ועמידתו בכל דרישות התקנות וחוזר זה.
8.4. הגוף המוסדי יצמצם ויגביל את ההרשאות לביצוע פעולות כלשהן בחשבונות העמיתים שהקשר עמם נותק ובחשבונות עמיתים שנפטרו, למעט פעולות מסוימות שאותן אישר בכתב האחראי ליישום הוראות הנוהל והוראות התקנות וחוזר זה.
8.5. פרסום באתר האינטרנט של הגוף המוסדי:
א. הגוף המוסדי, יפרסם באתר האינטרנט שלו, כאמור בתקנה 3 לתקנות, ממשק משתמש, אשר יאפשר לעמית שהקשר עימו נותק לבדוק באמצעות הקשת מספר תעודת זהות, האם קיימים אצל הגוף המנהל כספים השייכים לאותו עמית; הממשק לא יאפשר לעמית לקבל כל מידע נוסף אודות חשבונו בקופה אצל הגוף המנהל או סכום הכספים הנמצאים בחשבון אלא לקבל מענה על השאלה אם קיימים כספים כאמור, אם לאו; הגוף המוסדי יעשה שימוש במנגנוני הגנה שימנעו פריצה לממשק זה או שימוש בו שלא על ידי בני אדם (מנגנון CAPTCHA וכדו').
מובהר בזאת כי הגוף המוסדי יקים ממשק משתמש באמצעות שרת חיצוני המנותק מכל המערכות התפעוליות שלו.
ב. אתר האינטרנט של הגוף המוסדי יעודכן אחת לרבעון על סמך הנתונים המעודכנים אצל הגוף המנהל.
10.1. תחילתו של חוזר זה ביום תחילתן של תקנות הפיקוח על שירותים פיננסיים (קופות גמל) (איתור עמיתים ומוטבים), התשס"ט-2009.
10.2. על אף האמור בסעיף 10.1 לעיל:
א. הגוף המוסדי יבצע את האמור בסעיפים 4 ו-5 בחוזר זה תוך חודש ימים ממועד תחילתו של חוזר זה.
ב. הגוף המוסדי יבצע את האמור בסעיף 8.4 בחוזר זה תוך חודש ימים ממועד תחילתו של חוזר זה.
11. ביטול תוקף
חוזר ביטוח 10/2003 - בטל.