36d5b264ece003d1660fdd9491e0e581
hvilke møder skal jeg deltage i?
blivprojektleder.dk
2020.34
kort fortalt så skal du deltage i alle møder, som giver dig værdi. men det er ikke altid lige nemt at finde ud af, hvilke møder der giver værdi for hverken dig selv eller andre. men bare rolig, det er netop dette, som vi skal kigge på i dette indlæg.
63031bec232a0e82f3a22c524a0c0388
hvem skal med til mødet?
blivprojektleder.dk
2020.34
tag nu et kig på målet med mødet, og bedøm, er det alle i projektgruppen, som skal med til mødet, eller kun nogen af dem, og hvem skal ellers med til mødet? husk som udgangspunkt kun at invitere dem, som det giver mening at invitere alt for ofte, ender man med at invitere folk, som ikke er relevant for mødet, og som måske endda slet ikke skal være med til at tage beslutningen. for dem er det bare spild af tid, og for i andre er de bare “støj” under diskussionerne under mødet.
6cda4f7a7681397e8b967d79ff6612fc
hvad skal deltagerne vide for at kunne tage en beslutning?
blivprojektleder.dk
2020.34
du ved, hvad målet med mødet er, og du ved, hvem der er med til mødet. så langt, så godt. nu skal du til at reflektere over, hvad du skal stille til rådighed for deltagerne for at kunne tage en beslutning i løbet af mødet. sørg for at have disse informationer med i mødeindkaldelsen, de skal med andre ord allerede være klar, når du indkalder til mødet.   
  
det varierer, hvad dette vil være, men handler mødet eksempelvis om at få budget til et projekt, så kunne det være en beskrivelse af projektet, et budget for projektet, de positive effekter, som projektet vil have (mere produktivitet, flere besparelser, nye muligheder osv.), og hvilke konsekvenser det vil have ikke at få godkendt budgettet (at miste kunder, mere stress for medarbejderne osv.). dette ville være en god dokumentation at have, når man skal sige ja/nej til et budget.
8d6e55bf2696a3b28f8a164cc17ffeac
hvornår skal du indkalde folk til? 
blivprojektleder.dk
2020.34
dette handler ikke så meget om hvornår på dagen, selv om studier viser, at vi, som oftest har lettest ved at sige ja til ting, lige efter vi har spist, så du kunne jo lægge mødet kl. 13:00 og håbe på det bedste. men det handler mere om, hvornår skal beslutningen tages? du kan regne dig frem til dette.   
  
bare spørg dig selv: hvor længe vil der gå fra beslutningen er taget, til projektet kan starte, hvor længe vil det tage at udføre projektet, og til sidst, hvornår skal det stå klar?  
  
kan du svare på alle disse spørgsmål, så kan du regne dig tilbage til den dato, hvor du senest skal have en beslutning, og derfor, senest hvornår du skal indkalde til mødet. men du skal også huske at give folk en mulighed for at læse din dokumentation igennem inden.   
  
jeg vil som udgangspunkt sige, at du ikke skal indkalde til et møde inden for en uge fra dags dato, for der er det ikke sikkert, at alle har kunnet kigge på det, og derfor heller ikke er klar til at tage en beslutning. husk på, du vil helst have, at de allerede har taget beslutningen inden mødet, og at i bruger mødet til alle at blive enige om retningen. 
38b88b05aced221cc241108886d02a3c
hvor lang tid skal mødet tage?
blivprojektleder.dk
2020.34
skal det tage 30 min? en time? to timer eller? igen, mødet skal kun tage den tid, du har brug for, men vil stadig råde dig til at sikre dig, at der er tid nok, da der hurtigt kan gå sniksnak i den, og at der derfor ikke når at blive taget en beslutning, fordi tiden render ud. jeg vil også råde dig til at skrive en gennemførlig agenda helt ned på minutterne til hvert emne, så du kan stoppe diskussioner, når det er tid til at rykke til den næste del af agendaen. 